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Servicios
Compartidos

Requisitos para la presentacin

Contables

de documentos

CONTENIDO

Objetivo.2
Alcance.2
Descripcin del Proceso. 2
suministros..2
Facturas por Servicios2
Facturas por anticipos.3
Facturas por compras a consignacin...3
Facturas por reembolsos de gasto....4
Facturas negociables4
Facturas afectas a detraccin..4
Boletos terrestres...4
Boletos areos.4
Facturas con amortizacin de anticipos...5
Facturas con retencin de fondos de garanta...5
Recibos por honorarios5
Facturas emitidas para CEQ...5

Fecha:24/01/20
15

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Contables

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OBJETIVO
El presente documento tiene como objetivo establecer los requisitos para la
presentacin de los comprobantes de pago los cuales ingresan por ventanilla, con la
finalidad de sustentarlos satisfactoriamente ante futuras auditorias.

ALCANCE
El alcance de este procedimiento es de aplicacin para todas las reas que involucren
los documentos recepcionados como obras de GyM S.A, Consorcios, VIVA GyM,
GMVBS, Stracon GyM S.A. y Oficina Principal.
Unidades Responsables:
Servicios Compartidos Contables, a travs del rea de recepcin.

DESCRIPCION
1.

Facturas por suministros

Gua de remisin, debidamente sellada por el almacn de la obra o

almacn en trnsito.

Para las

obras

ubicadas en Lima las

guas

de remisin deben ser

originales.

Para las obras de provincias pueden ser copias fotostticas legibles.

Orden de compra

Orden de despacho, para el caso de las OC abiertas.

Cuando

existen

facturas

por

anticipo

de

suministros

incluyan

amortizaciones es necesario adjuntar una valorizacin con el control de

estas para verificar la correcta facturacin.
2. Facturas por Servicios

Orden de servicio

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Valorizacin, emitida por la Oficina Tcnica en el formato estandarizado,

firmado y sellada por los responsables designados en obra

y el sub

contratista.
Para el caso de VIVA GyM y GMVBS las valorizaciones a presentar deben
ser originales.

Para los servicios de alimentacin, lavandera, hospedaje es necesario

adjuntar la valorizacin debidamente firmada.

Los reportes que sustenten estos servicios deben quedar en la obra para
su archivo (adjunto a una copia de la factura) y sustento ante

futuras

auditorias.

Para las obras de Lima la valorizacin debe ser original.

Para las obras de provincias las valorizaciones pueden ser fotocopias.

Acta de

conformidad, para aquellos

servicios

no recurrentes

(reparaciones y mantenimiento, fabricaciones, anlisis de muestras y otros

trabajos)

Ficha tcnica o expediente tcnico para los servicios de mantenimiento y

reparacin facturados a VIVA GyM

Por los servicios de transporte es necesario que se adjunten las guas de

remisin del transportista y valorizacin.

Los servicios de

fabricacin requieren acta de conformidad emitida y

firmada por la obra y orden de servicio.

Contratos firmados por ambas partes, para las OS

emitidas por US $

10,000 S/. 25,000 (incluido IGV).

3. Facturas por anticipos

Copia de la carta fianza con el sello y firma de la recepcin de Finanzas o

en caso excepcionales por el administrador de obra.

Contrato debidamente firmado por las partes. GyM(2 firmas)

Para los anticipos que no requieran carta fianza es necesario un correo

de aprobacin de la Gerencia de Finanzas, esta aprobacin debe ser
tramitada por el administrador va correo electrnico.

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4. Facturas por compras a consignacin

Gua de remisin sellada por el almacn.

Reporte detallado de los consumos, firmado por el jefe de almacn

Orden de compra

5. Facturas por reembolsos de gasto

Orden de compra

Copia de los comprobantes que sustenten los reembolsos.

Liquidacin de los gastos a reembolsar

Para los reembolsos de gastos financieros es necesario adjuntar copia

de los cargos

bancarios

o liquidacin de los

gastos

debidamente

firmados por el administrador de la obra. Tambin adjuntar carta que

sustente que estos reembolsos estn contemplados en el contrato.
6. Facturas negociables

Orden de compra

Valorizacin o guas de remisin segn sea el caso

Formato estandarizado

de factura

negociable

con la

siguiente

informacin:
o

Fecha de emisin

Nmero de factura origen.

Detalle del servicio o venta del bien

Fecha de vencimiento

Importe total de la factura

Descuentos: detraccin, retencin, fondo de garanta, amortizacin

entre otros.

Importe neto a pagar

Importe en letras.

Este

debe ser firmado y sellado

registros.

por responsable del rea de

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7. Facturas afectas a detraccin

Las

facturas

emitidas por bienes o servicios afectos a detraccin

deben consignar el sello del SPOT y el nmero de cuenta del Banco de la

Nacin.
8. Boletos terrestres

Detalle en Excel de los boletos con la firma del administrador.

9. Boletos areos

Adjuntar liquidacin de cobranza

10. Facturas con amortizacin de anticipos

La amortizacin debe consignarse en la valorizacin y en la factura

detallando el nmero del comprobante a aplicar.

11. Facturas con retencin de fondos de garanta

La retencin del fondo de garanta debe consignarse en la valorizacin y

en la factura.

12. Recibos por honorarios

Orden de servicio

Valorizacin o acta de

conformidad del servicio

firmado por el

administrador de la obra o responsable asignado en la obra

13. Facturas emitidas para CEQ

En el caso de suministros, deben adjuntar la Orden de Compra y guas de

remisin selladas.

Para

los

servicios de alquiler

tener

adjunta

la

valorizacin

debidamente firmada y sellada.

Para los servicios de Reparacin y Mantenimiento de equipos, adjuntarn

acta de conformidad y la orden de servicio del oracle o SISME.