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Anlisis de Sistemas I
Sistema de Control de Compra y Venta de una Ferretera
CAPITULO I
SISTEMA DE VENTA Y CONTROL DE UN FERRETERIA
1.1.
ANTECEDENTES
La Ferretera Zureen fue creada en los aos 80 por la primera generacin de las familias
Requena y Urquiza. Inicialmente constitua con una pequea bodega nada grande que tenia
proporciones limitadas del producto que producan como ser las herramientas de trabajo entre
ellos estaban martillos, madera, clavos, taladros, cierras, etc. Las necesidades del momento en
el mercado suponen una oportunidad de crecimiento de la mini empresa llegando a obtener una
tienda ms grande y la apertura de nuevas sucursales ubicadas en distintos puntos de la ciudad
(Especficamente 3 sucursales). En los ltimos aos la mini empresa gracias a las nuevas
generaciones de familias y al buen desempeo que tuvo hoy en da es una empresa muy
grande y conocida, alcanzando el reconocimiento tanto de clientes y proveedores, como de
entidades de Certificacin relativas a Calidad y servicio.
1.2.
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1.2.1. RECURSOS
La Ferretera Zureen cuenta con los recursos necesarios para desarrollar e implementar el
sistema para el control de venta compra.
Core i7
Cantidad
2 Equipos
Descripcin
1 pantalla LCD
1 teclado multimedia
Lector DVD
1 CPU
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1.3.
PROCESOS
El siguiente diagrama de flujo muestra como la ferretera adquiere informacin sobre cualquier
rea o proyecto que se realiza en el mismo.
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1.4. PROBLEMAS
1.4.1. PROBLEMA PRINCIPAL
Desorganizacin de documentacin y por ello perdidas de dinero.
1.4.1. PROBLEMA SECUNDARIO
Perdida de documentacin
Retrasos en la atencin al cliente
Quejas de clientes al realizar pedidos, por confusiones en productos y precios
1.5. OBJETIVOS
1.5.1. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar una base de datos que nos proporcione mejor agilidad en el servicio e innovar en el
uso de tecnologa para el acceso de la informacin, para hacer frente a muestra competencia y
poder solucionar los problemas internos que tiene la empresa.
1.5.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Satisfacer las necesidades y requerimientos de los clientes.
Registrar a los clientes favoritos.
Reducir el tiempo en la ejecucin de servicio hacia los clientes.
Realizar un portal (Pagina Web) para que la sociedad adquiera informacin de lo que
hace y ofrece nuestra Ferretera
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1.7. FACTIBILIDAD
1.7.1. FACTIBILIDAD TCNICA
Existe y est disponible la tecnologa que satisfaga los requerimientos del nuevo modulo del
sistema de informacin propuesto, como la habilidad suficiente para aplicarla y utilizarla.
Tiene capacidad la tecnologa seleccionada para satisfacer las necesidades futuras de los
usuarios, tales como acoplamiento de nuevos complementos, actualizacin e incremento en las
operaciones.
La tecnologa seleccionada cumple las garantas tcnicas de calidad, exactitud, confiabilidad,
facilidad de uso, seguridad.
El proveedor de la tecnologa seleccionada proporciona un mantenimiento y soporte de calidad.
Por todo lo estipulado, anteriormente se considera que el proyecto es factible
tcnicamente.
A.
B.
C.
D.
E.
F.
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
Ao 1 a travs de 5
5000
1450
6300
15500
20000
500
48750
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Beneficios intangibles.- Listar algunos beneficios tangibles que proporciona el sistema al ser
creado
Bs.
Bs.
Ao 0
1200
4793
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
30000
50
500
0
0
Bs.
36543
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COSTOS REPETITIVOS
A.
B.
C.
D.
E.
F.
Bs.
24000
( + .
( + .
( + .
( + .
( + .
+
.
+
.
. +
=
=
= ,
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Ferreteria Zureen
Anlisis de factibilidad econmica
Proyecto Sistema de Control de Compra y ventas
Ao 0
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Ao 4
Ao 5
0
1
0
48750
0,9091
44319
44319
84606
121232
154528
184797
0
1
0
-24000
0,9091
-21818
-24000
0,8264
-19834
-24000
0,7513
-18031
-24000
0,683
-16392
-24000
0,6209
-14902
-1750
-23568
-43402
-61433
-77825
-92727
Costos On-Time
Costos repetitivos
Porcentaje de descuento (10%)
PV de costos Repetitivos
PNVA de todos los costos
TOTAL
48750
48750
48750
48750
0,8264 0,7513
0,683 0,6209
40287 36625,9 33296,3 30268,9
184797
-1750
-92727
Total PNVA
92069,8
0,99291
-1750
-1750
22500
20750
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1.8. REQUERIMIENTOS
Los requerimientos necesarios para un optimo desarrollo del sistema son hardware, software y
el ambiente de trabajo
1.8. REQUERIMIENTO DE HARDWARE
Accesorios
Capacidad
Disco duro
40 GB
Memoria RAM
1 GB
Tarjeta de Video
128 Mb (Mnimo)
Microprocesador
Pentium D Core i7
Lector DVD
Cualquier marca
Impresora
Versin
Microsoft Windows
XP Profesional 2002
Microsoft Office
Access 2007
Antivirus
1.8.3. AMBIENTE
Para el buen desempeo del nuevo sistema es necesario:
- 2 Equipos computacionales
- 1 Escritorio Personal
- Red inalmbrica (Conexin de rea local)
- Muebles y Enseres (1 escritorios, 2 sillas)
- 1 Oficina (6x4 m2)
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1.8.4 EQUIPO DE SOFTWARE
JEFE DE EQUIPO
Ing. Andrs Ferrufino
PROGRAMADOR
ANALISTAS
DISEADORES
TECNICOS
Ing. Franklin Mamani
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El modelo cascada sigue un enfoque sistemtico y secuencial as el desarrollo del software se
iniciara con la especificacin de los requisitos del cliente y la investigacin preliminar
1.11
DIAGRAMA DE PERT
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CAPITULO II
ANALISIS DE SISTEMA
1. INVESTIGACIN PRELIMINAR
ES donde el nuevo software deber estar encargado de:
2. CLIENTES
Empleados.- Son usuarios del nuevo sistema que se encarga de los registro de compra
y ventas adems de control del inventario.
3. LOS OBJETIVOS
Objetivo general
Desarrollar una base de datos que nos proporcione mejor agilidad en el servicio e
innovar en el uso de tecnologa para el acceso de la informacin, para hacer frente a
muestra competencia y poder solucionar los problemas internos que tiene la empresa.
Objetivos especficos
Realizar un portal (Pagina Web) para que la sociedad adquiera informacin de lo que
hace y ofrece nuestra Ferretera
4. Las Metas
Este proyecto implementar el Sistema de una Ferretera para el departamento de compra y
venta de la empresa "Zurren, el propsito de este sistema es de mejorar la agilizacin de las
compras y ventas, evitar algunos errores en los pedidos que a veces los vendedores comenten
por lo cual el error seria del cliente, que a veces los vendedores comenten por lo cual el error
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seria del cliente, adems que este nuevo sistema promete mucha eficacia y crecimiento para la
empresa.
5. ATRIBUTOS DEL SISTEMA
a) PRESENTACIN
Este software sistematizara de manera ptima la informacin de empleados y clientes
b) INTERFAZ
Articulo
Compra
Empleados
Ventas
Clientes
Detalle de ventas
Proveedores
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6. DIAGRAMA DE CASO DE USO
a) diagrama de caso de uso general
Sistema de control
de compra y venta
Cliente
Empleado
<include>
Requerir
Adquirir
producto
productos
Cliente
Registrar en
caja
Empleado
<include>
Verifica precio
del producto
<extend>
<extend>
Verifica datos
cliente
Captura datos
cliente
<include>
<include>
Actualiza el
Stock
Registra venta
Emitir factura
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7. GLOSARIO/DESCRIPCION
1. Caso de uso:
Requerir productos
Actores:
Cliente
2. Caso de uso:
Adquiere producto
Actores:
Cliente
3. Caso de uso:
Registrar en caja
Actores:
Empleado
4. Caso de uso:
Actores:
Empleado
5. Caso de uso:
Actores:
Empleado
6. Caso de uso:
Registra la Venta
Actores:
Empleado
7. Caso de uso:
Emite factura
Actores:
Sistema
8. Caso de uso:
Actores:
Empleado
9. Caso de uso:
Actualiza Stock
Actores:
Sistema
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8. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES SISTEMA
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Diagrama de Actividades Cliente
Diagrama de Actividades
Adquisicin del Producto
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Diagrama de Actividades Caja
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9. DIAGRAMA DE SECUENCIAS
Clientes
Empleado
Sistema
Solicita el producto
Bsqueda de producto
Respuesta
Existencia del producto /
producto no existente
Si existe el producto
pago por la compra
Registro la venta
Emisin de factura
Cliente
se
retira
Modelo Ambiental
Modelo de Comportamiento
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Cliente
Sistema de
Operador de sistema
Datos boleta
Control de
Informe de factura
Compra y Ventas
Informe de boleta
Importe
Finanzas
Supervisor de ventas
Diagrama de flujo de datos nivel 1
Datos Cliente
Cliente
Operador de sistema
Control
De
Ventas
Informe Boleta
Almacena y
actualiza
Finanzas
informacin
Importe
Detalle de
Supervisor de Ventas
ventas
20
Detalle Boleta
Datos de Producto
Emite factura
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10.1.1.1 PROPSITO DEL SISTEMA DE BASE DE DATOS
El propsito del sistema de la base de datos Propuesta, es corregir los errores de: compras
innecesarias, problemas de facturacin y adems se mejoran colateralmente otros procesos en
cuanto al cajero se refiere.
10.1.3 Diccionario de Datos
Fecha de
Empleado
creacin:
29/06/2010
Recolectara los datos de los empleados de las tiendas
Tipo
Longitud
Descripcin
Texto
50 Numero asignado a un empleado nuevo
Texto
50
Texto
50 Calle o apartado de correos
Texto
50 Incluye cdigo del pas o de rea
Empleados Campos
Relaciones : ventas
claves:
Cod_emp
Nombre:
Descripcin:
Campo
Cod_emp
Nom/rs
Dir
Fono
Fecha de
Nombre:
Proveedor creacin:
29/06/2010
Descripcion: Recolectara los datos de los clientes que frecuentan la tienda
Campo
Tipo
Longitud
Descripcin
Nmero asignado a un proveedor
Cod_prv
Texto
50 nuevo.
Nom/rs
Texto
50
Dir
Texto
50 Calle o apartado de correos
Fono
Texto
50 Incluye el cdigo de pas o de rea
Relaciones : Proveedor - compras
Campos claves:
Fecha de
Nombre:
Cliente
creacion:
29/06/2010
Descripcion: Recolectara los datos de los clientes que frecuentan la tienda
Campo
Tipo
Longitud
Descripcion
Cod_cli
Texto
5 Codigo unico basado en el nombre del cliente
Nom/rs
Texto
30
Dir
Texto
60 Calle o apartado de la casa del cliente
Fono
Texto
24 Incluye codigo del pais del cliente
ClienteCampos
Relaciones : venta
claves:
Cod_cli
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Nombre:
Descripcin:
Campo
Cod_art
Descripcion
Cant
Precio_u
Tipo
Relaciones :
Nombre:
Descripcin:
Campo
Nro_v
Cod_cli
Cod_emp
Fecha_v
Cant
Precio_u
Desc
Relaciones :
Campos
claves:
Fecha de
Articulo
creacin:
29/06/2010
Recolectara los datos de los clientes que frecuentan la tienda
Tipo
Longitud
Descripcin
Texto
50 Numero asignado a un producto
Texto
50 Describe las caractersticas del producto
Numero
Entero largo Cantidad de productos en el almacn
Texto
50 Precio unitario del producto
Texto
50 Indica la categora del producto
Articulo-compra-detalle de ventas
Fecha de
Ventas
creacin:
29/06/2010
Registrara los datos de las ventas realizadas
Tipo
Longitud
Descripcin
Texto
50 Numero asignado (nico) a cada venta
Texto
50 Cdigo nico basado en el nombre del cliente
Texto
50 Numero asignado a un empleado nuevo
Fecha
Fecha/hora corta
Fecha en la cual se realizo la accin
Numero
Entero
Numero de productos adquirido
Moneda
Moneda
Precio en conjunto de los producto adquiridos
Numero
Entero
Porcentaje de descuento realizado
Ventas-cliente-empleado-detalle de venta
Nro_v
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Nombre:
Descripcin:
Campo
Nro_c
Cod_prv
Cod_art
Fecha_c
Precio_uc
Desc
Cant
Relaciones :
Campos
claves:
Fecha de
Compras
creacin:
29/06/2010
Registrara los datos de las compras a los proveedores de la tienda
Tipo
Longitud
Descripcin
Texto
50 Numero asignado a una compra
Texto
50 Numero asignado a un un unico proveedor
Texto
5 Numero asignado a un producto
Fecha/hora Fecha corta Fecha en la cual se realizo la accion
Moneda
Moneda
Precio unitario del producto
Numero
Entero
Porcentaje de decuento realizado
Numero
Entero largo Numero de productos adquirido
Compras-articulo-proveedor
Nro_c
Nombre:
Deatalle de ventas
Fecha de creacion:
29/06/2010
Descripcion: Es la relacion en la cual se gusradar los datos de las ventas
Campo
Tipo
Longitud
Descripcion
Numero asignado (uinico) a cada detalle de
Nro_reg
Texto
50 venta
Nor_v
Texto
50 Numero asignado (uinico) a cada venta
Cod_art
Texto
50 Numero asignado a un producto
Cant
Numero Entero largo
Numero de productos adquirido
Precio en conjunto de los producto
Precio_v
Moneda Moneda
adquiridos
Relaciones : Detalle de venta-articulo-ventas
Campos
claves:
Nro_reg
10.1.3.1 Almacenamientos
Nombre: cliente
Descripcin: ingresar a la tienda a realizar una consulta o una compra
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Nombre: operador de sistema
Descripcion: es el encargado de la el buen uso y matenimiento del sistema
Nombre: finanzas
Descripcion: son las transacciones monetarias que se efectua al hacer una venta o la compra
de productos
10.1.3.2 entidades
Nombre: cliente
Descripcin: ingresar a la tienda a realizar una consulta o una compra
Procesos: 1.1 control de ventas
1.2 detalle de ventas
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Nombre: finanzas
Descripcin: son las transacciones monetarias que se efecta al hacer una venta o la compra
de productos
Procesos:
10.1.3.3 procesos
Nombre: 1.1 control de ventas
Descripcin: hace el control de las ventas realizadas a los clientes
Atributo: 1.1 control de ventas
1.3 almacena y actualiza informacin
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CAPITULO II
DIAGRAMA GENERAL
Nom/RS
Dir
Fono
Cli00014
2223456
Cli00034
2214567
Cli00150
2345697
Cli00345
2456789
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PROVEEDOR
Cod_PRV
NOM/RS
DIR
FONO
PRV0045
Juan Telles
2814567
PRV0057
Cemento Viacha
2567876
PRV0086
Pinturas Monopol
2834567
PRV0456
Martin Suleta
2345687
PRV0567
TECNOFOR
2863456
ARTICULO
Cod_ART
DESCRIPCIN
CANT
PRECIO_U
TIPO
A0001
PINTURAS MONOPOL
100
70
A0027
PINTURAS CORAL
300
20
A0120
CEMENTO VIACHA
250
57
A0450
MARTILLO
100
35
A0879
LLAVE INGLESA
100
55
200
5,6
.............
A0978
NOTA. Cada Ferretera en particular tendr una codificacin propia, sin embargo se pide
suponer:
TIPO: 1= Herramienta, 2 = Pintura, 3 = Material de Construccin, 4 = Llaves, 5 = Mallas
6 = Otros
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EMPLEADO
Cod_EMP
NOM/RS
DIR
FONO
E0089
Laura Celiz
2234567
E0090
2456789
E0091
2275698
E0092
Rogelio Marquez
2275678
E0093
Luis Chacon
2194847
..
VENTAS
NRO_V
COD_CLI
COD_EMP
FECHA_V
CANT
PRECIO_V
DESC
0001
Cli00014
E0089
10/04/05
10
40
0%
0003
Cli00034
E0089
15/05/05
114
0%
0004
Cli00150
E0092
15/0505
35
0%
0006
Cli00150
E0092
10/08/05
700
5%
0015
Cli00345
E0094
19/09/05
10
55
0%
COMPRAS
NRO_C Cod_PRV
Cod_ART FECHA_C
PRECIO_UC DESC
CANT
0015
PRV0057
A0001
10/03/05
40
2%
10
0025
PRV0086
A0027
15/06/05
114
2%
0152
PRV0057
A0127
15/06/05
35
3%
0163
PRV0057
A0450
10/09/05
700
5%
0189
PRV0456
A0879
19/10/05
55
0%
.............
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DETALLE_DE_VENTAS
NRO_DV
NRO_V
COD_PROD
PRECIO_V
CANT
DESC
0012
0001
A0027
40
0%
0019
0004
A0120
114
0%
0020
0004
A0450
35
0%
0049
0015
A0001
700
10
5%
0089
0025
A0879
55
0%
0104
0048
A0027
60
0%
DISELO INTERFAZ
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CAPITULO IV
MANUAL DE USUARIO
CAPACITACION DEL PERSONAL
Para la capacitacin del personal se recomienda un pequeo seminario taller, para el uso
correcto del sistema, la cual tiene un tiempo estimado de 4 horas a 6 horas.
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IMPLENTACION GRADUAL DEL SISTEMA
Primeramente el sistema se pondr a prueba, en la tienda central, por un tiempo estimado de
una semana. Una vez concluida la prueba si satisface todas las necesidades se implementara
en las dems sucursales.
CONCLUSION Y RECOMENDACIONES
CONCLUSION
En conclusin se demuestra que el sistema implantado en la tienda rinde satisfactoriamente a
las diferentes necesidades de atencin a los clientes. Y facilita a los contadores la revisin
mensual del los diferentes ganancias y prdidas de las distintas tiendas solucionando de la
perdida de material y el extravi de documentacin. Adems de que con la misma base de
datos se puede conocer las tendencias de comercio de los productos y cul de ellos tiene ms
requerimiento.
RECOMENDACIONES
Se ruega a los diferentes usuarios del sistema que antes del manejo se asista a la
capacitacin que ser impartida por los expertos.
36
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ANEXOS
FORMULARIO DE ENTREVISTA
La siguiente entrevista es hecha al dueo de la ferretera puesto que el tomara la decisin de
implementar s o no el sistema.
Su opinin cuenta como parmetro para saber con qu tecnologa de computadoras se
trabajara e implementar la base de datos.
La entrevista es personal y no como formulario aunque el que realiza la entrevista tiene una
hoja con las preguntas bsicas.
ENTEREVISTA CERRADA
1. A su parecer cuan necesario es una base de datos para el funcionamiento de la
Ferretera?
R. Tener una base de datos para la ferretera es sumamente necesaria puesto que con la
base de datos se puede llevar la contabilidad, la regularidad con la que un cliente viene a la
ferretera, los diferentes datos personales de los empleados y los proveedores de los
productos
2. Las tiendas de la ferretera cuentan con un inventario del almacn de sus productos?
R. Una tienda siempre tiene un inventario de sus almacenes ya que es necesario conocer
su stock de los productos
3.
dos
tres
cuatro
mas
5. Si un cliente, con una regularidad de asistencia compra seguidas hay algn tipo de
descuento?
R. Cada producto tiene un margen de descuento, y si el cliente un pedido de gran cantidad
se puede hacer un descuento
37
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6. Los proveedores son de su entera confianza?
R. si
no
7. Los empleados cuentan con un mnimo conocimiento para manejar un sistema de base
de datos?
R. si
no
algunas
Clases
Manual
Windows7
Linux
11. Puesto que el presupuesto est listo este contara con las garantas necesarias para
que arranque el proyecto?
R. si
no
12. Cree usted que este nuevo sistema le ayude a realizar un ahorro de tiempo?
R. si
no
ENTREVISTA EMPLEADO
1. Usted est de acuerdo con el actual sistema con el que cuenta la tienda
R. Si pero como es manual me gustara que sea ms automatizado
2. Usted estara de acuerdo con el nuevo sistema que se desea implementar
R. Claro puesto que la atencin seria ms eficiente y rpida
3. Tiene algn conocimiento sobre el manejo de bases de datos
R. No pero me gustara aprender el manejo de una computadora
4. Cree que la implementacin de este sistema reducira el tiempo de atencin a los
clientes y mejora el sistema contable
38
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R. Si porque al hacerlo manualmente se toma mucho tiempo y atraera ms clientes viendo
muestra eficiencia en tensin
5. Cree usted que necesitara algn tipo de capacitacin con referencia al nuevo sistema
R. Si porque mis conoc meto sobre computadoras es muy escaso y seria aun mas con el
sistema que desean implementar
ENTREVISTA CLIENTE
1. Usted es bien atendido en nuestra tienda, porque
R. si ya que la atencin es buena y nos tratan con amabilidad, pero seria recomendable ser
ms eficientes en la atencin a los clientes respecto a entrega y cancelacin del producto
2. A usted le parece bien implementar un sistema de compra y venta en la ferretera
R Si claro, eso reducira el tiempo de espera de cada cliente al momento de pagar por un
producto
3. Con que regularidad hace pedidos a nuestra tienda y le parecera bien que sus pedidos
sean entregados a domicilio
R. Con mucha frecuencia y si me parecera bien que implementen este servicio
4. A su parecer le gustara que la tienda cuente con una gama mayor de productos, indique
cuales
R Si seria de mucho beneficio para nosotros los clientes habituales y para nuevos clientes
de la tienda, seria recomendable que la ferretera cuente con maquinaria pesada para el
alquiler
5. Estara usted de acuerdo con algunas promociones de descuento para clientes antiguos
R. Pero por supuesto sera un buen incentivo para que nosotros los clientes continuemos
haciendo pedidos con ms frecuencia
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Ingeniera de Sistemas
Anlisis de Sistemas I
Sistema de Control de Compra y Venta de una Ferretera
Ferreteria
Requerimiento de Sistema deCompra y Venta
REQUERIDO POR
DEPARTAMENTO
LOCALIZACIN
CONTACTO
Raul Brakamontes
Ventas
La Paz-Zona El Rosario
tel: 2474756
TIPO DE REQUERIMIENTO
[ x ] Nuevo sistema
[ ] Sistema mejorado
[ ] Sistema correccion de errores
Fax: 2475236
e-mail: ferreteria@panamericana.com
URGENCIA
[ ] Inmediato se daan las operaciones o se perdio la oportunidad
[ ] Sistema mejorado
[ ] Sistema correccion de errores
Cesar Ferrufino
Raul Brakamontes
Telf. - 79653892
Fax - 2354534
Supervisor de ventas - Operador de sistema
[ x ] Recomienda Revisin
[ ] Sugerir desarrollo de usuario
[ ] Razn de rechazo
40
Ingeniera de Sistemas
Anlisis de Sistemas I
Sistema de Control de Compra y Venta de una Ferretera
Ferreteria Zureen
Sistema de Control de Compra y venta para Ferreteria
Nombre del Proyecto:
LQ Director del proyecto:
Cliente:
Patrocinador del proyecto:
29/04/2010 - 31/06/2010
2
2
2
4
10
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