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ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES

Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.
Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no son
ms que los objetivos definidos de la organizacin. Ralph C. Davis dice que los
estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los
trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones bsicas y
reas clave de resultados:

Utilidad de los Estndares


1. Rendimiento de beneficios. Es la expresin de los beneficios obtenidos por la
empresa, que resulta de la comparacin o relacin entre las utilidades y el
capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento
sirven, tambin, para seleccionar alternativas de operacin financiera futuras.
2. Posicin en el mercado. Estndares utilizados para determinar la aceptacin
de algn producto en el mercado, y la efectividad de las tcnicas
mercadolgicas.
3. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no slo para el rea
de produccin, sino para todas las reas de la empresa. Se determina con
base en medidas, tales como horas-mquina, horas-hombre, etc.
4. Calidad del producto. Este estndar se establece para determina la primaca
en cuanto a calidad del producto, en relacin con la competencia.
5. Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la
gerencia, y su efectividad.
6. Evaluacin de la actuacin. Establece las condiciones que deber existir para
que el trabajo se desempee satisfactoriamente; sirve para determinar,
objetivamente, los lmites de productividad del persona de la empresa.

Tipos de Estndares
Existen tres mtodos para establecer estndares, cuya aplicacin vara de
acuerdo con las necesidades especficas del rea donde se implementen:
1. Estndares estadsticos. Llamados tambin histricos, se elaboran con
base en el anlisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma

empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables, pues en


ocasiones la situacin presente ha variado demasiado en relacin con el
pasado, por tanto al establecerse, la informacin estadstica debe ser
complementada con el criterio.
2. Estndares fijados por apreciacin. Son esencialmente juicios de valor,
resultado de las experiencias pasadas del administrador, en reas en donde la
ejecucin personal es de gran importancia. Se refieren a ciertas actividades
cuyo carcter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa,
actitud del personal y otras, pero cuya importancia es vital; su fijacin, como ya
se dijo, es subjetiva o ajuicio de los ejecutivos.
3. Estndares tcnicamente elaborados. Son aqullos que se fundamentan
en un estudio objetivo y cuantitativo de una situacin de trabajo especfica. Se
desarrollan en relacin con la productividad de la maquinaria, del equipo, y de
los trabajadores; son llamados tambin estndares de produccin y de tiempos
y movimientos.

Por otra parte, los modelos, de acuerdo con sus caractersticas, pueden ser:
cuantitativos, si son susceptibles de medirse en unidades numricas, o
cualitativos, cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se
evalan son referentes a ciertas cualidades.
Una clasificacin de los estndares ms usuales, se presenta en el cuadro
sinptico.

MEDICIN DE RESULTADOS
Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de
unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares.
El establecer dichas unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre
todo en reas con aspectos eminentemente cualitativos.
Para llevar a cabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente de los
sistemas de informacin; por tanto, la efectividad del proceso de control
depender directamente de la informacin recibida, misma que debe ser
oportuna (a tiempo), confiable (exacta), vlida (que mida realmente el
fenmeno que intenta medir), con unidades de medida apropiadas, y fluida
(que se canalice por los adecuados canales de comunicacin).
Una vez efectuada la medicin y obtenida esta informacin, ser necesario
comparar los resultados medidos en relacin con los estndares
preestablecidos, determinndose as las desviaciones, mismas que debern
reportarse inmediatamente.
Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medida
susceptibles de aplicarse; a manera de ejemplo pueden mencionarse algunas:
tiempo por pieza producida, porcentaje de material rechazado, horas-mquina
utilizadas, etc.

CORRECCIN
La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para
integrar las desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin
correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo; no obstante, antes de
iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una
causa. Un ejemplo frecuente de esta situacin sucede cuando existe una baja
en las ventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo
planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente
analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una
publicidad muy pobre.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin; es
aqu en donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el
control.

RETROALIMENTACIN
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la
informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema.
IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL
Por ltimo, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de
control se requiere:
1. Contar con objetivos y estndares que sean estables.
2. Que el personal clave comprenda y est de acuerdo con los controles.
3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con
los objetivos.
4. Tomar en cuenta que un sistema de control por s solo no contribuye a la
eficiencia.
5. Evaluar la efectividad de los controles:

- Eliminando aquellos que no sirven.


- Simplificndolos.
- Combinndolos para perfeccionarlos.