Gestión Del ALCANCE

5.
Gestin del Alcance

del Proyecto
Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica.

Prohibida su reproduccin parcial o total.
Agenda
Introduccin.
Procesos.
5.1 Planificar la Gestin del Alcance.
5.2 Recopilar Requisitos.
5.3 Definir el Alcance.
5.4 Crear la EDT.
5.5 Validar el Alcance.
5.6 Controlar el Alcance.
Pensamiento
Todo debe hacerse lo

ms sencillo posible,
pero no ms sencillo
Albert Einstein

Introduccin
Introduccin
Incluye los procesos necesarios para
garantizar que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido.
Su objetivo principal es definir que se
incluye y que no se incluye en el proyecto.
Es importante saber diferenciar entre:
Alcance del producto.
Alcance del proyecto.

Introduccin
Alcance del Producto y del Proyecto

Alcance del
Producto
Caractersticas y funciones que

definen un producto o servicio.
Trabajo que debe realizarse

Alcance del
Proyecto
para entregar el producto o

servicio con las caractersticas
y funciones especificadas.
Su grado de
cumplimiento se
mide con relacin a
los Requisitos del
Producto.
Su grado de
cumplimiento se
mide con relacin al
Plan de Direccin
del Proyecto.
El Alcance del Proyecto es ms amplio que el Alcance del Producto.

Introduccin
Respuestas que brinda la Gestin del Alcance

Cmo determinar
qu trabajo se tiene
que hacer en el
proyecto?
Cmo
asegurarme de
obtener la
aceptacin del
trabajo realizado
en el proyecto?
Debemos entregar al
cliente lo que nos pidi,
ni ms ni menos
Cmo
asegurarme que
se haga todo el
trabajo previsto en
el proyecto?
Cmo asegurarme
que no se haga
trabajo no previsto
en el proyecto?

Debemos evitar el enchapado en

oro (gold plating) y la corrupcin
del alcance (scope creep)
6
Introduccin
Relacin entre Expectativas, Requisitos y Entregables
Expectativas
Clientes o
Usuarios
Requisitos
Entregables
Personal de Direccin
del Proyecto
Personal del
Proyecto

5.1 Planificar
la Gestin del Alcance

Planificar la Gestin del Alcance
Introduccin
Analizar la informacin del acta de constitucin,

APO y FAE.
Elaborar el plan de gestin del alcance y el
plan de gestin de requisitos.
Reducir el riesgo de incurrir en la corrupcin
del alcance (scope creep).

Entradas Tcnicas - Salidas

TCNICAS
ENTRADAS
Juicio de
expertos
Reuniones
4.1 Acta de 4.2 Plan de

constitucin direccin
SALIDAS
APO
FAE

Plan de gestin Plan de gestin

de requisitos
del alcance
10
Diagrama de Flujo del Proceso
Fuente: PMBOK 5 Ed. (2013)

11
Entradas
Brinda los requisitos de alto nivel del proyecto
y una descripcin de alto nivel del producto.
Acta de
constitucin
Proporciona el contexto requerido por el

proyecto para planificar el alcance.
Contiene a los planes subsidiarios

aprobados que sirven como base para
crear el plan de gestin del alcance
Plan de
direccin
Influye en el enfoque para planificar y

administrar el alcance del proyecto.

12
Entradas
Polticas, procedimientos y plantillas.
Archivos de proyectos previos.
APO
Lecciones aprendidas de proyectos previos o

de alguna fase del proyecto en curso.
Cultura organizacional.
Infraestructura.
Administracin de personal.
FAE
Condiciones del mercado.

13
Herramientas y Tcnicas
Convocadas por el equipo del proyecto.
Incluyen al director del proyecto, al patrocinador,
miembros elegidos del equipo del proyecto,
Reuniones
algunos interesados seleccionados, entre otros.
Personas o grupos con conocimientos

Juicio de
expertos
especializados, experiencia y entrenamiento en

el desarrollo del plan de gestin del alcance.

14
Salidas
Procesos para preparar un enunciado del alcance detallado.
Procesos que permiten la creacin de una EDT a partir del
enunciado del alcance.
Procesos que describen cmo se mantendr y autorizar la
Plan de
gestin del
alcance
EDT.
Procesos que describen cmo se obtendr la aceptacin
formal al haber completado los entregables del proyecto.
Procesos que controlan cmo se procesarn las solicitudes
de cambio al enunciado del alcance.
Documenta y describe cmo se definir, desarrollar, controlar y validar el alcance.

15
Salidas
Metodologa de planificacin, rastreo e
informacin de requisitos.
Proceso de priorizacin de requisitos.
Actividades de gestin de la configuracin
(cmo iniciarn los cambios, su seguimiento,
Plan de
gestin de
requisitos
anlisis del impacto, autorizacin, trazabilidad).

Estructura de trazabilidad (qu atributos se
reflejarn en la matriz).
Mtricas del producto.
Documenta la forma en que analizarn, documentarn y gestionarn lo requisitos del proyecto.

Es un componente del plan de direccin del proyecto.
16
5.2 Recopilar
Requisitos

17
Recopilar Requisitos
Introduccin
Definir y documentar las expectativas de los interesados.
Obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del
producto.
Sentar las bases para la creacin de la EDT y para la
planificacin del cronograma, del costo y de la calidad.
Analizar la informacin del acta de constitucin y del
registro de interesados.
Se suelen clasificar en requisitos del negocio, de los interesados, de solucin,

transitorios, del proyecto y de calidad.
18

Entradas
Tcnicas
4.1 Acta de
constitucin
Cuestionarios Talleres Tcnicas grupales Tcnicas grupales de Diagramas de
y encuestas facilitados
de creatividad
toma de decisiones
contexto
5.1 Plan de gestin
del alcance
5.1 Plan de gestin

de requisitos
Entrevistas Observaciones Prototipos Benchmarking
Focus
group
Anlisis de
documentos
Salidas
13.1 Registro de
Interesados
Documentacin Matriz de trazabilidad

de requisitos
de requisitos
13.2 Plan de gestin

de interesados
19
Fuente: PMBOK 5.Ed. (2013)

20
Entradas
Plan de
gestin del
alcance
Plan de
gestin de
requisitos
Proporciona la claridad necesaria respecto a qu tipo de

requerimientos ser necesario recopilar para el proyecto.
Provee los procesos que se usarn para definir y

documentar las expectativas de los interesados.
Contiene la informacin que nos sirve para entender

Plan de
gestin de
interesados
requisitos y nivel de compromiso de los interesados.

21
Entradas
Proporciona los requisitos de alto nivel del proyecto
Acta de
constitucin
y una descripcin de alto nivel del producto para

establecer los requisitos detallados del producto.
Permite identificar a los interesados claves que

Registro de
interesados
brinden la informacin necesaria acerca de los

requisitos detallados del proyecto y del producto.

22
Se obtiene informacin de los interesados a travs
de un dilogo directo.
Se realiza haciendo preguntas preparadas o
espontneas y registrando las respuestas.
Entrevistas
Puede ayudar a identificar y definir las caractersticas

y funciones de los entregables del proyecto.
Renen a los interesados y expertos para conocer sus
expectativas con respecto al producto propuesto.
Focus
group
Un moderador gua al grupo a travs de un discusin

interactiva diseada para ser ms conversacional que
una entrevista individual.

23
Sesiones en donde se rene a los interesados interfuncionales claves para definir los requisitos del producto.
Define rpidamente los requisitos de funcionalidad
compartida y concilia las diferencias entre los interesados.
Talleres
facilitados
Desarrolla la confianza, fomenta las relaciones y mejora

las comunicaciones, aumentando el consenso entre los
interesados.
Pueden ser: JAD - Sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones (software),

QFD - Despliegue de funciones de calidad (manufactura), o VOC - Opinin del cliente (marketing).
24
Tormenta de ideas: generacin de mltiples ideas.
Tcnicas de grupo nominal: prioriza la tormenta de ideas.
Tcnica Delphi: consulta a expertos de forma annima.
Mapa mental: esquema nico para reflejar los puntos
en comn y las diferencias de entendimiento de ideas.
Tcnicas
grupales de
creatividad
Diagrama de afinidad: clasificacin de un gran nmero

de ideas en grupos para su revisin y anlisis.
Anlisis de decisiones multicriterio: matrices de decisin
en base a riesgo, incertidumbre y valoracin.

25
Proceso de evaluacin de mltiples alternativas
con relacin a un resultado esperado, en forma
de acuerdo para acciones futuras.
Utilizadas para generar, clasificar y dar prioridad
a los requisitos del producto.
Tcnicas
grupales de
toma de
decisiones
Los mtodos para llegar a una decisin incluyen:

Unanimidad.
Mayora.
Pluralidad.
Dictadura.

26
Conjunto de preguntas escritas, diseadas para
acumular informacin de interesados.
Cuestionarios
y encuestas
Apropiados en caso de amplio nmero de interesados,

cuando se requiere una respuesta rpida y cuando se
realiza anlisis estadstico.
Proporcionan una forma directa de ver a las personas
en su ambiente y el modo en que realizan sus trabajos
Observaciones
y ejecutan los procesos.

til en procesos detallados.

27
Utilizado para obtener una retroalimentacin
rpida respecto de los requisitos, proporcionando
un modelo operativo del producto esperado.
Cmo es tangible, permite que los usuarios puedan
Prototipos
debatir sobre algo concreto.

Sustenta el concepto de la elaboracin gradual
debido a que se usa en ciclos iterativos.

28
Consiste en comparar procesos para reconocer las
mejores prcticas y oportunidades de mejora y proveer
Benchmarking
una base para medir el desempeo (indicadores).

Representa el alcance del producto mostrando un
sistema de negocio (procesos, equipos, sistemas) y
Diagramas de
contexto
cmo interactan los actores.

Sirve para analizar la informacin existente e identificar
la informacin relevante (planes de negocio, acuerdos,
Anlisis de
documentos
solicitudes, propuestas, polticas, procedimientos,

regulaciones, leyes).

29
Salidas
Del negocio: objetivos del negocio, principios rectores
de la organizacin, reglas del negocio.
De los interesados: impactos internos y externos,
requisitos de comunicacin y presentacin de informes.
De solucin: funcionales, no funcionales, estndares,
tecnologa, calidad, apoyo, capacitacin e informes.
Documentacin
de requisitos
Del proyecto: criterios de aceptacin, nivel de servicio,
seguridad, desempeo y cumplimiento.
Transitorios.
Supuestos, dependencias y restricciones.
Asegurarse que los requisitos sean medibles, verificables, rastreables, completos y consistentes.
30
Salidas
Necesidades, oportunidades, metas y objetivos

del negocio.
Objetivos, alcances y entregables del proyecto.
Matriz de
trazabilidad de
requisitos
Diseo y desarrollo del producto.

Estrategias y escenarios de prueba.
Requisitos de alto nivel y requisitos detallados.
Vincula los requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
31
5.3 Definir el Alcance

32
Definir el Alcance
Introduccin
Desarrollar una descripcin detallada del

proyecto y del producto, en base a los principales
entregables, los supuestos y las restricciones.
Establecer de forma gradual e iterativa la
especificacin conforme se vaya disponiendo de
mayor informacin.

33
Definir el Alcance

TCNICAS
ENTRADAS
4.1 Acta de
constitucin
5.1 Plan de gestin

del alcance
Anlisis del
producto
Juicio de
expertos
Identificacin de
alternativas
Talleres
facilitados
SALIDAS
5.2 Documentacin
de requisitos
APO

Enunciado del
alcance
Documentos
34
Definir el Alcance

35
Definir el Alcance
Entradas
Proporciona una descripcin del proyecto y
caractersticas del alto nivel del producto.
Acta de
constitucin
Contiene los requisitos de aprobacin del proyecto.
Describe el modo en que los requisitos individuales

Documentacin
de requisitos
cumplen con las necesidades comerciales del

proyecto.

36
Definir el Alcance
Entradas
Establece las actividades para desarrollar,
Plan de gestin
del alcance
monitorear y controlar el alcance del proyecto.
Polticas, procedimientos y plantillas.

Archivos de proyectos previos.
APO
Lecciones aprendidas de proyectos previos o

de alguna fase del proyecto en curso.

37
Definir el Alcance
Desglose del producto.
Anlisis de sistemas.
Ingeniera de sistemas.
Anlisis del
producto
Ingeniera de valor.
Anlisis de requisitos.
til cuando el entregable del proyecto es un producto y no un servicio.

38
Definir el Alcance
Se aplica a cualquier detalle de ndole tcnico
principalmente.
Se trata de experiencia proporcionada por
cualquier grupo o individuo con conocimientos
Juicio de
expertos
o capacitacin especializados.
Se encuentra disponible a travs de diferentes
fuentes internas o externas a la organizacin.

39
Definir el Alcance
Tormenta de ideas.
Pensamiento lateral.
Identificacin
de alternativas
Comparacin entre pares.
El objetivo es generar diversos enfoques.

40
Definir el Alcance
Salidas
Entregables.
Proyecto
Exclusiones.
Restricciones.
Supuestos.
Enunciado
del alcance
Producto
Descripcin del alcance.

Criterios de aceptacin.
Proporciona un entendimiento comn entre los interesados.

41
5.4 Crear la EDT

42
Crear la EDT
Introduccin
Subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en
componentes ms pequeos y fciles de manejar.
Descomponer en forma descendente y jerrquica hasta
llegar al mnimo nivel de detalle.
Organizar y definir el alcance total del proyecto.
Representar el trabajo del enunciado del alcance vigente.
El nivel ms bajo de una EDT se denomina paquete de trabajo.

Un paquete de trabajo puede ser programado, controlado y su costo estimado.
43
Crear la EDT

ENTRADAS
TCNICAS
5.1 Plan de gestin

del alcance
5.2 Documentacin
de requisitos
5.3 Enunciado
del alcance
APO
Juicio de expertos
Descomposicin
FAE

SALIDAS
Lnea base
del alcance
Documentos
44
Crear la EDT

45
Crear la EDT
Consiste en subdividir los entregables del
proyecto en componentes ms pequeos y
manejables.
El nivel ms bajo de la EDT son los paquetes de
trabajo, los cuales estn determinados por la
Descomposicin
menor unidad de trabajo cuyo costo y duracin

pueden estimarse de manera confiable.
Se debe asignar un cdigo a cada componente
de la EDT.

46
Crear la EDT
Salidas
Enunciado del alcance
EDT
Lnea base
del alcance
Diccionario de la EDT
Es un componente del plan de direccin del proyecto.

Solo puede ser cambiada con los procedimientos formales de gestin del cambio.
47
Crear la EDT
Salidas
Corazn de la planificacin de un proyecto.
Representa la estructura jerrquica del proyecto.
Identifica todo el trabajo que debe ser realizado en
el proyecto. Lo que no est en la EDT no se hace.
EDT
No muestra secuencias ni dependencias.
Puede ser usado para otros proyectos.
Una EDT puede construirse usando diferentes criterios, incluso combinndolos, tales como fases,
entregables y sub proyectos que pueden ser ejecutados por organizaciones externas.
48
Crear la EDT
Salidas
A cada componente de la EDT, incluidos los
paquetes de trabajo y las cuentas de control, se le
asigna un cdigo de cuenta.
EDT
Una cuenta de control puede contener varios

paquetes de trabajo, pero un paquete de trabajo
solo puede pertenecer a una cuenta de control.
No confundir la estructura de desglose de trabajo (EDT / WBS) con la estructura de desglose

de la organizacin (EDO / OBS), la lista de materiales (BOM), la estructura de desglose de
riesgos (RBS) ni la estructura de desglose de recursos (RBS).
49
Crear la EDT
Salidas
Identificador del cdigo de cuenta.
Descripcin del trabajo.
Supuestos y restricciones.
Organizacin responsable.
Hitos y actividades del cronograma.
Recursos necesarios.
Diccionario
de la EDT
Estimacin de costos.
Requisitos de calidad.
Criterios de aceptacin.
Referencias tcnicas.
Informacin del contrato.
Es un documento de respaldo a la EDT. Proporciona una descripcin ms detallada.

50
5.5 Validar el Alcance

51
Validar el Alcance
Introduccin
Formalizar la aceptacin de los entregables con

el cliente o el patrocinador.
Diferenciar del control de calidad, que consiste
en el cumplimiento de los requisitos de calidad .
Por lo general la validacin del alcance se realiza luego del control de calidad,
pero tambin pueden efectuarse en paralelo.
52
Validar el Alcance

ENTRADAS
TCNICAS
4.2 Plan de
direccin
Tcnicas grupales de
toma de decisiones
Inspeccin
SALIDAS
5.2 Matriz de
trazabilidad 5.2 Documentacin
de requisitos
de requisitos
8.3 Entregables
verificados
4.3 Datos de
desempeo

Entregables
aceptados
Solicitudes de
cambio
Documentos
Informacin de
desempeo
53
Validar el Alcance

54
Validar el Alcance
Entradas
Plan de gestin del alcance.
Plan de
direccin
Lnea base de alcance.
Verificados en el control de calidad en

Entregables
verificados
base al cumplimiento de los requisitos.
Contiene toda la informacin de conformidad del

Datos de
desempeo
avance de los entregables frente a los requisitos.

55
Validar el Alcance
Revisiones del producto.

Revisiones generales.
Inspeccin
Auditoras.
Medir, examinar y verificar si el trabajo y el producto cumple con los requisitos

y los criterios de aceptacin del producto.
56
Validar el Alcance
Salidas
En base a los criterios de aceptacin del

producto.
Entregables
aceptados
Los documentos formales de aceptacin

van a cerrar el proyecto o fase.

57
Validar el Alcance
Salidas
Entregables que han sido aceptados.

Entregables que inician y su progreso.
Informacin de
desempeo
Entregables que se han concluido.

58
5.6 Controlar el
Alcance

59
Controlar el Alcance
Introduccin
Monitorear el estado del alcance del proyecto y del
producto.
Gestionar los cambios en la lnea base del alcance.
Asegurar que todos los cambios solicitados, as como
las acciones preventivas y correctivas recomendadas,
se procesen a travs del control integrado de cambios.
Los cambios no controlados se denomina corrupcin del alcance (scope creep).

60
Relacin entre el Control Integrado de Cambios

y el Control del Alcance
Necesidad de cambiar el
alcance encontrada
durante el control del
alcance
Impacto potencial en el
alcance encontrado en el
control del cronograma,
control de costos, etc.
Control integrado de
cambios: aceptar o
rechazar el cambio
Retorna al control del

alcance para procesar el
cambio aprobado
61

ENTRADAS
4.2 Plan de
direccin
TCNICAS
4.3 Datos de
desempeo
SALIDAS
Plan de
direccin
Documentos
Anlisis de
variacin
5.2 Matriz de
trazabilidad 5.2 Documentacin
de requisitos
de requisitos
Informacin de
desempeo
Solicitudes de
cambio
APO
APO
62

63
Entradas
Lnea base del alcance.
Plan de gestin del alcance.
Plan de
direccin
Plan de gestin de cambios.

Plan de gestin de la configuracin.
Plan de gestin de requisitos.
Nmero de cambios solicitados.
Datos de
desempeo
Nmero de cambios aceptados.

Nmero de entregables completados.
Polticas, procedimientos y polticas
relacionadas con el alcance.
APO
Mtodos de seguimiento e informacin.

64
Mide la variacin con respecto a la

lnea base del alcance.
Documenta la causa de la variacin.
Anlisis de
variacin
Determinar la necesidad de aplicar

acciones preventivas o correctivas.

65
Salidas
Plan de direccin
Documentos
Informacin de desempeo
Solicitudes de cambio
APO

66

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Todo debe hacerse lo

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Alcance del Producto y del Proyecto

Caractersticas y funciones que

Trabajo que debe realizarse

para entregar el producto o

El Alcance del Proyecto es ms amplio que el Alcance del Producto.

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4.1 Acta de 4.2 Plan de

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Plan de gestin Plan de gestin

Planificar la Gestin del Alcance

Diagrama de Flujo del Proceso

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Planificar la Gestin del Alcance

Proporciona el contexto requerido por el

Contiene a los planes subsidiarios

Influye en el enfoque para planificar y

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Condiciones del mercado.

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algunos interesados seleccionados, entre otros.

Personas o grupos con conocimientos

especializados, experiencia y entrenamiento en

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Documenta y describe cmo se definir, desarrollar, controlar y validar el alcance.

Planificar la Gestin del Alcance

anlisis del impacto, autorizacin, trazabilidad).

Documenta la forma en que analizarn, documentarn y gestionarn lo requisitos del proyecto.

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Se suelen clasificar en requisitos del negocio, de los interesados, de solucin,

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Entrevistas Observaciones Prototipos Benchmarking

Documentacin Matriz de trazabilidad

13.2 Plan de gestin

Diagrama de Flujo del Proceso

Fuente: PMBOK 5.Ed. (2013)

Proporciona la claridad necesaria respecto a qu tipo de

Provee los procesos que se usarn para definir y

Contiene la informacin que nos sirve para entender

requisitos y nivel de compromiso de los interesados.

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y una descripcin de alto nivel del producto para

Permite identificar a los interesados claves que