CUESTIONARIODEARCHIVONOMIA

1.Conquenombresedesignaeltrabajodeoficina,enlas
institucionesmodernas?
R=sistemanervioso
2.Quobjetotieneeltrabajodelaoficina?
R=principalmenteelregistrodelainformacin
3.Dequenaturalezasonlaslaboresdelaoficina?
R=actividadesprimordiales,fundamentalesoprimariasylas
representadasporlaadministracin
4.Quclasedemedidaspuedetomarladireccin,cuandocuenta
conlainformacinnecesaria?Enumeraalgunas.
R=incrementarlaproduccin,reducircostos,estimularalpersonal
,adquirirlasmateriasprimas,despacharlospedidos,etc
5.Endondesernmanejadosordenadamentelosmltiples
documentosqueseelaboranenunaoficina?
R=enlosarchivos
6.Qufuncionestieneladocumentacindelosarchivos?
R=ensuaspectoinformativotieneunamltiplefuncin:histrica,
analtica,previsoraysupervisora
7.Quesimilitudexisteentreelarchivoylamemoria?
R=elarchivoesalasinstituciones,loquelamemoriaala
inteligenciahumana
8.Quelementosrequiereelordenadomanejodelosdocumentos?
R=requierenlapresenciadepersonaltcnicamentepreparadoen
distintosgrados,pararesolveracertadamenteloscomplicadose
ignoradosproblemasdelaadministracindelosarchivos
9.Qufinalidadespersiguelaenseanzadelaarchivonomia?
R=laadquisicindelosconocimientossobreellamismayla
uniformizacindelossistemasymtodosquedebenintroducirsey
ejecutarseenlosarchivos
10.Dequeseocupala
archivonomia?

R=seocupadelaadministracindelosarchivos,quecomprenden
laplaneacin,laorganizacin,laintegracin,laejecucinyel
controldelosmismos
11.Qusignificacadaunodelossiguientesaspectosque
comprendelaadministracindelosarchivos?
R=a)planeacin:laconstituyenlasmetasofinalidades,lasideasy
doctrinas,losplanesynormasgenerales.
"ARCHIVONOMIA"
1.DEQUESEOCUPALAARCHIVONOMIA?
Seocupaorefierealaadministracindelosarchivos,que
comprendelaplaneacin,organizacin,integracin,ejecucinyel
controldelosmismos.
2.QuSIGNIFICACADAUNODELOSSIGUIENTES
ASPECTOSQUECOMPRENDELAADMINISTRACIONDE
LOSARCHIVOS?
PLANEACION:Laconstituyenlasmetasofinalidades,idead
ydoctrinas,losplanesynormasgenerales.
ORGANIZACIN:Representadaporlosprogramasde
trabajoylosprocedimientosdeejecucinparalaconexiny
coordinacin,sistemticaymetdica,deloselementosque
constituyenlosarchivosparasatisfacersusfineseficientemente.
INTEGRACION:Poneenarmnicacooperacina
aquelloselementosrepresentadosporlosfactoresmaterialesy
humanosparasumejoraprovechamiento.
CONTROL:Instrumentodemedicinycorreccindelo
planeado,deloorganizadoydelodirigido,delastareasysu
ejecucin.
3.COMOSEHAFORMADOELTERMINO
ARCHIVONOMIA?
Expresindelaorganizacinyadministracindelosarchivos,esun
neologismoformadoconlapalabraarchivo,existenteentodaslas
lenguas,

ynomquesignificaregla,paradesignarcorrectamenteestamateria
yenunmodernoconceptocomoregistrodelainformacin.
4.QUESIGNIFICADOTIENENLOSSIGUIENTES
TERMINOS?
ARCHIVAR:Laaccindeguardarordenadamentelos
documentos,deacuerdoconlosprocedimientosquesealanlos
sistemasylosmtodos.
ARCHIVISTA:Elquetieneasucargounarchivooquecomo
tcnicoenlamateria,intervieneotrabajaenlosarchivos.
ARCHIVERO:Mueblearchivadorseccionaldestinadoa
contenerlosdocumentos,facilitandosemanejoyconservacin.

1.QUEESUNARCHIVOCENTRAL?
Sonunidadesdeservicioqueconcentrandotodaladocumentacin
deunainstitucin,atiendenalosreferidosserviciosparatodasy
cadaunadelasdistintasdependencias,esdecir,existeunsolo
archivo,seformaunexpedientenicoparacadaasuntoonegocio,
conladocumentacinformuladaporlatramitacinhechaporlas
diversasdependencias.Eslamasamplia,econmicayeficaz
formacindocumentaria.
2.CUALESSONLASCARACTERISTICASDELARCHIVO
LOCAL?
Elservicioselocalizaencadadependenciadelainstitucin,y
consecuencia,seformantantosexpedientes,comointervenciones
haganaquellasenlatramitacindeunasuntoonegocio,parahacer
asventajosamentegilelprocesodeldespachoenlasoficinas
tramitadoras.
3.CUALESELARCHIVOQUECONTIENETODACLASE

DEDOCUMENTOS?
Losarchivosgeneralescontienentodognerodeasuntosdela
institucin;correspondenaunaorganizacin
centralizada,obien,aunidaddeconcentracindeexpedientesde
asuntosterminadosensutramitacin,porlasdiversasdependencias
queconservansusarchivoslocalesenprocesodeoperacin.
4.CUAL,ELQUECONTIENEDOCUMENTOSDEUNA
MISMAESPECIEOSIMILARES?
Losarchivosparcialesestnconstituidospordocumentosdeuna
solanaturaleza,odeasuntossimilares.
5.CUALESSONLASDIVISIONESDELOSARCHIVOS,
PORSUDESTINO?
ArchivosPblicos
ArchivosPrivados
ArchivosSecretos.
6.QUEESARCHIVODIRECTOYQUE,ARCHIVO
INDIRECTO?
ARCHIVOSDIRECTOS:Sonlosquenorequierende
catlogosenlalocalizacinyconsultadeexpedientes.
ARCHIVOSINDIRECTOS:Requierendeauxilioyprecisin
deloscatlogosparalalocalizacinyconsultadelosexpedientes.
7.CUNDODEDENOMINAAUNARCHIVO
CUALITATIVOYCUANDOCUANTITATIVO?
LOSARCHIVOSCUALITATIVOSsondegranvolumenensu
documentacin.
LOSARCHIVOSCUANTITATIVOSsondegrancalidadensu
documentacinyporconsecuenciarequierendelaaplicacin
mximadelastcnicasdelarchivo.
8.COMOSEDIVIDEELARCHIVO,ATENDIENDOALOS
SIGNOSEMPLEADOS?
Estadivisinysubdivisinesresultadodelempleodelossignos
representadosporlasletrasdelalfabeto,odelosnmerosarbigos,
enlosdiversossistemasdeclasificacindocumentaria.Lasletrasy

lascifrasseempleanseparadamenteocombinadas.
1.CULESSONLOSELEMENTOSCONQUESEINTEGRAN
LOSARCHIVOS?
Local,mobiliariay
equipo,documentacinypersonal
2.CULESELMASIMPORTANTEDELOSELEMENTOS
QUEINTEGRANUNARCHIVOYPORQUE?
Ladocumentacinporqueelobjetivoprimordialdelosarchivosy
porquelosdemselementosestnadisposicindeeste
3.CULESELPRINCIPIOQUERIGELASELECCINDEL
LOCALPARAUNARCHIVO?
Lafuncionalidadsealaadaptabilidaddellocalalasnecesidades
propiasdelaoficinadearchivos
4.CULESSONLASCARACTERSTICASQUEDEBE
REUNIRELLOCALDESTINADOALOSARCHIVOS?
CONCRETAMENTEREFIRINDOSEALOSSIGUIENTES
PUNTOS:
A)REA
Lasuperficiequeseocuparaporelmobiliario,elequipo,elnmero
deempleadosylaresponsabilidaddeexpansin
B)PRINCIPALESENEMIGOSDELOSDOCUMENTOS
Incendioylahumedad
C)ORIENTACIN
Laadecuadaesasaelsur,despusalorienteoalponienteylamas
inconvenienteasaelnorte
D)ILUMINACIN
Lanaturaleslamejorysiesartificialdebeserencantidad
suficiente

E)TEMPERATURAYVENTILACIN
Noescuestindehigienepuestieneintimarelacinconel
rendimientoyeficaciadelosempleadoseinfluyeenlaconservacin
delosdocumentos
F)DECORACIN
Debeevitartodoaquelloquefavorezcalaacumulacindepolvo
coloridealyfacilidaddelimpieza
G)INSTALACIONESACCESORIAS
Debenserrepresentadasporuntallerdeencuadernacinyunode
fotografa,ademsconlosdevestuario,tocadorysanitario
H)MOBILIARIAYEQUIPO
ARCHIVERO
Muebleseccionalmetlicode2,3,4,5,o6gavetasocajones
GAVETA
Tieneensusparedeslateralesel
mecanismodesuspensinydeslizamiento.
ESTANTE
Muebledeestructurametlicadelongitudyalturavariable
TARJETERO
Tiene127X76mmensuinterior,provistodeunacharolainterior
movible
5.CULESELOBJETIVOPRIMORDIALDELOS
ARCHIVOS?
Queloselementosqueconformanlosarchivosestnalserviciode
losdocumentos.
6.CUALESSONLASGRANDESREMASENQUESE
DIVIDELDOCUMENTACIN?
bibliografa
biblioteconoma
enciclopedia

archivista
museogrfica
7.CMOSEGENERAUORIGINALADOCUMENTACIN?
Porunaparteenloquellamamoscorrespondenciayporotra,enuna
multiplicidaddedocumentosmuydiversosquesegenerannlas
propiasoficinas.
8.CULESSONLOSREQUISITOSQUEDEBEREUNIRUN
ARCHIVISTA?
Tcnicoenlamateriaoenarchivonomia,dominiocompletoenlo
referenteenlaclasificacin,catalogacin,formacindeexpedientes,
manejo,conservacinymanejodelosdocumentos
9.CULESDEBENSERLASPRINCIPALESCUALIDADES
DEUNARCHIVISTA?
Integridadysolvenciamoral,reconocidahonradezydiscrecin
absoluta.
10.CULESSONLASREGLASDEHIGIENEQUEDEBEN
OBSERVARSEENLOSARCHIVOS?
constatelimpiezaparaevitarelpolvo
peridicasfumigaciones
Usodededalesdegomodequienlosconsulteomaneje
abolirestrictamentelaprcticadehumedecerconsalivaoesponja
losdocumentos
Sistemaalfabtico:Sigueunasecuencialgica,basadaenelarreglo
delosnombresdeacuerdoconelalfabeto,muysimilaealusadoen
losdicccionarios.Estesistemaseajustaacasitodos
losnegocios.
Ventajas:
Laorganizacindecarpetasyguasessencilla;nonecesitadeun
archivoauxiliar;losapellidosynombresseagrupanconfacilidaden

estrictoordenalfabtico.
MesasparaRecepcinMesasModernasyDurablesVariosColores
yModelos
www.LineaItalia.com.mx/RecepcionEnlacespatrocinados
Reglasparaordenaralfabticamente.seusandirectao
indirectamenteencasitodoslossistemasdearchivar,pues
constituyenlabasefundamentaldetodoslossistemas.Existen
variasreglasbsicasparaclasificar,lascualessondeusouniversal.
Aquseestudiarnlasmasusadaennuestropas.
Reglasdeclasificacin
1Nombresdeindividuos.Seinvierteelnombredecadaindividuo,
considerandoenprimerlugarelapellidopaterno,seguidodel
nombredepilayentercerlugarelsegundonombreoinicial,si
existiere.Ejemplo:MariaElenaSalas.quedaras:
Apellido,enestecaso,Salas;
2Nombredepila:Mara;
3Segundonombre:Elena;esdecirquedaraasi:
Salas,MaraElena,siemprelainversindelnombredebeir
precedidaporunacoma.(Siaparecenlosdosapellidos,elapellido
maternoconstituiralasegundaunidaddearchivo,esconveniente
aclararqueUnidaddearchivoESCADAPALABRA,NOMBRE,
LETRAOSIGLAQUEAPAREZCAENELNOMBREDEUN
INDIVIDUO,EMPRESAOINSTITUCIN.
Ordenealfabticamentelossiguientesnombresdeacuerdoaesta
regla:
MarioDazPrez,CarlosArreaza,JuanE.Zarcos,JosPerna
ELMOBILIARIOYEQUIPO
Losmueblesmsimportanteseimprescindiblesenelarchivo,son
tres;elArchivero,elTarjeteroyelEstante.
ElArchivero:Esunmueble,seccionaloarchiveromoderno,tieneal
frentedecadagaveta,enelngulosuperiorizquierdoensitio
visibleunportaMarbetedestinadoalacolocacindela
inscripcin,alfabticaonumrica,ocombinadas,desucontenido

exterior.
Eltarjeteroocajaclasificadoraparatarjetasdeloscatlogoses
semejantealagavetadelosarchiveros,peroreducidaensutamao
yaqueenelinteriortiene12776mm,quesonlasdimensionesms
generalmenteusadasenlastarjetasdelascdulasdecatalogacin.
Cualeselobjetivodeunarchivo
RespuestadeALEGSA.com.ar:
Losarchivosoficherostienenbsicamentedosobjetivos:
*Guardarinformacindecualquiertipo:imgenes,sonidos,
documentos,textos,videos,grficos,libreras,datostemporales,etc.
Engeneralpuedendistinguirseentresporlaextensinquetienen,
aunquenoesfundamental.PorlotantoelFORMATOdelarchivo
determinasuobjetivo
CUESTIONARIODEARCHIVONOMIA
1._Culessonloselementosqueintegranlosarchivos?
Local,mobiliarioyequipo,documentacinypersonal.
2._Culeselmsimportantedeloselementosqueintegranun
archivoyporque?
Ladocumentacinporqueenseintegrantodoslosarchivosadems
dequesucontenidoesfundamental.
3._Culeselprincipioquerigelaseleccindellocal,paraun
archivo?
Lascondicionesdellocaldebenbuscarselafuncionalidadola
adaptabilidaddellocal.Ademsdelreaidealenformarectangular
ydesecharla
anchura.
4._culessonlascaractersticasquedebereunirellocaldestinado

alosarchivos?
reasuficientedeforma,rectangularydesecharladeescasa
anchuraymuchalongitudounaseriedepequeassuperficiesde
formairregular.
rea:determinacindellugarysuperficieconlaquecuentaellocal.
Principalesenemigosdelosdocumentos:elincendioylahumedad
detalmaneraquegarantizanalosdocumentosdecorrerestos
peligrosysuscondicionesdeinstalaciones,construccinysituacin.
Orientacin:adecuadaeshaciaelsur,despusalorienteoal
ponienteylamsconvenienteesalnorte.
Iluminacin:lanaturaleslamejoryenelcasodelaartificialesta
debesersuficiente,sinreflejosysinsombrasyconbuenadifusin
delaluzloqueselograconunabuenadistribucinsimtrica.
Temperaturayventilacin:noessimplecuestindehigiene,puesen
laactualidadtienenntimarelacinconelrendimientoeficienciade
losempleadosademsdequeinfluyenenlaconservacindelos
documentos.
Decoracin:debeevitartodoaquelloquefavorezcalaacumulacin
delpolvoparaemplearmaterialesquerenenlascondiciones
idealesdecoloryfacilidaddelimpieza.
Instalacionesaccesorias:debepresentaruntallerdeencuadernacin
yunodefotografa,ademsdelosvestuariostocadoresysanitarios
indispensables.
Mobiliarioyequipo:losmueblesmsimportanteseimprescindibles
enelarchivo:sontres;elarchivero,eltarjeteroyelestante.
Archivero:esunmuebleseleccionarmetlicode
1,2,3,4,5o6gavetasocajones,loshaydecoloresdiversosyaque
existenverdeolivo,caobaogrisengenerallosmsutilizadossonde
4o5gavetas.
Gaveta:tieneensusparedeslateralesexteriores,lapartedel
mecanismodesuspensinydeslizamientocorrespondientealaotra

partedelpropiomecanismo,adosaalaestructurainternael
archivero.Esnecesariohacernfasisdeestemecanismo.
Estante:esunmuebledeestructuramecnicadelongitudyaltura
variablesdeconformidadconlolocal:estcompuestodepies
derechosyentrepaos;losprimerosestndispuestoverticalmentey
lossegundoshorizontalmente.
Tarjeteros:sonclasificadorasdetarjetadedeloscatlogoses
semejantealagavetadelosarchivosperoreducidaensutamaoya
queenelinteriortiene127x76mm.quesonlasdimensionesms
usadasenlastarjetasdecedulasdecatalogacin.
Otrosmuebles:lascajasarchivadorasypastasotobillos
archivadorassonindispensables.
5._Culeselobjetivoprimordialdelosarchivos?
Losdocumentosodocumentacin.
6._Culessonlasgrandesramasenquesedividela
documentacin?
Bibliografa,biblioteconoma,enciclopedia,archivsticay
museografa.
7._Cmosegenerauoriginalosdocumentos?
Seoriginaporunapartellamadcorrespondencia(segnlaacademia
delalengua)yporotraparteenmultiplicidaddedocumentosmuy
diversosquegeneranlaspropiasoficinas.
8._Culessonlosrequisitosquedebereunirunarchivista?
Dominiocompletodeloreferentealaclasificacin,catalogacin,
formacindeexpedientes,manejo,conservacinycontroldelos
documentos.
9._Culesdebenserlasprincipalescualidadesdelarchivista?
Cualidadesdeintegridad,solvenciamoral,reconocidahonradezy
discrecinabsoluta

10._Culessonlasreglasdehigienequedebenobservarseenlos
archivistas?
Losdocumentosdebensermotivodeconstante,limpiezaparaevitar
elpolvoysusconsecuencias;hayquesometerlasafumigacionesy
abolir;estrictamente,lapracticaviciosadehumedecerconsalivao
esponja.
LasGUASsoninstrumentosdeinvestigacinenlosArchivos,que
prestanunagranutilidadcuandosetratade:
ConjuntodeArchivosdeunaInstitucin,
Archivosvoluminosos,
Institucionesarchivsticas,
ConjuntodeArchivosdeunareginounpas,
temasconcretosdedocumentoselegidos:
porsunaturaleza,
poreltemadeinvestigacin.
LasGUAStienenelpropsitodeservircomoinstrumentosde
trabajo,consecuentementesonprcticasyoperativas.Noson
tratadosqueexponenproblemastericos,tampocosonmanuales
queenseancomoseresuelvenproblemasdetrmitese
investigacin.

ARCHIVONOMIA
DEFINICIONES

Archivonomia:serelacionaconlaadministracindearchivos,enel
procesocontinuodeproyectarlos,organizarlosycontrolarlos.
Archivo:conjuntodedocumentosdebidamenteclasificadosy
registradosparasufcilconsulta.
*Muebleparaconservarconseguridadlosdocumentos.
*Oficinaolocalendondeserealizanlaboresrelacionadascon
laclasificacin,registroyconservacindelosdocumentos.
Archivar:eselactodeclasificar,registrar,guardaryconservar
ordenadamentelosarchivos.
Archivero:muebleseccionaldondeseconservanlosarchivos.
Archivista:trminogeneralizadoparadistinguiralapersonaque
llevaacabolaboresdearchivo,oaquien,comotcnicodelmismo,
seresponsabilizadedichaslabores.
Documentos:sonlaspiezasoescritosquesirvenparacomprobarun
hechodecarcterpersonal,social,negocios,etc.
Documentacin:conjuntodedocumentosgeneralmenterelacionados
entresi,lacualseempleanenlaterminacindelosasuntos.
Clasificar:hacergruposigualesosemejantesdematerial,de
artculos,documentos,etc.Elprocesodeclasificarserealizapor
diferentesmtodos,ypuedeconsiderarsequeesunadelaslabores
masimportantesenelarchivo.
Registrar:anotarenhojasoentarjetas,losdatosqueprecisan
conservarparafacilitarlaconsultaenlosarchivos.
Expediente:conjuntodedocumentosqueserefierenaunmismo
asunto,guardadoscronolgicamente,dentrodeunatarjeta.
DIVISINDEARCHIVOS
1.Porlaformaenqueseorganizan.
*Archivoscentrales:sonlosquecontienentodaladocumentacin
delaempresa;esdecir,queexisteunaoficinaodepartamentodesde
elcualsedaelserviciodearchivoatodaslasdemsdependencias.
*Archivoslocales:seorganizanencadaunodelosdepartamentos
delaempresa;asi,losdocumentosquecontienentratan
exclusivamenteasuntosdeldepartamentoencuestin.