You are on page 1of 15

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Archivstica. Manejo y
organizacin de archivos
(Manual del archivero)
Autor: juan valiente
[Ver curso online]

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


Presentacin del curso

Curso de Archivstica para el manejo y organizacin de archivos y documentos, a nivel privado o


pblico. El presente es un manual de archivero, pensado para la optimizacin de las labores de administracin d
administracin de archivos. Conservar, clasificar, ordenar y proteger los archivos y documentos
(archivstica), es una tarea importantsima para el buen funcionamiento de cualquier organizacin.
Hoy queremos aportar en la labor de la administracin de archivos y documentos, presentando un
manual que nos permita re-encarar las tareas en el manejo de archivos, contemplando, seleccin,
descripcin, clasificacin, ordenamiento y conservacin de archivos y documentos, de manera
que el servicio de archivstica sea de calidad y aporte a la salud de la organizacin.
Visita ms cursos como este en mailxmail:
[http://www.mailxmail.com/cursos-empresa]
[http://www.mailxmail.com/cursos-organizacion-empresarial]
Tu opinin cuenta! Lee todas las opiniones de este curso y djanos la tuya:
[http://www.mailxmail.com/...o-archivistica-manejo-organizacion-archivos-manual-archivero/opiniones]

Cursos similares
Cursos

Gestin de calidad. Sistemas y modelos


(segunda parte)
De la Gestin de Calidad seguiremos ahora el proceso para implantar un Sistema
de Gestin de Calidad (SGC). Conoce los requisitos y principios para la
certificacin de ca...
[21/10/08]

Calcular la cotizacin al Rgimen General de


la Seguridad Social e IRPF (segunda parte)
En este curso sobre el clculo de la cotizacin al Rgimen de la Seguridad Social te
informamos sobre las retenciones a cuenta del impuesto sobre la Renta de las
Personas...
[10/09/08]

Consigue el certificado de calidad para tu


empresa
Ahora bien, por qu el negocio de enfrente triunfa y el nuestro no? Ahora ya no
basta con bajar los precios, tener gran variedad de productos o servicios y ni
siquiera e...
[22/02/08]

Empresa. Organizacin y tcnicas de


negociacin
En el mbito empresa, el liderazgo y las habilidades para la negociacin son
elementos cada vez ms importantes. La negociacin, cla...
[06/08/09]

Valoracin Alumnos

Vdeo

1.827

3.785

611

1.132

Diez reglas de oro para trabajar en equipo


Un curso que le proporcionar las bases para agilizar el trabajo que realiza en
equipo, tanto en la empresa como en otros mbitos. Todos nosotros hemos
trabajado...
[25/05/04]

24.070

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

1. Manejo de archivos y documentos. Introduccin


[ http://www.mailxmail.com/...archivos-manual-archivero/manejo-archivos-documentos-introduccion]
MANUAL DEL ARCHIVERO
Introduccin:
Este manual est dirigido a todas aquellas personas (particularmente funcionarios y
servidores de la Municipalidad Provincial de Tambopata) que en el desarrollo de sus
actividades y responsabilidades estn encargadas del manejo de los archivos de nuestra
Institucin, como una herramienta til para el mejor desempeo de su labor. Juntos,
conoceremos por qu y cmo se archivarn en adelante nuestros documentos.
En la actualidad (al igual que en casi todas partes) se tiene una idea totalmente distorsionada
de lo que son en la realidad los archivos, ya que por lo general nos dan la impresin de
constituir un cmulo de papeles desorganizados, donde los documentos se van juntando (o,
para ser precisos, arrumando) sin ningn criterio y donde cada quien conserva o elimina lo
que le parece oportuno para desocupar o hacer espacio en la oficina.
Todo esto lo vamos a revertir con el objetivo que nos hemos trazado como reto para
transformar esa imagen en un conjunto de documentos importantes que se deben conservar,
clasificando y ordenando de manera tcnica y metdica. El rgano de Administracin de
Archivos (O.A.A.), se encargar de organizar previamente el incremento documental en base a
criterios nicos y legales y cuya consulta se har en forma gil cuando tengamos a la mano
los inventarios con la descripcin correspondiente.
En el desarrollo de nuestro trabajo diario nos iremos convenciendo que el arte de archivar es
una labor apasionante, pero previamente requerimos de mucho conocimiento y paciencia
para organizar, describir, seleccionar, conservar y brindar el servicio de documentos a los
administrados y a nuestra propia Institucin.
Sin duda, en un tiempo no lejano veremos los frutos de nuestro trabajo, cuando
comprobemos el resultado eficaz de esta tarea que se traducir en una mayor eficiencia de la
administracin, en un mejor servicio al ciudadano y tambin en la difusin de la informacin,
conocimiento, cultura y la investigacin histrica.
Finalmente, recordemos que en nuestros archivos reposa la memoria de la Nacin, por lo que
somos responsables directos de proteger de manera integral y adecuada el patrimonio
cultural archivstico de nuestra Institucin y por ende, del Pas. (JVM)

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

2. Documento. Concepto y tipos de documentos


[ http://www.mailxmail.com/...ion-archivos-manual-archivero/documento-concepto-tipos-documentos]
1. DOCUMENTO
Qu es un documento?
Un documento es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier soporte
material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o
personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la
actividad humana.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos),
iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas
magnetofnicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, pelculas
cinematogrficas), electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs,
blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico pudiera plantear en el futuro.
Qu es un documento archivstico?
Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas o
dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo: las normas
legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones peridicas, etc., si bien son documentos, NO
HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIN, por lo que no es documentacin original y
permanecen all a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conservarn
slo mientras nos sean tiles. Estos documentos deben separarse de nuestro archivo.
En consecuencia, un documento archivstico es aquel que es producido, recibido y
conservado por una institucin y contiene informacin relativa al ejercicio exclusivo de
las actividades y competencias que esta institucin desarrolla.
Qu son los tipos documentales?
Son las unidades de informacin contenidas en los documentos. Se clasifican en:
TIPO DOCUMENTAL SIMPLE
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de informacin.
Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.
TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO
Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido
mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente como expediente. Ejemplos:
el comprobante de pago, trmites para licencias, etc.
Qu es una serie documental?
Es el conjunto de documentos que tiene caractersticas comunes; el mismo tipo documental o
el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado como
unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, rdenes de
compra, etc.
Qu es una seccin documental?
Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades
orgnicas o dependencias de la Municipalidad Provincial de Tambopata. Ejemplos: Alcalda,
Gerencia Municipal, Secretara General, Gerencia de Administracin y Finanzas, Gerencia de
Planificacin, Registro Civil, Jefatura de Personal, Tesorera, etc.
Qu es un fondo documental?

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


Qu es un fondo documental?
Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institucin pblica o
privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos: Ministerio de Transportes y
Comunicaciones, Gobierno Regional de Madre de Dios, Instituto Nacional de Cultura,
Municipalidad Provincial de Tahuamanu, etc.

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

3. Archivo: concepto. Administracin de documentos


[ http://www.mailxmail.com/...hivos-manual-archivero/archivo-concepto-administracion-documentos]
2. ARCHIVO
Qu es un archivo?
Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurdicas
durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados y
conservados para difundir la informacin contenida en ellos. Tambin se denomina archivo al
espacio fsico o a la institucin.
Para qu son tiles los archivos?
Los archivos sirven a favor de:
La administracin pblica, para lograr una mayor eficiencia y una transparencia de la
gestin y como un antecedente y testimonio de sus funciones.
La ciudadana, para la defensa de sus derechos, la fiscalizacin de los actos pblicos y como
garanta de la transparencia administrativa que debe existir en todo Estado de Derecho.
La investigacin y la difusin cultural, como un repositorio de la memoria de la Nacin.
Todos los documentos producidos por las instituciones que se vinculan con los ciudadanos
forman parte del Patrimonio Cultural Archivstico de la Nacin, que se encuentra protegido
por la legislacin archivstica vigente. De all que los archiveros, o quienes sean responsables
de administrar la documentacin archivstica, estn obligados a conservarlos y protegerlos; a
no apropiarse de ellos, entregndolos a quienes los sucedan en sus funciones y a no
eliminarlos sin autorizacin de la administracin competente: el Archivo General de la Nacin
o los Archivos Regionales de sus respectivas jurisdicciones.
Ciclo vital de los documentos
Los documentos pasan por etapas de vida administrativa que a su vez dan lugar a diferentes
niveles de archivo.
PRIMERA ETAPA
Durante esta etapa el documento es de circulacin y tramitacin por los canales regulares, en
busca de respuesta y solucin al asunto que le ha dado origen y adems hay un manejo
frecuente de parte del funcionario responsable de su tramitacin. Esta documentacin forma
parte del ARCHIVO DE GESTIN y, en algunos casos, del denominado ARCHIVO
PERIFRICO.
SEGUNDA ETAPA
Una vez recibida la respuesta o solucin al asunto iniciado, el documento que la sustenta ha
de seguir siendo guardado. En este perodo formar parte del ARCHIVO CENTRAL.
TERCERA ETAPA
Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor permanente o histrico,
restringindose su consulta a su carcter cultural e informativo, principalmente con fines de
investigacin. Su archivamiento y conservacin ser definitivo en el ARCHIVO HISTRICO.

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

4. Organizar archivos. Procesos tcnicos en la


administracin de archivos
[ http://www.mailxmail.com/...vero/organizar-archivos-procesos-tecnicos-administracion-archivos]
3. PROCESOS TCNICOS
Cmo organizamos nuestros archivos?
Muy a menudo y en todas partes, los archivos presentan inconvenientes que se relacionan
con el poco personal existente, la escasa capacitacin del mismo, locales inadecuados,
deficiencia logstica, abultada documentacin y un flujo insuficiente de documentos.
Si nos hacemos cargo de un archivo que se encuentra desorganizado, optaremos por seguir
los siguientes pasos:
- Empezaremos por revisar el organigrama de la institucin, lo cual nos permitir conocer
sus divisiones o secciones internas particulares: alta direccin, rganos de lnea, rganos
de asesoramiento, rganos de apoyo, etc.; as como gerencias, sub-gerencias, jefaturas, etc.
- Debemos informarnos acerca de la historia de la Municipalidad (fecha de creacin,
antigedad de las dependencias, variaciones en las funciones institucionales, etc.)
- Revisaremos los documentos de gestin institucional (ROF, MOF, TUPA, directivas
internas, etc.)
- Respetando el origen y la forma cmo han sido dispuestos originalmente los documentos.
Es importante elaborar un diagnstico situacional que nos permita conocer la realidad de
nuestro archivo, previa evaluacin de las condiciones de infraestructura, volumen y
caractersticas de la documentacin y personal, etc.
Finalmente, por Ley, es funcin archivstica la gestin de documentos desde su elaboracin
hasta su eliminacin o conservacin permanente, de acuerdo a su ciclo vital. Para ello existe
un conjunto de procesos tcnicos archivsticos normados y reglamentados que detallaremos
a continuacin:
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
Resulta necesario que en cada institucin se constituya un Sistema Institucional de Archivos,
tal como estamos proponiendo en nuestro caso: el rgano de Administracin de
Archivos (que en adelante se identificar con las siglas O.A.A.), el mismo que est
integrado por los Archivos de Gestin, los Archivos Perifricos (cuando stos existan) y
por el Archivo Central. Precisamente, este ltimo ser el que conduzca las labores
archivsticas con el desarrollo de un trabajo normativo a nivel institucional.
Los objetivos de esta etapa implican:
Determinar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia de la administracin de
archivos.
-

Brindar servicios de informacin al Estado, a la ciudadana y a la investigacin.

NIVELES DE ARCHIVO
El ARCHIVO DE GESTIN, es comnmente conocido como el archivo de oficina y est
bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidad administrativa de
una institucin. Este archivo est formado por la documentacin producida recientemente,
es decir, la que se est an tramitando, as como tambin la de uso frecuente dentro de
cada dependencia. Tiene plena vigencia jurdica y administrativa.

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


El ARCHIVO CENTRAL, tambin es denominado archivo administrativo y es el que est
conformado por la documentacin proveniente de las transferencias recibidas de las
distintas oficinas de la institucin. Este archivo centraliza la documentacin que ya no es
objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero cuyo valor administrativo an no ha
prescrito y todava podra ser objeto de consultas por parte de la propia administracin o
de los ciudadanos. El Archivo Central suele ubicarse fsicamente en los locales del archivo y
est bajo la responsabilidad del Archivero de la Institucin.
El ARCHIVO PERIFRICO, se constituye opcionalmente como producto de la complejidad de
funciones, nivel de especializacin y ubicacin fsica de las unidades orgnicas de una
institucin que as lo requiera. (En nuestro caso, estamos proponiendo archivos perifricos
para reforzar el trabajo de GDUR y GAF, entre otros, por su misma complejidad).
El ARCHIVO HISTRICO, est encargado de concentrar, custodiar y/o conservar
documentos de valor permanente y que ya perdieron gran parte de su valor administrativo y
cuentan con ms de treinta aos de originados. Sus principales fines son la investigacin y
la difusin cultural.

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5. Organizacin de documentos. Descripcin y seleccin


documental
[ http://www.mailxmail.com/...rchivero/organizacion-documentos-descripcion-seleccion-documental]
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se
debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales.
Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean
susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgnica y/o las funciones
institucionales.
Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo
mediante el sistema ms conveniente: ordenamiento alfabtico, numrico, alfanumrico,
cronolgico, etc.
Signar documentos:Es asignarles smbolos de codificacin para su rpida
identificacin (por unidades orgnicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o
nmeros o la combinacin de ambos.
DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y determinar los
caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares
o instrumentos descriptivos (guas, inventarios, catlogos), que permitan conocer, localizar y
controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitir brindar adems un
eficiente y eficaz servicio de informacin.
SELECCIN DOCUMENTAL
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series
documentales generadas en una institucin. Esto sirve para establecer el tiempo que estas
series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cules otras han de
conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este
proceso permite programar las transferencias de documentos, adems de la eliminacin
peridica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al
siguiente detalle:
a) Transferencia de documentos: A travs de este proceso archivstico evitamos que los
documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en
forma indefinida. Esto permite adems disponer de un mayor espacio fsico, equipos y
materiales, garantizando la integridad y la conservacin del Patrimonio Documental. Se
recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente
foliados.
b) Eliminacin de documentos: Este proceso archivstico consiste en la destruccin de los
documentos considerados innecesarios, previa autorizacin del Archivo General de la Nacin
o los Archivos Regionales en el mbito de su competencia. Para ello es necesario conformar
un Comit Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la mxima autoridad
archivstica en cada institucin.
IMPORTANTE.- Para proponer una eliminacin de documentos se requiere:
-

Acta del CED

Inventarios de eliminacin

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


Muestras de las series documentales a eliminarse.

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

10

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

6. Conservacin de documentos: instalaciones, control,


manejo y medidas de seguridad
[ http://www.mailxmail.com/...rvacion-documentos-instalaciones-control-manejo-medidas-seguridad]
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
La conservacin de documentos es un proceso archivstico que consiste en mantener la
integridad fsica del soporte y de la informacin contenida en los documentos, a travs de la
implementacin de medidas de preservacin y restauracin. Al respecto, se debe tomar en
cuenta el axioma que dice: siempre ser mejor preservar que restaurar.
Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad fsica de
nuestros documentos. Estos son: el factor climatolgico, contaminacin ambiental,
contaminacin biolgica, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de los
documentos, etc . Por ello es recomendable observar las siguientes recomendaciones
respecto a:
a) El local de archivos
El local deber estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro y
tambin lugares excesivamente hmedos. Preferentemente se debe decidir por locales
construidos con material noble, evitndose el revestimiento de muros y paredes con
materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.)
El local de archivo debe tener bsicamente tres ambientes: rea de trabajo tcnico y
administrativo, depsitos y rea de atencin al usuario (oficina).
Es fundamental tener en cuenta que las instalaciones elctricas y sanitarias debern
conservarse en perfecto estado y el mobiliario archivstico (estantes, archivadores verticales,
mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal.
b) El control de los Factores Externos
Se debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la
documentacin, as como ventilar por medios naturales o mecnicos, sobre la base de la
utilizacin racional de puertas y ventanas, con el empleo de mquinas (ventiladores, aire
acondicionado, extractores de aire, etc.)
Nos debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminacin ambiental. En este
caso, se recomienda fumigar el local slo en casos de extrema infestacin biolgica.
Asimismo, se debe evitar la incidencia directa de la luz natural o artificial sobre los
documentos. Slo se expondrn los documentos durante el tiempo necesario y evitar la
oscuridad completa en los depsitos.
c) El manejo de los documentos
Se recomienda encarecidamente NO USAR cintas adhesivasy evitar el uso excesivo de
elementos metlicos (grapas, clips, etc.). Los documentos deben ser protegidos en
unidades de instalacin(cajas, folders o cualquier otro elemento similar). En cuanto sea
posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos qumicos (insecticidas,
bactericidas, fungicidas, etc.) y menos rociar directamente sobre los documentos.
Los documentos deteriorados por agentes biolgicos (insectos, hongos, bacterias, etc.)
debern separarse de la documentacin en buen estado y restringir su servicio. Se debe
evitar cualquier tipo de restauracin emprica.
d) Medidas de Seguridad
* Restringir el ingreso a los depsitos a personas no autorizadas. Se debern adoptar las

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

11

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


medidas convenientes para evitar la sustraccin de documentos.
* No fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier otro lugar
donde existan documentos. Desconectar los servicios elctricos y cerrar la llave general
del agua al trmino de de la jornada laboral y revisarlos peridicamente.
* No mantener en el Archivo materiales inflamables(gasolina, petrleo, cera, etc.).
Disponer de extintores de polvo qumico seco, con carga vigente y cuyo manejo debe ser
conocido suficientemente por el personal de archivo.

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

12

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

7. Servicios archivsticos (administracin de


archivos). Medidas y ubicacin de estanteras
[ http://www.mailxmail.com/...chivisticos-administracion-archivos-medidas-ubicacion-estanterias]
SERVICIOS ARCHIVSTICOS
En realidad, el objetivo principal de todo archivo es brindarse permanente al
servicio de la Institucin y de los administrados. Debemos de estar prestos a
poner a disposicin de los usuarios la documentacin de cada entidad con fines de
informacin, mediante la consulta, bsqueda, lectura, prstamos, expedicin de
copias, etc. Es pertinente remarcar que todos los documentos que son custodiados
en los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos son accesibles al
pblico en general, de acuerdo a las normas administrativas vigentes, con excepcin
de aquellos que puedan atentar contra los intereses y la seguridad nacional, o
contra la privacidad o intimidad personal.
MEDIDAS REGLAMENTARIAS Y UBICACIN DE ESTANTERA
Observando las siguientes recomendaciones podremos orientar correctamente
nuestras acciones para contar con una estructura conveniente y segura al interior
del Archivo:
-

El largo de cada cuerpo deber ser de 0.90 a 1.20 mts.

La altura mxima de la estantera ser de 2.10 a 2.30 mts.

La resistencia de cada balda, segn sea el largo, deber ser de 100 kilos como
mnimo.
Los espacios entre baldas sern de acuerdo al tamao de los documentos que
se quieran instalar.
-

El espacio del piso a la primera balda deber ser de, mnimo, 15 cm.

Cada estante debe tener amarre a la pared o a otro estante para que no pierda
estabilidad.
-

La distancia de la ltima balda al techo ser de 30 cm., como mnimo.

En las esquinas superiores e inferiores de los estantes se colocarn ngulos de


soporte (refuerzos).
Las baldas pueden ser de doble faz o segn tamao de los documentos o
segn necesidad de su ubicacin.
-

Un solo estante no debe tener ms de 10 cuerpos.

Los estantes no deben colocarse pegados a la pared.

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

13

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


8. Sistema nacional de archivos: finalidad. Normas ticas del
archivero
[http://www.mailxmail.com/...ivero/sistema-nacional-archivos-finalidad-normas-eticas-archivero]
4. El Sistema Nacional de Archivos
Finalidad
El S.N.A. tiene por finalidad integrar estructural y funcionalmente los archivos de las entidades
pblicas existentes en el mbito nacional mediante la aplicacin de principios, normas, tcnicas y
mtodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservacin organizacin y servicio del
Patrimonio Documental de la Nacin. El Sistema Nacional de Archivos est integrado por:
Archivo General de la Nacin (AGN)
Es un Organismo Pblico Descentralizado y mxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos.
Archivos Regionales
Son Organismos Descentralizados de los Gobiernos Regionales, dependientes tcnica y
normativamente del AGN que conducen las actividades del SNA en su jurisdiccin.
Archivos Pblicos
Son los archivos pertenecientes a la administracin estatal (poderes del Estado, entes autnomos,
instituciones pblicas descentralizadas, empresas estatales de derecho pblico y privado, empresas
mixtas con la participacin accionaria del Estado, gobiernos regionales, locales y las notaras),
dependiendo tcnica y normativamente del AGN. (Cabe aclarar que nuestro archivo institucional est
incluido en este rubro).
Obligaciones que establece el SNA
Los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos estn obligados a cumplir las directivas,
normas, disposiciones y lineamientos de poltica dictados por el rgano rector del Sistema.
Los funcionarios pblicos, sea cual fuere su nivel, no podrn conservar en su poder documentos
generados en el ejercicio de sus funciones, estando obligados a remitirlos al archivo
correspondiente.
Reglamento de Aplicacin de Sanciones del AGN
Los archiveros debemos tener en cuenta que mediante la Resolucin Jefatural N 76-2008-AGN/J, se
aprob el Reglamento de aplicacin de sanciones administrativas por infracciones en contra del
Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin, el mismo que tiene por finalidad
regular el procedimiento sancionador y establece las escalas, criterios de gradualidad y dems
requisitos para la aplicacin efectiva de sanciones por infracciones cometidas en contra de las
normas establecidas por el Sistema Nacional de Archivos, la Ley General del Patrimonio Cultural de la
Nacin y las dems normas conexas.
5. Normas ticas del Archivero
El archivero tiene ante s la enorme responsabilidad de administrar y custodiar los documentos
que son un valioso tesoro que la ciudadana le ha confiado. Debe tener siempre presente que la
informacin pertenece a la ciudadana y debe estar siempre al servicio de ella en las mejores
condiciones posibles.
Los documentos deben ser manejados con sumo cuidado porque de lo contrario se deterioraran
y finalmente acabaran perdindose irremediablemente. Por eso, cuando ocurre un robo de piezas
documentales, o un desglose de legajos, o cuando se exponen los documentos ante la humedad, la
insolacin, o cuando se les expone ante los destructores biticos (bacterias, hongos, insectos y
roedores) se consuma una prdida irreparable.
Todos los actos realizados por los archiveros estn sujetos a reglamentos y normas legales, por
lo que nadie puede obligarlos a ir en contra de la Ley, es decir, a ocultar, desaparecer o, sin
escrpulos, vender documentos bajo su custodia.

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

14

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes


El archivero debe procurar constantemente la formacin de una conciencia archivstica en el
pblico, a fin de que ste interprete cabalmente la funcin de los archivos y el papel de los propios
archiveros.
Por ltimo, los archiveros por su propia condicin de servidores pblicos estn prohibidos de
mantener intereses de conflicto, obtener ventajas indebidas, realizar actividades de proselitismo
poltico, hacer mal uso de informacin privilegiada y de presionar y/o acosar.
Nota: Con este captulo hemos llegado al final del curso.

Visita ms cursos como este en mailxmail:


[http://www.mailxmail.com/cursos-empresa]
[http://www.mailxmail.com/cursos-organizacion-empresarial]
Tu opinin cuenta! Lee todas las opiniones de este curso y djanos la tuya:
[http://www.mailxmail.com/...o-archivistica-manejo-organizacion-archivos-manual-archivero/opiniones]

Cursos similares
Cursos

Calcular la cotizacin al Rgimen General de


la Seguridad Social e IRPF (segunda parte)
En este curso sobre el clculo de la cotizacin al Rgimen de la Seguridad Social te
informamos sobre las retenciones a cuenta del impuesto sobre la Renta de las
Personas...
[10/09/08]

Valoracin Alumnos

Vdeo

3.785

Diez reglas de oro para trabajar en equipo


Un curso que le proporcionar las bases para agilizar el trabajo que realiza en
equipo, tanto en la empresa como en otros mbitos. Todos nosotros hemos
trabajado...
[25/05/04]

Gestin de calidad. Sistemas y modelos


(segunda parte)
De la Gestin de Calidad seguiremos ahora el proceso para implantar un Sistema
de Gestin de Calidad (SGC). Conoce los requisitos y principios para la
certificacin de ca...
[21/10/08]

24.070

1.827

Valor en las organizaciones


La capacidad de gestin -Corporate Capabilities Matriz (CCM)- de una empresa
tiene una necesaria correspondencia con la calidad de la gerencia y, sta, a su vez
depende n...
[28/11/05]

374

Personas y organizaciones. Interaccin


Las organizaciones como sistemas abiertos y sistemas sociales se estudian en este
curso en el que veremos cmo interactan las personas y las ...
[04/11/09]

690

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com

15

You might also like