Planifique las reuniones

Casi siempre la smejores reuniones son de corto duracin.

Una de las razones de que las reuniones tengan tan mala prensa esque suelen
alagarse demasiado lo cual sule suceder cuando unos cuantos asistentes
monopolizan las intervenviones o cuando el grupo se alja constantemente de
los asustos de alata prioridad.
Los nuevos managers no estn acostumbrados a dirigir reuniones pueden dar
demaciada cancha a los participantes o, por el contrario compensar en exesos
su falta de experiencia desenpeando el papel de tirarnos y abortando
cualquier esbozo de debate sano. Si se prepara bien y mantiene a todo el
mundo focalizado en los aspectos importantes, ahorrara tiempo ala vez que
generara consenso y aceptacin entre los asistentes.
Antes de una reunin, limite el campo de juego. Disee un orden del dia que
defina un problema concreto y que explore diversos medios que el grupo pueda
utilizar para resolverlo. No sobrecargue la reunin con muchos temas
exesivamente dispares.
Distribuya la convocatoria por antisipado, junto a los datos que usted quiere
que todos tengan asimilados antes de la reunin. De ese modo no
desperdiciara tiempo durante la reunin comunicando informacin. Asegurase
de qu la discusin se encuentra en las soluciones y no en la difinicion del
problema.
Organise la sala de la reunin de acuerdo con el espritu de la reunin. Si
quiere fomertar una discusin libre entre los participantes situe las sillas en
forma de u o circulo. Si pretende llegar a deciciones rapidas en un corto
espacio de tiempo, elimine los asientos y que todo el mundo este de pie,
rellene los rotafolios por anticipado y asi no aburrir a los asistentes mientras
que pase un buen rato.
Para foaclizar la atenciaon del grupo en el objetivo esencial de la reunin,
antelo por escrito y fije la nota en una pared lateral de la sala sealelo
siempre que la discucionamanese con salirse de cause como recordatorio
silencioso de que todos deven mantener el rumbo.
Dirjase la mirada a todos los participantes cuando hable. No establesca
contacto visual solo con una o dos personas osea arriedgar a excluir a losd
emas.
Fijese cuando alguien esta tratnando de meter baza. Identifique a los
individuos silenciosos y timidos y ofrescales una generoza oportunidad par que
intervangan. Resiva con stisfaccion las preguntas pero no vasile en decir
reponderemos esto mas adelante, en caso nesesrio.
Para que las reuniones sean mas efectivas:

Salude a lso asistentes en la puerta: esterche las manos de los asistentes

a medida que vayan llegando. eso es mejor que llegar pronto, plantarse en su
sillka y jugar con los papeles mientras los dems van entrando.
Abra la reunin con una visin de conjunto: utilice el primer minuto de la
reunin para manifestar el propsito de la misma. Exponga tambuen lo que los
participantes obtendrn al final. Destaque los puntos clave de orde del dia y
las actividades de grup que se ayan planificado.
Asigne los cometidos por escrito: finalise la reunin diciendo quien ara
que cosa y que fecha. Se pruduciran manentendidos si usted se salta de este
paso o dar por sentado que la gente ya sabe de lo que tiene que hacer despus
de la reunin. Anote por escrito los cometidos y envie un memorando de
seguimiento donde se resuma las tareas de cada uno.
ESCUCHE MAS
Cuando usted es un subordinado, acaban escuchando gran parte del tiempo
mientras que los jefes son los que hablan. Pero ahora que es un manager,
puede creer que le ha llegado el turno de ser el centro de antencion y de que
sean los dems quienes los escuchen.
No tan depresisa
Escuchar es aun ams importante cuando usted es un manager. Su xito
depender de su capacidad par captar todos los detalles y matises que los
dems dicen, desde subordinados a jefes, pasando por colegas. La desoneccion
puede pude costarle cara: podra careser de informacin iscencial al tomar
deseciones equivocadas y sacar conclusiones errneas.
Usted debe interesarse en lo que los dems dicen y escucharlos. Las personas
indiferentes o ensimismadas se esfuerzan en prestar la atencin, pero las
personas interesadas y abiertas escuchan porque les entusiasma oir los
comentarios, intereses e ideas de lapersona que habla.
Escuchar seria fcil si todo el mundo nos entretuviera mientras hablara, pero
muchas personas hablan montonamente, se repetin o mascuyan las palabras
en un tono de voz escasamente audible. Nuestras mentes vagan rpidamente
en la diriva y muy pronto simulamos que estamos escuchando cuando en
realidad estamos soando despiertos.
Los managers no pueden permitirse el lujo de caer en esta trampa para
absolver lo que lkos dems dicen, anote los temas o asuntos seleccionados por
la persona que habla. Cuando este al telfono, escriba ttulos de una sola
palabra que reprenten cada uno de los principales puntos que esta tratando las
personas que le llaman. Esto le ayudara a recordar.
Se tiene tendencias a dejar volar la imaginacin, consentrese en el aqu y
ahora. No de vueltas al pasado ni se preocupe por el futuro. Expulse de su
mente los pensamientos intrasendentes para tener la cabeza clara y dedicar
todas sus energas ala persona que habla.

Indique por seales a los dems que intencin es escuchar. Sit iene problemas
para oir lo que dice su interlocutor. Pnganse mas cerca o apague una radio
cercana. Si no ah entendido muy bien lo que acaba de oir, dgalo. No vaya
asintiendo mecnicamente con la cabeza o se ira quedando cada bes mas
resagado en la conversacin.
Domine a los habladors y reprimibles enterviniendo en la conversacin con
fraases como, asi usted quiere que yo . O tan solo para estar seguro de
que he entendido . si el aspecto, asento o tono de voz de alguien me
molesta imagine que esta leyendo una transcripcin de los comentarios de la
persona.
Esto le ayudara a entender el mensaje en sus propios trminos.
Mejore su capacidad de escucha por medio de las siguientes tcnicas:
Distinga entre un tema importante y un tema urgente: los interlocutores
que estn tratand un tema que consideran urgente reclama la mxima
atencin. Reconosca la seriedad de su argumentacin escuchando con
etencion. Si buscan informacin aclara que es lo que necesitan y trasmitesela.
Escuche para atender, no para aceptar lo que le digan:deje espacio a las
diferencias de opinin o punto de vista . nose cierran mentalmente por que
alguien este en desacuerdo con usted .
Piense en trminos de aprendizaje: esfuersese por aprender por lo menos
una cosa nueva de cada orador .con ello ,incentivara su curiosidad.
PIENSE ESTRATEGICAMENTE
A lo largo de la ultima dcada se ha ido introduciendo la expresintrabajador
del conocimiento en el mbito laboral. Probablemente esto le combierte a
usted en un manager del conocimiento.
Se espera de los empleados de todos los niveles que piensen que propongan
ideas y que racionalicen la produccin o el servicio de atencin al cliente para
la organizacin funcione mejor. Como manager su rol es disear planes
estratgicos y comunicarlos de forma dinmica a esu equipo.dichos planes
afrecen objetivos y guias para que usted y sus subordinados puedan aser su
trabajo de forma efectiva para la organizacin .
El pensamiento estratgico es una competencia/abilidad que se aprende .la
inteligencia estratgica se desarrolla asiendo preguntas perspicaces, buscando
respuestas y examinando supuestos o verdad del pasado que limitan su
perspectiva .
Es probable que nunca aya pensado demasiado en su capacidad para pensar
de forma estratgica . no es una competencia/habilidad fcil de evaluar, puede
serlo la redaccin de memoranduns.pero ahora que es usted un manager debe
demostrar su capacidad de pensar de forma origibnal e innovadora y atacar los
retos que tiene antes si con vigor intelectual.

Sus jefes le jusgaran en parte por su competencia para analizar por problemas
de negocio y ofrecer soluciones creativas. Ellos no progresaron en su carrera
profesional aceptando a ciegas el punto de vista convencional. Cuando
compartas sus conocimintos y aprenda de la experiencia, impresionara a los
altos ejecutivos de la empresa que le consideran un as de las estrategias.
Usted tiene que explotar todos los ecursos de su inteligencia y toda la potencia
intelectual de su equipo para maximizar su aportacin a la organizacin.
Adquiera el mbito de hacer preguntas perpicaces a su personal y deles tiempo
para que intervenguen las respuestas cuanto mas pregunte mas apredera
usted y mas aprendern ellos
El anlisis DAFO le ayudara a pensar de forma estratgica la identificacin de
los pros y los cotras. Junto a las oportunidades y peligros que puedan sugerir