Forme uma comisso de formatura o quanto antes.

Renam um nmero de alunos interessados em participar da comisso.

uma funo de muita responsabilidade pois, alm de lidar com muito
dinheiro, ter de fornecer o melhor, gastando o mnimo possvel. Alm
disso, acomisso que vai contratar os servios e assinar os contratos, e,
para que ningum fique sobrecarregado, recomenda-se que ela tenha um
mnimo de 8 a 10 participantes: um deles ser o presidente que entrar em
contato comfornecedores, far pesquisa de preos e ser o elo de
ligao com os formandos. Algum outro membro ser designado como
tesoureiro e responsvel pela arrecadao de dinheiro e pagamentos.
Alm disso, todos os gastos devero ser colocados em uma planilha, todas
as decises tomadas devero ser registradas em uma ata, e a comisso
que ser responsvel pela arrecadao de fundos (atravs de rifas, festas,
viagens, etc.)
O ideal que tudo comece a ser planejado dois anos antes do trmino do
curso, desta forma ser bem mais tranquilo organizar tudo, conseguir
prazos maiores e, consequentemente, preos menores.

Verifique quantos alunos esto interessados em participar da

formatura
Assim que a comisso estiver devidamente formada a hora de se
apresentar aos formandos, explicar o que foi decidido em reunio e saber
quantos alunos mostram interesse em participar da formatura - nem todos

querem ou possuem condies de participar, por isso, importante saber o

nmero exato dos interessados. Lembrando que um nmero muito reduzido
de alunos tornar o preo final bem mais alto e as mensalidades maiores,
podendo tornar a festa de formatura invivel para a maioria.
A comisso deve informar aos interessados:

Que haver uma cobrana mensal obrigatria (recomenda-se que no

passe de 200 reais por ms);

Que todo o fluxo de caixa ser lanado em um site com acesso

disponvel 24 horas por dia;

Que a comisso est aberta a sugestes, porm, cada uma delas ser
levada em reunio e s sero aprovadas se forem viveis.

Escolha a data do evento

A melhor poca para uma festa de formatura no primeiro trimestre do ano
seguinte ao trmino do curso. O final do ano e, principalmente o ms de
dezembro, sempre muito tumultuado em decorrncia das festas de Natal e
Ano-Novo, por isso, melhor evit-lo.
A melhor data para o baile seria um dia aps a colao, quando todos os
estudantes ainda esto reunidos (muitos moram em outra cidade,
principalmente os formandos de faculdades).

Comece a procura pelos fornecedores

Assim que tiver o nmero de formandos nas mos, comece a pesquisar os
fornecedores para a grande festa. Quando encontrar alguma empresa com a
qual se identifique, faa uma reunio e tire todas as dvidas. A proposta
deve ser clara e muito detalhada, para que no fique nenhuma dvida.

A empresa fornece os convites? Quantos? De que tipo?

A empresa fecha pacotes com fotgrafos?

Fornece a beca e o canudo?

Fornece os msicos para a colao de grau?

Fornece ou indica local para o baile e colao?

Qual banda tocar no baile?

Como ser a iluminao?

Qual o cardpio do buffet?

Como ser a decorao do baile?

Fornece servios de manobristas?

Analise tudo com muita calma junto com a comisso e s depois marquem
uma reunio com os formandos. Lembre-se tambm: antes de assinar
qualquer contrato verifique se a empresa responde algum processo judicial
e pea sua certido negativa no Procon, para saber se j houve reclamaes
contra ela.

Escolha o local do evento

Se os fornecedores no indicarem ou possurem um local, o momento de
escolher o lugar que possa receber os alunos e seus convidados calcule
uma mdia de 10 convidados por formando.

O tamanho deve ser compatvel.

Verifique se o local seguro, bem ventilado, com portas de

emergncia, extintores, seguranas, e se o entorno seguro.

Observe se o local de fcil acesso, livre de enchentes ou

congestionamentos.

As condies de higiene devem ser impecveis e ter um bom nmero

de sanitrios.

Se o local tem um palco e fcil estacionamento.

Faa o oramento para definir as mensalidades

Depois de definidos todos os preos, some e rateie em partes iguais para
todos os alunos. Geralmente so feitos boletos de pagamento bancrio, e
cada aluno assina um contrato, que determina o pagamento de uma multa
para o caso de desistncia.

Organize a colao de grau

de responsabilidade da comisso de formatura indicar os homenageados,
oradores, composio da mesa, etc. Faam uma lista com opes de nomes
e distribuam aos formandos para que votem naquele que preferirem. Para a
funo de orador e jurador da turma pergunte quem est interessado e
faam uma votao.

As funes so: orador, patrono, paraninfo, juradores, professor

homenageado e aluno que entregar as flores.

Componentes da mesa: diretor, coordenador do curso, patrono,

paraninfo e professor homenageado.

Os discursos no devem ser muito longos, para que a colao de grau

no seja cansativa demais.

H um momento de homenagem aos pais e que ser decidido

junto comtodos os formandos. Geralmente se pede que os formandos

desam do palco e entreguem uma flor aos pais, mas existem muitas
outras maneiras de se fazer a homenagem.

A distribuio dos convites

melhor que o convite seja entregue com pelo menos 20 dias de
antecedncia, para dar tempo dos convidados se programarem. Geralmente
cada formando tem direito de um nmero determinado de convites, e
ningum pode entrar no baile sem apresent-lo. Esse procedimento evita
penetras e excesso e convidados.

Como organizar o baile

H poucas coisas que devem ser providenciadas, uma vez que a empresa
contratada tomar conta de todos os detalhes, no entanto vale lembrar que
so tocadas trs valsas:

A primeira dana com o pai ou a me;

A outra com padrinho ou madrinha;

A ltima com um dos convidados.

Na hora de fazer os mapas de distribuio dos formandos nas mesas, tome

o cuidado para colocar em mesas prximas aqueles quem tm maior
afinidade. Vdeo em telo com fotos de retrospectiva de todos os alunos

emocionante e costuma agradar. Se o fornecedor no oferecer, pea a ele

que o inclua no evento.
Esses so os passos principais para organizar um grande baile de
formatura, lembrando que sempre possvel acrescentar outros detalhes, de
acordo como perfil e o bolso dos participante