Mdulo 2: Actividades y duraciones del proyecto

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Ing. Edwin Monzn, PMP, PMI-SP

ndice
Tema 1: Definicin de las actividades y duraciones ....................................................... 19
1.1
1.2
1.3
1.4

Definicin de actividades ............................................................................................ 19

1.1.1 Insercin y eliminacin de actividades ............................................................. 19
Definicin de hitos ...................................................................................................... 20
Tareas resumen.......................................................................................................... 21
Asignacin de la duracin de las actividades .............................................................. 22

Tema 2: Ventanas de actividades y duraciones .............................................................. 23

2.1
2.2
2.3

18

Ventana informacin de tarea ..................................................................................... 23

Escala temporal .......................................................................................................... 23
Insercin y eliminacin de campos. ............................................................................ 25

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Planeamiento de Proyectos con MS Project 2007

Tema 1: Definicin de las actividades y duraciones

1.1 Definicin de actividades

En la columna Nombre de tarea digite las actividades directamente con el teclado.
Opcionalmente, puede copiar y pegar los nombres de las actividades de cualquier
paquete de la familia Microsoft (por ejemplo, de MS Excel).

Figura 10: Creacin de actividades

1.1.1

Insercin y eliminacin de actividades

Para insertar una tarea entre dos actividades, realice los siguientes pasos:

Haga clic derecho en el identificador de la tarea inferior (nmero en

columna ploma de la zona izquierda).
Escoja la opcin Nueva tarea.

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Por otro lado, si desea eliminar los datos completos de una actividad realice
los siguientes pasos:

Haga clic derecho en el identificador de la tarea que desea eliminar.

Escoja la opcin Eliminar tarea.

Figura 11: Insertar y eliminar tareas

1.2 Definicin de hitos

Hitos son eventos cuya duracin es cero, tambin son denominados marcas o
milestones. Algunos ejemplos de hitos son: el inicio del proyecto, el fin del proyecto, la
conclusin de una fase del proyecto, las fechas de entrega establecidas por el cliente,
entre otros.
Para crear un hito en MS Project, debe digitar el nombre del hito (por ejemplo: Inicio
del proyecto) y colocar cero en la columna duracin. Automticamente, MS Project
dibujar un rombo en la zona grfica de Gantt con la fecha del hito.

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Figura 12: Creacin de hitos

1.3 Tareas resumen

Las Tareas resumen son aquellas actividades que integran a un conjunto de
actividades y su funcin es brindar informacin global sobre ellas, como por ejemplo:
la duracin total del grupo de actividades, la fecha de inicio del grupo, la fecha de fin
del grupo, los costos totales del grupo, las horas totales del grupo, entre otros.
Las tareas resumen se caracterizan por estar en negrita y tienen la capacidad de
minimizarse y maximizarse. Cabe indicar que sus datos no pueden ser editados (salvo
el nombre de la tarea resumen).
Para definir las tareas resumen utilizaremos los conos de sangra ubicados en la
barra de herramientas. Primero, se debe marcar las actividades que componen a la
tarea resumen y luego, hacer clic en el cono Aplicar sangra (flecha verde apuntando
a la derecha).

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Figura 13: Definicin de tareas resumen

Para eliminar la sangra o un nivel del proyecto, marcar las actividades involucradas y
hacer clic en el cono Anular sangra (flecha verde apuntando a la izquierda).

Es importante saber que el clculo de la duracin de las tareas resmenes no

necesariamente responde a la suma de la duracin de las actividades que la
componen. En realidad, depende, por un lado, de las duraciones de las tareas que la
componen y, por otro lado, de cmo se vinculan entre ellas.

1.4 Asignacin de la duracin de las actividades

La duracin de las actividades se ingresa directamente sobre el campo del mismo
nombre. Opcionalmente, se podra copiar de alguna tabla de MS Excel u otro software
de la familia Microsoft.
Cabe resaltar que MS Project muestra duraciones tiles y no duraciones calendario,
es decir, no contabiliza los periodos no laborables del proyecto.
A continuacin, se muestra el efecto que ocasiona la utilizacin de duraciones tiles.

Figura 14: Efecto de la duracin til en MS Project

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Tema 2: Ventanas de actividades y duraciones

2.1 Ventana informacin de tarea

Se accede a esta pantalla a travs del cono Informacin de la tarea ubicado en la
barra de herramientas o haciendo doble clic izquierdo sobre la actividad. Esta pantalla
permite visualizar todos los atributos de la actividad que se est analizando.
La importancia de esta pantalla radica en que permite visualizar y/o ingresar
informacin de la tarea, tales como recursos, predecesoras, delimitaciones, porcentaje
de avance, entre otros.

Figura 15: Ventana Informacin de la tarea

2.2 Escala temporal

El Diagrama de Gantt de MS Project permite editar su escala temporal, de modo que
se puede escoger la unidad de tiempo en que se desea visualizar las barras.
El objetivo de editar la escala temporal es buscar la mejor visualizacin de dicho
diagrama, para su impresin o para el anlisis del planeamiento del proyecto.
La escala temporal est ubicada en la parte superior del Diagrama de Gantt y puede
estar conformada hasta por tres filas (niveles). Por defecto, el software viene
configurado con dos niveles.

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Nivel superior
Nivel intermedio
Nivel inferior

Figura 16: Niveles de la escala temporal

Para acceder a la pantalla de edicin de la escala temporal, se debe ingresar al Men

Formato y luego escoger Escala temporal. Otra opcin es hacer doble clic izquierdo
en la Escala temporal de cualquiera de las vistas.

La pantalla Escala temporal est compuesta por cuatro fichas o pestaas que son:

Nivel superior
Nivel intermedio
Nivel inferior
Periodo no laborable

A continuacin, se describirn los principales pasos para modificar las fichas tpicas de
nivel superior, intermedio e inferior.
1.
2.

3.
4.

Escoge la pestaa a editar (nivel superior, intermedio o inferior). Empecemos

eligiendo el nivel intermedio.
Para definir los niveles de la escala temporal a visualizar, se escoge en el campo
Mostrar las opciones: un nivel, dos niveles o tres niveles. Seleccionamos la
opcin de dos niveles.
En el campo Unidades, se elige la unidad de tiempo que se desea visualizar en
el nivel seleccionado.
En el campo Etiqueta, se selecciona la forma como se visualizar en el campo.

Repetir el procedimiento anterior para cada uno de los niveles de la escala temporal,
para lo cual debe cambiar la ficha o pestaa de los otros niveles (nivel superior,
intermedio o inferior).

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Las modificaciones realizadas a la escala temporal se pueden visualizar en la parte

inferior de la pantalla del mismo nombre, en la zona de Vista previa.

Figura 17: Pantalla Escala temporal

2.3 Insercin y eliminacin de campos

Para insertar una columna entre dos campos siga el siguiente procedimiento:
1.
2.

Haga clic derecho sobre el nombre del campo o columna ubicado a la derecha.
Escoja la opcin Insertar columna.

3.

En la celda Nombre del campo, seleccione el campo que desea insertar.

Figura 18: Cmo insertar columnas en las tablas

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Para eliminar un campo, haga clic derecho sobre el nombre del campo y seleccione
Ocultar columna.

Ejercicio de Repaso Modulo 2

1.

Crear el siguiente proyecto considerando los siguientes puntos:

2.

Crea los hitos tanto Principal como Secundarios.

Ingresa la duracin de cada actividad segn el grfico.

La escala temporal debe ser de dos niveles, el primer intermedio debe indicar los
meses y el inferior las semanas.

No te olvides de vincular cada tarea con la subsiguiente.

Inserta una nueva tarea dentro de Ejecucin de Obra llamada Maqueta. Duracin 4
das y que comience dos das despus de la fecha de inicio de Planos.

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