Lean PMO

Toda organizao que gerencia projetos busca a excelncia

nesse processo. uma tendncia natural a empresa procurar
melhorar seu gerenciamento, programa e portflio. O objetivo
principal das companhias ampliar a capacidade de gerar valor
e melhorar o alinhamento entre o trabalho executado e os
objetivos estratgicos denidos pela alta gesto. Com esse foco,
as organizaes priorizam aes e processos que permitam:
- Melhorar a comunicao entre as reas;
- Ampliar a colaborao entre os envolvidos;
- Desenvolver os talentos;
- Criar mecanismos para priorizar projetos que gerem mais valor
para o negcio.
A adoo de uma unidade organizacional uma soluo
bastante comum entre as empresas. Esse setor o que
chamamos de PMO (Project Management Oce ou Escritrio de
Projetos, em portugus). Em fevereiro de 2014 o Project
Management Institute (PMI) publicou uma anlise sobre a
importncia do trabalho desse setor.
A PMO Frameworks evidencia esse potencial de contribuio
junto s empresas. Ainda assim, muitas organizaes encontram
diculdade em denir o papel e um posicionamento estratgico
com o intuito de alcanar sucesso no longo prazo e de alavancar
o PMO como forma de apoiar a realizao dos objetivos
estratgicos da organizao.

H um nmero signicativo de companhias nas quais a funo do

PMO est em expanso. Da mesma forma que existe um forte
desejo de ampliar o papel de PMO e focar na estratgia de
negcio atravs do aumento de seu escopo de atuao e
responsabilidade. A inteno atingir os objetivos e as metas da
organizao.
Todo PMO tem a misso de melhorar a gesto de projetos dentro
de uma organizao, ento a grande questo : como evidenciar
que o valor do PMO supera os investimentos necessrios para
sua implantao e manuteno?
Os resultados alcanados devem gerar valores signicativos o
bastante para justicar a reduo de custos em projetos, a
melhoria da performance e a qualidade do projeto. Uma das
solues apontadas pelo PMI para que as organizaes
melhorem essa equao pensar em um Lean PMO.
O pensamento que predomina entre os empresrios de que o
PMO precisa ser grande. Mas essa regra no se aplica a todas as
companhias. Preparamos esse ebook com o objetivo de mostrar
que possvel criar um PMO enxuto e eciente.
Vamos mostrar como funciona um Lean PMO, desde a
estruturao, passando pela manuteno, at chegar s formas
de evidenciar sua gerao de valor.
Boa leitura e bons projetos!

Inovaes de processos e de produtos surgem a todo instante.

Por isso ter um centro de apoio e de informao que possa
auxiliar o gerente de projetos to importante.
A diferena entre uma organizao que tem um PMO de outra
que no possui este servio mesma de um viajante munido de
mapas, GPS e internet de outro sem essas ferramentas e com
poucas informaes sobre o local.
Existem diversos modelos para o escritrio de projetos. Em
algumas empresas o escritrio de projetos responsvel por
todas as atividades referentes ao gerenciamento, administrao
e execuo dos projetos.
Existem tambm empresas que preferem que o escritrio seja o
responsvel apenas pela consolidao das informaes em uma
viso geral de todos os projetos na organizao. Nesse segundo
modelo o PMO d apoio e aponta possveis falhas na sequncia
dos projetos. Seu foco institucional est no procedimento de
gerenciamento. Esse grupo de suporte providencia metodologia,
ferramentas, processos, modelos e servios para os gestores.
Independente do modelo adotado, o PMO que vai mostrar as
melhores prticas de gerenciamento e auxiliar o gerente a
conduzi-las. Sua principal funo ser a de minimizar problemas.
Ao otimizar processos, o trabalho desta central gera resultados e
lucros para as empresas.

Diferencial de mercado
Mtodos sistemticos e ecientes de implementar novos
procedimentos, tcnicas e ferramentas de gesto de projetos
corporativos so levados para o dia a dia das empresas atravs
de um escritrio de gerenciamento de projetos.
A ecincia na execuo de planos estratgicos determina o
sucesso ou o fracasso de uma companhia, por isso a demanda
por um centro de gerenciamento de projetos crescente. Ao
diminuir o nmero de falhas e acelerar o andamento das
atividades, a empresa contar com um diferencial em relao aos
concorrentes.
Com um PMO, a organizao melhora consideravelmente os
padres de produtividade das metas de curto, mdio e longo
prazo. Compreender a importncia e descobrir a melhor forma de
trabalhar o PMO dentro das empresas faz parte do prprio
processo de adoo dessa ferramenta.
Na sequncia deste ebook, possvel ter uma ideia sobre o que
PMO, qual sua funo e quais os elementos do Lean PMO. Alm
de entender porque o lean management importante nesse
processo e como implant-lo.

O principal propsito do PMO ser prover solues para

melhorar a performance da organizao no que diz respeito
gesto de projetos. O bord da companhia, gerentes de projetos e
demais reas de negcios so clientes em potencial deste
prestador de servios interno. Alm dos desaos de evidenciar o
valor gerado pelo escritrio de projetos, o PMO ter de gerenciar
e atender esses clientes com necessidades diferentes e, em
algumas vezes, at mesmo conitantes.
Durante a estruturao do PMO fundamental identicar as reais
necessidades de cada grupo de clientes, assim como denir o
escopo de atuao do PMO e sua evoluo. Uma ferramenta
muito til no processo de estruturao do PMO o Business
Model Canvas, que permite estruturar um negcio em uma folha
e assim denir qual sua proposta de valor para cada segmento
cliente dentro da organizao.
Para implantar e organizar um escritrio PMO deve-se considerar
pontos essenciais para atingir o sucesso em todos os projetos.
Seguindo o ciclo PDCA separamos os principais pontos que
devem ser estruturados durante um projeto de implantao de
um PMO:

PLAN
Primeiramente, uma comisso designada para organizar a
formao da equipe e denir como ela ir trabalhar. Depois
feita a escolha do gerente de projetos, que deve ter pleno
conhecimento sobre a realidade da empresa, seu atual estgio
de maturidade, assim como as prioridades do PMO.
Uma ferramenta muito til para apoiar o planejamento do LEAN
PMO o PM CANVAS (Download da A0 aqui ou do aplicativo iOS
e Android). Nele voc e sua equipe iro estruturar o
planejamento preliminar do seu projeto, denindo claramente os
13 blocos e as principais entregas do projeto de implantao do
PMO (veja outro ebook em que falamos sobre como estruturar
seu PM CANVAS).
o gerente de projetos quem vai realizar um plano de trabalho
para a equipe. Essa estratgia deve conter os setores que
requerem uma ao mais imediata, bem como a forma de
execut-las pelo PMO. Nessa etapa, ser necessrio um projeto
piloto que aponte as bases da atividade do PMO.
Tambm devero ser realizados alguns projetos voltados para o
escritrio. Dali sair algumas denies importantes: a formao
da equipe, o espao de utilizao, os custos, os ganhos, os
prazos, a comunicao.
Tambm sero denidas as atividades que vo anteceder a
implementao bem como as competncias esperadas dos
prossionais que vo compor a equipe. Da mesma forma em que
a estimativa dos riscos a serem enfrentados e a obteno de
suporte de outras reas devem ser mensuradas.

DO
Denido o projeto com os gastos e ganhos, chega o momento de
implementar o que foi estabelecido na etapa de planejamento.
fundamental ter um projeto estruturado na sua ferramenta de
gesto de projetos com todas as atividades que sero
executadas. Durante a execuo ser importante entregar todos
os produtos necessrios para o escritrio de projetos operar
plenamente.
Tambm feita a organizao estrutural como denio da
ferramenta de gesto de projetos que ser adotada (seja um
software sejam planilhas eletrnicas), relatrios e templates.
Nessa altura, ocorre a realizao de um projeto que de fato ser
aplicado e a busca por recursos em outros setores. O escritrio
(nalmente) comea a operar.

check
nesse estgio que a aplicao de todos os componentes do
PMO iniciada. Nesse ponto comeamos a medir com o objetivo
de evidenciar o valor gerado pelo PMO. O PMO implantado tem
que ser capaz de gerar valor de maneira a justicar seu
investimento e seu custo de manuteno. Durante a operao do
PMO, alm de prestar seus servios para seus diferentes clientes,
fundamental medir os benefcios gerados assim como
metricar esse valor.
Durante a operao o PMO ir acompanhar a evoluo da
organizao, a adoo da metodologia, a melhoria dos
indicadores de projeto, a utilizao da ferramenta de gesto de
projetos adotada e a diminuio de no conformidades e
incndios. Para quem construir o Canvas da Iniciativa, ser o
momento de medir se os benefcios denidos foram atingidos.
No se preocupe, inerente a qualquer projeto de
implementao conquistar algumas metas e fracassar em outras.
Separe todos os resultados que no atenderam s expectativas e
refaa seu plano de ao com medida para atac-los. O
importante criar uma espiral evolutiva, em que a cada rodada
um novo resultado e conquistado.

ACT
Durante essa etapa criamos aes corretivas, ou seja, a correo
da falhas encontradas no passo anterior cuja eccia foi
vericada. nessa fase que se inicia novamente o ciclo levando
ao processo de melhoria contnua.
Nessa etapa fundamental evitar um comportamento bastante
danoso execuo de tudo o que foi planejado anteriormente: a
acomodao. Sempre possvel melhorar. No aceite os
primeiros resultados. Procure ampliar sua margem de ecincia,
mesmo que tudo tenha sado de acordo com o que foi
programado.
Acompanhe e recicle sua equipe e amadurea os objetivos para
os prximos projetos. A utilizao de planilhas e a denio de
indicadores ajudam o PMO na busca pela excelncia.

O processo de acompanhar evoluo da maturidade de

diferentes reas da empresa e a execuo de seus projetos nem
sempre algo simples.
Enquanto algumas empresas optam por acompanhar projetos
com planilhas eletrnicas ou softwares instalados localmente,
outras j sabem que isso tem um impacto muito signicativo no
tempo investido na qualidade das informaes geradas e por
isso investem em uma soluo que faa esse trabalho de forma
mais prossional.
A nossa recomendao o Project Builder, uma criao
nossa, utilizada atualmente por desde os 20 maiores
grupos econmicos do Brasil at pequenas empresas e
consultores individuais.
O Project Builder permite acompanhar dentro de um nico
ambiente sua estrutura organizacional, os recursos humanos, sua
carteira de projetos e seu projetos de forma muito simples. Com
essa estrutura possvel gerar de forma dinmica relatrios que
evidenciam como est a gesto de projetos dentro das diferentes
reas de negcio de sua organizao. Tudo isso dentro de um
ambiente colaborativo em que cada recurso do projeto informa
sua execuo, publicando documentos e automatizando a
comunicao. A prpria ferramenta evidencia tendncias e emite
alertas automticos que noticam os principais envolvidos
antevendo atrasos, para que seja possvel tomar medidas antes
que uma crise ocorra.

A composio de um Lean PMO eficiente

Existem determinados pilares sob os quais as equipes devem
trabalhar para desenvolver um modelo de gesto eciente
baseado no Lean PMO. O que abrange desde a base do projeto,
passando pelas mudanas necessrias, pela orientao de
crescimento e at alcanar o cumprimento dos objetivos.
Mtricas de desempenho: so baseadas em indicadores como
tempo, produtividade, rendimento e valor agregado. Com esses
dados em mos, possvel identicar os resultados obtidos pelo
setor. Caso estejam abaixo do esperado, a ao dos gestores
voltada para o prximo item.
Planos de ao: Apenas identicar que os resultados no esto
dentro do esperado no basta para modic-los. A equipe de
PMO dever denir aes que tragam maior suporte para atingir
os resultados planejados na primeira etapa.
Monitoramento do setor e de estratgias: Alm de acompanhar
se as mudanas esto acontecendo de forma gradativa dentro do
setor de implantao, preciso estar atento s estratgias
escolhidas. Elas so as melhores ou outras poderiam ser
aplicadas? Se o resultado ainda no estiver aceitvel, deve-se
corrigir o curso estratgico.
Avaliao: Em todo o tempo necessrio fazer uma avaliao
para ter certeza de que as decises so as melhores possveis.
Porm, necessrio estabelecer um tempo para uma avaliao
mais detalhada e precisa. O objetivo retornar s mtricas de
desempenho e fazer uma anlise completa j com a
implementao da equipe de Lean PMO. Caso ainda no seja
detectada a melhoria necessria, devem-se implantar novas
iniciativas.

Todos esses pilares esto relacionados aos objetivos principais

desse departamento, que detalhar por meio de projetos todas
as metas empresarias e as estratgias para alcan-las. O
caminho mais seguro ser preciso e claro desde o incio do
planejamento, da execuo, do controle e da nalizao dos
projetos.

manuteno e gerao de valor do Lean PMO

So duas as etapas que visam manter a gerao de valor do Lean
PMO. A primeira refere-se a colocar em prtica a manuteno.
Onde possvel encontrar mais elementos como hardwares e
softwares que facilitem o trabalho da equipe? Esse o tipo de
pergunta que deve ser respondida nesse momento. No se trata
de algo difcil. Muitos casos precisam apenas de atualizao.
O segundo passo mais complexo. Esse percurso refere-se
anlise dos recursos utilizados. A questo aqui : eles trouxeram
resultados para os projetos acompanhados pelo PMO?
Se o saldo for positivo, o ideal pensar em alternativas que
possam otimizar ainda mais os resultados. Agora, se o saldo for
negativo, ser preciso analisar os pontos que no deram retorno.
A falha pode estar tanto no projeto quanto nos membros de sua
equipe.
Seja realista quanto gerao de valor. Isso fundamental para
no criar falsas expectativas. Mas no esquea que a gerao de
valor deve sempre estar acima dos gastos utilizados com o PMO.
O gerente deve criar uma linha do tempo e estabelecer os
ganhos em cada perodo. Por m, feita uma anlise e so
denidos os procedimentos seguintes.

Elementos do PMO
1. Base priorizada: os projetos passam por mudanas ao longo
do processo. Se a proposta for elaborada a partir de um valor de
negcio e no permitir alteraes, essa postura vai interferir no
resultado nal.
2. Demanda no tempo certo: utilizando o primeiro elemento
coerentemente, possvel cumprir com os prazos estipulados
sem perder tempo. Em vez de rever o projeto, o escritrio, atravs
dos gerentes, poder assumir uma postura de resultados.
3. Processo simplicado: simplicar signica eliminar todos os
fatores (internos ou externos) que possam travar o projeto. Nada
pode ser mais adequado do que trabalhar de forma simplicada,
isso evita complicaes desnecessrias.
4. Equilbrio na carga de trabalho: cada gerente deve assumir
uma funo ou, ao menos, ter a clareza de quais so as aes que
cabem a ele realizar. Deixar que os procedimentos sejam
executados sem nenhum controle gera desorganizao.

A adoo do Sistema Toyota de Produo pelas empresas no

recente. Maior produtividade e qualidade dos produtos so
algumas das vantagens desse processo. Pensar no cliente antes e
durante a execuo garante que a demanda ser atendida sem a
produo de excedente. O que implica em maior qualidade e
menos desperdcio de tempo e de dinheiro.
Esses conceitos tambm so utilizados por startups. Se antes
essas empresas passavam meses desenvolvendo softwares
sosticados correndo o risco de ningum se interessar pelo
produto, agora o processo inverso. Tudo testado de maneira
rpida e com um gasto nanceiro menor.
O processo produtivo no acontece mais de maneira isolada.
Planejamento, conceito, prottipo e lanamento andam junto
com a avaliao do pblico-alvo. Uma mudana na rotina das
empresas que acarreta no aumento da satisfao do cliente sem
que ele tenha de pagar pelas falhas e desperdcios que
ocorreram at chegar ao produto nal.
O sistema Lean, portanto, adequa espaos, recursos humanos (e
naturais), matria prima, e, principalmente, tempo. De acordo
com esse conceito, nada pode atrasar mais os processos de
produo do que o desperdcio, independente de sua origem.
Tudo isso, em tese, leva a uma simplicao de processos, pois a
ideia eliminar todos os rudos ainda na fase do projeto.

Essa proposta de reduo de desperdcio e criao de valor para

a empresa bastante conhecida entre gerentes e supervisores
de projetos no setor de TI. Apesar de apresentar ideias bastante
atuais para a rotina das organizaes, o sistema no novo.
Criado pela montadora Toyota no Japo, o lean manufacturing
comeou a ser utilizado nos anos 1950. O perodo de inovao
que surgiu aps a II Guerra Mundial se estendeu para as
empresas. Se antes os olhos dos donos e scios estavam
voltados unicamente para o processo de produo, a partir
daquele momento todas as dimenses do negcio eram
valorizadas.

Ferramentas da filosofia Lean

Existem algumas ferramentas que colaboram com a losoa
Lean. Dentre elas pode-se citar os programas 5S, Kanban e
Kaisen.
Programa 5S - Alm de colaborar com a gesto e com a
produo, tambm ajuda na melhoria das condies de trabalho
e na execuo pelos funcionrios. Basicamente trabalha com a
premissa de economia e organizao.
Kanban - Existem dois pontos extremados que objetivam o
Kanban: a produo e o consumo. O trabalho realizado
conforme a demanda surge. O resultado a reduo dos
estoques, a facilitao do processo administrativo e a reduo do
consumo de material. O movimento dos recursos nanceiros
tambm adequado necessidade.
Kaisen - Um trabalho em busca da excelncia. Essa ferramenta se
prope a buscar alternativas que melhorem os resultados, tanto
em qualidade quanto em quantidade.

Basicamente, a proposta de Lean Management instituir uma

gesto enxuta. Isso implica retirar ou substituir o que no agrega
valor e a utilizar apenas o necessrio com intuito de otimizar os
resultados. A seguir, apresentamos os princpios que fazem parte
dessa tarefa de aprimorar os processos de criao, de gesto e de
execuo de projetos.
1. Reduzir desperdcios - Ao eliminar os excessos, os gestores
otimizam tempo e recursos. Analisar a real necessidade de
reunies e do tempo utilizado para cada atividade faz parte
desse processo.
2. Reduzir inventrios e aumentar a capacidade de espao -
Agilizar os processos de inventrio facilita a eliminao de itens
que j no fazem parte daquele ambiente. Com mais espao
disponvel, o ambiente de trabalho melhora e ainda possibilita a
instalao de equipamentos ou armazenagem de matria prima.
3. Potencializar sistemas de produo - Se uma forma de
produo trouxer resultados signicativos para a empresa, o lean
management ir buscar formas de otimizar esse sistema.
4. Desenvolvimento de sistema de abastecimento - Se a
empresa no for abastecida adequadamente pelos fornecedores,
dicilmente conseguir produzir da forma que planejou.
5. Aumento da exibilidade e melhoria na aparncia - A
exibilidade a possibilidade de mudar no meio do processo, se
for necessrio. Para que isso seja possvel, a empresa precisa se
adequar a essa mudana. Outro fator importante avaliar o que
est dando certo e quais pontos so menos produtivos.

Por complementar a atividade do escritrio de gerenciamento de

projetos, o Lean colabora com o trabalho do PMO. Uma prtica
comum nos negcios cuidar do planejamento de outros setores
sem elaborar o prprio plano de ao.
Ao utilizar o Lean no PMO e planejar, num primeiro momento, o
setor de TI e as aes dos gerentes de projetos, o resultado ser
um ganho inicial para o planejamento dos demais programas.

Passos para o PMOAdotar a Metodologia Lean

Caso o PMO queira seguir a risca a criao de valores e se
adequar ao processo que prope a outros setores da corporao
na concluso de projetos, dever implementar a metodologia
Lean. Esse passo a passo traz uma ideia clara de como elaborar
um plano para adotar a metodologia Lean.
Implementao do programa 5S: o programa 5S colabora com o
PMO para adequar as ferramentas de trabalho, sempre
organizadas em necessrias e desnecessrias. O programa 5S
melhora a organizao, a utilizao de recursos, a comunicao e
aperfeioa a delegao de tarefas.
Utilizao de softwares: otimizar a utilizao de programas de
computadores, sempre a procura dos mais completos e de maior
usabilidade, denidor para que todos trabalhem no mesmo
ritmo.

Delegao de tarefas: esse item pode ser parte integrante do

programa 5S, mas muito importante entender que essa
delegao deve ser bem distribuda para que ningum que
sobrecarregado ou ocioso.
Horrio determinado: estipular o horrio de cada tarefa
fundamental para o cumprimento das metas.
Podemos entender dentro desse processo que para um PMO ser
eciente, deve adotar a mesma postura na criao de projetos.
Caso contrrio, o desperdcio iniciar na base e o prprio
escritrio ser mais um elemento de gesto alargada e
desnecessria.
A utilizao do Project Builder, um software facilitador da gesto
de empresas, ser benca na tarefa de implantar um processo
de gesto e manufatura enxuta. Um treinamento rpido ser o
suciente para que gerente entenda seu funcionamento, mesmo
sem nunca ter trabalhado com o software. Isso se deve ao layout
intuitivo que o Project Builder oferece aos usurios. Todo o
desenvolvimento foi feito para a utilizao online.

Sobre a project builder

A Project Builder uma empresa que tem como objetivo de
ajudar as Empresas a entenderem e aproveitarem os benefcios
do Gesto de Projetos, conseguindo assim resultados reais e
permanentes para os seus negcios. Fazemos isso hoje de trs
formas principais:
Software completo e integrado: para facilitar o gerenciamento
de projetos, programas e portflios da sua organizao,
independente do porte e setor de atuao. O Project Builder
permite gerenciar em uma nica ferramenta todas as aes de
sua empresa, do nvel estratgico at o operacional, gerenciando
planejamento estratgico, objetivos, portflio de projetos,
programas, projetos e atividades.
Metodologia passo a passo de implementao de
Gerenciamento de Projetos: que j rodamos e renamos com
mais de 100 empresas clientes. Oferecemos pacotes de
consultoria em cima desta metodologia e do uso efetivo do
Project Builder.
Produo de contedo educativo: cobrindo temas como
gerenciamento de projetos, gesto de equipe, produtividade,
gesto estratgica, gerenciamento de portflio de projetos,
gerenciamento de programas, modelos de maturidade, entre
outros.
Este contedo toma no nosso blog de Gerenciamento de
Projetos, eBooks e Webinars gratuitos e palestras presenciais.

Para colocar as dicas em prtica, esteja atento s novidades em

se tratando de denio de indicadores de desempenho, alm
de contar com softwares ecientes e uma equipe bem treinada.
Utilize o Project Builder gratuitamente por 15 dias e veja como
sua simplicidade pode ajudar a promover uma mudana na sua
empresa.

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