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en las Ciencias
de la Documentacin
La Archivologa
en las Ciencias
de la Documentacin
La Archivologa
en las Ciencias
de la Documentacin
Estudio de aspectos epistemolgicos
y contenidos de las Ciencias de la Documentacin,
preparados para la Carrera de Archivstica
PRLOGO
UNA DE las necesidades bsicas de los estudios archivolgicos y de todas las personas que se integran a ellos, consiste en trascender la barrera de la mera consideracin
pragmtica o emprica, de aquello que es en s y constituye la Archivologa.
Vctor Hugo Arvalo Jordn quien estimo ya no precisa de mayores presentaciones en el campo archivstico argentino, luego de haber escrito ms de diez volmenes al respecto corresponde al tipo de autores de nuestro medio que han superado y provisto ampliamente a
otorgar el debido carcter de esta nueva ciencia que hoy
nos ocupa.
As lo ha plasmado en sta su nueva obra La Archivologa en las Ciencias de la Documentacin, en la cual
el autor mezcla hbilmente la erudicin para hacernos
ingresar en la profundizacin de los conceptos, ideas y
postulados ya tomados desde un punto de vista cientfico, ampliando permanentemente el vasto mbito de la
Archivologa, dentro del contexto de las Ciencias de la
Documentacin.
NDICE
Prlogo ........................................................................... 6
Introduccin ................................................................... 9
Orgenes comunes ......................................................... 19
Archivologa: tcnica y ciencia ........................................ 22
Bibliotecologa: tcnica y ciencia ................................. 27
Clasificacin de las bibliotecas ............................................ 28
Tcnicas documentales ....................................................... 30
Edificios de las bibliotecas ................................................... 34
INTRODUCCIN
la afirmacin de la prensa y los primeros sistemas de telegrafa, hecho que fundament las telecomunicaciones
y, como casi todas las disciplinas, cobraron impulso y expansin despus de la Segunda Guerra Mundial.
Se puede tomar como caractersticas fundamentales
de este crecimiento:
El amplio espectro de los medios de comunicacin
masiva.
La introduccin de medios electrnicos e informticos en los mecanismos de desarrollo de la sociedad.
La divulgacin reprogrfica.
La transformacin de las sociedades logra magnitudes insospechadas, y aparentemente es slo el comienzo. Autores en Sociologa consideran que el desarrollo
tecnolgico impulsa a los cambios sociales, comparndolos o asemejndolos a hechos provocados por grandes
hitos del pasado, coincidiendo normalmente con:
La aplicacin de conocimientos aplicados a la agricultura.
La ganadera.
La cermica en el Neoltico.
La escritura.
La primera revolucin industrial (mquina de vapor).
La segunda revolucin industrial (electricidad y petrleo).
Desde nuestro punto de vista, consideramos la fusin
de tres tcnicas que han logrado un mayor mpetu en
nuestro siglo:
Informtica.
Telecomunicaciones.
Reprografa.
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Observamos que la reprografa se desglosa de disciplinas que conforman todo tipo de tratamiento documental.
Las tecnologas enumeradas ut supra corresponden
correctamente a la comunicacin. Estas tecnologas son
consideradas como iniciales de un nuevo ciclo de crecimiento de la economa.
Todos coincidimos en que la toma de decisiones requiere de un tratamiento previo de la informacin, para
el cual se desarrolla una serie de actividades que nos han
hecho comprender la importancia de las fuentes de informacin. stas se traducen bsicamente como los archivos y las bibliotecas.
El desarrollo de las actividades de la documentacin,
de las tcnicas de la documentacin, transforman positivamente a las instituciones y sus administraciones, modifican sutilmente nuestros modos de vida; la informacin como modificadora de las actitudes humanas transforma nuestros procesos mentales.
Coincidimos tambin en que los procesos de informacin requieren de una enorme cantidad de conocimientos. Confluyen disciplinas y ciencias o sectores del conocimiento como:
Clculo de probabilidades.
Estadstica.
Economa.
Sociologa.
Psicologa.
Investigacin operativa.
Organizacin.
Prospectiva o futurologa.
Informtica.
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Y otras ms enfocadas haca un solo fin: obtener informacin instantnea y adecuada para adoptar decisiones.
Todo conocimiento se fundamenta en datos obtenidos, los cuales son principio y fundamento de labores documentales, caracterizados como:
Comunicacin registrada (contenido sustantivo).
Tratada (auxiliares descriptivos, instrumentos de
investigacin, instrumentos de descripcin).
Explotada.
Analizada.
Sintetizada.
No nos sorprende entonces, hablando en el marco de
la Archivologa y las Ciencias de la Documentacin, el
empleo de mtodos de:
organizacin,
tratamiento,
utilizacin,
de comunicaciones (contenido sustantivo) como requisitos previos para procesos de toma de decisiones racionales.
Todas estas relaciones de intercambio de conocimientos han generado estudios dedicados a la documentacin,
tomando en cuenta:
Origen de los documentos.
Desarrollo.
Tratamiento.
Seleccin.
No obstante, el volumen de documentacin existente en la actualidad nos permite afirmar que nos encontramos en la antesala de una teora de la organizacin
del conocimiento, sustentada en los aportes que nos otorgan las Ciencias de la Documentacin y su contenido: la
informacin.
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Harold L. Wilensky fue uno de los primeros en enumerar cuatro problemas principales que conciernen tanto a socilogos que estudian a las organizaciones complejas como a administradores que tienen por cometido
dirigirlas:
Determinacin de los objetivos.
Control.
Innovacin.
Comunicacin (en ingls: intelligence).
La comunicacin, oral o escrita, es el contenido sustantivo para los archiveros, y condiciona todo el trabajo
documental; una comunicacin fcil de ubicar es imprescindible para la toma de decisiones y para determinar
los objetivos. El administrador que no dispone de datos
con atributos de:
exactitud,
pertinencia,
actualizacin,
tropezar con muchas dificultades para controlar la organizacin y lanzar nuevos programas.
Los archivos, objeto de la Archivologa, presentan
particularidades especiales que requieren un estudio complejo, al ser los documentos un producto y reflejo de la
actividad humana. Cada archivo presenta sus particularidades, problemas distintos de fondo puesto que no existen dos archivos similares, las actividades son diferentes para cada rea de las administraciones, pblicas o
privadas, por el mismo hecho que las necesidades sociales son diferentes para cada rea geogrfica, por consiguiente, la formacin documental difiere de un archivo
a otro, y las soluciones para una determinada rea no
son eficaces para otra. Se busca igualar estas situaciones sin contemplar la tradicin administrativa.
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Estos aspectos nos llevan a puntualizar sobre la problemtica de la informacin, que cumple algunos requisitos tomados de Wilensky:
Claridad: debe ser comprensible para el usuario.
Oportunidad: debe estar disponible cuando se la
necesita.
Seguridad: diferentes usuarios utilizando la misma informacin obtendrn los mismos resultados.
Validez: se presenta en forma de conceptos conformes con la realidad.
Tomemos en cuenta que toda esta complejidad se encuentra en continuo desarrollo y crecimiento, puesto
que se puede hablar de estancamiento econmico, pero
la produccin documental contina, inclusive con ms
ahnco.
Si slo se tomara en cuenta el aspecto poblacional de
cada pas, comprenderamos la magnitud documental
que genera o se produce por habitante, por el solo hecho
de estar en el marco jurdico de cada mbito geogrfico,
y considerando slo requisitos mnimos, v.gr. actas de
nacimiento, documentos de identificacin, permisos para
conducir, etc. Todos estos documentos requieren una actividad que regule su creacin y mantenimiento, independiente de las actividades propias de la poblacin: nacimientos, matrimonios, defunciones, divorcios, etc.
En estos aspectos, la produccin documental toma un
papel importante por la misma necesidad de informacin.
La informacin fluye y se modifica constantemente,
se somete al todo fluye enunciado por Herclito, el filsofo de la pluralidad mvil. Las caractersticas de la
informacin comprenden:
Coherencia lgica.
Validez de prediccin.
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sis supone la reunin de informacin adecuada y, a menudo, de investigaciones para cubrir lagunas del conocimiento.
Las tcnicas se convierten en especialidades, desarrollan, se amplan, incluso aparentemente se oponen,
pero no son ms que partes del conjunto. Todo este fenmeno nos permite considerar necesariamente un proceso, una revolucin histrica, un desarrollo continuo
con miras al futuro.
La prospectiva, trmino adoptado por Gastn Berger en 1957, o futurologa, si se prefiere la expresin,
puesta de moda por Bertrn de Jouvenel (1967) depende, sean cuales fueren sus mtodos (mtodo Delphi,
mtodo de la programacin simulada, simulacin sobre
modelos), de la calidad y de la pertinencia de la informacin y comunicacin sobre las que se funda.
Las diferencias de desarrollo entre los pases desarrollados y no desarrollados, es la diferencia en la calidad de la gestin. En la actualidad, los gobiernos conscientes de sus necesidades bsicas, estn de acuerdo en
que un gran espectro de sus tareas, sean de carcter estatal, administrativo o poltico y, sobre todo, en la etapa
de planificacin, y de toma de decisiones depende de la
disponibilidad de informacin. La informacin y el conocimiento son recursos que requieren de una mayor
atencin.
Se hace cada vez ms patente, la necesidad de unificar recursos de informacin concentrada en las bibliotecas y en los archivos, configurados en redes o sistemas
integrados, dirigidos a las especialidades ms acuciantes de cada gobierno.
Los modelos bsicos y generales de los servicios de
informacin se sustentan en:
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ORGENES COMUNES
Los archivos y las bibliotecas nacieron juntos, como
producto de la escritura y el pensamiento concreto; no
podemos decir con certeza cul de los dos fue primero.
Desde el momento que nace la escritura, surgen los
archivos como guardianes de la propiedad y el derecho,
y las bibliotecas como guardianes del pensamiento, tal
vez sin diferenciar las disciplinas exactamente. Los documentos eran custodiados indistintamente en salas comunes a ambos. El desarrollo de la documentacin es posterior, pero tampoco podemos afirmar en qu momento
exacto naci la documentacin; los elementos descriptivos de las bibliotecas y archivos se pueden considerar
documentacin especializada.
El verdadero desarrollo de la documentacin surge
en las ltimas dcadas. En 1895 se crea el Instituto Internacional de Bibliografa en Bruselas, sobre las necesidades de informacin temtica y el repertorio bibliogrfico universal. Un ao antes se reuni el primer Congreso de Bibliografa tambin en Bruselas. En 1910 el
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Instituto Internacional de Bibliografa, en su Publicacin N 34 da a conocer una terminologa a fin de universalizar y normalizar algunos trminos empleados en la
Bibliotecologa y la Documentacin. En 1938 se forma la
Federacin Internacional de la Documentacin (FID) que
se separa del Instituto Internacional de Documentacin,
nombre que fue adoptado en 1931 del antiguo Instituto
Internacional de Bibliografa. El FID se instala en La Haya.
En 1950 se crea la carrera de Documentalista en Pars
(Instituto Nacional de Tcnicas de Documentacin). Este
pequeo panorama nos muestra claramente que la documentacin entendida como tal tiene muy corto tiempo
de desarrollo.
Estos sistemas o procedimientos del archivo y de las
bibliotecas, primeramente fueron considerados como un
quehacer sobre todo en los monasterios en los cuales se
conservaron todo tipo de documentos, su posterior desarrollo los eleva al rango de disciplinas hasta el momento de considerarlas como Ciencias de la Documentacin.
Hoy podemos afirmar con certeza que gran parte de la
economa y el desarrollo de los pases, se sustenta en la
cantidad y calidad de documentacininformacin que
posea.
La revolucin industrial impuls el vertiginoso desarrollo de la documentacin, por consiguiente la necesidad de informacin se hace patente; no sin motivo en
1780 se crea en Inglaterra la Society for Promoting Constitucional Information (Sociedad para la Provisin de
Informacin Constitucional). Los inventos y su perfeccionamiento aceleran mucho ms el flujo documentario,
la imprenta, la mquina de escribir, el papel carbnico
y, sobre todo, el continuo crecimiento de la poblacin,
fueron entre otros aspectos los factores de crecimiento
de la documentacin.
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Esta revolucin continua lleva consigo una produccin y necesidad de informacin para perfeccionar determinados campos del conocimiento. Generalmente hacemos referencia a que todo lo creado por el hombre est
hecho a su medida. Nuestro conocimiento primario lo
obtenemos a travs del propio cuerpo, que es un gran receptor de informacin, esta informacin nos es transmitida en forma de color, temperatura, sonido, olor: todo
es debidamente clasificado y diferenciado por el cerebro, que posteriormente utiliza la informacin de acuerdo a las necesidades fsicas. El hombre ha creado todo
de acuerdo a su semejanza y necesidad. La documentacin es el ms fiel reflejo del hombre, de su conducta que
estar determinada por aspectos psicolgicos, culturales, sociales y, sobre todo, en la medida de su conocimiento. Todo esto implica una evolucin (evolucin no en el
sentido de progreso sino de cambio). Esta evolucin se
convierte y se manifiesta en s misma y en el medio que
la rodea. Ese medio no es ms que una minscula parte
del universo que nos circunda. Aun as es notable que no
obstante los progresos tecnolgicos, los documentos que
son productos del pensamiento, o que son elaborados objetivamente en forma de libros, no hayan cambiado mucho su tradicional forma. Ha habido cambios en cuanto a
su calidad, material empleado, forma de impresin; pero
el libro sigue siendo libro. No ocurre lo mismo con los documentos de los archivos, que son producto de determinadas actividades, sean stas pblicas o privadas, que
muchas veces modifican sus formas tradicionales, creando caractersticas propias. Puede haber dos bibliotecas
iguales, pero no puede haber dos archivos con esa propiedad. Toman un carcter individualizante, porque la
causa que los motiva difiere sustancialmente de la de
las bibliotecas.
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En la actualidad, se realizan estudios en todos los niveles, a fin de establecer servicios y sistemas nacionales
de archivos, bibliotecas, museos, comunicaciones. Los
organismos internacionales promueven la creacin de
redes, sean de carcter nacional primero, luego de carcter internacional, de modo que faciliten con sus aportes una eficiente comunicacin cientfica, tcnica y de esparcimiento.
Los gobiernos de las naciones desarrolladas han tomado conciencia sobre el potencial del desarrollo de todos los canales de informacin y comunicacin, as magnifican el papel de las ciencias en desarrollo, permitiendo
una planificacin de sistemas y redes: les incumbe tomar decisiones acertadas adoptando medidas adecuadas para lograr una planificacin global de las estructuras de informacin, documentacin, bibliotecas y archivos, logrando una amplia participacin de sus reas en
las redes de comunicacin internacional.
Todo archivo debe estar preparado para el servicio
de la investigacin, no slo en la consulta eventual de
documentos administrativos, sino para allanar el camino de la investigacin mediante el uso de informacin
continua y de alta calidad, que permita adquirir mayor
conocimiento y decisiones acertadas.
Son los poderes pblicos quienes prioritariamente
tienen necesidades de comunicacin fluida, puesto que
las necesidades se incrementan considerablemente con
el transcurso del tiempo; se explica esta situacin si consideramos que las responsabilidades de los estados modernos abarcan nuevas esferas de actividad.
La respuesta del pueblo tambin se deja sentir, las
necesidades del desarrollo social, econmico y cultural
obligan racionalmente a los poderes pblicos a reunir
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Los libros adquieren su real importancia cuando comprendemos que son los sustentadores de conocimientos
humanos, susceptibles de poder ser guardados y difundidos, es decir, transmisibles.
Los tipos de colecciones bibliogrficas son variados,
dependiendo normalmente de los fines propios de cada
biblioteca como del pblico al cual estn orientados. La
mayora de los pases disponen de una amplia tipologa
de bibliotecas en similitud con los archivos en algunos
casos.
En general las bibliotecas se organizan y se vinculan
a travs de carteras ministeriales como cultura y educacin, a falta de stas mediante asociaciones profesionales, logrando acuerdos de prstamo y otros programas
de cooperacin e intercambio, en muchas ocasiones extensivos a otros estados.
Bibliotecas nacionales. Normalmente las bibliotecas nacionales estn financiadas con fondos pblicos; cumplen un doble objetivo: proporcionar material bibliogrfico para la investigacin general, y difundir el patrimonio cultural que lo conserva.
Bibliotecas acadmicas. Son aquellas que se encuentran en las universidades, facultades, escuelas, unidades acadmicas y centros de enseanza de cualquier nivel. Se diferencian de las bibliotecas de investigacin en
el servicio que prestan a sus estudiantes, apoyando los
programas educativos y de investigacin propios de la
unidad de enseanza a la que pertenecen.
Bibliotecas pblicas. Responden a un abanico de
necesidades en relacin a la demanda que presentan sus
usuarios. Suelen ser patrocinantes u organizadores de
actos culturales que complementan o incentivan la lectura permanente o la creacin de hbitos de lectura. Cobran especial importancia las bibliotecas que prestan ser29
TCNICAS DOCUMENTALES
En la actualidad, las bibliotecas dividen sus actividades en dos categoras: las de carcter interno relativas a
procedimientos como son los servicios tcnicos: adquisicin, catalogacin, clasificacin, organizacin y conservacin, y las referentes al trato directo con los usuarios.
Estos conceptos no recuerdan la postura sustentada en
Teora, fundamentos y prctica de la Archivologa.1
Adquisicin. O etapa de recepcin, es la actividad
mediante la cual una biblioteca obtiene su material a partir de varias fuentes: editoriales, mayoristas de libros (o
intermediarios), vendedores de libros de segunda mano
y donaciones.
Catalogacin y clasificacin. El material bibliogrfico adquirido es descrito y ubicado en el conjunto de la
1
Arvalo Jordn, Vctor Hugo. Teora, fundamentos y prctica de la
Archivologa. Edicin virtual y en papel, e-libro.net. Buenos Aires. 2002.
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General Works
Philosophy; Religion
History: Auxiliary Sciences
Universal History
American History
Geography; Antropology
Social Sciences
Political Science
Law
Education
Music
Fine Arts
Languaje and Literature
Science
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Trabajos Generales
Filosofa; Religin
Historia: Auxiliar de
Ciencias
Historia Universal
Historia Americana
Geografa, Antropologa
Ciencias Sociales
Ciencias Polticas
Leyes
Educacin
Msica
Bellas Artes
Lenguaje y Literatura
Ciencias
R
S
T
U
V
z
Medicine
Agriculture
Technology
Military Science
Naval Science
Bibliography and Library
Sciences
Medicina
Agricultura
Tecnologa
Ciencias Militares
Ciencias Navales
Bibliografa y Ciencias
Librarias
Supuestamente, dentro de esta clasificacin, el contenido librario est dispuesto desde las consideraciones
generales hasta los aspectos especficos, y de la teora a
todas las aplicaciones; los temas especficos estn indicados por combinaciones de maysculas y el ms concreto
por tres nmeros. El esquema de clasificacin se revisa
continuamente.
Clasificacin decimal Dewey. Mtodo de clasificacin cuyo fin es facilitar la catalogacin de libros y otros
materiales. Por mucho tiempo se pretendi utilizar este
mtodo en los archivos, sin mucho xito. Fue desarrollado por el educador estadounidense Melvil Dewey. Fue
publicado en 1876 en un folleto de 42 pginas; sin embargo, en 1979 apareci la ltima de las 19 revisiones de su
Clasificacin decimal e ndice relativo en tres volmenes.
Es utilizado en las bibliotecas de todo el mundo.
Mediante este sistema de clasificacin, las materias
de los libros se dividen en diez categoras principales,
cada una de las cuales es sealada por un nmero mltiplo de 100.
000-099, obras generales, enciclopedias, peridicos
y revistas;
100-199, hace referencia a la filosofa y a la psicologa;
200-299, a religin y mitologa;
300-399, a las ciencias sociales;
400-499, a lenguaje;
500-599, a ciencias puras;
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600-699, a tecnologa;
700-799, a artes (tambin deportes y ocio);
800-899, a literatura;
900-999, comprende historia, geografa, biografas
y viajes.
Cada clase principal est dividida en diez subclases,
cada una de las cuales, a su vez, se divide con nmeros
individuales, indicando otra subdivisin menor. Otra divisin especfica indica la localizacin geogrfica, el perodo cronolgico o la forma del material, que son sealados
por nmeros decimales que siguen al tercer dgito.
Tanto para la Archivologa y la Museologa, como para
la Bibliotecologa, el uso y desarrollo de los ordenadores determina un gran avance para los procesos descriptivos. Desde 1980, progresivamente se fue desarrollando el servicio descriptivo automatizado, reduciendo gran
parte del trabajo manual que significaba el catlogo de
fichas.
Conservacin. Entre las tcnicas que toman auge
en su desarrollo, sobre todo tratndose del patrimonio
cultural en general, corresponde tambin la responsabilidad de la conservacin y, en caso extremo, su restauracin. Despus de la Segunda Guerra Mundial, este tema
fue tomando importancia debido sobre todo al constante
deterioro progresivo sufrido por el papel y en su generalidad por todos los soportes modernos.
Consulta. Los servicios de consulta constituyen un
verdadero desafo y una de las actividades ms especializadas, sobre todo con el desarrollo de la tecnologa y
los sistemas de comunicacin. Requieren de una profunda relacin con las fuentes de informacin y una amplia
cultura general.
Prstamo. El desarrollo enunciado anteriormente
de la tecnologa de la informacin y de la comunicacin,
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diseados ex profeso, en reservados individuales dedicados al estudio, o en hornacinas situadas junto a las ventanas. Dado el elevado costo de los manuscritos, adems
de ser pocos y raros, estaban a menudo encadenados a
la pared o al pupitre.
El siglo XV fue decisivo tanto para la Bibliotecologa
como para la Archivologa, gracias a la difusin de la imprenta, el descubrimiento de Amrica y al aumento del
ndice de alfabetizacin. Las bibliotecas ampliaron sus
reas de lectura y desarrollaron los sistemas de almacenamiento. Amplias salas daban cabida a lectores y libros, muchas veces mezclados con los manuscritos.
En el siglo XIX las bibliotecas experimentaron cambios dramticos. Se increment el nmero de lectores, lo
mismo que el de libros y peridicos, se hizo necesario ampliar la capacidad de depsito, generalizndose las estanteras de metal que ya se colocaban separadas de la
pared. Hasta principios del siglo XX los lectores se acomodaban en salas centrales de lectura, decoradas y de
extensin considerable, que contaban con filas de largas
mesas y sillas de madera. Las colecciones especializadas se ubicaban en salas pequeas.
En la actualidad, se toman precauciones en el diseo de las bibliotecas. Teniendo en cuenta el porcentaje
de crecimiento tanto de los lectores como de los libros,
se considera entonces la posibilidad de ser ampliadas
posteriormente.
Despus de la Segunda Guerra Mundial, la expansin experimentada por la tecnologa de la informacin
nos lleva a considerar en todas las fuentes, nuevos mtodos de almacenamiento. Se emplean estanteras compactas mviles o el microfilmado de material para su
conservacin o, en muchos casos, para reemplazar a documentos que por sus caractersticas son difciles de
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guerra civil entre Julio Csar y los seguidores de Pompeyo Magno, Csar fue asediado en Alejandra; un incendio que destruy la flota egipcia se extendi a algunos depsitos de libros y aproximadamente se quemaron
40.000. Segn la leyenda, la biblioteca fue destruida por
el fuego en tres ocasiones: en el 272 d.C. por orden del
emperador romano Aureliano; en el 391, cuando el emperador Teodosio I la arras junto a otros edificios paganos, y en el 640 por los musulmanes bajo el mando del
califa Omar I (c. 581-644).
En la Edad Media, las bibliotecas pertenecan casi
exclusivamente a los conventos (verdaderos centros de
difusin de la cultura de su tiempo, como el de Fulda en
Alemania) y a los seores feudales, y continuaron siendo privilegio de los eruditos y de la nobleza.
En la Edad Moderna, las bibliotecas logran un amplio desarrollo sujeto a fenmenos histricos y sociales
como:
La aparicin de la imprenta.
El abaratamiento de los libros.
La multiplicacin de las bibliotecas.
Su inclusin en los planos nacionales de la educacin y desarrollo.
La Biblioteconoma dict las normas para la organizacin cientfica de las bibliotecas y se transform en
verdadero complejo de tcnica y ciencia.
Se hizo imposible para el especialista, el investigador, el cientfico seguir la literatura referente a su especialidad.
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LA MUSEOLOGA tiene una estrecha relacin con la Archivologa y la Bibliotecologa. Una biblioteca puede tener
su museo en relacin a los libros de inters que pueda
poseer, lo mismo y con mayor razn, un archivo sobre
todo los histricos tiene material documental digno
de exponer en un museo propio.
El museo es una institucin que alberga colecciones
de objetos de inters artstico, histrico o cientfico, conservados y exhibidos para la enseanza y entretenimiento del pblico.
Algunas de las organizaciones que en la actualidad
conducen la poltica y el trabajo de los museos de todo
el mundo, han propuesto definiciones parecidas sobre la
naturaleza y los objetivos de un museo. Entre estas organizaciones se encuentran el Consejo Internacional de
Museos (ICOM), fundado en 1947. El ICOM es una organizacin profesional independiente que, mediante sus comits, publicaciones y actividades, constituye una tribuna
para ms de 7.000 miembros de 119 pases. En estrecha
colaboracin con la UNESCO y otras organizaciones interna-
cionales, su misin consiste en desarrollar nuevos museos y crear vnculos entre los ya existentes, a travs de
comits directivos nacionales que son responsables del
organismo central. Cada tres aos se celebra una reunin
general del ICOM en un pas distinto y durante los perodos intermedios se renen unos 20 comits internacionales.
Museum es un trmino del latn, derivado del griego
mouseion, que en principio se refera a un templo dedicado a las nueve musas. Hasta el Renacimiento no se aplic
este trmino para referirse a una coleccin de objetos.
IDEAS PRECURSORAS
Alrededor del ao 290 a.C., en Alejandra (Egipto),
Tolomeo I Ster fund el mouseion, considerado hasta
ahora como el primer museo, histricamente hablando.
Era un gran edificio que permita reunir a los sabios y
eruditos mantenidos por el Estado (parece broma, pero
es acadmicamente cierto). Disponan de un comedor,
sala de lectura, claustro, jardn botnico, parque zoolgico, observatorio astronmico y la famosa Biblioteca de
Alejandra.
El mouseion guardaba objetos como instrumentos quirrgicos y astronmicos, pieles de animales, colmillos
de elefantes y bustos que se utilizaban para la enseanza. El museo y la mayor parte de su biblioteca fueron
destruidos hacia el ao 270 durante enfrentamientos civiles.
Los templos de la antigua Grecia son considerados
como los precursores de los museos modernos, teniendo
en cuenta que guardaban toda clase de objetos, abundaban estatuas, jarrones, pinturas, adornos de bronce, oro
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DOCUMENTACIN. DOCUMENTOLOGA
EL TRMINO documentacin proviene del trmino documento, ambos derivan del vocablo latino documentun, en su
acepcin docere que significa ensear, por lo tanto documento es aquello que se ensea, que se transmite, y su
etimologa y significacin fueron estudiados por Arntz.
Segn Coblans, es imposible definir el trmino documentacin, certeza aceptable si consideramos que su significado difiere segn cada autor.
El trmino documentacin es muy ambiguo, encierra
muchos significados. Generalmente llama documentacin al plural de documento, v.gr. la documentacin de
la biblioteca, la documentacin del archivo. Si se quiere
precisar a la Documentologa como estudio de la documentacin, tambin resulta ambiguo el trmino, porque
se llama Documentologa al estudio de la Diplomtica, o
a la parte grafolgica del perito escritural, a la Diplomtica misma o a la disciplina derivada de las ciencias
jurdicas que se ocupa de la parte documental, tambin
suele llamarse a los documentales audiovisuales, de ah
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vicios intermedios que transmiten el material documental del estudio productor al estudio consumidor.
La Archivologa y la Bibliotecologa generan constantemente documentacin especializada en sus respectivas ramas. El desarrollo de esta documentacin fue paralelo al industrial. La necesidad de obtener informacin rpida y segura de los nuevos descubrimientos e inventos para aplicarlos nuevamente, ha hecho que se elaboren nuevas tcnicas y teoras para el tratamiento exclusivo de la documentacin, y para la difusin de su
informacin.
Bsicamente, se pueden sealar tres factores que facilitaron este desarrollo:
La especializacin cientfica.
La creciente primaca tcnica.
La desbordante diversidad de los medios informativos y comunicativos.
Las tcnicas documentarias son cada vez ms complejas, pero en su esencia se componen de tres etapas
fundamentales:
Receptiva: con la finalidad de reunir informacin.
Ordenativa: del universo del desorden. Utilizando la lgica y la razn, ingresamos al orden, acercndonos a la propuesta de Prigogine, sobre lo que llama las
estructuras disipativas: la organizacin a partir del caos.
Recuperativa: con el propsito de extraer la informacin para el aprovechamiento del investigador.
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CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIN
BIBLIOTECOLOGA
ARCHIVOLOGA
Documentos no tradicionales
como producto del acontecer
humano.
MUSEOLOGA
Documentos procesados y de
diferente naturaleza
utilizados para un
determinado fin.
CENTRO DE
DOCUMENTACIN
INFORMTICA
CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIN
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CENTROS DE DOCUMENTACIN
Observamos en capitulo anterior, que la Biblioteconoma o Bibliotecologa se desarrolla ampliamente consecuente a las necesidades de organizar las colecciones
de libros, cada vez ms numerosas.
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El desarrollo inusitado de la tecnologa para la reproduccin documental, los sistemas de impresin, producen un exceso de produccin libraria y de publicaciones peridicas en gran escala. Se publican los mtodos y
los resultados de las investigaciones de los cada vez ms
diversos campos del conocimiento, Las memorias de
todas las actividades resultan cada vez ms voluminosas, los boletines crecen en todos los campos.
Existe una enorme proliferacin de las comunicaciones e informes. Todos los sistemas de comunicacin son
lcitos para la ciencia y para la transmisin del conocimiento, razn por la cual se modificaron radicalmente
los soportes, desarrollando a costos ms bajos los equipos de laboratorios. Algunas formas de producir documentos se convierten en populares, como los vdeos, que
son ideales para documentar temas educativos.
En la actualidad, todos lo sabemos, se hace imposible para cualquier especialista, investigador, o cientfico,
seguir la literatura creada sobre su especialidad. Como
consecuencia, las necesidades manifiestas lograron el
progreso de las Ciencias de la Documentacin, acorde
al mundo en que se desempean.
Los centros de documentacin trabajan con los documentos, son permanentemente realimentados. Se caracterizan porque eligen, describen, ordenan, difunden
los documentos que tratan, es importante el manejo del
lenguaje documental. Lo elemental es la economa, que
les permite desarrollar mejor sus labores.
CENTROS DE INFORMTICA: Slo son datos procesados
por ordenadores.
CENTROS DE INFORMACIN: Son centros especializados
que trabajan con informacin procesada, se alimentan
de redes documentarias, las cuales los mantienen al da
sobre la informacin a la cual se dedican.
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Lo centros de informacin requieren una permanente actualizacin y organizacin de la informacin pertinente, para dar respuestas precisas a la demanda.
Organizan y utilizan estos centros los consejos de investigacin cientfica y tecnolgica.
Los centros de informacin se distinguen porque trabajan slo con informacin obtenida de los centros de documentacin.
- Manual
- Mecnico
PROCESAMIENTO
Los centros de
documentacin tienen en
los dos ltimos casos
serios problemas
derivados del lenguaje
para que la informacin
llegue al usuario.
- Automatizado
DE LA
DOCUMENTO
El documento, de aparente sencillez en su definicin
establecida por la Federacin Internacional de Documentacin, es toda informacin sobre un soporte de cualquier ndole; desarrolla su concepto en la medida de su
comprensin y de acuerdo al campo al que se ocupa.
Si tomamos al pie dicha definicin, consideraremos
al universo entero como documento con diversidad de
informacin, en razn de que la naturaleza de la informacin responde a quien le pregunta, v.gr. un fsico obtiene de la materia la informacin que requiere para su
especialidad, lo mismo un qumico obtiene informacin
de la misma materia, pero diferente a la del fsico, y as
tambin un matemtico, un gelogo, etc., todos obtienen
informacin diversa de un mismo soporte.
55
3
Tanodi, Aurelio. Manual de Archivologa Hispanoamericana. Teoras y principios, primera parte, Centro Interamericano de Desarrollo
de Archivos, Universidad Nacional de Crdoba, Direccin General de
Publicidad, tercera reimpresin, Crdoba, Argentina. 1979, p. 25.
4
Ibdem.
5
Ibdem.
56
57
Archivo (carta)
DOCUMENTO Biblioteca (libro)
=====>
<===
Esttico
===>
Espera que el
usuario lo
utilice.
Museos (uniformes)
UTILIZACIN
PROCESO
Actualizado
CENTRO DE
<==
Procesado de
DOCUMENTACIN Dinmico==> manera
diferente
mediante
proceso tcnico.
Calidad ms que
cantidad
Un documento de archivo sigue una tcnica, es decir, un mtodo o trmite. La utilizacin y el proceso son
diferentes en las cuatro divisiones: archivo, biblioteca,
museo, centro de documentacin.
=====>
FUNCIONES DE UN DOCUMENTO
Podemos deducir de lo expuesto hasta ahora, que los
documentos cumplen tres funciones bsicas:
a. Permite la comunicacin humana.
b. Es un medio de formacin y enseanza.
c. Puede materializar todos los conocimientos humanos formando, de este modo, una memoria colectiva.
59
Los documentos, desde el punto de vista documentalista, para considerarse vlidos deben caracterizarse
como:
Original: es decir, de primera mano. Tanto de un
estudio o investigacin.
Fiable: digno de crdito, identificacin de autores y
fuentes.
Utilizable: con posibilidad de difusin.
De fcil acceso: a los utilizadores. Los documentos
confidenciales son de utilidad limitada.
CATEGORAS DE DOCUMENTOS
Los documentos, desde el punto de vista documentalista, pueden ser clasificados:
Documentos INICIALES. Son las primeras manifestaciones del hombre para fijar un conocimiento. Se refiere
a monografas, apuntes de viaje, personales, o aquellos
realizados por primera vez, v.gr. manuscritos, notas de
laboratorio, mediciones, apuntes de viaje, fotografa, pictografas rupestres.
Documentos ORIGINALES O PRIMARIOS. Se refiere a las
primeras formas de transposicin de los documentos iniciales. Son los documentos reproducidos por primera vez,
v.gr. primera edicin de un libro, grabacin magnetofnica directa, etc.
Documentos SECUNDARIOS. Comprenden los documentos derivados de los primarios, no habiendo, por lo tanto, una creacin o investigacin original. Se refiere a documentos reproducidos sucesivamente, produciendo
incluso series, v.gr. segundas y sucesivas ediciones, ndices, bibliografas de segunda mano, etc.
60
General
==>
Reunin de documentos.
Especfica
==>
DOCUMENTACIN
==>
Archivo (papel)
ACTIVIDADES
PREDOCUMENTALES
INSTITUCIONES INSTITUCIN Biblioteca (libro) CIENCIAS DE LA Puede optar de
AL SERVICIO
BRINDA
INFORMACIN
acuerdo a lo que
DEL USUARIO
ELEMENTOS
busca
FSICOS
Museo (pieza)
Consulta o
estudio
Documentalistas USUARIOS
Administracin
Esparcimiento
61
ACTIVIDADES PREDOCUMENTALES
BIBLIOTECA
ARCHIVO
LIBROS
REVISTAS
Inventario
LECTOR
Catalogacin
Clasificacin
Encabezamiento
de materia
Inventario
DOCUMENTOS Gua
Lista o ndice
PAPELES
Catlogo
MUSEOLOGA PIEZAS
- Consulta
- Esparcimiento
- Estudio
- Investigacin
- Prueba
USUARIO - Estudio
- Consulta
- Investigacin
Fichas
Planillas
Tarjetas
TCNICAS DOCUMENTALES
EN LA DOCUMENTACIN
Un centro de documentacin no puede ser esttico,
fundamentalmente es dinmico, la informacin est en
movimiento, es actualizado o maneja elementos como resmenes, asientos, etc. Este material de hecho tiene un
procesamiento diferente a la biblioteca, el archivo, y el
museo.
Las tcnicas documentales consisten en un conjunto de mtodos y sistemas, sean stos manuales, mecnicos, automticos o electrnicos, que se investigan y se
ponen en prctica para proporcionar informacin especfica que se encuentra en los documentos de todo tipo.
La aplicacin, enseanza, naturaleza, el estudio y campos de estas tcnicas documentales tienen correspondencia con las Ciencias de la Informacin.
La documentacin, como concepto generalizado, representa el conjunto de documentos recogidos para fines determinados. Como concepto especfico, emplea las
62
NATURAL:
LENGUAJE
DOCUMENTAL: uno de ellos es el lenguaje de
mquina (de difcil acceso).
65
CENTROS DE DOCUMENTACIN
Toda unidad documental que aplica tcnicas documentales, recibe el nombre de centro de documentacin.
Reciben tambin nombres como servicios de documentacin, servicios bibliogrficos, sistemas documentales, etc.,
de acuerdo al grado de profundidad, tecnificacin y volumen del fondo documental.
Estos servicios pueden englobarse en una serie de
preguntas, a saber:
Quiere la solucin a una pregunta precisa?
Desea ir directamente a la teora general?
Quiere obtener rpidamente los documentos?
Necesita efectuar una investigacin, trabajo o estudio?
Precisa de informacin y documentacin permanente?
Quiere permanecer actualizado en uno o varios
campos de trabajo?
66
Desea conocer todo lo que existe sobre un tema concreto?, que puede ser:
a. Bibliografa retrospectiva.
b. Sobre un autor.
c. Sobre tipos de documentos.
d. Informacin diversa sobre:
Productos tcnicos.
Definicin de elementos.
Estadsticas.
Datos concretos.
Investigaciones en curso.
Asociaciones.
Normas.
Acontecimientos.
Productos comerciales.
Traducciones, y una larga lista temtica.
HITOS DE LA DOCUMENTACIN
1894 Se realiza el Primer Congreso de Bibliografa en
Bruselas, con la participacin de Paul Otlet.
1895 Se crea del Instituto Internacional de Bibliografa
en Bruselas. Respondiendo a las necesidades de informacin, sobre todo la formacin de un repertorio bibliogrfico universal. Se plantea la necesidad
de ordenamiento y recuperacin, se estudia la aplicacin del CDU (Clasificacin Decimal Universal).
1908 Se realiza la Conferencia Internacional de Bibliografa y Documentacin en Bruselas. Se propone la
creacin de la Unin Internacional de Bibliografa
y Documentacin.
1909 Se crea la Special Libraries Association en Estados
Unidos de Norteamrica.
67
NCLEOS DOCUMENTALES
Y DOCUMENTOLOGA
La Documentologa, considerada como tcnica o ciencia, surge del desarrollo de las tcnicas documentales
aplicadas en la documentacin, es un denominador comn de las actividades complejas que constituyen la Archivologa, Bibliotecologa, Museologa, que reproduce
informacin en beneficio de las ciencias en general. La
Documentologa parece constituirse como una amalgama de los ncleos documentales y la tarea editorial. Son
mltiples actividades que conforman una sntesis de campos especializados.
Al igual que sus ncleos documentales componentes,
se habla de centros de documentacin pblicos, semipblicos, privados y especializados. Se ha llegado a industrializar la informacin, de ah que los centros de documentacin son utilizados a niveles profesionales: edito69
INFORMACIN
BIBLIOTECOLOGA
TEORA
TCNICAS
DOCUMENTOLOGA
TEORA
TCNICAS
70
La informacin como proceso es una consecuencia de la documentacin que condiciona conscientemente a las actividades del intelecto y repercute en el desarrollo social. La informacin como proceso corresponde
a la Archivstica, puesto que es consecuencia de las actividades desarrolladas por el hombre y est sujeta a la voluntad humana en su creacin, organizada y suministrada segn las necesidades del consultante.
Existe en la actualidad un sinnmero de actividades
en la informacin, conformando teoras tendientes a
estabilizarla como ciencia o como disciplina. Al respecto
existen problemas de terminologa, como en todas las
ciencias y disciplinas en formacin.
La escuela rusa utiliza el trmino informatika, cuando se refiere a la informacin, propiamente a lo que
mencionamos en los primeros captulos como el binomio
documentacininformacin, pero el trmino informatika se refiere esencialmente a la informacin mecanizada, como un sinnimo de informacin cientfica. El
trmino informtica, con c, ha sido apropiado por los
que manejan la informacin por medios electrnicos y
mecnicos, de ah que a la informtica generalmente se
la relaciona con la utilidad de los ordenadores o computadoras.
Se propuso tambin la palabra informologa (Leupolt),
que es de difcil aceptacin por el predominio de otros
trminos no adecuados. Informologa sera un sinnimo
de informatologa, as el problema de la terminologa contina.
En la actualidad, y an en estudio existen proposiciones para dividir el problema de la informacin, as se
hablara de:
Informologa inorgnica, cuando hace referencia
al soporte que contiene la informacin como el papel,
72
Informacin como fenmeno y como proceso. Estos aspectos han sido considerados en los objetivos del
archivo. La informacin ha logrado un desarrollo considerable en los ltimos cuarenta aos, en los ltimos
veinte se ha diversificado hasta lograr un estudio variado, de lo que obtendramos:
1. Proceso de informacin.
2. Necesidad de informacin.
3. Fuentes de informacin.
4. Trabajos y problemas de informacin.
5. Estudios sobre la informacin.
6. Efectos sociales producidos por la informacin.
7. Centros de informacin.
8. Sistemas y profesionales de la informacin.
Se habla entonces de informologa como una disciplina o ciencia de la informacin, este vocablo reemplaza
al de informtica, introducido por los rusos, por la simple razn de que informtica se ha convertido en un sinnimo de informacin por ordenadores o computadoras.
Silveira Saragoa establece diferencias entre semntica y soporte de la informacin. Si bien la semntica estudia ampliamente los significados de la palabra segn el
contexto en que se encuentre, en el caso de la informacin Saragoa define a la semntica como el efecto psquico de la informacin sobre el individuo o el medio social. Se habla entonces de:
Informaciones equivalentes. Aquella informacin
que tiene una misma semntica y distinto soporte.
Informaciones distintas. Son las informaciones que
tienen distintas semnticas y distintos soportes.
Informaciones unvocas. Cuando existe una correspondencia entre la semntica y el soporte, como en el
caso de los libros, los peridicos. Los documentos de archivos tendran mucho de unvocos.
76
CIENCIA DE LA INFORMACIN
Existen en la actualidad dos corrientes sobre el tema,
una denominada Ciencias de la Informacin, en plural, y
otra como Ciencia de la Informacin.
77
La corriente que denomina a esta ciencia como plural, en la mayora de los casos, emplea materias de estudio propias de las Ciencias de la Documentacin. La Ciencia de la Informacin, denominada en singular para no
crear confusiones, sera ms que todo un componente de
las Ciencias de la Documentacin, por efecto de los
principios de unificacin, que analizaremos en prximos
captulos. De la misma forma, las definiciones sobre el
tema son considerables. Enumeramos algunas:
Taylor (1966) la define como Ciencia que investiga
las propiedades y el comportamiento de la informacin,
las fuerzas que gobiernan su flujo y los medios para procesarla para su acceso y uso ptimo, y aade: El proceso incluye la generacin, diseminacin, recoleccin,
organizacin, almacenamiento, recuperacin, interpretacin, y uso de la informacin. El campo se deriva de o
se relaciona con matemticas, lingstica, psicologa, tecnologa de la computacin, investigacin de operaciones, artes grficas, comunicaciones, bibliotecologa, administracin y algunos otros campos. Este aadido de
Taylor, nos recuerda ms bien a las Ciencias de la Documentacin.
Es una ciencia interdisciplinaria que investiga las
propiedades y el comportamiento de la informacin, las
fuerzas que gobiernan el flujo y el uso de la informacin
as como las tcnicas, tanto manuales como mecnicas,
del procesamiento de la informacin para un ptimo almacenamiento, recuperacin y diseminacin. H. Borko
(1968).
El estudio de procesos evolutivos de informacin en
cualquier sistema de informacin que pueden ocurrir.
Hayes y Becker (1970).
Es una rama de la investigacin que toma su sustancia, sus mtodos y sus tcnicas, de diversas disciplinas,
78
79
80
las leyes de la probabilidad. En este sentido, la informacin es concebida como una medida de la libertad de eleccin implcita en la seleccin. A medida que aumenta la
libertad de eleccin, disminuye la probabilidad de que
sea elegido un determinado mensaje. La medida de la
probabilidad se conoce como entropa.9
De acuerdo con la segunda ley de la termodinmica,
en los procesos naturales existe una tendencia hacia un
estado de desorganizacin o caos, que se produce sin ninguna intervencin o control. De acuerdo con los principios de la ciberntica, el orden que se interpreta como
disminucin de la entropa, es lo menos probable, y el
caos que se interpreta como aumento de la entropa, es
lo ms probable. La conducta intencionada en las personas o en las mquinas exige mecanismos de control que
mantengan el orden, contrarrestando la tendencia natural hacia la desorganizacin. Quedara abierta la interrogante de la ordenacin documental: qu papel juega
en la entropa, sobre todo en la Archivologa.
La ciberntica estudia la analoga existente en el
comportamiento de la mente del hombre, su cuerpo en
especial su sistema nervioso y las mquinas. Contempla de igual forma los sistemas de comunicacin y control tanto de los organismos vivos como los de las mquinas. Para obtener la respuesta deseada en un organismo humano o en un dispositivo mecnico, habr que
proporcionarle, como gua para acciones futuras, la informacin relativa a los resultados reales de la accin
prevista. En el cuerpo humano, el cerebro y el sistema
nervioso coordinan dicha informacin, que sirve para de9
Arvalo Jordn, Vctor Hugo. Apuntes para la introduccin a la metodologa gnoseolgica de la historia. e-libro.net, Buenos Aires, 2002. All
desarrollamos el concepto entropa, citado.
81
82
La obra de Saussure estudia principalmente el signo lingstico y establece una clasificacin que permite
distinguir entre diversos aspectos del lenguaje. Saussure es considerado el fundador de la lingstica estructural y del estructuralismo. Sus anlisis semiticos tienden a desarrollarse en trminos de pares opuestos:
En primer lugar, los estudios lingsticos pueden ser
diacrnicos (histricos) o sincrnicos (sobre un momento
concreto).
En segundo lugar, el lenguaje puede considerarse
como lengua o como habla, es decir, como el conjunto global
de reglas sintcticas y semnticas de una lengua determinada o atendiendo a sus manifestaciones individuales.
En tercer lugar, el signo consta de un significante y
un significado; la relacin que existe entre ambos es arbitraria y los dos dependen de una amplia red de diferencias.
Estas teoras del significado influyeron no slo en la
lingstica, sino tambin en la teora literaria (Roland
Barthes), en la antropologa (Claude Lvi-Strauss) y en
el psicoanlisis (Jacques Lacan).
El amplio campo de materias estudiadas por la semitica, incluye aspectos tan importantes para la informtica como los principios de construccin de los lenguajes artificiales, los procedimientos de traduccin de
un lenguaje natural a uno artificial y viceversa, y los sistemas de notacin utilizados para registrar la informacin cientfica en las distintas disciplinas. Los mtodos
de la lgica matemtica son empleados igualmente por
la informtica para formalizar los procedimientos lgicos de interferencia aplicados en las distintas ciencias;
esto proveera lo necesario para la automatizacin de un
gran nmero de funciones de las actividades de informacin cientfica.
83
88
CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIN
DOCUMENTO
Teoras propias
Recopila y
reproduce
R
E
A
L
I
Z
A
estudia
Contenidos documentales
Historia
Clasifica y
ordena
Conserva y
selecciona
Describe
Apertura de sistemas de
recuperacin del documento y la
informacin
Analiza
Ncleo
Documental
Bibliotecologa
Archivo
Museo
Documento
entidades
Bibliografa
Guas documentales
Guas de archivo
Archivo
Biblioteca
Museo
Centro
Bibliotecologa
Archivoeconoma
Difusin de la Informacin
Informacin general
Informacin cientfica
92
FENOMENOLOGA DOCUMENTAL.
DEL HECHO A LA DOCUMENTACIN11
NOS ENCONTRAMOS en una poca cuya caracterstica principal es la explosin de la informacin, se habla incluso de
una corriente del pensamiento denominada informacionismo como un resultado fenomenolgico de la expresin del conocimiento cientfico basado exclusivamente en las diferentes estructuras de la informacin y de
los diversos sistemas de documentacin.
Todo movimiento social se refleja a travs de documentos que contienen mensajes mltiples en sus contenidos y sus formas. Nuestro cerebro mismo es un gran
receptor de informacin que nos llega a travs de nuestros sentidos. Los documentos son la base de nuestra vida
actual, sea cotidiana, de trabajo o de esparcimiento.
Este captulo fue presentado y aprobado como trabajo al 2 Congreso Nacional de Historia de Entre Ros en La Paz, Octubre de 1985.
Tambin se incorpora en Teora, fundamentos y prctica de la Archivologa, op. cit.
11
Este panorama ha desarrollado tan vertiginosamente que apenas nos da tiempo para considerar su origen,
su terminologa o las bases cientficas que fundamentan
el tratamiento de la documentacin y su contenido.
La documentacin se ha ampliado a tal extremo que
ms de las veces el hombre pierde su control. No obstante los documentos son parte complementaria de un todo
que encierra las diversas actividades humanas.
Se trata de un proceso que naci cuando el hombre
comenz a manifestarse a travs de una serie de signos
sobre distintos soportes como la piedra, el mrmol o en
algunos casos sobre cuerdas anudadas; estas manifestaciones fueron evolucionando en forma muy lenta primero para luego acelerarse inconmensurablemente.
En la actualidad todo este caudal documentario se
puede dividir en tres grandes grupos denominados Bibliotecologa, Archivologa y Documentacin (o Documentologa). Estas tres grandes ramas, como hemos considerado en el captulo anterior, toman la denominacin de
Ciencias de la Documentacin. Nos corresponde el estudio de la Archivologa como una ciencia particular por
sus contenidos. Cuando hablamos del documento del archivo, nos referimos generalmente a un documento producido por una accin, actividad, un acto; lo que hace que
est estrechamente relacionado con el hecho.
Un concepto generalizado del hecho seala que es
aquello que est cumplido y no puede negarse su realidad. De acuerdo con este concepto podemos considerar
entonces al hecho como a un fenmeno aislado, aun cuando no independiente y el estar cumplido no implica que
est concluido, simplemente se ha aislado un determinado hecho para poder estudiarlo estructuralmente. El
hecho es entonces un fenmeno en concordancia a una o
94
Aproximacin al hecho.
95
El hecho de Wittgenstein.
El filsofo francs August Comte sostiene que los hechos son fundamentales para el conocimiento real y definitivo, lo cual nos lleva a la siguiente estructura:
El hecho de Comte.
96
El filsofo alemn Edmund Husserl, pilar de la escuela fenomenolgica, sostiene que las ciencias empricas, o de experiencia, son ciencias de hechos. Tomando
en cuenta que todo hecho es esencialmente algo distinto
de lo que es. La significacin de cada hecho pertenece a
una esencia que debe aprehenderse en su pureza. Las
verdades de hecho o las verdades fcticas caen de este
modo bajo las verdades esenciales o la idea. De acuerdo
con lo expuesto, el ser fctico se contrapone y subordina
al ser eidtico y lo mismo ocurre en las ciencias correspondientes.
El hecho de Husserl.
Actualmente, existen especialistas en materia de Archivologa, que la consideran como disciplina. Citamos
el ejemplo del Dr. Aurelio Tanodi, que en su Manual de
Archivologa Hispanoamericana nos dice: Si tomamos
la palabra ciencia en el sentido aristotlico, como conocimiento de las causas, no podemos incluir a la archivologa entre las ciencias; porque las mismas causas no producen los mismos efectos en la formacin y organizacin
de los archivos.12
Requerimos entonces la relacin causahecho y
efectodocumentacin. El mismo autor nos sugiere:
...aunque la archivologa surge de la experiencia, sta
no se basa en leyes constantes, forzosas, sino que como
toda actividad humana,13 est regida por la libertad del
obrar humano14 y por las leyes que dependen de su albedro.15
Los destacados en negrita, intencionales, nos dan la
pauta de la relacin hechodocumentacin, es decir, se
requiere de un elemento determinante: el ser humano,
nico utilitario de las distintas ramas que compondran
las Ciencias de la Documentacin. Y nico repositorio
tambin de las manifestaciones espirituales como las
materiales. El ser humano tendra entonces: un factor
mental que lo sita en un nivel cognoscitivo y un factor
corporal que lo sita en un nivel aprehensivo. Siendo en
este caso el nivel aprehensivo la base fundamental dentro del proceso para llegar al nivel cognoscitivo.
Hablar de la relacin hechodocumento, es hablar
en cierta forma y con un carcter casi siempre indefiniTanodi, Aurelio. Op. cit., p. 25.
Destacado con negritas por el autor del presente libro.
14
dem.
15
Tanodi Aurelio. Op. cit., p. 42.
12
13
98
do, sobre los aspectos culturales y todas las manifestaciones del pensar, que determina a travs de las acciones, actividades mltiples del hombre, por la sencilla
razn de que el hombre es esencialmente:
Un ser social.
Un ser histrico.
Un ser filosfico.
En torno a este ser dan vueltas continuas el hecho y
sus circunstancias, definindose constantemente, determinando a cada forma exterior a travs de la experiencia obtenida. Es por eso que el hombre ha comprendido
que su identificacin puede ser visualizada en su mayor
amplitud, logrando una plenitud slo conociendo los hechos que constituyen su pasado. Nacen las ansias de definir esos hechos, buscando las causas, sus motivaciones,
las circunstancias causales para llegar a ser lo que es ahora, para poder comprobar la fuerza de su espritu que lo
ha de proyectar a ese fondo que siempre est delante de
l como una alucinacin continua: su futuro, es decir, el
hombre toma conciencia al identificar el hecho circundante y al identificarse a s mismo. Todo ello ha sido necesario, en primera medida conocer las circunstancias y
hechos que han determinado su identificacin, que le han
permitido ver su ser en s. Para evitar confusiones ordena todas sus sensaciones y estmulos producidos por los
hechos, que son mltiples, infinitos casi.
La necesidad y las continuas interrogantes han hecho que se cristalicen las condiciones para que el hombre se sienta profundamente histrico, logre su situacin en el mundo social que lo rodea, es un ser social, y
las interrogantes y respuestas continuas, hacen de l un
ser filosfico por excelencia. El ser humano es un fenmeno de constante lucha entre su definicin e identificacin ante el medio que lo rodea, es decir, el hombre
99
101
Esta comparacin paralela nos demuestra que al realizarse el paso de lo aprehensivo a lo cognoscitivo, se efecta un proceso similar. La documentacin resulta ser
entonces consecuencia del hecho, lgicamente la informacin ser consecuencia de la documentacin. Para una
mayor comprensin del fenmeno, ampliamos las cinco
fases de la documentacin:
1 fase. Toma de conciencia. Se realiza a travs de
la recoleccin y bsqueda de documentos para obtener
102
una informacin determinada. Entendemos por recoleccin, los diferentes sistemas empleados por las tres ciencias para obtener la documentacin.
2 fase. Ordenacin. Obtenemos un orden documental, almacenado sistemticamente y clasificado de acuerdo con un sistema requerido y establecido de antemano.
Entendemos por ordenacin y clasificacin como dos ramas de un mismo trabajo, ambos conceptos estn muy
ligados, la ordenacin es la materializacin de la clasificacin.
3 fase. Almacenamiento. En el aspecto documental se efecta el almacenamiento de documentos en ncleos creados ex profeso y especializados de modo que los
documentos por sus caractersticas esenciales determinan si pertenecen a una biblioteca, museo, archivo o centro de documentacin.
4 fase. Anlisis. Se lo efecta a nivel de documentoinformacin y se preparan las bases de la seleccin
documental, considerndose en esta fase la vital importancia puesto que determina la documentacin que ser
utilizada en el futuro.
5 fase. Toma de actitud. Ingresamos en la etapa
de la salida de la informacin, lo cual permite una toma
de decisin.
Estas fases, efectuadas las comparaciones con las anteriores, nos permiten observar con ms claridad la similitud de actividades documentales con las del elemento humano, la documentacin es entonces una consecuencia humana ante el hecho; por la misma razn que
el hombre es un ser social e histrico, que ante la magnitud del hecho, busca la comunicacin, utilizando este
medio artificial, para transmitirlo.
Si esa comunicacin se efecta fonticamente, tiene
la limitacin del tiempo y el espacio. Esta limitacin en103
106
DOCUMENTACININFORMACIN
El proceso que se efecta del hecho a la documentacin, no estara completo si no estudiamos la relacin
del binomio documentacininformacin.
Observamos con anterioridad que el mensaje compuesto por datos, al ser fijado en un soporte fsico, toma
la denominacin de lenguaje, y al soporte mental, la denominacin de idea. Esta relacin nos sugiere que tanto
lenguaje como idea tienen una diferencia dimensional,
en el espacio por el tipo de soporte y en el tiempo, puesto que para establecer el lenguaje es necesaria primero
la idea. La idea requiere del lenguaje para ser transmitida, tanto fonticamente como a travs de determinados documentos.
Obtenemos as una relacin:
La relacin del binomio documentacin informacin ha sido estudiada tanto en conjunto como por separado, en nuestro criterio separar los elementos del binomio es ignorar una parte del todo, por el simple hecho de
que sin documentacin no hay informacin, y del tratamiento que se le d a la documentacin depender la eficacia de la informacin. Inclusive la teora de la informacin que se sustenta a la ciberntica, tiene la finalidad de calcular el valor cuantitativo de la informacin
derivada de cualquier mensaje. Hemos observado que el
mensaje, para ser transmitido, requiere de un soporte.
Si hablamos del soporte y de la informacin, hablamos
del documento. Para establecer esta relacin con fundamentos vlidos, se toman en cuenta los principios de
unificacin establecidos por Emilia Currs. Estos principios estn compuestos por:
El principio de polaridad.
El principio de interaccin.
El principio de dualidad.
Los mismos que pasamos a detallar:
El principio de polaridad. La polaridad, en sentido amplio, lato sensu, es la condicin de lo que tiene propiedades opuestas, sean stas en partes o en direcciones
contrarias. El principio de polaridad enuncia entonces
que los entes se organizan en el universo con un sentido
de polaridad implcito. As tenemos:
A toda causa le corresponde un efecto.
da
noche.
grande
pequeo
alto
bajo.
Entre los elementos citados observamos que existe
una relacin de polaridad de acuerdo con lo enunciado,
teniendo como caracterstica principal que son comple108
mentarios entre s, vale decir: no existe el da sin la noche, no existe lo grande sin lo pequeo, porque esta relacin, al efectuar comparacin por oposicin, nos permite identificarlos. En el binomio objeto de nuestro estudio, tenemos:
Documentacin
Informacin
Cumplindose la relacin de polaridad y complementariedad. Sobreentendemos que al hablar de documentacin, citamos a las tres ciencias: Bibliotecologa, Archivologa y Documentologa.
El principio de interaccin. La interaccin, en sentido amplio, es la accin que se ejerce en forma recproca entre dos o ms objetos, agentes, fuerzas, funciones,
entes o cosas. El principio de interaccin enuncia entonces que los entes y las cosas no pueden existir sin una
accin que los relacione recprocamente, creando armona y logrando una unificacin que afecta su existencia
directa. As tenemos en los ejemplos anteriores, que no
existe:
causa
sin
efecto
da
sin
noche
grande
sin
pequeo
alto
sin
bajo
En el binomio documentacininformacin obtenemos el propsito de unificacin al establecer la relacin:
no existe documentacin sin informacin
no existe informacin sin documentacin
El principio de dualidad. La dualidad es aquello que
consta de dos partes fundamentalmente relacionadas entre s, o como una condicin de reunir dos caracteres distintos de una misma cosa. El principio de dualidad enun109
110
HEMOS hablado de las Ciencias de la Documentacin considerando al trinomio: Archivologa, Bibliotecologa y Documentacin; hemos fundamentado el origen de la documentacin y el binomio documentacininformacin,
todo esto para comprender por qu le damos la categora de ciencias y no de simples disciplinas o tcnicas
interdisciplinarias. Si las consideramos como ciencias,
tambin debemos determinar a qu clase de ciencias pertenecen, y para poder efectuar esa clasificacin, debemos conocer ms las estructuras que sustentan a las Ciencias de la Documentacin y poder por esas caractersticas lograr un lugar definido.
Puesto que todo gravita sobre el hombre, lo consideramos como centro de las actividades en sus distintos
niveles:
112
Conocimiento. Independientemente de su desarrollo como teora, nos limitamos a una de las definiciones
citadas en la Enciclopedia Espasa, que define al conocimiento como la representacin de un objeto en la mente del hombre actuando la razn. El conocimiento puede
ser: sensitivo, instintivo, intelectual y abstracto. Destacamos la palabra objeto porque es necesario detallar:
Real con representacin fsica
OBJETO
Abstracto sin representacin fsica
Objeto real y abstracto.
Al considerar al objeto en sus dos niveles, real y abstracto, ingresamos en el desarrollo expuesto en el captulo anterior para lograr los pasos de lo aprehensivo a lo
cognoscitivo, para lo cual ingresamos en campos de la
documentacin.
Conocimientodocumentacin.
113
Razndocumentacin.
114
Mtododocumentacin.
Conclusiones similares obtiene Emilia Currs partiendo del objeto real y abstracto y cuyo cuadro presentamos.17
Objeto real
Objeto abstracto
Aprehensin consciente
Documentacin
Conocimiento
Sabidura
Verdad
Evidencia
Certeza
Documentacin materia prima para el conocimiento.
ASPECTOS FILOSFICOS
Al hablar de conocimiento, razn, mtodo, juicio, etc.,
necesariamente nos relacionamos con la filosofa, en grado menor o mayor, como se quiera interpretar, lo que determina que contemplemos ms de cerca qu aspectos o
cules son los fundamentos filosficos que sustentan a
las Ciencias de la Documentacin.
17
Currs Emilia, Las Ciencias de la Documentacin. Bibliotecologa, Archivologa, Documentacin e Informacin. Mitre, Barcelona, 1982,
p. 82.
116
FILOSOFA
Contenido de verdad
Contenido de servicio
Verdad
Servicio
Actitud social
Comportamiento
den, una clasificacin de los documentos que nos permita utilizarlos como fuentes.
Cuando hablamos del mbito del uso posible y til
del saber, ingresamos en la bsqueda y anlisis de los
documentos que nos han de ser tiles desde el punto de
vista de la investigacin; la investigacin tendr siempre como fin establecer una verdad que sea til.
Cuando hablamos de los lmites de la razn nos referimos a obtener los documentos existentes y necesarios
para obtener la informacin.
Lo evidente es que, desde el momento que la documentacin contiene informacin, considerada como fundamento del conocimiento, la participacin de la documentacin en los diferentes campos de la filosofa es esencial. La documentacin no es filosofa, pero algunos de
los principios de la filosofa son aplicables a la documentacin.
MTODO CIENTFICO
Es de conocimiento general que en la antigedad, todas las ciencias particulares constituan una sola ciencia
natural que era la filosofa, luego las ciencias se multiplicaron independizndose y surgieron adems nuevas partes en cada ciencia. Al lograr separarse una a una, las
ciencias fueron adquiriendo su metodologa para lograr
certeza sobre sus conocimientos adquiridos. Consideramos a la ciencia como conocimiento cierto de las cosas
logrado por sus principios enunciados y causas que la originan. La documentacin se engloba en el contexto de
las ciencias; hemos observado el fenmeno del conocimiento, as mismo hablamos de principios, los mismos
que se presentan tanto en la Bibliotecologa, como en la
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Bunge, Mario. La ciencia, su mtodo y su filosofa. Siglo XX, Bs. As.,
1975, p. 9.
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Conceptos de ciencia.
Conocimiento. En captulos anteriores hemos tratado este aspecto, pero veamos por partes:
Racional: que las ideas sean conforme a la razn. La
ordenacin, la clasificacin, descripcin, materias indispensables de la documentacin, obedecen a razones estrictamente cientficas.
Sistemtico: el conocimiento sistemtico sigue un
sistema o procede con arreglo a l. Las Ciencias de la Documentacin, obedecen a diversos sistemas para lograr
la recuperacin tanto del documento como de la informacin.
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Deduccin: como toma de decisin basada en la informacin obtenida, como verificacin de resultados en
base a los documentos establecidos.
presupone una comunicacin, ese mensaje, esa comunicacin, hace que englobemos a las Ciencias de la Documentacin en el campo de las ciencias sociales.
El alemn Arthur Schopenhauer las clasifica en:
Ciencias puras: que tienen por fundamento la teora del principio del ser y la teora del principio del conocer.
Ciencias empricas: que tienen por fundamento las
teoras de las causas, de las excitaciones y de los motivos.
De acuerdo a esta clasificacin, las Ciencias de la Documentacin se encuadraran en las ciencias empricas.
Wilhem Dilthey propone la clasificacin de:
Ciencias naturales: ya mencionadas.
Ciencias del espritu: tratando de establecer el mtodo de estas ciencias, Dilthey determina como objeto
propio de las mismas al hombre como totalidad. Las Ciencias de la Documentacin se ubicaran, de acuerdo con
el postulado diltheliano, en las ciencias del espritu, por
ser producto y estar al servicio del hombre.
Bsicamente, las Ciencias de la Documentacin corresponden a las ciencias sociales; siendo un producto
de las actividades y pensamientos humanos, no le corresponde otra que integrarse en su medio.
Como la clasificacin propia de las Ciencias de la Documentacin, consideramos tres componentes bsicos:
Experimentales.
Dinmicas.
Humansticas.
Experimentales: como mtodo fundado en la experiencia aplicada a los aspectos productivos, como capacidad de produccin de la documentacin y de la informacin; industriales, como aplicacin del trabajo humano a la transformacin de los documentos hasta hacer125
los tiles para la satisfaccin de las necesidades individuales y colectivas; y comerciales, como la aceptacin
que tienen en el mercado que les es propio.
Dinmicas: como fuerza que produce determinados
movimientos sociales, mejorando la calidad de vida, motivando actitudes y modificaciones humanas.
Humansticas: por su aceptacin en las ciencias humanas.
El carcter de las ciencias documentarias es considerado como interdisciplinario, puesto que sirve a todas
las ciencias en cuanto a su necesidad de informacin y
de la documentacin contenida en sus ncleos respectivos. Este servicio es el que hace que se las considere como
ciencias para las ciencia, denominada tambin aristociencia. Guanter Desantes dice ancilla scientiae, ciencia
esclava; pero paradjicamente tambin causa scientiarum, causa de ciencia.
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UNA FUNCIN propia de quienes trabajan con la documentacin, es la de ordenar los documentos, con criterios
establecidos, cientficos o propios, de tal forma que propende a satisfacer necesidades de informacin. Esta
ordenacin obedece a la demanda de conocimientos que
se quiere obtener en determinadas materias. La organizacin del conocimiento est relacionada con las Ciencias de la Documentacin, por la misma razn que todo
conocimiento se transmite mediante el binomio documentoinformacin.
Cuando estudiamos el proceso del hecho a la documentacin, analizamos el concepto de que las ideas requieren de un soporte permanente para que sean transmisibles, obtenindose as el documento.
El ser humano llega a la elaboracin de las ideas mediante procesos, en trminos generales obtenemos, los
del conocimiento, de sntesis y de anlisis.
En los procesos de conocimiento, existen distintas
teoras que se han elaborado en el transcurso del tiem-
po. Segn Demcrito, el conocimiento se obtiene mediante la percepcin; la mente recibe las imgenes sutiles o
espectros que son emitidas por las cosas.
En el pensamiento de Platn, el conocer no se basa
en el ver lo que est fuera de uno mismo, sino recordar
lo que est dentro de nosotros. Las cosas son un estmulo que nos encamina a las ideas.
En el pensamiento kantiano el conocer se da mediante dos elementos: lo dado y lo puesto; es decir, hay algo
que se nos da (sensaciones) y algo que ponemos, y de la
unin de estos dos elementos surge la cosa conocida o
fenmeno.
Al relacionar el conocimiento con la documentacin,
encontramos semejanza con la demanda de informacin
necesaria y relacionada con la captacin de la interrogante presentada al sujeto. El conocimiento es primordial en la elaboracin de las ideas.
Los procesos de sntesis se efectan reuniendo todas
las partes hasta formar un todo completo, reunir los diversos elementos de un todo ordenado y relacionado entre s. En cuanto a la documentacin, implica la reunin
de los documentos relacionados entre s, su preparacin
en forma ordenada y relacionada.
Los procesos de anlisis, como la distincin o separacin de las partes de un todo hasta llegar a conocer
sus principios o elementos. El anlisis es un mtodo de
investigacin. En el campo documental relacionamos sobre todo con la seleccin de documentos, obteniendo as
slo aquel que por su contenido puede satisfacer la demanda del usuario.
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Procesos cognoscitivos.
TEORAS EPISTEMOLGICAS
La preocupacin humana por la organizacin del conocimiento es paralela al desarrollo de las ideas, de la
filosofa. La epistemologa es considerada como la teora del conocimiento, proveniente del griego, episteme:
conocimiento, y logos: tratado. Estudia sobre todo los
fundamentos y mtodos del conocimiento cientfico. Hemos observado, al hablar del conocimiento, que esencialmente se basa en la percepcin, del sujeto al objeto, para
luego ingresar en la concepcin de las ideas, las cuales
fundamentan nuestro conocimiento. Una de las razones
por las cuales introducimos este estudio, es precisamente la de fundamentar y relacionar las Ciencias de la Documentacin con las distintas expresiones que se han
manifestado a travs del tiempo.
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cumentos, dndose al mismo tiempo la captacin inmediata por los sentidos al presentarse la demanda de informacin. Esta demanda incide en la preparacin de los
documentos para satisfacerla. Al satisfacer la demanda
se produce la verificacin cuantitativa en cuanto a la informacin, lo que incide en la produccin de conocimiento. En la clasificacin de las ciencias, observamos
que las Ciencias de la Documentacin se engloban en las
ciencias sociales, por su funcin de modificar la actitud
humana, puesto que la informacin modifica actitudes
de los receptores.
DE LA
El tema de la investigacin en las Ciencias de la Documentacin abarca todos los aspectos componentes de
estas ciencias, por la misma razn de que las ciencias a
las que sirven se encuentran en continuo desarrollo, presentan problemas distintos sobre sus necesidades documentarias y de informacin. Asimismo, el continuo progreso de las tcnicas hace que stas sean continuamente
investigadas a fin de obtener un mayor beneficio al aplicarse a las Ciencias de la Documentacin. Lgicamente
que esta investigacin tiene que llevar un mtodo cientfico, poniendo en ejercicio las facultades mentales del
individuo en pro del desarrollo intelectual.
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nospreciar lo que son las ciencias del hombre, en la medida en que no se pudieron adaptar a los moldes que ellas
establecan.
Una disciplina para ser cientfica, tendra que amoldarse a la metodologa, las estructuras, los procesos de
legitimacin de los conocimientos que tendran las ciencias duras, en la medida que esto no sucede, quedan
desprestigiadas y separadas de las ciencias.
Las ciencias del hombre, ciencias sociales, ciencias
del espritu, de la cultura, de la documentacin, de la
informacin, son todos sinnimos, que las ciencias duras desplazan completamente el significado del hombre
en el conocimiento. Se han apartado completamente del
lugar al que corresponden al sujeto humano dentro de
esta forma de conocimiento, y no estn en condiciones
porque hacen un reduccionismo a las ciencias duras, estn imposibilitadas de comprender fenmenos tan ricos
y tan complejos como los de la naturaleza humana, de naturaleza social, etc.
sta es la bifurcacin que se produce con las ciencias
en el mundo moderno, la separacin en dos culturas.
La ciencia moderna tiene una modalidad de relacionar al sujeto con su objeto de conocimiento en la medida
que se establece una diferencia fundamental: el sujeto
no est comprometido en nada con lo que observa, es un
observador imparcial que sobrevuela la realidad natural
y la describe. Y trata de desentraar sus leyes, pero l
hace desde la distancia, l es un observador imparcial
que se pone aparte de la naturaleza y la explica.
Esto separa dos formas de comprender y vincularse
con la naturaleza. Una considera que el hombre est
involucrado en todos los procesos y otra lo sobrevuela,
lo separa.
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