Tesis Automatizacion Procesos

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE INGENIERA, CIENCIAS FSICAS Y MATEMTICA

CARRERA DE INGENIERA INFORMTICA
ANLISIS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS MANUALES DE LA
FACULTAD DE INGENIERA EN GEOLOGA, MINAS, PETRLEOS Y
AMBIENTAL PARA ESTABLECER RESPONSABILIDADES DE
ACTIVIDADES EN EL MAPA DE PROCESOS Y AUTOMATIZACIN DE
UN PROCESO PREVIA SELECCIN
TRABAJO DE GRADUACIN PREVIO LA OBTENCIN DEL TTULO DE
INGENIERO INFORMTICO
AUTOR:
FERNNDEZ MOROCHO MAYRA MARIBEL
TUTOR:
ING. NORALMA ARACELY YANEZ MORALES
QUITO ECUADOR
2013
DEDICATORI A
Esta tesis est dedicada a mis padres, Fabin Fernndez y Alicia Morocho,
sin los cuales el sueo de llegar a ser una profesional no habra sido posible,
ya que con su apoyo, esfuerzo, nimo y amor me impulsaron a concluir con
esta etapa de mi vida.
Toda su entrega por brindarme una educacin lo tengo presente en mi

corazn y mientras Dios me lo permita, ser esa hija que les honre en todo y
quien vele ahora por ustedes, este logro tambin es suyo.
ii
AGRADECIMIENTO
En primer lugar a mi Seor, creador y Padre que como dice su palabra tiene
planes solo de bien y no de mal para m y ahora veo uno de ellos
hacindose realidad, gracias mi Dios por tu amor y bendiciones, por ser mi
fortaleza y quien me levantaba en los momentos difciles, gracias amado
Dios por ser fiel en todo tiempo.
A mis padres por su apoyo incondicional tanto material como emocional,
porque siempre han estado firmes a mi lado a pesar de las circunstancias.
A mis hermanos con quienes hemos compartido tanto, y con quienes he
podido contar en las situaciones adversas.
A mi sobrino Nagelito, quien lleg como bendicin de Dios a llenar nuestra
casa de felicidad y locuras.
A mi Javi Snchez porque has estado conmigo llenndome con tus detalles,
con tu amor, apoyndome cuando te he necesitado y alentndome a seguir
hasta el final.
A mis hermanos/as en Cristo por su preocupacin y oraciones.
A mi familia Tandicorp que me brindaron su mano amiga y las facilidades
para cumplir con esta meta y continuar trabajando para ustedes.
A todos aquellos que estuvieron siempre pendientes de m y que lograra
terminar esta etapa, quizs no pueda nombrarlos a todos pero mi sincero
agradecimiento para todos ustedes.
iii
AUTORIZACIN DE LA AUTOR A INTELECTUAL
iv
APROBACIN DEL TUTOR
Quito, 22 de Julio de 2013
Matemtico
Juan Pablo Cevallos
DIRECTOR DE CARRERA DE INGENIERA INFORMTICA
Presente.
Seor Director:
Yo, Noralma Aracely Yanez Morales, Docente de la Carrera de Ingeniera
Informtica de la Facultad de Ingeniera, Ciencias Fsicas y Matemtica de la
Universidad Central del Ecuador
CERTIFICO
Luego de las revisiones tcnicas realizadas, considero que el proyecto
AMBIENTAL
PARA
ESTABLECER
RESPONSABILIDADES
DE

UN PROCESO PREVIA SELECCIN, presentado por MAYRA MARIBEL
FERNNDEZ MOROCHO con C.I. 171626910-3, ha concluido de manera
exitosa, consecuentemente la egresada puede continuar con los trmites de
graduacin correspondientes de acuerdo a lo que estipula las normas y
disposiciones legales.
Por la atencin que se brinde a la presente, anticipo mis agradecimientos.
Atentamente,
vi
APROBACIN DEL TRIBUNAL
vii
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ......................................................................................................... ii
AGRADECIMIENTO ................................................................................................ iii
AUTORIZACIN DE LA AUTORA INTELECTUAL ................................................. iv
APROBACIN DEL TUTOR ..................................................................................... v
APROBACIN DEL TRIBUNAL ............................................................................. vii
LISTA DE ANEXOS ................................................................................................xiii
LISTA DE TABLAS ................................................................................................ xiv
LISTA DE FIGURAS ............................................................................................... xv
RESUMEN.............................................................................................................xvii
ABSTRACT .......................................................................................................... xviii
CAPTULO I.............................................................................................................. 1
1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 2

Descripcin del problema................................................................................. 2
1.1.1
1.2
HIPTESIS ............................................................................................................ 2
1.2.1
Delimitacin del problema ................................................................... 3
1.3
INTERROGANTES DE LA INVESTIGACIN .................................................. 3
1.4
OBJETIVOS DEL PROYECTO ........................................................................... 3
1.4.1
Objetivos Generales ............................................................................ 3
1.4.2
Objetivos Especficos .......................................................................... 3
1.5
JUSTIFICACIN ................................................................................................... 4
1.6
ALCANCE ............................................................................................................... 4
1.6.1
Alcance Global del Proyecto ................................................................ 5
1.6.2
Alcance del Proceso seleccionado para la automatizacin .................. 5
1.7
DESCRIPCIN DE LA INVESTIGACIN ......................................................... 6
1.7.1
1.8
Beneficios ............................................................................................ 6
HERRAMIENTAS .................................................................................................. 7
CAPTULO II............................................................................................................. 8
2.1
ANLISIS ORGANIZACIONAL DE LA FIGEMPA ........................................... 8
2.2
TCNICAS DE INVESTIGACIN Y DIAGNSTICO ...................................... 9
2.2.1
Observacin ........................................................................................ 9
2.2.2
La Entrevista ....................................................................................... 9
2.2.2.1 Empleo de la entrevista ....................................................................... 9

2.2.3
La Encuesta ...................................................................................... 10
ix
2.3
AMBIENTAL ..................................................................................................................... 10
2.3.1
Fundamento Legal............................................................................. 10
2.3.2
Estructura Orgnico Funcional .......................................................... 11
2.4
INTRODUCCIN A LA GESTIN POR PROCESOS .................................. 12
2.5
Definicin de gestin por procesos .................................................................. 13
2.5.1
Definicin de proceso ........................................................................ 13
2.5.2
Procedimientos .................................................................................. 14
2.5.3
Caractersticas de los procedimientos ............................................... 15
2.5.4
Importancia de los Procedimientos .................................................... 16
2.5.5
Procedimientos administrativos ......................................................... 16
2.5.6
Importancia de los Procedimientos Administrativos ........................... 17
2.5.7
Definicin de gestin por procesos .................................................... 17
2.5.8
Ventajas de la gestin por procesos .................................................. 17
2.5.9
Diferencias entre la gestin funcional y la gestin por procesos ........ 18
2.6
ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA GESTIN DE PROCESOS ....... 18
2.6.1
Tipos de procesos ............................................................................. 18
2.6.2
Propietario del proceso ...................................................................... 20
2.7
Modelamiento de Procesos ............................................................................... 20
2.7.1
Introduccin ....................................................................................... 20
2.7.2
Mapa de Procesos............................................................................. 21
2.7.3
Diagrama de Flujo ............................................................................. 24
2.8
METODOLOGA UTILIZADA PARA EL LEVANTAMIENTO Y ANLISIS
DE LOS PROCESOS DEL REA ADMINISTRATIVA DE LA FIGEMPA .............. 25
2.8.1
Obtencin de informacin sobre las actividades y tareas del proceso y
estructurar su tabla de explotacin .................................................................. 27
2.8.2
Tabla de explotacin de procesos ..................................................... 28
2.8.3
Modelamiento de los diagramas de flujo de los procesos .................. 28
CAPTULO III .......................................................................................................... 29

3.1
ANLISIS DE PROCESOS ............................................................................... 29
3.1.1
3.2
Principales Procesos que se desarrollan dentro de la Institucin ....... 31
PROCESOS DEL REA ADMINISTRATIVA ................................................. 32
3.2.1
rea Administrativa ........................................................................... 33
3.2.2
Procesos del rea Administrativa ...................................................... 35
3.2.2.1 Proceso de Certificado de Matrcula .................................................. 35

3.2.2.2 Proceso de Certificado de Asistencia a Clases .................................. 37
x
3.2.2.3 Proceso de Matrcula Extraordinaria .................................................. 39

3.2.2.4 Proceso de examen atrasado ............................................................ 41
3.2.2.5 Proceso de anulacin de tercera matrcula ........................................ 43
3.2.2.6 Proceso llenar cuestionarios .............................................................. 45
CAPTULO IV ......................................................................................................... 47
4.1
Descripcin del proceso ..................................................................................... 47
4.1.1.
Objeto................................................................................................ 47
4.1.2.
Seguimiento y Medicin ..................................................................... 48
4.1.3.
Responsabilidades ............................................................................ 51
4.2
Encuestas en lnea.............................................................................................. 51
4.2.1
4.3
Ventajas de las Encuestas en lnea ................................................... 52
Herramientas de gestin de encuestas ........................................................... 52
4.3.1
Requerimientos de encuestas en lnea .............................................. 53
4.3.2
Requerimientos de Gestin de usuarios ............................................ 54
4.3.3
Requerimientos de Gestin de encuestas ......................................... 54
4.3.4
Requerimientos de Gestin de preguntas .......................................... 55
4.3.5
Requerimientos de Anlisis de Resultados ........................................ 55
4.4
Anlisis de soluciones para elaboracin de cuestionarios ........................... 55
4.4.1
OpinaSurvey software de encuesta en lnea ...................................... 55
4.4.2
RotatorSurvey ................................................................................... 56
4.4.3
Limesurvey ........................................................................................ 57
4.5
Evaluacin de las soluciones para la elaboracin de cuestionarios ........... 57
4.5.1
OpinaSurvey ...................................................................................... 58
4.5.2
RotatorSurvey ................................................................................... 62
4.5.3
Limesurvey ........................................................................................ 64
4.6
Resultado comparativo ....................................................................................... 67
CAPTULO V .......................................................................................................... 68
5.1
Introduccin .......................................................................................................... 68
5.1.1
Ventajas ............................................................................................ 69
5.2
Requerimientos de software .............................................................................. 71
5.3
Ejecucin de Limesurvey ................................................................................... 73
5.3.1
Configuraciones principales ............................................................... 76
CAPTULO VI ......................................................................................................... 83
6.1.
Anlisis de Resultados ....................................................................................... 83
6.2.
Disponibilidad en la web .................................................................................... 84

xi
6.3.
Interfaz de administracin .................................................................................. 84
CONCLUSIONES ................................................................................................... 89
RECOMENDACIONES ........................................................................................... 90
BIBLIOGRAFA ....................................................................................................... 91
Directriz N
: Anlisis y utilizacin de los resultados ......................... 92
PROCESO N : Proceso para la medicin de resultados ...................... 92
xii
LISTA DE ANEXOS
A. Manual de Procesos del Sistema de Garanta Interna de Calidad (SGIC) de la

FIGEMPA ............................................................................................................... 92
B. Manual de Instalacin ...................................................................................... 112
C. Manual de Usuario ........................................................................................... 127
xiii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Diferencias Gestin Funcional y Gestin por Procesos ..............................18
Tabla 2 .ndices de puntuacin de herramientas para cuestionarios .......................57
Tabla 3. Evaluacin de Requisitos Opina Survey....................................................61
Tabla 4. Evaluacin de requisitos RotatorSurvey ....................................................64
Tabla 5. Evaluacin de Requisitos LimeSurvey ......................................................66
Tabla 6. Cuadro comparativo de soluciones para elaboracin de cuestionarios .....67
xiv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Estructura Organizacional de la FIGEMPA ..............................................12
Figura 2 . Repaso procesos, subprocesos, actividades y tareas .............................15
Figura 3. Tipos de Procesos ...................................................................................19
Figura 4. Mapa de Procesos ...................................................................................23
Figura 5. Simbologa de Diagrama de Flujo ............................................................25
Figura 6. Diagrama de variables para identificar entradas y salidas........................30
Figura 7. Diagrama Certificado de Matrcula ...........................................................36
Figura 8. Diagrama Certificado de Asistencia a Clases ..........................................38
Figura 9. Diagrama Matrcula Extraordinaria...........................................................40
Figura 10. Diagrama Examen Atrasado ..................................................................42
Figura 11. Diagrama Anulacin Tercera Matrcula .................................................44
Figura 12. Diagrama llenar cuestionarios ................................................................46
Figura 13. Diagrama llenar cuestionarios ................................................................50
Figura 14. Barra de tareas de inicio WAMP Server .................................................72
Figura 15. Men cambia idioma en WAMP Server..................................................72
Figura 16. Archivo de configuraciones de WAMP Server ........................................73
Figura 17. Ingreso a localhost .................................................................................74
Figura 18. Aplicaciones disponibles en www de WAMP Server ..............................74
Figura 19. Pantalla de inicio de encuestas ..............................................................75
Figura 20. Pantalla de login ....................................................................................75
Figura 21. Pantalla inicial de Limesurvey ................................................................76
Figura 22. Informacin de inicio de la aplicacin Limesurvey ..................................76
Figura 23. Informacin general de la aplicacin Limesurvey ...................................77
Figura 24. Configuracin global de la aplicacin Limesurvey ..................................78
Figura 25. Configuracin de seguridad de la aplicacin Limesurvey .......................79
Figura 26. Configuracin extra de la aplicacin Limesurvey ...................................79
Figura 27. Archivo de configuracin de Limesurvey pate 1 .....................................80
Figura 30 Barra de Herramientas de Administracin ...............................................84
Figura 31 Barra de herramienta del cuestionario ....................................................85
Figura 32. Creacin de grupos de usuarios ............................................................85
Figura 33 Creacin de una encuesta ......................................................................86
Figura 34 Versin imprimible del cuestionario .........................................................87
Figura 35 Archivo CSV de encuestados .................................................................87
Figura 36 Botn Generar Estadsticas ....................................................................88
Figura 37 Grfico estadstico de la encuesta ..........................................................88
Figura 38. Dar permisos de administrado .............................................................112
Figura 39. Aceptar trminos de licencia ................................................................112
Figura 40. Finalizar instalacin .............................................................................113
Figura 41. Dar permisos de administrador ............................................................113
Figura 42. Dar click en Next .................................................................................114
Figura 43. Aceptar trminos de licencia ................................................................114
Figura 44. Seleccionar carpeta de instalacin.......................................................115
Figura 45. Seleccin de iconos de acceso rpido .................................................115
xv
Figura 46. Instalar wamp server............................................................................116

Figurra 47. Progreso de la instalacin...................................................................116
Figura 48. Seleccionar el browser .........................................................................117
Figura 49. Permitir acceso desde el FireWall de Windows ....................................117
Figura 50. Colocar valores de SMTP y direccin de correo electrnico ................118
Figura 51. Finalizar la instalacin ..........................................................................118
Figura 52. Tareas de wamp Server .......................................................................119
Figura 53. Copiar limesurvey ................................................................................120
Ilustracin 54. Iniciar phpMyAdmin .......................................................................121
Figura 55. Pantalla administracin phpMyAdmin ..................................................121
Figura 56. Crear una nueva base de datos ...........................................................122
Figura 57. Crear usuario de la base de datos .......................................................122
Figura 58. Agregar usuario ...................................................................................123
Figura 59. Usuario creado ....................................................................................124
Figura 60. Poblar la base de datos de Limesurvey ...............................................124
Figura 61. Pantalla de confirmacin ......................................................................125
Figura 62. Renombrar carpeta de instalacin .......................................................126
Figura 63. Pantalla de inicio de Limesurvey ..........................................................126
Figura 64. Pantalla de login ..................................................................................128
Figura 65. Flujo de trabajo de LimeSurvey............................................................129
Figura 66. Pantalla de inicio ..................................................................................131
Figura 67. Pantalla reglas de evaluacin ..............................................................139
Figura 68. Pantalla administracin de encuestados ..............................................142
Figura 69. Pantalla agregar encuestado/a ............................................................143
Figura 70. Pantalla importar CSV .........................................................................145
Ilustracin 71. Pantalla de Estadsticas primera parte ...........................................148
Ilustracin 72. Pantalla de Estadsticas segunda parte .........................................148
Figura 73. Grfico de estadsticas ........................................................................149
Figura 74. Presionar botn para crear encuesta ...................................................150
Figura 75. Pantalla inicio para crear nueva encuesta ............................................150
Figura 76. Pantalla encuesta configurada .............................................................152
Figura 77. Presionar botn para agregar una seccin ..........................................153
Figura 78. Pantalla crear nueva seccin ...............................................................153
Figura 79. Presionar botn para agregar pregunta ...............................................153
Figura 80. Pantalla crear nueva pregunta parte 1 .................................................154
Figura 81. Pantalla crear nueva pregunta parte 2 .................................................154
Figura 82. Tipo de pregunta matriz .......................................................................155
Figura 83. Tipo de Pregunta seleccin..................................................................156
Figura 84. Pregunta tipo lista ................................................................................157
Figura 85. Pregunta tipo opcin mltiple ...............................................................157
Figura 86. Pregunta tipo ltiples textos cortos ......................................................158
Figura 87. Pregunta tipo clasificacin ...................................................................158
xvi
RESUMEN

AMBIENTAL PARA ESTABLECER RESPONSABILIDADES DE
UN PROCESO PREVIA SELECCIN
Las entidades que brindan servicio requieren una efectiva implementacin
de procesos para identificar aquellos que son prioritarios solventar con
tecnologa.
Luego de un anlisis previo de la situacin actual de la Facultad de
Ingeniera en Geologa, Minas, Petrleos y Ambiental (FIGEMPA) y la
elaboracin
de varios procesos se detect que el proceso para
automatizarse en primer lugar es el de Medicin de Resultados, ya que ste

permite a la Institucin contar con ndices que reflejen el grado de
aceptacin de su desempeo entre profesores y estudiantes
Para resolver este proceso con tecnologa se utiliza la herramienta de
encuestas en lnea conocida como LimeSurvey que permite al usuario
construir sus propias encuestas y que ayuden a la toma de decisiones.
DESCRIPTORES:
ANLISIS
DE
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
PROCESO
DE
MEDICIN DE RESULTADOS / MAPA DE PROCESOS / DIAGRAMAS DE

FLUJO / ENCUESTAS EN LNEA / LIMESURVEY
xvii
ABSTRACT
ANALYSIS OF ADMINISTRATIVE PROCEDURES MANUAL OF THE

FACULTY OF ENGINEERING IN GEOLOGY, MINES, PETROLEUM AND
ENVIRONMENTAL TO ESTABLISH LIABILITY OF ACTIVITIES ON MAP
PROCESS AND AUTOMATION OF A PRIOR SELECTION PROCESS
Services Entities requires effective processes implementation to identify who
are major in solve through technology.
After a preliminary analysis of the current situation of the College of
Engineering in Geology, Mines, Petroleum and Environmental (FIGEMPA)
and the development of various processes was found that the first process by
to be automated is the Performance Measurement, these allow, the
institution to have indexes which reflect the degree of acceptance of
performance between teachers and students.
Solving this process with technology, it is using the online survey tool it is
known as LimeSurvey whose allows the reader to build their own surveys
and to help in their next decision.
DESCRIPTORS:
ADMINISTRATIVE
PROCEDURES
ANALYSIS
PERFORMANCE
MEASUREMENT PROCESS / PROCESS MAP / FLOWCHARTS / ONLINE

SURVEYS / LIMESURVEY
xviii
xix
CAPTULO I
INTRODUCCIN
La Facultad de Ingeniera en Geologa, Minas, Petrleos y Ambiental
(FIGEMPA) de la Universidad Central del Ecuador observ que las
actividades de los funcionarios emplean ms del tiempo necesario debido a
los procesos manuales que a diario se realizan.
Estos procesos manuales se basan en modelos tradicionales y dependen de
varios factores que retrasan resultados, por ejemplo, demasiados papeles
por revisar, esperar la disponibilidad del responsable de alguna parte del
proceso, desorden en la documentacin, etc.
En la actualidad la Facultad se encuentra en una etapa de crecimiento y
reformas basado en las nueva leyes de educacin superior, lo cual es muy
beneficioso para la organizacin; pero esto tiene un efecto negativo en el
rea Administrativa ya que no puede responder a la demanda actual y est
causando retrasos en la obtencin de informacin vital para la Institucin.
Por tal motivo, la Institucin requiere una deteccin real de los problemas
para lo cual es pertinente analizar la situacin actual lo cual permitir definir
un nuevo modelo organizacional basado en procesos.
En la mayor parte de empresas e instituciones no existe una definicin
precisa de los procedimientos que se deben aplicar a la hora de elaborar y
distribuir la documentacin. La situacin se complica cuando se requiere la
bsqueda y actualizacin de un documento lo cual presenta prdida de
productividad al organizar y buscar algn documento asociado a un trmite
particular.
El no disponer de una herramienta que facilite las operaciones propias de
una entidad administrativa dificulta el conocimiento de un trmite, como en
dnde inici, en qu estado se encuentra, si ha sido atendido o no, si la
informacin est actualizada, contar con ndices que permitan tomar
decisiones.
Si el problema no es solucionado la entidad no podr satisfacer las

necesidades tanto de estudiantes, como profesores, incluso aquellos
requerimientos de la SENESCYT1 que pueden afectar la acreditacin.
La Facultad de Ingeniera en Geologa, Minas, Petrleos y Ambiental maneja
gran cantidad de documentos (solicitudes, permisos, notas, contratos,
evaluaciones), que estn relacionados con varios procesos y actividades, los
mismos que tiene varios actores como alumnos, profesores, proveedores,
personal administrativo, etc., y es necesario satisfacer de manera eficiente
tanto a clientes internos como externos.
Basndose en estos inconvenientes, con esta tesis se pretende desarrollar a
partir de los hechos obtenidos; una solucin, empezando desde sus
cimientos como es la investigacin de campo hasta llegar a la fase final en la
que se obtendr la automatizacin para uno de los procesos, apoyados con
tecnologa.
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.1
Descripcin del problema
La FIGEMPA, como parte de la Universidad Central del Ecuador que es una

entidad pblica, tiene definidas funciones, sin embargo se pueden llevar a
cabo de diferentes maneras dentro de cada Facultad e incluso Carrera, en
algunos casos la carga de trabajo es tan grande que afecta el rendimiento de
la entidad y no permite definir un rumbo claro.
1.2 HIPTESIS
Es posible obtener un Sistema que automatice el PROCESO PARA LA
MEDICIN DE RESULTADOS considerado significativo para el rea
Administrativa de la Facultad de Ingeniera en Geologa, Minas, Petrleos y
Ambiental (FIGEMPA) de la Universidad Central del Ecuador, para optimizar
y mejorar las dificultades que se presentan actualmente?
Secretara Nacional de Educacin Superior Ciencia y Tecnologa
1.2.1 Delimitacin del problema

El levantamiento de actividades y definicin de procesos se realizar
nicamente para el rea Administrativa de la FIGEMPA.
La automatizacin se definir nicamente para el proceso antes definido,
seleccionado en consenso con representantes de la Facultad, siendo este
considerado significativo para desarrollarlo en primer lugar.
1.3 INTERROGANTES DE LA INVESTIGACIN

1. Es posible ejecutar el levantamiento de procesos administrativos
que se realizan en el rea Administrativa de la FIGEMPA?
2. Es factible una reingeniera de los procesos?
3. Se puede utilizar una plataforma tecnolgica que ayude en la
automatizacin del proceso seleccionado?
1.4 OBJETIVOS DEL PROYECTO

1.4.1 Objetivos Generales
Analizar las actividades en el rea Administrativa de la Facultad de

Ingeniera en Geologa, Minas, Petrleos y Ambiental y los beneficios
que estas otorgan adems de automatizar uno de los procesos
considerado significativo para la entidad.
1.4.2 Objetivos Especficos
Analizar la situacin actual del rea Administrativa de la FIGEMPA.
Evaluar resultado del anlisis
Establecer un proceso considerado de mayor importancia
Analizar y seleccionar la herramienta en la que se disear el proceso
Identificar los problemas o limitaciones que se puedan hallar en la

automatizacin del proceso.
3
Optimizar aquel proceso especfico, considerado de mayor importancia,

definido en consenso con representantes de la Facultad.
Disear la automatizacin del proceso.
Reducir, mediante la automatizacin, el tiempo que tarda actualmente la

ejecucin del proceso seleccionado.
1.5 JUSTIFICACIN
A medida que el tiempo transcurre las tecnologas van evolucionando
significativamente, facilitando de esta manera el desempeo del personal en
sus diferentes actividades, as como mejorando el rendimiento y tiempo de
respuesta.
Es tambin el caso de las Instituciones que contaban con diferentes mtodos
para realizar sus actividades, por ejemplo el envo de mensajes se lo haca a
travs de mensajeros o correo postal, incluso por fax, actualmente se hace
uso de las herramientas de envo de correo electrnico lo que disminuye en
gran manera la disponibilidad de la informacin segura y a tiempo.
Las nuevas tecnologas son importantes y necesarias, puesto que agilitan
los procesos, reducen el tiempo de respuesta de los resultados y bajan
considerablemente los costos de gestin.
El objetivo de esta investigacin es analizar los diferentes problemas que se
originan
al
llevar
un
inadecuado
control
en
los
procedimientos
administrativos, de tal manera poder recomendar al rea Administrativa,

alternativas que ayuden a lograr altos niveles de eficiencia en el desempeo
de las tareas o actividades que all se desarrollan, a fin de alcanzar una
mayor eficacia en las labores realizadas; ampliando los conocimientos
referentes al tema y sirviendo de apoyo al desarrollo de otras investigaciones
relacionadas con el anlisis aqu presentado.
1.6 ALCANCE
Tomando en cuenta los objetivos del proyecto y en base al levantamiento de
informacin dentro del rea Administrativa de la Facultad de Ingeniera en
4
Geologa,
Minas, Petrleos y Ambiental de la Universidad Central del
Ecuador, el alcance de esta tesis se establece de la siguiente manera.

1.6.1 Alcance Global del Proyecto
Revisin de la estructura interna en el rea Administrativa de la

FIGEMPA.
Anlisis de la situacin actual.
Con el desarrollo de esta tesis se realizar el diagrama de flujo de seis

procesos manuales realizados por el rea Administrativa de la Facultad.
Elegir un proceso para ser automatizado, en consenso con autoridades

de la Facultad y quien realiza este tema de tesis.
De ser considerado necesario, se realizarn cambios para optimizar el

proceso seleccionado.
Se realizar un nuevo diagrama del proceso optimizado.
Se
analizar
la/s
herramienta/s
con
la/s
que
se
realizar
la
automatizacin.
1.6.2 Alcance del Proceso seleccionado para la automatizacin
Actualmente la FIGEMPA no cuenta con sistemas que ayuden en el
desempeo de las tareas diarias, la mayora de actividades se las realiza
manualmente.
El proceso seleccionado para ser automatizado es el PROCESO PARA LA
MEDICIN DE RESULTADOS y su alcance es el siguiente:
Contar con un usuario administrador que se encargue del sistema.
El usuario con roles de administrador se encargar de crear nuevos

usuarios / encuestados.
Cada encuestado contar con su usuario y contrasea para llenar los

cuestionarios.
5
Se podr clasificar los usuarios por categoras para definir su grupo de

cuestionarios.
Se notificar va correo electrnico a los usuarios cuando se les asigne

nuevos cuestionarios que deban completar.
El usuario administrador o quien se defina y tenga los privilegios

necesarios, podr crear nuevos cuestionarios.
El aplicativo tendr la funcionalidad de guardar encuestas incompletas

para continuar ms adelante.
La encuesta tendr un tiempo lmite de vigencia.
Se podr imprimir la encuesta creada.
Se aceptar llenar encuestas annimas.
Se podr realizar modificaciones en las preguntas de una encuesta que

no est activa, es decir, se pueden hacer modificaciones en encuestas
que an no estn expuestas al usuario para ser contestadas.
Se permitir exportar los resultados a formatos tales como: Excel, SPSS

y PDF.
Se tendr un reporte estadstico bsico de las respuestas tabuladas de

la encuesta.
Se entregar manuales de la aplicacin. Tanto de usuario como de

instalacin.
1.7 DESCRIPCIN DE LA INVESTIGACIN

1.7.1 Beneficios
Los beneficios que se obtendrn con la automatizacin del proceso son
los siguientes:
-
Facilitar la situacin y manejo de la informacin.
Mejorar los tiempos de proceso de las encuestas.

6
Reducir los gastos de papel y archivado.
Mejorar tiempos de respuesta para con los estudiantes/docentes.
1.8 HERRAMIENTAS
Los requerimientos de hardware y software que se necesitarn para la
automatizacin del proceso se los detallar ms adelante, una vez definida
la herramienta que se manejar.
CAPTULO II
MARCO TERICO
2.1 ANLISIS ORGANIZACIONAL DE LA FIGEMPA
Hoy, para que una entidad logre alcanzar una posicin slida debe tener
polticas claras, objetivos y metas alcanzables que le permitan cumplir su
misin, visin y en el caso de la Facultad que le permita alcanzar su fines
acadmicos. La organizacin de la Facultad para llevar a cabo dichos
propsitos es primordial, pues por medio de sta se puede medir el grado de
desarrollo, el grado de respuesta a los cambios externos e internos tales
como el cambio de algn tipo de tecnologa, sistema de operacin,
adaptacin a las nuevas condiciones acadmicas.
Para iniciar con el anlisis organizacional es necesario mencionar que la
Facultad cuenta con un organigrama establecido, en el que los empleados
se pueden ubicar dentro de la entidad.
Con esto se ha logrado dos cosas.
1. Darle claridad a los empleados acerca de su ubicacin y modo de
operacin dentro de la Facultad y con el resto de entidades de la
Universidad.
2. Que personas ajenas la Facultad (visitantes) puedan identificar y
entender sin duda alguna el funcionamiento de la misma.
El diagnstico organizacional permitir conocer la situacin real de la
Facultad adems de hallar los problemas o situaciones que afectan el
rendimiento administrativo de la misma. Para obtener un diagnstico exitoso
se debe contar con informacin veraz, analizarla y procesarla.
Con este anlisis se puede conseguir definir las diferentes tareas y
actividades que desempean los colaboradores del rea, adems que se
podr establecer los diferentes requerimientos para llevar a cabo un flujo de
informacin.
2.2 TCNICAS DE INVESTIGACIN Y DIAGNSTICO

Para poder dar una informacin clara y veraz del estado actual de la
Facultad se debe recurrir a tcnicas y estrategias como las que se explican a
continuacin:
2.2.1 Observacin
Es una tcnica que consiste en observar atentamente el fenmeno, hecho o
caso,
tomar
informacin
registrarla
para
su
posterior
anlisis.
La observacin es un elemento fundamental de todo proceso investigativo;

en ella se apoya el investigador para obtener el mayor nmero de datos.
Gran parte del cmulo de conocimientos que constituye la ciencia ha sido
lograda mediante la observacin.
Existen dos clases de observacin: la Observacin no cientfica y la
observacin cientfica. La diferencia bsica entre una y otra est en la
intencionalidad: observar cientficamente significa observar con un objetivo
claro, definido y preciso: el investigador sabe qu es lo que desea observar y
para qu quiere hacerlo, lo cual implica que debe preparar cuidadosamente
la observacin. Observar no cientficamente significa observar sin intencin,
sin objetivo definido y por tanto, sin preparacin previa.
2.2.2 La Entrevista
Es una tcnica para obtener datos que consisten en un dilogo entre dos
personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el
fin de obtener informacin de parte de este, que es, por lo general, una
persona entendida en la materia de la investigacin. La entrevista es una
tcnica antigua, pues ha sido utilizada desde hace mucho en psicologa y,
desde su notable desarrollo, en sociologa y en educacin. De hecho, en
estas ciencias, la entrevista constituye una tcnica indispensable porque
permite obtener datos que de otro modo seran muy difciles conseguir [1].
2.2.2.1
Empleo de la entrevista
a. Cuando se considera necesario que exista interaccin y dilogo entre

el investigador y la persona.
9
b. Cuando la poblacin o universo es pequeo y manejable.

2.2.3 La Encuesta
La encuesta es una tcnica destinada a obtener datos de varias personas
cuyas opiniones impersonales interesan al investigador. Para ello, a
diferencia de la entrevista, se utiliza un listado de preguntas escritas que se
entregan a los sujetos, a fin de que las contesten igualmente por escrito. Ese
listado se denomina cuestionario. [1]
Es impersonal porque el cuestionario no lleva el nombre ni otra identificacin
de la persona que lo responde, ya que no interesan esos datos. Es una
tcnica que se puede aplicar a sectores ms amplios del universo, de
manera mucho ms econmica que mediante entrevistas. Varios autores
llaman cuestionario a la tcnica misma. Los mismos literatos u otros, unen
en un mismo concepto a la entrevista y al cuestionario, denominndolo
encuesta, debido a que en los dos casos se trata de obtener datos de
personas que tienen alguna relacin con el problema que es materia de
investigacin.
El mtodo de encuesta puede conllevar algunos riesgos, como:
-
La falta de sinceridad en las respuestas as como la sospecha de que

la informacin puede revertirse en contra del encuestado.
La falta de comprensin de las preguntas o de algunas palabras.
La influencia de la simpata o antipata con respecto al asunto que se

investiga.
2.3 FACULTAD DE INGENIERA EN GEOLOGA, MINAS, PETRLEOS Y

AMBIENTAL
2.3.1 Fundamento Legal
La FIGEMPA como parte de la Universidad Central del Ecuador se rige en
base a un fundamento legal dado por la Constitucin de la Repblica en la
ley Orgnica de Educacin Superior.2
Fuente obtenida de http://www.uce.edu.ec/fundamentos-legales

10
2.3.2 Estructura Orgnico Funcional

2.3.2.1
Gobierno de la Facultad
De acuerdo al Estatuto Universitario, el Gobierno de las Facultades3, se

ejercer a travs de los siguientes rganos colegiados y autoridades:
Consejo Directivo
Decano
Consejo Acadmico
Vicedecano
Consejo de Carrera
Director de Carrera
Consejo Directivo de la Facultad
2.3.2.2
Funcionarios del rea Administrativa
A continuacin se detalla el personal que desempea las funciones

administrativas de sta rea y adems tienen como jefes inmediatos al
Decano y Vicedecano de la Facultad.
Direccin de Carrera
Director de Carrera
Secretaria Ejecutiva
En la FIGEMPA existe una estructura organizacional bien definida tal como
se presenta a continuacin.
Fuente
obtenida
http://www.uce.edu.ec/documents/10179/29343/ESTATUTO%20UCE.pdf
11
de
CONSEJO
DIRECTIVO
CONSEJO
ACADMICO
DECANO
SECRETARA DE LA
FACULTAD
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
SUBDECANO
INSTITUTO DE
INVESTIGACIN Y
POSTGRADO
BIBLIOTECA
CENTRO DE
CMPUTO
MUSEO
COMISIN DE
REFORMA
COMISIN DE
ADMISIN Y
NIVELACIN
COMISIN DE
EVALUACIN
DOCENTE
COMISIN DE
ACREDITACIN
PUBLICACIONES
CARRERA DE
INGENIERA EN
GEOLOGA
CARRERA DE
INGENIERA EN
MINAS
CARRERA DE
INGENIERA EN
PETRLEOS
CARRERA DE
INGENIERA
AMBIENTAL
DIRECTOR
DIRECTOR
DIRECTOR
DIRECTOR
CONSEJO DE
CARRERA
CONSEJO DE
CARRERA
CONSEJO DE
CARRERA
CONSEJO DE
CARRERA
COMISIN DE
REFORMA Y
ACREDITACIN
COMISIN DE
REFORMA Y
ACREDITACIN
COMISIN DE
REFORMA Y
ACREDITACIN
COMISIN DE
REFORMA Y
ACREDITACIN
Figura 1. Estructura Organizacional de la FIGEMPA
El rea Administrativa de la Facultad de Ingeniera en Geologa, Minas,

Petrleos y Ambiental es la unidad responsable de facilitar la gestin
acadmica y administrativa de la Facultad.
2.4 INTRODUCCIN A LA GESTIN POR PROCESOS
Las empresas y organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos,
la mayora de estas que han tomado conciencia de lo anteriormente
planteado han reaccionado ante la ineficiencia que representa las
organizaciones departamentales, con sus nichos de poder y su inercia
excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco
comn y trabajando con una visin de objetivo en el cliente.
12
La gestin por procesos puede ser conceptualizada como la forma de

gestionar toda la organizacin basndose en los procesos, siendo definidos
estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor
aadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a
su vez satisfaga los requerimientos del cliente.
Se llama gestin o administracin por procesos de negocio (Business
Process Management o BPM en ingls) a la metodologa corporativa cuyo
objetivo es mejorar el desempeo (eficiencia y eficacia) de la organizacin a
travs de la gestin de los procesos de negocio que se deben disear,
modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. El modelo de
administracin por procesos, se refiere al cambio operacional de la empresa
al migrar de una operacin funcional a una operacin de administrar por
procesos.
2.5 Definicin de gestin por procesos
2.5.1 Definicin de proceso
La palabra proceso viene del latn processus, que significa avance y
progreso.
Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que se
caracterizan por requerir ciertos insumos (inputs: productos o servicios
obtenidos de otros proveedores) y tareas particulares que implican valor
aadido, con miras a obtener ciertos resultados.
Proceso no es lo mismo que procedimiento. Un procedimiento es el conjunto
de reglas e instrucciones que determinan la manera de proceder o de obrar
para conseguir un resultado. Un proceso define qu es lo que se hace, y un
procedimiento, cmo hacerlo.
No todas las actividades que se realizan son procesos. Para determinar si
una actividad realizada por una organizacin es un proceso o subproceso,
debe cumplir los siguientes criterios.
-
La actividad tiene una misin o propsito claro

13
La actividad contiene entradas y salidas, se pueden identificar los

clientes, proveedores y producto final.
La actividad debe ser susceptible de descomponerse en operaciones

o tareas.
La actividad puede ser estabilizada mediante la aplicacin de la

metodologa de gestin por procesos (tiempo, recursos, costes).
Se puede asignar la responsabilidad del proceso a una persona
2.5.2 Procedimientos
Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera eficiente
necesitan poner en prctica ciertas tcnicas y mtodos que conllevan a
desarrollar coordinadamente las operaciones que les permitir adaptarse a
las necesidades de la empresa y su entorno, para alcanzar los objetivos y
metas propuestas por sta. Dentro de estas tcnicas se encuentran los
procedimientos como medios de trabajo que les faciliten la efectividad de las
operaciones diarias.
Por lo general las organizaciones tienen muchos y diferentes conjuntos de
procedimientos que cubren varias tareas para ser efectuadas.
14
Figura 2 . Repaso procesos, subprocesos, actividades y tareas
2.5.3 Caractersticas de los procedimientos

En cuanto a las caractersticas de los Procedimientos se puede detallar los
ms relevantes:
1. No son de aplicacin general: Son especficos, es decir pueden
elaborarse
diferentes
procedimientos
para
una
misma
labor
dependiendo de las necesidades y caractersticas particulares de

cada organizacin.
2. Son continuos y sistemticos: Por lo tanto son de gran aplicacin en
los trabajos que se repiten, y de esta manera se evita a la gerencia
tomar decisiones cada vez que tenga que ejecutarse ese trabajo.
3. Son estables: Porque siguen una misma secuencia elaborada con
anterioridad.
4. Son flexibles: Esto es, que pueden adaptarse a las exigencias de
nuevas situaciones y circunstancias. Su condicin est supeditada a
tales situaciones lo que significa que sus modificaciones y
alteraciones dependen en lo esencial, del curso de los objetivos, por
15
eso, los procedimientos deben tomar en cuenta para su implantacin

y aplicacin los elementos disponibles: El personal, trabajo, objetivos,
materiales, etc.
En atencin a la cita anterior, se puede decir que los procedimientos
conllevan siempre al logro de los objetivos que persiguen las organizaciones,
siempre y cuando se adapten a las necesidades y se apliquen a las
exigencias de las empresas.
2.5.4 Importancia de los Procedimientos
En relacin a la importancia de los procedimientos en el contexto de las
organizaciones, se seala que stos son considerados como gua de las
actividades del personal. La experiencia ha dado pruebas fehacientes de
que los procedimientos mejoran el rendimiento de las organizaciones o
empresas, por las razones siguientes:
Permiten una eficiente administracin, englobada a varios sectores de

responsabilidad a la vez.
Siempre existe la posibilidad de perfeccionar los sistemas y

procedimientos y con ellos mejorar las actividades de la organizacin.
2.5.5 Procedimientos administrativos

Los procedimientos administrativos son aquellos que sealan las maneras
de ejecutar las diferentes tareas de una organizacin; as como los medios
que han de emplearse para realizar las mismas, se identifican con la funcin
administrativa en su sentido ms amplio, quedando comprendidos en este
grupo aquellos generalmente identificados como operaciones de oficinas,
tales como manejo de documentacin, tenedura de libros, contabilidad,
informes, proyectos, programas de trabajo, presupuestos, dibujos, ingeniera
(de oficina no de fbrica), normas de trabajo, control de produccin y
asuntos similares. Los procedimientos de oficina pueden ser ejecutados
manualmente o por mquinas y empleados.
16
2.5.6 Importancia de los Procedimientos Administrativos

Los procedimientos Administrativos son importantes porque permiten tomar
las medidas necesarias para mejorar la eficiencia y efectividad de la entidad.
Ayuda
perfeccionar
las
funciones
administrativas:
Planificacin,
organizacin, coordinacin, control y supervisin general.

2.5.7 Definicin de gestin por procesos
Un proceso comprende una serie de actividades realizadas por diferentes
departamentos o servicios de la Facultad, aaden valor y ofrecen un servicio
a sus clientes (profesores, estudiantes, proveedores, empleados, etc.)
La gestin por procesos (Business Process Management) es una forma de
organizacin diferente de la clsica organizacin funcional, y en el que prima
la visin del cliente sobre las actividades de la organizacin. Los procesos
as definidos son gestionados de modo estructurado y sobre su mejora se
basa la de la propia organizacin.
La gestin de procesos aporta una visin y unas herramientas con las que
se puede mejorar y redisear el flujo de trabajo para hacerlo ms eficiente y
adaptado a las necesidades de los clientes. No hay que olvidar que los
procesos lo realizan personas y los productos los reciben personas, y por
tanto, hay que tener en cuenta en todo momento las relaciones entre
proveedores y clientes (autoridades, personal administrativo, estudiantes).
2.5.8 Ventajas de la gestin por procesos
Debido a la gran diversidad y complejidad entre los procesos que se
ejecutan en la FIGEMPA, existen altas probabilidades de incurrir en errores y
desaprovechar recursos tanto humanos como materiales. Una gestin por
procesos estructurada, con los recursos y coordinacin adecuados, permite
optimizar de forma significativa la utilizacin de los recursos y mejorar la
eficiencia de la Institucin.
17
2.5.9 Diferencias entre la gestin funcional y la gestin por procesos

Gestin Funcional
Gestin por procesos
Organizacin por departamento o Organizacin orientada a los procesos

reas
Los departamentos condicionan la Los
ejecucin de las actividades
procesos
condicionan
la
de
valor
aadido
ejecucin
de
las
actividades
Autoridad
basada
en
jefes Autoridad basada en los responsables
departamentales
del proceso
Principio de jerarqua y de control
Principio de autonoma y de autocontrol
Orientacin interna de las actividades Orientacin externa hacia el cliente

hacia el jefe o departamento
interno o externo
Principios de burocracia, formalismo y Principios de eficiencia, flexibilidad y

centralizacin
en
la
toma
decisiones
Principio
en
la
toma
de
decisiones
de
eficiencia:
ser
productivo
Las
de descentralizacin
mejoras
ms Principio
de
eficacia:
ser
ms
competitivo
tienen
un
limitado: el departamento
mbito Las
mejoras
tienen
un
mbito
generalizado: el proceso
Tabla 1 Diferencias Gestin Funcional y Gestin por Procesos
2.6 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA GESTIN DE PROCESOS

2.6.1 Tipos de procesos
Los procesos pueden ser clasificados en funcin de varios criterios. Pero
quiz la clasificacin de los procesos ms habitual en la prctica es distinguir
entre: estratgicos, operativos y de apoyo.
18
Figura 3. Tipos de Procesos
Procesos estratgicos: Son procesos destinados a definir y

controlar las metas de la organizacin, sus polticas y estrategias.
Permiten llevar adelante la organizacin. Estn en relacin muy
directa con la misin/visin de la organizacin. Involucran personal de
primer nivel de la organizacin.
Afectan a la organizacin en su totalidad. Ejemplos: Comunicacin
interna/externa, Planificacin, Formulacin estratgica, Seguimiento
de resultados, Reconocimiento y recompensa, Proceso de calidad
total, etc.
Procesos operativos: Son procesos que permiten generar el

producto/servicio que se entrega al cliente, por lo que inciden
directamente en la satisfaccin del cliente final. Generalmente
atraviesan muchas funciones. Son procesos que valoran los clientes y
los accionistas.
Ejemplos:
Desarrollo
del
producto,
Fidelizacin
de
clientes,
Produccin, Logstica integral, Atencin al cliente, etc. Los procesos

operativos tambin reciben el nombre de procesos clave.
Procesos de soporte: Apoyan los procesos operativos. Sus clientes

son internos. Ejemplos: Control de calidad, Seleccin de personal,
19
Formacin del personal, Compras, Sistemas de informacin, etc. Los

procesos de soporte tambin reciben el nombre de procesos de
apoyo.
Cuando ya se han identificado todos los grandes procesos de la
organizacin, stos se representan en un mapa de procesos. Tngase en
cuenta que la clasificacin de los procesos de una organizacin en
estratgicos, operativos y de soporte, vendr determinada por la misin de la
organizacin, su visin, su poltica, etc.
As por ejemplo un proceso en una organizacin puede ser operativo,
mientras que el mismo proceso en otra organizacin puede ser de soporte.
2.6.2 Propietario del proceso
Para poder gestionar los procesos de la Facultad de modo eficiente es
necesario determinar quin es el propietario de dichos procesos.
El propietario asume la responsabilidad global de la gestin del proceso y de
su mejora continua.
2.7
Modelamiento de Procesos
2.7.1 Introduccin
Frecuentemente, los sistemas, conjuntos de procesos y subprocesos
integrados en una organizacin, son difciles de comprender, amplios,
complejos y confusos; con mltiples puntos de contacto entre s y con un
buen nmero de reas funcionales.
Un modelo puede dar la oportunidad de organizar y documentar la
informacin sobre un sistema.
Modelo
Un modelo es una representacin de una realidad compleja. Modelar es
desarrollar una descripcin lo ms exacta posible de un sistema y de las
actividades llevadas a cabo en l.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representacin grfica
(diagrama de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones
20
existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los

puntos de contacto con otros procesos, as como identificar los subprocesos
comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas existentes pueden ponerse
de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de
mejora.
Diagramado
Diagramar es establecer una representacin visual de los procesos y
subprocesos, lo que permite obtener una informacin preliminar sobre la
amplitud de los mismos, sus tiempos y los de sus actividades.
La representacin grfica facilita el anlisis, uno de cuyos objetivos es la
descomposicin de los procesos de trabajo en actividades discretas.
Tambin hace posible la distincin entre aquellas que aportan valor aadido
de las que no lo hacen, es decir que no proveen directamente nada al cliente
del proceso o al resultado deseado. En este ltimo sentido cabe hacer una
precisin, ya que no todas las actividades que no proveen valor aadido han
de ser innecesarias; stas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas
para hacer ms eficaces las funciones de direccin y control, por razones de
seguridad o por motivos normativos y de legislacin. [2]
En definitiva el modelamiento de procesos nos sirve para
1. Contacto con otros procesos
2. Interrelacin y anlisis
3. Ayuda en toma de decisiones
4. Oportunidades de mejora
2.7.2 Mapa de Procesos
El mapa de procesos presenta una visin general del sistema organizacional
de la Facultad, en donde adems se presentan los procesos que lo
componen as como sus relaciones principales.
21
Los mapas de proceso nos permite identificar claramente los individuos que
intervienen en el proceso, la tarea que realizan, a quin afectan cuando su
trabajo no se realiza correctamente y el valor de cada tarea o su contribucin
al proceso.
Tambin nos permite evaluar cmo se entrelazan las distintas tareas que se
requieren para completar el trabajo, si son paralelas o secuenciales. Dichas
relaciones se indican mediante grficos en forma de mapas conceptuales los
cuales representan flujos de informacin.
La cuestin esencial en la elaboracin de un mapa de procesos es que la
expresin grfica deber ser tan clara, sin sacrificar por ello la precisin, no
existe un formato predeterminado para construir un mapa de procesos. Cada
unidad funcional deber adoptar el diseo que mejor se adapte a la
complejidad o sencillez de la estructura de su sistema, de modo que permita
que todos los componentes de la unidad puedan comprender de forma
rpida cul es su lugar dentro de la entidad y en qu medida su actividad
influye en la de los dems.
Los mapas de procesos nos permiten:
-
Conocer cmo se llevan a cabo los trabajos actualmente
Analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o

aumentar la calidad
Utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo

proyectos de mejoramiento del proceso.
Orientar a nuevos colaboradores de la Facultad
Desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos crticos
Identificar en qu se est fallando o en qu se puede mejorar
Para que una empresa u organizacin funcione de manera eficaz y eficiente,

tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre s,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
22
Figura 4. Mapa de Procesos
Para realizar un mapa de procesos lo que debe realizarse es lo siguiente:

1. Identificar los actores.
Esto es clientes, proveedores y otras organizaciones del entorno
2. Plantear cul es el objetivo a alcanzar.
Se refiere a la lnea operativa de la entidad formada por la secuencia
encadenada de procesos que se llevan a cabo para obtener un servicio o
producto.
3. Qu da impulso al proceso.
4. Cules son los elementos de entrada del proceso.
5. Cmo y a travs de quin (responsable) y con quin (interrelaciones)
se ejecuta el proceso.
23
6. Cules son los resultados del proceso (resultados).

7. Cmo y cundo se mide, visualiza y evala la aptitud de
funcionamiento.
8. Visualizar que el proceso es claro y comprensible (realizacin de un
flujograma).
El resultado del proceso depender de los recursos que utilicen (humanos,
materiales, etc.).
2.7.3 Diagrama de Flujo
El Diagrama de Flujo es una representacin grfica de la secuencia de
pasos que se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un
producto, un servicio, o bien una combinacin de ambos.
2.7.3.1
Caractersticas principales
A continuacin se comentan una serie de caractersticas que ayudan a

comprender la naturaleza de la herramienta.
Capacidad de Comunicacin
Permite la puesta en comn de conocimientos individuales sobre un
proceso, y facilita la mejor comprensin global del mismo.
Claridad
Proporciona informacin sobre los procesos de forma clara, ordenada y
concisa.
Simbologa
Para la construccin de los diagramas de flujo se utilizarn los siguientes
smbolos:
24
Figura 5. Simbologa de Diagrama de Flujo
2.8
METODOLOGA
UTILIZADA
PARA
EL
LEVANTAMIENTO
ANLISIS DE LOS PROCESOS DEL REA ADMINISTRATIVA DE

LA FIGEMPA
Para realizar el anlisis de los procesos en una organizacin, es conveniente
seguir los siguientes pasos:
25
Reunin de todos los jefes o autoridades administrativas para:
Identificar y definir los procesos.
Designar a los propietarios de los procesos.
Redactar y hacer los diagramas de los procesos de primer nivel.
Redactar y hacer los diagramas de los procesos de segundo nivel.
Puesta en prctica de las responsabilidades y de los procesos

escritos y diagramados.
Concienciar acerca de la importancia de los errores sobre el

cliente interno.
Explicar por qu se organizan los procesos y cul es su

repercusin en el cliente externo.
Ultimas correcciones por desajustes observados entre los diagramas

representados y la prctica operativa.
Optimizar los procesos existentes
Mantener un archivo de casos atpicos o excepcionales.
En esta seccin se expondr la metodologa de la investigacin que se llev

a cabo para la elaboracin de este estudio, para lo cual se incluy algunas
de las tcnicas de investigacin mencionadas con anterioridad como
encuestas, observaciones y recoleccin de informacin con preguntas
abiertas, con lo cual se obtuvo datos que nos dan una idea de las funciones
y actividades que se realizan en el rea Administrativa de la FIGEMPA con
el objetivo de identificar los procesos relevantes en esta rea.
La
investigacin
descriptiva
conocida
tambin
como
investigacin
diagnstica o investigacin estadstica es un tipo de investigacin que

describe de modo sistemtico las caractersticas de una poblacin, situacin
o rea de inters.
26
Aqu los investigadores recogen los datos sobre la base de una hiptesis o
teora, exponen y resumen la informacin de manera cuidadosa y luego
analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones
significativas que contribuyan al conocimiento
Su objetivo es llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes
predominantes a travs de la descripcin exacta de las actividades, objetos,
procesos y personas.
Su meta no se limita a la recoleccin de datos, sino a la prediccin e
identificacin de las relaciones que existen entre dos o ms variables.
Dentro de esta investigacin descriptiva, se realiz una investigacin de
campo que hace referencia aquella investigacin que se realiza en el lugar y
tiempo en que ocurren los fenmenos objetos de estudio, para este caso,
sera el personal Administrativo de la Facultad.
Las etapas para llevar a cabo esta metodologa se describen a continuacin:
1. Adquirir informacin sobre las actividades y tareas de los procesos y
estructurar su tabla de explotacin.
2. Modelar los diagramas de flujo de los procesos investigados.
3. Analizar y mejorar los procesos si es necesario.
4. Realizar el diagrama de flujo del proceso mejorado.
2.8.1 Obtencin de informacin sobre las actividades y tareas del

proceso y estructurar su tabla de explotacin
Para obtener esta informacin se realizaron entrevistas con las principales
autoridades del rea Administrativa de la Facultad, as como tambin a
estudiantes y profesores involucrados en los procesos.
Despus de una primera reunin con el personal se realiz una tabla de
explotacin de los procesos tentativa, la cual iba siendo depurada a medida
27
que se llevaban a cabo reuniones subsecuentes. El producto final de sta

etapa es la tabla de explotacin de cada proceso.
2.8.2 Tabla de explotacin de procesos
La tabla de explotacin de procesos es el paso inicial para realizar el
levantamiento de los procesos de una empresa. Como producto resultante
de una serie de entrevistas con el personal involucrado en los procesos,
permite representar el funcionamiento de los mismos, abarcando a niveles
de profundidad que permitan entender el funcionamiento de proceso.
Adicionalmente, la tabla de explotacin de procesos incluye el responsable
de la actividad y los documentos tanto de entrada como de salida, es decir la
transformacin de documentos dentro de cada tarea o actividad.
Para esta tesis la tabla de explotacin de procesos fue creada a partir de
una serie de entrevistas con el personal involucrado.
2.8.3 Modelamiento de los diagramas de flujo de los procesos
Guindose con la tabla de explotacin de los procesos y la informacin
recabada en las entrevistas, se puede obtener el diagrama de flujo de los
procesos el cual nos permite tener una vista preliminar de actores que
intervienen, las tareas del proceso, con el fin de entender de mejor forma la
concatenacin de los subprocesos y actividades, adems nos permite
identificar de manera ms clara las entradas, salidas, mecanismos y
controles.
28
CAPTULO III
ANLISIS
RACIONALIZACIN
DE
PROCESOS
DEL
REA
ADMINISTRATIVA DE LA FACULTAD DE INGENIERA EN GEOLOGA,

MINAS, PETRLEOS Y AMBIENTAL DE LA UCE
3.1 ANLISIS DE PROCESOS

La estructura tradicional de las empresas agrupa en departamentos,
actividades relacionadas entre s. Su representacin es el organigrama, el
cual establece la estructura organizativa, designa las funciones de cada
trabajador y establece las relaciones jerrquicas (cadena de mando).
Sin embargo, el organigrama no muestra el funcionamiento de la entidad, las
responsabilidades, los aspectos estratgicos, los flujos de informacin ni la
comunicacin interna. La informacin fluye de abajo a arriba, donde se
toman todas las decisiones, sin tener en cuenta la capacidad de las
personas.
Esta estructura tradicional, se centra en la definicin y evaluacin de puestos
de trabajo, siguiendo un organigrama jerrquico. En la actualidad el enfoque
de la administracin busca esencialmente la competitividad e incluyen la
gestin de los procesos.
La gestin por procesos consigue orientar a la entidad hacia los estudiantes,
profesores, y convierte a las personas en el verdadero motor de la misma.
El objetivo final de la gestin por procesos es conseguir que la Facultad se
organice alrededor de las actividades que generan valor para los
estudiantes, independientemente de a qu departamento pertenezcan.
La gestin por procesos proporciona visin y herramientas con las que se
puede redisear y mejorar el flujo de trabajo de una organizacin, con el
objetivo de conseguir eficiencia y adaptarlo a las necesidades del cliente.
Dentro de este marco, se realizar una seleccin de seis de los procesos
que se realizan en el rea Administrativa de la FIGEMPA, para poder
29
identificar deficiencias que tienen un estrecho vnculo con los servicios que
se ofrecen, para lo cual se utilizar los diagramas de flujo.
Figura 6. Diagrama de variables para identificar entradas y salidas
La Racionalizacin es aplicable en diversos aspectos de las actividades

institucionales, cuando se refieren especialmente
a actividades de
organizacin, personal, empleo de maquinarias y equipo, espacio o

ambientes, reduccin del tiempo, etc... En cualquiera de estos campos, lo
que en realidad se est buscando es la disminucin de costos y la eficiencia
en las gestiones de carcter administrativo.
Adems su aplicacin eliminar, ciertas incertidumbres, evitando desrdenes
y/o paralizacin de funciones o logrando su disminucin parcial o total, con lo
cual se alcanzar ms eficiencia en el propsito deseado.
La aplicacin de la Racionalizacin, permitir a las autoridades de la
Facultad una mejor visin general de la institucin, el cumplimiento de sus
30
funciones y a permanecer al tanto de los movimientos de ella, as como a

ejercer una coordinacin y un control ms efectivo en la marcha de sus
entidades, descubriendo anormalidades en forma oportuna y recomendando
las acciones pertinentes para evitar que vuelvan a repetirse.
La importancia que tiene la racionalizacin, aplicada a algunos elementos de
la institucin se determina de acuerdo con el caso particular, en que se
aplique, ya que las motivaciones sern muy diferentes, en este caso como
se trata de una organizacin tipo administrativa, lo que se busca es mayor
rapidez y exactitud en los servicios que presta.
3.1.1 Principales Procesos que se desarrollan dentro de la Institucin
Macro procesos Gobernantes
Proporciona
las
directrices
globales
de
la
Institucin
para
su
administracin, adems fija objetivos, polticas para los dems procesos,

as como la toma de decisiones sobre el rumbo y destino de la
organizacin.
Este macroproceso est compuesto por la Direccin de Carrera. Dentro
de estos procesos consta:
Gestin
Estratgica:
Consiste
en
una
planificacin
estratgica, que proporciona herramientas que mejoren el

desempeo de la Institucin en trminos de eficiencia, eficacia
y efectividad.
Gestin de Calidad: Cuyo principal objetivo es conseguir que

los resultados obtenidos vayan acorde a las expectativas de la
comunidad universitaria a travs del mejoramiento continuo de
los procesos y el talento humano.
31
Macro procesos generadores de valor

Concentra la actividad de la entidad, cumpliendo con la Misin de la
misma, adems del servicio que ofrece a los usuarios. En estos procesos
se tiene:
Gestin Acadmica: El servicio de Gestin Acadmica tiene

su razn de ser en la gestin y tramitacin de los procesos,
funciones y procedimientos administrativos orientados a la vida
acadmica del estudiante. Las principales tareas que lleva a
cabo estn relacionadas con el acceso, la admisin de los
estudiantes
los
diferentes
niveles
de
los
estudios
universitarios, la matriculacin de los mismos, etc.

Macro procesos de Apoyo
Permiten que los procesos generadores de valor se ejecuten de mejor
manera. La principal funcin es proveer y administrar todos los recursos
de la entidad para el desarrollo normal de las actividades de la
Institucin, pues coordinan acciones dirigidas al usuario interno as como
los externos. En estos procesos consta:
Gestin Administrativa: La gestin administrativa hace que la

educacin sea funcional en la vida de los estudiantes, ya que
imparte efectividad a los recursos humanos. Ayuda a obtener
mejores productos, servicios y relaciones humanas.
La gestin administrativa tambin puede incluir la tecnologa
necesaria para alcanzar los objetivos y metas de la Institucin,
en trminos de calidad y competitividad.
3.2 PROCESOS DEL REA ADMINISTRATIVA

La recopilacin de la informacin de cmo se llevan a cabo las funciones
dentro del rea Administrativa de la Facultad se lo desarroll en base a
entrevistas, dnde se plantearon preguntas clave acerca de que tipos de
32
trmites se realizan, que tipo de actividades son montonas y causan

demora en las respuestas.
Las entrevistas se realizaron con todo el personal involucrado para el
desarrollo de dichas actividades en el rea Administrativa. En la recopilacin
de informacin se prestar especial atencin en aquellos procesos que
ofrecen un servicio.
3.2.1 rea Administrativa
El concepto de administracin hace referencia al funcionamiento, la
estructura y el rendimiento de la Institucin. Adems la administracin puede
ser entendida como la disciplina que se encarga de realizar una gestin de
los recursos ya sean materiales o humanos, orientada a satisfacer un
objetivo concreto.
La secretara general de la Facultad realiza las funciones de administracin,
adems se encarga de ofrecer servicios y tiene relacin directa con el
Decanato y Vicedecanato de la Facultad, regulariza sus actividades con las
diferentes Carreras, el Instituto de Investigacin y Postgrado y las diferentes
Comisiones.
La Secretara General, cumple una tarea fundamental dentro del
funcionamiento
de
la
Facultad,
como
encargada
de
la
actividad
Administrativa, siendo adems la responsable de la Poltica de Recursos

Humanos.
Los objetivos de la administracin pueden mostrarse en los siguientes
aspectos:
Planificar: Es el proceso que comienza con la visin que tiene la

Facultad; la misin de la organizacin; fijar objetivos, las estrategias y
polticas organizacionales, todo esto teniendo en cuenta las
fortalezas/debilidades de la entidad y las oportunidades/amenazas.
En la actualidad los cambios continuos generados por factores
sociales, polticos, econmicos, tecnolgicos, generan un entorno
33
turbulento dnde la planificacin se dificulta y se acortan los plazos de

la misma, y obligan a la Facultad a revisar y redefinir sus planes en
forma sistemtica.
Organizar: Implica ordenar y agrupar las actividades necesarias para

alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas,
asignando funciones, responsabilidades y obligaciones.
Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasin ejercida por medio

del Liderazgo sobre los individuos para la consecucin de los
objetivos fijados;
Controlar: El control es una etapa primordial en la administracin,

pues, aunque la Institucin cuente con magnficos planes, una
estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, las
autoridades no podrn verificar cul es la situacin real de la entidad
si no existe un mecanismo que informe que los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
A continuacin se detallan los principales documentos que transitan
por esta rea:
1. Trmites
estudiantiles
(Tercera
matrcula,
anulaciones,
exmenes atrasados, notas promedio, rcord estudiantil)

2. Trmites de docentes (Pago de Horas extra, Control de
Asistencia, Cambios y actualizacin de contratos)
3. Resolucin de informes (Cambios de Facultad, reingresos,
cambios de carrera, cambios de paralelo)
4. Certificaciones (Aprobacin, notas, pnsum, ttulos, egresados,
actas de grado, asistencia)
5. Recopilacin de datos (Actualizacin informacin de docentes,
informacin de estudiantes, cuestionarios de satisfaccin de
estudiantes, egresados).
34
3.2.2 Procesos del rea Administrativa

3.2.2.1
Proceso de Certificado de Matrcula
Este proceso detalla las actividades que se llevan a cabo para que el
estudiante pueda obtener el certificado de matrcula. Los pasos a seguir en
este trmite son los siguientes:
1. Adquirir un derecho general.
2. Realizar una solicitud en la que hace el pedido del certificado de
matrcula y entregarlo conjuntamente con el derecho en la ventanilla
de la carrera correspondiente.
La solicitud debe ser dirigida al Seor Decano de la FIGEMPA y debe estar
debidamente firmada por el estudiante.
35
SECRETARIO
ABOGADO
SECRETARIA DE CARRERA
ESTUDIANTE
CERTIFICADO DE MATRCULA
INICIO
Elaboracin de
solicitud de
matrcula
Verificar
requisitos
Retira certificado
Verifica y registra
informacin
NO
Requisitos
completos
SI
Registra
informacin y
entrega
documentacin
Elaboracin de
certificado
Verificacin de
certificado
Aprueba y sumilla
el certificado
Figura 7. Diagrama Certificado de Matrcula
36
FIN
3.2.2.2
Proceso de Certificado de Asistencia a Clases
Este proceso detalla las actividades que se llevan a cabo para que el estudiante
pueda obtener el certificado de asistencia a clases. Los pasos a seguir en este
trmite son los siguientes:
2. Realizar una solicitud en la que hace el pedido del certificado de
asistencia a clases y entregarlo conjuntamente con el derecho en la
ventanilla de la carrera correspondiente.
37
Verifica y Registra
informacin de
solicitud
Requisitos
completos
Verificacin de
certificado
Aprueba y sumilla el
certificado de
asistencia
Hacer firmar la
solicitud por 3
profesores que
confirmen la
asistencia
Elaboracin de
solicitud de
asistencia
Verificar requisitos
SECRETARIA DE
CARRERA
INICIO
SECRETARIO
ABOGADO
ESTUDIANTE
CERTIFICADO DE ASISTENCIA A CLASES
Retirar el certificado
No
Si
Elaboracin de
certificado de
asistencia
Registra
informacin y
entrega el
certificado
Figura 8. Diagrama Certificado de Asistencia a Clases
38
FIN
3.2.2.3
Proceso de Matrcula Extraordinaria
Este proceso detalla las actividades que se llevan a cabo para la inscripcin
tarda o matrcula extraordinaria de un estudiante en su carrera respectiva, los
requerimientos para dicho proceso son los siguientes:
2. Realizar una solicitud en la que hace el pedido para que se le conceda la
inscripcin tarda con un formato especial y entregar conjuntamente con
el derecho en la ventanilla de la carrera correspondiente.
39
ESTUDIANTE
SECRETARIA DE
CARRERA
Sumilla y enva
Elabora oficio para

inscripcin
extraordinaria
Recibe documentos
para inscripcin
extraordinaria
Recibe oficio y
registra
Recibe documento y
registra
Sumilla oficio para

aprobar el trmite
DECANO
Recibe
documentacin y
registra
Elaboracin de
solicitud inscripcin
extraordinaria
Firma oficio de
inscripcin
extraordinaria
SECRETARIO
ABOGADO
INICIO
DIRECTOR DE
CARRERA
MATRCULA EXTRAORDINARIA
Sumilla oficio de
aprobacin de
inscripcin tarda
Figura 9. Diagrama Matrcula Extraordinaria
40
FIN
3.2.2.4
Proceso de examen atrasado
Este proceso detalla las actividades que se llevan a cabo para que un
estudiante pueda rendir un examen atrasado, los requerimientos para dicho
proceso son los siguientes:
2. Realizar una solicitud para que se le permita rendir el examen atrasado
dentro de los 8 das contados a partir de la fecha que se rindi el
examen.
3. Adjuntar la justificacin respectiva por la inasistencia al examen.
Los motivos que justifican una inasistencia a rendir un examen son los
siguientes:
1. Calamidad domstica
Se entiende por calamidad domstica, todo suceso familiar cuya gravedad
afecte el normal desarrollo de las actividades del estudiante, como el
fallecimiento, enfermedad o lesin grave de sus parientes hasta el cuarto grado
de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, del cnyuge,
compaero o compaera permanente.
2. Enfermedad
Para lo cual debe presentar un certificado mdico avalado por el Servicio
Mdico de la Universidad Central del Ecuador, que compruebe la dificultad para
presentarse a rendir el examen.
La solicitud deber ser dirigida al seor Decano de la FIGEMPA y firmada por el
estudiante.
41
Solicitud de
Examen Atrasado
Con justificacin
Recibe la
documentacin y la
registra
Verifica
documentacin por
calamidad
domstica
SECRETARIA
DECANATO
SECRETARIA DE
CARRERA
INICIO
DIRECTOR DE
CARRERA
ESTUDIANTE
EXAMEN ATRASADO
Retira Resultados
Es Enfermedad
Si
No
Certificado del
Hospital del da
Elabora oficio para

permitir el examen
FIN
No
Enva a decanato
Recibe
documentacin
para aprobacin
Verifica Certificado
Mdico y solicitud
Documentos
correctos
No
FIN
DECANO
Si
Firma y autoriza dar

el examen atrasado
Figura 10. Diagrama Examen Atrasado
42
Sumilla para rendir

examen atrasado
FIN
3.2.2.5
Proceso de anulacin de tercera matrcula
Este proceso detalla las actividades que se llevan a cabo para que un
estudiante pueda anular la tercera matrcula, los requerimientos para dicho
proceso son los siguientes:
2. Realizar una solicitud de anulacin de tercera matrcula y entregarlo en la

ventanilla de la carrera junto con el derecho.
3. El estudiante puede anular la tercera matrcula siempre y cuando no

tenga asentada ninguna nota.

43
ANULACIN TERCERA MATRCULA
ESTUDIANTE
Recibe solicitud y
registra informacin
Solicitud de
anulacin tercera
matrcula
Solicita record
acadmico
Recibe record
Acadmico
Enva record
acadmico
FIN
SI
Notas Asentadas
Notifica al
estudiante
Elabora oficio de
anulacin de 3ra.
matrcula
Retira
documentacin
Recibe oficio y
registra informacin
NO
Recibe y registra
informacin
Sumilla Solicitud de
Aprobacin
SECRETARIO
ABOGADO
SECRETARIA
DECANATO
Elaboracin del
Record Acadmico
Adjuntar derecho
DECANO
CENTRO DE
COMPUTO
INICIO
SECRETARIA DE
CARRERA
Phase
Recibe oficio y
registra datos
Sumilla oficio de
anulacin
Firma oficio de
anulacin
Figura 11. Diagrama Anulacin Tercera Matrcula
44
3.2.2.6
Proceso llenar cuestionarios
Este proceso detalla las actividades que se llevan a cabo para que los
diferentes grupos (estudiantes, docentes) rellenen los cuestionarios cuya
medicin de resultados servirn para que las autoridades tomen las medidas
respectivas sobre alguna situacin.
1. Las secretarias envan los cuestionarios a los docentes para que los
llenen y entreguen de vuelta en su respectiva carrera.
2. Los docentes reciben los cuestionarios de los estudiantes y se los
entregan en su hora de clases para que los llenen y entreguen minutos
antes de terminar las clases.
3. Los docentes entregan los cuestionarios que llenaron los estudiantes en
la secretara de la carrera respectiva.
45
LLENAR CUESTIONARIOS
COORDINADOR
COMISIN DE
REFORMA Y
ACREDITACIN
Recibe los
cuestionarios y
enva a los
profesores/
estudiantes/
empleados
Elaboracin de
cuestionarios para
los diferentes
grupos
Recibe resultados y
emite informe de
anlisis de
resultados
Verifica si la
informacin es
correcta
SI
NO
Llena el
cuestionario y enva
Corrige la
informacin y enva
DIRECTOR DE
CARRERA
PROFESORES/
ESTUDIANTES
INICIO
SECRETARIA DE
CARRERA
Phase
Supervisa y verifica
el informe de
anlisis de
resultados
Figura 12. Diagrama llenar cuestionarios
46
FIN
CAPTULO IV
ANLISIS Y PLANTEAMIENTO DEL PROCESO A AUTOMATIZAR
4.1 Descripcin del proceso
Hasta el momento se tratado de manera general los procesos Administrativos
de la FIGEMPA, pero como se especific en un inicio se debe seleccionar un
proceso para ser automatizado, definido en consenso con autoridades de la
Facultad.
Llegado a este punto, luego de las entrevistas y anlisis de la informacin
recabada, y cuando la Institucin se encuentra en evaluaciones de la
SENESCYT4, se defini que el proceso que se necesita automatizar es
PROCESO PARA LA MEDICIN DE RESULTADOS.
4.1.1. Objeto
Presentar evidencia documentada de que la FIGEMPA cuenta y aplica con un
SISTEMA DE GARANTA INTERNA DE CALIDAD (SGIC), que garantiza que
se miden los resultados de la formacin, de la insercin laboral y de la
satisfaccin de los distintos grupos de inters para la mejora de la calidad de las
enseanzas impartidas en la misma, la implementacin de este sistema es
necesario para el cumplimiento de los requisitos para la acreditacin nacional e
internacional.
Resultados de aprendizaje
Comprobar que los resultados de aprendizaje obtenidos por los estudiantes se

corresponden a la misin institucional, con los objetivos y el diseo del
Programa Formativo de cada Carrera y los resultados de aprendizaje.
Demostrar que se cumple el plan de mejoramiento continuo y se reflejan cada
vez en los estndares establecidos para los distintos indicadores, tanto
http://www.educacionsuperior.gob.ec/
47
cuantitativos (tasas de graduacin, abandono y eficiencia) como cualitativos

(encuestas de satisfaccin e insercin laboral).
4.1.2. Seguimiento y Medicin
Una vez por semestre se debe rendir cuentas sobre los resultados relacionados
con la titulacin. La informacin que se debe analizar procede de los resultados
del anlisis de necesidades, expectativas y satisfaccin de los diferentes grupos
de inters, de los resultados acadmicos, de la insercin laboral.
El manual de este proceso lo vena elaborado un ingeniero de la FIGEMPA que
est dedicado a la acreditacin de Facultad, el mismo que se puede observar
en el Anexo A.
Como se observ en el captulo anterior, el proceso consta de los siguientes
pasos:
El coordinador de la Comisin de Reforma y Acreditacin de la FIGEMPA

crea cuestionarios para obtener la informacin de los diferentes grupos
(profesorado, alumnado, egresado).
La secretaria de carrera se encarga de recibir y enviar los cuestionarios a

los profesores / estudiantes.
Los profesores / estudiantes llenan las encuestas y las entregan de

regreso.
La secretaria recibe la informacin, si detecta alguna ausencia o falta de

fiabilidad en la informacin lo comunica a quien se la ha suministrado
para que proceda a corregirla o completarla, caso contrario enva los
cuestionarios al coordinador.
El coordinador es responsable de recopilar, revisar y comprobar la

validez de la informacin necesaria y emitir anlisis de resultados.
48
Los directores junto con el coordinador sern los responsables de

supervisar y verificar el informe de anlisis de resultados.
La periodicidad de evaluacin de los indicadores ser semestral.
49
LLENAR CUESTIONARIOS
COORDINADOR
COMISIN DE
REFORMA Y
ACREDITACIN
Recibe los
cuestionarios y
enva a los
profesores/
estudiantes/
empleados
Elaboracin de
cuestionarios para
los diferentes
grupos
Recibe resultados y
emite informe de
anlisis de
resultados
Verifica si la
informacin es
correcta
SI
NO
Llena el
cuestionario y enva
Corrige la
informacin y enva
DIRECTOR DE
CARRERA
PROFESORES/
ESTUDIANTES
INICIO
SECRETARIA DE
CARRERA
Phase
Supervisa y verifica
el informe de
anlisis de
resultados
Figura 13. Diagrama llenar cuestionarios
50
FIN
4.1.3. Responsabilidades
El primer responsable de la revisin de los resultados de aprendizaje de los
estudiantes es la Direccin de Carrera, si bien ser el Consejo Directivo, el
Consejo Acadmico de la FIGEMPA, los responsables de la toma de decisiones
derivadas de dicha revisin, para el mejoramiento continuo en coordinacin con
los Departamentos ser el Decano.
Si el Decano considera necesario, habr una persona encargada de coordinar
la elaboracin de la informacin proveniente de los indicadores cuantitativos y
cualitativos seleccionados y ponerla a disposicin para elaborar un anlisis de
la situacin y tomar las medidas adecuadas.5
Los modelos de cuestionarios que en esta tesis se desarrollarn con los
siguientes:
1. Cuestionario de satisfaccin de profesores
2. Cuestionario de satisfaccin de estudiantes
3. Cuestionario de satisfaccin de egresados de la FIGEMPA
Las directrices de este proceso son el Anlisis y utilizacin de resultados para lo
cual una herramienta de gran ayuda son las Encuestas en lnea.
4.2 Encuestas en lnea
Una encuesta es un estudio observacional en el cual el investigador busca
recaudar datos por medio de un cuestionario prediseado, y no modifica el
entorno ni controla el proceso que est en observacin (como s lo hace en un
experimento). Los datos se obtienen a partir de realizar un conjunto de
preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa o al conjunto
total de la poblacin estadstica en estudio, formada a menudo por personas,
empresas o entes institucionales, con el fin de conocer estados de opinin,
caractersticas o hechos especficos.
5
Manual de Procesos del Sistema de Garanta Interna de calidad
51
4.2.1 Ventajas de las Encuestas en lnea
Inmediatez en el envo de las encuestas va email.
La amplia cobertura a la que se puede llegar (incluso a miles de

encuestados en varios pases y al mismo tiempo).
Reduccin drstica de costes de envo: manipulacin, sobres y papeles.
Menor tiempo de respuesta (y por lo tanto mayor nmero de respuestas).
Inmediatez de resultados.
Anulacin de costes de recepcin y manipulacin de respuestas: se ven

los resultados va online.
Cada da se est extendiendo ms la realizacin de encuestas online, debido a

que es una forma de realizar encuestas mucho ms rpida y barata y evita
tener que disearlas en papel y tener que repartirlas despus entre todos los
encuestados. El usuario puede crear la encuesta desde cero o utilizando
ejemplos de encuestas existentes y enviarla mediante correo electrnico,
publicarla en su web, etc. dejando as la encuesta disponible para los usuarios
que la vayan a rellenar.
Los resultados tambin son ms fciles de interpretar, ya que el ordenador los
muestra de una forma clara y ordenada, para que se puedan analizar,
compartir, redactar informes, etc.
4.3 Herramientas de gestin de encuestas
Generalmente en nuestras tareas cotidianas se presentan problemas o
situaciones que plantean la necesidad de buscar informacin para disminuir los
niveles de incertidumbre en la toma de decisiones. Para hacernos de la
informacin necesaria solemos recurrir a una persona, una organizacin o un
objeto que nos provea los datos de inters. En otras palabras recurrimos a las
fuentes de la informacin.
52
La encuesta es una tcnica que se utiliza para obtener informacin de primera

mano. Se les consulta a las fuentes de informacin acerca de ciertas
caractersticas que se desea analizar, mediante la implementacin de un
cuestionario que se aplica a una muestra representativa de la misma. La
informacin se recoge de forma estructurada formulando las mismas preguntas
y en el mismo orden a cada uno de los encuestados. Las Tecnologas de
Informacin y Comunicacin (TICs) plantean nuevas modalidades de realizar
encuestas. A partir de la masificacin de tecnologas como Internet (con sus
servicios bsicos Web y luego la Web 2.0, correo electrnico, grupos de correo,
etc. as como la telefona mvil, el escenario de tcnicas de recoleccin de
datos se ha ido modificando
4.3.1 Requerimientos de encuestas en lnea
Hoy en da vivimos en un mundo globalizado, en el que obtener informacin a
travs de la web es sencillo e inmediato. Gracias al internet es posible recabar
informacin sobre clientes, usuarios, estudiantes, etc., de una forma mucho
ms efectiva. La investigacin est al alcance de todos.
Un sistema de encuestas online eficiente, debe tener ciertas caractersticas
como las siguientes:
Bajo Coste: Ya no es necesario contratar encuestadores, ni utilizar papel

para obtener los datos.
Rapidez: Ya que los resultados de la encuesta se obtienen en tiempo

real.
Exactitud: Se eliminan los errores de la introduccin de datos.
Calidad y fiabilidad: Se eliminan intermediarios. Cada encuestado

responde cuando es el mejor momento para l, no para el encuestador,
por lo que la calidad de las respuestas aumenta.
53
Naturaleza interactiva: Las cualidades del medio permiten incluir

elementos multimedia, impensables en la investigacin offline.
Gran alcance: Permite encuestas a otro segmento de la poblacin,

difciles de contactar por medios tradicionales.
Buen seguimiento: Es posible monitorizar el desarrollo de las

respuestas por el procesamiento automtico de datos.
Adems debe cumplir con requisitos los cuales se pueden clasificar en:
Requerimientos de Gestin de usuarios
Requerimientos de Gestin de encuestas
Requerimientos de Gestin de preguntas
Requerimientos de Anlisis de Datos
4.3.2 Requerimientos de Gestin de usuarios

Contar con un usuario administrador que pueda gestionar la informacin
y creacin de nuevos usuarios.
Login de usuario para empezar a llenar una encuesta.
Creacin de grupos de usuarios a quienes se les puede asignar tareas
diferentes.
Notificacin va correo electrnico a usuarios de grupo para empezar la
encuesta.
4.3.3 Requerimientos de Gestin de encuestas
Creacin de nuevas encuestas
Capacidad de guardar la encuesta para poder completarla ms adelante
Definir un tiempo de vigencia de la encuesta
54
Capacidad de poder imprimir la encuesta creada.

Permitir encuestas annimas
4.3.4 Requerimientos de Gestin de preguntas
Creacin de diferentes tipos de preguntas
Capacidad de duplicar una pregunta pues es muy til cuando se tienen
preguntas similares, donde solo se cambiara el cdigo, ttulo y ayuda.
Caracterstica de establecer condiciones de mostrar u ocultar preguntas
en base a preguntas anteriores.
Acciones de modificar, eliminar preguntas
4.3.5 Requerimientos de Anlisis de Resultados
Exportacin en diferentes formatos: Excel, SPSS, PDF.
Mostrar todas o parte de las preguntas
Importar respuestas antiguas
Estadsticas bsicas de la encuesta.
4.4 Anlisis de soluciones para elaboracin de cuestionarios
A continuacin se mencionar de forma concisa, tres herramientas informticas
que podran brindar una posible solucin, las cuales estn en las reas de
cdigo libre y herramienta propietaria.
4.4.1 OpinaSurvey software de encuesta en lnea
Es una aplicacin, que permite modelar cuestionarios. La cual fue desarrollada
para las necesidades de la Universidad de Sevilla, y hoy en da la usan ms de
quince instituciones con fines estadsticos. Con esta aplicacin se pueden
realizar encuestas desde cualquier punto con acceso a Internet (web), crear
cuestionarios propios, administrar usuario (encuestados y encuestadores).
55
La interfaz de Opina est basada en escritorios. Estos escritorios proporcionan

una interfaz amigable para el usuario.
Las preguntas constituyen un elemento fundamental dentro de los cuestionarios
y las encuestas. El software Opina6 actualmente slo modela 5 tipos de
preguntas: numricas, gradiente, eleccin mltiple, matriz y abiertas.
Todas la preguntas, independientemente del tipo al que pertenezcan, tienen
una serie de atributos o campos comunes, como el enunciado o la bandera para
indicar si es requerida o no.
Este gestor de encuestas, est concebido para su uso en entornos web,
desarrollado en el framework JEE, Java Struts
Es compatible con muchos navegadores entre los principales estn: Mozilla
Firefox, Internet Explorer, Opera, Safari. Ha sido probado en varios sistemas
operativos: GNU/Linux, Microsoft Windows, Solaris, con bases de Datos:
PostgresSQL, MySQL, Oracle. Servidores.
Actualmente est el soporte est disponible en ingls y espaol.
4.4.2 RotatorSurvey
Rotator es una empresa latinoamericana de desarrollo de software y servicios
de consultora, con una trayectoria ascendente en la creacin de herramientas
de software, mtodos y sistemas para el anlisis y procesamiento de datos,
logrando crear mtodos innovadores, amigables y precisos para la ejecucin de
estudios cuantitativos.
El nombre Rotator se deriva de la posibilidad de darle la vuelta a los datos
para analizar sus mltiples dimensiones. Rotator cuenta con clientes pequeos,
medianos y grandes ubicados en varios pases de Amrica Latina, tanto en los
sectores privados como Gobierno.
http://opinahq.com/
56
RotatorSurvey es una herramienta propietaria, aunque tiene tambin una

versin gratuita no tiene todas las ventajas y beneficios de la versin completa
4.4.3 Limesurvey
Limesurvey7 es una aplicacin open Source para la aplicacin de encuestas en
lnea. Brinda la posibilidad a usuarios sin conocimientos de programacin el
desarrollo, publicacin y recoleccin de respuestas de sus encuestas.
Las encuestas incluyen ramificacin a partir de condiciones, plantillas y diseo
personalizado usando un sistema de plantillas web, y provee utilidades bsicas
de anlisis estadstico para el tratamiento de los resultados obtenidos. Las
encuestas pueden tener tanto un acceso pblico como un acceso controlado
estrictamente por las claves que pueden ser utilizadas una sola vez (tokens)
asignadas a cada persona que participa en la encuesta. Adems los resultados
pueden ser annimos, separando los datos de los participantes de los datos
que proporcionan.
4.5 Evaluacin de las soluciones para la elaboracin de cuestionarios
La evaluacin de las tres soluciones antes mencionadas se hace en base a las
caractersticas y facilidades que presenta para el propsito de creacin de
cuestionarios, y se califica a la herramienta segn esta cumpla o no con los
requerimientos ayudndonos con la siguiente tabla de puntuacin:
Puntuacin Descripcin
0
No cumple
Cumple muy poco
Cumple parcialmente
Cumple casi completamente
Cumple totalmente
Tabla 2 .ndices de puntuacin de herramientas para cuestionarios
http://www.limesurvey.org/
57
4.5.1 OpinaSurvey
La instalacin de Opina requiere del siguiente software para su funcionamiento:
1. J2SE v.1.5.x Software Development Kit (SDK) o superior. Se puede
descargar del sitio web de SunMicrosystem.
2. Contenedor que implemente las especificaciones 2.3/1.2 de Servlet/JSP
respectivamente. Algunas posibilidades:
1. Apache Tomcat 5.x o superior.
2. JBoss Application Server
3. Sistema gestor de bases de datos (SGBD). Dado que se hace uso de
Hibernate, son mltiples los SGBD que se pueden usar. Hasta la fecha
se han realizando pruebas con MySQL, PostgreSQL y Oracle.
4.5.1.1
Instalacin OpinaSurvey
1. Descargar la ltima versin estable

(http://sourceforge.net/projects/opina/files/ )
2. Descomprimir el archivo.
3. La configuracin ( Hibernate) de acceso a base de datos se realiza en el
archivo opina/WEB-INF/classes/hibernate.properties.
4. El resto de parmetros de configuracin se encuentran en el archivo
opina/WEB-INF/classes/application.properties donde estn los datos de
servidor smtp y proxy.
5. Una vez configurada la aplicacin, se debe colocar el directorio opina/ en
el webapp de nuestro contenedor JSP/Servlet. En el caso de estar
usando
Apache Tomcat, se debe copiar el directorio opina/ en
$TOMCAT_HOME/webapp/.
58
6. Dependiendo del contenedor (o servidor de aplicaciones) que se est

usando ser necesario, o no, reiniciarlo.
7. Para comprobar que la aplicacin se ha desplegado correctamente,
acceder a la siguiente URL: http://hostname:port/opina, donde se debe
encontrar una pgina de login.
8. Si la configuracin (credenciales, etc.) de base de datos es correcta,
acceder a la siguiente URL: http://hostname:port/opina/instalar.jsp. Esta
pgina se encargar de crear el esquema de base de datos y dar de alta
al usuario administrador, que por defecto, tendr las siguientes
credenciales:
1. Nombre de usuario: opina
2. Contrasea: qwerty.opina
59
PUNTAJE
REQUERIMIENTOS
DESCRIPCIN
Creacin de nuevos usuarios
Permite creacin de usuarios
Encuestas annimas y no Permite autenticacin con contrasea

annimas
Envo
pblica, privada o incluso sin contrasea

de
invitaciones, Notificaciones
recordatorios por email

Dividir
usuarios
por Permite organizacin de usuarios por
categoras
grupos
TOTAL GESTIN DE USUARIOS
Ilimitado
nmero
de
encuestas simultneas
Integracin de imgenes y
videos en una encuesta
Creacin
de
versin
imprimible de la encuesta
Posibilidad
de
que
participantes
0
correo
electrnico
16
mediante
respuestas
Nmero indefinido de encuestas
No aplica
No permite
los
guarden
parciales
para No permite guardar encuestas parciales
continuar con la encuesta

ms adelante
4
TOTAL GESTIN DE ENCUESTAS

Ilimitado
nmero
de Permite
mximo
50
preguntas
preguntas en una encuesta
encuesta
Aplicacin multi-idioma
Solo tiene versin en ingls y espaol
Posibilidad de poner fecha

lmite de encuestas
60
No tiene esta accin
por
Permite crear diferentes tipos Mejorando los tipos de preguntas de

de preguntas
mltiples opciones
Editor de preguntas
Se puede editar preguntas
Permite crear preguntas reusables y editables
16
Guarda preguntas anteriores similares
TOTAL GESTIN DE PREGUNTAS

Funciones de importacin y
exportacin a texto, CSV, Exporta resultados en formato texto

PDF, SPSS
Anlisis bsico estadstico y
grfico
con
funcin
de Generacin bsica de informes
exportacin
Editor de plantillas para crear

su propio diseo de pgina
Interfaz
de
administracin
amigable
Editor bsico
Men intuitivo
Soporte en varios idiomas
Solo ingls y espaol
Informacin en la web
Poca informacin
Es
compatible
con
varios Compatibilidad con los navegadores web
navegadores
Soporta
bases
ms usados: IE, Firefox, Opera, Safari

de
datos
comMySql o PostgreSQL
20
Probada con MySql, PostgreSQL, Oracle
TOTAL ANLISIS DE DATOS

Tabla 3. Evaluacin de Requisitos Opina Survey
61
4.5.2 RotatorSurvey
4.5.2.1
Instalacin RotatorSurvey
1. Descargar la aplicacin gratis

(http://www.rotatorsurvey.com/descargar.html)
2. Si selecciona GUARDAR en lugar de EJECUTAR, puede escoger el
escritorio o cualquier carpeta.
3. Hacer click con el botn derecho del ratn sobre el archivo descargado
y seleccionar EJECUTAR COMO ADMINISTRADOR
4. Al terminar la instalacin del Setup NO EJECUTAR LA APLICACIN,
dirigirse al escritorio y hacer click sobre el cono Rotator y con el botn
derecho seleccione EJECUTAR COMO ADMINISTRADOR
PUNTAJE
REQUERIMIENTOS
DESCRIPCIN
Encuestas annimas y no Permite autenticacin con contrasea

annimas
Envo

de
invitaciones, Notificaciones

Dividir
usuarios
categoras
grupos

Ilimitado
nmero
de
Integracin de imgenes y
Creacin
de
correo
electrnico
16
mediante
No aplica
versin Permite tener encuesta en papel
62
Posibilidad
de
que
participantes
4
respuestas
los
guarden
parciales
para

ms adelante
Ilimitado
nmero
de
16
4
Opcin de suspender la entrevista y

postergarla en otro da, en otra hora,
con campo de observaciones, y fijacin
de fecha y hora de cita
Nmero indefinido de preguntas

Aplicacin disponible en varios idiomas

lmite de encuestas
Permite crear diferentes tipos
de preguntas
Editor de preguntas
Permite ajustar vigencia de encuesta
Gran cantidad de tipos de preguntas
19

exportacin a texto, CSV, Permite exportacin a diferentes formatos

PDF, SPSS
grfico
con
funcin
exportacin

63
Editor amigable
Interfaz
de
administracin
amigable
Men intuitivo
Solo ingls y espaol
Buena cantidad de informacin
Es
compatible
con
navegadores
Soporta
bases

de
datos
27

Tabla 4. Evaluacin de requisitos RotatorSurvey
4.5.3 Limesurvey
4.5.3.1
Instalacin Limesurvey
Para realizar la instalacin de esta aplicacin, debe instalar otras que servirn
de apoyo para que el funcionamiento sea fcil e intuitivo.
1. Descargar la ltima versin de wampserver
(http://www.wampserver.com/en/#download-wrapper)
2. Ejecutar el archivo de descarga, aceptar la Licencia y dar siguiente hasta
finalizar.
3. Descargar la ltima versin estable de Limesurvey
(http://www.limesurvey.org/es/idescargar).
4. Descomprimir el archivo en la carpeta www que se crea en la instalacin
del wamp, por defecto la direccin es C:\wamp\www.
5. Crear la base de datos, mediante el phpMyAdmin del wamp.
6. Levantar el apache tomcat desde el mismo wamp.
7. Ingresar a localhost y se podr ver la aplicacin en funcionamiento .
64
La instalacin de esta herramienta se la detallar con mejor precisin en el

siguiente captulo.
PUNTAJE REQUERIMIENTOS
DESCRIPCIN
Encuestas annimas y no Permite

annimas
Envo
de
invitaciones,

Dividir
usuarios

Ilimitado
nmero
de
Integracin de imgenes y Se puede integrar imgenes y videos en

Creacin
de
una encuesta
versin
de
que
respuestas
los
guarden
parciales
para

ms adelante
Ilimitado
nmero
20
4
Notificaciones mediante correo electrnico
grupos
participantes
contrasea
categoras
Posibilidad
con
16
autenticacin
de
Permite tener encuesta en papel
Opcin de suspender la entrevista y

postergarla en otro da, en otra hora,
con campo de observaciones, y fijacin
de fecha y hora de cita
Nmero indefinido de preguntas

Aplicacin disponible en varios idiomas
65

lmite de encuestas
Permite crear diferentes tipos
de preguntas
Editor de preguntas
Permite ajustar vigencia de encuesta
20 diferentes tipos de preguntas
19

exportacin a texto, CSV, Permite exportacin a diferentes formatos

PDF, SPSS
grfico
con
funcin
exportacin

Interfaz
de
administracin
amigable
Editor amigable
Men intuitivo
Soporte de ms de 49 idiomas
Buena cantidad de informacin
27
Es
compatible
con
navegadores
Soporta
bases
de
datos

Tabla 5. Evaluacin de Requisitos LimeSurvey
66
4.6 Resultado comparativo

A continuacin se presenta el cuadro final de comparaciones de las soluciones
analizadas.
GESTIN
DE
USUARIOS
OPINASURVEY
16
GESTIN DE GESTIN DE
ENCUESTAS PREGUNTAS
ANLISIS
DE
TOTAL
DATOS
16
20
56
ROTATORSURVER 16
16
19
27
78
LIMESURVEY
20
19
27
82
16
Tabla 6. Cuadro comparativo de soluciones para elaboracin de cuestionarios
67
CAPTULO V
EJECUCIN DE LA SOLUCIN LIMESURVEY
5.1 Introduccin
LimeSurvey es software libre (licencia GNU/GPL v2 o posterior) y es
perfectamente posible que todo el software necesario para lograr el
funcionamiento
de
estas
herramientas sea
software
libre
igualmente,
garantizando as la sostenibilidad econmica y tcnica de su esfuerzo.

LimeSurvey es una aplicacin de encuestas en lnea, escrita en PHP y que
utiliza bases de datos MySQL o PostgreSQL. Esta utilidad brinda facilidades a
los usuarios al momento de manipular y crear encuestas. Adems esta
aplicacin permite a los usuarios crear de forma rpida, potente e intuitiva,
encuestas en lnea, en las que pueden participar decenas de miles de
participantes sin mucho esfuerzo funcionando como auto-gua para los
encuestados que participan en las encuestas.
Las encuestas incluyen ramificacin a partir de condiciones, plantillas y diseo
personalizado usando un sistema de plantillas web, y provee utilidades bsicas
de anlisis estadstico para el tratamiento de los resultados obtenidos.
Las encuestas pueden tener tanto un acceso pblico como un acceso
controlado estrictamente por las claves que pueden ser utilizadas una sola vez
asignadas a cada persona que participa en la encuesta. Adems los resultados
pueden ser annimos, separando los datos de los participantes de los datos
que proporcionan.
Numerosos servicios de alojamiento web ofrecen servicio para LimeSurvey,
tanto para una instalacin personalizada o a travs de un panel de control.
LimeSurvey est disponible en ms de 49 idiomas: (albans, euskera, chino,
croata, dans, holands, fins, francs, gallego, alemn, griego, hngaro,
hebreo, italiano, japons, portugus, ruso, serbio, esloveno, espaol, sueco, y
68
muchas otras traducciones parciales) y utiliza la codificacin de caracteres UTF8.

Fue registrado como un proyecto SourceForge.net
denominado PHPSurveyor
y en su origen fue escrito por el australiano desarrollador del software Jason

Cleeland. La primera versin pblica, versin 0.93, se public el 5 de marzo de
2003. En el ao 2006 el liderazgo del proyecto se deleg en Carsten Schmitz,
un director de proyectos IT alemn. El 17 de mayo del 2007, el proyecto cambi
su nombre de PHPSurveyor a LimeSurvey. El 29 de noviembre de 2007
LimeSurvey gan el primer premio en concurso Les Trophes du Libre en la
categora de Corporate Management. En el 2008 LimeSurvey fue nominado en
la categora Mejor proyecto para Empresas en la entrega de premios de la
Comunidad SourceForge.net.
5.1.1 Ventajas
Ilimitado nmero de encuestas, preguntas y participantes simultneos en

una encuesta.
Encuestas multi-idioma.
Diferentes tipos de preguntas.
Creacin de versin imprimible de la encuesta.
Condicionamiento para las preguntas dependiendo de respuestas

anteriores.
Encuestas annimas y no annimas.
Grupos abiertos y cerrados de participantes en encuestas.
Registro pblico opcional para encuestas.
Envo de invitaciones y recordatorios por email.
http://es.wikipedia.org/wiki/SourceForge.net
69
Posibilidad de guardar respuestas parciales para continuar ms adelante.
Editor de plantillas para crear su propio diseo de pgina.
Fechas lmite de encuestas para automatizacin.
Funciones mejoradas de importacin y exportacin a texto, CSV, XML y

formato MS Excel.
Anlisis bsico estadstico y grfico con funcin de exportacin.
Soporte de ms de 49 idiomas diferentes tanto para usuario final como

para administrador de la aplicacin.
Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en

distintos sistemas operativos como Linux, Windows y Unix y en entornos
como Internet o Intranet.
Conexin a base de datos robusta de cdigo libre como MySQL.
Es una herramienta web de fcil acceso mediante cualquier navegador.
Interfaz Web sencilla e intuitiva al usuario que puede ser parametrizada y

personalizada grficamente de acuerdo a sus necesidades.
Fcil desarrollo e implementacin de mdulos segn las necesidades de

la compaa.
Limesurvey cuenta con los siguientes mdulos:
Gestin de encuestas.
Gestin de preguntas, tipos de preguntas y secciones de preguntas.
Gestin de etiquetas.
Gestin de usuarios y seguridad.
Gestin de Configuracin global.
70
Gestin de plantillas (personalizacin).
5.2 Requerimientos de software

Se debe tomar en cuenta los siguientes requerimientos para un buen
funcionamiento de la aplicacin:
Aproximadamente 9 Megabytes de espacio en el disco duro.
PHP 4.3.2 o una versin posterior.
MySQL 4.1.0 o una versin posterior
Un servidor web para levantar la aplicacin.
Para cumplir con los requerimientos anteriores, en el desarrollo de esta tesis se

instal WAMPSERVER 2.2e (Ver Anexo B).
WampServer es un entorno de desarrollo web para Windows que provee cuatro
elementos necesarios para obtener un servidor de este tipo:
Windows como sistema operativo
Apache como servidor de aplicaciones
MySQL como gestor de base de datos
PHP como lenguaje de programacin.
La funcionalidad de WampServer es muy completa y fcil de usar. Haciendo

click izquierdo sobre el cono se podrn realizar las siguientes tareas.
Administrar los servicios Apache y MySQL.
Modificar el acceso a web o solo localhost.
Instalar y cambiar versiones de Apache, MySQL y PHP
Administrar la configuracin de los servidores.
71
Acceder a los archivos de configuracin
Figura 14. Barra de tareas de inicio WAMP Server
Y al hacer click derecho podr cambiar el idioma del men de WampServer.
Figura 15. Men cambia idioma en WAMP Server
Una vez instalado WAMP (Windows-Apache-MySQL-PHP) puede ver las

versiones del paquete en el archivo de configuracin wampmanager.conf.
72
Figura 16. Archivo de configuraciones de WAMP Server
5.3 Ejecucin de Limesurvey

Una vez instalada la infraestructura de WAMP y creada la Base de Datos que
utiliza la aplicacin, se puede descargar la aplicacin LimeSurvey tal como se
73
muestra en el Manual de Instalacin (Ver Anexo B), y copiarlo en la carpeta

www creada al instalar WAMP.
C:\wamp\www
Ahora para ver la aplicacin en localhost basta con iniciar la opcin del WAMP,
tal como se muestra a continuacin.
Figura 17. Ingreso a localhost
Seleccionar la aplicacin de encuestas en lnea
Figura 18. Aplicaciones disponibles en www de WAMP Server
Y mostrar directamente la pantalla para llenar las encuestas.

74
Figura 19. Pantalla de inicio de encuestas
Para entrar a la administracin de la aplicacin se debe ingresar a la direccin:

http://nombre_servidor/limesurvey/admin
Figura 20. Pantalla de login
75
5.3.1 Configuraciones principales

Una vez dentro de la aplicacin, debe dirigirse a la opcin de Configuracin
global.
Figura 21. Pantalla inicial de Limesurvey
Para ver la informacin general seleccione la pestaa Previsualizar y actualizar.
Figura 22. Informacin de inicio de la aplicacin Limesurvey
76
Aqu se tendr acceso a:
Modificar el nombre de la Base de Datos.
Ver el nmero de usuarios creados.
Ver el nmero de encuestas creadas.
Ver el nmero de encuestas activas.
As como programar notificaciones de actualizaciones disponibles.

Dando click en la ficha General tiene la siguiente informacin:
Figura 23. Informacin general de la aplicacin Limesurvey
En esta opcin podr:
Cambiar el nombre de la Pgina Web, en este caso se llama Medicin de

Resultados.
Configurar el idioma por defecto al ingresar a llenar encuestas.
Seleccionar la apariencia de la encuesta.
Activar la exportacin a PDF.

77
Poner la hora del servidor o dejarla sin cambiar para que tome por
defecto la hora del sistema.
Tiempo de vigencia de la encuesta.
Ahora seleccione la pestaa Configuracin del correo electrnico.
Figura 24. Configuracin global de la aplicacin Limesurvey
En esta opcin podr:
Ingresar la direccin de correo electrnico desde el que se enviar las

notificaciones de nuevas encuestas a los diferentes grupos (estudiantes,
docentes).
Ingresar la direccin de correo electrnico secundaria.
Nombre del administrador de la aplicacin.
Seleccionar el protocolo de envo de correo (por lo general SMTP).
Visualizar el nombre o ip del servidor SMTP, el puerto por defecto es el

25.
Configurar usuario y contrasea para SMTP

78
Fijar el mximo nmero de correos enviados en un mismo lote.
Dando click en la ficha Seguridad tiene la siguiente informacin:
Figura 25. Configuracin de seguridad de la aplicacin Limesurvey
En esta opcin podr:
Configurar usuarios que pueden previsualizar encuestas.
Configurar seguridad entre grupos.
Ahora seleccione la pestaa Miscelneos
Figura 26. Configuracin extra de la aplicacin Limesurvey
79
En esta opcin podr:
Mostrar la opcin sin respuesta para preguntas de la encuesta.
Adems de tener en la pantalla las configuraciones de la aplicacin de

encuestas en lnea, tambin lo podr hacer en las fuentes ya que es una de las
ventajas al ser open Source.
El archivo de configuracin se denomina: config-defaults.php y se encuentra en
el siguiente path: C:\wamp\www\limesurvey
Figura 27. Archivo de configuracin de Limesurvey pate 1
80
81
82
CAPTULO VI
RESULTADOS OBTENIDOS
6.1.
Anlisis de Resultados
El trabajo resultante ha sido el producto de varias actividades. En primer lugar

se analiz la situacin actual de la Institucin, determinando que no tena una
estructura basada en procesos, lo cual afectaba el desempeo y efectividad de
la misma.
Adems se requera obtener los diagramas de flujo de aquellos procesos que
tienen mayor demanda de parte de los estudiantes e incluso de los docentes
para seleccionar de entre stos el que debera automatizarse.
Se seleccion el PROCESO DE MEDICIN DE RESULTADOS debido a que la
Institucin se encuentra en miras de la acreditacin, y es un requisito
fundamental el contar con ndices que reflejen la situacin real de la misma, la
percepcin de los estudiantes tanto dentro como fuera de la Institucin as
como el nivel de conformidad de docentes y alumnos frente a los cambios que
la educacin de nivel superior est experimentando.
Para lograr tener una evidencia documentada de que los resultados de
aprendizaje obtenidos por los estudiantes
corresponden a la misin
Institucional, as como demostrar que se cumple con el plan de mejoramiento

continuo, se bas en herramientas de investigacin, cmo son las encuestas en
lnea.
Se realiz un anlisis de las diferentes herramientas que proporcionan solucin
para el objetivo que se persigue y luego de comparar las diferentes aplicaciones
se concluy utilizar el software LIMESURVEY. Esta aplicacin cumple con
muchos de los requerimientos primordiales para la automatizacin del proceso.
El siguiente paso fue descargar todo el software necesario sobre el cual acoplar
la aplicacin y por supuesto obtener la ltima versin liberada de LIMESURVEY
para empezar a manipular y aprender su funcionamiento.
83
6.2.
Disponibilidad en la web
LimeSurvey es una aplicacin orientada a la Web, lo cual facilita que los grupos
hacia los cuales va orientadas las encuestas (estudiantes y docentes) puedan
completar las mismas en cualquier momento, solo es necesario contar con
servicio de internet.
Adems que esta aplicacin presta la ventaja de guardar un parcial de la
encuesta para terminarla ms adelante, siempre y cuando est dentro del
tiempo de vigencia del cuestionario.
6.3.
Interfaz de administracin
Con el uso de este software se ha consigui lo siguiente:
Tener una interfaz amigable e intuitiva para el usuario
Figura 30 Barra de Herramientas de Administracin
84
Figura 31 Barra de herramienta del cuestionario
Facilidad de crear categoras o grupos de usuarios (docentes,

estudiantes).
Figura 32. Creacin de grupos de usuarios
85
La posibilidad de crear un nmero ilimitado de encuestas, preguntas y

participantes de la misma.
Figura 33 Creacin de una encuesta
Mediante la automatizacin se reduce el tiempo que demora actualmente

conocer la opinin de los estudiantes y docentes con respecto a la
Institucin y su desempeo.
86
Figura 34 Versin imprimible del cuestionario
Esta aplicacin tambin permite exportar a formato CSV los datos de

encuestados sean estos annimos o no.
Figura 35 Archivo CSV de encuestados
Y uno de los puntos ms importantes que persigue con esta aplicacin,

es contar con reportes que reflejen los resultados, as como tambin
permite exportar las respuestas a formato Excel para que pueda ser
analizado ms a fondo.
87
Figura 36 Botn Generar Estadsticas
Figura 37 Grfico estadstico de la encuesta
Si bien hasta el momento se ha completado el alcance del trabajo de esta Tesis

y se han cumplido los objetivos, se puede hacer mejoras dentro de la
aplicacin, y una gran ventaja es contar con el cdigo fuente que puede ser
modificado por una persona con conocimientos en PHP, para personalizarlo al
gusto de la Entidad.
88
CONCLUSIONES
En la elaboracin de esta tesis se pudo llegar a las siguientes conclusiones:
En cuanto al anlisis de la situacin actual de la Institucin se tiene las
siguientes observaciones
1.
Actualmente gran cantidad de estudiantes no estn satisfechos con los
servicios que presta el rea Administrativa de la FIGEMPA.

2.
El establecer los diagramas de flujo de los procesos actualmente
obtenidos permite dar continuidad a las tareas, an cuando un miembro del

rea est ausente.
3.
No se puede prescindir totalmente del papel, debido al respaldo legal que
se requiere tener dentro de una entidad Pblica.

4.
La herramienta propuesta presta solucin al proceso que la Facultad
necesita automatizar en primera instancia.

5.
El cuestionario es un instrumento principal para la recopilacin de
informacin de temas especficos.

6.
La automatizacin del proceso de encuestas agiliza la recopilacin de
informacin y su posterior uso para el anlisis de escenarios estadsticos.

7.
Los archivos CSV son una forma de presentacin estndar de datos y
son soportados por diferentes software estadsticos.

8.
El contar con ndices que muestren la situacin real de la Institucin
permite que se tomen las medidas correctivas necesarias, as como tambin las
soluciones ptimas para su mejor funcionamiento.
89
RECOMENDACIONES
La investigacin realizada, ha permitido analizar y conocer lo que es la gestin

por procesos y su relacin con el desempeo de la Facultad, adems permiti
identificar el proceso relevante que se deba automatizar, de lo cual se hacen
las siguientes recomendaciones.
Administracin por procesos:
Es necesario que las empresas, organismos o instituciones dentro de su

administracin tengan un enfoque orientado a los procesos, pues es el
control del desenvolvimiento de los procesos los que permiten cumplir con
los requerimientos de sus clientes y ofrecerles cada vez mejores productos
o servicios, con calidad.
Es importante que exista apertura al cambio, al cambio de la vieja forma de

administracin, en la que cada individuo, solamente es responsable del
trabajo que le ha sido asignado, es necesario saber que el trabajo individual
debe estar bien realizado, de manera que el que contina su labor, tambin
lo realice con responsabilidad.
Continuar con la automatizacin de los dems procesos para el mejor

desempeo y eficiencia de la Entidad.
Aplicacin para medicin de resultados:
El servidor en el que se encuentre la aplicacin debe tener acceso

restringido
Tener la informacin de los encuestados en un archivo con formato CSV,

para facilitar la importacin de los mismos en una nueva encuesta.
Se debe respaldar la base de datos semanalmente.
90
BIBLIOGRAF A
[1] Portal de Relaciones pblicas. Recuperado el 13 de julio del 2012 de
http://www.rrppnet.com.ar/tecnicasdeinvestigacion.htm
[2] FullBlog Ingeniera de sistemas. Recuperado el 16 de julio del 2012
http://otroblogmas.fullblog.com.ar/modelado-de-procesos.html
http://otroblogmas.fullblog.com.ar/modelado-de-procesos.html
http://www.solucionessig.com/portal/mapa-de-procesos
http://www.rrppnet.com.ar/tecnicasdeinvestigacion.htm
http://es.wikipedia.org/wiki/Encuesta
http://www.portaldeencuestas.com/que-es-una-encuesta.php
http://www.slideshare.net/MartinFernando/administracion-y-la-racionalizacin
http://www.dspace.uce.edu.ec/bitstream/25000/145/1/T-UCE-0011-6.pdf
http://manual.limesurvey.org/wiki/Agregar_grupos_y_preguntas
http://www.crie.es/documentos/tic/CrearEncuesta.pdf
http://manual.limesurvey.org/wiki/Installation/es
http://es.scribd.com/doc/72206017/34/PRESENTACION-Y-ANALISIS-DERESULTADOS
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_procesos_de_negocio
91
ANEXOS
A. MANUAL DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GARANTA INTERNA DE

CALIDAD (SGIC) DE LA FIGEMPA
FACULTAD DE GEOLOGIA, MINAS, PETROLEOS Y

AMBIENTAL
FIGEMPA
MANUAL DE CALIDAD
CODIGO DOCUMENTO:
VALIDO DESDE:
Revisin N
Pgina 1 de
Directriz 5: Anlisis y utilizacin de los resultados

Directriz N
: Anlisis y utilizacin de los resultados
PROCESO N : Proceso para la medicin de resultados
VERSION N
NOMBRE
CARGO
ELABORACION
PRIMERA
EDWIN ALFREDO
CACERES A.
PROFESOR Y
DELEGADO
ACREDITACIN
REVISION
PRIMERA
VICTOR HUGO
AGUIRRE CH.
DECANO
FIRMA
APROBACION
PRIMERA
CONSEJO
DIRECTIVO
ACTA N
92
1.
OBJETO
2.
ALCANCE
3.
REFERENCIA LEGAL/NORMATIVA
4.
DEFINICIONES
5.
DESARROLLO DE LOS PROCESOS
6.
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
7.
ARCHIVO
8.
RESPONSABILIDADES
9.
RENDICIN DE CUENTAS
10.
DIAGRAMA DE FLUJO
93
1. OBJETO
Presentar evidencia documentada de que la FIGEMPA cuenta y aplica con un
SISTEMA DE GARANTA INTERNA DE CALIDADE (SGIC), que garantiza que
se miden los resultados de la formacin, de la insercin laboral y de la
satisfaccin de los distintos grupos de inters para la mejora de la calidad de las
enseanzas impartidas en la misma, la implementacin de este sistema es
necesario para el cumplimiento de los requisitos para la acreditacin nacional e
internacional.
Definir para cada uno de los procesos del SGIC un conjunto de indicadores
relacionados con los resultados previstos para cada indicador que sern
revisados anualmente. Al menos se recogern los siguientes:
Tasa de graduacin
Tasa de abandono
Tasa de eficiencia
Satisfaccin de actores
Resultados de aprendizaje
Comprobar que los resultados de aprendizaje obtenidos por los estudiantes se

corresponden a la misin institucional, con los objetivos y el diseo del
Programa Formativo de cada Carrera y los resultados de aprendizaje.
Demostrar que se cumple el plan de mejoramiento continuo y se reflejan cada

vez en los estndares establecidos para los distintos indicadores, tanto
cuantitativos (tasas de graduacin, abandono y eficiencia) como cualitativos
(encuestas de satisfaccin e insercin laboral).
2. ALCANCE
Este Manual dar cobertura a las titulaciones oficiales de todas las Carreras
desarrolladas en la FIGEMPA.
94
3. REFERENCIA LEGAL/NORMATIVA
Ley de Educacin Superior
Estatuto Universitario
Reglamento de Docencia Universitaria
Reglamento de Personal y Carrera Administrativa
Plan de desarrollo institucional
Criterios para la evaluacin internacional de las Universidades

Categora A
Normas de la SENESCYT, CES, CEAACES, SACS&COC.
4. DEFINICIONES
Acreditacin: Proceso por el que desde un organismo externo se da
credibilidad a los programas (planes estudio, titulacin) o a las instituciones. Es
un mtodo de garanta externa de la calidad muy utilizado.
Calidad: Coherencia en la definicin y especificacin de los objetivos de un
programa y viabilidad de que los estudiantes pueden alcanzarlos.
CEAACES. Consejo de Evaluacin, Acreditacin y Aseguramiento de la Calidad
de la Educacin Superior
CES. Consejo de Educacin Superior
Garanta de calidad: actividades dirigidas a asegurar la calidad interna y
externa. En educacin superior y en la universidad engloba las acciones
dirigidas a asegurar la calidad de la enseanza que se desarrolla en nuestra
universidad (en cada Centro), as como promover y mantener la confianza de
los estudiantes, profesores, empleadores y sociedad en general (los grandes
grupos de inters).
SACS&COC (Southern Association of Colleges and Schools Commission on
Colleges) es una agencia regional de acreditacin de instituciones de educacin
95
superior localizadas en 11 estados del sur de Estados Unidos y que incluye

instituciones en Latinoamrica.
SENESCYT. Secretara Nacional de Educacin Superior, Ciencia, Tecnologa e
Innovacin.
Sistema de garanta interno de Calidad: conjunto de elementos que
relacionan y desarrollan las actividades de garanta de la calidad de las
enseanzas que imparte la FIGEMPA. Entre otros elementos incluye:
Procedimientos que guan el desarrollo de estas actividades.
Encuestas que permiten la participacin de los alumnos y otros

grupos de inters en las actividades de garanta de calidad de
nuestras titulaciones.
Indicadores que nos dan informacin sobre el cumplimiento de los

objetivos propuesto.
Mtodos que permiten definir e implantar propuestas de mejora

continua del Plan de estudios.
5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS

En este manual se establece y decide qu instrumentos se utilizarn para la
medicin de resultados y quin ser el responsable de medirlos y analizarlos,
asesorada por el Coordinador.
Los Directores de las Carreras sern los responsables de:
Elaborar y presentar para aprobacin del Consejo Directivo y del Decano

un plan de mejoramiento continuo en base a los resultados del SGIC.
Seleccionar y aplicar un conjunto de indicadores estandarizados que

permitan evaluar, de una manera fiable y comprensible, algunos
aspectos del funcionamiento acadmico de los alumnos.
96
Desarrollar para el clculo de indicadores una ficha donde se incluir el

mtodo seguido as como su periodicidad y la persona responsable de
cumplimentarla.
Definir un valor objetivo o META (valor que se quiere conseguir en el

periodo de tiempo determinado) para cada uno de los criterios,
subcriterios o indicadores.
Revisar y aplicar los cuestionarios de satisfaccin de los agentes

implicados en el desarrollo de la carrera.
Definir la periodicidad para la aplicacin de cada uno de los

cuestionarios, recogiendo el programa a desarrollar en un cronograma.
Debern desarrollarse los siguientes modelos de cuestionarios:

2. Cuestionario de satisfaccin del Personal de Administracin y de
Servicios-PAS.
3. Cuestionario de satisfaccin de egresados
4. Cuestionario de satisfaccin de empleadores
5. Cuestionario de insercin laboral
6. Cuestionario PAC
7. Cuestionario MNF; etc.
Adems tambin habr dos tipos de cuestionarios dirigidos a los alumnos, uno
ms general dirigido a obtener la satisfaccin del alumno con el programa
formativo de la Carrera y con los servicios generales de la FIGEMPA, y otro
estar orientado a obtener la satisfaccin del alumno con cada una de las
asignaturas/materias impartidas:
8. Cuestionario general de alumnos

9. Cuestionario de asignaturas
97
En consecuencia, bajo la responsabilidad de cada uno de los Directores de la

FIGEMPA, se obtendrn los resultados que van a ser objeto de anlisis:
Resultados del aprendizaje (Fichas y Tabla de Indicadores).
Resultados de la insercin laboral
Satisfaccin de los grupos de inters (cuestionarios de alumnos, profesores,

PAS, egresados, empleadores)
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Una vez por semestre se debe rendir cuentas sobre los resultados relacionados
con la titulacin. La informacin que se debe analizar procede de los resultados
del anlisis de necesidades, expectativas y satisfaccin de los diferentes grupos
de inters, de los resultados acadmicos, de la insercin laboral, as como de
cada uno de los procesos clave definidos en el SGIC. El Coordinador es
responsable de recopilar, revisar y comprobar la validez de toda la informacin
necesaria. Si detecta alguna ausencia o falta de fiabilidad en la informacin lo
comunica a quien se la ha suministrado para que proceda a corregirla o
completarla.
Los resultados incluirn secciones relativos a:
Resultados en el profesorado
Resultados en el alumnado
Resultados en el PAS
Resultados de egresados
Resultados de empleadores
Resultados de investigacin
Resultados acadmicos
Los Directores junto con el coordinador sern los responsables de supervisar y

verificar el informe de anlisis de resultados, preparar los datos en base a los
formatos exigidos por las entidades de acreditacin.
98
La periodicidad de evaluacin de los indicadores ser semestral. Los

responsables de los mismos sern los responsables de cada proceso.
Se presentarn los valores de los dos ltimos cursos en forma de porcentaje
con dos decimales, para estudiar su evolucin.
7. ARCHIVO
Registro del
manual
Primera copia
Segunda copia
Tercera copia
Cuarta copia
Quinta copia
Sexta copia
Sptima copia
Octava copia
Novena copia
Decima copia
Responsable Custodia
Secretaria del Decanato
Secretaria General
Director de Ingeniera
Ambiental
Director de Ingeniera en
Geologa
Minas
Petrleos
Director del Instituto de
Investigacin y postgrado
Director Financiero
Secretaria
Secretario Abogado
Director
Director
Director
Director
Director
Director
El soporte de archivo ser en papel e informtico y el tiempo de conservacin

ser hasta la siguiente certificacin/evaluacin nacional o internacional, siempre
se utilizarn los mismos criterios para presentar la informacin bsica para los
anlisis.
8. RESPONSABILIDADES
El primer responsable de la revisin de los resultados de aprendizaje de los
estudiantes es la Direccin de Carrera, si bien ser el Consejo Directivo, el
Consejo Acadmico de la FIGEMPA, los responsables de la toma de decisiones
derivadas de dicha revisin, para el mejoramiento continuo en coordinacin con
los Departamentos ser el Decano.
99
Si el Decano considera necesario, habr una persona encargada de coordinar

la elaboracin de la informacin proveniente de los indicadores cuantitativos y
cualitativos seleccionados y ponerla a disposicin para elaborar un anlisis de
la situacin y tomar las medidas adecuadas.
9. RENDICIN DE CUENTAS
Los Directores sern los responsables de elaborar un informe ejecutivo de
anlisis de los resultados obtenidos, as como de las propuestas de mejora
surgidas tras el anlisis de evaluacin realizado. Este informe ser pblico y
accesible a todos los grupos de inters a travs de la pgina web. Se adjuntar
tambin un plan de mejoras con los presupuestos necesarios, el mismo que
ser presentado al seor Rector para la aprobacin y entrega de los recursos.
10. DIAGRAMA DE FLUJO
100
CUESTIONARIO DE SATISFACCIN DE PROFESORES

2. Cuestionario de satisfaccin de estudiantes
3. Cuestionario de satisfaccin de egresados de la FIGEMPA
3.1. Planificacin y Resultados del aprendizaje
Valora de acuerdo a la siguiente escala:
(1) muy de acuerdo
(2) de acuerdo
(3) en desacuerdo
(4) totalmente en desacuerdo
(5) no sabe
(6) no contesta
RESULTADOS DEL APRENDIZAJE (RA)
1
1. Puede describir los RA de su ctedra
2. Los mecanismos de ayuda para la elaboracin y diseo de los
resultados del aprendizaje son adecuados
3. Mi grado de participacin en la elaboracin de los RA es
adecuado
4. Los RA reflejan con claridad el perfil del titulado.
5. Los RA se adecuan a los descritos en Dubln.
6. Se llevan a cabo mecanismos de revisin anual de los RA
7. Estoy satisfecho con los RA del plan de estudios
8. Recib capacitacin suficiente sobre planificacin por RA
PLANIFICACIN DE LA ENSEANZA
1
9. Mi grado de participacin en la planificacin de la enseanza es
adecuado
10.La planificacin de la macro y microcurricula es adecuada
11.Los mecanismos de ayuda para la elaboracin y diseo de las
guas de las materias son adecuadas
12.Se llevan a cabo mecanismos de revisin anual de las guas de
las materias
13.Los Slabos de las materias que configuran el plan de estudios
son aprobadas por el rgano competente dentro de la Facultad
14.En la planificacin de la enseanza se consideran los intereses y
los conocimientos previos de los estudiantes
15.Los crditos asignados a las materias guardan proporcin con el
volumen de trabajo que suponen para el estudiante la
superacin de las mismas
16.Se respeta la planificacin inicial de las actividades programadas.
17.Los mecanismos que facilitan la movilidad de los profesores son
adecuados
18.La planificacin de las prcticas que forman parte de los RA en
empresas y/o instituciones son adecuados.
19.El proceso de coordinacin y reuniones entre el profesorado,
para debates docentes es adecuado
20.El proceso de coordinacin entre los diferentes departamentos
implicados en el ttulo es adecuado
21.Estoy satisfecho con la planificacin de la enseanza
22.Mi grado de participacin en la planificacin de la enseanza es
adecuado
101
DESARROLLO DE LA ENSEANZA Y EVALUACIN DE

1
APRENDIZAJES
23.El desarrollo de la enseanza es coherente con las actividades
programadas
24.Los conocimientos, las habilidades y las aptitudes propuestas en
los Slabos se desarrollan adecuadamente.
25.Tengo en cuenta el tiempo de aprendizaje del estudiante en
funcin de los crditos ECTS (horas lectivas ms trabajo personal
para adquirir los conocimientos y superar con xito el
programa)
26.Los procedimientos de evaluacin valoran adecuadamente los
RA adquiridas por los estudiantes
27.Los problemas surgidos durante el desarrollo de la enseanza se
resuelven con eficacia
28.Estoy satisfecho con el desarrollo de la enseanza.
29.El desarrollo de la enseanza es coherente con las actividades
programadas.
OBSERVACIONES
3.2. Servicios de apoyo al estudiante

ORIENTACIN AL ESTUDIANTE
1
1. Los mecanismos utilizados para informar y difundir las
actuaciones de orientacin a los estudiantes son adecuadas
2. Las actuaciones que orientan a los estudiantes de nuevo ingreso
son adecuadas.
3. Las acciones de orientacin sobre las distintas alternativas de
contenido curricular, movilidad, prcticas, son adecuadas
4. Las actuaciones de atencin a la diversidad, en caso de ser
necesarias, son adecuadas
5. Los programas de apoyo (mtodos y tcnicas orientadas de cara
al aprendizaje) ayudan a favorecer la adquisicin de
conocimientos y competencias recogidas en los slabos
6. Los planes de accin tutorial para la organizacin del itinerario
curricular de los estudiantes son adecuados.
7. Las actuaciones encaminadas a preparar al estudiante para la
toma de decisiones al finalizar el ttulo son adecuadas
8. Estoy satisfecho con las acciones que orientan al estudiante
OBSERVACIONES
102
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
3.3. Recursos de apoyo a la enseanza

PERSONAL ACADMICO
1
El personal acadmico es suficiente.
Se aplica la normativa vigente (interna o externa) en cuanto a
procedimientos de seleccin del profesorado
Los criterios de asignacin de la docencia son coherentes con la
capacitacin del personal.
En caso de disciplinas de marcado carcter profesional, la
participacin del personal con experiencia y prcticas es
suficiente para garantizar los resultados previstos
El mecanismo de seleccin en caso de participacin de
profesionales o investigadores en el plano docente es adecuado.
Estoy satisfecho con la dotacin del personal acadmico
El personal acadmico es suficiente.
Se aplica la normativa vigente (interna o externa) en cuanto a
procedimientos de seleccin del profesorado
Los criterios de asignacin de la docencia son coherentes con la
capacitacin del personal.
RECURSOS Y SERVICIOS
1
1. Las aulas (acondicionamiento, equipamiento, iluminacin,
mobiliario etc.) son adecuadas para el desarrollo de la
enseanza
2. Los espacios destinados al trabajo se adecuan a las necesidades
del estudiante
3. Los laboratorios, espacios experimentales y su equipamiento
son adecuados.
4. Las instalaciones de la biblioteca (equipamiento, material) son
adecuadas.
5. Los recursos bibliogrficos de la biblioteca son suficientes.
6. Se garantiza el acceso a las distintas fuentes de informacin,
bases de datos, fuentes bibliogrficos para cubrir las
necesidades de la enseanza
7. Las instalaciones ajenas al Centro, donde se hacen las prcticas
son adecuadas para garantizar la consecucin de los RA
establecidos.
8. La tecnologa necesaria para la obtencin, tratamiento,
almacenamiento, transferencia y presentacin de datos e
informacin es adecuada.
9. Los espacios destinados tutoras son adecuados
10.Los espacios destinados al desarrollo de las funciones del
personal acadmico son adecuados
11.Los espacios destinados al desarrollo de las funciones del PAS
son adecuados
12.Estoy satisfecho con los recursos y servicios destinados a la
enseanza
103
3.4. Grupo de estudiantes

LOS ESTUDIANTES
1 2 3 4 5 6
1. Asisten regularmente al aula.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
2. Tienen los conocimientos previos suficientes para seguir los
7. 8. 9. 10. 11. 12.
contenidos de la materia.
3. Dedican tiempo suficiente a la preparacin de la materia.
13. 14. 15. 16. 17. 18.
4. Colaboran entre ellos para sacar adelante las materias.
19. 20. 21. 22. 23. 24.
5. Muestran intereses por los diferentes temas que se tratan en el
25. 26. 27. 28. 29. 30.
desarrollo de la actividad docente
6. Participan activamente en debates y actividades desarrolladas
31. 32. 33. 34. 35. 36.
en el aula.
7. Resuelven problemas e interpretan resultados.
37. 38. 39. 40. 41. 42.
8. Utilizan la bibliografa recomendada.
43. 44. 45. 46. 47. 48.
9. Realizan actividades complementarias (lecturas, trabajos,
49. 50. 51. 52. 53. 54.
exposiciones)
10.Utilizan habitualmente las horas de tutora.
55. 56. 57. 58. 59. 60.
11.Se muestran satisfechos con la metodologa de enseanza61. 62. 63. 64. 65. 66.
aprendizaje.
12.Se muestran satisfechos con la metodologa de evaluacin.
67. 68. 69. 70. 71. 72.
13.Se muestran satisfechos con los resultados de la evaluacin.
73. 74. 75. 76. 77. 78.
14.Se preocupan de comentar con el profesor los resultados de las
79. 80. 81. 82. 83. 84.
evaluaciones
15.Amplan notablemente las competencias (conocimientos,
85. 86. 87. 88. 89. 90.
destrezas y habilidades) durante el desarrollo de la materia.
16.Creo que la materia satisface sus expectativas.
91. 92. 93. 94. 95. 96.
17.Estoy satisfecho, en general, con el grupo de estudiantes.
97. 98. 99. 100. 101. 102.
En caso de necesitar ms espacio puede utilizar un documento para presentar observaciones,
recuerde que el objetivo es mejorar la calidad.
3.5. Al PAS
PAS
1 2 3 4 5 6
1. Realizan regularmente el mantenimiento y limpieza del aula
2. Facilitan los equipos y materiales necesarios
3. Los equipos y materiales son los indicados para las clases
4. El pago de los honorarios son puntuales
5. Usted est conforme con el monto recibido por sus honorarios
6. El PAS muestra inters por el desarrollo de la actividad docente
En caso de necesitar ms espacio puede utilizar un documento para presentar observaciones,
recuerde que el objetivo es mejorar la calidad.
104
CUESTIONARIO DE SATISFACCIN DE ESTUDIANTES

Datos Generales
1. Lugar de nacimiento
Provincia
Cantn
2. Sexo
Edad
3. Edad al ingresar a estudiar en la FIGEMPA
4. Edad actual
Carreras
5. Carrera de Ingeniera que
ingresaste
6. Si te cambiaste cul es tu
Carrera actual
GEOLOGIA
Aos
MINAS
PETROLEOS
AMBIENTAL
7. Promedio logrado en el semestre anterior

8. Grado acadmico mximo que deseas obtener en la FIGEMPA (Ing.
Especializacin, Maestra. Ph.D.)
Trabajo
9. No trabajo
10. Medio Tiempo
11. Tiempo completo
12. Ingresos familiares mensuales
13. Si necesita o tiene alguna beca indique el
monto
14. Tiene alguna discapacidad
15. Grado de discapacidad
16. Nmero de carnet de CONADIS
Enseanza
Rango
1. Qu tan satisfecho ests con la
enseanza que te han brindado tus
profesores de la FIGEMPA de acuerdo con
los siguientes aspectos?
a) El dominio que tienen los profesores
sobre la materia
b) Las estrategias de enseanza
utilizadas en las clases (exposiciones,
debates, investigaciones, videos, etc.)
c) Los recursos didcticos que se utilizan
en las clases (acetatos, diapositivas,
lecturas, artculos cientficos)
d) Las estrategias de evaluacin que
utilizan los profesores (trabajos,
ensayos, exmenes)
Muy
satisfact
orio
105
Satisfact
orio
Indiferen
te
Insatisfa
ctorio
Muy
insatisfa
ctorio
e) La asesora acadmica que he

recibido de mis profesores cuando lo
he solicitado
Habilidades de aprendizaje:
Rango
1. Qu tan satisfecho estas con los
Resultados de Aprendizaje que se te han
proporcionado al estudiar en la FIGEMPA?
a) Competencias genricas
b) Competencias profesionalizantes
c) Escritura
(buena
ortografa
y
redaccin)
d) Formacin con prcticas de campo o
laboratorio
e) Lectura (comprender informacin
escrita)
f) Comunicacin verbal (explicar un
tema, usar vocabulario tcnico de tu
disciplina)
g) Comunicacin asertiva (escuchar
mejor a los dems)
h) Habilidades de computacin
i) Habilidades de investigacin
j) Organizacin de tiempo (puntualidad,
responsabilidad en la entrega de
trabajos)
k) Trabajo individual
l) Trabajo de equipo
m) Tolerancia
(respetar
diferentes
filosofas y culturas)
Organizacin Acadmica:
Rango
1. Qu tan satisfecho ests con los
siguientes aspectos que te ofrece?
a) Preparacin de Syllabus, Reactivos y
Rbricas
b) Entrega de Sylabus por los profesores
c) Los contenidos tericos de las
materias
d) La relacin entre lo visto en clase y su
aplicacin en la vida diaria
e) Organizacin de cursos, talleres y
seminarios complementarios a tu
formacin
f) Programa Universitario de Ingls
(entender un segundo idioma)
g) Programa de Tutora
h) La claridad del reglamento que rige la
vida acadmica
i) Atencin de los directivos a mis
necesidades
acadmicas
(informacin, dudas, propuestas)
j) Atencin de personal administrativo
(trmites de inscripcin, solicitud de
documentos, quejas)
Muy
satisfact
orio
Satisfact
orio
Indiferen
te
Insatisfa
ctorio
Muy
insatisfa
ctorio
Muy
satisfact
orio
Satisfact
orio
Indiferen
te
Insatisfa
ctorio
Muy
insatisfa
ctorio
106
Actividades culturales y deportivas:

Rango
1. Qu tan satisfecho ests con la
organizacin de actividades formativas?
a) Diversidad de actividades culturales
b) Espacios para apreciar el arte
c) Club amigos del arte
d) Semana cultural (aniversario del
plantel)
e) Diversidad de actividades deportivas
f) Espacios para realizar deporte
g) Equipamiento y facilidades para el
deporte
(material,
horarios,
instructores)
h) Diversidad de actividades culturales
i) Espacios para apreciar el arte
j) Club amigos del arte
Muy
satisfac
torio
Satisfac
torio
Indife
rente
Insatisf
actorio
Muy
insatisf
actorio
No
aplica
Infraestructura y servicio universitario:
Salones
Centro de cmputo
Laboratorios
Baos
Biblioteca
Auditorio
reas verdes
Polideportivo
Bar-Cafetera
Programa de becas
Seguridad
Sealizacin
Aulas de aplicacin de TICs
107
No aplica
Nunca
Rara vez
Algunas veces
Frecuentemente
FRECUENCIA
Muy satisfecho
Insatisfecho
Poco satisfecho
Satisfecho
Qu tan satisfecho y con qu frecuencia utilizas la

infraestructura y los servicios que te ofrece la universidad?
Muy satisfecho
SATISFACCIN
Evaluacin final:
Rango
Grado de satisfaccin que tienes de acuerdo a
los siguientes aspectos de tu educacin
universitaria
k) Carrera elegida
l) Facultad
m) Universidad
n) Mi experiencia como estudiante de la
FIGEMPA
Muy
satisfact
orio
Contesta s o no a los siguientes planteamientos.

Me inscribira de nuevo en esta institucin
Recomendara la institucin a mis amigos, familiares o
conocidos
Me siento parte de la FIGEMPA
Satisfact
orio
Si
Indiferen
te
No
Insatisfa
ctorio
Indiferente
Comentarios
1. Le guitara hacer algn comentario adicional al respecto, que permita mejorar nuestro
trabajo
108
Muy
insatisfa
ctorio
CUESTIONARIO DE SATISFACCIN DE LOS EGRESADOS DE LA

FIGEMPA
En la FIGEMPA queremos conocer tu opinin sobre diversos aspectos de la
Titulacin de la Carrera de Ingeniera que cursaste.
Para poder mejorar la calidad de nuestra enseanza, pedimos tu colaboracin,
respondiendo a este cuestionario con la mxima veracidad y devolvindolo, en
el sobre que te adjuntamos o va correo.
Datos Generales
1. Lugar de nacimiento
Provincia
Cantn
2. Sexo
Edad
3. Edad al ingresar a estudiar
4. Edad al terminar los estudios como Egresado
5. Edad al terminar los estudios titulado
Carreras
Aos
GEOLOGIA
MINAS
PETROLEOS
AMBIENTAL
AO
MES
DIA
SEMESTRE
6. Ingeniera en que te graduaste

Fechas
7.
8.
9.
10.
Fecha de Ingreso a la FIGEMPA

Fecha de Ingreso a la Carrera
Fecha de egresamiento
Fecha de graduacin
Situacin laboral
11. Selecciona tu situacin laboral actual entre las siguientes posibilidades:
a) Trabajando actualmente
b) Continua estudiando (Posgrados, etc.)
c) Tiempo de Desempleado, habiendo trabajado antes
d) Buscando el primer empleo
e) Otros (especificar)
Lugar
PAIS
PROVINCIA
CIUDAD
12. Indica dnde est ubicado tu empleo actual
Rangos
13.Grado de relacin entre tu trabajo y tus

estudios
MUY ALTO
109
ALTO
ACEPTABLE
BAJO
MUY BAJO
14.Grado de satisfaccin con tu trabajo

actual
15.Como valoran tu formacin en tu
entorno profesional
Empleos por sector
16.En cul de los siguientes sectores se puede enmarcar tu puesto de trabajo actual:
a) Docencia universitaria/Investigacin
b) Investigacin en organismos pblicos
c) Investigacin en la empresa privada
d) Docencia no universitaria
e) Sector pblico
f) Consultora, banca, finanzas, seguros
g) Informtica y Telecomunicaciones
h) Industria
i) Autoempleo
j) Otros (especificar)
Valoracin del Plan de Estudios
A continuacin indica, marcando con una cruz en la casilla correspondiente, tu grado de
satisfaccin con los siguientes indicadores de la titulacin:
MUY ALTO
Indicador
17.Con los contenidos del plan de estudios
18.Con la organizacin del plan de estudios
19.Con la cantidad de prcticas de
laboratorio realizadas
20.Con la cantidad de prcticas de campo
realizadas
Valoracin de la Docencia
MUY ALTO
Indicador
21.Con la calidad de la docencia terica
22.Con la calidad de las prcticas
23.Con el trato recibido
24.Con la preparacin continua de los
docentes
ALTO
ACEPTABLE
BAJO
MUY BAJO
ALTO
ACEPTABLE
BAJO
MUY BAJO
Valoracin de las competencias adquiridas

Valora el grado en que consideras que los siguientes aspectos formativos han sido potenciados por la metodologa
docente empleada a lo largo de la titulacin
Indicador
25.Resultados del aprendizaje
26.Competencias genricas
27.Competencias acadmicas
MUY ALTO
110
ALTO
ACEPTABLE
BAJO
MUY BAJO
28.Adecuacin de la formacin general

recibida en la carrera para el desempeo
de tu trabajo actual
29.Capacidad de anlisis y sntesis
30.Capacidad para resolver problemas y
tomar decisiones
31.Capacidad de desarrollar aprendizaje
autnomo
32.Desarrollo del pensamiento crtico
33.Capacidad de comunicacin oral y escrita
34.Desarrollo de investigacin
35.Desarrollo del ingls para trabajos de
consulta
36.Las carencias encontradas en la
formacin son:
Recomendaciones para mejorar la formacin profesional
111
B. MANUAL DE INSTALACIN
INSTALAR MICROSOFT VISUAL C++ 2010

Dado que nuestra aplicacin requiere componentes de Visual C++, es
necesario instalar ste paquete para tener disponibles ciertas bibliotecas.
1. Dar permisos de administrador para empezar la instalacin.
Figura 38. Dar permisos de administrado
2. Aceptar los trminos de la licencia y presionar Instalar
Figura 39. Aceptar trminos de licencia
112
3. Esperar que termine la instalacin y presionar Finalizar.
Figura 40. Finalizar instalacin
INSTALAR WAMP SERVER 2.2

1. Descargar WAMP Server 2.2e para windows de 32 bits y dar permisos
de administrador para empezar la instalacin.
Figura 41. Dar permisos de administrador
113
2. En la siguiente pantalla damos click en Next.
Figura 42. Dar click en Next
3. Aceptar los trminos de la licencia y dar click en Next.
Figura 43. Aceptar trminos de licencia
114
4. Seleccionar la carpeta dnde se instalar la aplicacin o dejar la que se

pone por default. Dar click en Next.
Figura 44. Seleccionar carpeta de instalacin
5. Seleccionar si se desea crear un acceso directo o un cono de acceso

rpido.
Figura 45. Seleccin de iconos de acceso rpido
115
6. Dar click en Install para comenzar la instalacin.
Figura 46. Instalar wamp server
7. Dejar que termine la instalacin de la aplicacin.
Figurra 47. Progreso de la instalacin
116
8. Seleccionar el browser sobre el cual se levantar las aplicaciones que

estarn dentro de wamp.
c
Figura 48. Seleccionar el browser
9. Permitir acceso a la aplicacin desde el firewall de Windows.
Figura 49. Permitir acceso desde el FireWall de Windows
117
10. Poner los valores del servidor SMTP as como la direccin de correo
electrnico que usa PHP cuando usa la funcin mail().
Figura 50. Colocar valores de SMTP y direccin de correo electrnico
11. Finalizar la instalacin
Figura 51. Finalizar la instalacin
118
12. Iniciar WAMP Server

Despus de la instalacin se crea un icono en la barra de tareas, que nos
permite iniciar el servidor WAMP Server.
Figura 52. Tareas de wamp Server
119
INSTALACIN DE LIMESURVEY
El servidor en el que se va a instalar Limesurvey debe cumplir con los

siguientes requisitos:
-
Mnimo 500 MB de espacio en disco
MySQL 4.1 o superior o Microsoft SQL Server 2005 o superior.
PHP 5.1 o superior
Todo este entorno hemos logrado tenerlo al instalar wamp Server 2.0 ahora
continuamos con los siguientes pasos para poner en funcionamiento nuestra
aplicacin de Encuestas en lnea.
1. Descargar el archivo de la ltima versin de LimeSurvey, para esta tesis

se ha descargado la versin 1.9 y tiene un tamao aproximado de 28
MB.
2. Descomprimir el archivo comprimido en el directorio C:\wamp\www
creado durante la instalacin de wamp Server.
Figura 53. Copiar limesurvey
120
3. Desde la barra de tareas de wamp Server, ingresar a la administracin

de Base de Datos phpMyAdmin
Ilustracin 54. Iniciar phpMyAdmin
4. Dar click en Base de datos.
Figura 55. Pantalla administracin phpMyAdmin
121
5. Crear una nueva base de datos. Colocamos el nombre de nuestra base

de datos, en este caso le pusimos el nombre limesurvey y dar click en
Crear.
Figura 56. Crear una nueva base de datos
6. Una vez creada, en el lado izquierdo seleccionamos la base de datos,

dar click en Privilegios y luego en Agregar usuarios.
Figura 57. Crear usuario de la base de datos
122
7. Llenamos los datos del nuevo usuario, tal como se muestra a

continuacin:
Nombre de usuario: Use el campo de texto
Servidor: Local
Contrasea: Use el campo de texto, en este caso la contrasea es
administrador
Le damos todos los permisos para lo cual debe estar seleccionada la opcin:
Otorgar todos los privilegios para la base de datos limesurvey
Dar click en Agregar Usuario.
Figura 58. Agregar usuario
8. Una vez creado el usuario tendremos la siguiente pantalla, en la se lista

el nuevo usuario.
123
Figura 59. Usuario creado
9. Una vez creada la base de datos y el usuario abrimos un navegador y

ponemos la siguiente direccin:
http://localhost/limesurvey/admin/install
Dar click en Populate database
Figura 60. Poblar la base de datos de Limesurvey
10. Despus de esto nos saldr una pantalla de confirmacin

124
Figura 61. Pantalla de confirmacin
11. Ahora ingresar a la direccin:

http://localhost/limesurvey/admin/admin.php
Lo que esta pantalla nos informa es que debemos remover o renombrar la

carpeta (admin/install) dentro de nuestra carpeta C:\wamp\www\limesurvey tal
como se muestra a continuacin:
125
Figura 62. Renombrar carpeta de instalacin
12. Ahora en un navegador ingresar a:

Los datos de usuario y contrasea por defecto son:
Username: admin
Password: password
Figura 63. Pantalla de inicio de Limesurvey
126
C. MANUAL DE USUARIO
Este documento contiene las instrucciones de manejo bsico de la plataforma

web para la administracin de encuestas denominada LimeSurvey, y
gestionada para la FIGEMPA.
Una plataforma de servicios en lnea es una pgina web que permite el acceso
diferenciado de los/as usuarios/as segn su nivel de responsabilidad para la
realizacin de una tarea compartida: los/as usuarios/as con privilegios de
administracin tendrn acceso a las diferentes opciones de gestin de la
herramienta (segn los permisos que se les haya conferido), sin embargo la
mayora de las personas que accedern a la pgina web nicamente podrn
utilizar la herramienta (en este caso, completar una encuesta), pero sin
posibilidad de alterar aspecto alguno de la misma.
Para distinguir entre los diferentes roles se realiza una autentificacin por medio
de un nombre y una contrasea, del mismo modo que cualquier otro servicio de
internet, y ser responsabilidad de la administracin tcnica de la plataforma el
delegar los diferentes privilegios a los usuarios que sean creados.
Para concluir con esta introduccin, LimeSurvey es software libre (licencia
GNU/GPL v2 o posterior) y es perfectamente posible que todo el software
necesario para lograr el funcionamiento de estas herramientas sea software
libre igualmente, garantizando as la sostenibilidad econmica y tcnica de su
esfuerzo.
En esta tesis la aplicacin queda como localhost, sin embargo como se vio en el
captulo de ejecucin, se puede realizar el cambio para tener el software en el
dominio de la Facultad.
127
1. Administracin de Encuestas
Para acceder a la plataforma slo debe utilizar un navegador de internet y en la

barra de direcciones escribir la direccin:
Figura 64. Pantalla de login
Una vez autenticada, la persona administradora acceder a las funciones de

diseo y gestin de las encuestas. Para que los resultados de la encuesta sean
fidedignos es muy importante que se maneje el usuario y contrasea con la
prudencia habitual de cualquier servicio en lnea a travs de internet. Si se
tuviera cualquier sospecha de uso no debido del acceso a la plataforma, el/la
usuario/a puede cambiar su propia contrasea o bien puede solicitarlo a la
administracin.
Antes de pasar a describir en detalle las funciones de gestin de la encuesta,

podemos esquematizar el trabajo global que ser realizado sobre la plataforma
en la siguiente ilustracin:
128
Figura 65. Flujo de trabajo de LimeSurvey
Como puede apreciarse, el trabajo de encuestar a travs de la plataforma es

muy simple, lo que permitir enfocar el esfuerzo en la tarea ms complicada
intelectualmente y a la vez ms til de todo el proceso: el anlisis de los
resultados y la toma de decisiones.
A lo largo del tiempo de vida de una encuesta, sta pasar por diferentes
procesos:
La primera tarea importante a llevar a cabo ser realizar un diseo lo ms
completo posible, no slo del listado de preguntas y posibles respuestas de la
encuesta, sino un diseo global de la encuesta web, es decir, disear la/s
ubicacin/es de cada elemento en el proceso de la encuesta. Lo idneo es
agrupar las preguntas por grupos, para poder luego analizar los resultados ms
cmodamente.
129
As, iremos creando los grupos, con sus respectivas preguntas, eligiendo el tipo
de cada pregunta de entre los disponibles, y especificando las posibles
respuestas de las mismas. Ms adelante se especificar los posibles tipos de
preguntas, as como las posibles respuestas y la posibilidad de elegir preguntas
condicionadas en otras respuestas.
Otro aspecto importante del diseo ser decidir el tipo de acceso que tendrn
los usuarios a la encuesta. De igual forma, se explicar ms detalladamente las
posibilidades que nos ofrece esta plataforma.
La segunda tarea, una vez que hemos realizado todo el diseo y creacin de la
encuesta, ser la de activar dicha encuesta para que sea accesible por los
usuarios. Desde el momento en que habilitemos la encuesta, se crearn todas
las estructuras necesarias en la base de datos para poder ir almacenando los
resultados de los usuarios.
En el proceso de activacin es muy importante el tipo de acceso que hayamos

elegido para nuestra encuesta. Si es un acceso pblico, no habr ningn tipo de
problema, cada usuario guardar sus datos en el sistema. Pero, si por el
contrario, es un acceso restringido, se tendr en cuenta la poblacin definida
(usuarios que podrn acceder a la encuesta) para archivar los resultados.
La tercera tarea ser la de recoger los resultados obtenidos y hacer el estudio

pertinente. El sistema permite, como ya explicaremos ms adelante, exportar
dichos datos a otras plataformas estadsticas, as como estudiar las grficas
comparativas de los resultados segn los grupos de preguntas definidos.
La cuarta tarea, y ltima, ser la de expirar la encuesta, es decir, deshabilitar el
acceso de los usuarios a la misma. Como podremos ver ms adelante existen
dos formas de deshabilitar una encuesta; bien expirndola, o bien
desactivndola.
130
2. Opciones del Men
a. Men General
Pantalla de inicio:
Figura 66. Pantalla de inicio
Pagina de administracin por defecto: Vuelve a esta pantalla desde

cualquier lugar.
Crear/Editar usuarios: Mostrar un listado de los usuarios de la
plataforma y sus correos electrnicos, pudiendo actualizas los datos del usuario
propio.
Crear/Editar secciones: Mostrar un listado de las secciones por grupo
de usuarios.
Configuracin Global: Esta opcin permite modificar los aspectos
bsicos de la aplicacin, como el nombre del sitio, el idioma, la previsualizacin,
datos de correo electrnico del administrador.
Verificar Integridad de Datos: Verifica el estado de la base de datos y
si hay redundancia en los mismos.
131
Listar encuestas: Mostrar un listado de las encuestas relativas a este

usuario, su fecha de creacin y estado. Pulsando sobre el nombre de cada
encuesta podremos acceder a la administracin propia a esa encuesta.
Hacer copia de seguridad: Hace una copia de la base de datos
completa.
Editor de plantillas: Permite modificar el estilo o presentacin grfica

de las encuestas que se desplegarn.
Crear o Importar una nueva Encuesta: Abre el formulario que es
necesario completar para la creacin de una nueva encuesta.
Cerrar Sesin: Cierra la sesin de trabajo.
Mostrar Ayuda: Abre un recuadro con la ayuda al respecto de la
pantalla que se est visualizando.
b. Men de Encuesta
Cuando ya est creada la encuesta y se quiere crear las preguntas:
Activacin/desactivacin de la encuesta: Este botn presenta dos

grficos, un cuadrado rojo y un tringulo verde, cada uno representando los
estados posibles en los que puede encontrarse la encuesta:
Esta encuesta actualmente NO est activa: se permite la edicin de las
preguntas de la encuesta pero nadie puede responder al cuestionario. Es el
estado inicial de la encuesta.
132
Esta encuesta actualmente est activa: puede procederse a la

contestacin del cuestionario. La edicin o borrado de grupos de preguntas,
preguntas, as como las respuestas posibles en preguntas con varias opciones
estar bloqueada.
Modificar las opciones de seguridad de la encuesta: Permite definir

qu usuarios/grupos de usuarios de la plataforma tendrn acceso al
cuestionario pudindoseles otorgar los siguientes permisos:
a) Editar las propiedades del cuestionario: permitir cambiar los parmetros con
los que la encuesta fue creada as como definir reglas de evaluacin.
b) Definir las preguntas: podr crear grupos y preguntas, as como modificar o
cambiar el orden de las ya existentes.
c) Examinar las respuestas: habilitar el acceso para consultar los resultados de
la encuesta y obtener reportes estadsticos. Tambin podr utilizar la aplicacin
de entrada de datos directa del cuestionario as como visualizar la poblacin
encuestada, no pudiendo realizar ninguna operacin sobre dicha poblacin.
d) Exportar: permitir hacer uso de la exportacin del cuestionario, sus grupos y
preguntas as como de la poblacin encuestada si la hubiere. En conjuncin con
el permiso de examen de respuestas, podr exportar los resultados de la
encuesta a los distintos formatos disponibles.
e) Eliminar encuesta: permitir al usuario eliminar la encuesta.
f) Activar Encuesta: posibilitar al usuario la capacidad de activacin y
desactivacin de la encuesta, as como la administracin de la poblacin
encuestada (importacin, envo de invitacin-recordatorio, etc.).
Si se aade un usuario sin marcar ninguno de los permisos anteriores,
nicamente podr probar el cuestionario y obtener la versin imprimible del
mismo.
Probar la encuesta: Una operacin fundamental para poder proceder a
la puesta a disposicin de la encuesta bien al pblico como a la poblacin
133
encuestada es poder probar el cuestionario y as validar las preguntas y grupos

con la imagen final que ver la persona encuestada.
Pantalla de entrada de datos para el cuestionario: En el caso de

encuestas que hayan sido realizadas por otro medio distinto del de internet (va
telefnica, fax, por escrito, etc.), es necesario contar con la posibilidad de
introduccin de los instrumentos ya completados. Esta pantalla permite la
digitacin de las respuestas de un modo ms gil pues no tiene cambios de
pantalla y puede utilizarse nicamente con el teclado, sin embargo no se realiza
hasta el final la comprobacin de respuesta de las preguntas obligatorias, as
como tampoco se validar que las preguntas cuya aparicin est condicionada
a la respuesta de otra pregunta no deban ser respondidas, por lo que la
persona que realice la digitacin deber estar informada al respecto, aunque se
muestren las condiciones para que una pregunta deba ser contestada. Ms
adelante describiremos otras opciones para cargar cuestionarios.
Versin imprimible de la encuesta: una vez diseada la encuesta,

podemos utilizar esta pantalla para imprimir el instrumento, a fin de que ste
pueda ser completado por otros medios. Esto agiliza el tedioso proceso que
supone editar el instrumento en una herramienta de edicin de texto genrica.
Modificar de los parmetros de la encuesta actual: una vez creada la
encuesta es posible cambiar todos los atributos con los que originalmente fue
creada (siempre y cuando este en modo inactivo) as como aadir nuevos
idiomas a la encuesta. Si una encuesta est definida en ms de un idioma, la
segunda pantalla permitir definir ttulo, descripcin, bienvenida y los textos de
correos de invitacin, recordatorio, etc. en cada idioma pulsando la respectiva
etiqueta.
Borrar la encuesta actual: presenta la pantalla para eliminar la

encuesta.
134
Reiniciar la encuesta (deshabilitado).

Exportar encuesta: enviar un archivo que contiene todo el cuestionario
(atributos, grupos, preguntas y conjuntos de etiquetas flexibles utilizados) para
poder copiarlo y usarlo posteriormente. La opcin de importacin de una
encuesta previamente exportada se encuentra al final de la pantalla de creacin
de una nueva encuesta. Esta opcin de exportacin/importacin estar
disponible tambin para cada grupo o pregunta individualmente.
Establecer reglas de evaluacin: permite establecer reglas de

evaluacin sobre las respuestas al cuestionario, mostrando al encuestado
informacin particularizada segn la sumatoria de las respuestas.
Establecer cuotas en esta encuesta
Activar/Modificar los encuestados de esta encuesta
c. Men de Grupo de Preguntas
Modificar la seccin actual

Exportar la seccin de preguntas
Elegir pregunta del grupo: escoge una de
las preguntas ya creadas para su edicin.
d. Men de Pregunta
135
Modificar la pregunta actual: permite cambiar las caractersticas

principales de la pregunta (cdigo, ttulo, etc.)
Exportar la pregunta actual: enva un archivo con la definicin de la

pregunta para poder ser importada posteriormente.
Copiar la pregunta actual: crea una copia idntica de esta pregunta, lo

cual es muy til cuando tenemos preguntas de similar morfologa, donde
apenas cambiar el cdigo, ttulo y ayuda.
Establecer condiciones para esta pregunta: sta es una de las
caractersticas ms potentes que presenta este sistema, permite condicionar la
aparicin de esta pregunta a la/s respuesta/s que se hayan realizado en
preguntas anteriores.
Modificar / Agregar opciones de esta pregunta: abrir un formulario

para la definicin de las respuestas posibles a la pregunta (slo aparecer esta
opcin en los tipos de pregunta que no son textos sencillos).
Activacin de Encuestas.
136
3. Activacin de Encuestas
Una vez diseado y probado el cuestionario se procede a la activacin de la

encuesta. Una vez que se haya activado la encuesta para su uso a travs de la
web, las operaciones de aadido o eliminacin de grupos de preguntas,
preguntas y las respuestas a preguntas con varias opciones estarn
bloqueadas.
Sin embargo an se podr modificar el ttulo de los grupos de preguntas, el
ttulo de las preguntas y el texto de las respuestas con el fin de corregir faltas
ortogrficas, de sintaxis o incluso inconsistencias semnticas que suelen
descubrirse una vez iniciado el proceso de encuesta gracias a la realimentacin
de las personas encuestadas.
Para activar el cuestionario se debe pulsar el tringulo verde pequeo del icono:
, pasando al siguiente estado:
Solamente cuando una encuesta se encuentra activada es posible definir la

poblacin que responder al cuestionario, responder o introducir datos de
respuestas y revisar resultados. Mostramos a continuacin las herramientas
que son de utilidad cuando la encuesta est activa:
1. Establecimiento de reglas de evaluacin:
Las reglas de evaluacin
examinan las respuestas del cuestionario inmediatamente despus de terminar

de responderlo para poder generar un texto basndose en dichas respuestas.
Para realizar este tipo de evaluaciones es necesario haber codificado
137
numricamente las respuestas de las preguntas. Pongamos el siguiente

ejemplo para comprender este mecanismo, considrese una encuesta con dos
preguntas:
Usted fuma? La pregunta tiene tres posibles respuestas:
a)S fumo, ms de 10 cigarrillos por da (tendr un cdigo de 10)

b)S fumo, 10 cigarrillos por da o menos (tendr un cdigo de 5)
c)No fumo (tendr un cdigo de 0)
Hace usted deporte?, que tiene tambin tres posibles respuestas:
a)S, hago ejercicio por lo menos media hora, tres veces a la semana, (tendr
un cdigo de 0)
b)S, hago ejercicio de vez en cuando (tendr un cdigo de 5)
c)No, no hago nunca ejercicio (tendr un cdigo de 10).
Si se sumaran los totales de los valores asignados a cada posible respuesta, al

final de la encuesta tendramos un buen indicador de la salud general de la
persona encuestada, pues alguien que fuma mucho y no hace ejercicio, hubiera
sumado 20, 10 por cada una de sus respuestas. Alguien que no fuma y que
hace ejercicio regularmente hubiera obtenido un puntaje de 0.
Con los anteriores criterios ya pueden establecerse las reglas de evaluacin
correspondientes para mostrar a la persona encuestada informacin relevante
segn cada caso.
Veamos a continuacin el formulario para definir una regla de evaluacin:
138
Figura 67. Pantalla reglas de evaluacin
Definimos a continuacin cada uno de los campos del anterior formulario.

Alcance: realizar la suma de valores de todas las preguntas del cuestionario
(Total) o slo de un grupo en particular (Grupo).
Grupo: slo en el caso de haber seleccionado Grupo en el alcance de la regla,
cul de los grupos ser el evaluado.
Mnimo y Mximo: rango de valores en los que la regla se activar.
Cabecera y mensaje: Encabezamiento y cuerpo de texto del mensaje que se le

mostrar a la persona encuestada si se cumple esta regla.
Para un uso correcto de esta caracterstica deben tenerse en cuenta los
siguientes detalles:
No debe usarse redireccin automtica tras la finalizacin de la encuesta (ver
parmetros de creacin de una encuesta en el captulo 4).
En el caso de preguntas tipo matriz, si son escalas predefinidas (1 a 10 o 1 a 5)

ese ser el valor utilizado, y si son etiquetas flexibles, se utilizar el valor
utilizado al codificar la etiqueta.
139
Para un uso correcto de esta caracterstica deben tenerse en cuenta los

siguientes detalles:
No debe usarse redireccin automtica tras la finalizacin de la encuesta (ver
parmetros de creacin de una encuesta en el captulo 4).
En el caso de preguntas tipo matriz, si son escalas predefinidas (1 a 10 o 1 a 5)
ese ser el valor utilizado, y si son etiquetas flexibles, se utilizar el valor
utilizado al codificar la etiqueta.
2. Establecer cuotas en esta encuesta
: Esta opcin sirve para limitar la
encuesta y avisar a los usuarios cuando se llegue a dicho lmite.
3. Revisin de resultados de cuestionarios ya enviados
: Se explicar
ms adelante, en la seccin perteneciente a Anlisis de Resultados.
4. Revisin de respuestas guardadas pero an no enviadas
: Permite
visualizar las respuestas que han sido guardadas por las personas encuestadas
pero que an no han sido enviadas, es decir, de cuestionarios donde la
persona no finaliz la encuesta completamente. En esta opcin aparecern
datos siempre y cuando se haya especificado en las opciones de la encuesta, a
la hora de su creacin, que se pudieran dejar encuestas incompletas,
permitiendo el guardado de los resultados.
5. Gestin de encuestados/as
: Se explicar ms adelante, en la
seccin perteneciente a Poblacin de Encuestas.}
4. Cierre de Encuestas
La forma de cerrar una encuesta, es decir, de hacerla inaccesible para los
usuarios, y que no puedan seguir haciendo solicitudes es expirarla. Qu
quiere decir expirarla?, pues bsicamente es hacer que la encuesta tenga un
140
tiempo lmite de actividad (tiempo en la que estar activa) y forzar a que ese
tiempo lmite se gaste. Cmo?, lo explicamos a continuacin.
Expiracin: con la encuesta en estado activo, pueden ser modificados algunos

parmetros de la encuesta, como por ejemplo poner una fecha de expiracin y
habilitar dicha expiracin:
Consecuencias:
No se perdern los resultados
Tampoco se eliminar la tabla de encuestados/as o su contenido
An seguir limitada la capacidad de modificar preguntas, grupos y otros

parmetros
La encuesta ya no ser accesible: se mostrar un mensaje de que expir

el plazo para responder la encuesta
5. Poblacin de Encuestas
a. Administracin de Poblaciones
En este punto existen varias posibilidades en funcin de dos las opciones

escogidas en la creacin de la encuesta:
Encuesta de participacin annima:
S: no hay forma de establecer la relacin entre los datos de una persona

encuestada y su respuesta al cuestionario.
No: se guardarn las respuestas junto a la identificacin de quien

responde el cuestionario.
141
Permitir inscripcin pblica:
S: adems de las personas que sean definidas por la administracin de

la encuesta para que participen en la encuesta, al acceder a la pgina de
la encuesta se les mostrar un formulario para permitirles la suscripcin.
No: en el caso de NO ser annima la encuesta, slo quienes hayan sido

invitadas podrn responder la encuesta (pues debe poderse establecer
quin respondi cada respuesta). Si fuese annima, queda a criterio de
la administracin si ser a travs de invitaciones o no la respuesta a la
encuesta.
De las cuatro posibilidades antes descritas, la ms frecuente son las encuestas

annimas sin inscripcin pblica y nicamente por invitacin, para garantizar
que cada encuestado/a slo responda una vez a la encuesta. Sin embargo es
muy importante poder contar con las dems opciones para distintas
necesidades que puedan surgir.
Pulsando el botn
accederemos a la pantalla de administracin de los/as
encuestados/as, debindose crear (si es la primera vez que pulsamos dicha

herramienta desde la activacin de la encuesta) una tabla para almacenar
los/as encuestados/as que definamos en la pantalla de administracin:
Figura 68. Pantalla administracin de encuestados
142
En la imagen anterior podemos observar varias herramientas, que describimos

a continuacin.
1. Regresar a la administracin de cuestionarios
: abandona la
presente pantalla para volver a la pantalla principal de la encuesta.

2.
Mostrar
informacin
Presenta
un
resumen
de
los/as
encuestados/as, de las contraseas asignadas y cuantos cuestionarios han sido

completados, y adems las siguientes herramientas:
a) Reiniciar en todos los encuestados el status de 'Invitacin enviada' a NO
b) Borrar todas las contraseas
c) Borrar todas los/as encuestados/as: dejar la tabla vaca.
d) Borrar tabla de encuestados/as
3. Mostrar encuestados/as
: saca el listado de encuestados/as
existentes y su estado correspondiente.
4. Agregar un/a encuestado/a nuevo/a
: abre el formulario para aadir
una nueva persona encuestada. Ninguno de los campos es obligatorio, ni

siquiera la contrasea pues puede ser creada automticamente con la
herramienta de generacin, sin embargo lo ms idneo es disponer al menos
de nombre, apellidos y correo electrnico.
Figura 69. Pantalla agregar encuestado/a
143
El hecho de que la contrasea pueda ser especificada manualmente permite

poner una palabra comn (desaconsejable si se desea tener privacidad de
acceso) o bien contraseas iterativas (por ejemplo pass1, pass2...).
Los idiomas disponibles en la lista de seleccin sern aquellos que fueron
definidos en la creacin de la encuesta, permitiendo preseleccionar el idioma
adecuado para cada encuestado/a, aunque es perfectamente posible
especificar como primera pregunta una de tipo seleccin de idioma.
Invitacin enviada y completada deben dejarse a N, salvo que se desee evitar
que reciban invitaciones y recordatorios.
Los campos atributo_1 y atributo_2 son aquellos que se definieron en la
creacin de la encuesta, la nica funcin que tienen es facilitar la clasificacin
de la poblacin encuestada (podran ser categoras como: departamento,
escuela, facultad, etc.).
5. Importacin de CSV
: esta es la forma ms sencilla de crear
totalmente la poblacin que responder a la encuesta, y consiste en realizar el

listado en una herramienta estndar de hoja de clculo (OpenOffice.org Calc,
Microsoft Excel, etc.) teniendo en cuenta que:
a) El formato en que se guarde debe ser CSV (valores separados por comas),
no se permiten archivos '.ods' o '.xls'.
b) El tipo de fichero CSV es el habitual: comas (,) como separador de campos y

comillas dobles () como separador de textos. La codificacin de caracteres
ser la denominada Unicode UTF-8.
c) La primera fila (encabezamiento) ser descartada en la importacin.
d) Las columnas de datos deben estar ordenadas tal como se indica: nombre,
apellidos, correo electrnico, [contrasea], [atributo1], [atributo2] (las variables
entre corchetes son opcionales).
144
Figura 70. Pantalla importar CSV
b. Acceso a la encuesta
Lo ms habitual es que la persona que va a realizar la encuesta haya recibido
automticamente un correo electrnico con el enlace adecuado para acceder a
su propia encuesta (en el caso de que sea privada), o un enlace a la encuesta
general (en el caso de que sea pblica).
En el primer caso, tras pulsar el enlace, se redirigir a la pantalla de
autenticacin de la persona encuestada, donde directamente acceder a la
encuesta, debido a que la contrasea generada para l por el sistema ya va
implcita en el enlace a la encuesta.
En el segundo caso, tras pulsar el enlace, directamente se mostrar a la
persona la pantalla de bienvenida e instrucciones para proceder a rellenar la
encuesta.
c. Anlisis de resultados
La plataforma de evaluacin no pretende ser una herramienta muy potente en
cuanto al anlisis y presentacin de estadsticas, sin embargo es suficiente para
145
podernos ofrecer una visualizacin rpida de los resultados de la encuesta,

incluso durante el proceso de encuestado.
Para acceder a los resultados de la encuesta debemos pulsar el botn
de
la barra principal de herramientas de la encuesta recordando que slo est

disponible la revisin de resultados mientras la encuesta est activa,
independientemente de que la encuesta tuviera definida una fecha de
expiracin.
Tras hacerlo pasamos a la pantalla de examen de respuestas, existiendo a
nuestra disposicin varias herramientas que comentamos de inmediato:
1. Mostrar todas contestaciones (todas o las ltimas 50): muestran una tabla
de navegacin de las respuestas al cuestionario, bien desde la primera

respuesta recibida o bien las ltimas 50 respectivamente. En dicha tabla,
pulsando sobre el nmero de respuesta (campo id) podemos visualizar esa
respuesta en concreto. La tabla presenta en su encabezado botones de
navegacin que permiten seleccionar cuntas respuestas mostrar en cada
pgina, etc.
2. Pantalla de introduccin de datos
: es la misma herramienta de
digitacin de datos, que la que se encuentra en la barra de administracin de la

encuesta.
3. Filtrado y estadsticas
: sin lugar a dudas sta es la opcin ms
utilizada y la describiremos en detalle ms adelante, sirva adelantar que

permitir seleccionar y graficar los resultados de la encuesta.
4. Exportacin e importacin
: existen las siguientes
herramientas de extraccin de los resultados obtenidos:

a) Exportacin en formatos de aplicaciones ofimticas (formato CSV,
OpenOffice.org, Microsoft Office, etc.): presentar un formulario donde
146
podremos seleccionar el tipo de exportacin deseada, los datos que se desee

exportar (inclusive los datos que se consideren oportunos de la persona que
respondi si es que se defini la encuesta como NO annima) as como el
formato de preguntas y respuestas. En este ltimo aspecto, si se desea hacer
una exportacin para impresin y/o revisin visual, es mucho ms adecuado
seleccionar cabeceras completas y respuestas completas.
b) Exportacin para SPSS: genera un archivo idneo para esta herramienta de
anlisis estadstico.
c) Importacin de respuestas antiguas: cuando una encuesta es desactivada se
crea una tabla de respaldo de las respuestas que pudieran haberse hecho. Con
esta herramienta es posible recuperar las respuestas que se encuentran en
dichas tablas.
d) Exportacin e importacin en formato de Verificacin Vertical (VV): este
formato de hoja de clculo tiene la estructura necesaria para la importacin
posterior de los datos contenidos en l. Esto permite exportar los resultados a
OpenOffice.org Calc o
Microsoft
Excel, utilizar cualquiera
de
dichas
herramientas para modificar los datos cmodamente y posteriormente importar

los datos nuevamente a la plataforma.
5. Revisin
de
respuestas
incompletas
Permite
visualizar
las
respuestas que han sido guardadas por las personas encuestadas pero que
an no han sido enviadas, es decir, de cuestionarios donde la persona no
finaliz la encuesta. En esta opcin aparecern datos siempre y cuando se
haya especificado en las opciones de la encuesta, a la hora de su creacin, que
se pudieran dejar encuestas incompletas, permitiendo el guardado de los
resultados.
d. Anlisis de resultados
Al pulsar el botn de la aplicacin
, se presentar un formulario como el
siguiente:
147
Ilustracin 71. Pantalla de Estadsticas primera parte
Ilustracin 72. Pantalla de Estadsticas segunda parte
Describo las diferentes partes del formulario anterior:

1. Seleccin de datos: Permite seleccionar el resultado que queremos en el
reporte como: Todas las respuestas, nicamente las respuestas completas,
nicamente las respuestas incompletas.
148
Adems nos permite ver resumen de todos los campos disponibles.

Subtotales basados en preguntas mostradas.
Y seleccionar el idioma en el que se presentar el reporte.
2. Filtrado por ID de respuesta: Slo tomarn en cuenta las respuestas que

cumplan que su ID (identificador) sea menor que o mayor que lo dispuesto en
los cuadros de texto.
3. Opciones de salida: Si queremos incluir grfico y para seleccionar el

formato de salida del reporte.
4. Filtros de respuesta: Al marcar los cuadros de seleccin, incluiremos esta

pregunta en el reporte de resultados. Si queremos un reporte de todas las
preguntas no es necesario chequear cada cuadro, sino que podemos usar la
opcin nmero uno ver resumen de todos los campos.
Tras haber hecho nuestra seleccin en los campos antes descritos,
procederemos a pulsar el botn
para mostrar el reporte
deseado.
Figura 73. Grfico de estadsticas
149
6. Creacin de una encuesta

a. Encuesta
Se pulsa el botn
y se obtiene una ventana para la creacin de una
encuesta como la siguiente:
Figura 74. Presionar botn para crear encuesta
Figura 75. Pantalla inicio para crear nueva encuesta
150
Aqu podr definir los siguientes datos de las encuestas:
En pestaa General
-
Idioma: idioma en que se mostrara la encuesta.
Ttulo: denominacin corta de la encuesta.
Descripcin: frase o prrafo que describa la encuesta con exactitud.
Mensaje de Bienvenida: Saludo de cortesa e instrucciones generales

para la realizacin del cuestionario a la persona encuestada.
Mensaje de Despedida: Agradecimiento o mensaje de despedida al

terminar de llenar la encuesta.
Presentacin y Navegacin
-
Formato: Tipo de planteamiento del cuestionario a la persona

encuestada,
Pregunta por pregunta: se cambiar de pantalla por cada pregunta

del cuestionario. Aconsejable slo en encuestas con muy pocas
preguntas.
Grupo
por
grupo:
se
presentarn
todas
las
preguntas
pertenecientes al mismo grupo en cada pantalla. Es el formato

ms habitual.
Todos en uno: todas las preguntas se mostrarn en una sola

pantalla. No es aconsejable tampoco en encuestas largas.
Plantilla: Aspecto grfico que tendr la encuesta (colores, bordes,

etc.)
Permitir Guardar?: Permitir la opcin guardar las respuestas

hechas en un cuestionario si haber concluido totalmente el mismo.
Mostrar el botn [<< Anterior]: antes de concluir con la encuesta,

permite retroceder a la persona encuestada a las preguntas
respondidas anteriormente para corregir alguna respuesta dada.
151
Los participantes pueden imprimir sus respuestas?
Mostrar al pblico la encuesta.
URL de salida / Descripcin de la URL / Cargar la URL

automticamente cuando se haya completado la encuesta?: Tras la
conclusin de la encuesta, enva a la persona encuestada a una
pgina web de inters, pudiendo hacer esto automticamente o bien
slo mostrar un enlace.
Cuando ya tenemos configurado la encuesta, tenemos la siguiente pantalla:
Figura 76. Pantalla encuesta configurada
b. Secciones de Preguntas
Y ahora pasamos a definir las preguntas de la encuesta. Pero para definir las
preguntas tenemos que crear las secciones de las mismas:
Se crea una seccin de preguntas dando click en el botn
152
Figura 77. Presionar botn para agregar una seccin
Al hacer click en el botn anterior tendremos una pantalla como la siguiente:
Figura 78. Pantalla crear nueva seccin
c. Secciones de Preguntas
Ahora pasamos a crear las preguntas dando click en el botn
Figura 79. Presionar botn para agregar pregunta
153
Al hacer click en el botn anterior tendremos una pantalla como la siguiente:
Figura 80. Pantalla crear nueva pregunta parte 1
Figura 81. Pantalla crear nueva pregunta parte 2
Las preguntas tienen varios campos a rellenar:

- Cdigo. Secuencia de letras y nmeros que identificar y distinguir a esta
pregunta de las dems. Se aconseja seguir una nomenclatura con cierta lgica,
por ejemplo, si los grupos de preguntas se denominan A, B, C..., las preguntas
del grupo A se codificarn correlativamente como a1, a2, a3...
154
- Pregunta. Ttulo o definicin de la pregunta, no tiene un tamao mximo y

puede decorarse utilizando cdigo html4, incluso agregar imgenes.
- Ayuda.
- Tipo.
- Validacin
- Obligatoria.
- Atributos de la pregunta.
A continuacin vamos a mostrar los diferentes tipos de preguntas que se
encuentran disponibles en la plataforma de encuestas.
Matrices
Elegir del 1 al 10: un ejemplo ser lo ms esclarecedor. En el ttulo o bien en la
ayuda debe definirse qu extremo se considera como mayor y cual como menor
valor, segn las preferencias del diseo de la encuesta.
Figura 82. Tipo de pregunta matriz
Elegir del 1 al 5: Similar que la anterior, exceptuando que se trata de 5 puntos

en vez de 10.
Conjunto de Etiquetas: Las etiquetas flexibles son conjuntos de calificaciones ya
definidas por la administracin y pueden crearse tantos como sea necesario, y
es que en bastantes ocasiones es mucho ms apropiado utilizar escalas
cualitativas en vez de cuantitativas para preguntas de tipo matriz. Veamos un
ejemplo a continuacin.
155
Figura 83. Tipo de Pregunta seleccin
Conjunto de Etiquetas por columna: Es la matriz transpuesta a la antes

mostrada, se presentarn las respuestas en las columnas y las categoras en
filas.
Conjunto de etiquetas de doble escala: Es similar a la anterior, con la diferencia
de que se da la posibilidad al usuario de puntuar las preguntas con un doble
sistema de puntuacin.
Ampliar, Mantener, Reducir: es una clasificacin cualitativa tpica en
cuestionarios. Su representacin es idntica a la de etiquetas flexibles pero
tendr slo esas opciones.
S/No/No s: idem que la anterior, pero con dichas opciones.
Mlti Flexible de nmeros: Se cuantifican los resultados con nmeros
(desplegable).
Multi Flexible de textos: Se cuantifican los resultados con textos.
Opcin nica
Lista (radio): Debe prestarse especial atencin a la aparicin de la opcin Otro
en las caractersticas de estas preguntas, pues al marcar s aparecer una
opcin de escape de las categoras predefinidas.
Elegir entre 5 Puntos: Presenta una lista enumerada del 1 al 5 a escoger una,
con una presentacin similar a la anterior, pero en horizontal. Deben definirse
en el ttulo o la ayuda el significado de los valores numricos.
Lista (desplegable): En este caso las opciones se muestran en una lista
desplegable. Es mucho ms adecuada estticamente cuando se ha de elegir
entre muchas respuestas (ms de 5), sin embargo la opcin de escape otro no
156
permitir la definicin de esa categora personalizada por la persona en un

cuadro de texto como s ofreca el tipo de Lista (radio).
Figura 84. Pregunta tipo lista
Seleccin de idioma: Es una lista de seleccin desplegable para la seleccin del

lenguaje en el que se presentarn las preguntas de la encuesta si es que se ha
definido que se soporte ms de un idioma.
Lista (Conjunto de etiquetas) (radio): Utilizando un conjunto predefinido de
categoras, presentar tantos botones radiales como elementos de dicho
conjunto para su seleccin. En este caso no existir opcin de escape.
Lista (Conjunto de etiquetas) (desplegable): Exactamente igual que la anterior,
pero en una lista desplegable.
Lista (radio) con comentarios: Es una lista con botones radiales, pero se le
permite al usuario escribir si lo desea en el cuadro, lo cual es ciertamente til en
preguntas de tipo justifique su respuesta.
Opcin mltiple
Opcin Mltiple: Permite seleccionar ms de una respuesta, presentando
cuadros de chequeo en vez de botones radiales y, al igual que la lista de opcin
nica, cuenta con la posibilidad de presentar opcin de escape. Mostramos un
ejemplo en la siguiente pgina.
Figura 85. Pregunta tipo opcin mltiple
157
Mltiples Opciones con Comentarios: Prcticamente igual a la lista de opcin

nica con comentarios, exceptuando la diferencia de la seleccin mltiple de
respuestas. En este caso s se tiene opcin de escape.
- Textos
Texto libre: Consiste en una lnea simple de texto
Mltiples Textos Cortos: Permite al usuario escribir al respecto de varios

conceptos agrupados en la misma pregunta. Veamos un ejemplo:
Figura 86. Pregunta tipo ltiples textos cortos
Otros
Clasificacin: Con este tipo de pregunta se pretende que el/la encuestado/a
realice una ordenacin de las respuestas, comenzando por la respuesta que
considere con ms alta clasificacin hasta no dejar ninguna opcin sin clasificar.
Figura 87. Pregunta tipo clasificacin
158

Tesis Automatizacion Procesos

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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE INGENIERA, CIENCIAS FSICAS Y MATEMTICA

Toda su entrega por brindarme una educacin lo tengo presente en mi

AUTORIZACIN DE LA AUTOR A INTELECTUAL

APROBACIN DEL TUTOR

Quito, 22 de Julio de 2013

ACTIVIDADES EN EL MAPA DE PROCESOS Y AUTOMATIZACIN DE

APROBACIN DEL TRIBUNAL

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 2

Delimitacin del problema ................................................................... 3

INTERROGANTES DE LA INVESTIGACIN .................................................. 3

OBJETIVOS DEL PROYECTO ........................................................................... 3

Objetivos Generales ............................................................................ 3

Objetivos Especficos .......................................................................... 3

Alcance Global del Proyecto ................................................................ 5

Alcance del Proceso seleccionado para la automatizacin .................. 5

DESCRIPCIN DE LA INVESTIGACIN ......................................................... 6

ANLISIS ORGANIZACIONAL DE LA FIGEMPA ........................................... 8

TCNICAS DE INVESTIGACIN Y DIAGNSTICO ...................................... 9

2.2.2.1 Empleo de la entrevista ....................................................................... 9

Estructura Orgnico Funcional .......................................................... 11

INTRODUCCIN A LA GESTIN POR PROCESOS .................................. 12

Definicin de gestin por procesos .................................................................. 13

Definicin de proceso ........................................................................ 13

Caractersticas de los procedimientos ............................................... 15

Importancia de los Procedimientos .................................................... 16

Procedimientos administrativos ......................................................... 16

Importancia de los Procedimientos Administrativos ........................... 17

Definicin de gestin por procesos .................................................... 17

Ventajas de la gestin por procesos .................................................. 17

Diferencias entre la gestin funcional y la gestin por procesos ........ 18

ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA GESTIN DE PROCESOS ....... 18

Tipos de procesos ............................................................................. 18

Propietario del proceso ...................................................................... 20

Modelamiento de Procesos ............................................................................... 20

Diagrama de Flujo ............................................................................. 24

Tabla de explotacin de procesos ..................................................... 28

Modelamiento de los diagramas de flujo de los procesos .................. 28

CAPTULO III .......................................................................................................... 29

ANLISIS DE PROCESOS ............................................................................... 29

Principales Procesos que se desarrollan dentro de la Institucin ....... 31

PROCESOS DEL REA ADMINISTRATIVA ................................................. 32

rea Administrativa ........................................................................... 33

Procesos del rea Administrativa ...................................................... 35

3.2.2.1 Proceso de Certificado de Matrcula .................................................. 35

3.2.2.3 Proceso de Matrcula Extraordinaria .................................................. 39

Descripcin del proceso ..................................................................................... 47

Seguimiento y Medicin ..................................................................... 48

Ventajas de las Encuestas en lnea ................................................... 52

Herramientas de gestin de encuestas ........................................................... 52

Requerimientos de encuestas en lnea .............................................. 53

Requerimientos de Gestin de usuarios ............................................ 54

Requerimientos de Gestin de encuestas ......................................... 54

Requerimientos de Gestin de preguntas .......................................... 55

Requerimientos de Anlisis de Resultados ........................................ 55

Anlisis de soluciones para elaboracin de cuestionarios ........................... 55

OpinaSurvey software de encuesta en lnea ...................................... 55

Evaluacin de las soluciones para la elaboracin de cuestionarios ........... 57

Resultado comparativo ....................................................................................... 67

Requerimientos de software .............................................................................. 71

Ejecucin de Limesurvey ................................................................................... 73

Configuraciones principales ............................................................... 76

Anlisis de Resultados ....................................................................................... 83