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Resumen
El presente trabajo se realiza en el rea de Almacn y Compras de una empresa de servicios, que presenta
serios inconvenientes en el desarrollo de sus actividades diarias; basados en problemas tales como artculos obsoletos
y defectuosos, desorden, largos recorridos de material, entre otros.
En primer lugar se realiza un diagnstico situacional para identificar las oportunidades de mejora existentes, para lo
cual se utilizan herramientas como el anlisis ABC, estudios de demanda, ndice de Rotacin de Inventario y Rotacin
de Inventarios en das; se exponen los problemas encontrados y mediante el diagrama Causa Efecto y se identifican
las posibles causas que inciden en la aparicin de dichos problemas.
Luego se utiliza el anlisis de criticidad para priorizar las causas encontradas, se analiza su factibilidad y mediante
un anlisis de Impacto- factibilidad se seleccionan las Oportunidades de Mejora Estratgicas con la aplicacin de la
Matriz de Priorizacin. Por ltimo se formulan propuestas de mejora para cada oportunidad, se analiza el impacto de
cada propuesta con el fin de establecer prioridades para la implementacin y se disea un cronograma de
actividades donde se especifican los responsables, la duracin estimada de cada actividad y los recursos necesarios
para la implementacin.
Palabras Claves: Diagnstico Situacional, Diagrama Causa Efecto, Anlisis de Criticidad, Matriz de Priorizacin.
Abstract
This work is performed in the warehouse and Shopping Area from a service company, which has serious
drawbacks in the development of their daily activities, based on problems such as obsolete and defective items,
disorder, long-haul equipment, among others.
First a situational analysis is done to identify improvement opportunities, uses tools such as ABC analysis, demand
studies, inventory turnover and inventory turnover in days; the encountered problems are exposed and with the Cause
Effect diagram, the possible causes that affect the occurrence of such problems are identified.
It then uses the criticality analysis to prioritize the causes, and discusses its feasibility, through an Impact-Feasibility
analysis, improvement opportunities are selected with the implementation of Strategic Prioritization Matrix. Finally
proposals of improvement are made for each opportunity, examines the impact of each proposal to establish priorities
for the implementation, and design a schedule of activities which indicates: the responsible, the estimated duration of
each activity and the necessary resources needed for implementation.
Keywords: Situational analysis, Cause Effect diagram, Criticality analysis, Prioritization Matrix.
1. Introduccin.
El presente trabajo de tesis se enfoca en realizar un
diagnstico situacional del rea de Almacn y
Compras de una empresa de servicios.
El uso de la Matriz de Priorizacin nos permitir
clasificar las actividades que; mediante un anlisis
previo de los procesos de Administracin de
Inventarios y Gestin de almacenes actualmente
utilizados nos permitir seleccionar las actividades que
necesitan ser mejoradas.
Mediante el uso de la Matriz de Priorizacin se
jerarquizar las actividades a mejorar, para proceder a
plantear las mejoras; luego de lo cual se seleccionar
aquella propuesta de mejora que cuyo impacto sea el
mayor y que sea factible de realizar.
Como parte final de este trabajo de tesis se disear un
plan de mejoras que permitan alcanzar los objetivos
deseados.
2. Objetivo.
Identificar los principales problemas y disear un plan
de mejoras para optimizar los procesos, reducir y/o
eliminar costos y actividades que limitan el eficiente
desempeo del rea de almacn y compras.
CLASIFICACIN
DE ARTCULOS
TIPO DE
DEMANDA
Determinista
Probabilista
TIPO
CANTIDAD
( unidades)
% TOTAL
ARTICULOS
%
CONSUMO
127
9,26%
80%
267
19,46%
15%
978
71,28%
5%
1372
100%
100%
TOTAL ABC
32,00
95,00
TOTAL
127,00
ARTCULOS
I.R.I.(vecesalao)
Media
3. Diagnstico Situacional.
Cantidad
Desviacin
TipoA
23,59
72,80
TipoB
29,68
350,97
TipoC
15,97
195,97
R.I.D
ARTCULOS
Media
Desviacin
ROTURA
STOCK
TipoA
75,66
66,73
TipoB
117,97
136,65
10
TipoC
443,10
2704,71
240
4. Identificacin
y
Seleccin
Oportunidades de Mejora.
de
Tabla 6. Ponderaciones.
CRITERIO
INDICADORES
Ocasiona
demoras
(17%)
Descripcin
P1
P2
P3
P4
Muchos Proveedores
P5
Material en el piso
P6
P7
Espacios Obstruidos
P8
P9
P10
IMPACTO
OPERACIONAL
(45% )
Produce
reprocesos
(20%)
Produce
prdidas
de recursos
(45%)
COSTOS
(45% )
IMPAC TO EN
S EGURIDAD
(10%)
Produce
desorden
(8%)
PONDERACIONES
No
0,00
Bajo
2,00
Moderado
5,00
Alto
10,00
No
0,00
Bajo
1,00
Moderado
2,50
Alto
4,50
No
0,00
Bajo
3,00
Moderado
6,00
Alto
11,00
No
0,00
Bajo
8,00
Moderado
13,00
Alto
24,00
SI (10%)
10,00
NO (0%)
0,00
TOTAL
100,00
Nivel de Criticidad
Descripcin
No.
Crtico
SC
Semi - Crtico
13
NC
No Crtico
14
Tabla 9. Ponderaciones
Factibilidad
NF
MF
F
C1
C2
Escala
C3
1-4
C4
Medianamente Factible
5-7
C5
C6
Factible
8 - 10
C7
C8
C9
Descripcin
No es Factible
Cdigo
PropuestadeSolucin
C1
C2
Estudio de demanda
C3
Control de Inventarios
C4
C5
C6
C7
C8
Control de inventarios
C9
Cdigo
C1
Metodologa
Anlisis de Pareto
Agrupacin por caractersticas de artculos
Definicin de Stock Delantero
C2
C3
ABC de Inventario.
C4
C5
C6
C7
Llevar registros.
Clasificacin de Familias de Productos
Realizar un estudio de la demanda
Clculo de E.O.Q ( Economic Order Quantity).
C8
ABC de Inventario.
Clculo de Stock de Seguridad
C9
Indicadores de Inventario
FACTOR
COSTO
DIFICULTAD
PERIODO DE
IMPLEMENTACIN
IMPACTO
PONDERACIN
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
DESCRIPCIN
Alto
Medio
Bajo
Ninguno
Fuerte
Intermedia
Baja
Ninguna
Largo
Medio
Corto
Inmediato
Ninguno
Bajo
Intermedio
Alto
6. Conclusiones.
En el diagnstico situacional se encontraron los
siguientes resultados:
- El 9,26% de las existencias que representan el 80%
de los costos corresponden a los artculos Tipo A, el
19,46% de las existencias que representan el 15%
de los costos a los artculos corresponden a los
artculos Tipo B y el 71,28% de las existencias que
representan el 5% de los costos que corresponden
al Tipo C; de un total de 1372 artculos analizados.
- En el periodo de estudio se encontr prdidas por
34.580,24 que corresponden a un total de
219.745 artculos obsoletos, defectuosos y
extraviados.
- Se identificaron alrededor de 81.447 artculos
devueltos en un ao por las franquicias al rea de
almacn y compras, causados principalmente por
equivocacin en el envo de productos.
- Se encontr que no se realizan clculos para la
obtencin de los valores de Stock Mnimo.
- El Stock de Seguridad es calculado mediante el
valor de la Media de salida ( promedio de la
demanda de los 3 ltimos meses) por 3 meses
(tiempo que tarda el proveedor, cambios de pedido
o diseo del producto, autorizacin de direccin)
- No se han calculado valores de Stock Mximo.
- La causa que ms incide en la aparicin de
problemas es que los artculos no poseen una
ubicacin definida dentro del almacn.
- Otra de las causas importantes encontrada es la falta
de una correcta distribucin de Stock delantero y
Stock de reserva.
- El uso de un sistema informtico ineficiente afecta
las actividades que se realizan, al contar con dos
programas usados simultneamente uno para
registrar ingreso y el otro para registrar egresos de
artculos.
- Se logr contabilizar en total 1.552 artculos en la
recopilacin y comparacin de los registros del
periodo en estudio, en tales registros la informacin
no se encontraba detallada ni la misma cantidad ni
los mismos artculos en cada mes.
- Se encontr rotura de Stock en 4 ocasiones para los
artculos Tipo A, 10 para los artculos B y 240
veces para los artculos C.
j. Control de Inventarios
k. Desarrollo de un Sistema de Informacin acorde a
las necesidades.
En el desarrollo de esta tesis, se han expuesto muchas
razones que justifican la elaboracin de un Plan de
Mejoramiento, sin embargo la ms importante va
relacionada con el pensamiento de lo que no se
planifica pierde posibilidades de obtener los resultados
deseados, debido a que los recursos siempre son
escasos y pueden ser utilizados en actividades que
generen una mayor rentabilidad.
7. Recomendaciones.
Para que el proceso de implementacin sea un xito se
recomienda la activa participacin por parte de
gerencia y del personal implicado en el proceso de
mejoramiento.
Es recomendable la fijacin de incentivos al personal
implicado en la implementacin del Plan de Mejoras,
para crear inters y un compromiso en cada una de las
acciones a desarrollar en el cumplimiento de los
objetivos deseados.
Establecer
una
Estrategia
diferenciada
de
Abastecimiento, que permita:
- Un compromiso con los proveedores.
- Disminuir los costos administrativos asociados al
trabajo con varios proveedores para un mismo
artculo.
- Obtener mejores precios y calidad de los artculos
- El compromiso de cumplir con las polticas de
abastecimiento requeridas.
Brindar capacitaciones al personal para que aumenten
sus conocimientos y aporten con ideas para lograr un
mayor desempeo dentro de las actividades.
Se recomienda implementar un sistema de control
continuo de artculos basado en el anlisis ABC, y
realizar actualizaciones cada seis meses, debido a que
la utilizacin de esta herramienta incide en las
polticas de inventario, ubicacin, auditora y estrategia
de compra.
Se recomienda efectuar un sistema de revisin
peridica para la clasificacin de artculos B y C ya
que estos son de mediana y poca relevancia.
Es necesario aplicar un sistema de revisin continua en
los artculos Tipo A ya que requieren un mayor control
y son indispensables para el funcionamiento de las
actividades comerciales de la empresa.
Se debe realizar un estudio detallado de las
distribuciones estadsticas que siguen los artculos, para
obtener valores de Stock de Seguridad, Stock Mnimo
y Stock Mximo ms confiables y exactos.
Luego de la implementacin del Plan de Mejoras
propuesto, se recomienda analizar e implementar
8. Referencias.
Abad Jorge, Logstica. Escuela Superior
Politcnica del Litoral, apuntes de clase, II Trmino
2005.
Ballou H. Ronald, Logstica, Administracin de la
Cadena de Suministro.
Quinta Edicin. Ao
2004.
Camino Clara, Aplicacin del Mtodo ABC de
control de inventarios en una bodega de repuestos e
insumos de una empresa de servicios. (Tesis,
Facultad de Ingeniera en Mecnica y Ciencias de la
Produccin, Carrera de Ingeniera Industrial,
Escuela Superior Politcnica del Litoral, 2000).
Frazelle H. Edward - Sojo Q. Ricardo, Logstica
de Almacenamiento y Manejo de Materiales de
Clase Mundial, Ao 2006.
Van Landeghem Hendrik, Warehousing design.
Plant Layout Course - Session 5. Ao 2005.
Maulen Mikel, Logstica y Costos. Ao 2006
Rushton Alan - Croucher Phil - Baker Peter, The
Handbook of Logistics and Distribution
Management. Tercera Edicin. Ao 2006.
Waters Donald, Logistics, An Introduction to
Supply Chain Management. Ao 2003.
Julio Anaya Tejero, Logstica Integral, la gestin
operativa de la empresa. Ao 2007.
Douglas R. Emery -John D Finnerty - John D
Stowe, Principles of financial Management. Ao
1998.
Horne Van - James C. Van Horne - Jr. Wachowicz John M. Fundamentos de Administracin
Financiera. Ao 2003.
Lus Jos Amendola, Estrategias y tcticas en la
direccin y gestin de proyectos. Ao 2006.
Consecuencia
29
Frecuencia
Criticidad
1
29
24
24
27
27
42,5
42,5
39,5
39,5
18,5
18,5
39,5
39,5
18,5
18,5
11
11
11
11
11
11
Calidad Diferenciada.
11
11
37,5
37,5
14,5
14,5
17,5
35
35,5
35,5
20
20
13
13
7,5
7,5
23,5
23,5
27
11
11
26,5
132,5
19
38
27
33,5
100,5
23,5
47
14
28
15,5
46,5
31,5
63
18,5
37
30,5
61
Organizacin Deficiente.
27
Acciones de Mejora
Costo
Dificultad
Periodo
Impacto
Priorizacin
15
15
13
13
13
13
12
11
11
11
11
Control de Inventarios
10
10