ALEPH

El sistema para bibliotecas, completamente integrado, ALEPH 500 es lder en el mercado

de automatizacin de bibliotecas. Esta completa solucin, avanzada ybasada en
estndares industriales, refleja la filosofa de Ex Libris de flexibilidad y facilidad de uso.
Basado en Oracle, el sistema ALEPH 500 ofrece soporte completo de Unicode,
administracin de reportes con XML y enlaces API hacia otras aplicaciones de primera
lnea. Cuatro generaciones de diseo de ALEPH 500 desarrolladas en ms de dos dcadas,
han producido clientes leales en todo el mundo. Ms de 1.800 sistemas ALEPH estn
actualmente instalados en bibliotecas y consorcios de 50 pases.
En el siempre evolucionante mundo de la automatizacin de bibliotecas, Ex
Libris ofrece a su organizacin la solucin perfecta. En ALEPH 500 Usted encontrar:
Flexibilidad: Los componentes modulares pueden adaptarse para cumplir los
requerimientos de su institucin o consorcio. Facilidad al usar: Los flujos de trabajo
amigables e interfases grficas intuitivas incrementan la eficiencia del personal staff y de
los usuarios.
Personalizacin: Los componentes modificables permiten a las bibliotecas y consorcios de
cualquier tamao, crear su propio sistema de administracin. En este contexto se tienen
en cuenta las mayores exigencias aplicadas a todo tipo de biblioteca.
Abierto: Basado en estndares industriales como Open URL, XML, OAI, NCIP y
ODBC, los productos de Ex Libris ofrecen lo ltimo en capacidad para compartir recursos,
completa conectividad e interaccin transparente con otros sistemas y bases de datos.
La arquitectura de ALEPH 500 incluye clientes staff basados en Microsoft Windows;
navegadores web para el pblico y servidores/clientes Z39.50 para bsqueda y
recuperacin remota.
Multilinge: El soporte completo de Unicode ofrece capacidades de texto multidireccional y de mltiples juegos de caracteres. Confiable: La inherente estructura
cliente/servidor multicapas garantiza que
ALEPH 500 satisfar sus necesidades actuales y en el futuro.

Arquitectura Multi Nivel

OPAC WEB
Nuestro OPAC Web, sofisticado y fcil de utilizar, funciona como la entrada para el usuario
al sistema ALEPH 500. Como est basado en pginas HTML, puede personalizarse para
adecuarse a las especificaciones de su biblioteca. Como solo se requiere un navegador
estndar para la web en la estacin de trabajo del usuario, el OPAC ofrece acceso a la
informacin de la biblioteca a cualquier hora y desde cualquier lugar, an durante los
procedimientos de respaldo del sistema y generacin de reportes. Los usuarios
descubrirn que buscar materiales que existen en su biblioteca o en otras instituciones, o
simplemente verificar su registro en la biblioteca, no requiere mayor esfuerzo.
Poderosas y directas herramientas de bsqueda ofrecen a los usuarios la opcin de elegir
bsquedas bsicas o avanzadas, as como un nmero ilimitado de ndices de palabras y
alfabticos. Su biblioteca puede utilizar los ndices estndar proporcionados con ALEPH
500 o definir su propio conjunto de puntos de acceso.
El sistema completamente integrado ALEPH 500 soporta funcionalidad de Prstamo
Interbibliotecario ISO. Esto permite a los usuarios el acceso a recursos electrnicos y en
Internet a travs de los campos de enlace basado en
MARC y una funcin de bsqueda Z39.50. Utilizando la tecnologa de enlaces sensibles de
contexto, SFXTM de Ex Libris, ganadora de reconocimientos, los usuarios pueden
conectarse a los servicios definidos por la biblioteca. Estos servicios, creados
dinmicamente, pueden incluir enlaces hacia bases de datos de referencia, recursos
basados en web, depsitos locales de informacin, texto completo de una publicacin
electrnica y un rango de otros servicios.

ADAM, el Modulo de Recursos Digitales de ALEPH, permite a las bibliotecas administrar

recursos digitales y sus metadatos asociados dentro del ambiente de ALEPH 500. Esta
extensa y mejorada propuesta, soporta bibliotecas a medida que se insertan en el nuevo
ambiente de la integracin de materiales bibliogrficos en el cual los libros y publicaciones
seriadas coexisten con video, imagen y sonido. Su biblioteca ahora puede ofrecer a los
usuarios contenido integrado incluyendo material digital y registros bibliogrficos
tradicionales.
El mejorado OPAC Web de ALEPH 500 permitir a los usuarios recorrer ndices de
metadatos, realizar bsquedas de texto completo de material textual y recuperar y ver
objetos digitales con facilidad. Una vista miniatura o icono indica el tipo de material
disponible. La biblioteca puede agregar los derechos tcnicos y metadatos de
conservacin relevantes.
Basado en Unicode, ALEPH 500 ofrece soporte multi-lenguaje y multi-script.
Su biblioteca puede seleccionar entre 20 opciones para el idioma de la interfaz.
Los usuarios de ALEPH 500 pueden interactuar con el sistema en cualquiera de los idiomas
seleccionados por su biblioteca y cambiar el idioma de la interfaz en cualquier momento.
Una vez especificado, este lenguaje se vincula al registro del usuario en la biblioteca;
despus, todas las funciones de la biblioteca se llevan a cabo en el idioma preferido del
usuario. Un conjunto completo de caractersticas poderosas permiten a los usuarios
ejecutar una variedad de tareas con facilidad:
Ver los prstamos actuales y renovar materiales, de acuerdo a las polticas de circulacin
de la biblioteca.

 Solicitar material utilizando funciones como reserva, entrega de documentos, y

prstamo interbibliotecario.
Ver historial de prstamos.
Definir un idioma de interfaz y un formato de despliegue de registros por omisin.
Guardar resultados de bsquedas especficas y estrategias de bsqueda en un estante
electrnico personal para fu futura recuperacin y enviar esta informacin por correo
electrnico a otras partes interesadas.
Definir mltiples perfiles para DSI (Diseminacin Selectiva de Informacin). El servicio de
DSI notifica a los usuarios acerca de la disponibilidad de nuevas publicaciones de inters
para ellos.

CATALOGACION
El mdulo de catalogacin de ALEPH 500 integra funciones de catalogacin con todos los
dems aspectos del sistema. Al interactuar con las utileras bibliogrficas mayores, los
datos son almacenados en Unicode. El sistema soporta una variedad de formatos MARC y
formatos No-MARC simultneamente, ofreciendo a los usuarios una sola base de datos y
al personal la posibilidad de definir libremente campos locales con su correspondiente
validacin e indexacin. Esta adopcin de estndares de catalogacin asegura la
compatibilidad hoy en da, mientras que se prepara el camino para la implementacin de
nuevos estndares como el FRBR. Para alcanzar eficiencia en la catalogacin, las
instituciones pueden optar por utilizar las plantillas de catalogacin estndares de ALEPH
500 o sus propias plantillas personalizadas. Existen combinaciones de teclas de acceso
rpido diseadas especficamente para minimizar el nmero de clicks del mouse para
contribuir a una rpida captura de datos. Las funciones tipo procesamiento de texto
aceleran el flujo de trabajo de catalogacin. Las rutinas de arreglos definidas por la
biblioteca agilizan el flujo de trabajo ya que generan automticamente datos de

catalogacin. ALEPH 500 verifica y valida los registros cuando son guardados y mantiene
mensajes en una bitcora para darles seguimiento.
La indexacin se realiza en tiempo real y as los beneficios de catalogacin son obtenidos
inmediatamente y los nuevos registros catalogrficos estn disponibles instantneamente
para los usuarios en el OPAC Web. Se pueden importar registros y datos de proveedores,
utileras bibliogrficas (OCLC y RLIN) y registros de otras bibliotecas a travs de programas
cargadores o a travs del protocolo Z39.50.
El mantenimiento de la base de datos en produccin se facilita ya que el personal de la
biblioteca puede consultar los archivos de autoridades, hacer bsquedas en el catlogo,
importar y exportar registros desde bases de datos externas, editar registros mltiples,
utilizar tcnicas de copiado y pegado, e indexar cualquier etiqueta del registro
bibliogrfico. El control de autoridades ayuda a mantener una base de datos de alta
calidad. Combinando ADAM con el robusto mdulo de catalogacin de ALEPH 500, su
biblioteca puede administrar el rango completo de libros digitales, publicaciones seriadas,
videos, imgenes y sonido. Su personal crea datos bibliogrficos asociados en el formato
MARC de su eleccin y agrega derechos tcnicos pertinentes y metadatos de
conservacin.
CARACTERISTICAS
Valida datos de campos fijos por registro, etiqueta o subcampo.
Soporta cambios globales en las bases de datos por campo, subcampo, o palabra
especfica.
Reporta los registros a ser cambiados, basados en criterios definidos por los
bibliotecarios.
Busca archivos de autoridades locales y remotos dentro del ambiente de catalogacin.
Crea y mantiene ligas entre registros de autoridades y bibliogrficos automticamente.
Genera reportes para administrar la integracin de registros de autoridades y
bibliogrficos.

ADQUISICIONES Y SERIADAS
ADQUISICIONES
La funcionalidad de apuntar y dar clic del mdulo de Adquisiciones/Seriadas de ALEPH 500
reduce el esfuerzo de navegacin al tiempo que la integracin transparente hace que los
procesos de ordenar, facturar, reclamar y recibir todo el material, sean fciles y eficientes.
El formato de la orden de Adquisiciones/Seriadas, permite al personal especificar el tipo
de solicitud predefinido por la biblioteca (monografas, seriadas, u rdenes abiertas) y
determinar el texto que se incluir en el formato de la orden de compra. Las rdenes
pueden generarse en lnea o en lotes.
El cada vez mas comn uso de protocolos EDI (Intercambio de datos electrnicos) en
ALEPH 500 agiliza las funciones de adquisicin (ordenes, facturas y reclamos). El sistema
tambin incluye una gama completa de opciones para crear ligas a sistemas de
informacin financiera de instituciones.
ALEPH 500 soporta una estructura de presupuestos jerrquica con un rango ilimitado de
presupuestos y tipos de presupuestos (tales como donaciones, concesiones y
presupuestos departamentales). Un mecanismo sofisticado y seguro controla el acceso a
los presupuestos en una base individual o global.
ALEPH 500 realiza conversiones de monedas extranjeras a moneda local. El componente
de facturacin permite a las instituciones generar reportes del impuesto al valor agregado
de acuerdo a las regulaciones locales.

CARACTERISTICAS
Ordenes
Opcionalmente genera registros de tem cuando el personal crea las rdenes.
Crea una bitcora de rdenes que registra todas las actividades relacionadas a rdenes,
recepcin y facturacin. La bitcora incluye la fecha, hora y nombre de la persona que
realiza la operacin.
Aplaza las rdenes cuando los costos no son cubiertos por el presupuesto.
Facturas
Proporciona acceso a la informacin de proveedores, presupuestos, rdenes de compra
y formatos de recepcin.
Calcula automticamente los descuentos para cada orden de la factura.
Reclamos
Se generan electrnicamente o se imprimen de acuerdo a parmetros definidos por la
biblioteca.
Se generan automticamente para monografas y primeros fascculos de suscripciones
seriadas de acuerdo a los valores predefinidos para tipo de material, tipo de orden y
metodo de envo.
Son generados en intervalos definidos por la biblioteca, pueden ser configurados de
acuerdo el proveedor y/o tipo de material.
SERIADAS
El mdulo de Adquisiciones / Seriadas ofrece al personal acceso transparente a datos
bibliogrficos y de acervos, as como a informacin de rdenes, fondos y proveedores. El
personal puede acceder a la informacin de las publicaciones seriadas utilizando una
variedad de puntos de indexacin definidos por la biblioteca, incluyendo SICI, ISSN,
palabras clave y ttulos.
El sistema soporta el estndar MARC21 para patrones de prediccin y proporciona la
opcin de recepcin instantnea para la mayora de publicaciones no predecibles. A los
nuevos clientes de ALEPH 500 se les ofrece la opcin de importar patrones de
publicaciones existentes definidos en otros sitios ALEH 500. Una vez establecidos estos
patrones de preedicin, pueden ser fcilmente modificados para adecuarse a
publicaciones irregulares.
Las funciones de ruteo incluyen listas mltiples para una sola copia de un titulo y rastreo
de ejemplares enrutados a travs del modulo de circulacin. Cuando se devuelve un
fascculo, se imprime automticamente un comprobante de ruta con los rectores
registrados.
ALEPH 500 interacta con dos de los mas grandes programas de encuadernacin en uso,
ABLETH y LARS/LINCPlus. El Personal puede crear nuevos registros de tem para
volmenes encuadernados, seleccionar ejemplares individuales al libro recientemente
encuadernado y asignar nuevos cdigos de barras. ALEPH 500 actualiza automticamente
el estatus de los ejemplares en envos a encuadernacin. Las devoluciones de todos los
tems en un envo a encuadernacin o los tems individuales se registran en un
procedimiento de un solo paso.

ALEPH 500 actualiza automticamente la informacin de los acervos cuando una

publicacin seriada se reporta como encuadernada.
CARACTERISTICAS
La recepcin de fascculos puede ser centralizada o descentralizada.
Los cambios hechos en el estado de la suscripcin (como las cancelaciones) se reflejan
automticamente en el nmero de copias esperadas.
ALEPH 500 puede deshacer el estatus de fascculos recibidos errneamente.
Pueden definirse categoras como faltante, daado, perdido o atrasado.
El sistema genera automticamente mensajes del estado de la suscripcin para el OPAC
a travs de valores codificados en la etiqueta 008 de los registros MARC Holdings.

CIRCULACION
El gil y preciso mdulo de circulacin, permite a los bibliotecarios acceder a todas las
funciones con un simple clic o un comando del teclado equivalente. Esta caracterstica
agiliza el flujo de trabajo, aumentando la precisin y la eficiencia. Para determinar la fecha
y hora de vencimiento, la poltica de prstamo flexible del modulo toma en cuenta el
estatus del usuario definido por la biblioteca y el calendario as como la ubicacin de los
ejemplares. El sistema verifica instantneamente las sanciones del usuario y las solicitudes
de los ejemplares asegurando el manejo adecuado de los materiales.

Un sistema integrado de manejo de dinero despliega las multas y otras transacciones de

efectivo definidas por la biblioteca y permite concluirlas rpidamente. Los pagos pueden
ser totales, parciales, o pueden cancelarse por el personal autorizado. Un registro de
auditoria detallado ofrece un monitoreo preciso de todas las transacciones de efectivo.
Las multas y cuotas pueden intercambiarse con sistemas de contabilidad o de recaudacin
externos.
ALEPH 500 permite administrar ejemplares de prstamo corto para periodos tan breves
como 30 minutos y permite prstamos cortos fijos y dinmicos. Dependiendo de las
polticas de la biblioteca, los usuarios pueden hacer reservas avanzadas de ejemplares
incluidos en un calendario definido por la biblioteca.
La reserva avanzada de Materiales en ALEPH 500 permite a sus usuarios apartar material
de la biblioteca para horarios especficos. Los usuarios estarn complacidos de saber que
las solicitudes de reserva avanzada tienen prioridad sobre las solicitudes regulares y que
las fechas de inicio y vencimiento de prstamos son lo suficientemente flexibles para
adecuarse a sus necesidades especficas. Los permisos para hacer reservas avanzadas
dependen del estatus de los ejemplares y del usuario.
Las funciones de reserva y lectura de cursos proporcionan acceso tanto a materiales de
reserva de cursos tradicional como electrnicos. Estas funciones incluyen herramientas
para administrar colecciones de reserva de cursos y para crear y actualizar listas de
lecturas de cursos. La interfaz de Lecturas de
Curso, disponible para los usuarios a travs del OPAC Web, permite acceso a travs de
varios ndices, incluyendo datos bibliogrficos, nombre del curso, numero de curso y
nombre del instructor.
ALEPH 500 soporta un sofisticado sub-mdulo de Sala de Lectura que registra los
materiales prestados a usuarios para uso en la Sala de Lectura. Esta funcionalidad
administra la transferencia de materiales desde la estantera cerrada a la sala de lectura y
dentro de la sala de lectura.
La circulacin fuera de lnea integrada asegura que el trabajo en la biblioteca contina
discretamente an cuando se interrumpe la conexin con el servidor.
Las transacciones de prstamo y devolucin pueden ser registradas y guardadas en un
archivo local de la estacin de trabajo.
ALEPH 500 interacta con dispositivos compatibles con SIP2 como el de auto prstamo
(self-check) y renovacin telefnica. Existen enlaces adicionales disponibles para
transacciones como pagos electrnicos y RIFD. La funcin de auto prstamo verifica el
estado del usuario y permite el prstamo y devolucin de materiales sin la asistencia del
personal de la biblioteca.
Las extensas estadsticas y reportes de Circulacin son parte del sistema ALEPH 500, que
ofrece e incluye estadsticas de uso local.
El ALEPH Report Center (ARC) de ALEPH 500 ofrece a los usuarios un ambiente funcional
de reportes y filtros.
CARACTERISTICAS
Permite la solicitud de fotocopias.
Produccin de avisos completamente configurables.

 Creacin discreta de registros de usuarios desde otros formatos, a manera de

importacin.
Soporta un ambiente de consorcios a travs de registros de usuarios jerrquicos.
Facilidades para circulacin de material fuera de lnea.

Los bibliotecarios encontrarn la informacin operacional, en un formato de reporte muy

accesible.
Diferenciar los datos operacionales y la generacin de reportes de un ambiente para el
anlisis se vuelve una tarea fcil y rpida. ARC es un centro de reportes basado en WEB,
un ambiente de consultas y generacin de estadsticas sobre la informacin contenida en
el sistema ALEPH 500. Esto le permite tener acceso a las estadsticas Ad hoc, sobre
cualquier aspecto en su biblioteca o institucin. ARC est integrado con el novedoso
software Cognos ReportNet(TM), que es fcil de administrar y puede ser integrado para
cualquier ambiente o uso dentro de la biblioteca.
Caractersticas principales:
ARC viene con una seleccin de 86 reportes predefinidos y de estadstica, usando las
fuentes de datos dentro de los mdulos del sistema ALEPH. El cliente WEB de escritorio
podr personalizar estos reportes predefinidos de
ALEPH y guardarlos para el futuro uso de la biblioteca. ARC tambin incluye un conjunto
de herramientas que le proporcionar el ambiente requerido para crear y generar
informes especficos de biblioteca.
El centro de Reportes ARC, est basado en un conjunto adaptable y reglas definidas por la
biblioteca, y de los tres componentes principales:
Extraccin, Transformacin y Carga (ETL) - Este componente extrae e integra los datos de
todas las tablas Oracle(R) de ALEPH y los transforma en una estructura clara para definir
reportes y lenguajes dentro de la biblioteca.
Almacenamiento - Este componente mantiene y administra los datos integrados y
transformados, recibidos desde el componente ETL.
Acceso - El personal de biblioteca usa este componente para buscar y analizar los datos
almacenados para generar reportes personalizados y de estadstica.
PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO (PIB)
ALEPH 500 incluye un mdulo de prstamo interbibliotecario (PIB) totalmente integrado,
compatible con el protocolo ISO 10160/10161 y el perfil de la compaa IPIG.
Integrado con los mdulos de Circulacin y OPAC Web, los servicios del PIB aceptan
solicitudes de PIB hacia y desde otras bibliotecas. Los usuarios pueden usar el OPAC Web
para hacer sus solicitudes y pueden verlas a travs de la funcin de informacin para los
usuarios del sistema. Todas las funciones de circulacin estn completamente integradas
con el mdulo de Circulacin.
Las funciones de PIB de ALEPH 500 se enlazan con otros productos de Ex Libris incluyendo
Metalib y SFX. Cuando los usuarios hacen una solicitud a travs de Metalib o SFX, ALEPH
500 los reconoce como usuarios de PIB, basado en sus atributos de usuario. Los usuarios
pueden obtener material disponible en instituciones externas enviando la solicitud
directamente a su biblioteca local.
Los reportes integrados ayudan a la biblioteca en el registro efectivo del uso de prestamos
interbibliotecarios en el sistema.

BIBLIOGRAFIA
www.exlibrisgroup.com
Consultores Nacionales Asociados Ltda CNA Ltda