MANUAL DE ACCESS

LECCIN PRIMERA (y muy breve... para no cansar)

ndice de contenido
BREVE INTRODUCCIN..................................................................................................................2
UN POCO DE TEORA: CONCEPTOS BSICOS...........................................................................3
BASE DE DATOS RELACIONAL................................................................................................3
LOS OBJETOS DE ACCESS..........................................................................................................4
OTROS ELEMENTOS INTERESANTES.....................................................................................5
UNA LTIMA RECOMENDACIN IMPORTANTE.......................................................................5

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BREVE INTRODUCCIN
No tengo la carrera de informtica (aunque la comenc en
su da). Tampoco soy programador experto, ni trabajo en
temas relacionados con la informtica. Entonces, por qu
este manual?
La informtica es una de mis mayores (y ms gratificantes)
aficiones. Y, curiosamente, un da me compr un manual de
Access 2002 y comprob que poda sacarle partido en mi
trabajo. Mi primera base de datos tena dos tablas y dos
formularios, y afortunadamente exista el asistente para
dejarme poner unos botones que hicieran cosas chulas.
Desde aquel lejano da han pasado muchas compras de libros, cursos, horas y horas de
bsqueda por Internet y, por supuesto, pruebas y ms pruebas, frustrantes algunas,
gratificantes otras.
En todos los manuales y libros que he ledo, y cursillos que he hecho, he echado en falta la
prctica, los trucos. No soy contrario a la teora, pero he comprobado que mucha teora,
adems de aburrir, me llevaba a la pregunta: Y ahora cmo aplico todo esto a una necesidad
real?
Todo lo anterior me ha llevado a querer compartir mis experiencias a travs de este manual de
una manera especialmente prctica, con algo de teora. Estoy seguro de que hay cosas que yo
hago que se pueden optimizar, o que quiz, enfocadas de otra manera, seran mejores. Por eso
agradecera a quien lea este manual que si detecta alguna de estas situaciones me lo comente:
me servira para ir actualizndolo y, evidentemente, para ir aprendiendo ms. Hago extensivo
este comentario a todos los errores que, involuntariamente, haya podido cometer en las
explicaciones.
Si bien este manual est enfocado a personas que quieren iniciarse en Access (por eso es
bsico) no quiero dejar pasar la oportunidad de introducir programacin de VBA (Visual Basic
para Aplicaciones) en Access, porque, al fin y al cabo, ya que supuestamente sabremos
manejar una base de datos, por qu no convertirla en una aplicacin?
S que si algn experto en Access lee este texto pudiera encontrar algunas cosas
excesivamente simplificadas. Dado que es un manual para principiantes he optado por
sacrificar tecnicismos en aras a conseguir una explicacin ms clara. Doy por sentado que el
principiante, si va profundizando por su cuenta, ir adquiriendo esa parte tcnica que aqu
falta.
Finalmente tambin comentar que hay elementos de Access que no utilizo. En estos casos
dejar indicada su existencia y un poco el concepto, pero no entrar en detalles. Tambin si
alguien se anima a enviarme informacin sobre estos elementos los podr introducir en futuras
revisiones de este manual.
Y la receta mgica: buscar informacin en libros, en la red, en otros manuales, leer, probar y
probar. Es imposible hacer un manual que pueda cubrir todas las necesidades individuales. La
informacin est ah fuera... slo hay que tener un poco (o mucha) paciencia. Y, si no sale
hoy, ya saldr maana.
Espero que este manual sea de utilidad para quien lo utilice.
SUERTE!

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UN POCO DE TEORA: CONCEPTOS BSICOS

Vamos a citar simplemente una serie de conceptos sin
entrar en detalles profundos, pero que creo que es
importante que os suenen. S que los inicios son
difciles, y ms si slo hay conceptos tericos, pero pronto
entraremos en el ajo. Esta parte es para leer y pasar un
rato agradable ms que dedicarle un estudio profundo
(exceptuando, quiz, el apartado Base de datos
relacional)

BASE DE DATOS RELACIONAL

Access gestiona bases de datos relacionales. Y qu es una base de datos relacional? Existen
varias definiciones, pero no voy a indicarlas aqu. Vamos a utilizar un sencillo ejemplo para
entenderlo: imaginemos que queremos crear una lista de clientes con su nombre y datos. Para
hacer eso, qu mejor que utilizar un Excel? Creamos nuestras cabeceras de columnas con el
ttulo correspondiente (nombre/DNI/Direccin/Cdigo_Postal/Telfono...), escribimos los datos
y, con la aplicacin de filtros, podemos extraer la informacin de todos los clientes que tienen
el cdigo postal xxxxx, por ejemplo Fcil!
Vamos a ir un paso ms all. Ahora queremos hacer otra lista con las compras de esos
clientes.
Otra vez abrimos el Excel y creamos nuestras cabeceras de columna
(nombre_cliente/Producto/Unidades_compradas/PrecioSinImpuestos). Y, dado que dominamos
las hojas de clculo, aadimos dos columnas ms de frmulas (IVA/Precio_Total) para clculos
automticos. Ordenamos por cliente, aplicamos subtotales y voil!, ya sabemos qu cliente
nos ha comprado ms.
Ya que hemos introducido la columna Productos, por qu no crear otro Excel con la
informacin de producto (nombre, precio, etc.)?
Ahora, al cliente que ha comprado ms, le queremos enviar un bono de regalo. Creamos otro
Excel, utilizamos la funcin BuscarV y ya tenemos su direccin. Hasta aqu todo muy bien.
Sin embargo, ahora empiezan los problemas: la funcin BuscarV no nos devuelve ningn
valor. Qu falla aqu? Miramos manualmente el Excel con los datos de cliente (y si tenemos
tres mil clientes?) y vemos que el cliente, Francisco Jos Martnez, lo habamos escrito en el
segundo Excel contrado (Fco. Jos) y no habamos acentuado su apellido. Lo corregimos y
asunto finiquitado. O no?
Analicemos qu hemos hecho:

Hemos escrito los nombres de los clientes en el Excel con sus datos.
Hemos escrito otra vez los nombres de los clientes en el Excel con sus compras.
Hemos escrito los nombres de los productos en el Excel de productos.
Hemos escrito otra vez los nombres de los productos en el Excel de las compras de
clientes.
Hemos escrito los precios sin impuestos en el Excel de productos.
Hemos escrito otra vez los precios sin impuestos en el Excel de las compras de clientes.

Y si hubiera alguna forma de relacionar todos los datos anteriores? Pues ese es el trabajo de
Access: escribimos una sola vez la informacin necesaria, la relacionamos toda entre s y
extraemos conjuntos de datos segn nuestras necesidades.
Adems, aprovechar lo anterior para introducir un concepto clave en Access: campo.
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Recordamos nuestras cabeceras de columnas de Excel? Pues cada una de ellas sera un
campo en Access. Conviene tener esto muy presente porque, a partir de ahora, se utilizar
ya este trmino.
Ni que decir tiene que Excel es una gran herramienta y no
se trata de despreciarla. Simplemente hay que ser
conscientes que cada aplicacin tiene su utilidad. De hecho,
ms adelante explicaremos cmo combinar el uso de Excel
y Access para nuestra base de datos.
Para profundizar sobre este tema podis consultar el
siguiente artculo: BD Relacional.
LOS OBJETOS DE ACCESS
Doy por supuesto que quien lea este manual ya sabe qu es una barra de mens, una cinta de
opciones, una barra de herramientas, etc. Me referir a ellos sin mayores explicaciones.
En Access podemos encontrar los siguientes objetos, explicados de manera muy breve, de la
aplicacin propiamente dicha:
TABLAS
Mediante las tablas definimos los campos de nuestra base de datos, con sus caractersticas, y
son las que guardan la informacin que introducimos.
CONSULTAS
Las consultas nos permiten extraer la informacin de las diferentes tablas, y realizar clculos,
agrupndola y preparndola para otras consultas, para los informes o para crear nuevas
tablas, modificarlas, etc.
FORMULARIOS
Los formularios son la parte visible de la aplicacin de cara a un hipottico usuario, y se
utilizan bsicamente para la introduccin de datos, que sern guardados en las tablas.
INFORMES
Los informes, como su nombre indica, permiten presentar la informacin como si se fuera a
imprimir, y tiene opciones de resumen sumamente interesantes que pueden sernos muy
tiles.
MACROS
Las macros nos ayudan en tareas de automatizacin de acciones, de manera que podemos
crear secuencias de acciones y despus asociarlas a un botn.
MDULOS
Los mdulos recogen la programacin que podamos realizar en VBA.
Si queremos profundizar en alguno de estos objetos podis consultar el siguiente artculo:
Objetos.

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OTROS ELEMENTOS INTERESANTES

Se indican a continuacin otros elementos de Access
simplemente para que suenen. Cada uno de ellos se ver
con detalle en los apartados correspondientes, pero de esta
manera tendremos una visin un poco ms general de lo
que se puede hacer. Evidentemente, no estn todos lo que
son. Slo se hace un pequeo resumen de los que
considero ms interesantes.
RELACIONES
En la ventana de relaciones podremos ver qu relaciones se establecen entre las tablas y de
qu tipo son. Adems, podremos definir las propiedades de la relacin.
EXPORTACIONES / IMPORTACIONES
Se pueden importar o exportar los datos a/de otras aplicaciones de Office, lo cual puede ser
interesante en un momento dado.
COMPACTACIN Y REPARACIN
Con la compactacin y reparacin optimizamos nuestra base de datos y reducimos su tamao.
Para mayor informacin podis consultar este artculo: Compactacin y Reparacin.
OPCIONES DE LA BASE DE DATOS
Entre todas las opciones disponibles destacar que se puede establecer un ttulo para la
aplicacin, asignarle un icono y forzar a que la base de datos muestre un formulario al
iniciarse (lo que ser nuestro men de inicio).
VISUAL BASIC
Nos permitir abrir la ventana para poder programar en VBA.
UNA LTIMA RECOMENDACIN IMPORTANTE
La explicacin se va desarrollando sobre supuesto prctico (una BD). Veris que, en ocasiones,
os comento algo as como haced diferentes pruebas con diferentes opciones. Es decir, que os
invito a probar cosas nuevas para que veis el comportamiento de la BD.
Llegados a este punto, mi recomendacin es que os hagis una copia de la BD y realicis las
pruebas en dicha copia. As, si hacis algo incorrecto, os salen errores o acaece algn otro tipo
de catstrofe, tendris la BD que sigue las explicaciones impoluta.
De hecho, creo que es bueno que os salgan esos errores, dado que es una manera interesante
de aprender que esto no se puede hacer ;)
Lo dicho: copia de la BD Hacer pruebas Tirar copia
Suerte!

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