Dpd

Diretrizes do produtor

A ELABORAO E A MANUTENO DE MATERIAIS

DIGITAIS: DIRETRIZES PARA INDIVDUOS

g Pr

Proteo

Elementos de preservao

10

11

12

13

Autenticidade

It

Ac Ff Au
Acurcia

Forma fixa

16

17

18

Integridade

Io

Interoperabilidade

vel

Co Ob

Conscincia

Og Cf
26

Organizao

20

27

Confiabilidade
34

As

Acessibilidade

Fx

Obsolescncia

Fixidez

29

30

At Ce

Autenticao

Contedo estvel
37

Id

Identidade

1010010101010000101101010101011100110111000101010101001010101010100101010101010100100100101010100101011
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In

Introduo

maior parte das informaes de hoje produzida e armazenada de

forma digital. As vantagens do meio digital j so familiares a todas
as pessoas. Os documentos podem ser produzidos rapidamente, alm de
editados e revisados com facilidade. Com a internet, eles podem ser distribudos mundialmente quase na velocidade da luz. Podem, tambm, ser manipulados de tal forma que permite serem usados para mltiplas finalidades.
O meio digital tambm resolve os problemas de armazenamento em longo
prazo relacionados a grandes conjuntos de documentos arquivsticos em papel.

Introduo

As vantagens da era digital, contudo, tm seu custo. Apenas recentemente, as pessoas comearam a
compreender completamente os muitos problemas inerentes ao meio digital. Por exemplo, a informao digital s pode ser acessada utilizando um computador e este deve ser equipado com os programas necessrios para ler as cadeias de bits contidas em disco ou fita. A facilidade de reproduo e a
proliferao de cpias tornam ainda mais difcil identificar uma verso completa ou final de um documento digital. A facilidade de distribuio da informao na internet dificulta a preservao dos direitos
de propriedade intelectual. Finalmente, todos os materiais digitais so vulnerveis a vrus e a simples
falhas tecnolgicas, bem como o acelerado desenvolvimento de novos programas e equipamentos
pode torn-los inacessveis rapidamente.
Com todos esses problemas, no de se estranhar que algumas pessoas tenham saudades da tangibilidade confortvel do papel. Ainda que, por um longo perodo, nossos sistemas para produzir e manter
informaes continuem a ser hbridos ou seja, contendo tanto o papel quanto os materiais digitais a
revoluo digital claramente um caminho sem volta. Consequentemente, todas as pessoas deveriam
estar cientes dos riscos que atingem os materiais digitais e saber a melhor forma de minimiz-los.
Estas diretrizes foram desenvolvidas para pessoas que produzem materiais digitais no curso de suas
atividades profissionais e pessoais, com o objetivo de ajud-las a tomar decises conscientes a respeito de elaborar e manter estes materiais, a fim de assegurar sua preservao pelo tempo que seja
necessrio. Eles tambm podem ser teis para pequenas organizaes ou grupos de pessoas, tais
como consultrios mdicos, grupos de pesquisa, ou equipes de pesquisa cientfica.
Estas diretrizes podem ser aplicadas a vrios tipos de publicaes, documentos e dados digitais, mas
elas so especialmente importantes para documentos arquivsticos digitais. Documentos arquivsticos
so aqueles que voc elabora, recebe e usa em suas atividades, e que mantm porque pode precisar
deles depois, ou porque quer ter um registro confivel do que voc fez. Portanto, voc precisa ser especialmente cuidadoso com a manuteno e a preservao desses documentos. Estas diretrizes aplicamse aos documentos arquivsticos que precisam ser armazenados por apenas um pequeno perodo, bem
como queles que requerem manuteno em longo prazo. A observncia destas diretrizes ajudar a
assegurar o acesso aos documentos que merecem ser preservados por um longo perodo em um repositrio arquivstico, quando estes forem entregues aos cuidados de uma entidade arquivstica confivel.

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Definies
A

ntes de apresentar as recomendaes para orientar a produo e a

manuteno de materiais digitais, ser necessrio e til esclarecer o
significado de alguns dos termos usados neste documento.

De

No escopo destas diretrizes, um documento arquivstico definido como

Definies
qualquer documento produzido (isto , elaborado ou recebido e salvo para
aes futuras ou referncia) por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de
uma atividade prtica como um instrumento e subproduto de tal atividade.
Uma publicao definida como um documento destinado disseminao ou distribuio para o
pblico em geral. Todos os documentos arquivsticos e publicaes so documentos e contm dados.
Um documento a informao afixada em um meio sob uma forma fixa; informao um conjunto
de dados destinados comunicao atravs do tempo ou espao; e dados so as menores partes
significativas e indivisveis da informao.
Estas diretrizes objetivam fornecer recomendaes para a produo e manuteno de materiais digitais
confiveis em geral, e de documentos arquivsticos em particular, que possam ser precisa e autenticamente mantidos e preservados ao longo do tempo. Para facilitar sua aplicao, contudo, os termos
confiabilidade, acurcia, autenticidade e autenticao precisam ser definidos.
Para os propsitos destas diretrizes, confiabilidade a credibilidade do material digital enquanto
contedo ou declarao de um fato. a responsabilidade do autor dos materiais, seja ele uma pessoa
fsica ou a pessoa jurdica que um indivduo representa. Ela estabelecida com base na completeza
e acurcia do material, e no grau de controle exercido no processo de sua produo. Acurcia o
grau de preciso, correo, verdade e ausncia de erros e distores existentes nos dados contidos
nos materiais. Para assegurar a acurcia, deve-se exercer controle sobre os processos de produo,
transmisso, manuteno e preservao dos materiais. Com o tempo, a responsabilidade pela acurcia
passada do autor para o responsvel pela manuteno (keeper) e, mais tarde, para o preservador
em longo prazo dos materiais (se for aplicvel). Autenticidade refere-se ao fato de que os materiais
so o que eles dizem ser e que no foram adulterados ou corrompidos de qualquer outra forma. Assim,
com relao aos documentos arquivsticos em particular, a autenticidade refere-se confiabilidade
dos documentos enquanto tais. Para assegurar que a autenticidade possa ser presumida e mantida
ao longo do tempo, deve-se definir e conservar a identidade dos materiais e proteger sua integridade.
A autenticidade colocada em risco cada vez que os materiais so transmitidos atravs do tempo e
do espao. Ao longo do tempo, a responsabilidade pela autenticidade passada do responsvel pela
manuteno (keeper) para o preservador dos materiais em longo prazo. Autenticao a declarao da autenticidade, resultante da insero ou da adio de elementos ou afirmaes nos materiais
em questo, e as normas que a regulam so estabelecidas pela legislao. Ou seja, um meio de
assegurar que os materiais sejam o que eles se propem a ser em um dado momento. Medidas de
autenticao digital, como o uso de assinaturas digitais, garantem que os materiais so autnticos
apenas quando recebidos, e no podem ser repudiados; porm, tais medidas no asseguram que eles
permanecero autnticos depois disto.

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As

Acessibilidade

1.

Selecione hardwares, softwares e formatos de arquivo que ofeream as

melhores expectativas de garantia de que os
materiais digitais permanecero facilmente
acessveis ao longo do tempo

acesso a materiais digitais depende de um software apropriado.

Softwares que no forem compatveis com verses anteriores (compatibilidade descendente ou reversa) ou com verses posteriores (compatibilidade
ascendente) dificultam o acesso aos documentos ao longo do tempo. Um
software destinado a uma tarefa especfica tambm precisa trabalhar de
maneira eficiente com outros que sirvam para outras tarefas e sistemas
(interoperabilidade). A observncia dos seis pontos a seguir pode ajudar
a garantir que seu software e seu hardware mantenham a acessibilidade.

A. Escolha um software que apresente os materiais como eles

aparecem originalmente. Teoricamente, os materiais deveriam manter a mesma apa-

rncia ao longo do tempo para serem completamente inteligveis e acessveis. Certifique-se de que o
novo software ser capaz de ler os seus materiais mais antigos no formato em que voc os mantm, e
de mostr-los na tela com a mesma forma documental em que eram apresentados originalmente. Em
outras palavras, o novo software deve ter compatibilidade descendente com o software antigo.

B. Escolha os softwares e hardwares que permitam compartilhar materiais digitais com

facilidade. O software deve ser capaz de aceitar e gerar os arquivos em vrios formatos diferentes. A
habilidade para interagir facilmente com outra tecnologia chamada
de interoperabilidade. Isto tornar mais simples acessar seus materiais e tambm mov-los para outros sistemas.

C. Use softwares aderentes a padres. Esta uma das melho-

res coisas que voc pode fazer para assegurar que o seu material
durar. Padres endossados por organizaes nacionais e internacionais so os melhores. So os chamados padres de direito (de jure). Se no existirem estes tipos de
padres para o seu material, voc ainda pode garantir sua longevidade, adotando softwares que sejam
amplamente usados. Na falta de um padro oficial, tais softwares so comumente considerados um
padro de fato (de facto). Softwares de cdigo aberto, isto , softwares no proprietrios, disponibilizados gratuitamente, so os preferveis (veja a subseo G na prxima pgina).

<< Padro de direito >>

<< Padro de fato >>

Padro adotado por rgos oficiais de padronizao, sejam eles nacionais (Associao
Brasileira de Normas Tcnicas ABNT),
multinacionais (Comit Europeu de Normalizao CEN) ou internacionais (Organizao Internacional para Padronizao ISO).
Para padres de arquivos de computador,
dois padres de direito recentes so o PDF/A
(padro PDF para arquivamento) e ODF
(OASIS Formato de documento aberto).

Padro que no foi adotado por

nenhum rgo oficial de padronizao, mas que amplamente usado
e reconhecido pelos usurios
como tal. Formatos de arquivos
de computador bem conhecidos e
amplamente usados que so considerados padres de fato incluem
PDF, TIFF, DOC e ZIP.

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D. Mantenha as especificaes do software. Este tipo de documentao (por exemplo, o manual do proprietrio ou qualquer outra descrio mais
detalhada do software que voc possa ter) ser essencial, com o avano da
tecnologia no futuro, para acessar os materiais ou para migr-los para um
novo ambiente computacional. particularmente importante documentar integralmente qualquer software que voc construa.

E. Se voc personalizar o software, certifique-se de que documentou as mudanas que fez. Fornea informaes detalhadas sobre as

As

Acessibilidade

mudanas realizadas e descreva claramente as alteraes produzidas nas caractersticas e formas de

apresentao do material, assim como os resultados que voc est tentando atingir ao personalizar
o software. Uma boa maneira para fazer isso incluir a informao sob a forma de comentrios no
cdigo-fonte do software. A informao no ser perdida, j que parte do arquivo, e ser muito til
para quem precisar fazer ajustes posteriormente, medida que a tecnologia avance.

F. Documente a construo do seu sistema para garantir a acessibilidade a ele. Voc deve

documentar a estrutura e as funes do seu sistema. Isto significa identificar os componentes de hardware e software, inclusive os perifricos, o sistema operacional e os
pacotes de software. Tal documentao identificar como os pacotes de software
representam a informao e como eles a processam e a comunicam entre si
e para os usurios. As especificaes bsicas asseguraro que, no futuro,
outros entendam o contexto no qual voc est trabalhando agora, fornecendo as informaes necessrias para a atualizao do sistema quando o
hardware e o software evolurem.

G. Sempre que possvel, escolha formatos independentes de plataforma, amplamente

utilizados, no proprietrios e no comprimidos, com especificaes disponibilizadas
gratuitamente. Estes so frequentemente chamados de formatos abertos, o que significa que suas
especificaes so publicadas e disponibilizadas gratuitamente. Contudo, tambm pode significar que
os formatos so amplamente utilizados e/ou livres de patentes ou royalties e da possibilidade de tais
direitos serem cobrados no futuro. Deve-se ressaltar que os formatos abertos no so necessariamente
o mesmo que formatos produzidos por softwares de cdigo aberto.
Este termo descreve o software para o qual o cdigo-fonte disponibilizado gratuitamente e pode ser modificado. O software de cdigo
aberto no proprietrio ou livre nem sempre produz formatos no
proprietrios. Diferencie formatos de arquivo, formatos de encapsulamento (wrapper ou container) e formatos de marcao (tagged format),
tais como arquivos XML, e certifique-se de que a verso, a codificao
e outras caractersticas estejam corretas e completamente especificadas. Para arquivos XML, certifique-se de que os arquivos estejam bem
formados e vlidos, alm de acompanhados pelas DTDs ou esquemas
necessrios. Se no for conveniente para voc seguir esta recomendao, consulte um arquivo que receba materiais digitais e escolha
entre os formatos que ele recomenda para preservao em longo
prazo. Se for possvel, no comprima seus materiais digitais, j que isto pode causar problemas para
sua preservao em longo prazo. Se voc precisar comprimi-los, escolha as tcnicas de compresso
com menor perda e que estejam de acordo com os padres internacionais aceitveis.

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Fx
Fixidez

2.

Certifique-se de que os materiais digitais

mantidos como documentos arquivsticos so estveis e fixos tanto no contedo
quanto na forma

Thou ought...

V. Organize
digital materia
ls into logi
grou

pings.
cal
re and file
ma das grandes vantagens
I. select hardware, softwa hope for enbest
VI. Use auth
formats that offer the
enticatio
als will remain
that foster the n techniques
suring that digital materi
maintenance
time.
dos materiais digitais a
and
preservaeasily accessible over
tion of digital
materials.
that digital mater-ials
facilidade com que a informao II. Ensure
VII. Protect
s are stable
thy
maintained as record
digi
tal
content and
materials from
and fixed both in their
unath-orized
action.
in their form.
pode ser editada, revisada ou
VIII. Protect
thy digital
materials are
materials from
III. Ensure that digital
accidental loss
corruption.
and
atualizada. Mas isto tambm significa que informaes
properly identified.
IX. Take step
that digital
s against hard
ware and
ation that will
software obs
importantes podem ser mudadas ou at mesmo perdidas, IV. Ensure
materials carry inform
oles
cen
ce.
ty.
help verify their integri
X. Consider
issues
acidentalmente ou intencionalmente. Este um problema
term preserva surrounding longtion.
particularmente importante
para os documentos arquivsticos, porque uma de suas caractersticas
<< Fixidez >>
que seu contedo no foi alterado e inaltervel. Isto implica que
Qualidade de um
a informao e os dados contidos nos documentos arquivsticos no
documento arquivspodem ser sobrescritos, alterados, apagados ou expandidos. Um sistetico que assegura
ma que contm informaes ou dados fluidos e em constante mudana
a forma fixa e o
contedo estvel.
no contm documentos arquivsticos at que algum decida elaborlos e salv-los com forma fixa e contedo estvel.

Enquanto a ideia de contedo estvel relativamente simples,

o conceito de forma fixa mais complexo. Essencialmente, ele
<< Forma fixa >>
significa que a mensagem transmitida por um documento arquiQualidade de um
vstico digital (ou outro objeto digital) pode ser exibida com a
documento arquivstico
que assegura a mesma
mesma apresentao documental que tinha na tela quando foi
aparncia ou apresentao
elaborada ou recebida e salva pela primeira vez. As cadeias de
documental cada vez que o
bits que compem o documento digital e determinam sua apredocumento recuperado.
sentao digital (isto , seu formato de arquivo) podem mudar,
mas sua apresentao documental no pode. Um exemplo
simples quando um documento produzido no Microsoft Word posteriormente salvo como um arquivo
PDF. Embora a apresentao digital do documento tenha mudado de um arquivo .doc do Microsoft
Word para um formato .pdf do Adobe Acrobat , sua apresentao documental, tambm chamada
forma documental, no mudou e, portanto, podemos
dizer que o documento tem uma forma fixa.
<< Contedo estvel >>

Em alguns casos, os materiais digitais podem ser apresentados de muitas maneiras diferentes em outras
palavras, a informao que eles transmitem pode assumir
diferentes formas documentais. Por exemplo, dados estatsticos podem ser apresentados como grfico circular, de
barra ou tabelas. Contudo, as variaes possveis dessas
formas so geralmente limitadas pelo sistema. Em tais
casos, podemos dizer que cada apresentao documental
tem contedo estvel e forma fixa, j que a informao
selecionada a partir de um armazenamento fixo de dados dentro do sistema, cujas regras determinam
a forma da(s) sua(s) apresentao(es) documental(is).
Caracterstica de um documento arquivstico que torna
a informao e os dados nele
contidos imutveis e exige que
eventuais mudanas sejam
feitas por meio do acrscimo de
atualizaes ou da produo de
uma nova verso.

010101100010101000101110100101010100100101111101001010100001010101000101010100101000101001010100010101010100101010100001011010
111101000101001010101001000101010010010100101010100101011000101010001011101001010101001001011111010010101000010
101010101001001001010101001010110010101001010101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010
001101011100010101010100101010101010010101010101010010010010101010010101100101010010101010101000010111111010101
010101001001010010101010010100101010101000011010111000101010101001010101010100101010101010100100100101010100101
101010101001001111101000101001010101001000100010010101111010101010100100111110100010100101010100100010101001001
101010101001001111101000101001010101001000100010010101111010101010100100111110100010100101010100100010101001001

Uma situao similar ocorre quando a seleo tanto do contedo quanto da

forma feita a partir de um amplo conjunto de informaes fixas, que apenas parcialmente acessado cada vez que um usurio consulta o sistema. Se a
mesma query sempre produz um mesmo resultado para o contedo e a forma
documental, este resultado pode ser descrito como tendo contedo estvel e
forma fixa. Assim, se voc, enquanto autor do documento arquivstico, estabelece regras fixas para a seleo de seu contedo e de sua forma documental
que permitam apenas uma
gama conhecida e estvel
<< Variabilidade limitada >>
de variaes isto , que
Qualidade de um documento arquilhe dotem de variabilidade limitada , ento voc
vstico que assegura que suas aprepode afirmar que seu material tem contedo estvel
sentaes documentais so limitadas
e forma fixa.
e controladas por regras fixas e um

Fx
Fixidez

armazenamento estvel do contedo, da forma e da composio,

de modo que a mesma interao,
pesquisa, busca ou atividade por
parte do usurio sempre produza o
mesmo resultado.

A preocupao com a apresentao documental de

materiais digitais particularmente importante para
manter e avaliar a confiabilidade e a acurcia dos
documentos arquivsticos. No futuro, atualizaes,
converses ou migraes de dados podem resultar
em mudanas na forma documental. Portanto,
recomendvel estabelecer primeiramente a forma dos documentos associados com cada atividade
ou procedimento, e depois identificar as caractersticas essenciais (isto , os elementos extrnsecos
e intrnsecos) de cada apresentao ou forma documental. Isto o ajudar a ficar atento a mudanas
futuras que impliquem em perda de identidade e integridade do documento, especialmente se voc
trabalhar com arte digital, na qual uma descrio certificada das caractersticas essenciais por parte
do artista ajuda no reconhecimento dos direitos de propriedade intelectual ligados ao referido trabalho.

<< Forma documental >>

Regras de representao de acordo com as quais o contedo de um
documento arquivstico, seu contexto
administrativo e documental, e sua
autoridade so comunicados. A forma
documental possui tanto elementos
extrnsecos quanto intrnsecos.

<< Elementos extrnsecos >>

<< Elementos intrnsecos >>

Elementos de um documento arquivstico

que constituem sua aparncia externa,
inclusive as caractersticas de apresentao, como fonte, grficos, imagens,
sons, layouts, hyperlinks, resolues
de imagens etc., assim como selos,
assinaturas digitais, carimbos de tempo e
sinais especiais (marcas dgua digitais,
logotipos, timbres etc.).

Elementos de um documento arquivstico que expressam a ao da qual

ele participa e seu contexto imediato,
inclusive os nomes das pessoas
envolvidas na sua produo, o nome
e descrio da ao ou assunto ao
qual ele pertence, a(s) data(s) de
produo e transmisso etc.

101010101110011011100010101010100101010101010010101010101010010010010101010010101100101010010101010101000010111111010101010100
01010100010101010010100010100101010001010101010010101010000101101010101011100110111000101010101001010101010100
01001001010010101010000101111110101010101001001111101000101001010101001000101010010010100101010100101001010101
10101001001111101000101001010101001000101010010010100101010100001011111101010101010010011111010001010010101010
10110010101001010101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010100100101001010101000010111
10100101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010100100101001010101001010010101010100001
10100101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010100100101001010101001010010101010100001

Id

3.

Certifique-se de que os materiais digitais

esto identificados adequadamente

tribuir um nome com significado pertinente a um

arquivo de computador ajuda a identificar
seu contedo e torna mais fcil localiz-lo. No
entanto, a identificao completa dos documentos mais complexa do que apenas
nomear arquivos. Ela fundamental para
diferenciar documentos uns dos outros, para distinguir verses diferentes de um nico documento, e para fornecer evidncias da identidade
de um documento arquivstico desde o momento de sua produo at
sua preservao de longo prazo.

Identidade

A informao sobre os materiais digitais que apoia sua identificao e recuperao comumente chamada de metadado. A maioria dos aplicativos
de softwares reconhece automaticamente todos os materiais digitais com
algum dado sobre sua identidade, porque esta informao necessria
para localizar documentos de forma eficaz. Sem os metadados, seria
<< Identidade >>
praticamente impossvel encontrar um documento
sem abrir e ler toda uma pasta ou vrios diretrios.
Conjunto de caractersticas de um
documento ou de um documento
Os metadados descrevem as propriedades ou atriarquivstico que o identifica de forma
butos dos materiais digitais. No caso de documentos
nica e o distingue dos demais. A
arquivsticos, entretanto, essas propriedades (ou atriidentidade de um documento, junto
com sua integridade, constitui-se em
butos) tambm so necessrias para manter e avaliar
um componente de autenticidade
sua autenticidade, e por isso que importante
(veja tambm a Recomendao 4).
assegurar que todas as que so essenciais estejam
registradas e corretas.
As propriedades ou atributos que expressam a identidade dos materiais digitais so chamados de
metadados de identidade. So elas:

A. Nomes das pessoas envolvidas na produo dos materiais digitais, que incluem:

o autor a(s) pessoa(s) fsica(s) ou jurdica(s) responsvel(eis) por emitir os materiais;

o redator a(s) pessoa(s) fsica(s) ou cargo(s) responsvel(eis) por articular o contedo dos
materiais;
o originador a pessoa fsica, cargo ou unidade administrativa responsvel pela conta de correio eletrnico ou pelo ambiente tecnolgico onde os materiais so gerados e/ou a partir do qual
so transmitidos (Nota: A identificao do originador importante apenas em casos em que a
pessoa, cargo ou unidade administrativa responsvel por produzir fisicamente e/ou transmitir
os materiais no o autor nem o redator; ela tambm essencial quando o fato de o nome do
originador aparecer nos materiais, ou de estar associado a eles, coloca em questo o verdadeiro autor e/ou redator dos mesmos. Isto mais comumente percebido em casos de mensagens
de correio eletrnico nas quais o nome do originador aparece no cabealho e/ou nos anexos
que foram, de fato, de autoria ou redigidos por outra pessoa, mas fisicamente manifestados e/
ou transmitidos em nome de tal pessoa pelo originador);
o destinatrio a(s) pessoa(s) fsica(s) ou jurdica(s) para quem os materiais so destinados; e
o receptor a(s) pessoa(s) fsica(s) ou jurdica(s) para quem os materiais podem ter sido enviados como cpia ou cpia oculta.

B. Nome da ao ou assunto em outras palavras, o ttulo ou assunto.

010101100010101000101110100101010100100101111101001010100001010101000101010100101000101001010100010101010100101010100001011010
111101000101001010101001000101010010010100101010100101011000101010001011101001010101001001011111010010101000010
101010101001001001010101001010110010101001010101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010
001101011100010101010100101010101010010101010101010010010010101010010101100101010010101010101000010111111010101
010101001001010010101010010100101010101000011010111000101010101001010101010100101010101010100100100101010100101
101010101001001111101000101001010101001000100010010101111010101010100100111110100010100101010100100010101001001
101010101001001111101000101001010101001000100010010101111010101010100100111110100010100101010100100010101001001

C. Forma documental em outras palavras, se um relatrio, uma carta,

um contrato, uma tabela, uma lista etc.

D. Apresentao digital em outras palavras, o formato, o wrapper, a

codificao etc.

E. Data(s) de produo e transmisso, que podem ser:

Id

Identidade

a data cronolgica escrita nos materiais, ou a data na qual os materiais foram compilados;
as datas de transmisso e/ou recebimento; e
a data de arquivamento em outras palavras, a data na qual os materiais foram associados
com uma pasta ou diretrio de computador, ou outro esquema ou plano de classificao (veja
a Recomendao 5).

F. Expresso do contexto documental por exemplo, um cdigo de classificao, ou nome da

pasta/diretrio de computador, ou uma unidade de arquivamento equivalente dentro do esquema ou

plano de classificao ao qual os materiais esto associados, e o nome do grupo mais amplo de documentos ao qual os materiais pertencem (veja tambm a Recomendao 5).

G. Indicao de anexos se aplicvel.

H. Indicao de direitos autorais ou outros direitos intelectuais
se aplicvel.

I. Indicao da presena ou remoo de uma assinatura digital

se aplicvel. (Ver recomendao 6, seo Autenticao dependente de

tecnologia).

J. Indicao de outras formas de autenticao se aplicvel.

Isto poderia incluir, por exemplo, a presena de uma corroborao (meno

explcita aos meios usados para validar o documento arquivstico); um atestado (validao de um documento por aqueles que participaram de sua emisso,
e por testemunhas da ao ou da sua assinatura); uma subscrio (nome do
autor ou redator aparecendo na parte inferior do documento) ou uma qualificao de assinatura (meno ao ttulo, capacidade e/ou endereo da pessoa ou
pessoas signatrias do documento).

K. Indicao da minuta ou nmero da verso se aplicvel.

L. Existncia e localizao de materiais duplicados fora do sistema digital se aplicvel.
Se existem mltiplas cpias de um documento, voc
1
deve indicar qual a cpia autoritria. Se o documento for certificado pelo autor como uma reproduo
aprovada de um trabalho (por exemplo, uma obra de
arte digital), a indicao da existncia de tal certificao
necessria. Se o documento englobar material com
direitos autorais registrados por autor(es) diferente(s), a
indicao da liberao de tais direitos (ou a falta dela),
com as datas relacionadas, exigida.

<< Cpia oficial>>

Manifestao de um documento
arquivstico que considerada
pelo produtor como sendo seu
documento oficial, geralmente
sujeita a procedimentos de controle que no so exigidos em
outras manifestaes.

101010101110011011100010101010100101010101010010101010101010010010010101010010101100101010010101010101000010111111010101010100
01010100010101010010100010100101010001010101010010101010000101101010101011100110111000101010101001010101010100
01001001010010101010000101111110101010101001001111101000101001010101001000101010010010100101010100101001010101
10101001001111101000101001010101001000101010010010100101010100001011111101010101010010011111010001010010101010
10110010101001010101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010100100101001010101000010111
10100101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010100100101001010101001010010101010100001
10100101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010100100101001010101001010010101010100001

It

4.

Certifique-se de que os materiais digitais

carregam informaes que ajudaro a
verificar sua integridade

nquanto os metadados de identidade

ajudam a distinguir os materiais digitais
uns dos outros, outro grupo de metadados
permite aos usurios inferir que os materiais so os mesmos desde que foram
produzidos (embora no seja possvel verificar ou demonstrar isso, pois seria necessria uma comparao com
cpias dos materiais mantidas em outros lugares). Estes metadados
podem ser chamados de metadados de integridade. Os materiais
digitais possuem integridade se estiverem intactos e no corrompidos, isto , se as mensagens que eles
devem comunicar para atingir seus objetivos estiverem inalteradas. Isto significa que a integridade fsica
dos materiais digitais (por exemplo, o nmero adequado de cadeias de bits) pode ser comprometida desde
que a articulao do contedo e os pr-requisitos de sua forma documental (veja a Recomendao 2)
permaneam os mesmos. O contedo e os dados so considerados inalterados se forem idnticos ao valor e apresentao
<< Integridade >>
(isto , a posio na tela) do contedo e dos dados da primeira
manifestao salva do material. Os atributos que se relacionam
Qualidade de ser completo
integridade dos materiais digitais dizem respeito manuteno
e inalterado em todos os aspectos essenciais; junto com
dos materiais, incluindo a responsabilidade por seu uso apropriaa identidade, um compodo, tais como superviso e documentao de quaisquer transfornente da autenticidade.
maes tecnolgicas ou transferncias dos materiais para outros
sistemas. Os metadados de integridade so:

Integridade

A. Nome da pessoa ou unidade administrativa que utiliza os documentos a pessoa ou

unidade que utiliza os materiais para conduzir as atividades.

B. Nome da pessoa ou unidade com responsabilidade primria por manter os materiais

pode ser o mesmo que a pessoa/unidade que utiliza os documentos.

C. Indicao de anotaes acrescentadas aos materiais, se aplicvel.

D. Indicao de quaisquer mudanas tcnicas nos materiais ou nos aplicativos responsveis por gerenciar e prover acesso aos materiais por exemplo, mudanas de codificao,
wrapper ou formato; atualizao de uma verso para outra; converso de vrios componentes digitais
inter-relacionados em apenas um componente (por exemplo, embutindo, diretamente nos materiais, os
componentes digitais que eram apenas conectados a eles, tais como udio, vdeo e elementos grficos
ou de texto, como fontes).

E. Cdigo de restrio de acesso indicao da pessoa, cargo ou unidade autorizada a ler os

materiais, se aplicvel.

F. Cdigo de privilgios de acesso indicao da pessoa, cargo ou unidade autorizada a fazer

anotaes nos materiais, apag-los ou remov-los do sistema, se aplicvel.

G. Cdigo de documento vital quando aplicvel: indicao do grau de importncia do documento

arquivstico para dar continuidade atividade para a qual foi produzido ou atividade da pessoa/unidade que o produziu (Nota: Aplica-se apenas a comunidades de prticas especficas, como na rea mdica ou jurdica, que devem identificar os documentos vitais para a continuidade de seus negcios em
caso de desastre, e que exerceriam, portanto, medidas de proteo especial sobre tais documentos.).

H. Destinao planejada por exemplo, a remoo de materiais do sistema ativo para armazenamento fora do mesmo; transferncia para os cuidados de um custodiador confivel (veja a
Recomendao 10); eliminao prevista em tabela de temporalidade.

010101100010101000101110100101010100100101111101001010100001010101000101010100101000101001010100010101010100101010100001011010
111101000101001010101001000101010010010100101010100101011000101010001011101001010101001001011111010010101000010
101010101001001001010101001010110010101001010101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010
001101011100010101010100101010101010010101010101010010010010101010010101100101010010101010101000010111111010101
010101001001010010101010010100101010101000011010111000101010101001010101010100101010101010100100100101010100101
101010101001001111101000101001010101001000100010010101111010101010100100111110100010100101010100100010101001001
101010101001001111101000101001010101001000100010010101111010101010100100111110100010100101010100100010101001001

5.

Agrupe os materiais digitais de forma

lgica

Og

gesto e a recuperao dos

materiais digitais podem ser
incrementadas se voc puder
trat-los em grandes grupos, em
vez de um por um. Portanto,
importante que voc os agrupe
de alguma maneira lgica. As categorias escolhidas podem
refletir o modo como voc trabalha, suas atividades, procedimentos, reas temticas ou algum tipo de organizao estrutural. Separar os seus documentos
arquivsticos de outros materiais digitais um primeiro passo importante. A organizao pode ser baseada nos diferentes tipos de documentos ou na quantidade de tempo pela qual certos tipos de materiais
devem ser mantidos. Esses agrupamentos podem estar relacionados entre si de uma forma hierrquica
ou horizontal, de acordo com as suas necessidades. De forma geral, esta estrutura deve ser equivalente organizao de seus documentos em papel (ou
em outros suportes), para que, quando necessrio,
<< Plano de classificao >>
os documentos relacionados mesma atividade ou
Plano para a identificao sistemtica
assunto, ou que sejam do mesmo tipo, possam ser
e o arranjo das atividades e documenfacilmente identificados e recuperados como parte
tos arquivsticos em categorias, de
de um mesmo agrupamento conceitual.
acordo com convenes logicamente

Organizao

estruturadas, mtodos e regras de

Seu esquema de organizao deve ser registrado

procedimento.
em um documento que mostre todos os agrupa(veja tambm a Recomendao 3)
mentos de materiais, descreva-os de forma breve
e indique como eles esto relacionados. Neste
documento, chamado de plano de classificao, cada grupo de documentos pode ter um nome ou
cdigo que deve remeter a cada documento pertencente a ele, no importando o meio ou a localizao:
assim, os documentos relacionados a cada conjunto compartilharo tal cdigo ou nome, seguido por
um nmero que indica a sequncia em que se encontram. Este identificador deve ser registrado entre
os metadados de identidade dos seus documentos arquivsticos digitais e na face dos seus documentos de papel pertencentes ao mesmo grupo, devendo ser nico para cada documento.
A identificao do tempo necessrio manuteno
dos grupos de documentos facilitar sua gesto
<< Metadados de identidade >>
enquanto forem utilizados com regularidade, e ajuPropriedades ou atributos que exdar a garantir que os documentos que precisam
pressam a identidade de um objeto
digital que deve ser mantido como
ou merecem preservao de longo prazo sejam
documento arquivstico. (veja tambm
logo identificados e recebam a proteo necessria
a Recomendao 3).
para assegurar sua permanncia. Ser mais fcil e
eficiente definir um prazo de guarda perodo que
voc quer ou precisa manter os materiais para um grupo de materiais, em vez de itens individuais.
Partindo de itens individuais, muito mais trabalhoso assegurar a manuteno destes itens pelo tempo
necessrio, ou a eliminao do que no mais necessrio. Mesmo que voc pense que, dentro de um
grupo, alguns documentos devem ser mantidos por mais tempo que outros, voc no apenas poupar
tempo mantendo todo o conjunto, como tambm ter a informao mais completa quando precisar
consult-los. Contudo, para alguns tipos de documentos, voc pode produzir subgrupos dentro de cada
grupo, levando em conta o prazo de guarda.

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At

6.

Utilize tcnicas de autenticao que

favoream a manuteno e a preservao dos materiais digitais

autenticidade dos materiais digitais ameaada sempre que eles so

transmitidos atravs do espao (isto , quando enviados a um destinatrio ou entre sistemas ou aplicativos) ou do tempo (quando os materiais esto
armazenados, ou quando o hardware ou software usado para armazen-los,
process-los ou comunic-los atualizado ou substitudo). Como a guarda
de materiais digitais, para ao e referncia futuras, e sua recuperao pressupem inevitavelmente
que eles atravessem fronteiras tecnolgicas marcantes (entre subsistemas: de exibio para armazenamento e vice-versa), a inferncia da autenticidade dos materiais digitais deve ser apoiada pela
<< Autenticao >>
evidncia de que estes foram mantidos utilizando
Declarao de autenticidade de um
tecnologias e procedimentos administrativos que
documento arquivstico, num determigarantam a continuidade de sua identidade e de
nado momento, resultante da insero
sua integridade, ou que, pelo menos, minimizem os
ou do acrscimo de um elemento ou
afirmao por parte de uma pessoa
riscos de modificaes desde quando os documeninvestida de autoridade para tal.
tos foram guardados pela primeira vez at o ponto
em que eles forem acessados subsequentemente.

Autenticao

Autenticao independente de tecnologia

Presuno de autenticidade. Uma presuno de autenticidade uma inferncia que
estabelecida a partir de fatos conhecidos sobre a forma como um documento foi produzido
e mantido. A adoo e a aplicao consistente das recomendaes apresentadas neste
documento fornecem a melhor evidncia para apoiar tal presuno. As recomendaes so
cumulativas: quanto maior o nmero de recomendaes seguidas e maior o grau de satisfao
de cada uma delas, maior a presuno de autenticidade. A implementao bem-sucedida das
recomendaes apresentadas neste documento baseia-se no estabelecimento e na aplicao contnua e
efetiva de polticas e procedimentos administrativos (veja a referncia aos Recursos de Preservao do
Projeto InterPARES, item 3, Arcabouo de polticas, ao final deste documento). Preferencialmente, voc
deve se esforar para implementar, sempre que possvel, tcnicas de autenticao apoiadas em polticas
e procedimentos administrativos independentes de tecnologia e/ou neutros.
Autenticao dependente de tecnologia
Tcnicas de autenticao dependentes de tecnologia, tais como a criptografia, so usadas para fornecer um mecanismo tecnolgico que garanta a autenticidade dos materiais digitais. Uma destas tcnicas
criptogrficas a assinatura digital, que pode ser utilizada quando documentos so transmitidos entre
pessoas, sistemas ou aplicativos, para declarar sua autenticidade em um dado momento. Tais tecnologias foram reconhecidas como tendo valor legal ou regulatrio por alguns rgos, como a Comisso
Europeia e a Securities and Exchange Commission (SEC), dos EUA.
Ateno! As assinaturas digitais podem ficar obsoletas e, em virtude do seu objetivo e de sua
funcionalidade inerente, no podem ser migradas junto com os documentos aos quais esto
anexadas quando da atualizao de verses ou mudana de software. De fato, a vida das
assinaturas digitais e outras tecnologias de autenticao pode ser muito mais curta do que at
mesmo o tempo de manuteno de um documento temporrio, devido ao fato de a tecnologia
de autenticao mudar rapidamente. A no ser que o desenvolvimento da tecnologia da assinatura digital permita que tais informaes codificadas de autenticao sejam preservadas ao
longo do tempo com o documento, voc deve, quando receber um documento com uma assinatura digital
anexada, desanex-la sempre que possvel e adicionar informaes aos metadados de integridade para
indicar que o documento foi recebido com tal assinatura, e que esta foi verificada, desanexada e apagada.

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7.

Proteja os materiais digitais de aes no

autorizadas

Pr

acurcia e a autenticidade dos

materiais digitais no podem ser
presumidas se existir qualquer oportunidade de modific-los sem deixar
vestgios. Voc tem que ser capaz de
demonstrar que seria impossvel para
qualquer pessoa modificar ou manipular os seus materiais digitais
sem que fosse identificada. A segurana inclui restringir o acesso fsico a lugares onde os computadores so mantidos, assim como restringir
o acesso aos materiais digitais nos prprios computadores; esta ltima medida pode ser implementada de
diversas formas, como o uso de senhas e/ou autenticao biomtrica para entrar no sistema.

Proteo

Tambm importante estabelecer uma estrutura para permisses de acessos (tambm chamada de
privilgios de acesso veja a discusso sobre os metadados de integridade na Recomendao 4) para todos os usurios do sistema. Por exemplo, alguns usurios podem apenas ser autorizados a ler os materiais,
enquanto outros podem ter permisso para modific-los. Em qualquer
caso, dever ser impossvel modificar qualquer documento, uma vez
que este tenha sido arquivado de acordo com o esquema ou plano
de classificao (veja as Recomendaes 3 e 5), e apenas o
responsvel pela manuteno deve ser capaz de transferir ou
apagar materiais do sistema. Alm disso, o sistema deve
manter uma trilha de auditoria para rastrear o acesso aos materiais, assim como controlar a administrao e uso dos privilgios de acesso.
Esta recomendao pode parecer muito rgida para indivduos que
estejam trabalhando em suas casas, ou at mesmo para aqueles
que atuam em pequenos escritrios ou comunidades de prtica. Mas
importante lembrar que, se voc no puder demonstrar que seria
impossvel que algum modificasse ou manipulasse seus materiais
digitais sem ser identificado, sua certeza de que os seus documentos so acurados e autnticos de fato torna-se irrelevante. Neste
sentido, pode ser til manter cpias offline, pelo menos dos materiais
mais importantes, alm de estabelecer alguma rotina segundo a qual
os materiais armazenados offline sejam aleatoriamente confrontados
com seus originais online periodicamente.

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Cs

8.

Proteja os materiais digitais de perdas

acidentais e corrupo

s computadores no so infalveis, e
inmeros fatores podem causar a
corrupo ou outras formas de perda
Cpia de segurana
acidental dos documentos ou dados. A
melhor maneira de se prevenir contra
tais eventos fazer cpias de segurana com regularidade e frequncia. Se voc armazen-las em
outro local, ainda consegue proteo adicional contra fogo ou roubo
de equipamento. Muitas tcnicas, pacotes de software e servios de backup (ou cpias de segurana)
esto disponveis, inclusive algumas que produzem automaticamente as cpias de segurana e depois
as transmitem para um local seguro.

A. Desenvolva uma poltica ou rotina rigorosa que assegure que seu sistema faa cpias
de segurana diariamente. Seu sistema to bom quanto sua ltima cpia de segurana. Assim,

voc precisa se certificar de que so feitas cpias de segurana frequentemente, ao menos uma vez
por dia, utilizando mtodos aprovados, que asseguraro que voc e/ou suas atividades sero capazes
de se recuperar rapidamente se algo der errado. Tais cpias de segurana regulares devem ser eliminadas alternadamente, segundo uma estratgia ou programao que seja a mais apropriada s suas
exigncias, uma vez que estas cpias no contm documentos arquivsticos, mas existem apenas para
recuperao caso haja uma falha no sistema. Observe que falamos aqui de um backup do sistema
abrangente, que inclui o sistema operacional, os aplicativos de softwares e todos os materiais digitais
do seu sistema. Se voc precisar ter uma cpia de segurana dos seus materiais digitais, alm da cpia
do sistema, para o caso de seu computador ser roubado ou de alguns de seus documentos serem corrompidos, ento voc deve copiar esses materiais para outro computador, um disco rgido externo ou
outra mdia porttil, e guardar essas cpias de segurana em um local longe do computador que tenha
as cpias originais.

B. Escolha e instale a melhor tecnologia de cpias de segurana para o seu caso.

Pesquise a tecnologia e os servios disponveis e escolha aqueles que funcionarem melhor para a sua
situao especfica. Existem muitos sistemas diferentes, desde os que cobrem operaes individuais
aos capazes de copiar sistemas muito amplos. O sistema de cpias de segurana precisa dispor de
uma trilha de auditoria, caso ele falhe entre uma cpia e outra e voc precise recuperar os documentos
ou materiais digitais produzidos nesse intervalo.

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9.

Previna-se contra a obsolescncia de

softwares e hardwares

Ob

velocidade com a qual os hardwares

e softwares ficam obsoletos impe
srios desafios manuteno e preservao em longo prazo do material
digital. Uma estratgia para solucionar este problema eliminar
a dependncia do hardware, por meio da transferncia das
funcionalidades do hardware para o software (isto , usar um
aplicativo para simular as aes de uma parte do hardware). Esta
uma forma mais estvel de manter a funo quando o hardware
ficar obsoleto.

Obsolescncia

As rpidas transformaes do ambiente tecnolgico tornam necessrio que os indivduos e unidades

administrativas atualizem regularmente tanto seus sistemas digitais como todos os documentos dentro
destes sistemas e aqueles que foram armazenados em outras mdias de armazenamento, tais como
CD, DVD ou fita. Em outras palavras, quando partes do ambiente tecnolgico em que voc est trabalhando comeam a se tornar obsoletas, elas devem ser atualizadas para a tecnologia mais avanada
disponvel, de acordo com suas exigncias e obrigaes particulares, e todos os materiais digitais
dentro e fora do sistema devem ser migrados para essa nova tecnologia. Quando substituir o hardware,
importante que o novo tenha capacidades ao menos iguais s do anterior. Por exemplo, um monitor
novo precisa mostrar um documento grfico de maneira que a forma documental original seja mantida. Planejar
atualizaes regulares de tecnologia, de
acordo com um sistema de rodzio, assegurar que sua tecnologia no se torne
ultrapassada e tambm ajudar a prevenir
gastos expressivos e inesperados.
Documentos digitais produzidos ou mantidos em sistemas que esto se tornando
obsoletos algumas vezes precisam ser
preservados por um longo tempo, mas
no se espera que sejam acessados
frequentemente. Se estes documentos forem textuais e precisarem ser
lidos em sequncia, ao invs de aleatoriamente, voc pode convert-los da sua forma digital para
microfilme, produzido a partir de um computador. Isto os proteger de perdas acidentais ou corrupo
melhor do que qualquer outra medida. Outra boa medida de proteo a duplicao produzir uma
segunda cpia de grupos de documentos vitais e mant-la em outro computador, ou num segundo
disco rgido, ou em DVD, em outro local de trabalho ou com outra pessoa, ou ainda em armazenamento
remoto. Quando documentos digitais ou outras entidades so removidos de um sistema ativo para
armazenamento externo em mdia magntica ou ptica, por exemplo, essencial que a documentao
sobre o sistema e os documentos digitais (como os metadados dos documentos arquivsticos) sejam
tambm removidos e mantidos com eles. Para informaes mais detalhadas sobre os tipos de documentao em questo, veja a Recomendao 1, subsees D, E e F.

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Co

10.

Considere os aspectos relacionados

preservao em longo prazo

mbora o foco deste documento seja a produo e manuteno de todos

os tipos de materiais digitais enquanto necessrios regularmente para
o produtor, importante considerar a melhor maneira de preservar aqueles
mais relevantes por um longo perodo de tempo. De forma geral, apenas
uma pequena porcentagem dos materiais precisa ser preservada por longo
prazo, mas a habilidade de prover um cuidado contnuo e por um longo perodo para os materiais, especialmente os digitais, est frequentemente alm da capacidade ou interesse
das pessoas e pequenas organizaes. Existem custos reais tanto financeiros quanto humanos na
guarda dos materiais em longo prazo, mas tais esforos de preservao so essenciais para constituir
e manter nosso patrimnio cultural, para prestao de contas e para fornecer informaes para o processo da tomada de deciso.

Conscincia

Para comear esse processo, voc deve identificar algum que se encarregar dos seus materiais
digitais, uma vez que eles no sejam mais necessrios para propsitos pessoais e profissionais com
regularidade. Esta pessoa teria o papel de custodiador confivel. Um custodiador confivel um
profissional ou um grupo de profissionais, como um arquivo ou uma sociedade histrica comunitria que tem formao em manuteno e preservao de documentos, e que preferencialmente no
tem relao com o contedo dos
documentos ou interesse em
permitir que outros os mani<< Custodiador confivel >>
pulem ou destruam. No caso
Preservador que pode demonstrar
de pequenas organizaes ou unique no tem razes para alterar
ou permitir que outros alterem os
dades administrativas, o custodiador
documentos arquivsticos preservapode ser a pessoa responsvel por
dos, e capaz de implementar todos
manter, organizar e armazenar os
os requisitos para a preservao de
documentos arquivsticos autnticos.
documentos durante seu uso ativo.
No caso de indivduos que implementam a manuteno de seus
prprios documentos, a pessoa encarregada da preservao pode ser um arquivista ou um bibliotecrio, seja de um centro de documentao ou simplesmente um profissional da rea. Em todos os casos,
uma estratgia de preservao deve ser definida o mais cedo possvel, porque os materiais digitais
que no se tornarem logo objetos de preservao e no forem cuidados de forma proativa no sero
preservados. A aderncia estrita a estas diretrizes, portanto, facilitar a preservao em longo prazo.

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Concluso
E

Co

ste documento descreveu uma srie de atividades para que indivduos

e pequenas organizaes consigam produzir e manter materiais digitais que possam ser presumidos autnticos, acurados e confiveis. Para os
indivduos, o desafio pode parecer grande, mas a alternativa a perda de
documentos ou o surgimento de dados corrompidos e incorretos seria um
problema ainda maior ao longo do tempo. Pequenas organizaes se beneficiaro ao fazer uma designao clara da pessoa ou pessoas responsveis por
supervisionar a manuteno dos documentos digitais da organizao. Saiba, contudo, que nem todas
as recomendaes apresentadas neste documento precisam ser aplicadas em cada circunstncia;
voc deve ser capaz de selecionar e adotar as medidas que respondem a seus problemas especficos
no contexto em que voc trabalha. Tambm pode haver casos nos quais sejam necessrias medidas
adicionais, devido a exigncias legais ou regulatrias do seu campo de atuao, ou devido s caractersticas da atividade e, portanto, dos documentos que ela produz. Em tais casos, pode ser preciso
consultar especialistas, que podem ser os arquivistas dos arquivos nacionais, estaduais ou municipais,
bem como associaes arquivsticas locais. Indivduos, unidades administrativas e pequenas organizaes no devem hesitar em contatar tais especialistas para pedir conselhos sobre assuntos relacionados produo e manuteno de seus documentos digitais.

Concluso

101010101110011011100010101010100101010101010010101010101010010010010101010010101100101010010101010101000010111111010101010100
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Ip

O Projeto InterPARES

sociedade preserva sua memria na sua arte e arquitetura, em seus

livros e outros materiais impressos, e nos registros de suas aes
feitos sob a forma de documentos. Os documentos arquivsticos so nicos
e participam ou resultam das atividades de indivduos e organizaes, constituindo a fonte primria de conhecimento sobre essas atividades. Cada vez
mais, so gerados em forma digital e sua preservao complicada pela
rapidez com que os hardwares e softwares ficam obsoletos, pela fragilidade
da mdia de armazenamento digital e pela facilidade com que a informao digital pode ser manipulada.
Uma parte da memria documental da nossa sociedade produzida e preservada digitalmente j foi
comprometida. J visvel que a ameaa virou realidade e se alastrou, embora ainda falte quantificar
adequadamente as informaes digitais de valor que foram perdidas, ou cuja recuperao tornou-se
muito cara. Alm disso, j que destacamos tal ameaa, devemos lembrar que os documentos preservados tm pouco valor se no pudermos assegurar que eles so autnticos, isto , que eles podem ser
confiveis enquanto fontes. Por sculos, a autenticidade dos documentos baseou-se em elementos
tais como selos e assinaturas, em mecanismos de controle dos procedimentos para gerar, transmitir,
usar e manter os documentos, e numa cadeia de custdia ininterrupta. O uso de tecnologia digital para
produzir documentos reconfigurou os elementos formais tradicionais por meio dos quais eles eram
reconhecidos como autnticos, permitiu que os controles procedimentais fossem ignorados e tornou
menos preciso o conceito de custdia fsica.

InterPARES

O Projeto InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)

foi lanado em 1999 para tratar desses assuntos. Este projeto multidisciplinar, que concluiu sua pesquisa em 2006, envolveu mais de cem pesquisadores de mais de vinte pases em cinco continentes e foi
3
constitudo de duas fases.

InterPARES 1 (1999-2001) foi conduzido do ponto de vista do preservador e fez pesquisas sobre a

preservao de documentos arquivsticos administrativos autnticos produzidos e mantidos em bases

de dados e sistemas de gesto de documentos, e que no eram mais necessrios para atender aos
propsitos de seu produtor.

InterPARES 2 (2002-2007) tomou como perspectiva o ponto de vista do produtor do documento arquivstico, com o objetivo de desenvolver teoria e mtodos capazes de garantir a confiabilidade, a acurcia
e a autenticidade dos documentos digitais, desde sua produo at sua preservao. O foco do projeto
foi em documentos complexos, tipicamente produzidos em sistemas digitais interativos, experienciais
e dinmicos, produzidos no curso de atividades artsticas, cientficas e de governo eletrnico. O
InterPARES 2 tambm buscou desenvolver a conscincia sobre assuntos tais como propriedade intelectual e privacidade dos dados, por meio de um dilogo contnuo com indivduos e organizaes.

Recursos de Preservao do Projeto InterPARES

Este conjunto de diretrizes apenas um dos muitos recursos tratados em ambas as fases do projeto
InterPARES, que apoiam o entendimento da natureza dos documentos arquivsticos digitais e o desenvolvimento de mtodos para sua produo confivel e para sua manuteno e preservao de forma
acurada e autntica. Essas ferramentas inestimveis podem ser usadas por indivduos, organizaes
e rgos governamentais como diretrizes e instrumentos para lidar com os problemas apresentados
por seus materiais digitais. Estas diretrizes tambm servem para fornecer informaes para as atividades dos rgos de padronizao nacionais e internacionais. Alguns dos recursos-chave so descritos
a seguir, e uma lista mais abrangente pode ser encontrada no site do InterPARES na internet, em:
www.interpares.org.

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1. Requisitos de autenticidade. Este recurso do InterPARES 1 composto de

dois conjuntos de exigncias para avaliar e manter a autenticidade dos documentos
arquivsticos digitais; um deles destinado a produtores de documentos e o outro, a
preservadores. O primeiro conjunto, conhecido como Requisitos de Referncia
para a Autenticidade, contm as exigncias que apoiam a presuno de autenticidade dos documentos arquivsticos digitais de um produtor, antes que eles sejam
transferidos para a custdia do preservador. O segundo conjunto, conhecido como
Requisitos de Base para a Autenticidade, composto por exigncias que apoiam
a produo de cpias autnticas dos materiais digitais transferidos para a custdia
do preservador e mantidos em seu sistema de preservao.

Re
Recursos

2. Modelo de anlise. Este recurso do InterPARES 1 propicia a decomposio

do documento digital em suas quatro partes constituintes necessrias: a forma documental, as anotaes,
o suporte e os contextos (isto , tudo o que envolve a ao da qual o documento participa, o que inclui seus
contextos administrativo, de procedimento, documental, tecnolgico e de provenincia). O modelo define cada
parte e cada elemento da forma, explica seu propsito e indica se, e at que ponto, tal parte ou elemento
til para avaliar a autenticidade do documento. Em um nvel mais bsico, o modelo serve como uma lista
com definies que ajudam os usurios a determinar, at mesmo, se eles esto lidando com um documento
arquivstico de fato.

3. Arcabouo de polticas. Este recurso do InterPARES 2 composto de dois conjuntos complementares de

princpios para a produo e preservao de documentos digitais autnticos que, juntos, ajudam a estruturar a
relao entre os produtores e os preservadores, fornecendo um guia para estabelecer um arcabouo intelectual abrangente, dentro do qual eles podem desenvolver ambientes com polticas consistentes e integradas que
conduzam preservao efetiva e coordenada dos documentos digitais.

4. Diretrizes para produtores. Este documento.

5. Diretrizes para preservadores. Este recurso do InterPARES 2 fornece recomendaes concretas para
qualquer organizao responsvel pela preservao a longo prazo de documentos digitais.

6. Dois modelos de gesto de documentos arquivsticos. Estes modelos do InterPARES 2 descrevem, de

forma grfica e narrativa, todas as atividades e aes importantes e especficas que devem ser tomadas, bem
como as entradas, sadas, mecanismos de capacitao e restries ou controles, com o objetivo de produzir,
gerenciar e preservar documentos arquivsticos digitais confiveis e autnticos. Desta forma, ambos os modelos caracterizam os dados e a informao que deve ser reunida, armazenada e utilizada para apoiar os vrios
processos de gesto ao longo da vida do documento.
Modelo da Cadeia de Preservao.4 O modelo da Cadeia de Preservao, baseado na tradicional aborda-

gem do ciclo de vida dos documentos, apresenta as perspectivas especficas nas situaes do produtor, do
gestor e do preservador dos documentos.

Modelo de Manuteno de Documentos Orientada pelas Atividades do Produtor.5

O modelo de
Manuteno de Documentos Orientada pelas Atividades do Produtor, baseado na abordagem do records continuum, adota a perspectiva do produtor de documentos arquivsticos.

7. Base de dados de terminologia. Este recurso do InterPARES 2 contm trs instrumentos de terminologia:

Glossrio, Dicionrio e Ontologias. O Glossrio uma lista de termos autorizados e definies que so fundamentais para nosso entendimento dos ambientes de produo, manuteno e preservao de documentos em
evoluo. O Dicionrio usado para facilitar a comunicao interdisciplinar. Ele contm mltiplas definies
para termos de diversas disciplinas. Ao usar esta ferramenta, os usurios podem ver como a Arquivologia utiliza
a terminologia em comparao com a Cincia da Computao, a Biblioteconomia e a Cincia da Informao, as
Artes etc. As Ontologias identificam as relaes explcitas entre conceitos de documentos arquivsticos. Isto
til para comunicar as nuances da Diplomtica no ambiente digital interativo, experiencial e dinmico.

8. Sistema de Anlise e Registro de Descrio Arquivstica e Metadados (MADRAS).6 Este recurso online

interativo do InterPARES 2 um repositrio de esquemas destinado a ajudar na identificao dos conjuntos

de metadados, ou das combinaes de elementos de diferentes conjuntos, que servem para atender a vrias
necessidades de manuteno e preservao a longo prazo dos documentos. Em resposta a uma demanda do
usurio, o MADRAS fornece recomendaes sobre como cada esquema pode ser expandido ou revisado para
atender s necessidades de confiabilidade, autenticidade e preservao dos documentos digitais produzidos
dentro do domnio, comunidade ou setor do usurio.

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Notas de traduo
1

[NT] No original em ingls, authoritative copy.

[NT] Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivsticos Autnticos Permanentes em Sistemas Eletrnicos.
[NT] A terceira fase do projeto iniciou-se em 2007, com previso de concluso em 2012.
4 [NT] No original em ingls, COP Model Chain of Preservation Model.
5 [NT] No original em ingls, BDR Model Business Driven Recordkeeping Model.
6 [NT] No original em ingls, MADRAS Metadata and Archival Description Registry and Analysis System.
2
3

InterPARES 2 Project
International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems*

Informaes para contato

Mg

Projeto InterPARES

School of Library, Archival and Information Studies

University of British Columbia
Vancouver, BC V6T 1Z3 Canad
Tel: +1 (604) 822-2694
Fax: +1 (604) 822-1200

Migrao

Md Cs

Metadados

Cpia de seguran

Dr. Luciana Duranti, Diretora do Projeto

+1 (604) 822-2587
luciana.duranti@ubc.ca
Randy Preston, Coordenador do Projeto
+1 (604) 822-2694
interpares.project@ubc.ca
A maior parte do financiamento para o Projeto InterPARES foi fornecida
pelo Social Sciences and Humanities Research Council, do Canad, e
pelas National Historical Publications and Records Commission e National
Science Foundation, dos Estados Unidos. O financiamento complementar
foi fornecido pela Hampton Fund Research Grant, pelo Vice President
Research Development Fund, pela Decania de Artes e pela Escola de
Biblioteconomia, Arquivologia e Cincia da Informao da Universidade
de British Columbia.

25

Cc

Custdia Confiv

Para mais informaes, acesse nosso site: www.interpares.org

Traduo e reviso: Arquivo Nacional e Cmara dos Deputados
Editorao: Cmara dos Deputados
* [NT] Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivsticos Autnticos Permanentes

em Sistemas Eletrnicos.

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