"BASES TCNICAS" INICIATIVA FAEP

"CONTROL Y REGISTRO DE DOCUMENTACION PARA ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES"

Calama, Diciembre de 2014

BASES TCNICAS INICIATIVA

"CONTROL Y REGISTRO DE DOCUMENTACIN PARA

ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES"

1. OBJETIVOS GENERALES
1.1 INTRODUCCIN

COMDES Calama solicita adquirir 02 sistemas de control de gestin denominados Control de

Gestin Documental, Control Gestin de Causas, para el cual se invitar a participar en esta
propuesta presentada por COMDES bajo la modalidad de Licitacin Pblica, a toda aquella
empresa que se encuentre dentro del rubro de Diseo de Software a media e
Implementacin de Proyectos Tecnolgicos y que tengan la disponibilidad de realizar una
propuesta en la ciudad de Calama considerando que la entrega de equipamiento, costos de
fletes y plazos de entrega para el equipamiento debe ser incorporados en la Propuesta Final y
derivados finalmente a la ciudad de Calama - Regin de Antofagasta. Para esto los Oferentes
entienden y aceptan totalmente lo indicado en las Bases Administrativas Generales, Bases
Tcnicas, Bases Administrativas Especiales, aclaraciones a las propuestas y antecedentes
complementarios que se presenten en ste proyecto.
1.2 CARASTERISTICAS MINIMAS DE LOS SISTEMAS.
Gestin Documental
Multiusuarios, permitir la creacin de mltiples unidades de trabajo.
Control de Ingreso de documentos.
Control de despacho de documentos.
Informes variados.
Exportacin a Excel.
Mantenedores (usuarios, personas, tipos de documentos etc.).
Gestin registro de Causas

Multiusuarios, permitir la creacin de mltiples unidades de trabajo.

Control de Ingreso de causas.
Control registro y seguimiento de causas.
Informes variados.
Exportacin a Excel.
Mantenedores (usuarios, personas, tipos de documentos etc.).
Pgina 1 de 7

"BASES TCNICAS" INICIATIVA FAEP

"CONTROL Y REGISTRO DE DOCUMENTACION PARA ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES"

Toda solucin o equipamiento que sea sugerido por parte del Oferente y que permita
mejorar las caractersticas mnimas solicitadas, tendr una bonificacin mayor en el resultado
para la adjudicacin final.

2. OBJETIVOS ESPECFICOS
2.1 REQUERIMIENTOS LECTURA DE CODIGOS DE BARRA / SIMILARES
Una de las principales caractersticas del sistema de Gestin Documental es la disminucin en
los tiempos de ingreso y respuesta, la solucin que debe dar el oferente responder al
siguiente planteamiento:
Una unidad emite un documento, este document antes de ser impreso debe quedar
registrado en los sistemas, al realizar la impresin, este debe contener algn sistema como un
numero nico, cdigo de barra o cdigo QR, este necesariamente debe ser automtico
debido a que si el usuario debe escribirlo en el documento puede cometer errores y omisin
de este cdigo.
Una vez que el documento es recibido en cualquier unidad receptora debe desplegarse la
informacin, cambiar de estado ha entregado, internamente se derivara y se dar ejecucin,
toda esta informacin el documento debe quedar disponible para consultas sobre estado del
mismo.

2.2 REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD

Para el sistema de Gestin de Causas, este debe contener procedimientos de seguridad
necesarios para el tipo de informacin que se maneja, como solicitudes del juzgado de
familia, policas locales u otro organismo mandante, la informacin debe desplegarse de
acuerdo a perfiles de usuarios y accesos.

Pgina 2 de 7

"BASES TCNICAS" INICIATIVA FAEP

"CONTROL Y REGISTRO DE DOCUMENTACION PARA ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES"

3. REQUERIMIENTOS TCNICOS
3.1 ENTORNO TECNOLGICO
El Oferente deber proveer de toda la documentacin generada para el desarrollo del
sistema, como tambin libreras y componentes externos que utilic para el funcionamiento
del mismo:
El diseo del sistema debe realizarse en plataforma Asp.net.
El motor de base de datos debe ser de la familia SQL Server.

El oferente podr solicitar cambio en la plataforma o motor de base de datos, pero

esta debe estar expresamente autorizada por el Departamento de Informtica, este
ltimo evaluara la factibilidad tcnica y operacional del cambio solicitado.
El oferente solo podr realizar esta peticin en el periodo de consultas y ser
responsabilidad del solicitante obtener respuesta a lo solicitado.

3.2 LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS

El Oferente al decidir postular a esta licitacin, debe tomar conocimiento que el desarrollo se
encuentra en la ciudad de Calama, por esta razn, si el oferente no pude venir a tomar
requerimientos o consultas no la realiza en terreno, no podr solicitar plazos extras:
Entre las fechas del 09 de diciembre y 15 de diciembre el oferente podr coordinar su
vista con el Departamento de Informtica, para realizar la toma de requerimientos
especficos.
o Esta toma de requerimientos se podr realizar de las siguientes maneras.
Visita a las Instalaciones de Informtica previa coordinacin.
Llenado de cuestionario que el oferente envi, indicando preguntas bien
argumentadas, estas se respondern en un plazo de 24 horas.
Envi de correo electrnico plazo de respuesta 24 horas.

Al momento de dar comienzo a esta Licitacin por medio del peridico, el Oferente deber
enviar un correo a ealarcon@comdescalama.cl, solicitando informacin sobre los das en que
se realizar visitas a COMDES.

Pgina 3 de 7

"BASES TCNICAS" INICIATIVA FAEP

"CONTROL Y REGISTRO DE DOCUMENTACION PARA ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES"

3.3 DOCUMENTACIN TCNICA A ENTREGAR

El Oferente que adjudique dicha Licitacin, deber anexar la siguiente informacin cuando se
realice la Recepcin Provisoria del desarrollo en la ciudad de Calama.

Manual de operacin de los sistemas.

Documentacin referente a caractersticas tcnicas y de instalaciones.
Procedimiento para la utilizacin del uso de garantas.
Libreras, componentes que utiliza la solucin.

Dicha documentacin deber quedar en poder del Departamento de Informtica de COMDES

para futuras modificaciones y se debe entregar en formato digital, separado en medios
pticos.
4. CODIGOS FUENTES
EL Adjudicatario deber entregar la solucin con sus cdigos fuentes, al tratarse de ASPX, y
Servidores proporcionados por Comdes, no se aceptara por ningn motivo la entrega de un
ejecutable, dll, u otro similar que impida el acceso a modificaciones internas.
Independiente de lo anterior el Adjudicatario podr adjuntar un plan de mantencin, esto
ltimo no representa valor dentro de esta Licitacin, pero es un antecedente a considerar en
un futuro.
La entrega de cdigos no responde a que Comdes modifique los sistemas, tampoco los
comercialice, sino ms bien responde a implementaciones e interconexiones con sistemas
propios o de terceros como por ejemplo Ley de Transparencia.
5. RECHAZO DEL PROYECTO
El Departamento de Informtica de COMDES, se reserva el derecho de rechazar el proyecto
entregado por parte del Adjudicatario debido a desperfectos de calidad o por no
corresponder a las especificaciones tcnicas ofrecidas en su Propuesta, previo informe de la
Comisin de Adjudicacin.

6. SUPERVICION Y AVANCES
El adjudicatario deber informar en la carta Gantt la fecha en la cual podr contar con un
prototipo funcional, en referencia a esto el Departamento de informtica podr solicitar con
24 horas de anticipacin la revisin de los avances y/o mejoras que pueda tener estos
sistemas.

El adjudicatario podr proponer fechas de estas revisiones, las cuales podrn ser va Online, de
Forma sincrnica o asncrona dependiendo de la plataforma del Adjudicatario.

Pgina 4 de 7

"BASES TCNICAS" INICIATIVA FAEP

"CONTROL Y REGISTRO DE DOCUMENTACION PARA ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES"

7. GARANTA
Una vez efectuada la Recepcin Final por parte de COMDES, comenzar el perodo de
vigencia de la Garanta por el Funcionamiento de los sistemas, la cual debe tener una
duracin mnima de 1 ao (se considerar con puntaje extra, aquellas empresas que
presenten garantas mayores a 1 ao).
El adjudicatario debe emitir documento que indique los alcances de esta garanta en
el cual debe considerar lo siguiente:
o
o
o

Fecha de inicio y Termino.

Nmeros de telfono del soporte por parte del Adjudicatario.
Procedimiento para solicitar ajuste ante fallas propias del cdigo.

8. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA ADJUDICADA

El Adjudicatario deber mantener un jefe de desarrollo quien ser su representante, cuyo
nombre y datos sern proporcionados al Responsable Tcnico del proyecto de COMDES
en la Propuesta.
El Jefe de Proyecto deber estar en posesin de un ttulo relacionado con el rea de la
Informtica o Telecomunicaciones.
El Adjudicatario debe cumplir con la totalidad del contrato, sin derecho a indemnizacin
de ningn tipo por imprevistos que surjan en cualquier etapa de la implementacin,
instalacin y capacitacin.
El Adjudicatario asume todos los riesgos e imponderables que signifiquen mayores
costos.
Deber iniciar los trabajos, estudios o servicios inmediatamente despus de firmado el
contrato y proseguirlos de acuerdo al programa de trabajo.
Deber mantener siempre vigente las garantas en cuanto a plazos y montos.
El Adjudicatario deber mantener un registro de desarrollo el cual podr ser solicitado
por el Departamento de Informtica.
El Adjudicatario deber proporcionar los lectores de cdigo de barras en un mnimo de
15 unidades de costo gratuito para Comdes, esto ltimo si opta por esta opcin.
El adjudicatario deber proporcionar el medio de deteccin de documentos, capacitar y
entregar un mnimo de 15 unidades del equipamiento, esto ltimo si opta por opciones
similares a cdigos de barra.
Pgina 5 de 7

"BASES TCNICAS" INICIATIVA FAEP

"CONTROL Y REGISTRO DE DOCUMENTACION PARA ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES"

12. CAPACITACIN.
El Adjudicatario deber capacitar acerca del uso de los sistemas solicitados, esta capacitacin
debe ser separada para ambos sistemas, la cual se realizar en una dependencia de Comdes
que cuente con laboratorio de computacin, esta capacitacin ser coordinara entre
Coordinador Tcnico (Comdes) y el Adjudicatario.
La cantidad de funcionarios los proporcionara Comdes.
Esta capacitacin debe incluir a lo menos los siguientes puntos:
Trabajo en ambiente web.
Uso del sistema de Gestin Documental.
Uso del sistema de Gestin de Causas

Dichas capacitaciones se debern realizar en el mes de abril del 2015 segn Cronograma de
Licitacin, quedando integrado en el Contrato firmado entre ambas partes y cuyo costo
deber estar incluido en la propuesta inicial.

Entre el Adjudicatario y el Departamento de Informtica, se disear una pauta de

capacitacin para estandarizar lo enseado y mediante una nmina de los funcionarios
capacitados la cual debe contener las firmas de recepcin final de:
Director del Establecimiento.
Funcionarios Capacitados.
Representante del Adjudicatario que realiz dicha capacitacin.

13. ELEMENTOS DE RECEPCIN PROVISORIA

Una vez terminadas totalmente las obras en una Unidad de COMDES, el Adjudicatario deber
comunicar el hecho por escrito al Departamento de Informtica de COMDES, solicitando la
recepcin provisoria de las mismas, acompaando los siguientes antecedentes segn
corresponda:
a) Haber completado el 100% del proyecto solicitado.
b) Documento en Original firmado por el Jefe del Departamento de Informtica,
Coordinador proyecto COMDES, dando conformidad a los desarrollos realizados.
c) Copia del libro desarrollo.
d) Documentos solicitados en el punto 3.3 de sta bases Tcnicas.
Acompaando estos antecedentes, el Departamento de Informtica de COMDES entregar en
un plazo no mayor a 6 das hbiles, el informe tcnico a Control Interno para su validacin del
desarrollo realizado por parte del Adjudicatario y las posibles acciones correctivas que se
deban realizar a los sistemas implementados.
Pgina 6 de 7

"BASES TCNICAS" INICIATIVA FAEP

"CONTROL Y REGISTRO DE DOCUMENTACION PARA ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES"

14. ELEMENTOS DE RECEPCIN FINAL

Como exigencia para la recepcin final se requerir entre otros los siguientes antecedentes
que deben ser validados mediante documentos por parte de cada Director de las Unidades y
el Departamento de Informtica de COMDES:
Haber solucionado las acciones correctivas informadas por parte del Departamento
de Informtica de COMDES, al momento de realizar la Recepcin Provisoria y visto
bueno de Control Interno de COMDES.

EAC/LPP/eac

Pgina 7 de 7