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GERENCIA PBLICA
Mdulo 2:
Leccin 1:
CONCEPTO DE CALIDAD
Evans, J. R; Lindsay, W. M: The Management and Control of Quality. 7 Edicin. Mason (EE.
UU.): Thomson Corporation, 2008. ISBN: 0-324-38228-0.
Las causas aleatorias de variacin son causas desconocidas y con poca significacin, debidas
al azar y presentes en todo proceso. Las causas asignables (especficas o imputables) no deben
estar presentes en el proceso. Provocan variaciones significativas. Las causas aleatorias son de
difcil identificacin y eliminacin. Las causas especficas, o asignables, s pueden ser
descubiertas y eliminadas, para alcanzar el objetivo de estabilizar el proceso.
5
Shewarth, W. A: Economic Control of Quality of Manufactured Product. New York: D. Van
Nostrand Company, 1931. ISBN: 0-87389-076-0.
Ishikawa, K: What is total quality control? The Japanese way. USA: Prentice-Hall, 1985. ISBN:
0-139524339.
del tiempo de forma correcta, sino a un factor que no haba sido considerado hasta
entonces: la satisfaccin del cliente. No basta con que el producto no tenga fallos o
defectos, es preciso que tenga adems calidad de diseo, de forma que funcione tal
y como el cliente espera, es decir, tener caractersticas de calidad reales desde el
punto de vista del cliente. Esta consideracin de la satisfaccin de las necesidades y
expectativas del cliente es un elemento representativo de la Gestin de la Calidad
Total.
Esta situacin estimul que el enfoque en la calidad no se centrara nicamente en la
reduccin de fallos y errores en los productos, sino que se extendiera a la
comprensin de las necesidades de los clientes, desarrollando relaciones a largo plazo
con ellos, entrenando al personal, diseando productos y servicios basados en las
opiniones de los clientes, comprendiendo que la calidad de la gestin es tan
importante como la gestin de la calidad. Un producto tendr calidad no nicamente
cuando est exento de errores sino que, adems, debe responder a las necesidades y
expectativas del cliente. Por tanto, el diseo de los productos y servicios han de
traducir necesidades y expectativas en especificaciones del producto.
As la Gestin de la Calidad Total tiene como principios:
-
Deming
Drucker
y valora.
Feigenbaum
Ishikawa
Rosander
caractersticas de no - calidad.
Norma
9004-2
ISO
Es preciso elaborar una nueva concepcin de la Calidad que tenga en cuenta al cliente
al que va dirigido el producto y, ms que tenerlo en cuenta, lo site en el eje central de
las actividades de la organizacin.
Algunas definiciones, que sobrepasan el sentido tradicionalmente dado a la Calidad,
se exponen en la tabla 1.1, en la que se puede observar que la mencin al cliente, y a
la satisfaccin de sus necesidades, es un elemento comn.
Forzando una eleccin, podemos referir la definicin que hace Juran7: Calidad es el
conjunto de caractersticas de un producto que satisfacen las necesidades de
los clientes y, en consecuencia, hacen satisfactorio al producto.
7
Juran, J. M; Gryna, M. F: Manual de Control de Calidad. Madrid: McGraw-Hill, 1993. ISBN: 84481-0055-7.
Producto
Cliente
Caractersticas
del producto
Necesidades
del cliente
Expectativas
Deficiencias
del producto
Grupos de
inters
Calidad de Diseo
Identificada como una variable de primer orden. El producto deber disearse
atendiendo a las necesidades y expectativas del cliente. Las caractersticas del
producto deben ser tales que satisfagan esas necesidades, que debern haber sido
concretadas previamente.
El diseo contendr el conjunto de especificaciones oportunas para que, cumplidas
correctamente, generen satisfaccin en los clientes.
Calidad de Conformidad
Reflejar hasta qu punto el producto se ajusta a lo establecido en el diseo.
La calidad de conformidad se relaciona con el aspecto definido anteriormente como
"ausencia de deficiencias". Contiene lo que denominamos, en su momento,
"conformidad con la especificacin" y tiene que ver con el control estadstico del
producto y del proceso.
Pero lo fundamental, lo previo, es el diseo ya que de no poseer calidad (no adaptarse
a las demandas del cliente) se aumenta la probabilidad de generar productos que
fracasen a las necesidades y expectativas de quienes los reciben.
Figura 1.2
CALIDAD
SATISFACCIN
CLIENTE
Necesidades y
expectativas
DISEO
Conversin a
Especificaciones
del Producto
ORGANIZACIN
CALIDAD TOTAL
Los principios de la Calidad Total son:
Centrarse en el cliente y en los grupos de inters.
Calidad significa facilitar productos satisfactorios para el cliente. Es ste el que
juzga la calidad de los productos y servicios de una organizacin. Y la
organizacin ha de conocer la voz del cliente, es decir, qu necesidades,
demandas y expectativas posee acerca del producto o servicio, y adelantarse a
ellas, en lo que supone un giro fundamental que sita al cliente en el centro de las
actividades de aquella.
Satisfacer los requerimientos del cliente es lo principal. Con este objetivo, la
organizacin debe girar en torno a los procesos que son importantes para este fin
y que aportan valor aadido.
Esto implica superar la visin clsica de que la responsabilidad sobre la Calidad
es exclusiva de los departamentos encargados del producto o servicio. La accin
de otros tendr efecto, en ms o menos grado, sobre el resultado final.
Por otra parte, la consideracin de cliente recae no slo en los externos, sino
tambin en los empleados, que son considerados clientes internos y cuyo papel
es primordial para que la organizacin provea productos y servicios de calidad.
Participacin y trabajo en equipo en todos los niveles de la organizacin.
Una de las claves del xito de los productos japoneses fue la utilizacin de los
conocimientos y habilidades de los trabajadores de sus empresas. Cuando se les
da herramientas para el anlisis y la toma de decisiones y se estimula su
participacin, la calidad de los productos y los procesos se ve incrementada.
Cuando se les permite tomar decisiones sobre aspectos que afectan a su trabajo,
tanto individual como en equipo, realizan aportaciones significativas a la mejora de
la calidad.
La calidad no se controla, se hace. Y es realizada por las personas que conforman
la organizacin. Todas, sin excepcin. Por lo tanto es imprescindible establecer
una gestin de los recursos humanos desde la motivacin para la calidad y la
participacin.
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La mejora continua.
Como un enfoque sistemtico que ha de ser aplicado de forma permanente en la
gestin y en las acciones que se desarrollan en la organizacin.
La Calidad ha de ser concebida como un horizonte, no como una meta. No se
llega a la Calidad Total, se persigue un horizonte que se ampla a medida que se
avanza. Aqu est implcita esta idea de mejora continua. Siempre es posible
hacer las cosas mejor y adaptarse ms precisamente a las necesidades y
expectativas del cliente que, por otra parte, son dinmicas.
En la Gestin de la Calidad Total, en definitiva, habr que implicar a todas las
actividades mediante las cuales se alcanza esta satisfaccin, independientemente
del lugar de la organizacin en que ocurren. Esto significa obtener:
-
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Tabla 1.2.
CONCEPTO CLSICO
GESTIN DE LA CALIDAD
Su metodologa se dirige
principalmente hacia la prevencin. Se
persigue el hacer bien las cosas a la
primera.
Responsabilidad y compromiso de
todos los integrantes de la
organizacin.
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EL CLIENTE INTERNO
cliente or
d
ee
ov
pr
cliente or
d
ee
ov
pr
cliente or
d
pr
ee
ov
EL CLIENTE INTERNO
Anteriormente se defini como cliente a quien recibe el producto de un proceso. Se
estableca esta consideracin independientemente de que el receptor perteneciera, o
no, a la organizacin.
El cliente interno es aquel miembro de la organizacin, que recibe el resultado de un
proceso anterior, llevado a cabo en la misma organizacin, a la que podemos concebir
como integrada por una red interna de proveedores y clientes. Yo soy proveedor de
quien recibe el producto de mi trabajo, y cliente de quien me hace llegar el producto
del suyo.
Toda persona interviene en un proceso generador de resultados (productos o
servicios), que son entregados a un cliente. Si ste se encuentra en la misma
organizacin (cliente interno), utilizar los productos resultantes del proceso anterior
como entrada (recursos) para su propio proceso. A su vez, ste ltimo elaborar las
salidas oportunas (productos) que sern utilizadas por otro cliente interno, o que
llegarn hasta fuera de la organizacin, dirigidas a clientes externos.
La idea de Calidad, expresada anteriormente, es de aplicacin en este esquema
proveedor - cliente interno (tambin llamado cadena de Deming). Por ello, el proveedor
interno deber satisfacer las necesidades de su cliente, de igual modo que la
organizacin deber satisfacer a sus clientes externos.
En buena medida esta visin ayuda a explicar qu es la Calidad Total ya que, como
puede apreciarse, sta sera la Calidad (aptitud de uso) aplicada a todas las
actividades de la organizacin y, por consiguiente, a todas las cadenas proveedor cliente existentes en ella.
Evidentemente, es necesario que la calidad a lo largo de una cadena sea uniforme y
mxima al mismo tiempo ya que, de otro modo, se producirn fluctuaciones y rupturas
en la calidad del resultado. Basta con que falle un eslabn, para que la cadena se
"quiebre" y no se alcancen los objetivos.
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Bajo esta ptica, cuanto ms longitud posea la cadena, ms extensa sea, tanto menor
ser la probabilidad de alcanzar la calidad al final de la misma, de satisfacer al cliente
que se encuentra en el ltimo eslabn. Esto es debido a que la probabilidad total de
xito (Pt) es igual al producto de las probabilidades de xito parciales:
Pt = p1 x p2 x ......... x pn
Tenemos, entonces, un poderoso argumento para defender el planeamiento y
desarrollo de un diseo organizacional que permita la reduccin de la longitud de los
distintos procesos que se llevan a cabo, es decir de las distintas cadenas proveedor cliente.
COINCIDEN?
Requisitos
de salida
PROCESOPROVEEDOR
TRANSFORMACIN
VALORAADIDO
entradas
Requisitos
de entrada
PROCESOCLIENTE
salidas
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LA MEJORA CONTINUA
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Los progresos slo se pueden medir con relacin a unos objetivos previamente
planteados y cuantificados.
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Shewhart, W. A: Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control. Washington DC:
Dover, 1939. ISBN: 04-86-652327.
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Originalmente Shewhart propuso un ciclo con tres momentos: Especificar - Producir
Inspeccionar, dirigido a procesos industriales. Deming tom el concepto y generaliz su
aplicacin en todos los mbitos de la gestin.
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Posteriormente Deming (1992) se refiri al ciclo PDCA como el ciclo PDSA, donde la 'S' tiene
el significado de Estudio (Study), con el fin de poner de manifiesto que esta fase es ms que
control o verificacin, debindose estudiar los resultados obtenidos y las causas que han
originado dichos resultados.
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Una parte fundamental del enfoque japons es la filosofa Kaizen, que significa la
mejora continua, ordenada y gradual de todas las actividades de una organizacin.
Implica adems la asuncin, por parte de todos los efectivos de la organizacin, de
una actitud de mejora que se aplica en cada momento.
En esa lnea, la figura 1.5 muestra la idea de aplicacin general del ciclo de mejora,
poniendo de manifiesto que cada individuo, ante la realizacin de la actividad
planificada, ha de planear la ejecucin de la actividad, llevarla a cabo, controlarla
(ejercer autocontrol, en suma) y preguntarse sobre si se ha realizado bien y cmo
mejorar en el futuro.
Figura 1.5. Extensin del ciclo de mejora a la actividad de cada individuo
En esta breve exposicin, nos hemos referido a la mejora continua como un mtodo
aplicado genricamente a la organizacin dando, tal vez, a entender que la referencia
es el cliente externo. Esto es correcto en gran medida, sin embargo recordemos que,
para satisfacer a ste, es exigible aplicar el concepto de Calidad a todas las
actividades de la organizacin, y caracterizar a los clientes internos y sus necesidades.
Efectivamente, para que la mejora continua sea una realidad, es ineludible que el ciclo
de mejora se aplique a cada departamento y a cada uno de los procesos. Que se dirija
tanto a los clientes externos como a los internos.
Cada departamento o, ms propiamente expresado, cada proceso tiene un cliente,
que es quien recibe el resultado de la transformacin de los insumos o entradas
llevada a cabo en el proceso anterior. Por ello, como proveedor del siguiente, debe
ejecutar su trabajo teniendo en cuenta lo que el cliente interno, que lleva a cabo el
proceso posterior, necesita. El ciclo de la mejora continua debe ser incorporado a
todas las cadenas proveedor - cliente interno existentes, a todas las redes de procesos
que harn posible, finalmente, la satisfaccin del cliente externo y la aproximacin a la
Calidad.
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Que la calidad cuesta dinero, no se puede negar. Pero es igualmente innegable que es
ms cara la no - calidad.
Puede parecer ms barato no establecer controles de calidad, no invertir en formacin,
no gastar dinero en estudios sobre las necesidades y satisfaccin del usuario. Medir la
calidad mediante un sistema de indicadores cuesta tiempo y dinero, al igual que
estudiar un proceso y redisearlo para que sea ms eficiente.
Pero, indiscutiblemente, es ms cara la no - calidad. Considerablemente ms cara. La
extendida idea de que la calidad es costosa se debe a no medir el coste de la mala
calidad.
Para comprender el coste que realmente tiene, empezaremos definiendo el trmino
fbrica fantasma (o "fbrica de errores"). Esta expresin hace referencia a los recursos
y esfuerzos que se aplican en una organizacin, pero que no aportan valor aadido a
la actividad de la misma y que, por consiguiente, significan un coste. Algunas de las
consecuencias provocadas por esta fbrica fantasma son:
-
Duplicar procesos.
Repetir trabajos.
Corregir errores.
Soportar costes por reclamaciones ante trabajos y servicios mal realizados.
Almacenar excedentes innecesarios.
Esto slo es una pequea muestra de esa fbrica de errores. El coste de la mala
calidad en las reas administrativas, supone entre un 20 y un 35% de los gastos
totales de esos departamentos . Esta cifra es una estimacin, pero puede variar segn
el sector de la organizacin e, incluso, de una organizacin a otra, dentro de un mismo
sector.
Durante los aos 60 y 70, el coste de la baja calidad se utilizaba, principalmente, para
medir los costes de fabricacin. ltimamente se ha tomado conciencia de que en
todos los departamentos, procesos y actividades se producen costes, por no haber
hecho las cosas correctamente en su momento.
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No se quiere aqu defender la idea de que la calidad es gratuita, sino establecer que,
haciendo un balance entre el coste que supone sta y lo que cuesta la mala calidad,
es ms econmico y ms rentable trabajar bajo los principios de la excelencia.
Cuatro son los tipos de costes asociados a la calidad y a la no - calidad:
COSTES DE PREVENCIN
Se producen para evitar que se cometan errores. Es decir, son los derivados de las
acciones que ayudan a la organizacin, a sus departamentos y empleados, a hacer
bien su trabajo a la primera. Se incluyen en este captulo todas las medidas tendentes
a prevenir los fallos.
Los costes de prevencin pueden ser considerados como costes de calidad, ya que la
inversin en los mismos tiene por objeto reducir los costes que pueden ser
catalogados como de no - calidad.
COSTES DE EVALUACIN
Son resultado de la evaluacin del producto ya acabado (o del servicio una vez que ha
sido entregado). En otras palabras, supone todo lo gastado para determinar si el
resultado de un proceso se ajusta al estndar, si es conforme con la calidad
especificada.
La razn de que se realicen estas actividades de evaluacin es porque la organizacin
no est segura de que los recursos invertidos en prevencin hayan sido totalmente
eficaces.
COSTES POR FALLOS INTERNOS
Se pueden definir como aquellos en los que incurre la organizacin como
consecuencia de errores cometidos durante sus procesos y actividades, pero que han
sido detectados antes de que el producto o servicio sea entregado al cliente. Se refiere
al coste que se comete antes de que el producto o servicio sea aceptado, debido a
que no todo el personal hizo bien su trabajo todas las veces.
COSTES POR FALLOS EXTERNOS
Estn asociados a los defectos que se hallan despus de que la prestacin (producto
o servicio) haya sido entregada al cliente.
La organizacin soporta estos costes porque el sistema de evaluacin no detect
todos los errores. Estos costes desapareceran si no se hubiera producido ningn
defecto.
Para ilustrar la naturaleza de estas cuatro categoras de costes, se exponen sendos
listados, no exhaustivos, de ejemplos de cada uno de ellos que pudieran aplicarse a
las actividades de las Administracin Pblica.
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Planificacin de la Calidad.
Formacin del personal.
Procesos de seleccin.
Estudio de las necesidades y expectativas de los ciudadanos.
Acciones para mejorar el diseo de los servicios.
Estudios de impacto ambiental.
Manuales tcnicos, de organizacin, de calidad,...
Preparacin de normas de trabajo y de responsabilidades.
Sistemas de calidad, procedimientos y normas.
Experiencias piloto de programas pblicos.
Disponer de mltiples proveedores.
Aplicacin de tcnicas de programacin de proyectos (PERT, GANT,...).
Comunicarse con la ciudadana para conocer posibles cambios en las expectativas.
Planificacin de programas informticos.
Diagramas del proceso de trabajo.
Acciones encaminadas a evitar que vuelva a ocurrir un error.
Datos histricos de errores.
Sistema de recepcin de quejas.
Actividades para concienciar en Calidad.
Planificacin de la asignacin de recursos humanos.
Establecimiento de recogida y anlisis de datos.
Anlisis de riesgos laborales y planes de seguridad e higiene en el trabajo.
Planificacin de reuniones de trabajo.
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Indemnizaciones.
Tratamiento de reclamaciones.
Servicio al cliente por motivo de quejas.
Recursos por actuaciones no ajustadas a la normativa vigente.
Correccin de problemas.
Anlisis de las devoluciones.
Coste contable relativo a prestaciones rechazadas.
Informes y anlisis de fallos.
Prdida de imagen pblica.
Procesos judiciales por reclamaciones.
Responsabilidad civil.
Insatisfaccin en la ciudadana.
Reparacin de obras y actuaciones por mala ejecucin o por no haber realizado el
mantenimiento preciso.
Sobreprecio por pago demorado a proveedores.
Devolucin de ayudas y subvenciones por aplicacin incorrecta de los fondos.
Protestas ciudadanas.
En un sentido estricto, los cuatro tipos de costes citados se pueden agrupar en:
Costes de Calidad.
-
Prevencin.
Evaluacin.
Costes de no - calidad.
-
Fallos internos.
Fallos externos.
Los costes de calidad son aquellos sobre los que se tiene un control directo para
asegurar que slo los productos y servicios aceptables para el cliente, llegan a ste.
De otro lado, los costes de no - calidad son consecuencia de los errores. Estos costes
pueden llamarse "prdidas", al suponer perjuicios para la organizacin.
Los costes de calidad son aquellos sobre los que se tiene un control directo para
asegurar que slo los productos y servicios aceptables para el cliente, llegan a ste.
De otro lado, los costes de no - calidad son consecuencia de los errores. Estos costes
pueden llamarse "prdidas", al suponer perjuicios para la organizacin.
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