La estructura para la

divisin del trabajo -EDTTema

Estructura para
la divisin
del trabajo

Pgina

Fundamentos

788

Diseo de la EDT

799

Combinacin de las estructuras para las

divisiones para la organizacin y para el
trabajo

800

La EDT y el sistema de informacin y control

del proyecto

802

Paquete de trabajo

803

Hoja de asignacin de trabajo

809

La estructura para la
divisin del trabajo
EDT
Fundamentos
La estructura para la divisin del trabajo, EDT viene a ser la divisin del proyecto entre las partes que lo componen de manera
lgica y sistemtica con el fin de establecer paquetes de trabajo
que permitan un manejo ms fcil y efectivo del mismo.
Una vez se ha definido el alcance del proyecto, debe traducirse a
elementos de trabajo especficos y detallados. Para ello se usa
un enfoque formal, sistemtico, que definir los elementos
respectivos. Este enfoque se llama estructura para la divisin del
trabajo, en ingls work breakdown structure,WBS.
El primer paso al crear la EDT es dividir el proyecto en las categoras ms grandes. Estas categoras se dividen en subcategoras,
que a su vez se subdividen, y as sucesivamente. Esto da como
resultado una estructura jerrquica. La idea es crear tareas individuales tan claramente definidas, que se puedan programar,
presupuestar y controlar.

788
CAPITULO IX
EDT

Durante el proceso de construccin de la EDT, se hacen las

siguientes dos preguntas constantemente: qu ms se necesita?, qu viene a continuacin?. En el momento en que la EDT
haya finalizado, el proyecto se encontrar totalmente definido.

La EDT debe ser revisada por los miembros del equipo de trabajo
del proyecto, considerando que dentro de ella deben incluirse las
actividades de documentacin, gerencia de proyecto y entrenamiento.
Hay que tener en cuenta que la EDT es la estructura central de la
planeacin de un proyecto y del proceso de control del mismo.
Cuando el proyecto entra en su etapa de ejecucin, la EDT
planeada se compara con el trabajo realizado en cada fecha de
revisin del proyecto (se sugiere sea bimensual) y se da una
estimacin de desviacin en tiempo, programacin y costos.
Cuando se originan cambios, por la desviacin sealada anteriormente, se requiere un procedimiento sistemtico de control en
donde los cambios necesarios sean autorizados y comunicados
oficialmente a todas las partes afectadas. El manejo y el control
de cambios que forma parte de la gerencia de proyectos, se trata
en un prximo captulo.
La EDT divide el proyecto, como se dijo en pequeas porciones,
estas porciones se llaman paquetes de trabajo o work
packages. Estos paquetes deben representar actividades y
tareas de similar magnitud en esfuerzo, costo y duracin, relativamente pequeos si se comparan con todo el proyecto.
( Ver grfica 9.0).

Grfica 9.0

789
CAPITULO IX
EDT

Cada paquete de trabajo representa bien sea un subcontrato de

trabajo o, ms probablemente, un contrato interno para ser ejecutado por una unidad funcional.
Generalmente los tem que hacen parte de la estructura para la
divisin del trabajo son asignados a un receptor especial identificado como la cuenta de costos (ver grfica 9.1). Los rubros que
salen de esta se denominan paquetes de trabajo, los cuales
pueden a la vez descomponerse en un nmero especfico de
actividades.

Grfica 9.1

La descripcin de las actividades de los trabajos integra lo que

comnmente se conoce como el diccionario de la EDT, que no es
otra cosa que la descripcin de los paquetes de trabajo y la
inclusin de fechas de la programacin, presupuestos y asignacin de responsabilidades.

790
CAPITULO IX
EDT

La EDT no hay que confundirla con otras estructuras similares

que se aplican en los proyectos, entre ellas la estructura para la
divisin de la organizacin, EDO, (ver grfica 9.2) que sirve para
sealar qu actividades (algunos escritores las llaman elementos), han sido asignadas a las distintas unidades que integran la
organizacin del proyecto. La estructura para la divisin de los
recursos EDR que tiene vigencia cuando los paquetes de trabajo
son asignados a personas, o la estructura para la divisin de los
costos, EDC, que se presenta cuando se asignan los costos a los
paquetes de trabajo.

Grfica 9.2

La EDT busca dividir y subdividir los trabajos contemplados en el

proyecto hasta obtener actividades que en lo posible sean independientes unas de otras. Adems, que sean manejables, es decir, que por su magnitud y alcance permitan ser ejecutadas por
una dependencia. ( Ver grfica 9.2A).

Grfica 9.2A

791
CAPITULO IX
EDT

Por ltimo, los trabajos deben ser medibles, esto significa que
puedan programarse adecuadamente incluyendo milestone que
sirvan como base de medicin y avance.

Para el control ms efectivo de un proyecto complejo es importante la integracin del cronograma y del presupuesto. En el
pasado, el porcentaje de progreso fsico en una obra era seguido
independientemente usando el cronograma como base. El costo
de un proyecto se basaba en rastrear y hacer predicciones para
completar contra la lnea bsica del presupuesto. Como no haba
una verdadera relacin entre los dos despus de iniciado el
trabajo, era difcil relacionar el costo con el progreso.
La EDT ha venido ganando aceptacin en la administracin de
proyectos. Este concepto permite la integracin del cronograma y
del presupuesto en un solo sistema para que se pueda hacer un
rastreo significativo. La EDT tambin permite una organizacin
adecuada del trabajo con miras a facilitar los requerimientos
contables de los cargos de las obras con el fin de elaborar una
codificacin apropiada.
As mismo la EDT muestra las sucesivas subdivisiones del trabajo en un grfico similar al usado para organigramas convencionales. Tiene un significado semejante al plan de navegacin
empleado en la industria del software y los computadores. Esta
representacin jerrquica del proyecto hace posible mostrar las
relaciones de las tareas a todos los niveles; por ejemplo, el
proyecto total es representado por un solo bloque en el tope del
grfico. Luego es subdividido en divisiones lgicas determinadas
por el alcance del proyecto, el plan de ejecucin y los requerimientos contables para codificar los costos. Estas subdivisiones
son, a su vez, divididas en agrupaciones lgicas siguiendo el
mismo razonamiento.
Por otra parte un proyecto requiere un plan que defina los objetivos, las metas y las especificaciones para cada actividad por
llevarse a cabo. Adems, una programacin, el presupuesto, los
recursos requeridos y, lo ms importante, la indicacin de la
responsabilidad en todas las reas del proyecto.

792
CAPITULO IX
EDT

Las actividades se pueden caracterizar por su duracin, contenido del trabajo, nivel de tecnologa y costo. Algunas actividades
son complejas y costosas; en cambio, otras son cortas y presentan poca dificultad.

La EDT es una presentacin esquemtica de la desagregacin e

integracin del proyecto por medio de la cual el gerente del
proyecto define el plan del proyecto a ser ejecutado.
De otro lado es preciso destacar que la complejidad que presenta
la ejecucin de un proyecto pide a gritos la conformacin de
procedimientos y herramientas que permitan adelantar las actividades dentro de un marco de confianza y seguridad.
Es por esto que la estructura para la divisin del trabajo, ha generado tcnicas de programacin y control de proyectos, elaboracin de planos, archivos de documentacin, rastreo de equipos y
materiales y muchas ms que han beneficiado a administradores
y tcnicos en la difcil tarea de manejar proyectos.
Adicionalmente con la EDT es posible:
Planear con ms efectividad al reducir los componentes del
proyecto en tareas manejables, las cuales a la vez pueden ser
planeadas, presupuestadas y controladas.
Asignar la ejecucin de estas tareas a dependencias especiales tales como departamentos, grupos, secciones o subcontratistas, y de esta manera integrar la estructura para la divisin
de la organizacin, EDO del proyecto con la EDT.
Integrar el sistema de informacin y control del proyecto con
los paquetes de trabajo que resultan de la EDT y con el responsable de su ejecucin.
Establecer una prioridad dentro de los planes por desarrollar
con base en las caractersticas tcnicas y econmicas de cada
paquete de trabajo.

793
CAPITULO IX
EDT

Integrar la EDT con la estructura para la divisin de la organizacin, EDO, con el sistema de informacin y control y
adicionalmente con la estructura para la divisin de los costos,
EDC, asignando los fondos a los paquetes de trabajo previamente establecidos.

La EDT debe terminar cuando se ha llegado a un nivel que permita manejar adecuada e integralmente las diferentes actividades
que hacen parte del proyecto y a la vez facilite la asignacin de
los recursos para su ejecucin.
El concepto de la EDT es ms sencillo de explicar grficamente.
Por esta razn, hemos incluido la grfica 9.3 en la que aparecen
varios niveles de la EDT para el proyecto de una planta industrial
(Ver grficas 9.2A y 9.3).
El lector podr apreciar que los diseos civiles, a ttulo de ejemplo, se han subdividido en sus varios componentes hasta establecer tareas especficas que permiten una fcil programacin,
una adecuada fijacin del presupuesto, un efectivo control de su
ejecucin, y una clara fijacin de los recursos.

Grfica 9.3

Las tareas o mejor los paquetes de trabajo definidos son los

siguientes:

794
CAPITULO IX
EDT

Drenajes de agua de lluvia, aguas negras y aguas aceitosas de

la planta.
Cimentacin de equipos (tambores, torres e intercambiadores).
Cimentacin de equipos rotatorios (bombas y compresores).
Cimentacin del tanque de almacenamiento.
Vas internas y externas de la planta.
Pavimentos para la planta.

 Estructuras metlicas para bodega de materiales.

Estructuras de concreto para edificio de oficinas.
Puentes internos para paso de vehculos.
Los anteriores paquetes de trabajo podran subdividirse an ms.
Esta decisin ya depender del criterio del gerente del proyecto,
de los gerentes funcionales y del grupo encargado de la planeacin
del proyecto, as como de los recursos de que se disponga, en
especial los relacionados con la disponibilidad de personal y de
tiempo para llevar a cabo los diseos.
Por otra parte, es indispensable que las EDT que se hagan en los
inicios del proyecto se conserven hasta su terminacin. Con esto
se quiere decir que si a ttulo de ejemplo tomamos el paquete de
trabajo consistente en el diseo de los drenajes de aguas negras,
de la planta industrial que nos ocupa, la requisicin de los materiales que de l se elabore se maneje de forma similar (el mismo
paquete de trabajo) durante las posteriores etapas de compras y
construccin de esta obra.
Hacerlo as facilita la coordinacin, aminora los cambios y permite un mejor control, que se traducir en el logro de mejores resultados econmicos y menor tiempo de ejecucin.
El anterior pargrafo se traduce en la integracin que debe existir entre la estructura para la divisin del trabajo con la estructura
de la organizacin. Esto es los drenajes de aguas negras que
hemos seleccionado como un paquete de trabajo, y el cual ha
sido asignado al grupo de ingeniera de la organizacin, que vendr a ser el responsable primario, tambin ser parte del trabajo
del grupo de compras y del grupo de construccin y slo desaparecer hasta que los drenajes hayan sido debidamente construidos. Como puede apreciarse, con el procedimiento anterior se
est efectuando una integracin entre los grupos de la organizacin y adicionalmente se establecen las responsabilidades.

795
CAPITULO IX
EDT

En resumen, el proyecto se descompone con el empleo de la

estructura para la divisin del trabajo verticalmente hasta los ms
bajos niveles que sea requerido y despus el trabajo funcional o
paquete de trabajo que hemos definido, se integra horizontalmente
con la estructura en que est dividida la organizacin.
(Ver grfica 9.4).

Grfica 9.4

En la grfica 9.4 se indica de una manera clara y objetiva la integracin de que estamos hablando De la grfica pueden apreciarse los paquetes de trabajo que se originan al aplicar la estructura
para la divisin del trabajo en la especialidad civil. Estos paquetes de trabajo son en realidad pequeos proyectos a los cuales
hay que organizar, asignar recursos, dar un presupuesto e
integrarlos al sistema de informacin y control del proyecto.
As mismo, si a estos paquetes de trabajo les damos una codificacin podemos llevarlos a un centro de control adonde pueden
ir los costos que su ejecucin genere.
Dadas las dificultades de indicar las anteriores situaciones a travs de un organigrama, es preciso recurrir a una grfica matriz
que indique las actividades y los responsables de ellas.
(Ver grfica 9.5).

796
CAPITULO IX
EDT

La grfica 9.5 presenta una matriz para el paquete de trabajo

correspondiente a los drenajes de aguas negras de la planta
industrial. En esta matriz las actividades se indican en las ordenadas y las personas o entidades responsables, en las abscisas.
Con base en convenciones especiales, puede apreciarse qu
responsabilidad en la ejecucin de este paquete de trabajo tienen
los diferentes actores que hacen parte de su desarrollo.

Es as como la EDT sirve para establecer los trabajos requeridos

con el propsito de hacer el proyecto y para fijar las responsabilidades correspondientes.

Grfica 9.5

En la grfica 9.6 se indica el diagrama de barras para el paquete

de trabajo que venimos considerando basado en las actividades
que hacen parte de ste.

Grfica 9.6

797
CAPITULO IX
EDT

De otro lado, una gran parte de los software para gerencia de

proyectos crean automticamente la EDT siempre y cuando los
planes de accin le hayan sido suministrados.
Otro tipo popular de EDT muestra los elementos organizacionales
asociados con actividades especficas.
Algunos escritores sugieren emplear la EDT como una herramienta
bsica e indispensable para adelantar la planeacin.
En general, la EDT es un importante documento que puede ser
utilizado de diversas maneras y para diferentes fines. Puede ilustrar cmo contribuye en el desarrollo del proyecto cada pieza que
hace parte de l, indicando las responsabilidades, el presupuesto
y la programacin. Una EDT bien desarrollada permite, adems,
la implantacin de un sistema de informacin y control eficaz para
el proyecto. Si el gerente del proyecto lo desea puede contener la
lista de vendedores o subcontratistas asociados con actividades
especficas.
Igualmente la EDT puede establecer detalladas especificaciones
para cualquier paquete de trabajo, cdigos de costos, software y
hardware que vayan a ser usados, as como las necesidades de
los recursos. (Ver grfica 9.7).

Grfica 9.7

798
CAPITULO IX
EDT

As mismo, si se desea, puede servir de base para hacer

estimativos de costos o de la duracin de las actividades. Su uso
slo est limitado por las necesidades del proyecto y la imaginacin del gerente del proyecto.En realidad la EDT no es un
documento sino ms bien una fuente de muchos posibles
documentos.

Diseo de la EDT
Todo lo anterior se puede condensar en los siguientes pasos que
indican el procedimiento general para disear y aplicar la EDT:
Usar la informacin del plan de trabajo, listar las actividades e
irlas dividiendo sucesivamente hasta niveles ms bajos de detalle. Continuar de esta manera hasta que todos los paquetes
de trabajo hayan sido identificados y cada actividad pueda ser
planeada, programada, presupuestada, monitoreada y controlada.
Una vez definidos los paquetes de trabajo, es preciso identificar la informacin que requiere la EDT, entre otras, la duracin
de las actividades; los vendedores potenciales para la adquisicin de equipos y materiales; las especificaciones; los
milestone, los recursos, el presupuesto, el mtodo de
control, y dems informaciones necesarias para llevar a cabo
los trabajos. As mismo, hay que establecer la lista del personal y de las dependencias que sern responsables por cada
actividad, con el fin de conformar una matriz de responsabilidades que servir eficazmente al manejo del proyecto.
Adems, es conveniente mostrar en esta matriz las interfases
entre las actividades, y las dependencias responsables de su
ejecucin, en el sentido de sealar quin ejecuta cada
actividad y quin aprueba dicha ejecucin.

799
CAPITULO IX
EDT

Todos los paquetes de trabajo deben ser verificados por las

dependencias y las personas responsables de toda o parte de
su ejecucin.

 Desde el punto de vista de control, es posible verificar los re cursos empleados contra los recursos planeados, ya que mientras el proyecto muestre estar por encima del presupuesto, los
resultados logrados pueden estar muy atrs de lo esperado.
Tambin los gastos pueden ser menores de lo programado,
pero el progreso real de los trabajos mucho menor de lo
programado.
La misma comparacin es aplicable a la programacin. A
travs de los paquetes de trabajo, las actividades y
subactividades, es posible comparar lo que debera haberse
realizado contra el progreso real, y a la vez identificar problemas y circunstancias que hayan originado las variaciones. Con
base en esta informacin, resulta factible tomar acciones
correctivas como, por ejemplo, incrementar los recursos de
determinadas actividades que se encuentren retrasadas,
cuidando previamente el incremento en el presupuesto.
Lo importante es que las acciones correctivas sean tomadas con
suficiente anterioridad para que verdaderamente ocasionen un
refuerzo o un cambio conveniente en el rumbo de las actividades
del proyecto.

Combinacin de las
estructuras de las divisiones
para la organizacin y
para el trabajo

800
CAPITULO IX
EDT

Las dos estructuras forman la base para la planeacin, manejo y

control del proyecto. El mecanismo que soporta las etapas tpicas de manejo es encontrado en organizaciones modernas. En la
interseccin de los ms bajos niveles de estas estructuras se
forman bloques.

Estos bloques constructivos son paquetes de trabajo en los

cuales una unidad especfica del nivel ms bajo de la organizacin es asignada a tareas concretas al nivel ms bajo de la EDT.
En cuanto a paquetes de trabajo las actividades a ejecutar son
subdivididas cada una segn su contenido, cronograma, itinerario, presupuesto y resultados esperados o rendimiento.
En trminos operacionales, el paquete de trabajo es la unidad
ms pequea empleada por el gerente del proyecto para la
planeacin y el control. La desagregacin adicional es adelantada por las personas encargadas de hacer el trabajo es decir, el
lder del grupo quien convierte el paquete de trabajo en un
conjunto de actividades y tareas bsicas las cuales son llevadas
a una hoja de asignacin de trabajo.
La persona responsable por un paquete de trabajo es la encargada de la programacin detallada, el presupuesto y la asignacin
de los recursos de su correspondiente actividad. El desarrollo de
la EDT, de la EDO y su relacin es el primer paso en la integracin de estas funciones.
En la planeacin, el control, y en el manejo de un paquete de
trabajo, las lneas de responsabilidad son claramente definidas, y
el efecto de una decisin hecha sobre cada elemento del proyecto puede ser rastreado en cualquier nivel de la EDT o de la EDO.
Las personas responsables por los paquetes de trabajo son las
comprometidas con el real desarrollo de los mismos. Las relaciones entre gerentes de proyectos, representantes del cliente, y los
gerentes funcionales son definidas por la estructura organizacional
y la matriz de responsabilidades.
En resumen la EDT y la EDO suministran la estructura para
desarrollar e integrar las herramientas necesarias para la programacin, el presupuesto, el manejo tecnolgico y el control.

801
CAPITULO IX
EDT

La EDT y el sistema
de informacin y
control del proyecto

Grfica 9.8

802
CAPITULO IX
EDT

Adems de todo lo tratado anteriormente, la EDT sirve tambin

para establecer la estructura que permita aplicar un sistema de
informacin y control gerencial del proyecto. De este modo, se
integra el trabajo por realizar con la estructura de la organizacin, con las personas y dependencias responsables de su realizacin y con las actividades de planeacin, programacin, presupuesto, flujo de fondos, control, anlisis de la informacin y
emisin de reportes de avance de los trabajos. Sin este tipo de
integracin no es factible manejar ordenadamente proyectos de
ingeniera ni evitar demoras y prdidas econmicas en los
proyectos (Ver grfica 9.8).

Paquete de trabajo
Un paquete de trabajo puede ser definido como una agrupacin
identificable de actividades relacionadas con una o ms disciplinas y que representa un segmento manejable de trabajo. Sigue
una mayor subdivisin de los paquetes de trabajos en actividades por disciplina a travs de agrupaciones de aproximadamente
trescientas horas.
Posteriormente es necesario preparar el diccionario de la EDT
para cada obra. Este documento define en detalle todos los
elementos de la estructura para la divisin del trabajo.
La codificacin de cuentas de costos precisa desarrollarse de
manera que pueda identificar claramente cada parte del trabajo y
cada parte de la organizacin proyectada a las que se asignen
responsabilidades por ese trabajo.
Las horas cargadas durante cada perodo de tiempo son tambin
codificadas haciendo que se disponga de inmediato de estadsticas sobre el rendimiento.
Los cronogramas y presupuestos del proyecto son preparados
usando los paquetes de trabajo como base.
Cada paquete es presupuestado por separado, con base en el
periodo de tiempo indicado en el cronograma.

803
CAPITULO IX
EDT

As mismo, el porcentaje del uso de los recursos en el proyecto

puede ser determinado. Esta informacin entonces sirve como
un conjunto de lneas de base para el monitoreo del proyecto
usando el sistema de control de costos.

En resumen un paquete de trabajo es la reunin de unas actividades especficas que tienen un inicio y una terminacin, con la
programacin, el presupuesto y el sistema de control de las
mismas.
Por otra parte un paquete de trabajo puede ser una sola
actividad, varias actividades desarrolladas en serie o varias actividades que se adelantan en paralelo.
El ejemplo que hemos tomado de diseo de los drenajes de aguas
negras es en s un paquete de trabajo que consta de varias actividades en serie tales como revisin de la ingeniera bsica,
especificaciones, trabajos topogrficos, clculos hidrulicos,
planos de diseo, cantidades de obra y requisicin.
Sin embargo, la revisin de la ingeniera bsica o cualquiera de
las siguientes actividades podran igualmente ser paquetes de
trabajo ya que describen el trabajo que se va a hacer, pueden
tener una persona o grupo responsable, un presupuesto, un flujo
de fondos y un tiempo de ejecucin.
El concepto fundamental del paquete de trabajo, desde el punto
de vista de seguimiento del progreso y de costos del proyecto,
es que debe ser corto de ms o menos ocho semanas de duracin. Al hacerlo as el progreso general y el anlisis de costos se
basar en paquetes de trabajo terminados.
En caso de que la duracin de un paquete de trabajo resulte
prolongada, es recomendable establecer milestone que dividan el paquete de trabajo en segmentos a los cuales se les asignar un presupuesto y una duracin. De esta manera, cuando
se elabore el reporte de progreso del proyecto, se reduce el
margen de error al asignar el porcentaje de adelanto del paquete
de trabajo subdividido.

804
CAPITULO IX
EDT

La experiencia dictamina que la mejor forma de programar

paquetes de trabajo es a travs de semanas, ya que al hacerlo
en das se presenta una escala muy grande y, por el contrario, al
hacerlo en meses resulta una escala muy pequea.

La gerencia de proyectos, que adems de una ciencia es un arte,

permite que prevalezca el criterio del gerente del proyecto y del
planeador de los trabajos en lo que tiene que ver con el diseo de
los paquetes de trabajo y su utilizacin para establecer el adelanto y los costos del proyecto.
Finalmente, vale la pena destacar la gran ayuda que representan
para la ejecucin de un proyecto el empleo apropiado de la
estructura para la divisin del trabajo y la determinacin, en sus
niveles adecuados, de los paquetes de trabajo. El tiempo que se
emplee para obtener resultados confiables ser siempre bien
invertido, sobre todo ms adelante una vez se inicia los ajetreos
del proyecto. Al final la recompensa ser especialmente valiosa
y gratificante.
Un paquete tpico de trabajo presenta el siguiente contenido:

Resumen del alcance del trabajo que va a realizarse.

Explicar de manera sucinta cul es el trabajo que es preciso
adelantar, incluyendo informacin clara y completa del mismo.

Objetivos.
Es conveniente anotar el estado a que puede llegarse al ejecutar las actividades. Los objetivos pueden incluir resultados tan gibles como una terminacin exitosa de una parte de los diseos
o el xito de un sistema de manejo de productos integrado.
Tambin son posibles resultados no tangibles, tales como aprender un nuevo lenguaje de computador.

Entradas requeridas de otras actividades o paquetes de

trabajo.

805
CAPITULO IX
EDT

Se trata de la interfase que existe entre las actividades por medio

de la cual una actividad o un paquete de trabajo, requiere informacin o datos especficos de otra actividad o paquete de trabajo

para poder continuar con la ejecucin de las actividades.

Entregas.
Algunas entregas, pueden ser, por ejemplo, el suministro de
una bomba en el sistema hidrulico de un nuevo aeroplano.
Otras entregas pueden incluir la recomendacin hecha despus
de evaluar un nmero de escenarios diferentes con un programa de computacin.

El gerente, el funcionario y la unidad organizacional

responsables.
Es preciso indicar cul de los distintos gerentes funcionales
tendr a su cargo el paquete de trabajo y adems sealar la
unidad organizacional ya sea un departamento, un grupo o una
seccin responsable del mismo. A s mismo se requiere conocer el nombre del ingeniero o tcnico que adelantar las actividades contempladas en el paquete de trabajo.

Especificaciones del trabajo.

Al conformar un paquete de trabajo es necesario hacer referencia a las especificaciones que debern seguirse junto con las
observaciones de carcter tcnico que aclaren y complementen el contenido de los trabajos.
Posteriormente el funcionario responsable ampliar estos con
ceptos en detalle de forma tal que le faciliten ejecutar las actividades respectivas.

rdenes de compra para subcontratos.

806
CAPITULO IX
EDT

Es posible que el paquete de trabajo contemple la necesidad

de sub-contratar una parte o todo el contenido de ste. En ese
caso se necesita definir el procedimiento a seguir anotando, de
ser posible, el nombre de las firmas de ingeniera candidatas a
participar en la correspondiente licitacin.

Estimativos de los recursos humanos, materiales, equipos

e instalaciones.
Segn sean las caractersticas del paquete de trabajo hay que
detallar las personas, adems del gerente y del funcionario responsables directos, que harn parte del equipo de trabajo.
As mismo, requiere sealarse los equipos y materiales con
los que se realizarn los trabajos y el rea fsica u oficinas de
que se dispondr.

Costo y presupuesto total.

El estimativo del costo del paquete de trabajo puede determinarse con base en la estructura para la divisin de los costos
del proyecto. Sin embargo, ser el funcionario responsable quin
conjuntamente con el gerente funcional asignen el costo
global de la unidad a cargo del paquete de trabajo y a continuacin dividan este costo entre todas y cada una de las actividades que hacen parte de dicho paquete. Adems, se necesita
distribuir el costo de cada actividad a lo largo del tiempo en que
ser ejecutada.

Programacin integrada a la planeacin general

del proyecto.
Primero est la planeacin y luego la programacin del proyecto. Es necesario y conveniente que en el momento de elaborar
la programacin se estudie la planeacin existente para acomodar la programacin a los principios y recomendaciones que
aparecen en la primera.

Milestone.

807
CAPITULO IX
EDT

No hay programacin completa sin la inclusin de los respectivos milestone . Estos deben ser de ms o menos siete por
ao segn el tipo de proyecto y son adems, la principal herramienta de control del gerente de proyecto.

Flujo de fondos.
Un presupuesto discriminado en el tiempo puede ser preparado para cada actividad. Al hacerlo as, las salidas o emisiones
proyectadas debern sincronizarse con la programacin planeada y el estimativo de costos de la respectiva actividad, tal
como se mencion anteriormente.

Procedimiento de control.
Los lineamientos generales de cmo se har el control se describirn claramente en el paquete de trabajo. Empero sern el
gerente funcional y el funcionario quienes tienen la responsabilidad directa los que acordarn en detalle las revisiones, pruebas y ensayos a seguir para cumplir con este requisito.

Medida de la ejecucin.
La terminacin exitosa de una actividad debe juzgarse por una
medida predefinida del desarrollo. Estas medidas son empleadas durante la ejecucin del proyecto para comparar el desarrollo real con el programado a fin de establecer el control del
proyecto.
Tal y como se ve, el concepto de paquete de trabajo est centrado en la gerencia de proyectos. Todas las funciones principales de la gerencia a saber: planeacin, organizacin, motivacin, direccin, y control se pueden llevar a cabo teniendo como
referencia paquetes de trabajo individuales.
La grfica 9.7 vista anteriormente, muestra los recursos necesarios para llevar a cabo el paquete de trabajo que se ha
tomado como ejemplo.

808
CAPITULO IX
EDT

Hoja de asignacin
de trabajo
Las asignaciones de trabajo deben hacerse de tal manera que
eliminen dudas en cuanto a las expectativas desde el punto de
vista del contenido, cronograma o recursos requeridos. Las hojas
de asignacin de trabajo son una herramienta para asegurar que
el supervisor y el trabajador estn de acuerdo en cuanto a lo que
se espera en materia de trabajo, para el futuro inmediato. Tpicamente, las hojas de trabajo que cubren un total de tres semanas,
son preparadas y revisadas cada dos semanas. En total, la preparacin y revisin de los formatos de asignaciones no requiere
ningn tiempo adicional por parte del funcionario o del supervisor,
y s se ahorra tiempo debido al requisito que se impone de comprender ms a fondo las asignaciones de tareas. (Ver grfica 9.9).

Grfica 9.9

809
CAPITULO IX
EDT

Las hojas de asignacin de trabajo tienen los siguientes

objetivos:
Proveer un mtodo para identificar y clarificar las expectativas
del supervisor con el trabajador.
Involucrar a cada ingeniero responsable de los trabajos en la
planeacin de sus actividades y en el presupuesto de su
tiempo.
Proveer un mecanismo de retroalimentacin del rendimiento,
de la gerencia hacia los individuos y viceversa.
Hacer una advertencia oportuna y adelantar una accin correctiva en caso de presentarse aspectos problemticos.
Cada dos semanas el supervisor y el funcionario encargado de la
especialidad individual revisan las actividades que deben ejecutarse durante las tres semanas siguientes. Estas actividades se
obtienen de las requeridas por el cronograma de trabajo de la
disciplina respectiva y se enumeran y cuantifican en la hoja en
mencin.
Los dos personajes citados se ponen de acuerdo sobre el
estimativo de las horas requeridas por cada una de las actividades. Las actividades seleccionadas incluirn todos los tem de
trabajo para slo el siguiente periodo de tres semanas. El nmero
de horas requeridas para adelantar cada actividad se indicar en
la hoja de trabajo.
Es conveniente, as mismo, elaborar los grficos de barras en
donde aparezcan las fechas en las cuales hay que realizar las
actividades.

810
CAPITULO IX
EDT

El trabajador anotar semanalmente el nmero de horas gastadas realmente en completar cada una de las actividades. El nmero total real de horas gastadas para realizar se anota en la
hoja de asignacin de trabajo cuando la actividad haya sido terminada (Ver grfica 9.9).

Cualquier situacin que afecte o haya afectado una o varias actividades es anotada en la hoja de asignacin de trabajo.
De otro lado, es necesario cuantificar el nmero de horas faltantes
para terminar actividades que por alguna razn, generalmente
debido a falta de informacin, no ha sido posible concluir, indicando adems la fecha ms probable de finalizacin.

811
CAPITULO IX
EDT