Introduccion A La Administracion - Semana 2

INTRODUCCION A LA
ADMINISTRACION
SEMANA 2
1. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN
2. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION
3. ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO: PLANIFICACIN
INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION
1. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN.
Una de las formas ms sencillas de la administracin, en nuestra sociedad, es la
administracin del hogar y una de las ms complejas la administracin pblica. Pero el
fenmeno administrativo no solamente naci con la humanidad sino que se extiende a
la vez a todos los mbitos geogrficos y por su carcter universal, lo encontramos
presente en todas partes. Y es que en el mbito del esfuerzo humano existe siempre
un lado administrativo de todo esfuerzo planeado.
La importancia de la administracin se ve en que sta imparte efectividad a los

esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y
relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y
proporciona previsin y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.
Agustn Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administracin como:

La administracin se da donde quiera que existe un organismo social, aunque
lgicamente sea ms necesaria, cuanto mayor y ms complejo sea ste. El xito de un
organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administracin y
slo mediante sta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que ese
organismo cuenta.
Para las grandes empresas, la administracin tcnica o cientfica es indiscutible y

obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no podran
actuar si no fuera a base de una administracin sumamente tcnica.
Para las empresas pequeas y medianas, tambin, quiz su nica posibilidad de

competir con otras, es el mejoramiento de su administracin, o sea, obtener una mejor
coordinacin de sus elementos: maquinaria, mercado, calificacin de mano de obra,
etc.
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La elevacin de la productividad, preocupacin quiz la de mayor importancia
actualmente en el campo econmico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada
administracin de las empresas, ya que si cada clula de esa vida econmica social es
eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendr que serlo.
En especial para los pases que estn desarrollndose; quiz uno de los requisitos
substanciales es mejorar la calidad de su administracin, porque, para crear la
capitalizacin, desarrollar la calificacin de sus empleados y trabajadores, etc., bases
esenciales de su desarrollo, es indispensable la ms eficiente tcnica de coordinacin
de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como el punto de partida de ese
desarrollo.
La
administracin
se
aplica
eficientemente
todo
tipo
de
empresa
El xito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena

administracin. Una adecuada administracin, aplicada convenientemente eleva la
productividad.
La
eficiente
tcnica
administrativa
promueve
orienta
el
desarrollo.
En los organismos grandes de la administracin es indiscutible y esencial.

En la pequea y mediana empresa la nica posibilidad de competir, es aplicando la
administracin.
Es as, como la administracin adquiere gran importancia por constituirse en un

proceso necesario para aquellos esfuerzos colectivos, ya estos, pblicos o privados,
civiles o militares, grande o pequeo. Pero, sin embargo, en cada caso ese proceso
cientfico puede variar de objeto y forma, segn sean las circunstancias que se
presenten. Y esa forma, segn sean las circunstancias cambiantes es donde los
principios administrativos tienen su prueba cientfica y su universalidad.
Esta universalidad no significa que puedan dar siempre normas de aplicacin invariable
y apriorstica, puesto que existen limitaciones al ser la administracin una ciencia social
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y como tal condicionada por factores: humanos, econmicos, polticos, nacionales e
internacionales.
Se pueden hacer anlisis administrativos cualitativos y cuantitativos de casos

particulares, para poder determinar si la administracin en referencia es eficaz,
eficiente, indiferente o inefectiva: pero para ello la aplicacin tcnica y mtodos de
anlisis y teniendo como base doctrinal esos mismos principios, disponen tambin de
otros medios para llegar a conclusiones vlidas de posible implantacin pragmtica.
Sobre esta imposibilidad de hacer juicios valorativos generalizados sobre la

administracin, se expresa: "La administracin es slo buena o mala, si se le compara o
juzga con determinados calores abstractos en los cuales cree la persona que est
haciendo uso del conocimiento". El conocimiento proporciona al hombre poder: poder
para hacer el bien o el mal.
Por lo tanto, administracin es uno de los medios ms importantes de que dispone el

ser humano para poder satisfacer sus mltiples necesidades, dada la dinmica y las
caractersticas de la poca y las necesidades de labor que distinguen a la humanidad.
Existen varios autores que expresan la importancia de la administracin tales como:

Segn Jos Antonio Fernndez Arenas: La administracin es importante porque es
una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de
un mecanismo de operacin y mediante el esfuerzo humano".
Para los autores, Heinz Weihrich y Harold Koontz: "La administracin es el proceso de
disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos
cumplan eficientemente objetivos especficos".
Por lo tanto llegamos a la conclusin que la administracin es importante por que la

administracin es un proceso para lograr eficientemente los objetivos de la
organizacin, para coordinar todos los recursos y con la colaboracin del factor
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humano. Despus de haber estudiado sus caractersticas, resulta innegable la
trascendencia que tiene la administracin en la vida del hombre. Por lo que es
necesario mencionar, a manera de resumen algunos de los argumentos ms relevantes
que fundamenta la importancia de esta disciplina:
Universalidad. Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta

es imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo
social.
Simplificacin del trabajo. Simplifica el trabajo al establecer principios,
mtodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.
Productividad y eficiencia. La productividad y eficiencia de cualquier empresa
estn en relacin directa con la aplicacin de una buena administracin.
Bien comn. Mediante los principios de administracin se contribuye al
bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el
aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y
generar empleos.
2. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN.
La funcin administrativa solo tiene por rgano y por instrumento al cuerpo social.
Mientras que las otras funciones ponen en juego la materia prima y las mquinas, la
funcin administrativa solo obra sobre el personal.
La salud y el buen funcionamiento del cuerpo social dependen de un cierto nmero de

condiciones, a las cuales se les da indiferentemente el nombre de principios, de leyes o
de reglas. Emplear con preferencia la palabra principios, desembarazndola de toda
idea de rigidez. No existe nada rgido ni absoluto en materia administrativa; en ella
todo es cuestin de medida.
Casi nunca puede aplicarse dos veces el mismo principio en condiciones idnticas: es
necesario tener en cuenta las circunstancias diversas y cambiantes, los hombres
igualmente diversos y cambiantes y muchos otros elementos variables.
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Adems, los principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a todas las
necesidades. La cuestin consiste en saber servirse de ellos: es ste un arte difcil que
exige inteligencia, experiencia, decisin y mesura. La mesura, hecha de tacto y
experiencia, es una de las principales cualidades del administrador.
El nmero de los principios de administracin no es limitado. Toda regla, todo medio

administrativo que fortifica el cuerpo social o facilita su funcionamiento toma lugar
entre los principios, por todo el tiempo, al menos, en que la experiencia lo confirme en
esta alta dignidad. Un cambio en el estado de cosas puede determinar el cambio de las
reglas a las cuales ese estado haba dado nacimiento.
Como disciplina cientfica, la administracin se orienta por un conjunto de principios

generales que norman su desarrollo. Provenientes de otras disciplinas sociales como la
economa y la sociologa, estos principios guardan relacin ntima con toda disciplina
administrativa.
A continuacin mencionar algunos de los principios de administracin que tenemos
que aplicar con ms frecuencia:
El principio de la racionalidad econmica. Uno de los principios bsicos de la

administracin es el principio de la racionalidad econmica. Este principio tiene su
origen en la economa pero en administracin lo conocemos como mxima eficiencia:
econmica y social.
El concepto de racionalidad econmica se utiliz por F. Quesnay (economista fundador

de la corriente de los fisicratas) deca que la riqueza proviene exclusivamente de la
naturaleza. Es decir obtener el mayor incremento de goces con el mnimo posible de
gastos.
En la administracin el principio no slo se reduce a costos y utilidades sino a la

optimizacin de todos los aspectos de los organismos sociales. La empresa busca ser
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eficiente en su produccin; producir ms cantidades con menos gastos y recursos, es
decir ms ganancia pero al mismo tiempo busca satisfaccin al cliente.
Simplificacin. Implica la eliminacin de lo innecesario. As sea movimientos del

trabajador, mquinas e instrumentos de trabajo, operaciones, procesos, materiales,
equipos y espacios. Se refiere al procedimiento de reducir el nmero de variedades.
Orden, clasificacin y simbolizacin. Denominamos orden a tener un lugar para cada

cosa con objeto de lograr economa de tiempo para la localizacin de objetos y datos.
Clasificacin al ordenamiento sistemtico que agrupa los asuntos en razn de sus
relaciones o slo porque pertenecen a la misma fase de una actividad o tarea
productiva. La simbolizacin es un paso previo al procesamiento de la informacin
utilizando marcas, colores, letras o una combinacin de todas ellas.
Investigacin metdica. La actividad productiva del hombre reclama la bsqueda de

nuevos mtodos de trabajo, materiales o procedimientos. La investigacin tiene un
importante papel en el contexto de la economa actual.
Investigacin bsica. Consiste en realizar experimentos que se orientan a ampliar el

conocimiento humano sobre los fenmenos de la naturaleza.
Investigacin aplicada. Orientada a mejorar los procedimientos o materiales y

enfocada al proceso de produccin.
Principio de la divisin del trabajo. Es el orden natural, el obrero que fabrica todos los
das la misma pieza y el jefe que trata constantemente los mismos negocios, adquieren
una habilidad, una seguridad y una precisin que acrecen su rendimiento. Cada cambio
de ocupacin o de tarea implica un esfuerzo de adaptacin que disminuye la
produccin.
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Autoridad. Consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer. Se
distingue en un jefe la autoridad legal inherente a la funcin y la autoridad personal
formada de inteligencia, de saber, de experiencia, de valor moral, de aptitud de mando
etc.
Disciplina. Consiste en la obediencia, la actividad, la presencia y los signos exteriores

de respeto realizado conforme a las convenciones establecida entre la empresa y sus
agentes. Para Fayol, dicho concepto se expresa en el mundo militar y se debe tener en
cuenta el concepto de convenio para llegar a la armona en la organizacin y el
cumplimiento cabal de las normas.
Unidad de mando. Para le ejecucin de un acto cualquiera un agente slo debe recibir
rdenes de un jefe. Fayol afirma: esa es la regla de la unidad de mando, que es de
necesidad general y permanente y cuya influencia sobre la marcha de los negocios es
por lo menos igual, a mi criterio a la de cualquier otro principio.
Unidad de direccin. Este principio puede expresarse as: Un solo jefe y un solo
programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin.
Subordinacin del inters individual al inters grupal. Este principio nos recuerda que
en una empresa el inters de un agente o de un grupo, no debe prevalecer contra el
inters de la empresa. Dos intereses de orden diverso, pero igualmente respetables.
Los medios para realizarla son: La firmeza y el buen ejemplo de los jefes. Convenios tan
equitativos como sea posible. Una atenta vigilancia.
Responsabilidad. Los miembros de una organizacin tienen que respetar las reglas y
convenios que gobiernan la empresa. Esto ser el resultado de un buen liderazgo en
todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el
rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.
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Centralizacin. Como la divisin del trabajo, la centralizacin es un hecho de orden
natural. Consiste en que en todo organismo, animal o social, las sensaciones convergen
hacia el cerebro o la direccin y en que de sta o aqul, parten las rdenes que ponen
en movimiento todas las partes del organismo.
Trabajo en equipo. La unin hace la fuerza. Para su desarrollo, se debe cumplir el

principio de la unidad de mando y evitar el peligro de dividir el personal y abusar de las
comunicaciones escritas. Las relaciones deben ser verbales en lo posible, es ms
rpido, claro y armnico.
Espritu de equipo. Promover el espritu de equipo dar a la organizacin un sentido

de unidad. Recomendaba por ejemplo el empleo de comunicacin verbal en lugar de la
comunicacin formal por escrito, siempre que fuera posible.
Remuneracin al personal. La compensacin por el trabajo debe ser equitativa para

los empleados como para los patronos.
Control. Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo de

los subordinados para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados. Tarea
principal del control es verificar que todo se haga conforme fue planeado y organizado,
de acuerdo con las rdenes dadas, para identificar los errores o desvos con el fin de
corregirlos y evitar su repeticin.
3. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANIFICACIN.
La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el protector y
el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la
incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de
una accin administrativa determinada. El propsito afirmativo de la planificacin
consiste en elevar el nivel de xito organizacional.
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Un propsito adicional de la planificacin consiste en coordinar los esfuerzos y los
recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificacin es como una
locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y el
control.
Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco fundamental de un

rbol imponente, del que crecen las ramas de la organizacin, la direccin y el control.
Sin embargo, el propsito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la
empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito futuro en el cual debern
ejecutarse las acciones planificadas.
La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno
a cada organizacin y busca adaptarse a ellos.
Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es una estrategia

para la organizacin.
Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes definiciones:

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas"
(Stoner: 1,996).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organizacin
har para alcanzar sus objetivos" (Ortiz).
"Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos futuros

probables, da como resultado un curso de accin recomendado: un plan", (Sisk).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro

de
los
mismos
antes
de
emprender
la
accin",
(Goodstein:
1,998).
"La planificacin, se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir, antes

de que se requiera la accin" (Ackoff: 1,981).
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"Consiste en decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quin tiene que hacerlo y
cmo deber hacerse" (Murdick: 1,994). Se erige como puente entre el punto en que
nos encontramos y aquel donde queremos ir.
"Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos para

alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al
estado final deseado" (Corts: 1,998).
"Es el proceso consciente de seleccin y desarrollo del mejor curso de accin para
lograr el objetivo." (Jimnez: 1,982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situacin
considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.
"La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro

deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que
pueden influir en el logro de los objetivos" (Jimnez: 1,982). "Es el proceso de
seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las
actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry: 1,987).
En prcticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos

comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas y la eleccin de los
medios ms convenientes para alcanzarlos (planes y programas).
Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsin

(anticipacin),
visualizacin
(representacin
del
futuro
deseado)
de
predeterminacin (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro).
Todo plan tiene tres caractersticas: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe
indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional:
futurismo, accin y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de
todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.
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Aspectos generales e importancia de la planificacin.
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y
acciones y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algn mtodo, plan o
lgica. Los planes establecen los objetivos de la organizacin y definen los
procedimientos adecuados para alcanzarlos.
Adems los planes son la gua para que, la organizacin obtenga y aplique los recursos
para lograr los objetivos; los miembros de la organizacin desempeen actividades y
tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que
enfoca la atencin de los empleados sobre los objetivos que generan resultados pueda
controlarse el logro de los objetivos organizacionales. As mismo, ayuda a fijar
prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organizacin, ayuda a tratar
los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.
Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificacin: los eventos
inesperados, la resistencia psicolgica al cambio ya que sta acelera el cambio y la
inquietud, la existencia de insuficiente informacin, la falta de habilidad en la
utilizacin de los mtodos de planificacin, los elevados gastos que implica, entre
otros.
Hoy da las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto favorecidas por
el desarrollo de la informtica, que ha optimizado la capacidad para generar,
almacenar, procesar y transportar informacin. Sin embargo la tecnologa por s sola
no es suficiente: quienes integran las organizaciones y principalmente los que estn a
cargo de las organizaciones, deben saber utilizarla y la cultura empresaria debe
estimular las innovaciones y los cambios armoniosos que producen la integracin de la
tecnologa y el torrente de informacin.
Actualmente, parece ms que necesario instrumentar este tipo de metodologas.

Cierto es que no son muchas las empresas o consultoras que se dedican a estos temas
o que cuentan con los profesionales preparados para tales fines. Pero como dice el
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dicho "una imagen vale ms que mil disculpas" por lo tanto cuidarla se torna
imprescindible, claro que no slo para la imagen sino tambin para los negocios.
Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a la

organizacin saber las amenazas y oportunidades para ganar clientes, posicionar,
lanzar y/o retirar productos, en sntesis anticiparse y adecuarse a los cambios del
mercado y de la sociedad.
No hay que olvidar que la calidad de un trabajo de planificacin no se mide por la

capacidad de hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de los modelos
mentales y la transformacin de las personas implicadas, el desarrollo de sus
habilidades para la coordinacin y la concertacin de estrategias y el estmulo a la
instruccin y los procesos cognitivos que coadyuven a comprender y conducir una
accin eficaz, en beneficio de los hombres del maana.
El proceso de planeacin incluye cinco pasos principales (Corts: 1,998):

Definicin de los objetivos organizacionales.
Determinar donde se est en relacin a los objetivos.
Desarrollar premisas considerando situaciones futuras.
Identificar y escoger entre cursos alternativos de accin.
Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.
La planificacin proporciona estndares (indicadores) de control contra los cuales

puede medirse el desempeo. Si existe una desviacin significativa entre el
desempeo real y el planeado, puede tomarse una accin correctiva. Un ejemplo claro
de los planes empleados como estndares de control se puede encontrar en los
presupuestos.
Estos presupuestos proporcionan la base para estndares continuos de control

durante todo el ao de operaciones. Si el desempeo real no corresponde
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estrictamente al desempeo planeado y presupuestado, hace que se aplique una
accin correctiva.
Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres
grandes etapas:
Fase de planificacin: Se trata de establecer cmo el equipo de trabajo deber

satisfacer las restricciones de prestaciones, planificacin temporal y costo. Una
planificacin detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca
son bien recibidas.
Fase de ejecucin: Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen
la realizacin propiamente dicha del proyecto, la ejecucin de la obra de que se
trate. Responde, ante todo, a las caractersticas tcnicas especficas de cada
tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma
adecuada para desarrollar la obra en cuestin. Cada tipo de proyecto responde
en este punto a su tecnologa propia, que es generalmente bien conocida por
los tcnicos en la materia.
Fase de entrega o puesta en marcha: Como ya se ha dicho, todo proyecto est
destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega
de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado,
comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones
en su momento aprobadas. Esta fase es tambin muy importante no slo por
representar la culminacin de la operacin sino por las dificultades que suele
presentar en la prctica, alargndose excesivamente y provocando retrasos y
costos imprevistos.
A estas tres grandes etapas es conveniente aadir otras dos que, si bien pueden
incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya
que definen un conjunto de actividades que resultan bsicas para el desarrollo del
proyecto:
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Fase de iniciacin: Definicin de los objetivos del proyecto y de los recursos
necesarios para su ejecucin. Las caractersticas del proyecto implican la
necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparacin del mismo,
fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y
que deber ser especialmente cuidada. Una gran parte del xito o el fracaso del
mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto con
una buena etapa de planificacin, algunas personas tienden a menospreciar,
deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.
Fase de control: Monitorizacin del trabajo realizado analizando cmo el
progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean
necesarias. Incluye tambin el liderazgo, proporcionando directrices a los
recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su
trabajo de forma efectiva y a tiempo.
Estas etapas citadas presentan, sin embargo, caractersticas bastante diferentes segn
se trate de proyectos internos o de proyectos externos. Las principales diferencias
aparecen en la etapa de planificacin. En el proyecto externo existen un conjunto de
acciones que se relacionan con la necesidad de presentar una oferta al cliente y lograr
la adjudicacin del contrato en competencia con otras empresas o personas.
Si, por la razn que fuere, el contrato no se consigue el proyecto queda abortado antes
de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse de cmo debe ser gestionado.
La exigencia comercial tiene, pues, un carcter prioritario para las empresas, siendo la
consecucin del contrato paso imprescindible para poder acometer un proyecto
concreto y con una perspectiva ms amplia, condicin esencial para la supervivencia
de la empresa.
Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio, podemos ver la
diferencia entre ambos tipos de proyectos:
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Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecucin del resultado final
depende de la realizacin armnica del conjunto de las etapas pertinentes con ayuda
de los medios materiales y humanos requeridos en cada momento. La concepcin de
las fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lgico de las mismas y la
estimacin de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento,
precisan de un conocimiento profundo de las tecnologas que concurren en el proyecto
y de una experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la prctica
suelen aparecer.
A continuacin se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una Planificacin:

El "promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por
medios informticos. Se crea un primer documento breve que recoge el
anteproyecto y es aprobado por la direccin o el comit correspondiente.
El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el
proyecto, los plazos y costos previstos y los medios a emplear.
El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los tcnicos de su
equipo, el contenido del proyecto, su anlisis funcional, las cargas de trabajos
previstos y la metodologa a desarrollar.
A partir del anlisis funcional se determinan en forma definitiva los volmenes,
cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal
entre cliente, usuarios e informticos, frecuentemente conocido con el nombre
de cuaderno de cargas o, ms concretamente, "pliego de especificaciones".
Los tcnicos realizan el anlisis orgnico y las especificaciones para la
programacin.
Se realiza la programacin de la aplicacin y las pruebas para programacin.
Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la recepcin provisional, dando
lugar a los manuales de usuario y de explotacin.
La puesta en marcha de la aplicacin es una fase delicada que requiere una
estricta vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A continuacin
se realiza un balance de los resultados del proyecto.
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Despus de varios meses de funcionamiento de la aplicacin se debe realizar un
balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha producido a la
empresa.
Transcurridos uno o dos aos, debe efectuarse una auditoria de la aplicacin
que permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir
modificaciones.
Clases de planificacin y caractersticas.

Existen diversas clasificaciones acerca de la planificacin. Segn Stoner, los gerentes
usan dos tipos bsicos de planificacin. La planificacin estratgica y la planificacin
operativa. La planificacin estratgica est diseada para satisfacer las metas
generales de la organizacin, mientras la planificacin operativa muestra cmo se
pueden aplicar los planes estratgicos en el quehacer diario. Los planes estratgicos y
los planes operativos estn vinculados a la definicin de la misin de una organizacin,
la meta general que justifica la existencia de una organizacin. Los planes estratgicos
difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado
de detalle.
La planificacin estratgica es planificacin a largo plazo que enfoca a la organizacin

como un todo. Muy vinculados al concepto de planificacin estratgica se encuentran
los siguientes conceptos:
Estrategia. Es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas

estratgicas de una firma con los desafos del ambiente y se le disea para
alcanzar los objetivos de la organizacin a largo plazo; es la respuesta de la
organizacin a su entorno en el transcurso del tiempo, adems es el resultado
final de la planificacin estratgica. Asimismo, para que una estrategia sea til
debe ser consistente con los objetivos organizacionales.
Administracin estratgica. Es el proceso que se sigue para que una
organizacin realice la planificacin estratgica y despus acte de acuerdo con
dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de administracin
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estratgica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos:
Formulacin de
la estrategia.
Implantacin de la estrategia.
Edicin de los resultados de la estrategia.
Evaluacin de la estrategia.
Cmo formular una estrategia. Es un proceso que consiste en responder cuatro
preguntas bsicas. Estas preguntas son las siguientes: Cules son el propsito
y los objetivos de la organizacin?, A dnde se dirige actualmente la
organizacin?, En qu tipo de ambiente est la organizacin?, Qu puede
hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el
futuro?
La planificacin operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de

relieve las diversas partes de la organizacin. Se utiliza para describir lo que las
diversas partes de la organizacin deben hacer para que la empresa tenga xito a corto
plazo. Segn Wilburg Jimnez Castro, la planificacin puede clasificarse, segn sus
propsitos en tres tipos fundamentales no excluyentes, que son:
Planificacin Operativa.
Planificacin econmica y social.
Planificacin fsica o territorial.
Segn el perodo que abarque puede ser:
Corto plazo.
Mediano plazo.
Largo plazo.
Planificacin operativa o administrativa. Se ha definido como el diseo de un estado

futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff:
1,970).
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Planificacin econmica y social. Puede definirse como el inventario de recursos y
necesidades y la determinacin de metas y de programas que han de ordenar esos
recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo econmico y al
mejoramiento social del pas.
Planificacin fsica o territorial. Podra ser definida como la adopcin de programas y

normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales, dentro de los cuales se
incluyen los agropecuarios, minerales y la energa elctrica, etc., y adems para el
crecimiento de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional rural.
Planificacin de corto plazo. El perodo que cubre es de un ao.
Planificacin de mediano plazo. El perodo que cubre es ms de un ao y menos de

cinco anos.
Planificacin de largo plazo. El perodo que cubre es de ms de cinco aos" (W.

Jimnez C.: 1,982).
Segn Corts, los planes se pueden clasificar tambin de acuerdo al rea funcional
responsable de su cumplimiento:
Plan de produccin.
Plan de mantenimiento.
Plan de mercadeo.
Plan de finanzas.
Plan de negocios.
Segn el alcance, los planes se pueden clasificar como:
Intradepartamentales. Si se aplican a un departamento. Ejemplo: plan de

mantenimiento mecnico.
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Interdepartamentales. Si afectan a ms de un departamento, ejemplos: plan de
seguridad industrial.
Para toda la organizacin. Ejemplo: Presupuesto.
Tambin pueden ser considerados como planes las polticas, los procedimientos, las
normas y los mtodos de trabajo. Las polticas son lneas generales o directivas amplias
que establecen orientacin para la toma de decisiones. Ejemplo: promocin interna
del personal.
Los procedimientos son reglas que establecen la forma convencional de organizar

actividades para cumplir una meta. Ejemplo: cierre de un ejercicio comercial. Los
mtodos son formas sistemticas y estructuradas para realizar actividades en forma
eficiente. Las normas son regulaciones estrechas que definen con detalle los pasos y
acciones para realizar actividades repetitivas.
Planificacin y niveles gerenciales.

Los administradores de nivel superior generalmente invierten ms tiempo en la
planificacin que los administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel
inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la
organizacin y por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la planificacin que
la alta direccin. Los administradores de nivel medio usualmente invierten ms tiempo
en la planeacin que los administradores de nivel inferior, pero menos que los
administradores de nivel superior.
El tipo de planificacin realizada por los administradores tambin cambia a medida

que stos ascienden en la organizacin. Tpicamente, los administradores de nivel
inferior planean a corto plazo; los administradores de nivel medio planean a un plazo
un tanto ms prolongado y los administradores de nivel superior planean a un plazo
ms prolongado.
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La experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones cotidianas
los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto
plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los administradores de nivel
superior usualmente tienen una mejor visin de la situacin organizacional como un
todo y por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo.
RESUMEN
1. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN.
Una de las formas ms sencillas de la administracin, en nuestra sociedad, es la
administracin del hogar y una de las ms complejas la administracin pblica.
Para las grandes empresas, la administracin tcnica o cientfica es indiscutible
y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no
podran actuar si no fuera a base de una administracin sumamente tcnica. La
administracin
se
aplica
eficientemente
todo
tipo
de
empresa
El xito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena

administracin. Una adecuada administracin, aplicada convenientemente
eleva la productividad.
2. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN
La funcin administrativa solo obra sobre el personal. La salud y el buen
funcionamiento del cuerpo social dependen de un cierto nmero de
condiciones, a las cuales se les da indiferentemente el nombre de principios, de
leyes o de reglas. Los principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a
todas las necesidades. La cuestin consiste en saber servirse de ellos: es ste un
arte difcil que exige inteligencia, experiencia, decisin y mesura.
3. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el
protector y el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo
Pgina 21
reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo
las consecuencias de una accin administrativa determinada. El propsito
afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito organizacional.
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y
acciones y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algn mtodo, plan
o lgica.
COMENTARIO
La importancia de la Administracin es una visin macro, se aplica a todo tipo de
empresas slo depende de ellas, lo mejor que desarrollen para sus objetivos, metas
que son trazadas en corto, mediano y largo plazo; es por ello que ese modelo lo
comparamos con el hogar de cada familia, o lo hacemos individual, persona a
persona dependiendo exclusivamente de cmo administrar el tiempo y recursos.
Los principios y etapas reflejan los cambios para aplicar los recursos y lograr los
objetivos.
ACTIVIDAD
1. Observe con detenimiento la imagen 2 y desarrolle lo indicado en el cuadro
N2, luego remtalo al correo del CURSO DE CAPACITACION TECNICO VIRTUAL.
Pgina 22

Introduccion A La Administracion - Semana 2

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INTRODUCCION A LA

La importancia de la administracin se ve en que sta imparte efectividad a los

Agustn Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administracin como:

Para las grandes empresas, la administracin tcnica o cientfica es indiscutible y

Para las empresas pequeas y medianas, tambin, quiz su nica posibilidad de

PRIMERO EDUCA TU MENTE PARA LUEGO FORMAR TU CUERPO

El xito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena

En los organismos grandes de la administracin es indiscutible y esencial.

Es as, como la administracin adquiere gran importancia por constituirse en un

Se pueden hacer anlisis administrativos cualitativos y cuantitativos de casos

Sobre esta imposibilidad de hacer juicios valorativos generalizados sobre la

Por lo tanto, administracin es uno de los medios ms importantes de que dispone el

Existen varios autores que expresan la importancia de la administracin tales como:

Por lo tanto llegamos a la conclusin que la administracin es importante por que la

Universalidad. Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta

La salud y el buen funcionamiento del cuerpo social dependen de un cierto nmero de

El nmero de los principios de administracin no es limitado. Toda regla, todo medio

Como disciplina cientfica, la administracin se orienta por un conjunto de principios

El principio de la racionalidad econmica. Uno de los principios bsicos de la

El concepto de racionalidad econmica se utiliz por F. Quesnay (economista fundador

En la administracin el principio no slo se reduce a costos y utilidades sino a la

PRIMERO EDUCA TU MENTE PARA LUEGO FORMAR TU CUERPO

Simplificacin. Implica la eliminacin de lo innecesario. As sea movimientos del

Orden, clasificacin y simbolizacin. Denominamos orden a tener un lugar para cada

Investigacin metdica. La actividad productiva del hombre reclama la bsqueda de

Investigacin bsica. Consiste en realizar experimentos que se orientan a ampliar el

Investigacin aplicada. Orientada a mejorar los procedimientos o materiales y

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Disciplina. Consiste en la obediencia, la actividad, la presencia y los signos exteriores

PRIMERO EDUCA TU MENTE PARA LUEGO FORMAR TU CUERPO

Trabajo en equipo. La unin hace la fuerza. Para su desarrollo, se debe cumplir el

Espritu de equipo. Promover el espritu de equipo dar a la organizacin un sentido

Remuneracin al personal. La compensacin por el trabajo debe ser equitativa para

Control. Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo de

3. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco fundamental de un

Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es una estrategia

Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes definiciones:

"Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos futuros

"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro

"La planificacin, se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir, antes

"Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos para

"La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro

En prcticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos

Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsin

predeterminacin (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro).

PRIMERO EDUCA TU MENTE PARA LUEGO FORMAR TU CUERPO

Actualmente, parece ms que necesario instrumentar este tipo de metodologas.

Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a la

No hay que olvidar que la calidad de un trabajo de planificacin no se mide por la

El proceso de planeacin incluye cinco pasos principales (Corts: 1,998):

La planificacin proporciona estndares (indicadores) de control contra los cuales

Estos presupuestos proporcionan la base para estndares continuos de control

PRIMERO EDUCA TU MENTE PARA LUEGO FORMAR TU CUERPO

Fase de planificacin: Se trata de establecer cmo el equipo de trabajo deber

PRIMERO EDUCA TU MENTE PARA LUEGO FORMAR TU CUERPO

PRIMERO EDUCA TU MENTE PARA LUEGO FORMAR TU CUERPO

A continuacin se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una Planificacin:

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Clases de planificacin y caractersticas.

La planificacin estratgica es planificacin a largo plazo que enfoca a la organizacin

Estrategia. Es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas

La planificacin operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de