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Cours d'informatique
TABLEUR
Deuxime partie
Utilisation avance d' EXCEL
H. Schyns
Novembre 2003
Excel Avanc
Sommaire
Sommaire
1.
INTRODUCTION
2.
AVANT DE COMMENCER
3.
QUELQUES RAPPELS
4.
3.1.
La fentre EXCEL
3.2.
La cellule
3.3.
LES LISTES
4.1.
Dfinition
4.2.
4.3.
4.4.
5.
6.
5.2.
5.3.
5.4.
LA FONCTION RECHERCHEV
6.1.
Position du problme
6.2.
Principe de fonctionnement
6.3.
Contraintes et avantages
6.4.
6.5.
H. Schyns
Excel Avanc
7.
8.
Sommaire
Position du problme
7.2.
Principe de fonctionnement
Principe
8.2.
8.3.
8.3.1. Principe
8.3.2. Hirarchie du tri
8.4.
8.5.
9.
SOUS-TOTAUX ET PLANS
9.1.
9.2.
9.3.
9.4.
9.5.
9.6.
Mise en forme
H. Schyns
S.2
Excel Avanc
1.
1 - Introduction
Introduction
EXCEL est un gestionnaire de feuilles de calcul ou tableur (ang.: spreadsheet) qui
fonctionne dans l'environnement Windows (Access et Windows sont des marques
dposes de Microsoft). C'est un outil trs puissant, convivial et relativement intuitif,
qui permet l'utilisateur individuel d'arriver rapidement un rsultat satisfaisant pour
couvrir ses besoins propres.
L'objectif de ce cours est de familiariser l'tudiant les objets qui dpassent le cadre
des applications habituelles. On y verra notamment :
-
Les prsentes notes servent de support au cours oral. Elles ne le remplacent pas.
Elles ne dispensent pas non plus l'lve de consulter intensivement l'aide en ligne,
d'ailleurs trs complte, d'EXCEL dont ces notes sont tires. Elles se veulent
surtout un aide mmoire dans la dmarche de rflexion qui accompagne le
dveloppement d'une nouvelle application.
H. Schyns
1.1
Excel Avanc
2.
2 - Avant de commencer
Avant de commencer
Avant d'entamer un nouveau travail sur l'ordinateur, il est toujours conseill de crer
un nouveau dossier (ang.: folder) spcifique la nouvelle tche.
EXCEL n'chappe pas cette rgle : avant de crer une nouvelle feuille de calcul,
lancez l'explorateur de Windows et crez le dossier qui contiendra le nouveau sujet.
Mieux encore, dans ce dossier, crez un autre dossier correspondant la date du
jour et faites-y une copie du contenu du dossier prcdent :
Ainsi, en cas de problme, vous serez toujours en mesure de repartir des anciennes
versions de votre travail.
H. Schyns
2.1
Excel Avanc
3.
3 - Quelques rappels
Quelques rappels
3.1.
La fentre EXCEL
1
2
4
5
H. Schyns
Excel Avanc
8
9
10
11
12
13
14
15
16
H. Schyns
3 - Quelques rappels
Ces cases fonctionnent comme dans toutes les applications Windows. Elles
servent minimiser, maximiser, restaurer ou fermer la feuille courante ou la
fentre EXCEL.
Les barres d'outils (ang.: tool bars)
Les barres d'outils contiennent des icnes qui activent directement certaines
fonctions sans devoir passer par le menu. Les barres d'outils changent selon le
contexte : feuille de calcul, graphique, dessin. L'utilisateur peut modifier leur
contenu ; il peut supprimer les outils sans intrt pour lui et ajouter ceux qu'il
utilise plus frquemment. Il peut aussi afficher plusieurs barres d'outils ou en
dfinir de nouvelles. Malgr cela, certaines fonctions ne sont accessibles que
via le menu. La barre d'outil est quelquefois appele barre des fonctions
rapides.
La zone d'entre des formules (ang.: formula box)
C'est dans cette zone que l'utilisateur encode ou modifie tout ce qui doit
apparatre dans la cellule active. A l'inverse, ds que la souris a slectionn une
cellule, son contenu s'affiche dans cette zone.
La barre de dfilement vertical et
La barre de dfilement horizontal (ang.: vertical & horizontal scroll bars)
Elle permet de se dplacer verticalement dans la feuille. On se dplace d'une
ligne vers le haut ou le bas (ou d'une colonne bers la gauche ou la droite) en
cliquant sur les flches ; d'une page en cliquant entre les flches et l'ascenseur ;
d'une quantit quelconque en faisant glisser l'ascenseur.
Les indicateurs de statut (ang.: status indicator)
Ces petites cases indiquent l'tat du clavier : mode majuscule ou minuscule,
frappe en insertion ou remplacement etc.
La ligne de statut (ang.: status line)
EXCEL utilise cette ligne pour afficher de courts messages d'erreur ou
d'information. Il est trs utile d'y jeter un il quand quelque chose ne tourne
pas rond.
Les onglets des feuilles (ang.: sheet tabs)
Chaque fichier EXCEL peut contenir jusqu' 256 pages ou feuilles de calcul
dans un mme classeur. Les onglets permettent d'identifier chaque page et de
passer rapidement d'une page l'autre. L'utilisateur veillera liminer les
pages inutiles.
Les boutons de navigation (ang.: navigation buttons)
Ces boutons permettent de passer squentiellement d'une page la suivante ou
la prcdente ; la premire ou la dernire. Pratique quand le nombre de
pages est lev.
Une colonne de cellules (ang.: cell column)
Une feuille de travail contient 256 colonnes. Chaque colonne est identifie par
une lettre. Les 26 premires colonnes se nomment A, B, , Z ; les 26
suivantes sont AA, AB, , AZ et ainsi de suite jusqu' IV. La largeur des
colonnes peut tre modifie selon les besoins et certaines colonnes peuvent
tre caches
Une ligne de cellules (ang.: cell row)
La feuille de travail contient 65 536 lignes. Chaque ligne est identifie par un
nombre. La hauteur des lignes peut tre modifie selon les besoins et certaines
lignes peuvent tre caches
La cellule active (ang.: active cell)
La cellule est l'lment cl d'EXCEL. Chaque cellule est une zone de mmoire.
Elle est repre par les coordonnes de la colonne et de la ligne laquelle elle
appartient (ici B3). Chaque cellule a donc une adresse unique. La cellule active
est entoure d'un cadre plus pais, pourvu d'une poigne. Son adresse est
3.2
Excel Avanc
3 - Quelques rappels
reprise dans la zone d'adresse et son contenu apparat dans la zone d'entre
des formules.
17 Une cellule non slectionne (ang.: unselected cell)
Celle-ci n'est pas entoure d'un cadre plus pais
18 La zone d'adresse (ang.: address zone)
Ici apparat l'adresse (ou le nom) de la cellule slectionne. L'utilisateur peut
aussi introduire ici l'adresse de la cellule qu'il dsire atteindre s'il ne veut pas se
dplacer l'aide des ascenseurs.
L'ensemble des cellules constitue la zone de travail (ang.: working area).
3.2.
La cellule
La cellule est le cur d'EXCEL. Chaque cellule est caractrise par trois lments :
-
3.3.
son adresse
L'adresse (ou rfrence) d'une cellule se compose de deux parties : la rfrence
de la colonne et la rfrence de la ligne. Ainsi, C5 est l'adresse de la cellule qui
se trouve l'intersection de la troisime colonne et de la cinquime ligne.
son contenu
Une cellule est une zone de mmoire dans laquelle on peut stocker des
donnes numriques (des nombres, des dates), du texte (des noms, des titres)
ou des formules. Nous y reviendrons au chapitre suivant.
son format
Le format concerne l'aspect et l'affichage de la cellule : la couleur du fond, celle
du texte et celle de la bordure, la police de caractres et l'orientation du texte,
les dimensions, le nombre de dcimales affiches, etc.
Dans Microsoft Excel, un classeur est un fichier dans lequel vous travaillez et
stockez vos donnes.
Un classeur peut contenir de plusieurs feuilles, des graphiques, des macros, des
botes de dialogue, qui vous permettent d'organiser vos informations au sein d'un
mme fichier.
Par dfaut, un classeur Excel contient trois feuilles de cellules. Les noms des
feuilles figurent sur les onglets situs en bas de la fentre du classeur. Pour passer
d'une feuille l'autre, il suffit de cliquer sur l'onglet correspondant. Le nom de la
feuille active s'affiche en gras.
En cliquant sur le bouton droit de la souris quand le pointeur est sur l'un des onglets,
on fait apparatre un menu contextuel.
Ce menu permet d'insrer une nouvelle feuille de calcul, une nouvelle feuille
graphique ou un module de programmation VBA. Il permet aussi de supprimer les
H. Schyns
3.3
Excel Avanc
3 - Quelques rappels
feuilles non utilises (ce qui est recommand), de changer le texte de l'onglet, de
copier une feuille ou de la transfrer dans un autre classeur.
Pour bien organiser un projet Excel, on n'hsitera pas crer autant de feuilles que
ncessaire. Dans le cas d'un facturier par exemple, on crera une feuille avec la
liste des clients, une autre avec la liste des produits, une troisime avec un modle
de facture, etc.
Dans le cas d'un Business Plan, on aura une feuille pour les comptes de rsultat
prvisionnels, une pour les bilans, une autre pour les amortissements, une autre
encore pour les charges de personnel, etc.
En fait, le classeur Excel sera structur comme un rapport : chaque tableau du
rapport correspondra une feuille distincte. Le projet y gagnera en souplesse et en
facilit de lecture.
H. Schyns
3.4
Excel Avanc
4.
4 - Les listes
Les listes
4.1.
Dfinition
Une des premires utilisations d'Excel est la conservation d'information sous forme
de listes :
-
La liste ou table (ang.: table) qui contient linformation que lon dsire conserver est
llment de dpart d'une base de donnes.
Des listes bien conues facilitent grandement le travail de l'utilisateur; des listes
incohrentes, redondantes, mal structures sont un cauchemar. Attardons-nous un
instant sur ce qui fait une bonne liste.
4.2.
Chaque colonne du tableau est un champ (ang.: field). On peut voir les diffrents
champs comme les intituls des cases dun formulaire administratif. Il est trs
important d'inscrire chaque information dans la colonne adquate.
Si une
information supplmentaire se prsente tout coup, une adresse e-mail par
exemple, on ajoutera une colonne pour la stocker, mme si cette information n'est
utile que sur une seule ligne du tableau.
Chaque ligne est un enregistrement (ang.: record).
On peut voir les
enregistrements l'ensemble des rponses fournies par une personne sur un
formulaire administratif. Ici aussi, il faut veiller la cohrence. Pas question
d'encoder un fournisseur dans la liste des clients; pas question d'inscrire les
dpenses du club dans la liste des cotisations payes par les membres.
En gnral, l'utilisateur encode un titre au sommet de chaque colonne utilise. Il
inscrit aussi un libell gauche de chaque. Ces titres et libells portent le nom
d'tiquettes.
4.3.
Les dbutants ont tendance vouloir conserver toute l'informations dans une seule
liste :
H. Schyns
Excel Avanc
4 - Les listes
C'est une erreur. Il faut crer une liste diffrente pour chaque type d'information.
N'ayez pas de scrupules; dites vous qu'un petit projet bien conu compte dix vingt
listes distinctes. S'il vous en faut moins, c'est que vous avez mlang les choses ou
cach des informations dans des formules alors qu'elles devaient apparatre dans
des listes.
4.2
Excel Avanc
4 - Les listes
4.4.
vitez d'avoir plusieurs listes dans une feuille de calcul. Certaines fonctions de
gestion de liste, telles que le filtrage, ne peuvent tre utilises que sur une liste
la fois.
Laissez au moins une colonne et une ligne vides entre la liste et les autres
donnes sur la feuille de calcul. Excel peut alors plus facilement dtecter et
slectionner la liste lorsque vous triez, filtrez ou insrez des sous-totaux
automatiques.
vitez de placer des lignes et des colonnes vides dans la liste, de sorte que
Excel puisse plus facilement dtecter et slectionner la liste.
vitez de placer des donnes importantes gauche ou droite de la liste. Ces
donnes risquent d'tre masques lorsque vous filtrez la liste.
4.4.2. Contenu
-
H. Schyns
4.3
Excel Avanc
4 - Les listes
4.4.3. Etiquettes
L'tiquelle d'une colonne (ou nom du champ) est simplement la dfinition de
linformation qui y sera contenue.
Ainsi, dans le cas du carnet dadresses, nous aurons besoin des champs pour
contenir le nom, le prnom, la qualit, ladresse, etc.
-
Crez des tiquettes de colonnes sur la premire ligne de la liste. Excel utilise
ces tiquettes pour crer des rapports, mais aussi pour rechercher et organiser
les donnes.
Pour les tiquettes de colonnes, utilisez un style de police, d'alignement, de
format, de motif, de bordure ou de mise en majuscules diffrent du format que
vous affectez aux donnes de la liste.
Lorsque vous voulez sparer les tiquettes des donnes, utilisez les bordures
des cellules (et non pas des lignes vides ou en pointills) pour insrer des lignes
sous les tiquettes.
A priori, le nom des tiquettes est compltement libre. Mais il va de soi que
lutilisateur a tout intrt prendre un nom reprsentatif du contenu et viter les
abrviations foireuses.
Dautre part, pour viter les ambiguits, les confusions et les incompatibilits entre
diverses plate-formes informatiques, il est vivement conseill de respecter quelques
rgles typographiques :
-
Utiliser des minuscules, sauf pour la premire lettre (ou la premire lettre de
chaque mot sil sagit dun nom compos :
Codepostal
dconseill car peu lisible
CodePostal
meilleur
n tl.
NumTel
proscrire absolument
ok
Pourquoi ces rgles ? Parce que, dans les formules, les espaces et les tirets ont
une signification particulire. Il se pourrait, par exemple, qu'en voyant le mot
H. Schyns
4.4
Excel Avanc
4 - Les listes
H. Schyns
4.5
Excel Avanc
5.
Dans Excel, vous pouvez aussi attribuer un nom une cellule ou une plage de
cellules et y faire rfrence directement dans une formule. Vous pouvez aussi
donner un nom une ligne, une colonne, une plage de cellules adjacentes ou non.
Utiliser les noms rend les formules beaucoup plus significatives.
Voici comment procder :
Remarque
-
5.2.
Vous ne pouvez nommer une cellule pendant que vous en modifiez le contenu.
Par dfaut, les noms utilisent des rfrences de cellules absolues.
Un nom peut aussi dfinir une zone qui s'tend "en profondeur" sur plusieurs feuilles
de calcul.
H. Schyns
5.1
Excel Avanc
5.3.
Dans le menu Insertion, pointez sur Nom puis cliquez sur Dfinir.
Dans la zone Noms dans le classeur, tapez le nom.
Si la zone Fait rfrence contient une rfrence, slectionnez le signe gal
(=) et la rfrence puis appuyez sur RET.ARR.
Dans la zone Fait rfrence , tapez = (un signe gal).
Cliquez sur l'onglet correspondant la premire feuille de calcul rfrencer.
Maintenez la touche MAJ enfonce et cliquez sur l'onglet correspondant la
dernire feuille de calcul rfrencer.
Slectionnez la cellule ou la plage de cellules rfrencer.
Lorsque vous crez une formule qui fait rfrence aux donnes d'une feuille de
calcul, vous pouvez utiliser les tiquettes de ligne et de colonne ou les noms des
cellules pour faire rfrence aux donnes.
Par exemple, si un tableau contient les montants de vente dans une colonne
tiquete MontantHTVA et une ligne pour un produit tiquet Vlo, vous pouvez
calculer les MontantHTVA du produit Vlo en entrant la formule
=Vlo MontantHTVA
L'espace entre les tiquettes est l'oprateur d'intersection, qui commande la
formule de renvoyer la valeur de la cellule situe l'intersection de la ligne tiquete
Vlo et de la colonne tiquete MontantHTVA. Notez que cela ne fonctionne que si
les tiquettes ne contiennent pas d'espace.
Si vous avez cr un nom pour dsigner une cellule ou une plage de cellules,
utilisez-le dans les formules. Ce nom rendra la formule plus comprhensible. Par
exemple, la formule
=SOMME(MontantHTVA)
sera plus facile comprendre que
=SOMME(Commandes!C20:C30).
Dans cet exemple, le nom MontantHTVA reprsente la plage C20:C30 de la feuille
de calcul nomme Commandes.
Les noms sont identifiables par toutes les feuilles du classeur. Par exemple, si le
nom MontantHTVA fait rfrence la plage C20:C30 de la premire feuille du
classeur, vous pouvez l'utiliser sur toute autre feuille du mme classeur pour faire
rfrence la plage de la premire feuille de calcul.
Les noms sont aussi trs utiles pour reprsenter les formules ou les valeurs qui ne
changent pas (constantes).
5.4.
: (deux-points)
Oprateur de plage qui affecte une rfrence toutes les cellules comprises
entre deux rfrences, y compris les deux rfrences. Exemple : B5:B15
H. Schyns
5.2
Excel Avanc
, (virgule)
Oprateur d'union qui combine plusieurs rfrences en une seule. Exemple :
SOMME(B5:B15,D5:D15)
(espace unique)
Oprateur d'intersection qui affecte une rfrence des cellules communes
deux rfrences. Exemple : SOMME(B5:B15 A7:D7). Ici, il s'agit de la cellule
B7 qui est commune au deux plages.
H. Schyns
5.3
Excel Avanc
6.
6 - La fonction RECHERCHEV
La fonction RECHERCHEV
6.1.
Position du problme
6.2.
Principe de fonctionnement
Partons d'un exemple simple : je dispose d'une liste des codes postaux de Belgique.
Chaque fois que j'encode un code postal dans un document, je peux videmment
consulter la liste pour retrouver le nom de la commune. Ce serait pourtant plus
pratique si Excel recherchait automatiquement lui-mme le nom de la ville pour
l'inscrire dans mon document.
La fonction RECHERCHEV a besoin de quatre lments :
-
6.1
Excel Avanc
6 - La fonction RECHERCHEV
Dans la feuille ci-dessus, l'utilisateur est invit introduire un code postal dans la
cellule C13.
Dans la cellule o je veux voir apparatre le nom de la ville, j'encode la formule
= RECHERCHEV(C13; A2:B9; 2; 0)
Le premier paramtre indique que la valeur rechercher est le code qui se trouve
dans la colonne C13.
Le second indique o ce code doit tre recherch. Ici, c'est dans la premire
colonne du tableau qui occupe la plage A2:B9 (ici, le tableau et la recherche sont
sur la mme feuille mais ce n'est pas obligatoire; ce sera mme rarement le cas).
Le troisime paramtre dit la position occupe par la valeur renvoyer. Ici, elle est
dans la deuxime colonne de ce tableau.
Enfin, le 0 en quatrime position signale que si le code postal n'est pas trouv, Excel
doit afficher #N/A. Avec 1 au lieu de 0, Excel renvoie la valeur qui prcde celle
qu'il a recherche en vain.
6.3.
-
Contraintes et avantages
la cl de recherche doit toujours tre la colonne de gauche; les informations
renvoyer sont obligatoirement droite de la cl.
la table doit tre trie en ordre croissant sur cette cl de recherche;
la fonction ne renvoie qu'une seule information.
6.4.
L'objectif de cette application est de concevoir une facture type dans laquelle il
suffit :
H. Schyns
6.2
Excel Avanc
6 - La fonction RECHERCHEV
d'encoder le code du client pour que son adresse s'inscrive dans la zone
adquate;
d'encoder le code des produits commands pour retrouver automatiquement
leur description, le prix unitaire et le taux de TVA applicable;
d'encoder la quantit de chaque produit pour que les lments de la facture se
calculent l'aide des formules habituelles.
6.3
Excel Avanc
6 - La fonction RECHERCHEV
H. Schyns
6.4
Excel Avanc
6 - La fonction RECHERCHEV
Avec un rien d'astuce, en utilisant la fonction SI, il est possible de prparer les
formules sur une vingtaine de lignes tout en faisant en sorte que ces lignes restent
apparemment vides quand aucun code n'est inscrit en colonne A.
On prendra aussi la prcaution de verrouiller toutes les cellules sauf celles destines
recevoir les codes clients, codes produits et quantits.
6.4.5. Le pige
Le principal avantage de la RECHERCHEV est de rechercher l'information d'une
table de rfrence. Mais attention : si la table est mise jour, le rsultat des calculs
risque d'tre modifi.
C'est particulirement inquitant en matire de facturation. Imaginons un instant
que le directeur des ventes dcide d'augmenter tous les prix de 10%. Toutes les
factures dj mises se verront modifies !
La solution consiste :
-
6.5.
RECHERCHE
RECHERCHEH
EQUIV
INDEX
CHOISIR
H. Schyns
6.5
Excel Avanc
7.
Position du problme
7.2.
Principe de fonctionnement
Partons d'un exemple simple : je dispose des cotes d'examen pour une liste
d'tudiants. Mon travail consiste noter "Russite" en face des lves qui ont
obtenu au moins 12/20, et crire "Echec" dans le cas contraire.
En programmation structure, la dcision prendre s'crirait
SI cote 12
alors Ecrire "Russite"
Sinon Ecrire "Echec"
Dans une feuille Excel, l'expression que l'on inscrit dans la cellule devient
=SI (cote >= 12 ; "Russite" ; "Echec")
Que ce soit en programmation structure ou en Excel, l'expression comprend trois
parties :
-
- gal
=
- plus grand
>
- plus petit
<
- plus grand ou gal >=
- plus petit ou gal
<=
- diffrent
<>
auxquels on ajoute trois oprateurs de combinaison :
- ET
(ang.:AND)
- OU
(ang.: OR)
- NON ou PAS
(ang.: NOT)
H. Schyns
7.1
Excel Avanc
La rponse au test est une valeur logique VRAI ou FAUX (ou OUI ou NON) : Est-ce que
la cote est suprieure ou gale 12 ? Rponse OUI ou c'est VRAI; auquel cas on dit
que le test a la valeur VRAI. Si la rponse est NON, on dit que le test a la valeur
FAUX.
Dans Excel, les trois arguments (test, rsultat VRAI, rsultat FAUX) sont placs entre
parenthse. Le test et les deux actions sont spars par des points-virgules (;) qui
remplacent les mots ALORS et SINON.
La fonction SI s'inscrit toujours dans la cellule o l'on veut voir apparatre le rsultat.
Une erreur habituelle du dbutant est d'inscrire l'instruction dans la cellule qui
contient la donne tester.
H. Schyns
7.2
Excel Avanc
8.
Principe
8.2.
Une grille est un moyen pratique pour encoder une ligne complte d'informations
dans une liste. C'est aussi un outil efficace pour modifier ou supprimer des
donnes.
Excel utilise les tiquettes d'en-tte des colonnes pour crer des champs dans la
grille.
H. Schyns
8.1
Excel Avanc
Pour passer d'un enregistrement l'autre, utilisez les flches de direction dans la
bote de dialogue. Pour vous dplacer de dix enregistrements la fois, cliquez sur la
barre de dfilement entre les flches.
Pour passer l'enregistrement suivant dans la liste, cliquez sur Suivant. Pour
passer l'enregistrement prcdent dans la liste, cliquez sur Prcdent.
La grille permet aussi de retrouver facilement certains enregistrements. Il suffit de
cliquer sur Critres et d'introduire dans les zones ad-hoc les valeurs recherches.
La grille affiche le premier enregistrement qui contient cette valeur. Pour aficher les
autres enregistrements qui rpondent aux mmes critres, cliquez sur Suivant ou
Prcdent. Pour revenir dans la grille sans rechercher les enregistrements
rpondant aux critres indiqus, cliquez sur Grille.
8.3.
8.3.1. Principe
Vous pouvez rorganiser les lignes ou colonnes d'une liste en triant les valeurs
qu'elle contient.
Lors d'un tri, Excel dtecte le titre des colonnes et rorganise les lignes, les
colonnes ou les cellules en utilisant l'ordre de tri que vous spcifiez. Vous pouvez
trier des listes dans un ordre croissant (de 1 9, de A Z) ou dcroissant (de 9 1,
de Z A) et oprer un tri sur le contenu d'une ou plusieurs colonnes.
Par dfaut, Excel trie les listes par ordre alphabtique. Si vous devez trier les mois
et les jours de la semaine dans l'ordre du calendrier et non pas dans l'ordre
alphabtique, utilisez un ordre de tri personnalis.
Vous pouvez galement rorganiser des listes dans un ordre spcifique en crant
des ordres de tri personnaliss. Si vous avez, par exemple, une liste contenant
l'entre Faible, Moyen ou lev dans une colonne, vous pouvez crer un ordre
de tri qui organise d'abord les lignes contenant Faible, puis les lignes contenant
Moyen et enfin les lignes contenant lev .
Excel utilise des ordres de tri spcifiques pour organiser des donnes en fonction de
la valeur, et non pas du format, de ces donnes.
H. Schyns
8.2
Excel Avanc
8.4.
Les chiffres sont tris du plus petit nombre ngatif au plus grand nombre positif.
Les textes courants et ceux contenant des chiffres sont tris dans l'ordre
suivant :
0123456789
' - (espace) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = >
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
Dans les valeurs logiques, FALSE (0) est trie avant TRUE (1).
Toutes les valeurs d'erreur sont quivalentes.
Les espaces sont toujours tris en dernier.
Lorsque vous appliquez des filtres plusieurs colonnes successivement, seules les
donnes slectionnes une tape seront utilises pour l'tape suivante.
H. Schyns
8.3
Excel Avanc
Pour filtrer la liste en fonction de deux valeurs situes dans la mme colonne ou
pour appliquer des oprateurs de comparaison autres que gal, cliquez sur la flche
situe dans la colonne, puis sur (Personnalis).
Il suffit alors de choisir l'oprateur de comparaison (>, <, =, ...) et d'encoder la valeur
de rfrence.
Pour afficher des lignes qui remplissent deux conditions, tapez la valeur et
l'oprateur de comparaison souhaits, puis cliquez sur l'option Et. Pour afficher des
lignes qui remplissent uniquement l'une des deux conditions, tapez la valeur et
l'oprateur de comparaison souhaits, puis cliquez sur l'option Ou.
Vous pouvez appliquer au maximum deux conditions une colonne l'aide de la
commande Filtre automatique. Pour appliquer plus de deux conditions ou utiliser
des valeurs calcules comme critres il faut utiliser des filtres labors.
Le feuille de calcul doit contenir au moins trois lignes vides au-dessus de la liste.
Cette zone sera utilises comme plage de critres. Les tiquettes de la zone de
critre doivent imprativement tre identiques celles de la liste. Toutefois, il n'est
pas ncessaire de reprendre toutes les tiquettes dans la zone de critres :
-
H. Schyns
Copiez les tiquettes des colonnes qui contiennent les valeurs filtrer.
Collez les tiquettes de colonne dans la premire ligne vide de la plage de
critres.
Dans les lignes situes sous les tiquettes de critre, tapez les critres de
comparaison. Veillez laisser au moins une ligne vide entre les valeurs des
critres et la liste.
8.4
Excel Avanc
Pour rechercher des donnes qui remplissent une condition dans plusieurs
colonnes, tapez tous les critres dans la mme ligne de la plage de critres.
Pour rechercher des donnes qui remplissent soit une condition dans une colonne,
soit une condition dans une autre colonne, tapez les critres dans des lignes
diffrentes de la plage de critres.
Pour rechercher des lignes qui remplissent une des deux conditions dans une
colonne et une des deux conditions dans une autre colonne, tapez les critres dans
des lignes distinctes.
Vous pouvez aussi utiliser comme critre une valeur calcule par une formule. Dans
ce cas, n'utilisez pas d'tiquette de colonne dans la liste. Pour la zone critre, vous
pouvez soit laisser l'tiquette vide, soit utiliser une tiquette qui n'est pas une
tiquette de la liste.
La formule utilise dans la condition doit faire rfrence l'tiquette de colonne (par
exemple, MontantHTVA) ou la rfrence du champ correspondant dans le premier
enregistrement (par exemple, G5).
Si Excel affiche une erreur de valeur telle que #NOM ? ou #VALEUR! dans la cellule
qui contient le critre, ignorez ce message, car il est sans consquence sur les
modalits de filtrage de la liste.
H. Schyns
8.5
Excel Avanc
8.5.
En gnral, le filtre masque les donnes qui ne rpondent pas aux critres. Il est
important de restaurer la liste complte aprs usage :
-
H. Schyns
Pour supprimer un filtre d'une colonne d'une liste, cliquez sur la flche situe
droite de la colonne, puis cliquez sur (Tous).
Pour supprimer les filtres appliqus toutes les colonnes de la liste, pointez
dans le menu Donnes sur Filtre, puis cliquez sur Afficher tout.
Pour supprimer les flches de filtre d'une liste, pointez dans le menu Donnes
sur Filtre, puis sur Filtre automatique.
8.6
Excel Avanc
9.
9 - Sous-totaux et Plans
Sous-totaux et Plans
9.1.
Lorsque des donnes sont disposes sous forme de liste, il est ais d'introduire des
sous-totaux.
Ainsi, pour obtenir un sous-total du chiffre d'affaires des quatre premiers articles, il
suffit d'insrer une ligne blanche, de slectionner la cellule situe sous la colonne de
chiffre et de cliquer sur l'outil qui insre la formule de la somme :
H. Schyns
9.1
Excel Avanc
9.2.
9 - Sous-totaux et Plans
Un plan est une feuille de calcul dans lesquelles les lignes et les colonnes de
donnes de dtail sont regroupes et ventuellement masques de manire crer
des rapports de synthse. En d'autres mots, un plan est un rapport de synthse
dans lequel le dtail des chiffres est masqu et o seul les sous-totaux
apparaissent.
La cration d'un plan est particulirement aise quand on a dj introduit un soustotal et une ligne blanche aprs chaque goupe (comme c'est le cas ci-dessus) :
-
slectionner l'ensemble de lignes qui contiennent des donnes (titres et soustotaux compris)
pointer dans le menu Donnes, puis sur Grouper et Crer un plan,
choisir Plan automatique
Excel cre une marge dans laquelle des volets reprsentent les regroupements qui
peuvent tre excuts. Si vous ne voyez pas les symboles du plan sur la feuille de
calcul, activez la case cocher Symboles du plan sous l'onglet Affichage de la bote
de dialogue Options (menu Outils).
En cliquant sur les boutons [+] ou [-], chaque volet peut tre ouvert ou ferm
indpendamment des autres. Les boutons [1], [2], [3]... en haut de la page
permettent d'afficher le niveau de dtail souhait.
9.2
Excel Avanc
9 - Sous-totaux et Plans
9.3.
La dmarche est similaire quand il s'agit de synthtiser les colonnes. Aprs avoir
introduit les sous-totaux 'horizontaux",
-
9.4.
Un petit truc : pour slectionner l'ensemble des donnes l'intrieur d'un groupe du
plan, maintenez la touche MAJ enfonce, puis cliquez sur le symbole Afficher [+], ou
Masquer [-].
9.5.
Lorsque vous supprimez un plan, les donnes de la feuille de calcul ne sont pas
modifies :
-
9.6.
Mise en forme
La prsentation d'un plan est rapidement amliore lorsqu'on utilise les formats
automatiques :
-
Les deux figures ci-dessous montrent l'aspect le plus condens (tous volets ferms)
et le plus dtaill (tous volets ouverts) d'un plan.
H. Schyns
9.3
Excel Avanc
H. Schyns
9 - Sous-totaux et Plans
9.4