Conseguir la calidad adecuada, en la cantidad correcta, en el momento adecuado,

por un precio justo

UNIVERSIDAD DEL SUR

(SEDE CANCN)

Licenciatura en administracin de empresas

6 A

ASIGNATURA:

ADMINISTRACIN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

T E M A:
MANUAL DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

INTEGRANTES:
MARTHA IVETTE MEDINA CAUICH
SANDRA LOPEZ SALAZAR
RUBEN ANTONIO BRITO MANZANERO

Conseguir la calidad adecuada, en la cantidad correcta, en el momento adecuado,

por un precio justo

Cancn, Q .Roo, A Noviembre de 2014.

DATOS DE LA EMPRESA

R A A E SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S.R.L.

DOMICILIO FISCAL:

REG. 102 MZ 98 LT 4 CALLE 145, CANCUN, Q.ROO

TELEFONOS:

99 88 45 61 67

CORREO ELECTRONICO

rubenbritom@prodigy.net.mx
rubenbritom@hotmail.com

SERVICIOS PROPORCIONADOS:

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por un precio justo

MANTENIMIENTO, REPARACIN Y VENTA DE AIRES ACONDICIONADOS.

INTRODUCCIN

Los manuales administrativos son una herramienta importante de la administracin

ya que en ellos se establecen los objetivos, normas, polticas, procedimientos,
estructura orgnica de la empresa entre otras cosas y gracias a esto son de
mucha utilidad para alcanzar el logro de una eficiente administracin.

En toda empresa se manifiesta en elaborar una gua sobre la actuacin individual

o por funciones por secuencia lgica, de intentar llevar un control adecuado dentro
de la diversidad de las actividades que la empresa lleve acabo.

Los manuales son instructivos que facilita la actuacin de los elementos humanos
que colaboran en la obtencin de los objetivos y el desarrollo de las funciones de
la empresa.

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por un precio justo

Giro

Servicios, el cual consta de la instalacin, mantenimiento y venta de aires

acondicionados tanto domsticos como empresariales.

Misin

Ser una empresa lder, basada en un servicio de calidad para hacer la diferencia y
ofreciendo los mejores precios del mercado, garantizando la satisfaccin total del
cliente.

Visin

Ofrecer un excelente servicio de asesora para seleccionar el equipo idneo,

mantenimiento e instalacin, satisfaciendo las necesidades del cliente y brindando
confort con un servicio de calidad.

Valores

Lealtad
Honestidad
Respeto
Responsabilidad
Calidad

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II. LA GERENCIA DE MATERIALES

2.1. OBJETIVOS DE COMPRAS Y ALMACEN

2.1.1 Compras

El objetivo bsico de la funcin de compras es asegurar la continuidad del

suministro de materias primas, productos sub-contratados, repuestos y reducir el
costo final de los productos terminados.

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por un precio justo

Objetivos del departamento de compras:

Determinar las necesidades del establecimiento.

Escribir las especificaciones de compra.
Guardar y revisar las ofertas de los proveedores.
Informarse sobre los posibles proveedores.
Negociar precios y condiciones con los proveedores
Elaborar un contrato o una orden de compra.
Asegurarse de que la entrega sea correcta.
Recibir, almacenar y distribuir las mercancas segn el procedimiento establecido
(en algunas empresas esta funcin la realiza otra persona: el bodeguero, jefe de
almacn o jefe de logstica).
Asegurar el flujo continuo de la produccin.
Aumentar la rotacin de activos.
Desarrollar una fuente alternativa de suministro

Controlar

su

consumo

por

medio

del

control

de

inventario.

Bsicamente, pero, la funcin de un Jefe de Compras es la de Ahorrar Dinero.

Una empresa puede obtener ms beneficios ahorrando dinero o vendiendo ms.

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2.1.2. Almacn

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una

empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. La manera de
organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores
tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de
descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad
relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la
produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes
funciones son comunes a todo tipo de almacenes.

Objetivos del almacn.

Recepcin de Materiales

Registro de entradas y salidas del Almacn.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacn.

Despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios

y contabilidad.

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GERENTE

DEPARTAMENTE DE
OPERACIN

COMPRAS

ALMACEN
TCNICO

TECNICO

PUESTO Gerente.
DEPENDE DE: ---SUBORDINADOS: Departamento de operaciones, recursos humanos y recursos
financieros.
FUNCIONES: 1. Administrar eficazmente la organizacin, supervisando que cada
departamento cumpla con su funcin. 2. Supervisar que la empresa cumpla con los
objetivos y poltica.
AUTORIDAD: Toma de decisiones que direccionan el rumbo de la empresa.
RESPONSABILIDADES: 1. Actualizarse continuamente acerca de las nuevas
tecnologas y mtodos de trabajo. 2. Informarse de la situacin del mercado para

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nuevas oportunidades de negocio. 3. Lograr posicionarse

como una empresa competitiva. 4. Hacer una empresa inteligente, dinmica, creativa
y rentable.

5. Cumplir la tica profesional de la empresa. 6. Cumplir con el reglamento interno de

la empresa.
AREA / PUESTO: Departamento de operaciones / Jefe de operaciones.
DEPENDE DE: Gerente.
SUBORDINADOS: Tcnicos de aire acondicionado.
FUNCIONES: 1. Coordinar y planear las ordenes de trabajo de los servicios. 2.
Presentar un estado de avance mensual de los servicios realizados. 3. Elaborar y
actualizar los procedimientos de trabajo.
AUTORIDAD: Asignacin de actividades de acuerdo a las habilidades de los
trabajadores. RESPONSABILIDADES: 1. Gestionar el material, equipo y herramienta
para desarrollar los trabajos. 2. Propiciar un ambiente laboral adecuado para el
desempeo de las actividades. 3. Implementar la seguridad e higiene en el trabajo. 4.
Cumplir la tica profesional de la empresa. 5. Cumplir con el reglamento interno de la
empresa.

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por un precio justo

Polticas y reglas de compras

POLITICAS:
No tener un solo proveedor.
Antes de comprar se revisara precio, calidad y cantidad de mercanca y
tiempo de entrega.
Cunado hagas un trato con el proveedor asegrate de la seriedad del
mismo.
Busca proveedores que te ofrezcan un buen servicio.
No compres mercancas de ms.
Que nunca te haga falta para evitar decir a un cliente interno o externo que
no lo tienes.
Antes de comprar verifica la cantidad de mercanca que tienes en la
existencia.
Observa y estudia tu competencia.
Reglas:

Solo el personal autorizado podr iniciar las solicitudes de compra.

Cada solicitud ser firmada por un supervisor quien tiene responsabilidad

presupuestaria para el tipo de erogacin.

El departamento de compras tiene la autoridad de expedir rdenes de

compra.

El departamento de compras se cerciorar de cul es la mejor fuente de

abastecimiento y en relacin a los artculos importantes ser necesario
pedir diversas cotizaciones.

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por un precio justo

Los documentos clave al ordenar bienes y servicios

lo sern la requisicin y orden de compra.

La requisicin especificar los artculos deseados y es autorizada por el

supervisor del departamento de origen.

Las requisiciones podrn ser pre numeradas.

Las rdenes de compras son formuladas en el departamento de compras.

Las rdenes de compra debern contener una descripcin precisa de los

artculos y servicios y deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio
del proveedor.

Las rdenes de compra debern estar pre numeradas y firmadas por un

agente de compras autorizado.

La orden de compra debe ser enviada al proveedor y las copias debern

ser distribuidas internamente al departamento de recepcin, departamento
de cuentas por pagar y al departamento que hizo la solicitud.

En la copia que se remite al departamento de recepcin, por lo general se

omite la informacin respecto a cantidades ordenadas, de manera que los
empleados de recepcin cuenten cuidadosamente los artculos recibidos.

Los informes de recepcin debern estar pre numerados para proporcionar

la documentacin de bienes y servicios recibidos, y debern tener una firma
autorizada.

Confirmar que coincidan la factura del proveedor con el aviso de recepcin

y orden de compra.

Procedimiento genrico de almacn.

Polticas
El horario para recepcin de materiales y/o bienes ser de 8:30 a 15:00, a fin de
brindar una atencin eficaz y eficiente.

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por un precio justo

El Departamento de Almacn, a travs del Jefe Almacn,

ser el responsable de verificar que un 10% de cada uno de los materiales y/o
bienes recibidos cumpla con las especificaciones sealadas de la compra.

Desarrollo
No.

Responsable

Actividad

Proveedor

Entrega al Departamento de
Almacn factura / remisin, en
original
y
cinco
copias
debidamente requisitadas.

Departamento de Almacn

Recibe por parte del proveedor la

factura / remisin, en original y
dos copias.
- Proveedor
- Departamento de
Almacn
- Oficina de Guarda y
Surtimiento

Oficina de Recepcin y Despacho

No
4

Recibe documentacin y solicita a

la Oficina de Control Documental
y Procesamiento de Datos, copia
del contrato, oficio de donacin o
documento legal que avale la
compra o la adquisicin del bien.
Esta dado de alta?
Solicita al Departamento de
Adquisiciones que envi la copia
del contrato, que avale la compra
o la adquisicin del bien, de la
requisicin y hoja de fiscalizacin.
Recibe el material y confronta con

Si
5

el contrato, o documento legal que

avale la compra o la adquisicin
del bien, que cumpla con las
caractersticas

indicadas.

Cumple con las caractersticas

Conseguir la calidad adecuada, en la cantidad correcta, en el momento adecuado,

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indicadas?
Comunica al proveedor que el
material

no

cumple

con

lo

especificado en el contrato, o
documento legal que avale la
compra o la adquisicin del bien y
devuelve el material junto con la
factura y archiva la 2 copia.
6

No
Recibe material y determina.
Comunica al proveedor y devuelve
los faltantes del material junto con
la factura y archiva la 2 copia.
Recibe

el

material,

sella

de

recibido la factura y/o nota de

remisin, contrato, o documento
legal que avale la compra o la
adquisicin del bien, la entrega a
la Oficina de Control Documental
7

Si

y Procesamiento de Datos para lo

conducente.

No
Se enlaza con el procedimiento de
Registro de Entradas al Almacn.
FIN.

Si

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por un precio justo

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COTIZACION
R A A E SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO S.R.L.
REG. 102 MZ 98 LT 4 CALLE 145, CANCUN, Q.ROO

TELEFONO :99 88 45 61 67
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FECHA: 20-11-2014
ANGELICA COMEZ ACOSTA
JEFA DE COMPRAS
CENTRO CORAL NEGRO S.A DE C.V
ZONA CENTRO MZ 2Y 3 LT- 22,26
CANCUN Q.ROO 77500

Estimada Lic. Anglica Gmez Acosta

Ha solicitado informacin sobre los precios de nuestra compaa. A continuacin aparece nuestro
presupuesto:
Servicio

Tarifa por hora

Costo estimado

Subtotal
Impuestos
Total
Fecha de entrega

Debido a que no hemos tenido el placer de hacer negocios con ustedes con anterioridad, les proponemos esta oferta especial
para expresarles nuestro deseo de comenzar a entablar relaciones. Si confirma este pedido antes de 4 das a partir de la fecha
de esta carta, le ofreceremos un descuento de 25% en el trabajo.
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productos. Deseamos mostrarles que merece la pena.

Atentamente:

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por un precio justo

ORDEN DE COMPRA
R A A E SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO
S.R.L.
REG. 102 MZ 98 LT 4 CALLE 145, CANCUN,
Q.ROO

TELEFONO :99 88 45 61 67
Conseguir la calidad adecuada, en la cantidad correcta, en el momento
adecuado por un precio justo

NMERO DE PEDIDO DE COMPRA: 001

PARA:
[Nombre]

ENVIAR A:
[Nombre]

[Compaa]

[Compaa]

[Direccin]

[Direccin]

[Telfono]

[Telfono]

FECHA DEL PEDIDO

DE COMPRA

CANTIDAD

SOLICITANTE

UNIDAD

MEDIO DE ENVO

PUNTO DE F.A.B.

PRECIO POR
UNIDAD

DESCRIPCIN

1.

Enve dos copias de la factura.

2.

Reali ce este pedido de acuerdo con los precios, trminos, mtodo de entrega y especificaciones enumeradas

3.

Si no pude realizar el envo de la forma especificada, avsenos inmediatamente.

TRMINOS

SUBTOTAL

anteriormente.

IMPUESTO SOBRE VENTAS

Enve toda la correspondencia a:

ENVO Y ADMINISTRACIN

REG. 102 MZ 98 LT 4 CALLE 145, CANCUN, Q.ROO

OTROS

TELEFONO :99 88 45 61 67

TOTAL

AUTORIZO
___________________

REVISO
____________________________

TOTAL

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