INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE ACTAS Y ACUERDOS DE LOS ORGANOS

COLEGIADOS DE ADMINISTRACION Y DECISIN OCAD

INDICE

I. Aspecto Generales2
II. Elaboracin de Actas presenciales...3
III. Elaboracin de Acuerdos presenciales...11
IV. Elaboracin de Actas y Acuerdos virtuales.......21

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE ACTAS Y ACUERDOS DE LOS ORGANOS

COLEGIADOS DE ADMINISTRACION Y DECISIN OCAD
El presente instructivo tiene como objetivo orientar a las Secretarias Tcnicas de los rganos Colegiados de
Administracin y Decisin OCAD en la elaboracin de las Actas y Acuerdos, toda vez que estos son el
soporte de las decisiones tomadas sobre los proyectos de inversin financiados con recursos del Sistema
General de Regalas (SGR).
De esta manera el presente instructivo ilustrar de una manera pedaggica y didctica la manera como se debe
adelantar la construccin de las actas y acuerdos de las sesiones presenciales o virtuales.

I. ASPECTOS GENERALES
QUIENES SON LOS RESPONSABLES DE LA ELABORACIN DE ACTAS Y ACUERDOS DE LOS
OCAD?
Las Actas y los Acuerdos de los proyectos de inversin debern ser elaboradas por la secretaria tcnica del
OCAD correspondiente; y deben ser suscritas y expedidas por el presidente y secretario tcnico del Organo
Colegiado1 .
EN QUE MOMENTO DEBEN ELABORARSE LAS ACTAS Y LOS ACUERDOS?
Una vez finalice la sesin del OCAD la secretaria tcnica proceder a la elaboracin del acta correspondiente y
la enviara a los integrantes del OCAD para su revisin, aprobacin y suscripcin dentro de los cinco (5) das
hbiles siguientes a la realizacin de la sesin.
Las decisiones del OCAD sobre los proyectos de inversin se adoptaran mediante acuerdos, los cuales sern
suscritos y expedidos dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a la suscripcin del acta por el presidente y
el secretario tcnico.
INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA ELABORACION DE LOS ACUERDOS Y ACTAS:
Para la elaboracin de las Actas y los Acuerdos se recomienda la utilizacin de las proformas de actas y
acuerdos puestas a disposicin de las Secretarias Tcnicas de los OCAD en el sistema SUIFP-SGR, teniendo
en cuenta las instrucciones que se enuncian a continuacin:

Vase Articulo 36 Ley 1530 de 2012 y artculo 6 del Acuerdo 04 de 2012 de la Comisin Rectora del Sistema General de
Regalas.
1

II. ELABORACION DE ACTAS PRESENCIALES:

- ENCABEZADO Y COMPETENCIA: El encabezado se deber sealar el rgano Colegiado de
Administracin y Decisin OCAD que va a tomar la decisin frente a los proyectos de inversin; la ciudad y la
fecha en que se realiza la sesin, el nmero consecutivo del acta del acta que se va a suscribir el cual debe
ser contino con la numeracin que la secretaria tcnica viene dando a las actas y por ltimo, se debe
identificar la fecha de la convocatoria y el medio utilizado.

Sealar rgano Colegiado de

Administracin y Decisin que va a tomar
la decisin de los proyectos de inversin.
Es decir si es municipal, departamental,
regional o corporacin.

El nmero del acta debe coincidir con los

consecutivos que viene trabajando la
Secretaria Tcnica

* Los campos resaltados en amarillo corresponden a informacin que debe ser suministrada por la Secretaria Tcnica del OCAD.

- Miembros e invitados al OCAD Se registra cada uno de los datos de los miembros del OCAD y los
invitados permanentes:

En los OCADS regionales

se debe sealar si hay
asistencia del Senador y
el representante a la
cmara

La comunidades tnicas
minoritarias asentadas en la
entidades territoriales,
tendrn la calidad de
invitados permanentes en la
sesiones de los diferentes
OCAD

- ORDEN DEL DA: Se debe someter a consideracin de los integrantes del OCAD el orden del da,
para lo cual se recomienda seguir los siguientes parmetros, en caso que se realicen modificaciones al
mismo, se deber dejar constancia en el acta.
Incluir las actividades adicionales del orden del da que considere. Para dar
orden a la sesin del OCAD, se sugiere diferenciar los proyectos en cuatro
grupos: (i) Viabilizacin, priorizacin, aprobacin, designacin de ejecutor y
de la instancia encargada de adelantar la interventora; (ii) liberacin de
recursos; (iii) proyectos presentados para ajuste; (iv) proyectos con
prrrogas de plazo para cumplimiento de requisitos de que trata artculo 25,
Decreto 1949 de 2012 .

En proposiciones y varios NO pueden

incluirse decisiones frente a proyectos de
inversin.

- VERIFICACIN DEL QUORUM Y APROBACIN DEL ORDEN DEL DA: Se debe verificar por la
secretaria tcnica del OCAD que se encuentre al menos un representante por cada nivel de gobierno a
fin de acreditar quorum necesario para deliberar y tomar decisiones.
-PRESENTACIN DE PROYECTOS PARA VIABILIZACIN, PRIORIZACIN, APROBACIN,
DESIGNACIN DE EJECUTOR O DE LA INSTANCIA ENCARGADA DE CONTRATAR LA
INTERVENTORA: Se debe sealar el sentido del voto de cada uno de los miembros y la decisin que
se adopte en cada proyecto de inversin, para los proyectos de inversin cofinanciados con recursos del
Presupuesto General de la Nacin - PGN solo se podr priorizar y aprobar el proyecto de inversin una
vez el Departamento Nacional de Planeacin -DNP haya emitido la viabilidad.
PRESENTACIN DE PROYECTOS PARA VIABILIZACIN, PRIORIZACIN, APROBACIN,
DESIGNACIN DE ENTIDAD PBLICA EJECUTORA DEL PROYECTO O DE LA INSTANCIA
ENCARGADA DE CONTRATAR LA INTERVENTORA O APROBAR VIGENCIAS FUTURAS

Campo editable de
conformidad con las
decisiones que proceda a
tomar el OCAD rente al
proyecto

* Los campos resaltados en amarillo corresponden a campos editables que deben ser suministrados por la Secretaria Tcnica del OCAD.
Es importante que el cuadro
que describe el proyecto
vaya acompaado del
sentido de la votacin de las
instancias, en atencin a
cada una de las decisiones
que se ponen a
5
consideracin del OCAD

En el caso que
exista
cofinanciacin con
otras fuentes se
debe discriminar el
tipo de recurso y el
cronograma
establecido en la
MGA

- CONSIDERACIN Y APROBACIN DE AJUSTES A PROYECTOS DE INVERSION

El Representante legal de la respectiva entidad territorial, Corporacin Autnoma Regional o el
Representante de la correspondiente comunidad minoritaria tnica, (segn corresponda) puede
presentar ante la Secretara Tcnica del OCAD la solicitud de ajuste de proyectos de inversin para la
respectiva aprobacin por parte del OCAD.
4.1. La Secretara Tcnica present a consideracin del OCAD, la decisin de APROBAR el ajuste del siguiente proyecto de inversin, que haba sido
aprobado por el OCAD en la sesin del da ___________ (da-mes-ao), decisin adoptada mediante Acuerdo No ______ de fecha ____________ (dames-ao). El detalle del ajuste propuesto est resumido en la ficha que para tal fin ha establecido el DNP en el Manual Operativo de xxx , la cual se adjunta
como soporte de la presenta acta y forma parte integral de la misma.
Si la viabilizacin del proyecto estuvo a cargo del Departamento Nacional de Planeacin, seale aqu la fecha y oficio de viabilizacin
Cdigo Bpin

2013000020045
Fuentes
Departamentos - SAN
ANDRES Y
PROVIDENCIA
Departamentos - SAN
ANDRES Y
PROVIDENCIA
Entidad pblica
aprobada para la
ejecucin del proyecto
Entidad pblica
aprobada para contratar
la interventora

Fuentes Aprobadas
Departamentos - SAN
ANDRES Y
PROVIDENCIA
Departamentos - SAN
ANDRES Y
PROVIDENCIA
Entidad pblica
designada ejecutora del
proyecto
Instancia pblica
designada para la
contratacin de
interventora
Acuerdo de requisitos
con que se aprob

Nombre Proyecto
FORTALECIMIENTO DEL REA MARINA PROTEGIDA
DE SEAFLOWER EN EL ARCHIPILAGO DE SAN
ANDRS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA
Tipo de recurso

Cronograma MGA

Sector
Agricultura Adquisicin y
Adjudicacin de
Tierras
Valor

Fase

Valor Total

FACTIBILIDAD FASE 3
Vig.
Presupuestal
SGR

$
2.000.000.000
Valor
Aprobado

Fondo de compensacin
regional

2012

$ 1.000.000.000

Fondo de compensacin
regional

2013

$ 1.000.000.000

CORPORACION PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE DEL ARCHIPIELAGO DE SAN ANDRES, PROVIDENCIA Y

SANTA CATALINA - CORALINA

VIGENCIA PRESUPUESTAL APROBADA POR EL OCAD

Vig.
Presupuestal
Valor
Vig. Futura
Tipo de recurso
SGR
Aprobado
Aprobada
Fondo de
compensacin
regional
2012
$ 1.000.000.000
Fondo de
compensacin
regional
2013
$ 1.000.000.000
Valor

Vr Aprobado
Vig. Futura

Bien o servicio
recibido en el
bienio:

$0
$0
$0

Valor
$0
Acuerdo XX de 20XX. (Nota: Acuerdo 13 de 2012 aplica nicamente para proyectos presentados antes del 31 de
diciembre de 2013; Acuerdo 17 de 2013 para proyectos radicados a partir de 1 de enero de 2014 y Acuerdo 15 de 2013
para proyectos de FCTeI)

La Secretara Tcnica someti a decisin del OCAD, el proyecto antes citado, con el siguiente resultado:

En la siguiente tabla elimine las columnas de la decisin que no apliquen al ajuste del proyecto
presentado. Todos los ajustes deben ser por lo menos viabilizados cuando es competencia del
OCAD, priorizados y aprobados).

SENTIDO DEL
VOTO
NIVEL NACIONAL
NIVEL
DEPARTAMENTAL
NIVEL MUNICIPAL

APRUEBA
POSITIVO/NEGATIVO
POSITIVO/NEGATIVO
POSITIVO/NEGATIVO

ENTIDAD
EJECUTORA

INSTANCIA
CONTRATACIN
INTERVENTORIA

VIGENCIA FUTURA
POSITIVO/NEGATIVO

BIEN O SERVICIO
RECIBIDO FUERA DEL
BIENIO
POSITIVO/NEGATIVO

POSITIVO/NEGATIVO
POSITIVO/NEGATIVO

POSITIVO/NEGATIVO
POSITIVO/NEGATIVO

Con base en la anterior votacin, el OCAD ____ (SI / NO) aprob el ajuste presentado para el citado proyecto y modific la entidad pblica ejecutora del
proyecto designando a ___________________; modific la designacin de la instancia encargada de contratar la interventora y en su lugar, design a
__________________________, ____________ (SI/NO) aprob) las vigencias futuras, como resultado del ajuste del proyecto (aplica segn las decisiones
que adopte el OCAD).

- PRRROGAS DE PLAZO PARA CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

En cumplimiento de lo dispuesto en el artculo 25 del Decreto 1949 de 2012 se someter a consideracin de
los miembros del OCAD, las solicitudes de prorrogar el plazo para el cumplimiento de requisitos de ejecucin y
previos al inicio de la etapa contractual o previos a la suscripcin del acto de apertura del proceso contractual
como lo seala el Acuerdo 13 de 2012, el Acuerdo 014 de 2012, Acuerdo 015 de 2012 y el Acuerdo 17 de
2013 (segn corresponda).

Se debe sealar bajo qu acuerdo

fue aprobado el proyecto de
inversin

Si como consecuencia de la prrroga del plazo para el

cumplimiento de requisitos sometido a consideracin del
OCAD, se requiere de vigencias futuras, diligencie la siguiente
tabla, de lo contrario, elimnela.

- PROYECTOS PARA LA LIBERACIN DE RECURSOS: En esta parte del acta se deben discriminar
en cada uno de los proyectos que se sometern a la aprobacin de liberacin de recursos, en virtud de
solicitud elevada al OCAD por parte de quien present el proyecto o la entidad pblica encargada de
adelantar su ejecucin.
Para mayor claridad es indispensable registrar los datos del proyecto en el cuadro de la proforma de la
siguiente manera:

Importante tener en
cuenta si el proyecto fue
aprobado de conformidad
con los requisitos
establecidos en el
Acuerdo 13 de 2013, el
Acuerdo 17 de 2013 o el
Acuerdo 15 de 2012, este
ltimo aplica para
proyectos del FCTeI

- PROPOSICIONES Y VARIOS
En este punto los miembros del OCAD podrn debatir puntos que no estn directamente relacionados
con decisiones de proyectos de inversin que no se hayan considerado desde la citacin a sesin.

En el caso de que exista delegacin

este deber anexar el Acto
Administrativo.

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III. ELABORACION DE ACUERDOS PRESENCIALES

Las decisiones del OCAD sobre los proyectos de inversin se adoptaran mediante acuerdos, los cuales sern
suscritos y expedidos dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a la suscripcin del acta por el presidente y
el secretario tcnico.
Es recomendable que las secretarias tcnicas de los OCAD construyan los acuerdos de conformidad con los
parmetros que se enuncian a continuacin y de conformidad con el siguiente orden:
1. Encabezado, Epgrafe, Competencia.

Fecha de la
sesin

Encabezado debe encontrarse de

conformidad con los consecutivos que
tenga la secretaria tcnica

Se debe revisar que la identificacin

del OCAD sea la correcta

2. CONSIDERANDOS.
Es una motivacin normativa y fctica que da lugar a tomar decisiones sobre los proyectos de
inversin, en los cuales se puede incluir:

Una exposicin concisa de los elementos de hecho y de derecho que se han tomado en
consideracin

Los considerandos deben guardar relacin con lo acordado por el OCAD, su orden debe
corresponder en la medida de lo posible al de las decisiones que se acuerdan

11

Por lo anterior, ser responsabilidad de la Secretaria Tcnica del rgano Colegiado decidir cul de los
siguientes considerandos se adeca a las decisiones tomadas por los miembros del OCAD

Considerando General: Es aquel que independientemente de las decisiones que se tomen

en el OCAD, siempre debe incluirse:
CONSIDERANDO:
Que el Acto Legislativo 05 de 2011, cre el Sistema General de Regalas y modific los
artculos 360 y 361 de la Constitucin Poltica, Sistema cuya organizacin y funcionamiento
fue regulado por la Ley 1530 de 2012.

Considerandos particulares: Le corresponder a la Secretaria tcnica del OCAD

determinar cules de los siguientes considerandos es necesario incluir, en atencin a las
decisiones adoptadas, para lo cual se realiza la siguiente divisin:
(i)

Viabilizacin, priorizacin, aprobacin de proyectos de inversin

financiados con

recursos del Sistema General de Regalas, designacin de la entidad pblica ejecutora del
proyecto y de la instancia encargada de adelantar la interventora, aprobacin de vigencias
futuras.
(ii)

Ajustes;

(iii)

Prrrogas para el cumplimiento de requisitos;

(iv) Liberacin de recursos

(v)

Considerandos finales.

(i)

Viabilizacin, priorizacin, aprobacin de proyectos de inversin financiados

con recursos del Sistema General de Regalas, designacin de la entidad pblica

ejecutora y de la instancia encargada de adelantar la interventora, aprobacin de
vigencias futuras.
Que de conformidad con el artculo 6 de la Ley 1530 de 2012, los rganos Colegiados de
Administracin y Decisin son los responsables de definir los proyectos de inversin
sometidos a su consideracin que se financiarn con recursos del Sistema General de
Regalas, as como de viabilizar, aprobar y priorizar la conveniencia y oportunidad de
financiarlos y de definir su ejecutor que ser de naturaleza pblica.
12

Que de conformidad con lo dispuesto en el artculo 26 de la Ley 1530 de 2012, el

Departamento Nacional de Planeacin mediante oficio XXXX del xxxx (fecha) viabiliz
los proyectos de inversin que cuentan con cofinanciacin de los recursos del
Presupuesto General de la Nacin, los cuales se presentan a este rgano Colegiado
de Administracin y Decisin para su priorizacin y aprobacin.
Que el pargrafo primero del artculo 23 del Decreto 1949 de 2012 establece que los
proyectos de inversin podrn ser viabilizados, aprobados y designados sus
ejecutores en una sola sesin del rgano Colegiado de Administracin y Decisin,
correspondindole a la Secretara Tcnica adelantar el registro en el respectivo banco
de Programas y Proyectos dentro de la misma sesin.
Que segn el artculo 28 de la Ley 1530 de 2012, corresponde a los rganos
Colegiados de Administracin y Decisin designar los ejecutores de los proyectos de
inversin y decidir la instancia que adelante la contratacin de la interventora en los
trminos del artculo 83 de la Ley 1474 de 2011, atendiendo la importancia,
naturaleza o cuanta del proyecto de inversin.
Que de acuerdo con el pargrafo primero del artculo 23 del Decreto 1949 de 2012,
los proyectos de inversin podrn ser viabilizados, aprobados y designados sus
ejecutores en una sola sesin del rgano Colegiado de Administracin y Decisin.
Que de conformidad con lo establecido en el artculo 28 de la Ley 1530 de 2012 y el
artculo 4 del Decreto 414 de 2013 las entidades pblicas designadas como
ejecutoras deben garantizar la correcta ejecucin de los recursos asignados al
proyecto de inversin, as como el suministro y registro de la informacin veraz,
oportuna e idnea para realizar el monitoreo, seguimiento, control y evaluacin de
los recursos del SGR en las condiciones, instrumentos y herramientas definidos para
tal efecto por el Departamento Nacional de Planeacin en Circulares 03 de 2012, 62 y
63 de 2013; y SMSCE 001 y 002 de 2012 y, las Resoluciones 1789 y 2620 de 2013 y
dems normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
Que la Ley 1530 de 2012 en sus artculos 94 y 97 establece la posibilidad de asumir
compromisos con cargo a vigencias futuras para rganos, fondos y beneficiarios del
Sistema General de Regalas y para Entidades Territoriales receptoras directas de
regalas y compensaciones, respectivamente, previo cumplimiento de requisitos y
autorizaciones all sealados.
Que conforme al artculo 25 de la Ley 1606 de 2012 o la norma que lo modifique,
adicione o sustituya, corresponde al rgano Colegiado de Administracin y Decisin
dar las autorizaciones de vigencias futuras para la asuncin de compromisos en los
que se prevea la provisin de bienes y servicios por fuera de la bienalidad respectiva
por parte de las entidades designadas como ejecutoras y estas dispongan de
apropiacin suficiente con cargo al presupuesto del respectivo bienio del Sistema
General de Regalas, as como, las autorizaciones de vigencias futuras solicitadas por
13

las entidades designadas como ejecutoras de los proyectos de inversin que

requieran recursos de posteriores bienalidades de dicho Sistema.

(ii) Ajustes:
Que el XX (da) de xxx mes de xxxx ao, el Representante legal XXX de (Entidad Territorial,
Corporacin Autnoma Regional o el Representante de la correspondiente comunidad
minoritaria tnica, radic ante esta Secretara Tcnica solicitud(es) de ajuste(s) de algunos
proyectos de inversin para la respectiva viabilizacin (si aplica), priorizacin y aprobacin de
ajustes por parte del OCAD XXX.
Que el XX (da) de mes de ao, el Representante legal XXX de la respectiva entidad territorial,
Corporacin Autnoma Regional o el Representante de la correspondiente comunidad
minoritaria tnica, radic ante esta Secretara Tcnica solicitud(es) de ajuste(s) de algunos
proyectos de inversin la in cual fue viabilizada por el Departamento Nacional de Planeacin
mediante oficio XXXXX del (da, mes y ao) y se presenta a este rgano Colegiado para su
priorizacin y aprobacin.
Que las decisiones que se adoptan en el presente Acuerdo en relacin con dicha(s)
solicitud(es) de ajuste, se rigen por lo previsto en el Acuerdo 014 de 2013 expedido por la
Comisin Rectora, o aquel que lo modifique, adicione o sustituya, mediante el cual se define el
procedimiento para realizar ajustes a los proyectos de inversin financiados con recursos del
Sistema General de Regalas.
(iii) Prrrogas para el cumplimiento de requisitos.
Que de conformidad con lo establecido en el artculo 25 del Decreto 1949 de 2012, el rgano
Colegiado de Administracin y Decisin OCAD-, previa solicitud del representante legal de la
Entidad territorial que present el proyecto de inversin, podr prorrogar el plazo del
cumplimiento de los requisitos de la fase de ejecucin, si a los seis (6) meses de la aprobacin
del proyecto no han sido completados dichos requisitos
Que el representante legal XXX de la Entidad territorial o de la Entidad Pblica Ejecutora),
mediante oficio de fecha XXX de XXX de XXX, solicit a la Secretara Tcnica del OCAD
prrroga para el cumplimiento de requisitos de la fase de ejecucin de proyectos de inversin
aprobados previamente por este OCAD.
(iv) Liberacin de recursos:
Que de conformidad con lo dispuesto en el inciso 3 del artculo 25 del Decreto 1949 de 2012 y
la Circular 0057 de 2013 de la Secretaria Tcnica de la Comisin Rectora del Sistema General
de Regalas, si a los seis (6) meses de la aprobacin del proyecto no han sido completados los
requisitos de la fase de ejecucin, los recursos establecidos para el respectivo proyecto,
podrn ser liberados para aprobar otros proyectos de inversin, pudiendo el rgano Colegiado

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de Administracin y Decisin prorrogar hasta por seis (6) meses ms el cumplimiento de dichos
requisitos.
Que XXX (indicar sujeto), mediante oficio de fecha XXX de XXX de XXX, solicit a la Secretara
Tcnica presentar para aprobacin del OCAD la solicitud de liberacin de recursos para
aprobar otros proyectos, teniendo en cuenta que pasaron seis (6) meses contados a partir de la
comunicacin por medio del cual se aprob el proyecto XXX (indicar nombre del proyecto), sin
que hubiese sido posible completar los requisitos de ejecucin previstos en el Acuerdo 13 de
2012 modificado por el Acuerdo 14 de 2013; en el Acuerdo 15 para proyectos de inversin
financiados con recursos de ciencia, tecnologa e innovacin y en el Acuerdo 17 de 2013, para
proyectos presentados a partir del 1 de enero de 2014, segn corresponda.
Importante tener en cuenta si el proyecto
fue aprobado de conformidad con los
requisitos establecidos en el Acuerdo 13
de 2013, el Acuerdo 17 de 2013 o el
Acuerdo 15 de 2012, este ltimo aplica
para proyectos del FCTeI

(IV). Considerandos finales: Al igual que el considerando general los considerandos finales

deben incluirse independientemente de las decisiones que se tomen en el OCAD.

Que mediante citacin enviada a travs de oficio/correo electrnico del _____(da) de mes de
ao, la Secretara Tcnica del OCAD XXX, convoc a sesin a los miembros del OCAD con el
objeto de viabilizar, priorizar y aprobar el/los proyecto(s) de inversin financiado(s) con
recursos del Sistema General de Regalas, materia del presente acuerdo, as como para
designar su ejecutor, la instancia encargada de adelantar la interventora de los contratos que
se deriven del mismo y aprobar las vigencias futuras.
Que el artculo 6 del Acuerdo 004 de 2012, expedido por la Comisin Rectora del Sistema
General de Regalas, establece que el acta aprobada por los miembros del OCAD, ser el
soporte para adoptar mediante acuerdos, las decisiones de los OCAD sobre los proyectos de
inversin, los cuales sern suscritos y expedidos dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a
la suscripcin de la referida acta por el Presidente y el Secretario Tcnico de dicho rgano
colegiado, debiendo ser comunicados a los ejecutores y beneficiarios de recursos.
Que la(s) decisin(es) que se adopta(n) a travs del presente Acuerdo, se encuentra(n)
soportada(s) en el/las Acta(s) No(s). XXX del XX de XXX de XXX, suscrita(s) por el Presidente
y Secretario Tcnico del OCAD XXX, respectivamente.
CAMPO EDITABLE PARA LOS DEMS QUE CONSIDERE LA SECRETARA TCNICA.

15

3. Parte dispositiva.
El Sistema SUIFT-SGR relacionara los proyectos de inversin, sus componentes y las decisiones
adoptadas con el objeto de tener precisin y certeza de la informacin que se encuentra en los
acuerdos as:

Para mayor claridad del acuerdo, debe

utilizarse un artculo para cada proyecto
presentado para decisin del OCAD

Las tablas deben corresponder

a las discriminadas en el Acta

16

CAMPO EDITABLE

ARTCULO XX. Las entidades designadas en el (los) artculo(s) anterior(es) como Entidades Pblicas
Ejecutoras de los proyectos aprobados, sern responsables de la recoleccin, custodia y reporte al Sistema
de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluacin - SMSCE de la informacin veraz, oportuna e idnea del
proyecto, desde la aprobacin hasta su cierre, as como del expediente del proyecto formulado que ser
trasladado por la respectiva Secretara Tcnica a ste.

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ARTCULO XX. Los proyectos de inversin deben ser ejecutados de conformidad con el rgimen contractual
aplicable a la entidad pblica designada ejecutora, el rgimen presupuestal sealado por el Sistema General
de Regalas y con sujecin a los trminos de su aprobacin. Lo anterior en virtud de la responsabilidad
sealada en el artculo 17 de la Ley 1606 de 2012.

ARTCULO XX. Es responsabilidad de la entidad pblica designada ejecutora, solicitar los certificados de
cumplimiento de requisitos previos al inicio de la etapa contractual/previos al acto administrativo de apertura
de proceso de seleccin ante la Secretaria Tcnica del rgano Colegiado de Administracin y Decisin, de
conformidad con lo establecido en el Acuerdo 013 de 2012 / Acuerdo 017 de 2013 / Acuerdo 015 de 2013.

ARTICULO XX. De conformidad con lo sealado en el artculo 25 del Decreto 1949 de 2012, aclarado con
Circular 0057 de 2013 proferida por la Secretara Tcnica de la Comisin Rectora, el/ los ejecutor(es)
cuenta(n) con un trmino de seis (6) meses prorrogables por un trmino igual, contados a partir de la fecha
de comunicacin del presente Acuerdo, para cumplir los requisitos previos al inicio de la etapa contractual o
previos al acto administrativo de apertura de proceso de seleccin de los proyectos de inversin
aprobados. Vencido este trmino sin que se hubiesen completado dichos requisitos, se podr solicitar la
liberacin de recursos para aprobar otros proyectos.
El Departamento Nacional
de Planeacin adelantara
la viabilizacin de los
ajustes a proyectos de
inversin cofinanciados
con PGN

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ARTCULO XX. Los recursos liberados a travs del presente Acuerdo, debern ser tenidos en cuenta
por la Secretara Tcnica del OCAD Regin Caribe para efectos de la aprobacin de proyectos de
inversin y su concordancia con la estimacin de disponibilidad y el Plan Bienal del Caja, en
cumplimiento de lo dispuesto por el artculo 23 del Decreto 1949 de 2012 o la norma que lo
modifique, adicione o sustituya.

Si como consecuencia de la prrroga del

plazo para el cumplimiento de requisitos
sometido a consideracin del OCAD, se
aprobaron vigencias futuras de recursos o
de ejecucin, insertar la siguiente tabla, de lo
contrario no incluirla.

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20

IV. ELABORACIN DE ACTAS Y ACUERDOS VIRTUALES

El artculo 2 del Acuerdo 04 de 2013, de la Comisin Rectora del Sistema General de Regalas, establece
que los OCAD se reunirn ordinaria o extraordinariamente de manera presencial o siempre que resulte
necesario, a travs de sesiones virtuales cuando por cualquier medio todos sus miembros puedan deliberar
o decidir por comunicacin simultanea o sucesiva.
Las proformas de actas y acuerdos de sesiones virtuales guardan los mismos parmetros establecidos para
las sesiones presenciales, no obstante y en atencin a sus particularidades es indispensable para su
construccin tener en cuenta lo siguiente:

PROFORMAS ACTAS VIRTUALES:

- En el encabezado es indispensable dejar por establecido que se trata de una sesin virtual, adems de
indicarse la hora de inicio y finalizacin de la misma.

RGANO COLEGIADO DE ADMINISTRACIN Y DECISIN

Regin Caribe
SECRETARA TCNICA
ACTA No. 1
La Secretaria Tcnica del OCAD Regin Caribe, en virtud de lo establecido en
los artculos 36 de la Ley 1530 de 2012; 8 de del Decreto 1075 de 2012; 2 y
5 del Acuerdo 4 de 2012 de la Comisin Rectora del Sistema General de
Regalas, previa solicitud del presidente, convoc el xxx de xxx de 20xxx a
sesin virtual para el da xx de xxx de 20xx, entre las xx y xx ( indicar la hora
a.m. p.m.) y remiti los archivos que contienen xxx (orden del da, etc especificar los documentos que se envan-) para su ----------- (indicar si es para
consideracin y aprobacin u otras decisiones que se puedan adoptar). As
mismo inform a los integrantes del OCAD que el correo habilitado para la
participacin en el OCAD es xxxxxxxxx@xxx (indicar correo electrnico de la
secretaria tcnica)

Establecer que se trata de una sesin

virtual, adems de indicarse la hora de
inicio y finalizacin de la misma.

21

- Al discriminarse los miembros e Invitados del OCAD es pertinente establecer la manera como hicieron
presencia en la sesin virtual, bien se trate de correo electrnico o fax o de otro medio, sealando la hora en
que se recibe el mismo.
MIEMBROS DEL OCAD
Participaron en la sesin del OCAD (Regional, departamental y municipal) los
siguientes miembros:

No.

NOMBRE

ENTIDAD
CARGO

CORREO HORA

NIVEL DE GOBIERNO
QUE REPRESENTA

Gobierno Nacional

Gobierno
Departamental

Gobierno Municipal

Representantes de las
Universidades Pblicas
(4) y Privadas (2)
(aplica para OCAD de
CTI)

Se debe discriminar la hora en

que se recibe el correo que
manifiesta la presencia de uno
de los miembros ene le OCAD

- Al recibirse las votaciones por parte de los miembros del OCAD se debe insertar dentro del acta un cuadro
que discrimine el medio y la hora de envi del correspondiente voto, dependiendo de la decisin que se este
tomando.

RECIBIDO DE LAS VOTACIONES

NIVEL DE
GOBIERNO QUE
REPRESENTA

Medio de Envi
Remitido por

Hora

Se debe discriminar el medio y

hora de envi del voto.

(Correo electrnico, Fax)

NIVEL NACIONAL
NIVEL
DEPARTAMENTAL
NIVEL MUNICIPAL

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PROFORMAS ACUERDOS VIRTUALES:

-Dentro de los considerandos finales del Acuerdo, es indispensable hacer mencin a que la convocatoria
efectuada por el OCAD es para adelantar una sesin virtual, especificando la fecha exacta de la misma y la
hora de su inicio y finalizacin, adems del correo electrnico de la secretaria tcnica para la participacin
en el OCAD.
CONSIDERANDOS FINALES
Que la Secretaria Tcnica del OCAD ____________, en virtud de lo establecido en los artculos
36 de la Ley 1530 de 2012; 8 de del Decreto 1075 de 2012; 2 y 5 del Acuerdo 4 de 2012
de la Comisin Rectora del Sistema General de Regalas, previa solicitud del presidente,
convoc mediante correo electrnico del xxx de xxx de 20xxx a sesin virtual para el da xx
de xxx de 20xx, entre las xx y xx ( indicar la hora a.m. p.m.). As mismo inform a los
integrantes del OCAD que el correo habilitado para la participacin en el OCAD es
xxxxxxxxx@xxx (indicar correo electrnico de la secretaria tcnica)

Especificar
fecha
exacta y hora de
inicio de la sesin,
adems del correo
electrnico de la
Secretaria Tcnica.

Que en la convocatoria remiti los archivos que contienen (orden del da, etc - especificar los
documentos que se envan-) para que los miembros del OCAD viabilicen, prioricen y aprueben
el/los proyecto(s) de inversin financiado(s) con recursos del Sistema General de Regalas,
materia del presente acuerdo, as como para designar la entidad pblica ejecutora del
proyecto, la instancia encargada de adelantar la interventora de los contratos que se deriven
del mismo y aprobar las vigencias futuras.
Que el da xx de xxx de 20xx, la Secretaria Tcnica a travs de correo electrnico enviado a
los miembros del OCAD xxx manifest que siendo las XXX se da apertura a la sesin,
indicando que una vez recibida la confirmacin de participacin por cada uno de los miembros,
la sesin del OCAD cuenta con el qurum requerido, de acuerdo con lo establecido en el
artculo 5 y numeral 9 del artculo 8 del Decreto 1075 de 2012.
Que el artculo 6 del Acuerdo 004 de 2012, expedido por la Comisin Rectora del Sistema
General de Regalas, establece que el acta aprobada por los miembros del OCAD, ser el
soporte para adoptar mediante acuerdos, las decisiones de los OCAD sobre los proyectos de
inversin, los cuales sern suscritos y expedidos dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a
la suscripcin de la referida acta por el Presidente y el Secretario Tcnico de dicho rgano
colegiado, debiendo ser comunicados a los ejecutores y beneficiarios de recursos.
Que la(s) decisin(es) que se adopta(n) a travs del presente Acuerdo, se encuentra(n)
soportada(s) en el/las Acta(s) No(s). XXX del XX de XXX de XXX, suscrita(s) por el Presidente
y Secretario Tcnico del OCAD Regin Caribe, respectivamente.

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