Professional Documents
Culture Documents
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
DICIEMBRE 2013
INTRODUCCIN
LA AUDITORIA
1.1. Antecedentes
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad,
basada en la verificacin de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar
su exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos
de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria.
Acreditase, todava, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta
tcnica, apareci a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos pases de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones
profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias, destacndose
entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de
Venecia (Italia), 1.581.
La revolucin industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimi
nuevas direcciones a las tcnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a
atender las necesidades creadas por la aparicin de las grandes empresas ( donde la
naturaleza es el servicio es prcticamente obligatorio).
Se preanuncio en 1.845 o sea, poco despus de penetrar la contabilidad de los dominios
cientficos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificacin anual
de los balances que deban hacer los auditores.
Tambin en los Estados Unidos de Norteamrica, una importante asociacin cuida las
normas de auditoria, la cual public diversos reglamentos, de los cuales el primero que
conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en
diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943.
El futuro de nuestro pas se prev para la profesin contable en el sector auditoria es
realmente muy grande, razn por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseanza
ctedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo
organizarse cursos similares a los que en otros pases se realizan.
1.2. Definiciones
Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables,
dedicndose a observar si los mismos eran exactos.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo
acontecido y las respectivas referencias de los registros.
Con el tiempo, el campo de accin de la auditoria ha continuado extendindose; no
obstante son muchos los que todava la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto
remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.
En forma sencilla y clara, escribe Holmes:
"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El
auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones,
registros y documentos."
Por otra parte tenemos la conceptuacin sinttica de un profesor de la universidad de
Harvard el cual expresa lo siguiente:
"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, as
como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen."
1.3. Objetivo
El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el
desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona anlisis,
evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades
revisadas.
Los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las
Gerencias.
1.4. Finalidad
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado.
Podemos escribir los siguientes:
1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial
2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
4. Descubrir errores y fraudes.
5. Prevenir los errores y fraudes
6. Exmenes de aspectos fiscales y legales
7. Examen para compra de una empresa( cesin patrimonial)
8. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros.
Clasificacin de la Auditoria
Auditora Externa
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa es el examen
crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica,
realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando
tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la
forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para
su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los
terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se
produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena
credibilidad en la informacin examinada.
La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una
organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas
generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en
forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por
lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora de
Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede
existir Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del
Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin
Automtico etc.
Auditora Interna
La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de
informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos
laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir
informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2.1. Antecedentes
Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es
conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms
significativa a lo largo de la historia de la administracin.
En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association
sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras,
consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su
ambiente presente y futuro probable."
peridica
de
la
planeacin,
organizacin,
ejecucin
control
administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin
de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa."
Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios
de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del
desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para
determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules
deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos
objetivos."
El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El
Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja
productividad para establecer las bases para mejorarla" a travs de un mtodo que
identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una
organizacin.
Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la
evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y
Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre
de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of
Excellence Managements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de
lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras,
eficiencia operativa y evaluacin administrativa.
El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja
Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad
de
Contralora
Desarrollo
Administrativo,
contina
ampliando
enriqueciendo.
2.2. Definiciones
Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de
mejora.
Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:
" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa,
institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus
mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y
materiales".
Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y
completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles
jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de
los integrantes de la institucin.
El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que cada caso de auditoria se
lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditoria para la direccin superior. Otras
definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente
de la direccin superior, a beneficio de terceras partes.
2.6. Alcance
Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles,
relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:
a) Naturaleza jurdica
b) Criterios de funcionamiento
c) Estilo de administracin
d) Proceso administrativo
e) Sector de actividad
f) mbito de operacin
g) Nmero de empleados
h) Relaciones de coordinacin
i) Desarrollo tecnolgico
j) Sistemas de comunicacin e informacin
k) Nivel de desempeo
l) Trato a clientes (internos y externos)
m) Entorno
n) Productos y/o servicios
o) Sistemas de calidad
3. Empresa mediana
4. Empresa grande
Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el
cual puede quedar enmarcado bsicamente en:
Telecomunicaciones
2. Transportes
3. Energa
4. Servicios
5. Construccin
6. Petroqumica
7. Turismo
8. Cinematografa
9. Banca
10. Seguros
11. Maquiladora
12. Electrnica
13. Automotriz
14. Editorial
15. Arte grfico
16. Manufactura
17. Autocartera
18. Textil
19. Agrcola
20. Pesquera
21. Qumica
22. Forestal
23. Farmacutica
24. Alimentos y Bebidas
25. Informtica
26. Siderurgia
27. Publicidad
28. Comercio
En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:
1. Nacionales
2. Internacionales
3. Mixtas
Tambin tomando en cuenta las modalidades de:
1. Exportacin
2. Acuerdo de Licencia
3. Contratos de Administracin
4. Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas
5. Subsidiarias
En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:
1. Tipo de organizacin
2. Naturaleza de su funcin
Por su tipo de organizacin son:
Fundaciones
2. Agrupaciones
3. Asociaciones
4. Sociedades
5. Fondos
6. Empresas de solidaridad
7. Programas
8. Proyectos
9. Comisiones
10. Colegios
Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas:
1. Educacin
2. Cultura
3. Salud y seguridad social
4. Poltica
- Obrero
- Campesino
- Popular
5. Empleo
6. Alimentacin
7. Derechos humanos
8. Apoyo a marginados y discapacitados
Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las
organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura
EL AUDITOR
3.1 Definicin
Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con
libre ejercicio de una ocupacin tcnica.
Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar
la efectividad de la organizacin
Acadmica
Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin, informtica,
comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales,
Complementaria
Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de
diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.
Emprica
Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes instituciones
sin contar con un grado acadmico.
Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l
los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo examen.
Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional
cifrado en su cultura.
Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la madurez
de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa.
Actitud positiva.
Estabilidad emocional.
Objetividad.
Sentido institucional.
Saber escuchar.
Creatividad.
Mente analtica.
Capacidad de negociacin.
Imaginacin.
Capacidad de observacin.
Iniciativa.
Discrecin.
Comportamiento tico.
3.5. Experiencia
Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las caractersticas
del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello
depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para
determinar la profundidad de las observaciones.
Por la naturaleza de la funcin a desempear existen varios campos que se tienen que
dominar:
En stos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las
providencias necesarias.
Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta
a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas
profesionales tales como:
Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular
juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.
Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos
oportuna y eficientemente.
Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.
Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio
propio o de intereses ajenos.
Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para
la que presta sus servicios.
Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos.
Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios
recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.
Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a
la organizacin a la que pertenece.
Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva.
Planeacin.
Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la
auditora administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
Qu cubre la planeacin?
1. Objetivo.
2. Factores a revisar.
3. Fuentes de informacin.
4. Investigacin preliminar.
5. Preparacin del proyecto de auditora.
6. Diagnstico preliminar.
Objetivo.
En esta etapa se define el propsito de la auditora. Se establecen las acciones que se
deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada
tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
Factores a revisar.
Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran
fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de dos vertientes:
a) El proceso administrativo
b) Los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento.
Fuentes de Informacin.
Las fuentes de informacin representan las instancias internas y externas a las que se
puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del
auditor.
Estas pueden ser Internas o Externas
Socios
Niveles de la organizacin
Unidades estratgicas de negocio
Sistemas de informacin
Investigacin Preliminar.
El siguiente paso lgico es realizar un reconocimiento o investigacin preliminar para
determinar la situacin de la organizacin.
Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal y toda clase de
documentos relacionados y de inters.
Propuesta Tcnica
Programa de Trabajo
Programa de trabajo.
Identificacin: Nombre de la auditora.
Responsable(s): Auditor a cargo de su implementacin.
Diagnstico Preliminar.
Esta fase se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene sobre la organizacin
como producto de su visin.
Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la
realidad y a la cultura organizacional.
Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que
fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar
Para ello se deben considerar, los siguientes elementos:
Gnesis de la organizacin:
Infraestructura:
uema de operacin (procesos/funciones)
Forma de operacin:
Instrumentacin:
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditora, etapa
en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen
Recopilacin de informacin
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga
posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar
la auditora o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminacin, teniendo siempre
presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin,
para mantener una lnea de accin uniforme.
Tcnicas de recoleccin
Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede emplear
alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas.
Investigacin documental.
Observacin directa.
Acceso a redes de informacin.
Entrevistas.
Cuestionarios.
Cedulas.
Investigacin documental
Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar
elementos de juicio a la auditora. A las fuentes documentales bsicas a las que se
pueden acudir son:
Normativa:
Acta constitutiva
Ley que ordena la creacin de la organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin especifica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Administrativos
Organigramas
Manuales administrativos
Sistemas de Informacin
Sistemas de normalizacin y certificacin
Cuadros de distribucin de trabajo
Plantillas de personal
Inventarios de mobiliario y equipo
Auditoras administrativas previas
Mercado:
Productos y servicios
reas (poblacin ingresos factores limitantes).
Comportamiento de la demanda (situacin actual, situacin futura proyectada,
caracterstica).
Comportamiento de la oferta situacin actual, situacin futura (previsible), anlisis
del rgimen de mercado.
Determinacin de precios
Ubicacin geogrfica
Localizacin
Ubicacin espacial interna
Caractersticas
Del terreno
Distancias y costo de trasporte
Justificacin en relacin con el tamao y los procesos.
Estudios financieros:
Recursos financieros para inversin
Anlisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluacin financiera
Situacin econmica
Sistema econmico
Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economa
Aspectos sociales
Variables demogrficas
Relaciones con el exterior
Observacin directa.
La entrevista.
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para
obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado, y uno de los que
puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener
contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y
recibir comentarios.
Cuestionarios.
Se emplea para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn
constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas
por capitulo o temticas especficas. La calidad de la informacin que obtenga,
depender de su estructura y forma de presentacin.
Cedulas.
Medicin.
Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan evaluar
relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el
proceso administrativo y de los elementos especficos, as como del propsito
estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se
empleen con este fin, cumplen con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de
la informacin que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirn
para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones
contenidas en el informe de la auditora.
Papeles de trabajo.
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo
que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las tcnicas y
procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las
conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habr
de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para
Identificacin de la auditora.
Evidencia.
La evidencia es la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la
auditora, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y
conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel
de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, as como el grado de
confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable
que el auditor se apegue en todo momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas
en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecucin vayan surgiendo. La
evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
le, y ha sido
validada.
recomendaciones de la auditora.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de
control interno, al titular de la organizacin y al lder del proyecto las siguientes
situaciones.
zadas
itores
o
no se apliquen las lneas de investigacin definidas.
Examen
Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las
circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin ptimos.
Procedimiento
El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de
problemas, as como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
en conjunto.
comportamiento con el fin de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atencin.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos:
trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan.
os que se utilizan
Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la
pregunta Por qu? hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de ese
momento el examen se torna ms crtico, y permite que las nuevas respuestas vayan
abriendo una perspectiva cada vez mas profunda en cuanto a las alternativas para
respaldar las conclusiones y juicios del auditor. (Franklin 2003 pp.73).
de efectividad.
Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis, y que representan un apoyo
valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:
Organizacionales
calidad
Cuantitativas
Informe
Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en el cual
se consignen los resultados de la auditora; identificando claramente el rea, sistema,
programa, proyecto auditado, el objeto de la revisin, la duracin, alcance, recursos y
mtodos empleados.
En virtud de que en este documento se sealan los hallazgos as como las conclusiones y
recomendaciones de la auditora, es indispensable que brinde suficiente informacin
respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo
del nmero de caos o transacciones revisadas en funcin de las operaciones que realiza
la organizacin. As mismo, es importante que tanto los hallazgos como las
recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente
documentada en los papeles de trabajo del auditor.
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, debern
reunir tributos como:
de servicios.
gica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los
instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y deja
abierta la alternativa de su presentacin previa al titular de la organizacin para
determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren elementos
probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicacin de la auditora. As
mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentacin e
instrumentacin. En caso de una modificacin significativa, derivada de evidencia
relevante, el informe tendr que ajustarse.
Aspectos operativos
Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en trminos
prcticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que se llevaron
a cabo en forma operativa.
Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden.
ntemplaron para comprender e interpretar la
auditora.
organizacin.
ados en el desarrollo.
auditora.
significativos y evidencia suficiente que los sustenta.
auditora.
recomendaciones finales.
las acciones.
Las cdulas:
Se utilizan para obtener la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la
auditoria. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y
columnas que faciliten la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis
de la informacin.
reas de anlisis
las reas de anlisis aqu seleccionadas y descritas no abarcan la totalidad ni tampoco
son necesariamente idnticas a las funciones de los organismos tradicionales ni a las
unidades organizacionales
Auditoria de ventas
Descripcin del rea funcional
Esta funcin es decisiva en las empresas y consiste en colocar los bienes o servicios en
manos de la gente dispuestas a pagar ms de lo que cuesta elaborar el bien o
proporcionar lo servicios. No existe empresa comercial (privada) que venda bienes y
servicios sin un margen de contribucin que le permite al ente mantenerse en el tiempo.
Pero la actividad de vender con ganancia no es cosa fcil; viene a ser el producto final
de un conjunto complejo de actividades. Objetivos de una auditoria de ventas el
propsito de una auditoria administrativa de ventas es el de analizar e identificar la
funcin de ventas dentro de las estructura orgnica de la empresa, Determinando la
efectividad de su operacin y la forma de emplear los recursos
Auditoria de compras
Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el suministro de
materias primas, abastecimientos y servicios necesarios para producir para
Producir y vender un producto; por tanto las compras son de vital importancia para las
ganancias.
Sistemticamente los
de la
Objetivo de la auditoria
La auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluar aspectos
de personal con fines de administracin, informacin, y control.
Objetivo de la auditoria
El rea de crdito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles
financieros, los procedimientos y la informacin en general. El objetivo de una
Auditoria administrativa, en esta funcin es el de examinar y evaluar las reas bsicas
de inters para el auditor, como son: la eficiencia, la puntualidad y la precisin de las
operaciones registradas, las operaciones de los datos, los medios de decisin y el control
de crditos cobranza para determinar como viene operando este departamento.
Qu es la Auditoria Administrativa?
Es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las
fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas,
leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operacin de los
reportes y asegurar que la organizacin los este cumpliendo y respetando.
La Auditoria Administrativa examen metdico y ordenado de los objetivos de una empresa de
su estructura orgnica y de la utilizacin del elemento humano a fin de informar los hechos
investigados.
Su importancia: proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma
como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando
aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos revelados exigen
una mayor o pronta atencin.
Es necesario una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y
propsitos que estn presentes en la organizacin. Debido a esto, cada auditoria
administrativa deber realizarse de forma distinta dependiendo de la organizacin.
Objetivo de una Auditoria: sealar las fallas y los problemas; presentar sugerencias y
soluciones; y apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para
ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e
informacin concerniente a las actividades revisadas.
Productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los recursos de acuerdo
con la dinmica administrativa establecida por la organizacin.
Toma de decisiones.
Plan Estratgico
La implementacin de un Plan estratgico tiene como objetivo primordial la toma de
decisiones lgicas para alcanzar el objetivo empresarial, minimizando las posibilidades de
error y maximizando las posibilidades de xito. Por ende, es necesario hacer un estudio,
planteamiento e implementacin de un plan estratgico, para cubrir el rea de necesidad
empresarial, tomando siempre la empresa como un TODO.
Incentivos
Clima Laboral
Gestin de comunicacin
Factores importantes en la Eficiencia de la utilizacin de Materiales
Gastos
Factores importantes en la eficiencia de la utilizacin de RECURSOS HUMANOS
La auditoria de recursos humanos puede definirse como el anlisis de las polticas y prcticas
de personal de una empresa y la evaluacin de su funcionamiento actual, seguida de
sugerencias para mejorar. El propsito principal de la auditoria de recursos humanos es
mostrar como est funcionado el programa, localizando prcticas y condiciones que son
perjudiciales para la empresa o que no estn justificando su costo, o prcticas y condiciones
que deben incrementarse.
Incentivos
o
Los incentivos son de tipo monetario. Por cada venta que haga un miembro sin
importar que departamento recibe la ganancia, se le otorga una renumeracin por
dicha venta.
Se comparten conocimientos.
Los gastos de compra de cualquier material que se requiera, viene aprobados formalmente
por parte de las dos socias de la Empresa. No existe mayor riesgo en la utilizacin de
Materiales.
Equilibrio de las cargas de trabajo
Asignacin de Responsabilidades
Asignacin de Responsabilidades:
o
mejor perfil al puesto aspirado, siempre y cuando lleguen las exigencias de este. El
aspirante debe contar con ciertas competencias que se exijan.
Mtodos de control
Es importante reconocer el proceso por el cual se opera la empresa para tener una visin
amplia sobre los factores de control involucrados.
Proceso
Se asigna el proyecto por orden de entrada. En caso tal de que la persona que le
corresponde el proyecto no es la ms apta, se reasigna con el fin de obtener los mejores
resultados. Debido al tamao de la empresa, la asignacin de proyectos no ocasiona
conflictos entre los empleados.
Se realiza una pequea reunin con ventas y/o el cliente para adquirir los datos deseados
y necesarios especficos que debe tener el diseo.
Impresin y `dummy'
o
Se imprime una muestra del diseo, la cual ser revisada por el jefe del
departamento de diseo luego por gerencia, antes que el cliente.
De estar correcto todo lo creado y cada texto corregido por "la empresa" pasa a manos del
cliente, quien determinar si es de su agrado y/o funcionalidad.
*** nota: por lo regular se trata de trabajar en base a una prueba y a las correcciones y
cambios que le pueda hacer el cliente a esta, sin embargo si solicita ms opciones estos
pasan
por
los
mismos
procesos.
*** nota: la presentacin del arte depender del mismo. Dependiendo del tipo de diseo se
presentar en un cartn vieta en un atrl, o a la mano si es algo que se deba manipular.
Una vez todo corregido y revisado y con firma de "aprobado" por el cliente, pasa al
diseador para que proceda a finalizar con los procesos de montaje y revisin para su
reproduccin. (si la requiere). Referirse a Anexo (b)
Documentacin de aprobacin del cliente: permite mantener una constancia que el cliente
ha recibido el producto final satisfactoriamente.
Control de presupuesto
Planear y presupuestar es el mejor mtodo para anticiparse al futuro, esto asegura de alguna
forma la consecucin de los objetivos que la empresa se ha trazado.
En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para la
administracin de las empresas, las decisiones de tipo gerencial no se toma nicamente
sobre una base de resultados histricos, al contrario se debe realizar sobre proyecciones
efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos negativos que perjudique la
economa de una empresa, por ende se presenta un material sobre los aspectos
sobresalientes para la elaboracin de un presupuesto financiero y la aplicacin de un caso
prctico.
Facilita el equilibrio entre los ingresos y gastos, y define a travs del empleo de unos
recursos la posibilidad de obtencin de unos objetivos concretos.
El sistema utilizado descansa en una comparacin y anlisis entre cifras presupuestadas y
reales, y permite comunicar al responsable oportuno, cuando la cuanta de la desviacin lo
justifique, las diferencias detectadas. El seguimiento debe ser permanente si se pretende
alcanzar los objetivos bsicos.
Toma de decisiones
Toma de decisiones de cambio de paradigmas: Las decisiones son tomadas por la junta
de socios que es compuesta por 2 personas que adems prestan sus servicios como
empleados de la empresa. Pese a que la decisin final recae en los socios-accionistas se
realizan reuniones peridicas con el resto del personal donde se escrutina la opinin sobre
ciertos temas que afectan el servicio o las labores de la empresa, por lo que la opinin de
los empleados es tomada en cuenta.
Toma
de
decisiones-
costos/gastos/inversiones:
son
tomadas
luego
de
ser
Recomendaciones
RIESGOS Y RECOMENDACIONES
Factor
Inexistencia de un
Plan Estratgico
Estudio eficiente y
formal del mercado
Cat
Riesgos
La inexistencia de un
anlisis que indique los
pro's y contra's pueden
conllevan a decisiones
poco acertadas por parte
de la gerencia.
Los planes no
documentados son
fcilmente descuidados,
conllevando a la perdida
de oportunidades.
Los planes no
documentados conllevan a
una mayor susceptibilidad
a ser mal interpretados o
olvidados por parte del
personal.
Se reduce la posibilidad de
evaluar resultados al no
contar con una
especificacin de
responsabilidades
documentadas.
Se pierde la posibilidad de
obtener financiamientos
debido a que el plan indica
la seriedad de la empresa
por cumplir sus objetivos.
Recomendaciones
Elaborar un plan
estratgico detallado
que indique: Plan de
accin secuencial
que defina objetivos,
etapas, tiempos,
responsables y un
presupuesto
determinado.
Establecer una
estrategia/vision de
mercadeo mas
agresivo tomando en
cuenta: preferencias
de clientes actuales y
Perdida de la ventaja
competitiva sobre el
mercado conllevando a la
perdida de clientes
potenciales.
clientes potenciales,
aumentar publicidad
paralelamente para
expandir el mercado
meta y no limitarse a
clientes actuales.
Inexistencia de la
documentacin de
Asignacin de
Responsabilidades
Inexistencia de un
control formal sobre
presupuesto/inversi
ones
Documentacin
formal y detallada de
la asignacin de
responsabilidades y
la autorizacin por
parte de las socias.
CONCLUSIN
El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona
independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad
econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de
correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidas.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos
de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria.
El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios
pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace mas complicada,
adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor
delegacin de autoridades y responsabilidad de los funcionarios.
Debido a todos los problemas administrativos s han presentado con el avance del
tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones
es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administracin de un
organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva
herramienta de control y evaluacin considerada como un servicio profesional para
examinar integralmente un organismo social con el propsito de descubrir oportunidades
para mejorar su administracin.
Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la
auditoria
es
dinmica,
la
cual
debe
aplicarse
formalmente
toda
empresa,