CDIGO:

PROCEDIMIENTO DE ELABORACION Y
CONTROL DE DOCUMENTOS

1.0

SGi-PR-SAGI-01

REVISIN:
PGINA:

1
1 de 11

PROPOSITO:
Estandarizar la metodologa para la elaboracin, revisin y autorizacin de los diferentes documentos
del sistema de administracin del Sistema de Gestin Integrado.

2.0

ALCANCE:
Desde que surge la necesidad de elaborar o modificar algn documento necesario para el sistema de
Gestin Integrado hasta la oficializacin por parte de Gerencia.

3.0

DEFINICIONES:

3.1

Poltica de Calidad

Declaratoria establecida por KLERQUIM Ltda donde se especifica el

compromiso de satisfacer los requerimiento s de nuestros clientes e
implementar un marco de referencia de mejora continua.

3.2

Manual de SGI

Documento en el cual la organizacin KLERQUIM Ltda declara la forma

en que se cumplen por las diferentes reas de la organizacin los
requerimientos del SGI vigente.

3.3

Plan de SGI

Documento en el cual se describe como la organizacin establece

controles desde la recepcin de insumos hasta la entrega del
producto terminado al cliente con la finalidad de asegurar el
cumplimiento de los requisitos negociados.

3.4

Procedimientos

Documento en el cual se describe la secuencia administrativa de

realizar una actividad y la interrelacin de las diferentes reas para
alcanzar un propsito especifico, por ejemplo Programar la
lubricacin de equipos de produccin (qu, cmo, cundo, dnde y
quin).

3.5

Instructivos de Trabajo

Documento donde se detalla las actividades muy especificas para

la realizacin de una actividad operativa, por ejemplo revisar
lubricacin (qu y cmo).

3.6

Catlogos y

Documento donde se declara informacin (datos) que sirve de

apoyo para la ejecucin de un procedimiento o instructivo de
trabajo, ejemplo, especificaciones de materias primas, productos
terminados, organigramas o ayudas visuales para inspeccin, etc.

Especificaciones

Originado por:
Constanza Cuevas

Revisado por:
Victoria Retamales

Autorizado por:
Cecilia Plaza
Mauricio Cabello

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3.7

Descripcin de Cargo

Documento donde se describen la responsabilidad y autoridad,

interrelacin dentro de la organizacin as como requerimientos de
educacin, entrenamiento, habilidad y experiencia para ocupar
cada cargo, desde la Gerencia General hasta el ltimo nivel de la
organizacin.

3.8

Formatos

Documento (plantilla o formulario)

donde se registran los

4.0
RESP resultados de las actividades declaradas en los
procedimientos o instructivos de trabajo correspondientes a cada
cargo, los cuales forman parte de la evidencia objetiva para
demostrar que el SAGI se cumple de acuerdo a lo establecido en
los documentos.
3.9

Documentos Externos

Documento de carcter externo (cliente o proveedor) el cual sirve

de apoyo para la realizacin de alguna actividad determinada
dentro del SAGI , ejemplo: Folletos de materias primas, Manuales
de operacin de equipos, etc

3.10

Registros

Formatos internos o externos (clientes o proveedores) los

cuales forman parte de la evidencia objetiva para demostrar que el
SAGI se cumple de acuerdo a lo establecido en los documentos.

3.11

SAGI

Sistema de Administracin de Gestin Integrado.

3.12

SIM Online

Software de SGI, que trata principalmente la documentacin,

auditorias, acciones correctivas/preventivas, etc. Relacionado con
Mejora Continua del sistema.

3.13 Documento controlado

Es aquel documento que est sujeto a cambios, razn por la cual

debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar
que no se utilicen versiones no vigentes.

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CONTROL DE DOCUMENTOS

REVISIN:
PGINA:

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RESPONSABILIDADES:

4.1

Es responsabilidad de de asegurase que las actividades descritas en este procedimiento

se cumplan:

4.2

Es responsabilidad de coordinador de SAGI de proporcionar a los responsable de

elaborar los documentos los cdigos de identificacin de los distintos documentos del
SAGI , as como de mantener su correcto control, adems de proporcionar los canales
adecuados para cada usuario en SIM Online 3.0

4.3

Es responsabilidad del personal que se encarga de elaborar los distintos documentos del
SAGI hacerlos de acuerdo a los lineamientos establecidos en el presente documento, y
realizar las solicitudes de edicin o elaboracin segn corresponda .

4.4

Es responsabilidad de los gerentes de cada rea de aprobar los documentos elaborados

por los responsables de sus reas a su cargo a travs de SIM Online3.0, con la oportunidad
necesaria para asegurar la rpida implementacin del SAGI.

4.5

Es responsabilidad de el revisar que los documentos del SAGI cumplan con lo establecido
en el presente procedimiento, as como de que cumplan con los requerimientos de la
Normativa vigente.

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CONTROL DE DOCUMENTOS

5.1

REVISIN:
PGINA:

SGi-PR-SAGI-01
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DESCRIPCION:
5.2

ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS:

La informacin que debe considerarse en cada uno de los conceptos se define a continuacin:
1) PROPOSITO: Defina claramente y de manera concisa qu es lo que se busca lograr con la
aplicacin del documento.
2) ALCANCE: Describa cual es el inicio y fin de las actividad es del documento (desde que
hasta que) y las reas a las que aplica.
3) DEFINICIONES: Describa claramente las definiciones de las palabras o trminos que puedan
causar confusin en la descripcin del documento.
4) RESPONSABILIDADES: defina de manera general las responsabilidades del personal que
participa en la descripcin del procedimiento (coordina, supervisa, ejecuta).
5) DESCRIPCION: Describa claramente cada uno de los pasos que se realizan en la actividad
involucrada en el documento, asegurando mencionar el Qu?, Quin?, Cmo?, Cundo?,
Dnde?, Con qu?, Para qu?, Cada cunto?, Dnde lo registra?, y preferentemente utilizando el
verbo en tiempo presente.
6) REFERENCIAS: Mencione el nombre y cdigo (este ltimo cuando aplique) de los formatos u
otros documentos que son necesarios conocer para la aplicacin del documento en cuestin.
7) ANEXOS: Muestre en esta seccin del documento cualquier informacin, tabla, dibujo o grfico
que considere necesario para clarificar algn paso del documento.
8) MODIFICACIONES: Anotar la seccin del documento que sufre cambio (se agreg, se modific
o se dio de baja).
En cuanto al ttulo con el que se nombra cada uno de los documentos del SAGI este debe ser de
acuerdo a las actividades descritas en el mismo, claro y conciso.

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PGINA:

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Los distintos documentos del SAC deben ser elaborados de acuerdo a la estructura que a
continuacin se establece, con formato planilla para documento: cdigo documento_cdigo
rea_correlativo (Fuente: Arial 11, interlineado sencillo)
Tabla 1:

(a) Contenido libre segn informacin.

(b) Formato cdigo documento_cdigo rea_correlativo
Cdigo de
Docume Tipo de
nto
Documento

Prop
sito

PC

Poltica de
Calidad

MC

Manual de
Calidad

PL

Plan de
Calidad

(a)

Alcan Definici Responsabili Descripci Referen

ce
o nes dades
n
cias
x
x

PR

Procedimie nto

IT

Instructivo de
Trabajo

CA

Catlogos
Especificac
iones

(b)

ES
DC

Descripci n
de Cargo

(b)

FO
DX

Formatos/
Planillas
Documento s
Externos

Instruento
Anexos y Equipos Modificaci
o nes

X
x

(b)

(b)
(b)

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5.3 IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS:

Los documentos del SAGI son identificados de acuerdo a la siguiente nomenclatura segn el rea:
Tabla 2:
CODIGO
AREA
GGE
GCO
SAGI
VTS
COM
PRC
RHU
CSG
BMP
BPT

AREA
Gerencia general
Gerencia comercial
Sistema de administracin
de Gestion
Integral
Ventas
Compras
Produccin
Recursos humanos
Control de SG
Bodega de Materias Primas
Bodega de Productos
Terminados

5.4 ELABORACIN DE DOCUMENTOS:

Los responsables elaboran el documento de acuerdo a la estructura establecida en el punto 5.1
y en el formato establecido, describiendo en forma clara y detallada las actividades, evitando
con esto la interpretacin de las mismas
Nota: - Para la elaboracin del documento el responsable debe llegar a acuerdo con los
involucrados en el mismo.

Coordinador SAGI avisa va SIM Online 3.0 (automaticamernte genera avisos de

modificaciones y doc. Nuevos en el sistema, como de eliminaciones tambin) y/o verbal
de la(s) nueva(s) versin (es), dejando inmediatamente obsoleta la antigua versin.
Ser responsable de los involucrados, que tengan copias no controladas,
reemplazarlas oportunamente una vez avisados y publicados las nuevas versiones.

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La revisin de formatos del documento por parte de Coordinador SAGI es para verificar si el
documento cumple con:
a)

El apego a la estructura del documento

b)

Al cumplimiento con los requisitos vigentes de la Normativa ,

c)

A los nombres de los cargos mencionados y

d)

A las correctas referencias mencionadas en el documento.

e)

El respaldo electrnico y la correcta hipervinculacin dentro del sistema

La distribucin del documento ser:

a)

Del responsable del documento.

b)

Cargo que se mencionen dentro del documento

c)

Gerentes de reas responsables mencionadas en el documento.

5.3 CONTROL DE DOCUMENTOS:

Manual de Calidad
El mecanismo establecido para el control del Manual de Calidad, se indica en el propio manual.

Procedimientos e instructivos de trabajo

Los autores designados confeccionan y emiten el documento de acuerdo a las pautas

establecidas en el Procedimiento para la Elaboracin de Documentos (PR-SAC-2), utilizando
como plataforma predeterminada el Software para la gestin de la calidad SIM Online 3.0
(Klerquim.simonline.cl) y dependiendo de la solicitud a realizar (creacin de documento o
edicin de uno ya existente), procedern de ambas formas:

Para la creacin de un documento nuevo, en el software SIM Online 3.0, se sitan en

el mdulo de documentos, y presionando el vinculo
, accedern a la ventana de solicitud
de documento nuevo, donde deben responder las siguientes preguntas en el campo de bitcora:
Qu? y para qu?, justificando la solicitud del nuevo documento. Luego, se escoge el rea
a la que pertenecer el documento, y finalmente, el tipo de documento que se requiere levantar
al sistema.

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Para la modificacin de un documento, se realiza una simplificacin dentro del proceso, ya

que dentro del mdulo de documentos, se accede directamente al documento a modificar,
una vez dentro del documento, presionamos el vinculo, posteriormente se abrir la ventana
correspondiente a la solicitud de edicin, pero a diferencia de la solicitud de un nuevo
documento, solo llenamos el campo de bitcora, respondiendo las mismas preguntas:
Qu? Y Para que?
Para ambos casos, una vez finalizada la solicitud segn corresponda, deben presionar el vnculo
. Ya presionado se enviara un aviso a Coordinador SAGI, para evaluar la
solicitud segn corresponda, en caso de que la solicitud no justifique realmente algn cambio que
pueda mejorar el sistema de gestin de calidad de la organizacin, el Coordinador SAGI.

rechazar envindose automticamente junto al rechazo un correo al autor, dando los motivos del
por que se niega la creacin o modificacin. En caso de que el coordinador SAGI considere que
el documento cumple con el objetivo de mejorar el sistema de gestin de la calidad, lo liberar y
pasar al siguiente paso, correspondiente al de edicin del documento.
Luego, el responsable de editar u originar el documento, lo realizar de forma tal, que tenga que
realizar la edicin del documento en un archivo Word (dentro del mismo equipo en el que se
encuentra trabajando), utilizando el formato establecido para la elaboracin de documentos FOSAGI-1, para luego vincularlo al editor del SIM Online.
Una vez que el originador o modificador realice la tarea solicitda, verificado que los cambios se
hayan realizado de acuerdo a los criterios de elaboracin de documentos (PR-SAGI-2), baja al pe
de la pagina web SIM Online y presionar el vinculo concluir.
Luego, le llegar una notificacin va mail al Revisor del documento, que corresponder a
Coordinador SAGI El ser el encargado de revisar que el documento elaborado cumpla con los
requisitos segn corresponda el tipo de documento. En caso de que el documento no cumpla
con los requisitos establecidos en este procedimiento, el coordinador SGI rechazara al originador
el documento, agregando adems, las observaciones realizadas para la mejora del
documento, en el campo bitcora, al pe de pagina del sistema SIM Online.
En caso contrario, y de no encontrar ninguna falla asociada a la elaboracin del documento, este lo
liberar, aprobando su revisin y pasando al siguiente paso.

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Finalmente quin lo Aprobar y liberar ser el Gerente del rea donde se desarrollo/integro el
documento, quin ser responsable de revisar su contenido, analizando y si fuese necesario
en conjunto del originador como puede aportar al SGI. Si no cree que el contenido sea capaz de
aportar a la mejora continua del sistema, este lo rechazar a originador, informando a travs de
la bitcora los cambios a realizar. Adems, si detecta a revisor alguna incidencia con la
estructura del documento o algn parmetro en especifico, tambin puede rechazar para que revise
nuevamente.
En caso de que cumpla con los requisitos para realizar la mejora continua del SGI, este lo
aprobara, dndolo por oficial e incluido dentro del SGI.
Dentro de cualquier punto (Originador-Revisor-Aprobador), se puede dar la distribucin del
documento, es decir, que una vez publicado (aprobado), se puede distribuir el aviso a travs de las
distintas reas o usuarios involucrados, el cual se har llegar a travs de correo electrnico a
quienes se deba distribuir.
Los plazos establecidos para la revisin del documento no puede sobrepasar los 7 das hbiles, y el
periodo para aprobar un documento, tambin no superar los 7 das hbiles. Para la edicin de
documentacin, sern 10 das hbiles desde enviada la notificacin por correo electrnico.
El Representante de Gerencia mantiene un Listado maestra de control de documentos que
incluye toda la documentacin vigente utilizada en el sistema de calidad. El control de la
documentacin se realizar a travs del Software SIM Online 3.0, distribuyndose copias segn sea

la necesidad de los usuarios, y rotuladas como Copia impresa no controlada. Una vez que se
oficializa una nueva versin, ser responsabilidad del Jefe o encargado de rea, retirar las copias
antiguas y dar aviso a travs de los medios ya antes descritos a las partes interesadas.
La modificacin de documentos sigue el mismo mecanismo indicado en el punto 5.5.
La modificacin de un documento genera una nueva version, la cual se identifica en el recuadro
REVISIN N en todas las pginas del documento, indicando un numero correlativo. La
identificacin del cambio se registra en la seccin MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO,
adems, en SIM Online 3.0 en el cuadro Control de cambio.
El control de los Instructivos es responsabilidad de los distintos Jefes de reas, para su
actualizacin y mantencin.

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Nota:
De haber algun ltimo ajuste el Coordinador del SAGI registra las observaciones en el
documento y lo entrega al responsable del mismo para su correccin, regresando al punto 5.1.
Un documento se considerar Aprobado slo cuando haya sido comunicado y/o capacitado a
los usuarios, observando los siguientes criterios:
a) Cuando el documento es nuevo, este debe darse a conocer a los usuarios, capacitarse si si
tiene un impacto muy grande dentro del proceso y evaluarse cuando el impacto potencial en
la calidad y satisfaccin del cliente as lo justifique.
b) Cuando el documento es una modificacin menor o de forma, este debe ser dado a conocer
a los usuarios.
c) Cuando el documento es una modificacin mayor, es decir existe una nueva forma de hacer
las cosas, debe darse a conocer y/o capacitarse.
Los documentos nuevos y/o modificados en general, slo sern aprobados cuando todas las
personas involucradas en el proceso sean capacitadas y/o informadas.
5.5 MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS:
Los documentos sern revisados y modificados, de ser necesario de acuerdo a los siguientes
criterios:
a)
Los documentos debe de ser revisados y en su caso modificados por los responsables de
los mismos cada vez que se requiera, para asegurar su adecuacin y actualizacin a los
requisitos establecidos en el SAGI. En este contexto se pueden considerar los siguientes
criterios:
b)

A sugerencia de algn usuario del documento.

c)

De acuerdo a resultados de las auditorias de calidad.

d)

Por cambios en los diferentes procesos del SGI.

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El responsable del documento realiza las solicitudes correspondientes a trves del sistema
SIM Online, repitindose los pasos descritos en los puntos 5.1 al 5.6, hasta su oficilizacin
por parte del Gerente asociado al rea (101), (102) donde se levanto el documento.

5.6 BAJA DE DOCUMENTOS:

El responsable del documento solicita la baja del mismo a travs del sistema documental SIM
Online, presionando el vinculo eliminar, y agregando las razones de la baja del documento.
Coordinador SAGI a travs de SIM Online, evaluar si es necesario eliminar o no el documento,
dependiendo del impacto que pueda causar este en el SGI.
Acepta baja?
SI
Acepta la solicitud de baja del documento a travs de Sim Online, saliendo de circulacin
automticamente y asla los documentos que sern afectados con la baja. La notificacin
se realiza por medio de correo electrnico que el mismo sistema enva y verbal a los
usuarios de los mismos para que realicen los cambios correspondientes. Se da de baja
oficialmente al documento cuando la totalidad de los documentos relacionados hayan sido
corregidos, notificando por medio del correo electrnico, que el sistema enva
automticamente y verbal a los usuario del documento.
El Coordinador del SAGI verifica que la totalidad de copias controladas distribuidas se
hayan aislado o marcado para evitar su uso indebido.
NO

Notifica por medio de SIM Online y/o verbal al responsable del documento los motivos de
la negacin de la baja.

6.1 REFERENCIAS:
No aplica.

7.1 ANEXOS:
No aplica.

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