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UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA


FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO

PREVIO A LA OBTENCIN DEL TITULO DE INGENIERO EN


CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA.

TEMA:
ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE COMERCIAL PRODECO DE
PROPIEDAD DEL SR. MANUEL REINALDO MARFETAN DE LA CIUDAD
DE MACHALA Y ELABORACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS.

AUTORA:
CARMEN MARIBEL COLLAGUAZO GRANDA

DIRECTOR DE TESIS:
ING. COM. FAVIO ELIZALDE AGUILAR, Mg. Sc.

MACHALA EL ORO ECUADOR

2011

Ing. Com. Favio Elizalde Aguilar


DIRECTOR DE TESIS DE GRADO

Certifico:

Que segn Resolucin N 046/2011el H. Consejo Directivo de la Facultad se


me design como Director de la Tesis de Grado, elaborada por la seorita
Egresada de la Facultad de Ciencias Empresariales: Collaguazo Granda
Carmen Maribel tema titulado: ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE
COMERCIAL PRODECO DE PROPIEDAD DEL SR. MANUEL REINALDO
MARFETAN DE LA CIUDAD DE MACHALA Y ELABORACIN

DE UN

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS. Previa la obtencin del Ttulo


de Ingeniero en Contabilidad y Auditora C.P.A., la misma que responde a
los requisitos exigidos por el Reglamento de Ttulos y Grados de nuestra
Unidad Acadmica, por lo tanto autorizo su presentacin.

Machala, Noviembre del 2011


Atentamente

Ing. Com. Favio Elizalde Aguilar, Mg. Sc.


DIRECTOR DE TESIS

RESPONSABILIDAD DE LA AUTORA

Las ideas, comentarios y criterios expuestos en la presente Tesis de Grado,


Titulada

ANLISIS

DEL

SISTEMA

CONTABLE

DE

COMERCIAL

PRODECO DE PROPIEDAD DEL SR. MANUEL REINALDO MARFETAN


DE LA CIUDAD DE MACHALA Y ELABORACIN DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS; son de absoluta responsabilidad de la
autora.

Collaguazo Granda Carmen Maribel


C.I. # 0704300250

Machala, Noviembre del 2011

DEDICATORIA

El esfuerzo y la dedicacin que he puesto en esta tesis, va con mucho cario


a mis padres cuyo afecto y comprensin ha sido mi inspiracin, a mis
hermanos quienes han sido mi aliciente, a mis compaeros de aula cuyo
apoyo ha sido fundamental en todos estos aos de estudio y a mis ms
queridas amigas, pues su consejo, ha sido parte de este esfuerzo.

Carmen

AGRADECIMIENTO

A Dios creador del universo por llevarme a lo largo de esta vida siempre
llenndome de alegra y gozo.
A Mis padres, hermanos, y sobrinos por su comprensin y ayuda me han
dado todo lo que soy como persona, y todo ello con una gran dosis de amor
y sin pedir nunca nada a cambio.
A mi director de Tesis Ing. Favio Elizalde por su paciencia y su motivacin
han sido fundamentales para mi formacin como investigadora.
A la Facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad Tcnica de
Machala, a todas sus autoridades y profesores por brindarme sus
conocimientos en nuestra realizacin intelectual.
A los directivos de la empresa Comercial Prodeco que permitieron la
investigacin del presente trabajo.
Y a todas aquellas personas que de una u otra forma, colaboraron o
participaron en la realizacin de esta investigacin, hago extensivo mi ms
sincero agradecimiento

Carmen

NDICE GENERAL DE CONTENIDOS


A. PGINAS PRELIMINARES
Portada

Aprobacin del autor

II

Autora de tesis

III

Aprobacin del tribunal de grado

IV

Dedicatoria

Agradecimiento

VI

ndice general del contenido

VII

Resumen ejecutivo

XII

CAPITULO l
1. EL PROBLEMA
1.1

Justificacin

1.2

Planteamiento del problema

1.2.1

Contextualizacin

1.2.2

Anlisis

1.2.3

Formulacin del problema central

1.2.4

Formulacin del problema complementarios

1.3

Objetivo general

10

1.4

Objetivos especficos

10

CAPITULO ll
2. MARCO TEORICO
2.1

Marco terico conceptual

11

2.1.1

Empresa

11

2.1.1.1

Concepto

11

2.1.1.2

Elementos de la empresa

12

2.1.1.3

Criterios econmicos de la clasificacin de las empresas

13

2.1.2

Contabilidad

16

2.1.2.1

Concepto

16

2.1.2.2

Objetivos

16

2.1.2.3

Ramas de la contabilidad

17

2.1.2.4

Proceso contable

17

2.1.3

Sistemas contable

18

2.1.3.1

Concepto

18

2.1.3.2

Estructura del sistema contable

18

2.1.4

Inventarios

20

2.1.4.1

Concepto

20

2.1.4.2

Tipos de inventarios

20

2.1.5

Sistemas de inventarios

24

2.1.5.1

Sistema de inventario peridico

24

2.1.5.2

Sistema de inventario permanente

24

2.1.6

Mtodos para la valoracin de inventarios

25

2.1.6.1

Valoracin por identificacin especifica

25

2.1.6.2

Valoracin a costo estndar

25

2.1.6.3

Valoracin a precio costo

25

2.1.7

Mtodos para la fijacin del costo

26

2.1.7.1

Mtodo del promedio ponderado

26

2.1.7.2

Mtodo peps o fifo

26

2.1.8

Control interno

26

2.1.8.1

Definicin

26

2.1.8.2

El control interno en el marco de la empresa

27

2.1.8.3

Limitaciones de un sistema de control interno

27

2.1.8.4

Control interno administrativo y control interno contable

28

2.1.8.5

Importancia del control interno

29

2.2

Marco terico contextual

29

2.2.1

Origen, creacin de la empresa

29

2.2.2

Misin de la empresa

30

2.2.3

Visin de la empresa

30

2.2.4

Objetivos de la empresa

30

2.2.5

Estructura administrativa y organizacional de la empresa

31

2.2.6

Estructura contable de la empresa

32

2.2.7

Principales clientes de la empresa

32

2.2.8

Tipos de producto que ofrece la empresa

33

2.2.9

Principales proveedores de la empresa

33

2.2.10

Competencia de la empresa

34

2.2.11

Infraestructura fsica de la empresa

34

2.2.12

Infraestructura tecnolgica de la empresa

34

2.2.13

Activos fijos de la empresa

35

2.3

Hiptesis central

36

2.4

Hiptesis particulares

36

2.5

Variables e indicadores

37

2.5.1

Variables

37

2.5.2

Indicadores

39

CAPITULO III
3

METODOLOGA

3.1

Seleccin de tcnicas de recoleccin de datos

41

3.2

Unidades de investigacin

44

3.3

Universo y muestra

44

3.4

Descripcin del procedimiento metodolgico general

45

CAPITULO IV
4

ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS DE


COMERCIAL PRODECO

4.1.

El no contar con un Sistema de Control de Inventarios en


Comercial Prodeco de propiedad del Sr. Manuel Reinaldo
Marfetan, ha permitido que no se tenga un conocimiento real
de

las existencias

de mercadera perjudicando de

manera

directa los intereses de esta organizacin.


4.1.1

Sistema De Control De Inventarios.

47

4.1.1.1

Procedimientos.

47

4.1.1.2

Documentos.

47

4.1.1.3

Polticas internas.

47

4.1.2

Existencias de mercaderas.

48

4.1.2.1

Inventarios fsicos.

48

4.1.2.2

Documentos de bodega.

48

4.1.2.3

Sistema de control.

48

4.2.

La ausencia de programas de capacitacin al personal


de bodega de Comercial Prodeco, ocasiona que las
actividades no se realicen en forma eficiente y se tenga
un desconocimiento real de los inventarios.

48

4.2.1

Capacitacin del personal.

49

4.2.1.1

Nivel de conocimiento.

49

4.2.1.2

Revisin de normas internas.

49

4.2.1.3

Evaluacin del personal.

49

4.2.2

Cuentas de inventarios.

49

4.2.2.1

Reportes de bodega.

50

4.2.2.2

Nivel de mercadera.

50

4.2.2.3

Informacin.

50

4.3.

La carencia actual que tiene comercial Prodeco en relacin


a las polticas de control sobre los inventarios conlleva a
una inadecuada clasificacin de los inventarios afectando
al

correcto control de los mismos y retrasos en el

cumplimiento con clientes.

50

4.3.1.

Polticas y normas de control.

50

4.3.1.1.

Manual interno.

50

4.3.1.2.

Normas de control.

51

4.3.1.3.

Caracterstica.

51

4.3.2.

Clasificacin de los inventarios

51

4.3.2.1.

Tipos.

51

4.3.2.2.

Documentos.

51

4.3.2.3.

Inventario fsico.

52

10

4.4.

En Comercial Prodeco existe incumplimiento de actividades


y desorganizacin de las mismas en el departamento
contable producto de la ausencia de un sistema de control
de inventarios.

52

4.4.1.1.

Sistema De Control De Inventarios

52

4.4.1.2.

Caractersticas

52

4.4.1.3.

Tipos.

52

4.4.1.4.

Necesidades.

53

4.4.2.

Actividades de bodega.

53

4.4.2.1.

Registro de materiales.

53

4.4.2.2.

Elaboracin de reportes.

53

4.4.2.3.

Valoracin de materiales.

53

4.5.

La ausencia de estrategias para el mejoramiento del sistema


de control de inventarios en Comercial Prodeco, ha inducido
a la baja rentabilidad por escaso control interno por lo que
debe estar propiciado con la asignacin de recursos humanos
y tecnologa adecuada.

53

4.5.1.

Estrategias de control.

54

4.5.1.1.

Planes.

54

4.5.1.2.

Actividades.

54

4.5.2.

Proyecciones de venta.

54

4.5.2.1.

Incremento de ventas.

54

4.5.2.2.

Financiamiento.

54

4.6.

Anlisis de entrevista realizada al propietario y empleados de


Comercial Prodeco.

4.7.

Anlisis de entrevista realizada al contador interno de


Comercial Prodeco.

4.8.

55

62

Anlisis de encuesta realizada a contadores externos de


Comercial Prodeco

64

4.9.

Conclusiones y recomendaciones

71

4.9.1.

Conclusiones

71

4.9.2.

Recomendaciones

72

11

CAPITULO V

5.

PROPUESTA

5.1.

Nombre de la propuesta

73

5.2.

Antecedente de la propuesta

73

5.3.

Justificacin

74

5.4.

Objetivos

74

5.5.

Descripcin y caractersticas de la propuesta

75

5.5.1.

Normas de control de inventarios

76

5.5.2.

Polticas de control de inventario

77

5.5.3.

Procesos de control de inventarios

78

5.5.3.1.

Recepcin de mercadera

79

5.5.3.2. Inventario fsico

83

5.5.3.3. Asignacin de cdigo a productos

87

5.5.3.4. Valoracin de los productos

91

5.5.3.5. Entrega de mercadera

95

5.5.3.6. Conciliacin de informacin

99

5.5.4.

Proceso de pago a proveedores

103

5.5.5.

Proceso de compras

107

5.5.6.

Proceso de ventas

111

5.5.7.

Documentos requeridos para el control de inventarios

115

5.5.8.

Tratamiento contable del inventario

120

5.6.

Plan de accin

123

5.7.

Administracin de la propuesta

124

5.8.

Resultados esperados

124

5.9.

Estrategias e implementacin de la propuesta

125

5.10.

Presupuesto

126

5.11.

Cronograma

127

BIBLIOGRAFIA
ANEXOS

12

INDICE DE CUADROS
Grfico
1

Contenido

Pgs.

Conoce usted si existe un manual de polticas internas para


el Control de inventarios.

55

Usted ha sido capacitado en procedimientos de recepcin


registro descarga y salvaguarda de inventarios.

56

En el desarrollo del conteo fsico del inventario se utilizan


formularios para el conteo y registro de los mismos.

Se

57

realizan supervisiones al personal encargado

del

inventario
5

58

Existen lineamientos en la asignacin de responsabilidades


para el manejo de inventarios

59

Cree usted que es importante vigilar constantemente todo el


proceso de almacn para evitar errores en la informacin

60

Considera que las ventas se reducen por el escaso control


interno de las entradas y salidas de los productos.

61

Cada qu tiempo se debe registrar el control de inventarios


en

las

operaciones

contables

financieras

en

las

empresas comerciales
9

Qu tipo de sistemas de registros de inventarios se usan en


las empresas comerciales

10

14

67

Mtodos de inventario ms se emplean en las empresas


que comercializan productos de consumo masivo.

13

66

Normas contables, leyes y reglamentos que ms se aplican


en el sistema contable

12

65

Proceso contable para evaluar el sistema de control de


inventarios en las empresas comerciales.

11

64

68

Documentos de soporte contable que son ms usados en las


empresas comerciales.

69

Beneficio organizacional

70

13

INDICE DE GRFICOS
Grfico
1

Contenido

Pgs.

Conoce usted si existe un manual de polticas internas para


el Control de inventarios.

55

Usted ha sido capacitado en procedimientos de recepcin


registro descarga y salvaguarda de inventarios.

56

En el desarrollo del conteo fsico del inventario se utilizan


formularios para el conteo y registro de los mismos.

Se

realizan supervisiones al personal encargado

57
del

inventario
5

Existen lineamientos en la asignacin de responsabilidades


para el manejo de inventarios.

60

Considera que las ventas se reducen por el escaso control


interno de las entradas y salidas de los productos.

59

Cree usted que es importante vigilar constantemente todo el


proceso de almacn para evitar errores en la informacin

58

61

Cada qu tiempo se debe registrar el control de inventarios


en las operaciones contables y financieras en las empresas
comerciales

Qu tipo de sistemas de registros de inventarios se usan


en las empresas comerciales

10

68

Documentos de soporte contable que son ms usados en las


empresas comerciales.

14

67

Mtodos de inventario que ms se emplean en las empresas


Que comercializan productos de consumo masivo.

13

66

Normas contables, leyes y reglamentos que ms se aplican


en el sistema contable

12

65

Proceso contable para evaluar el sistema de control de


inventarios en las empresas comerciales.

11

64

69

Beneficio organizacional al disponer un Sistema Control


Inventarios

70

14

15

Recepcin de Mercadera en Comercial Prodeco

80

16

Inventario de Mercadera

84

17

Asignacin de cdigos a productos

88

18

Proceso de Valoracin de productos

92

19

Entrega de Mercadera

96

20

Conciliacin de Informacin

100

21

Proceso de pago a Proveedores

104

22

Proceso de Compras

108

23

Proceso de Ventas

112

15

RESUMEN EJECUTIVO
Para el correcto diseo de un Sistema de Control de Inventarios, su registro
y contabilizacin en Comercial Prodeco, a travs del mtodo de valoracin
de inventarios Fifo, y su contabilizacin mediante el Sistema Permanente, es
necesario; que exista el compromiso de la Gerencia de la empresa con los
documentos y la informacin proporcionada, de igual manera el compromiso
del departamento contable con la implementacin del Sistema, y la
preparacin de informes de los resultados obtenidos de los empleados de
acatar nuevas disposiciones, diferentes a las que se han venido manejando
anteriormente.
Determinado los niveles ptimos que debe contar la empresa Comercial
Prodeco en bodega, evitarn errores de este modo se cumplir
oportunamente con los requerimientos de los clientes.
La informacin terica ha sido recopilada de las diferentes fuentes
bibliogrficas que se encuentran al alcance en la actualidad (libros, internet,
folletos, material entregado por profesores).
El presente trabajo de Investigacin tiene como finalidad disear un Sistema
de Control de Inventarios para la empresa Comercial Prodeco de la Ciudad
de Machala, para ello este se presenta en 5 captulos que se detallan a
continuacin.
Captulo I, denominado El Problema que comprende temas como:
Justificacin; Planteamiento; Anlisis; Objetivos General y Especficos.
Captulo II, denominado Marco Terico Conceptual; que comprende temas
como: Empresa; Contabilidad; Sistema Contable; Inventarios; Control
Interno; Marco Terico Contextual; Origen; Misin; Visin; Estructura
administrativa; Proveedores; Clientes; Competencia; Activos de la empresa;
Hiptesis; Variables e Indicadores.

16

Captulo III, denominado Metodologa; en donde se tratan temas como:


Seleccin de Tcnicas de recoleccin de datos; Unidades de Investigacin.
Captulo IV, denominado Anlisis e Interpretacin de resultados en el cul
abarca temas como: Sistema de Control de Inventarios; Existencias de
Mercaderas; capacitacin al personal; Cuentas de Inventarios; Polticas y
Normas de Control; Estrategias de Control; Entrevistas a Propietario
Empleados y

Contador Interno; Encuestas a Contadores Externos;

Conclusiones y Recomendaciones.
Captulo V; denominado Propuesta en el cul detalla temas como: Nombre,
Antecedentes, Justificacin, Objetivos, Descripcin, Normas de control,
Polticas; Procesos de control; Documentos, Plan de accin, Administracin,
Resultados, Estrategias de Implementacin, Presupuesto, Cronograma y
finalmente Bibliografa y Anexos.

17

CAPITULO I
1. EL PROBLEMA
1.1.

JUSTIFICACIN

Las empresas comerciales que utilizan sistemas contables para la toma de


decisiones en pocas competitivas como la que estamos viviendo
actualmente, los riesgos de quedarse o desaparecer son cada vez mayores,
por tal motivo el manejo contable permitir a las empresas comerciales
mantener un Sistema de Control de los Inventarios con la finalidad de
obtener oportunamente al final del periodo contable un estado confiable de
la Situacin Financiera de la empresa y de esta manera optimizar su gestin
y cumplir oportunamente con todas las instituciones de control que requieran
la informacin interna de la empresa
En el Ecuador las empresas que se dedican a estas actividades han ido
poco a poco incorporando sistemas informticos con la finalidad de obtener
un mejor desempeo en los negocios creados.

La provincia de El Oro se ha caracterizado por tener en esta actividad


de comercio un desarrollo a la alza, en los ltimos aos se han creado
supermercados, comisariatos tiendas, que permiten la demanda de
productos de consumo masivo y primera necesidad, por lo tanto las
empresas dedicadas a la comercializacin y distribucin de estos
productos tienen excelentes rditos.

El inadecuado manejo del sistema contable y la inexistencia de un Sistema


de Control de Inventarios en Comercial Prodeco de la ciudad de Machala,
es una causa fundamental para que este negocio no goce de modernizacin
administrativa y operativa, a fin de poder incrementar sus posibilidades
competitivas en el mercado y obtener ventajas en sus ventas y en su
economa, lo cual hemos considerado de vital importancia diagnosticar un
Anlisis del Sistema Contable y el Diseo de un Sistema de Control de
Inventarios que permita determinar las falencias que presenta la estructura

18

contable de Comercial Prodeco, logrando que el flujo de informacin


econmica de la misma permita la consolidacin de los estados financieros
presentados de acuerdo a las Normas Contables y las leyes vigentes
tributarias.
La cuenta de inventarios no refleja su saldo real ya que existen productos
registrados que no aparecen fsicamente o viceversa es decir existen los
productos y no se encuentran registrados en el sistema estas falencias
incomodan por cuanto las informaciones que se tienen que presentar se
encuentran inmersas en las disposiciones legales

emanadas por la Ley

Orgnica de Rgimen Tributario Interno que establece que las personas


naturales obligadas a llevar contabilidad, deben cumplir las siguientes
obligaciones tributarias: IVA mensual, retencin en la fuente del impuesto a
la renta, retencin en la fuente del IVA e impuesto a la renta de personas
naturales y anexo de compras y retenciones en la fuente por otros
conceptos,
Prodeco cuenta con muchos aos de experiencia en la venta de productos
de primera necesidad, ha merecido una imagen de prestigio por la calidad de
sus productos y sobremanera el servicio oportuno que ofrece a toda su
clientela.
Ante estas circunstancias antes sealadas, propongo como tema de tesis el
siguiente proyecto investigativo denominado: ANLISIS DEL SISTEMA
CONTABLE DE COMERCIAL PRODECO DE PROPIEDAD DEL SR.
MANUEL REINALDO MARFETAN DE LA CIUDAD DE MACHALA Y
ELABORACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS, el
mismo que rene todas las caractersticas tcnicas de una Tesis de Grado
para optar por el ttulo de Ingeniero en Contabilidad y Auditora CPA.
El tema de investigacin se orienta al anlisis del Sistema Contable de
Comercial Prodeco y la Elaboracin de un Sistema de Control de
Inventarios; y adems lograr que todo el recurso humano de la empresa

19

colabore en la elaboracin del proyecto y cumplir con todas las funciones


que le van a ser asignadas en la implementacin de este sistema.
La relevancia del tema

objeto de estudio, es una necesidad urgente e

inmediata, cuya realizacin conseguira optimizar y controlar la actividad


contable y financiera de comercial Prodeco, por lo tanto tendr una imagen
nueva, objetiva, tcnica y funcional. El tema diagnostico situacional
propuesto esta dado el inters y convencimiento de su proponente.
El presente trabajo de investigacin pretende aportar con un proceso para
controlar la distribucin de los productos, ejecutando procedimientos
adecuados para el control de inventarios lo que beneficiara a la empresa,
porque de esta manera controlara eficientemente sus inventarios los
mismos que permitirn constatar la presencia fsica de los productos en
stock, es evidente el

inters del

proponente de este tema, ya que su

realizacin, desarrollo y presentacin final del informe otorgar a su autora


optar por el ttulo de Ingeniero Comercial en el rea de Contabilidad y
Auditora, con la ventaja de que Comercial Prodeco obtenga sus beneficios
con la ejecucin de la elaboracin de un Control de Inventarios.
La ejecucin y desarrollo de la presente propuesta investigativa est
garantizada mediante el acceso a la informacin que nos proporcione el
gerente-propietario de Prodeco, mediante autorizacin escrita dando
apertura al acceso de la informacin a sus inventarios, su contabilidad y
estructura financiera de la misma, as como tambin la obtencin de
informacin referencial mediante textos, folletos, libros, tcnicos de
contabilidad e internet, pero sobre todo de los conocimientos que nos han
impartido nuestros catedrticos de la Facultad de Ciencias Empresariales de
la Universidad Tcnica de Machala.
En virtud de los argumentos expuestos, como autora de esta tesis solicito a
las autoridades de la Facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad
Tcnica de Machala y a los miembros de la comisin calificadora la
aprobacin del presente proyecto de investigacin.

20

1.2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2.1. COTEXTUALIZACIN
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la
antigedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos
para ser utilizados en los tiempos de sequa o de calamidades. Es as como
surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente
a los periodos de escasez. Esta forma de almacenamiento de todos los
bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motiv la existencia de los
inventarios.
Los inventarios son bienes tangibles que posee una persona natural o
jurdica para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser
consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior
comercializacin. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el
control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo
contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.
El Inventario tiene como propsito fundamental proveer de productos
necesarios, para que los clientes, posean un continuo y regular
desenvolvimiento segn la razn de ser de ellas.
El inventario afecta todo el proceso productivo y el resultado final del
producto, por dicha razn, el manejo de los inventarios se considera como
una operacin del sistema de produccin, y por lo tanto requieren de
controles internos seguros que permitan que la informacin financiera
contenida en los libros y documentos de la empresa sean exactos y
confiables; ya que de estos depende el anlisis crtico del pasado y la toma
de decisiones a futuro.
Cabe considerar, por otra parte que dentro de los parmetros establecidos
por la misma organizacin, el departamento de bodega debe realizar
chequeos de las existencias de inventarios, y en la mayora de los casos

21

existen diferencias al realizar el conteo de la mercadera, esta situacin no


permite a la gerencia de administracin conocer con exactitud el nivel de
mercadera que debe reponer.
Las causas que originan la situacin de la problemtica en esta
Comercializadora es debido a que el personal del rea de bodega por la
rapidez de los movimientos de los procesos de estiba no chequean la
mercadera al subirla al camin, adems de que se desconoce el saldo de
los productos en mal estado ya que no se registra por separado los
productos aptos para la venta y aquellos que no se deben facturar por
encontrarse deteriorados lo que trae como consecuencia un descontrol de
inventario; de no ser as la empresa puede lograr un mejor funcionamiento
en cuanto a las actividades planificadas
Es por eso que dentro de toda organizacin debe hacerse hincapi por la
verificacin de resultados que proyectan los sistemas contables, ya que se
debe analizar, si se est siguiendo los pasos establecidos en sus polticas
contables, siguiendo este marco es preciso estudiar los factores que
predominan dentro de la empresa Comercial Prodeco auspiciante de mi
investigacin ya que no existe un control de inventarios donde se prevea
todas las medidas para el logro de los objetivos.
Adems de que el Sistema de Informacin Contable no es nicamente un
sistema que proporciona informacin, que permita a la gerencia de la
empresa ejercer un elemental control tcnico sobre la misma, sino que
tambin podr encaminar sus esfuerzos hacia el desarrollo organizacional.

22

1.2.2. ANLISIS

PROBLEMA CENTRAL

Inadecuado manejo de los inventarios en Comercial Prodeco de propiedad


del Sr. Manuel Reinaldo Marfetan, de la ciudad de Machala.

CAUSAS

Primer nivel
-

Carencia de un Sistema de Control de Inventario.

Personal que labora con escasa capacitacin de Control de Inventarios.

Polticas y normas de control de inventarios con poca aplicacin.

Aplicacin emprica de manual para Control de Inventarios.

Estrategias erradas para el Control de Inventarios.

Segundo nivel
-

Control de inventarios llevados en forma manual.

Profesionales con escasa experiencia en el control de inventarios.

Directivos prestan mnima importancia al cuidado de los inventarios.

Inadecuado flujo de informacin entre el departamento comercial y


Bodega.

Mnima

asignacin

comercializacin.

presupuestaria

para

el

departamento

de

23

EFECTOS

Primer nivel
-

Desconocimiento real de la existencia de mercaderas.

Cuentas de Inventarios con saldos irreales.

Inventarios con clasificacin indebida.

Actividades de bodega ejecutadas en desorden.

Proyecciones de ventas sin los objetivos deseados.

Segundo nivel
-

Control inapropiado de los artculos para la venta.

Registros contable poco confiables.

Deterioro y posibles fugas de mercadera.

Insatisfaccin en los clientes en la entrega de pedidos.

Reduccin de los ingresos operativos.

24

RBOL DEL PROBLEMA


Control inapropiado
de los artculos para
la venta

Registros contables
poco confiables

Deterioro y posibles
fugas
de
mercadera.

Desconocimiento

Cuentas

Inventarios

real de la existencia

inventarios

de mercaderas

saldos irreales.

de
con

con

clasificacin indebida.

Insatisfaccin en los
clientes en la entrega
de pedidos.

Reduccin
de
los
ingresos operativos.

Actividades
de
bodega ejecutadas
en desorden

Proyecciones
de
ventas
sin
los
objetivos deseados.

EFECTOS
Inadecuado manejo de los inventarios en Comercial Prodeco
de propiedad del Sr. Manuel Reinaldo Marfetan, de la ciudad
de Machala

CAUSAS

Carencia
de
un
sistema de control de
inventario

Control de inventarios
llevados en forma
manual

Persona que labora con


escasa capacitacin de
control de inventarios.

Profesionales

con

escasa experiencia en
el

control

inventarios.

de

Polticas y normas de
control de inventarios
con poca aplicacin.

Aplicacin emprica de
manual para el control
de inventarios.

Estrategias
erradas
para el control de
inventarios

Directivos
prestan
mnima importancia al
cuidado
de
los
inventarios.

Inadecuado flujo de
informacin
entre
departamento
comercial y bodega

Mnima
asignacin
presupuestaria para el
Departamento
de
Comercializacin

1.2.3. FORMULACIN DEL PROBLEMA CENTRAL

Es factible realizar un anlisis del sistema Contable de Comercial Prodeco


de propiedad del Sr. Manuel Reinaldo Marfetan de la Ciudad de Machala y
disear un sistema de control de inventarios?

1.2.4. PROBLEMA COMPLEMENTARIOS

Cul es la situacin actual del control de inventarios de Comercial


Prodeco?

Cul es el nivel de conocimientos y experiencia que posee el


personal en el manejo de Inventarios?

Qu polticas y normas se deben aplicar en el manejo de los


Inventarios de Comercial Prodeco?

Cul es la aplicacin de un manual para el Control de los


Inventarios?

Qu estrategias se deben aplicar para el Control de Inventarios?

10

1.3.

OBJETIVO GENERAL

Disear un sistema de Control de Inventarios para Comercial Prodeco de


propiedad del Sr. Manuel Reinaldo Marfetan de la ciudad de Machala.

1.4.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Establecer un Sistema de Control de Inventarios para Comercial


Prodeco.

Elaborar un programa de capacitacin para el personal de la


comercializadora.

Establecer polticas y normas que se deben considerar en el control


de los Inventarios de la Comercializadora.

Determinar las caractersticas que debe tener un manual para el


Control de los Inventarios.

Identificar las estrategias a seguir en el Control de los Inventarios de


Comercial Prodeco.

11

CAPTULO II
2. MARCO TERICO
2.1.

MARCO TERICO CONCEPTUAL

2.1.1. EMPRESA
2.1.1.1.

CONCEPTO

La empresa es un sistema en el que se coordinan factores de produccin,


financiacin y marketing para obtener sus fines.
De esta definicin se deducen las principales caractersticas de toda
empresa:
1. La empresa es un conjunto de factores de produccin, entendiendo como
tales los elementos necesarios para producir (bienes naturales o semielaborados, factor trabajo, maquinaria y otros bienes de capital); factores
mercadotcnicos, pues los productos no se venden por s mismos, y
factores financieros, pues, para realizar las otras tareas, es preciso
efectuar inversiones y stas han de ser financiadas de algn modo.
2. Toda empresa tiene fines u objetivos, que constituyen la propia razn de
su existencia.
3. Los distintos factores que integran la empresa

se encuentran

coordinados para alcanzar sus fines. Sin esa coordinacin la empresa no


existira; se tratara de un mero grupo de elementos sin conexin entre s
y, por tanto, incapaces de alcanzar objetivo alguno. Esa coordinacin
hacia un fin la realiza otro factor empresarial que es la administracin o
direccin de la empresa. El factor directivo planifica la consecucin de los
objetivos, organiza los factores, se encarga de que las decisiones se
ejecuten y controla las posibles desviaciones entre los resultados
obtenidos y los deseados. En definitiva, este factor se encarga de unir los
esfuerzos para conseguir los objetivos globales del sistema empresarial.

12

4. La empresa es un sistema. Un sistema es un conjunto de elementos o


subsistemas, interrelacionados entre s y con el sistema global, que trata
de alcanzar ciertos objetivos. Por consiguiente, de lo reseado
anteriormente se deduce la evidencia de que la empresa es un sistema 1.
2.1.1.2.

ELEMENTOS DE LA EMPRESA

La empresa est compuesta por un conjunto de elementos relacionados


entre s que persiguen unos objetivos comunes. Por esta razn, resulta
conveniente hacer una clasificacin y anlisis de los mismos.
En principio y dependiendo del papel que estos elementos desempean en
el proceso de transformacin de valor que lleva a cabo la empresa para el
logro de sus metas.
Los factores pasivos representan los recursos econmicos clsicos (tierra y
capital), sujetos a la caracterstica de la escasez o de su disposicin limitada.
Estos factores se pueden clasificar en:
-

Capital financiero o recursos financieros lquidos.

Capital tcnico.

Tangible:
Inversiones tcnicas o bienes de equipo e informticos.
Materiales y mercancas (Productos elaborados, componentes,
etc.).

Intangible:

Tecnologa y software informtico.

Como capital financiero citaremos todos aquellos recursos o medios lquidos


con que cuenta la empresa para abordar todas las inversiones necesarias
para su normal funcionamiento.
El subsistema real comprende las funciones de aprovisionamiento,
produccin y comercializacin de los productos y servicios obtenidos. Estas
1

REYES PONCE, Agustn. Administracin moderna. Editorial Limusa. Mxico. Pg. 64

13

funciones se corresponden bsicamente con todas las operaciones que


suponen una transformacin real de los factores productivos y concluyen con
la distribucin del producto y el servicio postventa a los clientes de la
empresa.
El subsistema financiero, en estrecha interdependencia con el subsistema
real, se encarga de la adaptacin, administracin y control de los medios
financieros con que cuenta la empresa, este sistema aporta criterios para la
valoracin de la rentabilidad de los proyectos y el coste de las diferentes
fuentes de financiacin.
El subsistema directivo tiene como misin la toma de decisiones tendente a
asegurar el logro de los objetivos del sistema mediante la configuracin y
control de una organizacin capaz de adaptarse al sistema de orden superior
en el que est inmerso2.
2.1.1.3.

CRITERIOS ECONMICOS DE LA CLASIFICACIN DE LA


EMPRESA

Podemos establecer numerosas clasificaciones dependiendo del criterio


adoptado. Nosotros utilizaremos tres tipos de criterios de clasificacin:
econmico, jurdico y organizativo.
Los criterios de tipo econmico y la clasificacin subsiguiente de las
empresas son:

Segn el sector econmico o sector productivo al que


pertenezca.

La totalidad de las actividades econmicas se agrupan en tres parcelas o


sectores y, por tanto, clasificamos las empresas de la siguiente forma:
a) Empresas pertenecientes al sector primario: agrcolas, ganaderas y
pesqueras y extractivas.

Idem

14

b)

Empresas pertenecientes al sector secundario: las industriales y las de


construccin.

c)

Empresas pertenecientes al sector terciario: las de servicios.

Segn su tamao.

Segn el tamao se pueden clasificar de forma ms o menos agregada; es


habitual hablar de grandes, medianas y pequeas, o bien lo siguiente:
a) Empresas grandes.
b) Empresas medianas.
c) Empresas pequeas.
d) Empresas muy pequeas (artesanales).
La dimensin de una empresa depende principalmente de la actividad
productiva que desempee; el tamao medio de las empresas petrolferas es
superior al de una alfarera, pero podemos estar ante una gran empresa
alfarera o ante una pequea empresa petrolfera. Este ejemplo nos hace
comprender que el hecho de fijar lmites tericos entre una y otra categora
es muy difcil, puesto que todo depender de la naturaleza de la empresa.
Algunos criterios que en la prctica se utilizan a la hora de definir el tamao
de la empresa son:

El volumen de ventas.

El nmero de empleados.

La cifra de recursos propios.

El valor aadido.

Segn la estructura social de produccin.

Las caractersticas de la estructura social (es decir, el mayor o menor peso


relativo de los factores trabajo y capital), permite clasificar las empresas en:
a) Empresa artesanal
b) Empresa de economa social
c) Empresa capitalista

15

a)

Segn el sistema tcnico:


Empresa monoproducto: empresas que slo producen un bien o
servicio.

b) Empresa multiproducto: empresas que producen varios bienes o


servicios (empresa diversificada).

Segn las caractersticas de su proceso productivo:

a)

Empresas de produccin en serie

b)

Empresas de produccin por pedido

O bien, segn un criterio ligeramente distinto:


a)

Empresas de produccin contina

b) Empresas de produccin discontinua

Segn su localizacin.

a)

Empresa monoplanta: empresa con una sola planta.

b)

Empresa multiplanta: empresa con varias plantas (tanto fabriles como


comerciales o administrativas).

Segn el mbito de competencia.

Por ltimo, el mbito en que compite la empresa permite clasificarla en:


a)

Empresas mono mercado

b)

Empresas multimercado (empresa diversificada)

Segn el rea geogrfica en:

a)

Empresas nacionales

b)

Empresas multinacionales3

2.1.2. CONTABILIDAD
2.1.2.1.

CONCEPTO

Sistema de informacin integrado a la empresa, cuyas funciones son


identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar,
las operaciones de un ente econmico, en forma clara, completa y fidedigna.
3

Pagina Web: http://fcetou.uvigo.es:8080/creaweb/Asignaturas/16/apuntes/Tema%202. pdf

16

Tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuralmente


informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las
transacciones que realiza una empresa y de ciertos eventos econmicos
identificables que la afectan, con el fin de producir informes que, analizados
e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones en relacin
con dicha actividad econmica4.
2.1.2.2.

OBJETIVOS

El objetivo primordial de la Contabilidad es proporcionar informacin


financiera de la organizacin a personas naturales y a entes econmicos
interesados en sus resultados operacionales y situacin econmica:
-

A los administradores como contribucin a sus funciones de planeacin,


control y toma de decisiones.

A los accionistas o propietarios con el fin de determinar el rendimiento de


su capital invertido, confiado a la administracin.

A los inversionistas y comisionistas de bolsa para evaluar la seguridad de


sus inversiones.

Al Estado, a travs de las autoridades del SRI, cuando determina el


monto de los impuestos de renta y complementarios a partir del nivel de
utilidad de la empresa. Adems de otros impuestos que debe pagar la
empresa.

A los proveedores de bienes y servicios.

A las entidades crediticias con el fin de determinar su capacidad de pago


de las deudas.

GOMEZ SNCHEZ, Piedad: Fundamentos de contabilidad y anlisis financiero. Medelln.


2005. Pg. 33

17

A los clientes para conocer el grado de desarrollo de la empresa con el


fin de satisfacer sus necesidades actuales y futuras5.

2.1.2.3.

RAMAS DE LA CONTABILIDAD

Segn el rea en la cual se aplica, la contabilidad se puede clasificar en las


siguientes ramas:
Contabilidad Financiera
Sistema de informacin orientado a proporcionar informacin a terceras
personas relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones de
crdito, inversionistas, a fin de facilitar sus decisiones.
Contabilidad Fiscal
Sistema de informacin orientado a dar cumplimiento a las obligaciones
tributarias de las organizaciones.
Contabilidad Administrativa
Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin,
con orientacin pragmtica destinada a facilitar las funciones de planeacin,
control y toma de decisiones6.

2.1.2.4.

PROCESO CONTABLE

Proceso contable es el registro sistemtico de los hechos econmicos de la


empresa por medio de procedimientos manuales, mecnicos o electrnicos,
con el fin de suministrar informacin sobre el negocio.

5
6

Idem
Idem

18

Cuenta
Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las
operaciones que realiza una empresa.
Etapas del Proceso Contable
Todas las transacciones contables cumplen los siguientes pasos:
-

Realizacin de un hecho econmico soportado por un documento fuente:


facturas, recibos de caja, cheques. comprobante de egresos.

Elaboracin de Comprobantes y su registro en orden cronolgico.

Anlisis de transacciones por cada cuenta.

Resumen de la informacin en los estados financieros7.


2.1.3. SISTEMA CONTABLE
2.1.3.1.

CONCEPTO

Un sistema contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos


utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades
financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones.8
2.1.3.2.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE

Un sistema contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin


bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una
relacin aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema
contable que utilic, debe ejecutar tres pasos bsicos relacionados con las
actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin
embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn

Sinisterra V. Gonzalo, Polanco I. Luis Enrique, Henao G. Harvey. Contabilidad Sistema de


informacin para las organizaciones. Bogot. Editorial Mc Graw Hill. 4 edicin 2003. Pg.89
8
JOSAR, Cristina: La contabilidad y el sistema contable. Maracabo. 2002. Pg. 106

19

interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la


toma de decisiones comerciales.
Registro de la actividad financiera: En un Sistema Contable se debe llevar un
registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos.
En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden
expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de
contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a
una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales
se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios.
Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades
comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado
grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de
tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o
categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales
se recibe o paga dinero.
Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por
quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una
relacin completa de las transacciones de venta de una empresa como Mi
Comisariato sera demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a
leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la
informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn
necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras
que la alta gerencia de Mi Comisariato necesitar la informacin de ventas
resumida por almacn.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen
constituyen los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin
embargo, el proceso contable incluye algo ms que la creacin de
informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a
quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para
ayudar en la toma de decisiones comerciales.

20

2.1.4. INVENTARIOS
2.1.4.1.

CONCEPTO.-

El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa


para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin
primero antes de venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben
aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El Inventario
aparece tanto en el Balance General como en el Estado de Resultados. En
el Balance General, el Inventario a menudo es el Activo Corriente ms
grande. En el Estado de Resultados, el Inventario final se resta del costo de
mercancas disponibles para la venta y as poder determinar el costo de las
mercancas vendidas durante un periodo determinado. 9
2.1.4.2.

TIPOS DE INVENTARIOS

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, vara


ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de esta
parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso que se han
clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:

Inventarios de materia prima

Inventarios de produccin en proceso

Inventarios de productos terminados

Inventarios de materiales y suministros

Inventario de seguridad

Inventario de mercaderas

Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin


del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artculos
9

http://www.monografias.com/trabajos7/mono/mono.shtml.

21

(materia prima) y materiales, los que sern sometidos a un proceso para


obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que
intervienen en mayor grado en la produccin se les considera Materia
Prima, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente
importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos
artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en
un producto terminado.
Inventarios de Productos en Proceso:
El Inventario de productos en proceso consiste en todos los artculos o
elementos que se utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir, son
productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado
intermedio de produccin y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos
indirectos inherentes al proceso de produccin en un momento dado.
Una de las caractersticas de los inventarios de producto en proceso es que
va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima
en el producto terminado como consecuencia del proceso de produccin.
Inventarios de Productos Terminados:
Comprende los artculos transferidos por el departamento de produccin al
almacn de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de
terminacin total y que a la hora de la toma fsica de inventarios se
encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todava no han sido
vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender
directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.
Inventarios de Materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluye:

22

Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de


industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el
tratamiento de agua.
Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la
industria, dentro de estos artculos de consumo los ms importantes son los
destinados a las operaciones, y estn formados por los combustibles y
lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.
Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las
maquinarias y aparatos operativos, los artculos de reparacin por su gran
volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos
varan en relacin a sus necesidades.
Inventario de Seguridad
Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupcin en el
aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento
imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la
importancia del mismo est ligada al nivel de servicio, la fluctuacin de la
demanda y la variacin de las demoras de la entrega.

10

Inventario de Mercaderas
Representa el valor atribuido a las mercancas que se encuentran en
existencia en los almacenes de la entidad o establecimiento para la venta
posterior.
Las existencias de mercancas para la venta que no se controlan por el
precio de adquisicin sino por los precios de venta a la poblacin, requieren
de la utilizacin de la cuenta Descuento en Ventas, para registrar las
diferencias entre ambos precios.
Esta cuenta se debe analizar en las siguientes subcuentas:
10

dem

23

1.

En almacn

2.

En los departamentos o reas de ventas

La recepcin de la mercanca debe contener adems los gastos por fletes,


seguro, acarreo y manipulacin y todos los dems gastos en que se
incurran, hasta la entrada al almacn de los productos adquiridos, ya sean
los incluidos en la propia factura como los servicios prestados por otras
entidades ajenas al suministrador.
La recepcin de los productos deber recoger tambin, los descuentos
comerciales que efecte el suministrador, como deduccin del costo total de
los productos adquiridos.
En la recepcin se conformar un nuevo precio de los productos, el cual
contendr el costo inicial facturado, y la parte proporcional de los gastos de
fletes, seguro, acarreo y manipulacin, y otros gastos y la deduccin del
descuento comercial.
Se debita:
1. Por el precio de adquisicin de las mercancas compradas.
2. Por sobrantes al momento de detectarse.
3. Por devoluciones de los departamentos de ventas al almacn.
4. Por ajuste de precios por aumento.
5. Por la devolucin de mercancas en la venta y la disminucin del costo 11

11

Romero, J. Fundamentos de Contabilidad 1 ed. Mc Graw Hill: Mxico 1997. Pg.462

24

2.1.5. SISTEMAS DE INVENTARIOS


2.1.5.1.

SISTEMA DE INVENTARIO PERIDICO

Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las


existencias de mercancas mediante la realizacin de un conteo fsico en
forma peridica, el cual se denomina inventario inicial o final segn sea el
caso.
Inventario inicial: Es la relacin detallada y minuciosa de las existencias de
mercancas que tiene una empresa al iniciar sus actividades, despus de
hacer un conteo fsico.
Inventario final: Es la relacin de existencias al finalizar un periodo contable.
2.1.5.2.

SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercanca en


existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo fsico,
por que los movimientos de compra y venta de mercancas se registran
directamente en el momento de realizar la transaccin a su precio de costo.
Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de
mercancas denominado "Kardex", en el cual se registra cada artculo que se
compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un
periodo dan como resultado el saldo final de mercancas.
Las empresas que estn por ley obligadas a presentar declaracin tributaria,
deben utilizar el sistema de inventario permanente.
Los inventarios de mercancas constituyen todas las existencias a precio de
costo con los cuales la empresa produce bienes o comercializa sus
productos terminados12
12

Carlos Olavarria Arangusen, Decisiones en administracin de inventarios, Mxico 2000, pag.103

25

KARDEX
Entradas
Fech
a

Detall
e

Cantidad

Valor
unitario

Salidas
Costo
total

Cantidad

Valor
unitario

Saldo
Costo
total

Cantidad

Valor
unitario

2.1.6. MTODOS PARA LA VALORACIN DE INVENTARIOS


Las empresas deben valorar sus mercancas, para as valorar sus
inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la
produccin con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los
siguientes mtodos para valorar los inventarios:
2.1.6.1.

VALORACIN POR IDENTIFICACIN ESPECFICA

En las empresas cuyo inventario consta de mercancas iguales, pero cada


una de ellos se distingue de los dems por sus caractersticas individuales
de nmero, marca o referencia y un costo determinado, los automviles son
un claro ejemplo de este tipo de valoracin, ya que estos aunque
aparentemente idnticos, se diferencian por su color, nmero de motor, serie,
modelo etc.
2.1.6.2.

VALORACIN A COSTO ESTNDAR

Este mtodo facilita el manejo del auxiliar de mercancas "Kardex" por


cuanto slo requiere llevarse en cantidades por unidades homogneas.
2.1.6.3.

VALORACIN A PRECIO DE COSTO

Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona las


mercancas al precio de adquisicin.

Costo
total

26

Las empresas deben elegir el sistema de valuacin que se adapte mejor a


sus necesidades y le permita ejercer un control permanente de ellos
2.1.7. MTODOS PARA LA FIJACIN DEL COSTO
Los mtodos ms utilizados para fijar el costo de las mercancas de la
empresa son el PROMEDIO PONDERADO y FIFO, el LIFO actualmente
est eliminado ya que segn la NIC N2 Norma IN13 no permite el uso de la
frmula ltima entrada primera salida (LIFO), en la medicin del costo de los
inventarios.
2.1.7.1.

MTODO DEL PROMEDIO PONDERADO.

Este mtodo consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los


artculos que hay en el inventario final cuando las unidades son idnticas en
apariencia, pero no en el precio de adquisicin, por cuanto se han comprado
en distintas pocas y a diferentes precios.
Para fijar el valor del costo de la mercanca por este mtodo se toma el valor
de la mercanca del inventario inicial y se le suman las compras del periodo,
despus se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial ms las
compradas en el periodo.
2.1.7.2.

MTODO PEPS O FIFO

Aplicndolo a las mercancas significa que las existencias que primero


entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir
que las primeras que se compran, son las primeras que se venden
2.1.8. CONTROL INTERNO
2.1.8.1.

DEFINICIN

El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos


los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con

27

el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos


contables.
2.1.8.2.

EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA

Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor ser la importancia de un


adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no
necesita de un sistema de control complejo.
Pero cuando tenemos empresas que tienen ms de un dueo, muchos
empleados, y muchas tareas delegadas, los dueos pierden control y es
necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deber ser
sofisticado y complejo segn se requiera en funcin de la complejidad de la
organizacin.
Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten rdenes
hacia sus filiales en distintos pases, pero el cumplimiento de las mismas no
puede ser controlado con su participacin frecuente. Pero si as fuese su
presencia no asegura que se eviten los fraudes.
Entonces cuanto ms se alejan los propietarios de las operaciones mas es
necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.
2.1.8.3.

LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Ningn sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de sus


objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una
seguridad razonable en funcin de:

Costo beneficio

El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.

La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.

28

Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las


extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder

El factor de error humano

Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.

Intencin de fraude por acuerdo entre dos o ms personas. No hay sistema


de control no vulnerable a estas circunstancias.
2.1.8.4.

CONTROL

INTERNO

ADMINISTRATIVO

CONTROL

INTERNO CONTABLE
Dos tipos de controles internos (administrativos y contables)
El control interno administrativo no est limitado al plan de la organizacin
y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisin que lleva a la
autorizacin de intercambios.
Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en
las operaciones establecidas por el ente.
El control interno contable comprende el plan de la organizacin y los
registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad
de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad
razonable:
6. Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones
generales o especificas de la gerencia.
7. Se registran los cambios para: mantener un control adecuado y
permitir la preparacin de los Estados financieros.
8. Se salvaguardan los activos solo accesando con autorizacin.
9. Los activos registrados son comparados con las existencias.
2.1.8.5.

IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

29

Dentro de una organizacin el proceso administrativo constituye un


desarrollo armnico donde estn presentes las funciones de Planeacin,
Organizacin, Direccin y Control. El control en su concepcin ms general
examina y censura con anterioridad suficiente, determinada realidad que
aprueba o corrige.
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin,
cumple y/o alcanza los objetivos que persigue sta. Los grandes avances
tecnolgicos aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente
repercuten en una mejora en los campos de la organizacin y la
administracin, pues sta debe reordenarse para subsistir. Ya a finales del
siglo XIX se demostr la importancia del control sobre la gestin de los
negocios y que ste se haba quedado rezagado frente a un acelerado
proceso de la produccin.13
2.2.

MARCO TERICO CONTEXTUAL

2.2.1. Origen y creacin de la empresa


Fundada el 05 de julio de mil novecientos ochenta y tres por el Sr. Manuel
Reinaldo Marfetan, se dedica a la venta de productos de consumo masivo,
estableci esta empresa con dinero propio que tuvo el propietario iniciando
con pocos productos.
Desde entonces esta empresa, ha ido creciendo poco a poco en virtud al
apoyo recibido por su esposa e hijos, la empresa se encuentra estructurada
de la siguiente manera: gerente-propietario, Administradora, Contador
general, Auxiliar contable, Auxiliar de crdito, 5 vendedores, 1 cajera; 3 en
facturacin; 12 en bodegas, con quienes ha logrado formar una empresa
lder en la compra venta de productos de consumo masivo.

13

Martin Jos Cordera, Control Interno para PYMES, Ediciones Pirmides, Madrid, 2008.
Pg. 109-115

30

Adems obtuvo un crdito con una Institucin Financiera quien le concedi


un prstamo, dinero que se invirti en la implementacin del negocio a esto
se suma la atencin esmerada y oportuna que se les brinda a sus clientes,
reconociendo que la historia no fuera la misma si no estuviera Dios en
nuestras vidas.
El propsito de la empresa es servir a la comunidad machalea y a su vez
crear plazas de trabajo y as contribuir con el crecimiento de la ciudad
emprendiendo en este un reto que hasta la fecha de hoy lo mantiene,
habiendo cultivado un gran nmero de clientes que se encuentran
agradecidos por los servicios recibidos por la empresa.
2.2.2. Misin de la empresa
Est comprometida en servir a la comunidad machalea a travs de la
comercializacin de productos de consumo masivo y construir relaciones a
largo plazo con nuestros clientes, que son nuestra razn de ser. Adems
estamos orgullosos de contribuir al desarrollo de la ciudad de Machala y la
Provincia.
2.2.3. Visin de la empresa
La visin de Comercial Prodeco es mantener y expandirse en el mercado
local Provincial ofreciendo productos de excelente calidad.
2.2.4. Objetivos de la empresa
Comercial Prodeco tiene los siguientes objetivos empresariales:
1. Ofrecer productos diversos, frescos de diversa ndole y de excelente
calidad.
2. Lograr el completo agrado y garanta al consumidor de nuestros
productos.
3. Establecer un conjunto de actividades de apoyo para los puntos de
venta.

31

2.2.5. Estructura administrativa de la empresa


Comercial Prodeco tiene la siguiente estructura administrativa:

Fuente: Comercial Prodeco


Elaborado por: La Autora

32

2.2.6. Estructura contable de la empresa


Comprobante de soporte contable
Factura
Nota de crdito y Dbito
Comprobante de retencin
Roles de Pago
Planillas de Aportes al IESS
Liquidacin de compras o prestacin de servicios
Gua de remisin
Jornalizacin
Mayorizacin: Principales y Auxiliares
Balance de comprobacin
Ajustes
Balance de Comprobacin Ajustado
Estado de Resultados
Estado de Situacin Financiera
Estado de Flujo de Efectivo
Notas Aclaratorias y Polticas Comerciales
2.2.7. Principales clientes de la empresa
Los clientes ms representativos de Comercial Prodeco son los siguientes:
Frigocentro
Sivimarket
Sivijunior S.A.
Sadimport
Oromaxi
Comisariato la feria
Comisariato Boyac
Otros
2.2.8. Tipos de productos que ofrece la empresa

33

Los Productos que ofrece Comercial Prodeco son los siguientes:


Desinfectantes
Chocolates
Jabones
Lavavajillas
Desodorantes
Enjuagues bucales
Cepillo dentales
Caf
Enlatados
Galletas
Focos
Papel higinico y Servilletas
Otros
2.2.9. Principales proveedores de la empresa
Comercial Prodeco tiene los siguientes proveedores:

PROVEEDORES

CIUDAD

Ecuacocoa C.A.
Colgate Palmolive del Ecuador S.A.
Grupo Superior S.A.
Calbaq S.A.

Guayaquil
Guayaquil
Quito
Guayaquil

Silvanya NVA

Quito

Realveg. S.A.

Guayaquil

Productos Tissue del Ecuador

Guayaquil

Dimabr Ca. Ltda.

Quito

34

FUENTE: Comercial Prodeco


ELABORADO POR: La Autora

2.2.10.

Competencia de la empresa

La competencia Comercial Prodeco son las siguientes empresas:


EMPRESA

DIRECCIN

El Rosado S.A.

Paseo Shopping Machala

Darpa S.A.

10 de Agosto y Ambrosio Gumal

Distribuidora Orense

Va Puerto Bolvar

Sadimport

Palmeras y Manuel Serrano

William Armijos Alba (Wiaral)

Manuel Estomba y 6ta Oeste

Manuel Salazar(Pastisur)

10 de Agosto y 11ava Norte

Reparti S.A.

Buenavista y 14ava Norte

Gran Aki

Rocafuerte e/ Sta. Rosa y Ayacucho

FUENTE: Comercial Prodeco


ELABORADO POR: La Autora

2.2.11.

Infraestructura fsica de la empresa

Comercial Prodeco cuenta con un local comercial propio para el desarrollo


de su actividad comercial, el mismo que goza de un gran espacio para el
almacenamiento y bodegaje de la mercadera, tiene un rea total de 2.500
metros cuadrados
La localizacin de Comercial

es en las calles Manuel Estomba entre

Sptima este y Napolen Mera frente a la Escuela Jess de Nazareth.

35

2.2.12.

Infraestructura tecnolgica de la empresa

Comercial Prodeco cuenta con un sistema contable para realizar las labores
operativas de la misma, adems cuenta con computadoras e impresoras.

2.2.13.

Activos fijos de la empresa

Los activos fijos que posee Comercial Prodeco son los que a continuacin
detallamos:
N

Activo

Precio Unitario

Precio Total

Edificio

$80.000,00

$ 80.000,00

Vehculos

$25.000,00

$125.000,00

Computadoras

$ 3.240,00

15

Muebles de Oficina

$ 80,00

$ 1.200,00

Impresoras

$250,00

$ 1.250,00

Aires Acondicionados

$600,00

$ 2.400,00

Portero elctrico

$ 800,00

800,00

Equipos de Comunicacin

$ 120,00

240,00

Equipos de Seguridad

$ 500,00

$ 1.500,00

Equipos de Oficina

30,00

210,00

Vitrinas

$ 250,00

500,00

SUMAN
FUENTE: Comercial Prodeco
ELABORADO POR: La Autora

540,00

$216.340,00

36

2.3.

HIPOTESIS CENTRAL

Comercial Prodeco de propiedad del Sr. Manuel Reinaldo Marfetan de la


ciudad de Machala no posee un Sistema de Control de Inventario lo cual
no le permite conocer el stock de mercadera desconociendo as el saldo
real de sus existencias, por lo que requiere de un control apropiado, esta
situacin de la comercializadora crea condiciones favorables para
efectuar un anlisis del Sistema Contable y con ello proceder al Diseo
del Sistema de Control de Inventarios.
2.4.

HIPOTESIS PARTICULARES

La carencia de un Sistema de Control de Inventarios en Comercial


Prodeco de propiedad del Sr. Manuel Reinaldo Marfetan, y los
procesos de registro manual ha llevado a que no se tenga un
conocimiento real de las existencias de mercadera perjudicando de
manera directa los intereses de esta organizacin.

La ausencia de programas de capacitacin al personal de bodega de


Comercial Prodeco, ocasiona que las actividades no se realicen en
forma eficiente y se tenga un desconocimiento real de los inventarios.

La carencia actual que tiene comercial Prodeco en relacin a las


polticas de control sobre los inventarios conlleva a una inadecuada
clasificacin de los inventarios afectando al correcto control de los
mismos y retrasos en el cumplimiento con clientes.

En Comercial Prodeco existe incumplimiento de actividades y


desorganizacin de las mismas en el departamento contable producto
de la ausencia de un Sistema de Control de Inventarios.
La ausencia de estrategias para el mejoramiento del Sistema de
Control de Inventarios en Comercial Prodeco, ha inducido a la baja

37

rentabilidad por escaso control interno por lo que debe estar


propiciado con la asignacin de recursos humanos y tecnologa
adecuada.
2.5.

VARIABLES E INDICADORES

2.5.1. VARIABLES
VARIABLES
Independiente
Sistema de Control de
Inventarios

DEFINICIN CONCEPTUAL
Comprende

el

conjunto

DEFINICIN OPERACIONAL

de Mediante

la

observacin

se

actividades que se desarrolla en determinar los procedimientos


bodega con la finalidad de del sistema, se revisar los
mantener un registro y control archivos y se estudiaran las
de los inventarios.
Son

las

normas contables.

existencias

mercaderas que se

de Para conocer las existencias de

tiene en bodega se revisara el inventario

Dependiente

bodegas o exhibicin para la fsico,

Existencia de

disposicin al pblico y que bodega y sistema de control.

mercaderas

genera ingresos a la empresa

los

documentos

de

cuando se vende.
Es
Independiente
Capacitacin del
personal

la

innovacin

conocimientos

del

para que ste

de Con la entrevista al personal se

trabajador determinara

el

nivel

de

desarrolle sus conocimiento, los procesos de

habilidades y potenciales a fin evaluacin

para

mejorar las

de que sea ms eficiente en el actividades y las normas que


cargo que desempea.

rigen al personal.

Conjunto de cuentas contables Se revisara los reportes de


Dependiente

que se utilizan en el proceso bodega, el nivel de mercadera

Cuentas de

contables

para

registrar

inventarios

actividades que tienen que ver informacin


con mercaderas.

Independiente
Polticas y normas de
control

Comprende

las

las existente

en

bodega
en

libros

la
de

inventarios.
tcnicas

de Con la entrevista y encuesta se

medida, recuentos de stock y conocer si existe y como debe


criterios

de

clasificacin

de ser

el

manual

interno,

as

38

materiales,

para

asignar tambin las normas de control y

ptimamente los esfuerzos que las caractersticas que debe


lleva la gestin de inventarios.
VARIABLES

contener dicho manual.

DEFINICIN CONCEPTUAL

DEFINICIN OPERACIONAL

Es la asignacin de cdigos a Se proceder a investigar los


Dependiente
Clasificacin de
inventarios

los

materiales

que

se tipos

de

inventarios,

encuentran en bodega con la documentos


finalidad

de

lograr

el

los

inventario

una existente en bodega.

identificacin rpida.
Gua elaborada como fuente de Se

identificara

que

Independiente

referencia para el personal de caractersticas debe reunir el

Manual de control de

bodega mejoramiento de dichas manual, los tipos de manuales y

inventarios

actividades.

los que es ms la sujecin a las


necesites de la empresa.

Conjunto

de

acciones

que Se revisar los registros de

Dependiente

desarrolla el personal que se materiales, los reportes

Actividades de

encuentra a cargo del registro y mtodos

bodega

control de mercadera.

de

y los

valoracin

de

inventarios aplicados por el


personal de bodega.

Independiente
Estrategias de control

Medidas

adoptadas

organizacin

para

cumplimiento

del

por

la Se

lograr

estudiaran

los

el actividades

objetivo necesarias

para

organizacional.

planes,
tcnicas

el

control

efectivos de materiales.

Es el objetivo del negocio de Se estudiara el nivel de ventas,


Dependiente

alcanzar cierto nivel de ventas el presupuesto de la empresa y

Proyecciones de

en un periodo futuro con la los estados financieros que

ventas.

aplicacin
empleo

de
de

estrategias
recursos

permitan su cumplimiento.

y posee la empresa.

que

39

2.5.2.

INDICADORES

HIPOTESIS

VARIABLES

La carencia de un Sistema

Independiente

de Control de Inventarios en
Comercial

Prodeco

de

propiedad del Sr. Manuel


Reinaldo Marfetan y los
procesos

de

Sistema de

INDICADORES

Procedimientos
Documentos
Polticas Internas

Inventarios fsicos
Documentos de bodega
Sistema de control

Nivel de conocimiento
Revisin
de
normas
internas
Evaluacin del personal

Reportes de bodega
Nivel de mercadera
Informacin

Manual interno
Normas de control
Caractersticas

Tipos
Documentos
Inventario fsico

control de
Inventario

registro

manual ha llevado a que no


se tenga un conocimiento

Dependiente

real de las existencias de

Existencia de

mercadera perjudicando de

mercaderas

manera directa los intereses


de esta organizacin.
La ausencia de programas
de capacitacin al personal
de bodega de Comercial
Prodeco, ocasiona que las
actividades no se realicen
en forma eficiente y

Independiente
Capacitacin
del Personal
Dependiente

se

Cuentas de

tenga un desconocimiento

Inventarios

real de los inventarios.


La carencia actual que tiene

Independiente

comercial Prodeco en relacin


a las polticas de control sobre

Polticas y

los inventarios conlleva a una

normas de

inadecuada clasificacin de los

control

inventarios

afectando

al

correcto control de los mismos


y retrasos en el cumplimiento
con clientes.

Dependientes
Clasificacin de
los inventarios

40

HIPOTESIS
En

Comercial

existe

VARIABLES

Prodeco

incumplimiento

actividades

de
y

desorganizacin

de

las

mismas en el departamento
contable

producto de

INDICADORES

Independiente
Manual de
control de

Caractersticas
Tipos
Necesidades

Registro de materiales
Elaboracin reportes
Valoracin de materiales

Planes
Actividades
Tcnicas

Incremento de ventas
Financiamiento
Estados financieros

inventarios

la

ausencia de un sistema de

Dependientes

control de inventarios.
Actividades de
bodega
La ausencia de estrategias
para el mejoramiento del
sistema

de

inventarios

control
en

de

Comercial

Prodeco, ha inducido a la

Independiente
Estrategias de
control

baja rentabilidad por escaso


control interno por lo que
debe estar propiciado con la
asignacin
humanos
adecuada.

de
y

recursos
tecnologa

Dependiente
Proyecciones
de venta

41

CAPITULO III
3. METODOLOGA
3.1.

SELECCIN DE TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS

INDICADORES

MTODO

TCNICAS

INSTRUMENTOS

UNIDADES DE
INVESTIGACIN

- Procedimientos

- Sntesis de - Observacin
observacin

- Gua
observacin

- Documentos

- Sntesis de - Observacin
Observacin

- Gua
de Archivos de la
Observacin
empresa

- Polticas internas

- Muestreo
Selectivo

- Gua
Entrevista

de

de Departamento
de bodega

- Entrevista

de Departamento
contable

Personal de la
empresa

- Inventarios fsico

- Sntesis de - Observacin
observacin

Gua
observacin

- Documentos de
bodega

- Sntesis de - Observacin
Observacin

- Gua
de Departamento
Observacin
de bodega

- Sistema de control

- Muestreo
Selectivo

-Entrevista

- Gua
Entrevista

- Sntesis
bibliogrfica.

bibliogrfica

- ficha
bibliogrfica

Libros e Internet

- Nivel de
conocimiento

- Muestreo
Selectivo

- Entrevista

- Gua de
Entrevista

Personal
Prodeco.

- Revisin de
normas internas

- Muestreo
Selectivo

- Entrevista

- Gua de
Entrevista

Departamentos
organizacionales

- Evaluacin al
personal

- Muestreo
Selectivo

- Entrevista

- Gua de
Entrevista

Personal
Prodeco.

- Reportes de
bodega

- Sntesis de
Observacin

- Observacin

- Gua de
Observacin

Registros
contables.

Sistematizacin

de Personal de
Prodeco,

de

de

42

- Nivel de
mercadera

- Sntesis de
observacin

- Observacin

- Gua de
observacin

Departamento
de Bodega

- Informacin

- Sntesis de
Observacin

- Observacin

- Gua de
Observacin

Registros
contables.

- Manual interno

- Muestreo
Selectivo y
probabilstico

- Entrevista
-Encuesta

- Gua de
Entrevista y
Cuestionario

Gerente
Contador
Interno
Contadores
Externos

- Normas de control

Muestreo
Probabilstico

- Encuesta

- Cuestionario

Contadores
Externos

- Caractersticas

- Muestreo
probabilstico

- Encuesta

- Cuestionario

Contadores
Externos

- Tipos

- Muestreo
Selectivo y
probabilstico.

-Entrevista

Gua de
Entrevista y
Cuestionario

Personal
Prodeco
Contadores
Externos

- Sntesis de
Observacin

- Observacin

- Gua de
Observacin

Registros
Contables

Sntesis de
observacin

- Observacin

- Gua de
observacin

Departamento
de bodega

- Caractersticas

- Sntesis de
observacin

- Observacin

- Gua de
observacin

Departamentos
de Prodeco

- Tipos

- Sntesis
bibliogrfica y
Muestreo
Probabilstico

- Sistematizacin
Bibliogrfica
- Encuesta

- Ficha
bibliogrfica y
cuestionario

Libros e internet y
Contadores
Externos

- Documentos

- Inventarios fsico

- Encuesta

de
y

43

- Entrevista
- Encuesta

- Gua de
Entrevista y
Cuestionario

Personal
Prodeco
Contadores
Externos.

Sntesis de
Observacin

- Observacin

- Gua de
Observacin

Archivos
empresa

de

la

- Elaboracin de
reportes

- Sntesis de
Observacin

-Observacin

- Gua de
Observacin

Archivos
empresa

de

la

- Valoracin de
materiales

- Sntesis de
Observacin
y Muestreo
Probabilstico

- Observacin
- Encuesta

- Gua de
Observacin y
cuestionario.

Archivos de
empresa
Contadores
Externos

la
y

- Planes

- Muestreo
Selectivo y
probabilstico

- Entrevista
- Encuesta

- Gua de
Entrevista y
Cuestionario

Personal de
empresa
Contadores
Externos

la
y

- Actividades

- Muestreo
Selectivo y
probabilstico

- Entrevista
- Encuesta

- Gua de
Entrevista y
Cuestionario

Personal de
empresa
Contadores
Externos

la
y

- Tcnicas

- Muestreo
Selectivo y
probabilstico

- Entrevista
- Encuesta

-Gua de
Entrevista y
Cuestionario

Personal de
empresa
Contadores
Externos

la
y

- Incremento de
ventas

- Muestreo
Selectivo y
Sntesis de
Observacin

- Entrevista
- Observacin

- Gua de
Entrevista y Gua
de Observacin

Supervisor
ventas
Registros
Contables

- Financiamiento

- Sntesis de
Observacin

- Observacin

- Gua de
Observacin

Registros
Contables

Estados financieros

- Sntesis de
Observacin

- Observacin

- Gua de
Observacin

Registros
Contables

- Necesidades

- Registro de
materiales

- Muestreo
Selectivo y
probabilstico

de
y

de
y

44

3.2.

UNIDADES DE INVESTIGACIN

Tenemos como centro de investigacin Comercial Prodeco de propiedad del


Sr. Manuel Reinaldo Marfetan, su recurso humano quien contribuir en la
elaboracin del Sistema de Control de Inventarios, en virtud que aplicando
los instrumentos de investigacin y con la constante comunicacin que
mantengamos con el personal del rea contable obtendremos dicha
informacin.
DIRECTIVOS
OBJETOS

PROFESIONALE

ESTRUCTURA

S EN

ORGANIZACION

EMPLEADOS

CONTABILIDAD

AL

ESTRUCTURA CONTABLE

INGRESO A CAJA

GERENTE

CONTADORES

SECCIONES

SOPORTES DE COMPRA Y

EGRESO A CAJA

SUBGERENTE

PUBLICOS

MANUAL

VENTA

EGRESO A BANCOS

AUXILIAR

AUTORIZADOS

DE

ASIENTOS DE DIARIO

LIBROS DE BANCOS

CONTABLE

INTERNO Y

FUNCIONES

MAYORIZACION

LIBROS AUXILIARES

CAJERA

EXTERNOS

ESTADO DE CUENTAS

BODEGUERO

COMPROBACION

PLAN DE CUENTAS

SUPERVISOR

ESTADO DE RESULTADOS

ROL DE PAGOS

DE VENTAS

ESTADO

BALANCE

DE

DE

KARDEX

FINANCIERA

INGRESO DE BODEGA

ESTADO

EGRESO DE BODEGA

EFECTIVOS

3.3.

DE

SITUACION

FLUJO

DE

UNIVERSO Y MUESTRA

Para el caso de los profesionales en contabilidad ajenos a Comercial


Prodeco de la ciudad de Machala, se utilizara la tcnica de la encuesta, la
misma que ser aplicada a un grupo de contadores pblicos autorizados de
la aplicacin de la frmula del tamao muestra.
FORMULA PARA OBTENER EL TAMAO MUESTRAL

+ (%EA)2 xN

45

Tm= Tamao muestral


N=Poblacin universo
1= Valor constante
EA=Error Admisible
%=Porcentaje (debe reducirse de decimal)
(%EA)2=Porcentaje de error admisible elevado al cuadrado
POBLACION: 409 Contadores (Colegio de Contadores de EL ORO)
Error admisible: 6% sustituyendo los valores obtendremos

409
1 + (0.06)2 409

Tm =

409
-------------2,4724

= 165
3.4.

DESCRIPCIN

DEL

PROCEDIMIENTO

METODOLGICO

GENERAL
En todo proceso investigativo aplicaremos el mtodo hipottico, deductivo y
descriptivo, es decir partiremos de la hiptesis planteadas en base al anlisis
de cada una de las variables que se investiga cuyos resultados son
expuestos en el informe general .Para recopilar la informacin se utilizaran
instrumentos de medicin tales como.
Gua de Observacin.- nos permitir observar de manera directa como se
desarrolla el proceso contable la revisin de archivos de la empresa como
tambin sobre el cumplimiento de las diversas actividades. Anexo N2.

46

Gua de Entrevista.- Se aplicaran al Gerente, Contador, Auxiliar Contable,


Cajera; Supervisor de ventas y Jefe de bodega para que nos proporcionen
la informacin referente al desarrollo investigativo. Anexo N5 -6
Encuesta.- A los profesionales externos del rea contable se les aplicara la
tcnica de la encuesta para conocer los principios contables, donde
aplicaremos una muestra del universo investigativo. Anexo N 7.
Ficha

bibliografa.-

Como

fuente

de consulta

utilizaremos Libros,

documentos, folletos que nos ayuden para el proceso investigativo.

47

CAPTULO IV

4. ANLISIS

INTERPRETACIN

DE

RESULTADOS

DE

INVESTIGACIN
9.1.

El no contar con un Sistema de Control de Inventarios en


Comercial Prodeco de propiedad del Sr. Manuel Reinaldo
Marfetan, ha permitido que no se tenga un conocimiento real de
las existencias de mercadera perjudicando de manera directa los
intereses de esta organizacin.

4.1.3 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS.


4.1.3.1

Procedimientos.

Al realizar las investigaciones de campo dentro de Comercial Prodeco, he


podido constatar la falta de procedimientos para las distintas actividades que
en la comercializadora se realizan, principalmente en el rea de
comercializacin.
4.1.3.2

Documentos.

Revisados los Inventarios de mercaderas que reposan en los archivos de la


Comercial Prodeco, logr determinar que a la fecha no existe un Control
de Inventarios documentado, ni un archivo ordenado y clasificado por
fechas, as como tambin no todos los comprobantes cuentan con la
documentacin de sustento, lo que genera un problema por cuanto no se
puede cumplir con los requerimientos que efectan los diferentes
organismos de control.
4.1.3.3

Polticas internas.

La escasa aplicacin de polticas de control interno dentro de Comercial


Prodeco, ha agudizado el problema del manejo de inventarios; ya que de

48

nada servira crear un sistema de control de inventarios si fallara por su


falta de aplicacin.
4.1.4 EXISTENCIAS DE MERCADERAS.
4.1.4.1

Inventarios fsicos.

Al inspeccionar en el rea de bodega logre verificar que existe un


desconocimiento total sobre los saldos reales del inventario fsico con que
cuenta

Comercial

Prodeco,

al

cierre

de

cada

periodo

contable,

perjudicando de esta manera los intereses de la comercializadora.


4.1.4.2

Documentos de bodega.

Para validar la informacin generada en el rea de bodega se necesita


documentacin de soporte con la cual al momento no cuenta Comercial
Prodeco, es necesario la disponibilidad de formatos para el control de
inventarios, por ser estos los que registran los hechos segn la transaccin
que se ejecute, sean esta ingresos o egresos de mercaderas.
4.1.4.3

Sistema de control.

Al observar internamente a Comercial Prodeco, he podido confirmar que no


cuenta con saldos reales de sus inventarios, no existen procedimientos para
las distintas actividades que aqu se realizan y la falta de aplicacin de
polticas y normas de control se da, debido a la falta de un sistema de control
de inventarios; que regulara cada proceso que se realice dentro de la
comercializadora.
9.2.

La ausencia de programas de capacitacin al personal de bodega


de Comercial Prodeco, ocasiona que las actividades no se
realicen en forma eficiente y se tenga un desconocimiento real
de los inventarios.

4.2.3 CAPACITACION DEL PERSONAL.

49

4.2.3.1

Nivel de conocimiento.

El personal que labora en el rea de bodega de Comercial Prodeco, tiene


desconocimiento sobre el control de inventarios, los procedimientos, normas
y polticas que se deben aplicar en su rea, es por esta razn que las
actividades no se realizan en forma eficiente y en orden.
4.2.3.2

Revisin de normas internas.

Las normas internas de Comercial Prodeco, en cuanto al proceso de


control de inventarios son limitadas

y estas no se realizan en periodos

definidos, adems esta es ejecutada por el contador en coordinacin con el


propietario, mediante revisin se ha podido constatar que las normas de
control no permitan a la direccin obtener resultados que se enmarquen en
el plan de trabajo establecido, por lo que se requiere ajustar las normas
internas de control a la prctica diaria para lograr un control interno eficiente
de los elementos que conforman la organizacin.
4.2.3.3

Evaluacin del personal.

Despus de analizar la situacin que atraviesa Comercial Prodeco por la


falta de capacitacin de su personal del rea de bodega, creo que sera
necesario organizar programas de capacitacin informndoles sobre los
procedimientos y normas que se deben aplicar para cada actividad a
realizar.
Luego de realizar la capacitacin debemos proceder a evaluar al personal en
forma constante, para as estar seguros que realizaran sus funciones
encomendadas de forma eficiente.
4.2.4 CUENTAS DE INVENTARIOS.
4.2.4.1

Reportes de bodega.

En cuanto a los reportes que emite el departamento de bodega al

50

departamento de comercializacin no se los presenta con documentacin de


soporte de cada una de las actividades realizadas (ingreso y egreso de
mercadera), es por esta razn que el flujo de informacin es inadecuado
entre estos departamentos que son de suma importancia para Comercial
Prodeco
4.2.4.2

Nivel de mercadera.

El desconocimiento de los niveles reales de mercadera existentes en la


comercializadora por parte del personal de ventas, da como resultado que se
facturen productos para la venta sin que se realice la entrega de los mismos
por desabastecimiento, provocando as la insatisfaccin de los clientes de
Comercial Prodeco.
4.2.4.3

Informacin.

Hemos podido observar que la informacin veraz y oportuna sobre los


niveles de mercadera en la comercializadora es de vital importancia, ya que
la actividad del negocio es la comercializacin, es por este motivo que
necesitamos un manual para el control de inventarios para poder contar con
saldos confiables.
9.3.

La carencia actual que tiene comercial Prodeco en relacin a las


polticas de control sobre los inventarios conlleva a una
inadecuada clasificacin de los inventarios afectando al correcto
control de los mismos y retrasos en el cumplimiento con
clientes.

9.3.1. POLITICAS Y NORMAS DE CONTROL.


9.3.1.1. Manual interno.
La existencia de un manual interno en Comercial Prodeco aportara a la
adecuada ejecucin de funciones por parte del personal que labora en las
distintas reas de la comercializadora.

51

9.3.1.2. Normas de control.


Comercial Prodeco, necesita de normas de control que regulen los
procedimientos en las operaciones establecidas, logrando as un desarrollo
eficiente de los procesos que realice cada uno de los departamentos,
logrando alcanzar con ello los objetivos establecidos por la institucin.
9.3.1.3. Caracterstica.
Las caractersticas que requerir el sistema de control de inventario
comprende un plan de organizacin y todos los mtodos coordinados y
medidas adoptadas dentro de la empresa con el fin de salvaguardar sus
activos (existencias) y verificara la confiabilidad de los datos contables.
9.3.2. CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS
9.3.2.1. Tipos.
Los inventarios son importantes para los comerciantes en general, vara
ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de esta
parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso que se han
clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:

Inventarios de materia prima

Inventarios de produccin en proceso

Inventarios de productos terminados

Inventarios de materiales y suministros

Inventario de seguridad

Inventario de mercaderas

9.3.2.2. Documentos.
Para realizar la clasificacin de los inventarios dentro de Comercial
Prodeco necesitaremos la siguiente documentacin soporte:

Formato para inventario de mercadera

52

Krdex

Comprobantes de ingreso a bodega

Comprobantes de egreso de bodega

Orden de compra

Entre otros

9.3.2.3. Inventario fsico.


A Comercial Prodeco le hace falta un control fsico permanente en su rubro
de inventarios, ya que por ser una empresa dedicada a la comercializacin
de productos de consumo masivo, debemos evitar que los mismos se
deterioren.
9.4.

En Comercial Prodeco existe incumplimiento de actividades y


desorganizacin de las mismas en el departamento contable
producto de la ausencia de un sistema de control de inventarios.

9.4.1.1.

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

9.4.1.2.

Caractersticas.

Entre las caractersticas que debe reunir un sistema de control de inventarios


para Comercial Prodeco, mencionamos las siguientes:

Especificaciones detalladas de las operaciones que realiza cada


empleado.

Actualizacin de la informacin

9.4.1.3.

Tipos.

Entre los sistemas ms conocidos tenemos: sistema de control de activos


fijos, entre otros.

53

9.4.1.4.

Necesidades.

El sistema de control de inventarios se debe ajustar a las necesidades que


tiene Comercial Prodeco, puesto que deber realizarse un estudio en el
rea de bodega antes de realizar su diseo.
9.4.2. ACTIVIDADES DE BODEGA.
9.4.2.1.

Registro de materiales.

Se debe elabora un registro de todos los materiales, para esto podramos


utilizar formatos especficos para cada departamento de la comercializadora
y as contaremos con informacin sobre los activos con que se cuenta a
mas de los inventarios de bodega.
9.4.2.2. Elaboracin de reportes.
La elaboracin de reportes por parte del departamento de bodega debe
contar con documentos de soporte para validar cada una de las actividades
realizadas por su personal.
9.4.2.3. Valoracin de materiales.
Los materiales que se encuentre en las instalaciones de la bodega de
Comercial Prodeco, debe tener una constante valoracin para as poder
determinar el costos de las bajas por deterioro o por otras razones que se
den en esta dependencia.
9.5.

La ausencia de estrategias para el mejoramiento del sistema de


control de inventarios en Comercial Prodeco, ha inducido a la
baja rentabilidad por escaso control interno por lo que debe estar
propiciado con la asignacin de recursos humanos y tecnologa
adecuada.

9.5.1. ESTRATEGIAS DE CONTROL.

54

9.5.1.1.

Planes.

Entre los planes para un futuro inmediato con los que cuenta Comercial
Prodeco, esta la implantacin de un sistema de control de inventarios, y
para este proyecto se asignara el recurso econmico, humano y tecnolgico
requerido.
9.5.1.2.

Actividades.

Una de las principales actividades a desarrollar en Comercial Prodeco es


la capacitacin al personal del rea de bodega y del resto de

la

comercializadora sobre la aplicacin del sistema de control de inventarios,


por parte de capacitadores especializados en la temtica.
9.5.2. PROYECCIONES DE VENTA.
9.5.2.1.

Incremento de ventas.

Comercial Prodeco espera obtener un incremento de sus ventas con la


implantacin y puesta en funcionamiento del sistema de control de
inventarios obtendremos saldos reales de las existencias de mercadera en
la bodega y podremos abastecernos en caso de ser necesario, para as
poder satisfacer las necesidades de nuestros clientes.
9.5.2.2.

Financiamiento.

Este proyecto ser financiado ntegramente por el propietario de Comercial


Prodeco

55

9.6.

ANLISIS DE ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS


DE COMERCIAL PRODECO
Cuadro 1

Conoce usted si existe un manual de polticas internas para el control


de inventarios?

Opciones

Frecuencia

Si

0%

No

100%

100%

Total

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 1

Existe Manual de Polticas Internas para el


Control de Inventarios.
Si

No

Si 0%

NO

100%

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: En el resultado de la entrevista realizada al personal directivo y


empleados de Comercial Prodeco, logramos constatar la inexistencia de un
manual de polticas internas para el control de inventarios dentro de la
comercializadora ya que en un 100% manifestaron no conocer de la
existencia del mismo, es por esta razn que debemos establecer normas y
polticas claras para optimizar procesos.

56

Cuadro 2
Usted ha sido capacitado en cuanto al procedimiento de recepcin,
registro, descarga y salvaguarda del inventario de los productos de la
comercializadora?
Opciones

Frecuencia

Si

50%

No

50%

100%

Total

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 2

Ha sido capacitado en cuanto al procedimiento de


salvaguarda de Inaventarios.

No, 50%

Si

Si, 50%

No

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis:

El

propietario

y empleados de

Comercial

Prodeco

se

manifestaron en un 50% que si haban recibido la capacitacin en cuanto a


los procedimientos de recepcin, registro, descarga y salvaguarda de
inventarios de producto, mientras el 50% restante manifestaron que aun no
han recibido la respectiva capacitacin; por este motivo es que debemos
realizar la difusin de los procedimientos a utilizar para el control de
inventarios.

57

Cuadro 3
En el desarrollo del conteo fsico del inventario se utilizan formularios
para el conteo fsico y registro de los mismos?

Opciones

Frecuencia

Si

33%

No

67%

100%

Total

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 3

Se utilizan formularios para el conteo fsico


Si
33%
Si
No
No
67%

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: Al formular la interrogante de que si en el conteo fsico y registro


de inventarios, se utilizan formularios para registrar de manera apropiada la
mercadera obtuvimos un 67% de respuestas negativa, mientras que el 33%
se expreso positivamente, al analizar esta respuesta nos damos cuenta que
debemos establecer documentacin suficiente para el registro y control de la
rotacin que tiene el inventario.

58

Cuadro 4
Se realizan supervisiones al personal encargado del almacenamiento
del inventario?

Opciones

Frecuencia

Si

17%

No

83%

100%

Total

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 4
Se realizan supervisiones al personal encargado
de Bodega
Si
17%
Si
No

No
83%

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: En la pregunta referente a la supervisin al personal encargado del


almacenamiento del inventario un 83% manifest que no se realiza ninguna
supervisin; mientras en 17% dijo que si exista algn tipo de control; por lo
tanto hemos llegado a la conclusin de que se debe establecer normas de
control de inventarios para precautelarlos.

59

Cuadro 5
Existen lineamientos generales en la asignacin de responsabilidades
para el manejo de inventario?

Opciones

Frecuencia

Si

33%

No

67%

100%

Total

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 5

Existen lineamientos generales en la asignacin


de responsabilidades para el manejo de
inventarios.

SI 33%
Si
No
NO 67%

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: El propietario y empleados de Comercial Prodeco en un 67%


manifestaron que no existen lineamientos generales en la asignacin de
responsabilidades para el manejo de inventario, mientras el restante 33%
expusieron que si existen tales lineamientos. Al analizar esta respuesta
podemos establecer la falta de un manual de polticas internas, ya que el
mismo optimizara el recurso humano de Comercial Prodeco.

60

Cuadro 6
Cree usted que es importante vigilar constantemente todo el proceso
del almacn para evitar errores en la informacin?

Opciones

Frecuencia

Si

100%

No

0%

100%

Total

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 6
Es importante vigilar constantemente todo el proceso
de almacen para evitar errores.
Si

No

0% NO

100% SI

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: Analizando el grfico podemos notar que de forma unnime se


pronunciaron por el s, tanto el propietario como los empleados de
Comercial Prodeco; dando la importancia que se merece el vigilar
constantemente el proceso de almacenamiento de artculos del almacn
para evitar errores en la informacin de los saldos respecto a las
mercaderas.

61

Cuadro 7
Considera que las ventas se reducen por el escaso control interno de
las entradas y salidas de los productos?

Opciones

Frecuencia

No

17%

Si

83%

100%

Total

FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 7
Las Ventas se reducen por el escaso control interno de las entradas
de los productos
NO
17%

NO
SI

SI
83%
FUENTE: ENTREVISTA AL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL PRODECO
ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: Al observar la grfica que representa la tabulacin el 17% dijeron


que no ante un 83% que dijeron s; podemos concluir que verdaderamente
el escaso control interno de las entradas y salidas de los productos en
Comercial Prodeco, puede ser un factor fundamental en la reduccin de las
ventas; es por este y por motivos anteriormente expuestos que debemos
disear tcnicas apropiadas para el mejor control de los inventarios dentro
de la comercializadora.

62

4.7 ANLISIS

DE

ENTREVISTAS

AL

CONTADOR

INTERNO

DE

COMERCIAL PRODECO

1.

Qu sistema y que mtodo de control de inventarios se utilizan


en Comercial Prodeco?

En la actualidad en Comercial Prodeco utilizamos el sistema de Inventario


Permanente y el mtodo Promedio para el control de inventarios.

2.

Qu normas contables o leyes vigentes se deben aplicar en el


anlisis del sistema contable y la elaboracin de un sistema de
control de inventarios para Comercial Prodeco?

Entre las normas y leyes podemos mencionar a las ms importantes como


son: Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), las Normas
Internacionales de Contabilidad (NIC), las Normas Internacionales de
Informacin Financiera (NIIF), el Cdigo Tributario, la ley de Rgimen
Tributario Interno, el Reglamento para la aplicacin de la Ley de Rgimen
Tributario Interno.

3.

De qu manera puede ser til para la empresa la implantacin


de un nuevo sistema de informacin contable para el control de
inventarios?

Puede ser muy til, puesto que con un sistema de informacin contable para
el control de inventarios tendremos cifras reales de nuestras existencias.

4.

Cada qu tiempo se realiza el conteo fsico de los productos en


comercial Prodeco?

El conteo fsico de la mercadera existente en la comercializadora se lo


realiza tan solo una vez al ao, esto es por la falta de coordinacin entre el
rea de ventas y bodega de Comercial Prodeco.

63

5.

Qu rubros de cuentas de resultados y balance, se deben


considerar en el anlisis del sistema contable y la elaboracin del
sistema de control de inventarios?

Entre los rubros ms importantes al considerar el anlisis del sistema


contable y la elaboracin del Sistema de Control de Inventarios podemos
anotar las siguientes: Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, Existencias,
Documentos por Cobrar, entre otras.

6.

Los procesos de entrada y salida de los productos y


suministros

de

oficina

son

verificables

semanalmente,

quincenalmente, entre los departamentos de contabilidad y


bodega?
En realidad no, como ya lo mencion antes estos procesos de verificacin de
mercadera se los realiza una vez durante el ao en Comercial Prodeco.

7.

Cuando se detecten faltantes o sobrantes de productos que


registros se elaboran en contabilidad?

En la actualidad no contamos con suficiente documentacin soporte para el


rea de bodega, simplemente cuando se detecta un sobrante o un faltante
se comunica al propietario de Comercial Prodeco.

8.

Diga Ud.? Si los constantes cambios que se realizan a las


normas y reglamentos contables y tributarios son favorables
para la estructura contable de Comercial Prodeco? Por qu?

Claro que si son favorables para la estructura contable de Comercial


Prodeco, si se los aplica como lo indica la norma o el reglamento. Porque
contribuye a un control apegado a lo que estipulan
reglamentos basados en los principios contables.

las normas o

64

4.8 ANLISIS

DE

ENCUESTAS

CONTADORES

EXTERNO

COMERCIAL PRODECO
De las siguientes alternativas enumere o marque segn su importancia
Cuadro 8
1) Cada qu tiempo se debe registrar el control de inventarios en las

operaciones contables y financieras en las empresas Comerciales


Descripcin

Frecuencia

3%

Semanal

101

61%

Mensual

59

36%

Anual

0
165

0%
100%

Diario

Total

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 8
Cada qu tiempo en que se debe registrar el control de Inventarios

120

101

100
80

59

Frecuencia

60

40
20

3%

61%

36%

0 0%

0
Diario

Semanal

Mensual

Anual

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO

ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: De los 165 contadores ajenos a Comercial Prodeco, el 5%


manifest que se debera y sera lo ms recomendable realizarlo de
forma diaria, mientras el 61% aconsejo que por cuestiones de tiempo se
lo realice de forma semanal, el 36% opto por la opcin de mensual y el
0% de manera anual.

65

Cuadro 9
2) Qu tipo de sistemas de registros de inventarios se utilizan ms en

las empresas comerciales.


Descripcin

Frecuencia

Sistema de registro de Inventario Permanente

86

52%

Sistema de registro de inventarios Peridico

79

48%

165

100%

Total
FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO
ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 9
Tipos de Sistemas de registros de Inventarios se usan ms en las
empresas comerciales.
86
90

79

80
70
60
Frecuencia

50

40
30

20
10
0

52%

Sistema de Registro
Permanente

48%

Sist. Inv. Peridico

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO

ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: Al realizar la encuesta a los contadores, un 52% se inclino por la


opcin del sistema de registro de inventario Permanente, mientras el 48%
restante manifest preferencia por el sistema de registro de inventarios
Peridico.

66

Cuadro 10
3) Podr usted sealar el proceso contable para evaluar el sistema

control de inventarios de la empresa


Descripcin

Frecuencia

Estudio de las necesidades

92

56%

Estudio de aspectos reglamentarios

55

33%

Planeacin de actividades

18

11%

165

100%

Total

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 10
Proceso Contable para evaluar el sistema de control de inventarios en
la empresa.

100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0

92

55
Frecuencia
%

18
56%

Estudio de las
necesidades

33%

Estudio de
aspectos
reglamentarios

11%
Planeacin de
actividades

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO

ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: El 56% de los contadores manifestaron que se debe estudiar


las necesidades de Comercial Prodeco; el 33% dijo que se debe realizar
el estudio de los aspectos reglamentarios para basarnos en fundamentos
legales; mientras que un 11% opino que se debe realizar una planeacin
de actividades a realizar.

67

Cuadro 11
4) Indique cules son las normas contables, leyes y reglamentos que

ms se aplican en el sistema contable de las empresas Comerciales.


Descripcin

Frecuencia

NIC

42

25%

NIIF

79

48%

LORTI

23

14%

Reglamento de comprobantes de venta y retencin

21

13%

165

100%

Total

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 11
Indique cules son las normas contables, leyes y reglamentos ms
usados en el Sistema Contable de las empresas Comerciales.
79

80
70
60
50
40
30
20
10
0

42
23
25%

NIC

14%

48%
NIIF

21

LORTI

Frecuencia
13%

Reglamentode
comprobantes
de venta y
retencin

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO

ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: Para el 48% de los contadores encuestados la NIIF son las


normas contables que ms se aplican en los sistemas contables de las
empresas comerciales, seguida de un 25% por las NIC, un 14% que
manifest que la Ley Orgnica de Rgimen Tributario Interno es la ms
aplicada y por ltimo un 13% que opino que sera el reglamento de
comprobantes de ventas y retencin.

68

Cuadro 12
5) Marque cules de los siguientes mtodos de inventario ms se

emplean en las empresas Comerciales de productos de primera


necesidad.
Descripcin

Frecuencia

PROMEDIO

94

57%

FIFO

61

37%

LIFO

10
165

6%
100%

Total

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 12
Mtodos de Inventarios ms usados en las empresas comerciales de
productos de primera necesidad.

100

94

80

61

60
40
20

57%

37%

10

6%

PROMEDIO

FIFO
Frecuencia

LIFO
%

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO

ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: Para nuestro universo encuestado el 57% opto por el


PROMEDIO el 37% se inclino por el mtodo FIFO y un 6% restante
manifest que el mtodo LIFO que ya no se lo utiliza por lo tanto el
mtodo PROMEDIO es el ms empleado en las empresas comerciales,
que se dedican a la comercializacin de productos de primera necesidad
como es el caso de Comercial Prodeco.

69

Cuadro 13
6) Marque qu documentos de soporte contable son emitidos con ms

frecuencia en las empresas Comerciales

Facturas
Notas de venta RISE
Notas de crdito
Notas de dbito
Comprobantes de retencin
Liquidacin en compra de bienes y
servicios
Total

Frecuencia
88
8
6
6
37

%
53%
5%
4%
4%
22%

20

12%

165

100%

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 13
100
80
60
40
20
0

88

Documentos de soposrte emitidos con ms frecuencias en


las empresas comerciales
37

53%

5%

4%

Frecuencia

4%

20
22%

12%

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO

ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: Una rotundo mayora representada por el 53% de contadores


dijo que la factura es el documento soporte que ms se emite en
transacciones comerciales, 22% comprobantes de retencin, 12%
liquidaciones en compra de bienes y servicios, 5% las notas de venta que
solo emiten los autorizado RISE, y con un 4% las notas de debito y las
notas de crdito.

70

Cuadro 14
7) En su opinin cual sera el beneficio organizacional al disponer de

un Sistema de Control de Inventarios


Descripcin

Frecuencia

Estados financieros confiables

78

47%

Incremento de ventas

39

24%

Control de recursos
Ninguna
Total

48
0
165

29%
0%
100%

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO


ELABORADO POR: LA AUTORA

Grfico 14
Beneficio Organizacional al disponer de un Sistema de Control de
Inventarios.
78
80
70
60
50
40
30
20
10
0

48
39
Frecuencia
47%

24%

%
29%

Estados Incremento Control de


financieros de ventas
recursos
confiables

0%

Ninguna

FUENTE: ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS A COMERCIALPRODECO

ELABORADO POR: LA AUTORA

Anlisis: Para los contadores encuestados el mayor beneficio que obtendra


Comercial Prodeco, seria la obtencin de estados financieros confiables
con un 47% pues estos demostraron el resumen de todas las actividades
realizadas en la empresa, el 29% manifest que obtendramos control de
recursos (existencias), un 24% incremento de ventas ya que obtendramos
saldos reales y un 0% ninguna.

71

4.9

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.9.1 CONCLUSIONES
Como conclusiones despus de haber realizado el anlisis e interpretacin
de los datos obtenidos tenemos las siguientes:

Segn investigacin realizada en Comercial PRODECO, no dispone de


un sistema de control de inventarios, creando desconfianza y errores en
la informacin de bodega.

En Comercial PRODECO, los documentos, soportes e informes de


bodega adolecen de confiabilidad.

Una de las falencias encontradas en la comercializadora es la


inadecuada aplicacin de los mtodos de valoracin que se utiliza, para
el control de los inventarios en bodega.

La falta de capacitacin al personal de bodega, es una de las causas


principal para evidenciar un inadecuado control de mercadera, que se
revela en los informes contables que presenta el departamento contable
peridicamente, pues los datos contables y de bodega no se concilian.

La falta de polticas y normas internas en Comercial PRODECO ha


dado lugar que el recurso humano no se sienta comprometido con esta
organizacin por lo que las actividades no se cumplen con eficiencia.

72

4.9.2 RECOMENDACIONES
Entre las principales recomendaciones que se le realiza a Comercial
Prodeco, constan las siguientes:
-

Disear un Sistema de Inventarios en Comercial PRODECO, de


manera que esta disponga de una herramienta que de seguridad en
cuanto al manejo de inventarios.

Para evitar errores en los informes de bodega, se asignar

la

documentacin adecuada para cada transaccin, y esto permita emitir


informes confiables a contabilidad quien revelara la realidad econmica
de la entidad sin distorsin alguna.
-

Ejecutar un anlisis de la actividad econmica de la organizacin para


establecer el mtodo de valoracin de Inventarios apropiado en
Comercial PRODECO., lo que garantizar un correcto manejo de precios
en los productos que comercializa.

La aplicacin de un Sistema de Control de Inventarios en Comercial


Prodeco se respalda en la disponibilidad de un equipo humano
capacitado, por lo tanto se requiere la capacitacin a todo el personal,
con el objeto de la informacin contable sea confiable.

Definir polticas y normas internas en la Comercializadora dar lugar a


que el recurso humano se sienta comprometido con esta organizacin
por lo que las actividades se cumplirn con eficiencia

73

CAPTULO V
5 PROPUESTA
5.1.

NOMBRE DE LA PROPUESTA

ELABORACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA


COMERCIAL PRODECO DE PROPIEDAD DEL SR. MANUEL REINALDO
MARFETAN DE LA CIUDAD DE MACHALA.
5.2.

ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA

En los actuales momentos las universidades de nuestro pas, a travs de sus


egresados, tratan de involucrar a estos en la gran problemtica y solucin de
las empresas de manera especial del sector privado, para de esta manera
trabajar mancomunadamente por el bienestar de toda aquella fuerza laboral
activa que presta sus servicios en los diferentes sectores sean estos
comercial, industrial de servicios, etc.
La Facultad de Ciencias Empresariales y por ende la Universidad Tcnica de
Machala, no puede quedarse al margen de este proceso por ello es que en
su reglamento de ttulos y grados seala muy claramente, que para la
obtencin de un ttulo terminal, deben realizar una tesis de grado que incluya
la vinculacin con la sociedad.
Considerando estas disposiciones de carcter obligatorio, como autora de la
presente tesis de grado, he considerado a la Empresa COMERCIAL
PRODECO, la misma que presenta muchos problemas entre ellos la falta de
Control de sus Inventarios de mercaderas disponible para la venta, as
como tambin otros de ndole contable ya que este campo es mi
especialidad. Logr determinar que la empresa que est activa en la ciudad
de Machala, cubre un importante sector en el campo de la comercializacin
de productos de consumo masivo. Adems consegu establecer a lo largo
del proceso de investigacin de las falencias que la empresa mantiene de
manera principal en el Control de los Inventarios de su mercadera, lo que

74

incide en los resultados finales que no son muy halagadores.


Mediante la realizacin de la propuesta se aportar al desarrollo del sector
empresarial de nuestra provincia, y tambin me permitir obtener el ttulo
profesional de INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA.
5.3.

JUSTIFICACIN DE LA PROPUESTA

Es importante aplicar un verdadero control de los inventarios de la


mercadera disponible para la venta de cualquier negocio, porque mediante
ste la empresa puede posicionarse mejor en el mercado, por los diferentes
beneficios que brinda mantener un control ya que lleva una ventaja de
determinar en cualquier momento los stock, existencia mnimas y mximas
de la mercadera, etc.
Comprob tambin que la empresa objeto de estudio, muestra grandes
problemas en el control de sus inventarios, ya que no dispone de registros
contables y extracontables que le permitan mantener un eficiente control de
sus inventarios
Por estas circunstancias propongo como tema de tesis de grado ANLISIS
DEL

SISTEMA

CONTABLE

DE

COMERCIAL

PRODECO

DE

PROPIEDAD DEL SR. MANUEL REINALDO MARFETAN DE LA CIUDAD


DE MACHALA Y ELABORACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS., cuyo objetivo principal es que la empresa, disponga una
excelente herramienta para la toma de decisiones en el control de sus
inventarios, lo que le permitir mantener actualizado los tems que lo
conforman.
5.4.

OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
Analizar la situacin actual del sistema de control de inventarios de la
comercializadora con fines de optimizar procesos.

Establecer normas de control de inventarios con fines de mejorar los

75

resultados contables del rubro de mercadera disponible para la venta.

Difundir eficientemente las polticas que se requieren aplicar para el


correcto manejo de los inventarios.

Definir los procesos necesarios para un control eficaz de los


inventarios de mercadera de la comercializadora.

Establecer la documentacin necesaria para respaldar los registros


contables referentes a la rotacin de los inventarios.

Disear las tcnicas apropiadas para mejorar el control de los


registros de los inventarios.

5.5.

DESCRIPCIN DE LA PROPUESTA

Analizar la cuenta mercaderas de Comercial PRODECO, de la ciudad de


Machala, para elaborar un Sistema de Control de Inventarios, con el fin de
depurar los registros de bodega y contabilidad y de esta manera lograr que
los inventarios de la comercializadora, tengan un registro correcto en libros,
con valores actualizados, que permitan conocer el nivel verdadero del
elemento de comercializacin.
Mi propuesta, plantea como primera instancia el desarrollo de un anlisis a la
situacin actual de los inventarios y basados en los resultados, pasar a
formular las normas y polticas de control de inventarios, a establecer la
documentacin necesaria que debe disponer el departamento de bodega
para respaldo de las transacciones por ingresos o egresos de los
inventarios, establecer los procesos a cumplir en el control de los inventarios
y como parte final plantear los mecanismos correcto para evaluar los
inventarios y los resultados que revelen los estados financieros del periodo
contable.
Con este Sistema de Inventarios, se estar garantizando el correcto Control
de los Inventarios en Comercial PRODECO, la misma que al disponer de

76

datos contables exactos que reporten cifras econmicas conciliadas entre


los departamentos responsables de los inventarios, resultados que aseguren
un mejor funcionamiento de las actividades comerciales de la empresa bajo
estudio.
La gerencia al contar con un sistema de inventarios, no solo podr conocer
oportunamente los resultados de los inventarios en cifras contables, sino que
lograr que el personal cumpla con la funcin que le corresponde y podr
tomar decisiones oportunas para inversin en los inventarios y para la
ampliacin del mercado de comercializacin, as el sistema de inventarios
servir de elemento de apoyo y de consulta sobre la administracin y control
de los inventarios.
5.5.1. NORMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS
Con la finalidad de disear, implantar y fortalecer un sistemas de control de
inventarios en una empresa, es necesario que se determinen ciertas normas
que van a permitir establecer un eficiente control de los inventarios de la
mercadera disponible para la venta, Por lo que es de mucha importancia
cumplir y hacer cumplir las normas que se van a detallar a continuacin:

Se receptar la documentacin que cumpla con los requisitos


normativos que permita realizar la recepcin y su pago.

Registrar, controlar e informar las existencias de los inventarios.

Las transacciones se debern sustentar con los documentos


respectivos y en la fecha que se generaron.

La unidad de Bodega deber establecer los registros que sean


necesarios que le permita conocer en cualquier momento las
existencias de los inventarios.

77

La unidad de Bodega ser el nico responsable de la custodia y


buena presentacin de los inventarios y los productos disponible para
la venta.

5.5.2. POLTICAS DE CONTROL DE INVENTARIOS


Para salvaguardar la integridad y mantener los registros contables y
extracontables, as como tambin la comprobacin de las existencias y los
registros, el propietario dispondr al personal que labora en la unidad de
bodega, las medidas necesarias para cumplir con este fin, se adoptarn las
siguientes disposiciones:

El jefe de la unidad de bodega, tendr la responsabilidad de mantener al


da los registros extracontables y la integridad de los inventarios.

El responsable de recibir la mercadera, deber informar por escrito a


quien corresponda sobre la cantidad, calidad, caractersticas, etc.

Reportar a la gerencia mediante un informe los movimientos de entradas


y salidas de la mercadera.

El jefe de la unidad de bodega ser el nico responsable sobre la


ubicacin en las perchas de la mercadera recibida.

En forma peridica el responsable de la unidad de bodega, deber


disponer la realizacin de inventarios fsicos.

Mediante el uso de los formularios de ingreso o egresos de bodega, se


podr disponer el ingreso o salida de la mercadera.

El rea de Ventas, deber recibir de la unidad de bodega, las existencias


de la mercadera.

La unidad de bodega, dispondr de los registros extracontables (Krdex)


para el control de la existencia de los inventarios.

78

Para efectos de mantener un eficiente control de las existencias de los


inventarios se solicitar la implementacin de un sistema informtico
para su control.

Se solicitar por escrito al propietario de la empresa, la autorizacin,


para dar de baja la mercadera que se encuentre en mal estado.

La unidad de bodega, deber mantenerse en buenas condiciones de


higiene y seguridad.

5.5.3. PROCESOS DE CONTROL DE INVENTARIOS


Comercial PRODECO, tiene como actividad la comercializacin de
productos de consumo masivo, constituyndose los inventarios de la
mercadera en el motor que genera ingresos econmicos, por ello es
importante ejercer un control correcto y un registro oportuno de los
inventarios de manera que los estados financieros revelen datos exactos
para evaluar el rendimiento econmico que ha generado la venta de
productos de panificacin.
Con el pleno conocimiento de que los inventarios son el eje operativo de la
empresa, y como esta tesis se fundamenta en proveer a esta organizacin
de un sistema que garantice el control de inventarios, he considerado
necesario especificar el procedimiento para controlar los bienes en bodega,
proceso que no es ms que el cumplimento de un conjunto de actividades,
que permitan atender las necesidades de ventas.
Este proceso de control de inventarios se inicia con:

El ingreso de la mercadera a bodega respaldada en documentos de


soporte.

Revisin de calidad.

Asignacin de cdigos.

Valoracin de productos.

79

Ingresos en registros de bodega y contabilidad

Terminando cuando egresa la mercadera con la venta.

Con el fin de hacer ms explcito este proceso requerido en el control de los


inventarios, a continuacin se detalla proceso por proceso segn el caso.
5.5.3.1.

RECEPCIN DE MERCADERA

La disponibilidad de mercadera de calidad que se ofrezca a los clientes,


tiene que ver directamente con el control ejecutado en el momento de la
recepcin de mercadera, es por ello que el bodeguero para garantizar la
mercadera que est bajo su responsabilidad y este no presente
irregularidades debe verificar la calidad de mercadera que recibe, igual
forma para que al momento de inventariar, no se presenten anomalas todo
ingreso debe respaldarse en documentos y estos resumirse en los registro
que debe obligadamente disponer el bodeguero.
A fin de que se logre un correcto desarrollo de las actividades de recepcin
de mercadera he considerado conveniente elaborar un flujograma de
actividades para luego pasar a definir el proceso que se debe cumplirse para
una recepcin efectiva de mercadera.

80

Grfico 15

DIAGRAMA DE FLUJO DE RECEPCION DE LA MERCADERIA EN COMERCIAL PRODECO


Inicio
Proveedor entrega
mercadera

Compras recibe
mercadera y
comprobantes

No
Verifica calidad de
mercadera

Notifica a
proveedor y devol.
Mercadera

Proveedor realiza
cambio mercadera

Si
Ingresa mercadera
y doc a bodega

Bodeguero recibe
mercadera

Bodeguero registra
en el sistema de
inventarios

Fuente: Dpto. de Bodega


Elaborado por: La autora

Bodeguero enva
comprobantes de
compras
a
contabilidad

Contabilidad
analiza
comprobantes

Registro contable
en libros.

Fin

81

Procedimiento: Recepcin de mercadera.


DEPARTAMENTO
RESPONSABLE
Proveedor

# DE ACT.
1

ACTIVIDAD

PERSONAL

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Entrega la mercadera con factura original, anexando copia de Personal

de

la orden de pedido emitido por Comercial PRODECO

del

ventas
proveedor.

Recibe la mercadera del proveedor con la documentacin


Compras

correspondiente, la misma que debe ser verificada fsicamente, Jefe de compras y


respecto a la cantidad y caractersticas sealadas en la orden subordinados

del

de compra, firma de verificacin en la factura y la entrega al departamento.


proveedor.

Compras

Proveedor

En caso de ser irregularidades en la mercadera, se notificar

Jefe de compras

al proveedor.

Corresponder

al

proveedor,

correspondiente de la mercadera.

realizar

el

cambio Personal
proveedor.

del

82

Proveedor

Recibe la mercadera del proveedor y enva a bodega para su Jefe de compras


respectivo almacenamiento.

Compras

Recibe el bodeguero la factura del proveedor, sella y firma de


recibido una vez validada por el departamento de compras.

Bodega
7

Bodeguero

auxiliar.

Registra el ingreso de mercadera en el comprobante de Bodeguero


ingreso a bodega y en el sistema de inventarios, en el mdulo auxiliar

de ingreso de facturas anexando el pedido de compra y


caractersticas de la factura de compra.
Bodega
8

Envi de documentacin a contabilidad para el registro en Contador y auxiliar


libros.

Revisin de comprobantes e ingreso de informacin al sistema Contador y auxiliar

Contabilidad

Contabilidad

contable.

10

Fin del procedimiento

83

5.5.3.2.

INVENTARIO FSICO

El mtodo que utilizaremos para la fijacin del costo de las mercaderas es el


mtodo Promedio

otro de los mecanismos que la administracin de

Comercial PRODECO debe, aplicar para garantizar que se d un correcto


control de los inventarios es la ejecucin peridica de los inventarios, para lo
cual deber asignar a un grupo de personal que lleve a cabo dicho
inventario, considerando que este personal no tenga relacin con los
registros de inventario.
Por lo tanto la toma de inventario no podr ser ejecutado por el personal de
bodega, pero este si podr participar de forma indirecta. El inventario se
iniciar con la identificacin fsica de cada producto, se procede al conteo y a
la conciliacin con los documentos que acreditan los costos de adquisicin,
debiendo cada producto estar registrado en fichas individuales Kardex,
registro que indican el movimiento que ha tenido las existencias durante el
periodo contable.
La finalidad de llevar a cabo el proceso de inventarios es para verificar
fsicamente los bienes, con el fin de asegurar su existencia real, permite a la
vez comprobar los resultados obtenidos con los registros contables,
estableciendo su conformidad, investigando las diferencias que pudieran
existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, segn sea el caso.
Se sugiere adems como alternativa, para garantizar que los procesos de
control de inventarios en Comercial PRODECO, se estn cumpliendo
correctamente, adoptar inventarios fsicos espordicos. Con el propsito de
que el proceso de ejecucin del inventario fsico, se realice, de manera
correcta.

84

Grfico 16

DIAGRAMA DE FLUJO PARA INVENTARIO DE MERCADERIA EN COMERCIAL PRODECO


Inicio

Planificacin de
actividades

Clasificacin de
productos

Conteo de
productos por
lotes.

Revisin de
registros de
bodega
Informe de
inventarios

Conciliacin del
inventario con
registros

rea: Bodega
Informe de
inventarios

Comprobantes de
justifican ajustes de
registros

Ajustes de cuentas
de inventarios

Fuente: Dpto. de Bodega


Elaborado por: La Autora

Fin

85

Procedimiento: Inventario fsico.


DEPARTAMENTO

NMERO

ACTIVIDAD

PERSONAL

RESPONSABLE

DE ACT.

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Comisin asignada
para el inventario
fsico

Comisin asignada
para el inventario
fsico

Comisin asignada
para el inventario
fsico

Comisin asignada
para el inventario
fsico

Comisin asignada

Distribuye las instrucciones para llevar a cabo la toma fsica del Administrador
inventario, indicando actividades, nmeros de das, horas y
personal.

Clasificacin, organizacin de los productos para dar paso al Comisin


proceso de conteo fsico.

inventarios

Conteo de los productos por lotes y sumas de totales Comisin


inventariados, para determinar el nivel total del inventario.

de

inventarios

Se captura en el mdulo de inventarios las cantidades Comisin


obtenidas del conteo fsico.

de

de

inventarios

Comparacin de los registros de inventarios en bodega con Comisin

de

86

para el inventario
fsico

Administracin

existencias reportadas del inventario fsico.

inventarios

Informa a la gerencia la terminacin del inventario

Administrador

Informa a bodega y contabilidad los resultados del inventario Administrador

Administracin

Bodega y
contabilidad

para realizar el cierre anual y los ajustes correspondientes.

Presentacin de justificantes y reajustes de la informacin en Bodeguero


bodega y contabilidad.

Fin del procedimiento

contador.

87

5.5.3.3.

ASIGNACIN DE CDIGOS A PRODUCTOS

Comercial PRODECO, a travs de su departamento de bodega, deber


ejercer un correcto control de los inventarios y una fcil identificacin de los
mismos para lo cual se ha considerado como parte de nuestro estudio
especificar el proceso de codificacin de los inventarios, la misma que se
realiza en coordinacin con los departamentos de compras, ventas,
contabilidad y bodega respectivamente por ser los departamentos que se
relacionan con los inventarios de productos de consumo masivo.
Es as que los departamentos de compras ventas y bodega debern
reconocer a determinado producto con el mismo cdigo, sin que este por
estar en otro departamento que no sea bodega cambie de cdigo, lo que se
pretende es eliminar la duplicidad de cdigo y lograr que todos el personal
relacionado a los inventarios, utilicen el mismo cdigo, as se evitar
contratiempos en el reconocimiento de los productos.
Adems, que la codificacin de los productos se lo realizara una sola vez y
esta es al ingreso de los productos a cualquiera de los departamentos
respectivos, es as que cuando se realice nuevas adquisiciones de productos
solo se asignar al grupo que corresponde, de esta manera se lograra que
los inventarios estn organizados en forma apropiada.
El proceso de codificacin de los inventarios que debe cumplir el personal es
el que se detalla a continuacin del flujograma que se presenta:

88

Grfico 17
DIAGRAMA DE FLUJO PARA ASIGNACIN DE CDIGOS A
PRODUCTOS EN COMERCIAL PRODECO

Inicio

Ingresa mercadera y doc.


a bodega

Bodeguero recibe
mercadera

Clasifica productos

Codificacin de productos

Bodeguero registra en el
sistema de inventarios

Determinacin del saldo


de inventarios

Fin

Fuente: Dpto. de Bodega


Elaborado por: La autora

89

rea: Bodega
Procedimiento: Asignacin de cdigos a los productos

DEPARTAMENTO

NMERO

ACTIVIDAD

PERSONAL

RESPONSABLE

DE ACT

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Departamento de

Ingreso de mercadera y documentos a bodega.

Bodeguero

Recepcin de la mercadera en bodega

Bodeguero

Clasificar de productos segn caractersticas, agrupacin de Bodeguero


y
todos los productos.
auxiliar de bodega.

bodega

Asignacin del cdigo a los productos segn especificacin de Auxiliar de bodega


productos.
Para el ingreso al sistema de control de inventarios de Auxiliar de bodega
mercaderas, todo cdigo debe llevar nueve dgitos los cuales
se les asignar de la siguiente manera:

a) Los dos primeros dgitos llevan el tipo de producto.

90

b) El tercero y cuarto dgito corresponde a la descripcin del


producto

c) El quinto y sexto dgito corresponde a las caractersticas del


producto

d) Los ltimos tres dgitos corresponden al nmero consecutivo


de los accesorios.

Determinacin del total de producto segn saldo que reporta el Bodeguero


y
registro de bodega.
auxiliar de bodega

Fin del proceso

91

5.5.3.4.

VALORACIN DE LOS PRODUCTOS

Para aplicar el procedimiento de valoracin de los inventarios de mercadera


ser necesariamente disponer de toda la documentacin que respalde las
transacciones de adquisicin de mercadera, esto con la finalidad de conocer
el precio de adquisicin y proceder a la valoracin.
Al conocer que Comercial PRODECO, oferta productos que tienen dos
caractersticas unos tienen un cierto ciclo de vida y otros pueden
permanecer en stock mayor tiempo, entre los que se tiene:
Desinfectantes
Chocolates
Jabones
Lavavajillas
Desodorantes
Enjuagues bucales
Cepillo dentales
Caf
Enlatados
Galletas
Focos
Papel higinico y servilletas
Otros
Por la caracterstica que presenta los productos comercializados por
PRODECO, se ha considerado que el sistema de valoracin de los
productos debe ser con la aplicacin del mtodo de valoracin FIFO o PEPS
(Primero en Entrar Primero en Salir), as se garantizara que los productos
no se deterioren e incluso lleguen a caducarse lo que generara el
incremento de los gastos y prdida a la empresa
La valoracin de los inventarios para que sea efectivo, se deber cumplir con
un proceso coordinado, el mismo que se detalle en siguiente flujograma:

92

Grfico 18

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE VALORACIN DE PRODUCTOS EN COMERCIAL


PRODECO

Inicio

Inventario fsico

Ingreso de
informacin

Conciliacin de
informacin con
inventario fsico

Control de
inventarios

Reporte de
bodega

Comprobantes
de bodega

Seleccin de
mtodos de
valoracin

Fuente: Dpto. de Contabilidad


Elaborado por: La autora

Valoracin de
inventarios con
PEPS

Cruce de
informacin bodega
contabilidad

Fin

93

rea: Contabilidad
Procedimiento: Procedimiento para valoracin de los productos
DEPARTAMENTO

NMERO

ACTIVIDAD

PERSONAL

RESPONSABLE

DE ACT

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Comisin

de

Realizacin del inventario fsico

inventarios

Ingreso de informacin a la base de datos de la bodega

Contador

Conciliacin de la informacin de bodega y del inventarios fsico

Contador

bodega

Bodega

bodeguero.

Clasificados y control de los inventarios mediante un sistema Bodeguero


peridico.

Bodega

de

inventarios

Contabilidad

Contabilidad

Comisin

Se emite el reporte de bodega de productos clasificados de Bodeguero


acuerdo a las caractersticas de los mismos.

94

Bodega

Revisin de comprobantes de ingreso, egreso y registro de los Bodeguero


inventarios que reposan en el rea de bodega.

Contabilidad

Seleccin del mtodo de valoracin de los inventarios que ms se Contador y auxiliar


ajuste a las caractersticas del producto.

Contabilidad

Valoracin de inventarios con el mtodo FIFO (primeros en entrar y Contador y auxiliar


primeros en salir).

Contabilidad
bodega

10

contable

contable

Cruce de informacin entre bodega y contabilidad sobre los saldos Contador


de inventarios en libros vigentes en el perodo econmico.

Final del proceso

bodeguero.

95

5.5.3.5.

ENTREGA DE MERCADERA

Los procesos de entrega de mercadera, deben necesariamente ser bien


definidos de manera que no se presenten errores al momento de ejecutarlos,
ya que estos representaran desequilibro en los saldos de inventarios e
inseguridad en los registros.
Para lograr un correcto desarrollo de las actividades de entrega de la
mercadera, he considerado conveniente detallar cada uno de los pasos, en
el siguiente flujo grama para luego detallar el proceso.

96

Grfico 19

DIAGRAMA DE FLUJO DE ENTREGA DE MERCADERIA EN


COMERCIAL PRODECO
Inicio

Orden requisicin de
mercadera

Verifica mercadera

Orden de egreso de bodega

Ventas recibe mercadera

Ventas verifica mercadera

Ventas entrega mercadera a cliente

Documentos transaccionales a
contabilidad

Registro contable

Fin

Fuente: Dpto. de Bodega y Ventas


Elaborado por: La autora

97

rea: Bodega y ventas.

Procedimiento: Entrega de mercadera.


DEPARTAMENTO
RESPONSABLE
Bodega
Bodega

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN

NMERO
DE ACT

PERSONAL
RESPONSABLE

Recibe orden de requisicin de salida de mercadera

Verifica la mercadera solicitada y clasifica para su entrega Bodeguero

Bodeguero

a ventas.
Bodega

Emite la orden de egreso de bodega, aplica la salida de Bodeguero


mercadera descontndose la cantidad de las existencias
en el sistema de inventarios

Ventas
Ventas

4
5

Jefe de ventas

Recibe mercadera
Verifica

firma

con

nombre

de

recibido,

posteriormente entregar al cliente.


Bodega y ventas

Entrega

mercadera

al

cliente,

adjunto

documentacin que es la factura de venta.

con

para Jefe de ventas


personal de ventas

la Jefe de ventas
personal de ventas.

98

Contabilidad

Enva copias de documentos de las transacciones de Jefe


ventas a contabilidad para su registro en libros.

de

Fin del procedimiento

bodeguero

Registra en libros contables, las transacciones de venta de Contador


mercadera

ventas

contable.

auxiliar

99

5.5.3.6.
El

rubro

CONCILIACIN DE INFORMACION
inventarios

peridicamente

es

para

verdica,

garantizar
esta

que

deber

la
ser

informacin
conciliada,

revelada
entre

los

departamentos que tienen los registros de inventarios, por la conciliacin no


es ms que la accin mediante la cual dos posturas encontradas se ponen
de acuerdo, y esto sera la informacin entre los registros que reposan en
bodega y los de contabilidad, los cuales deben ser exactamente iguales para
que se d un control efectivo en el rubro de inventarios, de lo contrario con la
conciliacin se realizar los ajustes del caso y el detalle de los motivos del
ajuste.
La conciliacin contable del movimiento de inventarios, proporciona al
departamento de bodega un instrumento, que integre las acciones, que
permita llevar a cabo la revisin de movimientos de mercadera, entre los
departamentos de bodega y contabilidad.
Con fines de que ste proceso, se cumpla en Comercial PRODECO, he
considerado detallar como se da la conciliacin de la informacin, situacin
que se presenta en el siguiente flujograma:

100

Grfico 20

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CONCILIACION DE


INFORMACION EN COMERCIAL PRODECO
Inicio

Reporte mensual de
mercadera

Reporte de movimiento
mercadera

Revisa el informe y doc.

Revisa el informe de bodega

Saldos de inventarios en libros

Conciliacin de inventarios

Informe de conciliacin a bodega

Recibe copia de conciliacin


bodega.

Fin

Fuente: Dpto. de Contabilidad


Elaborado por: La autora

101

reas: Contabilidad
Procedimiento: Conciliacin de la informacin del inventario.
DEPARTAMENTO
RESPONSABLE

NMERO
DE ACT

Bodega
Administracin
contable
Bodega y contable

1
y

ACTIVIDAD

PERSONAL

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Presentacin del reporte mensual del movimiento de mercadera


ocurrido en el ciclo contable.

Bodeguero
Gerente y contador.

Recibe copia del reporte de movimiento de mercadera en bodega


3

Revisa el informe y los soporte en documentos para que estn


completos.

Bodeguero
contador

Contador
Contabilidad

Revisa el informe de bodega

Contabilidad

Revisa los saldos de inventarios en libros

Contador

Bodega y contable

Se elabora minuta de conciliacin de inventarios con los reportes de


bodega y contabilidad

Contabilidad

Bodega

En caso de no coincidir los informes de bodega y contabilidad se


seala los documentos pendientes para que se aclaren en la prxima
conciliacin.
Recibe copia del informe de la conciliacin de inventarios

Final del proceso

Bodeguero
contador
Contador y
Bodeguero
Bodeguero

102

5.5.4. PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES


El pago en forma oportuna a los proveedores por los bienes o servicios
adquiridos, es responsabilidad del Jefe del departamento comercial, quien
deber remitir la documentacin a contabilidad a fin de que proceda al
clculo del valor a pagar, a fin de cumplir oportunamente con los pagos para
mantener buenas relaciones comerciales con proveedores, lo cual garantiza
un correcto proceso, por ello es necesario aplicar un procedimiento de
acuerdo a lo estipulado y vigilar el cumplimiento del mismo.
El proceso que la Comercial Prodeco, debe ejecutar para el clculo del
pago de sus facturas de compras de mercadera, ser en la forma que se
detalla en el flujograma, la secuencia de los pasos que se requieren para
lograr el objetivo del procedimiento de pago a proveedores.

103

Grfico 21

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE PAGO A


PROVEEDORES EN COMERCIAL PRODECO

Inicio

Anlisis del gastos de compra


mercadera

Genera comprobante de pago y


comprobante de retencin

Enva comprobante de pago a


gerencia

Gerencia gira cheque

Secretaria cancela a proveedor

Envi de comprobantes a
contabilidad

Contabilidad registra en libros


contables

Fin

Fuente: Dpto. de Contabilidad


Elaborado por: La autora

104

rea: Comercial Prodeco


Procedimiento: Pago facturas a proveedores de mercadera.
DEPARTAMENTO
RESPONSABLE
Contabilidad

NMERO
DE ACT
1

ACTIVIDAD

PERSONAL

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Anlisis de las

condiciones de pago, para reconocer las Contador y auxiliar

condiciones

compras

de

pactadas

con

el

proveedor, contable

reconociendo como nico comprobante a la factura.

Contabilidad

Clculo del pago, segn condicin de compras y en base a


comprobantes generados en la transaccin.

Contabilidad

Generacin del comprobantes de pagos y envo a gerencia

Contador y auxiliar
contable

Contador y auxiliar
contable

Gerencia

Gerencia emite cheque.


Gerente

de

comercializadora
Gerencia

La secretaria entrega el cheque al proveedor.

Secretaria

105

Gerencia Secretara
6

Contabilidad
7

Todos los comprobantes que se generen en la transaccin de

Gerente

pago a proveedores se envan a contabilidad.

secretaria.

El departamento contable registrara en el libro diario el asiento

Contador

de pago de facturas a proveedores o de abono de factura de

auxiliar contable

compra.
Contabilidad
8

Fin del proceso

106

5.5.5. PROCESO DE COMPRAS


Establecer y normar los procesos para la adquisicin de mercadera y
comercializacin de los productos que permitan viabilizar el cumplimiento de
los propsitos organizacionales deComercial Prodeco, debe ser parte de
los procesos prioritarios de la administracin.
La bsqueda y seleccin de proveedores debe realizarse continuamente, a
fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y
condiciones de compra. Se definen los posibles proveedores teniendo en
cuenta:

Precios y condiciones de pago

Plazos de entrega

Calidad de los productos

Fiabilidad

Posibilidades de futuras devoluciones

Situacin econmico-financiera

Por ello se considera que la adquisicin de mercadera responda a los


requerimientos reales de ejecutar compras porque as lo determina el
personal de bodega, quienes conocen lo que la empresa requiere para
cumplir con los pedidos de los clientes y no como respuesta a ofertas
especiales. Ante estas acciones considero necesario establecer el proceso
de compras a fin de que se cumpla con eficiencia, a continuacin detallo en
flujograma los pasos requeridos para compras.

107

Grfico 22

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE COMPRAS EN


COMERCIAL PRODECO
Inicio

Bodega notifica a
compras

Compras recibe informe

Realiza cotizacin de
precios de artculos.

Emite orden de compra a


proveedores

Proveedor revisa orden


de compra

Enva mercaderas y
factura de compra

Recibe mercaderas y
factura de compras

Devolucin a proveedor

No
Mercaderas = Calidad

Si

Emite orden de pago y


comprobante
de
retencin de impuestos

Bodega recibe mercaderas


y almacena
Proveedor recibe pago
Fuente: Dpto. Compras

Ingresa mercadera al
sistema de inventarios

Elaborado por: La Autora


Ingreso de informacin al
sistema contable

Archiva doc.

Fin

108

rea: Compras
Procedimiento: Compras de mercadera.
DEPARTAMENTO
RESPONSABLE
Bodega

Compras

ACTIVIDAD
PERSONAL
NMERO
RESPONSABLE
DE ACT
DESCRIPCIN
1
El bodeguero notificar mediante informes al departamento de Bodeguero
compras para que se realice nuevas adquisiciones de
mercadera.
2

Departamento de compras recibir el informe de bodega y Jefe de compras.


procede a coordinar acciones para realizar adquisiciones.

Compras

Jefe de compras realizar cotizacin de precios de artculos Jefe de compras.


previa emisin de orden de compras.

Compras

Recibida facturas proformas de proveedores, el jefe de compras Jefe de compras.


de la comercializadora procede a emitir la orden de compra a
proveedores.

Proveedor

El proveedor recibe y revisa la orden de compra de la Personal


comercializadora y procede al despacho.
ventas
proveedor

Proveedor

Compras

Compras

Proveedor enva factura de compra original, orden de compra y Personal


de
la mercadera en la cantidad solicitada.
ventas
del
proveedor
Recepta la documentacin y la mercadera enviada por el Jefe de compras
proveedor.
Verifica fsicamente la mercadera en calidad y cantidad, en la Jefe de compras y

de
del

109

orden de compra.

subordinados del
departamento

En situaciones de irregularidades en la mercadera o la


documentacin, se notifica a proveedor y se procede a la Jefe de compras
devolucin.

Proveedores

10

Corresponder al proveedor realizar el cambio de mercadera Personal


respectivo y ajustes a los documentos.
compras
proveedor.

Bodega

11

Bodega recibe factura de compras de mercadera, llena Bodeguero


y
comprobante de ingreso a mercadera y almacena.
auxiliar de bodega

Bodega

12

Ingresa mercadera al sistema de inventarios, en el mdulo de Bodeguero


y
ingreso de facturas.
auxiliar de bodega

Bodega

13

Archivo de documentos en bodega


contabilidad.

Contabilidad

14

Revisin de documentos e ingreso al sistema contable

Contabilidad

15

Emite orden de pago y comprobantes de retencin de Contador y auxiliar


impuestos.
contable

16

Fin del proceso.

Compras

de
del

y envo copias a Bodeguero


y
auxiliar de bodega
Contador y auxiliar
contable

110

5.5.6. PROCESO DE VENTAS


La venta de mercadera no es una actividad nica, implica un conjunto de
actividades diseadas para promover la compra de un producto, por ese
motivo, la venta requiere sujetarse a un proceso que ordene la
implementacin de sus diferentes actividades, caso contrario no podra
satisfacer de forma efectiva las necesidades de los clientes, ni coadyuvar en
el logro de los objetivos de Comercial PRODECO.
El proceso de venta es una secuencia lgica de pasos que emprende el
vendedor para tratar con un comprador y que tiene por objeto generar
ingresos econmicos, por lo tanto, el personal de ventas y las partes
involucradas en esta actividad deben cumplir con el proceso que se presenta
a continuacin, representado mediante flujograma para luego establecer los
pasos en el siguiente cuadro:

111

Grfico 23

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE VENTAS EN


COMERCIAL PRODECO
Inicio

Solicitud de compras
cliente

Comprobacin
disponibilidad
mercadera

Acuerdan condiciones de
ventas (Crdito/ contado)

Elabora factura de venta

Cliente entrega factura


en
bodega
para
despacho mercaderas

Bodega despacha y
emite
egreso
de
mercadera

Cliente recibe factura y


mercadera, efecta
pago

Entrega doc. a
contabilidad

Registro de informacin
en el sistema contable
Fin

Fuente: Dpto. de Ventas


Elaborado por: La autora

112

rea: Ventas
Procedimiento: Ventas de mercadera.
DEPARTAMENTO
RESPONSABLE
Clientes
Bodega

NMERO
DE ACT

ACTIVIDAD

PERSONAL

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Recibe la solicitud de compras al cliente.

Comprobacin de disponibilidad de mercadera


condiciones que seala la orden de pedido del cliente.

Clientes
en

las

Bodeguero

auxiliar de bodega
Ventas cliente

Acuerdan condiciones de ventas sean a crditos o al contado.

Jefe de ventas

Jefe de ventas

Ventas

Elabora factura de venta de mercadera y entrega a cliente.

Cliente bodega

Cliente entrega factura en bodega para el despacho de


Cliente
mercadera.
bodeguero

Bodega

Bodega despacha mercadera y emite comprobante de egresos Bodeguero


de mercadera.

Cliente

Clientes recibe factura de venta y mercadera y efecta pago de Clientes


factura de la mercadera.

Contabilidad

Entrega de documentos a contabilidad para el registro de

113

transacciones de ventas en libros contables.

Contador

auxiliar

contable.
Contabilidad

Registra en libros contables las transacciones de ventas en


Contador
mercadera.
contable.

10

Fin del proceso

auxiliar

114

5.5.7.

DOCUMENTOS

REQUERIDOS

PARA

EL

SISTEMA

DE

CONTROL INVENTARIOS
La documentacin que se utilizar en las entradas y salida de bodega ser
los instrumentos requeridos para el control de las existencias en bodega, por
ello el departamento de bodega deber controlar fsicamente toda la
mercadera y estos respaldarse en registros y documentacin emitida en el
hecho transaccional.

Los

registros

de

bodega

facilitan

las

actividades

de

compras,

comercializacin y contabilidad, es por esta razn que las transacciones


deben sustentarse en documentos que respalden los registros contables en
libros y la informacin misma contenida en los respectivos estados
financieros.
a) FORMATO PARA INVENTARIO FSICO DE MERCADERA
Con el fin de conocer de manera exacta el nivel de mercadera que dispone
Comercial PRODECO, es necesario realizar un inventario fsico que
consiste en contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes
clases de bienes (mercancas), que se encuentren en existencia en la fecha
del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una
lista detallada y valorada de las existencias.
La realizacin de este inventario tiene como finalidad, determinar que los
registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal de
la organizacin por ser su actividad la comercializacin de productos.
Este manejo contable permitir a la comercializadora mantener el control
oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un
estado confiable de la situacin econmica. Para registrar el inventario, es
necesario disponer de un formulario que contenga campos que permitan
ingresar informacin detallada de las caractersticas de los productos. A
continuacin se presenta el formulario que se debe emplear para realizar el
inventario fsico de mercadera.

115

FORMATO PARA INVENTARIO


DE MERCADERIA

CUENTA

UNIDAD
DE
MEDIDA

DESCRIPCION
DE
MERCADERIA

FECHA DE
ADQUISICION

COSTO
UNITARIO

COSTO
TOTAL

ESTADO

b) INGRESO DE MERCADERA A BODEGA

La Orden de ingreso a bodega, respalda las compras de mercaderas, se


lo emplea para ingresar los productos a bodega, documento que detalla las
mercaderas que ingresan a bodega sealando caractersticas como:
cantidad y costo, este documento no permite sustentar costos sino de uso
interno en la organizacin, que sirve para certificar el ingreso de los
productos a bodega.

116

ORDEN DE INGRESO A BODEGA


N 000001

PROVEEDOR:___________________________
R.U.C.:_________________________________________
FECHA
DE
INGRESO:
_______________________________FACT.
____________

CDIGO

CANT.

MEDIDA

ARTICULO Y DETALLE
UNIT.

_________________
JEFE DE BODEGA

VALOR
TOTAL

_____________
VISTO BNO.

c) ENTREGA DE MERCADERAS DE BODEGA


Para la salida de mercadera de bodega se emitir la Orden de egreso de
bodega, documento que justifica la salida del mismo. Los productos que
salen de bodega, genera un registro inmediato en la columna de egresos, lo
que significa una disminucin en los inventarios de existencias. El formato
del comprobante de egreso de bodega es el siguiente:

N:

117

EGRESO DE BODEGA
N 000001
FECHA:__________________________________________________________________
DESPACHADO A: _________________________________________________________
CDIGO

CANT.

MEDIDA

__________________
JEFE DE BODEGA

ART. Y DETALLE

VALOR
UNIT.
TOTAL

TOTAL
___________
VISTO BNO.

d) REGISTRO DE BODEGA KARDEX

Este formulario permitir conocer, en cualquier momento, al administrador de


la empresa la existencia de las mercaderas con que dispone el negocio,
adems permitir tomar decisiones en cuanto se refiere a la adquisicin de
los productos, los niveles de abastecimiento y el stock promedio que se debe
mantener.

118

KARDEX
N 000001

CDIGO:_____________________________________________________________________
DENOMINACION: ________________________ STOCK MAXIMO: ______________________
UNIDAD DE MEDIDA: _____________________ STOCK MINIMO: _______________________
BASE DE VALUACION: PROMEDIO: ____________FIFO: _____________

ENTRADA
CDIGO

DETALLE

CANTIDAD

COSTO

SALIDAS
VALOR

CANTIDAD

COSTO

EXISTENCIAS
VALOR

CANTIDAD

COSTO

TOTAL

__________________
JEFE DE BODEGA

____________
VISTO BNO.

e) ORDEN DE COMPRAS
Cuando se inicia el proceso de comercializacin, se requiere disponer de
mercadera suficiente para responder a las necesidades de los clientes, por
ello es necesario realizar compras, la misma que se realiza mediante la
emisin de una orden de compras que el jefe de compras gira al proveedor.
Este documento describe todo lo referente a las caractersticas de los

VALOR

119

productos que se requiere adquirir, para la comercializacin. El original de


esta documentos se enva al proveedor y las copias se que en el
departamento de compras, para luego enviar a contabilidad adjunta la
factura del proveedor para el registro contable en libros. A continuacin su
formato.

ORDEN DE COMPRA
N 000001

Seores: ___________________________________________________

Srvase remitir por nuestra cuenta lo siguiente:

CANTIDAD

ARTICULO

PREC.
UNIT.

IMPORTE

TOTAL
Machala,.. de . del 2011
______________
Comprador

_______________
Vto. Bueno del Gerente
Original: Proveedor
Copia: Contabilidad

120

5.5.8.

TRATAMIENTO CONTABLE DEL INVENTARIO

La comercializadora deber mantener un control contable del movimiento de


entradas y salidas de mercadera, registrando esta transaccin en las
cuentas que seala el plan de cuentas que tenga a disponibilidad el
departamento contable.
Entre las principales cuentas contables referentes a la mercadera que la
comercializadora debe tener en sus registros se tiene:
Cuentas contables:
-

Inventarios

Compras

Ventas

Devoluciones en compras

Devoluciones en ventas

Descuentos en compras

Descuentos en ventas

a) INVENTARIOS DE MERCADERA
La cuenta mercadera registrar todos los bienes destinados para la venta
que al inicio del periodo contable se tenga a disposicin, que la
comercializadora dispone para la venta. Se registra en el debe del diario
general por el inventario inicial y final al cierre del ejercicio econmico y se
registrar en el haber por asientos de regulacin a la cuenta mercadera.
En libros contables, se registrar en el debe la cuenta mercadera al inicio
del ciclo contables ajustando en la contrapartida las cuentas que se asignen
en el haber con lo cual el estado de situacin inicial se cuadra debe y haber
como cumplimiento al principio contable de partida doble DEBE = HABER.
El tratamiento contable para determinar el inventario final de mercadera se
realizar al final del ciclo contable cuando se proceda a efectuar la

121

regularizacin de mercadera. Cuentas que interviene en el control de los


inventarios de mercadera:
b) COMPRAS
Son todas aquellas adquisiciones de mercadera destinadas para la venta,
sean estas adquisiciones al contado o crdito, al igual que las ventas el
documento que soporta la transaccin es las facturas de compras, esta
cuenta se debita con las adquisiciones realizadas y se acredita al final del
perodo para determinar las compras netas.

c) VENTAS
Cuenta de gestin que sirve para registrar las ventas efectuadas durante el
ejercicio contable, las cuales se anotan en el haber de las cuentas, por
tratarse de slidas, se carga por el costo de las ventas y se abona por las
ventas al precio de venta.

d) DEVOLUCIONES EN COMPRAS
Es el valor de la mercadera devuelta a los proveedores, por no cumplir con
la orden de pedido o cuando se detecto que la mercadera lleg averiada o
en malas condiciones.
e) DEVOLUCIONES EN VENTAS
Comprende el valor de la mercadera que devuelven los clientes a la
distribuidora, por razones justificables como: deterioro,

precios muy

elevados que no coincide con lo acordado. Se debita por el valor de las


mercaderas recibidas como devolucin, esta cuenta siempre tendr saldo
deudor.

122

5.6.

PLAN DE ACCIN DE LA PROPUESTA

Para hacer realidad la implementacin del sistema de control de inventarios


en Comercial PRODECO, se requiere disear un plan de accin el mismo
que contiene las actividades necesarias a desarrollar para hacer efectiva la
propuesta. Entre las actividades que se requiere desarrollar sealare las
siguientes:
Ejecucin del trabajo de campo con la aplicacin de las tcnicas de
investigacin como son Entrevista, Encuesta y Observacin.
Estudio de los procesos contables y mtodos de control, valoracin y
codificacin de los inventarios.
Diseo de la propuesta de Sistema de Control de Inventarios.
Determinacin del presupuesto que demanda la propuesta.
Elaboracin de estrategias para la implementacin de la propuesta.
Informe a la gerencia y personal de Comercial PRODECO, la forma de
como operar el Sistema de Control de Inventarios.
Seleccin del administrador de la propuesta.
Programa de capacitacin al recurso humano para difundir el Sistema de
Control de Inventarios.
5.7.

ADMINISTRACIN DE LA PROPUESTA

La administracin de la propuesta estar a cargo del Propietario de la


empresa Comercial PRODECO, el mismo que ejercer la administracin en
coordinacin de acciones entre el Jefe de Contabilidad o Contador y el
responsable de bodega, el propsito es coordinar ideas para garantizar un
correcto sistema de control de los inventarios en la empresa.

123

Parte de una buena administracin, es solicitar reportes peridicos de las


situaciones ocurridas en los inventarios, es as que el Contador deber
presentar, los Informes Contables con los respectivos Estados Financieros
obtenidos a travs del manejo del sistema implementado, teniendo el
propietario datos precisos y confiables que le permitirn tomar decisiones
para optimizar procesos.
Igualmente, el departamento de bodega estar presto a entregar la
informacin necesaria para cuando el gerente lo crea necesario, y
asesorando acerca de la informacin entregada.
La finalidad de la administracin, es conocer la situacin del manejo de
inventarios y adecuar las formas ms certeras de control, y sin lugar a
dudas, la ejecucin del Sistema de Control de Inventarios propuesto lo que
garantizar un optimo proceso de control en los mismos, permitindole al
departamento de bodega operar de manera eficiente y competitiva, con lo
cual Comercial PRODECO, estar preparado para enfrentar los retos que
le imponga el futuro.
5.8.

RESULTADOS ESPERADOS

Como proponente de la elaboracin de

un Sistema de Control de

Inventarios en Comercial PRODECO., espero que ste sea puesto en


prctica por parte del propietario de esta empresa, porque al ejecutarlo
veremos los resultados de esta propuesta y la culminacin de mi trabajo.
Segura de las bondades de este sistema contable quiero afirmar que
solamente con la prctica ser la nica forma de comprobar los beneficios,
porque desarrollando en las actividades laborales se demuestra el manejo
de los documentos, registros contables y la coordinacin misma entre las
reas organizacionales, adems que estas deben desarrollar todas sus
actividades apegadas a las Normas Contables y en base a la Ley Tributaria.
5.9.

ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA

Para que la propuesta tenga la aceptacin por parte del propietario de

124

Comercial PRODECO, he diseado estrategias las mismas que tienen


como finalidad plasmar la propuesta.
Entre las estrategias que he diseado las presento a continuacin:
1. Presentacin de la propuesta.
Con la culminacin de la propuesta, ser necesario explicarle al propietario
de Comercial PRODECO, sobre los cambios y beneficios que traera la
implementacin del sistema de control de inventarios, constituyndose sta
en la herramienta que permitir el mejor funcionamiento y organizacin de la
empresa.
El objetivo de presentar la propuesta primeramente al propietario es para
que ste como mxima autoridad proceda a tomar las decisiones que mejor
le convengan a la empresa, pues siendo l quien dirige tiene pleno
conocimiento del personal que labora en la empresa y sabr convencer de la
mejor manera a todo el personal.
2. Capacitacin
Conocido los beneficios del sistema de control de inventarios, el propietario
de

Comercial PRODECO, tiene la obligacin de organizar un taller de

capacitacin, el mismo que tiene como objetivo dar a conocer a todo el


recurso humano de la empresa como se desarrollaran las tareas, con la
aplicacin de este Sistema de Control de Inventarios. El taller tendr una
duracin de ocho horas, se tratar sobre el contenido de la propuesta,
mtodo para fijacin del costo Promedio Ponderado; el manejo y anlisis de
las fortalezas, oportunidades debilidades y amenazas de la empresa. Ver
Anexo N 8.

125

5.10. PRESUPUESTO
El presupuesto requerido para la ejecucin de la propuesta es el que se
presenta a continuacin:

COSTO DE LA PROPUESTA
DETALLE
-

Evaluacin de la situacin de control de

COSTOS
350.00

inventarios
-

Sistema de control de inventarios (Propuesta)

Difusin de la propuesta.

Seminarios de capacitacin.

600.00

250.00
300.00
TOTAL

Fuente: La autora
Elaborado Por: La autora

1.500.00

126

5.11. CRONOGRAMA
TIEMPO

MESES
IER MES

2DO MES

3ER MES

4TO MES

ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
FASE DE INVESTIGACION
Recoleccin de informacin mediante
encuestas y entrevistas.
Revisin y observacin
documentos contables

de

los

FASE DE PROCESAMIENTO DE
DATOS
Anlisis de entrevista y encuestas
Anlisis de las acciones contables
de Comercial Prodeco
FASE DE DISEO DE LA
PROPUESTA
Desarrollo del sistema de control de
inventarios
Diseo de estrategias para implantar el
sistema de control de inventarios
Elaboracin del presupuesto
Presentacin de la propuesta
Impresin de folletos del sistema de
control de inventarios
Capacitacin al recurso humano del
rea de bodega y a los dems
empleados.
Fuente: La Autora
Elaborado Por: La autora

127

BIBLIOGRAFA
BRAVO VALDIVIESO, Mercedes. Contabilidad General. Tercera Edicin
Actualizada 2000. Editorial Nuevo Da, 336 Pginas.
EDICIONES, Lumarzo: Contabilidad Ciclo Bsico. 200 Pginas
PESANTEZ, Hernn. Gua de Administracin. Edicin 2004. 350 Pginas
REYES PONCE, Agustn. Administracin de Empresa. 450 Pginas
CORDERA Martin Jos. Gestin de Contabilidad. Ediciones Pirmides,
Madrid, 2009. Captulo II Administracin de inventarios. Inicio pagina 177.
CORDERA, Martin Jos. Control Interno para PYMES. Ediciones Pirmides,
Madrid, 2008.
MOLINA AZNAR Vctor E. Administracin de almacenes y Control de
Inventarios, editorial Ediciones Fiscales ISEF. Mxico, 2008.
PLOSSL. W. George y ALCNTARA GMEZ Erick. Manual del Control de
la produccin y de Inventarios, editorial Prontica-Hall Hispanoamericana,
Mxico, 2009.
SILVA, Gabriel. Enciclopedia de Contabilidad. Editor Panamericano Editorial
Ltda. Bogot-Colombia. 813 Pginas.
SILICEO, Alfonso. Capacitacin y Desarrollo de Personal, Mxico 1985, 470
Pginas.
VASCONEZ, Jos. Contabilidad Siglo XXI. Edicin 2001. Editorial Voluntad,
Quito 400 Pginas.
ZAPATA SNCHEZ. Pedro. Contabilidad General. Quinta Edicin. 240
Pginas.
Internet: www.monografas.com
Internet: www. mailxmail.com
Internet: www.elprisma.com/empresa.html
Internet: www.investigaciones-operaciones.com/inventarios-1.htm
Internet: www.inf.utfsm.cl/~mcriff/fio/INVENTARIO.html

128

129

Anexo No. 1
UBICACIN GEOGRAFICA
CROQUIS DE COMERCIAL PRODECO

ESCUELA
RESTAURANT

Cyber

Tienda

JESUS
NAZARETH

DE

130

Anexo N. 2
MATRIZ DE RELACIN ENTRE TEMA, PROBLEMA, OBJETIVO E
HIPTESIS.
TEMA: ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE COMERCIAL PRODECO DE
PROPIEDAD DEL SR. MANUEL REINALDO MARFETAN DE LA CIUDAD DE
MACHALA Y ELABORACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS.
PROBLEMA CENTRAL

OBJETIVO GENERAL

HIPTESIS CENTRAL
Comercial Prodeco de la

Inadecuado manejo de Disear un sistema de

ciudad

de

Machala

no

los

en control de inventarios

posee

un

Sistema

de

de para

Comercial

Control de Inventario lo cual

propiedad del Sr. Manuel Prodeco de propiedad

no le permite conocer el

Reinaldo

stock

inventarios

Comercial

ocasiona

Prodeco

Marfetan, del

Sr.

Manuel

un Reinaldo Marfetan, de

de

mercadera

desconociendo as el saldo

desconocimiento real de la ciudad de Machala.

real de sus existencias, por

sus saldos y reduccin

lo

de ventas.

control

que

requiere

de

apropiado,

situacin

de

comercializadora

un
esta
la
crea

condiciones favorables para


efectuar

un

anlisis

del

sistema contable y con ello


proceder

al

diseo

del

sistema

de

control

de

inventarios.

131

Anexo No. 3
MATRIZ DEL PROBLEMA, OBJETIVOS, HIPTESIS, VARIABLES E INDICADORES, TCNICAS
TEMA DE TESIS: ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE COMERCIAL PRODECO DE PROPIEDAD DEL SR. MANUEL REINALDO
MARFETAN DE LA CIUDAD DE MACHALA Y ELABORACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS.
PROBLEMAS
OBJETIVOS
HIPTESIS
VARIABLES INDICADORES
COMPLEMENTARIOS ESPECFICOS PARTICULARES
Cul es la situacin
actual del control de
inventarios
de
Comercial Prodeco?

Establecer
sistema
control
inventarios
Comercial
Prodeco

un
de
de
para

La carencia de un
Sistema de Control
de Inventarios en
Comercial Prodeco,
y los procesos de
registro manual ha
llevado a que no se
tenga
un
conocimiento real de
las existencias de
mercadera
perjudicando
de
manera directa los
intereses de esta
organizacin.

Independiente
Sistema de
control de
Inventario

- Procedimientos

Observacin

- Documentos

Observacin

- Polticas internas

Dependiente
Existencia
de
mercaderas

TCNICAS

- Inventarios fsico

INSTRUMENTOS

UNID. DE
INVESTIGACIN

-Gua de Observacin
-Departamento Contable
-Archivos de la empresa
-Gua de Observacin
-Personal de la empresa

Entrevista

Observacin

- Documentos de
bodega

Observacin

- Sistema de
control

Entrevista
y
Sistematizacin
bibliogrfica

-Gua de Entrevista

-Gua de Observacin
-Departamento de bodega

-Gua de Observacin
Departamento de bodega

-Gua de Entrevista y
Ficha bibliogrfica

Personal

de

libros e Internet

Prodeco,

132

OBJETIVOS

PROBLEMAS

HIPTESIS

COMPLEMENTARIOS ESPECFICOS PARTICULARES


Cul es el nivel de

Elaborar

un

La

conocimientos

programa

de

programas

ausencia

de

Independiente

de

Capacitacin de

al

Personal

experiencia que posee

capacitacin para

capacitacin

el

el personal de la

personal de bodega

comercializadora

de

personal

en

el

manejo de inventarios?

VARIABLES INDICADORES TCNICAS

ocasiona

-Entrevista

conocimiento

normas internas

- Gua de

- Gua de
-Entrevista

Dependiente
Cuentas

no se realicen en

Entrevista

Inventarios

de

- Gua de
- Evaluacin al

-Entrevista

Entrevista

personal

real

de

organizacionales
Personal de Prodeco.
Departamento

- Reportes de
bodega

desconocimiento

Personal de Prodeco.

Registros contables.

forma eficiente y se
un

INVESTIGACIN

Departamentos

que las actividades

tenga

UNID. DE

Entrevista

- Revisin de

Comercial

Prodeco,

- Nivel de

INSTRUMENTOS

- Gua de
-Observacin

Bodega

Observacin
Registros contables.

los
- Gua de

inventarios.
- Nivel de

-Observacin

observacin

mercadera
- Informacin
-Observacin

- Gua de
Observacin

de

133

PROBLEMAS
COMPLEMENTARIOS

HIPTESIS
PARTICULARES

VARIABLES

Establecer

La carencia actual

Independiente

polticas y normas

que tiene comercial

Polticas y

aplicar en el manejo de

que

deben

Prodeco en relacin

normas de

los

considerar en el

a las polticas de

control

control

control

Qu

polticas

normas

se

deben

inventarios

Comercial Prodeco?

de

OBJETIVOS
ESPECFICOS

se

de

los

sobre

inventarios de la

inventarios

Comercializadora

una

INDICADORES
- Manual interno

- Normas de
control

TCNICAS
-Entrevista y
Encuesta

INSTRUMENTOS
- Gua de
Entrevista y
Cuestionario

- Encuesta

Gerente
Contador Interno
y
Contadores
Externos

- Cuestionario

los
- Caractersticas

conlleva

- Encuesta

- Cuestionario

Contadores
Externos

inadecuada
Contadores
Externos

clasificacin de los
inventarios afectando

Dependientes

al correcto control de

Clasificacin

los

de

mismos

retrasos

en

cumplimiento
clientes

UNID. DE
INVESTIGACIN

y
el

inventarios

- Tipos

-Entrevista y Encuesta

Gua de
Entrevista y
Cuestionario

los
- Documentos

Observacin
- Gua de
Observacin

con
- Inventarios fsico

Personal
Prodeco
Contadores
Externos
Registros
Contables

de
y

Observacin
- Gua de
observacin

Departamento de
bodega

134

PROBLEMAS
OBJETIVOS
COMPLEMENTARIOS ESPECFICOS

HIPTESIS
PARTICULARES

Cul es la aplicacin de
un manual para el control
de los inventarios?

En Comercial Prodeco
existe incumplimiento
de
actividades
y
desorganizacin de las
mismas
en
el
departamento contable
producto
de
la
ausencia de un sistema
de
control
de
inventarios.

Determinar
las
caractersticas que
debe
tener
un
manual para el
control
de
los
inventarios

TCNICAS

UNID. DE

VARIABLES

INDICADORES

Independiente
sistema de
control de
inventarios

- Caractersticas

Observacin

- Gua de
observacin

Departamentos de
Prodeco

- Tipos

Sistematizacin
Bibliogrfica y
Encuesta

- Ficha bibliogrfica
y cuestionario

Libros e internet y
Contadores
Externos

- Gua de
Entrevista y
Cuestionario

Personal
Prodeco
Contadores
Externos.

- Necesidades
-Entrevista y
Encuesta

Dependientes
Actividades de
bodega

INSTRUMENTOS

INVESTIGACIN

de
y

- Registro de
materiales

Observacin

- Gua de
Observacin

Archivos
empresa

de

la

- Elaboracin de
reportes

Observacin

- Gua de
Observacin

Archivos
empresa

de

la

- Valoracin de
materiales

Observacin
Y Encuesta

- Gua de
Observacin y
cuestionario.

Archivos de
empresa
Contadores
Externos

la
y

135

PROBLEMAS
OBJETIVOS
COMPLEMENTARIOS ESPECFICOS

HIPTESIS
PARTICULARES

VARIABLES

INDICADORES

Qu estrategias se deben

Identificar

La

de

Independiente

- Planes

aplicar para el control de

estrategias

el

Estrategias de

- Entrevista y
Encuesta

en el control de los

mejoramiento del sistema

Personal de
empresa
Contadores
Externos

la
y

inventarios?

- Gua de
Entrevista y
Cuestionario

inventarios

de control de inventarios

- Actividades

- Entrevista y
Encuesta

- Gua de
Entrevista y
Cuestionario

Personal de
empresa
Contadores
Externos

la
y

- Tcnicas

- Entrevista y
Encuesta

-Gua de Entrevista
y Cuestionario

- Incremento de
ventas

- Entrevista
Y Observacin

- Gua de
Entrevista y Gua
de Observacin

Personal de la
empresa
y
Contadores
Externos
Supervisor
de
ventas y Registros
Contables

- Financiamiento

-Observacin

- Gua de
Observacin

- Estados
financieros

-Observacin

las
a seguir

Comercial Prodeco

de

ausencia

estrategias

para

rentabilidad

la
por

INSTRUMENTOS

control

en Comercial Prodeco, ha
inducido

TCNICAS

baja
escaso

UNID. DE
INVESTIGACIN

control interno por lo que


debe estar propiciado con
la asignacin de recursos
humanos

tecnologa

adecuada.

Dependiente
Proyecciones de
venta

- Gua de
Observacin

Registros
Contables

Registros
Contables

Anexo No 4
UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO
GUA DE OBSERVACIN
TEMA: ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE COMERCIAL PRODECO DE PROPIEDAD
DEL SR. MANUEL REINALDO MARFETAN DE LA CIUDAD DE MACHALA Y ELABORACIN
DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS.
OBJETIVOS DE LA OBSERVACIN: Conocer la situacin contable de Comercial Prodeco,
para proceder a elaborar un sistema de control de inventarios.
TOTALMENTE

MAYORITARIAMENTE

PARCIALMENTE

EN

DE ACUERDO

DE ACUERDO

DE ACUERDO

DESACUERDO

NO SABE
0

DATOS INFORMATIVOS
Nombre de la empresa:
Nmero de departamentos:
Nmero de empleados administrativos:
Nmero de empleados operativos:
( )
1. Dpto. Contable (Procedimientos)
4
3
2
1
0
Sugerencias

( )
2. Archivos de la Empresa
4
3
2
1
0
(Documentos)
Sugerencias

( )
3. Dpto.de Bodega (Inventario
4
3
2
1
0
fsico)
Sugerencias

( )
5. Dpto. de Bodega (Documentos
4
3
2
1
0
de bodega)
Sugerencias

( )

II

6. Registros Contables (Reportes


4
3
2
1
0
de bodega)
Sugerencias

( )
7. Dpto. de bodega (Nivel de
4
3
2
1
0
Mercadera)
Sugerencias

( )
8. Registros Contables
(informacin)

Sugerencias

( )
9. Dpto. de bodega (inventario fsico)
4
3
2
1
0
Sugerencias

( )
10. Departamentos de Prodeco
4
3
2
1
0
(caractersticas)
Sugerencias
..

( )
11. Archivos de la empresa (Registros
4
3
2
1
0
de materiales)
Sugerencias

( )
12. Archivos de la empresa
(elaboracin de Reportes)

Sugerencias

( )
13. Archivos de la empresa (Valoracin
4
3
2
1
0
de materiales)
Sugerencias
..

( )

III

14. Registros de ventas (Incremento de


4
3
2
1
0
ventas)
Sugerencias
..

( )
15. Registros Contables
(financiamiento)

Sugerencias
..
( )
16. Registros Contables (Estados
Financieros)

Sugerencias
.

IV

Anexo No 5
UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO
ENTREVISTA A PROPIETARIO Y EMPLEADOS

TEMA: ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE COMERCIAL PRODECO DE PROPIEDAD DEL


SR. MANUEL REINALDO MARFETAN DE LA CIUDAD DE MACHALA Y ELABORACIN DE UN
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS.
OBJETIVOS: DETECTAR LOS CRITERIOS DEL PROPIETARIO Y EMPLEADOS DE COMERCIAL
PRODECO ACERCA DEL ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE Y LA ELABORACIN DEL
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
DATOS GENERALES:
Nombre del entrevistado:
Edad:
Funcin o cargo que desempea:
Titulo:
PREGUNTAS
1.- Conoce usted si existe un manual de polticas internas para el Control de Inventario?
Si_____ No_____
2.- Usted ha sido capacitado en cuanto al procedimiento de recepcin, registro, descarga y salvaguarda del inventario de
los productos de la comercializadora?
Si_____ No_____
3.- En el desarrollo del conteo fsico del inventario se utilizan formularios para el conteo fsico y registro de los mismos?
Si_____ No_____
4.- Se realizan supervisiones al personal encargado del almacenamiento del inventario?
Si_____ No_____
5.- Existen lineamientos generales en la asignacin de responsabilidades para el manejo de inventario?
Si_____ No_____
6.- Cree usted que es importante vigilar constantemente todo el proceso de almacn para evitar errores en la
informacin?
Si_____ No_____
7.- Considera que las ventas reducen por el escaso control interno de las entradas y salidas de los productos?
Si_____ No_____
Observaciones:
Encuestadora:

Fecha:

Anexo No 6
UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO
ENTREVISTA AL CONTADOR INTERNO
TEMA: ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DEL COMERCIAL PRODECO DE PROPIEDAD DEL SR.
MANUEL REINALDO MARFETAN DE LA CIUDAD DE MACHALA Y LA ELABORACIN DEL SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS.
OBJETIVOS: DETECTAR LOS CRITERIOS DE LA CONTADORA GENERAL DE COMERCIAL PRODECO
ACERCA DEL ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE Y LA ELABORACIN DEL SISTEMA DE CONTROL
DE INVENTARIOS
DATOS GENERALES:
Nombre del entrevistado:
Edad:
Funcin o cargo que desempea:
Titulo:
1.

PREGUNTAS
Qu sistema y que mtodo de control de inventarios se utilizan en Comercial Prodeco?

2.

Qu normas contables o leyes vigentes se deben aplicar en el anlisis del sistema contable y la elaboracin de
un sistema de control de inventarios para Comercial Prodeco?

3.

De qu manera puede ser til para la empresa la implantacin de un nuevo sistema de informacin contable
para el control de inventarios?

4.

Cada qu tiempo se realiza el conteo fsico de los productos en comercial Prodeco?

5.

Qu rubros de cuentas de resultados y balance, se deben considerar en el anlisis del sistema contable y la
elaboracin del sistema de control de inventarios?

6.

Los procesos de entrada y salida de los productos y suministros de oficina son verificables semanalmente,
quincenalmente, entre los departamentos de contabilidad y bodega?

7.

Cuando se detecten faltantes o sobrantes de productos que registros se elaboran en contabilidad?

8.

Diga Ud.? Si los constantes cambios que se realizan a las normas y reglamentos contables y tributarios son
favorables para la estructura contable de Comercial Prodeco? Por qu?

Observaciones:
Entrevistadora:

Fecha:

VI

Anexo No 7
UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO
ENCUESTA A CONTADORES EXTERNOS
TEMA: ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE COMERCIAL PRODECO DE PROPIEDAD DEL SR.
MANUEL REINALDO MARFETAN DE LA CIUDAD DE MACHALA Y ELABORACIN DE UN SISTEMA
DE CONTROL DE INVENTARIOS.
OBJETIVOS: Conocer el criterio de los profesionales de contabilidad en ejercicio de la profesin ajenos a
Comercial Prodeco.
DATOS INFORMATIVOS
Nombre del encuestado:
Edad:
Lugar de trabajo:
Titulo:
De las siguientes alternativas enumere o marque segn su importancia
1) Cada qu tiempo se debe registrar el control de inventarios en las operaciones contables y financieras
en las empresas Comerciales
DIARIO ( )

SEMANAL ( )

MENSUAL ( )

ANUAL ( )

2) Qu tipo de sistemas de registros de inventarios se utilizan ms en las empresas comerciales.


Sistema de registro de Inventario Peridico o Fsico. ( )
Sistema de registros de Inventario Perpetuo.

( )

3) Podr usted sealar el proceso contable para evaluar el sistema control de de la empresa
Estudio de las necesidades ( )

Estudio de aspecto reglamentario ( )Planeacin de actividades ( )

4) Indique cules son las normas contables, leyes y reglamentos que ms se aplican en el sistema
contable de las empresas Comerciales.
NIC ( )

NIIF ( ) LORTI ( ) REG. COMPROB. VTA. Y RET. ( )

5) Marque cules de los siguientes mtodos de inventario ms se emplean en las empresas Comerciales.
PROMEDIO PONDERADO. ( )

FIFO ( )

LIFO( )

6) Marque qu documentos de soporte contable son emitidos con ms frecuencia en las empresas
Comerciales
FACTURAS

NOTA VENTA

NOTA CREDITO

NOTA DEBITO

COMPROB. RETENC. ( ) LIQUID. COMPRAS ( )


7) Indique cuales de las siguientes opciones de los tipos de asiento de diario emiten las empresas
comerciales en su proceso contable.
ASIENTO INICIAL ( ) ASIENTO COMPRAS ( ) ASIENTO VENTAS ( )
OTROS ( )

ASIENTO GASTOS Y

ASIENTO INVENTARIOS ( )

8) En su opinin cual sera el beneficio organizacional al disponer de un sistema de control de inventarios


ESTADOS FINANCIEROS CONFIABLES ( )

INCREMENTO DE VENTAS ( )

RECURSOS( ) NINGUNO ( )
Observaciones:
Encuestadora:

Fecha:

CONTROL DE

VII

Anexo No 8
UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO

CONTENIDO DEL PLAN DE CAPACITACION


TEMA: ANLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE COMERCIAL PRODECO DE PROPIEDAD DEL
SR. MANUEL REINALDO MARFETAN DE LA CIUDAD DE MACHALA Y ELABORACIN DE UN
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS.
OBJETIVOS: Capacitar al personal de Comercial Prodeco de la ciudad de Machala sobre el
Control de Inventarios.

CONTENIDO:
Sistema de Cuenta Permanente.
Fijacin del mtodo de valoracin Promedio Ponderado.
Codificacin de productos de forma alfanumrica.
Aplicacin de polticas y normas de Control de Inventarios.
Procedimientos para la toma fsica de Inventarios.
Procedimientos para el control eficiente de inventarios.
Manejo de tarjetas Kardex.
Llenado de Formulario de Egresos e Ingresos.
Seguridad en bodega.
Almacenaje de la mercadera en bodega.
Control de caducidad de productos.
Sobrantes y Faltantes de mercadera.
Tratamiento Contable del Inventario.

Observaciones:

Fecha:

VIII