Microfilmacion

SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL
ARCHIVONOMA
DE
BIBLIOTECONOMA
MICROFILMACIN: UNA ALTERNATIVA DE SOLUCIN

PARA LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS EN LOS
ARCHIVOS HISTRICOS
QUE
PARA
OBTENER
LICENCIADO
EVA
EN
N
EL
TTULO
DE
ARCHIVONOMA
PALACIOS
MAURICIO
ASESOR: Lic. Mara Mercedes Fernndez Carbajal

Profra.
Martha
Tapia
Ortega
MXICO, D. F.
2005

PARA LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS
EN LOS ARCHIVOS HISTRICOS
PREFACIO............
IV
INTRODUCCI................
CAPTULO 1 LA CONSERVACIN DE DOCUMENTOS EN EL

ARCHIVO HISTRICO
2
1.1 Definicin de Archivo Histrico. ... 3
1.1.1 Funciones.... ...... 5
1.1.2 Importancia... 6
1.1.3 Servicios.... 7
1.1.4 Usuarios.... 8
1.2 Definicin de Conservacin. 9
1.2.1 Importancia... 10
1.2.2 Factores de Deterioro. .. 10
1.2.2.1 Factores Fsicos .. .... 12
1.2.2.2 Factores Qumicos... 13
1.2.2.3 Factores Biolgicos.... 14
1.2.2.4 Factores Humanos.. 14
1.3 Definicin de Documento... 16
1.3.1 Tipos.. 17
1.3.2 Funcin.. 17
1.3.3 Caractersticas....
CAPTULO 2 LA MICROFILMACIN
2.1 Antecedentes de la Microfilmacin.....
2.2 Definicin de Microfilmacin.....
2.3 Ventajas y Desventajas de la Microfilmacin.....
2.4 Equipos de Microfilmacin...
2.4.1 Equipos de Entrada...
2.4.1.1 Cmaras Rotativas....
2.4.1.2 Cmaras Planetarias....
2.4.1.3 Cmaras Microfilmadoras de Salida de Computadora.
2.4.1.4 Reduccin de Documentos...
2.4.2 Equipos de Procesamiento....
2.4.2.1 Procesadores Universales.....
2.4.2.2 Procesadores de Vapor de Amoniaco...
22
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31
35
36
36
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39
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42
42
42
2.4.2.3 Duplicadores de Pelcula..

2.4.2.3.1 Duplicador de Pelcula de Plata.....
2.4.2.3.2 Duplicador de Pelcula de Diazo...
2.4.2.3.3 Duplicador de Pelcula Vesicular......
2.4.3 Equipo de Salida.....
2.4.3.1 Lectores.....
2.4.3.2 Lectores Impresores......
2.5 Mtodos de Microfilmacin.. .
2.5.1 Mtodo Simplex........
2.5.2 Mtodo Duo..
2.5.3 Mtodo Duplex..
2.6 Las Microformas.....
2.6.1 Rollo......
2.6.2 Magazines......
2.6.3 Jacket o Cartera de Plstico...
2.6.4 Microfichas.......
2.6.5 Tarjetas para Archivar.......
2.6.6 Tarjetas de Abertura..
2.6.7 Molex.....
2.6.8 Ultraficha...
2.7 Etapas del Proceso de Microfilmacin....
2.7.1 Preparacin y Codificacin de Documentos.....
2.7.2 Microfilmacin de Documentos.......
2.7.3 Procesado o Revelado......
2.7.4 Inspeccin o Control de Calidad...
2.7.5 Archivacin de Microformatos........
2.8 Localizacin y Recuperacin de la Informacin......
2.9 Actualizacin de la Informacin........
2.10 Cdigos e ndices para la Organizacin de la Informacin..
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65
66
CAPTULO 3 MICROFILMACIN: UNA ALTERNATIVA DE SOLUCIN

PARA LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS
HISTRICOS
3.1 Alternativas de Solucin...... 75
3.1.1 Conservacin..... 76
76
3.1.1.1 Conservacin y Almacenamiento de la Pelcula.
3.1.2 La Microfilmacin de Complemento............
3.1.3 Seguridad ......
3.1.4 Proteccin..
3.1.5 Ahorro de Espacio.
80
81
81
81
85
86
86
86
3.3.2 Consulta
87
3.4 La Microfilmacin en Archivos Histricos.. 87
3.4.1 Archivo General de la Nacin... 90
3.4.2 Centro de Estudios sobre la Universidad: Archivo Histrico............... 91
3.4.3 Instituto Nacional de Antropologa e Historia: Archivo Histrico 94
3.4.4 Centro de Estudios de Historia de Mxico........
3.2 Ventajas al utilizar estas Alternativas.....

3.3 La Documentacin Microfilmada
3.3.1 Acceso..
CONCLUSIONES...... 96
BIBLIOGRAFA....
98
ANEXOS
Cuestionario 104
Glosario de Trminos Microgrficos Utilizados en esta Investigacin. 107
PREFACIO
La idea de elaborar este trabajo sobre Microfilmacin, surge de un inters por conocer ms
acerca de este proceso y tiene como finalidad mencionar porque sigue siendo tan eficiente en los
Archivos y especialmente en los Histricos, que es en donde se le reconoce y es utilizado, como
medio de conservacin.
El objetivo que pretendo alcanzar con la realizacin de este trabajo de investigacin, es concluir
la Licenciatura en Archivonoma
Durante el desarrollo de la investigacin pude observar que son muy pocos los Archivos
Histricos, que microfilman en sus instalaciones y los microfilmados.
Lo que fue una limitante para poder desarrollar mejor el trabajo fueron las fuentes bibliograficas
que son de los aos 80s, y la poca bibliografa actualizada en el tema.
Espero que este trabajo pueda servir como medio de informacin para Archivonomos,
Bibliotecarios o Administradores de la Informacin que son los que conocen del valor
documental que existen en los Archivos.
Elaborar este trabajo de investigacin no fue cosa fcil, por tal motivo agradezco el apoyo de la
Prof. Martha Tapia quien fue la que me proporciono la mayor parte de la informacin, as mismo
a la Lic. Mara Mercedes Fernndez Carbajal quien fue la que me asesoro en la elaboracin del
mismo.
INTRODUCCIN
Actualmente los Archivos Histricos en Mxico, son importantes ya que en ellos se resguardan
los documentos ms valiosos, para la institucin u organizacin, esta documentacin nos sirve
para dar fe de hechos o sucesos y para la misma investigacin, y tienen que ser conservados de
forma permanente.
La conservacin es muy importante en los Archivos Histricos ya que significa una necesidad
desde la antigedad y tiene como finalidad rescatar la informacin para poder preservarla.
Debido a esa necesidad que existe en los Archivos, se puede mencionar a la Microfilmacin
como una alternativa de solucin para la conservacin de los documentos en los Archivos
Histricos, mediante su aplicacin.
El presente trabajo pretende reafirmar como la Microfilmacin es un sofisticado sistema que

mediante su empleo se pueden obtener ventajas como: Conservacin, Ahorro de espacio,
Seguridad, Proteccin, Referencia, Eficiencia, Continuidad en los Archivos, Localizacin, Bajo
costo de distribucin y tiene como propsito aumentar el inters de esta tcnica para su
implantacin en los Archivos.
La Investigacin de este trabajo se desarrollo en tres captulos:
En el primer captulo denominado: La Conservacin de documentos en el Archivo Histrico, se

describe de manera general al Archivo Histrico, sealando definicin, importancia, funciones,
servicios y usuarios. Tambin se analizo la definicin de conservacin, importancia y los factores
que deterioran el papel, as como la definicin de documento, tipos y caractersticas.
El segundo captulo titulado: La Microfilmacin, hace referencia a este proceso, retomando

antecedentes, concepto, ventajas y desventajas, y el equipo microgrfico que existe dentro de este
sistema.
En el Tercer captulo denominado: Microfilmacin: Una Alternativa de solucin para la

conservacin de los documentos en Archivos Histricos, se analizan las Alternativas de solucin
que ofrece la Microfilmacin al ser implementada en los Archivos Histricos.
Asimismo se incluyen las Conclusiones, Bibliografa y Anexos: Un cuestionario que se aplico en

los Archivos Histricos, con la finalidad de recabar datos sobre la Tcnica de Microfilmacin y
un Glosario de Trminos Microgrficos utilizados en esta investigacin
CAPTULO 1
LA CONSERVACIN DE DOCUMENTOS EN EL
ARCHIVO HISTRICO
CAPTULO 1
LA CONSERVACIN DE DOCUMENTOS EN EL
ARCHIVO HISTRICO
En el presente captulo se describir de manera general al Archivo Histrico, como ltima etapa
del ciclo vital del documento, su concepto, importancia y funciones. Al documento como
principal elemento en los Archivos y la necesidad de conservarlo como patrimonio cultural tanto
de instituciones pblicas como privadas.
1.1 Definicin de Archivo Histrico
La documentacin va pasando por sucesivas etapas o fases en la que cumple diferentes fines,
hasta alcanzar la ltima etapa del ciclo vital, la que identificamos como Archivo Histrico (fase
inactiva).
Una vez alcanzada la fase inactiva, la documentacin ser conservada por tiempo indefinido.
El Archivo Histrico es el conjunto de documentos que han concluido su vida semiactiva y que
han sido seleccionados por el valor de la informacin que contienen para su conservacin
permanente.1 Los documentos son sometidos a estudios exhaustivos de la informacin por
medio de un comit dictaminador (archivnomo, historiador, administrador etc). Y seleccionados
aquellos documentos que son considerados de especial transcendencia para conformar el Archivo
Histrico.
REMIGIO MARCIAL, Lorenza. El Archivo Histrico Municipal de Chimalhuacan Estado de Mxico: Una
Propuesta de los Instrumentos de Consulta a Seguir. Mxico, 1997. Tesis (Lic. En Archivonoma) Escuela Nacional
de Biblioteconoma y Archivonoma. Pg.33.
Se define al Archivo Histrico como la Fase o estadio final del ciclo vital del documento dentro
de un sistema de archivos vigente o activo tras la superacin de los procesos de tratamiento
archivstico de la documentacin y la adquisicin de la condicin de fondos de conservacin
permanente.2
Ya situada la documentacin en el Archivo Histrico pasa a ser del patrimonio cultural de la

institucin, y del pas. Los investigadores se apoyan en estos documentos para enriquecer su
investigacin.
Otras definiciones de Archivo Histrico:
Dentro del ciclo vital de documentos es aquel al que se ha de transferir desde el archivo de
concentracin la documentacin que deba conservarse permanentemente.3
El autor Juan Manuel Herrera, nos dice que los archivos, en suma, son y sern siempre un
producto de la actividad social; son y sern siempre, memoria para el presente.4
El Archivo Histrico es un lugar donde se concentran todos los documentos que por sus valores
secundarios (informativo, testimonial y evidncial), nos dan referencia de un acontecimiento
histrico, y son la esencia, la consecuencia de una historia institucional y no solo la de los
estados, tambin de los municipios, de los organismos provinciales, de las instituciones religiosas
de todo tipo, de las empresas etctera, y deben ser conservados como patrimonio de la nacin.
1.1.1
Funciones
Una vez constitudo el Archivo Histrico, pose funciones especficas para su buen
funcionamiento.
REMIGIO MARCIAL, Lorenza. op. cit. Pg.65

Diccionario de Terminologa Archivstica. Madrid: Ministerio de Cultura, 1993. Pg.40.
4
HERRERA, HUERTA, Juan Manuel. La Formacin de los Archivos Histricos. En: Boletn del Sistema Nacional
de Archivos. No.3. (ene-feb, 1984) Mxico, Archivo General de la Nacin. Pg. 17-21.
3
a) Conservar, preservar y custodiar la documentacin generada por la institucin u

organizacin.
b) Dar las facilidades necesarias a los investigadores para consultar el archivo
c) Mantener actualizado el inventario del archivo para su consulta inmediata
d) Realizar catlogos y guas que contribuyen a la utilizacin y difusin del material

histrico
e) Agilizar, apoyar y promover la consulta e investigacin del patrimonio documental
f) Disponer de una rea apropiada para realizar la consulta
g) Proponer guas, ndices, inventarios y catlogos para agilizar el servicio.
h) Dar a conocer el reglamento interno y cuidar que el investigador no lo viole.
i) Establecer mecanismos de difusin, para dar a conocer no solo el aspecto histrico del
acervo documental, si no relacionarlo con los niveles de estudios superiores y con la
comunidad
j) Fumigar el acervo segn las necesidades del archivo
k) Establecer los sistemas de proteccin, prevencin y seguridad que requieran los

documentos
l) Promover por medios masivos de comunicacin (radio, prensa, televisin) la difusin del
archivo y los servicios que presta a la comunidad (eventos culturales).5
REMIGIO MARCIAL, Lorenza. op. cit. Pg.34.
El funcionamiento de Archivo Histrico depender, que cada actividad que se desarrolle deber
tomar en cuenta las indicaciones anteriormente mencionadas, para proporcionar a los usuarios un
adecuado servicio.
1.1.2
Importancia
El Archivo Histrico es importante para la entidad o dependencia, porque en l se concentra la

memoria de la institucin.
Hay que considerar que adems es importante por lo siguiente:
a) Difunde la historia de la entidad
b) Da testimonio de los acontecimientos vividos por la empresa
c) Se actualiza constantemente el inventario y l catalogo, dentro del acervo, para la rpida

localizacin de los documentos
d) Brinda el servicio de consulta a todo el pblico y proporciona la orientacin necesaria

para la localizacin de las fuentes
e) Realiza programas adecuados para la difusin de la informacin histrica conservada en

su acervo (exposiciones, visitas guiadas, conferencias etc), estas llevadas a cabo solo o en
coordinacin con otras dependencias instituciones culturales del pas
f) Realiza tareas de restauracin y conservacin de sus documentos.
El Archivo Histrico es un lugar donde podemos encontrar informacin relevante de un hecho o

suceso histrico. Por tal motivo es rico en cultura.
1.1.3
Servicios
Una de las actividades ms importantes que tiene el archivo histrico, es brindar un servicio a los
investigadores, usuarios internos de la institucin y al pblico en general.
Se entiende por servicio Actividad que se realiza a beneficio de alguien.6
Por medio del servicio se proporciona la informacin que requiere el usuario en el momento
oportuno y el prstamo de la documentacin puede efectuarse de diferentes maneras (mediante
una solicitud escrita, personal o telefnicamente).
Aunque en los archivos se proporcionen los servicios bsicos, siempre hay que tomar en cuenta
nuevas herramientas que permitan dar una mejor atencin al usuario.
Los servicios, son un puente que busca acercar a los usuarios con las riquezas documentales, y
esto se lleva a cabo de diferentes maneras. Los servicios ms comunes son:
a) Servicio de consulta y prstamo. Forma parte de los objetivos del archivo y se enfoca a
la institucin, investigacin y comunidad. Los usuarios tienen derecho a consultar los
documentos y obtener copia de los mismos y el prstamo se hace por medio del registro.
b) Servicios de referencia. Se presta a partir de la vinculacin del contenido y la orientacin

de procedencia para proporcionar el servicio, por medio de un acceso temtico.
Ejemplos: guas, catlogos, inventarios, etctera. Se efecta de manera individual o
colectiva.
c) Servicio de certificacin. Expedir documentos (fotocopias de papel o soportes

microgrficos) para acceder a la informacin sin necesidad del papel como soporte.
Aunque en algunos casos puede haber restricciones particulares por acceder a la
informacin.
6
Enciclopedia Universal Ilustrada. Europeo Americana. ED. Espasa-calpes, s.a. Espaa. Tomo 55. 1966.
d) Servicio de reproduccin. Proporciona copias de
documentos por medio de la
microfilmacin para que no sufran perdidas o deterioro.
e) Servicio de informacin. Este punto consiste en ofrecer informacin sobre el origen de la

entidad, acontecimientos sobre su evolucin, publicaciones, noticias etc.
f) Exposiciones y actividades culturales. Es la comunicacin de los documentos con la

sociedad, de forma no individual. Este servicio tiene una finalidad cultural, el archivo
pasa de un papel pasivo a un papel activo incorporndose a las tareas de promocin
social.7
El servicio debe de brindarse cada vez con mayor calidad, buscando fomentar la cultura de los
Archivos hacia los usuarios.
1.1.4
Usuarios
Al Archivo Histrico asisten dos tipos de usuarios; los usuarios internos y los usuarios externos.
Los usuarios internos son los que van a pertenecer a la entidad, sea pblica o privada. Y estos
van a ser atrados por el servicio que brinde el archivo y de acuerdo a sus necesidades.
Los usuarios externos se distinguen por diferentes grupos de los cuales cada uno posee
caractersticas distintas as como diversas necesidades.
Estos usuarios son:

a. Los investigadores cientficos: pblico habitual desde hace muchos aos y con
capacidad suficiente para moverse entre
la informacin, necesitan unas
instalaciones adecuadas e instrumentos de descripcin claros y precisos para

realizar sus bsquedas.
7
http://nutabe.udea.edu.co/andrear/archivistica/materiales/servicios.doc. 10/dic/2004.
b. Los aficionados: requieren mayor atencin para orientarse en los fondos y, muchas
veces, para precisar los objetivos de su inters. Tanto en este caso como el
anterior, la mejor ayuda que se les puede proporcionar son sistemas de
recuperacin de la informacin-como ndices- que les permitan acceder a los datos
concretos.
c. Los estudiantes: de enseanza primaria, secundaria y superior; entran en contacto

en diferentes grados con las fuentes de la historia.
d. Ciudadanos en general, en su doble vertiente: la relacional Administracinadministrados y la cultura, posean o no inquietudes al respecto. En cuanto a la
primera, se cumple facilitando el acceso a los documentos de acuerdo con la
legislacin vigente. La segunda se centrar en suscitar el inters del publico
mediante procedimientos llamativos y de consumo general: exposiciones y
publicaciones principalmente.8
Los usuarios son la esencia de los archivos ya que sin ellos el trabajo no se vera reflejado y no
tendra sentido la labor del archivista.
1.2 Definicin de Conservacin
En los Archivos Histricos como ya hemos mencionado anteriormente se concentra toda la

documentacin que debido al valor informativo, testimonial o evidencial, tiene que ser cuidada
con tcnicas y tratamientos adecuados. Los cuales deben adaptarse a las necesidades del
documento.
Una de las funciones ms importantes de los archivos histricos, es conservar los documentos.
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica. 2ed. Espaa: Pirmide, 1996. Pg.361-362.
La conservacin se define como Conjunto de tcnicas, tratamientos, procedimientos y

actuaciones de cualquier naturaleza que tenga por objeto tanto la durabilidad y permanencia de
los soportes documentales como salvaguardar la informacin en ellos contenida.9
Hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos,
con el fin de proteger su utilizacin en condiciones optimas durante el mayor tiempo posible.10
Tambin podemos decir que Esta constituida por todos los procesos tcnicos tendientes a
detener las alteraciones materiales que componen una obra que ha sufrido un agotamiento
mecnico en su constitucin, sea por agentes internos o externos.11
La IFLA (Federacin Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y de Bibliotecas), en su

glosario de trminos, define a la conservacin como: Prcticas especificas utilizadas para
retardar el deterioro y prolongar la vida de un objeto interviniendo directamente en su
composicin fsica o qumica.12
La conservacin debe estar siempre encaminada a buscar mejores medios para satisfacer la
necesidades de los documentos, ya que hay que recordar que estos son de suma importancia para
la institucin que los origino o para el archivo que ahora los resguarde.
Es por eso que la conservacin de documentos, desde los antiguos tiempos ha constituido un
principio, un objetivo y una necesidad.
1.2.1
Importancia
La conservacin desde la antigedad ha sido llevada acabo aunque en diferentes circunstancias,

dependiendo de los mtodos en cada etapa de la historia.
9
ROMERO FERNANDEZ, Pacheco, Juan Ramn. Escuela Iberoamericana de Archivos: Experiencias y

Materiales. Conservacin y Reproduccin. Espaa: Ministerio de Educacin Cultura, 1999. Pg. 93.
10
Ibd. Pg. 93.
11
Mxico, Archivo General Nacional. Sobre el Papel y su Conservacin. Folletos Tcnicos. No.4, 1984.
12
IFLA, Principios para el Cuidado y Manejo de Material de Bibliotecas. Santiago de Chile: IFLA, 2000.
http://www.ifla.org/VI/4/news/pchlm-s.pdf
Hasta el momento la conservacin es una actividad indispensable en el Archivo Histrico

siempre tratando de buscar medidas de conservacin para los documentos, ya que cada uno
posee necesidades diferentes.
Es importante la conservacin de los documentos porque en ellos se concentra Nuestra

Historia, podemos encontrar en ellos las ideas y pensamientos de nuestros ancestros, su forma
de vivir, de pensar y un sin fin de informacin.
Si no se conservara no tendramos pasado y no se sabra nada del ser humano (seria un mundo
sin historia) el hecho de conservar nos abre las puertas hacia el futuro para recordar siempre el
pasado e ir mejorando de el.
1.2.2
Factores de Deterioro
Los factores de deterioro que daan a los documentos se dividen en cuatro:
1.2.2.1 Factores Fsicos
Son elementos que ocurren por la misma naturaleza y que no se pueden evitar; y causan los daos
ms severos a los materiales de Archivo.
Para poder desarrollar estos puntos, consulte varias fuentes sobre el tema:
a. Terremotos. Estos se dan de forma repentina y van ha depender del grado de intensidad,
para determinar el dao causado a la documentacin.
Por eso es muy importante contar con medidas de seguridad, como que la estantera este
bien colocada y que no se encuentre muy saturada de documentacin
10
b. Incendios. Los incendios en los archivos, son un riesgo muy latente ya que en ellos se
encuentran materiales como papel, cartn, madera etctera, que ayudan a la propagacin
del fuego. Se recomienda contar con equipo mnimo de seguridad (extintores, tomas de
agua etctera).
c. Inundaciones. Estos siniestros pueden ser originados por factores meteorolgicos, como
lluvias, ciclones, huracanes, desborde de ros o por causas locales como fugas de tuberas
causando daos irreversibles en los documentos.
d. Temperatura. La temperatura elevada acelera la velocidad del deterioro de los

documentos, el papel tiende a secarse rpidamente, y ocasiona que el papel pierda su
blancura y elasticidad.
Las condiciones atmosfricas ptimas para la conservacin del papel, son de 15 a 18 C
de temperatura.
e. Humedad. La humedad relativamente alta fomenta la proliferacin de hongos, la

emigracin de los adhesivos, la oxidacin y la hidrlisis si existe demasiada humedad el
papel se humedece volvindose frgil y fcil de romper y si la humedad es baja, debilita
el papel y seca los adhesivos se recomienda una humedad relativa del 35% a 50%.
f. Luz. La luz puede ser natural o artificial; la luz natural es la que nos proporciona el da y
la luz artificial puede ser fluorescente o incandescente.
La luz natural o artificial ocasionan rayos ultravioleta que acrela la descomposicin del papel
y lo vuelve quebradizo y lo envejece prematuramente. Se recomienda utilizar la luz
incandescente que es la que utilizamos en casa y no la fluorescente. En cuanto a la luz del da
se recomienda tener ventanas con cortinas, las cuales no permitan el calentamiento en el
interior.
11
1.2.2.2 Factores Qumicos
Son elementos que van a producir cambios en el papel.
a. Tintas. Son sustancias lquidas que se utilizan para escribir o imprimir, y que debido a la
forma en que son elaboradas ocasionan una reaccin daina en el papel.
b. La acidez. Es un factor muy importante relacionado con la duracin del papel, es su

grado de acidez. Los cidos destruyen a la celulosa, como se puede comprobar dejando
caer una gota de una solucin a 1% de cido clorhdrico o sulfrico sobre una hoja de
papel. Al cabo de unas horas, la zona alcanzada por la solucin se habr vuelto ms
quebradiza que la circundante.13
En la elaboracin del papel se utilizan sustancias como el alumbre el cual ocasiona acidez, por
lo cual la durabilidad del papel se limita a no ms de 50 aos.
c. La oxidacin. Es un proceso de deterioro natural producido por el aire en toda materia

orgnica.
En condiciones ambientales idneas este proceso resulta relativamente lento, pero se va
acelerando por ciertos agentes oxidantes tales como el ozono (que se forma en procedimientos
xerogrficos), el bixido de azufre, el bixido de nitrgeno y los quita manchas (de cido y
sales con oxigeno) produce ruptura longitudinal y transversal de la estructura de la fibra de
celulosa en el papel y su debilitamiento consecuente.
Los efectos son difciles de identificar y difieren poco de los ocasionados por la acidez, que
constituyen el principal factor de deterioro de los documentos. Donde ms visible resulta la
13
AVILA VILLAGOMEZ, Pilar. Introduccin a la Restauracin del Papel. En: Bibliotecas y Archivos. Num. 14.
Mxico: Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma, 1983. Pg.56.
12
oxidacin es en el acetato de celulosas de instantneas, pelculas y micropelculas

manifestndose en forma de manchas de oxidaciones o pudriciones rojas.14
1.2.2.3 Factores Biolgicos
Son organismos que atacan a los documentos entre estos se encuentran: aves, insectos; hasta
microorganismos que utilizan al papel como sustrato para su alimentacin. Para evitar el ataque a
los documentos es esencial la limpieza y la fumigacin.
Los siguientes puntos fueron consultados de diversas fuentes.
Microorganismos:
a. Hongos. Son estructuras pluricelulares o unicelulares compuestos por una o varias clulas,
estos pueden variar en cada especie, de acuerdo al medio y las condiciones en que se
desarrollen. Estn presentes siempre en la atmsfera y se alimentan del papel
debilitndolo y dejando manchas que los desfiguran e incluso acaban con la informacin.
b. Bacterias. Son organismos que se componen de una nica clula o pueden unirse a clulas
semejantes, formando colonias.
Las manchas ocasionadas por las bacterias se diferencian de las que ocasionan los hongos, por
su aspecto ms compacto, al principio de diferentes colores, y al final por la descomposicin
del soporte, de color castao oscuro.
c. Insectos. Estos tambin se nutren de las sustancias orgnicas que se encuentran en los
documentos.
14
ROPER, Michael. Planificacin, Equipo y Provisin de Personal de un Servicio de Preservacin y Conservacin

de Archivos: Un Estudio del RAMP con Directrices. Paris; UNESCO: UNISIST, 1989. (Programa General de
Informacin) Pg.4.
13
Son una de las causas que deterioran a los documentos atacan al papel, los escolantes, el
engrudo, el pegamento, la piel etctera. Se encuentran en las paredes esquinas de los cuartos,
agujeros, se esconden en los libros.
d. Otras plagas. Son los que ms comnmente encontramos en los Archivos. Utilizan el
papel para hacer sus nidos, orinan y defecan en ellos originando una destruccin
irreversible en los documentos.
1.2.2.4 Factores Humanos
Los documentos generalmente estn expuestos a diversos maltratos por parte de los usuarios o
del mismo archivo. El siguiente punto fue consultado de diversas fuentes.
a. Manejo inadecuado. La falta de una educacin adecuada por partes de los usuarios y
administradores, ocasionan daos importantes en los documentos; como destruccin o
mutilacin puede ser producto de la ignorancia, la manera de introducir los documentos
en los anaqueles de manera forzada, por incluir en los documentos cintas adhesivas,
pegamentos, grapas, clips, broches, engargolados.
b. Vandalismo. El robo de los documentos valiosos por parte de los usuarios o por el mismo
personal que trabaja en los archivos.
c. Frecuencia de uso. El usuario es uno de los depredadores ms comunes en el uso de los

originales ya que raya, mancha los documentos con alimentos.
d. Traslado. Cuando se realiza un traslado de documentos a otra rea originan serios daos a
los documentos ya que los amarran con cuerdas que doblan la documentacin.
14
1.3 Definicin de Documento
El documento es la parte esencial de un archivo, ya sea de trmite, concentracin histrico. La

acumulacin de documentos en una institucin o dependencia origina la existencia de un archivo.
Se puede concebir al documento sin la presencia del archivo, pero no se puede concebir al
archivo sin la presencia del documento.15
Etimolgicamente la palabra deriva de documentum y esta a su vez procede del verbo docere
ensear.
Documento
en
un
sentido
amplio
genrico
es
todo
registro
de
informacin
independientemente de su soporte fsico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento

humano: <<libros, revistas, fotografas, films, microfilmes, microfichas, laminas, transparencias,
diseos, mapas, informes, normas tcnicas, patentes, cintas grabadas, discos, partituras, fichas
perforadas, manuscritas, sellos, medallas, cuadros, modelos, facsmiles y de manera general todo
lo que tenga carcter representativo en las tres dimensiones y este sometido a la intervencin de
una inteligencia ordenadora>>
De una manera ms simple, aunque tambin amplia puede definirse que documento es el
testimonio de la actividad
del hombre fijado en un soporte, perdurable que contiene
informacin. Es el objeto que conserva la huella de la actividad humana: que sirve para dar
noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el objeto, cuando hablamos de objeto nos
referimos a cualquier materia escriptrea sobre la cual se manifiesta un testimonio. El documento
como reflejo de la actividad humana. Se presenta por lo tanto como un soporte material (piedra,
pergamino, papel, cinta, disco) en el medio (escritura, pintura) fija el contenido, la noticia
(informacin).16
15
GARCIA AGUILAR, Maria Idalia. La Memoria Institucional: Hacia el Sistema de Archivos Universitarios.
Mxico, 1993. Tesis (Lic. En Biblioteconoma) Universidad Nacional Autnoma de Mxico. Pg. 78.
16
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica General: Teora y Prctica. 7.ed. Sevilla: Diputacin provincial,
1995.Pg.281.
15
El documento tambin se define como cualquier soporte material de informacin,

independientemente de sus caractersticas fsicas: microficha; cinta magntica; discos (ptico,
compactos; etctera) papel o cualquier expresin grfica, sonora o de imagen, en donde se
registre informacin susceptible de ser trasmitida.17
Soporte material de informacin, independientemente de sus caractersticas fsicas: microfichas;

cinta magntica; (ptico; compacto; etctera) papel o cualquier expresin grafica, sonora o de
imagen, en donde se registre informacin susceptible de ser transmitida.18
En el documento podemos encontrar la huella y el testimonio de una actividad y el
pensamiento humano. Consideremos al documento como el objeto de poseer un testimonio. Que
es nico e irrepetible. Por lo tanto un documento es elaborado una sola vez.
1.3.1
Tipos
Existen dos tipos de documentos, los pblicos y los privados.
Los pblicos son aquellos generados por un rgano estatal. Estos documentos pueden ser
autorizados o expedidos por un funcionario pblico, notario o cualquiera persona que obre en
nombre de algn rgano; los ms comunes son las escrituras pblicas de los notarios y
escribanos, las copias autorizadas de las constancias o diligencias que obran en los expedientes
oficiales, las actuaciones judiciales, los certificados expedidos por funcionarios pblicos de
cualquier orden.19
Los documentos privados son aquellos generados por particulares. Estos documentos pueden ser
expedidos por una sola persona como cartas personales o comerciales, o bien por dos o ms
como en contratos; pueden autorizarse nicamente por los autorizados, o delante de testigos que
den fe de los hechos y contenido de ellos. Los eclesisticos, en nuestro pas, tienen el carcter de
17
Glosario de Terminologa Archivstica y de Ciertas Expresiones de Administracin. Secretaria de Educacin

Pblica; ENBA. Mxico, 1980. Pg.51.
18
Colombia, Archivo General de la Nacin. Hacia un Diccionario Iberoamericano de Terminologa Archivstica.
Ministerio de Educacin y Cultura, 1997. Pg.51.
19
PEREZ GALAZ, Juan de Dios. Elementos de Archivologa. Manual de divulgacin. Mxico: Archivo General de
la Nacin, 1950. Pg.77.
16
Privados. Los documentos de cualquier clase, cuando obran en expedientes oficiales, adquieren el
carcter de instrumentos pblicos.20
Existen diferentes interpretaciones del documento pblico y privado, como las que se definen:
Documento pblico es el que dimana directa o indirectamente de la autoridad y se refiere a

asuntos de derecho pblico, por ejemplo, documentos legales, de gobierno o administracin y el
Documento privado ser el emanado de entre personas particulares con o sin intervencin de la
autoridad pblica.21
Todos los documentos de cualquier tipo, cuando obran en expedientes oficiales, adquieren
carcter de instrumentos pblicos y los documentos privados son generados por particulares, se
trate de empresas o de personas.22
Toda persona crea documentos tanto pblicos como privados.
1.3.2 Funcin
El documento como testimonio histrico cultural, tiene las siguientes funciones:
a. Dar f de hechos o sucesos que ocurrieron

b. Brindar informacin sobre un tema.
c. Medio de comunicacin
El documento es producto de la actividad humana y sirve para dar fe hechos o acontecimientos

que ocurrieron en el pasado, enriqueciendo nuestra historia.
Tambin lo ocupamos para realizar nuestras actividades diarias, en la escuela, en el trabajo, en la

casa etctera, y por medio de l aprendemos.
20
Ibd. Pg.77.
HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. Pg.281.
22
Glosario de Terminologa Archivstica y de Ciertas Expresiones de Administracin. op. cit. 56
21
17
El ser humano se comunica por medio de documentos como;
de cartas, fax, documento
electrnico etctera.
1.3.3
Caractersticas
Los documentos tienen caractersticas diferentes que los hace ser nicos de los dems por eso es
importante saber como diferenciar entre uno y otro. En los archivos se pueden encontrar
diferentes tipos de documentos como: mapas, dibujos, fotografas, impresos, discos etc.
Existen 2 tipos de caracteres: los caracteres internos, que se refieren al contenido y los caracteres
externos que se refieren a la estructura fsica del documento.
Dentro de los caracteres internos del documento se pueden encontrar los siguientes:
a) Entidad productora: es decir, el autor del documento, que puede ser una persona fsica o
moral, pblica o privada.
b) Orgenes funcionales: las razones por las que se ha producido un documento, tomando en
consideracin, y por este orden, la funcin, la actividad y el trmite por los que ha sido
realizado. Por ejemplo, la gestin de los recursos humanos es una funcin, dentro de la
cual la contratacin de trabajadores es una actividad y, entre otras, la redaccin de un
contrato de trabajo especfico es uno de los trmites que se realizan.
c) Fecha y lugar de produccin: tambin denominado datacin crnica y tpica del

documento, que lo sita en el espacio.
d) Contenido sustantivo: el asunto o tema que trata el documento, o sea, los fines u objetivos
perseguidos con su redaccin. As, en el ejemplo anterior, el contenido ser la
contratacin de una persona para el desempeo de ciertas labores. El contenido puede ser:
18
Intensivo: ofrece muchos datos sobre asuntos concretos y bien definidos, por
ejemplo: un expediente personal, judicial, etc.
Extensivos: ofrece pocos datos sobre un conjunto de elementos muy amplio, como
es el caso de un censo de poblacin.
Diversificado: ofrece datos variados sobre cuestiones diversas, por ejemplo una
memoria de gestin.23
Los caracteres externos del documento son:
a) Clase: esta determinada por el procedimiento empleado para transmitir la informacin,

as tenemos documentos:
Textuales: transmiten la informacin mediante texto escrito, sea manuscritos,

mecanografiado o impreso. Son el producto por excelencia de las administraciones
y los ms abundantes en los archivos.
Iconogrficos: emplean la imagen, signos no textuales, colores,... para representar

la informacin; mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, transparencias,
microformas.
Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre palabras en

el caso de los archivos: discos, cintas magnticas, discos compactos.
Audiovisuales: combina la imagen en movimiento y el sonido, aunque los

primeros ejemplos carecan de este ltimo aspecto: filmes, cintas de video, videodiscos.
23
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Informacin y Documentacin Administrativa. Madrid: Tecnos, 1998. Pg. 174175.
19
Electrnicos o informticos: son los generados en el entorno de los ordenadores:

fichas perforadas, cintas magnticas, diskettes, CD ROM.
b) Tipo: es una caracterstica que va ms all de lo meramente fsico o externo, por cuando
revela tanto el contenido como su estructuracin en el documento, y deriva de la accin
representada. As, la accin consiste en planear preguntas se materializara en un tipo
denominado cuestionario, donde la informacin se estructura de forma netamente
diferenciada respecto de otros tipos documentales si se trata de legislar, ser una ley, si de
informar un informe.
c) Formato: est en funcin de la forma de reunirse los documentos y del soporte, as, por
ejemplo, en el caso del papel hablamos de legajos, volmenes,...DIN A3,A4, etctera si
se trata de un disquete podr ser de 51/4 o de 31/2 pulgadas, etc.
d) Cantidad: se refiere al numero de unidades, (volmenes, legajos, documentos,...) y al

espacio que ocupan los documentos (metros lineales).
e) Forma: ms conocida con el trmino diplomtico de tradicin documental. Consiste en la

ingenuidad, es decir la condicin de original o copia y sus distintos variantes: copia
simple certificada.24
Por lo anterior podemos concluir que el archivo histrico es un lugar en donde se concentran los
documentos mas valiosos de un institucin publica privada, y de ah en inters de conservar su
documentacin como testimonio de su evolucin, basndose en diversas tcnicas archivsticas
que permitan una adecuada preservacin de sus materiales.
24
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. op. cit. Pg.174-175.
20
CAPTULO 2
LA MICROFILMACIN
21
CAPTULO 2
LA MICROFILMACIN
En el presente captulo abordaremos, la tcnica de microfilmacin, sus antecedentes, concepto,
ventajas y desventajas, as mismo el equipo, mtodos y materiales que existen y sus
caractersticas, con la finalidad de conocer las cualidades que tienen, para su implantacin en los
archivos, y de manera general el proceso de microfilmacin de acuerdo a algunos artculos,
libros, y congresos, en los que se sustenta esta tcnica.
Una vez microfilmada la documentacin, la podemos organizar, localizar y actualizar de tal

forma que sea ms fcil su recuperacin.
Cabe Mencionar que la mayor parte de las citas se extrajeron de la Antologa de Microfilmacin
proporcionada por la Profesora Martha Tapia Ortega, Jefa del Departamento de Archivos de la
Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma (ENBA).
2.1 Antecedentes de la Microfilmacin
La Microfilmacin tuvo su inicio a principios del siglo XIX (1839) cuando el inventor del
microfilm, el ingles John Benjamn Dancer quien naci en Inglaterra en 1812; fue cientfico,
inventor y fabricante de equipo ptico25 fue el primero que logr obtener una micro-fotografa,
de un documento, esto lo pudo lograr cambiando el lente de la cmara normalmente utilizado por
otro, con caractersticas especiales, (un lente que lograba reducir la imagen mas de lo usual en esa
poca).de ah su aparicin.
25
PONTIGO MARTINEZ, Jaime. Los Microformatos: su Aplicacin en el Almacenamiento, Recuperacin y

Diseminacin de Material Documental. Facultad de Filosofa y Letras, Mxico, 1974. Tesis (Lic. En
Biblioteconoma) Universidad Nacional Autnoma de Mxico. Pg. 4.
22
Ya para el ao de 1858 se hace mas evidente su aplicacin cuando, la publicacin Photographic

New, hizo notar el aumento del inters por las microfotografas; al publicar los procesos
relativos, e incluyo notas acerca de la posibilidad de utilizarlas para salvaguardar del fuego, a los
documentos.26
La creacin del microfilm por parte de Dancer comparte honores con el Francs, Ren Prudent
Patrice Dagrn, quien impulso el desarrollo de la microfilmacin y mostr algo del potencial del
mismo con su ingenioso correo de palomas mensajeras.
Dagrn recibi la primera patente que se expidi para el proceso de microfilmacin el 21 de

junio de 1859 (Francia No 23, 115).
Durante la guerra Franco-Prusiana Dagrn se hace famoso estableciendo un servicio de

comunicacin entre las ciudades de Paris y Burdeos; el servicio consista en un correo mediante
palomas mensajeras, que transportaban el microfilm enrollado en las plumas de su cola; las
palomas volaban entre las ciudades mencionadas; sus ligeras cargas eran despus proyectadas en
grandes pantallas.
Una vez terminado el sitio de Paris, Dagrn quiso aprovechar la experiencia ganada en el terreno
de la microfilmacin, y le propuso al gobierno francs microfilmar el material acumulado para
elaborar el presupuesto nacional; alguien mas propuso microfilmar los
manuscritos de la
biblioteca nacional y finalmente, Dagrn hizo un trabajo para una compaa de seguros; fue esta
la primera vez que se microfilmaron documentos para preservarlos del dao inmediato.
En agosto de 1873 Dagrn y otros dos fotgrafos patentaron un visor para uso del ejrcito;
despus al visor se agreg un impresor, y el lector fue mejorando para usos militares.
26
PONTIGO MARTNEZ, Jaime. op. cit. Pg.5.
23
Uno de los primeros mtodos para la impresin de microformatos en papel, publicado en 1872, es
el de Georges Scamoni, fotgrafo de la oficina imperial de san Petersburgo, la microimpresin
permaneci en secreto, salvo los trabajos del ingls Ducan Dallas que pens en producir una
biblioteca liliputense.
En 1874 Thomas Arthur Dillon, de Dubln, recibi una patente britnica para la microfilmacin
de documentos oficiales; bajo el sistema de Dillon, su autor se comprometi a microfilmar y
entregar copias amplificadas de cualquier documento. Esto anticip una serie de adelantos que
tendran los microformatos.
Otro aporte significativo de Dillon fue la solicitud de patente de una mquina que permita
microfilmar en forma sucesiva, que seria despus la cmara step-and-repeat (cmara de paso)
que se usa para elaborar microfichas en forma contina.
En 1890 Los inventores Eusebius J. Molera y John C. Cebrian, de san Francisco, revelaron los
mtodos mediante los cuales funciona la cmara y el visor. La cmara trabajaba en forma similar
a la de Dillon, pero los documentos se ordenaban en columnas, de tal forma que, una vez
procesada, la pelcula era similar a una microficha.
Un residente de Sleepy Eye Lake, Minnesota, cuyo nombre se ignora, solicit en 1890 la patente
de un duplicador seco que, adaptado a una cmara, poda usarse para producir imgenes del
tamao de una estampilla postal; posteriormente el inventor Soren C. Madsen pidi que se usara
para la elaboracin de copias fotogrficas, pero esta tcnica fue relegada en los Estados Unidos,
no as en Europa, donde continuaron las investigaciones encaminadas a perfeccionar la
microficha.
Otro esfuerzo aislado fue el del Ing. Reginald A. Fessenden, pionero de la electrnica en Estados
Unidos, que con la ayuda de revistas de fotografa, construy una cmara para uso personal su
reduccin fue de 10 dimetros y el microfilm se segua usando a platinas de vidrio; se pegaba en
tarjetas 3 X 5 que contenan el ttulo, una mencin de contenido y anotaciones; se lea con
pequeos vidrios de aumento.
24
Esto ocurri en 1896, fue el principio de lo que despus se conoci como ficha de ventana, que se
explota con la marca Microdeal, que se desarroll durante la Segunda Guerra Mundial.
Afines del siglo XIX, cuatro vecinos de Chicago buscaban crear una cmara automtica para el
registro de cheques; terminaron su trabajo entre los aos 1899-1901 y fue registrado en dos
solicitudes de patente. Los inventores eran Jansen, William H. Gardiner, Edmund Kandler y
Achilles de Khotinsky, ellos utilizaron una pelcula de celulosa y una cmara que, por medio de
un motor, hacia girar la pelcula y activaba un rodillo al mismo ritmo, exponiendo la pelcula a la
velocidad del original, Khotinsky lo perfeccion con dos rodillos para copiar el anverso y el
reverso.
El perfeccionamiento de las cmaras y la utilizacin de rollos de pelcula de celulosa, hacia 1889,

ayudaron a que los experimentos tuvieran mejores resultados. Tambin en 1889, Thomas A.
Edison populariz el uso de la pelcula de 35mm, de ancho y con ello impuls el rpido
desarrollo de las cmaras de microfilmacin..27
Aunque su desarrollo no fue tan imperceptible para el ser humano durante todo el siglo XIX y
principios del XX. Esto se debi quizs a que no existi por ese tiempo una verdadera necesidad
de su aplicacin.
Su verdadera atencin se observa en 1920 cuando la microfilmacin fue utilizada con propsitos
serios; en esta poca hombres como Emanuel Goldher de Alemania, George Mc Carthy y
Raymon Hessert de los Estados Unidos ven las grandes ventajas que pueden obtenerse con la
aplicacin de esta tcnica para el control de la informacin documental generada en sus centros
de trabajo. Por ejemplo Goldher, destaca al visualizar la conveniencia de imprimir cdigos
adjuntos a las imgenes microfilmicas y utilizarlas para ubicar imgenes especficas.
27
PONTIGO MARTNEZ, Jaime. op. cit. Pg. 6-10.
25
Mc Carthy y Hessert incrementaron el uso potencial del microfilm, inventando el mtodo

panormico de la pelcula y el documento avanzaba simultneamente, pasando a travs de la
ranura del equipo mientras la imagen era fotografiada a una velocidad sincronizada, por lo cual
crean la primera maquina microfilmadora de salida.
Para 1928 Mc Carthy
convenci a los empresarios de Eastma Kodak de la conveniencia
econmica de fotografiar los documentos de negocios, especficamente los cheques de bancos, en

un pequeo rollo, utilizando una cmara especial que fue llamada Rotary- Type que despus
fue la piedra angular de la Recordak Divisin de Eastmen Kodak y con ella se dio entrada al
microfilm para usos comerciales.
Por otra parte el mismo Mc Carthy recibi un jugoso contrato y el pago de una suma
considerablemente como anticipo, sobre las ventas futuras.
En 1930, habindose nombrado director de la empresa Recordak Corporation (subsidiaria de

Kodak Company) a George Mc Carthy, se desarrolla el primer equipo comercial de
microfilmacin llamado Ckeek o Graph,28 es aqu cuando se le comienza a dar mas impulso a la
creacin de nuevos equipos microgrficos.
Las empresas comienzan a notar la ventajas que produce microfilmar y Para 1933, ya se tenan en
224 ciudades de Estados Unidos, 700 maquinas funcionando en archivos diferentes, con notables
resultados. Los Archivos comenzaron a sentir el progreso de la microfilmacin, especialmente en
los aos treinta. Ahora se hablaba de microfilmar manuscritos y documentos que era necesario
tener disponibles, en alguna forma, dentro de un plazo ms o menos cort.
Durante la Segunda Guerra Mundial el microfilm hizo posible una gran operacin al manejar el
correo de los soldados. Para acelerar el manejo de las grandes cantidades de correspondencia que
se enviaban a las tropas en ultramar, se realizo de la misma forma en que lo haba hecho Dagrn
en Francia en 1870. Estas cartas eran microfilmadas en rollos de 16mm utilizando una cmara
28
TORRES PINEDA, Miguel ngel. Los Archivos Documentales como Apoyo a la Toma de Decisiones. Mxico,
1983. Tesis (Lic. en Administracin) Universidad Nacional Autnoma de Mxico. Pg.30-39.
26
rotativa; los rollos eran enviados por avin; despus se imprima una copia en papel, y se
introduca en el conocido sobre del V-Mail. Para realizar estas operaciones se uso equipo que
fue perfeccionado en poco tiempo para satisfacer esas necesidades; as vemos que para la
impresin de copias en papel se emple una gran impresora contina, que mas tarde conocemos
como copy-flow en la versin xerox.
Las Agencias gubernamentales de los Estados Unidos aprovecharon tambin los avances que
proporcionaba el microfilm y en 1941, los Nacional Archives ya tenan en marcha un programa
de microfilmacin, en el Departamento of Agricultura. 29
Ya en el ao de 1943 John F. Long, logra reducir planos y documentos importantes durante la

Segunda Guerra Mundial, en pelcula de 35mm y en un microformato denominado tarjeta de
apertura.
Muchos bancos se dieron a la tarea de microfilmar sus archivos durante la Segunda Guerra
Mundial con el fin de preservarlos en depsitos subterrneos, para evitar la
prdida de
informacin y adems sirvi para ahorrar, gran cantidad de espacio en el correo de las tropas, ya
que cientos de miles de cartas caban en un pequeo saco de correo.30
La primera microfilmadora de salida de computadoras denominada COM (Computer Output

Microfilm), tiene lugar en 1950, y se caracteriza por pasar informacin del computador al
microfilm sin antes haber pasado a papel.
Durante esa misma poca, se comienzan a discutir temas sobre microfilmacin y en su poltica
de reproduccin de fondos documentales de diversos archivos con fines de seguridad,
investigaciones, complemento y publicacin, la UNESCO. (Organizacin de Naciones Unidas,
Educativas, Cientficas y Culturales), creada en 1946 para la proteccin de las libertades humanas
y el desarrollo de la cultura, toma cartas en el asunto. Creando una unidad mvil de microfilm en
1956.
29
PONTIGO MARTINEZ, Jaime. op.cit. Pg.9.

GONZLEZ RAMREZ, Luis. Archivonoma: El Registro de la Informacin. 24.ed. Mxico: ECA, 1984.
Pg.108.
30
27
Esta unidad mvil tena como finalidades primordiales:
Microfilmar la documentacin ms importante de archivos y bibliotecas de pases que no

tuvieran un servicio de esta naturaleza, para que pudiera ser conservada, adems de
hacerla accesible a los investigadores y al estado.
Se buscaba con esto tambin adiestrar y capacitar al personal de los centros informativos
en la tcnica de la microfilmacin, con el fin de que se continuaran las labores iniciadas
por dicha unidad mvil.
Hasta
1962, la UNESCO, Continua con este programa de apoyo y de asistencia tcnica,
auxiliando principalmente a los pases tercer mundistas que no contaban con medios econmicos
suficientes para solventar los gastos que impediran la instalacin de centros microgrficos al
servicio de la investigacin. Para ello la UNESCO, hizo adquisicin de varios equipos para
microfilmacin de documentos, entre los que se cuentan: cmaras de microfilmacin y
duplicacin, aparatos de revelado y lectores de microfilmes, adems de contar con expertos
tcnicos en la materia.
El programa de asistencia tcnica de esta unidad mvil fue centrado en los pases de Amrica, el
cual tuvo una duracin de cinco aos (1956-1961), posteriormente la unidad de microfilm pasa de
Amrica a los pases africanos y asiticos.
En el simposio sobre Documentacin y Archivos de la colonizacin espaola, celebrada de 8 al

11 de octubre de 1979, en Espaa, se recomienda la reanudacin del programa de microfilmacin
a nivel mundial.
Gracias al apoyo tan significativo de la UNESCO como de otros organismos Internacionales

hacen que la microfilmacin, sea uno de
los ms valiosos auxilios en la Administracin
Documental, adoptndolo como el ms viable en los sistemas archivsticos.31

31
Antologa de Microfilmacin Proporcionada por la Profesora Martha Tapia Ortega Jefa del Departamento de
Archivos de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonomia (ENBA). Pg.11-13.
28
Pero su verdadero reconocimiento es en 1970, cuando se hace palpable su utilidad como sistema
archivstico en casi toda clase de organizacin por la exactitud fotogrfica que de l se obtena en
la documentacin, permitiendo resolver los ms agudos problemas de registro, proteccin y
localizacin de datos.
Actualmente la Microfilmacin es muy conocida en los archivos y aunque el microfilm no es

producto de la casualidad ni de un mero modismo de apariencias modernistas o de un articulo de
lujo. Tal crecimiento obedece, ms bien al beneficio que el microfilm ha significado en la
solucin de problemas documentales y de su validez como empleo jurdico de microfilm en
sustitucin de los documentos originales.
2.2 Definicin de Microfilmacin
La Microfilmacin es una tcnica que desde aos atrs se ha ido perfeccionando, hasta ser hoy
da un sofisticado sistema. Este se encuentra conformado por equipo microgrfico como son;
cmaras, procesadores, duplicadores, lectores y las microformas.
La Microfilmacin se puede definir como la tcnica de copiar documentos a escala reducida lo

que nos da la posibilidad de obtener un archivo pequeo pero muy completo.32
Otras definiciones de Microfilmacin que tratan otros autores son:
El autor Colin Sanchez, Mayolo define a la Microfilmacin como la Tcnica que consiste en
transferir el contenido de un documento a una pelcula pequea especialmente diseada para este
fin, con los equipos adecuados para realizar el proceso.33
32
COSTA CARBALLO, Carlos da. Introduccin a la Informtica Documental; Fundamentos Tericos, Prcticos y
Jurdicos. Espaa: Sntesis, 1995. Pg.139.
33
COLIN SNCHEZ, Mayolo. La Microfilmacin de Documentos en el Estado de Mxico. En: Congreso Nacional
Sobre Administracin de Documentos y Archivistas: Memoria No.1, Mxico. 1989. Pg. 3.
29
En el diccionario de Hacia un Diccionario Iberoamericano de Terminologa Archivstica, del

AGN de Colombia definen a la Microfilmacin como:
Conjunto de procesos flmicos que se efectan con el fin de obtener imgenes reducidas del
original. En este mismo glosario se mencionan como propsitos de la microfilmacin los
siguientes:
a) Completar la archivalia de las instituciones y / o pas que se hallen otro archivo y /o pas.
b) Preservar el contenido informativo de los documentos que se hallan en mal estado o que
fueron creados con material de baja calidad y tambin para preservar los originales del
desgaste que produce el uso repetitivo y la manipulacin.
c) Facilita el servicio a los usuarios principalmente en la sala de lectura.
d) Proveer copias de seguridad.
e) Ahorrar espacio para la eliminacin de los documentos en soporte papel y su reemplazo
por microformas.
Y finalmente para la produccin de documentos o para facilitar el uso o tramitacin de los

documentos activos.34
La microfilmacin es una tcnica que permite a los Archivos soluciones de espacios, seguridad
en la informacin, conservacin, lo cual nos va ha permitir contar con un mejor archivo.
Para la aplicacin de la tcnica en un archivo hay que hacer un estudio previo del acervo
documental a microfilmar, con el objeto de utilizarla en forma adecuada, dndole el enfoque que
requiere para introducir el sistema a nuestras reas de trabajo.
34
Colombia, Archivo General de Nacin. Hacia un Diccionario Iberoamericano de Terminologa Archivstica. op.
cit. Pg. 82.
30
2.3
Ventajas y Desventajas de la Microfilmacin
En el sistema de Microfilmacin podemos encontrar diversas ventajas, varan por el tipo de

documentos a microfilmar.
Cada archivo es diferente; el de tramite, concentracin e Histrico, y cada uno tiene diferentes
necesidades, es por eso que la microfilmacin es un sofisticado sistema.
Ventajas:
1. Ahorro de Espacio. Puede lograrse un considerable ahorro de espacio microfilmando los

documentos y deshacindose de los originales...en la mayor parte de
los casos lo hacen
simplemente porque carecen de espacio para guardar los originales o porque estn persiguiendo
otros fines.
Con las microformas solo se ocupara 2% de espacio requerido para archivar la misma
informacin en papel.
2. Seguridad. Esta se logra haciendo uno o ms duplicados de la informacin original, para

protegerla contra prdida... en el caso de que fuesen destruidos por el fuego, las inundaciones,
la guerra o cualquier otra calamidad. Las copias de seguridad deben almacenarse preferentemente
en un depsito situado en otro lugar distinto de aquella en que se guardan los originales.
3. Conservacin. Se realiza por dos motivos: uno proteger los documentos contra el posible
deterioro causado por el uso, es decir contra el desgaste y la roturas, y dos para defender el
contenido informativo de los documentos contra el deterioro o perdidas eventuales. Por ejemplo:
documentos producidos en materiales pobres...documentos borrosos, quebradizos, quemados o
mojados...
4. Referencia. Su propsito es proporcionar...copias exactas de los documentos a un costo mucho

menor del que supondra transcribir, mecanografiar.
31
5. Complemento. Se define como el fotografiado de documentos de otros archivos o propiedad

particular para completar o reforzar los propios.35
El autor Luis Gonzles Ramrez nos menciona otras ventajas:
1. Localizacin. Son muchos los documentos que caben en una microficha y cualquier dato se
localiza pronto, o por referencia directaen un instante cualquier micropelcula se puede ampliar
al tamao original, o mayor, en la pantalla de un visor
2. Seguridad. La Microfilmacin permite registrar los documentos por duplicado, con el objeto de
archivar uno de los rollos fuera de los locales de trabajo, como medida de proteccin contra
incendios, robo, inundacin, perdida y otras eventualidades
3. Preservacin. La Microfilmacin es el sistema ideal para archivar valiosos documentos,

peridicos, dibujos de ingeniera, y otros originales, puesto que el papel no puede resistir el
deterioro natural que sobreviene con los aos.36
4. Ahorro de espacio. La cantidad de equipos utilizados normalmente en un archivo tradicional

s vera reducido considerablemente, ocupando muchos menos unidades para la guarda de los
registros en microfilm que para los considerados en papel, se puede reducir 50 muebles de
archivo a uno solo. Los archivos as consolidados facilitan el rpido acceso a la informacin.37
Otras ventajas que nos menciona la profesora Martha Tapia Ortega en su Antologa de
Microfilmacin son las siguientes:
1. Bajo costo de distribucin. Las microformas se duplican rpidamente y de forma econmica,

con lo que se puede distribuir entre los archivos y su costo de traslad resulta muy bajo.
35
LEISINGER, Albert H. Microfotografa para Archivos. Espaa: Direccin General de Archivos y Bibliotecas,
1972. Pg.88.
36
GONZLEZ RAMREZ, Luis. op. cit. Pg. 110.
37
Ibd. Pg.110.
32
2. Uniformidad dimensional. A la hora de Microfilmar la reduccin, permite que los documentos

se adecuen a las dimensiones de los microformatos que se estn utilizando en el sistema,
logrando una mejor apariencia.
3. Continuidad de los archivos.- Al microfilmar los documentos, estos irn siempre en secuencia
fija, ello evita que sean archivados de forma incorrecta, alterarse o perderse.
4. Eficiencia. Los lectores y los ndices de localizacin de informacin, hacen que la velocidad y
precisin con que es localizado un documento se haga en cuestin de segundos. El lector hace
avanzar la pelcula a una velocidad de 2m por segundo lo que equivale a un avance de 160
imgenes, lo que no se puede lograr con documentos originales.
5. Proteccin.- El hecho de microfilmar dos rollos o ms conteniendo la misma informacin se

hace con el objeto de utilizar uno para la consulta diaria y el otro para conservarlo por separado y
a salvo de una posible destruccin.
El proteger la informacin de esta manera contra posibles siniestros, evitara el que la empresa o
institucin se encuentre de un momento a otro sin ningn antecedente de sus actividades
realizadas hasta el momento, como sucedi en el sismo de 198538
Otra ventaja que considero importante mencionar es la siguiente.
1. Copia. Si el usuario requiere cierta informacin, con la microfilmacin la podr imprimir en el

lector impresor, en unos cuantos segundos, evitando la trascripcin de los documentos
Estos autores que se mencionaron concuerdan con que las principales ventajas de la
Microfilmacin son; el ahorro de espacio que se puede lograr, cuando existe explosin
documental, seguridad en la informacin y la conservacin de los documentos.
38
Antologa de Microfilmacin. op. cit. Pg.121-125.
33
Las ventajas anteriormente mencionadas nos dan un panorama de lo importante que puede
significar aplicar la tcnica microgrfica en nuestros archivos.
Desventajas de la Microfilmacin
Aunque con la Microfilmacin obtenemos grandes ventajas, es importante tambin mencionar

sus desventajas, para poder tomar una buena decisin al implantar el sistema en cualquier
institucin.
Algunas desventajas de la Microfilmacin de acuerdo al autor Leisinger Albert son:
1. El costo de mantenimiento...en microfilme puede ser superior al que supone almacenar...los

originales.
2. Puede resultar incmodo utilizar la copia en microfilme.
3. No siempre es posible obtener una copia en microfilme perfectamente legible o utilizable:
Cuando el documento presenta escritura muy fina
Cuando es excepcionalmente grande
Cuando hay muy poco contraste entre la escritura y el papel,...en el caso de tintas
amarillentas...o el papel decolorado, oscurecido o coloreado...
4. El valor intrnseco de un documento se pierde en la pelcula.
5. No es posible comparar dos imgenes separadas del mismo rollo.
6. Una vez que los documentos han sido microfilmados no siempre es factible incorporar material
adicional a la pelcula.39
39
LEISINGER. Albert. op. cit. Pg. 33.
34
Es importante mencionar que otras desventajas de la microfilmacin son:
1. Los costos para adquirir el equipo pueden ser muy elevados y el mantener el microfilm en
zonas acondicionadas para su preservacin puede ser superior al gasto que supone el mantener
nuestros archivos en el material de soporte original.
2. Cuando los cdigos de indizacin no han sido elaborados con el cuidado que se requiere, en
lugar de poder recuperar los datos con la prontitud deseada, suele ocasionar muchos mas
problemas que tener la informacin en papel.
3. Si no se observa cuidadosamente las normas de calidad, al realizar la microfilmacin, este no

tendr ningn resultado.
4. Cuando la energa elctrica se va de nuestras instalaciones no podemos consultar la

informacin microfilmada, ocasionando un grave inconveniente para los usuarios.40
La Microfilmacin es una tcnica que permite una enorme reduccin en espacio y la

conservacin de los documentos, encomendados a cada archivo para su custodia, y hacerlos mas
accesibles a los investigadores y al pblico en general, logrando que se pueda obtener copias de
los documentos esenciales para su propia continuidad cultural.
2.4 Equipos de Microfilmacin
Para poder ingresar al sistema de la Microfilmacin hay que conocer las cmaras, procesadores,
duplicadores, lectores para asegurar la produccin de las microformas que cumplan las
condiciones requeridas y permitan la proyeccin, lectura y ampliacin en papel, que sea legible a
simple vista.
40
35
2.4.1
Equipos de Entrada
Los equipos de entrada tambin llamadas cmaras microgrficas, son las que nos van ha
permitir fotografiar a una escala reducida los documentos, para despus poder obtener nuestros
datos en microformas.
Las cmaras de Microfilmacin, a lo largo de su desarrollo han ido evolucionando de manera

muy rpida, lo que permite contar con equipos mas sofisticados en los archivos.
Anteriormente las cmaras eran utilizadas en forma manual, lo que llevaba ms tiempo para
microfilmar documentos. En la actualidad son automticas lo que facilita su uso y una mayor
produccin.
2.4.1.1
Cmaras Rotativas
Dentro del sistema de Microfilmacin se encuentran las cmaras rotativas, las cuales pueden ser
manuales y automticas y nos van ha permitir obtener el documento tanto de anverso como del
reverso.
Se
les da este trmino, ya que es un tipo de cmara en la que tanto los documentos a
microfilmar como la pelcula se mueven en forma sincronizada durante el proceso de

exposicin.41
Los documentos son alimentados por un extremo de la mquina, recorriendo su interior por
medio de bandas transportadoras, hasta pasar frente al obturador de la misma, para que despus
de ser fotografiados se les expulse por el otro extremo de la mquina.
41
LEISINGER, Albert H. op. cit. Pg.88.
36
Estas maquinas consisten bsicamente en una cmara, bandas de transportacin de documentos,

un banco de focos para la iluminacin y de un conjunto de espejos con l fin de que pueda
producirse si as se requiere la microfilmacin del anverso y reverso de los documentos al mismo
tiempo.
Sus mecanismos automticos de alimentacin permiten velocidades de microfilmacin hasta de

700 documentos de un tamao por minuto.
Para estas cmaras se utilizan rollos de pelcula de 16mm de ancho por 30.5 m (100 pies) de
largo, ste rollo tiene una capacidad aproximada de 2,500 documentos tamao carta, dependiendo
esto del grado de reduccin empleado y del sistema de ndices elegidos.
Esta microfilmadora puede reducir el tamao de un documento original de 16 a 40 veces.

Las rotaciones tienen grandes aplicaciones en industrias como: bancos, grandes almacenes,
fbricas, compaas de transportes y oficinas de gobierno.
Las mquinas rotativas son en la mayora de los casos aparatos compactos, las cuales funcionan
con la corriente elctrica regular.42
42
Antologa de Microfilmacin. op. cit. Pg. 37-39.
37
2.4.1.2 Cmaras planetarias
Consiste en una mesa, un juego de lmparas, una cmara fotogrfica montada en sentido vertical
y un sistema de control elctrico.
En estas cmaras tanto la pelcula como el documento a microfilmar permanecen inmviles, esto
es, que no existe movimiento durante la exposicin. La mquina cuenta con fuentes de
iluminacin en los extremos laterales, con el fin de obtener una buena fotografa. Algunos
modelos tienen integrada la llamada luz de fondo (back-light) con la cual se obtiene una mayor
calidad de imagen.
Esta cmara se caracteriza por su alto poder de reduccin y la ventaja de poseer varias lentes de
reduccin que se intercambian con slo aumentar o disminuir la altura de la cabeza de la
cmara. La calidad de la imagen se logra en parte por permanecer el documento esttico durante
la exposicin. La pelcula en stos equipos puede ser de 16 o 35 mm.43
Este equipo es generalmente usado para microfilmar documentos que por su dimensin y rigidez
relativa no pueden ser microfilmados con otro equipo microgrfico tales como: Planos, mapas,
cartas geogrficas, peridicos diseos industriales, libros, bocetos publicitarios, y en general
cualquier material impreso de dimensiones relativas.
43
38
2.4.1.3 Cmaras Microfilmadora de Salida de Computadora (Equipo COM)
El sistema COM (Computer Out Microfilm) es el sistema mas completo que existe en la
Microfilmacin.
Es el equipo ms avanzado y sofisticado en la tecnologa microgrfica; estas mquinas registran

la informacin en el microfilm directamente de la computadora almacenada por medio de cintas
magnticas.
Estos equipos eliminan el paso de impresin en papel. Las imgenes de informacin del
computador, son proyectadas en una pantalla de un tubo de rayos catdicos de la cual son
tomadas fotogrficamente en la pelcula de 16mm en rollo.44
44
Antologa de Microfilmacin. op. cit. Pg.41.
39
2.4.1.4 Reduccin de Documentos
La reduccin, es parte fundamental dentro de la Microfilmacin ya que mediante este proceso

vamos a poder obtener la imagen en la pelcula.
Para llegar a obtener buenas reducciones requerimos de:
Microscopio.
Material fotogrfico de alta resolucin.
Equipo especial de enfoque.
Las limitaciones prcticas de la escala de reduccin en la microfilmacin de documentos se

deben principalmente a los siguientes factores:
a) Calidad del original en cuanto al grosor o definicin de lneas para permitir una reduccin
considerable. El trabajo realizado en peridicos y fotografas son ejemplos de baja
calidad.
b) El poder de resolucin de la cmara utilizada para estos fines no suele estar ms arriba
de 150 a 200 lneas por milmetros.
c) Influyen de manera concluyente las variaciones en
el tiempo de exposicin y las
condiciones del procesado de la pelcula.45
El tipo de reduccin que se ha elegido, deber estar basado en los documentos a microfilmar, as
como de los tamaos, textura y color del acervo documental. Por otra parte no es aconsejable
insistir demasiado en la reduccin de las imgenes porque los microfilms, aunque sean de
pelcula muy pequea, pasado un cierto punto de empequeecimiento dan lugar a imgenes
nebulosas, absolutamente inapropiadas para hacer frente a exigencia de orden prctico.
45
GONZALEZ RODRIGUEZ, Leonardo. Adquisicin y uso de Equipo Microgrfico en los Archivos. En: Boletn
del Sistema Nacional de Archivos. No. 8 (nov-dic) Mxico: Archivo General de la Nacin. Pg.74.
40
El autor Leisinger Albert en su libro de Microfotografa para archivos46, nos muestra el dibujo
siguiente haciendo referencia a la reduccin de los documentos.
REDUCCIN DE LAS DIMENSIONES

LINEALES
REDUCCIN DEL AREA
9a1
10 a1
11 a1
12 a1
13 a1
14 a1
15 a1
16 a1
17 a1
18 a1
19 a1
20 a1
21 a1
22 a1
23 a1
24 a1
25 a1
26 a1
27 a1
28 a 1
29 a1
30 a1
46
81 a1
100 a 1
121 a1
144 a1
169 a1
196 a1
255 a1
256 a1
289 a1
324 a1
361 a1
400 a1
441 a1
484 a1
529 a1
576 a1
625 a1
676 a1
729 a1
784 a1
841 a1
900 a1
41
2.4.2 Equipos de Procesamiento
El procesado de la pelcula se puede desarrollar con diversos procesadores, los cuales nos van ha
permitir realizar en forma automtica el revelado, fijado y secado del microfilm.
2.4.2.1 Procesadores Universales
Este procesador es uno de los ms utilizados en los archivos, lo podemos encontrar de dos
formas: por aspersin y por inmersin.
Estos procesadores estn compuestos de una entrada para insertar la pelcula con imagen latente
y de una salida, donde se recibe la pelcula con imagen visible.
El proceso de revelado en estos equipos es el siguiente: revelado, lavado, fijado y secado de la

pelcula. Tienen capacidad para procesar al mismo tiempo de 1 a 6 rollos de 16mm, de 1 a 3 de
35mm, y de 2 rollos de 105mm de ancho por 60m de largo, su velocidad de revelado es variable,
tienen la particularidad de revelado de cualquier tipo de pelcula estndar.47
2.4.2.2 Procesadores de Vapor Amoniaco
Este procesador revela las pelculas diazicas, trabaja de forma diferente a los dems
procesadores, debido a las caractersticas fsicas de la pelcula. Su proceso es por medio de gas de
amoniaco, que activa las sales diazoicas de la pelcula.
Esta mquina es utilizada generalmente en el proceso de revelado de microfichas de 105 X 148

mm. Aunque actualmente existen procesadores de rollos de 16, 35 y 105 mm, revelados por este
proceso en donde stos ya vienen con el revelador nter construido.48
47
48

Ibd. Pg. 46.
42
2.4.2.3 Duplicadores de Pelcula
Este equipo es utilizado para obtener duplicados de pelcula original de 16, 35 y 105 mm, en
ellas se pueden duplican rollos de pelcula tanto convencionales a base de halgeno de plata, as
como pelcula diazo y vesicular.
2.4.2.3.1
Duplicador de Pelcula de Plata
Este es uno de los duplicadores ms utilizados en los Archivos Histricos, y nos permiten obtener
copias exactas de la pelcula.
El proceso Consiste en exponer las pelculas originales y de plata ante una fuente lumnica de
luz normal, la que es gradualmente, en su intensidad. Su velocidad de duplicacin, puede ser
ajustada con el fin de obtener una claridad ptima de la pelcula original.49
49
43
2.4.2.3.2
Duplicador de Pelcula de Diazo
Este duplicador nos ofrece la ventaja de ir revelando al mismo tiempo que duplica la pelcula,
permitiendo ahorrar tiempo en el proceso.
Estos procesadores consisten en exponer la pelcula diazo a una luz de rayos ultravioletas, sta
luz permite afectar las molculas de sales de diazo que componen la emulsin de la pelcula,
posteriormente se realiza el revelado en una seccin del duplicador con temperatura regulada y
amoniaco. Dentro de sus caractersticas principales tenemos la velocidad de copiado, pues se
cuenta con maquinaria que realizan el revelado al mismo tiempo de ir duplicando, respetando la
Polaridad del original. Pueden duplicarse rollos de 16 y 35 mm y microfichas de 105 y 148 mm.
Para este ltimo caso, se requiere de un procesador por separado basndose en sales de amoniaco,
actualmente ya se encuentran en el mercado equipos con cmara de vapores de amoniaco
integradas a los duplicadores.50
2.4.2.3.3
Duplicador de Pelcula Vesicular
Este es otro de los duplicadores que existen, con una alta velocidad de duplicacin.
Estos al igual que los duplicadores de diazo trabajan tambin a partir de la luz ultravioleta, ya
que es el nico tipo de luz que permite afectar las molculas para la formacin de vesculas. Su
revelado se realiza en otra seccin con temperatura regulada.
Se caracterizan por tener una alta velocidad de duplicacin, cambiando la polaridad del original
al mismo tiempo de duplicar la pelcula.
Duplica rollos de 16, 35 y 105 mm, partiendo de microformatos como el jacket, molex o
microfichas generadas por el sistema COM.51
50
51
Antologa de Microfilmacin. op. cit. Pg. 47.

Ibd. Pg. 47-48.
44
Como he mencionado existen diversos
duplicadores que de acuerdo a las necesidades del
Archivo, nos van ha permitir obtener copias exactas de la pelcula, de forma rpida la
Informacin.
2.4.3
Equipos de Salida
Los equipos de salida tambin llamados Lectores nos van ha permitir observar la informacin
microfilmada, en un proyector de pantalla.
2.4.3.1 Lectores
Existen una gran variedad de lectores en el mercado, anteriormente eran de tamao ms grande y
actualmente los podemos encontrar mas sofisticados.
Un lector o visor, es un aparato de proyeccin empleado para ampliar la imagen de la

Microforma hasta alcanzar proporciones legibles.52
El lector nos ayuda a verificar si los documentos, se encuentran correctamente microfilmados y

es un instrumento indispensable en los archivos. Un lector inadecuado impide al personal del
centro y a los investigadores el uso, al mximo del microfilm y en cambio un buen lector facilita,
en cambio su empleo.
52
45
El autor, Leisinger Albert, en un estudio de las normas bsicas para equipamiento, mantenimiento
y funcionamiento de un laboratorio de reprografia en archivos de pases en desarrollo nos hace
mencin de las principales caractersticas que un lector debe tener son:
Deber ser de cuidadosa fabricacin, de base estable y capaz de resistir un duro uso.
De simple manejo, fcil de limpiar, conservar y reparar.
Deber tener lentes capaces de ampliar la imagen de la pelcula hasta tamao del original
mayor, de excelente definicin, carencia de distorsiones y sin notables diferencias de nitidez
entre el centro y bordes de la imagen.53
Otras caractersticas que menciona el mismo autor son:

El aparato lector permitir el giro de la imagen en 360.
Acompaaran a cada aparato lector sencillas instrucciones y diagramas explicando las
operaciones de carga y descarga, limpieza y reparaciones
Las lmparas debern ser, preferentemente de tipo comn, capaces de proporcionar la
suficiente iluminacin sin perjudicar a la pelcula.
Es aconsejable la existencia de un regulador lumnico que permita al usuario aumentar o
disminuir en la pantalla la iluminacin proveniente de la fuente de luz.
Tambin es aconsejable que permita diversas ampliaciones.
Todos los controles debern ser fcilmente accesibles al usuario que podr manipularlos sin
levantarse ni cambiar su posicin ante el lector.
El aparato lector deber reducir al mnimo los riesgos de abrasin o rayado de la pelcula
El aparato lector debe cumplir todas las normas elctricas y cualquier otro requisito de
seguridad.54
El autor nos menciona estas caractersticas con el propsito de poder elegir un equipo adecuado.
53
LEISINGER, Albert H. Un Estudio de las Normas Basicas para Equipamiento, Mantenimiento y Funcionamiento
de un Laboratorio de Reprografia en Archivos de Paises en Desarrollo. Madrid: Centro Nacional de Microfilm,
1977. Pg. 38.
54
Ibd. Pg. 39.
46
2.4.3.2 Lectores Impresores
Este equipo nos va ha permitir obtener copias exactas del documento y tambin poder observar la
imagen por medio de una pantalla.
Los Lectores impresores tienen un sistema para sacar fotocopias de la imagen proyectada en la
pantalla, las que pueden ser obtenidas en su tamao original o en tamao ampliado o reducido de
acuerdo al lente de ampliacin utilizado, a travs de un sistema de fotocopiado comn, Adems
tienen las caractersticas de realizar
la impresin en papel partiendo de las microformas
utilizadas en el sistema, de cortar con dispositivos
para rpida localizacin
del dato
microfilmado por medio de sistemas de cdigo de lneas, binario, blip, entre otros.
Uno de los principales objetivos para utilizar ste tipo de lectores se hace con el fin de dotar de
copias en papel a los clientes o usuarios que solicitan informacin microfilmada.
Se puede emplear papel fotogrfico o electroesttico, con el papel fotogrfico se obtienen copias
de buena calidad, partiendo de negativos de documentos hechos a mquina o de pelcula
utilizada en el sistema COM. Partiendo de un negativo.55
Cabe mencionar que se debe tener un control de las copias que el operador proporciona a los
usuarios que la soliciten, ya que stas debern ser proporcionadas slo cuando se hayan agotado
todas las posibilidades de impresin de copias porque ste sistema es alto.
55
47
Los lectores impresores cuentan con las caractersticas necesarias para cubrir las necesidades de
impresin que tengan las empresas o instituciones en sus distintas actividades, partiendo del
microfilm.
2.5 Mtodos de Microfilmacin
Existen tres mtodos de microfilmacin, que hacen aparecer las imgenes en la pelcula y que
son elegidos conforme a las caractersticas de los documentos y son:
2.5.1 Mtodo Simplex
Este mtodo es generalmente el ms utilizado en los Archivos ya que es ms fcil de utilizar.
Mtodo Simplex Es un Formato en el cual la imagen, va de arriba hacia abajo, como en las
pelculas de cine, que formadas en su posicin vertical natural muestran las imgenes
transversales a sus bordes. Forma de microfilmacin en la cual la imagen del documento ocupa
todo el ancho de la pelcula.56
Cuando se trata de documentos de longitud mayores a las aceptadas por las guas exteriores del
alimentador, el documento se coloca con la cabeza haca adelante y el anverso haca arriba, esto
permite que la imagen aparezca en la pelcula en forma horizontal y con la cabeza a la izquierda.
Este mtodo se usa principalmente para la microfilmacin de documentos estndar y en los que
predomina la informacin nicamente en el frente de los mismos, en caso de que se tengan
documentos con informacin al reverso, se optar por pasarlos dos veces por la mquina, la
primera por el anverso y la segunda por el reverso, teniendo como resultado en la pelcula las dos
imgenes sucesivas respectivamente.57
56
MENDEZ SAUCEDO, Gerardo. et al. Glosario de Trminos de Micrografa. Mxico: Archivo General de la
Nacin. Comit Tcnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivos. No.42, 1981.Pg.7.
57
48
2.5.2 Mtodo Duo
Este mtodo permite obtener ms imgenes en el microfilm, aunque su prctica no es muy comn
por lo complicado al realizar la filmacin.
Este Mtodo Consiste en microfilmar por la mitad anterior de la pelcula de principio a fin, una
vez terminada sta se voltea y se microfilma sobre la otra mitad; ste procedimiento se realiza
con el fin de aprovechar en toda su extensin la pelcula. En ste mtodo slo es posible
microfilmar documentos pequeos (21.2 x 27cm.) empleando un alto grado de reduccin
(32xcm), con el fin de obtener imgenes que puedan caber en la mitad de la pelcula.58
Tambin ste mtodo fue empleado para microfilmar en la mitad inferior el anverso del
documento, y en la segunda pasada microfilmar en la mitad superior de la pelcula el reverso del
documento. Esto representaba una operacin difcil ya que se debe calcular l reinicio de la
pelcula con el fin de que el documento pueda quedar frente a frente, o sea el anverso con su
reverso correspondiente; Esto hace que las posibilidades de error sean considerables puesto que
el hacer coincidir la segunda mitad de la microfilmacin con la primera, es mnima.59
58
59
MENDEZ SAUCEDO, Gerardo. et al. op. cit. Pg.7.

49
2.5.3 Mtodo Duplex
Mtodo parecido al Duo, ya que microfilma los documentos por ambas caras al mismo tiempo,
permitindonos ahorrar tiempo al microfilmar y mayor aprovechamiento en la pelcula, aunque
solo es ofrecido por algunas maquinas.
Este Mtodo es eficiente ya que permiten microfilmar ambas caras del documento (anverso y
reverso), de una sola pasada apareciendo en la pelcula el frente en una mitad y el dorso en la
otra mitad; esto se consigue por medio de un sistema ptico basndose en espejos y otros
componentes que hacen posible lograr que el obturador funcione justo en el momento de captar
las dos imgenes, cuando el documento pasa frente a l.
Este mtodo al igual que el Duo, slo puede microfilmar documentos no mayores de 21.2 x 27
cm, y a un nivel de reduccin mayor de 32x en adelante, pero con mucha precisin y a una gran
velocidad.60
2.6 Las Microformas
Dentro del campo del sistema de Microfilmacin existen diferentes tipos de microformatos o
microformas, en los cuales se va ha plasmar la informacin como; documentos, cheques, mapas,
planos, peridicos, libros, etctera. Estos son un soporte transparente, flexible que permite una
alta densidad de informacin registrada en cada uno de ellos.
60
50
Algunas definiciones de Microforma son:
Las microformas son microcopias de documentos ya existentes; pero en otro soporte

diferente.61
Tambin se define como un termino genrico que se designa a cualquier soporte, generalmente
pelcula, que contiene microimagenes.62
Las microformas las podemos encontrar en forma de rollos en diferentes anchos y longitudes,
en fichas de diversos tamaos o en tiras de pelcula; las que pueden ser transparentes u
opacas.63
A las Microformas se les considera equivalentes a los documentos originales, su presencia es real
en los archivos y se les considera los nuevos soportes archivsticos pero no son documentos en el
sentido de la palabra y actualmente estos son los mejores medios para asegurar la informacin
que en cualquier otro soporte.
Lo que determina el uso o aplicacin de una microforma o microformato, es el sistema de

microfilmacin que se adopte. La utilizacin de cada una de ellas esta ligada directamente a los
tipos de documentacin que sern microfilmados y sus respectivas finalidades.
Cuando se aplica indebidamente un microformato, se esta poniendo en riesgo todo el sistema de

Microfilmacin.
Es por tal motivo que hay que conocer sus diversas presentaciones, as como sus caractersticas,
a fin de elegir las adecuadas.
61
COLIN SNCHEZ, Mayolo. op. cit. Pg. 3.

Normas: Microgrfica Vocabulario. En: Revista Espaola de Documentacin Cientfica. Espaa, Vol. 17, N-1,
1994.Pg.82.
63
GIL RODRIGUEZ, Miguel. et al. Microformatos. Mxico: Archivo General de la Nacin. Comit Tcnico
Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo. Folletos Tcnicos. No.37, 1981. Pg.7.
62
51
2.6.1
Rollo
Microformato que usualmente es el mas utilizado en los Archivos por su fcil uso y mayor
capacidad, adems estos rollos pueden venir en varios anchos, pero los de 16mm y 35mm son
los ms conocidos, y el de 16mm es el ms comnmente usado.
Con ste microformato se puede lograr el mximo de ahorro de espacio, puede ser ubicado con
facilidad dando de est forma mayor seguridad a los archivos.
Se utiliza principalmente en microfilmacin extensa cuya secuencia sea cronolgica, como es el

caso de archivos contables o numricos progresivos, en expedientes que no sufren cambios
posteriores o actualizacin, como por ejemplo los archivos de pasaporte, catlogos, archivos
histricos, archivos notariales, etc.
El registro se hace con cartulas de inicio y fin de rollo con firmas de certificacin sobre el estado
de guarda la documentacin y la secuencia de rollos.
La preparacin de documentos es una etapa previa a la microfilmacin y se organiza en paquetes

de 2,500 documentos (si se trata de tamao carta), cuando la microfilmacin se efecta en rollos
de 16mm, con reduccin 24X.
La ventaja de utilizar rollos en la microfilmacin es la de conservar las imgenes en el mismo

orden en que han sido microfilmados los documento, proporcionando con ello una seguridad
absoluta, ya que de sta manera no puede ser sustrada o alterada la informacin en l contenido.
Para conservarlo e identificarlo se utiliza la caja de archivo en la cual viene empacado de fbrica
dicho rollo, y la continuidad de las imgenes proporciona una integridad de archivo excelente.
52
Tambin si nuestras necesidades lo requieren pueden mandarse hacer cajas especiales con datos
de identificacin que se consideren necesarios, inclusive si se pretende llevar un sistema
cromtico (por colores), que nos permita la identificacin de la informacin contenida en cada
caja, tambin pueden ser mandadas a hacer.
Los problemas de archivar errneamente los documentos individuales se eliminan virtualmente

por medio de sta tcnica. Este microformato es aceptado por casi todos los equipos de
microfilmacin, y los rollos pueden venir en varios anchos, pero los de 16 y 35mm, son los ms
conocidos, siendo el uso ms comercial el de 16mm.64
2.6.2 Magazines, Cassettes o Cartuchos
Estos microformatos tienen relacin en un mismo concepto, permiten un acceso rpido al usuario
en la bsqueda de informacin.
Los rollos de pelcula integrados a los magazines, cassettes o cartuchos permiten ser cargados
automticamente en los lectores, y el rastreo de la informacin se efecta con solo apretar un
botn. Adems de esto, los magazines, cassettes y cartuchos en si mismos sirven como excelente
protector del rollo...contra el polvo, humedad, luz etctera.
64
53
Existen tambin magazines de enhebrado fcil, formato recin diseado, no requiere de

empalmes con guas o retenes especiales y pueden ser usados tanto con pelcula de 16mm como
de 35mm. Tambin permiten un enhebrado automtico de la pelcula en el lector.65
Estos microformatos se emplean principalmente en programas de localizacin automatizada y en

otros de gran demanda de informacin rpida, tales como: cuentas por pagar e identificacin de
huellas digitales.
2.6.3 Jacket o Cartera de Plstico
Los jackets fueron diseados para ampliar el uso de microfilm, de este microformato existen
diferentes tipos y tamaos para ser utilizados de acuerdo a las necesidades del sistema en que
sern usados
.
El jacket se puede definir como:
Ficha en forma de bolsa de plstico transparente, dividida en canales en los que se introducen
fotogramas o tiras de pelcula, por esta razn es el nico formato que permite adicionar nuevas
imgenes en una misma ficha. Tambin permite retirar fotogramas que quedan inutilizados.66
65
66
GIL RODRIGUEZ, Miguel. et al. op. cit. Pg.5.

AMAT NOGUERA, Nuria. Tcnicas Documentales y Fuentes de Informacin. Espaa, 1978.Pg.243.
54
Este sistema es usado donde quiera que exista la necesidad de actualizar registros activos con
rapidez y facilidad. Los jacket se usan en formatos estndar de: 16mm, 35. Y 16/35 combinado.
Son compatibles con los lectores y lectores impresores de microfichas, pueden ser almacenados
en archiveros estndar convencionales o en sistemas de recuperacin automtica, colores,
codificadores o marcas pueden ayudar al control, localizacin y reintegracin de un jacket
dentro del archivo, un jacket de entre 100,000 puede ser localizado en 10 segundos o menos.
El Jacket puede permanecer en el archivo y enviarse copias en pelcula de diazo a los lugares
donde la informacin es necesitada, las copias del jacket tiene excelente calidad y un bajo costo
que permite su distribucin.
El mylar que forma los jacket protege el microfilm tanto en el archivo como en el uso contra
ralladuras, roturas y marcas que pudieran producirse cuando se consulta, se imprime y se
duplica.67
67
55
2.6.4
Microfichas
La microficha es utilizada la mayor parte por la microfilmadora COM, y pueden utilizarse

reducciones de hasta 48X permitiendo con ello capacidades muy altas.
Las microfichas son placas de pelcula semejantes a un negativo ampliado varias veces, en ellas
se encuentran colocadas en lneas todas las imgenes de documentos microfilmados, una bajo de
la otra. Para reproducir stas microformas se utiliza principalmente
la cmara de paso y
repeticin /steap and repeat), pero existen otras maneras de obtener microfichas, a base del
sistema COM, una microficha puede ser generada tambin como resultado de una duplicacin
de un jacket para obtener tanto microfichas como duplicados si fuese necesarios. La microficha
es otro de los medios ms econmicos para distribuir informacin a distintos lugares.
Las microfichas de este tipo son de un tamao de 105 X 148 mm. (Aprox. 4x6 pulgadas), con
imgenes en siete renglones y catorce columnas. Si el documento original es tamao carta (8.5 x
11 pulgadas), se usa una reduccin de 24x, y si es tamao legal (8.5 x 14 pulgadas) se microfilma
a una reduccin 27x.
Debido a su facilidad de duplicacin, estas microfichas se emplean extensamente como medio

para publicar catlogos tcnicos, reportes de investigacin de ste microformato se ha creado una
nueva tcnica que se ha desarrollado rpidamente denominada micro publicacin, ya que puede
ser microfilmado un libro y sus pginas sern fotografiadas en un determinado espacio de la
microficha.68
68
56
2.6.5
Tarjetas para Archivar
Este tipo de microficha al igual que el jacket permite ir aadiendo imgenes microfilmadas
posteriormente y cuenta con espacios en donde se pueden anotar identificaciones a simple vista.
Permitiendo una rpida localizacin de la informacin que se requiera en un menor tiempo
posible. Estas tarjetas para archivar presentan una combinacin de las tarjetas de abertura y las
carteras de plstico o jacket; miden 148 X 105mm, lo que las hace compatibles con los archivos
normales de microfichas.69
2.6.6 Tarjetas de Abertura
Es una microficha unitaria, con esta se pueden microfilmar documentos con dimensiones
considerables, como; planos, peridicos, mapas, dibujos tcnicos etc. Anteriormente era utilizada
para pelculas de 35mm y despus para aceptar pelculas de 16mm.
La imagen en la pelcula es generada por las mquinas planetarias, pudindose organizar la

informacin por medio de ndices en forma automtica.
69
Antologa de Microfilmacin. op. cit. Pg. 67.
57
El Tab- Jac, ha servido para denominar un tipo especial de tarjetas de abertura, su nombre tiene
origen: Tabulating Jacket, es decir, Tarjeta de Tabulacin. Los Tab Jac son una combinacin del
concepto Jacket y Tarjeta de Tabulacin
Al igual que el jacket presentan canales donde son insertados trozos de pelcula microfilmada, y
tienen la forma de las tarjetas de tabulacin.
Estas tarjetas se pueden encontrar con diferentes tipos de canales, para contener ms o menos
cantidades de imgenes. Acepta pelcula de 16 y 35mm.
Su uso de aplicacin es indicado para informacin sujeta a crecimiento.70
70
58
2.6.7 Molex
El molex, consiste en un material de plstico transparente de tamao 105X148mm con

propiedades especiales ya que la pelcula se adhiere al mismo tiempo sin necesidad de ningn
tipo de pegamento.
Para el armado de molex se cortan tiras de pelcula las que se adhieren al mismo, estas tiras de
pelcula pueden ser de 16mm. o una combinacin de 16 y 35mm.
Para identificar la informacin en ellas contenidas se utilizan tiras diurex, semejante al utilizado
en los jacket, los datos de referencia pueden escribirse a maquina o con letra manuscrita.
El molex puede ser utilizado para la elaboracin de microfichas, ya que por sus caractersticas no
se recomienda para almacenar informacin, adems de que resulta difcil su consulta en los
lectores.71
2.6.8 Ultraficha
La Ultraficha es la mas pequea de las microformas, pero con gran capacidad de

almacenamiento, permitiendo contener informacin en menor espacio.
71
59
Las reducciones en la ultraficha se hicieron con el inters de microfilmar, en un formato

adecuado, algunas monografas cuya extensin era tal, que una sola microficha no era suficiente.
Las Microformas o microformatos forman parte del proceso de microfilmar documentos, estos a
lo largo del tiempo se han ido perfeccionando pero siempre manteniendo su finalidad. Es
importante conocerlos antes de implementar el sistema de microfilmacin para tener una visin
mas clara de los beneficios que ofrecen a si como sus caractersticas.
2.7 Etapas del Proceso de Microfilmacin
Las etapas del proceso de microfilmacin, se desarrollan de manera consecutiva una actividad
tras otra, verificando que cada una se desarrolle de manera adecuada. Si se tratan de documentos
histricos el Archivo General de la Nacin nos dice que:
Todos los documentos de carcter histrico deben microfilmarse para fines de proteccin de la
informacin.
Se debe microfilmar tomando en consideracin el estado fsico y la validez que representa,

dando prioridad a aquellos documentos que estn deteriorados.
60
Despus de microfilmarse los documentos deben ser solamente estos, sern consultados para
inspecciones de autenticidad o cuestiones en que se considere necesaria su presentacin.72
Una vez determinado que documentos deben microfilmarse se proceder al proceso, iniciando
con la preparacin de los documentos
2.7.1
Preparacin y Codificacin de Documentos
Antes de microfilmar es importante organizar la documentacin y establecer el mtodo que se

asignar para la rpida localizacin de la informacin.
1. Preparacin de documentos. Consiste en agrupar en un orden adecuado el tipo de documentos

a copiar con el fin de no hacer ajustes innecesarios en las cmaras y facilitar la localizacin sin
dificultades de las imgenes en la pelcula, en esta preparacin tambin se realizan las actividades
de alisamiento, desencuadernado de volmenes y eliminacin de materiales de encuadernacin
(grapas, clips, alfileres o similares y partes divisorias).
2. Codificacin. Este consiste en la asignacin de claves a los documentos para su despus

localizacin, el cual contendr su procedencia, fecha, asunto, etc.
3. Designacin del Microformato segn el tipo de informacin. Esta ser la presentacin que se
le dar al microfilme para la consulta y conservacin del archivo.73
2.7.2
Microfilmacin de Documentos
La Microfilmacin debe realizarse de forma adecuada y con el equipo que cubra las necesidades
de los documentos a microfilmar y el grado de consulta que de ellos se tenga.
72
ARTIGAS AGUILAR, Agustn. et al. La Aplicacin del Microfilm. Mxico: Archivo General de la Nacin.
Folletos Tcnicos, No.2, 1984. Pg. 1.
73
Mxico, Secretaria de Administracin; Direccin de Organizacin y Documentacin. Modelo de Unidad de
Microfilmacin. 1987. Pg. 8-9.
61
2.7.3
Procesado o Revelado
Ya que se encuentren microfilmados los documentos en los rollos, se procede al procesado del
mismo. El cual puede hacerse de dos formas:
1. Se puede procesar la pelcula en las instalaciones si se cuenta con la maquina procesadora.74
2. Pero sino se cuenta con la maquina, se puede enviar la pelcula a algn laboratorio
microgrfico en donde tcnicos especializados procesan el microfilm de acuerdo a
las
necesidades del cliente, y en el tiempo que se estime.
Aunque es recomendable realizar todo el proceso, dentro de las instalaciones del Archivo, como
medida de seguridad para la documentacin.
2.7.4
Inspeccin o Control de Calidad
La supervisin de calidad de la pelcula es una actividad que se realiza de forma muy minuciosa
para determinar si el proceso de microfilmacin se realizo conforme a las normas de calidad,
como la Norma ISO y las Normas ANSI.
Esta actividad se lleva acabo por medio del anlisis y pruebas del laboratorio y contando con los
equipos y recursos humanos adecuados, se valora y certifica el control de calidad, verificando, si
la pelcula rene las caractersticas de calidad de archivo ms convenientes.
El control de calidad esta enfocado a vigilar cada una de las etapas del proceso del microfilm, el
cual, se lleva acabo en dos procesos: Proceso fotogrfico y Proceso qumico; el proceso
fotogrfico se considera como la accin de grabar la imagen de un sujeto en la pelcula y el
proceso qumico es la accin qumica y fsica que hace visible la imagen latente se llama imagen
74
62
latente a lo invisible formado por la exposicin sobre el material fotogrfico; en el proceso

fotogrfico se efecta las siguientes etapas: Revelado, Lavado, Fijado y finalmente Secado.75
2.7.5
Archivacin de Microformatos
Ya que contamos con la documentacin en los microformatos se procede a su archivacin, para

esto se deber buscar el mobiliario adecuado a la tcnica de microfilmacin que se halla elegido y
l cdigo de indizacin implantado para la bsqueda y recuperacin de datos.
Si se realiza de manera adecuada la archivacin, no tendremos problemas a la hora de buscar la
informacin.
Cabe mencionar que la mayor parte de los Archivos que actualmente microfilman, coinciden de
manera semejante en sus procesos
75
63
Para poder comprender mejor el proceso de Microfilmacin el Archivo General de la Nacin, pblico un Diagrama Interno de
flujo de actividades de la unidad de microfilmacin76, donde se establecen los procedimientos establecidos, buscando ser una
medio til para el control y vigilancia de los sistemas microgrficos.
INTERVIENEN
N
Actividad
1 Recibe los documentos a Microfilmar y revisa que estn libres de material

de aportacin (clips, grapas, etc.)
2 Selecciona y ordena los documentos revisados y los pasa a la seccin de
Microfilmacin.
3 Recibe los documentos ordenados, elabora guas de identificacin y
procede a microfilmarlos en dos rollos, uno de informacin y otro de
seguridad.
4 Enva los rollos de pelcula expuesta al laboratorio de microfilm para su
procesamiento, guarda los documentos microfilmados y espera resultados
de control de calidad.
5 Recibe los rollos de pelcula expuesta, los procesa y los manda a la mesa
de inspeccin de control de calidad.
6 Verifica estndares de calidad en los rollos de pelcula procesada y los
enva a la seccin de indizacin y codificacin.
6 No aprueba control de calidad y regresa a la seccin de microfilmacin e
inicia proceso.
7 Recibe los rollos aprobados, los indiza y codifica y de acuerdo a los
requerimientos solicitados, procede al enjacketado o a su duplicacin para
difusin
8 Enva el rollo de seguridad a la seccin de Microfilmoteca.
9 Recibe el rollo de seguridad y lo archiva para su proteccin y posible
reposicin.
1 Recoge documentos microfilmados y recaba registros de control de
0 procedimiento.
Seccin
de
revisin y
seleccin
de
document
os
Seccin
de
Microfilm
acin
Laborat
orio de
microfil
m
Mesa
de
Inspeccin
de control
de calidad
Seccin
de
Indizacin
y
codificaci
n
Seccin
de
Microfil
moteca
1
2
3
4
5
6
6
7
8
10
76
RAMIREZ MORENO, Miguel. et al. La Microfilmacin de Documentos; Flujo de Actividades y Glosario de Trminos. Mxico: Archivo General de la
Nacin. Comit Tcnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivos. 1979. 6p.
64
2.8 Localizacin y Recuperacin de la Informacin
La Microfilmacin es un sistema que tiene diversas cualidades, como la localizacin de la

informacin, de forma rpida y precisa. Es aqu en este punto donde podemos ver si la tcnica
es tan eficiente como se pretende que sea.
La localizacin y recuperacin de la informacin Microfilmada depender de como se realizo el

proceso y de los ndices de codificacin utilizados.
El lector es un equipo que nos va ha permitir observar la informacin microfilmada en unos

cuantos segundo, y con el lector impresor podremos obtener copias exactas de los documentos
originales de una manera rpida y barata.
Para localizar y recuperar la informacin se seguirn los siguientes pasos:
1. Se seleccionara la microforma deseada del archivo
2. Se coloca en el lector y se localiza la imagen, esta localizacin se hace por medio del
ndice que se encuentra especificado en la microforma, donde nos dar los datos
necesarios para llegar a un rengln y columna determinada.77
Este lector debe estar en buenas condiciones para poder observar mejor la Informacin.
2.9 Actualizacin de la Informacin
Actualizar la informacin microfilmada se da especialmente en Archivos activos en donde se

tiene un movimiento constante, esta actualizacin puede ser; diariamente, cada semana, cada
mes o anualmente, dependiendo del tipo e importancia del documento a microfilmar se
establecen los tipos de actualizacin que pueden ser:
77
65
Anexar o adicionar informacin, y

Sustituir o substraer informacin.
Es recomendable contar con un programa de actualizacin en el cual se establezcan los

procedimientos acordes a las necesidades del Archivo
Por ejemplo Cuando se utiliza el jacket, su actualizacin consiste en ir insertando las tiras de
imgenes de microfilm como se vayan generando, esto de acuerdo al programa de
microfilmacin que sea adoptado.
En los casos en que se requiere la frecuencia de actualizacin de informacin, es recomendable

que al iniciar la microfilmacin se reserve el ltimo rengln libre (tratndose de microfichas) con
el objeto de incluir en l, las imgenes que se anexen y que sustituirn a otras.
Una vez completadas las imgenes que se
incluirn en la microficha, se microfilman por
separado, posteriormente se recorta la tira y se anexa en el rengln dejado durante la

microfilmacin inicial, hecho esto la imagen que ha sido sustituida se perfora como una seal de
que su informacin queda cancelada.78
2.10 Cdigos e ndices para la Organizacin de la Informacin
Para poder recuperar la informacin microfilmada existen cdigos e ndices, con los cuales se
podr localizar determinada imagen en el lector.
La codificacin e indizacin proporciona a los usuarios de un sistema una forma adecuada para
organizar y controlar la documentacin. Un archivo que ha sido microfilmado tendr ms utilidad
si cuenta con un mtodo de acceso a la informacin prctico y eficiente.
78
66
La codificacin e indizacin se adoptar tomando en cuenta dos factores:
1. ser aplicado de acuerdo al tipo de archivo que se est microfilmando (trmite, concentracin e
histrico).
2. Se tomara en cuenta l o los microformatos utilizados dentro del sistema, (rollo, cartucho,
jacket, microficha, etc.).79
Estos cdigos e ndices tienen como finalidad recuperar de forma rpida y eficiente la
informacin microfilmada, su aplicacin facilitar al usuario ahorro de tiempo en su bsqueda.
La Maestra Martha Tapia Ortega en su Antologa de Microfilmacin nos menciona cdigos e

ndices, para la localizacin de la informacin microfilmada. Como son los siguientes:
1. ndice Flash. La funcin de ste mtodo de indizacin es la de atraer la atencin de quien

trata de localizar un documento determinado dentro de un rollo de pelcula.
Este ndice se lleva por medio de letras o nmeros de tamao ampliado los cuales han sido
fotografiados durante el proceso de microfilmacin. Las letras o nmeros identifican un grupo de
imgenes de documentos en un rollo de pelcula, entre cada indicador se encuentran espacios en
blanco de aproximadamente un segundo de duracin.
A medida que la pelcula pasa por la pantalla del lector los espacios van apareciendo en sta, el
operador, en este punto busca la letra o nmero que identifica al grupo de imgenes que desea
localizar, una vez encontrado este grupo, revisa las imgenes hasta localizar la que necesita.
Los indicadores flash son registrados en puntos previamente determinados en la pelcula, con
objeto de que en el momento en que se solicita una informacin ya se sabe cual indicador flash
es el que se debe localizar, para posteriormente ubicar el documento requerido.
79
Antologa de Microfilmacin. op. cit. Pg. Pg.145.
67
Este mtodo puede ser aplicado en todos los sistemas de archivo alfabtico, numrico,
cronolgico, alfanumrico, geogrfico, etc.
Para obtener mejores resultados del ndice flash se debe explicar en detalle en la parte externa de
la caja donde se conserva el rollo de pelcula el ndice codificador utilizado
101
102
103
104
105
INDICE FLASH
2. ndice Eyeball. Este mtodo es similar al ndice flash, ya que funciona de la misma forma
pero normalmente se asocia con pelculas generadas por el COM.
El sistema COM se programa de tal forma, que al ser imprimida la pelcula el ltimo nmero de
un grupo determinado de imgenes aparece en tamao ampliado.
120
121
122
123
124
125
INDICE EYEBALL
3. Codificacin Binaria.
La codificacin binaria es hecha en la pelcula por la propia
microfilmadora, la cual es operada en forma manual o automtica.
68
A medida que se microfilma cada grupo de documentos, son expuestos tambin en la pelcula
diferentes diseos de codificacin que corresponden al asunto expuesto en la imagen.
Este sistema es utilizado por los magazines, los que al ser insertados en el lector, el operador
marca los nmeros de codificacin de la imagen deseada conocidos con anterioridad en el tablero
de control.
Al ser marcado el nmero del documento que se pretende localizar, la cinta avanza de forma
automtica detenindose en la imagen que contiene el nmero tecleado, todo esto en cuestin de
segundos.
4. Lneas de Cdigo. Este es otro mtodo de localizacin rpida de las imgenes en la cinta
microfilmada, consiste en exponer automticamente lneas horizontales sobre la pelcula en
posiciones escalonadas entre las imgenes de los documentos. Cuando son observadas en la
pantalla del lector.
Cuando la pelcula es avanzada a alta velocidad, las lneas se tornan continuas y son ledas
mediante una escala que se coloca en la pantalla del lector. Estas lneas sirven como referencia
para la bsqueda de grupos de documentos. Una vez localizado el grupo solicitado, se procede a
localizar el documento determinado de acuerdo a la secuencia que mantenga el archivo.
LINEAS DE CODIGO
69
5. Codificacin con Muezca. Esta es una codificacin econmica y flexible, y tan exacta como
el sistema lo requiere.
El jacket lleva impreso con su parte superior una escala simple o mltiple en donde por medio de
la muezca se hace una pequea perforacin en el numero o letra codificada, las letras o nmeros
pueden ser combinadas para tener un grado mayor de codificacin. Esto permite tener
identificados los jacket de acuerdo a la colocacin en que se encuentre dicha perforacin.
A B C D E F G H I
K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
6. Codificacin por Colores. En esta codificacin se utilizan diez colores diferentes, dndole a
cada uno de ellos un nmero valorativo del 1 al 0.
1 = rojo
6 = violeta
2 = amarillo 7 = azul claro

3 = caf
8 = verde
4 = rosa
9 = morado
5 = naranja 0 = azul marino
Supongamos que tenemos el rollo 14, su codificacin se hace marcando el 4 de rojo.
Si deseamos codificar el rollo con el numero 38 se marcara el numero 8 de color caf.
Si se utiliza una escala doble podremos codificar cuatro dgitos; por ejemplo: para el numero
4359 se marca con el rojo el 5 izquierdo y con el amarillo el 9 derecho.
70
Este sistema es recomendado principalmente para la identificacin de los jackets o carteras de

plstico, aunque tambin suele servir utilizndolo para la identificacin de microfichas.
7. ndice por Conteo Unitario. Control de Imagen: Blip. En el ndice por conteo unitario la
maquina microfilmadora aplica una marca secuencial a cada uno de los documentos durante el
proceso de microfilmacin, de tal forma que el dispositivo interno del lector pueda localizar el
documento que se busca automticamente; esta marca en la pelcula se le conoce como blip, y
puede ser producida de diferentes maneras dependiendo del equipo de microfilmacin que se
utilice.
En las cmaras microfilmadoras rotativas, y en el sistema COM los blips son generados de forma
automtica.
En las cmaras planetarias se puede hacer manualmente, colocando simultneamente con el
documento a microfilmar un pequeo rectngulo blanco inmediatamente debajo del documento
que esta siendo fotografiado.
INDICE BLIP
8. Odometro. Este sistema permite al operador la localizacin de imgenes en la pelcula

mediante un contador de longitud de pelcula. El ndice de localizacin debe estar de acuerdo al
nmero que ndico el odmetro antes de aplicarse.
Este ndice puede anotarse en la caja que contiene el rollo de pelcula, o en forma de listado
externo. La pelcula avanza a gran velocidad por el lector deseado para detener la pelcula y
localizar la imagen deseada.
71
Algunas cmaras microfilmadoras cuentan con odmetros incorporados, de tal forma que los
nmeros de codificacin pueden ser registrados durante la microfilmacin.80
ODOMETRO
Los cdigos e ndices que nos ofrece la tcnica microgrfica pueden adaptarse a las necesidades
tanto del Archivo como de los mismos usuarios.
Cuando se hace necesario crear un nuevo sistema de codificacin el analista deber tener en
cuenta los siguientes factores:
1. Se debe partir de un anlisis cuidadoso del acervo documental que se tiene en el archivo, como
es:
Conocer el tipo de documentos que se conservan.
Evaluar la importancia de la informacin del documento
Identificar la fisonoma propia del archivo
2. Se investigara a conciencia los procedimientos de consulta del archivo, determinando cuales

son las tcnicas que se siguen para llegar al dato deseado y el tiempo que se lleva en su
localizacin.
3. Los ndices debern ser planeados a futuro tomando en cuenta el incremento tanto del
volumen como de las variantes de consulta.
80
72
4. Los ndices debern ser sencillos, y lo suficientemente flexibles, para su fcil modificacin, de
tal forma que su cambio no implique una reestructuracin total.
5. El analista deber apegarse a la realidad cuando este laborando la codificacin de la

informacin, puesto que los ndices deben ser sencillos y de fcil compresin para quienes van a
usarlo.81
No tomar en cuenta lo anterior, podra provocar un desajuste en el sistema dentro del archivo,
ocasionando confusin en la bsqueda y una mala apariencia del sistema.
Por lo anterior, una de las tcnicas ms significativas, verstiles y provechosas es la

microfilmacin. Con su adecuado uso es posible preservar, hacer ms seguros y accesibles a los
investigadores y al pblico en general los fondos encomendados a su custodia. Y se pueden
obtener copias de documentos existentes en otros pases esenciales para el conocimiento de los
orgenes culturales.
La forma en que se desarrolle el proceso de microfilmacin ser la que determine, si el trabajo

realizado tendr buenos resultados y por lo tanto la recuperacin de la informacin ser de
manera rpida y eficaz.
81
73
CAPTULO 3

EN ARCHIVOS HISTRICOS
74
CAPTULO 3

EN ARCHIVOS HISTRICOS
En el presente captulo se mencionan las alternativas de solucin que se obtienen al utilizar la
Tcnica de Microfilmacin y en particular para la conservacin de los documentos en los
Archivos Histricos, as mismo reafirmar porque hasta nuestros das es un sofisticado sistema
que se sigue aplicando en estos Archivos.
3.1 Alternativas de Solucin
Como se mencion en el segundo captulo a la Microfilmacin se le consideraba un medio de

solucin para archivos en donde se concentraba enormes cantidades de documentos, y con esto se
lograba una considerable reduccin de espacio facilitando una mejor organizacin en las
unidades administrativas. Durante las siguientes pocas se fueron conociendo las dems ventajas
que se podan obtener con su aplicacin y con lo cual el inters hacia el sistema fue creciendo en
forma acelerada.
Ya para la dcada de los 80s la Microfilmacin fue un tema de inters en diferentes congresos
nacionales e internacionales en donde organizaciones pblicas como privadas hacen mencin de
sus experiencias al implementar este sistema.
Actualmente la Microfilmacin puede ser aplicada con fines de conservacin, seguridad, ahorro
de espacio, referencia, obteniendo grandes beneficios en el control, y organizacin de la
documentacin microfilmada.
75
3.1.1
Conservacin
Para realizar esta investigacin se consultaron diversas fuentes de informacin, en donde se

menciona que la microfilmacin es una medida de conservacin. La cual consiste en sustituir el
documento original por un microfilm manteniendo intacta la informacin. Esta alternativa de
solucin tiene como propsito preservar la informacin.
Ya que al igual que el documento en papel, el microfilm esta expuesto a factores de deterioro
como; temperatura, humedad, inundaciones, incendios, hongos y microorganismos, iluminacin,
polvo, daos fsicos y qumicos, manipulacin y limpieza inadecuada, y como medida de
seguridad
siempre
existen
duplicados
por
cautela.
Cabe mencionar que algunos Archivos que Microfilman actualmente su documentacin no

cuentan con medidas de conservacin para la pelcula, ya que no se tiene los recursos o
simplemente no se han interesado en buscar algunos medios de conservacin en cuanto a la
pelcula. Por tal motivo es recomendable contar con medidas bsicas para la proteccin de la
pelcula que ayuden a que esta pueda perdurar ms tiempo.
3.1.1.1 Conservacin y Almacenamiento de la Pelcula
Como se menciono en el primer capitulo existen diferentes factores de deterioro (Ver Capitulo I.
1.2.2) que ocasionan daos irreversibles a los documentos y as mismo tambin atacan al
microfilm, que es un material delicado, y es susceptible al deterioro si no ha sido debidamente
procesado, conservado y almacenado, siempre debe de existir el duplicado por precaucin
alejado de la oficina (incendios, robo etc.)
Un adecuado proceso Microgrfico ser, la condicin previa indispensable para su conservacin

y una adecuada limpieza y atencin a los materiales de guarda, contribuyen sustancialmente a
su permanencia.
76
Antes que nada para poder obtener una buena calidad en la informacin microfilmada es
conveniente realizar
todo el proceso de microfilmacin de
forma adecuada desde la
preparacin de los documentos, hasta la microfilmacin, el proceso y el almacenamiento de

los formatos ya que esta parte, es determinante para que el microfilm, tenga una calidad
durable.
La siguiente tabla tiene como finalidad mostrar, los agentes de deterioro que mas usualmente
aparecen en la pelcula y as mismo dar algunas opciones para una mejor conservacin.
Agentes de Deterioro
a. Temperatura. Rango ideal de la temperatura
Medidas de Conservacin
del microfilm es de 18 C a 23 C y del 40%
Elegir un sitio fresco y seco para el

archivo.
al 60% de Humedad Relativa (HR)
Climatizar un espacio para controlar la

temperatura y la humedad.
Evitar colocar los estantes contra muros

hmedos expuestos al exterior.
b. Inundaciones
Evitar que el almacenamiento se realice

en stanos o en lugares donde exista
tuberas.
c. Incendios
Se recomienda construir bvedas de

almacenamiento a prueba de incendios
si existe mucha informacin, pero si es
poca la informacin se recomienda
contar con cajas fuertes, fabricadas a
prueba de incendios.
77
d. Hongos y microorganismos.
Mantener la humedad relativa por

debajo del 60% utilizando un equipo
deshumidificador
deshumidificante
algn
modular
si
su
estantera es cerrada, mantenga el

recinto bien ventilado.
e. Iluminacin.
Evitar la luz directa del sol, dotar a los

fluorescentes de un filtro UV, colocar
filtros UV en ventanas.
f. Polvo, partculas pesadas y gases oxidantes
residentes en atmsferas contaminadas.
g. Daos fsicos y qumicos
Instalar
filtros
especiales
purificadores de aire
Almacenar las microformas
con
fundas transparentes de polipropileno,

tyvek o sobres de papel libre de cido y
estas
dentro
de
una
caja
de
polipropileno inerte o cartn libre de

cido.
Conservar la pelcula diazo en su

carrete y este en una caja especial de
cartn libre de cido o de polipropileno
inerte.
Sujetar la pelcula al carrete con una

etiqueta especial de papel libre de
cido, evite usar ligas, cinta adhesiva y
marcar con plumn.
78
h. Manipulacin descuidada.
Evitar el rayado del microfilm durante

su manipulacin en el lector as como
su exposicin prolongada a la luz.
Proteger la pelcula con una funda

transparente de polipropileno Pro-Line.
i. Limpieza inadecuada
Utilizar guantes para su uso
Usar una brocha suave para remover el

polvo, removiendo manchas y otros
residuos
emulsiones
con
el
limpiador
fotogrficas
de
Pec-12
aplicndolo con un lienzo libre de

pelusa y contaminantes Pec-Pad. sta
prctica previene el desarrollo de
colonias de hongos daos por abrasin.
Cabe Mencionar que la informacin del cuadro anterior fue retomada de varios autores que
sealan dicho proceso.
Es recomendable que los Archivos Histricos que contienen informacin microfilmada,

desarrollen medidas de conservacin de acuerdo a sus posibilidades ya que se podra poner en
riesgo la pelcula, repercutiendo en la informacin, causando perdida total, si no se cuenta con un
duplicado en una bveda especial.
La documentacin con carcter histrico, debe ser conservada con fines culturales, por lo que se
han establecido normas en cuestiones de documentacin histrica. Es importante saber que esta
informacin debe ser guardada como patrimonio de la nacin.
79
En lo que se refiere a la Normatividad en Archivos histrico, la documentacin debe ser

conservada de acuerdo a la
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas,
Artsticas e Histricas, publicada en el Diario Oficial de la Federacin, el 6 de mayo de 1972,

estipula en su Artculo 36 que:
Por determinacin de esta Ley, son monumentos histricos:
Fraccin II.- Los documentos y expedientes que pertenezcan y hayan pertenecido a las oficinas
y archivos de la federacin, de los estados o de los municipios y de las casas curiales.
Fraccin III.- Los documentos originales y manuscritos relacionados con la historia de Mxico,
los libros, folletos y otros impresos en Mxico o el extranjero, durante los siglos XVI al XIX, que
por su rareza e importancia para la historia mexicana merezcan ser conservados en el pas.
Fraccin IV.- Las colecciones cientficas y tcnicas podrn elevar a esta categora, mediante la
declaratoria correspondiente.82
3.1.2
La Microfilmacin de Complemento
La Microfilmacin de complemento, puede ser un medio eficaz para reconstruir fondos de

Archivos y Artculos incompletos o destrudos, mediante el duplicado de la pelcula por medio de
una autorizacin al propietario de los originales con fines de Investigacin.
Este tipo de Microfilmacin tambin puede llevarse acabo a nivel internacional mediante
acuerdos en los que las instituciones que conservan los originales se encarguen de identificar los
documentos que puedan interesar a otra institucin, buscando difundir la informacin,
enriqueciendo la ciencia, cultura y educacin.
82
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticas e Histricas Art. 36. 1972
80
3.1.3
Seguridad
Esta alternativa se podr lograr con la realizacin de duplicados, es conveniente mantener una
copia de seguridad en un lugar distinto a donde se concentran los originales.
En caso de que pueda existir algn incendio, inundacin o fuego la informacin podr ser
recuperada.
3.1.4
Proteccin
La proteccin de la informacin Microfilmada, se obtiene mediante el duplicado de dos rollos;

uno debe conservarse fuera de la instalaciones del Archivo a fin de evitar la prdida de la
informacin por posibles siniestros y la otra pelcula puede ser utilizada para la consulta.
3.1.5
Ahorro de Espacio
Esta alternativa de Solucin es una de las mas claras de la Microfilmacin, ayudando a mejorar la
administracin de documentos mediante el microfilm, obteniendo reduccin de espacios fsicos,
peso y mobiliario dentro del Archivo, adems de mejorar el manejo de la informacin que es de
vital importancia para empresa en la toma de decisiones.
La Microfilmacin en Mxico cuenta con valor legal o probatorio, mencionado en Leyes donde
se establece que los documentos tienen que ser conservados 5 aos en original o en microfilm, y
en otras donde se indica que por 12 aos, ver informacin en la siguiente hoja.
81
En la siguiente tabla se mencionan algunos aspectos sobre la legislacin del microfilme en

Mxico.
Empresas Pblicas:
Disposicin Legal
Diario
Oficial
de
Contenido Genrico
la Art. 8o. Microfilmacin de la documentacin contable de estados
Federacin. Acuerdo del 27 financieros, siempre y cuando cumplan con los siguientes
de Marzo de 1980, Art. 8o. requisitos:
Resolucin que establece y
deroga
disposiciones
Dictaminar la documentacin por contador pblico

autorizado
administrativas de carcter
Agrupar por bloques
fiscal.
Clasificar las cuentas y subcuentas
Sumar al trmino del mes el valor total
Certificacin de la documentacin
Microfilmar en dos originales
Usar pelcula con base de seguridad
Microfilmar anverso y reverso
Conservar los documentos hasta que termine el ejercicio

fiscal
Diario
Oficial
Federacin.
Presidencial
de
la Art.7o. Conservacin de la documentacin contable en el sector
Acuerdo pblico 12 aos

del
12
de
Noviembre de 1982. Art. 7o Art. 8o. La Secretaria de Hacienda y Crdito pblico, a travs de
y 8o.
la Direccin General de Contabilidad Gubernamental con opinin

del A.G.N., determinar el valor histrico y especificar cuales
documentos deben conservarse, destruirse o microfilmarse.
Se debern conservar por tiempo indefinido los originales que
amparen inversiones en activos fijos y obras pblicas.
82
Disposicin Legal
Diario
Oficial
de
Contenido Genrico
la Art. 17o. Se debern conservar
Federacin. Ley Orgnica registros
contables,
ingresos,
por tiempo indefinido libros,

presupuestos
de
egresos
de la Contadura Mayor de documentacin comprobatoria y justificatoria de la cuenta pblica,

Hacienda. 29 de diciembre mientras no prescriban las acciones.
de 1978. Art. 17o. y 18o.
Art. 18o. La Contadura Mayor de Hacienda y la Secretaria de
Crdito Pblico, determinarn qu documentos comprobatorios y
justificatorios
de
la
cuenta
pblica
deben
conservarse,
Secretaria de Hacienda y Las Instituciones Bancarias y de Crdito podrn
microfilmar
microfilmarse o destruirse.
Instituciones Bancarias:
Crdito Pblico. Circular todos aquellos libros, registros y documentos en general,

Bancaria No. 1029 del 10 de relacionados con los asuntos bancarios.
agosto de 1988. Art. 1o, 3o, Art. 1o. Toda documentacin que tenga un carcter probatorio o
4o, 7o.
sea necesaria para aclaraciones con terceros se deber conservar

durante 12 aos en original o microfilmada.
Art.3o. El microfilm tendr en juicio el mismo valor probatorio

que los originales.
Art.4o. No se podr destruir los documentos an microfilmados,

como las actas de consejo directivo o administracin, escrituras,
estados financieros, documentacin que ampare inversiones de
propiedad y activos fijos.
Art.7o. La documentacin informativa podr conservarse durante

un plazo de seis meses despus de que se haya cumplido su
cometido.
83
Disposicin Legal
Diario
Oficial
de
Contenido Genrico
la Art. 52o. Las disposiciones establecidas en esta Ley se regirn por
Federacin. Ley General de las disposiciones generales que emita la Comisin Nacional
Organizaciones
y Bancaria y de Seguros,
Sobre la Microfilmacin, manejo y
Actividades Auxiliares del conservacin de documentos, as como la inspeccin y vigilancia

Crdito. 14 de enero de de las organizaciones.
1985. Art. 52o.
Las organizaciones auxiliares del Crdito podrn microfilmar
todos aquellos libros, registros y documentos en general que obren
en su poder, relacionados con la empresa, los cuales tendrn en
juicio el mismo valor probatorio que los documentos originales.
Diario
Oficial
de
Federacin.
la Art. 79o. Las instituciones de Crdito podrn microfilmar libros,

Ley registros y documentos en general mediante las disposiciones
Reglamentaria del Servicio dictadas por la C.N.B.S.

Pblico de la Banca y
Crdito. Art. 79o.
Empresas Privadas:
Cdigo
Fiscal
de
la El Cdigo Fiscal de la Federacin sufri modificaciones en el
Federacin. 1998
presente ao, y tiene un impacto importante para los Archivos de
Art. 30o. Y 63o.
las empresas de carcter privado.
Art. 30o. Establece una modificacin para la conservacin de la

documentacin contable de 10 a 5 aos a partir de 1998.
Art. 63o. Valor probatorio del microfilm, siempre y cuando el

original est certificado por una autoridad competente.
84
Disposicin Legal
Reglamento
Fiscal
de
del
Contenido Genrico
Cdigo Art. 41o. Requisitos para microfilmar o grabar en discos pticos
la
Federacin los estados financieros siempre que la S.H.C.P. lo autorice
1998. Art. 41o.
(comprobantes, documentacin comprobatoria de actividades que

realicen, los servicios que reciban y compras que efecten).
Fraccin. XII. Conservar hasta la fecha de la siguiente declaracin

anual los originales de documentos microfilmados o grabados
correspondientes al ltimo ejercicio de 12 meses.
Fuente: BECERRIL RAMREZ, Jaime. La Microfilmacin de Expedientes de Personal y su

Validez Jurdica en Telfonos de Mxico. En: II Encuentro de Estudiantes y Docentes Archivistas
de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma, 25 y 26 de Marzo de 1998. Pg. 7476.
3.2 Ventajas al utilizar estas Alternativas
Algunos archivos tienen problemas en la organizacin y control de su informacin, lo que

ocasiona un descontrol a la hora de buscar un determinado documento, con la microfilmacin la
ordenacin de la informacin siempre se mantendr de la misma forma lo cual podra repercutir
en cuestiones de organizacin y control de la informacin. Siempre que primero se organice, ya
que sino cuenta con este proceso, cualquier sistema que se aplique no tendra resultados.
Ventajas al utilizar estas alternativas:
Mejor Organizacin dentro del Archivo
Mayor control de la Informacin
Mayor duracin de la informacin
Rescatar fondos que se encuentran apunto de desaparecer
Aplicacin en cualquier tipo de Archivo: Trmite, Concentracin e Histrico
Disponibilidad de la informacin en cualquier momento
85
Reduccin de mobiliario
Mas rpida consulta
Fcil uso de la informacin
Mejor apariencia en el Archivo
Mayor espacio en el Archivo
3.3
La Documentacin Microfilmada
La Documentacin Microfilmada nos va ha permitir obtener un Archivo mas eficiente en la

organizacin y en el control de la informacin. Tambin se evitar el uso del documento original
a fin de evitar el deterioro a la hora de consulta.
3.3.1
Acceso
El acceso a la informacin es de forma rpida y oportuna, proporcionando seguridad a las

personas que consulten la pelcula y puede realizarse por medio de los cdigos e ndices que
existen dentro de la tcnica microgrfica como el ndice flash, eyeball, blip o la codificacin
binaria, codificacin con muezca, lneas cdigo, por colores, odmetro, que permiten la bsqueda
en el menor tiempo posible por medio de un lector que amplia la imagen del documento y si se
requiere copia de la informacin esta se proporcionar a un costo muy bajo.
El deterioro de la documentacin en los archivos histricos, es frecuente ocasionando que

muchos de ellos no puedan ser consultados, mediante la microfilmacin, se podr tener acceso a
la informacin cuantas veces se requieran.
3.3.2
Consulta
La consulta es una funcin bsica en los Archivos y consiste en poner los documentos que
conserva a disposicin de sus usuarios dentro de las normas establecidas por la institucin u
organizacin.
86
Mediante la consulta se puede tener acceso a los documentos Microfilmados de forma rpida,
eficiente y oportuna por medio de sistemas sofisticados para tal fin.
Para consultar la informacin microfilmada, existen lectores que fcilmente hacen aparecer el
documento en la pantalla y si se requieren copias, del mismo se obtienen en pocos Minutos ya
que existen diversidad de lectores: lectores impresores y lectores para diversos formatos.
3.4 La Microfilmacin en Archivos Histricos
Durante la realizacin de esta investigacin se aplicaron cuatro cuestionarios en Archivos

Histricos que actualmente se encuentran Microfilmados como son, el Archivo General de la
Nacin, Instituto Nacional de Antropologa e Historia, Centro de Estudios Sobre la Universidad,
en el Archivo Histrico de la Universidad Nacional Autnoma Mxico (UNAM) y Centro de
Estudios de Historia de Mxico (CONDUMEX ).
La aplicacin de este cuestionario tuvo como objetivo recabar datos sobre el equipo que se
utiliza durante el proceso de filmacin, caractersticas fsicas de la documentacin microfilmada,
fechas extremas y as mismo conocer que ventajas se obtienen con la Microfilmacin.
3.4.1
Archivo General de la Nacin
El Archivo General de la Nacin es el rgano encargado de la custodia, clasificacin y

catalogacin de todos los documentos propiedad de la federacin, que ha logrado conservar la
ms valiosa Informacin Histrica desde la poca Colonial hasta nuestros das.
El archivo General de la Nacin, como rgano desconcentrado de la Secretaria de Gobernacin,

es la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los Archivos
Administrativos e Histricos de la Administracin Pblica Federal.
Ubicacin: En Av. Eduardo Molina y Albailes S/n Col. Penitenciaria Ampliacin, Delegacin
Venustiano Carranza. 15350, Mxico. D.F. Tel. 5133-9900 comutador
87
Antecedentes Histricos: Los Antecedentes del Archivo General de la Nacin se remontan a la

poca Novohispana, en los aos 1521-1810, que es cuando se crearon instituciones para el
control de la correspondencia generada por el rey o virrey, formndose el Archivo de Cmara,
que debido a su acumulacin de informacin cambio de sede al castillo de chapultepec en 1790,
llamndolo Archivo General del Virreinato.
Durante el periodo Mxico Independiente (1810), se inici la guerra de independencia,

originando un descontrol de la informacin, que se trasladaba de un lugar a otro, ocasionando la
prdida de los documentos. Despus de once aos de guerra, muchos Archivos del Virreinato
quedaron abandonados.
El historiador Lucas Alamn, interesado en los Archivos, creo dos instituciones que hasta la
fecha siguen vigentes; el Archivo General de la Nacin y el Museo de Antigedades y de Historia
Natural, hoy museo Nacional de Antropologa. El inters de Lucas Alaman sobre la
documentacin le hizo retomar un proyecto del II Conde de Revillagigedo en lo concerniente a
la organizacin. Estableciendo para el 23 de agosto de 1823 el Archivo General y Pblico de la
Nacin que dependa de la Secretaria de Estado y del Despacho de Relaciones Exteriores e
Interiores ubicado en el antiguo local de la Secretaria del Virreinato, aunque despus cambio de
sede al Ex Convento de Santo Domingo y donde se encontraba un cuartel de soldados, los que
por ignorancia o inters propio vendan los legajos o los destruan, cuando se supo de este hecho,
los documentos fueron enviados al Palacio Nacional, pero no tardara mucho cuando Don
Valentn Gmez Farias en 1840 pugnaba por una Republica Federalista, entro con sus tropas al
Palacio, y destruyo la Mayor parte de la Informacin.
Para 1845 el Archivo recupero el fondo de la Antigua Audiencia y oficios del gobierno que se
haban dejado en el Ex Convento de Santo Domingo.
Jos Maria Lafragua, ocupado por la Historia y el abandono de los documentos, realizo un
decreto para crear el Archivo General y Pblico de la Nacin, en diciembre de 1846.
88
En 1915 con el triunfo del Ejrcito constitucionalista se realizo un cambio en la administracin

con lo que en 1917 el Archivo pas a ser departamento de la Secretaria de Estado del Interior.
Con esta adscripcin se suprimi su titulo de Pblico para ser Archivo General de la Nacin y
la Secretaria de Estado del Interior paso a ser Secretaria de Gobernacin de la cual ha dependido
el Archivo desde 1917 hasta la fecha.83 Teniendo como sede, el palacio de Lecumberri desde
1981.
El rea donde realizan el proceso de Microfilmacin se denomina: rea de Microfilmacin y esta

a cargo del Lic. Jaime Hernndez Alarcn, que es el Jefe de rea.
En 1970 se implemento el Sistema de Microfilmacin, el cual tiene como Objetivo; La

Conservacin de los documentos y como Finalidad; difundir la informacin a Nivel Nacional
como Internacional, el equipo de Microfilmacin que utilizan para realizar este proceso consta de
Cmaras planetarias y rotativas exportadas de Alemania y Japn, rollos de pelcula 16mm y el
Jacket, Lectores y Lectores Impresores, una caracterstica muy importante es que utilizan la
Restauracin antes de Microfilmar, porque la documentacin se encuentra en muy mal estado.
Normatividad: Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e Histricos.
Fondos Documentales Microfilmados: Virreynal, movimientos polticos y sociales, de

Presidentes de la Republica, Leyes de Reforma, Diario Oficial de la Federacin, peridicos,
poca colonial, tecnologa, real hacienda, hacienda pblica, aduanas martimas y terrestres,
documentacin importante sobre fabricas de tabaco, mujeres, lotera, plvora, de Sor Juana Ins
de la Cruz, mapas, planos de los aos 1534 al 2004.
Equipo para proporcionar el servicio: Lectores y Lectores Impresores.
Servicio: Consulta, copias en microfilm, visitas guiadas, venta de rollos a investigadores, siempre
y cuando se justifique.
83
TRINIDAD LAHIRIGOYEN, Maria. El Archivo General de la Nacin, Institucin Ligada al Patrimonio

Documental: su Trayectoria Histrica y sus Funciones. En: Bibliotecas y archivos. Vol.1, no.2 (may-agosto 1996).
Mxico: Secretaria de Educacin Pblica, 1996. p. 20-35
89
Horario de Servicio: Lunes a Viernes 8:00 a 15:00
Requisitos: Credencial de investigador, que se expide en la sala de referencia del mismo Archivo
Usuarios: Investigadores, Historiadores, Genealogistas, Campesinos, Iglesia mormona, Pblico
en General.
3.4.2
Centro de Estudios sobre la Universidad, Archivo Histrico de la UNAM
El Archivo Histrico de la UNAM, resguarda su documentacin institucional adems de contar

con Archivos particulares, con un valor invaluable, llegando a gozar de un liderazgo a nivel
nacional en el sector de Universidades.
Ubicacin: Edificio de la unidad Bibliografica, 2 piso, lado norte del centro cultural
Universitario, Delegacin Coyoacan, 04510, Mxico, D.F. Tel. 5622-6986 Ext. 2201
Antecedentes Histricos: El Archivo Histrico de la UNAM, fue creado por el doctor Ignacio
Chvez en 1964, con el objeto de resguardar la memoria institucional, y quedo incorporado al
Centro de Estudios sobre la Universidad, cuando este se construyo, en 197684.
El rea donde realizan el proceso de Microfilmacin se denomina: Procesos Tcnicos y esta a

cargo del C. Fernando Hernndez Olvera, que es el que realiza la Microfilmacin.
En 1997 se implemento el Sistema de Microfilmacin, el cual tiene como Objetivo; Brindar a los
usuarios del Archivo Histrico de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico la posibilidad
de consultar los fondos en un soporte alternativo, lo cual redunda en la mejor preservacin de los
fondos originales, al evitarse su manipulacin excesiva, as mismo la difusin de los fondos. Y
como Finalidad; La conservacin de los documentos, el equipo de Microfilmacin que utilizan
para realizar este proceso consta de Cmara planetaria Microbox y esta en proceso de adquisicin
una cmara planetaria Zeotschel, rollo de pelcula de 35mm y procesador Kodak Varifilm de
84
http://www.unam.mx/cesu/ahunam/
90
transporte de rollos, una caracterstica muy importante es que utilizan la restauracin antes de
Microfilmar, porque algunos documentos se encuentran en mal estado.
Normatividad: No se rigen bajo ninguna Ley o Reglamento.
Documentacin Microfilmada; Actas de cabildo, almacn universal, anales de la asociacin,

ciencia, automovilismo, la banca nacional, boletn de ingenieros, cine mundial, colonia espaola,
educacin, Excelsior, el Heraldo de Mxico, el machete, el palacio de minera, el universal, uno
mas uno, y otros temas mas se encuentran en el catalogo de microfilms, de los aos 1860-1978.
Equipo para proporcionar el servicio: Lectores y Lectores Impresores.
Servicio: Mediante base de datos, catlogos, guas.
Horario: Lunes a Viernes 9:00 a las 20:00
Requisitos: Credencial de elector o de estudiante
Usuarios: Investigadores, Historiadores, Pblico en General.
3.4.3
Instituto Nacional de Antropologa e Historia (Archivo- Histrico)
El Instituto Nacional de Antropologa e Historia es el rgano del Gobierno Federal dedicado a la

investigacin, conservacin, proteccin y difusin del patrimonio prehistrico, arqueolgico,
antropolgico e Histrico de Mxico. Su creacin ha sido fundamental para preservar el
patrimonio cultural mexicano.
Ubicacin: Av. Paseo de la Reforma y Calzada Gandhi S/n, Col. Chapultepec Polanco.
Delegacin Miguel Hidalgo. Cdigo Postal 11560, Mxico D.F. Tel. 5553-6266
91
Antecedentes Histricos: La Biblioteca del Museo Nacional, fue creada el 22 de diciembre de

1888; con un acervo inicial de 2000 volmenes. Gracias a la labor del Historiador Francisco del
paso y Troncoso, en los aos del siglo XX dicho acervo se haba incrementado a 26,442 teniendo
a su resguardo informacin de sumo valor.85
El 3 de Febrero de 1939 con la Fundacin del Instituto Nacional de Antropologa e Historia, la

biblioteca paso a ser la biblioteca central de esa institucin. El 17 de septiembre de 1964 se
traslado a su actual sede dentro de las instalaciones del Museo Nacional de Antropologa e
Historia.
El rea donde realizan el proceso de Microfilmacin se denomina: rea de Microfilmacin y esta

a cargo del Lic. Enrique Jorge Domnguez Salazar, que es el Jefe del rea.
En 1966 se implemento el Sistema de Microfilmacin, el cual tiene como Objetivo; Rescatar los
acervos del deterioro en que se encontraban y conservarlos y como Finalidad; Reunir, conservar
y difundir los materiales documentales para que
apoyen la investigacin, el equipo de
Microfilmacin que utilizan para realizar este proceso consta de Cmaras planetarias, rollos de
Pelcula de 16mm y de 35mm, una caracterstica
importante es que los documentos se
encuentran en mal estado.
Normatividad: Ley Federal sobre Monumentos y zonas Arqueolgicas, Artsticos e Histricos.
Documentacin Microfilmada: Archivo de Guerra y Reforma, Archivos de la Orden de

carmelitas Descalzos, Archivo de dependencias de INAH, Archivos estatales, Municipales,
Judiciales, y Notariales de los estados, as como de catedrales, Parroquiales y Conventos,
Archivos de personalidades notables, Informacin sobre el mbito poltico, cultural, cientfico o
85
http://www.inah.gob.mx/
92
artstico, Archivos de msica, Planotecas y mapotecas, cartogrficos, peridicos de la capital, de

los estados y de las ciudades extranjeras, de los aos 1600 al 2004.
Fondos Microfilmados:
El
Archivo Histrico de la Biblioteca Nacional de Antropologa e Historia
Archivos Institucionales Nacionales y Extranjeros
Archivos de los Estados y del Distrito Federal
Archivos Particulares
Colecciones Documentales
Archivo Especializado
Hemerografia y Publicaciones peridicas
Bibliotecas
Catlogo de microfilms del Archivo Histrico de Instituto Nacional de Antropologa e
Historia, fue el resultado de una labor de ms de 40 aos de seleccin y microfilmacin de

Archivos pblicos como privados tanto del pas como de Archivos Extranjeros, con la finalidad
de conservar los acervos, adems de facilitar su consulta y reprografia.
Equipo para proporcionar el Servicio: Lectores y Lectores Impresores
Servicio: Sala de Consulta, Copias de Microfilm, catlogo
Horario: Lunes a Viernes 9:00 a 17:00

Requisitos: Credencial de elector
Usuarios: El servicio es principalmente a usuarios a nivel medio superior en adelante, no solo del
INAH, sino tambin de todas las instituciones pblicas y privadas, nacionales y extranjeras.
93
3.4.4 Centro de Estudios de Historia de Mxico (CONDUMEX)
El Centro de Estudios de Historia de Mxico tiene a su resguardo una diversidad de informacin

con un valor invalorable y que permite ser un sitio donde se renen los investigadores o
estudiosos con fines de investigacin.
Ubicacin: Plaza Federico Gamboa del antiguo barrio de Chimalistac, en la Villa
lvaro
Obregn, Mxico D.F. Tel. 5326-5175
Antecedentes Histricos: El Archivo Histrico del Centro de Estudios de Historia de Mxico,

fue creado por CONDUMEX, con el objetivo de concretar las inquietudes de inters social y de
ndole cultural presentes desde un principio en la conciencia de los fundadores y dirigentes de la
empresa, por lo que comienza sus actividades en noviembre de 1964 en las instalaciones de la
empresa, llevando acabo un programa de adquisiciones, lo que origino que esta informacin
tuviera que ser adaptada en otro lugar como lo fue en la Av. Poniente 140 No. 739, Col.
Industrial Vallejo en la cual su consolidacin se hizo evidente, lo que obligo a buscar que fuera
accesible a los investigadores y estudiosos. Y en 1977 se estableci en su actual sede ubicada en
Plaza Federico Gamboa del Antiguo Barrio de Chimalistac.86
El Archivo se encuentra a cargo de la Lic. Josefina Moguel Flores
En 1999-2000 se Microfilmo el Fondo de la Provincia de San Alberto de los Carmelitas

Descalzos en Mxico, el cual tiene como Objetivo; El rescate del mismo y como Finalidad; La
conservacin.
El Fondo de la Provincia de San Alberto de los carmelitas descalzos en Mxico contiene

informacin; Documentos de monjas de carmelitas, cartas de pago, escrituras de donacin,
depsitos a rdito, escrituras de venta, pagares, y ttulos de propiedad, reales cedulas,
disposiciones, demandas, diligencias, licencias para ser albacea, licencias para colectar limosnas,
licencias para nuevas fundaciones, libros de manuscritos de noviciado en donde se puede apreciar
86
http://www.cehm.com.mx/
94
una lista de todos los frailes que recibieron el habito del carmen tanto en Mxico como en puebla,
tambin se tiene una serie de libros inditos que nos muestran paso a paso y en todos los
aspectos, la vida de esta orden, desde su llegada a la nueva Espaa en 1585, otros libros
referentes a los confesores de cmo comportarse con gente ruda, ignorante, nios, con personas
vergonzosas, con pecadores empernados y en materias deshonestas, de aos 1552-1983.
Equipo para proporcionar el servicio: Lectores y Lectores Impresores
Servicio: Cuenta con un catalogo, que facilita la bsqueda de informacin y con tres Lectoras de
microfilm y un Lector Impresor que permite fotografiar la imagen en papel, se dispone de una
sala convenientemente acondicionada e iluminada para los investigadores.
Horario: Lunes a Viernes 9:00 a 14:00
Requisitos: La consulta puede solicitarse mediante una carta membretada dirigida al Director del
Centro de Estudios de Historia de Mxico Condumex, Dr. Manuel Ramos Medina, personalizada,
especificando el motivo de su investigacin. Una vez cumplido este requisito, el uso es inmediato
a ser alumno de sexto semestre en adelante en cualquier Universidad.
Usuarios: Investigadores y Estudiantes a Nivel Superior
Es importante mencionar que estos cuatro Archivos concuerdan que la microfilmacin la utilizan
con fines de conservacin, para evitar la manipulacin de sus documentos originales a la hora de
su consulta y al mismo tiempo ofrecer un servicio ms eficiente a los investigadores y publico en
general, por medio del microfilm.
Consideran conveniente que se microfilme en todos los Archivos Histricos como medio de
conservacin, pero no microfilmar por microfilmar, sino atendiendo a varias consideraciones,
como contar con una infraestructura e insumos suficientes para el proceso, y que las personas
encargadas de microfilmar conozcan a fondo la aplicacin de esta tcnica a fin de alcanzar los
objetivos deseados, para una mejor durabilidad de la pelcula.
95
CONCLUSIONES
El haber realizado el presente trabajo de investigacin me permiti reforzar mis conocimientos
adquiridos durante la carrera y aplicarlos en este trabajo de Investigacin para alcanzar los
objetivos deseados como profesional y proponerme nuevas metas a futuro.
Una vez concluido el presente trabajo de investigacin, puedo mencionar, que dentro del mbito
de la Archivonoma existe una tcnica Microgrfica que a lo largo de dos siglos a jugado un
papel trascendental en los Archivos, permitiendo con ello la conservacin de los documentos
originales en un soporte alternativo, como es la pelcula.
Otro aspecto relevante al considerar la aplicacin del proceso de Microfilmacin, es el tener sus
acervos documentales organizados ya que sin esta fase no se podra lograr tal fin.
El proceso de Microfilmacin, conservacin y almacenamiento son aspectos determinantes en la

durabilidad de la pelcula, ya que si desde la filmacin del documento no se realiza de acuerdo a
la calidad deseada de la imagen, no se podr obtener un buen producto, recortando el perodo de
vida de la misma.
La conservacin y el almacenamiento son elementos importantes a considerar, ya que al igual que

los documentos en papel, las microformas tambin necesitan medidas de conservacin adecuadas
para su mayor duracin, aunque en algunos archivos microfilmados apenas se estn considerando
estos aspectos, por tal motivo se recomienda hacer limpieza peridica revisando cada rollo a fin
de encontrar hongos o manchas y poder rescatar la informacin.
La diversidad de informacin que existe en los Archivos Histricos como la; virreynal, colonial,
de presidentes de la republica, peridicos, mapas de diferentes aos, hacen que esta tcnica sea
un sistema verstil ya que permite microfilmar cualquier documento, independientemente de su
dimensin y caractersticas, logrando su integracin en los Archivos para su consulta y de mismo
modo ser difundida a nivel nacional e internacional.
96
Es importante mencionar las ventajas que se pueden obtener al aplicar este sistema microgrfico
como son; el ahorro de espacio, proteccin, seguridad, La Microfilmacin de complemento,
localizacin, eficiencia, uniformidad dimensional, bajo costo de distribucin, y as conocer
porque es un sofisticado sistema para los acervos documentales en los Archivos Histricos.
Es importante que antes de aplicar la Tcnica Microgrfica en el Archivo se realice un estudio de

viabilidad para determinar cuales son los objetivos que se desean alcanzar con este sistema,
deber tomarse en cuenta el equipo microgrfico que actualmente se encuentra en el mercado,
analizando caractersticas, costos, ventajas y desventajas de cada uno, con el propsito de
adquirir el adecuado a las necesidades del documento y de la institucin.
De acuerdo a los Archivos Histricos visitados se pudo constatar que estos cuentan con un
equipo mnimo, como cmaras planetarias, procesadores y lectores, para realizar la
Microfilmacin en las instalaciones del Archivo, a fin de alcanzar el propsito deseado en la
calidad de la pelcula, para una mejor conservacin de la informacin.
Asimismo es importante mencionar que este trabajo de investigacin queda abierto a cualquier
persona que le interese retomar el tema planteado y ampliarlo o enriquecerlo.
97
BIBLIOGRAFA
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102
ANEXOS
103
ANEXO 1
CUESTIONARIO
OBJETIVO. Recabar datos sobre la tcnica de Microfilmacin.
1. Nombre de la Institucin u Organizacin.

______________________________________________________________________________
2. Nombre del encargado del rea de Microfilmacin.
______________________________________________________________________________
3. En que ao fue implementado este sistema.
______________________________________________________________________________
4. Que tipo de Informacin es la que se Microfilma.
______________________________________________________________________________
5. Cuales son las caractersticas fsicas que presentan los documentos microfilmados
______________________________________________________________________________
6. Fechas extremas de la documentacin Microfilmada.
______________________________________________________________________________
7. Que objetivos se persigue con la Microfilmacin.
______________________________________________________________________________
8. Que tiempo de vida presenta un documento microfilmado
______________________________________________________________________________
9. Cada cuanto realizan el proceso de Microfilmacin
______________________________________________________________________________
10. Con que cmara Microfilman.
a) Rotativa
b) Planetaria
c) Otra______________________
11. Que pelcula emplean.

a) 16mm
b) 35mm c) 105mm
104
12. Que Microformatos utilizan.

a) Rollo
b) Jacket c) Microfichas d) Otro

Especifique___________________________
13. Que tipo de procesador manejan.

______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
14. Que tipo de duplicador usan en este proceso.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
15. Que mtodos de Microfilmacin Aplican.
a) Simplex
b) Duo
c) Duplex
16. Cuentan con Manuales de Procedimientos. En caso afirmativo cuales.

______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
17. Que normas de calidad emplean para la pelcula.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
18. Cuentan con medidas de conservacin para la pelcula.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
19. Cuales son las alternativas de solucin que obtienen con este proceso.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
20. Considera que la microfilmacin es una alternativa de solucin para la conservacin de los
acervos documentales.
a) SI
b) NO
Porque________________________________________________________________________
21. A nivel institucional, que beneficios se obtienen.

______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
105
22. Considera importante aplicar la microfilmacin en todos los acervos histricos

a) SI
b) NO
Porque________________________________________________________________________
23. La consulta a la documentacin Microfilmada es:

a) Poca b) Regular
c) Frecuente
25. Que usuarios son los que generalmente consultan ms la informacin Microfilmada.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
26. Que ventajas se obtienen con la implantacin del sistema de microfilmacin en el archivo.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
106
ANEXO 2
GLOSARIO DE TRMINOS MICROGRFICOS

UTILIZADOS EN ESTA INVESTIGACIN
Cmara Microfilmadora Llamada tambin microfilmadora fija, vertical o plana, es uno de los
Planetaria
dos tipos utilizados para fotografiar documentos en pelcula

microgrfica. Durante la exposicin el documento permanece plano
sobre un tablero horizontal colocado debajo de la unidad de la
pelcula. Tanto
estacionarios
el documento como la pelcula permanecen
durante
la
exposicin.
Las
microfilmadoras
estacionarias admiten, como regla general documentos ms grandes y

tienen mayor profundidad de campo que la microfilmadora rotativa.
Cmara Microfilmadora Uno de los tipos generales de aparatos para fotografiar documentos
Rotativa
con pelcula microgrfica. Adems de la unidad de pelcula y la

fuente de luz, este tipo de microfilmadora tiene un dispositivo de
transporte para documentos, que los introduce y saca del rea de
exposicin, tomndolos de una pila y acumulndolos en otra. Durante
la exposicin, el documento y la pelcula marchan en sincronismo.
La ventaja de esta forma de microfilmacin es la de poder
microfilmar un gran nmero de documentos prcticamente similares
en tamao, consumiendo poco tiempo.
Codificacin
Es la Tcnica usada en el momento de microfilmar, que permitir

posteriormente la localizacin de imgenes individuales en el rollo u
hoja de pelcula microgrfica.
Documento
Termino que cubre todo dibujo, fotografa o papel con informaciones.
107
Documento original
Es el material que se microfilma.
Duplicado
Copia de imagen en pelcula de un documento, por medio de la

secuencia del mismo.
Funda jacket o cartera Sobre o funda de plstico transparente en que se introducen

de plstico
imgenes aisladas de un microfilm, (tiras de pelcula) para su

observacin y duplicacin.
Lector
Aparato de proyeccin que ampla las imgenes de microfilm para

que sean visibles (varios modelos segn el formato, funda o jacket,
microficha, rollo, cassette, etc.)
Lector impresor
Un lector que incluye la funcin de hacer copias de las imgenes de

documentos observadas con l.
Magazine
Este
trmino se acepta con ortografa distinta magacn y que
tambin se ha escrito como magazine, tiene aceptacin limitada en

micrografa. Deber emplearse slo cuando se nombre: un recipiente
hermtico a la luz que contiene microfilm no expuesto. El magazine
evita que la pelcula se vele durante la carga y descarga de una
cmara microfilmadora. En nuestro caso, utiliza slo un ncleo para
las funciones alimentadora y receptora.
Un recipiente con un solo ncleo que contiene microfilm ya

procesado que se usar junto con el equipo de observacin, sea ste
un visor sencillo o uno copiador.
108
Mtodo Duo
Tcnica de microfilmacin en la cual una de las caras del documento

se filma en la mitad del ancho de la pelcula, con la otra mitad
enmascarada. Despus de la primera exposicin se vuelve a poner el
mismo rollo en la cmara y la otra cara de los
documentos se
microfilma en la otra mitad, mientras la anterior es ahora

enmascarada.
Mtodo Duplex
Tcnica de microfilmacin en la cual ambas caras de los documentos

se filman al mismo tiempo, una tras otra a lo largo del rollo de
pelcula (anverso y reverso)
Mtodo Simplex
Es la direccin que tiene la secuencia de imgenes de un microfilm,

en este caso de arriba hacia abajo, como en las pelculas de cine, que
tomadas en su posicin vertical natural muestran las imgenes
transversales a sus bordes. Forma de microfilmacin en la cual la
imagen del documento ocupa todo el ancho de la pelcula.
Microficha
Formato especial de micrografa, en el cual las imgenes estn

distribuidas en coordinadas sobre la pelcula, generalmente de 105 X
148 mm. La hoja de pelcula incluye, por lo comn, un ttulo
identificador que puede leerse sin necesidad de magnificacin, y un
sistema de coordinadas para las lneas y columnas que facilitan la
localizacin.
Microfilm
Pelcula de grano fino y alto poder resolutivo, que se usa para

reproducir imgenes altamente reducidas de los materiales originales.
La palabra suele aplicarse a materiales procesados.
109
Microfilmacin de salida
El proceso de microfilmacin por el cual las informaciones dadas
de computadora (COM)
por una computadora, archivadas en forma electrnica o magntica,

se transforman en seales que se pueden filmar en una computadora.
Un dispositivo que pueda emitir seales, como por ejemplo un tubo
de rayos catdicos, un emisor de lser o de un haz de electrones, o
diodos emisores de luz, se utiliza con microfilm sensible al tipo de
luz que ellos entregan.
Microfilmacin
Tcnica que consiste en transferir el contenido de un documento a

una pelcula pequea especialmente diseada para este fin, con los
equipos adecuados para realizar el proceso
Microfilmadora
Aparato que se utiliza para fotografiar documentos y obtener las

imgenes microgrficas de los mismos
Microformato
Trmino genrico que se designa a cualquier soporte generalmente

pelcula, que contiene microimagenes. Puede ser un rollo de 16
35mm, o una microficha de 105 mm.
Microfilmar
La accin de reproducir imgenes altamente reducidas de los

materiales
originales
en
equipos
especiales
llamados
microfilmadores.
Microfotografa
Aplicacin de las tcnicas fotogrficas a la produccin de imgenes

ms pequeas que el material original. No debe confundirse con
fotomicrografa.
Micrografa
Es la tcnica o tcnicas necesarias para reducir las imgenes de los

documentos.
110
Procesado o Revelado
Reaccin qumica o fsica que hace visible la imagen latente

contenida en una emulsin fotosensible.
Reduccin
Imagen de reproduccin que es ms pequea que el original del cual

se obtuvo. Trmino genrico que se emplea para determinar las
dioptras de una lente.
Ultraficha
Microficha con una alta reduccin (de 90X en adelante) mas de 90X
quiere decir de su tamao original la reduccin de 90, 100,200 etc.
Visor
Aparato de proyeccin que amplia las imgenes de microfilm para

que sean visibles.
Fuente: MNDEZ SAUCEDO, Gerardo. et al. Glosario de Trminos de Micrografa. Mxico:

Archivo General de la Nacin, Comit Tcnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y
Archivos. Folletos Tcnicos; No. 42, 1981. 11p.
111

Microfilmacion

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SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA

DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR

MICROFILMACIN: UNA ALTERNATIVA DE SOLUCIN

ASESOR: Lic. Mara Mercedes Fernndez Carbajal

MICROFILMACIN: UNA ALTERNATIVA DE SOLUCIN

CAPTULO 1 LA CONSERVACIN DE DOCUMENTOS EN EL

2.4.2.3 Duplicadores de Pelcula..

CAPTULO 3 MICROFILMACIN: UNA ALTERNATIVA DE SOLUCIN

3.2 Ventajas al utilizar estas Alternativas.....

El presente trabajo pretende reafirmar como la Microfilmacin es un sofisticado sistema que

La Investigacin de este trabajo se desarrollo en tres captulos:

En el primer captulo denominado: La Conservacin de documentos en el Archivo Histrico, se

El segundo captulo titulado: La Microfilmacin, hace referencia a este proceso, retomando

En el Tercer captulo denominado: Microfilmacin: Una Alternativa de solucin para la

Asimismo se incluyen las Conclusiones, Bibliografa y Anexos: Un cuestionario que se aplico en

1.1 Definicin de Archivo Histrico

Ya situada la documentacin en el Archivo Histrico pasa a ser del patrimonio cultural de la

Otras definiciones de Archivo Histrico:

REMIGIO MARCIAL, Lorenza. op. cit. Pg.65

a) Conservar, preservar y custodiar la documentacin generada por la institucin u

b) Dar las facilidades necesarias a los investigadores para consultar el archivo

c) Mantener actualizado el inventario del archivo para su consulta inmediata

d) Realizar catlogos y guas que contribuyen a la utilizacin y difusin del material

e) Agilizar, apoyar y promover la consulta e investigacin del patrimonio documental

f) Disponer de una rea apropiada para realizar la consulta

g) Proponer guas, ndices, inventarios y catlogos para agilizar el servicio.

h) Dar a conocer el reglamento interno y cuidar que el investigador no lo viole.

j) Fumigar el acervo segn las necesidades del archivo

k) Establecer los sistemas de proteccin, prevencin y seguridad que requieran los

REMIGIO MARCIAL, Lorenza. op. cit. Pg.34.

El Archivo Histrico es importante para la entidad o dependencia, porque en l se concentra la

Hay que considerar que adems es importante por lo siguiente:

a) Difunde la historia de la entidad

b) Da testimonio de los acontecimientos vividos por la empresa

c) Se actualiza constantemente el inventario y l catalogo, dentro del acervo, para la rpida

d) Brinda el servicio de consulta a todo el pblico y proporciona la orientacin necesaria

e) Realiza programas adecuados para la difusin de la informacin histrica conservada en

f) Realiza tareas de restauracin y conservacin de sus documentos.

El Archivo Histrico es un lugar donde podemos encontrar informacin relevante de un hecho o

b) Servicios de referencia. Se presta a partir de la vinculacin del contenido y la orientacin

c) Servicio de certificacin. Expedir documentos (fotocopias de papel o soportes

d) Servicio de reproduccin. Proporciona copias de

documentos por medio de la

microfilmacin para que no sufran perdidas o deterioro.

e) Servicio de informacin. Este punto consiste en ofrecer informacin sobre el origen de la

f) Exposiciones y actividades culturales. Es la comunicacin de los documentos con la

Estos usuarios son:

la informacin, necesitan unas

instalaciones adecuadas e instrumentos de descripcin claros y precisos para

c. Los estudiantes: de enseanza primaria, secundaria y superior; entran en contacto

1.2 Definicin de Conservacin

En los Archivos Histricos como ya hemos mencionado anteriormente se concentra toda la

La conservacin se define como Conjunto de tcnicas, tratamientos, procedimientos y

La IFLA (Federacin Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y de Bibliotecas), en su

La conservacin desde la antigedad ha sido llevada acabo aunque en diferentes circunstancias,

ROMERO FERNANDEZ, Pacheco, Juan Ramn. Escuela Iberoamericana de Archivos: Experiencias y

Hasta el momento la conservacin es una actividad indispensable en el Archivo Histrico

Es importante la conservacin de los documentos porque en ellos se concentra Nuestra

Los factores de deterioro que daan a los documentos se dividen en cuatro:

1.2.2.1 Factores Fsicos

d. Temperatura. La temperatura elevada acelera la velocidad del deterioro de los

e. Humedad. La humedad relativamente alta fomenta la proliferacin de hongos, la

1.2.2.2 Factores Qumicos

Son elementos que van a producir cambios en el papel.