CurSo de Access 2007 Aula

Cursos de Informtica aulaClic
Curso de Access 2007
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aulaClic. Curso de Access 2007. ndice

Cmo utilizar este curso.
1. Elementos bsicos de Access 2007

2. Crear, abrir, cerrar una base de datos
3. Crear tablas de datos
4. Modificar tablas de datos
5. Propiedades de los campos
6. Las relaciones
ndice
7. Las consultas
8. Las consultas resumen
9. Consultas referencias cruzadas
10. Consultas de accin
11. Los formularios
12. Los informes
13. Los controles de formulario e

informe
14. Las macros
15. Configurar la interfaz
16. Herramientas de Access
17. Importar y Exportar Datos
detallado
Unidad 1. Elementos bsicos de Access 2007
Iniciar y cerrar Access 2007

La pantalla inicial
Las barras
Compaginar dos sesiones
Unidad 2. Crear, abrir, cerrar una base de datos
Conceptos bsicos de Access

Crear una base de datos
Cerrar la base de datos
Abrir una base de datos
Ms opciones al abrir Access
El panel de exploracin
Unidad 3. Crear tablas de datos
Crear una tabla de datos

La clave principal
Guardar una tabla
Cerrar una tabla
Tipos de datos
El asistente para bsquedas
Unidad 4. Modificar tablas de datos
Modificar el diseo de una tabla

Introducir y modificar datos en una tabla
Desplazarse dentro de una tabla
Buscar y reemplazar datos
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Unidad 5. Propiedades de los campos
Introduccin
Tamao del campo
Formato del campo
Lugares decimales
Mscara de entrada
Ttulo
Valor predeterminado
Regla de validacin
Texto de validacin
Requerido
Permitir longitud cero
Indexado
Personalizar mscaras entrada
Personalizar formatos
El generador de expresiones
Los ndices
Unidad 6. Las relaciones
Crear la primera relacin

Aadir tablas a ventana relaciones
Quitar tablas de ventana relaciones
Modificar relaciones
Eliminar relaciones
Limpiar la ventana relaciones
Mostrar relaciones directas
Visualizar todas las relaciones
Conceptos bsicos relaciones
Integridad referencial
Unidad 7. Las consultas
Tipos de consultas
Crear una consulta
La vista diseo
Aadir campos
Definir campos calculados
Encabezados de columna
Cambiar el orden de los campos
Guardar la consulta
Ejecutar la consulta
Modificar el diseo de una consulta
Ordenar las filas
Seleccionar filas
Consultas con parmetros
Las consultas multitabla
Combinar tablas
La composicn externa
Formar expresiones
Las condiciones
Unidad 8. Las consultas resumen
Definicin
Las funciones de agregado
Agrupar registros
Incluir expresiones
Incluir criterios de bsqueda
Unidad 9. Consultas referencias cruzadas
Introduccin
El asistente para cons. de referencias cruzadas
La vista diseo
Unidad 10. Consultas de accion
Consultas de creacin de tabla

Consultas de actualizacin
Consultas de datos anexados
Consultas de eliminacin
Eliminar mensajes
Habilitar el contenido de la Base de datos
Unidad 11. Los formularios
Introduccin
El asistente para formularios
Editar datos de un formulario
La vista Diseo de formulario
La pestaa Diseo de formulario
La seccin controles y campos
Trabajar con controles
Propiedades del formulario
Unidad 12. Los informes
Introduccin
El asistente para informes
La vista Diseo de informe
La barra Diseo de informe
La seccin Controles y campos
Imprimir un informe
La ventana Vista previa
Agrupar y ordenar
Unidad 13. Los Controles de Formulario e Informe
Propiedades de los Controles

Etiquetas y Cuadros de Texto
Cuadros combinados y de lista
Grupo de opciones
El control Pestaa
Herramientas de dibujo
Imgenes y marcos de objeto
Botones de comando
Controles ActiveX
Unidad 14. Las Macros
Introduccin
Crear una macro
Acciones ms utilizadas
Acciones condicionadas
Grupos de macros
Crear bucles
Depuracin de errores
AutoKeys
Acciones de macro
Unidad 15. Configurar la Interfaz
Introduccin
La barra de acceso rpido
El panel de exploracin
Opciones de aplicacin
Panel de control
Unidad 16. Herramientas de Access
Introduccin
Analizar tablas
Analizar rendimiento
El Documentador
Compactar y reparar
Otras herramientas
Opciones
El asistente para analizar tablas
Pestaas del Documentador
Unidad 17. Importar y Exportar Datos
Importar datos
Exportar Datos
Exportar a Word y Excel
Obtener Datos por Vinculacin
El Administrador de Tablas Vinculadas
Importar un archivo de texto
Ejercicios paso a paso

Crear, abrir y cerrar una base de datos
Crear una tabla
Modificar diseo de tabla
Introduccin de datos
Desplazarse en una tabla
Buscar datos en una tabla
Propiedades de los campos
Crear relaciones
Modificar relaciones
La ventana Relaciones
Crear consultas simples I
Crear consultas simples II
Consultas con Parmetros
Consultas multitabla
Consultas resumen
Consultas de referencias cruzadas
Consulta creacin de tabla
Consulta de actualizacin
Consulta de datos anexados
Consulta de eliminacin
Crear formulario con asistente

Crear controles en el formulario
Modificar los controles
Crear subformularios
Alinear controles
Crear informes con asistente
Imprimir informes
Informes con grupos
Etiquetas y Cuadros de texto
El control Grupo de opciones
Creacin de un Botn de Comando
Creacin de una Macro
Macro con una condicin
Macro con Condiciones Avanzadas
Macros Complejas
Panel de Control
Documentador
Importacin de un Archivo de Texto
Vincular una Tabla de Access
Ejercicios propuestos
Pruebas evaluativas

Crear tablas de datos
Modificar tablas de datos
Las relaciones
Las consultas
Las consultas resumen
Las consultas de referencias cruzadas
Las consultas de accin
Los formularios
Los informes
Los controles de formulario e informe
Las Macros
Configurar la interfaz
Herramientas de Access
Importar y Exportar Datos

Crear tablas de datos
Modificar tablas de datos
Las relaciones
Las consultas
Las consultas resumen
Las consultas de referencias cruzadas
Las consultas de accin
Los formularios
Los informes
Los controles de formulario e informe
Las macros
Configurar la interfaz
Herramientas de Access
Importar y Exportar Datos
Cmo utilizar este curso

Todos los cursos de aulaClic siguen la misma didctica, si ya has realizado alguno de nuestros cursos en
pdf puedes saltarte esta pgina. Si no, es conveniente que leas estas instrucciones antes de empezar el
curso.
Navegacin.
Si pretendes seguir el curso visualizndolo por pantalla, el curso incluye enlaces y marcadores que
permiten moverte ms cmodamente por el texto.
Al principio del curso tienes el ndice detallado donde encontrars todos las unidades con sus apartados,
todos los ejercicios y todas las evaluaciones, haciendo clic sobre el apartado que quieras te desplazars al
mismo. En medio del texto tambin tienes enlaces tal como te describimos ms adelante.
Y finalmente puedes utilizar los marcadores. En el panel de marcadores,
situado normalmente a la izquierda, aparecen enlaces a los distintos temas
y bloques que forman el curso. Cada uno de ellos se puede expandir
pulsando en +, mostrando ms marcadores, correspondientes a apartados
de las unidades o secciones concretas.
Estructura del curso.

Al seguir manuales de informtica cada lector va saltndose los prrafos que no le interesan porque es
informacin muy compleja para su nivel o porque son cosas demasiado bsicas para su nivel. Este curso
trata de aliviar este problema organizando los contenidos por niveles. Hemos establecido tres niveles:
bsico, medio y avanzado.
Cmo se navega por estos niveles? El curso tiene una estructura troncal que es el nivel medio, pero en
los puntos que se ha considerado oportuno tenemos una referencia a una pgina de otro nivel que se puede
consultar o no segn criterio del lector.
En un apartado del nivel medio te puedes encontrar en algunos casos con este icono
que te indica
que en este punto puedes consultar una pgina de nivel bsico donde se te explicarn conceptos ms
sencillos relacionados con el tema. En otras ocasiones puedes encontrar este icono
para ir al nivel
avanzado, donde se te explicarn opciones ms avanzadas.
Las pginas bsicas y avanzadas las tienes en los bloques "Pginas bsicas" y "Pginas avanzadas"
despus del bloque principal.
Adems, en cada una de estas pginas tienes un enlace para volver al punto del nivel medio del que se
parti.
Los rtulos de las pginas aparecen de un color u otro dependiendo del nivel, estos son los colores:
Nivel bsico.
Nivel medio.
Nivel avanzado.
7
As sabrs en todo momento en qu nivel te encuentras.

Si es la primera vez que utilizas el programa del que trata el curso, te aconsejamos dejar los niveles
avanzados para una segunda lectura.
Nomenclatura.
De este color se pondrn los comandos que el usuario puede ejecutar y los nombres de las opciones;
as el texto o lo que hay que escribir en los comandos, as los conceptos ms importantes, y finalmente
los nombres de ventanas o apartados tendrn este aspecto.
Ejercicios y evaluaciones
En las unidades encontrars dos tipos de ejercicios:
Ejercicios paso a paso, los vers sealados con esta imagen
, son ejercicios que te permiten
practicar los conceptos que se acaban de explicar. En estos ejercicios te explicamos paso a paso lo que
tienes que hacer y slo tienes que seguir las indicaciones. Te aconsejamos realizarlo en cuanto te lo
encuentres. Estos ejercicios los tienes agrupados en el bloque "Ejercicios paso a paso".
Ejercicios propuestos, los vers sealados con esta imagen , son ejercicios que aparecen al final de
la unidad y permiten recordar lo estudiado a lo largo de la unidad. En estos ejercicios te planteamos el
ejercicio sin decirte cmo lo tienes que resolver. Tienes que intentar resolverlo recordando lo que has
estudiado en la unidad y consultando la teora. Si no sabes cmo resolverlo, al final del ejercicio encontrars
un enlace a una pgina con la solucin o indicaciones sobre cmo resolverlo. Estos ejercicios los tienes
agrupados en el bloque "Ejercicios propuestos" y las soluciones en el bloque "Ayuda a los ejercicios
propuestos".
Es importante realizar los ejercicios en el mismo orden que aparecen en el curso ya que algunos utilizan
archivos que se crean en ejercicios anteriores. Otros archivos, te los proporcionamos nosotros, en la carpeta
ejercicios como te indicaremos en los primeros temas del curso.
Pruebas evaluativas consisten en un formulario de tipo test sobre el contenido de la unidad. Al final de
la pgina encontrars un enlace a una pgina con la solucin. Estas pruebas las tienes agrupadas en el
bloque "Pruebas evaluativas" y las soluciones en el bloque "Pruebas evaluativas. Soluciones."
Aprender ms
Adems de todas estas pginas, tienes a tu disposicin videotutoriales que te permitirn seguir las
explicaciones de forma animada y amena.
Preguntas.
Este curso est extrado de la pgina web www.aulaclic.es. Si tienes alguna duda o pregunta puedes
plantearla en el foro de aulaClic.
Por otro lado os agradeceremos que nos ayudis a mejorar este curso con vuestras crticas y comentarios;
por favor, escribidnos a travs de nuestra pgina de contacto.
1. Elementos bsicos
Unidad 1. Elementos bsicos

Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber
diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin
veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando
conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.
Arrancar y cerrar Access 2007

Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2007.
Desde el botn Inicio
situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre
Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft
Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa.
Desde el icono de Access 2007 del escritorio
Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los
ejercicios tambin puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aqu.
Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar
Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access .
1. Elementos bsicos
La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales.
As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La
pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente
con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada
momento, como veremos ms adelante.
Las barras
La barra de Ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el
momento actual.
En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
10
1. Elementos bsicos
La barra de Acceso rpido
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar
Imprimir
o Deshacer
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha
desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.
Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones que
iremos viendo a lo largo del curso:
11
1. Elementos bsicos
La Banda de Opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic
en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que
se pueden crear en Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos
aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color
atenuado.
Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando
trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada
pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers
pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio.
De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.
Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.
12
1. Elementos bsicos
El Botn de Office
Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs
desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces
versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la
Banda de opciones pulsando Alt + A.
Este men contiene dos tipos bsicos de elementos, como vemos en las isguiente pgina.
13
1. Elementos bsicos
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic

sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no
aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento
actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de
dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como
la opcin Abrir.
Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un

tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder
a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder
a las opciones de administracin de la base de datos.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado
de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num), que estamos
en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico
y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha.
Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso.
14
2. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos
Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos

Conceptos bsicos de Access
Si quieres aprender o repasar conceptos bsicos de bases de datos o quieres conocer los objetos que
maneja Access 2007, consltalo aqu
.
Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo

clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que
aparece a la derecha de la pantalla.
Aparecer la ventana
de Introduccin a
Microsoft
Office
Access.
Selecciona la opcin
Base de datos en
blanco.
En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en
ella.
15
A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:
Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos
creando y el lugar donde se guardar.
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde
vamos a guardar la base de datos.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aqu
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
16
Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access.

En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste.
Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin
.ACCDB.
Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a
partir de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos
seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.
Si quieres ver cmo funciona el Panel de Exploracin te recomendamos que visites este avanzado
17
Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
Cerrando Access:
Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar
de la ventana Base de datos.
Sin cerrar Access:

En el Botn de Office , elegir la opcin Cerrar base de datos.
Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
Desde el Botn
de Office :
Ir al
Office .
Botn
Elegir
Abrir...
la
de
opcin
18
Desde los documentos recientes del Botn de Office :

Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron bajo el ttulo de
Documentos recientes.
Haz clic en la que quieras abrir.
Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office

Access:
Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o
desde la opcin en Inicio Todos los Programas aparecer
la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access.
En la parte derecha vers el marco Abrir base de datos
reciente.
Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace
Ms... para buscar el archivo de la base de
datos que quieres abrir.
En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrir el cuadro de
dilogo Abrir para que busques el archivo:
19
Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir.

Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior
aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y
hacer clic sobre el botn Abrir.
O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.
Para practicar los conceptos de esta unidad didctica realiza el Ejercicio Crear abrir y cerrar una base
de datos.
Ejercicios de la Unidad 2.
Prueba evaluativa de la Unidad 2.
20

Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los
temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2007.
Crear una tabla de datos.

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones.
En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y
segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo
y slo tendrs que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que
podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir
la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como
claves, etc...
Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o
haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:
21
Aparecer la vista de Diseo de la tabla:
22
En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla,
Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza
una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la
tabla y as sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades
del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos
que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna
Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede
tener hasta 64 caracteres.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:
23
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla

INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de
dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la
lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
Para ms informacin sobre los diferentes tipos de datos haz clic aqu
.
Si deseas informacin sobre el asistente para bsquedas haz clic aqu
.
Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna,
la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms
caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente.
A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario,
normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla
sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.
La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador
de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual
identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta
por ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave
principal de la tabla.
24
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos
pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos
hacer clic en el born anterior
.
Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no
puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave
principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja
crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
Guardar una tabla.

Para guardar una tabla, podemos:
Ir al Botn de Office y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar
de la barra de Acceso Rpido.
Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Escribir el nombre de la tabla.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo
avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un
campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin
clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.
25
Cerrar una tabla.

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el men
emergente.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar

pestaa.
que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la
Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio Crear una tabla de datos.
26

Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla
como los datos introducidos en ella.
Modificar el diseo de una tabla.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva
columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una
modificacin en su diseo:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:
Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.

Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las
sustituciones necesarias.
Para aadir un nuevo campo,
ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,
o bien,
situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn
de la pestaa
Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo,
posicionarse en el campo y hacer clic en el botn
de la pestaa Diseo.
o bien,
seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est
remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin
desaparecern.
27
Por ltimo, guardar la tabla.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Modificar una tabla de datos.
Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opcin
en el men contextual.
Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistasde objeto y elegir Vista
Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.
En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:
Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los
datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenar, no
es necesario guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Cerrar
para terminar con dicha tabla.
28
Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
El registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros
de la pestaa Inicio.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a
modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo
clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Introduccin de datos.
29
Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al ltimo registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.
Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.
Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
Pulsar INTRO.
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA
ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.
Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio Desplazamiento en una tabla.
30
Buscar y reemplazar datos.

Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos.
Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de Access 2007.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a
continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botn
Find de la pestaa Inicio:
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:
En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el
campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo
seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido
en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque
coincidir exactamente con l.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
31
Despus podemos indicarle Buscar:

Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
encontramos situados.
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo.
Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre maysculas y

minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara).
Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer
registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn
Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.
Despus cerrar el cuadro de dilogo.
Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar.

Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos a
continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente hacer clic en el botn
Reemplazar
del marco Buscar de la pestaa Inicio.
O bien hacer clic sobre el botn Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaa Reemplazar.
Vers el cuadro de dilogo de la siguiente forma:
La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir
el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar que reemplaza el valor donde
nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar todos que sustituye todos los valores
encontrados por el de sustitucin.
Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados
sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el campo.
32
Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio Buscar datos en una tabla.
33

Introduccin
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional
sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando tenemos un
campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas
generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el
campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda.
Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las
propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido
datos en l se pueden perder estos datos introducidos.
A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.
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Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden
introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255.
Para los campos Numrico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores
negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores
negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos
.adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)
Los campos Autonumrico son Entero largo.
A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.
Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico.
Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:
Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en
Windows como puede ser .
Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estndar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.
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Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no
se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga.
Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de
agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas
comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99
pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos S/No
Activado/Desactivado.
disponen
de
los
formatos
predefinidos
S/No,
Verdadero/Falso
S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja
de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad
formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaa Bsqueda
de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te
mostramos a continuacin.
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran
que crear formatos personalizados.
Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de formatos haz clic aqu
36
Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato
Nmero o Moneda.
Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los
usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de
telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta
propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn
que aparece a la derecha de la propiedad a
modificar una vez activada dicha propiedad.
Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de mscaras de entrada haz clic aqu
Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad
Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos
ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces
el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se
introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la
provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo
Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia y
no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.
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Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que
escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar
en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia
animada.
Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que se abre al
hacer clic sobre el botn
que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella. Para
conocer un poco ms sobre l visita nuestro avanzado
.
Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un
campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu
de su error y pueda solucionarlo.
Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S,
en caso contrario el valor ser el de No.
Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores
de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.
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Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas
basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y
agrupacin.
Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice
sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin ndice.
S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas
con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.
Si quieres saber ms sobre los ndices haz clic aqu
Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio Propiedades de los campos.
Ejercicios propuestos de la Unidad 5.
39
6. Las relaciones

En esta unidad veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir
entre dos tablas de una base de datos.
Si no sabes lo que es una relacin en bases de datos, te introducimos algunos conceptos bsicos para
entender las relaciones aqu
.
Crear la primera relacin.

Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder
a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botn
Relaciones que se encuentra en la pestaa Herramientas de base
de datos.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar

tabla de la derecha esperando indicarle las
tablas que formarn parte de la relacin a crear.
Seleccionar una de las tablas que pertenecen
a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer
dicha tabla remarcada.
Hacer clic sobre el botn Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta
aadir todas las tablas de las relaciones a
crear.
Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.
40
6. Las relaciones
Para crear la relacin:

Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso codigo).
Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla
secundaria (aulaClic_Facturas).
Soltar el botn del ratn.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y
aulaClic_Facturas) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (codigo y numero). Ojo! siempre
deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los
campos de relacin (en nuestro caso uno a varios).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar
en cascada los registros relacionados.
Si quieres saber ms sobre integridad referencial y operaciones en cascada haz clic aqu
Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.

Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
Para practicar las operaciones descritas realiza el Ejercicio Crear relaciones.
41
6. Las relaciones
Aadir tablas a la ventana Relaciones.

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana
Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa
Herramientas de base de datos.
Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.

Aadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de dilogo.
Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa
Herramientas de base de datos.
Despus podemos elegir entre:
hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la
opcin Ocultar tabla del men contextual que aparecer,
hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en

el botn Ocultar tabla en la pestaa Diseo.
42
6. Las relaciones
Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
hacer clic con el botn derecho
sobre la relacin a modificar y elegir la
opcin Modificar relacin... del men
contextual que aparecer,
o bien,
hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn
Modificar relaciones que encontrars en la pestaa Diseo de la banda
de opciones.
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.

Realizar los cambios deseados.
Eliminar relaciones.
Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:
hacer clic con el botn derecho
sobre la relacin a borrar y elegir la
opcin Eliminar del men contextual,
o bien,
hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a continuacin
pulsar la tecla DEL o SUPR.
43
6. Las relaciones
La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Modificar relaciones.
Limpiar la ventana relaciones

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede
llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y
visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin
Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuacin.
Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo:
Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las
relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, nicamente hemos limpiado la ventana.
A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opcin
Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opcin Mostrar
directas que explicaremos a continuacin.
Mostrar relaciones directas

Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla
determinada para ello:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y
elegir la opcin Mostrar directas del men contextual
que aparecer,
hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en

el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa Diseo.
44
6. Las relaciones
Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.
Visualizar todas las relaciones

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
hacer clic con el botn derecho sobre el
fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar
todo del men contextual que aparecer,
pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la

pestaa Diseo.
Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio La ventana de relaciones.
45
7. Las consultas
Unidad 7. Las Consultas

En esta unidad veremos cmo crear consultas y manejarlas para la edicin de registros de tablas
creadas con Access 2007.
Tipos de consultas.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen
los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto
se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica
porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se
vuelve a calcular).
Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de
eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.
Consultas especficas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir
directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber
SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL, con el que aprenders a realizar
estas consultas.
46
7. Las consultas
Crear una consulta.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:
Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen
anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el
apartado anterior.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante.
47
7. Las consultas
Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crear cualquiera de
las anteriores por ti mismo.
Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los
datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.
48
7. Las consultas
La vista Diseo.
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas
aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la
consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando
en la explicacin:
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede
ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas
basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele
desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el
resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el
campo Poblacion para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el resultado
ya que todos son de la misma poblacin.
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que
deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una
condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
49
7. Las consultas
Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocar en la
primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del ratn
arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual
queremos dejar el campo que estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha para
desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos
muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as
en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vaca de
la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar
el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
Definir campos calculados

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una funcin.
Si quieres saber ms sobre cmo formar expresiones, haz clic aqu
Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese
encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del campo y seguido de dos
puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.
En la consulta que aparece ms arriba tienes el ejemplo de la segunda columna, esta tendr en el
encabezado Mes_Factura y en la columna se visualizar el mes de la fecha de la factura (tenemos un campo
calculado que utiliza la funcin mes( ), funcin que obtiene el mes de una fecha).
50
7. Las consultas
Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover
una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando.
Para mover una columna arrastrndola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha
columna aparecer resaltada (est seleccionada).
Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha
hacer clic, la
. Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo arrastrar la
columna hasta la posicin deseada.

Para mover una columna cortndola:
Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la
flecha
hacer clic).
Hacer clic sobre el icono
en la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecer la columna.
A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos
cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa Diseo.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+V).
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla

May pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y todas la
columnas que se encuentren entre las dos.
Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta
haciendo clic sobre el botn
de la barra de Acceso Rpido,
o bien,
seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office .
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn
51
7. Las consultas
Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel de
Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin:
Haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseo de la consulta:

Haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla
que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato de los que aparecen en la
consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas
modificaciones).
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Consultas simples.
Modificar el diseo de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:
Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.
En el men contextual seleccionar
52
7. Las consultas
Ordenar las filas

Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha
que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin.
Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico, por orden
alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien
puede ser Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por
las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenacin, para un
mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y as sucesivamente.
El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si queremos ordenar
por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrcula
primero la columna provincia y despus la columna localidad.
El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para cada
columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la
segunda columna.
Seleccionar filas
Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es una
condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta.
Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los alumnos
de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos
que tener en una de las columnas de la cuadrcula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila
Criterios: el resto de la condicin o sea ="Valencia".
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente el
valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se encuentra un texto lo
encierra entre comillas.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos
entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la
condicin precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios:
[coste], si no ponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio = "coste", precio igual al valor
Coste no al contenido del campo Coste.
53
7. Las consultas
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.

En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que el registro
aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los
registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro aparecer
en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el operador Y.
En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el
1/1/60 y el 31/12/69.
Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas
distintas (utilizando las filas O: y siguientes).
Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, los
alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern aquellos que sean de Valencia y
hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.
Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la
misma fila.
Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros.
Si quieres saber ms sobre los operadores de condicin que puedes utilizar, haz clic aqu
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Consultas simples (II).
54
7. Las consultas
Consultas con parmetros

A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino
que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer
una consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario
cuando Access se lo pida.
En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro.
Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el
usuario cuando se ejecuta la consulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos, Access
considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del
parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:
En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que especifique
que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta manera:
Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario
Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de parmetro sino como un valor.
Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn Parmetros de la
pestaa Diseo.
En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta donde
podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.
55
7. Las consultas
La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn Parmetros es
que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del valor introducido
por el usuario.
Si quieres practicar esta caracterstica realiza el Ejercicio Consultas con parmetros.
56
7. Las consultas
Las consultas multitabla

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deber contener
en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos.
Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta) haremos clic en el
botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:
Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la
concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una
tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la
tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el
resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas.
Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que
aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede
interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de
cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno
de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas.
Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos tablas en la
ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra
tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas tablas relacionadas, estas aparecern automticamente
combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta.
Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos
tablas aunque no exista una relacin definidad entre ellas.
Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca
directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se
emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente.
Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la siguiente manera:
57
7. Las consultas
Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas
del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan.
Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que
cumpla la condicin, veamos un ejemplo:
En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan curso asignado.
Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila
coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa.
La composicin externa
La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen
una fila coincidente en la otra tabla.
Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera:
Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.
Combinar las dos tablas por los campos de unin:
Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas.
En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de combinacin.
Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin
58
7. Las consultas
Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados (campos de
unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa deberemos seleccionar la
opcin 2 o la 3 segn lo que queramos obtener.
Si seleccionamos la opcin 2,
la combinacin aparecer de la siguiente forma:
Si seleccionamos la opcin 3
59
7. Las consultas
la combinacin aparecer de la siguiente forma:
El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Consultas multitabla.
60

Definicin
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del
origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como
consultas sumarias.
Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza
distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla
origen.
Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no
resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del
origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de
la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de
resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los
datos del origen.
En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las
filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada fila del resultado se corresponde con
una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del
resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.
61
Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa de Diseo.
En cualquiera de los dos casos se aade una fila

a la cuadrcula QBE, la fila Total:
Todas las columnas que incluyamos en la
cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese
valor le indicar a Access qu hacer con los valores
contenidos en el campo escrito en la fila Campo:
Los valores que podemos indicar en la fila Total:
son los que aparecen al desplegar la lista asociada a
la celda como puedes ver en la imagen de la
derecha:
Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores
contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en una consulta de
resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla.
Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como
veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de
la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin.
A continuacin describiremos esas opciones.
La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben
ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado ser del mismo tipo
aunque puede tener una precisin mayor.
62
La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo,
tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar segn las
necesidades del sistema para representar el valor del resultado.
La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en
el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.
La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si
la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.
Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no
consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y
la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores nulos.
Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna.
Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el
mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor
contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico,
y si la columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior.
Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre el
que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el que se escribieron los registros.
Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas opciones.
La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna
pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la columna contiene
valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias
veces.
Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas
por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y
escribirlo as:
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Agrupar registros
Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen una
nica fila resultado.
La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen sin columnas
de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del origen.
Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros que tienen el
mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la
consulta y adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma
se pueden obtener subtotales.
Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar que
queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos por el campo Poblacion. De
esta manera la funcin cuenta() la calcular sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma
poblacin). La consulta quedara as:
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin.
Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros que
contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin.
Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un nico grupo.
64
Incluir expresiones
La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombre de columna.
Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de agregado
(las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o
nombres de columna que aparezcan con la opcin AgruparPor.
En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones
de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)-Mn(nhoras) pero no
Max(suma(nhoras)).
Incluir criterios de bsqueda

La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de la
consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de Valencia,
para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de
Valencia, esto se definira de la siguiente forma:
Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la opcin Dnde, en
este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta.
Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin que en una consulta
normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT),
existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podr poner un nombre de columna si esta columna no es una
columna de agrupacin.
65
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Las consultas resumen.
66
9. Las consultas de referencias cruzadas
Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas

Introduccin
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con
dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de
agrupacin es una entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales

de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos.
Tenemos que disear una consulta resumen calculando
la suma de los importes de los pedidos agrupando por
empleado y mes de la venta.
La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato ms compacto
como el siguiente:
Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas.
Observa que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay
una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupacin (mes) ahora sirve para definir las
otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la interseccin de un
valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la suma
de importes).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho ms cmodo
y rpido utilizar el asistente.
67
El asistente para consultas de referencias cruzadas

Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic en el botn
Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaa Crear:
Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparecer:
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde coger los
datos.
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En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las
Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla
utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para
seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que estamos
creando necesita datos de varias tablas y esa consulta ser el origen de la consulta de referencias cruzadas.
Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botn Siguiente> para pasar a la ventana
que puedes ver en la siguiente pgina...
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una de las
columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si una de
esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como
encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas.
Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botn
. Al pasar
el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cmo quedar la
consulta; hemos seleccionado el campo nhoras y vemos que en la consulta aparecer una fila por cada valor
distinto del campo nhoras.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn
seleccionados.
y el campo se quita de la lista de campos
Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el resultado de la
consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos hayan en el origen de la
69
consulta.
Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece esta ventana:
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aqu slo podemos elegir
un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generar una columna con el valor como
encabezado de columna.
En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado, vemos que al seleccionar el
campo Fecha Inicio, aparecer en el resultado de la consulta una columna por cada valor que se encuentre
en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos.
Pulsando Siguiente, accedemos a una ventana que vemos en la siguiente pgina...
Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna, es de tipo Fecha, el asistente nos
permite refinar un poco ms el encabezado de columna con la siguiente ventana:
70
Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los totales no por cada fecha
sino por mes, ao o trimestre por eso el asistente nos pregunta en esta ventana qu tipo de agrupacin
queremos.
Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecer una columna por cada
mes del ao en vez de por cada fecha distinta. Aqu tambin podemos apreciar el efecto en la zona inferior de
la ventana.
Despus de pulsar el botn Siguiente> pasamos a la ventana de la siguiente pgina.
71
En esta ventana nos pregunta qu valor debe calcular en la interseccin de columna y fila.
En la lista Funciones: seleccionamos la funcin de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista
Campos: elegimos el campo sobre el cual actuar la funcin de agregado. Por ejemplo hemos seleccionado
Codigo Curso y la funcin Cuenta, por lo tanto en cada interseccin tendremos el nmero de cursos
iniciados en ese mes con ese n de horas.
Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de resumen.
El asistente nos permite tambin aadir a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna
contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En nuestro ejemplo me dara el nmero total de
cursos con el n de horas de la fila. Para que el asistente aada esta columna tenemos que activar la casilla
S, incluir suma de filas.
Despus de pulsar el botn Siguiente> llegamos a la ltima ventana del asistente que puedes ver en la
siguiente pgina...
72
En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre tambin ser su
ttulo.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por ejemplo:
o bien
Modificar el diseo, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de consulta donde
podremos modificar la definicin de la consulta.
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La vista Diseo
La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una consulta resumen
con una fila aadida, la fila Tab ref cruz.
Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente. Normalmente
nosostros no tendremos que cambiar el diseo, si acaso el ttulo de las columnas que no sean encabezado
de columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Consultas referencias cruzadas .
.
Prueba evaluativa de la Unidad 9
74
10. Las consultas de accin
Unidad 10. Las consultas de accin

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en
una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los
datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.
En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogo para confirmar la
operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos mensajes, si quieres saber
cmo haz clic aqu
.
A continuacin te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de accin.
Puede que tu configuracin de Access no te permita ejecutar este tipo de consultas. Puedes ver como
permitirlo aqu
.
Consultas de creacin de tabla.

Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de
una consulta de seleccin.
Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada
tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos
a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til para
sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.
Para crear una consulta de Creacin de tabla:
Abrimos una nueva consulta en vista diseo.
Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.
Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa
consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.
Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:
75
Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.

Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos
crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y
escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser
el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn
Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la
base de datos donde queremos guardar la nueva tabla.
Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta:
La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la consulta de
seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo
despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de la
consulta haciendo clic sobre el botn
de la pestaa Diseo veremos en la propiedad
Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de
datos donde se crear:
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Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de
la pestaa Inicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla.
La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. Para
ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn
de la pestaa Diseo.
Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa
cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y heredarn
el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, ndices, etc...
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Consultas de creacin de tabla
Consultas de actualizacin.
Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una
tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros
de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin.
Para crear una consulta de actualizacin:
Aadimos la tabla que queremos actualizar.
Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo:

77
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han

desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido
aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver
en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas.
En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de
bsqueda y los campos que se quieren actualizar.
En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al campo.
La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresin basada en
campos del origen, tambin podra ser un parmetro.
Esta expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada.
La expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est actualizando.
Si para el clculo de la expresin se utiliza una columna que tambin se modifica, el valor que se
utiliza es el antes de la modificacin, lo mismo para la condicin de bsqueda.
Para que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los
registros a actualizar mediante un criterio de bsqueda. Si la consulta no incluye criterio de bsqueda se
actualizarn todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de bsqueda
[Cdigo curso] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [cdigo curso] hemos puesto nulo, lo que significa
que actualizar el campo cdigo curso al valor nulo en los registros donde cdigo curso sea igual a cero.
Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columna se podr
actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6)
78
Para ver los datos que se modificarn antes de realizar la actualizacin podemos hacer clic sobre el
tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono
actualizacin de la tabla.
. Al ejecutar la consulta se realizar la
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila
Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si
el campo es de tipo fecha.
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un campo de esa misma
tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de
tipo texto y le aada las comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos aadido a la tabla alumnado un
nuevo campo Provincia para almacenar en l la provincia del alumno y como la mayora de nuestros alumnos
viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los
alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no
coincida con la provincia.
En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia y en la fila Actualizar a:
poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo
Poblacin.
Tambin podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresin basada en el campo que estamos
actualizando u otro campo que tambin actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizar, para
calcular la expresin, los valores antes de la actualizacin. por ejemplo queremos subir un 5% el precio
de nuestros artculos, la expresin a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sera [precio] * 1,1
(esta expresin es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)).
Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de
tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar
para la actualizacin. Por ejemplo supongamos que hemos aadido un campo horas restantes a la tabla
alumnado para guardar el nmero de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podramos crear
una consulta para actualizar ese campo con el nhoras del curso ya que se supone que al principio a todos
los alumnos les quedar la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que
contener el campo horas restantes y el campo nhoras del curso en el que est matriculado el alumno, por
eso habra que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedara as:
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Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso: Consultas actualizacin
Consulta de datos anexados.

Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a una tabla.
Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.
La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos de otra
tabla por eso una consulta de datos anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde coger los datos) y
un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creacin de
tabla ya que definimos una consulta de seleccin que permite obtener los datos a grabar y lo que vara es que
ahora indicaremos en qu columna del destino queremos almacenar cada valor.
Para crear una consulta de datos anexados:
Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino.
Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa
consulta aparezcan los datos a insertar.
80
Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo:
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos
registros.
Normalmente la tabla estar en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos
tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y
escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser
el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn
Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la
base de datos que queremos.
Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta.
81
La ventana de diseo ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimos la consulta de
seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que tiene una nueva fila
Anexar a:.
Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn
de la
pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla destino y en Base de
datos de destino la base de datos donde se encuentra la tabla destino.
En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla destino queremos dejar el valor
definido en esa columna.
82
En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este valor puede ser un
campo del origen, un valor fijo, o cualquier expresin vlida.
Podemos incluir un criterio de bsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarn en el
destino.
Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el valor que tenga en su
propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos Fecha inicial y
Fecha final por lo que se rellenarn a nulo (su valor predeterminado).
Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa columna para
que el sistema le asigne el valor que le toque segn el contador, si por el contrario queremos que la columna
tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila Campo:.
Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el valor
nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no aade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones
de clave'. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Cdigo Curso el valor de la expresin [Cdigo
Curso] + 1000 para que no se generen cdigos duplicados que ocasionaran errores (suponiendo que los
cdigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000).
Si tenemos definido un ndice nico (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en la
tabla tambin devuelve el mismo error.
Si la tabla destino est relacionada con otra, se seguirn las reglas de integridad referencial.
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Consultas datos anexados
Consulta de eliminacin
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el
criterio de bsqueda especificado.
Para crear una consulta de eliminacin:
Aadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.
Hacemos clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo:
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar:
por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes en el ejemplo que te
ofrecemos a continuacin:
83
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. Se utiliza
una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla
para el criterio de bsqueda.
En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda
y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qu tabla queremos
eliminar los registros. En este caso tambin debemos cambiar las propiedades de la consulta para que nos
permita ejecutarla. Haciendo clic en el botn Hoja de propiedades de la pestaa Diseo
, y cambiando la propiedad Registros nicos a S.
En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un criterio de bsqueda, y
la opcin Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Por
ejemplo:
84
Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de Valencia (Dnde
Poblacin = "Valencia").
Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria.
Si NO se indica un criterio de bsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.
Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el tipo de
vista Hoja de datos de la pestaa Inicio.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn . Al ejecutar la consulta se realizar la eliminacin
de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos
cancelar esa eliminacin.
Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.
Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros
siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las
filas que tena que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha podido eliminar tantas filas por
infringir esas reglas.
Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso: Consultas eliminacin
85
11. Los formularios
Unidad 11. Los Formularios

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o
consulta.
En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar
su diseo.
Introduccin.
Para crear un formulario tenemos varas opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando
los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de
los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario
creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms
adelante cmo modificar el diseo de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del
formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la
tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Grficos dinmicos
abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos dinmicos.
Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente.
86
11. Los formularios
El asistente para formularios.

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios que puedes
ver en la imagen anterior.
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas,
este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una
consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic
sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
.
o deseleccionar todos
87
11. Los formularios
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente
pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente >.
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que
tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el
formulario con ese estilo.
88
11. Los formularios
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla
del asistente para formularios:
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre
asignado al formulario.
Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del
formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:
o bien
89
11. Los formularios
Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de
formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:
Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos
en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin
contextual.
en el men
O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.
Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista
Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos
en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de
desplazamiento por los registros
que ya conocemos, lo nico que cambia
es el aspecto de la pantalla.
Para practicar lo visto hasta ahora puedes realizar el Ejercicio Crear formularios.
La vista diseo de formulario

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe
presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms
adelante.
Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic
derecho sobre l para seleccionar la opcin
Nos aparece la ventana Diseo de formulario
90
11. Los formularios
El rea de diseo consta de tres secciones:

La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
formulario.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo
por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar
en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botn Encabezado o Pie del
formulario de la pestaa Organizar:
Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los
controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de
diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente,
que puedes ver en la imagen anterior.
91
11. Los formularios
La pestaa Diseo de formulario

En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando
entramos en la Vista Diseo del formulario.
El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando

trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que
estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta
los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la
vista diseo.
Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos permite
trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de
Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos
muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos
una idea aproximada de cmo ser su aspecto final.
Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de
datos y Grfico dinmico, que ya hemos comentado, si previamente
lo permitimos en las propiedades del formulario.
En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace aparecer y
desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que
sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de
controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic
sobre el botn
Con el botn
.
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control
92
11. Los formularios
seleccionado. Si quieres saber ms sobre las propiedades del formulario haz clic aqu
Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn

Access.
para acceder a la ayuda de

Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos
controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como
decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para
abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de
hacerlos ms legibles.
En el panel Controles y campos de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de controles que
se pueden aadir al formulario.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic
sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los
controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez.
Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn
El botn
activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen)
al crear determinado tipo de controles se abrir un asistente para crearlos.
El resto de la seccin se compone de los siguientes tipos de controles:

Etiqueta
sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en
su propiedad Ttulo.
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn
Cuadro de texto
se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del
origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque
depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos
cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo
para presentar los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un
93
11. Los formularios
cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el
nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo
cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la
frmula por el signo de igualdad =.
Cuadro combinado
. En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que
recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar que el valor que se ha
introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la
lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el
almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la desplegamos con la flecha que
tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos
ayuda a definir el control.
Cuadro de lista
. A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece
desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms
columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de
diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
Grupo de opciones
Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de
opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee.
Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar
un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones.
Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de verificacin,
botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el
asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.
Botn de opcin
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o
para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto
,
sino, este otro .
Casilla de verificacin
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya
creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este
aspecto
, sino este otro
.
Botn de alternar
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado,
tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn
aparecer presionado.
Botn de comando
. Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por
ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botn, no slo se
ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin
tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas
distintas.
Control pestaa
, se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos
que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestaas.
94
11. Los formularios
Control imagen
para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al cambiar de registro.
Marco de objeto independiente
para insertar controles como un archivo de sonido, un documento
Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro.

Marco de objeto dependiente
para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a
otro.
Salto de pgina
, el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en la vista
Preliminar y a la hora de imprimir.

Lnea
para aadir una lnea en el formulario.
Rectngulo
para aadir un rectngulo al formulario.
Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn
Puedes practicar esto realizando el Ejercicio paso a paso: Crear controles en el formulario.
Trabajar con controles

Seleccionar controles.
Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado aparece
rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms grandes) y controladores
de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen:
A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado
pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es
muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior de la
Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja de Propiedades en la pestaa
Diseo.
95
11. Los formularios
Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el
control que te interesa.
Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada
la tecla Maysculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn izquierdo
del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el rea de
diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado
quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).
Aadir controles
Para aadir al formulario un nuevo campo del
origen, debers abrir la Lista de campos haciendo clic
en el botn Agregar campos existentes en la pestaa
Diseo. En esta ventana aparecen todos los campos
del origen del formulario. A continuacin hacer clic
sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn
arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el
lugar donde queremos que aparezca el campo. Access
crear automticamente una etiqueta con el nombre del
campo, y un cuadro de texto asociado al campo.
Tambin podremos aadir campos de otras tablas
distintas a la de origen.
Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la seccin Controles y
campos que hemos visto en el apartado anterior, lo encontrars en la pestaa Diseo. Haz clic sobre el tipo
de control que queremos aadir, vers que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea
del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo
apretado arrastramos el ratn hasta dejar el control del tamao deseado.
96
11. Los formularios
Copiar controles
Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios contorles de un mismo tipo. Slo
tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio (tambin
puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C). Luego pgalos en el formulario utilizando el botn Pegar
de la pesaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl + V.
Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo sin tener que repetir la
operacin de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el formulario en el cuadro de controles.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente. Puedes
modificar este nombre haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Propiedades en el men
contextual.
Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control
hasta que el puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento pulsar el botn del ratn y
mantenindolo pulsado arrastrar el control hasta su posicin definitiva. Cuando seleccionamos un control
tambin se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se movern tanto el control como su etiqueta.
Para mover nicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento de la etiqueta y
cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo ndice arrastrar la etiqueta.
Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo ndice debe aparecer
encima del controlador de movimiento del control.
Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se movern todos.
Cambiar el tamao de los controles.

Para cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamao, a
continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma
de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el
tamao deseado.
Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno de ellos,
se cambiarn todos.
Con el botn Autoformato que se encuentra en la pestaa Organizar podemos cambiar

con un clic el aspecto de nuestro formulario asignndole un diseo de los que tiene Access
predefinidos, son los estilos que aparecen tambin en el asistente para formularios.
Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio Modificar los controles.
97
11. Los formularios
Tambin podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botn Subformulario

Diseo (junto al resto de los controles).
de la pestaa
Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario

principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinacin
formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario
principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una
relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con
un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario
presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario principal (que el
subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo).
Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso: Crear subformularios.
Adems de poder utilizar la pestaa Organizar para modificar el formato de nuestros formularios podemos
aprovechar unas cuantos opciones que nos sern muy tiles para mejorar la presentacin de los objetos que
creemos:
Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula pero
tenemos una opcin del men Formato que nos permite realizarlo de forma ms cmoda. Seleccionamos los
controles de la seccin Alineacin: izquierda, derecha, arriba, abajo.
Podemos utilizar el botn
para que los controles se alineen automticamente.
98
11. Los formularios
Utiliza las opciones de la seccin Tamao para ajustar el tamao de los controles.
Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos
ajustar y pulsamos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer.
Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido.
A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula.
Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto.
Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho.
Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.
Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao y despus
alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin.
Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno el otro
se actualice para cuadrar con el primero.
Ajustar el espacio entre controles. Si queremos cambiar la distancia entre controles, adems de
moverlos libremente por el rea de diseo, podemos utilizar unas opciones de la seccin Posicin.
Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos
hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles
seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio
(Disminuir).
Tambin podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, como dejar el mismo espacio entre controles
(Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la
izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).
En caso de tener alguna duda sobre las operaciones estudiadas, sera aconsejable realizar el Ejercicio
Ajustar el tamao y alinear controles


99
12. Los informes

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se
pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms facilmente la
informacin y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una
vez creado.
Introduccin.
Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informess que encontrars en la pestaa Crear:
Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los
casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado
modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante
cmo modificar el diseo de un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del
informe.
Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o
consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.
Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.
100
12. Los informes
El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que puedes ver en la
imagen anterior.
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este
ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para
obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el
botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
.
o deseleccionar todos
A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente
pgina...
101
12. Los informes
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los
registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de
grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual
queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
(o directamente hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la
zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima
aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para
seleccionarlo y pulsar el botn
.
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones
, la flecha hacia
arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botn
podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn
aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
102
12. Los informes
En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo
que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro
podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera
letra, las dos primeras, etc... Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente> y pasamos a
la siguiente ventana.
En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenacin.
Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si
queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir una ordenacin descendente hacer clic
sobre el botn Ascendente y pasar a ser Descendente.
Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la ventana de la siguiente
pgina.
103
12. Los informes
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina,
se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que podremos ver en la siguiente
pgina...
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene
definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el
104
12. Los informes
informe con ese estilo.

Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla
del asistente para informes:
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre
asignado al informe.
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin
o bien
Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de
informe donde podremos modificar el aspecto del informe.
Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio Crear informes con el asistente.
La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar
los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la
misma forma que definimos un formulario.
Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe
seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn
Nos aparece la ventana diseo.
105
12. Los informes
El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:

La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
informe.
La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada
pgina.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por
pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la
seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.
La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y
encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar:
Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.

Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.
106
12. Los informes
Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles,
tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones Regla
y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.
La pestaa Diseo de informe

Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.
El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos
podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista
Presentacin que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseo y
finalemente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de
mandar el informe a impresora.
Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer el cuadro lista de
campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el
rea de diseo como veremos ms adelante.
El botn
permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.
107
12. Los informes
Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic
sobre el botn
Con el botn
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control
seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.
Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn

Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos
controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios como por ejemplo los
botones de comando.
En la pestaa Diseo encontrars los mismo controles que vimos en el tema anterior:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic
sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los
controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez.
Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

Etiqueta
sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en
su propiedad Ttulo.
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn
Grupo de opciones
Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele utilizar
ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.
Botn de alternar
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el
valor S, el botn aparecer presionado.

Botn de opcin
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el
108
12. Los informes
valor S, el botn tendr este aspecto

Casilla de verificacin
, sino, este otro
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo
contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto
, sino, este otro
Cuadro de texto
se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del
origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende
de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para
presentar los resultados de un clculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de
la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos
presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad
=.
Cuadro combinado
Control pestaa
formularios.
Control imagen
, Cuadro de lista
, Grupo de opciones
, Botn de comando
. Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de
para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al cambiar de registro.
Marco de objeto independiente
para insertar controles como un documento Word, un grfico, etc...
Sern controles que no variarn al cambiar de registro.

Marco de objeto dependiente
para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a
otro.
Salto de pgina
, el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se haya llegado al final
de la pgina.
Tambin podemos agregar un subinforme

. Un subinforme es un informe que se inserta en otro. El
informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del informe se denomina subinforme. Una
combinacin informe/subinforme se llama a menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o informe
principal/secundario. Funciona de forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.
Lnea
para aadir una lnea en el informe.
Rectngulo
para aadir un rectngulo al informe.
Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn
Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario, si tienes
alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar
109
12. Los informes
el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior.
Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access.
Imprimir directamente
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploracin para
seleccionarlo.
Despliega el Botn de Office y colcoca el ratn sobre la flecha que aparece junto al comando Imprimir,
en el desplegable que se abrir selecciona Impresin Rpida.
Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en
ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo Imprimir.
Abrir el cuadro de dilogo Imprimir

Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
Y seleccionando la opcin Imprimir del Botn de Office.
Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como
te explicaremos a continuacin:
Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en red,
110
12. Los informes
desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la
impresin.
En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien
slo algunas pginas.
Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a
imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la opcin
Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin Intercalar no
est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime
todas las copias de cada pgina juntas.
La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco en vez de
mandarlo a la impresora.
Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana
cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por ejemplo en
negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc...
Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a varias
columnas, etc...
Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin aceptar no se
imprime nada.
Abrir el informe en vista previa

Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla
para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva.
Para abrir la vista previa tienes dos opciones:
Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office , colocar el ratn en la flecha al lado
del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el men desplegable.
Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploracin y seleccionar la
opcin
O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.
111
12. Los informes
La ventana Vista previa
En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora.

Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento
por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina, a la pgina anterior, a una
pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina.
En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa (la pestaa Vista preliminar) con iconos que nos
ayudarn a ejecutar algunas acciones:
El botn
reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola pantalla,
permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla.

enva el informe a un documento Word, desplegando el cuadro
a una hoja de clculo Excel por ejemplo.
podemos elegir tambin enviarlo
Utiliza la opcin PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS.
112
12. Los informes
Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso. Imprimir informes.
Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que
permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una lnea de totales,
tambin podemos definir una determinada ordenacin para los registros que aparecern en el informe.
Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que
ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos en Vista Diseo y hacemos clic
sobre el botn
a continuacin:
de la pestaa Diseo. Se abrir la seccin Agrupacin, orden y total que te mostramos
Puedes aadir un grupo de ordenacin haciendo clic en Agregar un grupo.

Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese grupo.
Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenacin dentro de un grupo.
Puedes hacer clic en el vnculo Ms para ver ms opciones de ordenacin y agrupacin.
Con las flechas
puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso. Informes con grupos.
113
13. Los controles de formulario e informe

Propiedades Generales de los Controles
En temas anteriores vimos cmo crear formularios e informes utilizando el asistente, tambin hemos
aprendido a manejar los controles para copiarlos, moverlos, ajustarlos, alinearlos, etc
En este tema vamos a repasar los diferentes tipos de controles y estudiar sus propiedades para
conseguir formularios e informes ms completos.
Empezaremos
por
estudiar
las
propiedades comunes a muchos de
ellos:
Nombre: Aqu indicaremos el
nombre del control. Puedes darle el
nombre que t quieras, pero asegrate de
que es lo suficientemente descriptivo
como para poder reconocerlo ms tarde.
Un buen mtodo sera asignarle el
nombre del control ms una coletilla
indicando de qu control se trata. Por
ejemplo, imagina que tenemos dos
controles para el campo Curso, una
etiqueta y un cuadro de texto. Podramos
llamar a la etiqueta curso_eti y al campo
de texto curso_txt. De este modo
facilitamos el nombre de dos controles
que referencian a un mismo campo.
Visible: Si la propiedad se establece a No el control ser invisible en el formulario. Por el contrario,

si lo establecemos a S el control s que ser visible.
Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy til para cargar informacin en el formulario que no sea visible
para el usuario pero sin embargo s sea accesible desde el diseo.
Tambin podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos pulsando, por ejemplo, un
botn.
Mostrar cuando: Utilizaremos esta propiedad para

establecer cundo un control debe mostrarse. De este
modo podemos hacer que se muestre nicamente cuando
se muestre en pantalla y esconderlo a la hora de imprimir
114
(muy til por ejemplo para los botones de un formulario que no queremos que aparezcan en el formulario
impreso).
Izquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a su posicin.
Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o informe y de su borde superior.
Normalmente sus unidades debern ser introducidas en centmetros. Si utilizas otras unidades de medida,
como el pxel, Access tomar ese valor y lo convertir en centmetros.
Ancho y Alto: Establecen el tamao del control indicando su anchura y altura. De nuevo la unidad de
medida utilizada es el centmetro.
Color del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo ms sobre el resto del
formulario. Para cambiar el color, teclea el nmero del color si lo conoces o bien coloca el cursor en el
recuadro de la propiedad y pulsa el botn
que aparecer a la izquierda.
Entonces se abrir el cuadro de dilogo que ya conoces desde donde podrs seleccionar el color que
prefieras.
Estilo de los bordes: Cambia el estilo en el que los bordes del control se muestran.
Color y Ancho de los bordes: Establece el color del borde del control y su ancho en puntos.
115
Efecto especial: Esta propiedad modifica la

apariencia del control y le hace tomar una forma
predefinida por Access.
Al modificar esta propiedad algunos de los valores
introducidos en las propiedades Color del fondo, Estilo
de los bordes, Color de los bordes o Ancho de los bordes se vern invalidadas debido a que el efecto
elegido necesitar unos valores concretos para estas propiedades.
Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el Efecto especial
dejar de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad indicada.
Nombre y Tamao de la fuente: Establece el tipo de fuente que se utilizar en el control y su

tamao en puntos.
Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: Estas propiedades actan sobre el
aspecto de la fuente modificando, respectivamente, su espesor (de delgado a grueso), si debe mostrarse
en cursiva o si se le aadir un subrayado.
Texto de Ayuda del control: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre como
ayuda contextual a un control.
Texto de la barra de estado: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre en la
barra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control.
Un ejemplo muy claro de su uso sera que cuando el usuario se encontrase sobre el campo Nombre en la
barra de estado se pudiera leer Introduzca aqu su nombre.
ndice de tabulacin: Una de las propiedades ms interesantes de los controles. Te permite

establecer en qu orden saltar el cursor por los controles del formulario/informe cuando pulses la
tecla TAB. El primer elemento deber establecerse a 0, luego el salto se producir al control que tenga un
valor inmediatamente superior.
116
En l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulacin. Puedes arrastrar y colocar los
controles en el orden que prefieras, de esta forma, las propiedades ndice de tabulacin de los controles se
configurarn de forma automtica.
Tambin accedemos a este cuadro pulsando el icono
en la pestaa Organizar.
Etiquetas y Cuadros de Texto

Ya hemos visto cmo insertar un campo en el origen de datos, este campo, la mayora de las veces estar
representado por un cuadro de texto y una etiqueta asociada.
Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los ttulos,
mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando, normalmente ser el
contenido de un campo del origen de datos.
La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Ttulo.
La propiedad que le indica a Access qu valor tiene que aparecer en el cuadro de texto, es la propiedad
Origen del control.
Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el usuario escriba un
valor en el control, estar modificando el valor almacenado en la tabla, en el campo correspondiente del
registro activo.
Cuando queremos utilizar el control para que el usuario

introduzca un valor que luego utilizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el
117
cuadro de texto se convertir en independiente.
Tambin podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en este caso
debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresin que permitir a Access calcular el valor a
visualizar, precedida del signo igual =.
Por ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla slo tenemos precio unitario y cantidad.
En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que extraamos de otros campos
(en el ejemplo los campos precio y cantidad). Tambin es posible realizar clculos con constantes, por lo
que nuestro origen de datos podra ser =[precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo o incluso escribir =2+2
para que se muestre en el campo el resultado de la operacin.
Si quieres practicar las propiedades de los controles que hemos visto hasta ahora realiza el Ejercicio
paso a paso. Etiquetas y Cuadros de Texto.
Cuadros Combinados y Cuadros de Lista

Estos controles sirven para mostrar una lista de
valores en la cual el usuario puede elegir uno o
varios de los valores.
El cuadro de lista permanece fijo y desplegado
mientras que el cuadro combinado aparece
como un cuadro de texto con un tringulo a la
derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista.
Una de las formas ms sencillas para crear un control de este tipo es utilizando el Asistente para
controles. Su uso es muy sencillo, slo tendrs que activar el asistente
antes de crear el control sobre el
formulario o informe haciendo clic en su icono en la pestaa Diseo.
Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado
se lanzar un generador automtico del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos, cumplimentar
las propiedades del control para que muestre los datos que desees.
En el tema 3, con el asistente para bsquedas, ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros
combinados y de lista, aqu repasaremos las propiedades ms importantes.
Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qu tipo ser la fuente de donde
sacaremos los datos de la lista.
Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta.
118
Si seleccionamos Lista de valores el control mostrar un listado de unos valores fijos que nosotros
habremos introducido.
La opcin Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos
pertenecientes a una tabla o consulta.
En cualquier caso se debern indicar qu campos o valores sern mostrados con la siguiente propiedad:
Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos indicar el nombre
de una tabla o consulta o tambin podremos escribir una sentencia SQL que permita obtener los valores de
la lista.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el
nombre de una tabla o consulta.
Si, por el contrario, habamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los valores que
queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por puntos y comas:
"valor1";"valor2";"valor3";"valor4"...
Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la
columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es
el nmero de orden de la columna.
Encabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con
encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a S, coger la primera fila de valores como fila de
encabezados.
Ancho de columnas: Permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias
columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.
Ancho de la lista: Indica el ancho total de la lista.
Limitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo un valor que no
se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la
lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no
deja almacenar este valor.
119
Filas en lista: Indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Esta
propiedad slo se muestra para el control Cuadro combinado.
Seleccin mltiple: Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y Extendida.
Si seleccionamos Ninguna el modo de seleccin de la lista ser nico, es decir slo podremos
seleccionar un valor.
Si seleccionamos Simple permitiremos la seleccin mltiple y todos los elementos sobre los que hagas
clic se seleccionarn. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic sobre l.
Seleccionando Extendida permitiremos la seleccin mltiple, pero para seleccionar ms de un elemento
deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un elemento, pulsamos la tecla MAYUS y
dejndola pulsada seleccionamos otro elemento, todos los elementos entre ellos sern seleccionados.
Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro de lista.
Una vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos dos tipos haciendo
clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Cambiar a...
Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo prcticamente
todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a los orgenes de datos.
Esta opcin tambin est disponible en el men contextual de los cuadros de texto.
El Control Grupo de Opciones

Ahora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirn para mostrar al usuario un conjunto limitado de
alternativas representadas por Botones de opcin, Casillas de verificacin o Botones de alternar.
Si queremos utilizar este grupo de controles la forma ms sencilla ser insertando un control de tipo Grupo
de opciones
. Dentro de este grupo de opciones introduciremos tantos controles de tipo botn de
120
opcin, casillas de verificacin o botn de alternar como deseemos.

La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene
que hacer clic en el valor que desee y slo puede elegir una opcin cada vez de entre el grupo de
opciones.
En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial.
El control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del control al campo que
queremos que se encuentre vinculado en la tabla.
Los controles de opcin que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada Valor de la
opcin, que ser el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos.
Por tanto, debers establecer la propiedad Valor de la opcin para cada uno de los controles de opcin de
forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el Origen
del control del control Grupo de opciones.
La propiedad Valor de la opcin slo admite un nmero, no podrs introducir texto por lo que este tipo de
controles unicamente se utilizan para asociarlos con campos numricos.
En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado como independiente y por lo tanto no
estar sujeto a ningn campo.
Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro de dilogo
personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuacin alguna accin basada
en esa entrada.
La propiedad Valor de la opcin slo est disponible cuando el control se coloca dentro de un control de
grupo de opciones. Cuando una casilla de verificacin, un botn de alternar o un botn de opcin no est
en un grupo de opciones, el control no tiene la propiedad Valor de la opcin. En su lugar, el control tiene la
propiedad Origen del control y deber establecerse para un campo de tipo S/No, modificando el registro
dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario.
Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos controles con la opcin de
Asistente para controles
activada.
As, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se lanzar el generador y con un
par de pasos podrs generar un grupo de controles de forma fcil y rpida.
121
Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrndolo sobre el rea de diseo, a
continuacin arrastra sobre l los controles de opcin, y finalmente tendrs que rellenar la propiedad Valor de
la opcin de cada control de opcin y la propiedad Origen del control del grupo de opciones.
Si quieres practicar lo que hemos visto en este apartado realiza el Ejercicio El Control Grupo de
opciones.
El Control Pestaa
Cuando tenemos una gran cantidad de informacin que presentar, se suele organizar esa informacin en
varias pestaas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Pestaa:
Un control Pestaa es un contenedor que contiene una coleccin de objetos Pgina. De esta forma cuando
el usuario elige una pgina, sta se vuelve Activa y los controles que contiene susceptibles de cambios.
Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada pgina individualmente. Una vez insertado el
control Pestaa deberemos hacer clic sobre el ttulo de una de las Pginas para modificar sus propiedades. El
ttulo de la pgina se podr modificar a travs de la propiedad Nombre.
Para insertar elementos dentro de una pgina deberemos crearlo dentro de ella. Una vez hayas
seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que quieres insertar, solamente debers colocar el
cursor sobre la pgina hasta que quede sombreada y entonces dibujar el control:
122
Cuando termines slo tendrs que cambiar de pgina haciendo clic sobre su ttulo y rellenarla del mismo
modo.
Es posible aadir nuevas Pginas o eliminarlas, para

ello slo tienes que hacer clic derecho sobre el control
Pestaa y seleccionar Insertar pgina para aadir una
nueva pgina o hacer clic en Eliminar pgina para eliminar
la pgina activa.
Si tienes ms de una pgina incluida en el control

Pestaa debers utilizar la opcin Orden de las pginas...
en el men contextual para cambiar su disposicin.
Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposicin de la pgina seleccionada de
modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estar situada ms a la izquierda y, al contrario,
la que se encuentre en la parte inferior estar situada ms hacia la derecha.
Cuando hayas terminado pulsa el botn Aceptar y podrs ver el control Pestaa con las Pginas
ordenadas.
123
Las Herramientas de Dibujo

Nuestro siguiente paso ser echarle un vistazo a dos de los controles que nos ayudarn a mejorar el diseo
de los formularios o informes que creemos: las Lneas y los Rectngulos.
En ambos casos su creacin es la misma (e igual tambin para el resto de los controles). Basta con
seleccionar el control
y luego dibujarlo en el formulario o informe. Para ello slo tienes que hacer
clic en el punto en el que quieras que empiece el control, y sin soltar el botn del ratn, desplazamos el
cursor hasta que el control alcance el tamao deseado.
En el caso del control Lnea la tecla MAYUS nos ser de mucha utilidad. Si mantenemos esta tecla de
nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones anteriores podremos crear lneas sin inclinacin,
es decir, completamente horizontales o verticales.
Estos controles debern ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar secciones en
nuestros documentos. De esta forma alcanzaremos diseos ms limpios y organizados, lo cual, adems de
causar que el usuario se sienta ms cmodo trabajando con el formulario o informe, har que realice su trabajo
de una forma ms rpida y ptima.
Las propiedades de estos controles son practicamente todas las que vimos en el primer punto de este tema
y que son comunes a todos los controles.
Lo nico que aadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado anteriormente, un
diseo cargado con demasiados controles Lnea y Rectngulo al final resultan difciles de trabajar tanto
desde el punto de vista del usuario como de la persona que est realizando el diseo, t.
Imgenes y Marcos de Objeto

En este apartado veremos cmo mostrar imgenes (o otro tipo de objetos) en un formulario o informe
de Access. Para ello nos serviremos de los controles Imagen, Marco de objeto independiente y Marco de
objeto dependiente.
Pero antes de comenzar partiremos desde los principios bsicos. Primero que nada deberemos saber que
una imagen no es ms que un tipo de objeto que se ha creado en otra aplicacin y que ms tarde
utilizaremos en Microsoft Access. De este mismo modo, Access permite la visualizacin de otros tipos de
documentos (como archivos de Excel, Word, PowerPoint, PDF's, etc...) y su inclusin en un formulario o
informe.
Por tanto, Access nos va a permitir mostrar este tipo de informacin en nuestros documentos de una forma
muy sencilla. Veamos cmo...
El control Imagen nos va a servir para mostrar imgenes en nuestros trabajos. Para ello slo tendrs que
seleccionar el control
en la pestaa Diseo y dibujarlo sobre el formulario o informe. En este momento se
124
abrir un cuadro de dilogo donde tendrs que seleccionar la imagen que quieras mostrar:
Aqu elegiremos la imagen que queremos mostrar y pulsaremos el botn Aceptar. La imagen estar lista
para utilizarse en el formulario o informe.
Una vez tenemos el control Imagen listo en el documento podremos acceder a sus propiedades.
Vemoslas:
Imagen: Aqu deber indicarse la ruta de la imagen en nuestro disco duro. En un principio visualizars
la ruta de la imagen que escogiste en el paso anterior.
Modo de cambiar el tamao: En esta propiedad podremos escoger entre tres opciones, Recortar,
Extender y Zoom.
Si seleccionamos la opcin Recortar slo se mostrar un trozo de la imagen que estar limitado por el
tamao del control Imagen. Si hacemos ms grande el control se mostrar ms parte de la imagen.
Seleccionando la opcin Extender har que la imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado
por el control. Esta opcin deforma la imagen para que tome exactamente las dimensiones del control.
Con la opcin Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus proporciones originales. El
tamao de la imagen se ver reducido o aumentado para que quepa dentro del control.
125
Distribucin de la imagen: Esta

propiedad nos permitir escoger la
alineacin de la imagen dentro del
control. Puede tomar los valores Esquina
superior izquierda, Esquina superior
derecha, Centro, Esquina inferior izquierda o Esquina inferior derecha.
Esta opcin es ms til cuando mostramos la imagen en modo Recortar.
Mosaico de imgenes: Puede tomar los valores S y No. En el modo Zoom utilizaremos esta opcin para
que se rellenen los espacios vacos que se crean al ajustar la imagen con copias de esta.
Direccin de hipervnculo: Puedes incluir una direccin a un archivo o pgina web para que se abra al
hacer clic sobre el control.
Por ltimo hablaremos de la propiedad ms interesante del control Imagen: Tipo de imagen.
El Tipo de imagen puede ser Incrustado o Vinculado. Seleccionando un tipo u otro decidiremos si
Access almacenar el objeto dentro del archivo de la base de datos o simplemente lo vincular y la
imagen deber existir siempre en un archivo externo de imagen.
En otras palabras, un archivo incrustado forma parte del archivo de la base de datos y por tanto los
cambios realizados en el objeto incrustado se reflejarn nicamente en el archivo en la base de datos.
Un archivo vinculado se enlaza al archivo de la base de datos y no forma parte de ella. Si modificamos el
archivo de imagen que corresponde al objeto vinculado, cuando abras la base de datos la imagen se actualizar
y mostrar los cambios realizados.
Los controles de Marco extienden la funcionalidad del control Imagen y lo hacen todava ms verstil.
En un principio, el control Marco de objeto independiente es muy parecido al control Imagen. Permite la
inclusin de un objeto dentro de un formulario o informe. En este caso el control de Marco de objeto
126
independiente es capaz de insertar casi cualquier tipo de objeto en l.

La forma en la que lo insertaremos ser el mismo. Deberemos seleccionarlo en el Cuadro de Controles y
colocarlo en el formulario o informe. Una vez hecho esto se abrir un cuadro de dilogo:
Aqu se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde
cero, o seleccionar la opcin Crear desde archivo y se nos dar la opcin de seleccionar un archivo ya
existente.
El listado que aparece en Tipo de objeto: muestra todos los tipos de objeto que Access es capaz de
incluir dentro del control.
Si dejamos la casilla Mostrar como icono desmarcada, el objeto se mostrar con una pequea
previsualizacin que podremos tratar como hicimos con el control Imagen. En el caso contrario, si marcamos
la opcin, el control Marco de objeto independiente se mostrar como el icono de la aplicacin que lo abre,
por ejemplo si el objeto es un archivo de Word, se mostrar as
Las propiedades que debemos tener en cuenta de este objeto son las siguientes:
Tipo de presentacin: Escoge entre Contenido para previsualizar parte del archivo, o Icono para que se
muestre el icono de la aplicacin encargada de abrir el archivo.
Activacin automtica: Aqu podremos seleccionar el modo en el que queremos que se abra el
archivo contenido en el marco.
Podemos elegir entre Doble clic, Manual y RecibirEnfoque.
Normalmente las dos ltimas opciones requerirn de un trabajo de programacin adicional, pero al
encontrarse fuera del mbito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opcin.
Si seleccionamos la opcin Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic sobre el control o, con
este seleccionado, pulsando la combinacin de teclas CTRL + ENTER.
127
Activado: Selecciona S o No. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o no.
Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a S, el objeto se abrir en modo de slo lectura. Podr ser
modificado, pero sus cambios no sern guardados.
Esta funcin es muy til para mostrar informacin que slo queremos que sea leda. Nosotros como
administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actualizarlo a nuestro
gusto.
Por ltimo la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo est siendo tratado como un archivo vinculado o
incrustado.
Esta propiedad es de slo lectura y se nos muestra a ttulo informativo, no podremos modificarla.
En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en la base de datos
para mayor comodidad. Slo existe un modo de que, al insertar el objeto, ste quede vinculado y es
insertando un archivo ya existente.
En el momento en el que estamos insertando el objeto desde un archivo deberemos marcar la casilla
Vincular si queremos que el archivo no se incruste en la base de datos y pueda ser manipulado directamente
desde fuera.
El Marco de objeto dependiente es muy similar a un objeto vinculado. La nica diferencia es que este
control deber vincularse siempre a un campo de una tabla o consulta utilizando su propiedad Origen
del control.
De este modo, podemos, por ejemplo, incluir las fotos de los productos y almacenarlos en la misma tabla
que el resto de su informacin.
128
Una de las caractersticas que derivan de este hecho es que para cada uno de los registros (filas) de la tabla
se almacenarn imgenes (u objetos) diferentes.
Este objeto tiene las mismas propiedades que el anterior.
Es imprescindible que el campo de la tabla al cual se vincula el control sea de tipo Objeto OLE, para que
sea capaz de almacenar la informacin del archivo y guardarla en la tabla
As, una vez creado el formulario, podremos incluir el tipo de archivo que queramos simplemente haciendo
clic derecho sobre el control y seleccionando la opcin Insertar objeto....
Se abrir el cuadro de dilogo que vimos anteriormente cuando queramos insertar un objeto en un Marco
independiente.
En este caso, de nuevo deberemos elegir entre crear el objeto desde cero o abrir uno existente. Si
decidimos abrir uno que ya existe se nos dar la opcin de Vincularlo en vez de Incrustarlo.
Ten en cuenta que si quieres que el Marco muestre correctamente una imagen esta deber ser del tipo
BMP y este tipo de imagen suele ocupar bastante...
As que, resumiendo, ests son las consideraciones que debers tener en cuenta cuando utilices
controles de Imagen o Marcos de objeto:
129
En un formulario o informe podemos incluir una imagen o un objeto.

Tanto los objetos dependientes como los independientes pueden ser vinculados o incrustados.
Cuando incrustamos un objeto en un formulario o informe, Access lo guarda en un archivo en la base de
datos, por lo que un archivo incrustado siempre estar disponible.
Si cambiamos de ruta un archivo vinculado, Access no ser capaz de encontrarlo. Deberemos
actualizar tambin la ruta almacenada en la base de datos.
Cuando tenemos un objeto vinculado podremos verlo y modificarlo desde la base de datos, pero los
cambios se almacenarn en un archivo externo.
Incrustar archivos muy grandes no es aconsejable, pues hace que la base de datos pese ms y sea
ms lenta.
El Botn de Comando
En este apartado hablaremos de los Botones de Comando, que con diferencia es uno de los controles que
ms nos ayudarn a realizar determinadas acciones.
Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos cuando son pulsados.
Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchsimas acciones en un solo botn
gracias a la integracin de este programa con el lenguaje de programacin Visual Basic y al uso de macros.
Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a travs del Asistente para controles
Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botn de Comando nos aparece una cuadro
de dilogo. Veremos paso a paso cmo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo.
En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botn. Como
puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Categoras.
130
Selecciona la Categora que creas que se ajusta ms a lo que quieres realizar y luego selecciona la
Accin en la lista de la derecha.
Pulsa Siguiente para continuar.
Ahora podrs modificar el aspecto del botn. Puedes elegir entre mostrar un Texto en el botn, o mostrar
una Imagen.
En el caso de escoger Imagen, podrs seleccionar una entre las que Access te ofrece. Marca la casilla
Mostrar todas las imgenes para ver todas las imgenes que Access tiene disponible para los botones.
Tambin podras hacer clic en el botn Examinar para buscar una imagen en tu disco duro.
Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar.
131
En esta ltima pantalla le daremos un nombre al control Botn de Comando para poder reconocerlo ms
tarde en la lista de controles.
Pulsa Finalizar para terminar.
Al ser tan fcil aadir Botones de comando con el Asistente este control se convierte en una forma muy
verstil de aadir acciones a tus formularios e informes.
Como podrs ver en las primeras ventanas del Asistente para controles existen varias acciones que
podrs realizar.
Con la categora de Exploracin de registros podrs moverte de forma rpida por todos los datos del
formulario, buscando registros o desplazndote directamente a alguno en particular.
Utiliza las acciones de Operaciones con registros para aadir nuevos, duplicarlos, eliminarlos,
guardarlos o imprimirlos.
Del mismo modo podrs jugar con los formularios aplicndoles filtros y actualizndolos. En cualquier
momento podrs aadir un botn para abrir, cerrar o imprimir informes, formularios y consultas.
Si quieres practicar lo que hemos explicado en este apartado realiza el Ejercicio Creacin de un Botn
de Comando.
Controles ActiveX
Access tambin nos ofrece la posibilidad de aadir un sinfn de controles que podrs encontrar desplegando
la lista de controles ActiveX haciendo clic en el botn Ms controles
de la pestaa Diseo.
Debido a que existen muchsimos de estos controles, y a que sus propiedades son prcticamente nicas en
cada caso, simplemente comentaremos que puedes acceder a ellas haciendo clic derecho sobre el control
(una vez est sobre el formulario o informe) y seleccionando la opcin Propiedades.
En algunos controles (en la imagen el control Calendario) podrs acceder a un men de propiedades ms
amigable accediendo a travs de su men contextual:
132
Para ms informacin sobre el control Calendario puedes ver el
133
14. Las Macros

Introduccin
Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas como abrir y
cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc...
Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas
automticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se
ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si
la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.
Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el
usuario empiece a trabajar con la base de datos.
La configuracin por defecto de Access, nos impedira ejecutar ciertas acciones de macro si la base de
datos no se encuentra en una ubicacin de confianza, para evitar acciones malintencionadas.
Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables, podemos aadir la
ubicacin de est al Centro de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar consultas de accin.
Crear una Macro

Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que automatizarn un
proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar automticamente sin necesidad, en
principio, de interaccin por nuestra parte.
Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un botn, o
una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos.
Crear una Macro es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro de la pestaa Crear.
Se abrir la Vista de diseo de Macro.

Esta ventana es muy parecida a la vista Diseo de tabla que ya conoces y tiene la misma dinmica pero
ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.
Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin y Comentario, aunque puede que
aparezca tambin la columna Argumentos, que se puede mostrar y ocultar, y que explicaremos ms
adelante.
134
14. Las Macros
En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una accin de entre las
existentes en el cuadro desplegable.
En la columna Comentario podremos escribir una pequea descripcin opcional sobre el por qu de la
accin o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus
opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin.
Podemos aadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una despus de
otra y en el orden que queremos que se ejecuten.
Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es muy
importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El formulario
deber estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la accin de apertura debera
ir antes de la de cierre.
En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas
para insertar nuevas
acciones entre dos existentes o eliminar una accin.

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y
arrastrarlas con el ratn para colocarlas en otra posicin.
Cuando la Macro est terminada, puede guardarse
, ejecutarse
y cerrarse. Ms tarde podremos
llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de
datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.
135
14. Las Macros
Acciones ms utilizadas
En este apartado veremos las acciones ms utilizadas en las Macros. Siempre puedes recurrir a la ayuda
de Access para obtener informacin sobre acciones que aqu no tratemos.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus
opciones:
A continuacin veremos las acciones ms comunes, puedes ver la descripcin de sus argumentos de
accin haciendo clic en
.
AbrirConsulta
Esta accin abre una consulta escogida entre las existentes

en la base de datos.
AbrirFormulario
Del mismo modo que la accin anterior, abre un formulario.
AbrirInforme
Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe.
AbrirTabla
Esta accin permite abrir una tabla.
BuscarRegistro
Utilizaremos esta accin para buscar registros. Esta accin

busca el primer registro que cumpla los criterios
especificados. Puedes utilizar esta accin para avanzar en
las bsquedas que realices.
BuscarSiguiente
Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los criterios

indicados en la accin BuscarRegistro anterior. No tiene argumentos.
CancelarEvento
Esta accin cancela el evento que produjo la ejecucin de la macro.

No tiene argumentos.
136
14. Las Macros
Cerrar
Con esta accin podrs cerrar cualquier objeto que se

encuentre abierto.
CuadroMsj
Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para

interactuar con el usuario.
DetenerMacro
Introduce esta accin en una Macro para detener su ejecucin. No

tiene argumentos. Vers su utilidad ms adelante.
DetenerTodasMacros
Esta accin detendr todas las Macros que se estn ejecutando

en ese momento. No tiene argumentos.
*Eco
Esta accin es muy til para ocultar al usuario las

operaciones que se estn realizando con una Macro.
Permite la activacin o desactivacin de la visualizacin de las
acciones en pantalla.
EjecutarComando
Utiliza esta accin para lanzar comandos que puedas

encontrar en cualquier barra de herramientas.
*EstablecerValor
Una accin muy til que te permitir modificar los valores

de los campos.
IrARegistro
Te permitir saltar a un registro en particular dentro de un

objeto.
Maximizar
Esta accin maximiza la ventana activa para que ocupe todo el

espacio de la ventana de Access.
Minimizar
Al contrario que la anterior, esta accin minimiza la ventana activa

convirtindola en una barra de ttulo en la parte inferior de la ventana de
Access.
Salir
Esta accin hace que Access se cierre.
* Algunas de estas acciones no se muestran si no est pulsado el icono Mostrar todas las acciones, en la
banda de Diseo de Macros.
Si quieres practicar las acciones que hemos visto puedes realizar el Ejercicio paso a paso. Creacin de
Macros.
137
14. Las Macros
Acciones Condicionadas
Ahora que ya conocemos las acciones y cmo introducirlas y ordenarlas, veremos un modo que nos
ayudar a crear acciones con muchas posibilidades. Para ello utilizaremos las condiciones.
Puedes activar este modo haciendo clic en el botn de Condiciones en la pestaa de Diseo.
La vista de Diseo de Macro cambiar para tomar este aspecto (observa como se ha aadido una columna
a la izquierda):
En esta columna podremos introducir condiciones para que la accin establecida en la fila se
ejecute o no segn el resultado de la consicin.
Por ejemplo si escribimos [Formularios]![Cursos]![Cdigo Curso] = 4 en la columna Condicin, su accin
slo se ejecutar en el caso de que la condicin sea afirmativa, es decir, que el cdigo de curso sea igual a
4.
Para entender mejor las condiciones te recomendamos que realices el Ejercicio Creacin de una Macro
con Condiciones.
138
14. Las Macros
Esto nos abre muchas posibilidades, sobre todo si lo combinamos con los puntos suspensivos (...).
Si escribimos una condicin y resulta verdadera se ejecutar la accin que se encuentre en la misma fila,
Pero qu pasa si queremos que la condicin ejecute ms de una accin? Muy fcil, escribe puntos
suspensivos en la columna Condicin para todas aquellas acciones siguientes que quieres que se ejecuten
al resultar afirmativa la condicin.
Si la condicin diese como resultado falso, la Macro saltar a la siguiente accin que no tenga puntos
suspensivos en la columna Condicin.
En el campo Condicin tambin podemos incluir expresiones ms complejas, como:

[Formularios]![Cursos]![Fecha Inicio] Entre #2-Mar-2006# Y #9-Nov-2007# para indicar si la fecha se
encuentra en un intervalo, o EsNulo([Formularios]![Cursos]![nhoras]) para realizar la accin si no hay nada
guardado en el campo nhoras.
Puedes unir varias condiciones utilizando los operadores Y y O como vimos en el tema de consultas.
En los casos en los que utilicemos Macros con condicionales nos ser muy til el uso de la accin
DetenerMacro, en el siguiente Ejercicio paso a paso. Macros con Condiciones Avanzadas vers por qu.
Aunque a primera vista el uso de Macros en Access pueda parecer algo limitado, veremos en las prximas
pginas que podemos crear grupos de macros y definir bucles repetitivos que nos permitirn realizar
operaciones mucho ms complejas.
Grupos de Macros
Cuando tenemos muchas macros, puede llegar a ser dificultoso localizar una macro dentro de la ventana
Base de Datos. Al igual que es ms cmodo agrupar los archivos en carpetas, puede ser til agrupar nuestras
macros en grupos de macros que contengan macros relacionadas.
Tambin los grupos de macros pueden ser tiles para definir macros a modo de subrutinas dentro de una
macro principal.
Para definir un grupo de macros haremos uso de la opcin Nombres de macro en la pestaa Diseo.
139
14. Las Macros
Si activas el botn vers que la Vista de Diseo de Macros cambia para aadir una nueva columna a la
izquierda:
Esta columna nos da la opcin de crear diferentes macros dentro de una Macro principal.
Imagina que tenemos la siguiente macro y la guardamos como Macro1:
Macro1 aparecer en la ventana Base de Datos como una macro, pero realmente ser un grupo de macros
formado por las macros nombre1, nombre2 y nombre3.
A partir de este momento podremos ejecutar las acciones accion4, accion5, accion6 y accion7
simplemente llamando a la macro Macro1.nombre2.
Sencillo, verdad?
Observa que para llamar a una macro que forma parte de un grupo de macros, hay que primero indicar el
nombre del grupo y despus el nombre de la macro separados por un punto.
140
14. Las Macros
Crear Bucles
Si una macro se puede asemejar a un programa porque consiste en una serie de acciones que se ejecutan
segn un determinado orden, y que adems incluye alternativas (gracias a la columna Condicin), nos faltaba
un concepto imprescindible en programacin, el concepto de estructuras repetitivas (bucles). Pues bien, ahora
aprenderemos un nueva accin que nos permite en cierta medida resolver el problema. Se trata de la accin
EjecutarMacro.
EjecutarMacro:
Nos
da
la
posibilidad de llamar a una macro
desde dentro de otra macro y repetir la
ejecucin de dicha macro, definiendo
as un bucle repetitivo.
Para ello deberemos especificar el Nombre de macro que queremos ejecutar. Por ejemplo, en el caso
anterior, Macro1, Macro1.nombre1, Macro1.nombre2 o Macro1.nombre3.
Podemos indicar que la Macro se ejecute ms de una vez escribiendo en Nmero de repeticiones un
nmero que indique cuntas veces queremos que se repita la ejecucin de la macro (el nmero deber ser
mayor que 1).
En Expresin de repeticin podremos introducir una expresin condicional para que se repita la
ejecucin de la macro mientras la condicin se cumpla (sea verdadera). Se evalua la condicin antes de
ejecutar la macro as que si al empezar, la condicin no se cumple, la macro no se ejecutar.
Ojo con los bucles infinitos! si utilizas el argumento Expresin de repeticin la condicin que pongas deber
depender de un parmetro que cambie dentro de la macro que se repite, sino podrs entrar en un bucle que no
se acabe nunca!!
Para componer la condicin se nos dar la opcin de utilizar el Generador de Expresiones.
Ahora veremos una estructura que ilustrar el uso de la combinacin de ambas tcnicas.
Como puedes ver en la imagen, si reproducimos esta estructura seremos capaces de generar un bucle.
Veamos que hemos hecho.
En un punto de la macro necesitamos ejecutar unas acciones que se repitan hasta determinado
momento.
Para lograrlo lo que hacemos es incluir una llamada a la macro repite que se encuentra en Macro1. Por lo
que en el argumento Nombre de macro de la accin EjecutarMacro escribiremos Macro1.repite.
141
14. Las Macros
En el argumento Expresin de repeticin escribiremos la condicin que ha de cumplirse para que se

vuelva a repetir el proceso. En caso de que la condicin sea falsa, el proceso dejar de repetirse y
continuar con la lista de acciones que siguen hasta la accin DetenerMacro que terminarla ejecucin de la
macro.
Observa que al final de la macro Macro1.repite, hemos incluido la accin Cerrar, si como argumento de la
accin pusisemos la macro Macro1, este bloque solamente se ejecutara como mucho una vez ya que la
macro se cerrara antes de que se pueda repetir el bloque.
Para practicar estos conceptos realiza el Ejercicio Creacin de Macros Complejas.
Depuracin de errores
Cuando creamos una Macro con diferentes condiciones y saltos de ejecucin puede que al final la
comprobacin de que acta correctamente sea cada vez ms dificil.
Access incorpora una herramienta que permite seguir la ejecucin de la Macro paso a paso pudiendo en
cada momento ver qu procesos se estn llevando a cabo y los resultados que recibe de la base de datos.
Para activar esta opcin solamente deberemos de hacer clic sobre el botn de Paso a paso
en la pestaa Diseo.
Una vez activada, cada vez que se ejecute una macro en el sistema lo har en modo Paso a paso.
Cuando una Macro se ejecuta de este modo para cada accin que realiza produce una salida de informacin
que nos llega a modo de Cuadro de dilogo:
Como puedes ver en la imagen este cuadro de dilogo te mostrar el Nombre de la macro que se est
ejecutando.
142
14. Las Macros
Si tiene condicin, y en caso afirmativo, en qu consiste dicha condicin y su estado de coincidencia

(Verdadero: o Falso:).
Tambin podrs ver el Nombre de la accin que se va a ejecutar, y los Argumentos que tiene.
En la imagen la funcin EstablecerValor cambiara el valor del campo Nombre Curso a "Diseo Web" si la
condicin no hubiese dado falso.
Para continuar con la reproduccin Normal de la Macro pulsa Continuar. Si pulsas Paso a Paso
seguirs en el mismo modo.
Puedes detener la Macro pulsando el botn Detener. En cualquier momento en la reproduccin de una
Macro puedes detenerla tambin utilizando la combinacin de teclas CTRL + INTRO. Esto te puede ser muy
til si una Macro entra en un bucle infinito y el sistema deja de responder.
AutoKeys o Mtodos abreviados de Teclado

Las Macros tambin te permitirn crear mtodos abreviados de teclado. Esto es, podremos asignar a
travs de una Macro diferentes acciones mediante una combinacin de teclas.
El modo de construir una Macro que actue de este modo es muy sencillo. Slo tendrs que seguir los
siguientes pasos:
1. Crea una nueva Macro y llmala AutoKeys.
2. Activa la opcin Nombres de Macro para aadir la columna con el mismo nombre.
3. En la columna Nombre de Macro debers indicar la combinacin de teclas que activarn las acciones
que escribas en la columna Accin.
De este modo podrs crear varias combinaciones y asignarlas a un grupo de acciones.
143
14. Las Macros
En vez de Combinacin1, Combinacin2, Combinacin3, etc... debers escribir la combinacin de teclas

que quieres que ejecuten las acciones, siguiendo la sintaxis que encontrars en la siguiente tabla:
Sintaxis de la Combinacin Combinacin de Teclas
^C or ^1
CTRL+C CTRL+1
{F3}
F3
^{F3}
CTRL+F3
+{F3}
MAYUS+F3
{INSERT}
INSERT
^{INSERT}
CTRL+INSERT
+{INSERT}
MAYUS+INSERT
El modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. Simplemente tendremos que escribir los
nombres de las teclas que forman la combinacin en la columna Nombre de Macro. Lo nico que debers
tener en cuenta es que la tecla CTRL se escribir como ^, y la tecla MAYUS como +. Las teclas que
contengan ms de una letra debern ir encerradas entre llaves {} para que no se confundan con
combinaciones.
Por ejemplo, END sera el equivalente a la combinacin de teclas E+N+D, mientras que {END} equivaldra a
pulsar la tecla FIN.
Es interesante asociar combinaciones de teclas a la accin EjecutarMacro para permitir lanzar una macro
con slo pulsar unas teclas.
144

Introduccin
La interfaz es la forma en la que el usuario ver y trabajar con la base de datos. En esta unidad
aprenderemos cmo deberemos configurar Microsoft Access 2007 para que una persona que vaya a trabajar
con la base de datos vea y pueda realizar nicamente aquello que sea conveniente para nosotros: los
creadores y administradores de la base de datos.
Aprenderemos a crear categoras y grupos en el panel de exploracin.
Vers que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar desde un men no es
tan complicado como parece.
En resumen, veremos cmo controlar el aspecto y comportamiento de un archivo cuando se abre.
Nota: Aunque Access tambin nos permite personalizar la cinta de opciones, aadiendo y quitando
controles, hacerlo requiere de conocimientos de XML, por lo que no lo explicaremos en este curso.
Personalizar la barra de acceso rpido
Ya hemos visto qu es la barra de acceso rpido, y como agregar los controles ms frecuentes, pulsando en
Ms acciones , en la pestaita a su derecha.
145
En la pestaa Comandos disponibles en: podremos elegir una categora o ficha, para que se muestren
todas sus acciones.
Es interesante destacar que tambin podremos incluir las macros que haya disponibles en la bsae de
datos.
Otra forma de agregar acciones, es haciendo clic derecho sobre la Banda de opciones, y eligiendo la
opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Si realizamos esta accin sobre un icono,
se aadir la funcin de este en un icono, mientras que si lo hacemos sobre la parte inferior de un cuadro de
opciones, se aadiran todas las acciones de ese grupo en un icono, deplegndolas al pulsarlo.
En la pestaa Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, podremos decidir si los cambios
se aplican a todoas las bases de datos que abaramos con Access o slo para la base de datos actual.
Perosnalizar el panel de exploracin.

Hemos ido conociendo el panel de exploracin a lo largo del curso. En l, aparecen listados los elementos
de nuestra base de datos. Podemos elegir una categora (por ejemplo, Tipos de objeto), y dentro de sta un
grupo (como Tablas).
Ahora, aprenderemos a crear nuestras propias categoras y grupos.
El primer paso es crear nuestra propia categora. Access nos proporciona la categora Personalizado
para este uso, que podemos modificar o renombrar. Pero tambin podemos crear una categora propia.
Para hacerlo, hacemos clic derecho en la parte superior del Panel de explopracin, y en el desplegable
elegimos Opciones de exploracin , accediendo as a una ventana como esta:
146
Pulsando Agregar elemento, creamos una categora nueva.

Pulsando Cambiar nombre, cambiamos el nombre de la categora seleccionada (se pueden renombrar las
categoras creadas por nosotros y la categora Personalizado).
Al pulsar Eliminar elemento, eliminamos la categora seleccionada.
Por defecto, Access nos crea el grupo Objetos no asignados, donde se mostrarn todos los elementos
que no pertenezcan a ningn otro grupo.
Para crear nuestros propios grupos, hay que pulsar Agregar Grupo, e introducir el nombre del nuevo
grupo.
Igual que las categoras, podemos borrar grupos pulsando Eliminar grupo, o cambiar su nombre
seleccionndolo y pulsando Cambiar nombre de grupo.
Una vez creaedos los grupos deseados, pulsaremos Aceptar.
Ahora, pulsando en la parte superior del Panel de exploracin, podremos elegir nuestra nueva categora.
Al principio, los grupos no tienen objetos, y todos aparecen en Objetos no asignados.

Para incluirlos en un grupo, o moverlos entre grupos, slo habr que hacer clic sobre un objeto, y arrastrarlo
hasta el grupo deseado, o hacer clic derecho sobre el elemento, y escoger la opcin Agregar a grupo...
147
Opciones de aplicacin
En este apartado veremos cmo configurar las opciones de Inicio.
Estas opciones se encuentran en el cuadro de dilogo opciones de aplicacin , slo se aplican al archivo
de Access activo (es decir, al archivo de la base datos con el que estamos trabajando) y actan sobre el modo
en el que se abrir la base de datos .
Para abrir el cuadro de dilogo Opciones de Access, haz clic en el Botn de Office en el botn Opciones
de Access.
Vers la siguiente ventana:
Desde aqu podremos configurar todas las opciones del archivo de la base de datos.
En el cuadro de texto Ttulo de la aplicacin puedes escribir el texto que se muestre en la Barra de
ttulo de la ventana.
148
En Icono de la aplicacin podrs establecer un icono para que se muestre al lado del ttulo en la Barra
de ttulo y para que se convierta en el icono del archivo.
Tambin podrs ver el icono del archivo en el Explorador de Windows y en el Escritorio.
Para asociar un icono slo tienes que hacer clic en el botn Examinar y seleccionar una imagen de tu
disco duro. Ten en cuenta que el archivo debe ser de tipo .ico o .cur.
Si estableces un icono para la aplicacin podrs activar tambin la opcin Usar como icono Formulario e
informe, que activada har que los iconos de la barra de ttulo de los Formularios e Informes con los que se
trabaje en la base de datos tomen tambin el icono indicado en Icono de la aplicacin.
En el siguiente desplegable podrs hacer que se Muestre un formulario automticamente al abrir la

base de datos.
Nota: Ten en cuenta que las acciones de la Macro AutoExec se ejecutan despus de la configuracin de
Inicio. Si abres ventanas con esta macro, estas quedarn por encima de la definida en Inicio.
Tambin podrs elegir si la barra de estado es visible o no. Para ello haz clic sobre la casilla Mostrar
barra de estado para activarla o no.
Finalmente, selecciona la opcin Usar las teclas especiales de Access (abajo a la derecha) para
activar o desactivar las combinaciones de teclas que realizan diferentes acciones sobre la base de datos.
En la parte inferior encontramos otras opciones...
149
Podrs activar o desactivar el uso del Panel de Exploracin haciendo clic en la casilla Mostrar panel
de exploracin. Si la desactivas, cuando se abra el archivo de la base de datos, el panel desde donde hemos
trabajado durante todo el curso (la que muestra todas las Tablas, Consultas, Fomularios, etc...) habr
desaparecido.
Puedes cargar una banda de opciones diferente programada desde el editor de VisualBasic (F11).
En la opcin Barra de men contextual podrs seleccionar una barra definida como Men Contextual
para que aparezca cuando hagas clic derecho sobre cualquier parte de la ventana de Base de datos. Este
men deber ser codificado del mismo modo con el editor de VisualBasic.
Si activamos la casilla de Permitir el uso de mens no restringidos, en la banda de opciones se

permitirn determinadas acciones no restringidas, como la Ayuda, los comandos de Salir o Cerrar y la
disposicin de las ventanas en Mosaico o Cascada.
150
Desactivando la opcin Permitir el uso de mens contextuales predeterminados, el usuario al abrir

la base de datos slo podr ver la barra de men contextual que hayas indicado en el desplegable Barra de
men contextual.
Toda esta configuracin ser muy til a la hora de trabajar con una base de datos como si fuera una
aplicacin. Puedes configurarla de forma que slo se muestren formularios con los que trabajar.
Si creas barras de herramientas de acceso rpido con suficiente habilidad sers capaz de acceder a todas
las opciones y comportamientos de la base de datos y ser como si estuvieses trabajando con una
aplicacin propia!
Recuerda que la configuracin que indiques en Inicio (opciones de aplicacin) afectar al modo en que
el archivo de la base de datos se abre. Por tanto si eliminas o escondes objetos y barras de herramientas
no podrs verlos si abres la base de datos normalmente.
Para saltarte la configuracin de Inicio de un archivo de Access debers mantener la tecla MAYUS
pulsada mientras haces doble clic sobre el icono del archivo en el Explorador de Windows para abrirlo, y no
soltarla hasta que la base de datos se haya cargado completamente.
Para lograr mayor funcionalidad y poder conseguir mayor efectividad recuerda que puedes acceder a las
Propiedades de los Formularios e Informes haciendo clic derecho sobre su selector
en la Vista de
Diseo de Formulario o Informe.
Aqu podrs modificar los valores de las propiedades Emergente y Modal de la ventana del Formulario o
Informe.
Abrir un objeto en una ventana Emergente supone que slo podr visualizarse la vista Formulario o
Informe. Las Vistas de Diseo estarn desactivadas.
151
Si seleccionas S en Modal, la ventana al abrirse inhabilitar el resto de ventanas hasta que no se cierre.
En otras palabras ser la nica ventana con la que sea posible trabajar.
Desde la ventana de dilogo de Propiedades tambin podrs decidir si los botones de Minimizar,
Maximizar y Cerrar se muestran o no.
Nota: Al utilizar estas opciones deberemos asegurarnos de que el objeto de Formulario o Informe
disponga de los suficientes comandos (por ejemplo en forma de botones o barras de herramientas) para que
el usuario pueda cerrarlos guardando los cambios que ha realizado.
Panel de Control
Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudarn a mejorar la forma en la que el usuario interactuar
con nuestra base de datos es el Panel de Control.
Crear un Panel de Control nos ayudar a crear un formulario que podremos lanzar al inicio donde, por
medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base de
datos.
En esta imagen podemos ver una pgina del Panel de control justo despus de haberlo creado con el
Administrador:
Pero veamos cmo podemos crearlo. Haz clic la pestaa Herramientas de base de datos y haz clic sobre
el botn Administrador del panel de control.
152
Si an no creaste un Panel de Control, Access te preguntar si quieres crear uno. Pulsa S para continuar.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Desde aqu configuraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que aparezcan en el Panel
de Control.
Como puedes ver en la imagen, el panel de control estar organizado en una o varias pginas. Si tenemos
muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias pginas mejorar el manejo del mismo, estaremos
creando mens con submens.
Para crear nuevas pginas slo tienes que hacer clic en el botn Nueva... y escribir el nombre que quieres
dar a la nueva pgina.
La pgina del panel de control que marques como predeterminada ser la que se muestre en primera
instancia cuando se abra el Panel de Control. Si quieres que otra pgina creada por t sea la predeterminada
(y no la que viene por defecto) seleccinala en el listado y pulsa el botn Predeterminado.
Puedes eliminar pginas que no estn definidas como Predeterminado seleccionndolas y pulsando el
botn Eliminar.
Pero veamos cmo configurar una pgina del Panel de Control para que muestre los accesos y
153
comandos que nosotros queramos.

Para ello slo tendrs que seleccionar del listado la pgina que quieras configurar y pulsar el botn
Modificar....
Desde aqu podrs modificar el Nombre de esta pgina de control. Esto es bastante recomendado pues es
el ttulo que mostrar la ventana cuando se abra, sobre todo si lo que estamos modificando es una pgina que
ser un submen. Es recomendable que el usuario sepa en cada momento en qu lugar se encuentra
para que no se sienta desorientado.
Escribe el nombre que prefieras en el cuadro de texto y listo.
Ahora pasaremos a rellenar el Panel de control con los elementos que necesitemos. Como puedes ver, el
listado de Elementos de este panel de control en un principio se encuentra vaco. Deberemos agregar todos
los elementos que queremos que se muestren utilizando el botn Nueva....
Rellenar los datos para la creacin de un elemento es basante sencillo. Deberemos darle un nombre en la
propiedad Texto que debe ser suficientemente descriptivo para que el usuario sepa qu accin ejecuta el
elmento.
154
Luego en Comando seleccionaremos la accin que queremos que se lance al pulsar el botn del elemento
que aparecer en el Panel de Control.
Las opciones son muy sencillas:
Ir al panel te permitir abrir una pgina de Panel de Control para que cuando se pulse el botn de
este elemento se muestre dicha pgina.
Como hemos dicho antes, utiliza esta opcin para organizar mejor los elementos del Panel de Control.
Si seleccionas la opcin Abrir el formulario en modo Agregar podrs elegir un formulario en el

desplegable que se mostrar ms abajo.
Esta opcin abrir el formulario que selecciones en modo Agregar. Es decir, no se vern los registros
existentes, slo se abrir el formulario para que puedas insertar nuevos registros.
Abrir el formulario en modo Edicin te permitir abrir el formulario que escojas de forma que se
muestren todos los registros existentes y as poder modificarlos.
Esta opcin tambin te permitir agregar nuevos registros.
La opcin Abrir el informe te permitir abrir un Informe en Vista Preliminar.

Combina esta accin aadindole una barra de herramientas al Informe para que el usuario pueda
imprimirlo. Te ser muy til.
Seleccionando Disear aplicacin hars que al pulsar el botn de este elemento se lance el cuadro de
dilogo de Administrador de Panel de Control (con el que estamos trabajando en estos momentos).
Esta opcin no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de datos puedan modificar el
Panel de Control libremente.
La opcin Cerrar la aplicacin sirve para que el usuario pueda cerrar la base de datos haciendo clic en
un elemento del Panel de Control.
Tambin puedes Ejecutar una Macro que especifiques seleccionando dicha opcin en el desplegable.
155
Una vez tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utilizando los botones de Mover arriba y
Mover abajo en el cuadro de dilogo Modificar pgina del panel de control.
Una vez hayas acabado de configurar todas las pginas del Panel de Control cierra el cuadro de dilogo.
Vers que se han creado un par de elementos nuevos en tu base de datos.
Si vas al listado de Tablas encontrars una llamada Swichboard Items, esta tabla almacena la
configuracin de las pginas y los elementos que forman parte del Panel de Control.
No debers modificar esta tabla bajo ningn concepto si no quieres que el Panel de Control deje de
funcionar correctamente. Si quieres realizar algn cambio acude de nuevo al Adminisitrador del Panel de
Control en el men Herramientas.
En el listado de Formularios vers que se ha aadido un nuevo formulario con el nombre Panel de
Control. Este es el resultado de lo que acabamos de hacer en este apartado.
Puedes modificar su aspecto entrando en su Vista de Diseo seleccionando el formulario y haciendo clic
en el botn Diseo
Nota: Cuando crees un Panel de Control es aconsejable que lo lances al principio de la aplicacin
seleccionndolo en el desplegable Mostrar formulario/pgina del cuadro de dilogo Inicio (Herramientas
Inicio).
Para practicar estos conceptos realiza el Ejercicio paso a paso. Panel de Control.
156

Introduccin
En esta unidad veremos algunas de las herramientas incorporadas de Access que nos ayudarn a
optimizar y gestionar mejor nuestra base de datos.
Veremos herramientas que nos permitirn mejorar el rendimiento de la base de datos encontrando y
corrigiendo errores de diseo, reparando la base de datos, otras herramientas nos permitirn documentar la
base de datos, hacer copias de seguridad, etc...
Analizar Tablas
Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar de
forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en tablas de la mejor forma
posible, en esto consiste el diseo de datos. Este curso no pretende ensear a disear una base de datos
(ms que un tema necesitaramos un curso entero) pero podemos apuntar algunas caractersticas que deben
cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseo.
Uno de los objetivos a alcanzar cuando se disea una base de datos es que no exista redundancia, es
decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, a parte de generar ms espacio ocupado en
disco, puede generar una serie de problemas indeseables que puedan hacer que los datos almacenados
sean incorrectos.
Vemoslo con un ejemplo: Imagenemos una tabla de facturas con los campos nmero de factura, fecha,
importe, iva, cliente, domicilio del cliente, telfono del cliente, ms datos del cliente... Cuando un cliente
tenga varias facturas, su nombre, direccin, telfono y ms datos estarn repetidos en la tabla; y repetidos
innecesariamente porque el cliente normalmente tendr el mismo nombre, domicilio, telfono, etc en todas sus
facturas, estamos en presencia de un caso de redundancia.
Qu nos puede provocar esta redundancia?
1. Ms espacio ocupado en disco.
2. Si cambia el telfono del cliente, habr que cambiarlo en todas sus facturas, lo que genera mayor tiempo
de proceso, y lo que es ms grave, si se nos olvida cambiarlo en una de las facturas, habremos generado
errores en los datos (una factura con el telfono incorrecto).
3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habra que volver a introducir sus datos con el
engorro que supondra y el peligro otra vez de equivocarnos y generar otro error en los datos.
... Podramos enumerar ms problemas pero pienso que habr quedado claro que la redundancia no es
buena y que cuando diseemos nuestras tablas hay que evitarla.
La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseo de nuestras tablas.
Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartir los datos en varias tablas, relacionndolas, y de esta
157
forma podrs almacenar tus datos de una forma ms eficaz eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo
anterior, se creara una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y as los datos de un cliente
concreto estaran almacenados una sla vez y las tablas de facturas y clientes estaran relacionadas por el
campo cdigo de cliente.
Hay que tener en cuenta que ser mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos introducidos en la
base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados en cada campo y "adivinar" mejor un
diseo mejorado.
Como cualquier programa corrector, este nos ayudar ya que puede detectar muchos errores pero no se
garantiza al final una base de datos ptima porque casi siempre existen determinadas circunstancias que el
programa no podr "adivinar". Cualquiera que haya utilizado un corrector ortogrfico sabe que te corrige la
mayora de las faltas pero no te garantiza un documento libre de faltas de ortografa al cien por cien.
Para ejecutar la herramienta, en el men Analizar tabla de la pestaa Herramientas de base de

datos.
Se abrir el cuadro de dilogo Asistente para analizar tablas que te explicamos en este avanzado
Analizar Rendimiento
Esta opcin permite analizar todos los objetos que tienes definidos en tu base de datos te dar varios
consejos sobre cmo alcanzar un mayor rendimiento en tu base de datos. brela desde la pestaa
Herramientas de base de datos, y seleccionando Analizar rendimiento.
Analizar los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los cambios que deberan
realizarse para que la base de datos sea ms eficiente.
Cuando haces clic sobre la opcin aparece el cuadro de dilogo que vemos en la siguiente pgina.
158
SI quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo ms aconsejable es seleccionar la pestaa
Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de la base de datos y pulsar el botn
Seleccionar todo para que analice los cambios que deberan hacerse en todos y cada uno de los objetos.
Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, ser conveniente analizar nicamente los
objetos nuevos o los que hayan cambiado, en este caso haz clic sobre la pestaa del tipo de objeto a analizar
y luego en la lista que te aparecer marca la casilla del o de los objetos que quieres analizar.
Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botn Aceptar y Access te devolver
un informe sobre qu modificaciones deberas de hacer para optimizar la base de datos.
Puedes seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendacin o Idea y leer una nota sobre el anlisis
en particular de ese caso en la parte inferior de la pantalla en el recuadro Notas del anlisis:.
159
En nuestro caso el resultado nos ha devuelsto dos Ideas y una Sugerencia que podramos aplicar.
Si Access devuelve alguna Sugerencia o Recomendacin podemos seleccionarla y pulsar el botn
Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se apliquen los cambios aconsejados. En este caso
el resultado aparecer marcado con el smbolo de Resuelto.
Sencillo, verdad?
El Documentador
Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo, cuando trabajan varias
personas en el mantenimiento a nivel de diseo de la base de datos, puede ser til tener documentada toda la
informacin referente a las caractersticas de cada objeto de la base de datos, esta documentacin la
podramos realizar a mano, y sera una tarea larga y tediosa, pero Access nos proporciona una herramienta
que automatiza ese proceso de documentacin.
Nosotros le indicaremos qu objetos y cules de sus caractersticas queremos documentar y Access
obtendr toda la informacin en un formato que luego podremos imprimir y archivar.
Accede a esta herramienta desde la pestaa Herramientas de base de datos, y haz clic en la opcin
Documentador de base de datos.
Se abrir el cuadro de dilogo Documentador:
Esta opcin, igual que en la anterior nos dar a elegir entre todos los objetos de la base de datos (Todo tipo
de objetos) o por tipos de objetos.
160
Cada tipo de objetos tiene sus propias caractersticas y a travs del botn Opciones... podremos indicarle
qu caractersticas queremos que nos documente.
Si quieres saber ms sobre las caractersticas que se pueden indicar en cada pestaa haz clic aqu
Una vez hayamos seleccionado los objetos y sus caractersticas, hacemos clic en el botn Aceptar,
Access nos devolver el informe solicitado en vista previa.
Si quieres practicar esta herramienta realiza el Ejercicio Paso a Paso El Documentador.
Compactar y Reparar
Una herramienta muy til que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de Compactar y Reparar.
Como puedes ver en la imagen para utilizarla debers acceder al Botn de Office , seleccionar la opcin
Administrar y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos....
Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar
objetos y datos, el archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez ms voluminoso y trabajar con
la base de datos puede hacerse ms lento y pesado con el tiempo.
El aumento del tamao no es debido slo al aumento de la informacin sino tambin a que se va
161
generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archivo,
este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos.
La reparacin le permite a Access reorganizar mejor la informacin a nivel interno lo que har que la
base de datos funcione mejor.
Esta herramienta recuerda un poco al Defragmentador de Windows, reorganizando el archivo y
compactndolo para eliminar huecos y que funcione mejor.
La compactacin tambin restablecer el orden de los campos autonumricos del final de la tabla .
Por ejemplo, imagina que tienes un campo autonumrico que contiene registros del 1 al 10. Ahora
borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro que creasemos tomara el valor 11 porque a pesar de
haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente
tiene que ser el 11.
Compactando la base de datos, Access restablecer el nmero del ltimo registro al real, es decir a 8, y
por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomar el valor 9, pues es el siguiente libre despus del
ltimo registro.
Esta renumeracin no afectar a los huecos generados entre dos registros existentes, es decir que si
borramos el registro 4, seguir habiendo un hueco entre el 3 y el 5.
Todos estos cambios no afectarn al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, har que
funcione mucho mejor.
La herramienta Compactar y reparar tambin se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido
algn tipo de dao e intentar repararlo.
Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos acte de forma imprevisible o dejen de funcionar
algunas acciones.
Otras Herramientas
Copia de Seguridad
Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas informacin de importancia que
quieres mantener.
Cuando se trata de una empresa, es facil comprender el desastre que sera perder toda la informacin
almacenada en la base de datos, pero tambin a nivel particular cuando tenemos una base de datos es porque
queremos guardar una gran cantidad de informacin que nos importa y podemos pensar en cunto supondra
volver a introducirla toda!
Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurars de que si en algn momento sufres una prdida de
informacin (bien porque se estropee el equipo en el que se trabaja habitualmente con la base de datos o por
cualquier error por parte del usuario) tengas una copia a mano que te ayude a hacerle frente.
Recuerda tambin que es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco diferente de donde se
encuentra la original. As evitars pasar un mal trago si lo que se estropea es el disco.
162
Access tambin te permite crear una copia de seguridad de tu base de datos en cualquier momento
para utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la original.
Para realizar una copia de seguridad slo tendrs que acceder al Botn de Office , seleccionar la opcin
Administrar y hacer clic sobre Realizar copia de segurdad de la base de datos.
Access te preguntar en qu lugar quieres crear la copia y con qu nombre.
Convertir Base de Datos

Esta opcin nos permite cambiar el formato de la base de datos para que sea compatible con otras
versiones de Microsoft Access.
Para acceder a ella selecciona el Botn de Office , luego Guardar como y finalmente selecciona el
formato al cual quieras transformar la base de datos:
163
Esta herramienta slo te ser til y conveniente si quieres trabajar en versiones anteriores al formato de tu
base de datos, pues las nuevas versiones de Office soportan el formato de las ms antiguas.
As que, por ejemplo, si has creado una base de datos en formato 2002-2003 y necesitas que funcione en
un Access 97 s debers convertirla.
Sin embargo si tienes una base de datos en formato 97 no har falta que la conviertas a formato 2000 si
trabajas con Access 2000 porque ste ser capaz de leerla y trabajar con ella.
Crear archivo ACCDE

Si diseas una base de datos para que sea utilizada por terceros, otra de las herramientas muy tiles que
podrs utilizar en Access 2007 es la de Crear ACCDE .
Esta opcin es recomendada para que el usuario final trabaje con la base de datos sin poder modificar
nada del diseo de la base de datos.
Un archivo ACCDE desactiva la opcin de modificar o crear nuevos formularios, informes o
mdulos. Adems los comandos de importacin y exportacin (los veremos en el siguiente tema) tambin
estarn deshabilitados.
Sin embargo el usuario podr seguir utilizando los formularios para actualizar los datos y abrir
informes para visualizarlos de forma normal.
Ten en cuenta que si creas un archivo ACCDE no hay vuelta atrs, a partir del .mde no puedes obtener el
.accdb que lo gener. Por eso es conveniente que mantengas una copia de la base de datos en formato normal
(.accdb) para poder realizar all todos los cambios que puedan surgir a lo largo del tiempo.
164
Para crear un archivo ACCDE tendrs que acudir a la pestaa Herramientas de base de datos y hacer
clic en la opcin Crear ACCDE.
Nota: Para poder convertir un archivo en ACCDE deber tener un formato de Access 2007. Utiliza la
herramienta Convertir Base de datos para ello.
Opciones de la Base de Datos

Para
personalizar
el
aspecto y comportamiento
predeterminado de Access
tenemos el cuadro de dilogo
Opciones de Access.
No estudiaremos todas las
opciones existentes porque
sera muy largo y tedioso,
adems algunas opciones no
entran en los objetivos de este
curso, pero os ensearemos
las que nos parecen ms
tiles.
Puedes acceder a l desde
el Botn de Office y haciendo
clic en el botn Opciones de
Access.
165
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo con diferentes categoras situadas a la izquierda:
Si nos movemos a la categora Avanzadas podremos ver estas opciones:
166
Aqu podemos modificar aspectos generales de la aplicacin, como los Mrgenes de impresin, o el
nmero de Archivos usados recientemente que deben recordarse...
Recuerda que en el tema 10 utilizamos la pestaa Modificar/Buscar para deshacernos de los avisos
de confirmacin de eliminaciones, actualizaciones o creacin de nuevos registros por parte de las
consultas de accin.
En la categora Hoja de datos encontrars parmetros que definan el aspecto predeterminado de la

vista Hoja de datos. Esta ventana la vemos en la pgina siguiente.
167
A estas alturas del curso estars ya familiarizado con la mayora de las opciones que aparecen aqu.
168
17. Importar y exportar datos
Unidad 17. Importar y Exportar datos

Importar datos
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente.
Para ello, slo tendremos que acudir a la pestaa Datos externos, una vez all seleccionar una opcin de la
seccin Importar.
Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar.
Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el botn Access.
Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro,
etc... solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botn Aceptar.
169
En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que queremos aadir a
nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.
En la imagen vers que el botn Opciones>> se encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic sobre
l y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. Desde all podrs seleccionar cmo y
en qu medida quieres importar los objetos.
Como habrs podido observar existen otros mtodos de importacin de datos, podrs acceder a ellos
haciendo clic en los diferentes botones de la seccin Importar.
Por ejemplo, para importar la informacin de una base de datos de un archivo de texto simplemente
deberemos hacer clic en el botn Archivo de texto.
En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la forma en la que
est formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso te podrs guardar esa descripcin y
volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con las mismas caractersticas utilizando el botn
Importaciones guardadas.
Para ver mejor cmo utilizar este asistente visita el avanzado de Importacin de texto.
A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coindicir con la
definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han producido errores en la importacin y crear
una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar.
Realiza el Ejercicio Paso a Paso de Importacin de un Archivo de Texto para practicar este mtodo.
170
Exportar Datos
En el apartado anterior veamos como podamos recuperar
datos de otras bases de datos o incluso de archivos con otro
formato, por ejemplo de texto.
Ahora veremos el proceso contrario, enviar la
informacin de nuestra base de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo, por ejemplo de
texto.
Para ello, slo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrars en la seccin Exportar de la
pestaa Datos Externos.
Estos comandos te permitirn copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva

cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.
Para utilizar esta opcin slo tendrs que seleccionar el objeto y entonces ejecutar el comando
Exportar.
Si haces clic en el botn Ms
desplegars ms formatos de exportacin entre ellos Base de datos
de Access que te permitir exportar datos de una base de datos a otra rpidamente.
Se abrir el cuadro Exportar tabla 'tabla1' a... y slo tendrs que indicar en qu base de datos quieres
copiar el objeto, a continuacin Access abrir un cuadro de dilogo Exportar donde te permitir cambiar el
nombre del objeto en la otra base de datos y se encargar de exportarlo ntegramente sin ninguna otra
interaccin por tu parte.
Si el objeto es una tabla se te presentar un cuadro de dilogo Exportar como este:
Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una base de datos
171
llamada prueba.accdb.
Podemos indicar el nombre que tendr la tabla en la base de datos de destino y tambin elegir qu parte
queremos exportar.
En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definicin y datos para exportar la tabla completa
(con todos los registros que contiene incluidos) o exportar nicamente su estructura seleccionando la opcin
Slo definicin.
Como puedes ver, tambin podrs exportar datos a archivos de texto o a archivos XML.
En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opcin Exportar
datos con formato y diseo.
Si activamos esta opcin podremos elegir el modo en el que se guarda la informacin en el archivo de texto
mediante este cuadro de dilogo:
Aqu podrs seleccionar el tipo de codificacin de los datos de tipo Texto de la tabla. Aunque el
predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato que mayor compatibilidad presenta.
Aunque si tu intencin es seguir trabajando dentro de la plataforma Windows deja la opcin predeterminada
172
seleccionada.
Si no activas la opcin Exportar datos con formato y diseo, se abrir el Asistente para exportacin
de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de importacin. Podrs especificar
el modo en el que se formatear el archivo de salida e incluso guardar esa especificacin.
Exportar a Word y Excel

Tambin, desde la seccin Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o
formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.
Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo
RTF.
Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un
archivo tipo XLSX o otros tipos que podremos elegir.
Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrs seleccionar la opcin Combinar
con Microsoft Office Word que se encuentra en el desplegable del botn Ms y as crear desde Access un
archivo combinado para por ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los
clientes (por ejemplo) que tengas en tu tabla de base de datos.
Obtener Datos por Vinculacin

Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que actua como si
estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos
estableciendo una conexin para poder ver y editar sus datos aunque sta se encuentre en un archivo
diferente.
Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una
restriccin, no podremos cambiar su estructura (su diseo).
Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexin con
la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso es completamente
transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos podrs trabajar con ella del
mismo modo que si lo estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarn reflejados
en la base de datos origen, y cualquier cambio que efectuen en la base de datos origen, quedar reflejado en tu
base de datos. Mientras que si importas una tabla, estars copiando los datos actuales a tu base de datos
173
pero no quedar ninguna conexin entre tu tabla y la del origen de la importacin.
Para importar una tabla vinculada slo debers acceder a la pestaa Datos externos y hacer clic en el
botn Access de la seccin Importar para recuperar datos de otra tabla de Access.
En el cuadro de dilogo que se abrir selecciona la opcin Vincular al origen de datos creando una
tabla vinculada.
Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa
Aceptar para ver el siguiente cuadro:
174
Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botn Aceptar. La tabla se aadir automticamente a
tu base de datos.
Las tablas vinculadas se visualizarn con este smbolo
en la ventana Base de datos.
Si quieres entender mejor este proceso realiza el Ejercicio Vincular una tabla de Access
Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante tiles para mantener la parte de datos separada de
los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez pueden trabajar con la misma
base de datos desde ordenadores diferentes.
Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda la informacin en forma de
tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo de Access con formularios e informes que
accedan a esa base de datos y trabajen modificando y recabando informacin.
Es til verdad?.

Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser til poder cambiar la ubicacin del origen de esas
tablas o saber en qu lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. Para ello disponemos del Administrador de
tablas vinculadas.
Para acceder al cuadro de dilogo Administrador de Tablas Vinculadas tendrs que hacer clic en la
pestaa Herramientas de base de datos y luego hacer clic en Administrador de tablas vinculadas:
Esta herramienta nos permitir actualizar nuestra base de datos cuando la ubicacin de la tabla
vinculada haya cambiado.
Veamos cmo funciona.
175
Este es el aspecto que muestra el Administrador.

Desde aqu podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en su casilla. Una vez
seleccionadas todas las tablas que nos interesan haremos clic en Aceptar y Access actualizar las
estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra base de datos.
Para cambiar la ubicacin de las tablas originales slo tenemos que marcar la opcin Preguntar
siempre por la nueva ubicacin.
Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntar dnde debe buscar la tabla
vinculada. En el momento en que le digamos la ruta de la base de datos, el programa la recordar y
actualizar la estructura y ubicacin de las tablas.
Realiza el Ejercicio El Administrador de Tablas Vinculadas para practicar con esta herramienta.
176
Pginasbsicas
177
Pginas bsicas
Unidad 1. Compaginar dos sesiones

Aqu te explicaremos cmo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con
el Access 2007.
1 Se supone que la sesin con el curso est abierta.

2 Abrir la sesin de Access 2007.
3 Pulsar con el botn derecho sobre cualquier parte vaca de la barra de tareas, en la parte inferior de la
pantalla.
4 Elegir la opcin Mosaico vertical.
Observa como la pantalla ha quedado dividida en dos partes, como en la figura:
5 Una vez tenemos las dos sesiones con el tamao adecuado, basta hacer clic con el ratn para pasar de
la una a la otra.
Para volver a dejar las ventanas con su tamao normal, hacer clic en el botn Maximizar
del navegador o en el de Access
de la ventana
Esto va bien con monitores grandes ( de 17" o ms), con monitores pequeos quizs prefieras dejar las
ventanas con su tamao normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt + tabulador
(manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla tabulador) o pulsando el botn correspondiente a la sesin en la
barra de tareas en la ltima lnea de la pantalla.
Volver a la Unidad 1
178
Pginas bsicas
Unidad 2. Conceptos bsicos

Base de datos.
Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el
conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de
Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las reconozca
como tal.
Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin
utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los
pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la
tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.
Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene
informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o
pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del
cliente, direccin,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los
campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra
ser:
Campos
Cdigo
Nombre
Apellidos
Direccin
C.P.
Registro
1
Luis
Grande Lilos
C/ Germanas, 23
46723
Registro
2
Marta
Fran Dardeno
C/ Mayor, 34
46625
Registro
3
Francisco
Juan Lpez
C/ Valle, 56
46625
Registro
4
Mara
Huesca Buevo
C/ Franciscano, 67
46521
179
Pginas bsicas
Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya
creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan
para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal
sea 46625.
Formularios.
Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado para la introduccin, visualizacin y
modificacin de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de pestaas de datos
para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes.
Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos
seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Pginas.
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con
ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso ms avanzado.
Macros.
Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario
desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un
elemento de un formulario.
180
Pginas bsicas
Mdulos.
Un mdulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican
utilizando Visual Basic.
Realmente se trata de programacin con Access.
181
Pginas bsicas
Unidad 3. Tipos de datos

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo
son los datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres
como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50
caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se
utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero
que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.
Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como
comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536
caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo
Objeto OLE en lugar de un campo Memo.
En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access slo utiliza los 255
primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.
Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos.
Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar
ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar
nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten
decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases
rplicas.
Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn
implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la
izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo
Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha.
Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico
no se pueden actualizar.
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como
182
Pginas bsicas
direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que permite elegir un
valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic
en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el
tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l.
183
Pginas bsicas
Unidad 6. Conceptos bsicos de las relaciones

Bases de datos relacionales.
Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una
tabla .
Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el
disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseo
de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el mismo
valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas.
Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte relacin)
y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).
Tipos de relaciones.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un
nico registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de
Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin.
Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar
relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla
principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes,
una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) en una
nica poblacin.
Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de
un registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la
empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un
cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas.
Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionada con clientes y con artculos.
184
Pginas bsicas
Unidad 7. Formar expresiones

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin.
Una expresin se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La mayora de
las veces un operando ser un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo.
Operadores.
operador +, se utiliza para sumar dos nmeros.
operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos nmeros.
operador *, se utiliza para multiplicar dos nmeros.
operador ^, se utiliza para elevar un nmero a la potencia del exponente ( nmero ^ exponente )
operador / , se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado de signo flotante.
operador \, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado entero.
operador Mod, divide dos nmeros y devuelve slo el resto.
El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto.
Tambin se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto, para
concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenacin y as evitar errores o confusiones.
Un operando puede ser un nombre de columna, una expresin, un valor concreto o una funcin predefinida.
Valores concretos
Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas:
Los valores numricos se indican poniendo el nmero sin ms. Se tiene que utilizar para separar la parte
entera de los decimales el smbolo definido en nuestra configuracin de Windows; adems los valores
numricos no se pueden escribir formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles. Por ejemplo
en una expresin correcta no puedo escribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que
escribir (ventas +1000000)
Ejemplo: 2
Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ".
Ejemplo: ', ' ",", 'VALENCIA'
Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso si no estamos
utilizando la versin norteamericana del motor de base de datos Microsoft Jet. Por ejemplo, el 10 de mayo de
1996, se escribe 10/5/96 en Espaa y Latinoamrica, y 5/10/96 en Estados Unidos de Amrica. Para indicar
185
Pginas bsicas
la fecha 10 de mayo de 1996 en cualquier base de datos sea espaola, latinoamericana o de EE.UU.,
debemos escribirla #5/10/96#; con el formato #mes/dia/ao#
Tambin se puede utilizar la funcin DateValue, que reconoce las configuraciones internacionales
establecidas por Microsoft Windows. Por ejemplo, DateValue('10/5/96') es equivalente a #05/10/96# si nuestra
configuracin de Windows define las fechas con el formato dia/mes/ao.
Funciones predefinidas.
Access 2007 tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas y explicarlas sera
demasiado largo. Lo mejor es saber que tenemos a nuestra disposicin muchas funciones y cuando
queramos obtener algo diferente consultar la ayuda de access para ver si existe ya una funcin para lo que
queremos hacer.
A ttulo de ejemplo tenemos unas que se utilizan ms a menudo:
DATE() o fecha() devuelve el da en que estamos
NOW() o Hoy() devuelve el da y la hora actual
YEAR(fecha) o Ao() devuelve el ao de la fecha
MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha
DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha.
Nombres de campos.
los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campo est formado por
una sola palabre se pueden omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras separadas por
espacios en blanco es oblogatorio ponerlo entre corchetes [ ].
por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o [Poblacion], pero el
campo Fecha de nacimiento siempre se escribir [Fecha de nacimiento]
Uso del parntesis.

Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los parntesis para delimitar cada expresin.
Siempre se tiene que utilizar un parntesis de apertura ( y uno de cierre ).
Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1)
El uso del parntesis sirve para que la expresin quede ms clara sobre todo cuando combinamos muchas
expresiones, y para que los operadores actuen en el orden que nosotros queramos para as olvidarnos de la
prioridad de los operadores.
186
Pginasavanzadas
187
Pginas avanzadas
Unidad 2. Opciones para abrir Access

Botones del cuadro de dilogo Nuevo y Abrir.
Cuando se abre el cuadro de dilogo Nueva base de datos o el cuadro de dilogo Abrir base de datos
aparecen varios botones en la parte superior. A continuacin te los explicamos:
Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir volver
atrs, es decir, a la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior dentro del rbol de carpetas. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis
documentos, como esta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a este.
Nos permite buscar en la web con el buscador de Microsoft.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuacin habr que
especificar un nombre para esa carpeta.
Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha,
elegiremos entre:
Iconos grandes: se visualizan los archivos como iconos grandes

Icono pequeos: se visualizan los archivos como iconos pequeos
Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos
Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de
modificacin.
Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la
parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.
188
Pginas avanzadas
Unidad 2. El panel de exploracin

Diferentes vistas del Panel
El Panel de Exploracin es la herramienta de Access 2007 que
nos permitir acceder a los diferentes objetos almacenados en
nuestra base de datos.
Como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista
predeterminada del Panel esta organizada por grupos donde el
elemento ms importante es una tabla.
A partir de esa tabla se muestran el resto de objetos relacionados
a ella. Por ejemplo, en la imagen vemos el grupo Alumnos
encabezado por la Tabla Alumnos. En la misma categora tambin
encontramos el Formulario Alumnos y el Informe Alumnos,
ambos relacionados con la tabla con el mismo nombre.
El Panel de Exploracin puede contraerse para ocupar menos

espacio haciendo clic en el botn
Para volver a mostrar el panel bastar con volver a pulsar el botn

(esta vez en el sentido contrario
) o directamente sobre su
nombre en la barra que se mostrar en el lateral izquierdo de la

ventana.
Haciendo clic sobre la cabecera del panel
podemos acceder al men de
visualizacin:
En el momento de creacin y trabajo con la base de datos, quiz la vista ms cmoda sea la ordenacin
189
Pginas avanzadas
por Tipo de objeto. De esta forma, los elementos de la base de datos se organizan no conforme a su tabla o
tablas relacionadas sino dependiendo del tipo de objeto al que pertenecen.
Veamos un ejemplo con la siguiente imagen:
Los elementos que se muestran en este panel son exactamente los mismo que vimos en la vista anterior.
En este caso aparecen divididos en tres grupos: Tablas, Formularios e Informes.
De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es ms sencillo encontrar un objeto que
sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado.
190
Pginas avanzadas
Unidad 3. Asistente para bsquedas

Objetivo.
Profundizar en la opcin Asistente para bsquedas y describir la pestaa Bsqueda de las
propiedades de los campos de una tabla.
El asistente para bsquedas

En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino que est extraido
de una lista de valores vlidos para ese campo. Por ejemplo un campo Sexo con los valores H o M, un campo
Provincia con los valores (Alava, Albacete, Alicante, etc...). Esta lista de valores puede ser una lista de
valores fijos que definamos nosotros (sera el caso del campo sexo) o tambin puede ser una lista de valores
extraidos de una tabla existente en nuestra base de datos (podra ser el caso del campo Provincia si
tenemos una tabla de provincias).
En Access podemos definir esta lista de valores vlidos de una forma cmoda y rpida utilizando el
Asistente para bsquedas.
Para arrancar este asistente hay que posicionarse en la ventana de diseo de tabla sobre el tipo de datos
del campo que va a contener los datos extraidos de la lista y seleccionar el tipo Asistente para bsquedas...
A continuacin aparece la primera pantalla del asistente donde nos pide si queremos obtener los valores de
una tabla o consulta o si queremos escribir los valores.
191
Pginas avanzadas
Columna de bsqueda basada en una lista de valores

Si contestamos la segunda opcin (Escribir los valores que desee) aparece la siguiente pantalla donde
indicaremos los valores rellenando la columna:
Una vez introducidos todos los valores pulsar en el botn Siguiente> para pasar a la ltima pantalla donde
nos permite cambiar el nombre de la columna.
192
Pginas avanzadas
Slo queda hacer clic en el botn Finalizar.
La pestaa Bsqueda - Lista de valores

Con el asistente hemos definido el campo con una lista de bsqueda basada en una lista de valores, esto
se ve reflejado en las propiedades del campo en la pestaa Bsqueda de la siguiente manera:
Las propiedades ms importantes nos indican lo siguiente:

Mostrar control: Cuadro combinado, esto indica que a la hora de introducir datos en el campo, este
aparecer como un cuadro combinado con una flecha a la derecha que permita desplegar la lista de valores.
Tipo de origen de la fila: En nuestro caso es una lista de valores lo que hemos introducido.
Origen de la fila: en esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista separados por un punto y
coma
Columna dependiente: podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la
columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el
193
Pginas avanzadas
nmero de orden de la columna.

Encabezados de columna: indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con
encabezados de columna. Si esta propiedad contiene el valor S coger la primera fila de valores como fila de
encabezados.
Ancho de columnas: permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias columnas
se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.
Filas en lista: indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista.
Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista.
Limitar a lista: Si esta propiedad contiene No podremos introducir en el campo un valor que no se
encuentra en la lista, mientras que si indicamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el
usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja
almacenar este valor.
Mostrar solo valores de origen de la fila: Mustra slo los valores que coinciden con el origen de la fila.
Columna de bsqueda basada en una tabla

Si la columna de bsqueda est basada en valores extraidos de una tabla o consulta, en la primera ventana
del asistente para bsquedas deberemos seleccionar la primera opcin
Despus de pulsar el botn Siguiente aparece la ventana que vemos a continuacin.
194
Pginas avanzadas
Donde seleccionamos la tabla o consulta desde la que queremos obtener los datos.
En el recuadro Ver, si seleccionamos Tablas, slo aparecen las tablas definidas en la base de datos, si
seleccionamos Consultas slo aparecen las consultas y si seleccionamos Ambas aparecen tanto las tablas
como las consultas.
Despus de pulsar el botn Siguiente aparece la pantalla donde seleccionaremos las columnas que
aparecern en la lista.
En esta ventana tenemos en la lista de la izquierda las columnas de la tabla o consulta elegida y en la
lista de la derecha iremos colocando las columnas que queremos aparezcan en la lista de bsqueda.
Para seleccionar una columna hacer clic sobre ella para que est resaltada y despus pulsar el botn
para pasar la columa resaltada a la lista de la derecha.
El botn
permite pasar todas las columnas de la izquierda a la derecha de golpe.
El botn
permite quitar una columna de la lista de la derecha.
El botn
permite quitar todas las columnas de la derecha.
Cuando hayamos incluido las columnas pulsar el botn Siguiente>.
Pulsando en Siguiente podremos elegir si los campos de la lista se ordenaran escendente o

195
Pginas avanzadas
Siguiente>.
Al pulsar en Siguiente podremos elegir si los campos de la lista se ordenaran escendente o
descendentemente.
Aparecer una ventana donde podremos ajustar el ancho de las columnas antes de llegar a la ltima
pantalla.
Luego llegaremos a la ltima pantalla del asistente donde nos pide el nombre de la columna como ya vimos
en la pgina anterior.
La pestaa Bsqueda - lista basada en una tabla

Con el asistente hemos definido el campo con una lista de bsqueda basada en una tabla, esto se ve
reflejado en las propiedades del campo en la pestaa Bsqueda de la siguiente manera:
Las propiedades que aparecen son las mismas que en el caso de una lista de valores (ver pgina anterior)
lo nico que ha cambiado es el tipo de origen de la fila, ahora es Tabla/Consulta, y el Origen de la fila, el
196
Pginas avanzadas
asistente ha generado la instruccin SQL necesaria para obtener de la tabla origen las columnas que formarn
parte de la lista de valores.
Nota: En este ejemplo hemos creado una lista compuesta por dos columnas de las cuales la primera ser
la que contiene el valor a almacenar en el campo, como as indicamos en la propiedad Columna
dependiente.
197
Pginas avanzadas
Unidad 5. Personalizar formatos de los campos

Objetivo.
Profundizar en la asignacin de formatos a los campos de las tablas.
Formatos.
Cuando definimos un formato para un determinado campo, le estamos indicando a Access cmo deber
presentar los datos almacenados en el campo.
Para simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos, por ejemplo
para los campos numricos est el formato nmero estndar, moneda, etc..., para el tipo fecha tenemos los
formatos fecha corta, fecha larga, hora, etc...
Pero podemos definir nuestros propios formatos. En la personalizacin de los formatos de los campos de
las tablas se pueden utilizar de forma genrica cualquiera de esos smbolos:
Smbolo
Significado
(espacio)
Muestra espacios como caracteres literales.
"ABC"
Muestra todo el contenido de las comillas tipogrficas como caracteres literales.
Realiza la alineacin a la izquierda en lugar de la alineacin a la derecha.
Rellena el espacio disponible con el siguiente carcter.
Muestra el siguiente carcter como un carcter literal. Tambin puede mostrar caracteres
literales incluyndolos entre comillas tipogrficas.
[color]
Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles:
Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.
A parte de estos smbolos tenemos otros propios de cada tipo de dato que veremos a continuacin. No se
puede mezclar los smbolos de formato personalizados para los tipos de datos Nmero y Moneda con los
smbolos de formato de los campos Fecha/Hora, S/No, o Texto y Memo.
Ahora vamos a detallar los formatos personalizados dependiendo del tipo de dato.
198
Pginas avanzadas
Para los campos de tipo Nmero y Moneda.

Los formatos numricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y
coma (;) como separador de lista. Cada seccin contiene la especificacin de formato para un tipo de nmero
diferente.
Seccin
Descripcin
Primera
El formato para los nmeros positivos.
Segunda
El formato para los nmeros negativos.
Tercera
El formato para los valores cero.
Cuarta
El formato para los valores nulos.
Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:

#,##[Verde];(0,00)[Rojo];"Cero";"Nulo"
Este formato numrico contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un
formato diferente para cada seccin. Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos
(1seccin) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y
solo se muestran 2 decimales (#.##); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis con el
detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los nulos por la
palabra nulo.
Si utilizas varias secciones pero no especificas un formato para cada seccin, las entradas para las que no
hay ningn formato no mostrarn nada o tomarn como valor predeterminado el formato de la primera seccin.
Puedes crear formatos numricos personalizados mediante los smbolos siguientes:
Smbolo
Descripcin
, (coma)
Separador decimal
. (punto)
Separador de miles
Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito 0.
Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito o nada.
Muestra el carcter literal "$"
199
Pginas avanzadas
Muestra el carcter literal ""
Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje.
E- o e-
Notacin cientfica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y
nada junto a los exponentes positivos. Este smbolo debe utilizarse con otros
smbolos, como en el ejemplo 0,00E-00 o 0,00E00.
E+ o e+
Notacin cientfica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un

signo ms (+) junto a los exponentes positivos. Este smbolo debe utilizarse con
otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.
Para los campos de tipo Fecha/Hora.

Puedes crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los smbolos siguientes.
Smbolo
Descripcin
: (dos
puntos)
Separador de horas
Separador de fechas
Igual que el formato predefinido Fecha general.
Da del mes en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 31).
dd
Da del mes en dos dgitos numricos (01 a 31).
ddd
Tres primeras letras del da de la semana (Lun a Dom)
dddd
Nombre completo del da de la semana (Lunes a Domingo).
ddddd
Igual que el formato predefinido Hora corta.
dddddd
Igual que el formato predefinido Fecha larga.
se
Da de la semana (1 a 7).
200
Pginas avanzadas
ee
Semana del ao (1 a 53).
Mes del ao en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 12).
mm
mmm
Mes del ao en dos dgitos numricos (01 a 12).
Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).
mmmm
Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).
Fecha mostrada como trimestre del ao (1 a 4).
Nmero de da del ao (1 a 366).
aa
Dos ltimos dgitos del ao (01 a 99).
aaaa
Ao completo (0100 a 9999).
Hora en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 23).
hh
Hora en dos dgitos (00 a 23).
Minuto en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).
nn
Minuto en dos dgitos (00 a 59).
Segundo en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).
ss
Segundo en dos dgitos (00 a 59).
ttttt
Igual que el formato predefinido Hora larga.
AM/PM
Reloj de 12 horas con las letras maysculas "AM" o "PM", segn sea
apropiado.
am/pm
Reloj de 12 horas con las letras minsculas "am" o "pm", segn sea apropiado.
A/P
Reloj de 12 horas con la letra mayscula "A" o "P", segn sea apropiado.
a/p
Reloj de 12 horas con la letra minscula "a" o "p", segn sea apropiado.
201
Pginas avanzadas
AMPM
Reloj de 12 horas con el designador de maana/tarde apropiado.
Para los campos de tipo S/No.

El tipo de datos S/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tres secciones.
Seccin
Descripcin
Primera
Esta seccin no tiene ningn efecto en el tipo

de datos S/No. No obstante, se requiere un
signo de punto y coma (;) como marcador de
posicin.
Segunda
El texto para mostrar en lugar de los valores

S, Verdadero o Activado.
Tercera
El texto para mostrar en lugar de los valores

No, Falso o Desactivado.
Para los campos de tipo Texto y Memo.

Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes smbolos.
Smbolo
Descripcin
Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio).
&
No se necesita un carcter de texto.
<
Convertir todos los caracteres a minsculas.
>
Convertir todos los caracteres a maysculas.
Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada
seccin contiene la especificacin de formato para diferentes datos de un campo.
202
Pginas avanzadas
Seccin
Descripcin
Primera
Formato para los campos con texto.
Segunda
Formato para los campos con cadenas de

longitud cero y valores nulos.
203
Pginas avanzadas
Unidad 5. Personalizar mscaras de entrada

Objetivo.
Profundizar en la asignacin de mscaras de entrada a los campos de una tabla.
Mscaras de entrada.
Una mscara de entrada es un formato que asignamos para la introduccin de valores en el campo. Al igual
que con el formato se pueden generar mscaras de entrada de forma automtica mediante el generador
correspondiente o bien podemos definir nuestras propias mscaras de entrada.
La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y
coma (;).
Seccin
Descripcin
Primera
Especifica la mscara de entrada propiamente

dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver
una lista de los caracteres que puedes utilizar
para definir la mscara de entrada, mira la tabla
que aparece a continuacin.
Segunda
Especifica si Access 2007 almacena los

caracteres de visualizacin literales en la tabla
al introducir datos. Si utilizas 0 para esta
seccin, todos los caracteres de visualizacin
literales (por ejemplo, el parntesis de una
mscara de entrada de un nmero de telfono)
se almacenan con el valor; si introduces 1 o
dejas esta seccin en blanco, slo se
almacenan los caracteres introducidos en el
control.
Tercera
Especifica el carcter que Access 2007

muestra para el espacio en el que el usuario
debe escribir un carcter en la mscara de
entrada. Para esta seccin puedes utilizar
cualquier carcter; para mostrar una cadena en
blanco, utiliza un espacio entre comillas (" ").
Al crear una mscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introduccin de
determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de telfono) sea obligatoria y que los dems
datos sean opcionales (como la extensin de telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el
nmero o el carcter que debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada.
204
Pginas avanzadas
Puedes definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres
Carcter
Definicin
Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos).
Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).
Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el

modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos
permitidos).
Letra (A a Z, entrada obligatoria).
Letra (A a Z, entrada opcional).
Letra (A a Z, entrada opcional).
Letra o dgito (entrada opcional).
&
Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).
Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).
.,:;-/
Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha.
<
Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.
>
Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.
Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de

mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara
siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamacin
en cualquier lugar de la mscara de entrada.
Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A
se muestra slo como A).
205
Pginas avanzadas
Unidad 5. El Generador de Expresiones

Definicin
El generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudar a escribir cualquier expresin en
Access, por ejemplo las expresiones de validacin para campos.
Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. La nica clave que
deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access.
Pero vayamos por orden. Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremos ser esta pantalla:
Utilizando el generador
Todo lo que escribas ser comparado contra el valor sobre el que se ejecute la validacin. As que,
normalmente, todas empezarn por uno de los smbolos incluidos en la botonera de comparacin
Como puedes ver los smbolos que introducirn en la caja de texto (donde vemos nuestra expresin final) son
Igual, Mayor que, Menor que y Diferente de.
De todas formas podemos ayudarnos de los cuadros ms abajo y buscar el tipo de operador que queremos
utilizar:
206
Pginas avanzadas
Como puedes ver navegar por estos mens es muy sencillo. De izquierda a derecha ves seleccionando la
categora del elemento que quieras introducir y finalmente cuando tengas el elemento seleccionado pulsa el
botn Pegar (o haz doble clic sobre l) y el elemento se pegar en el campo de texto de la Expresin.
Utilizando este podrs incluir los mismos elementos que utilizando los botones e incluso an ms.
chemosle un vistazo a la carpeta Funciones.
Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas, y el operador + para la suma
de valores.
Funciones del generador

Si desplegamos la carpeta Funciones nos encontraremos con otra que tambin deberemos desplegar:
Funciones incorporadas.
Estas funciones son un conjunto recogido por Access que te ayudar a incluir en tus validaciones
funcionalidades varias entre Conversin de valores, Fecha y Hora, Generales, Matemticas y tratamiento
de Texto.
Igual que antes debers buscar la categora que encaje con lo que ests buscando y finalmente, cuando
encuentres la funcin, incluirla en la Expresion.
En el ejemplo que puedes ver en la imagen hemos realizado una validacin sobre un campo de
Fecha, y estamos exigiendo que la fecha introducida sea menor que la fecha actual (que sera lo que nos
devolver la funcin Fecha()).
Cuando tengas la expresin completa slo debers pulsar el botn Aceptar y sta se aadira como
expresin de validacin a nuestro campo.
Algunas funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar entre parntesis
despus del nombre de la funcin, para saber si la funcin requiere argumentos, en la parte inferior del cuadro
de dilogo Generador de expresiones, aparece el formato de la funcin, en nuestro caso, como la funcin
que hemos elegido no requiere argumentos vemos: Fecha()
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Si hubiesemos elegido en la categora Matemticas, la funcin Redondear, nos aparecera abajo

Redondear(Nmero;Precisin), indicndonos que entre parntesis debemos escribir el Nmero que
queremos redondear (o el nombre del campo que contiene ese valor) y separados por un punto y coma la
Precisin (es decir el nmero de decimales que queremos conservar).
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Unidad 5. Los ndices

Definicin
Un ndice en informtica es como el ndice de un libro donde tenemos los captulos del libro y la pgina
donde empieza cada captulo. No vamos a entrar ahora en cmo se implementan los ndices internamente ya
que no entra en los objetivos del curso pero s daremos unas breves nociones de cmo se definen, para qu
sirven y cundo hay que utilizarlos y cuando no.
Un ndice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma ms
rpida adems de proporcionar una ordenacin distinta a la natural de la tabla. Un ndice se define
sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarn segn los valores contenidos
en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un ndice sobre la columna poblacion de una tabla de clientes,
el ndice permitir recuperar los clientes ordenados por orden alfabtico de poblacin.
Si el ndice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarn por la primera columna,
dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarn por la segunda columna, y as
sucesivamente. Por ejemplo si definimos un ndice sobre las columnas provincia y poblacion se ordenarn
los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin, apareceran los de ALICANTE Denia,
los de ALICANTE Xixona, VALENCIA Benetsser, y finalmente los de VALENCIA Oliva.
El orden de las columnas dentro de un ndice es importante, si retomamos el ejemplo anterior y
definimos el ndice sobre poblacion y provincia, apareceran los de VALENCIA Benetusser, seguidos de los
ALICANTE Denia, VALENCIA Oliva, y finalmente los de ALICANTE Xixona. Ahora se han ordenado por
poblacin y los clientes de la misma poblacin se ordenan por el campo provincia.
Ventajas e inconvenientes.
Ventajas:
Si una tabla tiene definido un ndice sobre una columna Access puede localizar mucho ms
rpidamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna.
Recuperar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestin tambin ser mucho
ms rpido.
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Inconvenientes:
Al ser el ndice una estructura de datos adicional a la tabla, ocupa un poco ms de espacio en disco.
Cuando se aaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actualizar los ndices afectados
por esos cambios lo que supone un tiempo de proceso mayor.
Por estas razones no es aconsejable definir ndices de forma indiscriminada.
Los inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las ventajas si la columna
sobre la cual se define el ndice es una columna que se va a utilizar a menudo para buscar u ordenar las filas
de la tabla. Por eso una regla bastante acertada es definir ndices sobre columnas que se vayan a utilizar a
menudo para recuperar u ordenar las filas de una tabla.
El Access de hecho crea automticamente ndices sobre las columnas claves principales y sobre los
campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utilizan a menudo para recuperar filas
concretas.
Cmo definir un ndice.

Los ndices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde la vista Diseo de
tabla.
Si el ndice se basa en un slo campo.
Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado.
Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones:
No: no tiene ndice.

S (Con duplicados) : se define un ndice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias
filas con el mismo valor en esa columna.
S (Sin duplicados): se define un ndice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos
filas con el mismo valor en esa columna.
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Si el ndice se basa en varios campos.

Tenemos que abrir la ventana ndices con haciendo clic en el botn Indices que se encuentra en la
pestaa Diseo:
Al hacer clic sobre el aparecer una ventana como esta:
En la primera columna se pone el nombre del ndice, en la segunda columna el nombre del campo
sobre el que se basa el ndice, y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las
filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o descendente).
Si el ndice se basa en varias columnas se pone el nombre del ndice en una primera lnea con el primer
campo que contiene y en las lneas siguientes se indican los dems campos que forman el ndice.
En nuestro ejemplo tenemos dos ndices definidos sobre la tabla, el ndice PrimaryKey lo ha creado
Access cuando hemos definido el campo codigo como clave principal, y nosotros hemos definido otro que
hemos llamado prov_local sobre los campos provincia y localidad.
Observa que el orden puede ser distinto para cada uno de los campos. De esta forma el ndice se podr
utilizar para recuperar los datos por orden alfabtico de provincia y dentro de cada provincia por localidad
empezando por la letra z.
Para definir el ndice basta realizar la misma operacin que para crear campos, posicionarse en una fila de
la columna Nombre de ndice, escribir el nombre del ndice, pasar a la siguiente columna y escribir el
nombre del campo o haciendo clic a la derecha del campo aparece la flecha que despliega la lista de campos
que tiene la tabla para que seleccionemos el deseado, lo mismo para la columna Orden (esta columna, como
solo tiene dos valores posibles, haciendo doble clic se pasa de Ascendente a Descendente y viceversa.)
En la parte inferior tenemos las propiedades del ndice:
Principal: indica si el ndice es el de la clave principal o no.
nica: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. nica = S significa que no admite valores
duplicados.
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Pginas avanzadas
Ignorar Nulos: si ponemos que s las filas que tengan el valor nulo en el campo sern excluidas del ndice.
Para modificar ndices ya definidos o borrar ndices o crear nuevos ndices utilizar la misma mecnica
que para crear, borrar y modificar campos de una tabla.
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Unidad 6. Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2007 para asegurarse que las
relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o cambien datos
relacionados de forma accidental.
Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access 2007 que no nos deje
introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado
en la tabla principal.
Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un
campo Poblacion que me indica en qu poblacin vive el habitante, las dos tablas deberan estar
relacionadas por el campo Poblacion, en esta relacin de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla
principal y la tabla Habitantes la secundaria (una poblacin tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla
Integridad Referencial, no nos dejar asignar a un habitante una poblacin que no exista en la tabla
Poblaciones.
La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:

Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del campo de
la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla
secundaria.
Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacin Onteniente por Ontinyent en la tabla Poblaciones,
automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de Onteniente se cambiarn a Ontinyent.
Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la tabla principal
se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si borramos la poblacin Onteniente en la tabla Poblaciones, automticamente todos los
habitantes de Onteniente se borrarn de la tabla de Habitantes.
Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una poblacin ni eliminar
una poblacin si sta tiene habitantes asignados.
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Unidad 7. Las condiciones

A continuacin te detallamos los distintos operadores que podemos utilizar en una condicin.
Los operadores de comparacin

Estos operadores comparan el valor de una expresin con el valor de otra. Independientemente del operador
si uno de los valores es nulo, el resultado de la comparacin ser nulo (ni verdadero ni falso). los operadores
de comparacin que podemos utilizar son:
Operador
Significado
igual que
<>
distinto de
<
menor que
<=
menor o igual
>
mayor que
>=
mayor o igual
El operador Entre
Tiene la siguiente sintaxis:
Expresin Entre valor1 Y valor2
Examina si el valor de la expresin est comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y valor2.
Normalmente la expresin ser un nombre de campo.
Ejemplo:
[fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y #04/06/62#, en la cuadrcula QBE se pondra:
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El operador In
Expresin In (valor1, valor2, ...)
Examina si el valor de la expresin es uno de los valores incluidos en la lista de valores escritos entre
parntesis.
Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podramos poner la condicin
Poblacin In ('Alicante'; 'Elche'; 'Elda'; 'Onda')
El operador Es nulo
Cuando una columna que interviene en una condicin contiene el valor nulo, el resultado de la
condicin no es verdadero ni falso, sino nulo, sea cual sea el test que se haya utilizado. Por eso si
queremos listar las filas que no tienen valor en una determinada columna, no podemos utilizar la condicin
columna = nulo debemos utilizar un operador especial, el operador Es nulo.
Expresin Es nulo, donde expresin normalmente ser un nombre de columna.
Por ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen poblacin, la condicin sera poblacin Es Nulo
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El operador Como
Se utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con el que comparar.
Por ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'o'. En este caso hay que utilizar el
comodn * y utilizar el operador Como para que Access reconozca el * como un comodn y no como el
carcter asterisco. La condicin sera nombre como '*o'.
El valor que contiene los comodines se conoce como patrn y tiene que ir encerrado entre comillas
(simples o dobles).
La sintaxis es la siguiente:
Expresin Como 'patrn'
En la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un patrn y su
significado.
Caracteres en patrn
Significado
Un carcter cualquiera
Cero o ms caracteres
Un dgito cualquiera (0-9)
[listacaracteres]
Un carcter cualquiera de listacaracteres
[!listacaracteres]
Un carcter cualquiera no incluido en listacaracteres
Listacaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier carcter, incluyendo
dgitos, los caracteres se escriben uno detrs de otro sin espacios en blanco ni comas. Por ejemplo para
sacar los nombres que empiezan por a,g,r o v el patrn sera: '[agrv]*'
Los caracteres especiales corchete de apertura [, interrogacin ?, almohadilla # y asterisco * dejan de ser
considerados comodines cuando van entre corchetes. Por ejemplo para buscar los nombres que contienen
un asterisco, el patrn sera : '*[*]*' en este caso el segundo * dentro del patrn no acta como comodn sino
como un carcter cualquiera porque va dentro de los corchetes.
Si no se encierra entre corchetes, la exclamacin ! representa el carcter exclamacin.
El corchete de cierre ] se puede utilizar fuera de una listacaracteres como carcter independiente pero no
se puede utilizar en una listacaracteres. Por ejemplo, el patrn 'a]*' permite encontrar nombres que empiecen
por una a seguida de un corchete de cierre.
La secuencia de caracteres [] se considera una cadena de caracteres de longitud cero ("").
216
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Se puede especificar un intervalo de caracteres en listacaracteres colocando un guin - para separar

los lmites inferior y superior del intervalo.
Por ejemplo, la secuencia [A-Z ] en patrn representa cualquier carcter comprendido en el intervalo de la A
a la Z.
Cuando se especifica un intervalo de caracteres, stos deben aparecer en orden ascendente (de menor
a mayor).[A-Z] es un intervalo vlido, pero [Z-A] no lo es.
Se pueden incluir mltiples intervalos entre corchetes, sin necesidad de delimitadores.
El guin - define un intervalo nicamente cuando aparece dentro de los corchetes entre dos caracteres, en
cualquier otro caso representa el carcter guin.
Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia (son los que tienen un cdigo postal
que empieza por 46 seguido de tres dgitos cualesquiera, la condicin podra ser [cdigo postal] como
'46###'
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Pginas avanzadas
Unidad 10. Eliminar mensajes de confirmacin

Como ya hemos visto, cuando se ejecuta una consulta de accin Access nos avisa de los cambios por si
queremos cancelar la operacin. En ocasiones estos mensajes pueden no ser necesarios y podemos preferir
que se ejecute la consulta sin pedirnos confirmacin.
Esto lo podemos conseguir cambiando las opciones de Access.
Para ello desplegar el Botn de Office y seleccionar Opciones de Access.
Aparecer la ventana Opciones de Access , hacer clic sobre la categora Avanzadas.
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Pginas avanzadas
En la seccin Confirmar podemos:

Activar o desactivar los mensajes de Cambios en los registros, son los mensajes que aparecen
cuando va a:
eliminar registros
modificar registros
insertar registros
insertar
nueva
en
tabla
Activar o desactivar los mensajes de Eliminaciones de documento, mensajes que aparecen cuando
se eliminan objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios,...) por ejemplo
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Pginas avanzadas
Activar o desactivar los mensajes de Consultas de accin, mensajes que aparecen cuando abrimos
una consulta de accin desde la ventana Base de datos, por ejemplo
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Pginas avanzadas
Unidad 10. Habilitar el contenido de la Base de datos

Segn la configuracin de Access, puede que nos impida ejecutar consultas de accin, para evitar que se
puedan ejecutar cdigos peligrosos o dainos.
Al intentar ejecutar una de estas consultas, nos aparece este mensaje:
Pero si usamos bases de datos de confianza, y sobre todo las bases de prueba que estamos creando
nosotros mismos al seguir este curso, podemos cambiar la configuracin para que nos permita ejecutar este
tipo de consultas.
Para hacerlo, cuando se muestra la Advertencia de seguridad, pulsamos el botn Opciones...
Marcando la opcin Habilitar este contenido y pulsando Aceptar, podremos ejecutar las consultas de
accin, en esta base de datos y hasta que la reiniciemos.
Tambin, podemos indicarle que las bases contenidas en una carpeta son seguras, y entonces el
contenido siempre estar habilitado.
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Pginas avanzadas
Para ello, pulsaremos en el Botn de Office , Opciones de Access, y dentro de estas, eligiremos Centro
de confianza.
Ya, en la pantalla del Centro de Confianza, pulsaremos el botn Configurar centro de confianza...
Deberemos seleccionar la opcin Ubicaciones de confianza en la seccin de la izquierda.
Para poder aadir una carpeta, pulsamos Agregar nueva ubicacin.
Ahora, escribiendo la ruta de la carpeta, o buscndola con el botn Examinar, y pulsando Aceptar,
siempre estar habilitado el contenido de las bases de datos que estn en la carpeta (o subcarpetas, si
marcamos la casilla de verificacin Las subcarpetas de esta ubicacin tambin son de confianza).
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Pginas avanzadas
Unidad 11. Propiedades de un formulario

Visualizar las propiedades
Para visualizar las propiedades de cualquier objeto debemos situarnos en ese objeto y abrir la ventana
Propiedades, en concreto para acceder a las propiedades del formulario hacer clic sobre la esquina superior
izquierda del formulario (la que tiene un cuadrito negro) y hacer clic en el botn
de la
barra de herramientas, se abrir la ventana Propiedades que iremos viendo a continuacin. Las propiedades
estn organizadas en esta ventana en varias pestaas, la pestaa Todas recopila todas las propiedades, la
pestaa Eventos permite asociar macros, procedimientos o cdigo VBA a ejecutar cuando se produzca algn
evento asociado al formulario, esto no entra en el marco de este curso.
De las dems pestaas destacaremos las propiedades que ms se utilizan.
La pestaa Formato
El ttulo es el que aparece en la barra de ttulo.
Vista predeterminada
permite especificar la
presentacin inicial del formulario, es la vista con la que
se visualizan los datos al abrir el formulario. En esta
propiedad podemos elegir entre los siguientes valores:
Un nico formulario: muestra un slo registro por
pantalla.
Formularios continuos: muestra varios registros
(tantos como quepan en la ventana actual), se genera una
copia de la seccin detalle del formulario por cada registro
que quepa en la ventana.
Hoja de datos: muestra los campos del formulario
organizados en filas y columnas como la vista hoja de
datos que ya conocemos.
Tambin permite vistas menos usadas, como Tabla
dinmica, Grfico dinmico y Formularios divididos.
Las propiedades Permitir... indican a qu tipo de vista
se puede pasar una vez abierto el formulario, las que
tengan la propiedad a S sern las vistas mostradas en el
botn de Vistas de la pestaa Inicio.
Las propiedades referentes a imagen se refieren a una
imagen de fondo del formulario, en ocasiones definir una
imagen de fondo puede requerir una gran cantidad de
memoria.
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Pginas avanzadas
Ajuste de tamao automtico, indica si una ventana

Formulario se abre automticamente con el tamao adecuado para mostrar registros completos. La ventana
Formulario slo cambia de tamao si se abre en vista Formulario. Si abres el formulario primero en la vista
Diseo o la vista Hoja de datos y a continuacin, pasas a la vista Formulario, la ventana Formulario no
cambiar de tamao.
Centrado automtico: indica si el formulario ser centrado automticamente en la ventana de la aplicacin
cuando se abra.
Dependiendo del tamao y la colocacin de la ventana de la aplicacin, los formularios pueden aparecer por
fuera de uno de los lados de la ventana de la aplicacin, ocultando parte del mismo. Al centrar el formulario
automticamente cuando se abre hace que sea ms fcil de ver y de usar.
Si en la vista Diseo introduces algn cambio en un formulario cuya propiedad
AjusteDeTamaoAutomtico est establecida en No y cuya propiedad CentradoAutomtico est
establecida en S, cambia a la vista Formulario antes de guardar el formulario. Si no lo haces, Microsoft
Access recorta el formulario por los bordes derecho e inferior la siguiente vez que abre el formulario.
Si la propiedad CentradoAutomtico est establecida en No, se abre una ventana Formulario con su
esquina superior izquierda en la misma posicin que cuando se cerr.
Selectores de registros: para especificar si deben aparecer o no los selectores de registros (el selector de
registros es el pequeo cuadrado o barra colocado a la izquierda de un registro en el que se puede hacer clic
para seleccionar todo el registro en las vistas Hoja de datos y Formulario y que aparece con un lpiz
cuando estamos modificando el registro).
Botones de desplazamiento: si la propiedad est establecida a S aparece en la vista formulario la barra
de desplazamiento por los registros del origen del formulario
Separadores de registros: si la propiedad est establecida a S aparece en la vista formulario una lnea de
separacin entre cada registro. Esta propiedad se suele utilizar cuando la vista predeterminada es la de
Formularios continuos.
Barras de desplazamiento: permite definir qu barras de desplazamiento queremos que se vean en el
formulario para cuando el formulario es ms grande que la pantalla de nuestro ordenador, puede ser la
vertical, horizontal, ambas o ninguna.
Las propiedades referentes a botones sirven para que estos botones aparezcan o no en la ventana
Formulario.
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Pginas avanzadas
La pestaa Datos
Origen del registro: permite indicar de qu
tabla o consulta se sacarn los datos a
visualizar en el formulario. Al posicionar el cursor
sobre esta propiedad en la parte derecha aparece
una flecha para desplegar la lista de todas las
tablas y consultas definidas en la base de datos y
poder elegir una de ellas, tambin aparece el botn
que permite entrar en una ventana Diseo de
consulta y definir una nueva consulta que no se
almacenar como tal sino que la propiedad se
rellenar con el cdigo SQL correspondiente a la
consulta que hayamos definido. Tambin las
personas que sepan SQL pueden escribir la
sentencia SQL directamente en la propiedad.
Filtro: permite poner una condicin para filtrar los registros del origen que queremos aparezcan en el
formulario. El filtro entrar en funcionamiento cuando pulsemos el botn aplicar filtro de la barra de
herramientas o la opcin Aplicar filtro u ordenar del men Registros.
Ordenar por: permite indicar el campo por el cual queremos que salgan los registros ordenados. Si
queremos poner varios campos de ordenacin tenemos que separarlos por punto y coma.
Entrada de datos: si esta propiedad est establecida a S cuando se abre el formulario no se visualizan
los registros que ya existen en el origen sino que se nos abre un registro en blanco para empezar a aadir
nuevos registros. Se puede utilizar por ejemplo cuando queremos que alguien introduzca nuevos datos en una
tabla pero sin que tenga acceso a los datos que estaban ya grabados.
Permitir agregar: si esta propiedad est establecida a No no se podrn aadir nuevos registros.
Permitir eliminacin: si esta propiedad est establecida a No no se podrn borrar registros.
Permitir ediciones: si esta propiedad est establecida a No no se podrn realizar cambios en los datos
que aparezcan en el formulario, nicamente se podrn visualizar.
Permitir filtros: si esta propiedad est establecida a No quedarn desactivados los botones de la barra de
herramientas y las opciones del men Registros referentes a filtros.
225
Pginas avanzadas
La pestaa Otras
Emergente: un formulario emergente es un

formulario que permanece encima de otras
ventanas. Un formulario emergente puede ser
modal o no modal.
Modal: cuando un formulario se abre como un
formulario modal, el usuario debe cerrar el
formulario para poder hacer clic fuera del formulario.
Los cuadros de dilogo y los mensajes suelen ser
modales.
Ciclo: permite especificar qu sucede cuando se
presiona la tecla TAB y el enfoque se encuentra en
el ltimo campo de un formulario dependiente.
Si elegimos el valor Todos los registros,
pasaremos al siguiente registro.
Si elegimos el valor Registro activo, nos quedaremos en el registro y volveremos al primer campo del
registro.
Si elegimos el valor Pgina activa, regresamos al primer campo de la pgina.
226
Pginas avanzadas
Unidad 14. Acciones de Macro

AbrirConsulta
Esta accin abre una consulta
escogida entre las existentes en la base de
datos.
Como puedes ver en la imagen, debers indicar el nombre de la consulta a abrir, la Vista en la que quieras
que se abra (Hoja de Datos, Diseo, Vista Preliminar, TablaDinmica, GrficoDinmico).
Tambin podrs elegir el Modo de datos de la consulta.
Si seleccionas Agregar, la consulta slo permitir aadir nuevos registros a los existentes y no se tendr
acceso a los datos ya almacenados.
Seleccionando Modificar permites la edicin total de los datos de la consulta.
Seleccionando Slo lectura se abrir la consulta mostrando todos sus datos pero sin ser editables, no se
podrn modificar .
AbrirFormulario
Igual que la accin anterior, esta accin
abre el formulario indicado en el
argumento Nombre del formulario.
En el argumento Vista especificaremos
el modo en el que queremos que se
abra el formulario: en vista Formulario, Diseo, Vista Preliminar, Hoja de Datos, TablaDinmica o
GrficoDinmico.
En Nombre del filtro podremos indicar el nombre de una consulta que hayamos creado previamente. Al
abrirse el formulario solamente mostrar los registros que contengan los resultados de la consulta
indicada.
En el argumento Condicin WHERE podemos introducir, mediante el generador de expresiones, o
teclendola directamente, una condicin que determinar los registros que se muestren en el
formulario. Un ejemplo sera [Alumnado]![Cdigo Postal] = 46183, para que mostrase solamente aquellos
registros de la tabla Alumnado cuyo campo cdigo postal fuese igual a 46183.
En Modo de datos podrs seleccionar los mismos parmetros que en la accin anterior: Agregar,
Modificar o Slo lectura.
El argumento Modo de la ventana decidir si la ventana del formulario se deber abrir en modo Normal,
Oculta, como Icono o como Dilogo.
Si abres un formulario en modo Oculto no podr ser visto por el usuario, pero s referenciado desde otros
lugares para extraer datos o modificarlos.
El modo Dilogo permite que el formulario se posicione encima de los dems formulario abiertos y sea
imposible operar con el resto de la aplicacin hasta que no se haya cerrado (como pasa con todos los cuadros
de dilogo).
227
Pginas avanzadas
AbrirInforme
Igual que las acciones anteriores, esta
accin abre el informe que especifiques
en el argumento Nombre del informe.
Las Vistas que ofrece esta accin son:
Imprimir, Diseo y Vista preliminar.
Igual que con los formularios puedes establecer un Nombre de filtro basado en una consulta o una
Condicin WHERE a travs del generador de expresiones.
En Modo de la ventana tenemos los mismo modos que para los formularios: Normal, Oculta, Icono y
Dilogo.
AbrirTabla
Esta accin permite abrir la tabla que
especifiques en el argumento Nombre de
la tabla.
Como Vista podrs elegir los valores Hoja de Datos, Diseo, Vista Preliminar, TablaDinmica o
GrficoDinmico.
Selecciona una opcin de Modo de datos entre Agregar, Modificar y Slo lectura igual que en la accin
AbrirConsulta.
BuscarRegistro
Utilizaremos esta accin para buscar
registros. Con esta accin Access se
posiciona en el primer registro que
cumpla los criterios especificados. Se
corresponde con la opcin Buscar
de
la barra de herramientas.
En el argumento Buscar introduciremos el valor a buscar en forma de texto, nmero, fecha o expresin.
Podemos elegir en qu lugar del campo debe coincidir el cadena introducida, puedes elegir entre
Cualquier parte del campo, Hacer coincidir todo el campo o al Comienzo del campo.
Tambin puedes diferenciar entre hacer Coincidir maysculas y minsculas o no.
Se supone que la Bsqueda se realiza cuando estamos visualizando un registro determinado, de aqu el por
qu de las siguientes opciones.
Esta accin se para en el primer registro que cumpla las condiciones, por lo que en el argumento Buscar en
228
Pginas avanzadas
podremos decidir el sentido en la que Access recorrer los registros, selecciona Arriba para empezar a
buscar hacia atrs. Selecciona Abajo para buscar hacia adelante. En ambos casos la bsqueda parar al
llegar al final (o principio) del conjunto de registros. Selecciona Todo para buscar hacia adelante hasta el final,
y despus desde el principio hasta el registro actual.
En el argumento Buscar con formato decidiremos si se tiene en cuenta el formato que tienen los
datos entre los que buscamos o no. Por ejemplo, si buscamos la cadena 1.234 y hacemos que busque con
formato seleccionando S, en los campos con formato Access intentar hacer coincidir el formato de la
cadena introducida con el dato almacenado con formato, por lo tanto no encontrara un campo que
almacenase un valor de 1234. Si seleccionamos No, deberemos escribir 1234 para encontrar un campo con
formato que contenga el dato 1.234, porque Access comparar 1234 con el valor del campo sin formato.
La opcin Slo el campo activo buscar en todos los registros, pero solamente en el campo activo en
ese momento sino buscar en todos los campos.
El argumento Buscar primero fuerza a que la bsqueda se realice desde el primer registro en vez de
buscar a partir del registro actual.
Cerrar
Con esta accin podrs cerrar
cualquier objeto que se encuentre
abierto.
Selecciona en Tipo de objeto: Tabla, Formulario, Consulta, Informe, etc.. , y en Nombre del objeto
escribe el nombre de ste.
Puedes configurar si se guardar el objeto antes de cerrarlo seleccionando S o No. Con Preguntar dejars
que esto quede a decisin del usuario
CuadroMsj
Con las Macros incluso podremos
mostrar mensajes para interactuar
con el usuario. Esto nos lo permitir la
accin CuadroMsj.
Sus argumentos son muy sencillos, en Mensaje deberemos escribir el mensaje que queremos que
aparezca en el cuadro de mensaje. Utiliza la combinacin de teclas MAYUS + INTRO para crear saltos de
lnea.
Tambin puedes utilizar el smbolo @ para rellenar el mensaje por secciones (o prrafos). Si utilizas esta
alternativa debers introducir 3 secciones. Aunque podras dejar alguna en blanco. En el mensaje que ves a
continuacin, el contenido del argumento Mensaje era: Se ha producido un error guardando el
registro.@Se perdern todos los cambios.@. Como puedes ver la tercera seccin se ha dejado en blanco
deliberadamente y el resultado sera el mensaje de la siguiente pgina...
229
Pginas avanzadas
En Bip podremos decidir si junto al mensaje suena una alarma auditiva para alertar al usuario.
Selecciona el Tipo de mensaje eligiendo entre: Ninguno, Crtico, Aviso: !, Aviso: ? e Informacin.
Tambin puedes modificar el Ttulo del cuadro de mensaje y escribir lo que prefieras.
Eco
Esta accin es muy til para ocultar
al usuario las operaciones que se
estn realizando con una Macro. Permite la activacin o desactivacin de la visualizacin de las acciones
en pantalla.
Si quieres utilizarla es conveniente que la coloques al principio de la Macro para desactivar la
visualizacin. Luego vuelve a utilizarla al final de la Macro para volverla a activar la visualizacin.
Activa o desactiva la visualizacin utilizando el argumento Eco activo. En Texto de la barra de estado
podrs escribir un texto que se mostrar en la barra de estado mientras la Macro est ejecutndose y el Eco
se encuentre desactivado.
Las acciones DetenerMacro y DetenerTodasMacros activan el Eco automticamente.
EjecutarComando
Utiliza esta accin para lanzar
comandos que puedas encontrar en
cualquier barra de herramientas.
Solo debers seleccionar la accin que
prefieras en el argumento Comando y se
ejecutar.
230
Pginas avanzadas
EstablecerValor
Una accin muy til que te permitir
modificar los valores de los campos.
En Elemento introduce el nombre del campo sobre el que quieras establecer un valor. Podrs acceder al
generador de expresiones para ello.
En el argumento Expresin introduciremos el valor que queremos que tome el campo. Recuerda que si
es una cadena de texto deber ir entre comillas.
IrARegistro
Te permitir saltar a un registro en
particular dentro de un objeto.
Para ello slo tienes que indicar el
Tipo de objeto (Tabla, Informe,
Formulario...) y su Nombre.
Luego en Registro indicaremos a qu registro queremos ir.
Podemos elegir entre Primero, ltimo o Nuevo. Tambin es posible seleccionar las opciones Anterior,
Siguiente o Ir a.
En estos ltimos casos deberemos rellenar tambin el argumento Desplazamiento para indicar el nmero del
registro al que queremos ir (para Ir a), o cuntos registros queremos que se desplace hacia atrs o hacia
delante (para Anterior y Siguiente).
Salir
Esta accin hace que Access se
cierre.
Puedes elegir entre Guardar Todo, Preguntar o Salir directamente sin guardar los cambios.
231
Pginas avanzadas
Unidad 16. El asistente para analizar tablas
Para acceder al asistente para analizar tablas, selecciona del men Herramientas la opcin Analizar y
despus Tabla y se abrir el cuadro de dilogo Asistente para analizar tablas:
En las dos primeras ventanas se muestran ejemplos de qu cambios puede producir el asistente. Pulsando
en Mostrar un ejemplo, vemos un ejemplo ms concreto de la explicacin.
Pasando estas dos ventanas, llegamos a la que vemos a continuacin...
232
Pginas avanzadas
Aqu podrs seleccionar la tabla que quieres analizar en busca de redundancia.

Como puedes ver en la imagen, el asistente no modificar la tabla original, sino que crear nuevas
tablas con los datos contenidos en la primera pero de un modo ptimo.
Al pulsar el botn Siguiente> pasamos a la ventana que vemos en la siguiente pgina...
233
Pginas avanzadas
Una vez hayas decidido qu tabla quieres analizar podrs elegir entre dejar que Access haga todo el trabajo
o crear t mismo las tablas con los datos ajustados.
Si decidimos crear la separacin nosotros mismos veremos la siguiente pantalla:
234
Pginas avanzadas
Aqu debers seleccionar los campos que contengan datos duplicados y arrastrarlos fuera para formar
nuevas tablas.
Puedes renombrar las tablas que se crearn (para asignarles nombres ms significativos que indiquen su
contenido) haciendo doble clic sobre su nombre o pulsando el botn Cambiar el nombre de la tabla
Los botones Establecer el identificador nico
y Agregar clave generada
para establecer cul
ser la clave principal de las nuevas tablas que crees. Recuerda que los campos numricos enteros son ms
rpidos y fciles de manejar por Access.
Por lo tanto, si por ejemplo, tenemos una tabla con mltiples categoras que se repiten a lo largo de los
registros, sera conveniente que se separasen en dos tablas, y adems establecer una nueva clave
principal para la tabla donde almacenes las categoras. Access ser ms rpido buscando valores nmericos
que campos de texto.
Cuando hayas terminado de separar las tablas pulsa Siguiente y vers al pantalla de la pgina siguiente...
235
Pginas avanzadas
Aqu Access presentar los valores que no estn repetidos para que puedas evaluar si realmente
debern crearse registros nicos para esos valores o es que se trata de un error de tipografa.
Observa en la imagen que encontramos dos valores muy parecidos: Intensivo e Intensivos. Queremos que
ambas especialidades sean una sola. Qu deberemos hacer? Muy fcil, convertirlas a una sola.
Para ello deberemos desplegar la columna Correccin del valor a corregir, y seleccionar el nuevo valor. Si
queremos que el registro permanezca tal y como est selecciona la fila en blanco, podrs leer el aviso
(Dejar tal y como est).
Cuando hayas acabado pulsa Siguiente.
236
Pginas avanzadas
Si en este ltimo paso seleccionas No, no crear una consulta la base de datos permanecer tal y como
estaba y se aadirn las dos nuevas tablas que has creado.
Sin embargo, si seleccionas S, crear la consulta (aconsejado) se crearn las dos tablas y adems el
nombre de la tabla original se modificar aadindose el sufijo _ANTERIOR a su nombre y se crerar una
nueva consulta que mostrar los valores de los registros de las dos nuevas tablas relacionadas con el
nombre de la tabla original:
Esta consulta sustituir a la tabla original anterior, por lo que todos los formularios e informes que
apuntaban a la anterior tabla ahora lo harn a esta consulta al tener el mismo nombre. Seguirn funcionando
como lo hacan antes.
Ser como si no hubieses realizado ningn cambio. Pero en realidad, tu base de datos estar mejor
organizada y ser ms rpida!
237
Pginas avanzadas
Unidad 16. Las pestaas del Documentador

El cuadro de dilogo Documentador consta de varias pestaas o pestaas para los diferentes tipo de
objetos que tenemos en la base de datos:
Si estamos en la pestaa Tablas, el botn opciones... nos abrir el siguiente cuadro:
238
Pginas avanzadas
Si estamos en la pestaa Consultas, el botn opciones... nos abrir el siguiente cuadro:
Si estamos en la pestaa Formularios o en la de Informes, el botn opciones... nos abrir el

siguiente cuadro:
En este caso tenemos un botn adicional Propiedades... que nos permite seleccionar la pestaa de
propiedades que queremos documentar.
239
Pginas avanzadas
Si estamos en la pestaa Macros, el botn opciones... nos abrir el siguiente cuadro:
240
Pginas avanzadas
Unidad 17. Importacin de un Archivo de Texto

Especificaciones de Importacin
Una vez se abra el Asistente para la Importacin de Texto vers la siguiente ventana:
Esta ser la primera de las ventanas de un asistente que te ayudar a indicarle a Access el modo en el
que estn formateados y estructurados los contenidos en el archivo de texto.
Es recomendable que antes de empezar con el asistente visites el apartado Avanzado que nos permitir
indicar opciones de formato mucho ms ajustadas. Pulsa el botn Avanzado y vers la siguiente ventana:
241
Pginas avanzadas
Muchas de las opciones que encontrars aqu las podrs seguir a travs del asistente.
Veamos de qu consta realmente el avanzado de Especificacin de importacin.
Un archivo puede estar formateado de dos formas diferentes:
Delimitado: Esta opcin indica que los campos de cada registro se hallan separados por algn tipo
de smbolo, bien sea un punto y coma (;), una coma (,), un salto de tabulacin, etc...
En el caso de que el archivo de origen de datos est guardado de esta forma debers indicar el tipo de
Delimitador entre campos indicndolo en el desplegable con el mismo nombre.
Del mismo modo tambin deberemos indicar si los campos de texto se hallan delimitados de algn modo,
ya sea encerrados entre comillas dobles ("), simples (') o cualquier otro tipo de smbolo. Para ello utiliza el
desplegable Cualificador de texto.
Ancho fijo: En este caso, los campos de un registro no vendrn delimitados por smbolos, sino que para
cada campo ha sido reservado un ancho en carcteres.
Imagina que tenemos tres campos, uno para el ID de cliente, otro para su Nombre y un tercero para su
Apellido. En el archivo de texto podramos haber reservado 2 espacios para la ID, 15 para el Nombre y 25
para los Apellidos. Aunque el valor del campo no ocupase todo el espacio reservado el resto del campo se
rellenara con espacios de modo que el siguiente campo siempre empezar en la misma posicin.
Deberemos indicar el punto de inicio y los carcteres de ancho del campo en el cuadro de
Informacin del campo:
242
Pginas avanzadas
Utiliza las columnas Inicio y Ancho para especificar estos valores.
Sea cual sea la opcin que elijas (Delimitado o Ancho fijo) podrs indicar diferentes propiedades para
los campos que contiene el archivo de texto. La imagen anterior mostraba el cuadro Informacin del campo
con la opcin Ancho fijo seleccionada. Observa cmo si seleccionamos la opcin Delimitado este cuadro no
vara mucho:
A cada uno de los campos deberemos asignarle un Nombre, un Tipo de dato especifico y adems indicar
si se trata de un campo Indexado o no. Completa este cuadro tal y como lo haras al crear una tabla en Vista
de Diseo.
Tambin podrs marcar la casilla Saltar para que ese campo no se tenga en cuenta y no sea almacenado
en nuestra base de datos.
El resto de opciones de este avanzado son puramente de formato:
Selecciona la codificacin e idioma del archivo para conseguir una compatibilidad completa con su
contenido de tipo Texto. Las opciones por defecto suelen bastar.
243
Pginas avanzadas
En el marco Fechas, horas y nmeros podrs indicar el modo en el que estn formateadas las fechas
indicando su orden, delimitadores y otras cuantas opciones.
Tambin podrs indicar cul es el Smbolo decimal utilizado en el archivo.
Todas estas opciones son muy importantes, pues dependiendo de cmo se configuren, Access leer el
archivo de texto de un modo u otro. Ten en cuenta que si indicamos que el orden de la fecha es Da-MesAo no se leer correctamente una fecha que est en modo Mes-Da-Ao. Por lo tanto el valor que se
almacene no ser el correcto.
La ventaja de utilizar este avanzado es que todas las opciones que indiques podrn ser guardadas
pulsando el botn Guardar como. Si pulsas este botn se abrir un cuadro donde debers indicar el Nombre
con el que quieres guardar estas especificaciones de formato para un archivo.
En cualquier momento podrs acceder y cargar especificaciones guardadas en la base de datos

haciendo clic en el botn Especificaciones, vers el siguiente cuadro de dilogo:
Utiliza el botn Abrir para cargar la configuracin de opciones de la especificacin seleccionada.

Pulsando el botn Eliminar la borrars de la base de datos.
Asistente de Importacin
La especificacin de importacin no es obligatoria, de hecho, siguiendo el asistente podremos indicar
suficientes opciones como para importar el archivo de texto satisfactoriamente.
La ventaja del avanzado, como ya hemos dicho consiste en poder reutilizar las especificaciones de un
archivo para otro con caractersticas similares.
244
Pginas avanzadas
As que seguiremos viendo el asistente normal.

Nos habamos quedado en la primera pantalla:
En esta primera opcin deberemos indicar si la separacin de los campos en el archivo viene dada por
Delimitadores, o en cambio se tratan de campos con Ancho fijo.
Selecciona la opcin correspondiente y pulsa Siguiente.
Esta imagen se corresponde con la siguiente ventana si hubieses seleccionado la opcin Delimitado. Aqu
debers indicar el tipo de Delimitador utilizado, los Cualificadores de texto y si la Primera fila del archivo
contiene los nombres de los campos.
245
Pginas avanzadas
Esta ltima opcin es muy interesante, muchas veces cuando tenemos un archivo de texto con registros
para importar, en la primera lnea viene el nombre de cada campo, esto sirve para que cualquiera que lea el
fichero sepa a qu corresponden los valores almacenados, pero tambin sirve para importar el fichero sin tener
que definir cada campo, si seleccionamos la opcin Primera fila del archivo contiene los nombres de los
campos los nombres de columna se asignarn automticamente cogindolos de la primera fila.
En el caso de que hubieses seleccionado la opcin Ancho fijo se abrira una pantalla en la que mediante
flechas podras indicar la anchura de los campos.
Aqu podremos indicar todas las propiedades respectivas a los campos.

Indica para cada columna un Nombre de campo, un Tipo de dato especfico y si deber ser Indexado o
no.
Marcando la opcin No importar el campo (Saltar) hars que el campo no se tenga en cuenta y no sea
almacenado en tu base de datos.
Cuando hayas terminado pulsa Siguiente.
246
Pginas avanzadas
En esta pantalla deberemos elegir si queremos Permitir a Access agregar una clave principal o si por el
contrario la elegiremos nosotros mismos.
Si marcas la opcin Sin clave principal la tabla se importar sin una clave principal determinada.
Finalmente debers indicar el nombre para la nueva tabla y Finalizar.
247
Pginas avanzadas
Si activas la casilla Deseara que el asistente analizara la estructura de la tabla despus de importar
los datos, cuando Access termine de importar la tabla se lanzar la herramienta Analizar Tabla para
comprobar si la estructura de la tabla importada es la correcta o podra ser optimizada.
248
Ejerciciospasoapaso
249
Unidad 2. Crear abrir y cerrar una base de datos.

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos de Access 2007.
1 Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar el ejercicio.

2 Haz clic sobre la opcin Base de datos en blanco en la ventana de Introduccin a Microsoft Office
Access.
3 Tambin podras desplegar el Botn de Office y hacer clic en la opcin Nuevo.
Aparecer el panel Base de datos en blanco a la derecha de la pantalla.
Haz clic en el boton Buscar ubicacin
Se abrir el cuadro de dilogo Archivo de nueva base de datos.

4 Haz clic sobre el icono
que aparece en la parte izquierda del cuadro de dilogo.
Observa como en el recuadro Guardar en: ahora aparece la carpeta Mis documentos
5 Pulsa el botn
para crear una nueva carpeta y llmala Mis ejercicios.
6 Haz doble clic sobre la carpeta Mis ejercicios para entrar en ella.
7 En el recuadro Nombre de archivo:, escribe el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo, Clases.
8 Haz clic sobre el botn Aceptar.
Observa como al volver a la pgina inicial, en el cuadro de texto Nombre de archivo aparece
Clases.accdb.
Tambin vers la ruta de la carpeta de Mis documentos.
9 Pulsa el botn Crear.
Observa como tenemos una nueva base de datos llamada Clases.accdb preparada para cerar una tabla.
250
Ahora supongamos que ya no nos interesa trabajar con la base de datos anterior, por lo tanto vamos a
cerrarla.
10 Abre el Botn de Office .
11 Pulsa el botn Salir de Access.
Vamos a volver a abrir la base de datos, para ello ebers volver a abrir el programa desde su icono en el
Escritorio o desde Inicio Todos los Programas.
Ahora la base de datos est creada luego no elegimos la opcin Base de datos en blanco sino que
abriremos una existente.
12 En la pantalla de Introduccin podramos hacer clic sobre el nombre de la base de datos en el marco
Abrir base de datos reciente.
Mejor haremos clic sobre la opcin Abrir del Botn de Office.

En este caso aparecer el cuadro de dilogo Abrir.
13 En el recuadro Buscar en: deberemos tener la carpeta Mis documentos si no es as haz clic en el
icono Mis documentos o busca la carpeta desplegando el rbol de carpetas del recuadro Buscar en: y
seleccionando la carpeta Mis documentos.
Ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
14 Haz clic sobre el archivo que queremos abrir, Clases.accdb.
15 Haz clic sobre el botn Abrir.
Tambin podemos resumir los pasos 11 y 12 haciendo doble clic sobre el fichero Clases.accdb
Como ya hemos terminado el ejercicio vamos a cerrar la base de datos utilizando un mtodo diferente al
que hemos utilizado antes.
16 Haz clic sobre el botn Cerrar
de la ventana de la base de datos.
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251
Unidad 3. Crear una tabla de datos

Objetivo.
Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access 2007.

2 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro (la
que se cre en el unidad anterior).
Vamos a crear dos tablas en la base de datos. Una tabla ser la de alumnado y la otra tabla la de cursos.
Empezaremos por crear la tabla Alumnado.
3 Haz clic sobre el botn Diseo de tabla de la pestaa Crear.
O bien haz clic sobre el botn Tabla
de la pestaa Crear, y luego ve a la vista de Diseo
haciendo clic en Vista Diseo desde la pestaa Hoja de datos o desde la barra de estado.
4 En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo alumnado.
5 Pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo.
6 Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondr Texto como tipo de dato, haz clic sobre la
flecha de la derecha y elige el tipo Autonumrico.
7 Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco
cambiaremos de momento las propiedades de este campo.
8 Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo.
9 Escribe Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla. Deja el tipo texto y
posicinate en la tercera columna.
10 En la columna Descripcin de la rejilla escribe el texto Introducir el nombre del alumno. Pulsa
INTRO para pasar a la siguiente columna.
11 Escribe Apellidos alumnado.
12 Pulsa FLECHA ABAJO para pasar a la fila siguiente.
13 Crea a partir de ahora los siguientes campos: Direccion, Poblacion que sern todos ellos de tipo
Texto.
14 Crea a continuacin el campo Codigo Postal de tipo Nmero.
15 Crea a continuacin el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora.
252
Ahora vamos a definir el campo Codigo alumnado como Clave principal ya que no podremos tener dos
alumnos/as con el mismo cdigo. De todas formas, puede que Access haya puesto automticamente el
primer campo como clave principal.
16 Haz clic sobre el nombre del campo Codigo alumnado.
17 Haz clic sobre el botn Clave principal
de la pestaa Diseo.
Ya podemos guardar la tabla.
18 Despliega el Botn de Office .
19 Elige la opcin Guardar.
20 Cuando te pida el nombre de la tabla, escribe Alumnado.
Ahora cerraremos la tabla.
22 Haz clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla.
23 En el men desplegable selecciona Cerrar.
Ahora vamos a crear la segunda tabla:
24 Haz clic sobre el botn Diseo de tabla de la pestaa Crear.
25 En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo curso.
26 Pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo.
27 Haz clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo Nmero.
28 Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco
cambiaremos de momento las propiedades de este campo.
29 Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo.
30 Escribe Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla.
31 Como no queremos cambiar las dems caractersticas del campo, pulsa la FLECHA ABAJO del teclado
para ir al siguiente campo.
32 Escribe Nhoras, de tipo Nmero.
33 Crea de la misma forma los siguientes campos: Fecha inicio y Fecha final que sern de tipo
Fecha/Hora.
Ahora vamos a definir el campo Codigo curso como Clave principal.
253
34 Haz clic sobre el nombre del campo Codigo curso.

35 Haz clic sobre el botn
de la pestaa Diseo.
Ya podemos guardar la tabla.
36 Haz clic sobre el botn Guardar
37 Escribe el nombre de la tabla, Cursos.

Ahora cerraremos la tabla.
a la derecha de la pestaa con el nombre de la tabla.
Si queremos cerrar nuestra base de datos.

de la ventana de Access.
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254
Unidad 4. Modificar una tabla de datos

Objetivo.
Practicar las operaciones para modificar el diseo de una tabla con Access 2007.

2 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
Vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado con estas modificaciones:
Campo
Propiedades
Apellidos alum nado
Introducir el comentario: Introducir los

apellidos del alumno
Curso
Este campo no exista, aadirlo y nos

servir en el tema 6 para realizar la
relacin entre las dos tablas.
Tipo: Nmero.
Auxiliar
Este campo no exista,aadirlo y nos

servir para practicar la creacin y
borrado de campos.
Tipo: Texto
3 Haz clic derecho sobre la tabla Alumnado que se encuentra en el Panel de Exploracin.
4 Selecciona la opcin
5 Haz clic sobre la columna Descripcin del campo Apellidos Alumnado.

6 Escribe el texto Introducir apellidos del alumno.
Ahora vamos a aadir el campo Curso:

1 Ve a la fila despus de la fila del campo Fecha nacimiento.
2 Escribe en la primera columna el nombre del campo Curso.
3 Pulsa INTRO.
255
4 Despliega la lista de tipos de datos y selecciona el tipo de dato Nmero.
Ahora aadiremos el campo Auxiliar:

1 En la siguiente fila de la rejilla escribe en la primera columna el nombre del campo Auxiliar. Como el
campo es de tipo texto hemos terminado con su creacin.
Ahora borraremos el campo Auxiliar:

1 Haz clic sobre la fila correspondiente al campo Auxiliar para posicionar el cursor en ese campo.
de la pestaa Diseo.
Como hemos terminado con el diseo de la tabla, vamos a guardarla.

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256
Unidad 4. Introduccin de datos

Objetivo.
Practicar las operaciones para introducir y modificar datos en una tabla con Access 2007.

3 Haz clic derecho sobre la tabla Alumnado que se encuentra en el Panel de Exploracin.
4 Haz clic sobre
Observa como en el primer campo nos pone (Autonumrico) tipo de dato asignado al Codigo Alumnado.
No tenemos que escribir nada ya que este campo se rellenar automticamente.
5 Pulsa INTRO para ir al segundo campo.
6 Escribe Luis como Nombre.
Observa como ahora en el campo Codigo Alumnado se ha puesto el valor 1.
7 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe Gras Bueno como apellidos.
8 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe Madrid, 34 como Direccin.
9 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe Valencia.
10 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe 46002 como Cdigo Postal.
11 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe 15/02/63 como Fecha de nacimiento.
12 Pulsa INTRO para ir al siguiente registro.
13 Aade los registros que aparecen en la siguiente tabla:
Nota: el campo Curso lo dejamos vaco de momento ya que an no se han creado los cursos.
Codigo
Nombre
Alumnado Alumnado
Apellidos
Alumnado
Direccion
Poblacion
Codigo
Postal
Fecha de
nacimiento
Mara
Juares Trask
Valle, 23
Valencia
46002
17/05/65
Jess
Lpez Rodrguez
Fuente nueva,
3
Valencia
46005
25/08/67
Ana
Martnez Bueso
Almudena, 78
Alicante
03005
24/07/65
Carli
Lama Pla
Soto mayor, 45 Valencia
46006
31/12/65
Carlos
Dvila Nou
Feliz, 46
Valencia
46002
24/03/69
Fabiola
Coste Mayor
Puente viejo,
67
Valencia
46002
02/03/68
Mario
Dosdo Valor
Franciscanos, 2 Alicante
03005
06/05/64
257
Ahora vamos a rectificar el nombre del alumno 4, por equivocacin escribimos Carli en vez de Carla.
14 Hacer clic sobre la palabra Carli y cambiar la i por la a.
15 Cierra la tabla haciendo clic sobre el botn Cerrar
16 Cierra la base de datos haciendo clic sobre el botn Cerrar
de Access.
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258
Unidad 4. Desplazamiento en una tabla

Objetivo.
Practicar las operaciones para desplazarse por los registros de una tabla con Access 2007.

3 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre sta en el Panel de
Exploracin.
Observa como el registro activo es el primero.
de la barra inferior para ir al siguiente registro.
Observa como el cuadro en blanco de dicha barra nos indica el registro en el cual nos encontramos
situados.
para ir al ltimo registro.
de la barra inferior para ir al registro anterior .
para ir al primer registro.
para crear un nuevo registro.
Observa como el cursor se encuentra situado en la ltima fila de la tabla.

9 Introduce los siguientes registros.
Codigo
Nombre
Alumnado Alumnado
Apellidos
Alumnado
Direccion
Poblacion
Codigo
Postal
Fecha de
nacimiento
Luisa
Surez Menor
Valle, 27
Valencia
46002
25/04/65
10
Juan
Casas Ms
Mayor, 34
Valencia
46005
30/10/62
Ahora vamos a ir al registro 4.

10 Haz doble clic sobre el nmero de registro actual de la barra inferior.
11 Escribe 4 y pulsa INTRO. Observa como el cursor se ha posicionado en el cuarto registro.
12 Cierra la tabla haciendo clic sobre el botn Cerrar
de la ventana Hoja de datos.
13 Cierra la base de datos haciendo clic sobre el botn Cerrar
de la ventana Base de datos.
Volver a la teora
259
Unidad 4. Buscar datos en una tabla

Objetivo.
Practicar las operaciones para buscar datos en una tabla con Access 2007.

Empezaremos por cambiar la fecha de nacimiento de una alumna cuyo nombre es Fabiola.
1 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre sta en el Panel de
Exploracin.
2 Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar, Nombre Alumnado.
3 Haz clic sobre el botn Buscar
en la pestaa Inicio.
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reeemplazar.

4 En el cuadro Buscar:, escribe el valor a buscar Fabiola.
5 En el cuadro Coincidir: dejar la opcin Hacer coincidir todo el campo ya que en el campo slo habr
escrito este valor.
6 Haz clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda.
Access 2007 se habr posicionado en el registro deseado.
Como ya no queremos realizar ms bsquedas cerramos el cuadro de dilogo Buscar y reeemplazar.
7 Haz clic sobre el botn Cancelar.
Ahora vamos a modificar la fecha de nacimiento, por lo tanto:
8 Sitate en el campo fecha de nacimiento.
9 Escribe el nuevo valor, 15/08/66.
Tambin vamos a cambiar la direccin de un alumno cuyo primer apellido es Lpez.

1 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos si no se encuentra abierta.
2 Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar, Apellidos Alumnado.
3 Haz clic sobre el botn Buscar
260
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reeemplazar.

4 En el cuadro Buscar:, escribe el valor a buscar Lpez.
5 En el recuadro Coincidir: dejar la opcin Comienzo del campo ya que estamos buscando el primer
apellido, por lo tanto el campo comenzar por Lpez pero despus puede tener algo ms escrito.
6 Haz clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda.
Access 2007 se habr posicionado en el registro deseado.
7 Haz clic en el botn Cancelar.
Ahora vamos a modificar la direccin, por lo tanto:
8 Sitate en el campo direccion.
9 Escribe el nuevo valor, Calicanto, 16.
10 Cierra la tabla
Volver a la teora
261

Objetivo.
Practicar las propiedades de los campos con Access 2007.

2 Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
Vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado de forma que cada campo tenga las siguientes
propiedades:
Campo
Codigo alumnado
Propiedades
Dejaremos las propiedades que

tiene.
Nombre alumnado
Tamao: 15 y obligatorio
Apellidos alumnado
Tamao: 30 y obligatorio
Direccion
Tamao: 30 y opcional
Poblacion
Tamao: 15 Por defecto deber

aparecer Valencia ya que la
mayora de nuestros clientes son
de Valencia
Codigo Postal
Entero largo, se puede

vaco, admite slo 5 dgitos.
Fecha de nacimiento
Formato: Fecha corta y se puede

dejar sin datos
Curso
Dejaremos las propiedades que

tiene.
dejar
3 Haz doble clic en la tabla Alumnado en el Panel de Exploracin.

4 Haz clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus propiedades.
262
5 Haz clic sobre la propiedad Tamao que aparece en la parte inferior de la ventana, se quedar
seleccionado el tamao por defecto 50.
6 Escribe el tamao, 15.
7 Para que el campo sea obligatorio tenemos que poner en su propiedad Requerido el valor S, para ello,
posicinate sobre la propiedad Requerido y elige de la lista desplegable el valor S.
8 Como no queremos modificar otra propiedad del campo Nombre Alumnado, hacer clic sobre el campo
Apellidos Alumnado para acceder a las propiedades de dicho campo.
9 Escribe 30 en el Tamao.
10 Haz doble clic sobre el valor No de la propiedad Requerido, vers como pasa a valer S. Cuando una
propiedad tiene dos posibles valores, haciendo doble clic sobre el valor, este cambia automticamente, as
has visto dos formas distintas para cambiar la propiedad Requerido, ahora elige t la que prefieras.
11 Haz clic sobre el campo Direccion y asgnale tamao 30. Como el campo es opcional dejamos la
propiedad Requerido a No.
12 Haz clic sobre el campo Poblacion y asgnale tamao 15.
Para que aparezca por defecto el valor Valencia tenemos que cambiar su propiedad Valor
predeterminado.
13 Haz clic sobre la propiedad Valor predeterminado.
14 Escribe Valencia.
15 Deja el campo Codigo Postal con el Tamao del campo Entero largo y Requerido No.
Para que siempre tenga cinco dgitos numricos definiremos una mscara de entrada.
16 Haz clic sobre la propiedad Mscara de entrada, teclea la mscara 00000 (el 0 representa un dgito
numrico obligatorio y que si se introduce un valor, este deber contener obligatoriamente cinco cifras.
Para que el cdigo postal sea siempre menor que 53000 tenemos que cambiar la propiedad Regla de
Validacin.
17 Haz clic sobre la propiedad Regla de validacin y teclea < 53000.
Para mejorar esta regla de validacin rellenaremos la propiedad Texto de validacin para que el usuario
sepa porqu el valor introducido es incorrecto.
18 Haz clic sobre la propiedad Texto de validacin y teclea El cdigo postal debe ser inferior a 53000.
Este ser el mensaje que salga cuando se intente introducir en el campo un valor mayor o igual a 53000.
19 Haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento.
20 Haz clic sobre la propiedad Formato.
263
Aparecer una flecha a la derecha indicndonos la existencia de una lista desplegable.

21 Haz clic sobre la flecha de la derecha.
22 Elige la opcin Fecha corta.
Como hemos terminado con el diseo de la tabla, vamos a guardarla.

Al Guardar, Access nos advertir de que podemos perder datos al reducir el tamao de los campos. Por
ejemplo, si tenamos una poblacin de ms de 15 carcteres, se recortar a 15. En este cado no sucede,
pero hay que tenerlo en cuenta al modificar una tabla con datos.
Vamos a trabajar ahora con la tabla Cursos. Empezaremos por modificar su estructura de forma que
cada campo tenga las siguientes propiedades:
Campo
Propiedades
Codigo curso
Sin cambios
Nombre curso
Tamao: 15
N horas
Tamao: Entero
Fecha inicio
Sin cambios
Fecha final
Sin cambios
1 Haz doble clic en la tabla Cursos en el Panel de Exploracin.

2 Haz clic en el campo Nombre curso para modificar sus propiedades.
3 Haz clic en la propiedad Tamao que aparece en la parte inferior de la ventana.
4 Asgnale un 15.
5 Haz clic sobre el campo N horas.
6 Asgnale Tamao Entero.
7 Haz clic en el botn Guardar
8 Haz clic en el botn
de la barra de Acceso Rpido para guardar la tabla.
de la vista Diseo de tabla.
10 Cierra la base de datos haciendo clic en el botn Cerrar
de Access.
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264
Unidad 6. Crear relaciones

Objetivo.
Practicar las operaciones sobre la creacin de relaciones entre tablas con Access 2007.
1 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.
Vamos a relacionar las tablas Alumnado y Cursos. La relacin existente entre las tablas Cursos y
Alumnado es de Uno a Varios ya que un curso tendr varios registros relacionados en la tabla de
Alumnado pero un alumno de la tabla Alumnado slo podr pertenecer a un curso por lo que la tabla
principal ser la de Cursos y la tabla asociada la de Alumnado.
Como no hemos definido ninguna relacin todava la ventana Relaciones est vaca, para crear la
relacin primero tenemos que tener las tablas en la ventana Relaciones:
2 Haz clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas.
3 Selecciona la tabla Cursos.
4 Haz clic sobre el botn Agregar.
5 Selecciona la tabla Alumnado.
7 Haz clic sobre el botn Cerrar.
Ahora has vuelto a la ventana Relaciones.
Ahora definiremos la relacin, las dos tablas estarn relacionadas por el campo Codigo Curso:
8 Posicinate sobre el campo de relacin de la tabla principal, es decir Codigo Curso de la tabla Cursos.
9 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrstralo hasta el campo Curso de la tabla
Alumnado.
10 Suelta el botn del ratn.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones.
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de stos el nombre
de los campos de relacin, Codigo Curso y Curso.
265
Observa en la parte inferior el tipo de relacin que se asigna dependiendo de las caractersticas de los
campos de relacin. En nuestro caso pondr Uno a varios.
11 Activa la casilla Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ella.
12 Si no aparece ningn mensaje de error pasa al punto 21.
Aqu se nos plantear un problema. Seguramente te dir que no puede crear la relacin porque hay
registros en Alumnado con valores de Curso que no existen en la tabla Cursos. Te lo dir en otras palabras
pero eso es lo que quiere decir. Pero si nosotros no hemos introducido todava valores en el campo Curso de
la tabla Alumnado!!
Nosotros no pero Access s. El campo Curso es numrico y Access por defecto asigna un 0 como valor
predeterminado de los campos numricos, as que habr puesto un cero en el campo Curso de todos los
alumnos. Y el valor cero es un valor (como si fuese el curso 0) que buscar en la tabla Cursos y por supuesto
el curso 0 no existe. Si no lo tienes claro repasar el apartado de Integridad referencial.
Para solucionar esto tienes que realizar estos pasos:
13 Cancela la creacin de la relacin.
14 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos y borra los ceros que hay en la columna Curso. As ya
no habrn alumnos con el curso cero y se podr definir la relacin.
15 Pasa a vista Diseo de tabla y modifica la propiedad Valor predeterminado del campo Curso, borra
el cero. As no se asignar un cero a los nuevos alumnos que se creen sin curso.
16 Cierra la tabla guardando los cambios.
17 Vuelve a la ventana Relaciones.
18 Vuelve a realizar los puntos 8 a 12.
19 Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
20 Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botn
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266
Unidad 6. Modificar relaciones

Objetivo.
Practicar las operaciones de quitar tabla, aadir tabla, modificar relacin, eliminar relacin de la
ventana Relaciones .
Ejercicio1.
1 Si no la tienes abierta, abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis
ejercicios.
Si no tienes abierta la ventana Relaciones, brela:
2 Haz clic en el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos.
Vamos primero a practicar las operaciones de Mostrar y Quitar tabla:
3 Haz clic derecho sobre la tabla Cursos
4 Selecciona la opcin Ocultar tabla
La tabla ha desaparecido y tambin la relacin asociada a ella, la relacin ha desaparecido de la ventana
Relaciones pero no se ha borrado..
5 Haz clic en el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.
6 Selecciona la tabla Cursos.
Ahora has vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha reaparecerido automticamente
la relacin.
Ahora queremos que cuando se borre un curso, se borren automticamente todos los alumnos que
tengan ese curso, para ello debemos modificar la relacin:
9 Haz clic sobre la relacin, esta aparecer resaltada.
10 Haz clic en el botn Modificar relacines en la pestaa Diseo.
11 Activa la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados.
Tambin queremos que cuando se modifique el cdigo de un curso, se actualicen automticamente todos
los alumnos que tengan ese curso.
267
12 Activa la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados.

Has modificado la relacin y has vuelto a la ventana Relaciones.
Por ltimo intentaremos eliminar la relacin, de forma que las tablas no estn relacionadas entre s:
14 Haz clic sobre la relacin, quedar resaltada
15 Pulsa la tecla SUPR en tu teclado.
Aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir si queremos eliminar la relacin de forma permanente, le
deberamos contestar S, pero para el ejercicio para no borrar la relacin y poder seguir con el ejercicio.
22 Contesta No.
Ejercicio2.
Ahora vamos a repetir el ejercicio anterior pero utilizando los mens contextuales.
1 Si no la tienes abierta, abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis
ejercicios.
Si no tienes abierta la ventana Relaciones, brela:
Para quitar y mostrar una tabla:
3 Haz clic con el botn derecho sobre la tabla Cursos, se desplegar el men contextual asociado a una
tabla
4 Elige la opcin Ocultar tabla
La tabla ha desaparecido y tambin la relacin asociada a ella.
5 Haz clic con el botn derecho del ratn sobre el fondo de la ventana Relaciones. Se desplegar el men
contextual asociado a la ventana.
6 Elige la opcin Mostrar tabla
7 Haz doble clic sobre el nombre de la tabla Cursos que aparece en el cuadro de dilogo.
Ahora has vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha reaparecerido automticamente
268
la relacin.
Ahora para modificar la relacin:
9 Haz clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar, se desplegar el men contextual asociado a
relaciones.
10 Elige la opcin Modificar relacin...
11 Haz clic sobre el botn Aceptar (no vamos a modificar nada de la relacin).
Has modificado la relacin y has vuelto a la ventana Relaciones.
Para eliminar la relacin:
12 haz clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar, se desplegar el men contextual
13 Elige la opcin Eliminar
Aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir si queremos eliminar la relacin de forma permanente, le
deberamos contestar S, pero para el ejercicio para no borrar la relacin y poder seguir con los ejercicios.
14 Contesta No.
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269
Unidad 6. La ventana de relaciones

Objetivo.
Practicar las operaciones de Borrar diseo, Mostrar directas, Mostrar todo.
Ejercicio 1.
1 Copia la base de datos Ejemplo1.accdb que se encuentra en la carpeta ejercicios del curso a la carpeta
Mis ejercicios de tu disco duro.
2 Abre la base de datos Ejemplo1.accdb de tu disco duro.
Esta base de datos tiene definidas unas tablas y unas relaciones para que puedas ver mejor el efecto de
las opciones Borrar diseo, Mostrar todo, y Mostrar directas.
Ahora ests en la ventana Relaciones.
4 Haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo.
La ventana Relaciones queda vaca.
Ahora queremos saber las tablas que estn relacionadas con la tabla AULACLIC_CLIENTES.
5 Haz clic en el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.
6 Selecciona la tabla AULACLIC_CLIENTES.
9 Haz clic en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa de Diseo.
Observa como aparecen todas las tablas relacionadas con AULACLIC_CLIENTES y las relaciones
correspondientes
10 Haz clic en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa de Diseo.
Observa el resultado.
11 Haz clic en el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa de Diseo.
Observa como ahora aparecen las tablas que faltaban.
12 Cierra la ventana Relaciones
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270
Unidad 7. Consultas simples

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta simple.
Ejercicio 1.
Empezaremos por crear una consulta y utilizar el * (todas las columnas).
1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios.
2 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear.
A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla.
3 Haz clic en la tabla Cursos, quedar as seleccionada.
4 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas de la ventana
Diseo de consulta.
5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo ya que la consulta se va a basar slo en la tabla
Cursos.
Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a indicar qu campos (columnas)
queremos que aparezcan en la consulta. En la tabla de la zona de tablas tienes los campos de la tabla
Cursos y un * que representa todas las columnas.
6 Haz doble clic sobre el asterisco y observa como aparece en la rejilla QBE el asterisco.
7 Haz clic en el botn Ejecutar
resultado.
o el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para ver el
Observa que aparecen todas las columnas de la tabla Cursos. Como no tenemos cursos creados no
aparecen datos, pero podemos introducirlos directamente desde la vista Hoja de datos de la consulta.
8 Introduce los siguientes datos. No hace falta guardar los registros ya que stos se almacenan
automticamente.
Cdigo
Nombre Curso
Curso
N
Fecha
Horas Inicio
Fecha
Final
Ofimtica
300
15/07/00
20/10/00
Ingls
150
25/07/00
10/09/00
Informtica
340
10/07/00
25/10/00
Animacin
250
30/07/00
05/10/00
Ahora vamos a eliminar la columna * de la rejilla.

1 Mueve el puntero sobre la parte superior de la columna hasta que aparezca la flecha de seleccin de
271
columna
y en ese momento haz clic. La columna aparecer seleccionada.
2 Pulsa la tecla DEL o SUPR , la columna queda vaca.
Ahora aadiremos los campos uno a uno.

1 Haz doble clic sobre el campo Codigo curso, se aadir a la rejilla QBE.
2 Haz doble clic sobre el campo nhoras, se aadir despus del ltimo.
3 Haz doble clic sobre el campo Fecha Inicio, se aadir. Ahora queremos aadir Nombre curso despus
de Codigo Curso.
4 Arrastra el campo Nombre Curso con el ratn sobre el campo nhoras. Cuando sueltes el botn del
ratn vers que el campo Nombre curso ha tomado el lugar de nhoras desplazandolo y los dems campos
una posicin a la derecha.
5 Termina por aadir el campo Fecha final.
Ahora vamos a dejar el campo nhoras despus del campo Fecha Final.
1 Selecciona la columna nhoras como hemos antes con
. El cursor habr tomado la forma
2 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastra la columna detrs de la columna Fecha Final.
Ya sabes mover columnas.
Ahora aadiremos un campo calculado que indique el nmero de das transcurridos entre la fecha de
Inicio y la final.
1 Posiciona el cursor en la fila Campo: de la primera columna libre de la rejilla (despus del campo
nhoras) y escribe dias: [Fecha Final] - [Fecha Inicio].
Lo que ponemos delante de los dos puntos es el encabezado de la columna, y detrs de los puntos
ponemos la expresin que permite calcular el campo, los nombres de las columnas de la tabla los tenemos
que escribir entre corchetes [ ] porque contienen espacios en blanco.
Tambin podemos calcular el 10% de las horas del curso con la expresin nhoras*0,1. Fjate que en este
caso no hace falta encerrar el nombre del campo de la tabla nhoras entre corchetes porque no contiene
blancos.
2 Ahora visualiza el resultado de la consulta con el botn Ejecutar
la pestaa Inicio.
o el botn Vista Hoja de datos de
3 Cambia el n de horas de un curso y observa que cuando cambias de campo, automticamente se

actualiza el campo calculado (el porcentaje vara). Vuelve a dejar el valor que tena el registro.
272
4 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, pnle consulta simple.
Ejercicio 2.
En la tabla Alumnado faltaban por asignar cursos a los diferentes alumnos, por lo que vamos a crear
una consulta tal que aparezca el Cdigo del alumno y su cdigo de curso para introducir los valores que
vienen a continuacin:
Empezaremos por crear la consulta.
2 Haz clic en la tabla Alumnado, quedar as seleccionada.
3 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas de la
ventana diseo.
Alumnado.
Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a indicar qu campos (columnas)
queremos que aparezcan en la consulta.
5 Haz doble clic sobre el campo Codigo Alumnado de la tabla Alumnado y observa como aparece en la
rejilla QBE.
6 Haz doble clic sobre el campo Curso de la tabla Alumnado y observa como aparece en la rejilla QBE.
8 Introduce los siguientes datos.

Cdigo
Curso
Alumnado
1
10
9 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, pnle consulta alumno
curso.
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273
Unidad 7. Consultas simples (II)

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta simple.
Ejercicio 1.
Empezaremos por crear una consulta donde aparecern los campos Nombre, Apellidos, Poblacin y
Fecha de nacimiento de cada alumno/a.
3 Haz clic en la tabla Alumnado, quedar as seleccionada si no lo estaba antes.
ventana diseo.
Alumnado.
Vamos a aadir los campos Nombre, Apellidos, Poblacin, Fecha de nacimiento
6 Haz clic sobre la fila Campo: de la primera columna de la rejilla.
7 Despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de lista desplegable.
8 Elige el campo Nombre Alumnado. Esta es otra forma de aadir campos a la rejilla.
9 Repite los pasos 6, 7 y 8 pero en la segunda columna pon el campo Apellidos Alumnado.
10 Lo mismo para el campo Poblacion.
11 Lo mismo para el campo Fecha nacimiento.
La cuadrcula quedar de la siguiente forma:
274
de la pestaa Diseo.
13 Vamos a guardar la consulta, haz clic sobre el botn
14 Escribe el nombre que le queremos dar a la consulta, Alumnos. Ojo! no le podemos dar el mismo
nombre que una tabla ya creada.
15 haz clic sobre el botn
de la ventana de la consulta para salir de ella.
Ejercicio 2.
Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener aquellos alumnos/as que hayan nacido antes
del ao 1967.
1 Selecciona en el Panel de Exploracin la consulta a modificar, Alumnos, haciendo clic sobre ella.
en el me contextual.
2 Haz clic derecho sobre ella y selecciona la opcin

3 Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna Fecha nacimiento.
4 Escribe <01/01/67 para indicar la condicin "[Fecha nacimiento] < #01/01/67#". Observa que Access ha
encerrado la fecha entre # #, el delimitador de fechas.
La cuadrcula QBE quedar de la siguiente forma:
de la pestaa Diseo.
5 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botn Ejecutar

Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre.
1 Despliega el Botn de Office y elige la opcin Guardar como
2 Escribe otro nombre Alumnado antes 67.
4 Cierra la consulta haciendo clic sobre el botn
275
Ejercicio 3.
Vamos a modificar la consulta anterior para obtener nicamente aquellos alumnos de Valencia que
hayan nacido antes del 67. Deberemos formar la condicin "poblacin = "Valencia" y " fecha de
nacimiento < #01/01/67#"
1 Selecciona la consulta a modificar, Alumnado antes 67, y haz clic derecho sobre ella.
en el men contextual. Se abrir la ventana Diseo de consulta.
3 Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna Poblacin.

4 Escribe Valencia. En este caso como el operador es un "igual" no hace falta ponerlo, se pone
nicamente el valor, tampoco hace falta encerrar el valor entre comillas, Access las aadir
automticamente..
Como los criterios se encuentran en la misma fila se debern cumplir los dos criterios para que salga el
registro. Es decir saldrn los alumnos de Valencia Y nacidos antes del 67.
de la pestaa Diseo.

2 Escribe otro nombre Alumnado antes 67 de Valencia.
276
Ejercicio 4.
Vamos a realizar otra consulta utilizando la primera, pero ahora ordenaremos los alumnos por apellidos.
1 Selecciona la consulta a modificar, Alumnos, y haz clic derecho sobre ella.
2 Seleccional la opcin
3 Haz clic sobre la fila Orden: de la columna Apellidos alumnado.

4 Haz clic sobre la flecha de su lista desplegable y elige Ascendente para ordenar de la A a la Z.
de la pestaa Diseo.

2 Escribe otro nombre Alumnado por apellido.
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277
Unidad 7. Consultas con parmetros

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear y ejecutar una consulta con parmetros.
Ejercicio 1.
Empezaremos por crear una consulta donde aparecern los Cursos que existen en la base de datos.
3 Haz clic en la tabla Cursos, quedar as seleccionada si no lo estaba antes.
diseo.
Cursos .
Vamos a aadir los campos Nombre Curso y nhoras.
6 Haz clic sobre la fila Campo: de la primera columna de la rejilla.
7 Despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de lista desplegable.
8 Elige el campo Nombre Curso. Esta es otra forma de aadir campos a la rejilla.
9 Repite los pasos 7, 8 y 9 pero en la segunda columna pon el campo nhoras.
La cuadrcula quedar de la siguiente forma:
de la pestaa Diseo.
12 Vamos a guardar la consulta, haz clic sobre el botn
13 Escribe el nombre que le queremos dar a la consulta, Cursos por horas.

de la ventana de la consulta para salir de ella.
278
Ejercicio 2.
Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener aquellos cursos con un nmero de horas
superior a un nmero introducido por el usuario, para ello necesitaremos usar parmetros.
1 Selecciona en la ventana Base de datos la consulta a modificar, Cursos por horas, y haz clic derecho
sobre ella.
2 Seleccionala opcin
3 Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna nhoras.

4 Escribe >[numero] para indicar que Access deber pedir un valor para el parmetro y as poder aplicar el
criterio.
5 Ejecuta la consulta haciendo clic en el botn Ejecutar

de la pestaa Diseo. Access te pedir que
introduzcas un valor para el parmetro numero y mostrar los cursos con ms horas que el valor que
introduzcas.
6 Haz clic sobre el botn Vista Diseo
7 Sustituye el criterio >[numero] por otro que diga >[Introduce un nmero de horas:].
de dilogo ahora muestra un texto ms representativo.
9 Guarda la consulta haciendo clic sobre el botn
de la pestaa Diseo. Vers que el cuadro

.
Volver a la teora
279
Unidad 7. Consultas multitabla

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta multitabla.
Ejercicio 1.
Crearemos una consulta a partir de dos tablas relacionadas. La consulta contendr como datos los
apellidos del alumnado, su poblacin y nombre del curso al cual asiste, pero de aquellos alumnos que sean
de Valencia o bien aquellos que se encuentren en el curso de Ofimtica.
diseo.
ventana diseo.
7 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Observa que las tablas aparecen combinadas ya
que tienen una relacin definida en la ventana Relaciones. Como estn unidas por el campo Codigo Curso,
se formarn registros con el alumno junto con los datos del curso en el que est matriculado.
8 Rellena la rejilla QBE de forma que nos quede as:
Observa como los criterios se encuentran en dos filas diferentes por lo tanto sacar aquellos que sean de
Valencia O aquellos que estn matriculados en un curso de Ofimtica.
para ver el resultado.
10 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, ponle Alumnos de
Ofimtica o Valencia.
280
Ejercicio 2.
Crearemos una consulta para saber los datos de todos los alumnos que estn en Alumnado y el
nombre del curso en el que est matriculado cada uno.
1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios si no la tienes abierta.
4 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas.
6 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas.
7 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Observa que las tablas aparecen relacionadas ya
que tienen una relacin definida en la ventana de relaciones. Como estn unidas por el campo Codigo Curso,
se formarn registros con el alumno junto con los datos del curso en el que est matriculado.
8 Rellena la rejilla QBE de forma que nos quede as:
Con la primera columna indicamos que queremos todos los campos de Alumnado y con la segunda
columna, el nombre del curso asignado al alumno.
Observa que no salen todos los alumnos, faltan los alumnos 4, 5, 6, y 7 porque estos alumnos no tienen
valor en su campo Curso. En esta consulta slo aparecen los alumnos que tienen un Curso que existe en la
tabla Cursos.
Vamos a cambiar la consulta para que aparezcan todos los alumnos.

1 En la zona de tablas, haz doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que se
abra haz clic en el botn Propiedades de combinacin.
Se abrir el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin.
281
2 Selecciona la opcin Incluir TODOS los registros de 'Alumnado' y slo aquellos registros de
'Cursos' donde los campos combinados sean iguales.
3 Pulsa el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Observa que ahora la relacin aparece como una
flecha que sale de la tabla Alumnado, esto te indica que la consulta incluir todos los registros de
Alumnado.
para ver el resultado. Observa que ahora aparecen los alumnos 4, 5, 6, y
7 pero sin nombre de curso porque no tienen.
5 Guarda la consulta con el nombre Todos los alumnos pero no salgas de ella.
Crearemos otra consulta a partir de la anterior para que aparezcan ahora todos los cursos y los alumnos
asignados a cada curso.
1 Todava estamos en la consulta Todos los alumnos.
2 Despliega el Botn de Office y selecciona la opcin Guardar Como
3 Pnle a la nueva consulta el nombre Todos los cursos.
De esta forma hemos creado una nueva consulta a partir de la anterior y estamos en esta (fjate en la barra
de ttulo).
4 En la zona de tablas, haz doble clic sobre la relacin que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que
se abra haz clic en el botn Propiedades de combinacin.
Se abrir el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin.
5 Selecciona la opcin Incluir TODOS los registros de 'Cursos' y slo aquellos registros de
'Alumnado' donde los campos combinados sean iguales.
6 Pulsa el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Observa que ahora la lnea aparece como una
flecha que sale de la tabla Cursos, esto te indica que la consulta incluir todos los registros de Cursos.
que no tienen alumnos.
para ver el resultado. Observa que ahora aparecen tambin los cursos
8 Guarda la consulta haciendo clic en
y cirrala.
Volver a la teora
282

Objetivo.
Practicar los pasos para crear consultas de resumen.
Ejercicio 1.
Empezaremos por crear una consulta que nos diga cuntos cursos tenemos, cuntas horas suponen,
cul es la media horaria de los cursos y cuntas horas tiene el curso ms largo.
A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. Para saber qu tablas necesitaremos tenemos que
pensar a partir de qu campo se va a calcular lo que queremos obtener, en nuestro caso todos los datos
necesarios estn en la tabla Cursos.
4 Haz clic en el botn Agregar.
5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo.
Ya tenemos la ventana Diseo de consulta con la tabla aadida, vamos ahora a indicar qu campos
(columnas) se van a utilizar.
6 Haz doble clic sobre el campo Codigo Curso de la tabla (lo utilizaremos para calcular cuntos cursos
hay).
7 Haz doble clic sobre el campo nhoras (lo utilizaremos para calcular cuntas horas tenemos en total).
8 Haz doble clic otra vez sobre el campo nhoras (lo utilizaremos para calcular cunto es la media horaria).
9 Haz doble clic otra vez sobre el campo nhoras (lo utilizaremos para calcular las horas del curso ms
largo).
10 Haz clic en el botn Totales
de la pestaa Diseo para aadir a la rejilla la fila Total: y convertir la
consulta en una consulta de resumen.

11 En la primera columna de la rejilla (la de Cdigo curso) cambia el valor agrupar por de la fila Total: por
el valor Cuenta. Queremos saber cuntos alumnos hay en la tabla luego tenemos que contar, adems hemos
elegido el campo Codigo curso por ser la clave principal de la tabla por lo que no puede contener valores
nulos. Recuerda que la funcin Cuenta no cuenta los valores nulos.
12 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de Codigo Curso escribe n de
cursos: para que aparezca este texto como encabezado de columna.
283
Nota: Como en este caso queremos contar registros podemos hacerlo de otra forma, sustituye los pasos
12 y 13 por los que vienen a continuacin:
13 Cambiando el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Expresin.
14 Sustituyendo el valor Codigo Curso de la fila Campo: por n de cursos:Cuenta(*)
15 En la segunda columna de la rejilla (la primera de nhoras) cambia el valor agrupar por de la fila Total:
por el valor Suma. Queremos saber cuntas horas tenemos en total luego tenemos que sumarlas.
16 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de nhoras escribe Horas totales: para
que aparezca este texto como encabezado de columna.
17 En la tercera columna de la rejilla (la segunda de nhoras) cambia el valor agrupar por de la fila Total:
por el valor Promedio. Queremos saber cul es la media horararia luego tenemos que utilizar la funcin
Promedio.
18 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de nhoras escribe Media horaria:
para que aparezca este texto como encabezado de columna.
19 En la cuarta y ltima columna de la rejilla cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Mx.
Queremos saber cuntas horas tiene el curso ms largo, luego ser el valor mximo que se encuentre en la
columna nhoras.
20 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de nhoras escribe Horas curso mas
largo: para que aparezca este texto como encabezado de columna.
en la pestaa de Diseo.
Observa que aparece una nica fila de resultados con los totales que hemos indicado. Fjate tambin en los
encabezados de las columnas, son los nombres que has escrito delante de los dos puntos : en la fila Campo:
22 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, pnle cursos resumen
total.
Ejercicio 2.
Vamos a crear una consulta para saber el nmero de alumnos matriculados en cada curso, queremos
que aparezca el cdigo del curso, el ttulo del curso y el nmero de alumnos.
Empezaremos por crear la consulta, el origen de datos ser la combinacin de la tabla de cursos con la de
alumnos ya que de la tabla alumnos podramos sacar cuntos alumnos hay por cdigo de curso pero como
queremos tambin el ttulo del curso tenemos que combinar las dos tablas.
2 Haz clic en la tabla Alumnado.
284

4 Haz clic en la tabla Cursos.
Con esta combinacin slo saldran los cursos que tienen alumnos, vamos a cambiar la combinacin para
que tambin aparezcan los cursos que no tienen alumnos.
7 Haz doble clic sobre la lnea que une las dos tablas y selecciona la opcin Incluir TODOS los registros
de 'Cursos' y slo aquellos registros de 'Alumnado' donde los campos combinados sean iguales. Ya
tenemos el origen de datos preparado, ahora slo queda definir los campos a obtener.
8 Haz doble clic sobre el campo Codigo Curso de la tabla Cursos.
9 Haz doble clic sobre el campo Nombre Curso de la tabla Cursos.
10 Haz doble clic sobre el campo Codigo Alumnado de la tabla Alumnado.
11 Haz clic en el botn Totales
de la pestaa de Diseo para aadir a la rejilla la fila Total: y convertir
la consulta en una consulta de resumen.

12 En la primera columna de la rejilla (la del cdigo de curso) deja el valor agrupar por de la fila Total:.
Queremos contar cuntos alumnos hay en cada curso, la operacin de contar debe afectar a todas las filas
que tengan el mismo cdigo de curso.
13 En la segunda columna de la rejilla (la del nombre del curso) deja el valor agrupar por de la fila Total:.
Aadir este campo a los campos de agrupacin no modificar los grupos que nos interesan ya que un valor de
Codigo Curso siempre est asociado el mismo valor de Nombre Curso y nos permitir visualizarlo.
14 En la tercera columna de la rejilla (la del Cdigo del alumno) cambia el valor agrupar por de la fila
Total: por el valor Cuenta. En este caso no podramos haber utilizado la funcin cuenta(*) como en el
ejercicio anterior por los cursos que no tienen alumnos.
15 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de Codigo Alumnado escribe n de
alumnos: para que aparezca este texto como encabezado de columna.
Observa que aparece una fila por cada curso y en esa fila el total calculado
17 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, pnle Cuantos alumnos
por curso.
285
Ejercicio 3.
Vamos a crear una consulta para saber el nmero de alumnos de Valencia matriculados en cada curso,
queremos que aparezca el ttulo del curso y el nmero de alumnos. Esta consulta va a ser muy parecida a la
anterior slo habr que cambiar el origen de datos para que slo cuente los alumnos de Valencia.
Empezaremos por crear la consulta.
1 Posicinate en el Panel de Exploracin.
2 Haz clic derecho sobre la consulta Cuantos alumnos por curso.
en el men contextual para pasar a la vista diseo.
4 Despliega el Botn de Office y selecciona la opcin Guardar Como

5 Pnle a la nueva consulta el nombre Cuantos de Valencia.
6 Haz doble clic sobre el campo Poblacion de la tabla Alumnado. Necesitamos este campo para
seleccionar los alumnos.
7 En la columna de la rejilla (la de Poblacion) cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor
Donde. De esta forma indicamos que la condicin que se incluye en la fila Criterios: afecta a las filas del
origen de datos, se seleccionarn los registros antes de calcular nada.
8 En la fila Criterios: de esa misma columna escribe Valencia. Para formar la condicin Poblacion =
'Valencia'.
.
.
11 Cierra la consulta.
286
Ejercicio 4.
Vamos a crear una consulta para saber el nmero de alumnos matriculados en cada curso, queremos
que aparezca el ttulo del curso y el nmero de alumnos, pero slo tienen que aparecer los cursos que tengan
ms de 2 alumnos.
Ahora la condicin de seleccin afecta a las filas del resultado, se basa en las filas del resultado por lo que
no utilizaremos la opcin Donde.
2 Haz clic derecho sobre la consulta Cuantos alumnos por curso.
en el men contextual para pasar a la vista diseo.
4 despliega el Botn de Office y selecciona la opcin Guardar Como.

5 Pnle a la nueva consulta el nombre Cursos con mas de 2 alumnos.
6 En la fila Criterios: de la columna que saca el n de alumnos escribe >2. Para formar la condicin
Cuenta(Codigo Alumnado) > 2.
.
.
Nota: Se puede mejorar la consulta ya que no hace falta que la combinacin de las dos tablas obtenga los
cursos que no tienen alumnos (no cumpliran la condicin). Solo tienes que hacer doble clic sobre la lnea que
une las dos tablas y volver a dejar la primera opcin en el cuadro de dilogo Propiedades de la
combinacin.
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287
Unidad 9. Consultas referencias cruzadas

Objetivo.
Practicar las operaciones para crear una consulta de referencias cruzadas.
Ejercicio 1.
Vamos a crear una tabla de doble entrada que nos indique de cada curso, cuntos alumnos tenemos de
cada poblacin.
Primero tenemos que pensar en cul ser la forma ms prctica de mostrar los datos, podramos poner una
fila por poblacin y una columna por curso, o al revs, una fila por curso y una columna por poblacin.
En nuestro caso tenemos pocas poblaciones y no preveemos que esto cambie mientras que el nmero de
cursos puede ser mayor por lo que elegiremos la distribucin una fila por curso y una columna por
poblacin.
2 Haz clic en el botn Asistente para Consultas en la pestaa Crear.
Selecciona Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparece.
Y pulsa Aceptar.
Aparece la primera del asistente donde indicaremos el origen de datos.
3 Elige la tabla Alumnado.
Toda la informacin que necesitamos est en esta tabla. Si quisieras sacar el ttulo del curso en vez del
cdigo, entonces previamente deberas haber creado una consulta para obtener los alumnos con los datos de
su curso (combinando las dos tablas) y despus elegiras esta consulta como origen de la que estamos
creando ahora.
4 Pulsa el botn Siguiente. Aparecer la ventana para introducir el encabezado de filas.
5 Haz clic en el campo Curso para seleccionarlo.
, observa el ejemplo que tienes en la ventana.
7 Haz clic otra vez en el botn

, observa que el campo que estaba seleccionado pasa tambin a la
lista de la derecha, como ha sido un error lo volvemos a pasar a la izquierda.
, ahora slo debes tener en la lista de la derecha el campo Curso.
9 Pulsa el botn Siguiente. Aparecer la ventana para introducir el encabezado de columnas.

10 Haz clic en el campo Poblacion para seleccionarlo. Observa como el ejemplo va tomando forma.
288
11 Pulsa el botn Siguiente. Aparecer la ventana para definir el valor que aparecer en las celdas
centrales. Nosostros queremos contar los alumnos.
12 Haz clic en el campo Codigo Alumnado y clic en la funcin Cuenta.
13 Pulsa el botn Siguiente. Aparecer la ventana para introducir el nombre de la consulta.
14 Escribe Alumnos por grupo y poblacion.
15 Pulsa el botn Finalizar. Aparece el resultado de la consulta. Si te aparece una columna con el
encabezado <>, esta representa los alumnos que no tienen valor en el campo Poblacion.
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289
Unidad 10. Consultas de creacin de tabla

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear consultas de creacin de tablas.
Ejercicio 1.
Vamos a crear una consulta para crear una nueva tabla con nuestros alumnos de Valencia.
2 Haz clic en el botn Diseo de consulta de la pestaa Crear.
3 Haz clic en la tabla Alumnado, quedar as seleccionada si no lo estaba antes.
Alumnado.
Vamos a aadir todos los campos.
6 Haz doble clic sobre el campo alumnado.* para seleccionar de golpe todos los campos.
7 Haz doble clic sobre el campo Poblacion para aadirlo a la rejilla para poder poner la condicin de
seleccin.
8 En la fila Criterios: escribe Valencia para formar la condicin poblacion = 'Valencia'.
9 Haz clic en la casilla de verificacin de la fila Mostrar de la columna Poblacion para que no aparezca dos
veces la poblacin (ya viene incluida en alumnado.*).
Ya tenemos la consulta que obtiene los datos a grabar en la nueva tabla.
10 Haz clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo.
11 Escribe el nombre de la nueva tabla Tabla alumnos Valencia. Recuerda que no puedes tener una
consulta con el mismo nombre.
12 Pulsa el botn Aceptar.
13 Haz clic en el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para comprobar los datos que se
grabarn.
para crear la nueva tabla.
15 Cierra la consulta ponindole el nombre Crear alumnos de Valencia.
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290
Unidad 10. Consultas actualizacin

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear consultas de actualizacin.
Ejercicio 1.
Despus de analizar los resultados de cursos anteriores la empresa decide aumentar en un diez por
cien el nmero de horas de todos los cursos.
Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a aadir los campos que nos hacen falta
(los que queremos actualizar y los que necesitamos para incluir criterios de seleccin, en nuestro ejercicio
queremos actualizar todos los cursos por lo que no pondremos criterios de seleccin), aadiremos solamente
nhoras.
6 Haz doble clic sobre el campo nhoras.
7 Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo.
8 En la fila Actualizar a: escribe [nhoras]*1,1 o si lo prefieres [nhoras] + ([nhoras]*10/100). Sobre todo
fjate que al pulsar Intro Access no aada comillas a la expresin, si lo hace quiere decir que no calcular el
resultado de la expresin sino que lo ha entendido como un valor de texto.
para actualizar.
10 Cierra la consulta ponindole el nombre Subir 10 por cien.
291
Ejercicio 2.
Ahora hay que aumentar en 2 horas los cursos de Informtica.
Hay que aadir una condicin para que actualice slo los cursos de Informtica. Podramos partir de la
consulta anterior, pero partiremos de cero para practicar ms.
6 Haz doble clic sobre el campo nhoras es el campo que queremos actualizar.
7 Haz doble clic sobre el campo Nombre curso es el campo que vamos a utilizar en la condicin de
seleccin.
8 Escribe Informtica en la fila Criterios: de esta columna para actualizar slo los cursos de Informtica.
10 En la fila Actualizar a: escribe [nhoras] + 2 . Sobre todo fjate que al pulsar Intro Access no aada
comillas a la expresin, si lo hace quiere decir que no calcular el resultado de la expresin sino que lo ha
entendido como un valor de texto.
para actualizar.
12 Cierra la consulta ponindole el nombre Actualizar cursos informtica.
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292
Unidad 10. Consultas datos anexados

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear consultas de datos anexados.
Ejercicio 1.
Aadir a la tabla Cursos los cursos de la tabla Nuevos cursos que te proporcionamos en la base de
datos AULACLIC_CLASES de la carpeta ejercicios. Para eso primero debers copiar esta base de datos a
la carpeta Mis ejercicios de tu disco duro.
1 Abre la base de datos AULACLIC_CLASES.accdb de la carpeta Mis ejercicios.
3 Haz clic en la tabla Nuevos Cursos. Siempre empezamos por definir el origen de datos, vamos a coger
los cursos de la tabla Nuevos cursos.
(los que queremos insertar y los que necesitamos para incluir criterios de seleccin, en nuestro ejercicio
queremos insertar todos los cursos por lo que no pondremos criterios de seleccin).
6 Haz doble clic sobre el campo nuevos cursos.* para seleccionar de golpe todos los campos. Lo
podemos hacer porque los campos de la tabla Nuevos cursos estn en el mismo orden que los campos de la
tabla Cursos.
7 Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo.
8 Escribir el nombre de la tabla donde queremos insertar las filas Cursos.
9 Como la tabla Cursos se encuentra en la base de datos Clases.accdb, selecciona la opcin Otra base
de datos: y pulsa Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas, busca la
carpeta Mis ejercicios y haz doble clic sobre el nombre clases.accdb. En el cuadro Nombre de archivo:
debe aparecer el de la base de datos que has seleccionado.
10 Haz clic en el botn Aceptar para volver a la ventana Diseo de consulta.
11 En la fila Anexar a: observa que Access ha puesto automticamente cursos.* (todos los campos de la
tabla Cursos).
12 Haz clic en el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para comprobar los datos que se
insertarn.
293
para insertar los registros.
14 Cierra la consulta ponindole el nombre Aadir nuevos cursos.
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294
Unidad 10. Consultas eliminacin

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear una consulta de eliminacin.
Ejercicio 1.
Vamos a crear una consulta para eliminar los cursos que aadimos en el ejercicio anterior (tienen todos
un cdigo mayor que 2000).
para definir los criterios de seleccin de los registros a eliminar.
6 Haz doble clic sobre el campo Codigo Curso.
7 Escribe en la fila Criterio > 2000.
8 Haz clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo.
9 En la fila Eliminar: observa que Access ha puesto Donde
10 Haz clic en el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para comprobar las filas que se borrarn
(slo veremos el cdigo de los cursos pero se borrar la fila entera).
para borrar los registros.
12 Cierra la consulta ponindole el nombre Eliminar cursos.
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295
Unidad 11. Crear formularios

Objetivo.
Saber crear formularios con el asistente y utilizarlos para la introduccin, modificacin y borrado de datos
de una tabla creada con Access 2007.
Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.

Vamos a crear primero un formulario para la edicin de datos de la tabla Alumnado, para ello
utilizaremos el asistente para formularios:
1 Haz clic en la opcin Asistente para formularios que se mostrar al desplegar el botn de Ms
formularios
de la pestaa Crear.
2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Alumnado.

para aadir todos los campos al formulario.
4 Haz clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
5 Deja activada la opcin En columnas como distribucin del formulario.
6 Haz clic sobre el botn Siguiente.
7 Deja la opcin Oficina como estilo del formulario.
9 Escribe como ttulo alumnos en columnas.
10 Haz clic sobre el botn Finalizar.
Al crearse el formulario, observa como aparecen los datos del primer registro que introdujimos desde la
tabla.
Al pulsar los botones de la barra de desplazamiento por los registros
podremos cambiar de registro.
12 Pulsa
vers como pasas al siguiente registro, plsalo varias veces.
13 Pulsa
vers como vuelves a los registros anteriores.
14 Pulsa
vers que te posicionas en el primer registro.
15 Pulsa
vers que te posicionas en el ltimo registro.
16 Cierra el formulario guardando los cambios.
296
Ahora crearemos un formulario para la tabla Cursos para que se vean varios cursos en la misma
pantalla.
formularios
de la pestaa Crear.
2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Cursos.

5 Dejar activada la opcin Tabular como distribucin del formulario.
7 Deja la opcin Fundicin como estilo del formulario.
8 haz clic sobre el botn Siguiente.
9 Escribe como ttulo Cursos tabular.
Ahora vamos a introducir datos en la tabla Cursos utilizando el formulario creado:

1 En el Panel de Exploracin busca el formulario Cursos tabular.
2 Haz clic derecho sobre l y selecciona la opcin
del men contextual.
Si quieres puedes resumir los pasos 1 y 2 haciendo doble clic sobre el formulario Cursos tabular.
3 Una vez abierto el formulario slo tenemos que introducir los datos cambiando de campo con la tecla
INTRO.
No hace falta guardar los registros ya que stos se almacenan automticamente.
Los datos a introducir son:
Codigo
Nombre Curso
Curso
N
Fecha
Horas Inicio
Fecha
Final
Internet
300
15/07/00
20/10/00
Diseo
150
25/07/00
10/09/00
5 Cierra el formulario.
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297
Unidad 11. Crear controles en el formulario

Objetivo.
Saber crear controles en los formularios.
Ejercicio 1.
Vamos a modificar el diseo del formulario Alumnos en columnas.
1 Haz clic derecho sobre el formulario Alumnos en columnas en el Panel de Exploracin.
del men contextual.
Primero aadiremos un cuadro de texto.

Vamos a aadir en el encabezado del formulario la fecha de hoy. Para ello debemos aadir un cuadro de
texto ya que contendr un valor variable.
de la pestaa Diseo.
2 Posiciona el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner la fecha, pulsa el botn izquierdo del ratn
y sin soltarlo arrastra el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego suelta el botn.
Si est activado el icono
aparecer el asistente. Para este punto, desactvalo.
3 Haz clic dentro del control y escribe = fecha() , fecha() es una funcin que devuelve la fecha del sistema.
Tenemos que poner el signo = para que Access sepa que lo que viene a continuacin es una funcin o una
expresin que tiene que calcular.
Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y carga ms nuestro formulario.
4 Haz clic sobre la etiqueta.
5 Pulsa la tecla DEL o SUPR.
Ejercicio 2.
Ahora vamos a aadir un cuadro combinado para introducir el cdigo de curso mediante una lista
desplegable, y para poder elegir el curso por su nombre aunque despus guardemos en la tabla Alumnado el
cdigo de curso no el nombre.
1 Asegrate que el botn Asistentes para controles
de la pestaa Diseo est activado (debe
aparecer el fondo naranja). Si no lo est haz clic sobre l, aparecer activado.

298
3 Posiciona el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner el control, pulsa el botn izquierdo del ratn
y sin soltarlo arrastra el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego suelta el botn. Como
tenemos el botn Asistentes para controles activado se abrir la ventana del asistente.
4 Elige la opcin Deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta.
5 Pulsa el botn Siguiente.
6 Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los cursos creados en esa tabla.
7 Pulsa el botn Siguiente. Se abre la siguiente ventana.
Vamos a elegir tres campos, el cdigo de curso, el nombre del curso y el n de horas.
8 En la lista de la izquierda estar resaltado el primer campo (Codigo curso), haz clic sobre el botn
y el campo pasar a la derecha.
9 Haz clic otra vez sobre el botn
y el campo nombre curso pasar a la derecha.

para pasar tambin el campo nhoras.

12 En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene. Elige Nombre Curso para que se
ordene alfabticamente, y pulsa Siguiente.
En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. La lista puede visualizar varias
columnas pero cuando seleccionamos una fila de la lista podremos recoger el valor de una sola columna, esa
es la columna clave. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del curso y el n de
horas para que le sea ms fcil al usuario elegir el curso, pero slo se recoger el cdigo del curso para
colocarlo en el campo Curso de Alumnado por lo que la columna clave es la que contiene Codigo curso.
13 Quita la marca de la opcin Ocultar la columna clave. Vers que aparece la columna Codigo curso.
14 Vuelve a marcar la opcin porque no queremos que aparezca en la lista.
15 Haz ms ancha la columna del nombre de curso y ms estrecha la de n de horas.
17 Selecciona la opcin Almacenar el valor en el campo:.
18 Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opcin el campo Curso. De esta forma
cuando el usuario seleccione una fila de la lista, el cdigo del curso correspondiente a esa fila se almacenar
en el campo Curso de la tabla Alumnado.
20 Cambia si quieres el ttulo de la etiqueta.
299
21 Pulsa el botn Finalizar.

Veamos el resultado:
22 Haz clic sobre el botn de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado.
23 Asigna a los alumnos los cdigos de cursos que te indicamos a continuacin.
Codigo
Curso
Alumnado
1
Informtica
Informtica
Ingls
Internet
Internet
Observamos que le falta a la lista un encabezado, vamos a aadrselo.

1 Vuelve a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vistas en la pestaa Inicio.
2 Selecciona el cuadro combinado haciendo clic sobre l.
3 Abre el cuadro Propiedades haciendo clic en el botn
de la pestaa Diseo.
4 Busca la propiedad Encabezado de columnas y ponla a S haciendo doble clic sobre ella por ejemplo.
5 Haz clic sobre el botn de Vistas de la pestaa Inicio para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado.
6 Despliega el cuadro combinado y observa que ahora aparece un encabezado con el nombre de los campos
que forman las columnas.
Ejercicio 3.
Vamos a aadir un control cuadro de lista tambin para el campo Curso para ver la diferencia entre
un cuadro de lista y un cuadro combinado.
1 Asegrate que el botn Asistentes para controles
de la pestaa Diseo est activado (debe
aparecer sobre fondo naranja). Si no lo est haz clic sobre l, aparecer activado.
3 Posiciona el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner el control, pulsa el botn izquierdo del ratn
y sin soltarlo arrastra el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego suelta el botn. Como
4 Elige la opcin Deseo que el cuadro de lista busque los valores en una tabla o consulta.
300

6 Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los cursos creados en esa tabla.
7 Pulsa el botn Siguiente. Se abre la siguiente ventana.
Vamos a elegir tres campos, el cdigo de curso, el nombre del curso y el n de horas.
8 En la lista de la izquierda estar resaltado el primer campo (Codigo curso), haz clic sobre el botn
y el campo nombre curso pasar a la derecha.

para pasar tambin el campo nhoras.

12 En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene. Elige Nombre Curso para que se
ordene alfabticamente, y pulsa Siguiente.
En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. La lista puede visualizar varias
columnas pero cuando seleccionamos una fila de la lista podremos recoger el valor de una sola columna, esa
es la columna clave. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del curso y el n de
horas para que le sea ms fcil al usuario elegir el curso, pero slo se recoger el cdigo del curso para
colocarlo en el campo Curso de Alumnado por lo que la columna clave es la que contiene Codigo curso.
13 Quita la marca de la opcin Ocultar la columna clave. Vers que aparece la columna Codigo curso.
14 Vuelve a marcar la opcin porque no queremos que aparezca en la lista.
15 Haz ms ancha la columna del nombre de curso y ms estrecha la de n de horas.
17 Selecciona la opcin Almacenar el valor en el campo:.
18 Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opcin el campo Curso. De esta forma
cuando el usuario seleccione una fila de la lista, el cdigo del curso correspondiente a esa fila se almacenar
en el campo Curso de la tabla Alumnado.
20 Cambia si quieres el ttulo de la etiqueta.
Veamos el resultado:
22 Haz clic sobre el botn de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado.
301
23 Asigna a los alumnos los cdigos de cursos que te indicamos a continuacin.

Codigo
Curso
Alumnado
6
Animacin
Animacin
Ingls
Informtica
10
Animacin
Guarda el formulario, y lo utilizaremos en el siguiente ejercicio.
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302
Unidad 11. Modificar los controles

Objetivo.
Saber modificar el diseo de formularios.

Vamos a modificar el diseo del formulario Alumnos en columnas.
del men contextual.
Primero cambiaremos el tamao de uncontrol.

1 Haz clic sobre el control que creamos en el ejercicio anterior, donde se muestra la fecha de hoy, quedar
seleccionado.
2 Mueve el ratn sobre el controlador de tamao que se encuentra en el lateral derecho del control hasta
que el puntero tome la forma
3 Manteniendo pulsado el botn del ratn, arrstralo hacia la derecha, estars ampliando el control.
4 Prueba lo mismo pero con los otros controladores de tamao hasta dejar el campo del tamao que
quieras.
Vamos a quitar un control, quitaremos el campo Curso.

1 Haz clic sobre el control correspondiente al cdigo de curso, se seleccionar.
2 Pulsa la tecla DEL o SUPR. Desaparece el control y la etiqueta que tena asociada.
Por ltimo practicaremos la opcin Autoformato.

Tenemos dos formularios uno lo creamos con el estilo Oficina y el otro con el estilo Fundicin, esto no es
muy recomendable en una aplicacin ya que las pantallas deben ser todas homogneas, por lo que vamos a
dejar los dos formularios con el estilo Fundicin.
303
1 Posicinate en la vista diseo del formulario Alumnos en columnas si no lo ests.

2 Haz clic en la esquina superior izquierda del rea de diseo para seleccionar el formulario.
3 Pulsa el botn Autoformato de la pestaa Organizar.
4 Elige de la lista el estilo Fundicin.
5 Pulsa el botn Aceptar. As de sencillo hemos cambiado el estilo del formulario.
Guarda el formulario.
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304
Unidad 11. Crear subformularios

Objetivo.
Practicar la creacin de formularios con subformularios incluidos.
Vamos a crear un formulario que permita visualizar en cada pantalla los datos de un curso y la lista de los
alumnos matriculados en ese curso. De tal forma que cuando pase al siguiente curso aparezcan los alumnos
de ese nuevo curso.
En este caso necesitaremos un formulario para sacar la lista de los alumnos, este lo definiremos con
distribucin tabular para que aparezcan varias filas con los datos de un alumno en cada fila. Tambin
necesitaremos un formulario para visualizar los cursos, en este caso como queremos un curso por pantalla lo
definiremos con distribucin en columnas. Y despus aadiremos a este formulario un subformulario basado
en el formulario de alumnos tabular que habremos creado. El formulario final tendr ms o menos este
aspecto:
Primero hay que empezar por crear el formulario que pondremos dentro del otro (el subformulario).
formularios
de la pestaa Crear.

305
para aadir Codigo Alumnado.
para aadir Nombre Alumnado.
para aadir Apellidos Alumnado.
6 Haz clic sobre el campo Curso de la lista de la izquierda para seleccionarlo.

formulario.
para aadirlo a la lista de la derecha. No aadiremos ms campos al
9 Deja activada la opcin Tabular como distribucin del formulario.
11 Deja la opcin Viajes como estilo del formulario.
13 Escribe como ttulo alumnos de un curso.
15 Cierra el formulario.
Ahora vamos a utilizar el asistente para crear la primera parte del formulario de cursos, la referente al
curso.
formularios
de la pestaa Crear.
2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Cursos.

5 Dejar activada la opcin En columnas como distribucin del formulario.
7 Deja la opcin Viajes como estilo del formulario.
8 haz clic sobre el botn Siguiente.
9 Escribe como ttulo Cursos con alumnos.
306
Ahora moveremos los campos Fecha Inicio, Fecha Final para dejarlos a la derecha de los dems
campos y ampliaremos la seccin Detalle para aadir despus el subformulario.
1 Pulsa el botn Quitar el diseo
para poder modificar el diseo actual.
2 Selecciona los dos campos manteniendo la techa Maysculas pulsada mientras haces clic sobre ellos.
3 Cuando aparecen las flechas en el cursor pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastra los
controles hasta donde quieras.
4 Para ampliar la seccin Detalle mueve el ratn por el borde inferior de la seccin detalle hasta que el
puntero del ratn tome la forma
5 Arrastra el puntero hacia bajo para ampliar la seccin para que quepa el subformulario.
6 No estara de ms guardar los cambios por si acaso, haz clic en el botn
Ahora aadiremos el subformulario.

1 Haz clic sobre el botn Subformulario
en la pestaa Diseo.
2 Posiciona el puntero del ratn en el lugar donde quieres que quede la esquina izquierda superior del
subformulario, pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrstra el ratn dejando el control de un
tamao apropiado, luego suelta el botn. Empezar el asistente para subformularios.
3 En la primera pantalla del asistente haz clic en el nombre del formulario alumnos de un curso (el
formulario que creamos antes) vers que el botn de la opcin Usar un formulario existente se activa
automticamente. Podramos no haber definido el formulario alumnos de un curso previamente y haber
elegido la opcin Usar tablas y consultas existentes, pero esta forma nos deja menos libertad a la hora de
definir el subformulario.
5 En la Siguiente ventana podemos definir como se relacionan los formularios. Deja la opcin seleccionada
y pulsa Siguiente.
6 Escribe como nombre del subformulario subformulario alumnos. Este es el nombre del control
subformulario que tienes en el formulario.
Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y recarga ms nuestro formulario.
8 Haz clic en el botn de Vistas para ver el resultado en la Vista Formulario.
Como las dos tablas estn relacionadas por el cdigo de curso, Access automticamente ha enlazado el
subformulario con el formulario por ese campo con lo cual en el subformulario slo aparecen los alumnos que
tienen asignado el cdigo de curso del curso activo en el formulario principal.
307
Tienes dos barras de desplazamiento por los registros, la ms externa corresponde al formulario por lo que
te permite moverte por los registros del formulario (los cursos), y la otra es del subformulario por lo que te
permite recorrer los alumnos pero slo los del mismo curso.
de la barra ms externa vers que cambias de curso y al mismo tiempo aparecen
los alumnos de ese curso.
de la barra ms interna vers que no cambias de curso y s pasa al alumno
siguiente dentro del mismo curso aunque tengas ms alumnos, estos no los ves.
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308
Unidad 11. Ajustar el tamao y alinear controles

Objetivo.
Practicar las opciones de ajustar tamao y alinear controles en el diseo de formularios.
Ahora modificaremos el diseo del formulario Cursos tabular.

1 Busca el formulario Cursos tabular haz clic derecho sobre l.
en el me contextual.
Como vamos a ampliar algunos controles primero separaremos ms los campos para poder trabajar con
ms comodidad.
3 Para poder modificar la posicin de los controles, primero pulsa Quitar
4 Selecciona todos los controles haciendo clic en una de las esquinas del formulario y arrastrando el ratn
sin soltar el botn hasta haber seleccionado todos los controles en pantalla.
5 Haz clic en el botn Aumentar espacio horizontal
en la pestaa de Organizar.
6 Realiza el paso 5 varias veces para dejar bastante espacio entre cada campo.
Ahora, vamos a ajustar las etiquetas de los campos Codigo curso, y fechas al contenido. Podramos
seleccionar cada uno y ampliarlo utilizando los controladores de tamao, pero hay una forma ms rpida.
7 Haz clic sobre la etiqueta de Codigo curso, se seleccionar.
8 Pulsa la tecla Maysculas y sin soltarla haz clic sobre la etiqueta Fecha Inicio y Fecha Final, quedarn
las tres etiquetas seleccionadas.
9 Haz clic en el botn Ajustar Tamao al contenido
Vers que las etiquetas se han hecho ms estrechas.

Ahora observamos que las etiquetas de las fechas son ms estrechas que los controles que van a contener
las fechas, vamos a dejarlos del mismo ancho:
Vamos a seleccionar la etiqueta de una fecha y su cuadro de texto a la vez.
10 Muve el ratn por la seccin Detalle por debajo del cuadro de texto correspondiente al cdigo de curso
hasta que el puntero tome la forma .
11 Pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo meve el ratn hacia arriba, vers que se va dibujando un
rectngulo segn mueves el ratn, cuando el rectngulo toque los dos controles que quieres seleccionar
suelta el botn del ratn vers que desaparece el rectngulo y se han seleccionado los controles. Esta es una
forma muy rpida y cmoda de seleccionar varios controles contiguos.
309
12 A continuacin haz clic en el botn Ajustar al ms estrecho
Ahora los dos controles tienen el mismo ancho pero no quedan alineados. No quites la seleccin.
13 Haz clic en el botn Alinear a la izquierda
Ahora los dos controles han quedado perfectamente alineados.

14 Reptelo para la otra fecha.
Ahora ajustaremos el alto de todos los campos de la lnea de detalle.

15 Mueve el ratn por la parte izquierda de la seccin detalle hasta que el puntero tome la forma
16 Haz clic y se seleccionarn todos los controles de la lnea.

17 A continuacin haz clic en el botn Ajustar al ms alto
Ahora todos los controles tienen el mismo alto.

18 Haz clic en el botn Alinear en la parte superior
Ahora los dos controles han quedado perfectamente alineados.

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310
Unidad 12. Crear informes con el asistente

Objetivo.
Saber crear informes con el asistente.

Vamos a crear primero un informe para la visualizacin de los datos de la tabla Alumnado, para ello
utilizaremos el asistente para informes:
1 Haz clic en el botn Asistente para informes en la pestaa Crear.
para aadir todos los campos al informe.
5 Haz clic sobre el campo Curso del informe para seleccionarlo.
para quitar el campo.
7 Haz clic en el campo fecha nacimiento para seleccionar el campo.

para agrupar por fecha de nacimiento.
Como hemos elegido un campo de tipo Fecha/Hora el asistente agrupa por mes, vamos a cambiar esa
opcin y vamos a definir una agrupacin por ao de nacimiento:
10 Despliega el cuadro Intervalos de agrupamiento del campo fecha nacimiento.

11 Elige la opcin Ao.
12 Haz clic sobre el botn Aceptar. Volvemos a la ventana del asistente.
Ahora vamos a hacer que los alumnos del mismo ao aparezcan ordenados por apellidos:
14 Despliega el cuadro 1 correspondiente al primer campo de ordenacin.
15 Elige el campo Apellidos alumnado.
17 Deja activada la opcin En pasos como distribucin del informe.
311
18 Marca la opcin para poner el informe en Vertical y que quepan los controles.
20 Elige la opcin que ms te guste como estilo del informe.
22 Escribe como ttulo listado de alumnos.
24 Cierra el informe guardando los cambios.
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312
Unidad 12. Imprimir informes

Objetivo.
Saber imprimir informes y manejar las opciones de la ventana vista preliminar.

Vamos a visualizar el resultado del informe que creamos en el ejercicio anterior.
2 Haz clic derecho sobre el informe Listado de alumno.
4 Prueba los botones
,
que tienes en la pestaa Vista preliminar.
Ahora vamos a cambiar opciones de impresin.

2 Haz clic derecho sobre el informe Listado de alumno.
3 Despliega el Botn de Office y elegimos la opcin Imprimir... se abrir el cuadro de dilogo Imprimir.
4 Cambia el nmero de copias.
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313
Unidad 12. Informes con grupos

Objetivo.
Practicar el diseo de informes con niveles de agrupacin.

Vamos a partir del informe creado en el primer ejercicio de esta unidad para despus cambiarlo desde la
ventana Diseo de informes.
1 Haz clic derecho en el informe listado de alumnos en el Panel de Exploracin.
en el men contextual para entrar en la ventana Diseo de
informe.
3 Despliega el Botn de Office , y elige la opcin Guardar como....
4 Escribe Alumnos por poblacion.
5 Haz clic en el botn Aceptar.
Ahora vamos a cambiar la agrupacin, vamos a agrupar los alumnos por poblacin.
de la pestaa de Diseo.
7 Mira como aparece un grupo con el campo Fecha nacimiento.

8 Despliega la lista del nombre y cambia Fecha nacimiento por el campo Poblacion.
Fijate que el Encabezado Fecha nacimiento ha cambiado a Encabezado Poblacin.
9 Borra el contenido de la caja de texto del encabezado y escribe Poblacion.
10 Cierra el cuadro.
11 Haz clic sobre la opcin Vista preliminar en el Botn de Office Imprimir para ver el resultado.
12 Cierra la vista preliminar haciendo clic en el botn Cerrar.
Ahora vamos a aadir una lnea de totales por poblacin.
de la pestaa Diseo.
15 Haz clic en el vnculo Ms y selecciona la opcin con una seccin de pie en el deplegable
correspondiente. Observa como se ha abierto una nueva seccin Pie de poblacion.
16 En esta seccin crea un control cuadro de texto.
314
17 Abre el cuadro Propiedades del control que has creado con el icono
18 En la pestaa Datos en la propiedad Origen del control escribe = Cuenta([Codigo alumnado]).

19 En la propiedad Suma continua deja el valor No. No queremos que siga sumando cuando cambia de
grupo.
20 Selecciona el control as definido y crea otro copindolo. (Lo seleccionas, Ctrl + C, Ctrl + V y mueve el
nuevo a la derecha del primero) para que no se solapen)
21 En la propiedad Suma continua del nuevo control elige el valor Sobre todo. Este control me va decir
cuntos alumnos llevo listados hasta ahora.
22 Hacer clic sobre la opcin Vista preliminar en el Botn de Office Imprimir para ver el resultado.
23 Cierra el informe guardando los cambios.
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315
Unidad 13. Etiquetas y Cuadros de Texto

Objetivo.
Practicar el uso de las propiedades de los controles.

Vamos a partir del formulario creado en el tema 11 llamado Alumnos en columnas.
en el men contextual para entrar en la ventana Diseo de
formulario.
3 Despliega el Botn de Office , y elige la opcin Guardar como.
4 Escribe Alumnos en columnas mejorado.
Ahora vamos a pasar a mejorar el aspecto del formulario. Primero eliminaremos el control cuadro de
lista de Curso pues ya tenemos un cuadro combinado que hace lo mismo.
6 Seleccinalo.
7 Pulsa la tecla SUPR.
8 Selecciona el cuadro de texto que muestra la fecha de hoy que aadimos en la parte superior y abre sus
propiedades haciendo clic en el botn Propiedades
9 Seleciona la pestaa Todas para ver todas las propiedades.
10 En la propiedad Alineacin del texto selecciona Izquierda.
11 En la propiedad Estilo de los bordes selecciona Transparente.
12 En la propiedad Tamao de la fuente selecciona 12.
13 En la propiedad Fuente subrayada selecciona S.
Ahora aadiremos un nuevo campo calculado.
14 Selecciona en el Cuadro de Controles el control Cuadro de texto.
15 Cambia el texto de su etiqueta para que se pueda leer Edad. Para ello haz clic sobre la etiqueta para
editar su texto, o modifica directamente su propiedad Ttulo.
16 Haz clic dentro del cuadro de texto y escribe lo siguiente: =CEntero((Fecha()-[Fecha de
nacimiento])/365).
316
Esto calcular la diferencia entre la fecha de hoy (Fecha())y la fecha en la que naci el alumno ([Fecha de
nacimiento]), lo que nos dar un resultado en das de la diferencia de ambos. Dividimos esos das entre 365
para saber a cuntos aos se corresponden, y finalemente utilizamos la funcion CEntero() para quedarnos
con la parte entera de la divisin y no mostar el resultado con decimales.
Recuerda que antes de introducir una frmula en un campo calculado debers escribir un signo igual (=)
o sino Access no entender qu ests queriendo hacer.
Tambin podras escribir el campo calculado directamente en la propiedad Origen del control, el resultado
ser el mismo.
17 Selecciona de nuevo el campo de texto de fecha que habamos incluido en la cabecera del formulario.
Vamos a hacer que no sea visible en pantalla. Queremos que este control slo sea visible cuando se
imprima el formulario.
18 Vuelve a abrir sus propiedades haciendo clic en el botn Propiedades
19 Cambia la propiedad Mostrar cuando a Slo al imprimir.

20 Haz clic sobre el botn de Vistas para ver el resultado.
21 Luego haz clic en la opcin Vista preliminar del Botn de Office Imprimir para ver el resultado
que tendra el formulario en una pgina impresa.
Observa que el control solamente se mostrar en la vista previa, y no en la visualizacin en pantalla.
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317
Unidad 13. El Control Grupo de opciones

Objetivo.
Practicar el uso del control Grupo de opciones.

Vamos a modificar la tabla Cursos para aadirle un nuevo campo que poder modificar con un Grupo de
opciones.
1 Haz clic derecho sobre la tabla Cursos en el Panel de Exploracin.
3 Colcate en la primera fila en blanco en la columna Nombre del campo.

4 Escribe Nivel.
5 Pulsa la tecla TABULADOR, o posicinate con el ratn en la columna Tipo de datos.
6 Selecciona Nmero.
7 En la pestaa General que encontrars ms abajo selecciona Entero en la opcin Tamao del
campo.
8 Guarda la tabla y cirrala.
Ahora crearemos un formulario donde podremos elegir el Nivel del curso con un grupo de opciones.
9 Selecciona la tabla Cursos en el Panel de Exploracin.
10 Haz clic en el botn Formulario de la pestaa Crear para crear un formulario automticamente con la
tabla seleccionada.
Se abrir el formulario que acabamos de crear. Ahora lo modificaremos para que muestre lo que queremos.
11 Pulsa el botn de Vistas y selecciona la Vista Diseo para acceder a la vista de Diseo y modificar el
formulario.
12 Selecciona el Cuadro de texto Nivel y elimnalo pulsando la tecla SUPR.
13 Asegrate de que el botn de Asistente para controles
en la pestaa Diseo se encuentra
activado.
14 Selecciona el control Grupo de opciones
15 Dibuja el control sobre el formulario en la zona que prefieras. Se abrir el cuadro de dilogo Asistente
para grupo de opciones.
16 Escribe Principiante y pulsa la tecla TABULADOR o posicinate con la ayuda del ratn en la siguiente
318
fila.
17 Escribe Medio y pulsa la tecla TABULADOR o posicinate con la ayuda del ratn en la siguiente fila.
18 Escribe Avanzado y pulsa el botn Siguiente.
19 Vamos a hacer que la opcin por defecto sea Medio, seleccinala en el desplegable S, la opcin
predeterminada es:.
20 Pulsa Siguiente.
21 Asegrate de que a la opcin Principiante le corresponde el valor 1, a Medio el valor 2 y a Avanzado
el valor 3. En caso contrario cambia los valores para que se muestren de ese modo.
22 Pulsa Siguiente.
Ahora asociaremos el control Grupo de Opciones al campo de la tabla Cursos.
23 Selecciona la opcin Guardar el valor en este campo:.
24 En el desplegable selecciona el campo Nivel.
25 Pulsa Siguiente.
26 Selecciona el tipo de control de opcin que prefieras. En la izquierda del cuadro de dilogo se
mostrar una previsualizacin.
27 Selecciona, tambin, el estilo de los controles de opcin.
28 Cuando hayas terminado pulsa el botn Siguiente.
29 Escribe Nivel en el ttulo del marco de opciones.
30 Pulsa Finalizar.
31 Recoloca los controles en el formulario si lo crees conveniente.
32 Pulsa el botn Vistas para ir a la Vista de Formulario.
Observa cmo el formulario tiene un nuevo control que puede modificar. Navega por los campos y asgnale
a cada registro un Nivel utilizando el control Grupo de opciones.
33 Cierra el formulario y gurdalo como Cursos con Nivel.
34 Haz doble clic sobre la tabla Cursos en el Panel de Exploracin.
Observa como en el campo Nivel se han almacenado los valores que escogiste en el Grupo de
Opciones.
Recuerda que 1 indicaba nivel Principiante, 2 Medio y 3 Avanzado.
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319
Unidad 13. Creacin de un Botn de Comando

Objetivo.
Practicar la creacin de Botones de Comando.

Vamos a partir de uno de los formularios que creamos en unidades anteriores y lo modificaremos a
travs de la ventana Diseo de formularios.
1 Posicinate en la ventana Base de datos en la pestaa Formularios.
2 Haz clic sobre el formulario Alumnos en columnas para seleccionarlo.
para entrar en la ventana Diseo de formulario.

5 Escribe Alumnos en columnas - Impresion.
Ahora vamos a insertar un botn que nos har imprimir directamente el formulario.
7 Abrimos, si est minimizado, el Cuadro de controles en la barra de Diseo de formularios.
8 Una vez abierto haremos clic en el botn de Asistente para controles
para activarlo (si no lo est).
9 Ahora ya podemos crear el botn, seleccinalo en el Cuadro de Controles haciendo clic en su botn
.
10 Con la herramienta activada hacemos clic sobre el formulario en el lugar donde quieras colocar el botn.
11 En la ventana que se abre hacemos clic en Operaciones con registros en la lista de Categoras.
12 En la lista de Acciones seleccionamos Imprimir registro.
13 Pulsamos Siguiente.
14 Vamos a quitar el icono del botn. Seleccionamos la opcin Texto.
15 En el cuadro de texto que est al lado de la opcin escribiremos Imprimir.
Podras dejar el icono que se muestra o incluir tu propia imagen. En este ejercicio nos quedaremos con el
texto.
16 Pulsamos Siguiente.
320
17 Le damos un nombre al control para identificarlo. Vamos a llamarlo imprimir_btn para poder
reconocerlo con facilidad.
18 Pulsamos Finalizar y habremos terminado.
19 Haz clic sobre el botn en tu formulario y sin soltar el botn del ratn arrstralo a la posicin que ms te
guste y estralo para que lea todo el texto.
Ahora haremos que este control no sea visible en la impresin
20 Haz clic derecho sobre l para acceder a su men contextual.
21 Selecciona Propiedades.
Se abrir el cuadro de dilogo de propiedades del Botn de Comando.
22 En la propiedad Mostrar cuando selecciona Slo en pantalla.
Ya tenemos el botn creado, slo se mostrar cuando lo estemos visualizando en pantalla. Cuando
imprimamos el formulario el botn no se mostrar.
24 Haz clic en el botn que has creado, se mandar a la impresora el registro que tengas en pantalla.
Observa que el botn no sale en el impreso.
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321
Unidad 14. Creacin de Macros

Objetivo.
Practicar la creacin de Macros.

Vamos a crear una Macro que abra un formulario, busque un registro que contenga la palabra Internet y
la cambie por Diseo Web.
1 Haz clic en Macro en la pestaa Crear para crear una nueva Macro.
Primero desactivaremos el Eco de pantalla para que no se vean las acciones de la Macro.
2 En la primera fila selecciona Eco en la columna Accin.
3 Nos dirijimos a la parte inferior donde encontramos los Argumentos de la accin. All seleccionamos
No en Eco activo.
4 Escribe Realizando cambios... en Texto de la barra de estado.
Ahora abriremos el formulario donde deberemos hacer los cambios.
5 En la siguiente fila selecciona en la columna Accin la accin AbrirFormulario.
6 En los Argumentos de accin seleccionamos Cursos tabular en Nombre del formulario.
6 En Modo de datos seleccionamos Modificar .
7 El resto de opciones las dejamos como estn: Vista Formulario y Modo de la ventana Normal.
Ahora buscaremos el registro en nuestro formulario.
8 En la siguiente fila selecciona la Accin BuscarRegistro.
9 En los Argumentos de acccin escribe Internet en el campo Buscar.
Cambia, cuando sea necesario:
10 Coincidir maysculas y minsculas a No.
11 Buscar en a Todo.
12 Buscar con formato a No.
13 Slo el campo activo a No.
14 Selecciona S en Buscar primero.
322
Una vez encontrado el registro pasaremos a modificarlo.

15 Selecciona la Accin EstablecerValor en la siguiente fila.
16 En los Argumentos de accin escribiremos [Formularios]![Cursos tabular]![Nombre Curso] en el
campo Elemento.
17 En Expresin escribimos "Diseo Web" (con comillas), as indicamos que queremos que al campo
Nombre Curso del Formulario Cursos tabular se le asigne el valor Diseo Web.
Una vez realizado el cambio cerramos el formulario guardando los cambios.
18 Selecciona Cerrar en la columna Accin.
19 En los Argumentos de accin selecciona Formulario en Tipo de objeto.
20 Selecciona Cursos tabular en el desplegable de Nombre del objeto.
21 Y cambia el valor de Guardar a S.
Ya hemos terminado, ahora restableceremos el eco en pantalla para que el usuario siga trabajando.
22 Selecciona la accin Eco en la columna Accin.
23 En el argumento Eco activo selecciona S.
Aqu tienes una imagen que ilustra cmo habr quedado la Macro:
24 Guarda los cambios y llmala Cambiar1.

25 Ejecuta la Macro pulsando el botn Ejecutar
Ejecuta la Macro una sola vez y observa como el registro del primer curso llamado Internet ha cambiado
a Diseo Web.
26 Cambias la condicin de bsqueda de la accin BuscarRegistro para que busque por ejemplo el curso
Papiroflexia, Access no encontrar ninguno y cambiar el primer registro.
323
27 Cierra la Macro guardando los cambios.

28 Abre la tabla de Cursos y comprubalo.
29 Modifica el primer registro para devolverle su valor original: Ofimtica.
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324
Unidad 14. Creacin de una Macro con Condiciones

Objetivo.
Pacticar la creacin de Macros con una condicin.

Vamos a partir de la macro creada en el primer ejercicio de esta unidad para despus cambiarla desde
la ventana Diseo de macros.
En el ejercicio anterior vimos que si no encontraba el registro con el valor buscado modificaba el primer
registro.
Vamos a solventar esto.
1 Haz clic derecho sobre la Macro Cambiar1 en el Panel de Exploracin.

4 Escribe Cambiar2.
Ahora vamos a insertar una condicin para que esto no ocurra.
6 Haz clic en el botn Condiciones en la pestaa de Diseo. Se aadir una nueva columna.
7 Posicinate en la fila que tiene como Accin EstablecerValor.
8 Bajo la columna Condicin escribe [Formularios]![Cursos tabular]![Nombre Curso]="Papiroflexia".
Aqu tienes una imagen que ilustra como habr quedado la Macro:
Hemos hecho que antes de cambiar el valor se asegure de que se encuentra en un registro con el valor
325
Papiroflexia. En caso contrario se saltar esta accin y pasar a las siguientes: Cerrar y Eco.
Ya no cambiar el campo si no encuentra ningn valor que diga Papiroflexia.
9 Guarda los cambios y ejecuta la Macro con el botn Ejecutar
10 Cierra la Macro.
11 Abre la tabla de Cursos y comprueba que el primer registro no ha cambiado.
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326
Unidad 14. Macros con condiciones avanzadas

Objetivo.
Practicar la creacin de Macros con Condiciones Avanzadas.

Vamos a partir de la macro creada en el anterior ejercicio de esta unidad para despus cambiarlo desde
la ventana Diseo de Macros.
1 Abre la macro Cambiar2 en Vista de Diseo.
3 Escribe Cambiar3.
Ahora vamos modificar un poco la macro.
Vamos a hacer ms estricta la condicin, adems de que el campo Nombre Curso sea Internet tambin
exigiremos que el nhoras sea menor que 30.
Adems haremos que cuando la condicin no se cumpla se muestre un cuadro de mensaje
avisndolo.
Cuando se cumpla la condicin tambin aumentaremos el nhoras en 5, avisaremos con otro
cuadro de mensaje y saldremos.
5 Selecciona la accin BuscarRegistro.
6 En Argumentos de Accin cambia el valor de la opcin Buscar a Internet.
7 Haz clic sobre la lnea de lnea de Cerrar y pulsaremos 4 veces el botn de Insertar fila
insertar 4 nuevas filas en blanco.
8 Haz clic sobre la ltima lnea de Eco y pulsaremos 1 vez el botn de Insertar fila
nueva fila en blanco.
para
para insertar 1
Ya tenemos los espacios preparados, ahora hagamos los cambios

9 Modificaremos la Condicin que dice [Formularios]![Cursos tabular]![Nombre Curso]="Papiroflexia"
para que pueda leerse [Formularios]![Cursos tabular]![Nombre Curso]="Internet" Y [Formularios]![Cursos
tabular]![Nhoras]<30.
10 En la columna Condicin de las cuatro siguientes filas (que estn en blanco) escribiremos puntos
suspensivos (...) para que estas acciones se realicen si la condicin se cumple.
327
En el caso de que la condicin no se cumpliese, se saltara todas estas acciones y pasara directamente
a la accin de Cerrar.
Ahora seguiremos con las acciones que se realizarn si se cumple la condicin. Como el cambio del
campo Nombre Curso se realizar vamos con el nhoras.
11 En la primera lnea en blanco seleccionaremos la Accin EstablecerValor.
12 En Argumentos de accin escribiremos [Formularios]![Cursos tabular]![Nhoras] en Elemento.
13 Escribe [Formularios]![Cursos tabular]![Nhoras] + 5 en el campo Expresin para aumentar en el
nhoras.
Como ya no necesitamos ms el formulario lo cerramos.
14 En la siguiente lnea en blanco selecciona la Accin Cerrar.
15 En los Argumentos de accin selecciona Formulario en la opcin Tipo de objeto.
16 Selecciona Cursos tabular en el desplegable Nombre del objeto.
17 Seleciona S en la opcin Guardar para guardar los cambios al cerrar.
Seguiremos mostrando un cuadro de mensaje avisando del cambio.
18 En la siguiente lnea en blanco selecciona en la columna Accin CuadroMsj.
19 En el argumento Mensaje escribe Los campos 'Nombre Curso' y 'nhoras' se han actualizado
correctamente..
20 Cambia la opcin Bip a No.
21 Cambia la opcin Tipo a Aviso: !.
22 En la opcin Ttulo escribe Actualizacin Realizada.
Y ya habremos terminado, por lo que ahora deberemos parar la Macro para que no siga ejecutndose.
23 En la siguiente lnea en blanco selecciona la Accin DetenerMacro.
Hemos terminado con todas las acciones que se realizarn si la condicin resulta verdadera, ahora
pasaremos a configurar lo que debe hacer la Macro si esta no se cumple.
24 Selecciona la siguiente Accin Cerrar.
Cambiaremos sus argumentos, pues no necesitamos que aqu se guarde el formulario, porque no se habr
realizado ningn cambio.
25 En los Argumentos de accin cambia el valor de la opcin Guardar a No.
Y finalmente aadiremos un cuadro de mensaje para avisar de que no se han realizado cambios en el
Formulario.
328
26 Selecciona la ltima lnea que nos queda en blanco y elige la opcin CuadroMsj en Accin.
27 En los Argumentos de accin escribe en el campo Mensaje No se ha modificado ningn
campo.@Ningn registro cumpla los criterios establecidos.@.
29 Cambia la opcin Tipo a Crtico.
30 En la opcin Ttulo escribe Error.
Hemos acabado, despus de la condicin, si es falsa, la macro cerrar el formulario sin guardarlo y avisar
al usuario.
Aqu tienes una imagen de cmo debera quedar la Macro despus de estos cambios:
31 Guarda la Macro y ejectala slo una vez.

Aparece el mensaje de error indicando que no se han producido cambios.
32 Abre la tabla Cursos para comprobar y cambia el nombre del curso Diseo web, que pusimos en
ejercicios anteriores, y vuelve a poner Internet. Fjate en las horas del curso.
33. Cierra la tabla y vuelve a ejecutar la Macro.
Aunque ha encontrado el curso de Internet, aparece el mensaje de error, porque no tiene menos de 30
horas.
Ahora, vamos a modifcar la Macro para que lo cambie si el nmero de horas es menor a 400.
34. Modifica la condicin de la primera accin EstablecerValor, y escribe [Formularios]![Cursos
tabular]![Nombre Curso]="Internet" Y [Formularios]![Cursos tabular]![Nhoras]<400
35. Cierra la tabla y vuelve a ejecutar la Macro.
329
36 Si abre la tabla Cursos, comprobars que ahora tenemos el curso de Diseo Web y que tiene 5 horas
ms de las que tena el de Internet.
37 Cierra la Macro.
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330
Unidad 14. Creacin de Macros Complejas

Objetivo.
Practicar la creacin de Macros complejas.

En ejercicios anteriores creamos Macros que buscaban un registro con valor Internet en su campo
Nombre Curso y lo cambiabamos. Esas Macros slo modificaban el primer registro que encontraban.
Por lo que si queramos cambiar todos los registros de un formulario debamos ejecutar la Macro tantas
veces como registros con el valor Internet existiesen.
Vamos a crear una Macro que modifique todos los registros que contengan el valor Internet en su campo
Nombre Curso.
2 Guarda la Macro desde Botn de Office Guardar y dale el nombre de CambiarTodos.
No en Eco activo.
Ahora abriremos el formulario donde deberemos hacer los cambios.
7 En los Argumentos de accin seleccionamos Cursos tabular en Nombre del formulario.
8 El resto de opciones las dejamos como estn: Vista Formulario, Modo de datos Modificar y Modo
de la ventana Normal.
Ahora buscaremos el registro en nuestro formulario.
9 En la siguiente fila selecciona la accin BuscarRegistro.
10 En los Argumentos de acccin escribe Internet en el campo Buscar.
11 Cambia Coincidir maysculas y minsculas a No.
12 Cambia Buscar en a Todo.
13 Cambia Buscar con formato a No.
331
14 Cambia Slo el campo activo a No.

15 Selecciona S en Buscar primero.
Una vez encontrado el registro pasaremos a modificarlo. Pero ahora es cuando viene la parte difcil.
Crearemos un bucle que repita todo el proceso de cambio para cada uno de los registro que contengan la
palabra Internet.
16 En la siguiente fila selecciona la accin EjecutarMacro.
17 En los Argumentos de accin escribiremos CambiarTodos.repite en el campo Nombre de macro.
18 En Expresin de repeticin escribe [Formularios]![Cursos tabular]![Nombre Curso]="Internet".
Qu hemos hecho?, muy fcil. Le estamos diciendo a Access que repita determinado bloque de
acciones mientras en el formulario Cursos tabular el campo Nombre Curso contenga el valor Internet.
En el momento en el que deje de haberlo, el bloque CambiarTodos.repite dejar de repetirse.
El siguiente paso que haremos ser crear el bloque repite que cambiar los valores del campo
Nombre Curso.
19 Avanzamos unas 6 o 7 filas que dejaremos en blanco para colocar el bloque repite. Haz clic sobre el
botn Nombres de macro en la pestaa Diseo.
20 En la fila en la que nos hemos situado escribimos repite bajo la columna Nombre de macro.
Hemos creado el sealizador que indica el sitio a donde tiene que ir la accin EjecutarMacro que
insertamos anteriormente.
21 Ahora selecciona la accin EstablecerValor.
22 En los Argumentos de accin escribe [Formularios]![Cursos tabular]![Nombre Curso] en la opcin
Elemento.
23 En Expresin escribe "Diseo Web" (con comillas). Esto cambiar el valor del campo.
24 En la siguiente fila selecciona en la columna accin BuscarSiguiente.
Hemos hecho que el bucle cambie el valor y se posicione en el siguiente registro que contenga el
valor Internet.
Qu pasar entonces con el bucle de EjecutarMacro? Cuando la accin BuscarSiguiente no encuentre
ms registros que cumplan los criterios especificados en BuscarRegistro, se posicionar en el primer
registro (que obviamente no contendr Internet). La accin EjecutarMacro analizar el campo Nombre
Curso y al no encontrar el valor Internet no ejecutar nuestro bloque y pasar a la siguiente accin.
A continuacin seguiremos introduciendo filas bajo la accin EjecutarMacro que dejamos antes.
25 En la fila que se encuentra debajo de la accin EjecutarMacro introduciremos la accin Cerrar.
332
26 En los Argumentos de accin seleccionaremos Formulario en la opcin Tipo de objeto.

27 En Nombre de objeto selecciona Cursos tabular.
28 En Guardar seleccionar S para cerrar guardando los cambios.
Ahora mostraremos un cuadro de mensaje para decirle al usuario que hemos terminado la tarea.
29 En la fila siguiente selecciona la accin CuadroMsj.
30 En los Argumentos de accin escribe Se han modificado todos los registros que contenian
'Internet' en el formulario 'Cursos tabular'. en la opcin Mensaje.
31 Cambia la opcin Bip a S.
32 Cambia la opcin Tipo a Informacin.
33 En la opcin Ttulo escribe Registros actualizados.
34 Finalmente aadiremos una Accin de DetenerMacro para que la Macro no siga ejecutndose
realizando las acciones que colocamos en el bloque repite.
Aqu podrs ver una imagen que muestra cmo deber haber quedado tu macro despus del ejercicio:
35 Guarda la Macro.
36 Ejecuta la macro pulsando el botn Ejecutar
Puedes probar a poner varios nombres de curso como Internet para comprobar que los cambia todos, pero
cuando acabes, vuelve a poner los valores que haba al principio.
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333
Unidad 15. Panel de Control

Objetivo.
Practicar la creacin de un Panel de Control.
Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios manteniendo la tecla
MAYUS presionada para que no se carguen las opciones de Inicio.
Vamos a crear un Panel de Control con 3 pginas para que el usuario pueda navegar cmodamente
por el contenido de la base de datos.
1 Selecciona la pestaa Herramientas de base de datos y haz clic en la opcin Administrador del
Panel de Control.
2 Access te advertir de que no hay ningn Panel de Control creado y te preguntar si quieres crear uno.
Pulsa S.
3 Pulsa Nueva para crear una nueva pgina.
4 Dale el nombre de Formularios.
5 Vuelve a pulsar Nueva para crear una tercera pgina.
6 Dale el nombre de Informes.
Ahora vamos a editar el panel de control predeterminado: Panel de control principal (Predeterminado).
7 Seleccinalo y pulsa Modificar.
8 En el nuevo cuadro de dilogo cmbiale el nombre para que se lea Panel de Control.
9 Pulsa el botn Nueva para aadir un nuevo elemento a la pgina.
10 En el nuevo cuadro de dilogo escribe Formularios como Nombre.
11 En Comando selecciona Ir al panel.
12 En Panel de control selecciona Formularios (lo acabamos de crear).
13 Pulsa Aceptar para crear el elemento.
14 Vamos a crear otro pulsando Nueva.
15 En Nombre escribe Informes.
17 En Panel de control selecciona Informes.
18 Pulsa Aceptar.
334
19 Por fin crea otro elemento pulsando Nueva.

20 En Nombre escribe Cerrar.
21 En Comando selecciona Cerrar la aplicacin.
22 Pulsa Aceptar para crear este elemento que har que la base de datos se cierre.
23 Cierra el cuadro de dilogo de Modificar pgina haciendo clic en Cerrar.
Ya tenemos una pgina creada. Vamos a por la siguiente.

24 Selecciona la pgina Formularios y pulsa Modificar.
25 Pulsa el botn Nueva en el cuadro de dilogo que aparecer para aadir un elemento.
26 En Comando selecciona Abrir el formulario en modo Edicin.
27 En Formulario selecciona alumnos de un curso.
28 En Texto escribe el mismo nombre del formulario.
29 Pulsa Aceptar para crear el elemento.
Repite los pasos 25 a 29 para cada uno de los formularios en la base de datos.
30 Cuando hayas aadido todos los formularios aadiremos otro elemento para volver a la pgina
inicial del Panel de control, as que vuelve a pulsar Nueva.
31 En Texto escribe Volver.
33 En Panel de control selecciona Panel de Control.
34 Pulsa Aceptar.
35 Cierra el cuadro de dilogo de Modificar pgina de control haciendo clic en Cerrar.
Repite los pasos desde el nmero 24 para la pgina de Informes. Aade todos los informes a la pgina
seleccionando el comando Abrir el informe y al final aade un elemento para volver a la pgina anterior.
Cierra el Administrador del Panel de control y habremos terminado.

335
Si en la configuracin de Inicio seleccionamos Panel de control en el desplegable Mostrar

formulario/pgina para que se muestre automticamente al abrir el archivo tendremos la aplicacin
completa.
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336
Unidad 16. El Documentador

Objetivo.
Practicar el uso del Asistente de Anlisis de Tablas.
Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.

Vamos a documentar
1 Haz clic en la pestaa Herramientas de base de datos, y haz clic en Documentador de base de
datos.
Se abrir el cuadro de dilogo Documentador.
2 Si no ests en la pestaa Tablas, haz clic sobre ella.
3 Marca las casillas de las tablas Alumnado y Cursos. Las dems tablas no las documentaremos.
4 Haz clic sobre el botn Opciones....
5 En la seccin Incluir por tabla marca unicamente la opcin Relaciones.
6 En la seccin Incluir por campos seleccciona la opcin Nombres, tipos de datos y tamaos.
7 En la seccin Incluir por ndices seleccciona la opcin Nombres, Campos y Propiedades.
Hemos vuelto al dilogo Documentador, como hemos rellenado todas las opciones que queremos sacar
en el informe...
Aparecer el informe. Vamos a guardarlo para tenerlo archivado. Si no tienes la aplicacin Word instalada
pasa al punto 12.
10 Haz clic en el botn Exportar a un archivo RTF del marco de opciones Datos .
Se abrir el Word con el informe en formato .rtf, si quieres lo puedes guardar en tu disco duro.
11 Cierra Word para volver al informe del documentador.
12 Si quieres puedes pulsar el botn Imprimir o simplemente Cerrar (si no quieres gastar papel!)
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337
Unidad 17. Importacin de un Archivo de Texto

Objetivo.
Practicar la importacin de datos de desde un archivo de texto.
Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.

Vamos a importar el archivo Curso.txt que se encuentra en la carpeta ejercicios del curso.
1 Selecciona la pestaa Datos Externos y haz clic en el botn Archivo de texto de la seccin Importar.
2 En el cuadro de dilogo Importar selecciona Importar el origen de datos en una nueva tabla de la
base de datos actual.
3 Navega hasta la carpeta ejercicios del curso y selecciona el archivo Cursos.txt.
4 Pulsa Aceptar.
Se abrir el asistente para importacin de texto.
5 Pulsa el botn Avanzado, vamos a crear una especificacin para archivos que tengan este determinado
formato.
6 En Formato del archivo selecciona Delimitado.
7 En Delimitador de campo escribe ^.
8 En Cualificador de texto selecciona las dobles comillas (").
9 En Orden de la fecha selecciona AMD.
10 Deselecciona la opcin Aos en cuatro cifras.
11 Selecciona la opcin Ceros no significativos en fechas.
Ahora pasaremos a establecer las propiedades de los campos.
12 Colcate en la primera fila de campos.
13 En la columna Nombre de campo escribe Numero_curso.
14 En la columna Tipo de dato selecciona Entero.
15 En la columna Indexado selecciona S (Sin duplicados).
16 Colcate en la siguiente fila.
17 En la columna Nombre de campo escribe Nombre_curso.
18 En Tipo de dato selecciona Texto.
338

20 En la columna Nombre de campo escribe Horas.
21 En Tipo de dato selecciona Entero.
23 En Nombre de campo escribe Fecha_inicio.
24 En Tipo de dato selecciona Fecha/Hora.
26 En Nombre de campo escribe Fecha_fin.
27 En Tipo de dato selecciona Fecha/Hora.
29 En la columna Nombre de campo escribe Nivel.
30 En Tipo de dato selecciona Entero.
Ya hemos terminado de configurar las propiedades de los campos, debera haberte quedado algo as:
Ahora guardaremos esta especificacin. Ms tarde, en otros ejercicios, volveremos a utilizarla.

31 Haz clic en Guardar como.
339
32 En el cuadro de dilogo que aparecer escribe como Nombre de la especificacin

esp_Cursos_AMD.
33 Pulsa Aceptar.
34 En el dilogo de Avanzado haz clic de nuevo sobre el botn Aceptar.
Ahora vers que a medida que vamos avanzando por el asistente todas las opciones ya se encuentran
perfectamente configuradas.
35 Pulsa Siguiente para pasar a la prxima pantalla.
36 Aqu toda la informacin relativa a los Delimitadores ya est introducida, pulsa Siguiente.
37 En esta pantalla seleccionaremos la opcin En una nueva tabla.
38 Pulsa Siguiente.
39 Aqu toda la informacin relativa a las propiedades de los campos ya se encuentra debidamente
introducida, pulsa Siguiente.
40 Selecciona la opcin Elegir la clave principal y en el desplegable selecciona el campo
Numero_curso.
41 Pulsa Siguiente para continuar.
42 En esta ventana escribiremos en el cuadro de texto Importar a la tabla el nombre Nuevos_cursos.
43 Pulsa Finalizar para terminar.
Vers cmo la tabla se importa.

Podrs abrirla desde la ventana de Base de datos y ver sus contenidos.
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340
Unidad 17. Vincular una tabla de Access

Objetivo.
Practicar la vinculacin de tablas desde otras bases de datos.

Vamos a importar la tabla Precio_cursos que se encuentra en la base de datos Precios.accdb de la
carpeta ejercicios del curso.
1 Selecciona la pestaa Datos externos y haz clic en el botn Access que se encuentra en la seccin
Importar.
2 En el cuadro de dilogo que se abrir haz clic en Examinar y navega hasta la carpeta de ejercicios del
curso y selecciona la base de datos Precios.accdb.
3 Selecciona la opcin Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
4 Pulsa Aceptar.
5 En el cuadro de dilogo Vincular tablas selecciona la tabla Precio_cursos y pulsa Aceptar.
Vers como ha aparecido la tabla Precio_cursos en la ventana Base de datos con el icono de tabla
vinculada
Ahora podrs crear formularios, informes y consultas basndote en esa tabla como si de una normal
se tratase.
Observa cmo si cambias los datos o los modificas la tabla se comporta del mismo modo que lo hara si
se tratase de otra cualquiera.
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341
Unidad 17. El Administrador de Tablas Vinculadas

Objetivo.
Practicar el uso de la herramienta Administrador de Tablas Vinculadas.
Primero cambiaremos el archivo Precios.accdb de carpeta para poder cambiar la ruta de la tabla
vinculada en nuestra base de datos Clases.accdb.
1 Ves hasta la carpeta ejercicios del curso.
2 Selecciona la base de datos Precios.accdb.
3 Crtala utilizando la combinacin de teclas CTRL + X.
4 Dirgete al Escritorio y haz clic derecho sobre una zona vaca.
5 Selecciona la opcin Pegar.
Hemos cambiado de sitio la base de datos Precios.accdb. Ahora nuestra tabla vinculada Precios_cursos
no estar apuntando hacia el sitio correcto. Deberemos de arreglarlo. Para ello utilizaremos el Administrador
de Tablas Vinculadas.
6 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.
7 Haz clic en la pestaa Herramientas de base de datos y haz clic en el botn Administrador de
tablas vinculadas.
8 En el cuadro de dilogo que se abrir selecciona la tabla Precio_cursos.
9 Marca la opcin Preguntar siempre por la nueva ubicacin.
10 Pulsa Aceptar.
Ahora deberemos indicar la nueva ubicacin de la base de datos que contiene la tabla.
11 Navega hasta el Escritorio y all selecciona la base de datos Precios.accdb.
12 Pulsa el botn Abrir.
Si has seguido los pasos correctamente Access te informar de que las tablas vinculadas han sido
actualizadas satisfactoriamente.
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342
Ejerciciospropuestos
343

Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin.
Ejercicio 1: Concesionario.
1 Crear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del disco duro con el nombre Concesionario. Si
la carpeta no existe crala.
2 Cerrar la base de datos anterior.
3 Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
4 Volver a cerrarla.
Ejercicio 2: Clnica.
1 Crear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del disco duro con el nombre Clinica.
2 Cerrar la base de datos anterior.
3 Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
4 Volver a cerrarla.
Ver la solucin
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344

Ejercicio 1: Concesionario
1 Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
2 Crear una tabla con el nombre Clientes con los siguientes campos:
Nombre del campo
Tipo de dato
Codigo Cliente
Numrico
Nombre Cliente
Texto
Apellidos cliente
Texto
Direccion cliente
Texto
Poblacion
Texto
Codigo postal
Numrico
Provincia
Texto
Telefono
Texto
Fecha nacimiento
Fecha/Hora
La clave principal ser el campo Codigo cliente.

3 Crear otra tabla con el nombre Coches vendidos con los siguientes campos:
Nombre del campo
Tipo de dato
Matricula
Texto
Marca
Texto
Modelo
Texto
Color
Texto
Precio
Texto
Extras instalados
Memo
La clave principal ser el campo Matricula.

4 Crear otra tabla con el nombre de Revisiones con los siguientes campos:
Nombre del campo
Tipo de dato
N revision
Autonumrico
Cambio aceite
S/No
Cambio filtro
S/No
Revision frenos
S/No
Otros
Memo
La clave principal ser el campo N revision.

5 Cerrar la base de datos.
345
Ejercicio 2: Clnica
1 Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
2 Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos:
Nombre del campo
Tipo de dato
Codigo Paciente
Numrico
Nombre Paciente
Texto
Apellidos Paciente
Texto
Direccion
Texto
Poblacion
Texto
Codigo postal
Numrico
Provincia
Texto
Telefono Paciente
Texto
Fecha nacimiento
Fecha/Hora
De momento no definimos clave principal.

3 Crear otra tabla con el nombre de Medicos con los siguientes campos:
Nombre del campo
Tipo de dato
Codigo Medico
Texto
Nombre Medico
Texto
Apellidos Medico
Texto
Telefono Medico
Texto
Especialidad
Texto
De momento no definimos clave principal.

4 Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos:
Nombre del campo
Tipo de dato
N ingreso
Autonumrico
Habitacion
Numrico
Cama
Texto
Fecha ingreso
Fecha/Hora
No definir clave principal.

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346

1 Introducir los siguientes datos en la tabla Clientes de la base de datos Concesionario de la carpeta Mis
ejercicios.
Cdigo Nombre Apellidos
Cliente Cliente Cliente
Direccin
Poblacin
Cdigo
Provincia Telfono
Postal
Fecha
nacimiento
Valencia
46011 Valencia
963689521 15/08/60
100
Antonio Garca Prez Astilleros, 3
101
Carlos
Prez Ruiz
Magallanes, 21 Utiel
46300 Valencia
962485147 26/04/58
105
Luis
Rodrguez
Ms
Juan de Mena,
11
Ganda
46700 Valencia
962965478 30/03/61
112
Jaime
Juangrn
Sornes
Balmes, 21
Valencia
46014 Valencia
963684596 31/01/68
225
Alfonso
Prats
Montolla
Sneca, 23
Sagunto
46500 Valencia
963547852 28/04/69
260
Jos
Navarro Lard Ro Segura, 14 Valencia
46002 Valencia
963874569 15/05/64
289
Elisa
beda
Sansn
Valencia, 4
Sagunto
46500 Valencia
963547812 10/07/62
352
Eva
San Martn
Villafranca, 34
Alzira
46600 Valencia
962401589 12/08/65
365
Hernndez
Gerardo
Luis
Salinas, 8
Valencia
46002 Valencia
963589621 02/01/65
390
Carlos
Ercilla, 8
Valencia
46005 Valencia
963589654 03/05/67
810
Lourdes Oliver Peris
Gran va, 34
Valencia
46007 Valencia
963587412 25/06/64
822
Sergio
Larred
Navas
Blasco Ibez,
Valencia
65
46005 Valencia
963589621 25/12/67
860
Joaqun
rboles
Onsins
Ganda, 8
Xtiva
46800 Valencia
963758963 04/05/69
861
Joaqun
rboles
Onsins
Ganda, 8
Xtiva
46800 Valencia
963758963 04/05/69
Prats Ruiz
2 Modificar el nombre de Gerardo Hernndez Luis por Alfredo.

3 Borrar el ltimo registro.
4 Cerrar la tabla y la base de datos.
347
Ejercicio 2: Clnica
1 Modificar la estructura de la tabla Pacientes de la base de datos Clnica de la carpeta Mis ejercicios
siguiendo estas indicaciones:
Nombre del campo
Tipo de dato
Codigo Paciente
clave principal
Provincia
Borrar este campo
2 Modificar la estructura de la tabla Mdicos con los siguientes datos:

Nombre del campo
Tipo de dato
Codigo Medico
Clave principal
Telefono Medico
Borrar este campo
3 Modificar la estructura de la tabla Ingresos con los siguientes datos:

Nombre del campo Tipo de dato
N ingreso
Clave principal
Ver la solucin
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348

1 Modificar la estructura de la tabla Clientes de la base de datos Concesionario siguiendo los datos que
vienen a continuacin:
Nombre del campo
Propiedades
Codigo Cliente
No se puede introducir clientes cuyo cdigo

no est comprendido entre los valores 1 y
3000.
Nombre Cliente
Tamao:15
Apellidos cliente
Tamao: 30
Direccion cliente
Tamao: 30
Poblacion
Tamao: 15
Codigo postal
Tamao: 5 slo admite nmeros de 5 cifras

e inferiores a 53000
Provincia
Tamao: 15
Por defecto el valor ser: Valencia ya que
la mayora de nuestros clientes estn en
esta provincia.
Telefono
Tamao: 10 con mscara de telfono
Fecha nacimiento
Formato: Fecha corta
2 Probar cambiar el cdigo del primer cliente por 4500.

Observa como no nos deja por no cumplir la regla de validacin.
3 Volver a dejar el cdigo 100.
4 Comprobar todas las dems propiedades que hemos incluido.
5 Modificar la estructura de la tabla Coches vendidos:
Nombre del campo
Tipo de dato
Matricula
Tamao: 7
Marca
Tamao: 15
Modelo
Tamao: 20
Color
Tamao: 12
Precio
Numrico formato Moneda
Extras instalados
Dejar las opciones que tiene
6 Cerrar la tabla.
349
Ejercicio 2: Clnica III.

1 Modificar la tabla Pacientes de la base de datos Clinica siguiendo estas indicaciones:
Nombre del campo
Tipo de dato
Codigo Paciente
Entero
Nombre Paciente
Tamao: 15
Apellidos Paciente
Tamao: 30
Direccion
Tamao: 30
Poblacion
Tamao: 15
Codigo postal
Tamao: 5
Telefono Paciente
Tamao: 10
Fecha nacimiento
2 Modificar la tabla Medicos con los siguientes campos:

Nombre del campo
Tipo de dato
Codigo Medico
Tamao: 5
Nombre Medico
Tamao: 15
Apellidos Medico
Tamao: 30
Especialidad
Tamao: 20
3 Modificar la tabla Ingresos con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato
Habitacion
Entero
Cama
Tamao: 1
Fecha ingreso
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350

1 Abre la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios.
2 Aade a la tabla Coches vendidos un campo Codigo cliente de tipo Nmero. Este campo nos dir qu
cliente nos ha comprado el coche.
3 Aade a la tabla Revisiones un campo Matricula de tipo Texto y Tamao 7 que nos indicar a qu
coche (de los coches vendidos) corresponde la revisin.
4 Crea las relaciones oportunas entre las tablas.
5 Introduce los siguientes datos en la tabla Coches vendidos.
Matrcula Marca
Modelo
Color
Precio
Extras
Cdigo
Cliente
V2360OX Opel
Corsa 1.2
Sport
Azul
21000
Antena elctrica
100
V1010PB
Ford
Probe 2.0 16V
Blanco
28600
V4578OB Ford
Orion 1.8 Ghia
Negro
26000
Aire Acondicionado
105
V7648OU Citroen
Xantia 16V
Negro
24800
Airbag
225
V3543NC Ford
Escort 1.6 Ghia Rojo
25000
V7632NX Citroen
Zx Turbo-D
Rojo
28000
Aire Acondicionado, Airbag
289
V8018LJ
Elevalunas elctricos
352
Ford
101
260
Fiesta 1.4 CLX
Azul
19500
V2565NB Renault
Clio 1.7 S
Blanco
21000
390
V7642OU Ford
Mondeo 1.8
GLX
Blanco
31000
810
V1234LC
Audi
100 2.3
Verde
35100
V9834LH
Peugeot
205 GTI
Rojo
24500
Climatizador
822
860
351
6 Introduce los siguientes datos en la tabla Revisiones.

N
Cambio Cambio Revisin
Otros
Revisin aceite filtro
frenos
Matrcula
No
No
Revisar luces
V7632NX
No
Cambiar limpias
V7632NX
No
Arreglar alarma
V4578OB
No
Ajustar tablero
V2360OX
Cambiar limpias, revisar luces
V2565NB
No
No
Cambiar luz interior
V7648OU
No
No
No
No
No
Regular encendido
V3543NC
10
No
No
Reparar puerta delantera
V8018LJ
11
No
No
No
12
13
No
No
14
No
No
V2565NB
V8018LJ
V3543NC
V1234LC
Cambiar limpias
V9834LH
V1010PB
7 Cierra la base de datos.
Ejercicio 2: Clnica IV.

1 Abre la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
2 Aade a la tabla Ingresos un campo Codigo Paciente de tipo Nmero de Tamao Entero (este campo
servir para saber a qu paciente corresponde el ingreso), y un campo Codigo Medico de tipo Texto y
Tamao 5 (este campo servir para saber a qu mdico se encarga del ingreso)
3 Crea las relaciones oportunas entre las tablas.
4 Introduce los siguientes datos en la tabla Pacientes.
Cdigo
Nombre
Paciente
Apellidos
Direccin
Poblacin
Cdigo
Telfono
Postal
Fecha
nacimiento
100
Jos
Romerales
Pinto
Azorn, 34
Mstoles
28935 912563256
21/03/75
102
Santiago
Gonzlez
Sancho
Coslada, 12
Madrid
28024 914562587
30/10/47
103
Carmen
Rodrguez
Santacana
Javier Poncela,
3
Getafe
28902 915478555
06/11/87
110
Alberto
Puig Monza
Divisin Azul,
56
Getafe
28902 914589966
18/07/36
120
Sergio
Prez Sanabria Pizarro, 45
Alcorcn
28223 915584471
12/04/50
130
Jaime
Flores Lpez
Alcatraz, 56
Madrid
28001 914526654
23/01/32
131
Enrique
Morales Miguel
Madrid, 45
Madrid
28028 914552203
12/08/90
140
Ana
Torrente
Hermosilla
Barcelona, 35
Alcorcn
28223 914785236
25/03/58
142
Olga
Prats
Hernndez
Versalles, 2
Mstoles
28935 917458963
25/03/58
200
Carlos
Jimnez Blanco Gran Va, 123
Madrid
28003 914589632
12/01/73
352
201
Mara
Toms Caballo
Enrique
Velasco, 3
Madrid
28028 914578559
05/05/55
207
Rogelia
Guerra Santa
Castellana, 12
Madrid
28025 914562258
12/07/90
220
Ivn
Granadino
Callejas
Doctor Ms, 46 Madrid
28015 914522369
19/07/75
231
Luis
Navarrete Prat
Trujillo, 33
Alcorcn
28223 914512589
13/06/40
240
Mnica
Doce de
Armengol Prats
octrubre, 1
Madrid
28028 914588963
02/07/85
300
Joaqun
Rodrguez
Monzn
Barcelona, 111 Alcorcn
28223 914578521
05/05/77
302
Loreto
Martnez
Lozano
Cipreses, 56
Alcorcn
28223 914589632
24/01/51
400
Luis
Martnez Garca Olmos, 54
Mstoles
28935 911235641
24/01/80
401
Luisa
Garca Montoro Olmos, 24
Mstoles
28935 911235652
10/01/75
5 Introduce los siguientes datos en la tabla Medicos.
Cdigo
Nombre
Mdico
Apellidos
AJH
Antonio
Jimnez Hernndez Pediatra
CEM
Carmen
Esteban Muoz
Psiquiatra
CSM
Carlos
Snchez Martnez
General
ESMH
Eva
San Martn
Hernndez
Pediatra
FHL
Fernanda Hernndez Lpez
Radiologa
FVP
Federico
Vidal Planella
Anlisis
JMP
Juana
Moreno Navarro
Intensivos
OPA
Olga
Pons lvarez
Intensivos
PAP
Pedro
Armengol Prats
Ciruga
SGM
Sebastin Gutirrez Mellado
Oftalmologa
SVT
Santiago
Ginecologa
Vzquez Torres
Especialidad
353
6 Introduce los siguientes datos en la tabla Ingresos.

N
Fecha
Habitacin Cama
Ingreso
ingreso
Cdigo Cdigo
Paciente Mdico
101
23/04/98 302
SVT
105
24/05/98 103
CSM
125
15/06/98 300
PAP
204
12/09/98 120
SGM
205
12/10/98 100
JMP
204
04/01/99 102
CEM
201
01/02/99 240
FHL
201
02/04/00 110
OPA
305
03/05/00 220
FVP
10
304
12/05/00 201
ESMH
11
306
13/05/00 207
OPA
12
303
15/06/00 220
CSM
13
302
16/06/00 131
AJH
14
504
30/06/00 130
SGM
15
504
02/07/00 231
ESMH
16
405
05/07/00 200
FVP
17
401
08/08/00 140
PAP
18
408
10/08/00 142
SGM
19
504
12/08/00 120
SGM
20
509
20/08/00 240
FHL
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354

2 Crea una consulta para visualizar nicamente los campos Matrcula, Marca y Modelo de los Coches
vendidos, llmala Consulta coches vendidos.
3 Modifica la consulta anterior para aadir el precio, y visualizar unicamente aquellos que sean Ford,
guarda la consulta con el nombre Coches Ford.
4 Modifica la consulta anterior para visualizar los Ford que tengan un precio superior a 2600000, llmala
Ford superiores.
5 Crea una consulta para ver los apellidos y poblacin de aquellos clientes que hayan comprado Ford o
Citroen, los clientes debern aparecer por orden alfabtico dentro de cada poblacin. Llama la consulta
Clientes de Ford y Citroen.
Ejercicio 2: Clnica
1 Abre la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios.
2 Crea una consulta para ver los apellidos, telefono y fecha de nacimiento de aquellos pacientes que hayan
nacido antes de 1960 y cuyo cdigo postal sea 28028, pnle el nombre Pacientes del 28028.
3 Crea una consulta para ver de los pacientes cuya fecha de ingreso sea posterior al 31/12/98, sus
apellidos, fecha de nacimiento , fecha de ingreso y apellidos del mdico asignado as como la especialidad de
ste, pnle el nombre Pacientes con medico.
Ver la solucin
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355

Crea en la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios:
1 Una consulta para saber cantos coches se han vendido, cunto dinero ha supuesto, y el importe medio
vendido, no debern contar los coches de la marca Citroen, llamarla resumen sin Citroen.
2 Un consulta para saber cuntas revisiones tenemos con cambio de aceite, cuntas con cambio de filtros
y cuntas con cambio de frenos, llamarla resumen revisiones.
Ejercicio 2: Clnica
Crea en la base de datos Clnica de la carpeta Mis ejercicios:
1 Una consulta para saber los mdicos que tienen ms de tres ingresados, indicando para cada uno de
ellos su nombre, apellidos del mdico y cantos ingresados tiene. Llamar la consulta Medicos saturados.
2 Un consulta para saber de cada especialidad, la fecha de ingreso ms antigua. Llamar la consulta
Ingresos antiguos.
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356

Crea en la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios una consulta que obtenga una tabla
de doble entrada que permita saber de cada marca de coche, cuntos hemos vendido de cada color, tambin
deber aparecer cuntos hemos vendido en total de cada marca.
Ejercicio 2: Clnica
Crea en la base de datos Clnica de la carpeta Mis ejercicios una consulta que obtenga una tabla de doble
entrada que permita saber de cada poblacin cuntos ingresos tenemos en cada especialidad.
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357

Abre la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios.
1 Crea la consulta Crear revisiones Ford que genere una nueva tabla que se llamar Revisiones Ford y
que contendr los registros de Revisiones que sean de coches de la marca Ford.
2 Crea la consulta Subir precio que permita subir un 5% el precio de los coches Ford.
3 Crea la consulta Eliminar revisiones Ford que elimine los registros de Revisiones que sean de coches
de la marca Ford.
4 Crea la consulta Recuperar revisiones que recupere los registros borrados en la consulta anterior a partir
de la tabla que creamos en el apartado 1.
Ejercicio 2: Clnica
Abre la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios.
1 Crea la consulta Crear pacientes no ingresados que genere una nueva tabla que se llamar Pacientes
no ingresados y que contendr los registros de Pacientes que no estn en la tabla Ingresos.
2 Crea la consulta Cambiar habitacion que cambie los enfermos de la habitacion 504 a la 505.
3 Crea la consulta Eliminar no ingresados que elimine los registros de Pacientes que no estn en la tabla
Ingresos.
4 Crea la consulta Recuperar Pacientes que recupere los registros borrados en la consulta anterior.
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358

1 Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios.
2 Crear un formulario para la edicin de registros de la tabla Clientes llamarlo Mantenimiento Clientes.
3 Crear un formulario para la introduccin y edicin de registros de la tabla Coches vendidos llamarlo
Mantenimiento Coches vendidos.
4 Crear un formulario para la introduccin y edicin de registros de la tabla Revisiones. Disearlo de tal
forma que a la hora de introducir la matrcula el usuario pueda ver el nombre del cliente que tiene la matrcula,
llamarlo Mantenimiento revisiones.
Ejercicio 2: Clnica
1 Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios.
2 Crear un formulario para la edicin de registros de la tabla Pacientes llamarlo Mantenimiento Pacientes.
3 Crear un formulario para la introduccin y edicin de registros de la tabla Medicos llamarlo
Mantenimiento Medicos.
4 Crear un formulario en el que aparezca en una zona los datos del mdico y debajo la lista de ingresos que
tiene el mdico, llamarlo Ingresos por Medico.
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359

2 Crear un informe para obtener una lista de los Clientes ordenados por Apellidos de tal forma que se pueda
archivar los clientes de cada poblacin en un archivador distinto.
3 Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Coches vendidos agrupados por Marca y
ordenados por Modelo sacando de cada marca la cantidad de coches vendidos, e imprimirlo.
4 Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Revisiones, e imprimirlo.
Ejercicio 2: Clnica
2 Crear un informe para imprimir Apellidos y nombre del paciente as como su fecha de ingreso y los
apellidos del mdico asignado.
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360

2 Aade un campo a la tabla Coches vendidos y adele un campo que almacenar las facturas en tipo
DOC de la venta del coche.
3 Modifica el formulario Mantenimiento Coches vendidos que realizamos en ejercicios anteriores.
Transforma el cuadro de texto Color a un Cuadro combinado que muestre las opciones azul, rojo,
blanco y negro. El cuadro combinado debe permitir que se introduzcan colores diferentes, en el caso de
que no se encontrasen en la lista.
Debers hacerlo sin utilizar el asistente para controles.
4 Modifica el formulario Mantenimiento Coches vendidos de forma que ahora pueda almacenar en la base
de datos el documento de Word que contiene la factura de la venta del coche.
5 Guarda el formulario guardando los cambios.
Ejercicio 2: Clnica
2 Modifica el formulario Ingresos por Medico creando en temas anteriores para que tome el siguiente
aspecto, pero sin tener en cuenta el estilo:
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361

2 Crea una Macro que modifique todos los registros de coches con extras aumentando su precio en
5.000.
Ejercicio 2: Clnica
2 Crea una Macro que se ejecute cada vez que abras la base de datos.
3 La Macro deber ver si existen pacientes sin ingreso. En caso afirmativo deber ejecutar las consultas
Crear Pacientes no Ingresados y Eliminar no ingresados que creamos en unidades anteriores para que se
guarden estos pacientes en la tabla Pacientes no ingresados y se eliminen de la tabla Pacientes.
4 Si se ejecutan la consultas, es decir, si existen pacientes sin ingreso, debers mostrar un mensaje al
usuario indicndolo.
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362

2 Crea un Panel de Control desde donde puedas acceder a todos los formulario e informes de la base
de datos. Haz que se abra al principio y desactiva el resto de barras de herramientas y opciones de
administracin.
Ejercicio 2: Clnica
2 Aade a la barra de acceso rpido dos botones, uno para ver el formulario Mantenimiento Mdicos y
otro para ver y aadir datos al formulario Mantenimiento Pacientes.
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363

Abrir la base de datos Concesionario.accdb y hacer que los datos que se visualicen en la hoja de datos
de cualquier tabla aparezcan de color azul.
Ejercicio 2
Abrir la base de datos ejemplo2.mdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del curso.
Optimizar la tabla Estadistica. Si la abres vers que hay varios campos con valores repetidos.
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364

Abrir la base de datos Concesionario.accdb y exportar a Word el formulario Mantenimiento Clientes.
Ejercicio 2
Abrir la base de datos clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios.
Exporta los cursos contenidos en el archivo de texto Cursos_avanzados.txt de la carpeta ejercicios del
curso.
Debers introducir estos registro en la tabla que creamos en el paso a paso de esta tema Nuevos_cursos.
Tambin utiliza la especificacin que guardamos en el paso a paso.
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365
Pruebasevaluativas
366
Pruebas evaluativas

Slo una respuesta es vlida por pregunta.
Al final de esta pgina encontrars el enlace a las soluciones.
1. No hay que cerrar nunca una base de datos sin haberla guardado
anteriormente ya que sino se perderan los ltimos cambios.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. No se pueden tener abiertas varias bases de datos a la vez en una misma
sesin de Access.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. El objeto ms importante de una base de datos es la tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Las nicas formas de abrir una base de datos es utilizando la opcin Abrir
del Botn de Office .
a) Verdadero.
b) Falso.
5. El botn
significa...
a) Abrir.
b) Nuevo.
c) Cerrar.
6. El icono
significa...
a) Deshacer.
b) Volver.
c) Cerrar.
7. El icono
significa...
a) Abrir.
b) Imprimir.
c) Destruir.
367
Pruebas evaluativas
8. Si hacemos clic sobre el botn Nuevo en el Botn de Office :

a) Aparecer el cuadro de dilogo Nuevo, para crear una nueva base de
datos.
b) Aparecer directamente una base de datos vaca en pantalla.
c) Cualquiera de las dos primeras opciones.
d) Ninguna de las opciones anteriores.
9. En el Botn de Office encontraremos:
a) La opcin para guardar la base de datos.
b) La opcin de abrir una base de datos.
10. El icono
sirve para...
a) Grabar un disquete con la informacin obtenida.

b) Guardar los cambios realizados.
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368
Pruebas evaluativas

1. La tabla es el primer objeto a crear dentro de una base
de datos.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Todas las tablas deben tener una clave principal.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Las propiedades de los campos varan segn la
descripcin del campo.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Al guardar una tabla sta tendr la extensin .ACCDB.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. En un campo de tipo Objeto OLE se puede almacenar
una fotografa.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. Un campo de bsqueda ...
a) ...tiene asociado un cuadro combinado con una lista
de valores.
b) ...aparece precedido del icono Buscar
c) Ninguna de las anteriores.
7. El icono
crea...
a) Una Clave principal sobre todos los campos de la

tabla.
b) Una Clave principal sobre el campo seleccionado.
c) Una Clave principal nueva generada
automticamente.
369
Pruebas evaluativas
8. Para crear una clave principal compuesta por tres

campos...
a) ...no se puede.
b) ...defino el 1 como clave, luego el 2 y por ltimo el
3.
c) ...selecciono los tres campos y hago clic en el icono
Clave principal.
9. Si hacemos clic sobre el botn
de la pestaa
Crear.
a) Se crear una nueva tabla utilizando el asistente.
b) Se abrir la Hoja de datos de una nueva tabla.
c) Se abrir un cuadro de dilogo.
10. Para cerrar una tabla tenemos que...
a) Hacer clic en el botn
.
b) Hacer clic en el botn
c) Hacer clic en el botn
.
.
d) Ninguno de las anteriores.
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370
Pruebas evaluativas

1. El diseo de una tabla nos permite modificar la estructura de la tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Es peligroso modificar el diseo de una tabla si ya hemos introducido
registros en sta.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Si estamos introduciendo datos en una tabla y queremos ir a su diseo
tendremos que cerrar primero la tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Un registro se puede aadir en cualquier momento y en cualquier posicin
dentro de la tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. La clave principal no se puede cambiar una vez asignada a un campo sino
se perderan los datos.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. Para saber cuntas filas tiene una tabla ...
a) ...necesariamente debo posicionarme en la ltima fila.
b) ...tengo el dato en la barra de desplazamiento.
7. La opcin
en el men contextual del nombre de una tabla
permite...
a) ...ir a la Hoja de datos de la tabla.
b) ...ir al diseo de la tabla.
c) ...abrir el asistente.
8. El botn
de la seccin Registros en la pestaa Inicio permite...
a) ...borrar una columna.

b) ...borrar una fila de datos.
c) ...deshacer la ltima accin.
371
Pruebas evaluativas
9. La barra
nos permite...
a) ...ir a un registro determinado.

b) ...crear un nuevo registro.
c) ...cualquiera de las dos primeras opciones es vlida.
10. Si estamos introduciendo los datos en una tabla y pulsamos la tecla
FLECHA DERECHA ...
a) ...iremos al siguiente campo.
b) ...iremos al siguiente registro.
c) ...las dos anteriores pueden ser correctas.
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372
Pruebas evaluativas

1. En la propiedad Texto de validacin se pone la condicin que deben cumplir
los datos introducidos en el campo.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Si ponemos un texto en la propiedad Ttulo, este texto se visualizar en la
barra de estado.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. En un campo numrico no poner nada en la propiedad Valor predeterminado
es equivalente a poner un cero.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Mejora la tabla definir todos sus campos como indexados.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. La clave principal est indexada Sin duplicados.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. Para introducir los datos con un determinado formato se utiliza la
propiedad...
a) ...formato.
b) ...mscara de entrada.
c) ...valor predeterminado.
7. Tengo un campo de tipo texto, voy a introducir un texto en l pero el texto a
introducir es demasiado largo...
a) ...aumento el valor de la propiedad Tamao.
b) ...no puedo aumentar el Tamao por tener ya datos introducidos y se
perderan.
c) ...cambio la propiedad Mscara de entrada.
373
Pruebas evaluativas
8. El tipo Numrico Entero permite...

a) ...almacenar nmeros hasta con dos decimales.
b) ...no permite decimales.
c) ...no permite nmeros negativos.
9. Para obligar a introducir valores en un determinado campo...
a) ...pongo el valor S en la propiedad Requerido.
b) ...pongo una mscara de entrada apropiada.
c) ...no existe ninguna forma.
d) ...pongo el valor No en la propiedad Requerido.
10. Si he definido un ndice Sin duplicados basado en los campos Provincia y
localidad...
a) ...no podr tener dos registros de la misma localidad.
b) ...no podr tener dos registros de la misma provincia.
c) Las dos respuestas anteriores son correctas.
d) Las tres afirmaciones anteriores son falsas.
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374
Pruebas evaluativas

1. En la ventana Relaciones aparecen mayoritariamente relaciones uno a
varios.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Para definir una relacin se puede elegir cualquier campo de las tablas a
relacionar.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. No se puede aadir una tabla a la ventana Relaciones una vez creadas ya
relaciones.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. La clave principal suele ser uno de los campos de relacin entre dos tablas.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Si borro una tabla de la ventana Relaciones se eliminan de la base de datos
todas las relaciones que tena asociadas.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El botn Mostrar relaciones directas de la pestaa Diseo sirve para ...
a) ...visualizar todas las relaciones asociadas a una tabla.
b) ...visualizar todas las relaciones definidas en la base de datos.
c) ...aadir una relacin.
7. El botn Borrar diseo de la pestaa Diseo sirve para....
a) ...eliminar una relacin de la base de datos.
b) ...dejar la ventana Relaciones en blanco.
c) ...quitar una relacion de la ventana Relaciones sin borrarla de la base de
datos.
8. Cada vez que quiero definir una nueva relacin entre dos tablas...
a) ...debo aadir esas tablas a la ventana Relaciones.
b) ...slo aado las tablas si no se encuentran ya en la ventana.
c) ...no hace falta aadirlas porque siempre estn en la ventana.
375
Pruebas evaluativas
9. La integridad referencial es...

a) ...una regla que permite que al borrar un registro de una tabla se borre el
registro relacionado de la otra tabla.
b) ...una regla que permite que al modificar un registro de una tabla se
modifique tambin en la otra tabla.
10. Para poder definir una relacin ...
a) ...las dos tablas relacionadas deben tener un campo en comn.
b) ...los campos que intervienen en la relacin deben tener el mismo
nombre.
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376
Pruebas evaluativas

1. Una consulta nos permite seleccionar una serie de datos de tablas o bien de
otra consulta.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Si modificamos uno de los datos resultado de una consulta de seleccin,
este dato tambin se modificar en la tabla origen.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Se puede ordenar el resultado de una consulta por ms de un campo.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Se puede realizar una consulta a partir de ms de una tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Para poder utilizar un campo en una condicin de seleccin, este se debe
visualizar en el resultado de la consulta.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El botn
sirve para ..
a) ...ejecutar la consulta.
b) ...acceder a la ventana de ayuda.
c) ...cambiar el tipo de consulta.
7. Si en la zona de tablas tengo dos tablas sin combinar...
a) ...imposible, las tablas siempre aparecern unidas.
b) ...en el resultado aparecern las filas comunes a las dos tablas.
c) ...obtengo todas las posibles combinaciones de las filas de las dos tablas.
8. Si en la zona de tablas aparece una flecha entre dos tablas...
a) ...la flecha indica que se incluirn todas las filas de la tabla que 'recibe' la
flecha.
b) ...la flecha indica que se incluirn todas las filas de la tabla de la que
parte la flecha.
c) ...imposible, nunca aparece una flecha entre dos tablas.
377
Pruebas evaluativas
9. Para unir dos condiciones con el operador Y

a) Se deben escribir las dos condiciones en la misma fila Criterios:
b) Se deben escribir las dos condiciones en distintas filas Criterios:
10. Si quiero utilizar un comodn en una comparacion ...
a) ...no se puede.
b) ...tengo que escribir el comodn entre corchetes.
c) ...tengo que utilizar el operador Como.
d) ...no tengo que hacer nada especial.
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378
Pruebas evaluativas

1. Una consulta de resumen nos permite ver las filas de una tabla y al final
una lnea de totales.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Si modificamos uno de los datos resultado de una consulta resumen, este
dato tambin se modificar en la tabla origen.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. El valor Min de una columna de tipo fecha ser la fecha ms antigua.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Se puede definir una consulta resumen a partir de ms de una tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Cuando se calcula el promedio de una columna, los valores nulos cuentan
como el valor cero.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El botn
en la pestaa Diseo sirve para ...
a) ...sumar una columna.

b) ...aadir la fila Total: a la consulta.
c) ...aadir una tabla a la consulta.
7. Para seleccionar filas del origen de una consulta resumen....
a) ...imposible, siempre se cogen todas las filas del origen.
b) ...en la columna que contiene la condicin de seleccin, la fila Total:
contiene el valor Donde.
c) ...en la columna que contiene la condicin de seleccin, la fila Total:
contiene el valor Expresin.
379
Pruebas evaluativas
8. Si agrupamos por dos columnas...

a) ...obtendremos dos filas de resultados.
b) ...obtendremos un n de filas segn los valores contenidos en las dos
columnas.
c) ...imposible, nunca se puede agrupar por dos columnas.
9. En una columna de la rejilla QBE de una consulta resumen...
a) ...no se puede escribir en la fila Campo: suma(importe)/avg(precio).
b) ...no se puede escribir en la fila Campo: suma(avg(importe)).
10. Una consulta resumen como mucho obtiene una nica fila de resultados ...
a) ...si no hay columnas de agrupacin.
b) ...slo si la tabla origen tiene una sla fila.
c) ...depende del nmero de las filas que tenga la tabla origen.
d) Las tres anteriores son vlidas.
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380
Pruebas evaluativas

1. Las consultas de referencias cruzadas slo se pueden definir con el
asistente.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. En la definicin de las celdas (interseccin) ponemos una funcin de
agregado como en las consultas resumen.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Si el encabezado de columna es una fecha, el asistente me permite agrupar
por ao, por mes, etc...
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Podemos poner varios campos como encabezado de fila.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Podemos poner varios campos como encabezado de columna.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El botn Diseo de consulta de la pestaa Crear sirve para ...
a) ...crear una nueva tabla.
b) ...arrancar el asistente de creacin de consultas de referencias cruzadas.
7. Si queremos obtener una tabla de doble entrada en la que una entrada es el
nombre de mis alumnos y la otra las tres evaluaciones que hay en un curso...
a) ...elegir el nombre de alumno como encabezado de fila.
b) ...elegir el nombre de alumno como encabezado de columna.
c) ...es indiferente, elegirlo como encabezado de fila o columna.
8. Utilizando el asistente, una cons. de ref. cruzadas puede tener un origen
basado en varias tablas...
a) ...no, nunca.
b) ...si selecciono las tablas en la 1 ventana del asistente.
c) ...slo si tengo una consulta a parte basada en esas tablas.
381
Pruebas evaluativas
9. El asistente permite aadir una columna que resuma los valores de las
columnas generados por el encabezado de columna...
a) No.
b) ...si marco la casilla S, incluir sumas de filas.
c) ...si desmarco la casilla S, incluir sumas de filas.
d) ...si elijo la funcin suma cuando defino las celdas.
10. En la rejilla QBE de una cons. de ref. cruzadas aparece...
a) ...una fila Total: y una fila Tab ref cruz:
b) ...slo una fila Total:
c) ...slo una fila Tab ref cruz:
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382
Pruebas evaluativas

1. En una consulta de eliminacin puedo agrupar los registros.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. En una consulta de accin para ejecutar la consulta se puede utilizar tanto
como la Vista de Hoja de Datos.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Una consulta de accin puede tener como origen varias tablas.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Puedo actualizar un campo con un valor situado en otra tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Una consulta de eliminacin sin Criterios elimina unicamente el primer
registro del origen de la consulta.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El icono
sirve para ...
a) ...abrir la ayuda.
c) Ejecutar la consulta.
7. En una consulta de actualizacin puedo poner un criterio...
a) ...para indicar las filas que se tienen que actualizar.
b) ...no se pueden poner criterios.
c) ...para indicar las columnas que se tienen que actualizar.
8. En una consulta de actualizacin se pueden actualizar varias columnas.
a) S.
b) Siempre y cuando la columna no se utilice para actualizar otra.
c) No se pueden actualizar varias columnas.
383
Pruebas evaluativas
9. Quiero introducir registros de una tabla en una que no existe.

a) Defino una consulta de datos anexados.
b) Defino una consulta de creacin de tabla.
c) Defino una consulta de actualizacin.
10. En una consulta de datos anexados...
a) ...en la zona de tablas pongo la tabla que contiene los valores a insertar.
b) ...puedo no poner nada en la zona de tablas si los valores a insertar son
fijos
c) Las dos anteriores son vlidas..
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384
Pruebas evaluativas

1. Se pueden visualizar fotos desde un formulario.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Un formulario se puede crear a partir de dos o ms tablas.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Las distribuciones de formularios ms utilizadas son la Hoja de
datos y Columnas.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Desde un formulario se pueden modificar los registros del
origen del formulario.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Desde un formulario podemos abrir otro formulario.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El icono
sirve para ...
a) ...insertar un botn de comando.

b) ...dibujar un rectngulo.
c) ...insertar una etiqueta.
7. El icono
sirve para....
a) ...guardar en una carpeta el formulario.

b) ...aadir un control Pestaa al formulario.
8. Se puede cambiar el tamao de varios controles a la vez...
a) ...seleccionndolos y estirando uno de los controladores de
tamao.
b) ...slo si todos tienen el mismo tamao.
c) ...hay que cambiarlos uno a uno.
385
Pruebas evaluativas
9. Cuando queremos escribir un valor fijo (un ttulo pej.).

a) Utilizamos el botn
para crear una etiqueta.
b) Escribimos directamente el texto en la zona de diseo.
10. Para alinear varios controles...
a) ...slo podemos arrastrarlos hasta dejarlos alineados.
b) ...seleccionamos la opcin Alinear y luego los controles a
alinear.
c) ...seleccionamos los controles y luego la opcin Alinear.
d) Slo se puede utilizar la opcin Alinear si estn
encolumnados.
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386
Pruebas evaluativas

1. La opcin Autoinforme permite abrir el asistente que nos va preguntando
qu campos queremos que se impriman.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Un informe se puede crear a partir de dos o ms tablas.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Con el asistente para informes podemos aadir totales.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. En un informe podemos incluir otro informe.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. En un informe no podemos incluir ms de tres niveles de agrupamiento.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El icono
sirve para ...
a) ...pasar de un registro a otro.

b) ...cambiar el orden de los registros.
c) ...cambiar el orden de los agrupamientos.
7. La opcin
sirve para...
a) ...ver el informe de ms cerca (hacer un zoom).

b) ...ver el informe en vista preliminar.
c) ...buscar en el informe.
8. Queremos agrupar por las dos primeras letras de un campo...
a) ...en opciones de agrupamiento lo puedo indicar directamente.
b) ...es necesario utilizar una funcin que coja las dos 1 letras.
c) No se puede hacer.
387
Pruebas evaluativas
9. Los informes son objetos que nos permiten:

a) Introducir datos en las tablas.
b) Imprimir datos de las tablas.
10. En un informe se pueden incluir...
a) ...imgenes almacenadas fuera de la base de datos.
b) ...imgenes siempre y cuando estn almacenadas en los registros de una
tabla.
c) ...no se pueden incluir imgenes.
d) S lo se puede utilizar la opcin Alinear si estn encolumnados.
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388
Pruebas evaluativas

1. Si establecemos en un botn de comando su propiedad Mostrar cuando a
Slo al imprimir...
a) No servir de nada porque en la vista en pantalla no podr pulsarse al no
ser mostrado.
b) Har que el botn slo pueda ejecutar el comando de impresin, no
podremos darle ninguna otra funcin.
2. La propiedad Texto de Ayuda del control Cuadro de texto muestra un texto
de ayuda en la barra de estado.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. El contenido que se muestra en un control de Etiqueta se establece en la
propiedad Texto.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. En el control Cuadro de lista se pueden seleccionar ms de un elemento.
a) S, siempre que se active la propiedad Seleccin Mltiple.
b) No, slo es posible en el control Cuadro combinado.
5. En los campos calculados, la propiedad Origen del control tiene que
empezar...
a) ... por un smbolo de dolar ($).
b) ... un smbolo de igual (=).
a) Las dos respuestas anteriores son falsas.
6. En un control de Grupo de opciones es posible marcar ms de una opcin a
la vez.
a) S, si as se establece en la propiedad de Seleccin mltiple.
b) No, nunca.
c) S, si en el mismo control incluimos mas de tres opciones.
7. Un control de Botn de comando nos puede servir para...
a) ...imprimir formularios.
b) ...imprimir informes.
c) Ambas son correctas.
389
Pruebas evaluativas
8. Un control Pestaa sirve para...

a) ...organizar los controles en pginas.
b) ...no recargar el informe o formulario con demasiado controles.
9. Un objeto Incrustado...
a) Se almacena junto a la base de datos.
b) Puede actualizarse desde un archivo externo.
10. Cuando vincularemos un objeto en un control de Marco de objeto?
a) Cuando pese demasiado.
b) Cuando queramos trabajar con l fuera de la base de datos.
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390
Pruebas evaluativas

1. Podemos utilizar una Macro para llevar a cabo una accin o conjunto de
acciones automatizadas.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Es posible ejecutar una Macro desde un control Botn de comando.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Qu nombre debe tener una Macro para que se ejecute cuando se inicie la
base de datos?
a) AutoExec.
b) AutoIni.
4. Para cerrar un informe mediante una Macro utilizaremos la accin...
a) CerrarInforme.
b) Cerrar.
5. Qu argumentos debemos darle a la accin BuscarSiguiente?
a) Los mismos que previamente dimos a la accin BuscarRegistro.
b) Ninguno, tomar los criterios que introdujimos en la accin
BuscarRegistro.
6. Para separar secciones en un Cuadro de mensaje utilizaremos...
a) El smbolo de dolar ($).
b) El smbolo &.
7. Existe alguna accin que nos permita ir a un registro en particular sin
necesidad de utilizar la accin BuscarRegistro?
a) S, combinando la accin BuscarRegistro con BuscarSiguiente.
b) No, slo podemos utilizar la accin BuscarRegistro.
c) S, con la accin IrARegistro.
8. Cuando utilizamos las condiciones en las Macros podemos utilizar unos
smbolos para hacer extensiva una condicin a ms de una accin. Cul?
a) Las dobles comillas (").
b) Los puntos suspensivos (...).
391
Pruebas evaluativas
9. Para concatenar condiciones podemos utilizar los operadores...

a) Y.
b) O.
c) Cualquier operador lgico.
d) Las tres afirmaciones anteriores son correctas.
10. Podemos crear bucles utilizando...
a) Condiciones.
b) Nombres de Macro.
c) Combinando Condiciones con la accin EjecutarMacro.
d) Combinando Nombres de Macro con la accin EjecutarMacro.
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392
Pruebas evaluativas

1. La interfaz es la forma en la que el usuario ver y trabajar con la base de
datos.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Es posible habilitar la visibilidad del panel de exploracin , as como
ocultarlo y que no sea accesible.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. En una barra de acceso rpido podemos separar los comandos o mens
creando grupos gracias a la opcin...
a) Iniciar un grupo.
b) Insertar separador.
4. Podemos aadir una categora al panel de exploracin, sin modificar la
categora Personalizado?
a) No.
b) S.
5. Podemos aadir macros, formularios e informes a la barra de acceso
rpido.
a) Falso.
b) Verdadero.
6. Para evitar que las opciones de aplicacin se carguen al abrir un archivo
debemos mantener una tecla pulsada, cul?
a) La tecla ALT.
b) La tecla CTRL.
c) La tecla MAYUS.
7. Es posible evitar que el usuario utilice las teclas especiales de Access para
mostrar la ventana de Base de Datos con la tecla F11?
a) S, indicndolo en la configuracin de Inicio.
b) No, nunca.
c) La tecla F11 no muestra la ventana de Base de Datos.
393
Pruebas evaluativas
8. Al crear un panel de control, este se mostrar por defecto siempre que

abramos el archivo.
a) S, siempre.
b) No, deberemos indicarlo en la configuracin de Inicio.
c) No, un Panel de control no se puede mostrar al inicio.
9. En un Panel de control, el comando Abrir el formulario en modo Edicin te
permite...
a) Abrir el formulario para editarlo en Vista de Diseo.
b) Abrir el formulario para poder editar sus registros.
c) Abrir el formulario para poder editar sus registros pero no introducir
nuevos.
d) Ninguna de las anteriores.
10. En un Panel de control, el comando Abrir el fomulario en modo Agregar te
permite...
a) Abrir el formulario para poder aadir nuevos registros.
b) Abrir el formulario sin la posibilidad de editar los registros ya creados.
c) Ambas son ciertas.
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394
Pruebas evaluativas

1. La herramienta Analizar Tabla sirve para analizar las tablas de nuestra
base de datos y devolvernos un informe descriptivo de su estructura.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. La herramienta Analizar Tabla sirve para analizar las tablas de nuestra
base de datos y optimizar los datos redundantes.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Es conveniente ejecutar la herramienta Analizador de Rendimiento si
queremos que Access nos de unos cuantos consejos sobre cmo mejorar el
funcionamiento de nuestra base de datos.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Si nuestra base de datos empieza a comportarse de forma extraa e
imprevisible, qu herramienta sera conveniente utilizar?
a) Convertir Base de datos.
b) Compactar y reparar.
5. Una base de datos en formato 2003 no podr utilizarse si tenemos
instalado el programa Microsoft Access 97.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. La herramienta Documentador sirve para analizar las tablas de nuestra
base de datos y devolvernos un informe descriptivo de su estructura.
a) S, aunque tambin puede analizar otro tipo de objetos.
b) No, la herramienta Documentador sirve para crear documentos de Word a
partir de informes.
c) No, slo puede analizar consultas, formularios o informes.
7. Al compactar una base de datos...
a) Se reestablece el contador de los campos autonumricos al nmero del
ltimo registro.
b) La base de datos funcionar ms rapidamente.
395
Pruebas evaluativas
8. Para poder crear un archivo ACCDE, la base de datos tiene que estar en
formato...
a) Access 97.
b) Access 2000.
c) Access 2002-2003.
9. Un archivo ACCDE no permite...
a) La creacin de nuevos formularios.
b) La modificacin de la estructura de una tabla.
c) Las dos anteriores son correctas.
d) Ninguna de las anteriores es cierta.
10. Desde las opciones de la base de datos podemos hacer que la base de
datos se compacte automticamente.
a) S, cada vez que se cierre.
b) S, cada vez que se abra.
c) S, es posible programar una compactacin para un da y hora en
particular.
d) Todas las anteriores son correctas.
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396
Pruebas evaluativas

1. Si importamos un objeto desde otra base de datos se crear una copia
exacta en la nuestra.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Para importar los datos desde un archivo de texto deberemos seleccionar la
opcin Archivos de texto en...
a) la seccin Exportar.
b) la seccin Importar.
3. Es posible exportar el contenido de una tabla a un archivo XML.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Combinando Word y Access podemos enviar correspondencia a todos los
registros de una tabla. Qu opcin deberemos utilizar?
a) Word.
b) Combinar con Microsoft Office Word.
5. Al Vincular una tabla se crea una copia exacta en nuestra base de datos.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. Al importar tablas podemos elegir entre...
a) Importar datos y estructura.
b) Importar estructura y relaciones.
7. Hay dos modos de formatear un archivo de texto que contenga registros de
una tabla...
a) Con delimitadores y saltos de pgina.
b) Con delimitadores y anchos de campo fijos.
8. Podemos reutilizar las especificaciones de un formato determinado de
archivo?
a) S, siempre que queramos.
b) S, pero slo dentro de una misma base de datos.
c) No, no es posible.
397
Pruebas evaluativas
9. Cuando importamos una tabla desde un archivo es posible analizar la

estructura para optimizarla.
a) Activando la casilla correspondiente en el asistente de importacin.
b) Importando la tabla y luego ejecutando la herramienta de Analizar Tabla.
d) Ninguna de las anteriores es correcta.
10. Utilizaremos el Administrador de Tablas Vinculadas para...
a) Actualizar cambios de estructura en las tablas vinculadas.
b) Actualizar cambios de ubicacin en las tablas vinculadas.
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398
Ayudaalos
ejerciciospropuestos
399
Ayuda a los ejercicios propuestos

Apartado 1 Como la base de datos Concesionario no existe, crearemos una en blanco y le pondremos el
nombre Concesionario.
Hacer clic sobre la opcin Base de datos en blanco en la pantalla de Introduccin a Microsoft Office
Access.
Si no aparece la pantalla de Introduccin haz clic en el Botn de Office y selecciona Nuevo.
Se abrir el cuadro de dilogo Archivo de nueva base de datos.

Haz clic sobre el icono
que aparece en la parte izquierda del cuadro de dilogo.
Haz doble clic sobre la carpeta Mis ejercicios.

Por ltimo en el cuadro Nombre de archivo: escribir Concesionario y hacer clic sobre el botn Aceptar.
En el panel Base de datos en blanco pulsa Crear.
Apartado 2 Ir al Botn de Office y elegir la opcin Salir de Access.
Apartado 3 Volver a abrir Access desde el icono en el Escritorio.

En el panel de la derecha de Documentos Recientes hacer clic sobre el nombre Concesionario.
Apartado 4 Hacer clic sobre el Botn de Office y elegir Cerrar base de datos del desplegable.
400
Ejercicio 2: Clnica
Apartado 1 Si no aparece la pantalla de Introduccin haz clic en el Botn de Office y selecciona
Nuevo.
A continuacin aparece el cuadro de dilogo Archivo nueva base de datos, pulsar en la flecha del cuadro
Guardar en: para seleccionar la carpeta Mis ejercicios.
En el cuadro Nombre de archivo: escribir Clinica y hacer clic sobre el botn Aceptar.
Por ltimo en el panel Base de datos en blanco pulsa el botn Crear.
Apartado 2 Hacer clic sobre el botn Cerrar
de la ventana.
Apartado 3 En la ventana de Introduccin hacer clic sobre el nombre Clinica que aparece en la seccin
Archivos Recientes.
Apartado 4 Ir al Botn de Office y elegir la opcin Salir de Access.
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401

En el apartado 1 tenemos que introducir los datos para ello debemos abrir la tabla Clientes en vista
Hoja de datos:
1 Abrir la base de datos Concesionario.
2 Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla Clientes para abrirla.
3 Escribir los datos que nos piden a excepcin de la ltima fila.
La ltima fila es casi idntica a la primera por lo que utilizaremos un truco, la copiaremos.
4 Seleccionar la fila del cliente 860 haciendo clic en el extremo izquierdo de la fila, la fila entera deber
quedar resaltada.
5 Pulsar Ctrl+C (copiar).
6 Seleccionar la primera fila vaca haciendo clic en su extremo izquierdo, la fila entera deber quedar
resaltada.
7 Pulsar Ctrl+V (pegar). Se habr copiado la fila del cliente 860.
A continuacin debemos cambiar el cdigo del nuevo cliente a 861.
8 Posicionarse sobre el campo y dejarlo en 861.
Nota: Si antes de cambiar el valor intentamos salir de la nueva fila nos aparecer un mensaje de error ya
que el Cdigo de cliente est definido como clave principal y por lo tanto no pueden existir dos clientes con el
cdigo 860.
En el apartado 2 hay que modificar el registro 9 (el que contiene el cliente Gerardo Hernndez Luis):
1 Ir a la hoja de datos de la tabla Clientes en caso de no estar en ella.
Ahora podemos ir directamente al registro a modificar haciendo clic sobre el nombre y cambiar Gerardo por
Alfredo pero vamos a practicar el desplazarse a un registro determinado:
2 Hacer doble clic sobre el recuadro en blanco de la barra inferior donde aparece en nmero de registro
actual.
3 Escribir el nmero del registro al cual queremos ir, 9.
4 Pulsar INTRO.
Ahora estaremos en el registro deseado. Como queremos cambiar el nombre:
5 Pulsar la FLECHA DERECHA del teclado hasta que el nombre quede seleccionado.
402
6 Escribir el nuevo nombre Alfredo.
En el apartado 3 hay que borrar el ltimo registro.

1 Hacer clic sobre la parte izquierda del registro para seleccionarlo completamente.
2 Hacer clic en el botn
de la seccin Registros en la pestaa Inicio.
En el apartado 4 hay que cerrar la tabla y la base de datos:

1 Hacer clic sobre el botn
de la ventana de Access.
Ejercicio 2: Clnica
En el apartado 1 hay que modificar la estructura de la tabla Pacientes:
1 Abrir la base de datos Clinica.
2 Ir al diseo de la tabla Pacientes, haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando la opcin Vista
Diseo
Para definir el campo Codigo Paciente como clave pricipal:

3 Hacer clic sobre el nombre del campo.
en la pestaa Diseo.
Para borrar el campo Provincia:

6 Hacer clic sobre el icono
en la pestaa Diseo.
7 Guardar la tabla haciendo clic sobre el botn
Para los dems apartados seguir las mismas intrucciones que para el apartado 1
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403

En el apartado 1 hay que modificar la estructura de la tabla Clientes:
1 Abrir la base de datos Concesionario que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.
2 Ir al diseo de la tabla Clientes, haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando
en el
men desplegable.
Para todos aquellos campos en los que hay que modificar el tamao:
1 Hacer clic sobre el nombre del campo a modificar para que aparezcan sus propiedades en la parte inferior
de la ventana.
2 Hacer clic sobre la propiedad Tamao.
3 Escribir el nuevo tamao.
Para el campo Codigo Cliente hay que asignar una regla de validacin:
2 Hacer clic sobre la propiedad Regla de validacin en la parte inferior de la ventana.
3 Escribir >0 Y <3001 para que nicamente nos permita introducir cdigos comprendidos entre 1 y 3000
(mayores que cero y menores que 3001.
Para mejorar la regla de validacin:
4 Hacer clic sobre la propiedad Texto de validacin para especificar el mensaje que deber aparecer en
pantalla si introducimos un valor que no cumple la condicin anterior.
5 Escribir Introducir Cdigos comprendidos entre 1 y 3000.
Para que el cdigo postal est compuesto siempre de cinco cifras le tenemos que asignar una mscara de
entrada:
1 Hacer clic sobre el nombre del campo Codigo postal.
2 Hacer clic sobre la propiedad Mscara de entrada, teclear la mscara 00000 (el 0 representa un dgito
numrico obligatorio y que si se introduce un valor, este deber contener obligatoriamente cinco cifras.
404
Para que el cdigo postal sea siempre menor que 53000:

1 Haz clic sobre la propiedad Regla de validacin y teclea < 53000.
Para mejorar esta regla de validacin:
2 Haz clic sobre la propiedad Texto de validacin y teclea El cdigo postal debe ser inferior a 53000.
Ahora vamos a especificar el valor predeterminado de la provincia de forma que aparezca Valencia
automticamente en el campo sin tener que escribirlo.
1 Hacer clic sobre el campo Provincia.
2 Hacer clic sobre la propiedad Valor predeterminado en la parte inferior de la ventana.
3 Escribir Valencia.
Para que el telfono se introduzca con mscara de telfono:

1 Hacer clic sobre el campo Telefono.
2 Haz clic sobre la propiedad Mscara de entrada.
que aparecer a la derecha de la propiedad.
4 Sigue el asistente y elige la mscara de telfono que tiene predefinida.

Nota: Si en el asistente no aparece, puedes aadirla usando la mscara (000) 000-000;;
Nos queda cambiar el formato de la fecha de nacimiento.
1 Haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento.
2 Haz clic sobre la propiedad Formato en la parte inferior de la ventana.
3 Haz clic sobre la flecha que aparece a la derecha de la propiedad.
Se abrir una lista desplegable.
4 Haz clic sobre Fecha corta.
Finalmente debemos guardar los cambios efectuados:

405
En el apartado 3 para dejar el cdigo 100 podemos:

Hacer clic sobre el cdigo y teclear el valor 100 sustituyndo el valor 4500,
o bien,
Hacer clic sobre el icono
de la barra de Acceso Rpido para deshacer los cambios.
En el apartado 5 hay que modificar la estructura de la tabla Coches vendidos:

1 Ir al diseo de la tabla, haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando
en el men
contextual.
Para todos aquellos campos en los que hay que modificar el tamao:
de la ventana.
Hay que cambiar el tipo de dato del campo Precio por Moneda:
1 Hacer clic sobre el tipo de dato del campo Precio.
2 Hacer clic sobre la flecha de la derecha.
3 Elegir Moneda.
Nota: El tipo Moneda utiliza utiliza la definicin de moneda que tiene el ordenador en la configuracin
regional de Windows.
Al final guardar la tabla.
406
Ejercicio 2: Clnica
En el apartado 1 hay que modificar la estructura de la tabla Pacientes:
1 Abrir la base de datos Clinica que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.
2 Ir al diseo de la tabla Pacientes, haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando
en
el men contextual.
Para todos aquellos campos de tipo texto en los que hay que modificar el tamao:
de la ventana.
Para que el campo Codigo Paciente sea de tipo entero:

2 Hacer clic sobre la propiedad Tamao en la parte inferior de la ventana.
4 Hacer clic sobre el valor Entero.

1 Hacer clic sobre el campo Fecha de nacimiento.
2 Hacer clic sobre la propiedad Formato en la parte inferior de la ventana.
3 Hacer clic sobre la flecha que aparece a la derecha de la propiedad.
4 Hacer clic sobre Fecha corta.
Finalmente guardaremos la tabla.
407
En el apartado 2 hay que modificar la estructura de la tabla Medicos:

en el men
contextual.
Para todos aquellos campos de tipo texto en los que hay que modificar el tamao:
de la ventana.
En el apartado 3 hay que modificar la estructura de la tabla Ingresos:

en el men
contextual.
Para modificar el tamao del campo Cama:

de la ventana.
Para que el campo Habitacion sea de tipo entero:

2 Hacer clic sobre la propiedad Tamao en la parte inferior de la ventana.
408
4 Hacer clic sobre la opcin Entero.

1 Hacer clic sobre el campo Fecha de nacimiento.
2 Hacer clic sobre la propiedad Formato en la parte inferior de la ventana.
3 Hacer clic sobre la flecha que aparece a la derecha de la propiedad.
4 Hacer clic sobre Fecha corta.

Por ltimo cerrar la base de datos haciendo clic sobre el botn
de la ventana.
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409

Para los apartados 2 y 3 hay que modificar la estructura de las tablas:
1 Ir al diseo de la tabla, haciendo clic derecho sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin y
seleccionando la opcin
2 Aadir el campo al final de la tabla.

3 Cerrar la tabla.
Si tienes problemas repasa la unidad 4.
En el apartado 4 hay que definir dos relaciones:

Una relacin de uno a varios entre Clientes y Coches vendidos. Como Coches vendidos contiene el
cdigo del cliente esta tabla ser la tabla relacionada y la tabla Clientes la tabla principal.
Como la ventana Relaciones est vaca tenemos que primero aadir las tablas:
2 Seleccionar la tabla Clientes.
3 Hacer clic sobre el botn Agregar.
4 Seleccionar la tabla Coches vendidos.
6 Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Y ahora definir la relacin:

7 Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal, es decir Codigo Cliente de la tabla Clientes.
8 Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el mismo campo de la tabla Coches
vendidos.
9 Soltar el botn del ratn.
10 Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
11 No activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los
registros relacionados (no se debera dejar borrar un cliente si este tiene coches vendidos).
410
12 Hacer clic sobre el botn Crear.

Al pulsar el botn puede que te salga algn mensaje de error, en este caso tendrs que pulsar el botn
Cancelar, corregir la causa del error y volver a intentar crear la relacin. Segn el mensaje que sale puedes
saber cul es la causa del error.
Si el mensaje es No se encontr ningn ndice nico... es porque no tienes definido el campo Codigo
Cliente como clave principal en la tabla Clientes.
Si el mensaje es La relacin debe ser sobre el mismo nmero de campos... es porque el campo
Codigo Cliente de la tabla clientes no es del mismo tipo que el campo Codigo Cliente de la tabla Coches
vendidos, comprueba tipo de dato y tamao.
Si el mensaje es MS no puede crear esta relacin y exigir integridad referencial... es porque en la
tabla Coches vendidos tienes algn registro (o varios) con un valor en el campo Codigo Cliente que no
existe en la tabla Clientes. A menudo es debido al valor predeterminado del campo Codigo Cliente de la
tabla Coches vendidos. Los campos numricos tienen por defecto el valor predeterminado cero por lo que
cuando se crea un nuevo registro se asigna el valor cero al campo a menos que escribamos otro. El cero no
es lo mismo que el valor nulo por lo que Access entiende que el coche vendido se asigna al cliente cuyo
cdigo es cero y en la tabla Clientes no hay ningn cliente con el cdigo cero por eso da error. Por todo ello
es conveniente quitar el valor predeterminado en los campos que intervienen en las relaciones.
Si no te sale ningn mensaje de error se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
La segunda relacin a definir es una relacin de uno a varios entre Coches vendidos y revisiones. Como
Revisiones contiene la matrcula del coche, la tabla Coches vendidos es ahora principal y la tabla
relacionada es Revisiones (un coche puede tener varias revisiones y una revisin corresponde a un slo
coche)
Como la tabla Coches vendidos est en la ventana Relaciones slo hay que aadir la tabla Revisiones.
Se supone que todava tienes abierta la ventana Relaciones, sino brela.
13 Seleccionar la tabla Revisiones.
Y ahora definir la relacin:
16 Ir sobre el campo Matrcula de la tabla Coches vendidos.
17 Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el mismo campo de la tabla
Revisiones.
20 Activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los
411
registros relacionados (hemos decidido que se pueden borrar coches que tengan revisiones y este caso
borrar tambin esas revisiones).
Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
22 Cerrar la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botn
Aparecer un cuadro de dilogo.

23 Hacer clic sobre el botn S para guardar la ventana.
En los apartados 5 y 6 hay que abrir las tablas correspondientes e introducir los datos.
Ejercicio 2: Clnica
En el apartado 2 hay que modificar la estructura de la tabla Ingresos:
Hacer lo mismo que en el ejercicio 1.
En el apartado 3 hay definir las dos relaciones, una entre Pacientes e Ingresos y otra entre Medicos e
Ingresos:
2 Seleccionar la tabla Pacientes.
4 Seleccionar la tabla Ingresos.
6 Seleccionar la tabla Mdicos.
Para definir las relaciones:

9 Ir sobre el campo Codigo Paciente de la tabla Pacientes.
10 Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el mismo campo de la tabla Ingresos.
412
registros relacionados.
Ahora vamos a realizar la segunda relacin:
15 Ir sobre el campo Codigo Medico de la tabla Medicos.
16 Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el mismo campo de la tabla Ingresos.
registros relacionados.
21 Cerrar la ventana de relaciones haciendo clic sobre su botn
En los apartados 4, 5 y 6 hay que abrir las tablas correspondientes e introducir los datos.
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413

En el apartado 2 tenemos que crear una consulta a partir de la tabla Coches vendidos.
2 Hacer clic en la tabla Coches vendidos.
3 Hacer clic en el botn Agregar.
4 Pulsar el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo.
5 Hacer clic doble clic sobre el campo Matricula.
6 Hacer clic doble clic sobre el campo Marca.
7 Hacer clic doble clic sobre el campo Modelo.
8 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn
de la pestaa Diseo.
Observa como nicamente nos ensea los tres campos solicitados de la tabla.
9 Cerrar la consulta.
10 Escribir el nombre Consulta coches vendidos.
En el apartado 3 hay que modificar la consulta anterior para ampliar sus criterios.
1 Hacer clic derecho sobre el nombre Consulta coches vendidos en el Panel Exploracin.
2 Seleccionar la opcin
3 Desplegar el Botn de Office y elegir la opcin Guardar como.

4 Escribir el nombre Coches Ford. La guardamos antes para no machacar por error la consulta anterior.
5 Hacer doble clic sobre el campo Precio.
6 En la fila Criterios: de la columna Marca escribir Ford.
414
En el apartado 4 hay que modificar la consulta anterior para ampliar sus criterios.
1 Hacer clic derecho sobre el nombre Coches Ford en el Panel de Exploracin.
3 Desplegar el Botn de Office y elegir la opcin Guardar como.

4 Escribir el nombre Ford superiores. La guardamos antes para no machacar por error la consulta anterior.
5 En la fila Criterios: de la columna Precio escribir >2600000.
En el apartado 5 tenemos que crear otra consulta con las tablas Clientes y Coches vendidos.
1 Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear.
4 Hacer clic en la tabla Clientes.
6 Pulsar el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Deben aparecer las tablas unidas por una
combinacin.
7 Hacer clic doble clic sobre el campo Poblacion.
8 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos.
10 En la fila Criterios: de la columna Marca escribir Ford.
11 En la fila O: de la misma columna escribir Citroen.
12 En la fila Orden: de la columna Poblacion seleccionar la opcin Ascendente.
13 En la fila Orden: de la columna Apellidos seleccionar la opcin Ascendente.
de la pestaa Diseo.
415
16 Escribir el nombre Clientes de Ford y Citroen.

Ejercicio 2: Clnica
Para el apartado 2 :
2 Hacer clic en la tabla Pacientes.
5 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos paciente.
6 Hacer clic doble clic sobre el campo Telefono paciente.
7 Hacer clic doble clic sobre el campo Fecha nacimiento.
8 En la fila Criterios: de la columna Fecha nacimiento escribir < 01/01/60.
9 Hacer clic doble clic sobre el campo Codigo postal.
10 Desmarcar la casilla de la fila Mostrar: de la columna Codigo postal.
11 En la fila Criterios: de la columna Codigo postal escribir 28028.
12 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn Ejecutar
de la pestaa de Diseo.
14 Escribir el nombre Pacientes del 28028.
En el apartado 3 tenemos que crear otra consulta con las tablas Pacientes y Medicos e Ingresos.
2 Hacer clic en la tabla Pacientes.
4 Hacer clic en la tabla Medicos.
416

6 Hacer clic en la tabla Ingresos.
8 Pulsar el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Deben aparecer las tablas unidas por una
combinacin.
9 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos Paciente.
10 Hacer clic doble clic sobre el campo Fecha nacimiento.
11 Hacer clic doble clic sobre el campo Fecha ingreso.
12 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos medico.
13 Hacer clic doble clic sobre el campo Especialidad.
14 En la fila Criterios: de la columna Fecha ingreso escribir > 31/12/98.
17 Escribir el nombre Pacientes con medico.

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417

Apartado 1:
5 Hacer clic doble clic sobre el campo Matricula.
6 Hacer clic doble clic sobre el campo Precio.
7 Hacer clic doble clic otra vez sobre el campo Precio.
8 Hacer clic en el botn Totales
de la pestaa Diseo para aadir a la rejilla la fila Total: y convertir la
consulta en una consulta de resumen.

9 En la primera columna de la rejilla (la de Matricula) cambiar el valor agrupar por de la fila Total: por el
valor Expresin.
10 Sustituir el valor de la fila Campo: por n de coches vendidos:Cuenta(*)
11 En la segunda columna de la rejilla (la primera de Precio) cambiar el valor agrupar por de la fila Total:
por el valor Suma.
12 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de Precio escribir importe vendido:
para que aparezca este texto como encabezado de columna.
13 En la tercera columna de la rejilla (la segunda de Precio) cambiar el valor agrupar por de la fila Total:
por el valor Promedio.
14 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de Precio escribir Precio medio: para
que aparezca este texto como encabezado de columna.
16 En esa misma columna cambiar el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Donde.
17 A continuacin en la misma columna, en la fila Criterio:, escribir <> Citroen para que no se consideren
los coches de la marca Ctroen.
418
20 Escribir el nombre Resumen sin Citroen.
Apartado 2:
El truco consiste en utilizar el valor interno de los campos de tipo S/No, el valor S se almacena como el
valor -1 y el valor No como 0, por lo que si sumamos los valores de una columna de tipo S/No, obtenemos en
negativo el nmero de valores S que esta contiene, slo nos queda por ejemplo multiplicar este valor por -1
para obtener su positivo.
2 Hacer clic en la tabla Revisiones.
5 Hacer clic doble clic sobre el campo Cambio aceite.
6 Hacer clic doble clic sobre el campo Cambio filtro.
7 Hacer clic doble clic otra vez sobre el campo revision frenos.
de la pestaa de Diseo para aadir a la rejilla la fila Total: y
convertir la consulta en una consulta de resumen.

9 En la primera columna de la rejilla (la de Cambio aceite) cambiar el valor agrupar por de la fila Total:
por el valor Expresin.
10 Sustituir el valor de la fila Campo: por Cambios aceite:suma([Cambio aceite]) * -1
11 En la segunda columna de la rejilla (la de Cambio filtro) repetir los pasos 10 y 11 cambiando Cambio
aceite por Cambio filtro y la cabecera de columna.
12 En la tercera columna de la rejilla (la de revision frenos) repetir los pasos 10 y 11 cambiando Cambio
aceite por revision frenos.
15 Escribir el nombre Resumen revisiones.
419
Ejercicio 2: Clnica

6 Pulsar el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Las dos tablas deben aparecer combinadas.
7 Hacer clic doble clic sobre el campo Nombre medico.
8 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos medico.
9 Hacer clic doble clic sobre el campo ningreso.

11 En la primera columna de la rejilla (la de Nombre medico) dejar el valor agrupar por de la fila Total:.
12 En la segunda columna de la rejilla (la de Apellidos medico) dejar el valor agrupar por de la fila
Total:.
13 En la tercera columna de la rejilla (la de ningreso) cambiar el valor agrupar por de la fila Total: por el
valor Cuenta.
14 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de ningreso escribir ingresos
atendidos: para que aparezca este texto como encabezado de columna.
15 A continuacin en la misma columna, en la fila Criterio:, escribir > 3 para que salgan unicamente las
files que tengan un n de ingresos mayor que 3. En este caso no hay que poner Donde en la fila Total:
porque la condicin se basa en las filas del resultado del resumen.
16 Hacer clic en el botn Ejecutar
18 Escribir el nombre Medicos saturados.
420
6 Pulsar el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Las dos tablas deben aparecer combinadas.
7 Hacer clic doble clic sobre el campo Especialidad.
8 Hacer clic doble clic sobre el campo fecha ingreso.

10 En la primera columna de la rejilla (la de Nombre medico) dejar el valor agrupar por de la fila Total:.
11 En la segunda columna de la rejilla (la de fecha ingreso) cambiar el valor agrupar por de la fila Total:
por el valor Mn. La fecha ms antigua ser el valor mnimo de todas las fechas.
12 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de ningreso escribir ingreso ms
antiguo: para que aparezca este texto como encabezado de columna.
15 Escribir el nombre Ingresos antiguos.
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421

1 Abre la base de datos Concesionario.
2 Hacer clic en el botn Asistente para Consultas en la pestaa Crear y selecciona Asist. consultas de
tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparece.
Pulsa Aceptar.
3 Elegir la tabla Coches vendidos. Toda la informacin que necesitamos est en esta tabla.
4 Pulsar el botn Siguiente. Aparecer la ventana para introducir el encabezado de filas.
5 Hacer clic en el campo Marca para seleccionarlo.
7 Pulsar el botn Siguiente. Aparecer la ventana para introducir el encabezado de columnas.

8 Hacer clic en el campo Color.
9 Pulsar el botn Siguiente.
10 Hacer clic en el campo matricula y clic en la funcin Cuenta.
11 Pulsar el botn Siguiente. Aparecer la ventana para introducir el nombre de la consulta.
12 Escribir Cruzada marca-color.
13 Pulsar el botn Finalizar. Aparece el resultado de la consulta.
422
Ejercicio 2: Clnica
Antes de empezar con la consulta de referencias cruzadas tenemos que crear la consulta que ser el
origen de la cruzada.
1 Crear una consulta que combine las tablas Ingresos, Pacientes y Medicos, incluir en la consulta todos
los campos de las tres tablas, en realidad slo nos hara falta ningreso, especialidad y poblacion, pero as
la consulta nos podr servir para otras consultas.
2 Guardar la consulta con el nombre ingresos-pacientes-medicos.
Ahora podemos crear la consulta de referencias cruzadas.

1 Hacer clic en el botn Asistente para Consultas en la pestaa Crear y selecciona Asist. consultas de
tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparece.
2 Pulsa Aceptar.
3 Elegir la Consulta ingresos-pacientes-medicos.
4 Pulsar el botn Siguiente. Aparecer la ventana para introducir el encabezado de filas.
5 Hacer clic en el campo Poblacion para seleccionarlo.
7 Pulsar el botn Siguiente. Aparecer la ventana para introducir el encabezado de columnas.

8 Hacer clic en el campo Especialidad.
10 Hacer clic en el campo ningreso y clic en la funcin Cuenta.
11 Pulsar el botn Siguiente. Aparecer la ventana para introducir el nombre de la consulta.
12 Escribir Cruzada poblacion-especialidad.
13 Pulsar el botn Finalizar. Aparece el resultado de la consulta.
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423

Apartado 1:
1 Abrir de la base de datos Concesionario.
3 Elegir la tabla Revisiones.
5 Elegir la tabla Coches vendidos.
7 Pulsar el botn Cerrar.
8 Hacer doble clic sobre el campo revisiones.* para seleccionar de golpe todos los campos de la tabla
Revisiones.
9 Hacer doble clic sobre el campo Marca para aadirlo a la rejilla para poder poner la condicin de
seleccin.
10 En la fila Criterios escribir Ford para formar la condicin Marca = 'Ford'.
11 Hacer clic en la casilla de verificacin de la fila Mostrar de la columna Marca para que no aparezca en
el resultado de la consulta y se grabe en la nueva tabla.
12 Haz clic en el botn Crear tabla de la pestaa Diseo.
13 Escribir el nombre de la nueva tabla Revisiones Ford.
15 Hacer clic en el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para comprobar los datos que se
grabarn.
17 Cierra la consulta ponindole el nombre Crear revisiones Ford.
424
Apartado 2:
queremos actualizar el precio de los coches de la marca Ford, aadiremos Precio y Marca.
5 Hacer doble clic sobre el campo Precio.
6 Hacer doble clic sobre el campo Marca.
7 En la fila Criterios de la columna escribir Ford para formar la condicin Marca = 'Ford'.
9 En la fila Actualizar a: escribir [Precio]*1,05 o si lo prefieres [Precio] + ([Precio]*5/100). Recuerda
escribir el nombre de los campos entre corchetes [ ] para evitar que Access los confunda con literales.
para actualizar.
11 Cerrar la consulta ponindole el nombre Subir precio.

Apartado 3:
2 Elegir la tabla Revisiones.
7 Hacer doble clic sobre el campo revisiones.* .
8 Hacer doble clic sobre el campo Marca para aadirlo a la rejilla para poder poner la condicin de
seleccin.
9 En la fila Criterios escribir Ford para formar la condicin Marca = 'Ford'.
10 Haz clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo.
425
11 En la fila Eliminar: de la columna Marca observa que Access ha puesto Donde, y en la columna
revisiones.* ha puesto Desde.
12 Hacer clic en el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para comprobar las filas que se
borrarn.
14 Cerrar la consulta ponindole el nombre Eliminar revisiones Ford.
Apartado 4:
2 Elegir la tabla Revisiones Ford.
Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a aadir los campos que nos hacen falta.
5 Hacer doble clic sobre el campo Revisiones Ford.* para seleccionar de golpe todos los campos. Lo
podemos hacer porque los campos de la tabla Revisiones Ford estn en el mismo orden que los campos de
la tabla Revisiones.
6 Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo.
7 Escribir el nombre de la tabla donde queremos insertar las filas Revisiones.
8 En la fila Anexar a: observa que Access ha puesto automticamente Revisiones.* (todos los campos de
la tabla Revisiones).
insertarn.
11 Cerrar la consulta ponindole el nombre Recuperar Ford.
426
Ejercicio 2: Clnica
Apartado 1:
1 Abrir la base de datos Clinica.
3 Elegir la tabla Pacientes.
5 Elegir la tabla Ingresos.
8 En la zona de tablas, hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. Se abrir un cuadro de
dilogo Propiedades de la combinacin.
9 Seleccionar la opcin Incluir TODOS los registros de 'Pacientes' y slo aquellos registros de
'ingresos' donde los campos combinados sean iguales
10 Pulsar el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Observar que ahora la relacin aparece como
una flecha que sale de la tabla Pacientes, esto te indica que la consulta incluir todos los registros de
Pacientes.
11 Hacer doble clic sobre el campo Pacientes.* para seleccionar de golpe todos los campos de la tabla
Pacientes.
12 Hacer doble clic sobre el campo ningreso para aadirlo a la rejilla para poder poner la condicin de
seleccin.
13 En la fila Criterios escribir es nulo para formar la condicin ningreso es nulo. Los pacientes no
ingresados son los que no aparecen en la tabla Ingresos por lo que en las filas de la combinacin de las dos
tablas aparecern y no tendrn datos en los campos que vienen de la tabla Ingresos.
14 Hacer clic en la casilla de verificacin de la fila Mostrar de la columna ningreso para que no aparezca
en el resultado de la consulta y se grabe en la nueva tabla.
15 Hacer clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo.
16 Escribir el nombre de la nueva tabla Pacientes no ingresados.
427
grabarn.
20 Cierra la consulta ponindole el nombre Crear Pacientes no ingresados.
Apartado 2:
queremos actualizar el nhabitacion de los ingresos de la habitacion 504, aadiremos Habitacion.
5 Hacer doble clic sobre el campo Habitacion.
6 En la fila Criterios escribir 504 para formar la condicin Habitacion = 504.
7 Hacer clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo.
8 En la fila Actualizar a: escribir 505 .
para actualizar.
10 Cerrar la consulta ponindole el nombre Cambiar habitacion.
Apartado 3:
2 Elegir la tabla Pacientes.
7 En la zona de tablas, hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. Se abrir un cuadro de
428
dilogo Propiedades de la combinacin.

8 Seleccionar la opcin Incluir TODOS los registros de 'Pacientes' y slo aquellos registros de
'ingresos' donde los campos combinados sean iguales
9 Pulsar el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.
10 Hacer doble clic sobre el campo Pacientes.* para seleccionar de golpe todos los campos de la tabla
Pacientes.
11 Hacer doble clic sobre el campo n ingreso para aadirlo a la rejilla para poder poner la condicin de
seleccin.
12 En la fila Criterios escribir es nulo para formar la condicin n ingreso es nulo.
13 Hacer clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo.
14 En la fila Eliminar: de la columna n ingreso observa que Access ha puesto Donde, y en la columna
Pacientes.* ha puesto Desde.
Como el origen de la consulta se basa en varias tablas, debemos cambiar las propiedades de la consulta
para que nos permita ejecutarla.
15 Hacer clic en el botn Hoja de propiedades de la pestaa Diseo
,y
cambiar la propiedad de la consulta Registros nicos a S.
16 Hacer clic en el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para comprobar las filas que se
borrarn.
18 Cerrar la consulta ponindole el nombre Eliminar no ingresados.
429
Apartado 4:
2 Elegir la tabla Pacientes no ingresados.
5 Hacer doble clic sobre el campo Pacientes no ingresados.* para seleccionar de golpe todos los campos.
6 Hacer clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo.
7 Escribir el nombre de la tabla donde queremos insertar las filas Pacientes.
8 En la fila Anexar a: observa que Access ha puesto automticamente Pacientes.*
insertarn.
11 Cerrar la consulta ponindole el nombre Recuperar Pacientes.
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430

Apartado 2:
1 Abrir la base de datos Concesionario.
formularios
de la pestaa Crear.
3 Elegir la tabla Clientes como origen del formulario.

4 Hacer clic sobre el botn Aceptar.
6 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
7 Dejar activada la opcin En columnas como distribucin del formulario.
9 Elegir el estilo del formulario que ms te guste.
10 Hacer clic sobre el botn Siguiente.
11 Escribir como ttulo Mantenimiento de Clientes.
12 Hacer clic sobre el botn Finalizar.
13 Cerrar el formulario.
Apartado 3:
Seguir los mismos pasos que para el apartado 2 sustituyendo los nombres de la tabla y el ttulo.
Puedes practicar desplazando los controles y alinendolos.
Apartado 4:
Para realizar este ejercicio utilizaremos el asistente para formularios para crear casi todo el formulario,
despus modificaremos el diseo para crear un cuadro combinado que permita visualizar junto a la matrcula
el nombre del cliente. Este cuadro combinado deber sacar la matrcula y el nombre y apellidos del cliente
correspondiente. Como no tenemos los tres campos en la misma tabla deberemos crear una consulta para
tenerlos juntos y luego basaremos el cuadro combinado en esa consulta.
431
1 Antes de empezar a crear el formulario crearemos la consulta Coches con clientes para tener cada
coche con los datos del cliente correspondiente para luego utilizarla como origen del cuadro combinado.
Despus podemos empezar la creacin del formulario:

2 Seguir los pasos 1 al 11 del apartado 2 sustituyendo Clientes por Revisiones.
3 Seleccionar la opcin Modificar el diseo del formulario.
4 Hacer clic sobre el botn Finalizar. Entramos en la ventana diseo de formulario.
5 Hacer clic sobre el control correspondiente a la matrcula.
6 Pulsar la tecla DEL o SUPR para eliminar el control. Lo borramos para sustituirlo por el cuadro
combinado.
7 Asegrarse que el botn Asistentes para controles
de la pestaa Diseo est activado (debeverse
como en la imagen). Si no lo est hacer clic sobre l, aparecer activado.

9 Posicionar el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner el control, pulsar el botn izquierdo del
ratn y sin soltarlo arrstrar el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego soltar el botn. Como
10 Elegir la opcin Deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta.
12 Elegir la consulta Coches con clientes.
13 Pulsar el botn Siguiente. Se abre la siguiente ventana.
Vamos a eligir tres campos Matricula, Nombre cliente y Apellidos Cliente.
14 Hacer clic en el campo Matricula, hacer clic sobre el botn
15 Hacer clic en el campo Nombre cliente, hacer clic sobre el botn

derecha.
y el campo pasar a la
16 Hacer clic en el campo Apellidos cliente, hacer clic sobre el botn

derecha.
y el campo pasar a la

18 Ordena los campos de forma ascendente por matrcula.
En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista.
432
20 Ajustar el ancho del campo Matricula.

22 Selecciona la columna Matrcula para que coja de ah el valor.
20 Seleccionar la opcin Almacenar el valor en el campo:.
24 Elegir de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opcin el campo Matricula. De esta forma
cuando el usuario seleccione una fila de la lista, la matrcula correspondiente a esa fila se almacenar en el
campo Matricula de la tabla Revisiones.
26 Cambiar si se quiere el ttulo de la etiqueta.
27 Pulsar el botn Finalizar.
Vemos el resultado.
28 Guardar los cambios haciendo clic en el botn
Ejercicio 2: Clnica
Apartado 2 y 3:
1 Posicionarse en la pestaa Formularios de la ventana Base de datos de la base de datos Clinica.
2 Seguir los mismos pasos que para el apartado 2 del ejercicio 1 sustituyendo los nombres de la tabla y el
ttulo.
Apartado 4:
Para realizar este ejercicio utilizaremos el formulario Mantenimiento de medicos creado en el apartado
anterior, y le aadiremos un subformulario dependiente para que aparezcan los ingresos de cada mdico.
1 Antes de empezar a crear el formulario Ingresos por Medico crearemos el formulario que nos servir de
origen del subformulario, lo llamaremos Sub ingresos. Incluir en l todos los campos de la tabla Ingresos y
darle distribucin Tabular.
433
Despus podemos empezar la creacin del formulario Ingresos por Medico.

2 Abre en Vista de diseo el formulario Mantenimiento de Medicos.
3 Modificar el tamao de la seccin Detalle para que quepa el subformulario.
4 Cambiar la disposicin de los controles para dejarlos en la zona superior de la seccin Detalle.
5 Hacer clic sobre el botn Subformulario
6 Posicionar el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner el subformulario, pulsar el botn izquierdo
del ratn y sin soltarlo arrastrar el ratn dejando el control de un tamao apropiado para que quepan varias
filas de ingresos, luego soltar el botn.
7 En la primera pantalla del asistente hacer clic en el nombre del formulario Sub ingresos (el formulario que
creamos en el paso 1) vers que el botn de la opcin Usar un formulario existente se activa
automticamente. Podramos no haber definido el formulario Sub ingresos previamente y haber elegido la
opcin Usar tablas y consultas existentes, pero esta forma nos deja menos libertad a la hora de definir el
subformulario.
9 Deja la opcin seleccionada en esta ventana y pulsa Siguiente.
10 Escribir como nombre del subformulario subformulario ingresos. Este es el nombre del control
subformulario que tienes en el formulario.
11 Pulsar el botn Finalizar.
12 Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y recarga ms nuestro formulario. Hacer
clic sobre la etiqueta y pulsar la tecla DEL o SUPR.
13 Quita del mismo modo la etiqueta Sub Ingresos del subformulario.
14 Hacer clic en el botn de Vistas para ver el resultado en la Vista Formulario.
Como las dos tablas estn relacionadas por el campo Codigo medico, Access automticamente ha
enlazado el subformulario con el formulario por ese campo con lo cual en el subformulario slo aparecen los
ingresos que tienen asignado el cdigo de mdico del registro activo en el formulario principal.
15 Guardar el formulario, eligiendo Guardar como, en el Botn de Office .
16 Llmalo Ingresos por mdico.
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434

Apartado 2:
Para que pueda archivar los clientes de cada poblacin en archivadores distintos tengo que obtener un
listado agrupado por poblacin (dentro de la poblacin ordenar los clientes por apellidos), adems se debern
imprimir los clientes de poblaciones distintas en hojas distintas.
1 Haz clic en el botn Asistente para informes de la pestaa Crear.

2 Elegir la tabla Clientes como origen del informe.
3Hacer clic sobre el botn
5 Hacer clic sobre el campo Poblacion para seleccionarlo.
para aadir esa agrupacin.
8 Desplegar el primer cuadro combinado y elegir Apellidos para que los registros aparezcan ordenados por
apellidos.
10 Dejar activada la opcin En pasos como distribucin del informe.
14 Escribir como ttulo Clientes por poblacion.
Como tenemos que rectificar el diseo porque queremos que salte de pgina al finalizar cada poblacin,
marcamos la casilla Modificar el diseo del informe.
Una vez en la ventana Diseo de informe, vamos a aadir el salto de pgina. Queremos que salte
despus de terminar un grupo, luego esto lo indicaremos en el pie de grupo.
de la pestaa Diseo.
17 Haz clic en el vnculo Ms para acceder a todas las opciones de la agrupacin.

435
18 Selecciona con una seccin de pie para mostrar un pie de grupo.

19 Selecciona tambin la opcin Mantener todo el grupo junto en una pgina para que hasta que no
termine la seccin (el pie de grupo) no salte de pgina.
20 Inserta en el pie creado un control Salto de lnea
Observa que cambia de pgina cuando termina una poblacin.
22 Hacer clic sobre el botn Cerrar para salir de la vista preliminar
23 Cerrar el informe guardando los cambios.
Apartado 3:
2 Elegir la tabla Coches vendidos como origen del informe.
5 Si aparece adrupado por Codigo de Cliente, haz clic sbre l para seleccionarlo.
para quitar esa agrupacin.
7 Hacer clic sobre el campo marca para seleccionarlo.

para aadir esa agrupacin.
10 Desplegar el primer cuadro combinado y elegir Modelo para que los registros aparezcan ordenados por
modelo dentro de la misma marca.
Como queremos aadir una lnea de totales...
11 Hacer clic sobre el botn Opciones de resumen para aadir los totales.
12 En la columna Suma marcar la casilla correspondiente al campo Precio para que se calcule la suma de
los importes de una misma marca.
13 Haz clic sobre el botn Aceptar para volver al asistente.
15 Dejar activada la opcin En pasos como distribucin del informe.
436

19 Escribir como ttulo Coches por marca.
Como tenemos que rectificar el diseo porque queremos aadir la cantidad de coches vendidos por marca,
marcamos la casilla Modificar el diseo del informe.
Una vez en la ventana Diseo de informe, vamos a aadir el control. En el pie de grupo correspondiente
aparece el total que incluimos con el asistente (el que calcula la suma de los importes). Vamos a aprovechar
este control para crear el nuevo.
21 Hacer clic sobre el control correspondiente a la suma de importes, quedar seleccionado.
22 Pulsar Ctrl + C para copiarlo.
23 Pulsar Ctrl + V para pegarlo. Aparece un nuevo control.
24 Arrstrarlo hasta donde quieres que se quede en el informe. Mantenerlo seleccionado.
25 Abrir el cuadro Propiedades con el botn
(si no lo tienes abierto). Deben
aparecer las propiedades del nuevo control, sino haz clic sobre el control para seleccionarlo.
26 En la propiedad Origen del control, cambia =suma([precio]) por =cuenta([matricula]) para que este
control cuente las matrculas (es lo mismo contar matrculas que coches).
27 En la pestaa Formato, en la propiedad Formato, cambia el de Moneda por Nmero general.
Observa que ahora tienes los dos totales.
Para mejorar el diseo puedes aadir una etiqueta delante del nuevo campo con el contenido N de coches
vendidos.....
Si en los importes aparecen almohadillas en vez del precio, haz ms grandes las cajas de texto que los
contienen.
Apartado 4:
Para realizar este ejercicio tienes que seguir los mismos pasos que en los apartados anteriores pero sin
definir agrupaciones ni ordenaciones.
437
Aqu lo que puedes hacer es practicar desplazando los controles y alinendolos.
Ejercicio 2: Clnica
Apartado 2:
1 Antes de empezar a crear el informe crearemos la consulta Ingresos con paciente y medico para tener
cada ingreso con los datos del paciente correspondiente y con los datos del mdico correspondiente para
luego utilizarla como origen del informe. Si tienes algn problema deberas repasar el tema 7.
Despus podemos empezar la creacin del informe.
2 Elegir la consulta Ingresos con paciente y medico como origen del informe.
3 Hacer clic sobre el campo Fecha ingreso para seleccionarlo.
para aadirlo a la lista de campos del informe.
5 Hacer clic sobre el campo Apellidos de Pacientes para seleccionarlo.

7 Hacer clic sobre el campo Nombre de Pacientes para seleccionarlo.

9 Hacer clic sobre el campo Apellidos de Medicos para seleccionarlo.


15 Elige la opcin En columnas como distribucin del informe.
19 Escribir como ttulo Ingresos con paciente y medico.
Como tienes que rectificar el diseo para practicar, marcar la casilla Modificar el diseo del informe.
438

Una vez en la ventana Diseo de informe, puedes practicar cambiando los encabezados de las columnas
y el formato de los controles.
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439

Apartado 2 :
1 Haz clic derecho en la tabla Coches vendidos y selecciona la opcin Vista Diseo en el men
contextual.
2 En la primera fila en blanco de la columna Nombre del campo aadir Factura.
3 En la columna Tipo de datos de la misma fila seleccionar el tipo Objeto OLE.
4 Cierra la tabla guardando los cambios.
Apartado 3:
1 Haz clic derecho en el formulario Mantenimiento Coches vendidos y selecciona la opcin Vista Diseo
2 Haz clic derecho sobre el campo de texto de Color y selecciona Cambiar a... y Cuadro combinado.
3 Cambia la propiedad Tipo de origen de la fila a Lista de valores.
4 En Origen de la fila escribe "Azul";"Rojo";"Blanco";"Negro".
5 Asegrate de que la propiedad Limitar a lista est establecida en No para poder aadir otros colores que
no estn en lista.
Apartado 4:
1 Selecciona el control Marco de objeto dependiente
y dibjalo sobre el escenario.
2 Haz clic sobre su etiqueta y pulsa la tecla SUPR para eliminarla, no la necesitaremos.
3 Selecciona el Marco de objeto y muestra sus propiedades haciendo clic derecho sobre l y
seleccionando la opcin Propiedades.
4 Cambiar la propiedad Origen de control a Factura.
5 Cambiar la propiedad Modo de cambiar el tamao a Extender.
6 Cambiar la propiedad Tipo de presentacin a Icono.
7 Cambiar la propiedad Tipo OLE permitido a Incrustados para que el documento se almacene junto a la
base de datos.
8 Cambiar la propiedad Activado a S.
440
9 Cambiar la propiedad Bloqueado a No.

10 Cambiar la propiedad Efecto especial a Grabado.
11 Pulsando el botn Vistas podrs ver cmo funciona.
Observa que si haces clic derecho sobre el Marco de objeto y seleccionas Insertar Objeto podrs
almacenar las facturas del coche junto al resto de sus propiedades.
12 Guarda los cambios y cierra el formulario.
Ejercicio 2: Clnica
1 Haz clic derecho en el formulario Ingresos por Medicos y selecciona la opcin
en el
men contextual para acceder a la Vista de Diseo del Formulario.

Durante los siguientes pasos cambiaremos diversas propiedades de los controles y elementos del
formulario. Es aconsejable que despus de realizarlos pases a la vista de Formulario para ver cmo afectan
a su apariencia haciendo clic en el botn Vistas.
2 Haz clic derecho sobre el icono
en la esquina superior izquierda del formulario y selecciona
Propiedades para mostrar el cuadro Propiedades.
3 Cambia la propiedad Selectores de registros a No.
4 Cambia la propiedad Separadores de registros a No.
Dejaremos la ventana Propiedades abierta, pues la seguiremos utilizando durante el resto del ejercicio.
5 Si no modificaste el formulario, los cuatro campos de texto deberan estar en columna. Selecciona los
dos ltimos para cambiarlos de sitio.
6 Haz clic sobre alguno de ellos, y sin soltar el botn del ratn, arrstralos hasta tenerlos a la derecha de
los dos primeros cuadros de texto.
7 En la ventana Propiedades selecciona subformulario ingresos para ver sus propiedades.
8 Modifica la propiedad Efecto especial a Grabado.
Ahora cambiaremos las propiedades del formulario que se encuentra dentro del control Subformulario.
dentro del subformulario.
10 En la ventana Propiedades cambia la propiedad Botones de desplazamiento a No.

11 Cambia la propiedad Selectores de registros a No.
12 Cambia la propiedad Barras de desplazamiento a Slo vertical.
13 Cambia la propiedad Permitir agregar a No.
441
Ahora vamos a modificar la alineacin de los elementos que aparecen en el subformulario.

14 Haz clic en la etiqueta N Ingreso en el subformulario para seleccionarla.
15 Pulsa la tecla MAYUS y sin soltarla haz clic en el resto de etiquetas y cuadros de texto del
subformulario.
16 En la ventana Propiedades cambia la propiedad Alineacin del texto a Izquierda.
Ahora dibujaremos un control Rectngulo para mejorar la apariencia del formulario.
17 Selecciona el control Rectngulo
en la pestaa Diseo y dibuja un Rectngulo sobre el formulario
que agrupe a los cuatro campos del formulario principal.
18 Alinea y modifica el tamao de los controles para que queden alineados.
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442

2 Guarda la Macro desde Botn de Office Guardar
3 Dale el nombre de SubirPrecio.
No en Eco activo.
Ahora abriremos el formulario donde haremos los cambios.
8 En los Argumentos de accin seleccionamos Mantenimiento Coches vendidos en Nombre del
formulario.
9 Modificaremos la opcin Condicin WHERE para que pueda leerse No EsNulo([Extras instalados]) para
que se cargue el formulario filtrando los registros cuyo campo Extras instalados no sea nulo.
10 Cambia la opcin Vista a Formulario.
11 Cambia la opcin Modo de datos a Modificar.
12 Cambia la opcin Modo de la ventana a Normal.
13 En la siguiente lnea selecciona la Accin EjecutarMacro.
14 En los Argumentos de accin escribe SubirPrecio.repite en la opcin Nombre de macro.
15 En expresin de repeticin escribe No EsNulo([Formularios]![Mantenimiento Coches
vendidos]![Matricula]) para que se repita la Macro repite para todos los coches en el formulario (todos
tendrn nmero de matrcula).
Ahora nos desplazaremos unas cuantas lneas para colocar el bucle.
16 Baja unas 5 o 6 lneas y en Accin selecciona EstablecerValor.
17 En los Argumentos de Accin escribe [Formularios]![Mantenimiento Coches vendidos]![Precio] en
Elemento para modificar el Precio del coche.
18 En Expresin escribe [Formularios]![Mantenimiento Coches vendidos]![Precio]+5000 para aumentar
su Precio en 5000.
443
19. Pulsa el botn Nombres de macro para que se muestre la columna de los nombres.
20. Escribe en la columna del nombre, de la accin EstablecerValor, el nombre repite.
21 En la siguiente lnea selecciona la Accin IrARegistro.
22 En Argumentos de accin selecciona Formulario en Tipo de objeto.
23 En Nombre del objeto selecciona Mantenimiento Coches vendidos.
24 En la opcin Registro selecciona Siguiente.
Ya hemos terminado con el bucle. Modificar el campo Precio y luego pasar al siguiente hasta que no
quede ninguno.
Ahora volveremos de nuevo a la lnea que dejamos despus de EjecutarMacro.
25 En la lnea debajo de EjecutarMacro selecciona la accin Cerrar para cerrar el formulario.
26 En los argumentos de accin selecciona Formulario en Tipo de objeto.
27 En Nombre del objeto selecciona Mantenimiento Coches vendidos.
28 Selecciona S en la opcin Guardar para que se cierre el formulario guardando los cambios.
29 En la siguiente fila selecciona la Accin CuadroMsj.
30 En los argumentos de accin escribe Se han aumentado los precios de los coches con extras. en la
opcin Mensaje.
32 Cambia la opcin Tipo a Informacin.
33 En la opcin Ttulo escribe Actualizacin realizada.
Finalmente detendremos la Macro para que no siga ejecutndose.
34 En la siguiente fila aade la accin DetenerMacro.
Si has seguido bien los pasos tu Macro debera parecerse a esta:
444
Ejercicio 2: Clnica
Apartado 2 :
2 Guarda la Macro desde Botn de Office Guardar
3 Dale el nombre de AutoExec para que se ejecute cada vez que abras la base de datos.
Apartado 3:
Para conseguir el objetivo de este apartado antes deberemos crear una consulta que utilizaremos para ver
si existen o no pacientes sin nmero de ingreso.
1 Haz clic en el botn Diseo de Consulta de la pestaa Crear.
2 Selecciona la tabla Ingresos y pulsa Agregar.
3 Selecciona la tabla Pacientes y pulsa Agregar.
4 Haz clic en el botn Cerrar para empezara generar la consulta.
5 Ahora haz doble clic sobre la lnea de relacin existente entre las dos tablas para acceder a sus
propiedades.
6 Selecciona la opcin Incluir TODOS los registros de 'Pacientes' y slo aquellos registros de
'Ingresos' donde los campos combinados sean iguales y pulsa Aceptar.
7 Haz doble clic sobre Cdigo Paciente para aadirlo la consulta.
8 Haz doble clic sobre Ningreso para aadirla a la consulta.
9 En Ningreso escribe Es Nulo en la fila Criterios:.
445
10 Desactiva la casilla Mostrar: para el campo Ningresos.

El resultado ser un listado de nmeros de Cdigos de Paciente que no tienen ingresos.
11 Guarda la consulta como Pacientes sin Ingreso y cierrala.
Ahora crearemos la Macro que necesitamos.
12 Ves a la pestaa de Macros en la ventana de la base de datos y haz clic sobre ella.
13 Selecciona la Macro AutoExec que creamos en el apartado anterior y haz clic en Diseo
para poder modificarla.
14 Activaremos la opcin de Condiciones haciendo clic en el botn Condiciones en la pestaa de
Diseo.
15 En la primera fila escribiremos en la columna Condicin lo siguiente: DCont("*";"Pacientes sin
Ingreso")>0. Esto evaluar si el nmero de registros en la consulta Pacientes sin Ingreso es mayor que 0.
En caso afirmativo ejecutaremos las acciones que nos piden.
16 En la primera fila seleccionaremos la accin AbrirConsulta.
17 En los argumentos de la accin seleccionaremos Crear Pacientes no ingresados en Nombre de la
consulta.
18 En la siguiente lnea selecciona de nuevo otra accin AbrirConsulta.
19 En los argumentos de la accin seleccionaremos Eliminar no ingresados en Nombre de la
consulta.
20 Finalmente seleccionaremos la accin CuadroMsj en la ltima fila.
21 En argumentos de la accin escribe @Existen pacientes sin ingreso@Se han transladado a la
tabla 'Pacientes no ingresados'@ en la opcin Mensaje.
23 Cambia la opcin Tipo a Aviso: !.
24 Escribe Pacientes sin Ingreso en la opcin Ttulo.
25 Ahora viene la parte ms importante, debers aadir puntos suspensivos en la columna de Condicin
para todas las acciones que hemos escrito, de esta forma slo se ejecutarn si se cumple la condicin que
escribimos en la primera lnea para la primera accin.
Una vez lo tengas habrs acabado.
Si has seguido bien los pasos tu Macro debera parecerse a la siguiente:
446
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447

1 Haz clic en la pestaa Utilidades de la base de datos y haz clic sobre Administrador del panel de
control.
2 Access te dir que no encuentra un Panel de Control, y te preguntar si quieres crear uno nuevo. Haz
clic en S.
3 En el cuadro de dilogo que aparecer pulsa el botn Modificar.
4 Cambia el Nombre para que se pueda leer Panel de Control.
5 Haz clic sobre el botn Nueva.
6 En el nuevo cuadro de dilogo selecciona Abrir el formulario en modo Edicin en Comando.
7 En la opcin Formulario selecciona Mantenimiento Clientes.
8 En Texto escribe Clientes.
9 Pulsa el botn Aceptar para crear el elemento.
10 Vuelve a hacer clic sobre el botn Nueva.
12 En la opcin Formulario selecciona Mantenimiento Coches vendidos.
13 En Texto escribe Coches.
17 En la opcin Formulario selecciona Mantenimiento revisiones.
18 En Texto escribe Revisiones.
21 En el nuevo cuadro de dilogo selecciona Abrir el informe en Comando.
22 En la opcin Informe selecciona Clientes por poblacion.
23 En Texto escribe Clientes por Poblacin.
448

27 En la opcin Informe selecciona Coches por marca.
28 En Texto escribe Coches por Marca.
32 En la opcin Informe selecciona Revisiones.
33 En Texto escribe Revisiones.
35 Pulsa el botn Cerrar para terminar de editar la pgina del Panel de Control.
36 Y vuelve a hacer clic en el botn Cerrar para salir del Administrador.
Ahora lo colocaremos en la configuracin de Inicio.
37 Haz clic en Herramientas y luego en la opcin Inicio.
38 En el desplegable Mostrar formulario/pgina selecciona Panel de control.
39 Desactiva todas las casillas de verificacin del cuadro de dilogo.
40 Pulsa el botn Aceptar y habremos terminado.
Ejercicio 2: Clnica
1 Abre la base de datos manteniendo pulsada la tecla Maysculas, para que no se ejecute la macro
AutoExe.
Ahora, para agregar estos botones, deberemos crear dos macros que abran el formulario.
Primero, crearemos la de abrir Mantenimiento Medicos.
2 Pulsa el botn Macro, en la pestaa Crear.
3 En la columna Accin, elige Abrir formulario.
449
Los Argumentos de accin deben de ser los siguientes:

4 En Nombre del formulario elige Mantenimiento Medicos
5 En Vista, deja Formulario.
6 En Modo de datos, selecciona Slo lectura.
7 Deja la Ventana como Normal.
8 Guarda la macro llamndola AbrirMedicos.
9 Para crear la macro que abra Mantenimiento Pacientes, repetir los pasos del 2 al 7 con los siguientes
cambios:
En el paso 4, establece el nombre a Mantenimiento Pacientes.
En el Paso 6, pon el Modo de datos como Modificar.
10 Guarda la macro llamndola AbrirPacientes.
Ahora, vamos a crear los botones en la barra de Acceso rpido.

1 Pulsa sobre la pestaa de la barra, y elige Ms comandos... en el desplegable.
2 En la pestaa Comandos disponibles en... elige Macros.
3 Selecciona la macro AbrirMedicos
4 Pulsa Agregar
5 Selecciona la macro en el cuadro de la derecha y pulsa Modificar....
6 Elige el icono que ms te guste para el botn.
7 Modifica el Nombre para mostrar.
8 Pulsa Aceptar
9 Repite los pasos del 3 al 8 para la macro AbrirPacientes
Por ltimo, para agregar los botones y salir de las opciones de Access, pulsa Aceptar.

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450

Para cambiar el color de los datos que se visualicen en la hoja de datos tenemos que cambiar una de las
opciones de la base de datos:
1 Posicionarse en la ventana Base de datos de la base de datos Concesionario.
2 Desplegar el Botn de Office y seleccionar la opcin Opciones de Access.
A continuacin se abrir el cuadro de dilogo Opciones.
3 Hacer clic sobre la categora Hoja de Datos.
4 En la seccin Colores predeterminados desplegar el cuadro Color de fuente:.
5 Elegir el color Azul.
6 Pulsar el botn Aceptar.
Ejercicio 2.
Abrir la base de datos ejemplo2.mdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.
Para poder optimizar la tabla con Access 2007, debemos convertir la base a este formato.
1 Pulsar el botn de Botn de Office .
2 Dejar el cursor sobre el men Guardar como y cuando se desplegue elegir Base de datos de Access
2007.
3 Elegir una carpeta y guardar la base.
Al guardarla, se ha cerrado la base anterior y se ha abierto la base .accdb.
Vamos a optimizar la tabla Estadistica. Si la abres vers que hay varios campos con valores repetidos.
1 Haz clic en la pestaa Herramientas de base de datos, haz clic en el botn Analizar tabla.
2 Pulsa Siguiente dos veces.
3 La tabla Estadstica estar seleccionada pues es la nica de la base de datos. Pulsamos de nuevo
Siguiente.
4 Selecciona la opcin No, quiero decidir yo y haz clic en Siguiente.
451
5 En la nueva ventana selecciona el campo Estado_civil y arrstralo fuera de la tabla.

6 Dale el nombre de Estado civil.
7 Arrastra tambin el campo Nivel_estudios para crear una nueva tabla con l.
8 Dale el nombre Estado civil.
9 Haz doble clic sobre Tabla1 para cambiar su nombre.
10 En Nombre escribe Sujeto.
11 Asegrate de que las dos nuevas tablas que se han creado tienen un Id nico generado (son de tipo
Texto y queremos que sea de tipo Numrico). Si no lo estuviesen selecciona la tabla y pulsa el botn
Agregar clave generada
12 Pulsa Siguiente para pasar al siguiente paso.

13 Se mostrar el valor de registro soltera. Lo cambiaremos a soltero seleccionndolo en la lista
desplegable de Correccin.
14 Pulsamos Siguiente para seguir.
15 Selecciona la opcin S, crear la consulta y pulsa Finalizar para terminar.
Se abrir la consulta con el nombre de Estadistica. Observa como su contenido es igual a la tabla que
haba en un principio.
En la seccin de Tablas vers que se han creado 3 tablas nuevas, si entras en la ventana de Relaciones
vers cmo se hallan relacionadas.
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452

1 Posicionarse en la seccin de Formularios del Panel de Exploracin de la base de datos
Concesionario.
2 Selecciona el formulario Mantenimiento Clientes.
3 Haz clic en la pestaa Datos externos y haz clic en el botn Word de la seccin Exportar.
4 En el asistente, marca la opcin Abrir el archivo de destino al finalizar la operacin de
exportacin.
Word se abrir y mostrar una tabla con una tabla con la relacin de registros del formulario
Mantenimiento Clientes.
Ejercicio 2.
Abrir la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios.
Vamos a importar el archivo Cursos_avanzados.txt para aadirle los registros a la tabla
Nuevos_cursos.
1 Haz clic en la pestaa Datos Externos y haz clic en el botn Archivo de texto de la seccin Importar.
2 En el cuadro de dilogo pulsa el botn Examinar y navega hasta la carpeta ejercicios del curso y
selecciona el archivo Cursos_avanzados.txt.
3 Selecciona la opcin Anexar una copia de los registros a la tabla: y elige la tabla Nuevos_cursos .
Ahora cargaremos la especificacin que guardamos en el paso a paso anterior.
5 En el Asistente para importacin de texto pulsa el botn Avanzado.
6 Haz clic en el botn Especificaciones en el cuadro de dilogo Especificacin de importacin.
7 Selecciona la especificacin esp_Cursos_AMD y pulsa Abrir.
Vers que automticamente se cargarn todas las opciones que habamos definido en el ejercicio anterior.
8 Pulsa el botn Aceptar para volver al Asistente.
9 Pulsa el botn Siguiente para continuar.
10 Vuelve ha hacer clic en Siguiente.
453
11 Asegurate de que el nombre que aparece en Importar a la tabla es Nuevos_cursos. Pulsa Finalizar
para terminar.
Los registros se importarn.

Si abres la tabla Nuevos_cursos vers que se han aadido 4 registros.
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454
Pruebasevaluativas.
Soluciones
455
Pruebas evaluativas. Soluciones

Estas son las soluciones a las evaluacin de la unidad.
Debes de acertar por lo menos la mitad.
1. No hay que cerrar nunca una base de datos sin haberla guardado
anteriormente ya que sino se perderan los ltimos cambios.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. No se pueden tener abiertas varias bases de datos a la vez en una misma
sesin de Access.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. El objeto ms importante de una base de datos es la tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Las nicas formas de abrir una base de datos es utilizando la opcin Abrir
del Botn de Office .
a) Verdadero.
b) Falso.
5. El botn
significa...
a) Abrir.
b) Nuevo.
c) Cerrar.
6. El icono
significa...
a) Deshacer.
b) Volver.
c) Cerrar.
7. El icono
significa...
a) Abrir.
b) Imprimir.
c) Destruir.
456
8. Si hacemos clic sobre el botn Nuevo en el Botn de Office :

a) Aparecer el cuadro de dilogo Nuevo, para crear una nueva base de
datos.
b) Aparecer directamente una base de datos vaca en pantalla.
9. En el Botn de Office encontraremos:
a) La opcin para guardar la base de datos.
b) La opcin de abrir una base de datos.
10. El icono
sirve para...
a) Grabar un disquete con la informacin obtenida.

b) Guardar los cambios realizados.
Volver a la evaluacin sin resolver
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457

1. La tabla es el primer objeto a crear dentro de una base de datos.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Todas las tablas deben tener una clave principal.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Las propiedades de los campos varan segn la descripcin del campo.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Al guardar una tabla sta tendr la extensin .ACCDB.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. En un campo de tipo Objeto OLE se puede almacenar una fotografa.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. Un campo de bsqueda ...
a) ...tiene asociado un cuadro combinado con una lista de valores.
b) ...aparece precedido del icono Buscar
7. El icono
crea...
a) Una Clave principal sobre todos los campos de la tabla.

b) Una Clave principal sobre el campo seleccionado.
c) Una Clave principal nueva generada automticamente.
8. Para crear una clave principal compuesta por tres campos...
a) ...no se puede.
b) ...defino el 1 como clave, luego el 2 y por ltimo el 3.
c) ...selecciono los tres campos y hago clic en el icono Clave principal.
458
9. Si hacemos clic sobre el botn
de la pestaa Crear.
a) Se crear una nueva tabla utilizando el asistente.

b) Se abrir la Hoja de datos de una nueva tabla.
c) Se abrir un cuadro de dilogo.
10. Para cerrar una tabla tenemos que...
a) Hacer clic en el botn
.
b) Hacer clic en el botn
c) Hacer clic en el botn
.
.
d) Ninguno de las anteriores.
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459

1. El diseo de una tabla nos permite modificar la estructura de la tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Es peligroso modificar el diseo de una tabla si ya hemos introducido
registros en sta.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Si estamos introduciendo datos en una tabla y queremos ir a su diseo
tendremos que cerrar primero la tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Un registro se puede aadir en cualquier momento y en cualquier posicin
dentro de la tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. La clave principal no se puede cambiar una vez asignada a un campo sino se
perderan los datos.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. Para saber cuntas filas tiene una tabla ...
a) ...necesariamente debo posicionarme en la ltima fila.
b) ...tengo el dato en la barra de desplazamiento.
7. La opcin
en el men contextual del nombre de una tabla
permite...
a) ...ir a la Hoja de datos de la tabla.
b) ...ir al diseo de la tabla.
c) ...abrir el asistente.
8. El botn
de la seccin Registros en la pestaa Inicio permite...
a) ...borrar una columna.

b) ...borrar una fila de datos.
c) ...deshacer la ltima accin.
460
9. La barra
nos permite...
a) ...ir a un registro determinado.

b) ...crear un nuevo registro.
c) ...cualquiera de las dos primeras opciones es vlida.
10. Si estamos introduciendo los datos en una tabla y pulsamos la tecla
FLECHA DERECHA ...
a) ...iremos al siguiente campo.
b) ...iremos al siguiente registro.
c) ...las dos anteriores pueden ser correctas.
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461

1. En la propiedad Texto de validacin se pone la condicin que deben cumplir
los datos introducidos en el campo.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Si ponemos un texto en la propiedad Ttulo, este texto se visualizar en la
barra de estado.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. En un campo numrico no poner nada en la propiedad Valor predeterminado
es equivalente a poner un cero.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Mejora la tabla definir todos sus campos como indexados.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. La clave principal est indexada Sin duplicados.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. Para introducir los datos con un determinado formato se utiliza la
propiedad...
a) ...formato.
b) ...mscara de entrada.
c) ...valor predeterminado.
7. Tengo un campo de tipo texto, voy a introducir un texto en l pero el texto a
introducir es demasiado largo...
a) ...aumento el valor de la propiedad Tamao.
b) ...no puedo aumentar el Tamao por tener ya datos introducidos y se
perderan.
c) ...cambio la propiedad Mscara de entrada.
8. El tipo Numrico Entero permite...
a) ...almacenar nmeros hasta con dos decimales.
b) ...no permite decimales.
c) ...no permite nmeros negativos.
462
9. Para obligar a introducir valores en un determinado campo...

a) ...pongo el valor S en la propiedad Requerido.
b) ...pongo una mscara de entrada apropiada.
c) ...no existe ninguna forma.
d) ...pongo el valor No en la propiedad Requerido.
10. Si he definido un ndice Sin duplicados basado en los campos Provincia y
localidad...
a) ...no podr tener dos registros de la misma localidad.
b) ...no podr tener dos registros de la misma provincia.
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463

1. En la ventana Relaciones aparecen mayoritariamente relaciones uno a
varios.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Para definir una relacin se puede elegir cualquier campo de las tablas a
relacionar.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. No se puede aadir una tabla a la ventana Relaciones una vez creadas ya
relaciones.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. La clave principal suele ser uno de los campos de relacin entre dos tablas.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Si borro una tabla de la ventana Relaciones se eliminan de la base de datos
todas las relaciones que tena asociadas.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El botn Mostrar relaciones directas de la pestaa Diseo sirve para ...
a) ...visualizar todas las relaciones asociadas a una tabla.
b) ...visualizar todas las relaciones definidas en la base de datos.
c) ...aadir una relacin.
7. El botn Borrar diseo de la pestaa Diseo sirve para....
a) ...eliminar una relacin de la base de datos.
b) ...dejar la ventana Relaciones en blanco.
c) ...quitar una relacion de la ventana Relaciones sin borrarla de la base de
datos.
8. Cada vez que quiero definir una nueva relacin entre dos tablas...
a) ...debo aadir esas tablas a la ventana Relaciones.
b) ...slo aado las tablas si no se encuentran ya en la ventana.
c) ...no hace falta aadirlas porque siempre estn en la ventana.
464
9. La integridad referencial es...

a) ...una regla que permite que al borrar un registro de una tabla se borre el
registro relacionado de la otra tabla.
b) ...una regla que permite que al modificar un registro de una tabla se
modifique tambin en la otra tabla.
10. Para poder definir una relacin ...
a) ...las dos tablas relacionadas deben tener un campo en comn.
b) ...los campos que intervienen en la relacin deben tener el mismo nombre.
Volver a la teora
465

1. Una consulta nos permite seleccionar una serie de datos de tablas o bien de
otra consulta.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Si modificamos uno de los datos resultado de una consulta de seleccin, este
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Se puede ordenar el resultado de una consulta por ms de un campo.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Se puede realizar una consulta a partir de ms de una tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Para poder utilizar un campo en una condicin de seleccin, este se debe
visualizar en el resultado de la consulta.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El botn
sirve para ..
a) ...ejecutar la consulta.
b) ...acceder a la ventana de ayuda.
c) ...cambiar el tipo de consulta.
7. Si en la zona de tablas tengo dos tablas sin combinar...
a) ...imposible, las tablas siempre aparecern unidas.
b) ...en el resultado aparecern las filas comunes a las dos tablas.
c) ...obtengo todas las posibles combinaciones de las filas de las dos tablas.
8. Si en la zona de tablas aparece una flecha entre dos tablas...
a) ...la flecha indica que se incluirn todas las filas de la tabla que 'recibe' la
flecha.
b) ...la flecha indica que se incluirn todas las filas de la tabla de la que parte
la flecha.
c) ...imposible, nunca aparece una flecha entre dos tablas.
466
9. Para unir dos condiciones con el operador Y

a) Se deben escribir las dos condiciones en la misma fila Criterios:
b) Se deben escribir las dos condiciones en distintas filas Criterios:
10. Si quiero utilizar un comodn en una comparacion ...
a) ...no se puede.
b) ...tengo que escribir el comodn entre corchetes.
c) ...tengo que utilizar el operador Como.
d) ...no tengo que hacer nada especial.
Volver a la teora
467

1. Una consulta de resumen nos permite ver las filas de una tabla y al final una
lnea de totales.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Si modificamos uno de los datos resultado de una consulta resumen, este
a) Verdadero.
b) Falso.
3. El valor Min de una columna de tipo fecha ser la fecha ms antigua.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Se puede definir una consulta resumen a partir de ms de una tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Cuando se calcula el promedio de una columna, los valores nulos cuentan
como el valor cero.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El botn
en la pestaa Diseo sirve para ...
a) ...sumar una columna.

c) ...aadir una tabla a la consulta.
7. Para seleccionar filas del origen de una consulta resumen....
a) ...imposible, siempre se cogen todas las filas del origen.
b) ...en la columna que contiene la condicin de seleccin, la fila Total:
contiene el valor Donde.
c) ...en la columna que contiene la condicin de seleccin, la fila Total:
contiene el valor Expresin.
8. Si agrupamos por dos columnas...
a) ...obtendremos dos filas de resultados.
b) ...obtendremos un n de filas segn los valores contenidos en las dos
columnas.
c) ...imposible, nunca se puede agrupar por dos columnas.
468
9. En una columna de la rejilla QBE de una consulta resumen...

a) ...no se puede escribir en la fila Campo: suma(importe)/avg(precio).
b) ...no se puede escribir en la fila Campo: suma(avg(importe)).
10. Una consulta resumen como mucho obtiene una nica fila de resultados ...
a) ...si no hay columnas de agrupacin.
b) ...slo si la tabla origen tiene una sla fila.
c) ...depende del nmero de las filas que tenga la tabla origen.
Volver a la teora
469

1. Las consultas de referencias cruzadas slo se pueden definir con el
asistente.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. En la definicin de las celdas (interseccin) ponemos una funcin de
agregado como en las consultas resumen.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Si el encabezado de columna es una fecha, el asistente me permite agrupar
por ao, por mes, etc...
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Podemos poner varios campos como encabezado de fila.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Podemos poner varios campos como encabezado de columna.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El botn Diseo de consulta de la pestaa Crear sirve para ...
a) ...crear una nueva tabla.
b) ...arrancar el asistente de creacin de consultas de referencias cruzadas.
7. Si queremos obtener una tabla de doble entrada en la que una entrada es el
nombre de mis alumnos y la otra las tres evaluaciones que hay en un curso...
a) ...elegir el nombre de alumno como encabezado de fila.
b) ...elegir el nombre de alumno como encabezado de columna.
c) ...es indiferente, elegirlo como encabezado de fila o columna.
8. Utilizando el asistente, una cons. de ref. cruzadas puede tener un origen
basado en varias tablas...
a) ...no, nunca.
b) ...si selecciono las tablas en la 1 ventana del asistente.
c) ...slo si tengo una consulta a parte basada en esas tablas.
470
9. El asistente permite aadir una columna que resuma los valores de las
columnas generados por el encabezado de columna...
a) No.
b) ...si marco la casilla S, incluir sumas de filas.
c) ...si desmarco la casilla S, incluir sumas de filas.
d) ...si elijo la funcin suma cuando defino las celdas.
10. En la rejilla QBE de una cons. de ref. cruzadas aparece...
a) ...una fila Total: y una fila Tab ref cruz:
b) ...slo una fila Total:
c) ...slo una fila Tab ref cruz:
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471

1. En una consulta de eliminacin puedo agrupar los registros.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. En una consulta de accin para ejecutar la consulta se puede utilizar tanto
como la Vista de Hoja de Datos.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Una consulta de accin puede tener como origen varias tablas.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Puedo actualizar un campo con un valor situado en otra tabla.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Una consulta de eliminacin sin Criterios elimina unicamente el primer
registro del origen de la consulta.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El icono
sirve para ...
a) ...abrir la ayuda.
c) Ejecutar la consulta.
7. En una consulta de actualizacin puedo poner un criterio...
a) ...para indicar las filas que se tienen que actualizar.
b) ...no se pueden poner criterios.
c) ...para indicar las columnas que se tienen que actualizar.
8. En una consulta de actualizacin se pueden actualizar varias columnas.
a) S.
b) Siempre y cuando la columna no se utilice para actualizar otra.
c) No se pueden actualizar varias columnas.
472
9. Quiero introducir registros de una tabla en una que no existe.

a) Defino una consulta de datos anexados.
b) Defino una consulta de creacin de tabla.
c) Defino una consulta de actualizacin.
10. En una consulta de datos anexados...
a) ...en la zona de tablas pongo la tabla que contiene los valores a insertar.
b) ...puedo no poner nada en la zona de tablas si los valores a insertar son
fijos
c) Las dos anteriores son vlidas..
Volver a la teora
473

1. Se pueden visualizar fotos desde un formulario.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Un formulario se puede crear a partir de dos o ms tablas.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Las distribuciones de formularios ms utilizadas son la Hoja de datos y
Columnas.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Desde un formulario se pueden modificar los registros del origen del
formulario.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Desde un formulario podemos abrir otro formulario.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El icono
sirve para ...
a) ...insertar un botn de comando.

b) ...dibujar un rectngulo.
c) ...insertar una etiqueta.
7. El icono
sirve para....
a) ...guardar en una carpeta el formulario.

b) ...aadir un control Pestaa al formulario.
8. Se puede cambiar el tamao de varios controles a la vez...
a) ...seleccionndolos y estirando uno de los controladores de tamao.
b) ...slo si todos tienen el mismo tamao.
c) ...hay que cambiarlos uno a uno.
474
9. Cuando queremos escribir un valor fijo (un ttulo pej.).

a) Utilizamos el botn
para crear una etiqueta.
b) Escribimos directamente el texto en la zona de diseo.
10. Para alinear varios controles...
a) ...slo podemos arrastrarlos hasta dejarlos alineados.
b) ...seleccionamos la opcin Alinear y luego los controles a alinear.
c) ...seleccionamos los controles y luego la opcin Alinear.
d) Slo se puede utilizar la opcin Alinear si estn encolumnados.
Volver a la teora
475

1. La opcin Autoinforme permite abrir el asistente que nos va preguntando
qu campos queremos que se impriman.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Un informe se puede crear a partir de dos o ms tablas.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Con el asistente para informes podemos aadir totales.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. En un informe podemos incluir otro informe.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. En un informe no podemos incluir ms de tres niveles de agrupamiento.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. El icono
sirve para ...
a) ...pasar de un registro a otro.

b) ...cambiar el orden de los registros.
c) ...cambiar el orden de los agrupamientos.
7. La opcin
sirve para...
a) ...ver el informe de ms cerca (hacer un zoom).

b) ...ver el informe en vista preliminar.
c) ...buscar en el informe.
8. Queremos agrupar por las dos primeras letras de un campo...
a) ...en opciones de agrupamiento lo puedo indicar directamente.
b) ...es necesario utilizar una funcin que coja las dos 1 letras.
c) No se puede hacer.
476
9. Los informes son objetos que nos permiten:

a) Introducir datos en las tablas.
b) Imprimir datos de las tablas.
10. En un informe se pueden incluir...
a) ...imgenes almacenadas fuera de la base de datos.
b) ...imgenes siempre y cuando estn almacenadas en los registros de una
tabla.
c) ...no se pueden incluir imgenes.
d) S lo se puede utilizar la opcin Alinear si estn encolumnados.
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477

1. Si establecemos en un botn de comando su propiedad Mostrar cuando a
Slo al imprimir...
a) No servir de nada porque en la vista en pantalla no podr pulsarse al no
ser mostrado.
b) Har que el botn slo pueda ejecutar el comando de impresin, no
podremos darle ninguna otra funcin.
2. La propiedad Texto de Ayuda del control Cuadro de texto muestra un texto
de ayuda en la barra de estado.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. El contenido que se muestra en un control de Etiqueta se establece en la
propiedad Texto.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. En el control Cuadro de lista se pueden seleccionar ms de un elemento.
a) S, siempre que se active la propiedad Seleccin Mltiple.
b) No, slo es posible en el control Cuadro combinado.
5. En los campos calculados, la propiedad Origen del control tiene que
empezar...
a) ... por un smbolo de dolar ($).
b) ... un smbolo de igual (=).
a) Las dos respuestas anteriores son falsas.
6. En un control de Grupo de opciones es posible marcar ms de una opcin a
la vez.
a) S, si as se establece en la propiedad de Seleccin mltiple.
b) No, nunca.
c) S, si en el mismo control incluimos mas de tres opciones.
7. Un control de Botn de comando nos puede servir para...
a) ...imprimir formularios.
b) ...imprimir informes.
478
8. Un control Pestaa sirve para...

a) ...organizar los controles en pginas.
b) ...no recargar el informe o formulario con demasiado controles.
9. Un objeto Incrustado...
a) Se almacena junto a la base de datos.
b) Puede actualizarse desde un archivo externo.
10. Cuando vincularemos un objeto en un control de Marco de objeto?
a) Cuando pese demasiado.
b) Cuando queramos trabajar con l fuera de la base de datos.
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479

1. Podemos utilizar una Macro para llevar a cabo una accin o conjunto de
acciones automatizadas.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Es posible ejecutar una Macro desde un control Botn de comando.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Qu nombre debe tener una Macro para que se ejecute cuando se inicie la
base de datos?
a) AutoExec.
b) AutoIni.
4. Para cerrar un informe mediante una Macro utilizaremos la accin...
a) CerrarInforme.
b) Cerrar.
5. Qu argumentos debemos darle a la accin BuscarSiguiente?
a) Los mismos que previamente dimos a la accin BuscarRegistro.
b) Ninguno, tomar los criterios que introdujimos en la accin BuscarRegistro.
6. Para separar secciones en un Cuadro de mensaje utilizaremos...
a) El smbolo de dolar ($).
b) El smbolo &.
7. Existe alguna accin que nos permita ir a un registro en particular sin
necesidad de utilizar la accin BuscarRegistro?
a) S, combinando la accin BuscarRegistro con BuscarSiguiente.
b) No, slo podemos utilizar la accin BuscarRegistro.
c) S, con la accin IrARegistro.
8. Cuando utilizamos las condiciones en las Macros podemos utilizar unos
smbolos para hacer extensiva una condicin a ms de una accin. Cul?
a) Las dobles comillas (").
b) Los puntos suspensivos (...).
480
9. Para concatenar condiciones podemos utilizar los operadores...

a) Y.
b) O.
c) Cualquier operador lgico.
d) Las tres afirmaciones anteriores son correctas.
10. Podemos crear bucles utilizando...
a) Condiciones.
b) Nombres de Macro.
c) Combinando Condiciones con la accin EjecutarMacro.
d) Combinando Nombres de Macro con la accin EjecutarMacro.
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481

1. La interfaz es la forma en la que el usuario ver y trabajar con la base de
datos.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Es posible habilitar la visibilidad del panel de exploracin , as como
ocultarlo y que no sea accesible.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. En una barra de acceso rpido podemos separar los comandos o mens
creando grupos gracias a la opcin...
a) Iniciar un grupo.
b) Insertar separador.
4. Podemos aadir una categora al panel de exploracin, sin modificar la
categora Personalizado?
a) No.
b) S.
5. Podemos aadir macros, formularios e informes a la barra de acceso rpido.
a) Falso.
b) Verdadero.
6. Para evitar que las opciones de aplicacin se carguen al abrir un archivo
debemos mantener una tecla pulsada, cul?
a) La tecla ALT.
b) La tecla CTRL.
c) La tecla MAYUS.
7. Es posible evitar que el usuario utilice las teclas especiales de Access para
mostrar la ventana de Base de Datos con la tecla F11?
a) S, indicndolo en la configuracin de Inicio.
b) No, nunca.
c) La tecla F11 no muestra la ventana de Base de Datos.
8. Al crear un panel de control, este se mostrar por defecto siempre que
abramos el archivo.
a) S, siempre.
b) No, deberemos indicarlo en la configuracin de Inicio.
c) No, un Panel de control no se puede mostrar al inicio.
482
9. En un Panel de control, el comando Abrir el formulario en modo Edicin te

permite...
a) Abrir el formulario para editarlo en Vista de Diseo.
b) Abrir el formulario para poder editar sus registros.
c) Abrir el formulario para poder editar sus registros pero no introducir
nuevos.
10. En un Panel de control, el comando Abrir el fomulario en modo Agregar te
permite...
a) Abrir el formulario para poder aadir nuevos registros.
b) Abrir el formulario sin la posibilidad de editar los registros ya creados.
c) Ambas son ciertas.
Volver a la teora
483

1. La herramienta Analizar Tabla sirve para analizar las tablas de nuestra base
de datos y devolvernos un informe descriptivo de su estructura.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. La herramienta Analizar Tabla sirve para analizar las tablas de nuestra base
de datos y optimizar los datos redundantes.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Es conveniente ejecutar la herramienta Analizador de Rendimiento si
queremos que Access nos de unos cuantos consejos sobre cmo mejorar el
funcionamiento de nuestra base de datos.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Si nuestra base de datos empieza a comportarse de forma extraa e
imprevisible, qu herramienta sera conveniente utilizar?
a) Convertir Base de datos.
b) Compactar y reparar.
5. Una base de datos en formato 2003 no podr utilizarse si tenemos instalado
el programa Microsoft Access 97.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. La herramienta Documentador sirve para analizar las tablas de nuestra base
de datos y devolvernos un informe descriptivo de su estructura.
a) S, aunque tambin puede analizar otro tipo de objetos.
b) No, la herramienta Documentador sirve para crear documentos de Word a
partir de informes.
c) No, slo puede analizar consultas, formularios o informes.
7. Al compactar una base de datos...
a) Se reestablece el contador de los campos autonumricos al nmero del
ltimo registro.
b) La base de datos funcionar ms rapidamente.
484
8. Para poder crear un archivo ACCDE, la base de datos tiene que estar en
formato...
a) Access 97.
b) Access 2000.
c) Access 2002-2003.
9. Un archivo ACCDE no permite...
a) La creacin de nuevos formularios.
b) La modificacin de la estructura de una tabla.
d) Ninguna de las anteriores es cierta.
10. Desde las opciones de la base de datos podemos hacer que la base de
datos se compacte automticamente.
a) S, cada vez que se cierre.
b) S, cada vez que se abra.
c) S, es posible programar una compactacin para un da y hora en
particular.
d) Todas las anteriores son correctas.
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485

1. Si importamos un objeto desde otra base de datos se crear una copia
exacta en la nuestra.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Para importar los datos desde un archivo de texto deberemos seleccionar la
opcin Archivos de texto en...
a) la seccin Exportar.
b) la seccin Importar.
3. Es posible exportar el contenido de una tabla a un archivo XML.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Combinando Word y Access podemos enviar correspondencia a todos los
registros de una tabla. Qu opcin deberemos utilizar?
a) Word.
b) Combinar con Microsoft Office Word.
5. Al Vincular una tabla se crea una copia exacta en nuestra base de datos.
a) Verdadero.
b) Falso.
6. Al importar tablas podemos elegir entre...
a) Importar datos y estructura.
b) Importar estructura y relaciones.
7. Hay dos modos de formatear un archivo de texto que contenga registros de
una tabla...
a) Con delimitadores y saltos de pgina.
b) Con delimitadores y anchos de campo fijos.
8. Podemos reutilizar las especificaciones de un formato determinado de
archivo?
a) S, siempre que queramos.
b) S, pero slo dentro de una misma base de datos.
c) No, no es posible.
486
9. Cuando importamos una tabla desde un archivo es posible analizar la

estructura para optimizarla.
a) Activando la casilla correspondiente en el asistente de importacin.
b) Importando la tabla y luego ejecutando la herramienta de Analizar Tabla.
10. Utilizaremos el Administrador de Tablas Vinculadas para...
a) Actualizar cambios de estructura en las tablas vinculadas.
b) Actualizar cambios de ubicacin en las tablas vinculadas.
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487

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