Professional Documents
Culture Documents
Las pequeas empresas tienen menos controles que las grandes. Realizan
un trabajo ms eficiente para fijar claramente objetivos y establecer sistemas
para medir la eficiencia de ventas.
Casi la mitad de las compaas no consigue comparar sus precios con los
de la competencia, analizar sus costos de bodega y de distribucin, analizar
las causas de la mercanca devuelta, realizar evaluaciones formales de
efectividad publicitaria, y revisar los reportes de su fuerza de ventas.
Pgina 1
GOBANTES S.A
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 24/11/2014
PDA-1
Auditor: PRISCILA G
Las ventas constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las empresas.
El costo y abastecimientos de los artculos que se adquieren para su reventa es factor
determinante en los resultados de la empresa.
La auditora Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos
administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprenden el concepto
y alcance de la operacin de ventas, con el propsito de detectar problemas o
deficiencias en los controles operativos existentes o en la realizacin misma de las
operaciones de cuya solucin puedan surgir disminuciones de costos y/o aumentos de la
eficiencia operativa
Pgina 2
GOBANTES S.A
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 24/11/2014
PDA-2
Auditor: PRISCILA G.
Pgina 3
GOBANTES
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010
PDA-3
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PDA-2
PLAN A SEGUIR
La operacin de ventas comprende las siguientes actividades:
1. Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas, dentro
de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento.
Especficamente los objetivos pueden estar relacionados con el nivel de
servicio, el crecimiento de las ventas, su estabilidad, las ganancias, la
determinacin de precios, el tipo de productos, la distribucin, los canales de
venta, etc. las polticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las
ventas las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc.
2. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos
que integran la operacin de ventas y proponer los cambios pertinentes.
3. Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el
lugar en que se necesitan, oportunamente, en las cantidades convenientes y
a los precios correctos.
4. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de la accin de la
empresa y coordinar con los dems departamentos involucrados la
posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para ello, debe aprovecharse
el resultado de investigaciones de mercado efectuadas para conocer sus
preferencias y las condiciones del mercado.
5. Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones de venta
que ofrecen.
6. Participar en el establecimiento de las listas de precios.
7. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y
establecer las condiciones de pago.
8. Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su
cumplimiento.
9. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca
un pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en cuestin, con
oportunidad y a satisfaccin del interesado. Esta secuencia incluye la
distribucin fsica de los artculos y la seleccin de los canales ms
adecuados.
10. Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para
incrementar la efectividad de ambos.
PASA PDA-4
Pgina 4
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010
PDA-4
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PDA-3
Pgina 5
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010
PDA-5
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PDA-4
NIT: 94.498.073-7
CRA 7 J BIS 76-03 ALFONSO LOPEZ
TELFONO: 6620654 FAX: 6632761
PASA PDA-6
Pgina 6
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010
PDA-6
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PDA-5
Internet
Minutos (Locales, Nacionales, Internacionales, Celulares)
Fax,
Fotocopias (Color y B/N),
Scanner
Transcripciones
Recargas (Tarjetas y Virtuales)
Reparacin y mantenimiento de computadores.
Papelera
Snack y bebidas.
Anillado y laminado.
Servicio tcnico de celulares.
Recarga de cartuchos.
Servicio tcnico de celulares.
Venta de celulares.
Venta de planes, sim card prepago y post pago.
Servicio tcnico especializado para pc`s de mesa y porttiles.
Instalacin y venta de programas
Venta de accesorios tecnolgicos. (partes para PC, memorias, cmaras
digitales etc.).
PASA PDA-7
Pgina 7
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010
PDA-7
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PDA-6
PASA PDA-8
Pgina 8
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010
PDA-8
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PDA-7
MISIN
VISIN
Estar posicionados en el 2015 en la mente de nuestros usuarios como su
mejor opcin para su comunicacin, por disponer de los equipos ms
actualizados con la tecnologa ms moderna, contamos con personal amable
y capacitado, donde nuestra preocupacin permanente es superar las
expectativas de los clientes y ampliar nuestro portafolio de productos
OBJETIVO GENERAL
Posicionar Glob@l.net nuestra empresa en la mente de la poblacin del barrio
Alfonso Lpez, como la mejor para satisfacer las necesidades de comunicacin,
a travs de una excelente calidad de atencin y la implementacin de estrategias
innovadoras.
PASA PDA-9
Pgina 9
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010
PDA-9
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PDA-8
ACCIN
OBJETO
DESCRIPCIN/CANTIDAD
POSICIONAR
Nuestra
Como la mejor opcin para
empresa en
la atencin en
la mente de
comunicacin.
los usuarios.
DISPONER
Equipos
Con la tecnologa ms
actualizados. moderna.
FORTALECER
Personal
capacitado.
En forma permanente.
MANTENER
La
satisfaccin
de los
clientes.
DONDE
LIMITES/
CUANDO CONDICIONES
A travs de
excelencia en
la calidad de
Barrio
la atencin y
A finales
Alfonso
estrategias
del 2015
Lpez
innovadoras
de
posicionamien
to.
Buscando
programas
De 2011a
Empresa
con ms
2012
ndice de
demanda.
Reconociendo
el desarrollo
de los
empleados
con e
A partir
Empresa
incentivos
de 2010
laborales de
acuerdo a
resultados del
desempeo y
la calidad.
Especialmente
En todos
Para
aquellas que
los
finales
son ms
servicios
del 2014 difciles de
ofrecidos.
actualizar.
PASA PDA-10
Pgina 10
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010
PDA-10
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PDA-9
OBJETIVOS ESTRATGICOS
Posicionar para finales del 2015, nuestra empresa en la mente de la
poblacin del barrio Alfonso Lpez, como la mejor para satisfacer las
necesidades de comunicacin, a travs de una excelente calidad de
atencin y la implementacin de estrategias innovadoras.
Disponer de las instalaciones ms confortables y equipadas con tecnologa
de punta para finales de 2011 y 2012 respectivamente, priorizando aquellos
equipos de mayor demanda.
Fortalecer el desarrollo permanente del personal a partir del 2010,
brindando las mejores condiciones e incentivos laborales de acuerdo a los
resultados del desempeo y la calidad.
Mantener para finales del 2014, los niveles de satisfaccin del cliente 95%,
en todas los servicios ofrecidos y suplir las necesidades del cliente.
POLTICAS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
VALORES
PASA PDA-11
Pgina 11
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
PDA-11
Auditor: ASTRID CELIN
ORGANIGRAMA
GERENTE
DAIANNA REYES
ANALISTA DE SISTEMAS
SECRETARIA
JOS REYES
STEFANY CRDENAS
LU
FUNCIONES
GERENTE GENERAL
Pgina 12
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010
PDA-12
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PDA-11
ANALISTA DE SISTEMAS
SECRETARIA VENDEDORA
*Atencin al pblico
*Encargada de ventas.
*Mantener contacto con los clientes
*Ver cules son las necesidades de los mismos
*Mantener informado a los clientes de nuevos productos
*Acompaar y estimular a los vendedores
PASA PDA-13
Pgina 13
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
PDA-13
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PDA-12
PASA PDA-14
Pgina 14
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
PDA-14
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PDA-13
PASA PDA-15
Pgina 15
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
PDA-15
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PDA-14
PASA PDA-16
Pgina 16
GLOB@L.NET
Plan de Auditora
PDA-16
Auditor: ASTRID CELIN
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Proceso
auditado
Evaluacin
Riesgo
* No existe un
mtodo o una
estrategia en
* Saber
el cual se
cules son
conozcan las
las
necesidades
necesidades de los clientes.
del cliente
* No hay un
plan
* Mercadeo y publicitario
ofrecimiento
para el
del producto. producto.
* No existe un
* Atencin de diseo de
los posibles
pronstico de
compradores. ventas.
* No existen
* Realizacin procedimientos
y cierre de la de ventas.
venta.
* No se
maneja un
manual de
funciones.
*No existe un
diseo de
planeacin de
las actividades
*No existe un
control interno.
VENTAS
nfasis
Programa
de auditoria
Recurso
humano
Fecha
inicial
Fecha
final
Fecha
Informe
Astrid
Celin,
Daianna
01
Reyes,
Ene
Natalie
2010
Torres y
Lina
Echeverry
30
Abril
2010
23
Abril
2010
Se requiere
verificar con
mayor
nfasis:
* Buscar una
estrategia
publicitaria
que aumente
las ventas.
* Instalacin
de un
programa
que arroje un
FORMATO
pronstico
100
de ventas.
* Elaborar un
manual de
funciones.
* Elabora un
cronograma
de
actividades.
*Implementar
un sistema
de control
interno
Pgina 17
GLOB@L.NET
Programa de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
PRO-1
Auditor: ASTRID CELIN
PROGRAMA DE AUDITORIA
TITULO DEL PROGRAMA: PROGRAMA PARA LA EVALUACIN DEL
PROCESO DE VENTAS
PERIODO AUDITORIA: 1 DE ENERO A 30 DE ABRIL DE 2010
I. OBJETIVO DEL PROGRAMA:
La auditoria tiene como propsito evaluar y verificar el cumplimiento al correcto
funcionamiento de las fases del proceso de ventas conforme al conocimiento
previo adquirido.
PASA PRO-2
Pgina 18
GLOB@L.NET
Programa de Auditora
PRO-2
Auditor: ASTRID CELIN
Referencia de
papeles de
trabajo
tiene
ASTRID
CELIN
PASA PRO-3
Pgina 19
GLOB@L.NET
Programa de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
PRO-3
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PRO-2
Pgina 20
GLOB@L.NET
Programa de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
PRO-4
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PRO-3
A) FAMILIARIZACIN:
1. Familiarizacin general con el entorno econmico, poltico, social y legal, en
el que acta la empresa y con la operacin de ventas, mediante estudios de
sus objetivos, sus polticas, su estructura orgnica, sus sistemas, sus
procedimientos y sus prcticas, que permita la ubicacin de ventas en el flujo
de las operaciones.
La empresa se encuentra en un sector de las telecomunicaciones
En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos
que se pretendan estudiar; la falta de adecuacin de los objetivos especficos
de ventas con los generales de la empresa; la no actualizacin de ellos, etc.
PASA PRO-5
Pgina 21
GLOB@L.NET
Programa de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
PRO-5
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE PRO-4
a. Los productos que vende la empresa; los mercados que surte; sus
competidores; la porcin del mercado que absorbe; sus canales de
distribucin; el nmero promedio de clientes que maneja,
Actualmente la empresa vende minutos nacionales, internacionales,
celular, local, internet, internet mvil, servicio de capacitacin.
Productos anillado, laminado, fotocopias, fax, transcripcin.
PASA PRO-6
Pgina 22
GLOB@L.NET
Informe de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
INA-1
Auditor: ASTRID CELIN
RECOMENDACIONES
Factor
* Inexistencia de
un Plan
Estratgico
RIESGOS Y RECOMENDACIONES
Riesgos
* La inexistencia de un anlisis que indique
los pro y los contra pueden conllevan a
decisiones poco acertadas por parte de la
gerencia.
* Los planes no documentados son
fcilmente descuidados, conllevando a la
perdida de oportunidades.
* Los planes no documentados conllevan a
una mayor susceptibilidad a ser mal
interpretados u olvidados por parte del
personal.
* Se reduce la posibilidad de evaluar
resultados al no contar con una
especificacin de responsabilidades
documentadas.
* Se pierde la posibilidad de obtener
financiamientos debido a que el plan indica
la seriedad de la empresa por cumplir sus
objetivos.
* Estudio eficiente
y formal del
mercado
* Inexistencia de la
documentacin de
Asignacin de
Responsabilidades
Recomendaciones
* Elaborar un plan
estratgico detallado
que indique: Plan de
accin secuencial que
defina objetivos, etapas,
tiempos, responsables y
un presupuesto
determinado.
* Establecer una
estrategia/visin de
mercadeo ms agresivo
tomando en cuenta:
preferencias de clientes
actuales y clientes
potenciales, aumentar
publicidad
paralelamente para
expandir el mercado
meta y no limitarse a
clientes actuales.
* Documentacin formal
y detallada de la
asignacin de
responsabilidades y la
autorizacin por parte
del gerente.
PASA INA-2
Pgina 23
GLOB@L.NET
Informe de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
INA-2
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE INA-1
INFORME DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
Se encontr a las pruebas Irregularidades en
registrado en la cmara de comercio.
1. GERENCIA
a) La compaa carece de polticas en cuanto al registro que se presenta en la
cmara de comercio, ya que observamos que tiene otras dos sedes
funcionando en la ciudad que carecen de registro mercantil, utilizando el del
establecimiento de comercio inicial.
b) El no tener registrados los otros dos establecimientos comerciales puede
tener implicaciones legales y generar situaciones que generen ya que La
matrcula de los establecimientos de comercio facilita la prueba de su
propiedad, mediante el certificado que expide la Cmara de Comercio. Mientras
est vigente la matrcula, no se podrn registrar otros establecimientos de
comercio o sociedades con el mismo nombre. Evita multas que pueden
imponer la Superintendencia de Industria y Comercio o las autoridades locales.
Es una fuente de informacin comercial para quienes deseen conocer los datos
del establecimiento (actividad, ubicacin, valor, etc.) Permite ingresar a la base
de datos de la Cmara de Comercio. Facilita la celebracin de negocios con los
sectores pblico y privado.
c) Recomendacin: la compaa debe proceder a cambiar su registro en la
cmara de comercio y establecerse como una SOCIEDAD POR ACCIONES
SIMPLE ya que se tienen las siguientes ventajas: Su estructura ser
establecida libremente por lo que decidan los accionistas en los estatutos, sin
necesitar todos los rganos de administracin: basta con que tenga al menos
un representante legal, con la posibilidad que esta representacin pueda estar
a cargo de una persona natural o de una persona jurdica.
PASA INA-3
Pgina 24
GLOB@L.NET
Informe de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
INA-3
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE INA-2
Con respecto de la Junta Directiva, la ley determina que puede ser creada a
travs de los estatutos, y en caso contrario las funciones de administracin y
representacin legal correspondern en su totalidad al representante legal.
Ahora, con respecto a la eleccin de los miembros de la Junta, la ley menciona
que se podrn elegir mediante cualquier sistema de votacin, con lo que los
accionistas podrn escoger el sistema que mejor les permita sentirse
representados sin necesidad de estar atados al famoso cociente electoral.
Existe un avance adicional al eliminar la obligatoriedad de nombrar suplencias.
Por otro lado, en numerosas ocasiones tanto grupos empresariales como
familiares tenan la obligacin de tener una Junta Directiva en sociedades
secundarias. Ellas tenan como nico objeto desarrollar los lineamientos de una
matriz, por lo que era innecesaria la tenencia de dicho rgano de
administracin. Ello causaba la obligacin de realizar trmites y nombramientos
sin ningn fundamento.
Responsabilidad y revisora fiscal
En cuanto al grado de responsabilidad de los accionistas, la ley determina que
ellos no sern responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de
cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad y, para efectos tributarios,
este aspecto se regir por las reglas aplicables a las sociedades annimas.
Adicionalmente, la figura del revisor fiscal, el cual es de carcter obligatorio en
las sociedades annimas clsicas, va a desaparecer para este nuevo tipo de
sociedades. Es claro entonces que, eventualmente, varias sociedades
annimas podran transformarse y evitar la obligacin de tener Revisor Fiscal.
Dicha figura, que en ocasiones es totalmente necesaria, queda obligatoria
cuando la ley lo exija expresamente.
PASA INA-4
Pgina 25
GLOB@L.NET
Informe de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
INA-4
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE INA-3
2. GERENCIA VENTAS
a) DISEO DE UN PLAN DE VENTAS La compaa carece de un plan de
ventas, en nuestra auditoria observamos que no hay un plan establecido con
detalle de objetivos y logros por cumplir.
b) No tener un plan de ventas dificulta como calcular las proyecciones de
ventas de una manera rpida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya
sea las transacciones de inventarios o la facturacin de ventas realizadas.
Tambin no permite estimar la demanda hacia el futuro, basndose en
informacin histrica generada por el movimiento de los servicios y productos
del mdulo.
c) Recomendacin: la compaa debe proceder a la elaboracin de un plan de
ventas que permita apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias
de Mercadeo, Ventas y Produccin al proveerlos con informacin congruente y
exacta, la cual se calcula utilizando modelos matemticos de pronstico, datos
histricos del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos
representantes de cada departamento involucrado de la empresa.
Mayor seguridad en el manejo de la informacin relacionada con las ventas de
la empresa.
Gran flexibilidad en la elaboracin de pronsticos y para la creacin y
comparacin de mltiples escenarios para efectos de anlisis de ventas
proyectadas.
Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y
oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas
establecidos dentro del Plan Maestro de Produccin.
PASA INA-5
Pgina 26
GLOB@L.NET
Informe de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
INA-5
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE INA-4
3. GERENCIA VENTAS
a) CARACTERSTICAS DE VENTA DE LOS COMPETIDORES, durante la
auditoria observamos que la compaa carece de conocimiento acerca de las
caractersticas de venta de sus competidores.
b) No tener conocimiento sobre los competidores, no permite tener un
anlisis de la competencia y no pueden identificar los beneficios y
desventajas que los clientes encuentran en sus productos o empresa.
c) Recomendacin: la compaa debe proceder a la elaboracin de un anlisis
de Benchmarking este proceso de obtener informacin til que ayude a la
organizacin a mejorar sus procesos. Benchmarking no significa espiar o slo
copiar. Est encaminado a conseguir la mxima eficacia en el ejercicio de
aprender de los mejores, y ayudar a moverse desde donde uno est, hacia
donde quiere estar.
Es un proceso sistemtico y continuo para evaluar los productos, servicios y
procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como
representantes de las mejores prcticas, con el propsito de realizar mejoras
organizacionales
PASA INA-6
Pgina 27
GLOB@L.NET
Informe de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
INA-6
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE INA-5
4. GERENCIA VENTAS
a) PROMOCIN Y VENTAS durante el proceso de auditora encontramos que
la compaa cuenta con promocin y ventas.
b) La empresa tiene diseado un plan promociones dentro de las cuales se
encuentra, los volante publicitarios, descuentos en sus servicios o bonos para
los clientes fijando un monto en el consumo, tambin hace campaa de
promocin para el lanzamiento de un nuevo servicio o producto, En nuestra
auditoria observamos que la empresa programa las promociones de acuerdo al
comportamiento del mercado, para reactivar las ventas y crear flujo de ingresos
o recuperar la clientela.
c) Recomendacin: la empresa Glob@l.net debe implementar promocin y
ventas utilizando las siguientes caractersticas.
Empleando las cuatro principales herramientas promocionales.
. Publicidad: Cualquier forma pagada de presentacin y promocin no
personal de ideas, bienes o servicios por un patrocinador bien definido.
. Promocin de ventas: Incentivos de corto plazo para alentar las compras o
ventas de un producto o servicio.
. Relaciones pblicas: La creacin de buenas relaciones con los diversos
pblicos de una compaa, la creacin de una buena "imagen de corporacin",
y el manejo o desmentido de rumores, historias o acontecimientos negativos.
. Ventas personales: Presentacin oral en una conversacin con uno o ms
compradores posibles con la finalidad de realizar una venta
Los objetivos de la promocin de ventas varan segn la audiencia meta
hacia la cual van dirigidas, por ejemplo:
PASA INA-7
Pgina 28
GLOB@L.NET
Informe de Auditora
Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010
INA-7
Auditor: ASTRID CELIN
VIENE DE INA-6
Pgina 29
CONCLUSIN
Pgina 30