Manual Usuario Attendance Management

CONTENIDO
CAPITULO
1.
1 ..................................................................................................... 1
Instalar y desinstalar el programa ............................................................... 1

1.1 Instalar programa........................................................................................ 1
1.2 Desinstalar programa .................................................................................. 7
CAPITULO
2 ....................................................................................................... 8
2. Administracion del programa ............................................................................ 8

2.1 Intercambiar informacion entre el equipo y el programa ............................ 8
2.1.1 Administracion del equipo ......................................................... 8
2.1.2 Subir y descargar datos ........................................................... 12
2.1.3 Monitor en tiempo real ................................................................. 17
2.1.4 Administracion USB .................................................................... 17
2.1.5 Administracion de mensajes cortos .............................................. 22
2.2 Mantenimiento/Opciones ......................................................................... 26
2.2.1Administracion de departamento ................................................... 26
2.2.2 Mantenimiento de empleados ....................................................... 28
2.2.3 Configuracion de Administrador .................................................. 33
2.2.4 Mantenimiento de periodo de tiempo .................................... 42
2.2.5 Administracion de turnos ......................................................... 48
2.2.6 Asignar turnos al personal ....................................................... 51
2.2.7 Mantenimientos de dias festivos ............................................ 60
2.2.8 Configuracion de salida ........................................................... 63
2.2.9 Reglas de asistencia ................................................................ 64
2.2.10 Opciones de base de datos .................................................. 68
2.3 Buscar/Imprimir ....................................................................................... 72
2.3.1 Registro de asistencia.............................................................. 72
I
Time&Attendance Software V3.6
2.3.2 Buscando excepciones de asistencia y lista de registros ... 78

2.4 Administracion de datos ........................................................................... 82
2.4.1 IniciaIizar sistema ..................................................................... 82
2.4.2 Borrar datos obsoletos ............................................................. 83
2.4.3 Respaldar base de datos......................................................... 85
2.4.4 Importar datos de asistencia ................................................... 86
2.4.5 Exportar datos de asistencia................................................... 87
II
CAPITULO
1. Instalar y desinstalar el programa

1.1 Instalar Programa
Se recomienda cerrar cualquier otro programa antes de instalar para

evitar posibles conflictos en el proceso de instalacin.
AtencinAlgunas versiones de software tal vez no coincidan con el
contenido real del CD, por favor permita que el CD instalar el
programa estndar.
Inserte el CD en su lectora de discos, automticamente se mostrara el
men de instalacinAparece el siguiente cuadro
Seleccione el lenguaje que desea instalar, de click en (Next) para

avanzar a la siguiente pantalla
De click en (Next), aparecer la siguiente ventana
Esta ventana es un acuerdo del uso del programapor favor lalo

cuidadosamente. Si est de acuerdo con el contenido, de click en (I
Agree) y entre al siguiente proceso de instalacin si no acepta el
acuerdo de click en (No) para salir del proceso de instalacin si
necesita volver a la pantalla anterior de click en (Back). La siguiente
pantalla de instalacin es:
Esta pantalla es para seleccionar la carpeta de instalacin para el

programa, puede escoger la que tiene por defecto o puede escoger o
crear otra carpeta. Despus de seleccionar la carpeta de click en (Next)
aparecer lo siguiente:
Aqu selecciona lo que desea instalar, despus de seleccionar de click en

(Next)aparecer lo siguiente
En esta pantalla se muestra la carpeta que ser creada en el men de

Inicio, de click en (Next) para continuar, aparecer lo siguiente
Esta ventana muestra que ha terminado de configurar el programa de

instalacin, si desea hacer alguna modificacin de click en (Back)de lo
contrario de click en (Install)el programa de instalacin copiar los
archivos necesarios en el disco duro y escribir la informacin
relacionadadespus de esto de click en el botn (Finish), el proceso de
instalacin habr terminado.
El acceso directo aparecer en el escritorio, de click en
para
entrar al programa.
1.2 Desinstalar programa
Si no necesita volver a usar este software y desea quitarlo de la

computadora, siga los siguientes pasos para hacerlo:
Cierre completamente el programa.
Entre a la ventana de Agregar o Quitar programas, seleccione
Attendance Management y de click en Desinstalar. Haciendo esto,
aun le faltaran archivos por eliminar, deber entrar a la carpeta del
software (att2007) dentro de Archivos de Programa y eliminarla
manualmente.
CAPITULO
2. Administracin del programa

2.1
Intercambiar
informacin entre
el
equipo y el programa
2.1.1 Administracin del equipo
Antes de descargar o subir informacin del equipo con el software,
asegrese de que se estableci la comunicacin entre el equipo y la PC.
Primeramente conecte el equipo al sistema, introduzca la informacin
necesaria, despus de la conexin exitosa la descarga o subida de datos
est disponible.
Mantenimiento del equipo

Click en (EQUIPO) en la interface o click derecho con el mouse en
Equipos, en esa lista podr agregar, eliminar y modificar dispositivos.
Por defecto hay dos parmetros de comunicacin en el sistema, uno es

RS232/RS485, el otro es Ethernet.
AadirEl usuario puede agregar nuevos dispositivos, introduzca

los parmetros correspondientes de la conexin, grbelos, el
nombre del dispositivo aparecer en la lista de la izquierda.
Nombre del dispositivo: El nombre que el dispositivo tendr al

conectarse con el equipo.
Tipo de Comunicacin: Cual mtodo es usado para la

comunicacin entre el dispositivo y la computadora.
Baud rate: La velocidad debe ser la misma en el equipo y la PC.
Direccin IP: La direccin IP del equipo
Contrasea de comunicacin: Si hay una contrasea de
comunicacin en el equipo deber ponerla en este campo, de lo

contrario no es necesario que escriba algo
Numero del equipo: Numero de identificacin del equipo.
Puerto El Puerto usado por la computadora. El RS232/RS485 es

un Puerto COM; el Puerto por defecto de Ethernet es 4370.
Borrar: Si el equipo ya no estar ms en uso, de un click sobre l en

la lista de la izquierda, click en (Borrar) para quitarlo del sistema.
Guardar: Despus de modificar la informacin de los parmetros de

conexin de click en (Guardar) para guardar la informacin.
Conectarse al equipo: Los equipos que se encuentran en el sistema se

muestran en "Lista de Equipos, de click sobre el que desee y luego
click en el botn (Conectar), o de click derecho sobre el equipo que
desea conectar y seleccione Conectar del men que se desplega.
10
Cuando el sistema se conecte al equipo aparecer Conectando,

espereen la parte inferior derecha, si el dispositivo se conecta o no
el programa se lo informar.
Si la conexin falla por favor revise:

1) Si los parmetros de conexin en el equipo coinciden con los de la
opcin en el men del programa
11
2Si el medio de comunicacin est funcionando correctamente

Desconectar
Cuando el sistema y el equipo se encuentran subiendo o descargando
datos, el equipo est en un estado de trabajando, as que no podr
realizar ninguna otra accin durante ese tiempo. Despus de subir o
descargar informacin, desconecte el equipo, de click en (Desconectar)
para desconectar la comunicacin en el equipo.
2.1.2 Subir y descargar datos

Esto es el intercambio de datos entre el software y el equipo. La utilidad
de intercambio es utilizada para descargar datos de registros o subir
informacin de usuarios. El siguiente procedimiento muestra cmo usar
esta utilidad para descargar y subir datos. Antes de empezar este
procedimiento, primero complete la conexin del dispositivo.
Descargar EventosDescarga todos los registros de marcacin en el
equipo;
Descargar Inf. De UsuariosDescarga la informacin del personal, las
huellas del personal pueden ser descargadas al mismo tiempo.
12
Cargar Inf. De Usuarios: Sube la informacin y huellas del personal al

mismo tiempo.
Informacin de Equipo: Examinar la informacin del equipo y
modificar opciones mediante el software.
Descargar Eventos: No es posible descargar datos del equipo a menos

que el equipo y el sistema se encuentren conectados. Directamente de
click en " Descargar Eventos" en la pantalla principal en la parte
izquierda para descargar los datos del equipo o entre al Men de
administracin y seleccione la opcin de descargar los registros de
asistencia del equipo.
El sistema podr mostrar "trabajando ", espere un momento, despus de

terminar se le informara que ha sido completada la descarga, la
comunicacin entre el software y el equipo ha terminado. Los datos
13
descargados han sido agregados al sistema, si los datos son muchos, es

posible que se necesite mucho tiempo para realizar la descarga.
Los registros descargados se pueden mostrar en el rea que tiene el
circulo en la figura de arriba. Al mismo tiempo, los registros nuevos
sern almacenados en la lista de datos de registro de personal en el
sistema, usted podr verlos desde el registro de asistencia; Los usuarios
nuevos sern almacenados en el sistema en la tabla de informacin de
personal, la podr ver a travs de mantenimiento de personal. Despus
de descargar los datos, el sistema aun no elimina los datos almacenados
en el equipo. En la opcin Maintenance/Options->Downloads record
puede elegir descargar los datos y borrar el registro de datos del equipo
al mismo tiempo, el sistema remover del equipo los registros de datos
automticamente.
Descargar Inf. De Usuarios: Solo cuando el sistema y el equipo
estn conectados se pueden descargar los datos, de un click en
"Descargar Inf. De Usuarios que se encuentra en la parte izquierda de
la pantalla principal, o acceda al men Administracin de Equipos,
seleccione Descargar Inf. De Usuarios.
Ver usuarios en el dispositivo: Click en (Buscar usuarios). Para
usuarios nuevos, se mostraran en la columna "Nuevos Usuarios". Para
contener los usuarios del dispositivo en la Base de Datos local, presionar
Descargar.
14
BorrarSeleccione un usuario que desea que sea borrado de la lista,

tambin puede seleccionar todos los usuarios. Borrar solamente
contrasea o huella, solo necesita colocar una marca frente al elemento
correspondiente y dar click en (Delete), si desea seleccionar varios
elementos podr mantener presionada la tecla Ctrl mientras va dando
click sobre los elementos a seleccionar.
Cargar Inf. De Usuarios Permite cargar datos desde el software hacia
el equipo tales como, Nombres, codigos y huellas
Subir datos es un proceso que no se puede ejecutar hasta que el sistema
y el dispositivo estn conectados. De un click directamente en Cargar
Inf. De Usuarios, o entre al men Administracin de Equipos y
seleccione Upload user info and FP.
15
Cargar personalSi existe mas de un departamento en en equipo y no

todas las personas marcaran en el equipo, se deber seleccionar
solamente el departamento que se desea cargar. De lo contrario debemos
seleccionar el nombre de la Compaa.
Subir
1Seleccione el personal que desea subir en la columna Usuarios
2 Seleccione el personal que se subir y se asignara al equipo

seleccionado en la columna Lista de Equipos.
Informacin de usuario/Huellas: Marque la informacin que desea que
se cargue.
16
2.1.3 Monitor en tiempo real

La funcin de monitor en tiempo real permite al software saber la
asistencia del personal o el estado del control de la puerta en tiempo real,
puede encontrar y tratar con el estado de excepciones.
Ejecute esta funcin, solo es necesario abrir el software y agregar el
equipo a la red, si hay muchos equipos solo necesita conectarlos todos,
despus de que un usuario se verifique, su registro aparecer en la
pantalla:
Nota: Algunos equipos no soportan esta funcin
2.1.4 Administration USB

Como es comn, existen las siguientes formas de descargar datos:
RS232, Ethernet, and RS485.
17
Cuando se dificulta o falla la comunicacin por esos medios, puede

utilizar un USB para subir o descargar informacin y huellas del
personal y as guardar esta informacin en el software.
Para descargar los datos por medio de USB ingresar a la opcion Admin.
USB dentro de la opcion Datos en la barra de menus.
Debido a que cada equipo es diferente, los datos que se descargan a la
memoria USB sern diferentes, as que antes de utilizar el USB primero
seleccione el tipo de datos que su equipo utiliza 5Code
(US100-C/US100).
Despus de escoger, presione OK para entrar a la administracin de

USB, tal vez se produzca un error mientras descarga los datos que es
ocasionado por una mala eleccin.
18
Importar datos de usuario a la PC

Concte a la PC la memoria USB, en el software vaya a
Datos-Admin.USB, seleccione Importar usuarios, Aparecer la
siguiente pantalla.
El archivo de datos del actual usuario que se encuentra en el USB ser

mostrado en la columna Informacin de Dispositivo, despus de
seleccionar este archivo de click en Importar Usuarios, el sistema
importara los datos y sern mostrados en la lista de en medio para
indicar que los datos han sido descargados exitosamente.
Borrar datos de USB: Elimina todos los datos del USB.
19
Borrar listaBorrar la informacin del personal de la lista actual.
ActualizarActualizar la informacin del personal en la lista actual.

Importar desde el disco local: Importar datos de usuario de la PC a otro
disco.
Exportar Datos de Usuario a USB
Exportar los datos de usuario del software al USB para grabarlos o

transferirlos a otro dispositivo, aqu puede seleccionar el usuario que
desea subir, como se muestra en la siguiente figura.
Podr ver toda la informacin del personal en la columna de la izquierda,

de click en el botn para mover los datos a la parte de Export Usuarios
20
Mueve todos los registros a la parte de Export Usuarios.

Mover el personal que ha sido seleccionado a la parte de Export
Usuarios.
Remover todos los registros de la parte de Export Usuarios.
Remover el personal que ha sido seleccionado de la parte de Export
Usuarios
Importar los registros de datos a la PC
Concte a la PC el dispositivo USB, entre a DatosAdmin. USB y
seleccione Importar Registros, como se muestra en la siguiente
pantalla.
21
La informacin de los datos de usuario que ha sido grabada en el USB

se mostrar en la parte izquierda, que es la lista de espera para importar.
Seleccione el archivo, de click en Importar Registros el sistema
importar los datos, stos se mostraran en la lista de en medio lo cual
indica que los datos se descargaron exitosamente.
Borrar datos del USB: Elimina todos los datos del USB
Borrar listaBorrar los mensajes cortos en la lista actual.
ActualizarActualizar la informacin del personal en la lista actual

Importar de disco local: Esta opcin podr ser utilizada si guardamos los
arhivos de descarga en una carpeta en nuestro disco duro en al PC luego
de la descarga de la informacion del Equipo de marcacin.
2.1.5 Administracin de mensajes cortos

Algunos productos proveen una funcin con la cual podr mandar
mensajes a una persona a travs de una forma pblica o personal, antes
de utilizar esta funcin, es necesario configurar los mensajes cortos,
personalice los mensajes de acuerdo al personal y despus cargue los
mensajes al equipo. El equipo soporta dos formas de subir los mensajes,
una es subirlos conectando el equipo directamente con el software y la
otra es utilizando un USB, a continuacin se muestra un ejemplo para
subir mensajes
22
Para empezar a utilizar el servicio de mensajes SMS debemos ir a la

opcion de men DATOS y luego a ADMIN. SMS.
Sistema de mensajes cortos
1Configuracin de la comunicacin
Se ofrecen dos opciones de conexin --- Puerto serial/Ethernet,
determine el modo de comunicacin entre el equipo y su PC, de acuerdo
a la configuracin del equipo, complete la informacin del numero de
dispositivo y la contrasea de comunicacin, click en Test
Connexin, si la conexin es exitosa, este elemento cambiara a
Conectar, si la conexin falla, el sistema dir Error en conexin
con Dispositivo.
23
2Mantenimiento de mensajes cortos

En esta seccin tambin soporta el mantenimiento de la informacin
bsica del mensaje corto. Las cuatro funciones que se incluyen son
agregar, borrar, modificar y actualizar
Agregar: Click en el botn aadir, aparecer lo siguiente:
Mensaje corto publicoPara mensajes pblicos, tan pronto como el

equipo reciba el mensaje lo estar mostrando en todo momento
Configuracin del periodo de validez Despus de seleccionar el
elemento, se agregara una lnea en la pantalla, define el tiempo de inicio
24
y los trminos del periodo de validez.

CancelarDe click en cancelarpara elimirar los cambios realizados.
Modificar Despus de seleccionar un mensaje de la lista puede hacer

click en editar, as podr modificar el nmero de serie, periodo de
validez y el contenido del mensaje corto
Actualizar Despus de realizar la bsqueda de SMS, solo se
mostraran los mensajes que arrojo el resultado de su bsqueda, puede
actualizar para mostrar todos.
3Enviar un mensaje corto

Desde la lista de mensajes en la lista izquierda, seleccione los mensajes
que desea enviar y de click en Enviar SMS. Antes de enviarlo o enviarlos
debemos establecer conexin con el dispositivo
4Personalizacin, esta opcion esta deshabilitada.

5Eliminar
Seleccione SMS de Maquina de Asistencia, click en ejecutar,
puede eliminar todos los mensajes cortos en el equipo de asistencia,
seleccione un mensaje de la lista de la izquierda, de click en ejecutar y
25
el mensaje seleccionado se borrar.
2.2 Mantenimiento/Opciones
Con el fin de obtener resultados correctos y exactos de Tiempo y
Asistencia,
deber
configurar
las
opciones
del
men
Mantenimiento/Opciones, aqu puede configurar la base de datos del
software y hacer configuraciones del sistema. Primeramente, entre a
lista de departamentos para configurar y asignar personal a los
departamentos, despus configure una contrasea para la base de datos,
luego establezca los das festivos, tipos de permisos y reglas de
asistencia, departamentos, mantenimiento de personal y configuraciones
de administrador, por ltimo, mantenimiento de calendario,
mantenimiento de programacin de turnos, asignacin de turnos al
personal.
NotaA menos que haya asignado la programacin de turnos

al personal, el sistema no producir reportes de asistencia
2.2.1Administracion de departamento
En este modulo se proporcionan indicaciones para administrar cada
departamento, principalmente agregar o borrar departamentos y enrolar
personal a los departamentos. Para ms detalles vea lo siguiente:
26
De
click
en
la
opcin
Departamento/Lista
del
men
Mantenimiento/Opcionesaparecer la siguiente ventana
Si desea agregar un departamentode click en la opcin Aadir que

se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana, introduzca el
nombre del departamento en el cuadro de dialogo y de click en (OK)
para grabarlo.
Si desea borrar un departamento, debe seleccionar el departamento que
desea borrar de la lista y dar click en la opcin Borrar, seleccione
si para confirmar.
27
Si desea mover un departamento y cambiarlo de rea, de click sobre el

departamento que desea mover y arrstrelo hacia el rea en la que lo
desea colocar.
2.2.2 Mantenimiento de empleados
Seleccione el menu Mantenimiento/Opcionesclick en la opcion
Mantenimiento de empleados para abrir la lista de empleados, dentro
de esta ventana, hay varia informacin del personal y configuraciones de
asistencia. A travs de la lista de personal podr ver a que departamento
pertenece el personal, podr modificar y ver informacin del personal.
La mitad superior de la ventana de Lista Empleados es una lista de

empleados y la mitad inferior esta diseada para seleccionar y
28
configurar informacion del personal.

Cuando tiene mucho personal, puede utilizar la funcion de busqueda, en
la barra de menus en el cuadro correspondiente introduzca la condicion
de bsqueda, click en Buscar y asi podrea tener los detalles de la
informacin de su personal.
1 Deber llenar los espacios de la lista de informacin del personal

con el nombre, numero de enrolado, etc.; de acuerdo a su necesidad
actual puede agregar otra informacin sobre el personal.
Agregar un nuevo usuario

Cuando usualmente se ejecuta este programa de administracin por
primera vez, despus de registrar al usuario en el dispositivo, se
descarga al software, se revisa el nombre o alguna otra informacin y
despus se sube de nuevo al equipo. Si tiene que aadir directamente el
personal en el software, con el fin de garantizar la informacion de
usuario y la huella o la tarjeta de correspondencia uno a uno, conecte el
dispositivo para ir a la registracin en tiempo real y la huella y la tarjeta
estn disponibles en esta interfase. Despues de conectar el equipo, cada
vez que agrega un usuario su correspondiente huella o tarjeta seran
registradas simultaneamente. Evita los problemas de que la huella o
tarjeta y el personal no correspondan con lo que aparece.
29
Registro de huella
Debajo de Admin. Huellas se encuentra una opcion para seleccionar el
equipo lector de huellas que esta conectado al sistema, despues de
conectarlo exitosamente, empieze a agregar al personal. Seleccione el
departamento el cual el personal pertenece, de click en el botn ,
introduzca en nmero de registro, nombre y otra informacin del
personal. De un click en el botn Grabar para empezar el registro de
huellas.
Registro de huella en el equipo: registrar la huella con el equipo lector
de huellas y pasarla al software.
Flujo de registro: De click en el botn de enrolar, aparecer lo siguiente
30
Empiece el registro, click en cualquiera de los dedos, el equipo que esta

esta conectado al sistema le pedira que coloque su dedo para hacer la
captura, despus de colocar el dedo tres veces, se le informara que el
registro ha sido exitoso, el proceso de registro habr terminado.
Si desea una huella de respaldo para el sistema, seleccione otro dedo

para registrarlo. Despues de terminar el registro presione OK para
regresar a la pantalla de agregar usuarios.
Si desea agregar nuevos usuarios presione el boton
operacion descrita anteriormente.
31
para repetir la
Modificar personal
No modifique al azar el nombre o numero de enrolado del personal.
Evite que exista informacin que no coincida con la informacin
correspondiente en el dispositivo. Luego de realizar las modificaciones
presione el boton Grabar
Transferir empleado
Click en el boton
(Transferir Empleado) para transferir
empleados de un departamento a otro, aparecera la siguiente pantalla
En el cuadro de Transferir Empleado seleccione el departamento al

cual quiere agregar al Nuevo empleado, click (OK) para transferirlo o
(Cancel) para cancelar los cambios.
32
2.2.3 Configuracion de administrador

Establecer administrador
Para ayudar a mejorar la seguridad de su sistema, para prevenir que los
datos sean cambiados por personal no autorizado, este programa de
aministracion provee una function para establecer un administrador,
Click en el menu Mantenimiento/Opciones y de click en el submen
Administradores, aparecer la siguiente ventana
Click en el boton (Administrador), aparecera lo siguiente
33
Seleccione el tipo de administrador que desea agregar (se recomienda

agregar un super administrador), despus de dar click sobre la opcin
que desea aparecer lo siguiente
En la pantalla seleccione al usuario que desea poner como administrador,

todos los administradores deben ser personal de la compaia.
34
La contrasea inicial del administrador es su propio nmero de registro,

click (OK) para entrar a la pantalla de privilegios de administrador, aqu
puede establecer los provilegios que tendr este administrador
35
De click en los privilegios que desea que el administrador tenga,

indica que ese elemento esta seleccionado, Seleccionar Todos
significa que el sistema dara a cada clase de administrador los
privilegios por defecto. Al terminar de click en "OK" para completer la
configuracion, si da click en Cancelar" se le permitira establecer los
privilegios en otra ocasion (para establecer despus los permisos, en la
ventana de administradores, de click en el botn Operacin Permiso).
Nota: El administrador no puede revisar sus propios privilegios o borrar
su cuenta, solo el super administrador se le permite revisar, agregar o
borrar a los otros niveles de administrador.
Para mas detalles vea la clasificacin y privlegios de administradores.
Despues de establecer el administrador, la contrasea por defecto es su
nmero de registro de personal, se recomienda cambiarlo para garantizar
la seguridad de los datos. Despues de establecer un administrador en el
sistema, el sistema mostrara una ventana, si no introduce los datos del
administrador no podr entrar en el software.
36
Privilegios y clasificacin de Administradores

1.
Clasificacion de Administradores
Hay 4 clases de administrador en el sistema, de acuerdo al nivel de
privilegios del rango ms alto al mas bajo la secuencia seria: Super
administrador, segundo nivel de administrador de departamentos,
primer nivel de administrador de departamentos
2.
Privilegios de Administrador: Los super administradores pueden

administrar a todo el personal; los administradores de departamento solo
pueden administrar al personal de su departamento.
Privilegios de super administrador: El super administrador, es

el administrador de mas alto nivel en el sitema, tiene privilegios para
agregar, modificar, o eliminar otros administradores, se le permite
37
inicializar la administracin del sistema y establecer la base de datos.

Por defecto se le permite realizar cualquier operacin en el sistema. Si
no se selecciona ningun privilegio en la interface de los privilegios de
administrador, entonces tendr los privilegios por defecto, si solo
algunos puntos han sido seleccionados, entonces este administrador que
tiene esos privilegios puede seleccionar solamente el proyecto
correspondiente.
Privilegios del administrador de segundo nivel de

departamento: el segundo nivel de administradores de departamento se
les permite agregar administradores en su departamento, ya sea del
mismo nivel o mas abajo que el mismo, eliminar departamento al que
pertenece, no se le permite operar administradores de otros
departamentos. Si solo unos pocos elementos han sido seleccionados,
entonces el administrador que tiene esos privilegios, solo podra
seleccionar los proyectos correspondientes.
Primer nivel de administrador de departamento: el primer

nivel de administrador de departamentos puede agregar administradores
a su departamento, y revisar los privilegios de los de su mismo o mas
bajo nivel, eliminar el departamento al que pertenece, no esta permitido
a operar sobre administradores de otros departamentos. Si pocos
elementos han sido seleccionados, el administrador que tiene esos
privilegios, solo podra seleccionar los proyectos correspondientes.
Administradores de departamento: Los administradores de

departamento pueden agregar administradores a su departamento con
sus mismos privilegios, eliminar el departamento al que pertenecen, no
38
se les permite operar sobre otros administradores de departamento. Si

pocos elementos han sido seleccionados, entonces este administrador
podra seleccionar los proyectos correspondientes.
Proyecto Autorizado
Eliminar los datos obsoletos / respaldar la base de datos / exportar los
datos de asistencia:
Hay 3 proyectos bajo el menu de Data, el administrador cuenta con
estos privilegios para guardar y examiner informacion.
Importar los datos de asistencia: Se pueden importar los datos
grabados en el archivo al sistema a traves de la opcin Importar AC
data dentro del menu Datos.
Dejar el trabajo /pedir permiso: click en el submenu "Inasistencia
Justificada/Permisos" que se encuentra dentro del menu Asistencia,
aqui puede establecer las configuraciones y producer las hojas de datos
correspondientes.
Olvido de marcar entrada / salida: si el personal se olvida de marcar
su entrada/salida, agregue la marcacin correspondiente a traves de
esta opcion Empleados que Olvidaron Marcar Ent/Sal dentro del
menu Asistencia.
Llegadas tarde/Salidas temprano colectivas: si varios miembros del
personal han olvidado marcar su entrada o salida, con esta opcion se
puede establecer que se ignore esa marcacin y se le puede asignar
una nueva de acuerdo a como el administrador lo desee.
39
Consultas y reportes de excepciones de asistencia: En el menu

buscar/imprimir puede tambien hacer click en la opcion "Calculo de
Asistencia y Reportes, puede buscar cualquier clase de excepciones,
estadsticas de asistencia, reporte de produccin e imprimir reportes.
Administracion de departamento/Mantenimiento de empleados:
puede establecer los departamentos en administracion de
departamentos; revisar la informacin y configurar los tiempos de
asistencia del personal en la opcin de mantenimiento de empleados a
travs del submenu Departmento lista/ Empleados que se encuentra en
el menu Mantenimiento/Opciones.
Configuracion
de
administrador:
En
el
menu
de
Mantenimiento/Opciones., configure el administrador y asigne los
privilegios.
Mantenimiento de periodo de tiempo/administracion de
programacion de turnos: a traves de esta opcion puede crear el periodo
de tiempo de trabajo en el mantenimiento de periodos de tiempo,
administrar la programacion de turnos, seleccionar el period de tiempo
apropiado o combiar el period de tiempo para establecer las diferentes
programaciones de turnos.
Asignar una programacin de turno al personal: Asignar la
programacion de turnos ya establecida al personal.
Mantnimiento de das festivos: Establezca los dias festivos en la
opcion Lista Dias festivos.
40
Configuracion de salidas: En esta opcion establezca las opciones

por las cuales el personal se puede ausentar.
Regla de tiempo y asistencia: Establezca las reglas de asistencia y
la regal estadistica para el proyecto de tiempo y asistencia en el reporte.
Configuracion de base de datos: A traves de esta opcion establezca
la conexion a la base de datos.
Configuracion del sistema: Puede llevar a cabo la configuracion de
algunas opciones del software.
Conexion a dispositivo: Le permite conectarse a un dispositivo.
Descargar registros de datos del dispositivo: Le permite descargar

los datos disponibles en un dispositivo.
Subir informacin del personal al dispositivo: Le permite subir la
informacion del personal al dispositivo seleccionado.
Descargar empleados y sus huellas: Aqui puede descargar la
informacion de las huellas de los empleados.
Borrar la informacin en el dispositivo: Elimina los datos de
asistencia grabados en el equipo
Administracion de dispositivo: Le permite examiner la informacion
del dispositivo y llevar a cabo algunas operaciones sobre ella.
Editar dispositivo: Puede agregar, eliminar
comunicacion del software con el dispositivo.
41
y revisar
la
Sincronizar el tiempo del equipo: Sincroniza el tiempo del equipo

con el de la computadora,
2.2.4 Mantenimiento de periodo de tiempo

Antes de que sea asignada la programacion de turnos, se debera
configurar el periodo de tiempo, seleccione el menu Mantenimiento/
Opciones, click en Mantenimiento de Horarios, puede usar
periodos de tiempo los cuales se van a utilizar para manejar los turnos
del personal, la pantalla es la siguiente:
Si aun no ha asignado la programacion de turnos mientras se establece

los periodos de tiempo, el sistema le anunciara que aun no ha asignado
ninguna programacion de turnos, la pantalla es la siguiente.
42
Click en (Cancelar) para regreasar a la pantalla principal, click en

(OK) para empezar a configurar los periodos de tiempo usando el
asitente, aparecer lo siguiente
43
De acuerdo a las condiciones de cada empresa se debera seleccionar el

metodo de entrada y salida al trabajo, hay dos opciones (maana y
tardes) o si es un turno corrido (desde en la maana hasta en la tarde),
introduzca los horarios correspondientes de entrada y salida, click en el
botn (Cancelar) para ir a la pantalla principal, click en (Sgte) para
continuar la configuracin, aparecer la siguiente ventana:
En esta pantalla se configuran los tiempos de entrada y salida, establezca

los rangos que desea para que el personal pueda registar la entrada y la
salida.
Establezca si el empleado esta forzado a registrar su entrada y su
salida, tambien podra establecer diferentes opciones dependiendo de los
diferentes departamentos y empleados, click en (Sgte), aparecer lo
siguiente:
44
En esta pantalla establezca los tiempos que el empleado puede llegar

tarde en la entrada, o el tiempo que se puede ir temprano a la hora de la
salida, click en (Sgte) para entrar a la siguiente pantalla:
45
En esta pantalla el sistema le anuncia que agregara un periodo de tiempo

llamado da y una programacion de turno llamada Normal, si antes
selecionaramos el mtodo que tiene dos asistencias en un dia, el sistema
agregar dos nuevos periodos de tiempo, uno para A.M y otro P.M.
Hay 3 opciones en la pantalla, seleccinelas de acuerdo a sus
necesidades, despues de click en el boton Finalizar para completar la
configuracin. Aparecera la siguiente pantalla
Esta pantalla puede ser dividida en dos partes, la parte de la izquierda

muestra la lista de los periodos de tiempo, a parte derecha es la
administracin de los periodos de tiempo. Puede agregar, borrar y
revisar periodos de tiempo.
Agregar: De un clic sobre el boton ( Nuevo) para agregar un

Nuevo periodo de tiempo, depsues introduzca el nombre, las horas
de entrada y salida de trabajo, los minutos de tolerancia, las horas
46
para registrar entrada o salida Tambien defina si para este periodo

de tiempo el empleado tendr que registrar sus entrada y salida. El
formato de tiempo es hh:mm.
Borrar: Seleccione un periodo de tiempo de los que ya existan y

despues de click en el boton ( Borrar) para elminarlo.
Guardar: De click en el boton (
Guardar) para modificar un
periodo de tiempo, o para agregar uno nuevo, de click sobre este

botn para guardar la informacin del periodo de tiempo.
Establecer los minutos de tolerancia para llegar tarde: Como se

muestra en la figura de arriba, se estableci el valor de 5, asi si la
entrada fuera a a las 08:30, asi: A) El empleado marca a las 8:33, B)
El empleado marca a las 8:40; en el inciso A el empleado llega a la
hora normal, en el inciso B el empleado tendr 10 min de retardo
debido a que marc despus de los 5 min de tolerancia.
Establecer los minutos permitidos de salir temprano: Esto es

similar a los minutos para llegar tarde, solo que aqui es para
establecer los minutos que el empleado podra salir antes de su
horario normal.
Principio/Fin de la entrada (Inicio Ent /Final Ent): Aqui se stablece

a partir y hasta que hora el empleado podra registrar su entrada.
Principio/Fin de la salida (Inicio Sal/Final Sal): Establece a que

tiempo los empleados pueden empezar a registrar la salida y a hasta
que tiempo despus de la hora de salida pueden marcar.
47
A cuantos das de trabajo sera equivalente (Cuenta Dia Trab): Aqui

se establece el valor de dias de trabajo sera equivalente el period de
tiempo seleccionado.
Cantidad de tiempo (Cuenta Minuto): Aqui se establece la cantidad

de minutes que se tomaran en cuenta como trabajados, por ejemplo,
si un turno es de 9 horas pero se cuenta con 1 hora de comida,
entonces el empleado solo trabaja 8 horas, en este caso se
estableceria como 480 minutos equivalente a esas 8 horas.
Marcar entrada/salida (Debe C/Ent C/Sal): De acuerdo a los

diferentes puestos y a las diferentes necesidades se puede
establecer si es necesario o no que los empleados tengan que
registrar su entrada/salida.
Cambiar el color del periodo de tiempo (Cambio de color): Aqu

puede cambiar el color de los difentes periodos de tiempo, esto
puede ser muy til para diferenciarlos uno de otro.
2.2.5 Administracion de turnos

Despues de configurar los periodos de tiempo, podra configurar la
programacion de turnos, seleccione la opcion Mantenimiento de
Turnos del menu Mantenimiento/Opciones, aparecer la siguiente
pantalla:
48
Esta pantalla se divide en nombre de turno (Shift) y periodo de

tiempo de turno (Periodo de Tiempo), la parte del nombre de turno
incluye el nombre, la fecha de inicio, la cantidad de ciclos y la unidad de
ciclos.
Los nombres de turnos no se pueden repetir y ninguno de los campos
podra quedarse vaco.
La fecha de inicio tiene como formato dd-mm-yyyy, por ejemplo, el 15
de noviembre del 2003 se grabara como 15-11-2003.
De un click en el botn ( ) para agregar un Nuevo turno, aparecera un
periodo de tiempo de turno en blanco del lado derecho, entonces
agregue un periodo de tiempo, aparecera lo siguiente:
49
Seleccione un periodo de tiempo de la lista de la izquierda y seleccione

el (los) das que desea asignarles dicho periodo de tiempo, de click en
(OK) para guardar los cambios, de click en (cancelar) para no guardar
los cambios.
Cancelar turno: Seleccione un turno que desea elminar, de click en el
boton ( Borar) para eliminarlo.
Modificar: Seleccine el turno que desea modificar y de click en el boton
(
Editar).
Eliminar periodo de tiempo: Seleccione el period de tiempo que desea
eliminar y de click en el boton ( Borrar).
Guardar: Despues de que se ha agregado un nuevo turno o ha sido
modificado uno existente de click en el botn (
cambios realizados.
50
) para guardar los
2.2.6 Asignar turnos al personal

Si el personal no ha sido programado, al final el sistema no podra
contarlos en las estadisticas de asistencia, si el personal no pertenece a
un turno el sistema no podra reconocer su registro de asistencia como
cuando entra o sale de trabajar y no podra contar su tiempo de
asistencia.
Despues de configurar el periodo de tiempo y la administracin de
turnos, seleccione Turno de Empleados del menu
Mantenimiento/Opciones, se abrira la ventana de Asignacin de
turnos a Empleados , aqu podr mantener los datos relacionados con
los turnos del personal.
51
El lado izquierdo de la pgina muestra los distintos departamentos. De

click sobre alguno de ellos para poder ver todos los empleados y su
programacin de turnos en el lado derecho de la ventana.
Asignar turno al personal por departamento: Asigna turnos de acuerdo a
las caracteristicas de los departamentos, de click sobre el
boton
Turnos del Dpto.", aparecer la siguiente ventana:
Turno por defecto: Seleccione un turno de la lista para establecerlo

como el turno por defecto que sera usado para el nuevo personal,
despus de enrolar un nuevo personal, ste tendr dicho turno.
Turnos usados: Podra seleccionar las programaciones que podran ser
utilizadas por dicho departamento.
52
Modo normal de asignar turnos al personal

La parte derecha de la ventana es el modulo para asignar los turnos al
personal. Aqu no solo puede asignar turnos al personal individualmente,
tambin puede hacerlo a todo el personal. Click en ( Selecc Todo)
para asignar turno a todo el personal. En la lista de personal, mantenga
presionada la tecla Ctrl y vaya dando click sobre el personal que desea
asignarle turno, despus de click en (
Asignar Turnos), aparecer la
siguiente ventana:
Marca Entrada/Salida: Podra establecer si el personal tendr que checar

su entrada/slaida, podra juzgar si es necesario establecerlo de acuerdo
con el correspondiente periodo de tiempo, el establecimiento de
privilegios en este proyecto es superior al de la configuracion de periodo
de tiempo de turno.
53
Activa Asistencia: Se refiera a si el tiempo de asistencia es efectivo o no,

despus de seleccionar esta opcin, de acuerdo con las reglas de
asistencia y la programacin de turnos, el total de los registros de tiempo
y asistencia estan disponibles, de lo contrario este empleado no se
encontrara en los registros respecto a la forma normal de trabajo. Por
ejemplo, algunos lderes no les necesitan contar el tiempo de asistencia
para ir a trabajar normalmente.
Cuenta OT: Despues de seleccionar esta opcin sera possible calcular el
tiempo extra de dicha persona.
En la organizacin actual de turnos bajo la opcion de permitir examinar
todos los turnos del persional, agregue o elimine cambios al turno del
personal. Click en el boton
, aparecer lo siguiente
54
Todos los turnos y los periodos de tiempos de turnos se muestran en esta

pantalla. Seleccione alguno turno de los que se encuentran configurados,
determine su fecha de inicio y de trmino, de click en el boton OK
para guardar los cambios, de click en el boton "cancelar" para cancelar
estos cambios, regresara a la pantalla de asignar turnos al personal.
Despues de terminar, el nombre correspondiente del turno aparecera en
la columna shift y la lista de tiempo se mostrara en la parte de abajo
de la pantalla.
Auto asignar periodo de tiempo (Auto-Asignar Horario)
Si la asignacin de turnos al personal o el cambio de la programacin de
turnos es muy frecuente y no hay una regla que seguir, esta disponible la
opcion Auto-Asignar Horario, esto se refiere a que el empleado no tiene
asignado un horario pero si cuenta con registro de asistencia, el
programa puede juzgar automaticamente a que periodo de tiempo
pertenece dicho empleado. Despues de seleccionar dicha opcin, la
siguiente pantalla aparecera
55
Por ultimo, seleccione el periodo de tiempo que ser utilizado para

asignrselo al personal: para hacer esto solo haga click sobre el boton
, apareceran las opciones para escoger periodo de tiempo, estos
periodos de tiempo son los que se establecieron en la opcin de
mantenimiento de periodos de tiempo (Mantenimiento de Horarios). La
pantalla es la siguiente
56
De click en el boton
si necesita borrar algun periodo de tiempo
Turnos temporales de empleado

Si uno (o varios) empleados necesitan cambiar sus horas de trabajo
temporalmente, su turno puede ser definido temporalmente, de click en
el botn de temporary shifts en la ventana principal llamada
Schedule employees AC, aparecer el siguiente mensaje:
57
Click en el botn (OK), entrara a la programacion temporal, click en el

boton (Cancel ), para regresar a la ventana principal. Primero defina
Primero defina el rango de tiempo, seleccione al empleado, si desea
seleccionar varios empleados mantenga presionada la tecla (Ctrl) y de
click en los empleados que desea, despues de click en (Turnos
Temporales), seleccione (
) para agregar un periodo de tiempo y
asignarlo a los das que desea. Este proceso es muy similar al de agregar
periodos de tiempo en la administracin de turnos.
Seleccione el periodo de tiempo que desea agregar, click en (OK) para

confirmar, la programacion temporal aparecer en la lista de
programacin de turnos.
58
Para guardar los cambios y asignar los turnos temporales presionar en el

boton (Save) si no desea guardar los cambios presionar el boton
para cancelar.
La programacin temporal tiene mas prioridad que la programacin de
turnos.
Antes de guardar este periodo de tiempo, puede seleccionarlo y dar click
en el boton
para eliminarlo, o, Presione (
Borrar todos
Periodos) para elminar todos los periodos de tiempo, si este periodo de

tiempo ya ha sido grabado puede dar click en el botn
59
para
cancelar la programacin temporal.
2.2.7 Mantenimiento de das festivos

En los das festivos, de acuerdo a las leyes y regulaciones de cada lugar,
el personal tendr el dia libre y no tendr registro de asistencia durante
ese periodo, en una situacin normal si el personal no registra su
asistencia en el sistema ser contado como falta del trabajo sin excusa
alguna, adems el personal que trabaje horas extras en das festivos no
se le tomaran en cuenta, de acuerdo a esta clase de situaciones deber
establecer correctamente esta opcion. Seleccione la opcin
Mantenimiento
de
dias
festivos
en
el
menu
Mantenimiento/Opciones y se abrira la ventana de mantenimiento de
dias festivos
60
Esta pantalla se divide principalmente en la lista de das festivos y la

barra de herramientas para el mantenimiento de dias festivos. Podr
agregar, eliminar y modificar los dias festivos a traves de sta barra
de herramientas.
Agregar: De click en el boton
y aparecera un registro Nuevo
en el cual agregara la informacion. Introduzca el nombre del
dia festivo, el tiempo y la duracion. La pantalla es la siguiente
Nota: Debera introducir el formato correcto de fecha el cual es por

ejemplo: 19/09/2008, en caso de que no introduzca el formato correcto
le aparecera una ventana de error:
61
Despues de introducir correctamente los datos que desea agregar, de

click en el boton
para guardar la informacion.
Eliminar: Click en el boton

para eliminar la informacion que ya
no en necesaria.
Modificar: Cuando necesite modificar algun dia festive de los que ya ha
agregado, debe seleccionar el registro que desea modificar y dar click en
el boton
despus de hacer los cambios de click en el botn
para guardarlos.
NOTA: TODO DIA FESTIVO AGREGADO NO SE REFLEJARA
EN LA PANTALLA DE REPORTE, POR LO TANTO SI ALGUNA
PERSONA REGISTRA MARCACIONES NO PODRA SER
VISUALIZADO.
62
2.2.8 Configuracion de salida

Es posible que cuando el personal tenga problemas necesite salir por
diferentes razones, pidiendo permiso puede ser almacenado
automaticamente en las estadisticas del sistema. Este sistema provee el
mantenimiento de clases de salidas, Click en (TIPOS DE PERMISOS)
en el menu Mantenimiento/Opciones aparecer la siguiente ventana.
El sistema provee 3 clases de salidas por defecto: salida por

enfermedad sick, vacaciones vacation, otro other. Si necesita mas
clases de salidas solo de click en el boton
para agregar una nueva
clase, si desea modificar una existente solamente cambie el nombre en
Nombre del Permiso.
63
Agregar: Click en el botn

para agregar la nueva clase comun. En
el lado derecho podr definir el nombre de la salida, reglas estadisticas,
asi como la manera de ejecucion de estas salidas en el reporte y si
contara como pedir permiso. Despues de llenar esta informacin, de
click en el botn
para guardar los cambios, si da click en el botn
es para abandonar la operacin actual.
Durante este proceso, la informacin que necesita agregar es la
siguiente:
Nombre del Permiso: El nombre de la clase de salida.
Regla de estadistica: La regla especifica en el reporte de tiempo y
asistencia para contarlo como salida.
La opcin Acc. Por Tiempo se refiere a las estadisticas de salidas en el
reporte de T&A: El personal pide una salida en un periodo de tiempo,
por el nmero de veces que piden permiso para salir se toma el modo de
cmputo.
2.2.9 Reglas de asistencia

Todos los calculos estadisticos de asistencia deben cumplir con las
reglas de asistencia,
1. Seleccione el menu Mantenimiento/Opciones, click en (reglas de
asistencia) y aparecer la siguiente ventana:
64
Esta ventana se compone de tres pestaas de las cuales solamente

utilizaremos las primeras dos;
Se requiere que establezca el dia de inicio para cada semana o la fecha
de inicio para cada mes. Algunas empresas calculan sus registros de
asistencia desde el domingo, algunas otras desde el dia 26, despus de
configurar estos parmetros podr calcular los reportes.
Si un turno termina a las 0:00 horas, se debera definir a que dia de
trabajo pertenece este turno.
Cuantos minutos es el maximo de un periodo de tiempo para un turno?
65
Cuantos minutos es el minimo de un periodo de tiempo?

Con el fin de determinar el estado de asistencia, verificar el registro
correctamente, garantizar la demanda de la programacin inteligente, asi
el tiempo valido de asitencia no desperdicia algunos minutos. En caso
contrario, el sistema determinar el registro como invlido
Ej. Un intervalo de 5 minutos, hay un registro valido a las 8:10, asi, los
registros entra las 8:10 y las 8:15 seran invlidos, solo sern registros
validos despus de las 8:15.
Estado Sal: Hay cuatro mtodos a seleccionar para manejar el estado de
las salidas
Ignora el EstadoEste estado es ignorado mientras se manjea la
estadistica de asistencia.
Como SalEste estado de salida se pone como salida normal.
Como Sal NegocEste estado se toma como salida de trabajo.
AuditarHaga una verificacin manual de los registros, examina si el
personal sale. (Esta opcin es la recomendada)
Estado OTEl estado de tiempo extra consiste en, contar el tiempo
extra, no contar el tiempo extra, el administrador auditara para ver si es
66
tiempo extra.
Ignora el EstadoLas estadsticas de asistencia no cuentan tiempo
extra.
Directo como OTEl tiempo extra no necesita ser examinado, se
contara directamente.
AuditarHaga la verificacin manual a los registros con el fin de
examiner si el personal tiene tiempo extra.
2. Click en la pestaa Calculos, aparecera la siguiente ventana:
67
Necesita establecer la cuenta de horas de trabajo en minutos; el que las

estadsticas resulten correctas depende de este valor.
En los cuadros Retraso de (minutos que contara como llegada tarde) y
Salir antes de (minutos que contara como salida temprano), los
valores debern ser los mismos que el periodo de tiempo en la
configuracin de mantenimiento, en caso contrario el resultado de las
estadsticas ser incorrecto.
Puede establecer despues de cuantos minutos de no registrar su hora de
salida, el tiempo contar como tiempo extra.
2.2.10 Opciones de base de datos

El sistema adopta la interface de base de datos Microsoft ADO, una
base de datos por defecto en Access2000, el nombre del archivo es
att2000.mdb, puede configurar el link de la base de datos de acuerdo a
su situacin actual.
Cuando en el sistema aparece el siguiente error, necesitar modificar la
configuracin del link a la base de datos
Conectar bases de datos Microsoft Access
68
Selecccione el menu "Mantenimiento/Opciones", Click en Opciones

de Base de Datos, aparecera la siguiente pantalla:
1.Como establecer link a base de datos Microsoft Access, seleccione
Microsoft Jet 4.0 OLE dB Provider
2) Click en Next para ir al siguiente paso, o cree un link entrando a la
siguiente pantalla.
69
Click en el botn
seleccione el archivo de la base de datos
APara una sola computadora

A traves de la pantalla seleecione el archive de la base de datos. La ruta
por defecto es C:\ProgramFiles\Att2008\att2000.mdb
Click en test connection, si le aparece un mensaje indicando que la
conexin es exitosa, eso significa que el software ha creado el link entre
la base de datos, a continuacin se muestra el mensaje:
70
El usuario puede utilizar una contrasea para garantizar la seguridad de

la base de datos, si desea ingresar una contrasea, por favor desmarque
la casilla de Blank password, coloque el puntero en el cuadro de
password e introduzca su contasea. La figura es la siguiente
BPara una red

Por ejemplo, tres sistemas de T&A se encuentran conectados juntos,
cada uno en una computadora llamadas PC1, PC2, PC3, respectivamente,
el host es PC1. Primero, comparta la carpeta de instalacin del
software en PC1, garantice que PC2 y PC3 puedan tener acceso a
PC1. El link de la base de datos en PC1 esta direccionado a la base
de datos local, el link en PC2 y PC3 esta direccionado a la base de
datos en PC1. De esta forma, los 3 equipos podrn compartir datos.
71
2.3 Buscar/Imprimir
2.3.1 Registro de asistencia
Este modulo es utilizado para consultar los registros de asistencia de
todo el personal que ha sido descargado del equipo.
Click en el menu (Buscar/Imprimir), de click en la opcion "Calculo de
Asistencia y Reportes" y aparecer la siguiente pantalla o dar click en
el
boton
REPORTES
1Buscar
Departamento Dep: Muestra todos los departamentos.
72
Nombre: Muestra todo el personal dentro del departamento

Rango Tiempo: Determina el rango de tiempo sobre el cual se realizara
la consulta.
Calcular: Seleccione el departamento, personal, el rango de tiempo y de
click en el boton Calcular, los resultados de la busqueda seran
mostrados en la parte inferior de la ventana, stos muestran los registros
de asistencia del personal que selecciono.
La lista contiene los datos generales del usuario, el nmero de registro,

el nmero de empleado, el nombre, la fecha y hora y las horas de
registro de entrada y salidas.
73
Tambien mostrar los diferentes tipos de permisos que sean agregados a

cada uno d elos empleados
2Vista previa e impresion

Estas opciones proveen al usuario la manera de ver el reporte de
asistencia, imprimirlo, grabarlo, etc. A continuacin se describen los
pasos
Dar Click derecho sobre la cuadricula de datos de reporte y dar click en
crear reporte para cuadro actual aparecera un recuadro donde solicita
la orienacion deseada para ver una vista previa del reporte como se
muestra a continuacion:
74
Para imprimir el reporte, solo necesita hacer click en el botn de

impresin en la parte superior izquierda de la ventana
3, Exportar avanzado
Esta funcion esta equipada con exportacin avanzada de datos, aqu
podr exportar los datos de asistencia de acuerdo a la configuracion del
usuario. Esta exportacion de marcaciones se podr realizar para guardar
los datos de marcacin en un archivo de excel.
Para exportar datos a un archivo de excel debemos presionar el botn
Export Datos dentro de la ventana Reportes
Aparecer un recuadro donde nos permitir seleccionar las columnas
que queremos exportar hacia el cuadro de excel
75
Luego de seleccionar correctamente las columnas deseadas presionar el

botn OK
Abrir una ventana en la cual podremos seleccionar el directorio donde
se almaceanr el archivo luego de guardarlo, tambien nos permitira
colocar un nombre al archivo.
4, Asignacin de Permisos
Cuando un empleado no tiene todos los registros de marcacin o se
refleja inasistencia en un da de trabajo, se deber agregar un permiso
justificando su ausencia o su falta de marcacin (permiso asignado
previa autorizacin del encargado).
Para asignar un permiso a una persona por inasistencia o falta de
marcaciones debemos seguir los siguientes pasos
a) Ingresar a la ventana REPORTES dentro del programa de
marcaciones
b) Seleccionar el rango de fechas en las que el permiso tiene
validez.
c) Calcular datos de marcaciones para la o las personas que se
desea asignar los permisos.
d) Presionar el boton AADIR PERMISOS
reportes
e) Aparecer la siguiente ventana
76
en la ventana de
f)
Seleccionar la fecha o las fechas en las que el permiso tendr

validez y el rango de horas.
g) Asignar el permiso correspondiente y presionar OK

h) Se abrir la ventana de confirmacin donde se mostrar la
asignacin correcta del permiso y su tiempo de validez.
i)
Volver a la pantalla principal de reportes para calcular

nuevamente el reporte y visualizar la asignacin correcta del
permiso.
77
2.3.2 Buscando excepciones de asistencia y

lista de registros
En la administracion de la asistencia, usualmente se necesitan buscar
situaciones de excepcion e imprimir varios registros de asistencia.
A travs de la busqueda de excepciones de asistencia y lista de registros,
hay cuatro ventanas de operacion, las cuales son situacin de
excepciones de registros de asistencia, situacin de excepciones de turno,
otras situaciones de excepcin y estadsticas de asistencia.
Seleccione el departamento, el personal, la fecha de inicio y la fecha de
trmino, de click en el boton (Calcular) para ver las estadisticas de los
registros de asistencia.
aVea el departamento a travs de la lista deplegable
bSeleccione el personal
78
Hay dos maneras de seleccionar al personal, una es a traves de la lista

desplegable, la otra es buscar al personal por el numero de enrolado,
nombre, si necesita buscar mucho personal al mismo tiempo, puede
activar la casilla que se encuentra a un lado del personal que desea
seleccionar
cDetermine el rango de fechas de su seleccion
79
dDespues de seleccionarlo, de click en bsqueda (calcular), los
registros de asistencia estarn disponibles.

MARCACIONES
En la excepcin de turnos podr ver las llegadas tarde, salidas temprano,
las faltas y el tiempo extra trabajado, horas de entrada y salida a trabajar
y las horas en que checo su entrada y su salida, puede relajar el clculo
estadstico de cada mes, visualizar y calcular si existe un error. Puede
manejar las salidas de negocios y los olvidos de checar salidas o
entradas en esta pgina, la excepcion de turnos muestra la siguiente
interface:
Los datos por defecto en las excepciones de turnos incluyen el numero

de registro, el nombre, fecha, periodo de tiempo correspondiente, horas
trabajadas, hora de entrada, hora de salida, hora que deberia llegar,
80
tiempo de llegar tarde, tiempo de salir temprano, faltas, tiempo extra,

tiempo corrido, caso de excepcin, si debe registrarse, si debe checar la
salida, el departamento, dia de trabajo, semana, dia festivo, hora de
entrada, tiempo extra en dia de trabajo, tiempo extra en fin de semana,
tiempo extra en dia festivo. Si desea mostrar mas, de un click derecho en
la pantalla y seleccione las columnas que desea agregar, active la casilla
de las columnas que desea agregar.
EVENTOS
En la pestaa Eventos dentro de los reportes podremos observar en lista
todos y cada uno de los registros de marcacion que las personas realicen
a diario, esta vista nos har saber cuantas veces ha marcado una persona
cada dia,
Nota: si las marcaciones no estan en esta pestaa es porque la
marcacin no se ha realizado
PERMISOS
Dentro de la pestaa permisos en los Reportes vamos a tener un historial
de todos los permisos que han sido asignados a una persona o a todo el
personal, segn el rango de tiempo que seleccionemos al calcular.
81
2.4 Administracin de datos

2.4.1 Inicializar sistema
Esta funcin puede restaurar el sistema a su estado original de
instalacin, los pasos son los siguientes:
De un click sobre el men Datos y luego seleccione la opcin
Inicializar
sistema,
aparecer
la
siguiente
pantalla
Precaucin: Si confirma esta opcin, el sistema borrara todos los datos

del personal y todos los datos de asistencia. Antes de realizar est accin
deber tener mucho cuidado.
De click en el botn (yes (Y)), el sistema borrara todos los datos y
regresara a su estado inicial, justo como si acabara de instalarse.
De click en el botn (No (N)), el sistema volver a la pantalla principal
sin borrar ningn dato.
82
2.4.2 Borrar datos obsoletos

Despus de que ha utilizado el sistema por un periodo largo de
tiempo, se encuentra una gran cantidad de datos obsoletos en la base de
datos, lo que no solo ocupa espacio, tambin afecta en la velocidad de
operacin del sistema. As que al usar esta funcin podr borrar dichos
datos obsoletos
De click sobre la opcin Borrar datos obsoletos del men Datos
y aparecer la siguiente pantalla.
Cuando se eliminan los registros de entradas/salidas y los registros de
83
excepciones de asistencia, se le pedir que respalde los datos de

entrada/salida en un archivo. Puede dar click en el cuadro
correspondiente para introducir el nombre del archivo, click en el botn
para guardar el archivo de datos en una ruta determinada, deber
escoger un nuevo nombre para el archivo, si el archivo con ese nombre
ya existe se le pedir que defina uno nuevo.
Nota: Deber seleccionar el nuevo nombre del archivo, si el archivo ya
existe en el sistema, el sistema le informara que seleccione un nuevo
nombre de archivo.
En el cuadro de fecha introduzca la fecha lmite de los datos que desea
borrar, dicha fecha deber ser de 10 das antes a la fecha actual; despus
de click en OK, y se mostrara un mensaje de confirmacin
Cambia datos AC Tiempo significa borrar la programacin de turnos
obsoleta, seleccione close data para limpiar el registro, de click en
(OK) y eliminara los datos obsoletos de la programacin de turnos del
personal.
En trminos de base de datos de Microsoft Access, puede hacer click en
el botn "Compactar archivo BD" para compactar la base de datos.
Despues de eliminar los datos, de click en el botn
la pantalla principal.
84
para regresar a
2.4.3 Respaldar base de datos

Con el fin de asegurar la seguridad y la restauracin, le sugerimos
respaldar la base de datos peridicamente, de click en la opcin de
respaldar base de datos en el menu Datos, aparecer la siguiente
ventana.
Seleccione la direccin destino para guardar el archivo, introduzca el

nombre del archivo (puede definir un nombre de archivo), de click en
Guardar. Cuando la base de datos original sea daada, necesitara
restaurarse, deber cambiar el nombre del archivo de respaldo a
ATT2000.mdb, copie el archivo en la carpeta de instalacin del
programa de asistencia, est accin solo restaura los datos grabados
85
hasta la fecha del respaldo de la base de datos.
2.4.4 Importar datos de asistencia

Para importar datos de asistencia a otro equipo, o registros antiguos al
software actual de asistencia, de un click en esta opcin del menu
Datos, aparecer la siguiente ventana:
1Importar desde un USB

Toda la informacin de una base de datos original puede ser importada a
la base de datos del sistema de asistencia; para importar los datos de la
asistencia del personal.
86
Seleccione Importar desde USB, de click en el botn (Importar)

aparecer la siguiente ventana:
2 Importar desde base de datos significa importar los datos de

asistencia desde una base de datos de respaldo, los datos incluyen
informacin del personal, informacin de turnos, registros de asistencia,
etc. Puede importar los datos desde una base de datos de una versin
anterior o de una base de datos de la misma versin. Para el formato de
datos de bases de datos de versiones anteriores a la 1.2 difiere de la
versin 1.2X, si la versin del archivo de base de datos que desea
importar es anterior a la 1.2 (no incluyendo la 1.2), por favor seleccione
la opcin de versiones anteriores a la 1.2; en caso contrario seleccione la
opcin de version 1.2.
2.5.5 Exportar datos de asistencia

Esta funcin es principalmente utilizada para respaldar todos los datos
de asistencia en el sistema actual, de click en esta funcin y aparecer la
siguiente pantalla
87
Exportar a archivos
Puede exportar en cuatro estilos de archivo: secret attendance data
*.abt, attendance clock-in data*.txt, back up attendance data
*.attbackup.mdb y attendance system database file*.mdb.De
click en el botn
, un menu de administrador de archivos aparecer
para confirmar la ruta y el nombre del archivo de respaldo y luego de

click en Abrir.
88
Aviso: Deber seleccionar un nuevo nombre de archivo, si el archivo ya

existe el sistema le pedir que defina un nuevo nombre.
Exportar los datos no elimina los datos en la base de datos. Despus de
exportar los datos, de click en el botn (X) para volver a la pantalla
principal.
89

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Instalar y desinstalar el programa ............................................................... 1

2. Administracion del programa ............................................................................ 8

Time&Attendance Software V3.6

2.3.2 Buscando excepciones de asistencia y lista de registros ... 78

Time&Attendance Software V3.6

1. Instalar y desinstalar el programa

Se recomienda cerrar cualquier otro programa antes de instalar para

Time&Attendance Software V3.6

Seleccione el lenguaje que desea instalar, de click en (Next) para

De click en (Next), aparecer la siguiente ventana

Time&Attendance Software V3.6

Esta ventana es un acuerdo del uso del programapor favor lalo

Time&Attendance Software V3.6

Esta pantalla es para seleccionar la carpeta de instalacin para el

Time&Attendance Software V3.6

Aqu selecciona lo que desea instalar, despus de seleccionar de click en

Time&Attendance Software V3.6

En esta pantalla se muestra la carpeta que ser creada en el men de

Esta ventana muestra que ha terminado de configurar el programa de

El acceso directo aparecer en el escritorio, de click en

Time&Attendance Software V3.6

1.2 Desinstalar programa

Si no necesita volver a usar este software y desea quitarlo de la

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2. Administracin del programa

Mantenimiento del equipo

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Por defecto hay dos parmetros de comunicacin en el sistema, uno es

AadirEl usuario puede agregar nuevos dispositivos, introduzca

Nombre del dispositivo: El nombre que el dispositivo tendr al

Tipo de Comunicacin: Cual mtodo es usado para la

Baud rate: La velocidad debe ser la misma en el equipo y la PC.

Direccin IP: La direccin IP del equipo

Contrasea de comunicacin: Si hay una contrasea de

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comunicacin en el equipo deber ponerla en este campo, de lo

Numero del equipo: Numero de identificacin del equipo.

Puerto El Puerto usado por la computadora. El RS232/RS485 es

Borrar: Si el equipo ya no estar ms en uso, de un click sobre l en

Guardar: Despus de modificar la informacin de los parmetros de

Conectarse al equipo: Los equipos que se encuentran en el sistema se

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Cuando el sistema se conecte al equipo aparecer Conectando,

Si la conexin falla por favor revise:

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2Si el medio de comunicacin est funcionando correctamente

2.1.2 Subir y descargar datos

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Cargar Inf. De Usuarios: Sube la informacin y huellas del personal al

Descargar Eventos: No es posible descargar datos del equipo a menos

El sistema podr mostrar "trabajando ", espere un momento, despus de

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descargados han sido agregados al sistema, si los datos son muchos, es

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BorrarSeleccione un usuario que desea que sea borrado de la lista,

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Cargar personalSi existe mas de un departamento en en equipo y no

2 Seleccione el personal que se subir y se asignara al equipo

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2.1.3 Monitor en tiempo real

Nota: Algunos equipos no soportan esta funcin

2.1.4 Administration USB

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