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Para mostrar los diferentes objetos haremos click en el panel Todos los objetos de Access situado en la parte
izquierda de la ventana.
Todos los objetos de Access
Desplazarse a la categora
Personalizado
Tipo de objeta
labias y vistas relacionadas
Fecha de greacin
fecha de modificacin
Filtrar por grupo
T a1 as
onsultas
Formularios
Informes
^ Todos los objetos de Access
Alberto
Registro 2 2
Antonia
Registro 3 3
Marta
Direccin CPostal
Rodrguez Lpez c/La Esquina, 23 38156
Perera Perera
Mena Medina
c/Fanegas, 45
38156
c/Macetas, 14
38154
Registro 4 4
Pedro
Perera Prez
c/Espaa, 9
38155
Antes de crear las tablas en Microsoft Access 2010 tenemos que planificar los tipos de campos que
necesitaremos:
TIPO DE CAMPO
Texto
Memo
Numrico
Fecha/Hora
Moneda
Autonumrico
S/No
Objeto OLE Hipervnculo
Asistente para bsquedas
DESCRIPCIN
Para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255.
Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.
Para introducir nmeros.
Para introducir datos en formato fecha u hora.
Para introducir datos en formato nmero de tipo moneda.
En este tipo de campo, Access 2010 numera automticamente el contenido Campo lgico del tipo S/No,
Verdadero/Falso, etc.
Para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc.
Inserta un enlace que nos lleva a una pgina web.
Inicia un asistente para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla.
EA
Arrhivn j
Inicio Crear
Datos externos
Para crear una tabla en Access 2010 haremos click en la pestaa Crear y a continuacin en Diseo de tabla.
'
li
., , . t ,
Tablas
labial
Tipo de datos
Autonumeracin
Descripcin *
Memo
21
PKdMles det campo
Nmero
General Busqued
TamaAo <U\ campo
Fofmato
Mscara de entrada
Titulo
Valor predeterminado
Regl de validacin
Texto de ralidaaon
Requendo
Pyrtn longitud cero
._,
a
?S5
Fecha/Hora
Moneda
-'
A4
Autonumeracion
S/No
Objeto OLE
Hipervinculo
No
Si
Inde*ado
No
Compresin Unicode
Modo IMS
Modo de oraciones *11
iffteligenrtei
Sin Controles
Nada
Datos adjunto
Calculado
Asistente para busque
Qu mscara de entrada es la adecuada para e* aspecto que desea dar a tos datos Para ver cmo funciona una mscara seleccionada, utSce el cuadro Probar.
Access 2010 dispone de un Asistente para mscaras de entrada y al que accederemos haciendo click en el
botn l^Jque aparece a la derecha de dicha propiedad.
Para cambiar la lista Mscara de entrada, haga dic en el botn Modificar Mscara de entrada: Aspecto
Cdigo pos tai
Id. personal
N3F
N de cuenta de banco
Contrasea
de
los
datos:
,i
Probar:
\
Sflirente > j
Ervakzar
En la siguiente tabla se muestran los smbolos usados para crear mscaras de entrada.
CARCTER SIGNIFICADO Almohadilla
(#)
Dgito o espacio para una entrada no requerida. Permite signos ms o menos.
Marcador de posicin decimal y separadores de miles, fecha y hora (el carcter usado . ; : ; - / realmente
depende de lo especificado en Panel de Control, Configuracin regional de Windows95)
<
Convierte a minsculas todos los caracteres.
>
&
requerida.
se
1 Inicio Crear D
^9 & Cortar '1
*1 hj Copia/ Ptgar
Vff
d@
|
fcl
Vttta Orar
Una clave principal es un campo o conjunto de campos que identifican de forma inequvoca cada registro de una
tabla de Access 2010. As, si por ejemplo hay un cliente con el cdigo 10, no podr haber otro con el mismo
cdigo.
En caso de que tengamos que relacionar varias tablas entre s, deberemos definir una clave principal en cada una
ellas, que ser del mismo tipo de campo. As podemos tener dos tablas relacionadas: una con los datos de los
clientes y un campo cdigo como clave principal, y otra con los pedidos efectuados por los mismos con otro
campo cdigo tambin clave principal.
Zj lMl
telefo*
Gaye p mcipal
Para crear una clave principal, en Vista Diseo elegiremos uno o varios campos
cuyo valor sea nico para cada registro (sin campos que contengan valores
repetidos o nulos) y haremos click con el botn derecho sobre l.
A continuacin, en el men contextual seleccionaremos Clave principal o
Clve
Tipo de datos
Nmero
11 nombre
telefono
Texto
Texto
Para crear una clave principal con varios campos hemos de mantener pulsada la
tecla Control e ir haciendo click en el cuadradillo a la izquierda del nombre de
cada campo, y despus (con la tecla Control an presionada) hacer click con el
botn derecho y seleccionar Clave principal en el men contextual.
Para eliminar una clave principal tan slo hemos de repetir los pasos indicados para crearla. Guardar una tabla
Haremos click en el icono Jde la barra de herramientas de acceso rpido, o en la pestaa Archivo haremos
click en Guardar, introduciremos un nombre para la tabla y haremos click en Aceptar.
Si al crear una tabla no hemos definido una clave principal,
Henamenta de tabia
Crear
Tablas
aw
TTJ Alumnos
13 Artculos
^ Artcuo* 2
^1 Clientes 2
Nmero
Nombre
Texto
L-jil Clientes 2
Direccin
Poblacin
Texto
Texto
LH3
Provincia
Texto
Notas
Inicio Crear D
Ver
lili
Vista Hoja de datos
321
AJ
Estando en la vista Hoja de Datos nos situaremos en el ltimo registro, que estar
en blanco y lo editaremos.
Tambin podremos insertar un registro haciendo click en el icono
Nu e vo de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Inicio, o bien en
el icono situado en la parte inferior de la ventana.
Modificar registros
Para modificar un registro, en la vista Hoja de datos nos situamos sobre el dato a
modificar y lo editamos.
Los cambios se aplicarn al cambiar de registro o hacer click en A pudiendo usar el
icono "o la combinacin de teclas Control + Z para deshacer los cambios.
Eliminar registros
Para borrar un registro lo seleccionaremos haciendo click sobre el cuadradito a la
izquierda del nombre del primer campo y pulsaremos la tecla Suprimir: se
mostrar un cuadro de dilogo pidindonos confirmacin para ello.
Para eliminar a la vez varios registros consecutivos arrastraremos hasta
seleccionarlos todos.
su uevo registro -ir- Eliminar registro
el que estamos situados (el 3, en la imagen de ejemplo) y el total de registros que contiene la tabla (7, segn la
imagen):
Crear relaciones
Para crear relaciones entre tablas haremos click en el icono Relaciones que se halla en la pestaa Herramientas de
bases de datos:
Relaciones
Veremos un cuadro de dilogo en el que seleccionaremos las tablas que queremos relacionar, y haremos click en
Agregar: veremos los campos contenidos en cada una de las tablas.
Consultas
Hay dos tipos de consultas en Access 2010: consultas de seleccin y consultas de accin.
Las consulta de seleccin nos permiten seleccionar un conjunto de datos, mientras que con las consultas de accin
podemos adems operar sobre los datos seleccionados. En el Taller de Computacin solo vamos a profundizar en
las Consultas de Seleccin
A continuacin seleccionaremos las tablas sobre las que deseamos crear la consulta y haremos click en el botn
Agregar (de igual modo que al relacionar tablas).
Posteriormente en la parte inferior de la ventana seleccionaremos los campos que deseamos mostrar. Situndonos
en una de las celdas correspondientes a Campo elegiremos un campo de la lista que aparece al pincharen
Podemos definir si deseamos Mostrar o no cada campo de los elegidos, as como establecer el Orden en que
deseamos que se muestren los datos: ascendente o descendente (se puede definir un mximo de 10 ordenaciones).
En este ejemplo listamos datos de los pedidos realizados por los clientes cuyo cdigo sea mayor de 1 y menor de 4
por orden de menor a mayor y con fecha posterior al 01/01/2002 (se toma toda la fila para establecer la condicin),
adems de los clientes cuyo nombre sea Marta (es indiferente si lo escribimos en maysculas o minsculas).
Establecer condiciones
Como vimos en el punto anterior, podemos establecer unas condiciones para filtrar los datos que deseamos que se
muestren usando la opcin Criterios junto con la opcin O, con lo que las condiciones se harn por filas (primero se
filtra por la condiciones de la primera y luego por los de la segunda).
10
Podemos tambin usar comodines en los criterios, como los smbolos igual '=', mayor que '>' o menor que '<', el
asterisco '*' (indicando que en su lugar pueden ir otros caracteres, como por ejemplo: can* mostrara palabras como
Canarias, canes, etc.).
Formularios
Los formularios se usan para una cmoda gestin de los datos (insercin, modificacin y eliminacin), pudiendose
ser usados tanto con tablas como con consultas.
Crear un formulario usando el asistente
Para crear un formulario usando el Asistente haremos click en la opcin As,stint* Pa,a,0'
|a
Veremos el cuadro de dilogo de la derecha, en el que seleccionaremos los campos de las distintas tablas que
usaremos en el formulario y pincharemos en Siguiente.
Despus haremos click en el botn Siguiente.
Aslente para formularios
Campos seiecaonados:
CI]
(<)
Cdigo
Nombre
Direcon
()
Cancelar
Sgnente >
Rnalirar
En la siguiente
pantalla
11
~~nClientes
2010 - 2
EJ
I=J
seleccionaremos la
distribucin que
deber tener, y
haremos click en
Siguiente.
En este punto
daremos un nombre
al formulario,
seleccionaremos una
de las dos opciones
disponibles y
pulsaremos el botn
Finalizar.
Si en la pantalla anterior habamos seleccionado la opcin Modificar el diseo del formulario se abrir el
formulario creado en Vista Diseo.
i
Cli rite
<
4
s2
i i 1 0 II i
D1 - 2
C
1
riipo
h
|DI
Detalle
;
7
mbre
SCCiO
Nombre
i
Direccin
l
Pk del formularlo
i
<
12
H * 3 de 7
H
Esto nos muestra informacin sobre la tabla o consulta que estemos usando a travs del
formulario: segn la imagen de ejemplo hay siete registros en total, y estamos situados en
el tercero.
Registro:
Para buscar y reemplazar un dato haremos click en los iconos Buscar y Reemplazar
respectivamente, y en el cuadro de dilogo que nos aparece seleccionaremos las opciones
deseadas.
Para modificar un registro tan slo hemos de situamos en l y despus de editarlo pasar al siguiente, o hacer click
en el icono d.
Si despus de haber modificado un registro deseamos restaurar los valores que contena antes, liaremos click en el
icono ^ o pulsaremos la combinacin de teclas Control + Z.
Informes
Para crear un informe haremos click en el icono Diseo de informe de la pestaa Crear.
Diseo de informe
Veremos el rea del informe est dividida en tres partes: encabezado de pgina, detalle y pie de pgina.
Del mismo modo que suceda con los formularios tambin podemos redimensionar los informes pinchando y
arrastrando de sus esquinas. Asimismo tambin podemos ampliar y reducir las
. | . i . , . 2 i ) i - * 5 i 7 i $ J fl i ll- i - t
# Encauzado de pa&ina
DtlaMe
# Pie de pama
13
situado en la esquina superior izquierda del mismo, o bien click con el botn derecho para despus seleccionar
En la cinta de opciones vemos los controles disponibles para insertar en el informe. Para insertarlos primeramente
los seleccionamos y despus hacemos click en el informe (con algunos es necesario arrastrar hasta darles las
dimensiones deseadas):
El proceso para crear un informe es exactamente el mismo usado para crear los formularios: creamos los
controles, asociamos campos de tablas o consultas a ellos y le damos el formato deseado.
Tambin podemos insertar controles desde el icono Agregar campos existentes de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaa Diseo: en la parte derecha de la ventana se mostrar el panel Lista de campos, y para
insertarlos en el informe tan slo hemos de arrastrarlos al mismo.
INF
M
IT E
C
)R E DE CEr I S
U_
1
# Dctalte
1 ------------
--- 1
|H
Ror.br e:
1
1# Pie de pgina
|'
INF<
DTECH
3.L.
14
Es posible usar un control que haga operaciones aritmticas con los valores de los campos: para ello se pondrn entre corchetes los
nombres de los campos usados en la opcin Origen del Control, dentro de la pestaa Datos de la ventana propiedades del mismo.
Para crear informes disponemos tambin de un Asistente, al que accederemos haciendo click en
Asistente para informes
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