LICEO SAN JOSE

REQUINOA

GUIA DE TRABAJO
"Jess no debe ser para los

SECTOR

: ADMINISTRACIN Y COMERCIO

SUBSECTOR : GESTION PEQUEA EMPRESA

CONTENIDO
CAPACIDAD
DESTREZA
VALOR
ACTITUD
PROFESOR
NIVEL

:
:
:
:
:
:
:

DOCUMENTACION MERCANTIL
PENSAMIENTO Y SENTIDO CRITICO
REGISTRO CORRECTO
RESPONSABILIDAD
COMPROMISO
MARIA CRISTINA BANDA CAMPOS
TERCER AO MEDIO

jvenes un mero recuerdo,

un cuadro plido, sino una
realidad viva y grande za
quien sometan todos sus
planes, a quien descubran
todas sus esperanzas y
todos sus deseos

San Alberto Hurtado

DOCUMENTOS MERCANTILES
DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRAVENTA

Introduccin:
Existen documentos e impresos que por su importancia o por la frecuencia de su utilizacin deben
ser estudiados con detenimiento. No existen normas para un determinado impreso, por lo cual
cada empresa deber crear sus propios impresos o bien adaptar los que existan en el mercado a
sus necesidades.
Las operaciones comerciales siguen un proceso completo que empieza con la consulta y
finaliza con el pago; estas operaciones conllevan un movimiento de impresos y documentos.

1. La Consulta:
Cuando en una empresa se detecta la necesidad de adquirir artculos o mercaderas deber
efectuar consultas acerca de stas y precios que requiere. La consulta puede realizarse de las
siguientes formas:

Por telfono: Para solicitar cotizacin de las mercaderas.

Por carta: Esta forma de consulta tiene la ventaja de establecer una relacin formal con el
cliente.
Por medio de la consulta escrita el consultante busca la formulacin de la oferta de
los clientes respectivos.

2. La Cotizacin:
Es la respuesta a la consulta y dentro de ella se debe dar contestacin a todas las preguntas
hechas por el consultante.
La cotizacin se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. En general, debern contener
los siguientes datos:

Descripcin detallada del grado de los productos en cuanto a calidad y cantidad.

Detallar la poca del despacho.
Fijacin exacta del precio.
Vigencia de la cotizacin.

LICEO SAN JOSE

REQUINOA

La cotizacin debe ser absolutamente explcita, slo en dos casos especficos podr omitir
detalles:

Cuando se incluyen catlogos.

Cuando las empresas ya han tenido relaciones comerciales anteriores.

3. El Pedido:
Cuando la empresa est de acuerdo con la cotizacin recibida, procede a efectuar el pedido. Este
puede realizarse de las siguientes formas:

Por Telfono: Para confirmar la llamada telefnica ser conveniente redactar una carta o un
impreso, enviando el original al proveedor, y disponer de copias para contrastar cuando se
reciban las mercaderas.
Por carta: Esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una relacin formal
con el cliente, pero tambin el inconveniente de su lentitud.
Mediante impreso: Los impresos deben contener todos los datos necesarios para facilitar al
mximo las relaciones de compraventa. En general, debern contener los siguientes datos:
- Membrete del comprador.
- Nmero de orden de compra.
- Fecha de expedicin.
- Direccin donde deben entregarse las mercaderas.
- Identificacin del vendedor.

- Relacin de los artculos solicitados.

- Precios unitarios e importes parciales
y totales.
- Condiciones y formas de pago.
- Condiciones especiales.
- Referencia a la cotizacin.

El pedido tambin se puede llamar ORDEN DE COMPRA.

4. Gua de Despacho:
Es el documento que acompaa la entrega de una mercadera. La gua de despacho se realiza en
triplicado, el duplicado queda en posesin del emisor; el comprador recibir original y triplicado,
una de las cuales deber devolver firmada despus de comprobar que la mercadera recibida es la
que realmente figura en la gua de despacho y en la copia del pedido. Si la mercadera no es
conforme, podr devolverla o rectificar la nota de entrega.
La gua de despacho deber contener entre otros los siguientes datos:
- Nombre y direccin del vendedor
- Nmero de R.U.T. del vendedor.
- Giro del negocio.
- Nombre y direccin del comprador.
- Lugar de entrega.

- Fecha de envo.
- Fecha de entrega.
- Descripcin de la mercadera.
- Nmero de pedido a que corresponde.

Una gua tiene las siguientes caractersticas:

Pueden ser valoradas o no, pero siempre sirven de testigo y gua para la confeccin de
facturas.
Deben ser timbradas con el sello oficial, por el Servicio de Impuestos Internos, previamente a
su emisin.
Pueden convertirse en facturas aadiendo los datos necesarios.

LICEO SAN JOSE

REQUINOA

5. Factura:
La factura es un documento que acredita legalmente una operacin de compraventas. En ella se
relacionan detalladamente los artculos que el proveedor enva al comerciante o, en su caso, los
que el comerciante entrega al cliente,
Las facturas se confeccionan con los datos consignados en el pedido y en la gua de
despacho.
La obligacin de expedir y entregar facturas est regulada de forma rigurosa, por lo que
procede un estudio pormenorizado de las mismas.

Forma de las facturas.

Las facturas se han de cumplimentar en impresos que cumplen los requisitos exigidos en el artculo
52 del D.L. N 825, de 1974, y en texto de la resolucin N Ex. 1661 de 1985 del S.I.I. publicada en
el Diario Oficial de 9-7-85.
Debern expedir facturas los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen,
incluso por las exportaciones, debiendo conservar copia de las mismas.
Toda factura debe emitirse en triplicado y debe contener los siguientes datos.
En forma impresa vendrn:

Dimensiones mnimas 21,5 cm de ancho y 15 cm de alto.

La numeracin debe ser correlativa, nica nacional.
Los ejemplares llevarn impresa la leyenda que indique su destino en el vrtice inferior
derecho del documento y en direccin horizontal:
- Original: Cliente.
- Duplicado: Servicio de Impuestos Internos.
- Triplicado: Control Tributario.

Cualquier otra copia que los contribuyentes deseen incorporar deber llevar la leyenda de su
destino. Por ejemplo:
- Cuadruplicado: Control Interno Contabilidad.

El triplicado deber portarse para ser exhibido durante el traslado de las mercaderas, junto
con el original, el que debe ser entregado a los funcionarios del S.I.I. que lo requieran. Si no
fuera retirado, deber ser conservado por el adquiriente o destinatario a fin de entregarlo a la
Direccin Regional del S.I.I. cuando le sea requerido.
El Rol Unico Tributario del emisor del documento, el nombre del documento y su nmero
correlativo debern ser impresos en un recuadro de 4 cm. de altura x 8 de largo, enmarcado
por una lnea de 1mm de grosor. Dicho recuadro ubicado en el ngulo superior derecho del
documento, a 0,5 cm del corte y ser de color rojo.

Adems, al momento de su emisin se cumplimentarn:

1. Fecha de emisin.
2. Numeracin correlativa.
3. Nombre completo o razn social y nmero de RUT del contribuyente emisor.
4. Nombre completo o razn social y nmero de RUT del destinatario.
5. Domicilio completo del establecimiento.
6. Giro del negocio.
7. Detalle de las mercaderas transferidas o naturaleza del servicio.
8. Precio unitario y monto de la operacin.
9. Cantidad por concepto de impuesto, cuando proceda.
10. Condiciones de venta.

LICEO SAN JOSE

REQUINOA

Supuestos especiales.
En la confeccin de las facturas, cabe sealar algunos supuestos especiales:
a) Se permite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan diversas operaciones.
En este caso deben constar separadamente los conceptos y contraprestaciones.
b) Pueden incluirse en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas para un mismo
destinatario durante cada mes tributario o perodo inferior.
c) En las ventas al por menor bastar con poner a continuacin del precio la expresin I.V.A.
incluido.
Expedicin y conservacin de las facturas.
Las facturas deben expedirse en el plazo de los treinta das desde el devengo o del ltimo da del
mes cuando se facture por meses. Debern entregarse al destinatario en el mismo momento de la
expedicin, o bien dentro de los treinta das hbiles siguientes.
Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida, o boleta durante seis
aos calendarios contados a partir de la expiracin del plazo.
Los adquirientes que tengan la condicin de empresarios deben conservar las facturas
recibidas durante el plazo de prescripcin, enumerndolas correlativamente.
Registro de las facturas.
Los contribuyentes afectos al I.V.A. debern llevar obligatoriamente un solo libro de Compra y
Ventas.
5.1 NOTAS DE DBITO.
Se extiende por cobro de intereses o diferencia de mayor precio, es decir, por aumento del
impuesto facturado. Exigidos en el artculo 57 del D.L.. N 825 dd 1974.
Las Notas de dbito deben cumplir los mismos requisitos exigidos para las facturas y
solamente pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar
facturas otorgadas con anterioridad.
5.2. NOTAS DE CREDITO.
Se extiende por descuento o devolucin de mercaderas, es decir, cuando un vendedor concede
descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad a la facturacin.
Las notas de crdito deben cumplir los mismos requisitos exigidos para la factura y
solamente pueden ser emitidas al mismo comprador.
5.3. IMPUESTO DEL VALOR AGREGADO.
El I.V.A. es un impuesto general de naturaleza indirecta, que recae sobre el consumo y grava las
entregas de bienes y prestaciones de servicios, efectuadas por empresario y profesionales, as
como las importaciones de bienes.
El impuesto se aplica en el Territorio Nacional de acuerdo a lo establecido por D.L. N
1006, de diciembre de 1976, emitido por el Ministerio de Hacienda.

LICEO SAN JOSE

REQUINOA

Modelo de un impreso de Cotizacin.

COTIZACION
N
Requnoa, ........... de ...........................................de 2011.

Seor(es) .....................................................................................................

R.U.T. .......................................

Direccin: ..................................................................................................

Comuna . ...................................

Condiciones de Pago .........................................Telfono ....................................... Giro .....................................

CANTIDAD

DETALLE

............................................................

PRECIO UNITARIO

TOTAL

................................................
ACEPTADO

LICEO SAN JOSE

REQUINOA

ORDEN DE COMPRA
N _________
R.U.T.

Seor(es)................................................................
Direccin ...............................................................
...............................................................................
Atencin ...................................................................

Fecha de entrega .....................................................

Lugar de entrega .....................................................
Condiciones de pago ..............................................
................................................................................
Unidad solicitante..................................................
Solicitud de abastecimiento N ...............de fecha
................ de ......................................de 2011........

De acuerdo a su oferta en solicitud de Cotizacin N ........... del da ..............................., srvase entregar los
artculos que a continuacin se especifican, segn condiciones y plazos establecido en sta.

Unidad

Cantidad

Jefe Depto. Adquisiciones o

Jefe Administrativo

Descripcin del artculo

Precio
Unitario
Sin I.V.A.

Total

LICEO SAN JOSE

REQUINOA

GUIA DE DESPACHO
N ______________
R.U.T.
S.I.I. (1)
, ........... de .............................. de 2011.
Seor ....................................................................................................................... .........................................
Direccin .................................................................................................................................................... ......
Comuna ............................................... Ciudad ............................................. R.U.T ........ ..............................
Pedido nm. ........................................ Vendedor ........................................ Condiciones(2) ...... ...................
Gua(s) de despacho .............................................................. Fecha(s) ...........................................................
Giro del negocio (3) .............................................................. Orden de compra........................ .....................
Por lo siguiente

Cantidad

Descripcin del producto o servicio

Precio unitario

(1) S.I.I. Servicio de Impuestos Internos.

(2) Compras que pueden ser al contado o al crdito, documentadas o sin documentar.
(3) Actividad econmica, lo que hace la empresa para ser comercializado o vendido: industria, comercial,
agrcola, servicios, minera, etc.

ORIGINAL: CLIENTE

LICEO SAN JOSE

REQUINOA

FACTURA
N ________

R.U.T.
S.I.I. (1)
, ........... de .............................. de 2011..
Seor ....................................................................................................................... ..............................................
Direccin ..............................................................................................................................................................
Comuna ............................................... Ciudad ............................................. R.U.T .......... ................................
Pedido nm. ........................................ Vendedor ........................................ Condiciones(2) ...... .......................
Gua(s) de despacho .............................................................. Fecha(s) ...............................................................
Giro del negocio (3) .............................................................. Orden de compra........................ .........................
Por lo siguiente: Se ha cargado en su cuenta corriente por concepto de ventas (4) de mercaderas o prestacin
de servicios, segn nota de pedido. Nota de venta o orden de compra nmero y fecha.

Cantidad

Descripcin del producto o servicio

Precio unitario

Son:_______________________________________________________ Valor neto $

___________________________________________________________ 19% I.V.A. $
___________________________________________________________ Valor Bruto $

Total

______________
______________
______________

(1) S.I.I. Servicio de Impuestos Internos.

(2) Compras que pueden ser al contado o al crdito, documentadas o sin documentar.
(3) Actividad econmica, lo que hace la empresa para ser comercializado o vendido: industria, comercial,
agrcola, servicios, minera, etc.
(4) Es la conformidad de las partes, por un lado el comprador que recibe la especie y por otra el vendedor
que la entrega, que sirve para transferir a ttulo oneroso el dominio de bienes corporales muebles, de una
cuota de dominio sobre dichos bienes o de derechos reales constituidos sobre ellos.

ORIGINAL: CLIENTE

LICEO SAN JOSE

REQUINOA

NOTA DE DBITO
N ________
R.U.T.

S.I.I. (1)
, ........... de .............................. de 2011.
Seor ....................................................................................................................... ..............................................
Direccin ..............................................................................................................................................................
Comuna ............................................... Ciudad ............................................. R.U.T ..........................................
Pedido nm. ........................................ Vendedor ........................................ Condiciones(2) ...... .......................
Gua(s) de despacho .............................................................. Fecha(s) ...............................................................
Giro del negocio (3) .............................................................. Orden de compra........................ .........................
Por lo siguiente: Se ha cargado en su cuenta corriente por concepto de intereses o diferencias de mayor
precio, segn factura nmero _____ de fecha _________ la que es aumentada en este valor.

Cantidad

Descripcin del producto o servicio

Precio unitario

Son:_______________________________________________________ Valor neto $

___________________________________________________________ 19% I.V.A. $
___________________________________________________________ Valor Bruto $

Total

______________
______________
______________

(1) S.I.I. Servicio de Impuestos Internos.

(2) Compras que pueden ser al contado o al crdito, documentadas o sin documentar.
(3) Actividad econmica, lo que hace la empresa para ser comercializado o vendido: industria, comercial,
agrcola, servicios, minera, etc.

ORIGINAL: CLIENTE

LICEO SAN JOSE

REQUINOA

NOTA DE CRDITO
N ________
R.U.T.
S.I.I. (1)
, ........... de .............................. de 2011.
Seor ....................................................................................................................... ..............................................
Direccin ..............................................................................................................................................................
Comuna ............................................... Ciudad ............................................. R.U.T ..........................................
Pedido nm. ........................................ Vendedor ........................................ Condiciones(2) ...... .......................
Gua(s) de despacho .............................................................. Fecha(s) ...............................................................
Giro del negocio (3) .............................................................. Orden de compra........................ .........................
Por lo siguiente: Se ha abonado en su cuenta corriente por concepto de descuento o devolucin de
mercadera, segn factura nmero _____ de fecha _________ la que es disminuida en este valor.

Cantidad

Descripcin del producto o servicio

Precio unitario

Son:_______________________________________________________ Valor neto $

___________________________________________________________ 19% I.V.A. $
___________________________________________________________ Valor Bruto $

Total

______________
______________
______________

(1) S.I.I. Servicio de Impuestos Internos.

(2) Compras que pueden ser al contado o al crdito, documentadas o sin documentar.
(3) Actividad econmica, lo que hace la empresa para ser comercializado o vendido: industria, comercial,
agrcola, servicios, minera, etc.

ORIGINAL: CLIENTE

LICEO SAN JOSE

REQUINOA

CUESTIONARIO

1.
2.
3.
4.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.

De qu otra forma se denomina el impreso de pedido?

De qu formas puede realizarse un pedido?
Qu es una Gua de despacho?
Para qu sirve una gua de despacho?
Qu funciones cumple cada una de las copias de una gua de despacho?
Qu datos debe contener toda factura?
Qu perodo mximo de tiempo puede recoger las operaciones en una misma factura?
Cul es el perodo en que deben expedirse las facturas?
Durante qu plazo deben conservarse las facturas?
Cules son los libros de registro de las facturas?
Es posible rectificar las facturas?
Qu es una nota de dbito?
En que se diferencia una nota de dbito de una factura?
Qu es una nota de Crdito?
En qu casos se deben emitir notas de crditos?
Qu es el I.V.A. y porque se utiliza?