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TLALNEPANTLA
ALTERNATIVA DE TITULACIN:
RESIDENCIA PROFESIONAL
ASESOR INTERNO:
PROFESORA: GRACIELA OSORIO ROJAS
ASESOR EXTERNO:
LIC. LESLIE MEDRANO MEJIA
INDICE
1.
JUSTIFICACIN................................................................................................................1
2.
OBJETIVOS .......................................................................................................................2
2.1 OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................2
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS .........................................................................................2
3.
4.
5.
RESULTADOS ...................................................................................................................8
5.1. Planificar la gestin de los interesados.....................................................................11
5.1.1. Identificar a los interesados.................................................................................11
5.1.2. Controlar la participacin de interesados ..........................................................15
5.2. Planificar la gestin de las comunicaciones .............................................................15
5.2.1. Controlar las comunicaciones .............................................................................16
5.3. Planificar la gestin del alcance.................................................................................16
5.3.1. Recopilar requisitos ..............................................................................................17
5.3.2. Validar el alcance .................................................................................................18
5.3.3. Controlar el alcance .............................................................................................18
5.4. Planificar la gestin de los riesgos ............................................................................19
5.4.1. Identificar los riesgos ...........................................................................................20
5.4.2. Realizar el anlisis cualitativo y cuantitativo de riesgos ..................................21
5.4.3. Planificar la respuesta a riesgos .........................................................................23
5.4.4. Controlar los riesgos ............................................................................................24
5.5. Planificar la gestin de la calidad ..............................................................................24
5.5.1. Realizar el aseguramiento de calidad ................................................................25
5.5.2 Controlar la calidad ................................................................................................29
5.6. Cerrar el proyecto ........................................................................................................35
6.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...............................................................38
7.
8.
9.
ANEXOS ...........................................................................................................................43
1. JUSTIFICACIN
La GEIC proporciona soluciones integrales de ingeniera civil y ciencias de la
tierra para dar certeza, viabilidad y confiabilidad al desarrollo y conservacin de
obras de infraestructura, a la Comisin Federal de Electricidad, organismos
externos, empresas nacionales del sector pblico, privado y organizaciones
extranjeras.
2. OBJETIVOS
3. PROBLEMAS A RESOLVER
1. La documentacin incorrecta de los requerimientos y especificaciones
de un servicio que realiza la GEIC se traduce a; una inexacta deteccin
de necesidades, a una mala planeacin, a un inadecuado desarrollo del
proyecto y/o servicio, a un aumento en los costos, causan no
conformidades, originan retrasos, entre otras variables negativas.
2. Durante
la
ejecucin
de
proyectos
realizados
por
la
GEIC,
Problema 2
Actividades a desarrollar
Problema 3
Actividades a desarrollar
Elaboracin
de
Problema 4
Actividades a desarrollar
Descripcin de los puntos que se deben tomar en cuenta para dar por
terminado
un
proyecto
cerrarlo
formalmente
(contratos
cumplidos,
ETAPAS
Estudio del
procedimiento SAC-720
Planeacin de
Proyectos de la GEIC
Adecuacin de las
etapas de la planeacion
preeliminar y operativa
con la ISO 21500
"GESTION DE
PROYECTOS"
Adecuacin de las
etapas de la planeacion
preeliminar y operativa
con la metodologa
PMBOK
Elaboracin de
propuestas que
aumenten la eficiencia
y eficacia del proyecto
Elaboracin de
formatos de acuerdo a
los procedimientos
identificados
Revisin y evaluacin
de formatos y
procedimientos
elaborados
J.V.G.C.= Jess
Vidal Gonzlez
Cazares
*V.J.P.R.=Vianey
Jacqueline Prieto
Rodrguez
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE OCTUBRE
RESPONSABLES
S
P
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
J.V.G.C/V.J.P.R.
R
P
J.V.G.C/V.J.P.R.
R
P
J.V.G.C/V.J.P.R.
R
P
J.V.G.C/V.J.P.R.
R
P
J.V.G.C/V.J.P.R.
R
P
J.V.G.C/V.J.P.R.
R
*P= Tiempo
planeado
*R= Tiempo
real
5. RESULTADOS
El ciclo de vida de un proyecto cuenta con cinco grupos de procesos: de inicio,
de planificacin, de ejecucin, de monitoreo y control y de cierre. La figura 2
permite analizar y observar sus interacciones y contribuciones para el
cumplimiento de los objetivos de los proyectos de la GEIC.
Una vez vistas las fases en que se divide un proyecto, se cre un modelo que
permiteseguir clara y cronolgicamente las etapas de las reas de
conocimiento involucradas que permiten satisfacer al cliente, partiendo de la
identificacin de la necesidad hasta el suministro del producto o servicio (Figura
2). Con ello se identificaron las actividades que la GEIC realiza y con las cuales
est dando respuesta a lo que los procesos del sistema requieren segn la
gua del PMBOK y la Norma ISO 21500. De esta manera, se tienen las
coordenadas necesarias para localizar los procesos en los que se han de
proponer actividades y con ello se definen las reas de estudio de este
documento. Nos centraremos en las fases de inicio, planificacin, ejecucin,
control y cierre, y ms concretamente en los siguientes procesos:
Versin No.
Fecha
Autor
0.0
18-ago-2014
PROCESOS DE PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
Estrategia organizacional
PLANIFICAR LA
GESTIN DEL TIEMPO
DEFINIR LAS ACTIVIDADES
RECOPILAR
REQUISITOS
DEFINIR EL ALCANCE
PLANIFICAR LA
GESTIN DE
LOS COSTOS
PROCESOS DE
INICIO
CREAR LA EDT
DESARROLLAR
ACTA DE
CONSTITUCIN
ESTIMAR LOS
COSTOS
DETERMINAR EL
PRESUPUESTO
PLANIFICAR LA
GESTIN DE
RECURSOS
HUMANOS
PLANIFICAR LA
GESTIN DE
COMUNICACIONES
DESARROLLAR EL CRONOGRAMA
PLANIFICAR LA GESTIN
DE ADQUISICIONES
C
L
I
E
N
T
E
PLANIFICAR LA
GESTIN DE LA
CALIDAD
IDENTIFICAR A
LOS
INTERESADOS
PLANIFICAR LA
GESTIN DE LOS
INTERESADOS
C
L
I
E
N
T
E
PROCESOS DE EJECUCION
DIRIGIR Y GESTIONAR EL
TRABAJO DEL PROYECTO
REALIZAR EL
ASEGURAMIENTO
DE CALIDAD
MONITOREAR Y
CONTROLAR EL
TRABAJO DEL
PROYECTO
REALIZAR CONTROL
INTEGRADO DE CAMBIOS
GESTIN DE LOS
RECURSOS HUMANOS
GESTIONAR
COMUNICACIONES
VALIDAR EL ALCANCE
CONTROLAR EL ALCANCE
EFECTUAR
ADQUISICIONES
CONTROLAR
CRONOGRAMA
CONTROLAR LOS
COSTOS
CONTROLAR LA
CALIDAD
CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES
CONTROLAR LOS
RIESGOS
CONTROLAR
ADQUISICIONES
GESTIONAR LA
PARTICIPACIN DE
INTERESADOS
PROCESOS DE
CIERRE
CERRAR
PROYECTO O
FASE
CERRAR
ADQUISICIONES
CONTROLAR PARTICIPACIN
DE INTERESADOS
10
Tipo de interesado
Empleados
Gerentes
Coordinadores
Jefes de reas
Proveedores
Instituciones gubernamentales
11
Grupos sociales
Clientes
Empresas colaboradoras
Patrocinador
Sindicatos
Inversionistas
El nivel de poder
12
El nivel de inters
Bajo
Nivel de inters
Bajo
Mnimo esfuerzo
Alto
Mantener
informado
Nivel de poder
Alto
Mantener
satisfecho
Gestionar
atentamente
13
PODER/INTERS
Mayor poder y mayor inters
ESTILO DE GESTIN
Deben ser gestionados de cerca, preferencialmente por
el jefe o los gobernantes del proyecto, es aconsejable
utilizar medios de comunicacin altamente formales
como reuniones, oficios o reportes.
Deben ser gestionados de cerca, es conveniente utilizar
medios no tanto formales, lo importante es mantenerlos
informados sobre la satisfaccin de sus necesidades.
Cabe mencionar que no van a querer estarse
involucrando en el proyecto o dedicando mucho tiempo
a estar comunicndose.
Estos individuos deben ser debidamente informados. Es
importante comunicarse con regularidad, pueden
utilizarse todos los medios de comunicacin disponibles
(intranet, corres, oficios, reuniones, memorandos.), la
participacin altamente activa de estos grupos es
esencial para la planeacin, ejecucin y cierre del
proyecto.
No es conveniente mantener una comunicacin muy
activa con este grupo, aunque si se les debe hacer
participes a travs de todos los medios de comunicacin
disponibles (no necesariamente formales), esto con el
propsito de monitorear que su inters o poder no ha
cambiado, en caso contrario se deben clasificar en otro
nivel y gestionar de acuerdo a ello.
Neutral. Los interesados que tengan este nivel son consientes del
proyecto, pero no ofrecen ni apoyo ni resistencia.
14
15
16
Detallar todos los requisitos que deben satisfacer las necesidades del negocio,
estos, son aquellos que deben incorporarse en el proyecto, en sus procesos o
en el producto del proyecto. Pueden describirse de manera adecuada
contestando las preguntas:
En qu consiste el requisito?
(alta/media/baja),
esto
permite
desarrollar
las
estrategias
17
Activo (AC)
Cancelado (CA)
18
Diferido (DI)
Adicionado (AD)
Aprobado (AP)
relacin
de
la
actividad
econmica
(consumo-
19
Importancia
requerimiento
de
mantenimiento,
vigilancia
de
las
autorizaciones,
consentimiento,
conformidad
y/o
licencias
debido a que los riesgos cambian, surgen nuevos riesgos o desaparecen los
riesgos identificados. El primer paso en la identificacin de riesgos es la
comprensin de proyecto en s mismo: Cul es su alcance?, Cules son sus
objetivos primordiales? La respuesta a estas preguntas tienen un impacto
marcado en la identificacin, consideracin y en las estrategias y mtodos
alternativos de solucin de riesgos. Los planeadores del proyecto generan
ideas sobre los riesgos del proyecto, perfeccionan las definiciones y obtienen
una lista completa de riesgos.
CODIGO
RG
RE
RO
RT
RA
RL
TIPO DE RIESGO
Riesgo de administracin de proyecto
Riesgo externo
Riesgo organizacional
Riesgo tcnico
Riesgo de alcance
Riesgo Legal
DESCRIPCIN
Muy probable
Improbable
Probable
Altamente probable
Casi cierto
Este se establece en base a los cambios que podran suceder en los resultados
de uno o ms objetivos si el riesgo se materializa. El impacto del riesgo se
medir en una escala comprendida entre 0.1 y 0.9, as:
OBJETIVOS DEL
PROYECTO
Costos
Cronograma
Alcance
Calidad
Muy leve/0.1
Leve/0.3
Moderado/0.5
Critico/0.7
Muy crtico/0.9
Insignificante
incremento en el
costo
Insignificante
variacin
del
cronograma
Reduccin
del
alcance apenas
perceptible
Incremento en el
costo < 5%
Incremento en el
costo entre 5%10%
Retraso
del
5%.10%
del
programa
reas principales
del alcance son
afectadas
Incremento en el
costo entre 10%20%
Retraso del 10%20%
Incremento en el
costo >20%
Degradacin de
la calidad apenas
perceptible
Solo aplicaciones
muy
especificas
son afectadas
Retraso en
el
programa < 5%
reas
menores
del alcance son
afectadas
La reduccin de la
calidad demanda la
aprobacin
del
cliente
Tabla 7. Posibilidad de ocurrencia del riesgo.
Reduccin
del
alcance
inaceptable para
la
fuente
financiadora
Reduccin de la
calidad
inaceptable para
el cliente
Retraso
del
programa
superior al 20%
El resultado final
del proyecto es
inservible
El resultado final
del proyecto es
inservible
PROBABILIDAD
0.9
0.7
0.5
0.3
0.1
0.1
IMPACTO
0.5
0.45
0.35
0.25
0.15
0.5
0.3
0.27
0.21
0.15
0.9
0.3
0.7
0.5
0.3
0.1
0.7
0.63
0.49
0.35
0.21
0.7
0.9
0.81
0.63
0.45
0.27
0.09
PROBABILIDAD
0.9
0.7
0.5
0.3
0.1
0.1
0.9
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
IMPACTO
0.5
0.45
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
0.35
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
0.25
0.7
0.63
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
0.49
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
0.35
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
0.9
0.81
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
0.63
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
0.45
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
0.21
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
0.1
0.3
0.7
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
Asumir el riesgo
Asumir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
el riesgo
Tabla 9. Clasificacin y medidas para tratar los riesgos.
0.27
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
0.09
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
el riesgo
0.7
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
0.5
Asumir el riesgo
0.3
Asumir el riesgo
0.3
0.27
Evitar el riesgo
0.21
Evitar el riesgo
0.15
Reducir el
riesgo
Compartir o
transferir el
riesgo
0.9
Asumir el riesgo
Reducir el
riesgo
Evitar el riesgo
0.15
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
el riesgo
0.5
23
Mantener
siempre
activo
el
ciclo
de
identificacin-respuesta
para
de
respuesta.
estos
son
considerados
riesgos
residuales
y/secundarios.
24
3. Desarrollar
la
programacin
de
las
actividades
de
calidad.
25
Mediante inspeccin
La inspeccin tcnica
La inspeccin administrativa
26
Vigilar los procesos administrativos que son necesarios para suministrar los
recursos a los proyectos.
27
ELEMENTOS DE PLANIFICACIN
Consiste en formular una coleccin
de herramientas necesarias para
ordenar y disponer en el tiempo los
elementos
y
acciones
que
constituyen la ejecucin de los
proyectos, de modo que se tenga
claro su desarrollo en cuanto a
plazos, programas, materiales, etc.
por ejemplo:
Cronograma de fechas
Plazos contractuales
Programa de obra
Lista de equipos
Mediante verificacin
1.
Anlisis costo-beneficio.
2.
3.
28
4.
5.
6.
7.
8.
Esta inspeccin tiene como objetivo brindar una rpida retroalimentacin a las
actividades del proyecto, aqu el personal que realiza el trabajo, proceso o
actividad, verifica los resultados y toma una accin correctiva inmediata.
29
desde la planeacin del proyecto hasta el cierre del mismo. Para lograr dicha
auto inspeccin se puede considerar los siguientes puntos:
Constatar que el trabajo que se est ejecutando esta conforme a los planes
establecidos.
reglamentarios que
A travs de supervisin
capacidad
de
motivar
manejar
adecuadamente
la
Obligaciones especificas:
Revisar todos los documentos del proyecto y deber familiarizarse con las
condiciones del rea donde se ejecuta el proyecto.
Cumplir y hacer cumplir todas las condiciones contenidas en los
documentos del proyecto, en este contexto debe verificar de forma continua
que la obra est de acuerdo a los planos y especificaciones del proyecto.
Verificar que los permisos, licencias, etc. estn actualizados. En caso
contrario solicitar la colaboracin de quien se requiera para realizar los
trmites necesarios.
Vigilar e inspeccionar los inmuebles propiedad de terceros aledaos al lugar
del proyecto, cuyas instalaciones queden comprendidas en el rea de
influencia de la ejecucin de las obras y puedan verse afectadas en su
integridad. Debiendo exigir que se adopten todas las precauciones
necesarias para evitar el dao a dichos inmuebles; as como de los
servicios pblicos, y accesos a las instalaciones ya existentes, como
electricidad, telefona, agua, accesos; y vigilara en lo posible que no se
dae medio ambiente cuya existencia no afecta el desarrollo del proyecto.
Inspeccionar los lugares de alojamiento del personal asignado a la obra y
comprobara que estos renan las condiciones de higiene y salubridad
adecuada.
Revisar y aprobar o no, los mtodos de ejecucin y planes de trabajo que
propongan
los
ejecutores.
Dichos
planes
deben
comprender
los
32
por
los
ejecutores,
indicando
sus
principales
caractersticas.
33
Obligaciones generales:
El
supervisor
debe
mantener
permanentemente
informados
los
34
Se han creado los entregables de los servicios y estos han sido aceptados.
35
Las lecciones aprendidas deben ser tomadas durante todo el ciclo de vida del
proyecto ya que son el disparador de la mejora de los procesos del proyecto y
ayudan prevenir las mismas situaciones en los nuevos proyectos. Para
identificar las lecciones aprendidas es conveniente llevar una bitcora de
lecciones aprendidas no teniendo importancia su formato o presentacin,
tambin se puede acudir a las fuentes de informacin que se enlistan a
continuacin:
Las bases de datos
Documentos del proyecto
Bitcoras del proyecto
Preguntar a los interesados alcanzo el proyecto las meta de tiempo y
alcance? Cules fueron las principales lecciones aprendidas? Qu sali
36
37
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El proyecto que realizamos dentro de la Gerencia de Estudios de Ingeniera
Civil (GEIC) cumpli con el 100% de las actividades planeadas, con l, se
contribuy de manera importante para identificar y enriquecer algunos de sus
procedimientos, los cuales se consideraron ambiguos, ya que no estaban
claramente definidos, trayendo como consecuencia una mala planificacin,
ejecucin y cierre en la realizacin de proyectos.
Identificando este problema, nos apoyamos en la metodologa PMBOK a fin de
empatarla con las actividades de la GEIC, llevando a la creacin de propuestas
de procedimientos y formatos que apoyen en el control de las reas
identificadas con mayor inters para eficientar el procedimiento, como lo son:
participacin de los interesados, recopilacin de requisitos, definicin del
alcance, validacin del alcance, planificacin de la gestin, aseguramiento y
control de calidad, planificar, gestionar y controlar las comunicaciones, control
de riesgos y el cierre de proyecto o fase. De esta manera con apoyo de los
formatos se lograr que exista una buena comunicacin con las partes
interesadas, identificar sus necesidades, evitar retrasos en el desarrollo de su
servicio, as como identificar los posibles riesgos a los que se enfrentan durante
su trabajo y sus posibles respuestas.
La implementacin del procedimiento de cierre propuesta
permitir que la
38
Versin: 1
Tipo de proyecto:
Nivel de gestin:
INVESTIGACIN EDUCATIVA
PROPUESTA
Prerrequisito:
Ubicacin:
Asignaturas
integran:
que
se
RESIDENCIA PROFESIONAL
INGENIEA EN
EMPRESARIAL
GESTIN
CALIDAD APLICADA A
LA
GESTIN
EMPRESARIAL
Crditos: 10
Tiempo de aprendizaje
independiente: 120 h/s/m
Competencias previas:
1. Capacidad de anlisis, sntesis y abstraccin.
2. Capacidad para identificar, plantear y resolver problemas
3. Capacidad para gestionar y formular proyectos.
2. PROBLEMAS A RESOLVER Y COMPETENCIAS A FORMAR
Nodo problematizador: CALIDAD
Problemas a resolver:
La documentacin incorrecta de los requerimientos y especificaciones de un servicio que realiza la
GEIC se traduce a; una inexacta deteccin de necesidades, a una mala planeacin, a un inadecuado
desarrollo del proyecto y/o servicio, a un aumento en los costos, causan no conformidades, originan
retrasos, entre otras variables negativas.
Durante la ejecucin de proyectos realizados por la GEIC, principalmente en campo, la disposicin
de recursos (vehculos, personas, equipos) es primordial para el preciso cumplimiento de
actividades. Dicha disposicin se ve limitada por diversas variables administrativas, de capacidad,
de calidad, etc. durante la gestin de los mismos, consecuentemente esto genera retrasos en cuanto
a tiempo, aumentos imprevistos en los costos y ocasiona insatisfaccin en el cliente y en las partes
interesadas.
Durante la ejecucin del proyecto se detect que no se han definido algunos puntos de control
sobre interesados, comunicaciones, calidad, riesgos, y alcance, lo cual puede llegar a perjudicar en
el cumplimiento de la planeacin de los proyectos de la GEIC, en la deteccin de producto no
conforme, en la satisfaccin del cliente, en la planificacin correcta de respuesta a riesgos,
insatisfaccin de las partes interesadas; afectando directamente el cumplimiento del objetivo y
39
40
Para lograr lo anterior, procura el desarrollo constante del personal y la mejora continua e
innovacin en sus operaciones, utilizando un enfoque sistemtico y de procesos, con la certeza que
con esto, ser una organizacin cada vez ms competitiva. As mismo manifiesta la mejor
disposicin para adoptar una cultura de seguridad y desarrollo sustentable que fundamente su
responsabilidad social.
4. DISEO METODOLGICO
FASES
DURACIN
E-mail:
ing.jgonzal@gmail.com
vj_prieto_14@hotmail.com
Coordinador:
GRACIELA OSORIO ROJAS
Revisado por:
Fecha:
Contribuciones:
Fecha:
Periodicidad de la revisin:
41
42
9. ANEXOS
NOMBRE
TIPO DE
INTERESADO
FECHA:
REVISIN No.:
NOMBRE DE LA
EMPRESA O
INSTITUCIN
PODER/
INTERS
COMPROMISO
ESTRATEGA DE GESTIN
CARGO
ACTUAL
ELABOR:
REGISTRO DE INTERESADOS
DESEADO
REVIS:
COMPROMISO: D=Desconocedor; R= Reticente; N=Neutral; A=Apoya; L=Liderea
PODER/INTERS: A=Alto; I=Intermedio; B=Bajo
ESTRATEGIA DE COMUNICACIN
ID
DESCRIPCIN
ELABOR:
FECHA:
REVISIN No.:
INTERESADO
ENCARGADO DEL
CUMPLIMIENTO
RESPONSABLE (S)
DE ACEPTACIN
REVIS:
PRIORIDAD/
COMLEJIDAD
CRITERIOS DE ACEPTACIN
ESTADO
ID
OBJETIVO PROYECTO
ELABOR:
CAUSAS (factores
internos, externos y
agente generador)
FECHA:
REVISIN No.:
RIESGO
DESCRIPCIN
EFECTOS
(CONSECUENCIAS)
VALORACIN
DEL RIESGO
REVIS:
OPCIONES DE MANEJO
ESTRATEGIAS Y
ACCIONES
RESPOSABLE