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TITULO DEL CARGO

SECRETARIA (O)
CDIGO: 01032 NIVEL: 4
DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Ejecutar actividades pertinentes al rea secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando tcnicas
secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeo acorde con los objetivos de la unidad.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca
complejidad.
Transcribe a mquina o en computador correspondencia como: oficios, memorndos, informes, tesis,
listados, actas, resultados de exmenes, notas, artculos para prensa y carteleras, anuncios, guas,
contratos, trabajos de ctedras, exmenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
Llena a mquina o a mano formatos de rdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, rdenes
de compra y dems formatos de uso de la dependencia.
Recibe y enva correspondencia.
Opera la mquina fotocopiadora y fax.
Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
Realiza y recibe llamadas telefnicas.
Actualiza la agenda de su superior.
Toma mensajes y los transmite.
Atiende y suministra informacin a estudiantes, personal de la Institucin y pblico en general.
Brinda apoyo logstico en la organizacin y ejecucin de reuniones y eventos.
Convoca a reuniones de la unidad.
Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
Actualiza el archivo de la unidad.
Distribuye la correspondencia de la unidad.
Elabora cheques.
Desglosa y entrega cheques.
Lleva control de caja chica.
Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
Tramita pasajes, alojamiento y viticos en caso de movilizacin de su superior.
Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.
Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes
con Beca-servicio, adscritos a la unidad.
Elabora actas de notas.
Elabora hemeroteca.
Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.
Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.
Recibe y controla peticiones de tesis de grado.
Prepara informacin de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.
Actualiza la cartelera.
Vende guas a los estudiantes.
Chequea y controla los prstamos de los libros de la unidad a los estudiantes.
Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organizacin.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

1.- MBITO DE LA ACTUACIN:


RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso y medianamente complejos, siendo su
responsabilidad directa.

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