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PROFESOR GUA:
FACULTAD DE INGENIERA
LETICIA GALLEGUILLOS
MAYO 2010
AGRADECIMIENTOS
Quiera empezar por agradecer a Dios por darme la oportunidad de culminar
esta importante etapa de la vida y la fortaleza para superar las pruebas impuestas
para el logro de todos mis objetivos.
RESUMEN
El objetivo de este proyecto es proponer un sistema de gestin documental
para la empresa IQS Ltda. con el fin de aumentar el nivel de implementacin del
sistema de gestin integrado, en el marco del mejoramiento continuo de este.
de administracin y finanzas y tener una visin global de los procesos que all se
desarrollan, se selecciono esta rea de la empresa por ser la que mayor volumen de
documentacin genera y por el impacto que el SGI tiene en ella. En los departamento
mencionados ms arriba se realizo un levantamiento de los procesos considerando
las responsabilidades involucradas en los procesos, la documentacin gestionada y
el flujo que se genera, llevando esta informacin a diagramas de flujo funcionales
que logran representar de forma grafica para una mejor comprensin, la informacin
recopilada.
INDICE DE CONTENIDOS
Procesos Clave:..................................................................................... 30
b)
c)
INDICE DE FIGURAS
Fig. N2.1: Organigrama Empresarial IQS, Fuente: Manual de Gestin Integrado IQS
Ltda. .......................................................................................................................... 15
Fig. N2.2: Tabla Representativa del nivel de implementacin de los procedimientos
SGI en Adm. Y Finanzas. .......................................................................................... 20
Fig. N2.3: Grafico de Columnas del nivel de implementacin de los procedimientos
SGI en Adm. Y Finanzas. .......................................................................................... 20
Fig. N3.1: Estructura del Sistema de Gestin Integrado.......................................... 26
Fig. N3.2: Modelo Sistema de Gestin basado en procesos. .................................. 31
Fig. N3.3: Matriz Ponderada.................................................................................... 37
Fig. N3.4: Modelo del menor valor actualizado. ...................................................... 39
Fig. N3.5: Modelo del menor valor actualizado, 2.................................................... 40
Fig. N4.1: Mapa de Procesos de IQS Ltda. ............................................................. 42
Fig. N4.2.1: Diagrama de Flujos, Recursos Humanos. ............................................ 46
Fig. N4.2.2: Diagrama de Flujos, Recursos Humanos. ............................................ 47
Fig. N4.3: Estructura de documentos, Recursos Humanos. .................................... 48
Fig. N4.4: Diagrama de Flujos, Adquisiciones. ........................................................ 52
Fig. N4.5: Diagrama de Flujos, Adquisiciones. ........................................................ 54
Fig. N4.6: Estructura de documentos, Adquisiciones. ............................................. 55
Fig. N4.7: Diagrama de Flujos, Tesorera y Pagos .................................................. 59
Fig. N4.8: Estructura de documentos, Tesorera y Pagos. ...................................... 60
Fig. N4.9.1: Diagrama de Flujos, Facturacin y Cobranzas .................................... 56
Fig. N4.9.2: Diagrama de Flujos, Facturacin y Cobranzas .................................... 57
Fig. N4.10: Estructura de documentos, Facturacin y Cobranzas........................... 58
Fig. N4.11: Diagrama de Flujos, Contabilidad ......................................................... 64
Fig. N4.12: Estructura de documentos, Contabilidad. ............................................. 65
Fig. N5.1: Escala de Valorizacin de Requerimientos. ............................................ 74
Fig. N5.2: Matriz de Ponderacin de Factores. ....................................................... 75
Fig. N5.3: Inversin requerida Saver Docs. ............................................................. 76
INDICE DE ANEXOS
CAPITULO 1: GENERALIDADES
1.1.
1.2.
Justificacin
recursos y procesos, que satisfacen los requerimientos de las normas internacionales ISO 9001, ISO
14001 y OHSAS 18001, en un solo conjunto unificado, que determina la gestin empresarial aplicada
a la calidad de sus actividades y la gestin ambiental y de seguridad ocupacional aplicada.
2
empresariales, aplicacin informtica usada para crear, editar, gestionar y publicar contenido digital en
diversos formatos
10
11
12
1.4.
1.5.
Metodologa de Trabajo
13
14
CAPITULO 2: LA ORGANIZACIN
2.1.
Antecedentes de la Organizacin
Ubicacin
2.3.
Certificacin
15
2.4.
Estructura Organizacional
16
2.5.
Servicios
2.5.1. Gestin y Control de Proyectos
17
mantener un control estricto sobre estos, con el propsito de tomar las medidas
correctivas, preventivas o proactivas necesarias.
2.6.
Poltica SGI3
de
sus clientes en la
prestacin
de
servicios,
mediante
la
International
Quality
Systems
considera
que
es
una
tarea
una
18
2.7.
IQS Ltda. asegura que se han establecido objetivos de la calidad para los
diferentes
niveles,
incluyendo
aquellos
necesarios
para
cumplir
con
los
regidos
por
estndares definidos
en
los procedimientos
operativos
19
desarrollados para cada departamento y que forman parte del SGI, siendo estos los
siguientes:
PR-ADM-ADQ-001 Adquisiciones
PR-ADM-TYP-002 Tesorera y Pagos
PRADM-FYC-003 Facturacin y Cobranzas
PR-ADM-RHH-004 Recursos Humanos
PR-ADM-CON-005 Contabilidad
20
21
Evidencia
de
auditora:
Registros,
declaraciones
de
hechos
ERP: Sistema de planificacin de recursos empresariales, que integra y maneja muchos de los
22
23
3.1.
Las organizaciones necesitan lograr sus fines haciendo uso eficaz y eficiente
de los recursos o medios disponibles, estos incluyen:
Estructuras organizacionales.
Planificacin.
Procedimientos.
Responsabilidades.
Procesos.
Recursos.
Un sistema de gestin es un conjunto de elementos mutuamente
relacionados que interactan, para establecer la poltica y los objetivos y alcanzar
dichos objetivos. 9
24
25
10
Poltica del SGI: Declaracin de principios, y acuerdos voluntarios asumidos por la organizacin en
Objetivos del SGI: Algo ambicionado o deseado en trminos de calidad, medioambiente y seguridad
Manual del SGI: Documento controlado que especifica la gestin integrada de las normas de
Procedimientos: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso, corresponden a
26
3.2.
27
28
3.3.
Enfoque de procesos
Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y
gestionar numerosos procesos interrelacionados. A menudo el resultado de un
proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La
identificacin y gestin sistemtica de los procesos empleados en la organizacin y
29
30
organizacin vertical, por departamentos, esto no significa eso si que los procesos
suplan o anulen a los departamentos.
a)
Procesos Clave:
Son los procesos que tienen contacto directo con el cliente, los procesos
Procesos Estratgicos:
Son los procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes
c)
Procesos de Soporte:
Son los procesos responsables de proveer a la organizacin de todos los
31
32
3.3.
Diagramas de Flujo
33
Debido a que estos diagramas proporcionan una visin rpida del proceso,
normalmente se usan para documentar la magnitud del proceso, y luego se utiliza
otro tipo de diagrama de flujo para analizar el proceso en mayor detalle.
3.3.2. Diagrama de flujo estndar de la ANSI
Proporciona una comprensin ms detallada de un proceso, se utiliza para
ampliar las actividades dentro de cada bloque al nivel de detalle deseado, pudiendo
llegar incluso a emplearse como parte del manual de entrenamiento para un nuevo
colaborador. La diagramacin de flujo detallada solo se hace cuando el proceso se
acerca a la calidad de categora mundial.
3.3.3. Diagrama de Flujo Funcional:
El diagrama de flujo funcional es otro tipo de diagrama de flujo, que muestra el
movimiento entre diferentes unidades de trabajo, una dimensin adicional que resulta
se especialmente valiosa cuando el tiempo total del ciclo constituye un problema. El
diagrama de flujo funcional puede utilizar smbolos de los diagramas de flujo
estndar y de bloque.
Su principal caracterstica es identificar como los departamentos funcionales,
verticalmente orientados, afectan un proceso que fluye horizontalmente a travs de
una organizacin.
3.3.4. Diagrama de Flujo Funcional de Lnea de Tiempo:
Este adiciona el tiempo de procesamiento y del ciclo al diagrama de flujo
funcional. Este diagrama de flujo ofrece algunas percepciones valiosas cuando se
realiza un anlisis del costo de la mala calidad debido a un proceso ineficiente.
Agregar un valor de tiempo a las funciones ya definidas que interactan dentro del
proceso hace fcil identificar las reas de desperdicio y demora.
34
3.4.
Smbolos Estndares
35
36
37
PX
X P
Modelo de clculo:
Donde :
P X
para la alternativa evaluada.
X = Calificacin
P
Criterio
Alternativa A
P
X
PX
Alternativa B
P
X
PX
1
2
3
4
5
6
,
,
,
,
n
TOTAL
Fuente: Roche, H. 2005.
Alternativa C
P
X
PX
38
intensidad en capital, por el mayor riesgo de obsolencia tcnica que lleva aparejado.
Comnmente, al tomar esta alternativa, se exige al proyecto un periodo de
recuperacin ms acelerado que si se optara por una mayor intensidad en mano de
obra.
Dervitsiotis16, partiendo del mismo supuesto de ingresos iguales, propone
calcular el costo de las diferentes tecnologas pero a distintos volmenes de
produccin. Esto, porque como cada tecnologa presenta una estructura de costos
diferente, ante variaciones en la capacidad, medida como volumen de produccin,
puede pasar una alternativa tecnolgica de menor costo a ser la de mayor costo. Lo
sealado se puede visualizar en la Fig. N3.1 donde A1, A2 y A3 son tres tecnologas
15
39
40
41
Humanos,
Procedimiento
de
Tesorera,
Procedimiento
de
42
43
44
4.1.
reas Involucradas
Proceso
Su proceso se inicia con la identificacin de una necesidad de contratacin la
que puede surgir de las reas de administracin, gerencia, o servicios de la empresa,
dependiendo del tipo de necesidad. Para la satisfaccin de esta necesidad es
responsabilidad del gerente de rea o el jefe de departamento donde se genero la
necesidad, el generar la solicitud de contrato de trabajo (CT), donde se identifican las
caractersticas del trabajo, duracin, lugar de trabajo, entre otros requerimientos.
45
la induccin con respecto a estos y otros temas relevantes para el cumplimiento del
SGI.
El departamento de RRHH informa a contabilidad la nueva contratacin y las
condiciones de remuneracin para su consideracin en el resto del proceso
administrativo. Registrando adems las horas trabajadas al mes segn el libro de
asistencia, los descuentos de imposiciones, prstamos y anticipos, los beneficios del
trabajador, bonos, etc., los aportes del empleador por seguridad y cesanta, lo que
entrega el monto liquido a cancelar a cada trabajador, generando as con toda esta
informacin la planilla de cierre de mes. Este registro es esencial para la elaboracin
de los informes de remuneraciones y la nomina de pagos, esta nomina es cargada al
sistema bancario de la organizacin, siendo aprobada por gerencia y emitida la orden
de pago al banco luego de su revisin. Una vez aprobados, se comenzar con la
emisin de las Liquidaciones de Sueldo que contendr los montos calculados y
obtenidos segn la informacin de la planilla de cierre de mes, el pago de leyes
sociales, descuentos aplicados por anticipos, gratificaciones y asignaciones por
movilizacin y colacin dependiendo del tipo de contrato.
46
GESTION CT
Recursos Humanos
Gerencia
INICIO
Necesidad de
Contrato de
Trabajo (CT)
Emitir Solicitud de
CT
Solicitud CT
NO
Aprobacin
Solicitud de CT
SI
Gestion CT
Curriculum Vitae
Perfil de Cargo
Dctos. de
Respaldo
Generacin de CT
Pacto Sobre
Tiempo
Registro de
Asistencia
CT
Cierre
de Nomina
Mes
Carga
Pago
de Remuneraciones
Planilla Cierre de
Mes
Informe Detalle
de
Remuneraciones
Informe Resumen
Ejecutivo de
Remuneraciones
Libro de
Asistencia
Carga Pago Nomina
de Remuneraciones
NO
Aprobacin
Nomina de
Remuneraciones
SI
47
Liquidacin de
Remuneraciones
Emisin y Giro de
Liquidaciones
Informe
Centralizacin de
Remuneraciones
Libro de
Remuneraciones
Pago Leyes
Sociales
Archivo Provirred
Informe Detalle
Imposiciones
Informe Resumen
Imposiciones
Anexo Contrato
Continuidad
Laboral
Desvinculacin
Carta de Despido
Certificado de
Cotizaciones
Previsionales
FIN
Aviso de Despido
Inspeccin del
Trabajo
Emisin Memoria
Calculo Finiquito
Aviso de Despido
Memoria Clculo
Finiquito
NO
Aprobacin
Memoria Clculo
Finiquito
SI
Solicitud Cheques
Tesorera
Emisin Finiquito
Pago
FIN
Finiquito
Comprobante
Pago Finiquito
48
Estructura de documentos
En el diagrama de flujo funcional se exponen los documentos que se generan
en el proceso de RRHH, los que deben ser gestionados segn lo dispuesto por el
sistema de gestin integrado, y que se requiere sean manejados por el sistema de
gestiona documental a proponer. Para un mejor anlisis de los requerimientos de
este sistema y la eleccin de la alternativa tecnolgica adecuada, se desarrollo un la
estructura de documentos a partir del proceso y el diagrama que lo modela
presentada en la Fig. N4.3.
Fig. N4.3: Estructura de documentos, Recursos Humanos.
Documentos Recursos Humanos
Documento
Formato
Volumen generado
Procedimiento
Permanente
Procedimiento
Auxiliar
Procedimiento
Auxiliar
Procedimiento
Auxiliar
Procedimiento
Auxiliar
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Composicin
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Registro
3/semana
Datos
Control de Asistencia
Control de Entrega de Equipos de
Proteccin Personal
Registro
3/semana
Datos
Registro
3/semana
Datos
Registro
3/semana
Datos
Registro
1/mes
Datos
Solicitud de Vacaciones
Registro
1/mes
Datos
Comprobante de Vacaciones
Registro
1/mes
Datos
Solicitud de Permiso
Registro
1/mes
Datos
Ficha de Personal
Registro
3/semana
Datos
Modelo de Clculo
Registro
Permanente
Datos
Calculo de Remuneraciones
Registro
1/mes
Datos
Registro
1/mes
Datos
Libro de Asistencia
Informe
1/mes
Datos
Informe
1/mes
Datos
Detalle de Remuneraciones
Informe
1/mes
Datos
Resumen Ejecutivo de
Remuneraciones
Informe
1/mes
Datos
Libro de Remuneraciones
Informe
1/mes
Datos
Necesidad de gestin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Distribucin Bsqueda,
Servicios dePresentacin,
Autor, Almacenamiento,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
49
tiene
su
cargo.
50
4.1.2. Adquisiciones
El departamento de adquisiciones es el encargado de recepcionar las
necesidades de compra emanadas desde las distintas reas y departamentos de la
empresa, evaluar y seleccionar los proveedores a los cuales se les realizara la
compra, gestionar la compra y verificar que el producto comprado o el servicio
contratado con un tercero cumpla con los estndares de calidad exigidos, para esto
aplica un proceso basado en las directrices de las normas de referencia del SGI.
Estando en estrecha relacin con los departamentos de pagos y tesorera, los que
permiten que el proceso de adquisiciones se lleve a cabo de forma eficiente.
Proceso
El proceso comienza con el surgimiento de una necesidad de carcter
monetario desde algn rea o departamento de la organizacin, esto con el fin de
adquirir algn producto necesario para el desarrollo de las actividades, la
subcontratacin de algn servicio necesario para el funcionamiento de la empresa, o
el requerimiento por una cantidad de dinero para financiar la representacin,
traslados, alojamiento y comida de trabajadores en favor de la empresa.
51
52
Area de la Organizacion
Gerencia
Contabilidad
INICIO
Identificacion
Necesidades de Gasto
Gastos
Permanentes
Generar
Presupuesto
Compras
Especificas
Trabajo
Rutinario
Activar Proceso
Sol. de
Presupuesto y
Rendi de Gastos
Generar
Requisicion
Requisicion de
Compra
NO
Aprobacion
Requisicion
SI
Evaluacion y
Seleccion de
Proveedores
Solicitud de
Informacion a
Proveedores
Evaluacion de
Proveedores
Listado de
Proveedores
Aprobados
Cotizar
3 Cotizaciones
Diferentes
Investigacion
de
Proveedores
Cuadro
Comparativo
Seleccin de
Cotizacion
Generar
Orden de
Compra
Orden de Compra
Solicitud de
Recursos
Provisionamiento
de Deuda
Activar
Proceso de
Pagos
Recepcion y
Verificacion
del Producto
FIN
53
54
Gerencia
Contador
INICIO
Identificacion
Necesidades de Gasto
Gastos
Permanentes
Generar
Presupuesto
de gastos
Presupuesto de
Gastos
Trabajo
Rutinario
NO
Aprobacion de
presupuesto
Gestion de Abono
Cuenta Corriente
Solicitante
SI
Contabilizacin de
Egresos
Respaldos
Varios
Rendicin de Gastos
Fondos por
Rendir
Detalle Rendicin de
Gastos
Resumen Rendicion
de Gastos
Triplicado
Facturas
Cuenta Corriente
Solicitante
Presupuesto Saldo a
Favor
NO
Revisin
Rendicin de
Gastos
SI
Rendicion
Aprobada
Timbraje de Respaldo
y Llenado
Contabilizacin de
Rendicin
Actualizar Control
Cuenta Corriente
FIN
Voucher
55
Estructura de documentos
En el diagrama de flujo funcional se exponen los documentos que se generan
en el proceso de adquisiciones, los que deben ser gestionados segn lo dispuesto
por el sistema de gestin integrado, y que se requiere sean manejados por el
sistema de gestiona documental a proponer. Para un mejor anlisis de los
requerimientos de este sistema y la eleccin de la alternativa tecnolgica adecuada,
se desarrollo la estructura de documentos a partir del proceso y el diagrama que lo
modela la que se presenta en la Fig. N4.6.
Fig. N4.6: Estructura de documentos, Adquisiciones.
Documentos Adquisiciones
Documento
Procedimiento de Adquisiciones
Manual Softland, modulo Inv. Y Fact.,
Ordenes de Compra, y Cuentas
Corrientes
Procedimiento Control de
Documentos SGI
Procedimiento Control de Registros
SGI
Instructivo para la Gestin de Valijas
Formato
Volumen generado
Procedimiento
Permanente
Procedimiento
Auxiliar
Permanente
Procedimiento
Auxiliar
Procedimiento
Auxiliar
Procedimiento
Auxiliar
Permanente
Permanente
Permanente
Composicin
Metodologas de
trabajo
Necesidad de gestin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Registro
5/diarios
Datos
Registro
5/diarios
Datos
Requisicin de Compra
Registro
5/diarios
Datos
Registro
1/mes
Datos
Registro
1/mes
Datos
Orden de Compra
Registro
5/diarios
Datos
Gua de Entrada
Registro
2/semana
Datos
Registro
2/semana
Datos
Gua de Salida
Registro
2/semana
Datos
Registro
2/semana
Datos
Registro
2/diarios
Datos
Presupuesto de Gastos
Registro
2/diarios
Datos
Rendicin de Gastos
Registro
2/diarios
Datos
Codificacin de Presupuestos y
Rendicin de Gastos
Registro
Permanente
Datos
Transmittal
Registro
2/diarios
Datos
Informe
1/mes
Datos
Informe de Compras
Informe
1/mes
Datos
Informe de Presupuestos
Informe
1/mes
Datos
56
departamento.
57
58
59
Tesoreria
Gerencia
Pagos
INICIO
Analisis de
Compromisos
Generacion
Conciliacion
Bancaria
Cartolas
Bancarias
Informe Conciliacion
Bancaria
Calendario de
Pago
Chequera Fsica
Elaboracion
Informe Flujo de
Vencimientos
Informe Flujo de
Vencimientos
Cuentas por
Pagar
Chequera
Electrnica
NO
Cuentas
Rechazadas
Autorizacion
de Pagos
SI
Informe Nomina
de Pago
Definicion Forma
de Pago
Preparacion de
Documentos
Transferencia
Electronica
Cheques
Informe
Nomina de
Ch. y Trans.
Solicitud de Firma
Firma de
Documentos
Pago de
Compromisos
Comprobante
Deposito
Factura
Orden de Compra
Envio de Legajo a
Contabilidad
FIN
60
Estructura de documentos
En el diagrama de flujo funcional se exponen los documentos que se generan
en el proceso de tesorera y pagos, los que deben ser gestionados segn lo
dispuesto por el sistema de gestin integrado, y que se requiere sean manejados por
el sistema de gestiona documental a proponer. Para un mejor anlisis de los
requerimientos de este sistema y la eleccin de la alternativa tecnolgica adecuada,
se desarrollo la estructura de documentos a partir del proceso y el diagrama que lo
modela presentada en la Fig. N4.6.
Fig. N4.8: Estructura de documentos, Tesorera y Pagos.
Formato
Volumen generado
Procedimiento
Permanente
Procedimiento
Auxiliar
Procedimiento
Auxiliar
Procedimiento
Auxiliar
Procedimiento
Auxiliar
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Composicion
Metodologias de
trabajo
Metodologias de
trabajo
Metodologias de
trabajo
Metodologias de
trabajo
Metodologias de
trabajo
Registro
1/diarios
Datos
Registro
4/diarios
Datos
Registro
1/diarios
Datos
Transmittal
Registro
2/diarios
Datos
Comprobante de Traspasos
Registro
2/diarios
Datos
Registro
10/diarios
Datos
Informe
1/Diario
Datos
Arqueo de Cheques
Informe
1/diarios
Datos
Informe
2/semana
Datos
Informe
2/semana
Datos
Necesidad de gestion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Distribucion Busqueda,
Servicios dePresentacion,
Autor, Almacenamiento,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
Servicios de Autor, Almacenamiento, Busqueda,
Presentacion, Distribucion
61
la
correcta
utilizacin
del
SGI.
62
63
64
56
Las figuras Fig. N4.9.1 y Fig. N4.9.2 que se exponen a continuacin grafican
el proceso recin descrito:
Fig. N4.9.1: Diagrama de Flujos, Facturacin y Cobranzas
AREA: FACTURACION Y COBRANZAS
Cliente
Jefe Servicios
Facturacion y Cobranzas
INICIO
Proy. Construccin
y Montaje
Proy. Planta en
Operacin
Proceso de
Licitacin
Solicitud de
Cotizacin
Contrato
Trabajos
Rutinarios
Trabajos de
Emergencia
PGP
Elaboracin de
Cotizacin
Propuesta
Rechazada
NO
Propuesta
TecnicoEcon.
Propuesta
TcnicoEconomica
Elaboracin
Propuesta
Evaluacin
SI
Propuesta
Aprobada
Adjudicacion
Contrato Servicio,
Propuesta TecnicoEconomica
Proyecto
Adjudicado
Elaborar Planilla
Control O.T.
Generacion
Estado de
Pago
Envio Estado
de Pago
Analisis E. de
Pago y
Autorizacion
E. De Pago
Rechazado
NO
SI
E. De Pago
Aprobado
Generacion
HAS
Elaboracion ProForma
Factura
Pro-Forma
O.T/Nota
de Venta
Estado de
Pago
57
GESTION DE FACTURACION
Cliente
Facturacion y Cobranzas
Jefe Servicios
Office Manager
Contabilidad
1
Elaboracion
Pro-Forma
Envio E. de Pago
Aprobado + Pro-Forma
Revision
ProForma
SI
NO
Pro-Forma
Rechazada
Pro-Forma
Aceptada
Solicitud Factura
Liberacion
Factura
Emisin
de Factura
Envio
Factura
al Cliente
Factura
Respaldo
Factura
Revision
Factura
Recepcion
Factura
Envio Duplicado y
Cuadruplicado
Recepcionados
Retencin del
Duplicado
Definicion
Forma de
Cobro
Envio
duplicado a
Contabilidad
Factoring,
Anticipo, Al Dia
Autorizacion
del Pago
Actualizar
Flujo de Caja
FIN
Contabilizacion
de Factura
Voucher
58
Estructura de documentos
En el diagrama de flujo funcional se exponen los documentos que se generan
en el proceso de facturacin y cobranzas, los que deben ser gestionados segn lo
dispuesto por el sistema de gestin integrado, y que se requiere sean manejados por
el sistema de gestiona documental a proponer. Para un mejor anlisis de los
requerimientos de este sistema y la eleccin de la alternativa tecnolgica adecuada,
se desarrollo la estructura de documentos a partir del proceso y el diagrama que lo
modela expuesto en la Fig. N4.10.
Fig. N4.10: Estructura de documentos, Facturacin y Cobranzas.
Documentos Facturacion y Cobranzas
Documento
Procedimiento de Facturacin y
Cobranzas
Manual Softland, modulo Inventario y
Facturacion
Procedimiento Control de
Documentos SGI
Procedimiento Control de Registros
SGI
Instructivo para la Gestin de Valijas
Formato
Volumen generado
Procedimiento
Permanente
Procedimiento
Auxiliar
Procedimiento
Auxiliar
Procedimiento
Auxiliar
Procedimiento
Auxiliar
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Composicin
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Ficha Ingreso OT
Registro
2/semana
Datos
Registro
2/semana
Datos
Estado de Pago
Registro
2/semana
Datos
Factura Pro-Forma
Registro
2/semana
Datos
Registro
2/semana
Datos
Facturacin en Lnea
Registro
1/semana
Datos
Registro
1/semana
Datos
Registro
1/semana
Datos
Registro
1/mes
Datos
Ficha de Productos
Registro
1/mes
Datos
Transmittal
Registro
5/semana
Datos
Ficha de Clientes
Registro
1/mes
Datos
Traspasos a Contabilidad
Registro
2/semana
Datos
Registro
1/mes
Datos
Cuadro Resumen OT
Registro
1/semana
Datos
Control de Retenciones
Informe
1/semana
Datos
Informe OT
Informe
1/mes
Datos
Informe
1/mes
Datos
Informe Facturacion
Informe
1/mes
Datos
Necesidad de gestin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Distribucin Bsqueda,
Servicios dePresentacin,
Autor, Almacenamiento,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
59
60
4.1.5. Contabilidad
El departamento de contabilidad es el encargado proporcionar una imagen
numrica de los hechos econmicos de la vida de la empresa, conocer el patrimonio
y sus modificaciones, proporcionar una base en cifras para orientar las actuaciones
de gerencia en la toma de decisiones, adems de proporcionar la justificacin de la
correcta gestin de los recursos de la empresa
Proceso
La actividad contable se inicia definiendo por parte de la organizacin el plan
de cuentas, que representa el listado de cuentas que la empresa ha determinado
utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, el que depende de la naturaleza
de la actividad econmica realizada.
61
62
63
64
Adquisiciones
Recursos Humanos
Facturacion y Cobranzas
Contabilidad
Gerencia
Tesoreria y Pagos
INICIO
-Boletas.
-Facturas.
-Notas de Credito.
-Notas de Debito.
-Presupuesto de Gastos.
-Ordenes de Compra.
Envio de
Documentacion
Comercial
-Finiquitos.
-Boletas de
Honorarios.
-Anticipos de
Sueldos.
Envio de
Documentacion
Laboral
-Colilla de
Deposito.
-Liquidacion de
Factoring
Envio de
Documentacion
Comercial
Actividades Producto
de la Operacion
Actividades Producto
del Financiamiento
Definicion
Plan de
Cuentas
-Escritura de Const. y
Modif. de Sociedad.
-Contratos de Arriendo.
-Contrato de Leasing.
-Prestamos Bancarios.
Actividades Producto
de la Inversion
Ingreso de
Comprobante
Contabilizacion
de Documentos
Envio de
Documentacion
Legal
Comprobante de
Traspaso
Comrpobante de
Ingreso
Comprobante de
Egreso
Generacion
Libros Exigidos
por SII
Libro Diario
Libro Mayor
Libro de Balances
Tributarios
Generacion
Otros Libros
Exigidos
Libro de Compras
Libro de Ventas
Libro de
Retenciones
Consolidacion
Balance General
Estado de
Resultados
Libro de Compras
Declaracion de
Impuestos
Mensual
Formulario 29
Libro de Ventas
Libro de
Retenciones
Balance General
Declaracion de
Impuestos Anual
Otras
Declaraciones
FIN
Provision de
Egreso
-Formulario 22.
-Formulario 1879.
-Formulario 1886.
-Formulario 1887.
-Formulario 1893.
-Formulario 3230.
-Formulario 3239.
Activacion
proceso de
Pagos
65
Estructura de documentos
En el diagrama de flujo funcional se exponen los documentos que se generan
en el proceso de contabilidad, los que deben ser gestionados segn lo dispuesto por
el sistema de gestin integrado, y que se requiere sean manejados por el sistema de
gestiona documental a proponer. Para un mejor anlisis de los requerimientos de
este sistema y la eleccin de la alternativa tecnolgica adecuada, se desarrollo la
estructura de documentos a partir del proceso y el diagrama que lo modela expuesto
en la Fig. N4.12.
Fig. N4.12: Estructura de documentos, Contabilidad.
Documentos Contabilidad
Documento
Procedimiento de Contabilidad
Formato
Volumen generado
Procedimiento
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Composicin
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Metodologas de
trabajo
Registro
5/diarios
Datos
Registro
5/diarios
Datos
Registro
5/diarios
Datos
Registro
5/diarios
Datos
Registro
1/diarios
Datos
Registro
1/mensual
Datos
Registro
1/mensual
Datos
Registro
1/mensual
Datos
Registro
1/mensual
Datos
Registro
1/mensual
Datos
Registro
1/anual
Datos
Registro
1/anual
Datos
Necesidad de gestin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Distribucin Bsqueda,
Servicios dePresentacin,
Autor, Almacenamiento,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
Servicios de Autor, Almacenamiento, Bsqueda,
Presentacin, Distribucin
66
gestionada
por
este
departamento.
67
5.1.
Determinacin de requerimientos
68
a)
Centralizacin de informacin:
Debe permite almacenar en un lugar comn
documentales que la organizacin genera y que se enmarcan dentro del alcance del
sistema de gestin integrado, como manuales, procedimientos, registros, instructivos,
etc. Evitando la entropa que se genera al tener distribuidos los documentos en
diferentes carpetas fsicas o digitales en los equipos de administracin. Este
requerimiento debera ser satisfecho por el servicio de almacenamiento de la
estructura del ECM a proponer.
b)
debe
permitir
compartir
informacin
de
distinta
ndole
entre
los
c)
la necesidad que surge del trabajo que se realiza muchas veces por diferentes
departamentos sobre un mismo documento, como por ejemplo aquellos que se
deben generar, revisar, aprobar y distribuir por diferentes departamentos. Dado lo
anterior el sistema deber permitir el trabajo sobre un mismo documento pero esta
vez en digital, ahorrando de esta manera una gran cantidad de tiempo productivo y
de recursos materiales y logsticos necesarios para el desarrollo de estas
actividades. Este requerimiento debera ser satisfecho por el servicio de distribucin
de la estructura del ECM a proponer.
69
d)
Integracin tecnolgica:
IQS Ltda. utiliza distintas soluciones tecnolgicas para la gestin de sus
por la
organizacin.
Este
f)
Seguridad:
La confidencialidad de los documentos, y el resguardo por las versiones
vigentes de los documentos del SGI, son de gran importancia en la organizacin, por
lo que se requiere de un sistema que permita aplicar los niveles de seguridad
pertinentes al tipo de documento a proteger. Este requerimiento debera ser
satisfecho por el servicio de autor de la estructura del ECM a proponer.
70
g)
h)
71
k)
l)
fue identificada por el personal, indicando la utilidad que tendra que el sistema
generara alertas y enviara seales o los mismos documentos al fijar un flujo
establecido de actividades. Por esto se requiere que el sistema permita la creacin
de flujos de trabajo que representen los mismos diagramas de flujo expuestos en el
captulo 4, logrando un mejoramiento evidente del sistema de gestin integrado. Este
requerimiento debera ser satisfecho por el servicio de trabajo corporativo de la
estructura del ECM a proponer.
m)
Estadsticas de seguimiento:
El sistema deber permitir extraer informes estadsticos respecto de la
72
5.2.
Seleccin tecnolgica
dentro
institucin,
de
una
empresa
procedimientos y normativas,
donde
las
polticas,
73
Y el mtodo del menor valor actualizado de los costos para evaluar en base a
factores cuantitativos las alternativas tecnolgicas disponibles.
74
Muy bien
Bien
Suficiente
Insuficiente
75
Saver Docs
3WDocument
MS SharePoint 2007
Ponderacion Valor Calificacion Ponderacion Valor Calificacion Ponderacion Valor Calificacion
Centralizacin de informacin
12
16
12
Colaboracin entre
departamentos
12
Comunicacin entre
departamentos
12
2
4
2
2
3
2
4
4
6
8
8
8
2
4
2
2
2
4
3
3
4
16
6
6
2
4
2
2
4
4
3
3
8
16
6
6
Bsqueda y navegacin de
contenido
12
12
Creacin, publicacin y
administracin de contenido
12
16
4
3
2
3
1
2
12
3
4
8,3
4
3
2
2
4
3
8
12
6
8,9
4
3
2
4
3
3
16
9
6
10,8
Integracin tecnolgica
Seguridad
Acceso al sistema va web
Almacenamiento y respaldo de
documentos
Creacin de flujos de trabajo
Estadsticas de seguimiento
TOTAL
76
77
Inversion 3WDocument
Activos Fijos
Unidad
Monto Inversion ($)
Servidor
unidad
$ 1.000.000
Housing Servidor
unidad
$ 100.000
Activos Intengibles
Unidad
Monto Inversion ($)
Licencia
unidad
$ 2.982.000
Instalacion y Capacitacion hr
$ 434.700
TOTAL
$ 4.516.700
Fuente: Elaboracin Propia
Fig. N5.5: Inversin requerida MS SharePoint.
Inversion MS Sharepoint
Activos Intangibles
Unidad
Monto Inversion ($)
Servidor
unidad
$ 1.000.000
Housing Servidor
unidad
$ 100.000
Activos Intangibles
Unidad
Monto Inversion ($)
Licencia
unidad
$ 2.079.114
Instalacion y Capacitacion hr
$ 2.100.000
TOTAL
$ 5.279.114
Fuente: Elaboracin Propia
78
79
Tipo de
Software
Saver Docs
3WDocument
MS Sharepoint
Costo de
Inversion
Costo electrico
Servidor
Costo
Soporte
$ 5.598.200
$ 4.616.700
$ 5.279.114
$ 688.675
$ 688.675
$ 688.675
$ 46.856
$ 34.583
$0
$0
$ 9.306.379
$ 15.750 $ 9.348.104
$ 51.494 $ 9.362.029
Analisis de costos
VF
VA
VAC=
n=
i=
Saver Docs
$ 71.804.387,8
$ 40.531.705,0
$ 46.129.905,0
6
10%
3WDocument
$ 72.126.321,6
$ 40.713.428,2
$ 45.330.128,2
6
10%
MS Sharepoint
$ 72.233.761,5
$ 40.774.075,2
$ 46.053.189,2
6
10%
80
5.2.4. Decisin
De la aplicacin del mtodo Guadagni se decidi eliminar inmediatamente la
alternativa de Saver Docs como software a proponer, dado que es el que presenta un
mayor valor actualizado de los costos, siendo econmicamente inviable su propuesta
ante la existencia de las otras dos alternativas.
81
82
Centralizacin de informacin:
Permite que los diversos contenidos,
como documentos (documentos de Microsoft
Office, PDF, archivos binarios personalizados),
pginas Web, listas y otros tipos de informacin
residan en un repositorio de datos comn
(Microsoft SQL Server) con capacidades de
administracin de datos completas, control de
versiones, metadatos y bsqueda de nivel de
sitio.
83
disponen
de
variadas
la
comenten.
Adems
se
asistentes
agenda,
84
Integracin tecnolgica:
Office SharePoint Server 2007 se basa en una arquitectura abierta y
escalable, con compatibilidad con servicios Web y estndares de interoperabilidad,
incluidos XML y el protocolo SOAP (Simple Object Access Protocol). El servidor tiene
interfaces de programacin de aplicaciones (API) avanzadas y abiertas, as como
controladores de eventos para listas y documentos. Estas caractersticas permiten la
integracin con los sistemas existentes y proporcionan la flexibilidad necesaria para
incorporar nuevas inversiones en tecnologas que no sean de Microsoft.
Seguridad:
Proporciona los elementos esenciales de
administracin de seguridad completa mediante
una
amplia
gama
de
proveedores
de
85
el
sistema
permite
un
86
de
para
forma
rpida y sencilla el
contenido relevante
distribuido
en
un
amplio abanico de
sitios:
de
bibliotecas
documentos,
repositorios
de
87
empresariales
88
Estadsticas de seguimiento:
MS SharePoint permite la creacin de paneles de inteligencia empresarial que
renen
muestran
informacin
empresarial
diferentes
mediante
de
orgenes
los
elementos
Web
integrados.
Estos
89
CAPITULO 7: CONCLUSIONES
y el
90
permitir
una
mejor
comunicacin
colaboracin
entre
los
91
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Rojas
R.,
2007.
Anlisis,
Estudio
Determinacin
de
los
Excelencia
Empresarial.
Gestin
Integrada
[en
lnea]
92
SlideShare.
Anlisis
Interno
de
la
Empresa
[en
lnea]
<http://www.slideshare.net/silvioarellano/analisis-interno-de-empresa>
[fecha consulta: 5 de Enero 2010]
SlideShare.
Enfoque
basado
en
procesos
[en
lnea]
<http://sharepoint.microsoft.com/Pages/Default.aspx>
[fecha
TopBits.
Document
Managment
[en
lnea]
[en
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<http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID9797220237A.PDF
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Herrero
A,
2008.
La
gestin
documental
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<http://api.ning.com/files/wsd*92pqfRxys9iP9xyO*1Hrj92OmwIBwuqXrl2
93
gestin,
un
reto
la
empresa
cubana
[en
lnea]
[en
lnea]
IQS Ltda., 2006, Manual del sistema de gestin integrado, Chile. 54p.
<
94
ANEXOS
CDIGO: RE-GEN-IAI-009
REVISIN 3
PGINA 1 de 1
Auditora N:_____4_____
Firma:
Firma:
Firma:
Firma:
Tesoreria
Tesoreria
Hallazgos
Falta normalizar las firmas en los
registros , No se esta aplicando el
procedimiento PR-AYF-TES-001
No se lleva a cabo la generacion de
Ordenes de compra como
corresponde, no se aplica el
procedimiento PR-AYF-TES-001
Descripcin
Gestion del Departamento
Gestion del Departamento
Gestion del Departamento
Gestion del Departamento
Gestion del Departamento
Observaciones
Gestion del Departamento
95
Contabilidad
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Facturacion y Cobranzas
Evidencias
N/A
N/A
Observaciones
N/A
N/A
11.- Observaciones: Esta es la primera auditoria interna realizada al area de administracion y finanzas, llevada a
cabo con el fin de evaluar el nivel de implementacion de los procedimientos especificos del area.
12.- Conclusiones: A pesar de que el SGI se encuentra certificado en los procedimientos y registros requeridos por
las normas ISO-9001, ISO 14001, ISO 18001; los procedimientos especificos para el area de administracion y finanzas
se encuetran con un porcentaje de implementacion bajo lo esperado. Se recomienda tomar acciones para fomentar la
implementacion y mejorar el sistema.
ELABORADO
REVISADO
APROBADO
Firma
Fecha: 15/06/2009
Firma
Fecha: 16/06/2009
Firma
Fecha: 16/06/2009
96
97
98