Manual Fiscal Contrato - URA-PE

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
SECRETARIA GERAL
UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM PERNAMBUCO
FISCALIZAO DE CONTRATOS
ADMINISTRATIVOS
Recife, 2010.
Nome do
Fiscal:______________________________________________________________
2
Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalizao
SUMRIO
APRESENTAO __________________________________________________________________________________________________________________ 4
1.
O QUE SO CONTRATOS ADMINISTRATIVOS? ____________________________________________________________________________________ 5
2.
O QUE NECESSRIO PARA UMA BOA FISCALIZAO? ____________________________________________________________________________ 11
3.
COMO UTILIZAR A ASSINATURA ELETRNICA NO OUTLOOK?_______________________________________________________________________ 16
4.
COMO SOLICITAR ESCLARECIMENTOS E PROVIDNCIAS POR E-MAIL? ________________________________________________________________ 21
5.
COMO INCLUIR O MODELO DE SOLICITAO POR E-MAIL NA ASSINATURA ELETRNICA? _______________________________________________ 21
6.
COMO SOLICITAR A CONFIRMAO DE RECEBIMENTO E DE LEITURA? _______________________________________________________________ 27
7.
COMO REMETER A SEP ATRAVS DE CORRESPONDNCIAS OFICIAIS? ________________________________________________________________ 30
8.
COMO E PARA QUEM RELATAR AS OCORRNCIAS CONTRATUAIS? __________________________________________________________________ 37
9.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE REPROGRAFIA? ______________________________________________________________________ 38
10.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE VECULOS? _______________________________________________________________________ 40
11.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE LIMPEZA E CONSERVAO? _________________________________________________________ 43
12.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE MANUTENO PREDIAL? ___________________________________________________________ 45
13.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE TELEFONIA? ______________________________________________________________________ 46
14.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE VIGILNCIA? _____________________________________________________________________ 47
15.
O QUE NECESSRIO PARA LIBERAR A GARANTIA CONTRATUAL? _______________________________________________________________ 49
16.
COMO UTILIZAR A AUSNCIA TEMPORRIA NO OUTLOOK? _____________________________________________________________________ 50
17.
COMO ATESTAR E FORMAR O PROCESSO PARA PAGAMENTO? __________________________________________________________________ 52
18.
COMO DEVOLVER FATURAS INCOMPLETAS, INCORRETAS OU EXPIRADAS? ________________________________________________________ 71
19.
COMO GLOSAR FATURAS? ________________________________________________________________________________________________ 73
20.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE MANUTENO DE ELEVADORES? ____________________________________________________ 74
21.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE MANUTENO DE AR CONDICIONADO? _______________________________________________ 75
22.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE TERCEIRIZAM MO-DE-OBRA? _____________________________________________________ 76
23.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE NOS ALUGAM IMVEIS? __________________________________________________________ 78
24.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE OBRAS E REFORMAS? ______________________________________________________________ 79
25.
COMO EVITAR DESVIO DE FUNO E VNCULO DE SUBORDINAO DIRETA? _______________________________________________________ 79
CONSIDERAES FINAIS___________________________________________________________________________________________________________ 82
ANEXO I MODELO DE SEP ________________________________________________________________________________________________________ 84
ANEXO II MODELO DE OFCIO QUE ENCAMINHA A SEP ________________________________________________________________________________ 85
ANEXO III MODELO SEP POR E-MAIL _______________________________________________________________________________________________ 86
ANEXO IV MODELO DE CONTROLE DE FUNCIONRIOS _________________________________________________________________________________ 87
ANEXO V MODELO DE CHECK LIST PARA ATESTO DE FATURAS __________________________________________________________________________ 88
ANEXO VI MODELO DE MAPA DE CONTROLE DE CPIAS REPROGRFICAS_________________________________________________________________ 89
ANEXO VII MODELOS DE RELATRIOS DE FISCALIZAO _______________________________________________________________________________ 90
ANEXO VIII MODELOS DE CONTROLE DE FROTA ______________________________________________________________________________________ 92
ANEXO IX FOLHA DE ROSTO PARA SOLICITAO DE PAGAMENTO _______________________________________________________________________ 94
LEGISLAO PRINCIPAIS ARTIGOS DA LEI 8.666/93 ___________________________________________________________________________________ 95
LEGISLAO PRINCIPAIS ARTIGOS DA INSTRUO NORMATIVA N 02, DE 2008 ____________________________________________________________ 97
LEGISLAO ANEXO IV DA INSTRUO NORMATIVA N 02, DE 2008 ____________________________________________________________________ 103
3
APRESENTAO
Bem-vindo ao Curso de Fiscalizao de Contratos Administrativos
2010, realizado nos dias 08 a 10 de setembro de 2010. Esta primeira turma
um projeto-piloto e possui como pblico-alvo os fiscais de
contratos atuantes nas Unidades da Advocacia-Geral da
Unio AGU nos Estados de Pernambuco e Paraba.
Sua participao nas atividades do Curso e a
conseqente aplicao dos procedimentos na fiscalizao dos contratos so de
extrema importncia, pois com o sucesso e a eficcia deste Curso, a URA-PE
poder estend-lo a todos os estados nordestinos.
Tendo em vista que as irregularidades contratuais tm sido cada vez mais
graves e numerosas - culminando, inclusive, em diversas aes trabalhistas
contra a Unio nos anos de 2009 e 2010; este material tem como objetivo
auxiliar os fiscais de contratos nos procedimentos administrativos na rotina da
fiscalizao dos servios terceirizados atravs de orientaes necessrias ao
bom desempenho de suas funes, de forma a assegurar o fiel cumprimento do
contrato de acordo com a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, e com as
Instrues Normativas mais atuais da Secretaria de Logstica e Tecnologia da
Informao - SLTI vinculada ao Ministrio do Planejamento, Oramento e
Gesto - MPOG.
No se pretende solucionar todas as peculiaridades de cada tipo de
Contratao administrativa realizada no mbito da Advocacia-Geral da Unio.
Nosso objetivo explanar boas prticas, colher experincias e propor
procedimentos gerais, dotados de flexibilidade, que possam ser
adaptveis aos principais problemas da fiscalizao de contratos,
de modo a alcanarmos solues cada vez mais eficazes e
eficientes. Alm disso, disponibilizaremos ao final do manual
alguns modelos de documentos que sero sinalizados no corpo
do texto pela figura ao lado.
4
1. O QUE SO CONTRATOS ADMINISTRATIVOS?

Contrato o acordo recproco de vontades que tem por fim gerar
obrigaes recprocas entre os contratantes. Portanto, a Administrao celebra
contratos no intuito de alcanar objetivos de interesse pblico. Assim, o
contrato
administrativo
ou
contrato
pblico
instrumento
dado
Administrao pblica para dirigir-se e atuar perante seus administrados

sempre que necessite adquirir bens ou servios dos particulares.
No que se refere aos denominados contratos administrativos sabe-se que
a Administrao Pblica dispe de determinadas prerrogativas tendo em vista
fazer valer o princpio da Supremacia do Interesse
Pblico. Di Pietro ao tratar da distino entre contrato
administrativo e o contrato privado assevera: "J no
que concerne s prerrogativas, as diferenas so

maiores, so elas previstas por meio das chamadas
clusulas
exorbitantes
ou
de
privilgios
ou
de
prerrogativas".
Para a autora tais clusulas podem ser
definidas como "aquelas que no so comuns
ou que seriam ilcitas nos contratos entre

particulares, por encerrarem prerrogativas ou
privilgios de uma das partes em relao
outra".
A Constituio Federal, em seu art. 37, XXI, vincula as contrataes

realizadas
pela
Administrao
ao
processo
licitatrio,
salvo
em
casos
especficos previstos na legislao vigente. Dessa forma, as contrataes do

ente pblico so regidas pela Lei n 8.666/93 de 21 de junho de 1993, tambm
conhecida como Lei de Licitaes e Contratos Administrativos, e suas
5
alteraes (Leis ns 8.883/94, 9.032/95 9.648/98 e 9.854/99). E em caso de

servios comuns, a Administrao Pblica normatizada pela Lei n 10.520, de
17/07/2002.
A Lei n 8666/93, em seu Art. 2, pargrafo nico, assim define contrato
administrativo:
Para os fins dessa Lei, considera-se contrato todo e qualquer ajuste entre
rgos ou entidades da Administrao Pblica e particulares, em que haja um
acordo de vontade para a formao de vnculo e a estipulao de obrigaes
recprocas, seja qual for a denominao utilizada.
Executar um contrato significa cumpri-lo no seu objeto, nos seus prazos e
nas suas condies. Vejamos as principais clusulas de um Contrato
Administrativo:
6
A Administrao controla e fiscaliza diretamente a execuo dos

contratos administrativos. A matria se acha regulada nos artigos de 65 a 76
da Lei n 8.666/93. A Instruo Normativa n 02/2008 atualizada, estabelece
nos seus Arts. 31 ao 36 as atribuies para o acompanhamento e fiscalizao
da execuo dos servios. Destacaremos e comentaremos a partir de agora os
principais artigos das duas normas:
Art. 66. O contrato dever ser executado fielmente pelas partes, de acordo
com as clusulas avenadas e as normas desta Lei, respondendo cada uma
pelas conseqncias de sua inexecuo total ou parcial.
Art. 67. A execuo do contrato dever ser acompanhada e fiscalizada por
um representante da Administrao especialmente designado, permitida a
contratao de terceiros para assisti-lo e subsidi-lo de informaes pertinentes
a essa atribuio.
Art. 31. O acompanhamento e a fiscalizao da execuo do contrato
consistem na verificao da conformidade da prestao dos servios e da
alocao dos recursos necessrios, de forma a assegurar o perfeito
cumprimento do contrato, devendo ser exercidos por um representante da
Administrao, especialmente designado na forma dos arts. 67 e 73 da Lei n
8.666/93.e do art. 6 do Decreto n 2.271/97.
A Fiscalizao exercida necessariamente por um representante da
Administrao (fiscal do Contrato) especialmente designado (atravs de
boletim de Servio). A publicao dos Boletins realizada pela URA-PE, aps a
deciso e indicao a cargo do Responsvel pela Unidade e do Coordenador do
Ncleo Administrativo, quando houver.
Todos que iro compor a Equipe de Fiscais de Cada unidade precisaro
ter noes bsicas de informtica, em especial, para fazer uso de mensagens
eletrnicas e redao de correspondncias oficiais, alm disso, so requisitos a
capacidade
de
leitura
interpretativa
das
clusulas
de
um
contrato
administrativo e a conscincia de direitos e deveres.

7
Recomenda-se
indicar
servidores
que
demonstrem
interesse
pela
atividade, com o intuito de evitar repetitivas alteraes na equipe, o que

poderia
desperdiar
experincias
acumuladas
investimentos
em
treinamentos.
Vale destacar que quaisquer servidores em sentido amplo podero ser
indicados, inclusive os celetistas, cedidos, anistiados, requisitados, desde que
estejam lotados na Unidade da AGU em que o servio ser prestado.
1o O representante da Administrao anotar em registro

prprio todas as ocorrncias relacionadas com a execuo do
contrato, determinando o que for necessrio regularizao das

faltas ou defeitos observados. (Ver ANEXOS I, II E III).
3 O representante da Administrao dever promover o registro das
ocorrncias
verificadas,
adotando
as
providncias
necessrias
ao
fiel
cumprimento das clusulas contratuais, conforme o disposto nos 1 e 2 do

art. 67 da Lei n 8.666, de 1993.
Com o avano da tecnologia, os registros podem ser fsicos ou virtuais, mas
devem ser feitos e arquivados em uma pasta prpria. No decorrer deste
manual, iremos orientar as comunicaes entre o fiscal e o preposto, seja
mediante correspondncias, seja por e-mail.
Art. 68. O contratado dever manter preposto, aceito pela Administrao,

no local da obra ou servio, para represent-lo na execuo do contrato.
de extrema importncia que o Fiscal solicite ao representante da Empresa
que designe um preposto, que o represente em relao ao Contrato.
justamente por meio dessa solicitao que o fiscal ter acesso aos dados do
preposto: Nome completo, endereo para correspondncias, telefones e e-mails
para contato, etc.
Aps o representante da empresa designar o preposto, todas as solicitaes
de esclarecimentos e providncias devem ser ao preposto. E, caso as
solicitaes do fiscal no sejam atendidas pelo preposto, o fiscal elaborar um
8
relatrio (resumindo todas as ocorrncias e anexando o histrico de e-mails e

ofcios) e encaminhar via e-mail ou memorando para o Grupo de Trabalho:
Fiscalizao, vinculado SECON, e esta, com base no relatrio do Fiscal
acionar a empresa, atravs de seu representante legal, informando a abertura
de processo administrativo para a apurao de responsabilidade e concedendo
o prazo de 5 (cinco) dias teis para que a empresa apresente as razes de
defesa.
Art. 71. O
contratado
responsvel
pelos
encargos
trabalhistas,
previdencirios, fiscais e comerciais resultantes da execuo do contrato.

1o A
inadimplncia
do
contratado,
com
referncia
aos
encargos
trabalhistas, fiscais e comerciais no transfere Administrao Pblica a

responsabilidade por seu pagamento, nem poder onerar o objeto do contrato
ou restringir a regularizao e o uso das obras e edificaes, inclusive perante
o Registro de Imveis. (Redao dada pela Lei n 9.032, de 1995)
2o A Administrao Pblica responde solidariamente com o contratado
pelos encargos previdencirios resultantes da execuo do contrato, nos
termos do art. 31 da Lei n 8.212, de 24 de julho de 1991. (Redao dada pela
Lei n 9.032, de 1995)
OBS: Em que pese a Lei de Licitaes e Contratos afirmar que a
transferncia de responsabilidade no existe, a prtica tem sido diferente.
Vejamos o posicionamento mais recente do Superior Tribunal de Justia STJ
sobre o tema:
9
10
2. O QUE NECESSRIO PARA UMA BOA FISCALIZAO?

1. Elaborar planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela conter
todos os empregados terceirizados que prestam servios no rgo,
divididos por contrato, com as seguintes informaes: nome completo,
nmero de CPF, funo exercida, salrio, adicionais, gratificaes,
benefcios
recebidos
sua
quantidade
(vale-transporte,
auxlio-
alimentao), horrio de trabalho, frias, licenas, faltas, ocorrncias,

horas extras trabalhadas.
importante manter atualizado o
controle dos
funcionrios vinculados ao contrato, conforme modelo no

anexo IV, atentando especialmente para as substituies
em caso de licenas, frias e demais afastamentos dos
terceirizados titulares, pois no ms seguinte a substituio,
a contratada deve apresentar junto com a fatura os anexos
referente aos funcionrios substitutos e substitudos;
2. Conferir todas as anotaes nas Carteiras de Trabalho e Previdncia

Social (CTPS) dos empregados, por amostragem, e verificar se elas
coincidem com o informado pela empresa e pelo empregado. Ateno
especial para a data de incio do contrato de trabalho, a funo exercida,
a remunerao (importante esteja corretamente discriminada em salriobase, adicionais e gratificaes) e todas as eventuais alteraes dos
contratos de trabalho.
-
O nmero de terceirizados por funo deve coincidir com o previsto no
contrato administrativo.
-
O salrio no pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na
Conveno Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT): em geral a do SEACSindiservios.

11
3. Consultar eventuais obrigaes adicionais constantes na CCT para as

empresas terceirizadas (por exemplo, se os empregados tm direito a
auxlio-alimentao gratuito).
4. Verificar a existncia de condies insalubres ou de periculosidade no
local de trabalho, cuja presena levar ao pagamento dos respectivos
adicionais aos empregados. Tais condies obrigam a empresa a fornecer
determinados Equipamentos de Proteo Individual (EPIs).
5. Conhecer o contrato, atentando para a descrio dos servios, prazos,
locais, freqncia, e, sobretudo, para as Obrigaes da Contratada; Por
isso, caso ainda no possua, solicite ao responsvel pelo Ncleo
Administrativo, ou ao Coordenador uma cpia dos contratos de que
Fiscal, pois a URA antes encaminhava os contratos via memorando, mas
desde 2009 a SECON passou a digitalizar e encaminhar via e-mail para as
Unidades uma cpia de cada contrato firmado. Em ltimo caso, pode ser
feita
uma
nova
solicitao
de
envio
para
e-mail:
ura.pe.secon@agu.gov.br;
6. Criar uma pasta, fsica ou eletrnica, especfica para cada contrato, para
que nela sejam arquivados todos os principais documentos e histricos de
solicitaes, atas e e-mails que comprovem o pedido de providncias a
cada uma das contratadas e o resultado dessas medidas;
7. Estimular a perfeita execuo dos servios dentro do estabelecido,

solicitando que a contratada preste esclarecimentos e providncias,
assim que tome conhecimento de provveis irregularidades contratuais;
8. Realizar constante avaliao do objeto contratado, propondo medidas

para reduo de gastos, racionalizao dos servios, inclusive quanto
12
real necessidade de sua manuteno, ou se for o caso, sugerindo

inovaes para o termo de referncia de novas contrataes;
9. Manter permanente vigilncia sobre as obrigaes da Contratada,

previstas no contrato, bem como quanto s demais disposies da Lei n.
8.666/93 que disciplinam a matria;
10.
Atentar, para a atualizao do pagamento dos salrios, adicionais e
benefcios, por categoria, a partir da mudana de vigncia da Conveno

Coletiva de Trabalho;
11.
Acompanhar, juntamente com o Funcionrio da Empresa, o
recebimento do material, no caso dos contratos de prestao de servios

que estejam atrelados a fornecimento de material, como por exemplo, o
servio de limpeza e conservao;
12.
Controlar o emprego do material durante a execuo dos servios,
atentando para a quantidade e qualidade, considerando o estabelecido

no contrato;
13.
Verificar se As faturas dos contratos que envolvem terceirizao de
mo-de-obra vieram acompanhadas dos seguintes anexos, relativos ao

ms anterior ao cobrado na nota fiscal:
a) comprovante de pagamento de salrios;
b) comprovante de entrega de benefcio alimentao;
c) comprovante de entrega do benefcio transporte;
d) cpia
do
protocolo
de
envio
de
arquivos,
emitido
pela
conectividade social GFIP;

e) relao dos trabalhadores vinculados ao contrato desta Unidade,
nominalmente identificados, constantes do arquivo SEFIP;
13
f) guia da Previdncia Social GPS com autenticao mecnica ou

acompanhada do comprovante de recolhimento bancrio ou o
comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela
internet.
g) guia de recolhimento do FGTS com autenticao mecnica ou
acompanhada do comprovante de recolhimento bancrio, ou
ainda,acompanhada do comprovante emitido pela internet;
14.
No receber as faturas incompletas, incorretas ou
com prazo de validade expirado. E caso tenham sido

recebidas indevidamente pelo protocolo, o fiscal deve
devolv-la de imediato contratada, justificando-se por
escrito
motivo
da
devoluo.
De
preferncia,
mediante
ofcio
acompanhado do check list para atesto, no anexo V, preenchido com a

indicao dos documentos ausentes;
15.
Atestar mensalmente a realizao dos servios nas Notas Fiscais,
conferindo os dados descritivos e verificando sua compatibilidade com os

servios executados e material entregue;
16.
Enviar mensalmente o mapa de controle de cpias
reprogrficas (Anexo VI) assinado e digitalizado para o

Grupo de Trabalho de Acompanhamento do SECON ura.pe.secon@agu.gov.br, para que Gestor do Contrato
de
Locao
de
mquinas
reprogrficas
promova
compensao de franquia, quando necessrio;
17.
Encaminhar URA/PE quando solicitado um Relatrio
de Fiscalizao (Anexo VII) sobre a execuo do Contrato.

Este relatrio ser necessrio para a prorrogao, reajuste,
repactuao, liberao de garantia, etc. Ou seja, no
14
mais necessrio enviar mensalmente SECON os RMO Relatrios

Mensais de Ocorrncias. A SECON que solicitar por e-mail diretamente
ao fiscal do contrato em ocasies especficas (Ver modelo anexo)
18.
Solicitar aos terceirizados trimestralmente a cpia do extrato do
saldo do FGTS, retirado em qualquer Agncia da Caixa Econmica

Federal, para verificao, acompanhamento do seu recolhimento, e
registro na planilha resumo do contrato;
19.
Lavrar em ata, tudo que for abordado em toda e qualquer reunio
mantida com Representante(s) das Empresas para tratar de assuntos

relacionados aos contratos. O Fiscal dever estar acompanhado de outro
Servidor nas referidas reunies, para fins de validao da ata, que deve
ser assinada pelos presentes;
20.
Formalizar os contatos com as Empresas contratadas. Caso a
Empresa
no
atenda
as
solicitaes
do
fiscal
ou
no
justifique
convincentemente, o Fiscal encaminhar URA/PE um Relatrio munido

com todos os documentos expedidos Empresa para serem tomadas as
providncias cabveis.
21.
Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados esto
prestando servios e em quais funes. Fazer o acompanhamento com a

planilha-mensal.
22.
Verificar se os empregados esto cumprindo risca a jornada de
trabalho. Deve-se combinar com a empresa a forma da compensao de

jornada, de forma a totalizar as 44h/semanais; exceto nos casos em que
o contrato, as normas, ou a Conveno Coletiva, preveja jornadas
diferentes, como o regime de 12/36h ou as jorandas das telefonistas
6h/dirias, etc.
15
23.
Controlar as frias e licenas dos empregados na planilha-resumo.
O inciso VIII, Art. 78 da Lei n 8.666/93 afirma

que constitui motivo para resciso do contrato: o
cometimento reiterado de faltas na sua execuo,
anotadas na forma do 1o do art. 67 da mesma
Lei: O representante da Administrao anotar
em
registro
relacionadas
determinando
prprio
com
o
todas
as
execuo
que
for
ocorrncias
do
contrato,
necessrio
regularizao das faltas ou defeitos observados.

A falta dessas anotaes ou anotaes sem as formalidades dificulta o
processo de resciso. Assim sendo, o fiscal omisso que no fez as anotaes
ou as faz de forma indevida atrai para si a responsabilidade pela negligncia.
Nos casos em que a AGU chamada como subsidiria a responder pelas
obrigaes trabalhistas de funcionrios das empresas contratadas, quem ser
designado como preposto, pela URA-PE, o Fiscal do contrato, que para tanto
dever dispor da documentao que comprove o atendimento da legislao,
bem como sua atuao na fiscalizao do contrato.
3. COMO UTILIZAR A ASSINATURA ELETRNICA NO OUTLOOK?

A assinatura no Outlook uma ferramenta muito til nas comunicaes
eletrnicas. Ela serve para que o destinatrio das mensagens possa visualizar
rapidamente os contatos do remetente (nome, cargo, telefones, e-mails,
endereo do Skype, etc).
16
Esse instrumento pode tambm ser de grande valia para os Fiscais de

Contrato, pois confere agilidade no retorno das solicitaes ou orientaes
realizadas por e-mail. Mesmo internamente, no mbito da AGU, as assinaturas
facilitam o trabalho da SECON, e dos demais setores da URA-PE na identificao
de contatos.
Mas o mais importante: em alguns processos administrativos que foram
submetidos ao NAJ em Recife-PE, recebemos a orientao de que nas
comunicaes por e-mail, os fiscais devem se identificar como Fiscal do
Contrato n NN/20AA-AGU.Ou seja, para evitar o esquecimento e no precisar
reescrever essa informao a cada comunicao com as contratadas, possvel
j se identificar na Assinatura eletrnica como Fiscal do Contrato n NN/20AAAGU. Essa informao extra, no impede a incluso do cargo, por exemplo:
Fulano de Tal Oliveira da Silva______________________

Assistente Administrativo Ncleo Administrativo PU/PB/AGU
Fiscal dos Contratos n 2/2009; 27/2008; 32/2007; 25/2009-AGU
fulano.tal@agu.gov.br
(083) 3210-4567
A ttulo de sugesto, importante que os Fiscais

de Contrato passem a utilizar o Outlook no prprio
computador do trabalho, em vez de utiliz-lo atravs da
web. Basta pedir que o responsvel pela informtica na
sua Unidade providencie a instalao do Microsoft
Office Outlook 2007, pois possui alguns aplicativos
extras e pode passar um dia inteiro sendo utilizado,
sem que a sesso expire. Nossa sugesto que os
Fiscais acessem o e-mail institucional ao menos duas
vezes ao dia.
Para incluir a assinatura eletrnica, basta seguir os seguintes passos:
17
18
19
Pronto! Agora sempre que voc for abrir uma nova mensagem, ou responder,
ou ainda, encaminhar; automaticamente aparecer a sua assinatura eletrnica.
Na verdade, possvel criar e manter vrias assinaturas eletrnicas.

Aproveitando esse recurso, iremos sugerir no item 06 a incluso de um modelo
de Solicitao de Esclarecimentos e Providncias na Assinatura eletrnica.
Parece complicado? No no! Iremos ensinar passo a passo.
20
4. COMO SOLICITAR ESCLARECIMENTOS E PROVIDNCIAS POR

E-MAIL?
Assim, ao identificar alguma irregularidade contratual,

sugerimos o modelo de comunicao via e-mail, disponibilizado
no anexo III.
importante frisar mais uma vez: indispensvel a
identificao de Fiscal do Contrato n NN/20AA-AGU.
Conforme
anunciado
acima,
iremos
agora
tentar
padronizar
as
Solicitaes de Esclarecimentos e Providncias, incluindo esse modelo na

assinatura eletrnica.
5. COMO INCLUIR O MODELO DE SOLICITAO POR E-MAIL

NA ASSINATURA ELETRNICA?
O procedimento praticamente o mesmo do item 4. Vejamos:
21
22
Verifique que anteriormente j foi criada uma assinatura geral:
Agora iremos incluir uma nova assinatura, que na verdade servir apenas
para quando quisermos Solicitar Esclarecimentos e Providncias a alguma
contratada por e-mail, Assim:
23
Digite
S.E.P.,
abreviando
Solicitao
de
Esclarecimentos
Providncias no campo Nova Assinatura e em seguida OK:
24
Agora basta copiar o modelo de Solicitao de Esclarecimentos e

Providncias por e-mail, disponibilizado no item anterior e colar no espao
abaixo:
25
Pronto! Agora quando precisar Solicitar algo para alguma contratada,

basta seguir estes passos:
Primeiro abra uma nova mensagem:
Depois Escolha o a assinatura notificao no menu Inserir:
26
Automaticamente, a base do modelo de S.E.P. por e-mail surgir, e voc

precisar apenas preencher os campos em branco. Evitando que a notificao
siga sem informaes indispensveis como o n do contrato, o Preposto, as
pendncias e suas respectivas previses contratuais, etc
6. COMO SOLICITAR A CONFIRMAO DE RECEBIMENTO E DE

LEITURA?
Outro
ponto
importantssimo
para
instruo
de
processos
administrativos a solicitao da confirmao de recebimento e de leitura de

27
e-mails. S assim poderemos comprovar que, mesmo recebendo e lendo nossos

e-mails e solicitaes, as contratadas permaneceram inertes. Desprezando a
funo do Fiscal de Contrato.
Ao concluir o texto que iremos remeter ao destinatrio, e antes de clicar
no boto enviar, devemos acionar o menu opes e marcar os campos
Solicitar Confirmao de Entrega e Solicitar Confirmao de Leitura na aba
Controle. Assim:
Quando a mensagem chegar Caixa de Entrada do destinatrio,

receberemos em nossa Caixa de Entrada uma confirmao de entrega, que
deve ser arquivada para a composio dos relatrios que devero ser
encaminhado ao Grupo de Trabalho: Fiscalizao, vinculado SECON, os quais
podero compor futuros processos administrativos:
28
Quando o destinatrio ler sua mensagem, voc receber a comprovao

na sua caixa de entrada, e esta tambm deve ser arquivada para a composio
de futuros processos administrativos:
29
7.
COMO REMETER A SEP ATRAVS DE CORRESPONDNCIAS
OFICIAIS?
Antes de qualquer coisa, o fiscal precisa se certificar de que a possvel
irregularidade
seja,
de
fato,
uma
previso
contratual.
Para
tanto,
indispensvel a anlise do contrato, sobretudo a clusula que trata das

OBRIGAES DA CONTRATADA, ou ainda, possvel encontrarmos obrigaes
no Anexo do contrato.
Aps a confirmao, preciso localizar o nome e endereo do Preposto
mais atual. Apenas lembrando: o fiscal tem a obrigao de solicitar oficialmente
ao Representante da Empresa os dados do preposto assim que iniciar a
execuo do contrato.
O Expediente prprio para a comunicao entre os fiscais e a contratada
a SEP Solicitao de Esclarecimentos e Providncias, que, como vimos, deve
ser obrigatoriamente escrita e pode ser feita por e-mail ou via correios. Esse
documento pode ser numerado para controle do prprio Fiscal, se achar
necessrio. Quando for remetido pelos correios, a SEP deve ser assinada pelo
Fiscal do Contrato, mas o Ofcio que a encaminhar, normalmente assinado
pelo Representante da Unidade ou Coordenador do Ncleo Administrativo,
quando houver.
Quanto ao contedo da SEP, alguns pontos so fundamentais:
indispensvel incluir o nmero do contrato, a Unidade em que o servio
prestado, as clusulas legais ou contratuais desrespeitadas, o detalhamento da
irregularidade (nomes, dias de atraso, valores, nomes dos terceirizados
envolvidos, etc.)
Alm disso, importante que sejam anexados alguns comprovantes como
extratos bancrios, abertura de chamados de assistncia tcnica, extratos de
FGTS, etc. Em geral, deve-se enriquecer a comunicao com todos os
documentos que indiquem ou comprovem o que precisa ser esclarecido.
30
O modelo padro de ofcios deve seguir as orientaes do MANUAL DE

REDAO DA PRESIDNCIA DA REPBLICA:
31
32
Todavia, o NAJ em Recife/PE nos orienta a fazer alguns ajustes para que
fique claro que o relacionamento da AGU com a Empresa e no com a pessoa
do Preposto. Assim todas as nossas Solicitaes, sejam elas por e-mail ou via
correios, devem seguir essa nova orientao. Assim:
Obs: Obviamente, quando se tratar de SEP por e-mail, no necessrio

preencher o endereo para entrega.
Da mesma forma que solicitamos a confirmao de entrega e de leitura
na SEP por e-mail, indispensvel para a composio de processos que
tenhamos a comprovao de que a correspondncia foi entregue devidamente
ao destinatrio.
O ideal que uma segunda via da correspondncia seja arquivada na
Unidade com a data, assinatura e carimbo da empresa, caso entregue
pessoalmente; ou com Aviso de Recebimento AR, caso o fiscal remeta via
correios. Vejamos:
33
Quanto mais comprovaes, melhor instrudo estar o processo administrativo

que proponha sanes ou resciso unilateral. Por exemplo, se o ofcio for
adiantado por fax, importante que arquivemos o comprovante de envio:
34
utilizao
do
rastreamento
de
encomendas
disponibilizado no site dos correios, inclusive sedex,

quando sozinho, no aconselhvel para comprovar o
recebimento em processos, pois nele no informado o
nome quem recebeu e nem est contida a assinatura do
recebedor.
35
Nos anexos I e II, disponibilizaremos na ntegra, um

modelo
de
SEP
ofcio
que
remete
mediante
correspondncia oficial, respectivamente.
No passado, foram feitas algumas orientaes

informais para que os fiscais notificassem as
contratadas,
inclusive
sugeriu-se
que
estabelecessem um prazo e que inclussem

expresses do tipo: Caso a empresa no
cumpra tal obrigao, em tal prazo, seremos
obrigados a encaminhar o caso URA-PE para
que
promova
administrativo
a
para
abertura
aplicao
de
das
processo
sanes
contratuais.
Contudo, precisamos retificar essa sugesto e estabelecer algumas novas
orientaes:
1) O instrumento de comunicao entre o Fiscal e o Preposto a
Solicitao de Esclarecimentos e Providncias e no mais as
Notificaes;
2) Qualquer expresso que possa ser interpretada como uma ameaa
contratada deve ser excluda. At mesmo a ameaa de abertura de
processo administrativo ou de aplicao das sanes contratuais, pois
num futuro processo judicial, pode haver o entendimento de que a
Solicitao tenha sido tendenciosa ou baseada em um pr-julgamento
por parte do fiscal;
3) A estipulao de prazos deve ser muito cuidadosa, pois apenas os
prazos legais ou previstos em contrato podero ser citados nas SEP.
36
8.
COMO E PARA QUEM RELATAR AS OCORRNCIAS
CONTRATUAIS?
Quando o fiscal constatar irregularidades na execuo do contrato, sem
xito nas solicitaes de regularizao junto Contratada, deve enviar ao
Grupo de Trabalho Fiscalizao, vinculado SECON da URA/PE, um relatrio
completo do descumprimento ou da inexecuo, informando o n do contrato,
tipo de servio, perodo de inexecuo, local, funo/categoria envolvida,
ocorrncia (ex.: falta de pagamento de salrios, falta de uniformes, etc.), as
providncias
que
foram
tomadas
outras
informaes
que
julgar
importantes instruo de processo que ir apurar a responsabilidade da

Contratada, conforme artigo da IN:
Art. 34 - A O descumprimento das obrigaes trabalhistas ou a no manuteno

das condies de habilitao pelo contratado dever dar ensejo resciso
contratual, sem prejuzo das demais sanes, sendo vedada a reteno de
pagamento se o contratado no incorrer em qualquer inexecuo do servio ou
no o tiver prestado a contento. (Includo pela INSTRUO NORMATIVA MPOG
N 03, DE 15 DE OUTUBRO DE 2009)
Pargrafo nico. A Administrao poder conceder um prazo
para que a contratada regularize suas obrigaes trabalhistas
ou suas condies de habilitao, sob pena de resciso
contratual, quando no identificar m-f ou a incapacidade da empresa de
corrigir a situao (Includo pela INSTRUO NORMATIVA MPOG N 03, DE 15
DE OUTUBRO DE 2009).
importante
comunicaes
com
que
a
se
registre
empresa,
no
prazos
relatrio,
todo
conferidos
histrico
de
administrativamente,
expedio de correspondncias e e-mails, negociaes, atas de reunio etc.
37
Alm disso, importante que sejam anexados alguns comprovantes como

extratos bancrios, abertura de chamados de assistncia tcnica, extratos de
FGTS, etc. Em geral, deve-se enriquecer o relatrio com todos os documentos
que indiquem ou comprovem as alegaes do fiscal.
Este mesmo tipo de relatrio dever ser enviado quando o Grupo de
Trabalho Fiscalizao solicitar posicionamento do Fiscal do Contrato para
embasar prorrogaes, reajustes, repactuaes, liberaes de garantia, etc.
importante que se tenha conscincia que um contrato pode ter um
desempenho medocre em uma Unidade, mas apresente o conceito de
excelente em outra. Assim, o Grupo de Trabalho Fiscalizao far um apanhado
dos pareceres de todos os Fiscais envolvidos com o Contrato, para ento formar
um nico parecer. Portanto os pareceres dos Fiscais, apesar de serem
importantes, podem no ser vinculantes para a deciso da SECON em
prorrogar, repactuar, liberar garantia etc.
Alm disso, h outras variantes que podero influenciar a deciso. A
existncia de outra licitao pronta ou a reputao das
remanescentes pode acelerar ou retardar uma resciso, por
exemplo.
Alguns modelos de Relatrio de Fiscalizao, que podem
ser remetidos via e-mail ou memorando, esto disponveis no
Anexo VII.
9.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE REPROGRAFIA?

O maior problema com as empresas que locam
mquinas reprogrficas sem dvida o atendimento no
prazo contratual, diante de uma solicitao de assistncia
tcnica ou mesmo para a reposio de componentes ou
tonner.
Outro detalhe
importante
conferir se as
mquinas atendem todas as especificaes e requisitos

do contrato.
38
importante frisar que, com o passar dos anos, o prazo para atendimento
foi sendo reduzido nos editais e contratos. Assim no h uma regra, nem tempo
fixo.
indispensvel que o Fiscal confira no contrato o prazo mximo
especificado estritamente para aquele contrato, antes de elaborar qualquer tipo
de Solicitao de Esclarecimentos e Providncias, pois atualmente h contratos
vigentes com prazo de atendimento de 4h e outros com prazo de 24h. Vejamos
algumas clusulas:
39
10.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE VECULOS?

As faturas referentes aos custos fixos dos
contratos de locao de veculos devero
seguir a regra geral, ou seja, a empresa
dever emitir uma nota fiscal para cada uma
das
Unidades
Contrato;
da
AGU
sua
atendidas
apresentao
pelo
ser
exclusivamente na Unidade em que o servio

foi prestado. Essas faturas devem estar acompanhadas dos seguintes anexos,
relativos ao ms anterior ao cobrado na nota fiscal:
a) comprovante de pagamento de salrios;
b) comprovante de entrega de benefcio alimentao;
c) comprovante de entrega do benefcio transporte;
40
d) cpia
do
protocolo
de
envio
de
arquivos,
emitido
pela
conectividade social GFIP;

e) guia de recolhimento do FGTS:
e.1) com autenticao mecnica ou
e.2) acompanhada do comprovante de recolhimento bancrio,
ou ainda,
e.3) acompanhada do comprovante emitido pela internet;
f) relao dos trabalhadores vinculados ao contrato desta Unidade,
nominalmente identificados, constantes do arquivo SEFIP; e
g) guia da Previdncia Social GPS com autenticao mecnica ou
acompanhada do comprovante de recolhimento bancrio ou o
comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela
internet.
A fatura referente aos custos variveis dos contratos de locao de
veculos dever ser apresentada pela empresa diretamente na Unidade
Regional de Atendimento de Pernambuco URA/PE, aos cuidados do Setor de
Transportes SETRAN, o qual providenciar o atesto. Esta fatura deve seguir
para a URA-PE acompanhada da planilha que controla a quilometragem dos
veculos, as horas extras e as dirias. Deve-se anexar tambm a relao dos
motoristas que fizeram horas extras, juntamente com o arquivo SEFIP e a GPS
com
autenticao
recolhimento
mecnica,
bancrio,
ou
ou
ainda
acompanhada
do
do
comprovante
comprovante
emitido
quando
de
o
recolhimento for efetuado pela internet (a SEFIP e a GPS devem ser especficas
para as horas extras).
ORIENTAES PARA FISCAIS DE CONTRATOS DE VECULOS TERCEIRIZADOS
O uso de veculos terceirizados segue as mesmas determinaes dos
veculos oficiais, escrita na IN 03, DE 15 MAIO DE 2008
No valor mensal pago pela locao do veculo j esto inclusos o
motorista, combustvel e manuteno;
41
O veculo ficar estacionado nas proximidades da unidade em

estacionamento pago pela contratada, caso a unidade tenha
estacionamento prprio, poder acomodar os veculos terceirizados em
sua dependncia, sem que arque com quaisquer responsabilidades com o
veculo da empresa contratada;
O motorista no poder levar o veculo para casa, exceto, quando houver
viagem a servio em que o horrio seja inconveniente para o
deslocamento do motorista unidade, neste caso, o chefe da unidade
dever autorizar, por escrito, o motorista pernoitar com o veculo em sua
residncia;
Os motoristas somente devem exercer a funo indicada no contrato.
Caso o motorista seja ocupado em outros servios, automaticamente
estar acumulando funes, fato que poder sujeitar a Unio a aes
trabalhistas.
O motorista quando retornar de viagens a servio dever permanecer na
unidade para cumprir seu expediente e dar continuidade aos servios;
O motorista ter direito a meia diria quando em viagem a servio fora da
regio metropolitana com retorno no mesmo dia. Caso pernoite, ter
direito uma diria e meia;
No valor da diria ser descontado o vale alimentao e, quando houver
pernoite, ser tambm descontado o vale transporte;
As dirias sero solicitadas pelo fiscal de contrato diretamente s
empresas, via e-mail, com a mxima antecedncia possvel para que o
motorista no viaje sem diria;
O motorista assinar diariamente a folha de ponto e, ao sair com o
veculo, sempre preencher a planilha de sada do veculo e a requisio
de transporte anotando: a hora de sada, o km de sada, o destino a ser
percorrido, a hora de chegada e o km de chegada. Ao final de cada sada
ser assinada pelo usurio (servidor ou terceirizado);
Em hiptese alguma servidores das unidades podero dirigir o veculo
terceirizado;
O veculo dever est sempre com o adesivo de identificao do rgo
que ser confeccionado e fornecido pela empresa, conforme formato e
especificaes do anexo ao contrato;
42
A jornada de trabalho dos motoristas de 44 horas semanais. Fazemos a

seguinte sugesto: 9h/dirias de segunda a quinta-feira + 8h/dirias na
sexta-feira, sendo os intervalos de almoo organizados em cada Unidade.
Quando houver necessidade de executar servios extraordinrios, antes
ou aps o horrio de expediente do motorista, devero ser computados
como horas extras, (mesmo durante as viagens) e estas horas extras no
devero ser compensadas em outros horrios, ou mediante a concesso
de folgas.
Devero ser encaminhados, no incio de cada ms (ver
Anexo VIII):
a) o mapa de veculo locado ou atestao,
b) cpia do ponto do motorista
c) planilha de movimentao do veculo,
Todos digitalizados e enviados por e-mail para o Setor de Transportes da
URA-PE, atualmente: isnar.lucas@agu.gov.br. O mapa, devidamente
assinado, servir como forma de atestao da fatura varivel que ser
encaminhada pela empresa diretamente para URA/PE que s ser paga
depois de conferida pelo gestor comparando com a atestao da unidade
e a informao (planilha de faturamento) da empresa;
A requisio de transporte dever ser utilizada a cada sada do veculo a
servio da unidade;
Os km que forem utilizados a servio da empresa tais como: ida e volta
para estacionamento, lavagem, manuteno etc..., no devero ser
computados como servios da unidade.
11.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE LIMPEZA E
CONSERVAO?
Alm de no fornecerem o material na data acordada,

as empresas de limpeza e conservao pecam muito na
quantidade e na qualidade do material entregue. O
Fiscal deve estar atento RELAO DE MATERIAL,
constante normalmente no anexo do contrato
43
2 A conformidade do material a ser utilizado na execuo dos servios

dever ser verificada juntamente com o documento da contratada que
contenha a relao detalhada dos mesmos, de acordo com o estabelecido no
contrato, informando as respectivas quantidades e especificaes tcnicas, tais
como: marca, qualidade e forma de uso.
Caso o uso de determinado material na Unidade tenha sido menor no ms
anterior, a Contratada pode entregar no ms seguinte apenas o complemento
para a quantidade prevista em contrato. Porm, da mesma forma, a empresa
tambm dever estar disponvel a fornecer uma quantidade maior de material
para suprir a Unidade no ms que o consumo superar o previsto em contrato.
Por isso, alm de conferir e receber o material, o fiscal deve manter um
controle da real quantidade fornecida, com a finalidade de poder barganhar
uma maior quantidade em certo ms, alegando e comprovando que em meses
anteriores a empresa pde fornecer uma quantidade menor que a prevista em
contrato.
Alm
disso,
vejamos
algumas
outras
clusulas
comumente
desrespeitadas pelas contratadas:
44
12.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE
MANUTENO PREDIAL?
Na contratao de servios de manuteno
predial deve-se diferenciar bem manuteno de
servios de melhoria das instalaes; bastante
comum haver confuso entre esses servios.
Quando
os
servios
solicitados
modificam
demais as instalaes, muito provavelmente

estaremos diante de servios de reforma, no
podendo
ser
acionada
empresa
de
manuteno. Compem esses servios a mo de

obra fixa e a volante (servios eventuais).
A empresa contratada tem a obrigao contratual de adquirir os materiais
necessrios para a realizao dos servios, sendo ressarcida pela contratante,
quando do pagamento da fatura mensal; estipulada uma cota (em valor
financeiro), durante a vigncia do contrato, para essas aquisies, a qual no
poder ser ultrapassada. Da mesma forma feito com os servios de homens
volantes: estabelecida uma cota, para limitar as solicitaes ao que for
estritamente necessrio e urgente.
As Informaes (solicitao de servios e de materiais, execuo de servios
e recebimento de materiais) devem ser comunicadas em tempo hbil ao fiscal,
sem erros e com dados completos. Esses so fatores que merecem maior
ateno na fiscalizao.
45
13.
TELEFONIA?
As
telefonia
principais
so
irregularidades
semelhantes
no
de
servio
de
locao
de
equipamentos reprogrficos: falhas ou atrasos no

atendimento de assistncia tcnica.
Alm disso, vale lembrar que a empresa que nos presta servios de
telefonia fixa atualmente possibilita a impresso de faturas on line, objetivando
adoo de procedimento que contribua para amenizar a incidncia de atrasos
nos pagamentos das faturas.
Os fiscais do contrato (titular e substituto) devem ser previamente
cadastrados no site para terem acesso emisso das faturas e todo o
detalhamento das ligaes, 10 dias antes do prazo de vencimento, tornando
possvel a adoo das medidas registradas abaixo:
a) Anlise da fatura para levantamento das ligaes particulares e outros
erros que porventura constem na fatura;
b) Atestar que os servios foram prestados;
c) Emisso da Declarao de que as ligaes foram realizadas em proveito
do servio pblico. OBSERVAO ESSA DECLARAO DEVER SER
ASSINADA PELO PROCURADOR-CHEFE DA UNIDADE OU POR UM
SERVIDOR DESIGNADO PARA ESSE FIM, ATRAVS DE PORTARIA. A
DECLARAO ASSINADA POR SERVIDOR QUE NO TENHA COMPETNCIA
(atravs de portaria) NO TEM VALIDADE.
46
d) Emisso da Solicitao de pagamento de servios/compras;

e) Autuar processo com nmero de NUP da Unidade;
f) Encaminhar para a URA/PE com antecedncia de, pelo menos, 05 dias
uteis antes do prazo de vencimento.
Todos esses procedimentos visam diminuir o pagamento de ENCARGOS
MORATRIOS que so gerados quando do pagamento das faturas fora do
prazo de vencimento. Aps cadastramento dos fiscais do contrato, a URA-PE
no mais ter responsabilidade pelos pagamentos das faturas fora dos prazos
de vencimentos e, consequentemente, qualquer incidncia de ENCARGOS
MORATRIOS E JUROS ser motivo de apurao de responsabilidade.
14.
VIGILNCIA?
vigilncia
desarmada
normalmente
apresenta os mesmos erros dos contratos que

envolvem a terceirizao de mo-de-obra, quais
sejam: verbas trabalhistas, uniformes etc
Mas j a vigilncia armada e a eletrnica
possuem algumas peculiaridades, que merecem
destaque. Na vigilncia armada, as obrigaes
da
Contratada
que
normalmente
no
so
cumpridas corretamente so as seguintes:
47
J para a vigilncia eletrnica, valem os seguintes destaques:
48
15.
O QUE NECESSRIO PARA LIBERAR A GARANTIA
CONTRATUAL?
Art. 35. Quando da resciso contratual, o fiscal deve
verificar o pagamento pela contratada das verbas
rescisrias ou a comprovao de que os empregados
sero realocados em outra atividade de prestao de
servios, sem que ocorra a interrupo do contrato de
trabalho. (Alterado pela INSTRUO NORMATIVA MPOG
N 03, DE 15 DE OUTUBRO DE 2009)
Pargrafo nico. At que a contratada comprove o disposto no caput, o rgo
ou entidade contratante dever reter a garantia prestada, podendo ainda
utiliz-la para o pagamento direto aos trabalhadores no caso da empresa no
efetuar os pagamentos em at 2 (dois) meses do encerramento da vigncia
contratual, conforme previsto no instrumento convocatrio e no art. 19-A, inciso
IV desta Instruo Normativa.(Alterado pela INSTRUO NORMATIVA MPOG N
03, DE 15 DE OUTUBRO DE 2009)
49
16.
COMO UTILIZAR A AUSNCIA TEMPORRIA NO OUTLOOK?

O assistente de ausncia temporria uma
ferramenta
fundamental
para
quando
nos
ausentarmos por motivos de frias, sade, licenas,

etc. Ele evita que aquele e-mail urgentssimo
precise aguardar a nossa volta ao trabalho, para ter o
tratamento adequado.
Quando algum nos envia uma mensagem
durante o perodo estabelecido, automaticamente recebe de volta um
comunicado informando sobre a nossa ausncia. Alm disso, atravs dela
podemos indicar um outro colega que ficar responsvel temporariamente por
nossas atribuies: o Fiscal substituto.
Sugerimos o seguinte modelo:
Prezado(a),
Informo que estou temporariamente ausente das atividades na PU/PB. Solicito
que quaisquer assuntos referentes fiscalizao de Contratos sejam tratados
com o Fiscal Substituto, Sr. Beltrano de Tal, beltrano.tal@agu.gov.br, telefone:
(86) 3210-4567.
Grato,
Fulano de Tal
Um detalhe: mesmo o destinatrio recebendo o comunicado da ausncia,
a mensagem enviada por ele chegar normalmente na sua Caixa de Entrada.
Assim, voc poder acompanhar as pendncias, mesmo estando em casa,
atravs da web ou posteriormente, quando voltar s atividades.
50
Mas para isso, precisamos programar a ausncia no Outlook, assim:
possvel j programar o perodo de ausncia marcando o item S

enviar durante este intervalo de tempo, logo abaixo do passo n 3, ou no
marc-lo e deixar para desativar a ausncia temporria ao voltar do
afastamento. Para a desativao, faz-se o mesmo caminho e no passo n 3,
marcamos a opo No enviar respostas automticas de ausncia temporria.
51
17.
COMO ATESTAR E FORMAR O PROCESSO PARA
PAGAMENTO?
Antes de atestar a Fatura, o FISCAL dever utilizar o check-list, disponvel
ao fim deste Manual, para a verificao da documentao e das informaes
necessrias e exigidas para efeitos de pagamento.
Alerte-se que aps a apresentao da Fatura na Unidade e contando dessa
data a URA dispe de 5 dias teis para o pagamento da mesma, conforme
consta dos contratos, o Fiscal dever ser gil e providenciar a remessa da
Fatura por meio que garanta o cumprimento da clusula contratual, (malote ou
em caso de emergncia sedex).
52
Lembramos que conforme clusula contratual a empresa poder solicitar

atualizao financeira em caso de atraso justificado pela Administrao, fato
que a Administrao dever apurar as responsabilidades de quem deu causa
morosidade.
O Check-list foi elaborado de forma a garantir que todos os documentos e
informaes sejam obtidos para atender o disposto no item 2 do Anexo IV, da
IN n 02/2008.
Aps a verificao dos itens do check-list e, se tudo estiver em
conformidade, o Fiscal ou seu substituto deve atestar, na prpria Fatura que os
servios foram devidamente prestados, constando nome, matrcula e a
identificao de Fiscal do Contrato.
Vale frisar que s estas duas pessoas esto formalmente habilitadas para
atestar as faturas. Todavia, em uma situao excepcional, quando, por
exemplo, o fiscal titular estiver gozando das frias e seu substituto adoecer, o
prazo para pagamento contratada permanece o mesmo: at o 5 dia til aps
a devida apresentao da fatura.
O que fazer? Nesse caso, algum outro servidor poder atestar a fatura.
Desde que, inclua no processo de pagamento a justificativa para tal
excepcionalidade. Dever em sua justificativa esclarecer que Fulano de Tal
Gente Fina, que atua como Fiscal Titular, est gozando frias; e Beltrano de
Tal Gente Boa, seu substituto, est em licena mdica.
Vale destacar que esta situao deve ser extraordinria, uma vez que
todas as ausncias programadas devem ser acordadas entre o fiscal titular e
seu substituto, para que no haja concomitncia em seus afastamentos.
A Lei n 8.212/1991, pargrafos 3 e 4 alterados pela Lei n 9.032/1995
registra que o rgo Contratante s deixa de se responsabilizar por
inadimplncia previdenciria quando no ato da quitao da Fatura estiver
presente a comprovao do recolhimento das contribuies incidentes sobre a
remunerao dos trabalhadores vinculados ao contrato.
53
Da a importncia de se anexar s Faturas, cpias autenticadas da guia

de recolhimento quitada - GPS, da respectiva FOLHA DE PAGAMENTO e do
arquivo SEFIP constando os nomes dos funcionrios da empresa, atrelados ao
contrato.
Valorizando ainda mais esse assunto, a IN 2/2008 em seu Art. 36, 1
acrescenta que quando o servio for continuado e com utilizao de mo de
obra,
diretamente
envolvida
na
execuo,
toda
Fatura
dever
ser
obrigatoriamente acompanhada dos comprovantes de cumprimento das

obrigaes, correspondentes ao ms anterior prestao do servio, que so:
-pagamento da remunerao-(assinados pelos funcionrios);
-pagamento das contribuies sociais, compatvel com os empregados
atrelados ao contrato, nominalmente identificados - SEFIP, GFIP/FGTS e
GPS.
Ainda que o servio tenha sido prestado satisfatoriamente e a fatura
esteja correta; se desacompanhada dos anexos citados, o fiscal no deve
receb-la, principalmente porque nessas condies no poder ser quitada e
tambm para evitar que inicie a contagem do prazo para o pagamento.
Caso o fiscal s tenha observado a falta dos anexos aps o recebimento,
prudente a devoluo formal da Fatura solicitando o atendimento das
pendncias e informando que o prazo para o pagamento s ser contado a
partir da apresentao correta.
Em se tratando de primeira fatura, seja aps incio do contrato ou
acrscimo, alm do check-list o Fiscal deve observar se o valor cobrado
corresponde ao perodo de execuo, pois nem sempre o servio iniciado na
data autorizao formal - OS.
Nesse caso, em particular, no cabe a exigncia dos anexos, por se tratar
de comprovantes, de cumprimento de encargos correspondentes ltima nota
fiscal paga pela Administrao e em sendo a primeira, obviamente, no houve
obrigao anterior, gerada pelo contrato.
54
Aps a conferncia da Nota Fiscal e dos documentos complementares, o

Fiscal do Contrato deve elaborar a solicitao de pagamento, constando
numerao, especificao dos servios, descontos e valores, registro de data,
carimbo com a indicao Fiscal do Contrato e assinatura do mesmo.
Sugesto para carimbos
Na instruo do processo, as peas devero ser organizadas obedecendo

a uma seqncia, lgica conforme segue:
1. Solicitao de pagamento (Anexo IX),
2. Nota de Empenho,
3. Comprovantes de regularidade fiscal da empresa,
4. Documentos complementares,
5. Nota Fiscal.
55
SOLICITAO DE PAGAMENTO
56
Especificaes:
Nesse campo deve constar o nome da empresa contratada, a citao dos
servios, nome da unidade da AGU usuria dos servios, ms da execuo,
nmero do contrato, nota fiscal e os descontos.
Dedues:
Impostos que devero incidir sobre o valor bruto da Nota Fiscal/Fatura:
IR, CSLL, PIS, COFINS
9,45% - servios sem utilizao de material,
5,85% - servios com utilizao de material,
OBS.: - Nas Faturas das Empresas de Reprografia, optante pelo
SIMPLES, no haver essa reteno.
-Nas Faturas e/ou Nota de Cobrana de contratos de locao
de imvel, celebrado com Pessoa Fsica, os descontos tero
como referncia a tabela do Imposto de Renda.
ISS
___% aplicado sobre o valor bruto da Fatura, esse percentual definido
pelo municpio onde o servio est sendo prestado.
Imposto que incidiro sobre base de clculo prpria
INSS
11% - a base de clculo para esse desconto ser a diferena, entre o
valor da Fatura e o total dos auxlios, alimentao transporte e/ou creche,
se informados no corpo da Nota, caso no conste, incidir sobre o valor
bruto da mesma.
Importncia correspondente parte do servio no executada
Se for o caso, com anuncia formal da Empresa, o fiscal identifica esse
valor na planilha de composio dos custos do servio que compe a proposta
de preo da empresa.
57
Documentos complementares:
Alguns
devero
ser
fornecidos,
obrigatoriamente,
pela
empresa
contratada, outros providenciados pelo fiscal do contrato por dependerem dos

resultados da prestao do servio que acompanhou durante todo o ms. So
eles:
-GFIP, SEFIP, GPS, Folha de pagamento, comprovante de pagamento de
salrios, dos auxlios alimentao e transporte, justificativas em caso de
substituio de terceirizado; declaraes e GRU para os servios de telefonia,
demonstrativos de tiragem de cpias, justificativa de cpias excedentes,
controle de veculo locado, relatrio de vistoria para os servios de manuteno
de equipamentos; dentre outros.
-DOCUMENTOS PROVIDENCIADOS PELA EMPRESA E APRESENTADOS JUNTO a
FATURA:
SEFIP
58
GFIP
59
GPS
60
FOLHA DE PAGAMENTO
61
COMPROVANTE DE PAGAMENTO DE SALRIO
62
COMPROVANTE DE PAGAMENTO DE AUXLIO ALIMENTAO
COMPROVANTE DE PAGAMENTO DE AUXLIO TRANSPORTE
63
NOTA FISCAL
64
DOCUMENTOS PROVIDENCIADOS PELO FISCAL DO CONTRATO:

DECLARAO DE QUE O SERVIO FOI UTILIZADO POR INTERESSE DA
UNIDADE
65
RECOLHIMENTO CORESPONDENTE AO USO DO SERVIO POR INTERESSE

PARTICULAR.
66
CONTROLE DE TIRAGEM DE CPIAS
67
CONTROLE DE VECULO LOCADO
RELATRIO DE VISTORIA
68
EMPENHO
COMPROVANTE DE REGULARIDADE FISCAL DA EMPRESA
69
REFERNCIAS, PARA CLCULO/ENQUADRAMENTO DOS IMPOSTOS
70
3 O prazo para pagamento da Nota Fiscal/Fatura, devidamente

atestada pela Administrao, no dever ser superior a 5 (cinco)
dias
teis,
contados
da
data
de
sua
apresentao,
na
inexistncia de outra regra contratual.

4 Na inexistncia de outra regra contratual, quando da ocorrncia de
eventuais
atrasos
de
pagamento
provocados
exclusivamente
pela
Administrao, o valor devido dever ser acrescido de atualizao financeira, e

sua apurao se far desde a data de seu vencimento at a data do efetivo
pagamento, em que os juros de mora sero calculados taxa de 0,5% (meio
por cento) ao ms, ou 6% (seis por cento) ao ano, mediante aplicao das
seguintes formulas:
5 Na hiptese de pagamento de juros de mora e demais encargos por atraso,
os autos devem ser instrudos com as justificativas e motivos, e ser submetidos
apreciao da autoridade superior competente, que adotar as providncias
para verificar se ou no caso de apurao de responsabilidade, identificao
dos envolvidos e imputao de nus a quem deu causa
18.
COMO DEVOLVER FATURAS INCOMPLETAS,
INCORRETAS OU EXPIRADAS?
Nunca demais lembrar que o fiscal no deve receber as faturas

incompletas, incorretas ou com prazo de validade expirado. E caso tenham sido
recebidas indevidamente pelo protocolo, o fiscal deve devolv-la de imediato
contratada, justificando-se por escrito o motivo da devoluo.
Ao devolver a Nota Fiscal, interessante anexar uma cpia do check list
para atesto (Anexo V), preenchido com a indicao dos documentos ausentes.
71
O documento de devoluo deve conter um pargrafo esclarecendo que o

prazo para pagamento s ir iniciar aps as correes ou o suprimento dos
documentos ausentes.
72
19.
COMO GLOSAR FATURAS?
Ao constatar que o servio no foi executado integralmente, o Fiscal do

Contrato, deve comunicar empresa que a fatura correspondente ao ms em
que houve a falha no dever ser emitida no valor mensal completo, e sim, na
importncia equivalente parcela executada.
Vale destacar que se um posto de servio ficou descoberto e o Fiscal no
solicitou da empresa, a devida substituio, cabe faturamento integral.
Alguns casos em que no se deve pagar o valor mensal completo:
-Falta de terceirizado, se comprovado que o pedido da substituio foi recebido
pela empresa;
-Falta de conserto em equipamentos, se comprovado que o chamado de
assistncia foi recebido pela empresa;
-Falta de tonner;
-Falta de combustvel;
Se por algum motivo o Fiscal deixou de informar o valor proporcional ao
servio prestado e a empresa, por sua vez, emitiu a fatura no valor integral, o
fiscal considerando que os impostos incidiro sobre o valor da Fatura, deve, por
escrito, indagar a empresa quanto a sua convenincia em resolver a questo,
disponibilizando as seguintes opes:
1. desconto dos dias em que os servios deixaram de ser prestados;
2. substituio da fatura por outra no valor exato;
3. pagamento do valor cheio, para desconto da falta, atravs de Guia de
Recolhimento da Unio-GRU.
73
20.
MANUTENO DE ELEVADORES?
Da
mesma
forma
que
os
contratos
de
reprografia, com o passar dos anos e com as

experincias
negativas,
os
contratos
de
manuteno de elevadores foram se adaptando

s necessidades da AGU.
Por
isso,
ao
compararmos
tais
contratos,
poderemos perceber que so variveis os

prazos e os requisitos.
Vejamos os principais pontos, para os quais os fiscais devem estar cada
vez mais atentos:
74
21.
MANUTENO DE AR CONDICIONADO?
Esse tipo de servio requer ateno maior nos

prazos definidos para as vistorias e manutenes,
pois possibilita a cobrana antes do servio ter sido
prestado, principalmente as preventivas, uma vez
que para esse tipo de manuteno o contrato
disponibiliza vencimentos maiores, normalmente
trs e/ou seis meses.
Recomenda-se
tambm
que
tcnico,
quando
das
visitas
para
assistncia de qualquer natureza, esteja sempre acompanhado pelo fiscal do

contrato.
importante frisar que, em se tratando de manuteno corretiva, o nico
item que no ser cobrado da empresa o compressor.
75
22.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE
TERCEIRIZAM MO-DE-OBRA?
Como se no bastassem as ocorrncias no mbito

trabalhista,
dificuldades
freqentes
nas
substituies por ausncias no programadas.

Normalmente atrasam ou deixam de providenciar
a contento, alegando que a solicitao foi dirigida
sem tempo suficiente para munir o posto com
76
outro funcionrio.
Recomenda-se que o Fiscal confira o modo indicado no exato contrato a
que o terceirizado se vincula, devendo agir com razoabilidade ao solicitar as
providncias da empresa, pois ainda dispomos de contratos que trata de
substituio de forma imprecisa. Vejamos alguns deles:
k) exercer controle sobre a assiduidade e a pontualidade de seus empregados, substituindo
qualquer empregado no caso de falta, ausncia legal ou frias, de maneira que no prejudique
o andamento e a boa execuo dos servios;
Outro problema que na grande maioria as empresa descumprem o

contrato na entrega dos uniformes. Providenciam peas padronizadas para
todas as categorias, quantidades em desacordo com o contrato, dentre outros.
J nos deparamos com empresa que forneceu copeira um traje prprio para o
servente de limpeza, e grande foi o dilema para resolver, pois a justificativa
que j dispunha de grande quantidade em estoque.
Outras entendem que podem fracionar a entrega, mesmo o contrato
indicando fornecimento anual com entrega completa no incio do servio.
77
4.1
fornecer uniformes de acordo com o clima da regio e com o disposto no

respectivo Acordo, Conveno ou Dissdio Coletivo de Trabalho;
23.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE NOS
ALUGAM IMVEIS?
Nas locaes de imveis considera-se incio
do servio a data do recebimento formal das
chaves. Sugere-se que seja mediante recibo e que
o Fiscal atente para o valor do aluguel constante da
primeira nota de cobrana, lembrando que o
compromisso referente importncia devida nem
sempre se origina no dia da assinatura do contrato
Ainda sobre o valor do aluguel outro destaque so as cobranas aps
reajustes firmados em data posterior ao incio de ms. Temos visto cobrana do
valor cheio reajustado, quando os dias anteriores celebrao do Aditivo
devero ser calculados no valor anterior ao reajuste, ou seja, o novo s
devido a partir da data de assinatura do Termo Aditivo.
78
24.
QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE OBRAS E
REFORMAS?
A falha mais comum nos contratos de servios de
engenharia o descumprimento dos prazos de
execuo. Pela freqncia, esse fato indica a
necessidade de acompanhamento mais intenso
na evoluo da obra, utilizando como referncia
o cronograma e as especificaes do servio
contratado.
Considerando as caractersticas do servio,
outra proposta uma anlise prvia mais detida, das particularidades da
contratao, pelos especialistas envolvidos, com definio de prazos mais
adequados.
Outro alerta sobre servio ou compra de material, alheios planilha de
quantitativos e custos. Ainda que de pequeno valor monetrio e de grande
importncia no aspecto funcional,
no devero ser realizados sem a
autorizao da Unidade Regional.
25.
COMO EVITAR DESVIO DE FUNO E VNCULO DE
SUBORDINAO DIRETA?
Alm
dos
pontos
elencados
impretervel considerar a descrio das

tarefas de cada categoria indicada nos
contratos,
no
permitindo
que
os
terceirizados desenvolvam atividades que

possam caracterizar desvio de funo.
79
O Fiscal deve estar atento s atribuies de cada profisso no contrato e,

caso tenha dvidas sobre a possibilidade de o funcionrio realizar ou no
determinada tarefa, poder ainda basear-se na Classificao Brasileira de
Ocupaes CBO, que est disponvel no site do Ministrio do Trabalho e
Emprego TEM.
A adoo dessas medidas em muito contribuir para prevenir incidentes.
E, em acontecendo, ficar mais fcil solucion-los.
Vejamos a seguir o site www.mtecbo.gov.br
80
No compete aos FISCAIS dar ordens, instrues ou repreender os

funcionrios terceirizados. Jamais podero a eles atribuir tarefas particulares,
nem com eles discutir ou conflitar. Eventuais queixas sero levadas ao
(PREPOSTO) representante da empresa contratada, inclusive a solicitao de
capacitao se assim o entender.
A adoo dessas medidas em muito contribuir para prevenir incidentes.
E, em acontecendo, ficar mais fcil solucion-los.
Alm disso, encontram-se transcritos abaixo os itens 3.1 ao 3.4 da IN n
02/2008 que tratam do acompanhamento dirio que deve ser realizado pelo
FISCAL:
3.3 Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitaes de servios

devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma
81
eventuais reclamaes ou cobranas relacionadas aos empregados

terceirizados.
3.4 Evitar toda e qualquer alterao na forma de prestao do servio
como a negociao de folgas ou a compensao de jornada, sem a
intervenincia do preposto da empresa.
As indicaes de forma geral,devem ser evitadas, para no caracterizar
os vnculos de pessoalidade e subordinao, sendo absolutamente contraindicado a colocao de parentes de servidores da Instituio.
CONSIDERAES FINAIS
Caros Parceiros,
Chegamos ao final de uma jornada de trs
dias, aps apresentaes, discusses, reflexes e
troca de experincias onde esperamos que tenha
sido possvel construirmos um novo conceito de
fiscal de contrato, baseado no compromisso com o
interesse pblico, com respeito ao contribuinte e a
sociedade de forma mais ampla, uma vez que ela
deve ser a grande beneficiada de todos os atos
pblicos.
Ser fiscal de contrato se comprometer com a aplicao adequada dos
recursos pblicos, recursos esses que so os mesmos que esto na educao
na sade e na assistncia social. comprometimento com a qualidade dos
servios que esto sendo prestados para romper definitivamente com a
herana cultural de que o servio pblico no exige no cobra e no presta.
82
Pretendemos criar um novo conceito de fiscal que possa contribuir com o

resgate da imagem do servidor e do servio pblico, to desgastados pelas
prticas clientelistas do passado.
Juntos, poderemos realizar um trabalho voltado conquista da excelncia
na gesto de contratos, demonstrando que a administrao pblica pode ser
eficiente e inovadora.
Faremos um trabalho de parceria no qual a sua participao ser
fundamental no apenas para o controle e acompanhamento da gesto dos
contratos, mais tambm na programao e no planejamento de novas
contrataes.
Estamos todos juntos, apostando em uma nova modelagem para a gesto
de contratos que seja capaz de assegurar novos nveis de qualidade na
prestao dos servios, ao mesmo tempo em que resguarde a Unio de ser
judicialmente forada a garantir os direitos trabalhistas de responsabilidade da
empresa privada.
"A Histria tem demonstrado que os mais notveis vencedores normalmente

encontraram obstculos dolorosos antes de triunfarem. Eles venceram porque
se recusaram a se tornarem desencorajados por suas derrotas." --B. C. Forbes
FIM
83
ANEXO I MODELO DE SEP
84
ANEXO II MODELO DE OFCIO QUE ENCAMINHA A SEP
85
ANEXO III MODELO SEP POR E-MAIL
86
ANEXO IV MODELO DE CONTROLE DE FUNCIONRIOS
ANEXO V MODELO DE CHECK LIST PARA ATESTO DE FATURAS
ANEXO VI MODELO DE MAPA DE CONTROLE DE CPIAS REPROGRFICAS
89
ANEXO VII MODELOS DE RELATRIOS DE FISCALIZAO
90
91
ANEXO VIII MODELOS DE CONTROLE DE FROTA
92
93
ANEXO IX FOLHA DE ROSTO PARA SOLICITAO DE PAGAMENTO
94
LEGISLAO PRINCIPAIS ARTIGOS DA LEI 8.666/93

Seo IV
Da Execuo dos Contratos
Art. 66. O contrato dever ser executado fielmente pelas partes, de
acordo com as clusulas avenadas e as normas desta Lei, respondendo cada
uma pelas conseqncias de sua inexecuo total ou parcial.
Art. 67. A execuo do contrato dever ser acompanhada e fiscalizada por
um representante da Administrao especialmente designado, permitida a
contratao de terceiros para assisti-lo e subsidi-lo de informaes pertinentes
a essa atribuio.
1o O representante da Administrao anotar em registro prprio todas
as ocorrncias relacionadas com a execuo do contrato, determinando o que
for necessrio regularizao das faltas ou defeitos observados.
2o As decises e providncias que ultrapassarem a competncia do
representante devero ser solicitadas a seus superiores em tempo hbil para a
adoo das medidas convenientes.
Art. 68. O contratado dever manter preposto, aceito pela Administrao,
no local da obra ou servio, para represent-lo na execuo do contrato.
Art. 69. O contratado obrigado a reparar, corrigir, remover, reconstruir
ou substituir, s suas expensas, no total ou em parte, o objeto do contrato em
que se verificarem vcios, defeitos ou incorrees resultantes da execuo ou
de materiais empregados.
Art. 70. O contratado responsvel pelos danos causados diretamente
Administrao ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execuo do
contrato, no excluindo ou reduzindo essa responsabilidade a fiscalizao ou o
acompanhamento pelo rgo interessado.
Art. 71. O contratado responsvel pelos encargos trabalhistas,
previdencirios, fiscais e comerciais resultantes da execuo do contrato.
1o A inadimplncia do contratado, com referncia aos encargos
trabalhistas, fiscais e comerciais no transfere Administrao Pblica a
responsabilidade por seu pagamento, nem poder onerar o objeto do contrato
ou restringir a regularizao e o uso das obras e edificaes, inclusive perante
o Registro de Imveis. (Redao dada pela Lei n 9.032, de 1995)
2o A Administrao Pblica responde solidariamente com o contratado
pelos encargos previdencirios resultantes da execuo do contrato, nos
95
termos do art. 31 da Lei n 8.212, de 24 de julho de 1991. (Redao dada pela

Lei n 9.032, de 1995)
3 (Vetado). (Includo pela Lei n 8.883, de 1994)
Art. 72. O contratado, na execuo do contrato, sem prejuzo das
responsabilidades contratuais e legais, poder subcontratar partes da obra,
servio ou fornecimento, at o limite admitido, em cada caso, pela
Administrao.
Art. 73. Executado o contrato, o seu objeto ser recebido:
I - em se tratando de obras e servios:
a) provisoriamente, pelo responsvel por seu acompanhamento e
fiscalizao, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em at 15
(quinze) dias da comunicao escrita do contratado;
b) definitivamente, por servidor ou comisso designada pela autoridade
competente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, aps o
decurso do prazo de observao, ou vistoria que comprove a adequao do
objeto aos termos contratuais, observado o disposto no art. 69 desta Lei;
II - em se tratando de compras ou de locao de equipamentos:
a) provisoriamente, para efeito de posterior verificao da conformidade
do material com a especificao;
b) definitivamente, aps a verificao da qualidade e quantidade do
material e conseqente aceitao.
1o Nos casos de aquisio de equipamentos de grande vulto, o
recebimento far-se- mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante
recibo.
2o O recebimento provisrio ou definitivo no exclui a responsabilidade
civil pela solidez e segurana da obra ou do servio, nem tico-profissional pela
perfeita execuo do contrato, dentro dos limites estabelecidos pela lei ou pelo
contrato.
3o O prazo a que se refere a alnea "b" do inciso I deste artigo no
poder ser superior a 90 (noventa) dias, salvo em casos excepcionais,
devidamente justificados e previstos no edital.
4o Na hiptese de o termo circunstanciado ou a verificao a que se
refere este artigo no serem, respectivamente, lavrado ou procedida dentro
96
dos prazos fixados, reputar-se-o como realizados, desde que comunicados

Administrao nos 15 (quinze) dias anteriores exausto dos mesmos.
Art. 74. Poder ser dispensado o recebimento provisrio nos seguintes
casos:
I - gneros perecveis e alimentao preparada;
II - servios profissionais;
III - obras e servios de valor at o previsto no art. 23, inciso II, alnea "a",
desta Lei, desde que no se componham de aparelhos, equipamentos e
instalaes sujeitos verificao de funcionamento e produtividade.
Pargrafo nico. Nos casos deste artigo, o recebimento ser feito
mediante recibo.
Art. 75. Salvo disposies em contrrio constantes do edital, do convite ou
de ato normativo, os ensaios, testes e demais provas exigidos por normas
tcnicas oficiais para a boa execuo do objeto do contrato correm por conta
do contratado.
Art. 76. A Administrao rejeitar, no todo ou em parte, obra, servio ou
fornecimento executado em desacordo com o contrato.
LEGISLAO PRINCIPAIS ARTIGOS DA INSTRUO NORMATIVA N 02, DE

2008
DO ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAO DA EXECUO DOS CONTRATOS
Art. 31. O acompanhamento e a fiscalizao da execuo do contrato
consistem na verificao da conformidade da prestao dos servios e da
alocao dos recursos necessrios, de forma a assegurar o perfeito
cumprimento do contrato, devendo ser exercidos por um representante da
Administrao, especialmente designado na forma dos arts. 67 e 73 da Lei n
8.666/93 e do art. 6 do Decreto n 2.271/97.
Pargrafo nico. Alm das disposies previstas neste captulo, a
fiscalizao contratual dos servios continuados dever seguir o disposto no
anexo IV desta IN.
Art. 32. Em servios de natureza intelectual, aps a assinatura do
contrato, o rgo ou entidade contratante deve promover reunio inicial,
devidamente registrada em Ata, para dar incio execuo do servio, com o
97
esclarecimento das obrigaes contratuais, em que estejam presentes os

tcnicos responsveis pela elaborao do termo de referncia ou projeto
bsico, o fiscal ou gestor do contrato, os tcnicos da rea requisitante, o
preposto da empresa e os gerentes das reas que executaro os servios
contratados.
Pargrafo nico. O rgo ou entidade contratante dever estabelecer
ainda reunies peridicas, de modo a garantir a qualidade da execuo e o
domnio dos resultados e processos j desenvolvidos por parte do corpo tcnico
do rgo contratante.
Art. 33. A verificao da adequao da prestao do servio dever ser
realizada com base no Acordo de Nveis de Servio, quando houver,
previamente definido no ato convocatrio e pactuado pelas partes.
1 O prestador do servio poder apresentar justificativa para a
prestao do servio com menor nvel de conformidade, que poder ser aceita
pelo rgo ou entidade, desde que comprovada a excepcionalidade da
ocorrncia, resultante exclusivamente de fatores imprevisveis e alheios ao
controle do prestador.
2 O rgo contratante dever monitorar constantemente o nvel de
qualidade dos servios para evitar a sua degenerao, devendo intervir para
corrigir ou aplicar sanes quando verificar um vis contnuo de
desconformidade da prestao do servio qualidade exigida.
Art. 34. A execuo dos contratos dever ser acompanhada e
fiscalizada por meio de instrumentos de controle, que compreendam a
mensurao dos seguintes aspectos, quando for o caso:
I os resultados alcanados em relao ao contratado, com a
verificao dos prazos de execuo e da qualidade demandada;
II - os recursos humanos empregados, em funo da quantidade e da
formao profissional exigidas;
III - a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;
IV - a adequao dos servios prestados rotina de execuo
estabelecida;
V - o cumprimento das demais obrigaes decorrentes do contrato; e
VI - a satisfao do pblico usurio.
1 O fiscal ou gestor do contrato ao verificar que houve
subdimensionamento da produtividade pactuada, sem perda da qualidade na
98
execuo do servio, dever comunicar autoridade responsvel para que esta

promova a adequao contratual produtividade efetivamente realizada,
respeitando-se os limites de alterao dos valores contratuais previstos no 1
do artigo 65 da Lei n 8.666, de 1993.
2 A conformidade do material a ser utilizado na execuo dos
servios dever ser verificada juntamente com o documento da contratada que
contenha a relao detalhada dos mesmos, de acordo com o estabelecido no
contrato, informando as respectivas quantidades e especificaes tcnicas, tais
como: marca, qualidade e forma de uso.
3 O representante da Administrao dever promover o registro das
ocorrncias verificadas, adotando as providncias necessrias ao fiel
cumprimento das clusulas contratuais, conforme o disposto nos 1 e 2 do
art. 67 da Lei n 8.666, de 1993.
4 O descumprimento total ou parcial das responsabilidades
assumidas pela contratada, sobretudo quanto s obrigaes e encargos sociais
e trabalhistas, ensejar a aplicao de sanes administrativas, previstas no
instrumento convocatrio e na legislao vigente, podendo culminar em
resciso contratual, conforme disposto nos artigos 77 e 87 da Lei n 8.666, de
1993.
5 Na fiscalizao do cumprimento das obrigaes trabalhistas e
sociais nas contrataes continuadas com dedicao exclusiva dos
trabalhadores da contratada, exigir-se-, dentre outras, as seguintes
comprovaes:
I - no caso de empresas regidas pela Consolidao das Leis Trabalhistas:
a) recolhimento da contribuio previdenciria estabelecida para o
empregador e de seus empregados, conforme dispe o artigo 195, 3 o da
Constituio federal, sob pena de resciso contratual;
b) recolhimento do FGTS, referente ao ms anterior;
c) pagamento de salrios no prazo previsto em Lei, referente ao ms
anterior;
d) fornecimento de vale transporte e auxlio alimentao quando
cabvel;
e) pagamento do 13 salrio;
f) concesso de frias e correspondente pagamento do adicional de
frias, na forma da Lei;
99
g) realizao de exames admissionais e demissionais e peridicos,

quando for o caso;
h)eventuais cursos de treinamento e reciclagem;
i) encaminhamento das informaes
legislao, tais como: a RAIS e a CAGED;
trabalhistas
exigidas
pela
j) cumprimento das obrigaes contidas em conveno coletiva, acordo

coletivo ou sentena normativa em dissdio coletivo de trabalho; e
k) cumprimento das demais obrigaes dispostas na CLT em relao
aos empregados vinculados ao contrato.
II - No caso de cooperativas:
a) recolhimento da contribuio previdenciria do INSS em relao
parcela de responsabilidade do cooperado;
b) recolhimento da contribuio previdenciria em relao parcela de
responsabilidade da Cooperativa;
c) comprovante de distribuio de sobras e produo;
d) comprovante da aplicao do FATES Fundo Assistncia Tcnica
Educacional e Social;
e) comprovante da aplicao em Fundo de reserva;
f) comprovao de criao do fundo para pagamento do 13 salrio e
frias; e
g) eventuais obrigaes decorrentes da legislao que rege as
sociedades cooperativas.
III - No caso de sociedades diversas, tais como as Organizaes Sociais
Civis de Interesse Pblico OSCIPs e as Organizaes Sociais, ser exigida a
comprovao de atendimento a eventuais obrigaes decorrentes da legislao
que rege as respectivas organizaes.
Art. 35. Quando da resciso contratual nas contrataes de que trata o
artigo anterior, o fiscal deve verificar o pagamento pela contratada das verbas
rescisrias ou a comprovao de que os empregados sero realocados em
outra atividade de prestao de servios, sem que ocorra a interrupo do
contrato de trabalho.
100
Pargrafo nico. At que a contratada comprove o disposto no caput, o

rgo ou entidade contratante dever reter a garantia prestada.
DO PAGAMENTO
Art. 36. O pagamento dever ser efetuado mediante a apresentao de
Nota Fiscal ou da Fatura pela contratada, devidamente atestadas pela
Administrao, conforme disposto nos art. 73 da Lei n 8.666, de 1993,
observado o disposto no art. 35 desta Instruo Normativa e os seguintes
procedimentos:
1 A Nota Fiscal ou Fatura dever ser obrigatoriamente acompanhada
das seguintes comprovaes:
I - do pagamento da remunerao e das contribuies sociais (Fundo de
Garantia do Tempo de Servio e Previdncia Social), correspondentes ao ms
da ltima nota fiscal ou fatura vencida, compatvel com os empregados
vinculados execuo contratual, nominalmente identificados, na forma do
4 do Art. 31 da Lei n 9.032, de 28 de abril de 1995, quando se tratar de mode-obra diretamente envolvida na execuo dos servios na contratao de
servios continuados;
II - da regularidade fiscal, constatada atravs de consulta "on-line" ao
Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores SICAF, ou na
impossibilidade de acesso ao referido Sistema, mediante consulta aos stios
eletrnicos oficiais ou documentao mencionada no art. 29 da Lei 8.666/93;
e
III - do cumprimento das obrigaes trabalhistas, correspondentes
ltima nota fiscal ou fatura que tenha sido paga pela Administrao.
2 O descumprimento das obrigaes trabalhistas, previdencirias e
as relativas ao FGTS ensejar o pagamento em juzo dos valores em dbito,
sem prejuzo das sanes cabveis.
3 O prazo para pagamento da Nota Fiscal/Fatura, devidamente
atestada pela Administrao, no dever ser superior a 5 (cinco) dias teis,
contados da data de sua apresentao, na inexistncia de outra regra
contratual.
4 Na inexistncia de outra regra contratual, quando da ocorrncia de
eventuais atrasos
de
pagamento
provocados exclusivamente
pela
Administrao, o valor devido dever ser acrescido de atualizao financeira, e
sua apurao se far desde a data de seu vencimento at a data do efetivo
pagamento, em que os juros de mora sero calculados taxa de 0,5% (meio
por cento) ao ms, ou 6% (seis por cento) ao ano, mediante aplicao das
seguintes formulas:
101
I=(TX/100)
365
EM = I x N x VP, onde:
I = ndice de atualizao financeira;
TX = Percentual da taxa de juros de mora
anual;
EM = Encargos moratrios;
N = Nmero de dias entre a data prevista
para o pagamento e a do efetivo
pagamento;
VP = Valor da parcela em atraso.
5 Na hiptese de pagamento de juros de mora e demais encargos
por atraso, os autos devem ser instrudos com as justificativas e motivos, e ser
submetidos apreciao da autoridade superior competente, que adotar as
providncias para verificar se ou no caso de apurao de responsabilidade,
identificao dos envolvidos e imputao de nus a quem deu causa
102
LEGISLAO ANEXO IV DA INSTRUO NORMATIVA N 02, DE 2008

ANEXO IV
Guia de Fiscalizao dos Contratos de Terceirizao
1. Fiscalizao inicial (no momento em que a terceirizao iniciada)

1.1 Elaborar planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela conter
todos os empregados terceirizados que prestam servios no rgo, divididos
por contrato, com as seguintes informaes: nome completo, nmero de CPF,
funo exercida, salrio, adicionais, gratificaes, benefcios recebidos e sua
quantidade (vale-transporte, auxlio-alimentao), horrio de trabalho, frias,
licenas, faltas, ocorrncias, horas extras trabalhadas.
1.2 Conferir todas as anotaes nas Carteiras de Trabalho e Previdncia Social
(CTPS) dos empregados, por amostragem, e verificar se elas coincidem com o
informado pela empresa e pelo empregado. Ateno especial para a data de
incio do contrato de trabalho, a funo exercida, a remunerao (importante
esteja corretamente discriminada em salrio-base, adicionais e gratificaes) e
todas as eventuais alteraes dos contratos de trabalho.
1.3 O nmero de terceirizados por funo deve coincidir com o previsto no
contrato administrativo.
1.4 O salrio no pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na
Conveno Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT): em geral a do SEACSindiservios.
1.5 Consultar eventuais obrigaes adicionais constantes na CCT para as
empresas terceirizadas (por exemplo, se os empregados tm direito a auxlioalimentao gratuito).
1.6 Verificar a existncia de condies insalubres ou de periculosidade no local
de trabalho, cuja presena levar ao pagamento dos respectivos adicionais aos
empregados. Tais condies obrigam a empresa a fornecer determinados
Equipamentos de Proteo Individual (EPIs).
2. Fiscalizao mensal (a ser feita antes do pagamento da fatura)
2.1 Elaborar planilha-mensal que conter os seguintes campos: nome completo
do empregado, funo exercida, dias efetivamente trabalhados, horas extras
trabalhadas, frias, licenas, faltas, ocorrncias.
103
2.2 Verificar na planilha-mensal o nmero de dias e horas trabalhados

efetivamente. Exigir que a empresa apresente cpias das folhas de ponto dos
empregados por ponto eletrnico ou meio que no seja padronizado (Smula
338/TST). Em caso de faltas ou horas trabalhadas a menor, deve ser feita glosa
da fatura.
2.3 Exigir da empresa comprovantes de pagamento dos salrios, valestransporte e auxlio alimentao dos empregados.
2.4 Realizar a reteno da contribuio previdenciria (11% do valor da fatura)
e dos impostos incidentes sobre a prestao do servio.
2.5 Exigir da empresa os recolhimentos do FGTS por meio dos seguintes
documentos:
a) cpia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social
(GFIP);
b) cpia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) com a autenticao mecnica
ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancrio ou o comprovante
emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet;
c) cpia da Relao dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE);
d) cpia da Relao de Tomadores/Obras (RET).
2.6 Exigir da empresa os recolhimentos das contribuies ao INSS por meio de:
a) cpia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social
(GFIP);
b) cpia do Comprovante de Declarao Previdncia;
c) cpia da Guia da Previdncia Social (GPS) com a autenticao mecnica ou
acompanhada do comprovante de recolhimento bancrio ou o comprovante
emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet;
d) cpia da Relao dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE);
e) cpia da Relao de Tomadores/Obras (RET).
2.7 Consultar a situao da empresa junto ao SICAF.
2.8 Exigir a Certido Negativa de Dbito junto ao INSS (CND), a Certido
Negativa de Dbitos de Tributos e Contribuies Federais e o Certificado de
Regularidade do FGTS (CRF), sempre que expire o prazo de validade.
104
3. Fiscalizao diria
3.1 Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados esto prestando
servios e em quais funes. Fazer o acompanhamento com a planilha-mensal.
3.2 Verificar se os empregados esto cumprindo risca a jornada de trabalho.
Deve ser instaurada uma rotina para autorizar pedidos de realizao de horas
extras por terceirizados. Deve-se combinar com a empresa a forma da
compensao de jornada.
3.3 Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitaes de servios devem
ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma eventuais reclamaes
ou cobranas relacionadas aos empregados terceirizados.
3.4 Evitar toda e qualquer alterao na forma de prestao do servio como a
negociao de folgas ou a compensao de jornada. Essa conduta exclusiva
do empregador.
4. Fiscalizao especial
4.1 Observar qual a data-base da categoria prevista na Conveno Coletiva
de Trabalho (CCT). Os reajustes dos empregados devem ser obrigatoriamente
concedidos pela empresa no dia e percentual previstos (verificar a necessidade
de proceder ao equilbrio econmico-financeiro do contrato em caso de reajuste
salarial).
4.2 Controle de frias e licenas dos empregados na planilha-resumo.
4.3 A empresa deve respeitar as estabilidades provisrias de seus empregados
(cipeiro, gestante, estabilidade acidentria).
105

Manual Fiscal Contrato - URA-PE

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual Fiscal Contrato - URA-PE

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO

O QUE SO CONTRATOS ADMINISTRATIVOS? ____________________________________________________________________________________ 5

O QUE NECESSRIO PARA UMA BOA FISCALIZAO? ____________________________________________________________________________ 11

COMO UTILIZAR A ASSINATURA ELETRNICA NO OUTLOOK?_______________________________________________________________________ 16

COMO SOLICITAR ESCLARECIMENTOS E PROVIDNCIAS POR E-MAIL? ________________________________________________________________ 21

COMO INCLUIR O MODELO DE SOLICITAO POR E-MAIL NA ASSINATURA ELETRNICA? _______________________________________________ 21

COMO SOLICITAR A CONFIRMAO DE RECEBIMENTO E DE LEITURA? _______________________________________________________________ 27

COMO REMETER A SEP ATRAVS DE CORRESPONDNCIAS OFICIAIS? ________________________________________________________________ 30

COMO E PARA QUEM RELATAR AS OCORRNCIAS CONTRATUAIS? __________________________________________________________________ 37

QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE REPROGRAFIA? ______________________________________________________________________ 38

QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE VECULOS? _______________________________________________________________________ 40

QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE LIMPEZA E CONSERVAO? _________________________________________________________ 43

QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE MANUTENO PREDIAL? ___________________________________________________________ 45

QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE TELEFONIA? ______________________________________________________________________ 46

QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE VIGILNCIA? _____________________________________________________________________ 47

O QUE NECESSRIO PARA LIBERAR A GARANTIA CONTRATUAL? _______________________________________________________________ 49

COMO UTILIZAR A AUSNCIA TEMPORRIA NO OUTLOOK? _____________________________________________________________________ 50

COMO ATESTAR E FORMAR O PROCESSO PARA PAGAMENTO? __________________________________________________________________ 52

COMO DEVOLVER FATURAS INCOMPLETAS, INCORRETAS OU EXPIRADAS? ________________________________________________________ 71

COMO GLOSAR FATURAS? ________________________________________________________________________________________________ 73

QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE MANUTENO DE ELEVADORES? ____________________________________________________ 74

QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE MANUTENO DE AR CONDICIONADO? _______________________________________________ 75

QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE TERCEIRIZAM MO-DE-OBRA? _____________________________________________________ 76

QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE NOS ALUGAM IMVEIS? __________________________________________________________ 78

QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE OBRAS E REFORMAS? ______________________________________________________________ 79

COMO EVITAR DESVIO DE FUNO E VNCULO DE SUBORDINAO DIRETA? _______________________________________________________ 79

1. O QUE SO CONTRATOS ADMINISTRATIVOS?

Administrao pblica para dirigir-se e atuar perante seus administrados

que concerne s prerrogativas, as diferenas so

ou que seriam ilcitas nos contratos entre

A Constituio Federal, em seu art. 37, XXI, vincula as contrataes

especficos previstos na legislao vigente. Dessa forma, as contrataes do

alteraes (Leis ns 8.883/94, 9.032/95 9.648/98 e 9.854/99). E em caso de

A Administrao controla e fiscaliza diretamente a execuo dos

administrativo e a conscincia de direitos e deveres.

atividade, com o intuito de evitar repetitivas alteraes na equipe, o que

1o O representante da Administrao anotar em registro

contrato, determinando o que for necessrio regularizao das

cumprimento das clusulas contratuais, conforme o disposto nos 1 e 2 do

Art. 68. O contratado dever manter preposto, aceito pela Administrao,

relatrio (resumindo todas as ocorrncias e anexando o histrico de e-mails e

previdencirios, fiscais e comerciais resultantes da execuo do contrato.

trabalhistas, fiscais e comerciais no transfere Administrao Pblica a

2. O QUE NECESSRIO PARA UMA BOA FISCALIZAO?

alimentao), horrio de trabalho, frias, licenas, faltas, ocorrncias,

funcionrios vinculados ao contrato, conforme modelo no

2. Conferir todas as anotaes nas Carteiras de Trabalho e Previdncia

O nmero de terceirizados por funo deve coincidir com o previsto no

O salrio no pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na

Conveno Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT): em geral a do SEACSindiservios.

3. Consultar eventuais obrigaes adicionais constantes na CCT para as

7. Estimular a perfeita execuo dos servios dentro do estabelecido,

8. Realizar constante avaliao do objeto contratado, propondo medidas

real necessidade de sua manuteno, ou se for o caso, sugerindo

9. Manter permanente vigilncia sobre as obrigaes da Contratada,

Atentar, para a atualizao do pagamento dos salrios, adicionais e

benefcios, por categoria, a partir da mudana de vigncia da Conveno

Acompanhar, juntamente com o Funcionrio da Empresa, o

recebimento do material, no caso dos contratos de prestao de servios

Controlar o emprego do material durante a execuo dos servios,

atentando para a quantidade e qualidade, considerando o estabelecido

Verificar se As faturas dos contratos que envolvem terceirizao de

mo-de-obra vieram acompanhadas dos seguintes anexos, relativos ao

conectividade social GFIP;