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Informe Especial
Fondos de Caja Chica. Principales pautas para un adecuado control
E1
Consulta Contable
Devolucin y reemplazo de un bien
E5
Informe Especial
Fondos de Caja Chica
Principales pautas para un adecuado control
I. Introduccin
El desenvolvimiento normal del gran
universo empresarial, implica el desarrollo
de distintas operaciones, las cuales permiten
contemplar situaciones en las cuales la empresa requiere de un buen proceso de control
financiero y de un sistema contable los mismos
que constituirn una base de una administracin financiera efectiva y oportuna.
En esta oportunidad nos estamos refiriendo
a los pagos en efectivo que son inevitablemente necesarios. Es por dicha razn, que todas
las empresas habilitan los fondos de "caja
chica" destinadas a cubrir los desembolsos de
aquellos gastos menores, tales como gastos de
movilidad otorgados a los trabajadores que se
requieren para que puedan realizar sus labores diarias (es decir aquellos otorgados como
condicin de trabajo), o para la adquisicin
de artculos de oficina, artculos de limpieza u
otros gastos de menor cuanta que deban ser
de rpida cancelacin y que por sus caractersticas no puedan ser cancelados con cheques.
Especficamente, los controles financieros
nos garantizarn que:
Los fondos y recursos se utilicen de manera
responsable y adecuada;
Los ingresos y egresos (salidas de dinero)
se manejen nicamente de acuerdo con los
procedimientos autorizados;
Las operaciones se registren correctamente;
El acceso a los activos sea permitido solamente con la autorizacin del administrador
responsable.
Por lo antes expuesto, en esta oportunidad
abordaremos el tema desarrollando los aspectos ms importantes relacionados con el uso
de los fondos de caja chica, los controles adecuados que se deben establecer con el fin de
evitar el mal uso de dichos fondos, as como las
posibles contingencias tributarias derivadas del
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V B
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Recib conforme
7. Prohibiciones en la llevanza de la
caja chica
Del mismo modo que existen conceptos
autorizados a cubrir desembolsos mediante los fondos de caja chica, tambin existen
desembolsos que no pueden realizarse
utilizando dicho Fondo, tales como:
a. Pago de servicios personales.
b. Gastos particulares de los funcionarios o empleados.
c. Cambio de cheques personales o de
terceros.
d. Abrir cuentas corrientes o ahorros.
e. Realizar pagos diferentes a la funcin
del fondo de caja chica.
f. Prstamos al personal, accionistas o
terceros.
g. Pago de Tributos.
8. Reposicin de los fondos de caja
chica
Al final de cada mes deben sumarse todos
los recibos de caja, de modo que el total de
stos (recibos) ms la cantidad de efectivo
en caja, debe ser igual al monto mximo
asignado como fondo de caja chica.
Por ejemplo, si el tope mximo de los fondos de caja chica a principio de cada mes
es de S/. 3,000 (nuevos soles) y la suma
de los recibos de caja del mes es de S/.
1,600 entonces se debera tener S/. 1,400
en caja. El total de gastos, en este caso
S/. 1,600, debe ser reembolsado a la caja
chica por medio de un cheque girado en
forma oportuna a nombre del responsable
del manejo de los fondos, e incluirse en el
saldo inicial de caja para el siguiente mes.
8.1. Pautas a considerar
a. En la reposicin o liquidacin del
fondo no se podr utilizar documentos con tachones, borrones,
enmendaduras o deteriorados.
b. No se deber autorizar la reposicin
ni liquidacin de fondos sin contar
con los documentos de respaldo
originales.
c. Se debe fjar un monto mnimo en
caja a partir del cual se debe pedir
su reposicin para evitar quedar sin
dinero mientras se realiza el trmite
de reintegro de fondos.
9. Establecimiento de controles adecuados
Los fondos en efectivo administrados
mediante la Caja Chica, deben manejarse
de manera precisa, para ello es necesario
establecer lineamientos bsicos que se
deben observar y que nos asegure que se
est cumpliendo con el control adecuado
de los fondos.
a) No se debern incluir facturas u otros
documentos que por su naturaleza,
no califiquen como concepto a ser
cancelados mediante el uso del fondo
de caja chica.
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Informe Contable
b) Los gastos efectuados por Fondo de
Caja Chica se resumirn en un formato, en orden numrico y secuencial
Formato de Planilla para Liquidacin
del Fondo de Caja Chica y debe confeccionarse en original y copia.
c) Cada egreso realizado con este fondo
debe ser debidamente sustentado con
documento idneo que acredite su fehaciencia, as cuando corresponda se
acreditar mediante los comprobantes de pago que renan los requisitos
establecidos en el Reglamento de
Comprobantes de Pago.
d) El encargado, para efectuar los pagos
con fondos de Caja Chica, debe verificar
que todos los documentos tengan la
firma de los funcionarios autorizados.
e) La rendicin documentada del fondo
de Caja Chica debe ejecutarse con la
sustentacin de los comprobantes de
pago o documentos sustentatorios y
fehacientes que en ella se adjuntan.
N ..........
FECHA DE LA
DOCUMENTO MONTO / REAY/O FUNCIONADETALLE
OPERACIN
SUSTENTATORIO GASTO RIO QUE AUTORIZ
Qu implica?
TOTAL
(*) Todo gasto deber estar sustentado con el respectivo comprobante de pago en tanto resulte obligatoria
su emisin de acuerdo a las normas del Reglamento de Comprobantes de Pago y en la oportunidad que
corresponda. Adicionalmente debern contar con la debida Prueba Documentaria, como por ejemplo
un Documento Contractual, que acredite que la operacin es real o fehaciente.
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Criterio Aplicable:
Devengo
Reconocer (registrar)
las transacciones cuando ocurren.
3. Gastos de movilidad
3.1. Aspectos generales
Uno de los gastos que incurren
frecuentemente las empresas est
referido al gasto de movilidad que
se otorga a los trabajadores y que
resultan necesarios para el desempeo de sus funciones, tales como:
para los trmites de mensajera,
gestiones de cobranza y el pago de
cuentas, los cuales si bien es cierto
estn relacionados con su actividad
y resultan necesarios para la generacin de renta gravada; sin embargo,
en muchas ocasiones no pueden ser
sustentados con comprobantes de
pago, debido a la informalidad en
el sector transporte.
No obstante, en virtud del inciso a1)
del artculo 37 del TUO de la Ley del
Impuesto a la Renta se estableci
la modalidad de sustentar dichos
gastos (1), tal como se aprecia en el
esquema siguiente.
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Sustento de los
Gastos de Movilidad
El gasto es deducible
siempre que no exceda el
lmite del 4% de la RMV por
cada trabajador por da.
La modalidad de la sustentacin es exclusiva (es decir con los comprobantes de pago o con la planilla
de gastos de movilidad y si se aplican ambas, solo se reconocer el sustento por comprobante.
(*) En la medida que se trate de personas que mantienen una relacin de dependencia con la empresa.
Planilla de
gastos
de movilidad
4. Bancarizacin
4.1 Aspectos generales
Otro aspecto importante que se debe
tener en cuenta es respecto a los
montos de los gastos que podrn o no
ser cancelados con dinero en efectivo.
Para tal efecto, es importante que el
responsable de la administracin del
fondo conozca lo pertinente al uso de
medios de pago (bancarizacin), y que
en consecuencia cuando resulte obligatorio su uso no pueden ser cancelados
con los fondos de caja chica.
4.2 Montos a partir de los cuales se
debe bancarizar
Para el ejercicio 2008, existe la obligacin de usar medios de pago a efectos
de cumplir con las obligaciones
mediante el pago de sumas de
dinero, cuando stas sean a partir
de S/. 3,500 US$ 1,000.
Es importante recalcar que se debe
apreciar el importe de la obligacin
total, independientemente que se cancelen por partes. As, por ejemplo, si
la obligacin es por S/. 5,000.00 y est
pendiente de cancelar S/. 400.00, dicha
suma no se puede pagar con fondos
de caja chica, dado que el total debe
bancarizarse.
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Gasto deducible en su
integridad.
LMITES
Importe de
Comprobantes de
Tope
Pago que otorgan mximo
derecho a deducir
costo y/o gasto (3)
Acogidos al
Rgimen General
6%
Acogidos a la Ley
de Promocin
10%
Agraria
200 UIT
en el
ejercicio
2008
(S/. 700,000)
NOTA
(1) Tngase en cuenta que los gastos de movilidad
que contempla este artculo son aquellos quecalifican como condicin de trabajo.
(2) Para mayores alcances respecto al tratamiento
tributario relacionado con el sustento de los
gastos de movilidad, se sugiere revisar el Apunte
Tributario de la 2da. quincena de octubre y 1era.
quincena de noviembre 2007, del Informativo
Caballero Bustamante.
(3) Anotados en el Registro de Compras. n
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