Unidad 2.

Documentacin requerida para el Sistema de Gestin de la Calidad

Actividad: Estructura de la Documentacin
Teniendo conocimiento de la normatividad que debe aplicar la organizacin Frutos
Veleos S.A., la importancia de la misma y las caractersticas bsicas de su
cumplimiento, ahora debe definir, proponer y establecer una estructuracin de la
documentacin de esta, de acuerdo a su experiencia y aprendizaje en gestin de la
calidad.
Antes de realizar esta actividad, asegrese de aplicar su experiencia y aprendizaje
luego de asimilar las lecturas del material de estudio de esta unidad, disponibles en el
botn Materiales del programa / Unidad 2. Documentacin requerida para el Sistema de
Gestin de la Calidad. Tambin consulte el documento Preguntas frecuentes ISO:
9001, ubicado en el botn Documentos de apoyo / Documentos complementarios /
Documentos complementarios unidad 2, del men del programa de formacin

En la empresa debe:
1. Definir el alcance del Sistema de Gestin de la Calidad. En este punto usted debe
proponer las actividades que realizar previo a la definicin del alcance, de modo
que sea establecido de acuerdo al estado actual de la empresa, recursos existentes
y a las necesidades de la alta direccin.
Existen algunas actividades y consideraciones que resultan importante tener en cuenta
durante el proceso de implementacin del sistema de calidad
R// Frutos Veleos S.A. desea definir el alcance de su SGC de calidad enfocado en
sus procesos dando cumplimiento a las normas establecidas y garantizando la
calidad de producto y bienestar de los clientes.
Para el logro de los objetivos, la entidad debe:

Planificar y desarrollar los procesos necesarios, disponiendo de los recursos

requeridos.

Cumplir con los requisitos generales, los requisitos de la documentacin, como el

manual de calidad, Control de documentos, Control de registros,

Realizar las actividades requeridas para la verificacin, validacin, seguimiento,

inspeccin, realizando los registros necesarios para proporcionar evidencia de los
proceso.

Capacitacin y educacin. Se requiere que los empleados adquieran y desarrollen

nuevos conocimientos y habilidades. Tambin, la alta direccin necesitar comprender
los requisitos de la norma, su papel en el Sistema de Gestin de la Calidad.
Equilibrar la documentacin y las habilidades: Adecuar el equilibrio entre
conocimientos, experiencias y habilidades de los empleados con la documentacin.
Estrategia de comunicacin. Se debe elaborar y establecer a todo nivel un programa
de comunicacin acerca del proceso de implementacin.
Reevaluacin de la estrategia de implementacin. La implementacin de un sistema
de calidad casi nunca permite predecir lo que resultar despus de alguna actividad,
por lo que a veces pueden aparecer oportunidades para realizar cambios y mejorar.
ALCANCE
El Sistema de Gestin de Calidad documentado en este Manual aplica a las decisiones y
actividades desarrolladas por la organizacin FRUTOS VELEOS S.A. relacionadas con
los procesos de elaboracin y comercializacin de productos derivados de la Guayaba y leche
en diferentes presentaciones como son: Bocadillo Con Galleta, veleos, manjar, panelitas,
lonjas, conservas, tumes, bomboneras, golosinas, provisiones, azucarados, espejuelos, herpos,
loncheritos, caramelos de miel. Desd la recepcin y seleccin de la materia prima hasta el
empaque, almacenamiento y distribucin de los productos, asegurando la calidad y el
cumplimiento
de
los
requisitos
para
lograr
la
satisfaccin
del
cliente

2. Proponer la estructura documental ideal para lograr la certificacin ISO 9001 en su

empresa.

Segn lo que plantea la norma NTC ISO 9001:2008, el Sistema de Gestin de

Calidad debe incluir los siguientes requisitos segn el numeral 4.2.1:
Declaracin documentada de una Poltica de Calidad y sus objetivos de

calidad.

Manual de Calidad, con el propsito de asegurar una eficaz planificacin, operacin

y control de sus procesos.

Documentacin de los procesos y procedimientos que intervienen en la satisfaccin

de las necesidades del cliente.

Implementacin de registros que complementen y prueben lo que se est haciendo

en la organizacin y los niveles de calidad alcanzados.
Procedimientos documentados;
Instrucciones de trabajo;
Formularios;
Planes de calidad;
Especificaciones;

Documentos externos;
Registros.

3. Definir la poltica y los objetivos de calidad. Previo al establecimiento de estos

lineamientos realice un estudio de las necesidades y capacidades de la organizacin
versus las necesidades y expectativas del cliente, de modo que realmente la poltica
y los objetivos de calidad estn alineados para garantizar la promocin de la mejora
continua organizacional.
R//
NECEDIADES
DE
ORGANIZACIN

LA CAPACIDADES
ORGANIZACIN

DE

LA EXPECTATIVAS
CLIENTE

DEL

Tecnologa de produccin

Calidad
Producto

Impulso de ventas

Plazos de Entrega

Estrictas normas de calidad

Ampliacin del mercado

Precio

Tiempo requerido

Sabor

Del Producto 100% natural

Poltica de Calidad
FRUTOS VELEOS S.A. ofrece la elaboracin y comercializacin de diversos
productos fabricados principalmente a partir de guayaba y leche, apoyada en un
producto de la ms alta calidad, con tecnologa de punta y un recurso humano idneo y
competente, y una ptima elaboracin de los productos acorde con las BPM (Buenas
Prcticas de Manufactura ) basndose en metodologas de planificacin que le
permiten cumplir con los requisitos legales y propios de sus operaciones, asegurando
una revisin peridica de los procesos para evidenciar la mejora continua de su S.G.C.,
satisfaciendo as las necesidades de sus clientes.

Objetivos de Calidad

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Mantener una filosofa de mejoramiento continuo en la ejecucin de los procesos.

Seleccionar y mantener personal competente.
Incrementar la rentabilidad.
Mejorar la participacin en el sector de alimentos.
Cumplir con las especificaciones requeridas por los clientes.
Cumplir con los tiempos de entrega pactados.
Alcanzar la excelencia en la gestin y en la operacin

4. Establecer el mapa de procesos de la empresa Frutos Veleos S.A., en donde se

evidencie claramente los procesos, de direccin, apoyo, misionales y de mejora
continua.

6.1

Gerencia

8.5

6.3

COMERCIAL
Dir.Comercial /
Gerencia

7.4

8.4

Gerencia / Contador

8.3

8.4

8.5

GESTION DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS

GESTION
GERENCIAL

7.2

8.4

8.5

8.4

8.5

8.3

8.2.1

7.1

7.2.1

7.5

8.2.4

8.5

8.4

7.5.1

7.5.5

7.2

COMPRAS

PRODUCCION

LOGISTICA

Gerencia / Dir.Comercial / G.
Administrativa / Jefe de
Importaciones

Jefe de Planta / Jefe de

Logstica

Jefe de Logstica

6.2

6.4

8.4

8.5

8.2

8.3

8.4

8.5

GESTION HUMANA

GESTION CALIDAD

MANTENIMIENTO

Gerente Administrativa

Repres. de la direccin
/ Coord. De Calidad

Jefe de Logstica / Jefes de

Planta / G.Administrativa

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2008.

Mantener una filosofa de mejoramiento continuo en la

ejecucin de los procesos.

Objeto y campo de aplicacin

7.3 Diseo y desarrollo

Sistema de gestion de la calidad

7.4 Compras

Seleccionar y mantener personal competente.

Responsabilidades de la direccion

2
3
Lograr una rentabilidad en toda nuestra operacin.

4
Mejorar la participacin en el sector de aliementos.

Cumplir con las especificaciones requeridas por el cliente.

Cumplir con los tiempos de entrega pactados en cada proyecto.

8.4

OBJETIVO DE CALIDAD
1

6.3

8.5

Alcanzar la excelencia en la gestin y en la operacin.

7.5 Produccion y prestacion del servicio

6.1 Provision de recursos

7.5.1 Control de la produccion y de la prest.del servicio

6.2 Recursos Humanos

7.5.5 Preservacion del producto

6.3 Infraestructura

8.2 Seguimiento y medicin

6.4 Ambiente de trabajo

8.2.1 Satisfaccin del cliente

7.1 Planificacin de la realizacin del producto

8.2.4 Seguimiento y medicion del producto

7.2 Procesos relacionados con el cliente

7.2.1 Deter.de los requisitos relacionados con el cliente

8.3 Control del producto no conforme

8.4 Analisis de datos
8.5 Mejora

Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.
CONCLUSIONES
El sistema de gestin de la calidad tiene su soporte en el sistema documental, por lo
que ste tiene una importancia vital en el logro de la calidad, que no es ms que la
satisfaccin de las necesidades de los clientes. La documentacin de un sistema de
calidad debe incluir los siguientes documentos:

Declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos dela

calidad.
Un manual de calidad.
Procedimientos documentados y registros requeridos.
Los documentos que la organizacin determina como necesarios para asegurarse
de la eficaz planificacin, operacin y controlen sus procesos.
Manual de calidad que incluya el alcance del sistema de gestin de calidad y una
descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la calidad,
entre otros .Los procesos pueden ser clasificados en funcin de varios criterios. Pero
quiz la clasificacin de los procesos ms habitual en la prctica es distinguir entre:
estratgicos, claves (misionales) y de apoyo

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 2 / Actividad Estructura de la
Documentacin.
No olvide realizar la evaluacin, el aporte al foro temtico y la actividad interactiva de la
unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades unidad 2.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que
ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y entregarlas
correctamente.
Criterios de evaluacin
Define el alcance del Sistema de Gestin de la Calidad establecido de acuerdo al
estado actual de la empresa.
Propone la estructura documental ideal para lograr la certificacin ISO 9001 en la
empresa.
Define la poltica y objetivos de calidad verificando su alineacin para garantizar la
promocin de la mejora continua organizacional.
Establece el mapa de procesos de la empresa evidenciando los procesos de
direccin, apoyo, misionales y de mejora continua.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al
aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.