Kanban

INTITUTO TENOLGICO DE ENSENADA

GESTIN DE LA PRODUCCIN II
Noviembre del 2014

Integrantes del equipo

Oate Gutierrez Jessica Ibeth
Reyes Cazas Cahiyan thaly

Introduccin
En el presente documento de hablare de Kanban un sistema de gestin de trajano que
nos sirve para administrar las produccin multimedia y llevarla continuamente y evitar las
sobrecargas, esto con el objetivo de que se conozca y se sepa cmo llevar a la prctica
esta til herramienta que nos hace eliminar problemas que enfrentan las empresas en
cuando a la elaboracin de productos multimedia.

Kanban | Noviembre del 2014

Les mostraremos una breve definicin de lo que es kanban, as como su aplicacin

prctica y el primero paso para realizar esa prctica. Adems, con el apoyo de una
imagen mostraremos como es un panel kanban, como es que se gestiona con este
sistema y de qu manera se puede dar significado o leer el panel kanban.

Kanban
1.1. Definicin
El Kanban es un sistema de gestin donde se produce exactamente aquella cantidad
de trabajo que el sistema es capaz de asumir.
El Kanban es un sistema de gestin del trabajo en curso (WIP1), que sirve principalmente
para asegurar una produccin continua y sin sobrecargas en el equipo de produccin
multimedia. El Kanban es un sistema de gestin donde se produce exactamente aquella
cantidad de trabajo que el sistema es capaz de asumir. El Kanban es un sistema de trabajo
just in time, lo que significa que evita sobrantes innecesarios de stock, que en la gestin
de proyectos multimedia equivale a la inversin innecesaria de tiempo y esfuerzo en lo
que no necesitaremos (o simplemente es menos prioritario) y evita sobrecargar al equipo.
El Kanban es una aproximacin a la gestin del cambio organizativo, no es un proceso de
desarrollo de productos multimedia o de gestin de proyectos. El Kanban es una
aproximacin a la introduccin de cambios en el ciclo de vida de desarrollo de productos
multimedia o metodologa de gestin de proyectos ya existente. Con el Kanban,
empezis con algo en lo que ests ahora mismo en la gestin de vuestro equipo de
produccin. No hay que empezar de cero en la organizacin de una empresa para adoptar
el Kanban.
En la gestin del trabajo en curso con Kanban, se busca un concepto clave como es limitar
el trabajo en curso. Est demostrado que, cuanto ms trabajo en curso se gestione a la
vez, los ndices de calidad disminuyen drsticamente. En la produccin de proyectos
multimedia, aumentar el trabajo en curso implica aumentar la cantidad de errores que
este proyecto multimedia tendr como consecuencia de la poca capacidad de
concentracin que los desarrolladores podrn dedicarle a las tareas.

Limitar el trabajo en curso mediante la gestin del trabajo con Kanban tambin tiene una
consecuencia importante y es que disminuimos el tiempo de servicio de una tarea desde
que entra al sistema hasta que sale. Disminuyendo la cantidad de trabajo en curso,
conseguimos que el enfoque en cada una de las tareas sea mayor y que el tiempo
dedicado a todas ellas, sumado, sea menor que el empleado en asumirlas todas de golpe.

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Limitar el wip implica un aumento considerable de la calidad del software generado

en la produccin de un proyecto multimedia.

Por ello, podemos decir que el kanban, pidiendo una estricta disciplina de limitar la
cantidad de trabajo que el equipo lleva a cabo a la vez, nos retorna mayores ndices de
calidad y un tiempo de servicio bastante menor.

1.2. Aplicacin prctica del kanban

Para hacer ms comprensible la aplicacin prctica del Kanban, en este apartado vamos a
imaginar un caso tpico de la produccin de proyectos multimedia, donde tenemos un
equipo dedicado a dar servicio de esta clase de productos. En concreto, el servicio que
proporciona este equipo se basa en el desarrollo de pequeas tareas evolutivas de un
producto ya instalado en casa del cliente. Nuestro equipo trabaja para diferentes clientes,
que tienen contratado un servicio de mantenimiento donde desarrolla estos pequeos
plug-ins a medida que los clientes van pidiendo.
El equipo est dividido en tres programadores, uno de ellos es analista-programador (el
que tiene ms experiencia) y un tcnico experto en sistemas, este ltimo es el que se
dedica a solucionar problemas relacionados con configuraciones de servidor, adems de
pasar la fase de pruebas y calidad.
Supongamos que la realidad actual de este equipo es algo catica. Estn trabajando en
varias tareas previstas para el mes que viene, adems, da a da apagan varios fuegos
debido a errores en desarrollos anteriores y podemos decir que el tiempo dedicado a
testear es ms bien corto, debido a las constantes tomas para cumplir los tiempos de
entrega. Las predicciones y fechas de entrega no sirven, ya que se ven rotas por tareas
ms urgentes que les roban tiempo.

1.3. Primer paso

Lo primero que tenemos que hacer en este equipo es representar su realidad actual
de forma visual.
La forma ms habitual de aplicar el Kanban en la produccin de productos multimedia es
mediante el visual management, es decir, la representacin visual del flujo de trabajo
mediante paneles que tienen que reflejar la realidad del equipo en cada instante.

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Tenemos que dar luz a todas las fases por las que pasan las tareas desde que
entran en el sistema hasta que salen.
Representar visualmente las tareas que el equipo est llevando a cabo ahora
mismo.
Aporta mucha informacin visual indicar qu miembro del equipo est ejecutando
cada tarea.

Asegurarse de que el panel Kanban refleja las fases, las tareas y el equipo.
Un panel Kanban tpico se implementara tal como se muestra en la imagen siguiente:

En esta imagen vemos un panel constituido por tres columnas, que representan las
diferentes fases por las que una tarea tiene que fluir para ser desarrollada (anlisis,
desarrollo y puesta en marcha). Cada fase est subdividida en dos estados, que son en
curso y lista, para pasar a la siguiente fase; esta divisin est representada por la lnea
discontinua de cada fase. El estado en curso significa que el equipo est actualmente
trabajando en esta tarea, en esta fase y el estado lista significa que el equipo ya ha
acabado el trabajo que tena que ejecutar en esta fase y la tarea est esperando a que el
sistema pueda asumirla para la siguiente fase. Esta divisin nos ayuda a localizar atascos
en el proceso de produccin, lo aprenderemos ms adelante en el mdulo.
Las filas podran ser diferentes proyectos en los que la empresa est trabajando, pero lo
ms habitual es que las filas indiquen prioridad, donde las tareas ms superiores son las
ms prioritarias.

1.4. Un panel Kanban para gestionarlos a todos

Nuestro panel Kanban tiene que ser estudiado y juzgado en cada iteracin para
detectar fases que falten o sobren. Nunca hay que adoptar un panel como solucin
universal.
En la gestin del trabajo en curso con Kanban, no existe un nico modelo de panel
adecuado para todos los equipos ni que cumpla todas las necesidades de la empresa. Un
error frecuente de aquellos que empiezan a implantar Kanban en el equipo es intentar

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Separar en cada fase las tareas en el estado en curso y lista nos ayuda a localizar
atascos en el proceso de produccin de productos multimedia.

adoptar las fases de un modelo de panel externo en la realidad de la produccin de su

equipo. No se trata de cambiar las fases por otras, sino de estudiarlas, comprenderlas y
hacerlas visibles. Cuando adoptamos Kanban, el panel tiene que ser construido y
mejorado constantemente. En la gestin gil de proyectos, una de las claves
fundamentales es la iteracin constante y la mejora a cada iteracin. Como buenos
agilistas, nuestro panel Kanban tiene que ser estudiado y juzgado en cada iteracin para
detectar fases que nos falten o nos sobren.
En el Kanban no existe un nico modelo de panel adecuado para todos los equipos ni
todas las situaciones. Simplemente representa de forma fiel la produccin del equipo.

1.5. Leyendo un panel Kanban

Al acabar el primer mes como jefe de proyecto en el equipo del ejemplo presentado en la
introduccin de este apartado, tenemos un bonito panel Kanban en una de las paredes
de la sala donde tenemos representada la realidad de nuestro equipo. El equipo lo
mantiene actualizado de forma constante para que realmente represente el estado actual
de los proyectos en curso.
En el panel del ejemplo, tenemos tareas que fluyen de izquierda a derecha de la siguiente
manera:

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Los dos programadores estn actualmente produciendo la funcionalidad de D, E y

F en simultneo. A la vez, el experto de sistemas est testeando en la actualidad la
funcionalidad M.
Mientras tanto, el analista-programador ha hecho el anlisis y la estimacin de
algunas tareas nuevas que les han encomendado, esta estimacin es muy
importante, puesto que en ella se basa el presupuesto que la empresa hace de las
tareas que el equipo lleva a cabo.
A medida que el tiempo va pasando, los dos programadores van desarrollando a
buen ritmo, tienen acabados seis mdulos y estn programando otros.
El experto en sistemas est teniendo problemas, el mdulo M no pasa algunos de
los requerimientos de calidad de la empresa y solo l sabe cmo se hace, adems,
tiene problemas para instalar algunas tareas ya terminadas (N) en algunos clientes
debido a la configuracin de sus servidores.
Solo una tarea ha sido registrada como finalizada en este mes (la tarea O) y, por lo
tanto, solo un cliente ha recibido su peticin con xito.

El panel Kanban parece que seala el problema clave del equipo: por qu seguimos
programando ms y ms funcionalidades cuando muy pocas salen del sistema? En
definitiva:

Un porcentaje muy bajo del esfuerzo y tiempo del equipo se est convirtiendo
finalmente en ingresos y satisfaccin del cliente.

Conclusin
El sistema Kanban es muy til en organizaciones donde se estn teniendo problemas con
la produccin multimedia, cuando se est produciendo ms de lo que es necesario, o
cuando no se produce lo necesario, este sistema de gestin permitir producir aquella
cantidad que el sistema es capaz de producir.
Este sistema adems, contribuye a mejorar la calidad de los productos, ya que este
sistema limita a tener continuamente produccin, ya que eso perjudicara la calidad de los
productos en curso. Nos dice que adems, reduce el tiempo en los que se darn los
servicios y limitar esta produccin contina hacer que nos enfoquemos en aquellos de
mayor importancia ofreciendo un mejor servicio de mejor calidad, que hacindolos todos
de un solo golpe, es por ello que debemos limitar la cantidad de trabajo que realiza el
equipo.
Para poder llevar a cabo un sistema Kanban, primero debemos de analizar el proceso del
servicios y desglosar las fases de cada tarea para despus representar esa terea y ademas
de ilustrar que persona hace esa terea, esto nos ayudara para realizar un panel de
Kanban, de debe analizar si en el proceso, se pueden trabajan dos actividades a la vez o
ms, o solo se puede realizar una actividad a la vez, eso nos ayudara a analizar y
administrar cuanto es lo que se va a producir, o cuantos servicios se van a dar de acuerdo
a lo que sea capaz de realizar el equipo.

Bibliografa:

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http://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=3&ved=0CDoQF
jAC&url=http%3A%2F%2Fwww.exabyteinformatica.com%2Fuoc%2FAudiovisual%2FProducci
on_multimedia%2FProduccion_multimedia_%28Modulo_4%29.pdf&ei=zlxoVPUHoXroATV0YDwCQ&usg=AFQjCNG-GEiCJ_tWCMXTlveppwsvqp9Vw&sig2=38HZqFCXCDS_DabbjTw9oQ