JUSTIZIA ETA HERRI ADMINISTRAZIOA DEPARTAMENTO DE JUSTICIA, Y

SAILA ADMINISTRACION PÚBLICA

Justizia Sailburuordetza Viceconsejería de Justicia
Bulego Judizial eta Fiskalaren Zuzendaritza Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal

EXPERIENCIA PILOTO PREVIA A LA IMPLANTACIÓN

DE LA NOJ EN IRUN.

La experiencia piloto para la implantación de la Nueva Oficina Judicial en Irún

se desarrollará aproximadamente entre noviembre de 2009 y mayo de 2010. Esta fecha
final es orientativa dado que su concreción depende de algunos factores tales como la
posibilidad de aprobar las RPT a lo largo del mes de marzo, lo que daría lugar durante
el mes de abril a posibilitar el anuncio, participación y decisión de los procesos de
acoplamiento del personal necesario.

La experiencia piloto se desarrollará en dos fases:

PRIMERA FASE DEL PLAN PILOTO (Noviembre de 2009 a febrero

de 2010)

Una vez reforzado el actual Servicio Común de Apoyo de Irun con el nombramiento de
una Secretaria de refuerzo para la dirección del personal de dicho servicio y para la
gestión de las prestaciones que se realizan por parte de dicho Servicio Común, el plan
piloto tiene por objeto la mejora de la prestación del servicio, mediante su planificación,
medición y análisis, partiendo de la aplicación del Protocolo de Actuación en la medida
en que el mismo vaya siendo desarrollado, sin perjuicio de su aprobación por la
Secretaria de Gobierno.

Para proceder a ello sería aconsejable:

a) Que con carácter previo la Secretaria Judicial del Servicio emita informe del
estado actual del servicio en el que se comprenda entre otras cuestiones datos
estadísticos de cada una de las prestaciones, si las hubiere, tiempos de respuesta
en las áreas y puntos clave de dichas prestaciones; planificación actual del
personal destinado en el Servicio en relación con los diferentes servicios;
incidencias, retrasos u otros datos que estime convenientes. De esta manera se
conocerá la realidad de la que se parte.

b) Que mensualmente la Secretaria judicial destinada en el Servicio Común de

Apoyo emitiera informe en el que al menos se recogiera:

• Datos estadísticos de cada una de las prestaciones.

• Planificación del personal en relación a los diferentes servicios,
resaltando las modificaciones y mejoras que se hayan llevado a efecto y
la valoración de las mismas.
• Definición de áreas y puntos clave de cada servicio sobre las que se haya
obtenido tiempos de respuesta o en su defecto propuesta de actuación.

Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ

tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52
 • Carencias observadas en cualquier área (personal, formación, medios
materiales, informáticos, organización, gestión, dirección…) y
propuestas en orden a su mejora.
• Valoración de mejoras que se vayan introduciendo.
• Otros datos que resultaren convenientes.

c) Que con la misma periodicidad se proceda a la evaluación continuada de las

deficiencias, ámbitos de mejora y avances que se vayan produciendo por parte
del Equipo de Gestión del Cambio, quien en base a los resultados pueda orientar
sus estrategias.

d) Al final de esta primera fase del plan piloto el Equipo de Gestión del Cambio
procederá al análisis global de la misma, a su valoración y a una propuesta de
actuación durante la fase siguiente.

e) Al final de la segunda fase y como paso previo a la implantación de la nueva

Oficina judicial en Irun se efectuará un análisis global, valoración de resultados
y propuesta de actuación durante la implantación de la nueva oficina judicial en
el partido judicial de Irun.

Durante esta fase, una vez acordado con las centrales sindicales las condiciones de
trabajo y la retribución de la nueva figura de gestor responsable, se procederá a su
nombramiento e integración en el servicio, pasando a desempeñar las funciones y
tareas inherentes al puesto de trabajo.

También en esta etapa debería llevarse a efecto la incorporación funcional al

Servicio Común de Apoyo de los funcionarios del Cuerpo de Auxilio destinados en
los cinco Juzgados, con definición previa de las prestaciones que se llevarían a cabo
por parte del Servicio Común de Apoyo durante esta experiencia piloto y que no
debería diferir de las que posteriormente se efectúen por parte del Servicio Común
General y de Ejecución.

En el momento en que este cambio pueda llevarse a efecto el Servicio Común de

Apoyo actual asumiría el registro y reparto de los atestados y denuncias que se
presenten durante la guardia, a excepción de aquellos que originen actuaciones
propias de la guardia.

Durante toda esta fase, además del Equipo de Gestión del Cambio, que se reunirá
una vez al mes, actuarán:

a) El Equipo de Implantación de Gipuzkoa, que se reunirá una vez al mes y su

Comisión Técnica, que se reunirá quincenalmente y desarrollarán las funciones
especificadas.

b) El Grupo de Mejora de Irun, que se reunirá quincenalmente y elevará propuestas

de mejora al Equipo de Implantación, entre otras funciones.

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SEGUNDA FASE DEL PLAN PILOTO (de Marzo a la implantación
de la NOJ estimada en Mayo o junio).

Durante esta segunda fase la experiencia piloto, sin olvidar el avance y la mejora en el
área de servicios generales, se centrará en el estudio de la ejecución civil y de los juicios
de faltas.

Sería deseable que cada Juzgado designara a dos personas tramitadoras para centrar en
ellos con exclusividad, toda la ejecución civil y de juicios de faltas de todos los
Juzgados.

El objetivo es conocer la incidencia que pueda tener la configuración de una sección de

ejecución mediante el arrastre de datos objetivos y en base a ello arbitrar las medidas
oportunas para mejorar su funcionamiento.

Sería deseable que al menos en un periodo más avanzado de esta segunda fase se
organizara la ejecución en base a equipos y grupos de trabajo, conforme al plan
detallado de la futura organización del Servicio Común General y de Ejecución.

Para efectuar dicho análisis sería aconsejable:

f) Que con carácter previo la Secretaria Judicial del Servicio emita un informe del
estado actual de las ejecuciones civiles y de juicios de faltas, teniendo en cuenta
entre otros extremos los datos estadísticos, tiempos de respuesta en relación a los
distintos tipos de ejecución; propuestas sobre planificación, organización
interna, distribución del trabajo, régimen de sustituciones, funcionamiento
interno; incidencias, retrasos u otros datos que estime convenientes. De esta
manera se conocerá la realidad de la que se parte.
Este primer informe será conocido y evaluado por el Equipo de Gestión del
Cambio, considerándose las propuestas efectuadas y procediéndose en su caso a
la aprobación de las mismas.

g) Que mensualmente la Secretaria Judicial destinada en el Servicio Común de

Apoyo emitiera informe relativo al área de ejecución civil y de faltas en el que al
menos se recogiera:

• Datos estadísticos desglosados por diferentes procedimientos de

ejecución (ETJ.ENJ, EHJ, faltas, etc).
• Qué propuestas de las realizadas en el apartado a) se han implantado
resaltando las modificaciones y mejoras que se hayan llevado a efecto y
la valoración de las mismas.
• Incidencia de la implantación de propuestas, modificaciones y mejoras
en el tiempo de respuesta según los diferentes procedimientos.
Definición de fases procesales sobre las que se haya obtenido tiempos de
respuesta o en su defecto propuesta de actuación si lo considera
conveniente.
• Carencias observadas en cualquier área (personal, formación, medios
materiales, informáticos, organización, gestión, dirección…) y
propuestas en orden a su mejora.

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 • Valoración de mejoras que se vayan introduciendo.
• Otros datos que resultaren convenientes.

h) Que con la misma periodicidad se proceda a la evaluación continuada de las

deficiencias, ámbitos de mejora y avances que se vayan produciendo por parte
del Equipo de Gestión del Cambio, quien en base a los resultados pueda orientar
sus estrategias.

i) Al final de esta segunda fase del plan piloto el Equipo de Gestión del Cambio
procederá al análisis global de la misma , a su valoración y a una propuesta de
actuación en el periodo de implantación.

Durante esta segunda fase se procederá al nombramiento de dos gestores o gestoras de

refuerzo para la ejecución, conforme está previsto en el plan organizativo, así como al
nombramiento de un gestor responsable que desempeñará las funciones y tareas
inherentes al puesto de trabajo y ayudará al Secretario del Servicio a recabar los datos
necesarios para el análisis de evolución del mismo.

También durante esta segunda fase se procederá por los funcionarios encargados de la
tramitación de las ejecuciones a rellenar las carpetillas que durante el mes de febrero
pondrá a su disposición la Secretaria Coordinadora a fin de que al finalizar el plan piloto
se encuentren actualizados los estados y fases de cada una de las ejecuciones, tanto
informáticamente como en su reflejo en dichas carpetillas para así favorecer el traslado
de los expedientes. Junto a dichas carpetillas se hará entrega por la Secretaria
Coordinadora de las instrucciones necesarias, así como de un calendario razonable para
efectuar el traslado de expedientes.

A lo largo del último mes de la experiencia piloto se impartirá formación obligatoria a

todos los funcionarios del partido judicial. Si en dichas fechas se encontrase activo el
módulo on-line correspondiente a la formación específica para la NOJ la formación se
impartirá a través de este medio. Si no estuviera disponible la formación se realizará de
manera presencial. En ambos casos la formación abarcará tres áreas definidas:

* Presentación de la NOJ en el Partido Judicial: estructura organizativa, organigrama,

funciones y tareas de cada uno de los puestos de trabajo, protocolos de actuación, entre
otros.
* Formación en materia procesal teniendo en cuenta las nuevas leyes aprobadas y las
nuevas funciones del Secretario Judicial.
* Formación en temas de relaciones en el trabajo: funcionamiento y conducción de
equipos, coordinación, resolución de problemas relacionales, reuniones, etc. Esta última
parte de la formación se efectuará en todo caso de manera presencial.

Durante toda esta fase, además del Equipo de Gestión del Cambio, que se reunirá
una vez al mes, actuarán:

c) El Equipo de Implantación de Gipuzkoa, que se reunirá una vez al mes y su

Comisión Técnica, que se reunirá quincenalmente y desarrollarán las funciones
especificadas.
d) El Grupo de Mejora de Irun, que se reunirá quincenalmente y elevará propuestas
de mejora al equipo de Implantación, entre otras funciones.

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