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PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
Versin 3
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VERSIN
03
Equipo de Proyecto
Rol
Persona asignada
Gerente de Proyecto
Versin
Descripcin
Elabor
Revis
Aprob
15/11/2012
1.0
28/11/2012
2.0
Ajuste
a
observaciones
realizadas.
15/12/2012
3.0
las Juan
Nicols Luis
Narvez
Moreno
Jorge No Aplica
William Barrios
Ajuste
final
de William Barrios
redaccin y numeracin
Luis
Moreno
Jorge No Aplica
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03
Contenido
1
OBJETIVO
ALCANCE
MARCO LEGAL 6
7
8
SEGURIDAD DE LA INFORMACIN
11
DE LA POLTICA AMBIENTAL
8.1
8.2
13
13
13
14
9
DE LA POLTICA DE INTEGRACIN DEL PGD CON EL SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD
14
10
DE LA POLTICA DE PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO FSICOS, ELECTRNICOS Y
DIGITALES
15
11
12
12.1 CONCEPTUALIZACIN
16
16
16
12.2 PAUTAS PARA LA IMPRESIN POR AMBAS CARAS Y ELABORACIN DE LOS DOCUMENTOS.
12.3 LINEAMIENTOS PARA IMPRESIN DE LOS DOCUMENTOS
17
17
18
13.1 CONCEPTUALIZACIN
19
20
20
20
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13.3 LINEAMIENTOS RECEPCIN DE DOCUMENTOS POR VENTANILLA.
13.4 LINEAMIENTOS CLASIFICACIN
DE LA
CORRESPONDENCIA
20
21
21
22
22
PARA
13.10 LINEAMIENTOS
INSTITUCIONAL 25
13.11
RECEPCIN
PARA
DE
RECEPCIN
MENSAJES
DE
MENSAJES
DE
DATOS
DE
POR
DATOS
24
MEDIO
DE
CUENTAS
POR MEDIO DE LA
DE
CORREO
PGINA WEB
25
27
14.1 CONCEPTUALIZACIN
28
DE
DISTRIBUCIN
EN
CASO
DE
REQUERIRSE
PARA LA
DISTRIBUCIN
DE
DOCUMENTOS ENVIADOS
POR
15
15.2 LINEAMIENTOS
INTERDEPENDENCIAS
PARA LA
DISTRIBUCIN
29
30
15.1 CONCEPTUALIZACIN
LA
28
CORREO ELECTRNICO
14.7
30
30
TRMITE FINAL
DE LAS
COMUNICACIONES
CON
DESTINOS EXTERNOS
30
27
16.1 CONCEPTUALIZACIN
31
31
31
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16.2 LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
32
33
17.1 CONCEPTUALIZACIN
33
34
34
35
36
18
18.1 CONCEPTUALIZACIN
36
36
37
37
38
38
39
39
39
39
19.1 CONCEPTUALIZACIN
41
41
42
DEFINICIONES 44
21
BIBLIOGRAFIA 47
43
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OBJETIVO
ALCANCE
El programa de gestin documental debe ser cumplido por todos los funcionarios y
contratistas de la Superintendencia Nacional de Salud as como por y los terceros
autorizados para el acceso a la informacin institucional. Los Lineamientos aqu definidos
se aplicarn al manejo de toda la documentacin que incluyen documentos en papel y
electrnicos, disponibles en diferentes medios como discos, video, DVD, contenidos del
sitio web institucional y mensajes electrnicos.
MARCO LEGAL
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COMPONENTES
DOCUMENTAL
DE
UN
PROGRAMA
DE
GESTIN
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ACTIVIDAD
OBSERVACIONES
Produccin.
Recepcin.
Distribucin.
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COMPONENTES Y
ETAPAS DEL PROGRAMA
DE GESTION
DOCUMENTAL.
Trmite.
ACTIVIDAD
OBSERVACIONES
Organizacin
(Clasificacin,
ordenacin,
valoracin,
descripcin,
reprografa,
automatizacin)
Consulta de
documentos
Conservacin
(Sistema integrado
SIC) de
Conservacin.
Disposicin Final.
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6.2
Seguridad de la Informacin
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DE
LA
POLTICA
ADMINISTRATIVA
CERO
PAPEL
EFICIENCIA
La poltica de gestin documental est inscrita en los planes de accin del Grupo
de Archivo correspondencia
DE LA POLTICA AMBIENTAL
8.1
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8.2
Lineamientos
Recuperables
para
Aprovechamiento
de
Residuos
Slidos
La clasificacin del material para reciclar, ubicndolo en los recipientes que sean
seleccionados para ello, diferenciando papel, plstico, vidrio, etc.
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10
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11
12
12.1
Conceptualizacin
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12.3
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12.4
Con el fin de optimizar los procesos de la gestin documental, todas las dependencias de
la Superintendencia elaborarn las comunicaciones con destinos externos o
interdependencias en el sistema de gestin de correspondencia y archivo Supercor
teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el captulo VI, articulo decimoquinto y
decimo sexto de la Resolucin 310 de 2011 de la Superintendencia. Por otra parte,
Supercor permitir la elaboracin de los siguientes tipos documentales: Cartas u oficios,
memorandos, circulares, actas, informes, resoluciones, segn lo establece la mismo
Resolucin 310 de 2011, en el captulo VI, articulo decimonoveno.
12.5
Los documentos de respuesta que sean producidos en el Supercor que requieran para su
formalizacin, se deben digitalizar el documento y se enviar por correo electrnico, con
el fin de que el sistema conserve la copia del documento enviado.
La determinacin de la conformacin del expediente a que pertenece el documento
electrnico de archivo, es responsabilidad de la oficina que de acuerdo a su Tabla de
Retencin Documental deba constituirlo.
12.6
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Cuando por error involuntario del funcionario o errores del sistema, sea necesaria la
anulacin de consecutivos ya asignados, esta accin slo se realizar bajo la
autorizacin del jefe del Grupo de Archivo y Correspondencia, quien elaborar un
acta indicando las razones por las cuales se anulan dichos consecutivos.
No existir remplazo de imgenes digitalizadas sin la justificacin respectiva y con la
autorizacin del jefe de la dependencia, sin embargo, por efectos de seguridad de
la informacin el sistema Supercor conservar la imagen que fue objeto de
cambio.
Cuando por error de un funcionario tenga un documento en estado radicado, y ste
requiera ser modificado, esta actividad se realizar asignando un nuevo nmero
consecutivo sin remplazar al anterior en el cual se har referencia con una
anotacin de su anulacin que indique: DOCUMENTO MAL RADICADO, POR
TANTO SE REALIZA NUEVO REGISTRO SUBSANANDO EL ERROR, de esta
manera se lo que genera confiabilidad en los clientes externos e internos.
12.7
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13
13.1
Conceptualizacin
13.2
13.3
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13.4
13.5
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13.6
13.7
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Medio de Recepcin:
Correo certificado o Mensajero
Correo electrnico
Fax
Ventanilla o personal
Pagina WEB
Se debe tener cuidado de transcribir el nombre del remitente tal con este lo
enuncia en el documento.
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13.8
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b. ILEGIBLE: Las imgenes que se encuentren muy oscuras o muy claras, teniendo en
cuenta que el documento fsico se encuentra en perfectas condiciones.
c. SIN IMAGEN: Indica que al radicado no se ha digitalizado el documento fsico, de
acuerdo al nivel de servicio establecido, es decir una vez se encuentre en el rea para su
gestin.
d. IMAGEN INCORRECTA. La imagen presentada no corresponde con el nmero de
radicado asociado en el sistema Supercor.
e. HOJA EN BLANCO: Hojas en blanco que no presentan ninguna informacin pero que
fueron incluidas en el documento electrnico.
f. ERROR POSICION: Si la hoja digitalizada qued rotada o invertida.
g. ERROR TAMAO: Para los documentos que son tamao Oficio y se digitalizaron en
tamao Carta.
Dado que el nmero de documentos que actualmente esta digitalizando es ya significativo
(ms de 7000 documentos), la mejor alternativa para desarrollar el control de calidad al
proceso de digitalizacin, es entonces seleccionar de forma probabilstica algunos de
estos radicados, hacer la verificacin tomando como referencia el esquema de
clasificacin y obtener las inferencias deseadas.
Para tal efecto se propone utilizar un muestreo aleatorio simple sobre la totalidad de
documentos digitalizados para establecer el tamao de la muestra, y con el fin de
identificar fallas propias de cada uno de los tcnicos en digitalizacin se aplica una
estratificacin por cada tcnico que desarrolle esta labor.
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Constitucin Poltica Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada
son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley.
Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995.Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de
sellos, ventanilla nica.
Acuerdo AGN 060 de 2001.Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia,
Radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
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14.1
Conceptualizacin
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14.6
Las comunicaciones oficiales a destinatarios externos, podrn ser firmadas por los
funcionarios, segn cargos y reas de su competencia relacionada en la Resolucin 310
de 2011, captulo VII, artculo vigsimo, del pargrafo primero al pargrafo sexto.
14.7
15
COMPONENTE
DOCUMENTOS
15.1
Conceptualizacin
TRMITE
GESTION
DE
LOS
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Se debe hacer claridad que tanto el expediente fsico como el virtual deben ser igual de lo
contrario perdera validez (Ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta
el acceso y uso de los mensajes de datos).
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16
16.1
Conceptualizacin
16.2
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16.3
lo
la
lo
el
de
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(20) aos.
Cdigo de Comercio. Artculo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern ser
conservados cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo
asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el
comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta.
Adems, ante la cmara de comercio donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de
la reproduccin de la copia, y el secretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y
papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin. Cuando se expida
copia de un documento conservado como se prev en este artculo, se har constar el cumplimiento
de las formalidades anteriores.
Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Acuerdo AGN 007 de 1994. Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comit
Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integracin y le fija las funciones.
Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD.
Acuerdo AGN 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994,
Reglamento General de Archivos. "rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora
Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD.
Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio.
Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de
servicios de archivo.
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin
de las tablas de retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley General de Archivos 594
de 2000.
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden,
fusionen, supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los
archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se
regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General
de Archivos, Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041
de 2002 en relacin con la integracin del Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de
liquidacin.
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organizacin de fondos acumulados.
Circular AGN 07 de 2002. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las
Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 01 de 2003. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organizacin de historias laborales.
Resolucin AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comit de Transferencias de la Documentacin
Histrica al Archivo General de la Nacin.
Resolucin AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestin Documental y se aprueba la
actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN.
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Resolucin AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de Archivo
del Archivo General de la Nacin.
NTC 4095. Norma General para la Descripcin Archivstica.
NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos.
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17.1
Conceptualizacin
17.2
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17.3
Constitucin Poltica. Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios
masivos de comunicacin. Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje,
investigacin y ctedra.
Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que
establezca la ley. Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn
ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos
efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin
y a la documentacin oficiales...
Ley 57 de 1985. Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. Decreto 01
de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de peticin de informacin.
Acuerdo AGN 47 de 2000. Acceso a documentos.
Acuerdo AGN 56 de 2000. Requisitos consulta.
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18.1 Conceptualizacin
La conservacin documental es el conjunto de disposiciones preventivas y/o correctivas,
que garantizan la preservacin e integridad fsica de la documentacin que se encuentra
tanto en los Archivos de Gestin, como en el Central e Histrico.
El proceso de conservacin documental, debe regularizar y parametrizar todas las
actividades y procedimientos que intervienen durante el proceso de preservacin de los
documentos en los archivos de gestin, central e histrico La Superintendencia de Salud.
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos debern cumplir con las
condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de los acervos
documentales. Estos lineamientos estn establecidos en el Acuerdo 49 de 2000,
emitido por el Archivo General de la Nacin.
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18.3
18.4
Las actividades que hacen parte del programa de inspeccin y mantenimiento se deben
ejecutar en las reas de archivo de gestin archivos de gestin centralizado (si existen) e
histrico.
Su objetivo es minimizar el riesgo que representa el deterioro de la infraestructura para la
conservacin de la documentacin, a partir del desarrollo de actividades que mantengan
el inmueble en el cual se encuentra el archivo en buenas condiciones, evitando las
reparaciones de emergencia o no planeadas.
18.5
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18.8
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cual debe coordinarse con el Comit de Emergencias con el propsito de apoyar todas las
medidas de reaccin y recuperacin que se requieran para la conservacin documental.
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Conceptualizacin
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19.2
Para la conservacin total y de acuerdo con los valores que los documentos representan
se proceder desde el momento de su produccin a conservarlos con caractersticas
especiales de almacenamiento (carpetas y cajas especiales).
Los documentos (series y subseries documentales) consideradas para la conservacin
documental revisten de valores secundarios necesarios para la reconstruccin de la
historia Institucional de la Supersalud.
19.3
19.4
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19.5
19.6
Constitucin Poltica de 1991 Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras
comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems
bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las medidas que
demanden la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede
valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al
Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.
Decreto 2842 de 2010. Guarda y custodia hojas de vida.
Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de
Documentos, determina su integracin y le fija la funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor
secundario de los documentos.
Artculo 23. Valoracin documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin
documental a partir de su valoracin.
Artculo 25. Eliminacin de documentos que se entiende como la destruccin de los documentos que
hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico.
Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
NTC 4080. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y
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DEFINICIONES
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y los ciudadanos, o
como fuentes de historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al
servicio de la gestin administrativa, la investigacin, la informacin y la cultura.
Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
Archivo Histrico: es aquel que se transfiere desde el Archivo Central los documentos
de Archivo de documentacin permanente.
Archivo de Gestin: comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin de los asuntos iniciados.
Archivo Central: en el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares
en general.
Clasificacin: operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las categoras
o grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso de
organizacin.
Documento Electrnico de Archivo: Registro de la informacin generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades
y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.
Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad
pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
Documento Original: es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten que permitan garantizar su autenticidad e integridad.
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BIBLIOGRAFIA
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