GESTION DEL TIEMPO

Definicin.
Segn, Cardona, P y Wilkison, H. (2009). Gestionar bien el tiempo es una competencia
bsica para un directivo y para cualquier ser humano. La gestin de nuestro tiempo se
relaciona directamente con la eficiencia y calidad de nuestra vida e, indirectamente,
con nuestra felicidad personal y del entorno. Si queremos liderar nuestra propia vida
resulta fundamental definir con claridad nuestras prioridades para saber distinguir y
alinear lo que queremos, debemos hacer, y acabar hacindolo efectivamente.
Quiz, antes de empezar a gestionar el tiempo, haya que reflexionar sobre cmo
distribuirlo adecuadamente segn un orden de prioridades. Es decir, saber dnde y
cmo dedicar nuestro esfuerzo segn lo que queramos conseguir. Damos por sentado
que lo tenemos pero, en la prctica, no actuamos conforme a ese orden de
prioridades. Nuestra sensacin interior de insatisfaccin suele estar relacionada con
esa incoherencia.

Puede que estemos trabajando de la maana a la noche y obteniendo xitos, pero

seguro que estamos en la carrera que queremos corre? Porque si descubrimos,
pasada media vida, que no es nuestra carrera, habremos malgastado mucho tiempo.
Es la misma sensacin que haber pintado con mucho cuidado y esfuerzo la pared
errnea.
Solemos dar por sentado que tenemos claro lo que queremos. Tenemos unos
principios en el fondo de la conciencia y pensamos que los respetamos. Por ejemplo,
puede que tengamos la idea de fondo de que para nosotros el dinero no es lo ms
importante de la vida. Que para nosotros, la familia y los amigos son lo ms
importante, o que damos ms valor al aprender que al reconocimiento social. Basta
detenerse a reflexionar unos momentos en silencio para comprobar que, en la
prctica, no lo tenemos tan claro.
Todos llevamos dentro la necesidad de dejar un legado que merezca la pena y de que
se nos respete por ser personas competentes e ntegras. Pero eso no se consigue si no
se construye en esa direccin. A veces sembramos una cosa y luego nos sorprendemos
de cosechar lo sembrado y no lo que nos gustara recoger. Por eso, es importante que
nos planteemos que queremos hacer con nuestra vida y, por tanto, con nuestro
tiempo, y cmo vamos a hacerlo.

El proceso de gestin del tiempo

Segn, Cardona, P y Wilkison, H. (2009). El proceso de gestin del tiempo se compone
de diferentes fases: qu queremos conseguir (misin); cmo vamos a conseguirlo
(planificacin) cmo vamos a llevarlo a la prctica (ejecucin) y revisin peridica de
nuestra trayectoria para reajustar la gestin de nuestro tiempo, quiz redefiniendo
qu es lo que queremos conseguir (nuestra misin).
1. Que queremos: misin
El primer paso en la gestin de nuestro tiempo es saber qu queremos
conseguir en la vida, a dnde queremos llegar y por qu o para qu.
A nivel profesional, la pregunta de qu queremos conseguir ha de ir unida a
la de en qu somos buenos, porque, si valemos especialmente para algo, ser
en ese terreno donde podamos aportar una contribucin nica con valor
aadido. No siempre resulta fcil saber en qu somos buenos. Como somos
seres en desarrollo, podemos valer mucho para algo que an no hemos
desarrollado.
Nuestras fortalezas son la que nos pueden llevar al xito y, sobre todo, son las
que consiguen que aportemos algo que tenga un valor aadido. Es lo que
redundar en nuestro mejor desarrollo, y es la mejor manera que tenemos de
contribuir y dejar un legado. Nuestro rol como directivos es uno de los ms
importantes, pero no el nico. Tambin somos cnyuges, padres, amigos,
vecinos, miembros de alguna asociacin o comunidad y ciudadanos. A todos
estos niveles, hemos de definir qu queremos conseguir, qu es importante
para nosotros y que podemos aportar.
2. Cmo vamos a conseguirlo: planificacin
Hay tres elementos que pueden ayudarnos a planificar lo que queremos
conseguir, de forma que la gestin de nuestro tiempo se coherente con lo que
hemos decidido que queremos, segn nuestra misin.
A) Visualizar. Cerremos lo ojos. Revivamos con la memoria todos los detalles
de nuestro da de hoy: llamadas telefnicas, contestaciones, gestos y
expresiones de un colaborador que nos irrita hacindolo, detectamos que
actividad o suceso nos hace perderse de planearse.
Sabemos predecir circunstancias que con toda probabilidad vuelvan a
repetirse. Entonces, hagamos el esfuerzo de visualizar cmo deberamos
empezar el da, cunto tiempo deberamos reaccionar ante el colaborador
que nos irrita.
Las preguntas que debemos formularnos para tomar conciencia de la
situacin en su contexto y visualizar cul es la mejor distribucin de nuestro
tiempo son: Cul es el mejor empleo de lo correcto que debo realizar
ahora segn el rumbo que me he marcado? Dada la velocidad y presin de
nuestro da, es fcil que desconectemos mentalmente de nuestra brjula de
prioridades, y, casi sin darnos cuenta, tomemos decisiones que van en

direccin contraria. Por eso hay que reservarse un espacio al da, aunque
sean veinte minutos, para reflexionar y as volver a ordenar, tambin en la
prctica, nuestras prioridades.
B. fijar metas
Hemos de concretar metas que nos ayuden a avanzar en los distintos roles.
Por ejemplo, en nuestro enunciado de misin personal, dentro de nuestro
rol como directivos, nos habamos propuesto por profesionales
competentes, reconocidos por nuestro buen hacer y honestidad.
Desebamos ampliar el equipo y desarrolla a nuestra gente. Para ello,
algunos metas concretas y objetivas que podran ayudarnos serian: acudir
semestralmente a un curso formativos obre el mercado; preparar con un
guion escrito y con media hora/ una hora de antelacin a reuniones
importantes, y de hacer coa chin de nuestros dos colaboradores ms
cercanos. En nuestro rol social, queramos replantearnos la manera de
contribuir a la comunidad en un periodo de especial carga familiar. Posibles
metas: seguir apoyando proyectos importantes, pero renunciando a cargos
honorficos que nos obliguen a acudir a demasiados eventos.
C. Distinguir entre lo urgente y lo importante
En la puesta en prctica de las distintas metas, nos puede ayudar elaborar
una matriz que distribuya nuestras actividades segn su urgencia e
importancia. Las actividades no urgentes y no importantes son fcilmente
detectables y, una vez seleccionada, se trata de tomar la firme decisin de
erradicarlas. Las actividades enmarcadas dentro del cuadrante urgente
pero no importante suponen una llamada de atencin hacia cuanto tiempo
nos consumen y de qu forma podramos delegarlas para tener ms tiempo
disponible en otro tiempo cuadrantes ms interesantes. Las actividades
enmarcadas dentro del cuadrante urgente e importante deberan ocupar
una parte importante de nuestra agenda. Sin embargo, si casi todas
nuestras actividades las hacemos con converger aqu algo est fallando: o
no estemos en alguna situacin extraordinaria como la apertura de un
negocio u otras circunstancias similar. Por lo ltimo, las actividades del
cuadrante no urgente pero importante son aquellas sobre las que
deberamos reflexionar ms. Aqu suelen colocarse temas que mentalmente
identificamos como prioridades, como parte de lo que realmente queremos
conseguir en la vida.
C. Concretar tiempos
Solemos ser poco objetivos con nuestro tiempo. Cuando nos asignamos
horas de inicio y fin de cada actividad en nuestra agenda, no sabemos a
ciencia cierta cunto tiempo nos llevan. Pecamos por exceso y por defecto,
dependiendo de la cultura y de la personalidad de cada uno. Las culturas
latinas suelen ser optimistas, en contraposicin a las del norte de Europa. Si

tenemos la sensacin de que no llegamos a nada, quiz estamos siendo

demasiado optimistas con la distribucin de nuestro tiempo y haya que
hacer un replanteamiento. El tiempo puede estirarse solamente hasta
cierto punto. Puede que queramos abarcar demasiado y acabemos rotos.
Hay que saber cunto tiempo nos lleva cada cosa que tenemos entre mano
y luego decidir qu hacer.
3. Ejecucin de lo planificado
La vida real solo se ajusta a la planificada por excepcin. Siempre hay nuevos
eventos, o circunstancias o retos inesperados. Manejar este gap entre lo
planificado y la vida misma requiere flexibilidad y realismo. Lo esencial es
mantener el equilibrio entre nuestras prioridades. Hay que asumir que no se
llega a todo y solo lo asumimos cuando respetamos lo verdaderamente
prioritario.
Quienes consiguen lo que se proponen suelen ser personas que han sido fieles
a lo que un da decidieron que queran conseguir, a los compromisos
adquiridos, sobre todo consigo mismas. Hace falta mucho coraje para
mantenerse en las decisiones del da a da fieles a lo que en teora hemos
decidido que es nuestra misin personal, nuestros roles, nuestras metas.
Cuando mentalmente hemos llegado a la conclusin de que determinadas
prioridades o responsabilidades bsicas adquiridas son lo ms importante de
nuestra vida, hemos de prever un espacio para asegurar que no queden
descuidadas.

Revisin y ajuste de lo planificado

Segn, Cardona, P y Wilkison, H. (2009). La gestin del tiempo es un hbito en ejercicio
constante, que requiere ajustes, reajustes. Uno no consigue ser ordenado solamente
con proponrselo. No se consigue adecuar los tiempos reales a la misin que nos
hemos propuesto en un da. Cuando tenemos sensacin de que no avanzamos, hay
que reflexionar sobre qu expectativas tenamos. Quiz eran inalcanzables y poco
realistas, por ser demasiado ambiciosas o demasiado inmediatas.
Las experiencias ganadas con el paso del tiempo pueden ayudarnos a revisar lo
planificado para ajustarlo a una nueva planificacin, ms realista y acorde a nuestras
circunstancias personales. Por eso, es conveniente revisar nuestra trayectoria,
pararnos a considerar lo que nos est diciendo nuestra experiencia.

Percepcin y administracin del tiempo

Segn, Martnez, C (2003). El tiempo es un recurso escaso. Todo el mundo dispone del
mismo tiempo del mismo nmero de horas al da, veinticuatro, ni ms ni menos, para
realizar sus tareas profesionales y dedicar un tiempo a su vida personal y familiar. Los
hombres y mujeres de empresa se lamentan, frecuentemente, de que no tienen
tiempo para realizar sus tareas habituales, de que el tiempo se les escapa sin saber
realmente en que.
La diferencia entre los directivos que tiene tiempo y a los que siempre les falta estriba
en que los primeros saben o han aprendido a gestionarlo y los segundo no han
conseguido establecer un orden de prioridades a las asignan de forma errnea, no
delegando aquellas que son menos importantes.
Un directivo que quiera gestionar bien su tiempo ha de emplear un mtodo de trabajo
idneo y eficaz, y distribuirlo de la manera ms productiva posible; es decir, tiene que
auto gestionarse adecuadamente. Para ello ha de controlar su vida y no ser un
instrumento de su entorno profesional y personal; en definitiva, tiene que auto
controlarse.

Anlisis del uso del tiempo

Segn, Martnez, C (2003). Para analizar el uso que se hace del tiempo, hay que
examinar en que actividades y cmo se emplea, sin olvidar aquellas actividades no
productivas (distracciones, interrupciones). Solo cuando se sabe cmo se est
utilizando el tiempo, se puede juzgar si se emplea en lo que es debido.
Para comprobar el uso que se hace del tiempo hay que llevar un registro, y anotar
durante un periodo, digamos una semana, todas las actividades que se realizan y el
tiempo que se ocupan.

Actividades y Hbitos
Segn, Martnez, C (2003). Toda persona que desempea funciones ejecutivas realiza
cada da una serie de actividades correlativas e interrelacionadas. El control se estas
funciones conducir al dominio de la autogestin y un mejor aprovechamiento del
tiempo.