SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

GUA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACIN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Cdigo: F00x-P00x-GFPI versin: 01
Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Creacin y Adecuacin de Programas de
Formacin Virtual y a Distancia
GUA DE APRENDIZAJE N 2
1. IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE
Programa de Formacin:

Cdigo: 210602009

Organizacin Documental en el Entorno Laboral

Versin: 1

Resultados de Aprendizaje:

Competencia:

Aplicar tablas de retencin documental teniendo en cuenta

principios archivsticos, la normatividad vigente y las polticas
institucionales.

Organizar archivos de gestin de

acuerdo con normatividad vigente y
polticas institucionales.

Duracin de la gua (en horas): 10

Entendiendo que la realizacin de esta

gua abarca un tiempo mnimo de diez
(10) horas, en una semana de trabajo
individual y colaborativo; se recomienda
que se destinen dos (2) horas diarias
para las actividades, y as obtener un
desarrollo adecuado de la misma.

2. INTRODUCCIN
Estimado aprendiz,
La Organizacin Documental se debe desarrollar bajo un eficiente proceso de la gestin de documentos
en las empresas pblicas y privadas, el cual se encuentra representado en procesos archivsticos. Por lo
anterior durante esta semana, se conocer las etapas o fases de ciclo vital, documento de archivos,
gestin documental y TRD, que permitirn facilitar el proceso archivstico y correcto tratamiento de la
documentacin.
A continuacin usted encontrar descrita cada una de las actividades que conforman la gua de
aprendizaje N 2, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el segundo contenido de estudio:
Ciclo Vital y Tablas de Retencin Documental y el material adicional, dispuesto para la realizacin de esta
gua.
Durante el desarrollo de la gua, usted contar con la orientacin necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.
Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta gua, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliogrficas y webgrafas, en caso de que sea necesario.
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y para fraseos sin la correspondiente referencia y cita.
Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado

Gua de Aprendizaje
proceso y culminacin del programa de formacin.
Bienvenido!

3. ESTRUCTURACIN DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexin inicial

Descripcin:
Es indispensable identificar la importancia de implementar las Tablas de Retencin Documental para la
Organizacin Documental de los archivos, de tal manera que la gestin documental sea eficaz y garantice
tiempo y disponibilidad de la informacin en las empresas pblicas y privadas.
Despus de haber repasado el segundo contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione
acerca de algunos aspectos claves de las temticas planteadas.
Es por eso que se presenta el vdeo denominado:

Tablas de Retencin Documental / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL

DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 2 Actividad 2.

El cual usted deber observar e interiorizar con detenimiento, y en el mismo identificar las ventajas de
utilizar las TRD para la gestin documental y en caso de no hacerlo que implicaciones habran en la
organizacin.
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta el anlisis
realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento.

Gua de Aprendizaje

3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el

aprendizaje
Descripcin:
Conociendo las normas que establece la Organizacin Documental en las empresas se pueden establecer
de forma correcta los mecanismos de implementacin y aplicacin en las entidades pblicas y privadas.
Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca an ms del tema, inicialmente consultando
la norma tcnica que se menciona a continuacin:

Acuerdo 04 del 2013 / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA

GUA DE APRENDIZAJE 2 Actividad 2

La cual se implementa en las entidades pblicas y privadas para la elaboracin, presentacin, evaluacin,
aprobacin de las Tablas de Retencin Documental.
Una vez entendida la informacin anterior, se le invita a buscar en la web artculos, videos (Max. 15 min),
entre otros, que se relacionen con la aplicacin del Acuerdo 04 del 2013.
Finalmente seleccione un solo el material, el que ms le llame la atencin, preferiblemente que sea
concreto.

Recomendacin:
Es importante que tenga en cuenta el material seleccionado, para el desarrollo de la actividad de
transferencia del conocimiento.
3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)
Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Organizacin Documental, es indispensable saberlos
aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.
Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, as como los conceptos del Ciclo Vital del
Documento y el uso de las TRD en Organizacin Documental, es importante reforzarlos por medio de la
siguiente actividad:

Caso N 1 EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes
contrariedades y problemas. La ms relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos
acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que l pueda realizar sus funciones y
desempearse de manera correcta, debe realizar la organizacin documental, aplicando los criterios
archivsticos para la organizacin de archivos de gestin e implementacin el ciclo vital del documento y las
TRD para un correcto manejo de la informacin documental, permitiendo el fcil acceso a la informacin. El

Gua de Aprendizaje
tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser auditada y todos los
empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr
mejoras frente a las diferentes problemticas.

Segn el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
2. Cules son las causas que originaron esta situacin?
3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de archivo. Cmo debe ser
archivados esos documentos?
5. Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a la informacin?
6. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia del uso de las TRD?
7. Segn su criterio cul es el gran reto de Arnulfo?
8. Cree usted que la gestin documental es la base para el desempeo de la empresa?
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la informacin
obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.
3.4. Actividades de transferencia del conocimiento
Descripcin:
Participe en el Foro Temtico 2, respondiendo de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:
a. Cul considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique su respuesta.
b. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad personal no
asiste y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo mientras su compaero regresa al
cargo, Cmo cree que debe desempearse en el cargo si la implementacin de las TRD al
momento de la bsqueda de documentos es la adecuada?, Sustente su respuesta.
c. Despus de responder las preguntas indicadas, incluya el enlace que contiene el material que
selecciono en la actividad de contextualizacin, esto con el fin de compartir con sus compaeros
materiales de apoyo para el proceso de aprendizaje.
Nota:
Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros, a travs del espacio
actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.

3.5. Actividades de evaluacin

Evidencias de Aprendizaje

Criterios de Evaluacin

Tcnicas e Instrumentos de
Evaluacin

Gua de Aprendizaje
De Conocimiento :
Inicialmente, usted deber
recopilar la informacin obtenida
de la actividad de apropiacin del
conocimiento y luego
complementarla con trminos o
conceptos que usted considere
pertinentes en la realizacin de la
misma, para hacerlo tenga en
cuenta el contenido de estudio
N 2.

Emplea las tablas de

retencin
documental
basndose en
principios
archivsticos,
normatividad vigente
y polticas
institucionales.

TCNICAS
S.S.= simulacin de situaciones
F.P. = formulacin de preguntas
V. P. = Valoracin de productos

De Desempeo:

INSTRUMENTOS

Para desarrollar esta evidencia

usted deber elaborar una
presentacin en Power point (9
diapositivas) creativa con la
solucin de las ocho preguntas
propuestas en la actividad de
apropiacin del conocimiento, en
esta podr incluir imgenes,
animaciones, diseo, y lo que
considere que puede hacer
llamativo su trabajo.

C.T.= Cuestionarios

Emplee la primera diapositiva

para una portada, y cada
pregunta en las ocho siguientes.

Recomendacin:
No olvide la importancia de citar
y referenciar cuando emplea
material de diferentes fuentes.

De Producto:
Usted deber enviar la
presentacin solicitada en Power
point, a travs del espacio
dispuesto para ello en la
plataforma Blackboard,
denominado ENVO DE LA
ACTIVIDAD 2 -

M. V. = Matriz de Valoracin.

Gua de Aprendizaje
PRESENTACIN.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Plataforma Blackboard

Contenido 2: Ciclo Vital y Tablas de Retencin Documental

Disponible en: Espacio material del programa.

Gua de aprendizaje RAP N 2

Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 2

Actividad 2.

Video - Tablas de Retencin Documental

Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 2

Actividad 2.

Lectura sugerida - El Acuerdo 04 de 2013

Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 2

Actividad 2.

5. GLOSARIO DE TRMINOS
Archivero: Es la persona especializada en gestionar los documentos a lo largo del ciclo de vida, quien se
dedica a la organizacin y mantenimiento de un archivo.

Archivo administrativo: Es aquel que garantizar la conservacin de los documentos habitualmente del
periodo actual, fundamental para el correcto funcionamiento de la gestin o administracin. Tambin se
conoce como Archivo Intermedio.

Dependencia: Es el espacio indicado para el uso determinado de una funcin u oficio.

Legitimacin: Es el cumplimiento de las condiciones o normatividad establecidas por la ley.

Gua de Aprendizaje

Racionalizacin: Reduccin de procesos con el fin de aumentar los rendimientos, organizando la

produccin.

6. BIBLIOGRAFA/ WEB GRAFA

BIBLIOGRAFA

Ley General de Archivo. (2000, 14 de Julio) Congreso Nacional de la Repblica de Colombia, 2000,
14 de Julio

WEB GRAFA

Casas, Alicia. Griggin, Andrew. Millar, Laura. Roper, Michael. (s.a.). Organizacin y control de
documentos
administrativos.
Tomado
de
http://www.irmt.org/documents/educ_training/spanish/IRMT_Perspectiva_Archivistica_II.pdf

Hernndez, Dorotero. (s.a.). Sistema red de archivos e indicadores de gestin, para archivos, en el
estado
de
Nuevo
len.
Tomado
de
http://www.ctainl.org.mx/revista13/complementos/editoriales/sistemaRedArchivos_editorial1.pdf

Archivo
General
de
la
Nacin.
Acuerdo
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2013#

Archivo
General
de
la
Nacin.
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2019

(2002).

Acuerdo

039

Archivo
General
de
la
Nacin.
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8260

(2013).

Acuerdo

004.

027

de

2006.

Gua de Aprendizaje

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Nombre

Cargo

Dependencia

Fecha

Sandra Milena Montoya

Lpez

Expertas temticas

Centro de Gestin
Tecnolgica de Servicios

Diciembre 2013

Julin Andrs Mora

Gmez

Lder de lnea de
produccin

Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial - Lnea de
produccin - SENA
Girardot

Marzo 2014

Yiced Pulido

Asesora pedaggica

Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial - Lnea de
produccin - SENA
Girardot

Marzo 2014

Luisa Fernanda B. Tllez

Editoras de contenido

Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial - Lnea de
produccin - SENA
Girardot

Marzo 2014

Eliana del Pilar Ospina

Andrea Del Pilar

Rodrguez