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Con una base de todas estas dimensiones podemos juzgar si una preocupacin es relativamente
ms importante que la otra y de esta forma considerarla primero.
Si un directivo trabaja slo en la fijacin de prioridades, el nmero de situaciones generalmente es
limitado para que cada una pueda ser comparada con las otras, con mayor rapidez y en sus tres
dimensiones. Pero si se trata de un equipo, basado en una extensa lista de situaciones, deben
eliminarse las situaciones con bajas calificaciones en las tres dimensiones y diferirlas para ser
consideradas ms ampliamente en una fecha posterior ms apropiada.
4. Planeamiento de las resoluciones de las situaciones de preocupacin: se trata de la elaboracin
de un proceso adecuado para resolver cada situacin y planear: quin, dnde, cundo y cunto de
la resolucin.
En los pasos anteriores nos enfocamos en QU tenemos que resolver, en este paso nos
enfocaremos en CMO puede resolverse mejor la situacin, QUIN se har cargo de ella y
QU CLASE de respuesta necesitamos.
De las situaciones de alta prioridad quedan algunas, que son fciles de identificar como sujetos de
anlisis de problemas, anlisis de decisin o anlisis de problemas potenciales.
La clase de respuesta que se necesita, determinar la eleccin del proceso racional y la amplitud
del mismo. Definiendo si debemos usar la totalidad del proceso o slo una parte.
El punto no es clasificar las situaciones en los 3 grupos para luego aplicarles en forma completa el
anlisis, sino que consiste en usar las ideas ms adecuadas y eficientes para realizar lo que se
requiere en el menor tiempo posible.
Anlisis de problemas
Las personas que resuelven problemas poseen las siguientes caractersticas: son hbiles,
experimentan con el xito al usar sus habilidades, deben ser recompensados si resuelven bien el
problema y no deben temerle al fracaso.
El anlisis de problema proporciona las habilidades que hacen posible la solucin, sirve para
explicar cualquier situacin en la que no se est logrando el nivel esperado de desempeo y en el
que se desconocen las causas del desempeo inaceptable. Es decir, su objetivo es hallar las
causas de una desviacin, siendo sta la diferencia entre lo que debera ser y lo que es.
Es la manera de usar la informacin para abordar a las desviaciones del desempeo.
La solucin de un problema implica el razonamiento Causas Efectos. Un problema es un
efecto visible de una causa que reside en algn momento en el pasado.
La bsqueda de las causas generalmente implica la bsqueda de un cambio especfico que haya
causado el deterioro en la actuacin.
Etapas y tcnicas:
1. Definir el problema o enunciar la desviacin: es la descripcin concisa tanto del objeto que nos
preocupa como del defecto o falla de los cuales se quiere encontrar las causas.
2. Descripcin del problema en sus 4 dimensiones: (especificacin)
Identidad: qu estamos tratando de explicar, qu unidad funciona mal, cul es la falla (por
ejemplo: existe una brecha entre las ventas proyectadas y las ventas deseadas)
Ubicacin: dnde se observa la falla o problema (en el rea comercial)
Tiempo: cundo ocurri o cundo se observa (en el mes de diciembre)
Magnitud: qu tan grave o extensa es ($)
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Dentro de cada dimensin, hacemos preguntas especficas que determinan nuestra descripcin
del efecto del problema y el tipo de informacin que nos ser de mayor utilidad para el anlisis.
Luego de la describir el problema en sus 4 dimensiones, se describe lo que es y como
pudiera ser pero no es, esto es, establecer las bases de comparacin que nos conduce a
entender y resolver el problema.
3. Obtener la informacin clave sobre las 4 dimensiones del problema para generar las causas
posibles: (bsqueda de causas probables)
Distingos: se aplica la pregunta que distingue, a las 4 dimensiones del problema.
Nuestro anlisis comienza a revelar pistas importantes de las causas del problema.
Cambios: nos preguntamos si este distingo sugiere algn cambio. Buscamos directamente los
cambios capaces de generar o sugerir las causas.
Es importante la relacin existente entre los distingos y los cambios ya que de esta surgen las
posibles causas.
4. Generacin de las posibles causas: es la explicacin de las causas del problema, extrayendo la
informacin clave.
5. Prueba de la causa ms probable: al incluir todas las causas probables, mantenemos nuestra
objetividad y reducimos la incidencia del conflicto y el desacuerdo en la explicacin del problema.
La prueba de la causa ms probable es un proceso para ver si concuerdan los detalles de una
causa postulada con los detalles de un efecto observado, es decir, para ver si la causa pudo haber
producido tal efecto. La causa se prueba provocando la relacin causa efecto y observando la
realidad.
6. Verificacin de la verdadera causa: es comprender que la causa produjo el efecto observado.
Anlisis de decisiones
Es elegir un curso de accin para resolver una situacin. Los patrones de razonamiento son la
eleccin, la consideracin de todos los factores especficos que deban ser satisfechos si la
eleccin tiene xito, la decisin del tipo de accin que satisfar mejor dichos factores y la
consideracin del riesgo podran vincularse con nuestra eleccin final de la accin.
Los elementos de una buena eleccin son la calidad de nuestra definicin de los factores
especficos que deban ser satisfechos, la calidad de nuestra evaluacin de las alternativas
disponibles y la calidad de nuestra comprensin de lo que pueden producir esas alternativas.
Etapas y tcnicas:
1. Definir o enunciar la decisin: se debe determinar el propsito de la decisin y sus relaciones
con las decisiones anteriores y posteriores.
Un enunciado de la decisin nos brinda el enfoque para todo lo que sigue y establece los lmites
de la eleccin. Los criterios que se desarrollan sern consecuencia de la decisin y describirn los
requisitos de la misma. Las alternativas sern juzgadas en base a su capacidad para satisfacer
dichos requisitos. El enunciado de la decisin pone a todas las actividades en accin y la manera
en que se redacte merece una cuidadosa atencin, ya que siempre indica alguna accin y su
resultado esperado.
2. Establecer los objetivos para la decisin: los objetivos son las medidas claras de los fines que
se quieren lograr, son los criterios para la decisin, los detalles especficos de lo que debe cumplir
la decisin.
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Estos objetivos son establecidos una vez que enunciamos el propsito de la decisin y acordamos
a qu nivel deber tomarse.
Los objetivos se dividen en dos categoras:
Obligatorios: son imprescindibles, deben cumplirse para garantizar una decisin exitosa.
Cualquier alternativa que no satisfaga un objetivo obligatorio deber ser descartada.
Deseados: estos objetivos nos dan una idea comparativa de las alternativas, un sentido de cual
podra ser el resultado de cada alternativa en comparacin con los dems.
Estos objetivos no pueden ser clasificados como obligatorios ya que no son cuantificables y por
ser una medida relativa del desempeo.
3. Definir todas las alternativas posibles: se deben buscar las posibles consecuencias adversas de
todas las alternativas, las comparo y elijo la mejor de acuerdo a la satisfaccin de las
necesidades. Las consecuencias negativas de cualquier accin son tan tangibles como sus
beneficios.
Una vez que se tom e implement una decisin, cualquiera de sus efectos negativos puede ser
un problema, en consecuencia, debemos explorar y evaluar las posibles consecuencias adversas
de cualquier alternativa antes de tomar una decisin definitiva.
Una seleccin razonable y una buena decisin dependen de un estudio y una evaluacin de toda
la informacin pertinente.
La evaluacin de las alternativas se hace en funcin de los objetivos obligatorios y deseados,
teniendo en cuenta a aquellos que minimicen las condiciones adversas que puedan generarse.
4. Eleccin de una alternativa.
Anlisis de problemas potenciales
Es un procedimiento que nos permite caminar hacia el futuro, ver qu nos puede deparar y
regresar al presente para actuar. Es un patrn de razonamiento que nos permite cambiar y
mejorar el futuro, es un proceso sistemtico para descubrir y resolver problemas potenciales que
razonablemente pueden ocurrir y que merecen nuestra atencin.
Etapas y tcnicas:
1. Identificacin de las reas crticas de una actividad, proyecto, operacin, plan, etc.: nos
preguntamos dnde somos vulnerables, cules son las reas crticas con mayores probabilidades
de problemas. Una forma de descubrir el rea vulnerable de un plan es analizar cronolgicamente
el suceso que est ocurriendo, es decir, cada uno de los pasos del plan.
Cualquier cosa que jams se haya hecho antes sugiere un rea vulnerable.
2. Identificacin de problemas potenciales especficos: estos implican la determinacin de Qu,
Dnde, Cundo y Cunto respecto a aspectos individuales que pueden salir mal dentro de un rea
vulnerable identificada.
Se debe identificar la probabilidad de ocurrencia y la gravedad del problema. Cada uno de estos
problemas potenciales podra ser descripto en detalle y evaluarse independientemente.
3. Identificacin de las causas probables y de acciones preventivas: existen dos tipos de acciones
para el anlisis de estos problemas:
Acciones preventivas: el efecto de esta accin consiste en eliminar parcial o totalmente la causa
del problema potencial.
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