PROYECTOS Y DIRECCIN DE PROYECTOS

Qu es la Direccin de Proyectos?
Conocimiento
(Informacin, experiencia, estandares:PMBOK)

Habilidad
(Destrezas, competencias, el Ser, arte)

Herramientas
(Activos de la Organizacin- Instrumentos para automatizar
tareas -MS Project, planillas electrnicas, etc.)
Tcnicas
(Cultura- Estimacin de esfuerzos,
anlisis de riesgos, etc.)

PROYECTOS Y DIRECCIN DE PROYECTOS

Criterios de xito vs. xito

Plazo
Presupuesto
Beneficios de Negocio

Alcance
Calidad

PROYECTOS Y DIRECCIN DE PROYECTOS

Fallas en Proyectos
Estimados Pobres
Falta de Patrocinio
Pobre definicin de metas/objetivos
Cambios en alcance
Falta de Recursos
Pobre comunicacin
Falta de involucramiento de interesados
Cambios del entorno
Cambios estratgicos
Planeamiento inadecado de riesgos
Ausencia de Gestin de Cambio

Proyectos Vs Operaciones
o Realizados por individuos

o Limitados por restricciones

INICIO

Transacciones
vs
Emprendimientos nicos

o Planificados, ejecutados,
supervisados y controlados
TIEMPO

o Realizados con el fin de

alcanzar objetivos de la
organizacin o planes
estratgicos.

OPERACIONES

PROYECTO

Eficiencia
Operativa

xito
Efectividad

FIN

Gua del PMBOK: FINALIDAD Y ESTRUCTURA

The Project Management Body of Knowledge

Proyectos Individuales

Vocabulario

Contiene el estndar (Anexo A1).

Buenas prcticas
Proporciona pautas
Define conceptos:
Ciclo de vida
Procesos

Gua del PMBOK: FINALIDAD Y ESTRUCTURA

The Project Management Body of Knowledge

Administracin
General

Conocimiento rea de
Aplicacin

Conocimiento sobre
gestin de proyecto

PMBOK Guide: FINALIDAD Y ESTRUCTURA

Qu es la Gua del PMBOK

L1
(Gua)
L2
(Sector)

Construccin

L3
(Organizacin)
L4
(Naturaleza/Tama
o)
L5
(Proyecto Especfico)

Empresa 1

Tipo/Tama
o1

Proyecto 1

Empresa 2

Tipo/Tama
o2

Proyecto 2

Software

Gua del PMBOK: FINALIDAD Y ESTRUCTURA

Estructura de la Gua del PMBOK

Grupos de
Procesos
Inicio
Planificacin

Ejecucin
Seguimiento y
Control

Cierre

reas de
Conocimiento

Alcance
Integracin
Costos
Tiempos
Calidad
Recursos Humanos
Comunicacin
Riesgos
Adquisiciones
Interesados

ESTRATEGIA Y PROYECTOS

ESTRATEGIA Y PROYECTOS

Las 3Ps del Project Management:

Cumplir con los objetivos estratgicos
de negocio

Operaciones

Proyecto 20

Proyecto

Proyecto 10

Actividades

Proyecto

Proyecto 2

Proyecto 1

Direccin coordinada
Beneficios y control superiores a si
fueran dirigidos individualmente

ESTRATEGIA Y PROYECTOS

Estrategia

Portafolio

Proyecto

Operacin

Visin

Clientes

Misin
Inicio

Planeamiento

Ejecucin

Seguimiento
y Control

Valores
Objetivos

Usuarios
Cierre

Empleados
Procesos de Direccin de Proyectos

Beneficios

Gobierno del
Proyecto
Concepcin

Elaboracin

Resultados

ESTRATEGIA Y PROYECTOS

Business Value

Gestin de
Portafolio

Gestin de
Programas

Gestin de
Proyectos

Gestin de
Operaciones

Niveles de madurez
NIVEL DE MADUREZ

1
ESPORADICO
Uso espordico

2
INICIAL
Si

3
IMPLEMENTAR

4
SEGUIMIENTO

Metodologa

No

Lanzamiento

Usada

Ciclo de vida
integrado

Documentacin formal

No

No
estandarizada

Estandarizada

Gestin de Proyectos

Estndares
Conocimiento
Uso

No
No

Entrenamiento
Soporte de la organizacin

No
No

Lecciones Aprendidas

Si
Mayora de
proyectos

Todo proyecto

Si
Base de datos
Si

No

Gestin del
conocimiento,
Procesos de
transferencia

Estructurado
No recopiladas

Soporte a la estrategia
PMO
Beneficios del proyecto

Si
No apropiado

5
OPTIMIZAR
Mejora
continua
Mejora
continua

Establecida
Monitoreados

27

ESTRATEGIA Y PROYECTOS

La Oficina de Direccin de Proyectos

Estructura de gestin que estandariza
los procesos de gobierno relacionados con el proyecto
Facilita compartir recursos, metodologas, herramientas y tcnicas.
PMO

Directores de Proyectos

Cambios significativos que impactan

a los Objetivos del negocio
Optimiza los recursos para todos los
proyectos
Gestiona metodologa, normas,
interdependencias, etc.

Objetivos especficos del

proyecto
Administra los recursos
asignados al proyecto
Gestiona alcance,
cronograma, costo, etc.
Enero 2,012

28

ESTRATEGIA Y PROYECTOS

Funciones Principales de la PMO

Gestin de recursos
compartidos

Auditoras de proyectos

Desarrollo de metodologas de
gestin de proyectos

Desarrollo de procedimientos,
polticas, modelos

Capacitacin,
entrenamiento

Gestin de
comunicaciones
Enero 2,012

PREGUNTAS DE LA SESION

Temas a revisar

Proyectos y Gestin de Proyectos

Gua del PMBOK: Finalidad y Estructura.
Proyectos vs. Operaciones.
Estrategia y Proyectos
Rol del gerente de proyecto
Tipos de organizacin.
Factores ambientales y activos de la
organizacin.
Interesados
Ciclo de vida del proyecto y del
producto.
Fases del proyecto.
Procesos de la direccin de proyectos.
Datos, informacin y reportes durante el
Proyecto.

Logros de la sesin
Al finalizar la sesin, el participante estar en
condiciones de:
o Sintonizar con el Rol del Director del Proyecto.
o Reconocer los tipos de estructuras que soportan el
desarrollo de los proyectos.
o Identificar los factores ambientales y activos de la
organizacin que influyen en un proyecto.
o Conocer los tipos de interesados y la importancia de
gestionarlos.

PROYECTOS Y DIRECCIN DE PROYECTOS

El Rol del Director del Proyecto

nico responsable por
resultado final.
Integrador
Gerencia prioridades
entre los diferentes
objetivos del proyecto.

Tipos de Organizacin : Funcional y Proyectizada

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Organizacin Funcional

Coordinacin
del Proyecto

Gerente
Funcional

Personal

Director
de Proyecto

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Director
Ejecutivo

Director
del Proyecto

Organizacin
Proyectizada
Project Management Institute, Gua de los
Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK) Quinta Edicin, Project Management
Institute, Inc., 2013, Grficos 2-1 y 2-5.

Director
del Proyecto

Director
del Proyecto

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Tipos de Organizacin: Matricial

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Director de
Directores del proyerto

Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

Organizacin Matricial fuerte

Coordinacin del Proyecto

Project Management Institute, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK)
Quinta Edicin, Project Management Institute, Inc., 2013, Grfico 2-4, Pgina 30.

Tipos de organizaciones de proyectos

\Estructura de
la organizacin
Caractersticas del proyecto

Matricial

Funcional

Autoridad del director

del proyecto

Poca
o ninguna

Disponibilidad de
recursos

Poca
o ninguna

Quin controla el
presupuesto del
proyecto

Gerente
funcional

Matricial
dbil

Matricial
equilibrada

Matricial
Fuerte

Orientada a
proyectos

Limitada

Baja a
moderada

Moderada a
alta

Alta a
casi total

Limitada

Baja a
moderada

Moderada a
alta

Alta a
casi total

Gerente
funcional

Combinacin

Director del
proyecto

Director del
proyecto

Rol del director del

proyecto

Dedicacin
parcial

Dedicacin
parcial

Dedicacin
completa

Dedicacin
completa

Dedicacin
completa

Personal
administrativo de la
direccin de proyectos

Dedicacin
parcial

Dedicacin
parcial

Dedicacin
parcial

Dedicacin
completa

Dedicacin
completa

FACTORES AMBIENTALES Y ACTIVOS DE LA ORGANIZACIN

Factores Ambientales
Procesos estructura Cultura
Recursos Humanos

o Pueden provenir de cualquiera de

las organizaciones implicadas en el
Proyecto.

Condiciones de mercado
Administracin de personal

oAumentan o restringen las

opciones.

Normas de Industria o gobierno

Infraestructura
Tolerancia al riesgo, clima
poltico
Bases de datos, sistemas de
informacin

oPueden influir de manera

positiva o negativa en el
resultado del proyecto

FACTORES AMBIENTALES Y ACTIVOS DE LA ORGANIZACIN

Activos de los procesos de la organizacin

Procesos y
procedimientos

Procesos estndar
Plantillas
Procedimientos
Requisitos de comunicacin
Procedimientos de control
de problemas
Procedimientos de control
de cambios

Base Corporativa
de Conocimiento

Bases de datos para la

medicin de procesos.
Archivos del proyecto
Informacin histrica
BBDD para la gestin de
problemas.
BBDD de conocimiento
BBDD de costos y
presupuestos

Interesados del Proyecto

Personas y organizaciones que participan de forma activa en
el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como
resultado de la ejecucin del proyecto o de su conclusin.
Usuarios/
Clientes

PMO

Gerente de
Operaciones

Patrocinador

Equipo de proyecto
Gerente de
Portafolio

Director
del Proyecto

Gerente de
Programa

Partners de
negocios

Miembros
del equipo
de Proyecto

Gerentes
funcionales
Influyentes

La identificacin de los
interesados es un
proceso continuo y
puede resultar difcil.

Interesados del Proyecto

El equipo de direccin del Proyecto:
Identifica a los interesados.
Determina sus requisitos y expectativas
Gestiona su influencia en relacin con los requisitos para
asegurar el xito del proyecto.
Pueden influir sobre:
El proyecto
Los entregables y
Los miembros del equipo

Interesados del Proyecto

o Director del proyecto.
Persona responsable de dirigir el proyecto.
o Cliente/Usuario.
Persona u organizacin que utilizar el
producto del proyecto. Mltiples niveles de
D
Alta
Mantener
Gestionar
clientes.
F cercanament
Satisfechos
o Miembros del equipo del proyecto.
e
El grupo que realiza el trabajo del proyecto.
(Interesados
B
A
Clave)
o Patrocinador.
PODER
La persona o el grupo que proporciona los
H
E
recursos financieros, monetarios o en especie,
Monitorear
Mantener
(Mnimo
para el proyecto.
informados
esfuerzo)
o Influyentes.
C
Baja
G
Personas o grupos que no estn directamente
relacionados con la adquisicin o el uso del
Baja
Alta
producto del proyecto, pero que, debido a su
INTERES
posicin en la organizacin del cliente u
organizacin ejecutante, pueden ejercer una
influencia positiva o negativa sobre el curso
del proyecto.

INTERESADOS, GOBIERNO Y EQUIPO DEL PROYECTO

Juntos en la realizacin del proyecto para lograr sus objetivos

INTERESADOS, GOBIERNO Y EQUIPO DEL PROYECTO

Identificacin de interesados

Aplicacin 3

En grupo, desarrollar la lista de por lo menos 10 involucrados del

siguiente proyecto:
El Gobierno Regional ha contratado a la Empresa Construcciones S.A.
para que remodele toda la Plaza de Armas de la ciudad, incluyendo las
pistas de las cuadras que convergen en la Plaza.
Con eso el Presidente Regional espera generar trabajo en el rubro de
contruccin civil y de esa forma incrementar los votos para su partido
en la siguiente eleccin de presidentes regionlaes.
El expediente tcnico ha sido elaborado por Empresa Arquitectura
S.A., quienes a su vez supervisaran la remodelacin.
La remodelacin va a afectar dos edificaciones consideradas histricas
por el Instituto Nacional de Cultura.
Los fondos provienen de una donacin de la Cmara de Comercio de la
Ciudad y sern administrados la ONG ProCiudad.
El 75% de los medios de comunicacin de la ciudad estn en
desacuerdo con el proyecto, porque no confan en la ONG ProCiudad
debido a que ha sido comprendida en una investigacin sobre
malversacin de fondos. Dos congresistas de la regin han
manifestado su oposicin al proyecto, por lo que consideran una
maniobra poltica para asegurar votos.
La remodelacin va a tomar 15 das ininterrumpidos, de Lunes a
Domingo y se trabajar las 24 horas del da.

PREGUNTAS DE LA SESION

Logros de la sesin
Al finalizar la sesin, el participante estar en
condiciones de:
o Identificar las diferencias entre proyectos, productos
y sus respectivos ciclos de vida.
o Identificar las fases de un proyecto.
o Reconocer los principales procesos involucrados en
la Direccin de Proyectos.
o Diferenciar los conceptos de datos, informacin y
reportes en un proyecto.

Temas a revisar

Proyectos y Gestin de Proyectos

Gua del PMBOK: Finalidad y Estructura.
Proyectos vs. Operaciones.
Estrategia y Proyectos
Rol del gerente de proyecto
Tipos de organizacin.
Factores ambientales y activos de la
organizacin.
Interesados
Ciclo de vida del proyecto y del
producto.
Fases del proyecto.
Procesos de la direccin de proyectos.
Datos, informacin y reportes durante el
Proyecto.

CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO

Relacin y Comparacin

Actualizacin
IDEA
Estrategias
De
Negocio

Colegio
requiere
ampliacin

OPERACIONES
Ciclo de vida
del proyecto
Proyecto: Construir un
Colegio.
Producto Final: Colegio

Ciclo de vida de producto

Fases secuenciales,
Condicionados a necesidades de fabricacin y
control de la organizacin
Ultima fase: retiro

Ciclo de Vida del Producto

Producto: Colegio construido
Servicio regular por 20 aos

Ciclo de vida de proyecto

Normalmente esta contenido dentro de uno o
mas ciclos de vida del producto.

CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO

Tipo

oPredictivos
oIterativos e Incrementales
oAdaptativos

CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO

Actividad durante el Ciclo de Vida del Proyecto
Documentacin
del proyecto
archivada

Nivel de Actividad

Acta del Proyecto

Project Charter

Plan de
Gestin del
Proyecto

Salidas de la Gerencia de Proyectos

Productos

Entregables
aceptados

Tiempo

FASES DEL PROYECTO

o Son divisiones dentro del mismo proyecto.
o Facilitan direccin , planificacin y control.
o La terminacin de una fase se denomina
o salida de fase,
o hito,
o puerta,
o punto de decisin.

FASES DEL PROYECTO

Generalmente Definen:
o
o
o
o

Tipo de trabajo tcnico

Entregables, cmo se revisa, verifica y valida
Involucrados en cada fase.
Cmo controlar y aprobar cada fase.

Fase I: Viabilidad
y Financiamiento

Fase II:
Diseo

Seguimiento y Control

PLANIFICACION

PLANIFICACION
CIERRE

EJECUCION

Seguimiento y Control

Seguimiento y Control

PLANIFICACION
INICIO

Fase III:
Construccin y
Acabados

INICIO

CIERRE
EJECUCION

INICIO

CIERRE
EJECUCION

Producto:
Club Ecolgico
Vacacional

FASES DEL PROYECTO

Relaciones Entre Fases
Relacin Secuencial
o Una Fase se inicia despus de concluir la
anterior.
o La transicin de una fase a otra, por lo
general, est definida por alguna forma de
transferencia.

Fase I

Fase II

Fase III

FASES DEL PROYECTO

Relaciones Entre Fases
Relacin de Superposicin
o Fase se inicia antes que finalice la anterior.
o Puede aumentar el riesgo de un reproceso si
la fase siguiente avanza sin los resultados
clave de la fase anterior.
Fase I

Fase II
Fase III

FASES DEL PROYECTO

o Fases: un elemento del ciclo de vida del proyecto.
o Depende:
o Naturaleza del Proyecto
o Organizacin ejecutante

o Pueden estar estandarizadas o la organizacin

permite al equipo de direccin del proyecto elegir lo
que consider apropiado para el proyecto.

Fases del Proyecto

Caso:
Esquematizar (hacer un
diagrama) del ciclo de vida
de un proyecto, con no
menos de 4 fases

Aplicacin 4

PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Definiendo Procesos
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades
interrelacionadas para obtener un producto, resultado o servicio
predefinido.

Entradas

Herramientas

Salidas

Los procesos de la direccin de proyectos y los procesos orientados

al producto se superponen e interactan durante el proyecto.
Por ejemplo, no se puede definir el alcance del proyecto si no se tiene
una comprensin bsica acerca de cmo crear el producto
especificado.

Procesos
ORIENTADOS AL PROYECTO
Aplicacin independiente a
la naturaleza del proyecto
Enfoque de Gestin
Aseguran que el proyecto se
desarrolle en forma eficaz

ORIENTADOS AL PRODUCTO
Varan segn el rea de
aplicacin
Base tecnolgica especfica
Especifican y crean el
producto

Se superponen e interactan a lo largo del ciclo de vida del proyecto

PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos
Seguimiento y Control
PLANIFICACION
INICIO

CIERRE

EJECUCION

Nivel de Interaccin

Iniciacin

Planificacin

Ejecucin
Monitoreo y
Control

Tiempo del proyecto

Cierre

PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos de Inicio (2)

o Se elabora el acta de constitucin del proyecto para formalizar
el inicio del proyecto.
o Se identifican los interesados claves, internos y externos que
van a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado
global del proyecto.
o Dentro de los procesos de iniciacin, se define el alcance de
alto nivel y se comprometen los recursos financieros esenciales.
o La evaluacin, aprobacin y financiamiento del proyecto se
manejan fuera de los lmites del proyecto.
Si aun no fue nombrado,
se selecciona al Director de Proyecto.

PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos de planificacin (24)

o Delinean la estrategia, tctica y el curso de accin para completar el
proyecto con xito.
o Identifican, definen y maduran el alcance, el coste y las actividades del
proyecto.
o Como consecuencia de la naturaleza multidimensional de la direccin de
proyectos se producen bucles de retroalimentacin repetidos que se
utilizan para nuevos anlisis.

Integracin
Plan de Direccin del Proyecto

Alcance

Recursos
Humanos

Tiempos

Comunicaciones

Riesgos

Costos

Adquisiciones

Calidad

Interesados

PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos de Ejecucin (8)

o Son los procesos ejecutados para completar el trabajo
definido en el plan de gestin del proyecto.
o Envuelve la coordinacin de personas y recursos, as como la
integracin y ejecucin de actividades del proyecto
o Los resultados de la ejecucin pueden generar volver a
planificar y actualizar las lneas base.

PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos de Seguimiento y Control (11)

o Procesos utilizados para seguir, revisar y regular el progreso y
performance del proyecto.
o El proyecto es observado y medido constantemente para
identificar variaciones del plan de gestin de proyecto
o Control de cambios y recomendaciones de acciones
preventivas.

PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos de Cierre (2)

o Son los procesos ejecutados para finalizar formalmente todas
las actividades de los grupos de procesos de la gestin de
proyectos.
o Obtener la aceptacin del cliente o patrocinador
o Realizar una revisin posterior al proyecto o fase
o Registrar los impactos y mediciones de los procesos

GRUPOS DE PROCESO, AREAS DE CONOCIMIENTO Y PROCESOS

DE GESTION DE PROYECTOS
(Parte 1)
reas de
Conocimient.

Gestin de la
Integracin

Grupos de Procesos
Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Desarrollar Desarrollar el Plan para Dirigir y gestionar el

Acta de
la Direccin del
trabajo del proyecto
Constitucin Proyecto

Seguim. y Control

Monitorear y controlar el Cerrar el

trabajo del proyecto
Proyecto o
Realizar control
Fase
integrado de cambios

Gestin del
Alcance

Planificar la Gestin del

Alcance
Recopilar requisitos
Definir el alcance
Crear la EDT

Validar el alcance
Controlar el alcance

Controlar el cronograma

Gestin del
Tiempo

Planificar la gestin del

cronograma
Definir las actividades
Secuenciar actividades
Estimar Recursos
Estimar duraciones
Desarrollar el
Cronograma

Gestin de los
Costos

Estimar los costos

Determinar presupuesto

Controlar los costos.

Gestin de la
Calidad

Planificar la calidad

Cierre

Realizar aseguramiento Controlar la calidad

de la calidad

GRUPOS DE PROCESO, AREAS DE CONOCIMIENTO Y PROCESOS

DE GESTION DE PROYECTOS
(Parte 2)
reas de
Conocimient.
Gestin de los
Recursos
Humanos

Gestin de las
Comunicaciones

Gestin de los
Riesgos

Gestin de las
Adquisiciones
Gestin de los
Interesados

Grupos de Procesos
Iniciacin

Planificacin
Desarrollar el Plan de
Recursos Humanos

Planificar la gestin de
las comunicaciones

Ejecucin

Cierre

Adquirir el equipo del

proyecto.
Desarrollar el equipo del
proyecto
Gestionar el Equipo del
proyecto
Administrar las
Controlar las
comunicaciones.
comunicaciones.

Planificar la Gestin de
Riesgos
Identificar riesgos
Realizar anlisis
cualitativo de riesgos.
Realizar anlisis
cuantitativo de riesgos.
Planificar la respuesta a
los riesgos
Planificar la gestin de Efectuar las
las adquisiciones
adquisiciones
Identificar Planificar la gestin de
interesados los Interesados.

Seguim. y Control

Administrar el
compromiso de los
interesados.

Controlar los riesgos

Controlar las
adquisiciones
Controlar el compromiso
de los interesados.

Cerrar las
adquisiciones

FLUJO DE LOS DATOS, INFORMCION Y REPORTES DEL

RENDIMIENTO DEL PROYECTO

Interesados

Comunicaciones

Procesos de
Control

Ejecucin
Datos

Informacin

Solicitudes de
Cambio Aprobadas

Control
Global
Reportes

Plan de Gestin

Actualizaciones al
Plan de Gestin
Control de
Cambios

PREGUNTAS DE LA SESION

 Material de curso elaborado por: Rosario Chvez Ochoa, MBA,

PMP y Ricardo Ziga Corzo
Actualizado a la 5ta Edicin del PMBOK por Enrique Mian
Alburqueque, PMP
Tratamiento pedaggico: Mabel Saldaa Ruiz, Coordinador
Acadmico IC-PUCP.
Diseo grfico: Bach. Ricardo Vargas Torres y Ricardo Ziga
Corzo