E - D O CUMENT

SISTEMA INFORMATICO PER LA GESTIONE

DOCUMENTALE, ARCHIVIAZIONE OTTICA
SOSTITUTIVA E WORKFLOW MANAGEMENT
 La crescita volumetrica degli archivi e della carta, l'esi-
genza di ottimizzare gli spazi, il bisogno di sfruttare mag-
giormente la conoscenza aziendale, unitamente all'obbligo
di ottemperare ai requisiti legali di conservazione, stanno
determinando un aumento della domanda di sistemi per la
gestione elettronica dei documenti.
e-Document è una piattaforma informatica web-based
per l'acquisizione dei dati, l'automazione e la gestione del
flusso dei documenti aziendali.
Permette di gestire qualsiasi tipo di informazione pro-
veniente da fonti diverse: documenti cartacei acquisiti di-
gitalmente, documenti creati da applicazioni, documenti o
tabulati provenienti da spool di stampa, immagini grafiche
o fotografiche, manuali, libri, disegni tecnici, ecc. ecc.
Può essere utilizzata per tutta la fase inerente la gestione
documentale ed archiviazione ottica sostitutiva di qualsiasi
tipo di documento o archivio.
architettura del sistema
Si basa su una architettura enterprise di tipo client-
server a n livelli con piattaforma di riferimento del server
rappresentata da J2EE (Java 2 Enterprise Edition) che, pro-
ponendo un'architettura a componenti basati su standard
aperti ed una elevata capacità di modularizzazione, è dotata
di strumenti per l'integrazione, la sicurezza e l'autenticazio-
ne che offrono una maggiore scalabilità ed una portabilità
totale, indipendentemente dalla piattaforma hardware uti-
lizzata.
Il vantaggio principale di questo tipo di architettura è
che non è necessario installare nessun tipo di software sul
client, che sarà indipendente sia dalla piattaforma utilizzata
che dalle problematiche di accesso a livello dati.
gestione documentale
Il sistema di gestione documentale è il componente
principale del sistema di archiviazione dei documenti in
formato elettronico, e rappresenta il motore del sistema
documentale, in quanto fornisce tutti gli strumenti base
per gestire problematiche documentali anche di notevole
complessità.
Il modulo di gestione documentale prevede la demate-
rializzazione e la gestione elettronica dei documenti con le
seguenti modalità:
• registrazione e trattamento dei documenti digitali;
• classificazione ed archiviazione dei documenti;
• assegnazione e smistamento per via telematica;
• realizzazione di un repository documentale;
• integrazione a sistemi o workflow aziendali.
archiviazione ottica sostitutiva
La conservazione ottica sostitutiva permette di eliminare
la carta e rendere la gestione documentale ancora più effi-
cace e produttiva.
Grazie all'utilizzo della firma digitale e della marca
temporale come strumenti di validazione, che permettono
di assicurare l'integrità nel tempo, l'autenticità e la validità
legale dei documenti, e rispettando le modalità tecniche
dettate dalla normativa vigente, è possibile dematerializzare
i documenti aziendali che appartengono sia al ciclo passivo
(come ad esempio le fatture dei fornitori), sia al ciclo attivo
(ad esempio la fattura verso i clienti), sia le scritture conta-
bili obbligatorie per legge.
workflow documentale
Gestire i documenti significa archiviarli ed essere in
grado poi di recuperarli, ma soprattutto avviarli attraverso i
processi aziendali che, per essere correttamente svolti, han-
no bisogno delle informazioni in essi contenuti.
La gestione elettronica dei flussi documentali è finaliz-
zata al miglioramento dell'efficienza interna e dei servizi
volti alla trasparenza dell'azione amministrativa attraverso
l'impiego di strumenti che consentono un effettivo esercizio
del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relati-
vi documenti da parte dei soggetti interessati.
Il workflow management permette di "pilotare" i diversi
passi di ciascun processo aziendale attivando, in funzione
degli stati di avanzamento delle pratiche, le funzioni ap-
plicative richieste e le funzioni comunicative e di gestione
documentale a supporto del processo stesso.
sicurezza delle informazioni
L'introduzione di deboli meccanismi di autenticazione
in ambienti distribuiti, basati ad esempio su username e
password, non sembrano più sufficienti a garantire l'identi-
ficazione certa degli utenti che accedono alle risorse azien-
dali tramite una rete geografica.
In questo panorama, trovano un naturale ambito di
applicazione le chiavi hardware di autenticazione, le quali,
oltre che fornire vantaggi unici in termini di portabilità
ed usabilità, permettono di aumentare notevolmente la
sicurezza negli accessi al sistema e nello scambio di infor-
mazioni grazie ad una autenticazione tramite codici logici
di accesso combinati ad un codice cifrato presente nel di-
spositivo hardware, che permette di cifrare e proteggere i
dati scambiati con il server applicativo in maniera del tutto
trasparente all'utente.
caratteristiche principali
Gestione Organigramma Aziendale e Permessi Utenti
L'accesso alle funzionalità è completamente regolato in funzione
della pianta organica dell'azienda e del profilo dell'utente, con la pos-
sibilità di memorizzare i rapporti gerarchici nel pieno rispetto delle
norme sulla privacy.
Gestione Protocollazione Documenti
Consente la protocollazione e l'archiviazione di qualunque tipo di
documento digitale, dei documenti cartacei, di lotti di documenti acqui-
siti tramite scanner o di spool di stampa da altri applicativi.
Gestione del Titolario e dei Fascicoli
Si occupa della classificazione, della manutenzione delle informa-
zioni relative ai documenti, della collocazione fisica dell'eventuale copia
cartacea e della riservatezza dei dati.
Gestione Assegnazione Documenti
L'assegnazione permette di "affidare" il documento ad un ufficio o
singolo utente per la sua lavorazione o semplice visione.
VANTAGGI
Benefici immediati quali l'abbattimento dei costi e l'aumento
della produttività si otterranno eliminando gli elementi cartacei
durante i processi lavorativi e fornendo un accesso immediato ai
dati aggiornati in tempo reale, anche da sedi remote, in modo da
offrire miglioramenti durante la fase decisionale.
e-Document consente di risparmiare sugli investimenti, di
migliorare la qualità del servizio offerto, di assolvere agli obblighi
aziendali e di perfezionare i tempi di lavorazione, eliminando
disguidi, errori e migliorando l'efficienza di ogni singolo dipen-
dente.
Grazie ad una legislazione nazionale che permette di rego-
lamentare il documento informatico ed alle norme attuali sulla
dematerializzazione dei documenti rilevanti ai fini tributari e
fiscali, le aziende hanno la possibilità di ridurre drasticamente
tutti gli inutili costi associati alla gestione cartacea dei documen-
ti, di essere più efficienti e competitivi in un mercato globale e di
automatizzare totalmente i propri processi.

Gestione Acquisizione Documenti tramite Modelli

Consente l'acquisizione di documenti in maniera automatizzata con
l'utilizzo di modelli configurabili dall'utente, in modo da recuperare
tutte le informazioni presenti nelle aree dei moduli che devono essere
associati alle diverse proprietà del documento.

Gestione Versioni e Revisione dei Documenti

La gestione e controllo dei documenti archiviati avviene attraverso
le attività di inserimento ed estrazione controllata (check in/check out) dei
singoli documenti, con il totale supporto nella gestione delle versioni e
revisioni dello stesso documento.
Gestione Motore di Ricerca
Il contenuto informativo dei documenti viene messo a disposizione
tramite il motore di ricerca anche full-text, che estende le funzionalità
di ricerca di base dei documenti anche ai contenuti testuali opportuna-
tamente indicizzati.
Gestione Firma Digitale e Marcatura Temporale
Consente di provvedere a tutte le operazioni di firma, verifica e di
crittografia attraverso l'utilizzo dei più comuni dispositivi hardware.
L'operazione di marcatura temporale consente di apporre sui docu-
menti i dati relativi alla segnatura temporale.
Gestione Archiviazione Sostitutiva
Permette di soddisfare tutti i requisiti di legge in modo da poter
conservare i documenti solo in formato elettronico.
Gestione Procedimenti e Workflow
Il modulo di workflow gestisce l'iter dei procedimenti ed il relativo
monitoraggio, compresa la verifica della durata degli stessi e l'emissione
di avvisi al raggiungimento di livelli di attenzione rispetto alle durate
previste.
OPENKEY è una società di sviluppo ed integrazione di ap-
plicazioni e sistemi software specializzata nell'offerta di soluzio-
ni informatiche globali per aziende e pubblica amministrazione,
che vanta una esperienza pluriennale nello sviluppo di soluzioni
enterprise.
OPENKEY è orientata a soddisfare i propri clienti nell'am-
bito di interventi di consulenza organizzativa e di sviluppo ed
implementazioni di soluzioni tecnologicamente avanzate, riu-
scendo anche ad integrarle a realtà aziendali esistenti in modo da
evitare traumi dovuti a cambiamenti tecnologici troppo radicali.
Le qualificate competenze nella progettazione e gestione di
soluzioni informatiche rivolte ad aziende e pubblica ammini-
strazione, nonché la massima attenzione verso tutte le esigenze
tecniche-organizzative della propria clientela, sono alcuni dei
punti di forza della società.
Nell'ambito di soluzioni aziendali, la OPENKEY è una tra le
poche software house italiane in grado di proporre sistemi inte-
grati per la gestione del back office e front office con tecnologia
web.
Utilizzare tecnologie web-based significa realizzare infra-
strutture tecnologiche già pronte alle evoluzioni future e riuscire
a velocizzare i tempi di reazione in un mercato in continuo
cambiamento.
OP ENKEY SRL
V ia Augusto Murr i , 4
63 100, Ascoli P icen o ( A P )
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