El Kitab TBTAK Kurumsal letiim Mdrl Tunus Caddesi No: 80 Kavakldere Ankara Telefon: 0 312 468 53 00 / 1744-1745-1746 Faks: 0 312 467 29 98 E-Posta: iletisim@tubitak.gov.tr Web: www.tubitak.gov.tr 01 Hazrlk erik Hazrlanmas 4 Sunuma Hazrlk 10 02 erik Biimi ekl Kurallar 12 Grsellik 20 03 Sunum An 26 04 Sk Yaplan Hatalar 30 4 01 HAZIRLIK Sunumla ilgili en nemli i ieriin hazrlanmasdr. Size gre nemli ve ilgi ekici bilgilerin, dinleyici kitlesini gzeterek seilip dzenlenmesi sunumunuzun baarsn da belirler. Bu blmde, sunumunuzu hazrlarken yararlanabileceiniz anahtar bilgiler yer alyor. ERK HAZIRLANMASI 5 Sunum, dinleyiciler iindir. Kendi erevenizden kp, anlatacanz konuya dinleyicinin gznden bakabilmelisiniz. ncelikle dinleyici kitleniz kim? Dinleyici kitleniz hakknda bilgi edindikten sonra, konunuz ile dinleyiciler arasndaki balanty kurmalsnz. Bu sorularn yantlarn net bir ekilde verebilmelisiniz. Sunumda konumac olarak rolnz, dinleyiciyi sunumunuzu daha kolay, daha hzl anlayabilmesi iin ynlendirmektir. Dolaysyla barolde dinleyici vardr, onlar iyi tanmalsnz. Dinleyici kitlenizi ve sunumunuzun dinleyici iin nemini belirledikten sonra kendinize unu sormalsnz: Bu sunumu neden yapyorum, amacm ne? Eer kendinizi dinleyici yerine koyarak Bu sunum benim ilgimi eker miydi? diye sorduunuzda cevabnz hayr ise, o zaman ana mesajnz yeniden deerlendirmeniz gerekebilir. Sunumunuz dinleyici odakl olmaldr. rnein sunumunuzu akademisyenlerden oluan bir toplulua yapacaksanz; dinleyicileriniz arlkl olarak hangi blge/il, niversite, blmlerden oluuyor? Anlatacanz konudaki bilgi ve ilgi seviyeleri ne? Konunuz dinleyiciler iin nemli mi? nemliyse neden nemli? Sunumunuz sonrasnda dinleyicinin hayat, dnceleri nasl deiecek, iyileecek? Dinleyicinin konunuzla ilgili temel sorunlar, merak ettikleri neler? Sunumunuzda saladnz bilgiyi dinleyici nasl kullanacak? 6 Bir sunum gerekletiriyorsanz, dinleyicileri sadece bilgilendirmek dnda bir amacnz var demektir. Onlar bir eye ikna etmek, yeni bir eyle tantrmak, tutum ve davranlarn deitirmek vb. istersiniz. Bu hedeferi kapsayan bir ana mesajnz olmal ve bu mesaj bir tek cmleyle ifade edebilmelisiniz. Ana mesajnz bir btn olarak dnrsek, tm ierik bir btnn paralar olmaldr. Sunumunuzun bir ana mesaj olmal, dier tm ieriiniz ana mesajnz desteklemelidir. Yalnzca dinleyici iin kritik olan, onun hayatn, algsn ya da davranlarn deitirebilecek bilgileri sunuma ekleyin. Sizce ilgi ekici ve nemli olan tm bilgiyi sunumunuza koyarsanz, dinleyiciler iin bu nemli bilgilerin tm vasat hale gelecektir. Konumac Paradoksu (Presenters Paradox) olarak adlandrlan bu durumda, dinleyici iin grece vasat/ilgisiz olan bilgi, nemli bilgilerin de deerini drr ve yaratmak istediiniz etkiyi azaltr. Dolaysyla dinleyici iin anlaml olmayan tm bilgiyi sunumdan karmalsnz. Konumac Paradoksuna dp, elinizdeki tm bilgiyi sunuma aktarmayn. 7 Anlattklarnz, dinleyicinin anlayabildii kadardr. Teknik terimler, yabanc dillerdeki ifadeler, dinleyiciye yabanc jargonlar alm yazlmayan ksaltmalar vb. dinleyicinin ilgisini datr ve dinleyiciyi sunumdan uzaklatrr. Sunumunuzun %90n, salonun neredeyse tamamnn anlayabilecei bir dilde ifade etmelisiniz. Terim kullanmanz gereken durumlarda, bu terimi yine onlarn anlayabilecei ekilde, aina olduklar gndelik kavramlarla aklamalsnz. rnein, Steve Jobs iPodun tantmn yaparken cihazn hafzasn 5GB olarak belirtseydi ounluun kafasnda bir ey canlanmayacakt. Jobs 5GB yerine 1000 ark diyerek, hem dinleyicilerin ilgisini ekti hem de verdii bilginin anlalr olmasn salad. Sunumunuzun %90n dinleyicilerin %99u anlayabilmelidir. %99 %90 8 Problemin tanm Problemin neden nemli olduu Sizin problemi zmedeki katknz nceki almalar yeterli mi, deilse neden? Sizin almanz mevcut almaya ne katt? Gelitirdiiniz teknoloji, yenilik Ynteminiz Sonular Gelecee ynelik almalar Proje zeti Aada, bir proje sunumunun ak rnei yer alyor: rnek bir sunumun; Giri ksmnda; sunum amacnz, dinleyicinin sunumunuzdan ne kazanaca ve sunum aknz; Gelime ksmnda; belirlediiniz problem, konuya dair mevcut durum ve idealde nasl olmas gerektii, problem/duruma sizin katknzn neler olaca; Son ksmnda ise; anahtar mesajlarnz, varsa duyurular (rnein ar duyurusunun son bavuru tarihi) ya da dinleyiciden beklenenler (doldurulmas gereken anketler vb) ve konumac ya da ilgililerin isim ve irtibat bilgilerini paylaabilirsiniz. Sunum aknz iyi planlamalsnz. 9 Son dakika sunumlarna hazrlanmann en iyi yolu uzmanlk alannzla ilgili ablon bir sunum hazrlamaktr. ablon sunuma ek olarak, alannzla ilgili zaman karnza kan arpc istatistik, hikaye ve anekdotlar sunum dosyanza not aln. Bylelikle, hazrlk an geldiinde tek yapmanz gereken, elinizdeki materyalleri sunum yapacanz konu, sre ve dinleyici kitlesine gre dzenlemektir. Son dakika tela ile nemli bir noktay atlamamak iin, kendinize bir kontrol listesi hazrlayn. Listenizde sunum hazrlarken ya da gerekletirirken sizi en ok zorlayan, unutma ihtimalinizin yksek olduu konular bulunabilir. Son dakika sunumlar iin nceden hazrlkl olmalsnz. ablon sunum, projeniz ya da destek programlarnzla ilgili bilgi, grsel ve tantm flmi vbden oluan en geni sunumdur. Bu sunumda gncellenmesi ve revize edilmesi gereken noktalar dikkatinizi ekecek ekilde belirtmelisiniz. nk ablon sunum kullanmann en riskli yan, sunumlarda eski tarih ve geerlilii kalmayan bilgilerin unutulmasdr. 10 Sunum heyecan ile ba etmek baz insanlar iin dnldnden zordur. Heyecannz yattrmaya ve dikkatinizi sunuma younlatrmanza yardmc olacak baz nerileri bu blmde bulabilirsiniz. SUNUMA HAZIRLIK 01 HAZIRLIK 11 Ortamda yabancysanz, sunum ncesinde dinleyicilerin birka ile sohbet ederek ortam tanmaya gayret edin. Hislerinizi pozitif duygularla ifade edin, heyacan ile gerginlik farkl eylerdir ve sunum ncesinde heyecanlanmak gayet normaldir. yi bir sunumun nasl olmas gerektiine dair nyarglarnzdan kurtulun (iyi bir sunum sohbet havasnda olmaldr, anekdotlar iermelidir gibi). Sunumunuzu oka prova edin, yeterince prova edilmi sunumlar doalama etkisi verir. Mmknse, provanz videoya kaydedin ve bu konuda gvendiiniz kiilerle izleyerek gelitirilmesini tavsiye ettikleri noktalar belirleyin. Provalarnz ayna karsnda yapmayn; mimik ve vcut duruunuza odaklanmaktan sunuma ilginizi kaybedebilirsiniz. Heyecann youn olduu ilk birka dakikada syleyecekleriniz ile rahatlama etkisiyle genellikle unutulan son mesajlarnz ezberleyebilirsiniz. Sunum alan, ve ses dzenini nceden kontrol edin. Sunumuzun (zellikle video, flm gibi grnt ieren sunumlarn) dier bilgisayarlarda da altn kontrol edin. Sunumunuzu hazrlarken ve sunum esnasnda size ayrlan sreyi gz nnde bulundurun. Sunumuzu yazm denetimi (spell check) ile kontrol ederek sunumunuzda yazm ve imla hatas bulunmadndan emin olun. 12 02 ERK BM EKL KURALLAR Etkili slaytlarn srr basitlik, az yaz-ok grsel kullanm ve slaytlar arasndaki grsel uyumdan geer. Bu sebeple, slaytlarnzn her birinde ayn fontun, ayn ya da benzer renklerin ve benzer byklkte yaz karakterlerinin kullanm ieriin etkili iletiiminde nemlidir. Bu blmde TBTAK temsilen yaplan sunumlarda uyulmas gereken ekli kurallar ile slaytlarnzn anlalabilirliini artracak nerileri bulabilirsiniz. 13 BALIK Balklardaki yaz karakterlerinin bykl en fazla 32 punto olmaldr. Birinci dzey maddeler iin en fazla 28 punto kinci dzey maddeler iin en fazla 24 punto nc dzey maddeler iin en fazla 20 punto Kaynaka iin 11-12 punto kullanlmaldr. Bir slaytta en fazla 60 szck yer almaldr. 6 adet madde kullanlmaldr. Grsel iermeyen slaytlarda en fazla 14 Slaytta bilgi ve mesajlar ileten metinlerin yazmnda siyah (RGB 0,0,0) ve/veya lacivert (RGB 0,32,96), bordo (RGB 192,0, 0) renkleri kullanlmaldr. BALIK Alt Balk Slayt ierikleri iki yana yaslanmamal, sola yasl olarak kullanlmaldr. Metin kutular, sa ve sol kenarlara fazla yaklamayacak ekilde dzenlenmelidir. Balklar ak ve net olmal ve tek bir satr gememelidir (tercihen en fazla 5 kelimeden olumaldr). 15 Sunumlardaki veriler, -zellikle karlatrmal olanlar- ayn cinsten ifade edilmelidir. rnein, destek tutar ve saysndaki art ifade ediliyorsa verilerin yl aralklar ayn olmal; tutardan bahsediyorsak veriler ayn yla endekslenmeli ve para birimleri ayn olmaldr. ( = $, =) Saysal veriler dinleyicileri yormayacak ekilde yuvarlanmaldr (15.982 yerine yaklak 16 bin). Slaytlar arasnda, sunum ak ve o an sunumda nerede olunduu hatrlatlmaldr. Slayt ieriindeki maddeler, iki satr gememelidir. Balk Balkta ve ierikte, kelimelerin tm harferi byk harf olarak kullanlmamaldr. rnein; SUNUMLARDA DKKAT EDLMES GEREKEN EKL KURALLAR yerine Sunumlarda Dikkat Edilmesi Gereken ekl Kurallar eklinde kullanlmaldr. Bir slaytta tercihen en fazla iki farkl yaz bykl kullanlmaldr. Balk 16 Y RNEK yi ve Kt rnekler Balk 28 Punto ve maksimum 5 kelime 24 punto 22 punto ve 3 seviye ierik Konuyla ilgili uygun say ve byklkte grsel kullanlm Balk 5 kelime snrn am Yazlar mesaj eklinde deil cmle eklinde kullanlm Maksimum 6 dzey madde snr alm ok fazla yaz kullanlm Grsel kullanlmam KT RNEK 17 Yaz-grsel dengesi salanm Mesajla alakal grsel kullanlm Mesaj, ksa ve net olarak, cmle eklinde ifade edilmi Sunum aknda nerede olunduu slaytta gsterilmi KT RNEK Y RNEK Slaydn mesaj net ifade edilmemi Yazlar kutularn dna tam Kaynaka ve notlar ksmnda 11 puntodan kk punto kullanlm ok youn bilgi paylalm ok fazla ve birbiriyle ilgisiz grsel kullanlm 18 KT RNEK Youn yaz ve grsel kullanlm Grsel anlalmyor ve grseldeki yazlar okunmuyor Mesaj ieren ifadeler yerine cmleler kullanlm Bo alanlar korunmu Konuyla ilgili, uygun sayda grsel kullanlm Yazlar az ve okunur Y RNEK 19 Slayt ok fazla bilgi ve yaz ieriyor Renkli zeminde beyaz yaz kullanm gz yoruyor Veriler dz yaz yerine grafk ya da infograf ile daha etkili aktarlabilirdi KT RNEK Y RNEK Grsel gereksiz kullanlm, bo alanlar korunmal ok fazla yaz kullanlm Satr aralklar az tutulmu Yaz ve grselin birlikte kullanm ile slaydn anlalabilirlii artrlm Grselde ak renk fon, koyu renk yaz kullanlm Bo alanlar korunarak dikkat ierie ekilmi ne karlmak istenen bilgiler koyu renk yazlm Yazlar cmle deil anahtar kelimeler eklinde kullanlm 20 GRSELLK nsanlar rendiklerinin %75ini grerek, %13n ise duyarak renir. Baka bir deyile, mesajnz iletmenizde slaytlarnzn grsellii olduka etkilidir. Ancak grsel geler yalnzca gerekten gerektiinde kullanlmaldr ve kullanmlarnn bir amac olmaldr. Bu blmde sunumuzun grsel iletiim gcn artracak nerileri bulabilirsiniz. 02 ERK BM 21 Slaytlarnzda yazlar dnda grsel (resim, grafk, infograf vb) kullanm, dinleyicilerin ilgisini ekmek ve sunumuzdaki bilgilerin aklda kalcln artrmak iin etkilidir. Bilgiyi aktarrken; tek bana grsel kullanmak, sadece yaz kullanmaktan 3 kat; grsel ve yazy birlikte kullanmak ise sadece yaz kullanmaktan 6 kat daha etkilidir. Yaznn resimle birlikte kullanm, bilginin hatrlanabilirliini da ayn lde artrmaktadr. Grselleriniz, slaytta iletmek istediiniz mesajla ilgili olmal, onu glendirmelidir. Ssleme amal kullanlan grseller, bilgi aktarmn kolaylatracana zorlatrr, dinleyicinin ilgisini datr. rnein Steve Jobs, Mac Air dizst bilgisayarnn tantmnda bilgisayarn zelliklerini sralamak yerine dinleyicilerin karsna bir zarfa karak onlar artm ve bilgisayarn en nemli yenilii olan inceliine vurgu yapmt. Slaytlarnzda yaz ve grseller dengeli kullanlmaldr. Grselleriniz iletmek istediiniz mesajla alakal olmaldr. Ku %10 Ku %65 22 Grafk eitleri arasnda mesajnz en iyi aktaracak grafi semelisiniz. Aktarmak istediiniz veri seti ve vurgulamak istediiniz mesaja gre (yllar baznda art, farkl deikenler aras iliki vb.) kullanmanz gereken grafk eidi de deiir. Hangi grafk eidinin, hangi veri setini daha iyi aktaraca konusunda aadaki rneklerden yararlanabilirsiniz. izgi grafkler (line chart) yllar baznda deien eilimleri gstermede etkilidir. 23 Stun grafkler (bar chart), belli bir an iin farkl gstergeler aras ilikiyi gstermede etkilidir. Pasta grafkler (pie chart), 100e tamamlayabileceiniz oransal dalmlar aktarmada etkilidir. 24 Tablolar, verilerinizi grsel bir dille yanstabileceiniz aralar deildir. Tablolar, ancak verilerinizin bykl birbirinden ok farklysa kullanmalsnz. rnein; 10, 300, 50.000, 8.700.000 gibi. Tablolarda kullanlan renkler de aslnda bir eit bilgidir. Renkleri ssleme amal deil, vurgulamak istediiniz verilere dikkat ekmek iin kullanmalsnz. Klasik grafklerin yan sra infografar, zellikle youn bilgi ieren slaytlarn dinleyiciye aktarmnda etkilidir. nfografarnz, online infograf retimi sitelerinden kendiniz tasarlayabilirsiniz. 25 Dinleyiciler grafi grdnde sizin aklamanza gerek duymadan anlayabilmelidir. Bu da grafkte, hangi verinin neyi ifade ettiinin aka yazlmasn gerektirir. X-Y eksenlerinin hangi veriyi ifade ettii, para birimleri, yl aralklar gibi bilgiler net bir ekilde grafkte yer almaldr. Hangi grafi kullanrsanz kullann, fonunuz tek renkten olumal ve grafin okunabilirliini kolaylatracak bir renk seilmelidir. Okunabilirlik iin en ok tercih edilen, ak renk fon ve koyu renk yaz rengi kullanmdr. Grafk ieren slaytlar animasyon iermemeli; grafk slaytta oynamamal ya da para para gelmemeli, sabit durmaldr. Kullandnz grseller, sunum yapacanz salonun en arka srasndan da rahatlka grlebilir byklk ve netlikte olmaldr. Slaytlarnzdaki bo alanlar grsellerle doldurmaya almayn, bo alanlar mevcut ieriin n plana kmasna katk salar. Animasyon, video, flm kullanm sunum konunuza gre olduka etkili aralardr. Ancak ok youn ya da konuyla ilgisiz kullanmlar izleyicinin dikkatini datr. Grafkler, verileri sadece aktarmamal, kendilerini anlatabilmelidir. 26 03 SUNUM ANI Grsel ve ierik asndan iyi hazrlanm bir sunum, dinleyiciye aktarlabildii oranda baarl olacaktr. Bu andan, sunum esnasndaki ses tonunuz ve dinleciyle iletiiminiz dnlenden nemlidir. Bu blmde, sunum esnasnda mesajnz aktarrken yararlanabileceiniz nerileri bulabilirsiniz. 27 Dinleyicinin ilgisi 10 dakika sonrasnda hzla der. Sunumuz 10 dakikay ayorsa, sunum kurgunuzu ilginin dt noktalarda ilgiyi yeniden uyandracak ekilde kurgulamalsnz. lgiyi toplamada en etkili yol duygusal etki yaratmaktr. Duygusal etki, dopamin salgsn da aktive eder -ki beynin hafza ve bilgi ileme fonksiyonlar da dopamin salgs ile aktive olur. Duygusal etkiyi; dinleyicilerin glmesi salanarak, onlar hayal glerini kullanmaya tevik ederek, arpc karlatrmalar, ilgin anekdotlar vererek ve sunumunuzdan keyif aldnz gstererek salayabilirsiniz. Konumanz dinleyicinin ilgisini canl tutacak ekilde kurgulamalsnz. Sunum annda orada olun; kendinize ve nasl grndnze deil, dinleyiciye odaklann. Dinleyici ile gz temas kurun, srekli elinizdeki notlara, bilgisayar ekranna ya da slaytlara bakmayn. Dikkatinizin daldn hissettiinizde, bir dinleyici sein ve onu glmsetene ya da bayla sizi onaylatana kadar ona odaklann (5-6 saniye). Dinleyicilerle srekli gz temas kurun. lgi Seviyesi Sunum Sresi 28 Etkileyici bir ses tonunuz ya da vcut diliniz olmayabilir ancak samimiyet doal yeteneklerden nemlidir. Bu sebeple, iyi bir konumacy taklit etmeye almayn. Doal iletiim stilinizi oturtun, kendiniz olun. Doal olann sevildiini ve kabul grdn unutmayn. Kendiniz olun. Mesaj iletiminin %55ini vcut diliniz ve %35ini ses tonunuz olutururken; syledikleriniz ise %10unu oluturur. Ses tonunuzu en etkili ekilde kullanmak iin, doal konuma tonunuzda ve hznzda, yksek sesle ve tane tane konuun. Heyecan ou kez sesimizin titremesine ve normalden az kmasna sebep olur. Heyecannz yattrmak iin sunum ncesi nefes egzersizleri (diyafram nefesi) yapabilir ya da ok sevdiiniz birini dnerek heyecannz yattrabilirsiniz. Vcut dilinizi kullanrken; kollar nde ya da arkada kavuturmak, elleri cebe sokmak, bilekleri kitlemek gibi kapal vcut durularna dikkat edin; gvensizlie ve iletiim kurmama isteini iaret ederler. Ellerin iki yana almas gibi ak vcut durular ise rahat ve iletiime ak olduunuzu ifade ederken; rnein ellerin at eklinde nde kavuturulmas ya da ellerin belde tutulmas konu ve dinleyici zerinde hakimiyete iaret eder. Vcut dilinin ve ses tonunun nemini es gemeyin. kapal ak 29 Sahnede dinleyicilerin sizi, sizin de dinleyicileri rahatlkla grebileceiniz bir noktada durun. Krsnn arkasna ya da sahnenin kesine saklanmayn. nemli bir ey syleyeceiniz zaman dinleyicilerden bir ksmna birka adm yaklan; konuyu deitirirken ya da sessiz kalacanz anlarda ise birka adm geri gidin. Sahnede durduunuz yer nemlidir. Soru-cevap blmnde gelebilecek sorular ve yantlarnz sunum ncesinde dnn. Soru geldiinde savunmaya gemeyin ve ncelikle soruyu anladnzdan emin olun. Soru sorulurken cevabnz deil soruyu dnn. Yantn bilmediiniz sorular iin, politik yantlar vermeye almak yerine kibarca bilmediinizi belirtebilirsiniz. Yant veremediiniz sorular iin, sunum sonrasnda dinleyicinin irtibat bilgilerini alarak yant daha sonra dinleyiciye iletin. Sorular almak iin en uygun zaman sunumun sonudur; bylece sunum esnasnda dikkatiniz dalmaz, kendinizi sunum ak ve sresine daha rahat ayarlayabilirsiniz. Soru-Cevap blmne nceden hazrlann. Her slayd ekrana yansttnzda doru slayt olup olmadn kontrol edin. Aklda kalmasn istediiniz kelime, slogan ya da ifadeleri sunumun eitli yerlerinde tekrarlayn. ? 30 04 SIK YAPILAN HATALAR Ekrandan ya da elinizdeki notlardan okumak. Gereksiz uzun, yaz ve grsellerle dolu slaytlar kullanmak. Ekrann nn kapatmak, dinleyiciye arkanz dnmek. Sreye dikkat etmemek. Konunun dna kmak. Slaytlara syleyeceklerinizi bire bir kopyalamak. Bilgi youn slaytlar, 10 saniyeden az sre boyunca gstermek. Anekdot ve anlarda fazla kiisel olmak, gereksiz espriler yapmak. 31 Fazla sayda ve farkl seviyelerde yaz kullanm Farkl byklklerde yaz puntosu kullanlm Grsel yok Koyu renk fon okumay zorlatryor ok fazla bilgi, renk ve grsel kullanm dikkati datyor Yazlarn alt- izili kullanm okumay zorlatryor Renk ve grseller konu ve amatan bamsz kullanlm Birbirinden farkl font ve byklkte yaz kullanm, slaydn anlalmasn zorlatryor ve dikkati datyor 32 Grsel ve yaz okunmayacak byklkte kullanlm Grseller aras iliki anlalmyor ok fazla renk kullanm dinleyiciyi itiyor Better PowerPoint: 6 Ways to Make Your Point, Consultants Mind Communicating Science: A Scientists Survival Kit, European Commission Create a Presentation Your Audience Will Care About, Harvard Business Review Do and Donts of Poster Presentation Steven Block, Princeton University Do your Slides Pass the Glance Test, Harvard Business Review Guide to Persuasive Presentations, Harvard Business Review How to Give More Persuasive Presentations, TED Blog Presentation Tips, University of Washington Structure Your Presentations Like a Story, Harvard Business Review The Presentation Mistake You Dont Know Youre Making, Harvard Business Review The Presentation Secrets of Steve Jobs: How to be Insanely in Front of Any Audience, Carmine Gallo The Ultimate Business Presentation Guide, Alan Radding KAYNAKA 34 TBTAK Kurumsal letiim Mdrl Tunus Caddesi No: 80 Kavakldere Ankara Telefon: 0 312 468 53 00 / 1744-1745-1746 Faks: 0 312 467 29 98 E-Posta: iletisim@tubitak.gov.tr Web: www.tubitak.gov.tr 2013 Trkiye Bilimsel ve Teknolojik Aratrma Kurumu Her hakk sakldr. Hibir yazl ve grsel materyal izinsiz kullanlamaz.