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Expriences SOGIC SARL Difficults de gestion dans une pharmacie SYNAPPO - Page 1

ATELIER N1
Difficults de gestion dans une pharmacie
Contrle de gestion
(exprience du cabinet sogic)

(A lattention des pharmaciens sous tutelle du SYNAPPO)

MODULE I : - Difficults de gestion dans une pharmacie

MODULE II : - Contrle de gestion


Prpar et prsent par
Demba DIALLO Grant
SOGIC SARL
NOVEMBRE 2012

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SOMMAIRE

MODULE I : DIFFICULTES DE GESTION

1- Introduction


2- Difficults de gestion dune officine de pharmacie

I- Insuffisance dans la procdure dapprovisionnement en
mdicaments ;
II- Insuffisance dans la collecte et le traitement de linformation
comptable dans la pharmacie
III- Traitement des informations (pices comptables et registres
caisse, banque et autres) chez le comptable
IV- Manque de restitution de linformation traite suite
ngligence de la comptabilit dans la gestion de la pharmacie

MODULE II : CONTROLE DE GESTION

3- Feuille de route ou budget ou plan de trsorerie prvisionnel

4- Tableau mensuel de contrle de gestion de trsorerie

5- Tableau de bord

6- Taux de marge brute.



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DIFFICULTES DE GESTION














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EST-IL FACILE DE GERER UNE PHARMACIE ?
Ha ! Oui gr une pharmacie cest tellement facile cest
comme donne- moi de leau boire !
Pour cette personne la gestion ou lexploitation dune pharmacie se limite tout
simplement :
A La vente des mdicaments
Aux remplacements des mdicaments vendus
A lutilisation de la marge dgage pour payer le fonctionnement de la
pharmacie, des impts les salaires .

NON LA GESTION DANS UNE PHARMACIE NEST PAS FACILE

La gestion des mdicaments et matriel mdical est une lourde tche pour les
Personnes qui en ont la charge. Cest une ncessit dans les structures ou les
Pnuries sont chroniques et plus particulirement quand les ressources
financires sont limites.

En effet malgr le temps relativement long qu connu la libralisation de la
vente des mdicaments dans notre pays il faut reconnaitre, que les
professionnels dudit secteur nont jamais pu saffranchir dfinitivement des
problmes engendrs par la gestion dune officine de pharmacie.

Les causes de ces difficults sont multiples et multiformes.

Certains professionnels pensent quelles sont dues linsuffisance de la
subvention de leur Direction pharmacies des hpitaux , pour dautres ces
difficults ne sont autres que la rsultante :

Dune insuffisance dans le processus dapprovisionnement
Dune insuffisance doutil de gestion
Dune mauvaise qualit de linformation
Dune confusion totale entre le tiroir caisse et la poche du docteur.




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I- Insuffisance dans la procdure
dapprovisionnement en mdicaments


Dans lapprovisionnement en mdicaments, la logistique comporte tous les
aspects du processus qui permet dapporter un mdicament depuis le fournisseur
jusqu' celui qui le dlivre et finalement au patient. Lapprovisionnement en
mdicaments demande une parfaite collaboration et coordination entre tous les
intervenants.

1- La commande :

Linformation produite sous la responsabilit du docteur est le Bon de
Commande (BC)
Une commande exige de dterminer au pralable les besoins de la pharmacie
autrement une commande donne toujours la rponse aux diffrentes questions
ci-dessous :
Quels mdicaments faut-il commander ?
Combien faut-il en commander ?
Quand faut-il commander ?
Quelle somme dargent dispose-t-on ?


Une mauvaise rponse lune de ces questions peut long terme crer des
difficults dans la gestion de la pharmacie :
Le plafond est atteint, la commande est rejete ;
La pharmacie est rtrograde lachat au comptant

2- La livraison ou la rception de la commande :

La livraison cest le moment o le fournisseur livre la commande au demandeur.

A ce niveau, le demandeur doit vrifier la conformit du Bon de Commande
(BC) et du Bon de Livraison (BL) : adquation entre les produits commands et
les produits livrs (quantit, forme, dosage, prix des produits).

La rception cest le moment o les mdicaments arrivent sur la surface de
vente de la pharmacie. Le mme contrle qu la livraison est effectu par le
grant ou toute autre personne autorise par ce dernier.

- Vrifier s'il n'y a pas de discordance entre le bordereau de livraison dlivr
par le fournisseur et le bon de commande (quantits, formes et dosages).
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- Vrifier la qualit physique et les dates de premption des produits livrs.

- Le grant ou le dlgu signe alors le bordereau de livraison et en conserve un
exemplaire qu'il garde comme document justifiant la rception desdits produits.

- Le grant ou le dlgu vrifie la conformit entre le bordereau de livraison ou
de rception avec la facture du fournisseur grossiste.


Exprience du cabinet SOGIC

A travers notre exprience nous savons aujourdhui que bon nombre dofficines
sont en difficult de gestion (insuffisance de stock) suite certains
manquements dans la procdure dapprovisionnement des produits.

1
er
exemple :

Une pharmacie D.DIALLO suite lanalyse de sa situation trimestrielle le
cabinet a constat une augmentation de la dette du grossiste fournisseur alors
que le stock nvolue pas et les ventes (ventes au comptant et terme) non plus.
Autrement la pharmacie achetait plus quelle ne vendait. Alors sous la conduite
du docteur grant nous avons cherch a comprendre et le constat est suivant :

1- Tout le personnel peut passer la commande avec lutilisation du cahier
de commande dpos au comptoir sous la main de tous les vendeurs.
Donc il ny a pas de responsable pour les commandes (une difficult).

2- Tout le personnel peut rceptionner, pour une question de rapidit et de
confiance de lquipe de livraison du grossiste, le bordereau de
rception ou de livraison est sign par le vendeur disponible au
comptoir.

3- Comme il ny a pas de responsable pour les commandes un vendeur de
confiance du docteur faisait chaque soir une commande
supplmentaire au nom de la pharmacie pour le compte dun tiers.

4- La commande est livre la pharmacie, la fin de son service il
ramne les mdicaments chez lui.

5- Consquence le crdit fournisseur augmente et le stock est sorti et la
vente nest pas constate.

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II- Insuffisance dans la collecte et le traitement de
linformation comptable dans la pharmacie.

1- Qualit de linformation reue ou tablie par la pharmacie :

Une gestion efficace dune pharmacie ncessite la diffusion dinformations de
qualit tous les niveaux. Une information doit prsenter toutes les garanties de
fiabilits afin que le destinataire puisse lexploiter rapidement et efficacement.
Le docteur grant de la pharmacie doit permettre de garantir la qualit des
informations.

Pour tre fiables, les informations doivent tre :

Compltes
Exactes
A jour : c'est--dire dactualit
Comparables parce que constantes dans leur priodicit, leur
prsentation, leur principe dtablissement
Vrifiables : une information que lon ne peut pas vrifier, mme si
elle est exacte, jour et complte, laissera toujours un doute dans sa
fiabilit.

2- Quelles sont ces informations ?

Ces informations sont lensemble des documents (registres de caisse de
banque) et pices comptables, dont leur traitement chez le comptable (analyse,
imputation, enregistrement) doit lui permettre de mettre la disposition du Dr.
grant les comptes qui respectent les conditions de fiabilit de rgularit et de
scurit :
- Les bons de commande ;
- Les bordereaux de livraison, de rception ;
- les originaux des factures fournisseurs ;
- les originaux des reus fournisseurs ;
- les demandes davances et dacomptes des fournisseurs ;
- les dcomptes fournisseurs ;
- les chques et ordres de virements bancaires
- les relevs de comptes bancaires
- les pices internes de paiement (tat de salaires, bons de caisse, autorisation
de paiement) ;
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- les reus INPS ;
- les factures des clients ;
- les reus de paiements de limpt ;
- les fiches de stocks et dinventaires;
- les contrats de marchs avec les clients-tiers ;
- les registres ou brouillards de caisse, documents rcapitulant les recettes et
les dpenses (espces caisse) par jour, registres arrts chaque fin de mois ;
- les registres ou brouillards de banques, un registre par banque ; ces registres
rcapitulent chronologiquement lensemble des mouvements de banque
(versements, remises de chques, retraits) par jour, ils sont arrts chaque fin
de mois ;


3- Articles 23- 24 et 26 de lOrdonnance n07-025/P- RM du 18
juillet 2007 portant organisation de la concurrence au Mali

Article 23 : Toute vente ou toute prestation de services pour une activit
professionnelle doit faire lobjet de facturation.
Le vendeur est tenu de dlivrer la facture ds la ralisation de la vente ou de la
prestation de service. Lacheteur doit la rclamer.

Toute vente au dtail donne lieu remise de reu ou de note de frais la
demande du consommateur.

La facture doit comporter les mentions suivantes :

1. Le numro et la date de la facture ;
2. Le numro du registre de commerce et du crdit mobilier du vendeur ;
3. Le numro didentification fiscale du vendeur ;
4. Les noms des parties contractantes et leurs adresses ;
5. La quantit, la dnomination prcise et le prix unitaire des biens ou des
produits vendus et des services rendus ;
6. Le montant hors taxe ;
7. Le taux et le montant de la TVA ;
8. Le montant toutes taxes comprises ;
9. Le mode de paiement.


Article 24 : Les originaux et les copies des factures doivent tre
conservs pendant au moins dix (10) ans compter de la date de la
transaction.

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Article 26 : Tout commerant, industriel, artisan ou prestataire de
service est astreint la tenue dune comptabilit rgulire et probante
conformment la lgislation en vigueur, notamment le chapitre III
des obligations comptables du commerant de lActe Uniforme
portant sur le droit commercial gnral de lOHADA et les
dispositions non contraires du code de commerce.


4- Le traitement de linformation collecte dans la pharmacie :

4.1- Enregistrement des livraisons (logiciel de gestion de stock) :

4.1.1 Qui est charg de la saisie des bordereaux de rception ?

4.1.2 Qui est responsable du code de saisie des bordereaux ?

De toute faon il faut tenir compte de lincompatibilit fonctionnelle c'est--dire
un vendeur ne peut pas tre charg de la saisie des bordereaux de livraison et il
ne doit mme pas connaitre le code de saisie.


4.2- Enregistrement de toutes les ventes ou sorties de stock :

Assurez vous que le logiciel de gestion de stock a t renseign pour toutes les
ventes ou sorties de mdicaments.

Constat : si tous les bordereaux de livraison ont t correctement saisi ainsi que
toutes les ventes ou sorties de mdicaments alors la quantit dun produit dans le
logiciel de gestion doit tre gale la quantit existant dans les rayons.

Le Docteur doit tout faire pour avoir cette galit pour tous les mdicaments !


4.3- Mise jour des registres de caisse et banques :

Le registre de caisse et de banque sont destins enregistrer, sans blanc ni
altration, dans un ordre chronologique, tous les mouvements de caisse ou de
banque affectant le patrimoine de la pharmacie. Pour chaque banque il faut un
registre.

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La mise jour desdits registres est en principe assure par le docteur
grant ; ce travail denregistrement peut tre confi une autre
personne, dans tout les cas le docteur grant doit signer chaque page
du registre pour certification et confirmation du solde de la caisse et le
solde provisoire de la banque (agios et certains frais bancaires sont
enregistrs partir de lextrait du compte fourni par la banque).

Chaque fin de mois les diffrents registres doivent tre arrts ou
clturs.

































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III- Traitement des informations (pices
comptables et registres) chez le comptable.

Les informations collectes, traites dans la pharmacie sous la responsabilit du
docteur grant doivent tre transmises au comptable au plus tard le cinq (05) de
chaque mois pour traitement :

1- Traitement mensuel des informations reues :

- Analyse des oprations, prise en charge des pices comptables du mois.
- Imputation mensuelle des pices comptables ;
- Enregistrement mensuel des critures ;
- Dclaration fiscale et sociale ;
- Etablissement du tableau de contrle de gestion de trsorerie.

2- Traitement trimestriel des informations reues :

- Rvision trimestrielle des comptes ;
- Production dune balance trimestrielle, un grand livre de la comptabilit
gnrale, des fournisseurs et des clients ;
- Assistance du client dans le cadre de linventaire trimestriel ;
- Etablissement du tableau de bord trimestriel ;
- Un rapport pour expliquer les points significatifs.


IV- Insuffisance ou manque de restitution de
linformation traite chez le comptable ou tout
simplement la ngligence de la comptabilit
dans la gestion

1- Restitution mensuelle :

Les rsultats attendus suite aux traitements des documents comptables chez le
comptable sont :
La dclaration des taxes indirectes (taxes sur salaire et la tva)
La dclaration de lINPS si le nombre du personnel est suprieur dix
salaris.
Le tableau mensuel de contrle de gestion de la trsorerie
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Souvent un petit rapport pour attirer lattention du Dr par rapport la
lecture du tableau mensuel de contrle de gestion de la trsorerie.

Pour les deux premiers points le dlai de livraison du rsultat du traitement est le
15 du mois suivant, mais pour le dernier point il y a un pralable qui nest autre
que ladoption dun budget prvisionnel ou plan de trsorerie prvisionnelle.


Notre constat : les 97% des pharmaciens ne veulent pas de budget ! sil y a
budget, cest que la pharmacie est en difficult totale et elle est sous tutelle de
grossiste qui pose ces conditions pour dbloquer le stock :

un plan de trsorerie prvisionnelle ou budget ;

lassistance dun cabinet comptable pour la sortie de crise

lassistance dune structure financire.



2- Restitution trimestrielle :

Le cabinet doit transmettre au docteur grant pour la priode revue un rapport
sur lexploitation de la pharmacie, un tableau de bord, un grand livre des
comptes, une balance gnrale et un grand livres des comptes fournisseurs et des
comptes clients sils existent.


Notre constat : les 99% des docteurs nont pas le temps ; ils ne veulent pas
entendre que :

Quil y a dpassement dans leur prlvement trimestriel ;
Quils sont indisciplins en gnral dans la gestion budgtaire ;
Quils ne donnent pas au comptable toutes les informations ;
Quils naccordent pas dimportance leur comptabilit.

Vous savez une erreur de gestion que lon fasse explicitement ou implicitement
se paye toujours ; de toute faon nous pensons que piloter vue en matire de
gestion est rvolu, sauf si nous ne voulons pas une entreprise prenne, alors on
occupe la place du comptable en confondant le tiroir caisse et sa poche.


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CONTROLE DE GESTION











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SOMMAIRE


MODULE II : CONTROLE DE GESTION

3- Feuille de route ou budget prvisionnel ou plan de trsorerie prvisionnel

4- Tableau mensuel de contrle de gestion de trsorerie

5- Tableau de bord

6- Taux de marge brute.















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CONTROLE DE GESTION


1- Dfinition :

Le contrle de gestion est conu comme un systme doutils et de procdures
visant assurer la plus grande matrise possible de lensemble de la gestion de
lentreprise.


2- Dmarche gnrale dune gestion contrle :

La dmarche gnrale dun contrle de gestion est de :
Prvoir, assurer la ralisation, contrler afin de vrifier si les objectifs fixs sont
atteints et apporter les corrections le cas chant.

Nous constatons que le budget est au centre dune gestion contrle.



3- Exemples dillustration :


















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3- Feuille de route ou Budget prvisionnel de trsorerie :



janv.-12 fvr.12 mars-12 avr-12 mai-12 juin-12
I - ENCAISSEMENT
Ventes au comptant
Vente terme
Autres recettes - encaissements
TOTAL I
II DECAISSEMENTS
Prlvement du docteur grant
Rglements fournisseurs/achats/
Energie- Eau (EDM)
Carburant
Fournitures de bureau
Emballages
Transports
Loyer de la pharmacie
Entretien rparation et maintenance
Sotelma tel fixe
Tel portable
Frais bancaires
Honoraires
Frais canal sat
Autres frais
Patente
Impt BIC
Taxes sur salaires (ITS /CFE/TL/TEJ)
Autres impts et taxes
Salaires du personnel
Autres rmunrations
Scurit sociale et AMO
Frais financiers
Divers


TOTAL II
Solde mensuel (I-II)
Report Cumul M-1
Solde disponible fin/Mois










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4- Tableau mensuel de contrle de gestion de la trsorerie :


BUDGET REALISE ECART
I - ENCAISSEMENT
Ventes au comptant
Vente terme
Autres recettes - encaissements
TOTAL I
II DECAISSEMENTS
Prlvement du docteur grant
Rglements fournisseurs/achats/
Energie- Eau (EDM)
Carburant
Fournitures de bureau
Emballages
Transports
Loyer de la pharmacie
Entretien rparation et maintenance
Sotelma tel fixe
Tel portable
Frais bancaires
Honoraires
Frais canal sat
Autres frais
Patente
Impt BIC
Taxes sur salaires (ITS /CFE/TL/TEJ)
Autres impts et taxes
Salaires du personnel
Autres rmunrations
Scurit sociale et AMO
Frais financiers
Divers
TOTAL II
Solde mensuel (I-II)
Report Cumul M-1
Solde disponible fin/Mois


5 - Tableau de bord :

Un tableau de bord nest autre quune photographie financire dune entreprise
pour une priode donne. Cest pour cette raison il nexiste pas un tableau de
bord standard, il est gnralement fonction des ralits, des objectifs atteindre
de chaque structure.



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6 - Taux de marge brute :

Le taux de marge brute est le rapport de la marge brute sur lachat vendu. Le
taux de marge ne doit pas tre infrieur au taux conventionn du secteur
dactivit.

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