SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

ISO 9001- 14001

Revisado por:
Coordinador de SGI
Fecha: 12/02/2013
Aprobado por:
Representante de la Direccin
Fecha: 12/02/2013
!G"S!001
#ersin 01
$%ina 1 de &
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
1. Objetivo:
"l ob'etivo de este procedi(iento es establecer la (etodolo%)a necesaria para
controlar la doc*(entacin+ con respecto a s* elaboracin+ revisin+ aprobacin+
act*ali,acin - distrib*cin.
2. Alcance:
"ste procedi(iento se aplica a todos los doc*(entos - re%istros del Siste(a de
Gestin Inte%rado /SGI0 de Servitrans S.A.
3. Responsable:
Coordinador del SGI
4. Trminos y definiciones:
1.1. SGI: Siste(a de Gestin Inte%rado
1.2. Manal de !alidad: doc*(ento 2*e especi3ica el SGI de Servitrans S.A.
1.1. "rocedimiento: doc*(ento 2*e describe en 3or(a detallada las actividades
2*e se reali,an dentro de *n proceso con s* orden l%ico.
1.1. #nstrctivo: doc*(ento 2*e describe la reali,acin de *na actividad
espec)3ica de *n proceso del SGI.
1.1. Re$istro: doc*(ento 2*e presenta res*ltados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades dese(pe4adas.
1.3. Referencias #nternas: doc*(ento %enerado por Servitrans S.A.+ considerado
en el SGI+ 2*e in3l*-e en el correcto desarrollo de la actividad.
%a reprodcci&n e impresi&n de este docmento esta pro'ibida sin atori(aci&n del !oordinador del )*#



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!G"S!001
#ersin 01
$%ina 2 de &
1.1. +ocmento ,-terno: doc*(ento %enerado por *na or%ani,acin e5terna+
2*e establece co(pro(isos 2*e deben ser c*(plidos por Servitrans S.A. o
2*e sirven de soporte para el SGI.
1.1. +ocmento Obsoleto: doc*(ento 2*e ha perdido s* vi%encia en 3echa o
contenido.
.. Referencias:
6.1. 7or(ativas
7or(a IS8 9001:200: p*nto 1.2.3+ 1.2.1
7or(a IS8 11001:2001 p*nto 1.1.6+ 1.6.1
6.2. Internas
;an*al de SGI M-GES-001
Instr*ctivo de %eneracin de doc*(entos I-GES-001
/. #ndicadores de *esti&n:
N Indicad! "#!$%&a
C&a'i(icaci#n d)& Indicad!
Ma& R)*%&a! +%)n
7o aplica
P)!,d d) M)dici#n-
R)'.n'a/&) M)dici#n-
0. +esarrollo:
%a reprodcci&n e impresi&n de este docmento esta pro'ibida sin atori(aci&n del !oordinador del )*#



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!G"S!001
#ersin 01
$%ina 3 de &
0.1. Descripcin de actividades
a0 Deteccin de necesidad:
C*ando al%*na persona detecta *na (e'ora+ elabora *n doc*(ento -/o
re%istro o re2*iere act*ali,ar *n doc*(ento e5terno * otro+ debe in3or(ar al
Coordinador del SGI+ 2*ien decide la aprobacin o recha,o de la solicit*d.
Responsable: ersonal de la e(presa/ Coordinador del SGI
b0 "laborar o act*ali,ar *n doc*(ento o re%istro:
<na ve, aprobada la solicit*d de elaboracin de *n doc*(ento interno+
re%istro * otro+ este debe ser elaborado de ac*erdo al Instr*ctivo de
Generacin de Doc*(entos I-GES-001-/o lantilla de Generacin de
Instr*ctivo P&-GES-000 se%=n corresponda.
Si correspondiese a la (odi3icacin de *n doc*(ento o re%istro se proceder$
a describir la (odi3icacin en el c*adro de control de versiones de >*aliteas-+
indicando el n=(ero de versin+ 3echa+ tipo de versin /"'.: (odi3icacin0 - *n
breve detalle de las (odi3icaciones.
"n el c*adro de ca(bios+ se anota la 3echa en 2*e se elabor o se reali, la
(odi3icacin del doc*(ento o re%istro - el no(bre de la persona 2*e reali,o
la (odi3icacin o el ca(bio
Responsable: ersonal de la e(presa.
c0 Revisin:
Se debe anali,ar si real(ente es correcto lo 2*e se elabor o act*ali,.
?a revisin del doc*(ento /(an*al+ procedi(iento o instr*ctivo0 -/o re%istro
la reali,a el Responsable de cada departa(ento+ el c*al de'a constancia en el
c*adro del encabe,ado+ a%re%ando la 3echa de revisin. ?*e%o+ Coordinador
%a reprodcci&n e impresi&n de este docmento esta pro'ibida sin atori(aci&n del !oordinador del )*#



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#ersin 01
$%ina 1 de &
del SGI se encar%a de la revisin del 3or(ato para ser entre%ado a Gerente
General o Representante de Gerencia para la revisin 3inal.
Responsable: @e3e de departa(ento+ Coordinador de SGI.
d) Aprobacin:
<na ve, revisado se debe decidir si se apr*eba el doc*(ento o re%istro para
s* *tili,acin. @*nto con la aprobacin de los doc*(entos n*evos+ para s*
entrada en vi%encia deben estar aprobados s*s re%istros asociados.
?a aprobacin la reali,a el Gerente General o si esti(a conveniente el
Representante de Gerencia. ?a 3echa de aprobacin 2*edara al(acenada en
>*alit-"as-+ siendo la 3echa de validacin de la aprobacin.
Responsable: Gerente General o Representante de Gerencia
e) Distrib*cin:
?a distrib*cin de la doc*(entacin di%ital ser$ reali,ada a travAs de
>*aliteas- - a*to($tica(ente ree(pla,ando la versin anterior - de'$ndola
obsoleta.
"n el caso de $reas 2*e no ten%an acceso al doc*(ento en di%ital se
(antendr$n carpetas con el doc*(ento act*ali,ado+ en coordinador del SGI
ser$ el encar%ado de (antener estas act*ali,aciones.
"n caso de copias 3)sicas de los doc*(entos+ la entre%a de estas se re%istra
en el R-GES-000 ?ista de entre%a de doc*(entos+ de (anera de rec*perar
la versin obsoleta en caso de ca(bios en la doc*(entacin para s*
destr*ccin - entre%a de la versin vi%ente.
?os e'e(plares 2*e no correspondan a los se4alados anterior(ente ser$n
considerados COPIA NO CONTROLADA1
Responsable: Coordinador del SGI
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#ersin 01
$%ina 6 de &
30 Di3*sin:
?a di3*sin de la doc*(entacin di%ital ser$ reali,ada a travAs de >*alitieas-
a*to($tica(ente.
Responsable: Coordinador SGI
g) Control doc*(entacin e5terna:
Se eval*ara caso a caso el tipo de doc*(entacin 2*e corresponde si es en
3or(ato di%ital esta ser$ al(acenada en >*alitieas-+ - si la doc*(entacin es
el 3or(ato 3)sico ser$ al(acenada por cada @e3e de Departa(ento.
Responsable: Coordinador SGI / @e3e de Departa(ento
B.2. Dia%ra(a de 3l*'o:
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$%ina & de &
1. Re$istros:
2. !ontrol de aspectos ambientales:
A'.)c2 I$.ac2
Ma*ni2%d
)3a&%ada
Cn2!&)' A.&ica/&)'
De ac*erdo a rocedi(iento Identi3icacin de aspectos a(bientales+ eval*acin del i(pacto
- controles P-GES-004
13. !ontrol de !ambios:
5)!'i#n ")c6a E&a/!ad .!
D)'c!i.ci#n
00 Creacin
01 ;odi3icacin:
*nto b: Se eli(in : Csolo ..D
Se a%re%: C"n el c*adro *nto d
11. Ane-os:
7o aplica
%a reprodcci&n e impresi&n de este docmento esta pro'ibida sin atori(aci&n del !oordinador del )*#
N$/!) C#di* R)'.n'a/&)
A&$ac)na$i)n2
"!$a2 L%*a! Ti)$. Di'.'ici#n
?ista de
entre%a de
doc*(entos
R!G"S!002
Coordinador del
SGI
Di%ital >*aliteas- Inde3inido 7o aplica
P!2)cci#n
Con contrase4a -
respaldo (ens*al