CONCEPTO DE PCP

La planeacin es la funcin administrativa que determina anticipadamente cules son los

objetivos que debern alcanzarse y qu debe hacerse para lograrlos de la mejor manera
posible. La planeacin est volcada hacia la continuidad de la empresa y se centra en el
futuro. Su importancia radica en esto: sin la planeacin la empresa queda prdida en el
caos.

As, a partir de la elaboracin de los objetivos que debern alcanzarse la planeacin
determina a priori qu se debe hacer, cundo, quin debe hacerlo y de qu manera. As, la
planeacin se hace en base a planes. Un conjunto de planes forma la planeacin.


Figura 5.1 La planeacin y sus divisiones.

Por otro lado, el control es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el
desempeo para asegurar que los planes sean ejecutados de la mejor manera posible. La
tarea del control es verificar si todo se hace de conformidad con lo que fue planeado y
organizacin, de acuerdo con las rdenes dadas, para identificar los errores o desviaciones,
con el fin de corregirlos y evitar su repeticin.


Figura 5.2 El control y sus divisiones.

La planeacin constituye la primera etapa del proceso administrativo, mientras que el
control constituye la ltima etapa, cmo vimos en un libro anterior.


Figura 5.3 Las cuatro etapas del proceso administrativo.

Ambas definiciones -de planeacin y de control- son genricas, pero ilustran muy bien su
significado. En el caso especfico de la produccin, la planeacin y control de la
produccin (PCp) planea y controla las actividades productivas de la empresa. SI la empresa
produce bienes o mercaderas, la PCP planea y controla la produccin de esos bienes o
mercaderas, cuidando inclusive de las materias primas necesarias, de la cantidad de mano
de obra, de las mquinas y equipos, y de las existencias de productos acabados disponibles
en el tiempo y espacio para que el rea de ventas efecte las entregas a los clientes. Si la
empresa es productora de servicios, la PCP planea y controla la produccin de esos
servicios, cuidando de la cantidad de mano de obra necesaria, de las mquinas y equipos,
de los dems recursos necesarios, para la oferta de los servicios en el tiempo y espacio para
atender la demanda de los clientes y usuarios.

A partir de los objetivos de la empresa, la PCP planea y programa la produccin y las
operaciones de la empresa, as como su adecuado control, para sacar el mejor provecho
posible en trminos de eficiencia y eficacia.


FINALIDADES y FUNCIONES DE PCP

Como ya vimos, la finalidad de la PCP es aumentar la eficiencia y eficacia del proceso
productivo de la empresa. Es, por lo tanto, una doble calidad; actuar sobre los medios de
produccin para aumentar la eficiencia y vigilar que los objetivos de produccin se alcancen
en su totalidad para aumentar la eficacia.

Para cumplir esa doble finalidad, la PCP tiene una doble funcin: planear la produccin y
controlar su desempeo. Por un lado, la PCP establece anticipadamente lo que la empresa
deber producir y consecuentemente lo que deber disponer de materias primas y
materiales, de personas, de mquinas y equipos, as como de existencias de productos
acabados para aprovisionar a las ventas-o Por otro lado, la PCP monitorea y controla el
desempeo de la produccin en relacin con lo que fue planeado, corrigiendo eventuales
desviaciones o errores que puedan surgir. La PCP acta antes, durante y despus del
proceso productivo. Antes mediante la planeacin del proceso productivo, la programacin
de materiales, mquinas, personas y existencias. Durante y despus, cuando controla el
funcionamiento del proceso productivo para mantenerlo de acuerdo con lo que fue
planeado. Con esas funciones, la PCP asegura la obtencin de la mxima eficiencia y eficacia
del proceso de produccin de la empresa.

Al cumplir sus funciones, la PCP mantiene una red de relaciones con las dems reas de la
empresa. Las interrelaciones entre la PCP y las dems reas de la empresa se deben al
hecho de que la PCP Intenta utilizar racionalmente los recursos empresariales, ya sean
materiales, humanos, financieros, etctera. As, las principales relaciones de la PC? con las
dems reas de la empresa son las siguientes:
a) Con el rea de Ingeniera Industrial: la PCP programa el funcionamiento de mquinas y
equipos y se basa en informes de operaciones (Bo) que le proporciona ingeniera industrial.

b) Con el rea de aprovisionamiento y compras: la PCP programa materiales y materias
primas que deben obtenerse en el mercado proveedor a travs del organismo de compras
~1 guardado por el organismo de aprovisionamiento. As, esta rea funciona basndose en
lo que planea la PCP.

c) Con el rea de recursos humanos: la PCP programa actividades de la mano de obra al
establecer la cantidad de personas que deben trabajar en el proceso de produccin. El
reclutamiento, fa seleccin, la capacitacin del personal son actividades establecidas en
funcin de la PCP.

d) Con el rea financiera: la PCP se basa en los clculos financieros que realiza el rea
financiera para establecer los niveles ptimos de existencias de materias primas y productos
acabados, adems de los lotes econmicos de produccin.

e) Con el rea de ventas: la PCP se basa en la previsin de ventas que realiza el rea de
ventas para elaborar el plan de produccin de la empresa y planear la cantidad de
productos acabados necesarios para cubrir las entregas a los clientes.

Con el rea de produccin: la PCP planea y controla la actividad del rea de produccin.

Estas interrelaciones pueden ser representadas as:



La PCP est ntimamente ligada al sistema de produccin utilizado por la empresa. Las
caractersticas de cada sistema de produccin deben ser plenamente atendidas por la PCP.

En otros trminos, la PCP debe hacer funcionar de la mejor manera posible el sistema de
produccin que utiliza la empresa.


En el fondo, los tres sistemas de produccin constituyen diferentes graduaciones del
continuo representado por la figura siguiente:

Figura 5.6 Los tres sistemas de produccin.

As, la produccin por encargo es el sistema donde se produce mayor discontinuidad en la
produccin, mientras que la produccin continua es el sistema donde hay mayor
continuidad en el proceso productivo. La produccin por lotes representa el sistema
Intermedio, donde la continuidad y discontinuidad se alternan. Esto significa que la PCP es
influida por la discontinuidad de la produccin por encargo y alcanza la mxima regularidad
en la produccin continua. En realidad, la PCP se realiza bajo medida para cada pedido en
la produccin por encargo y se hace para el ejercicio mensual o anual en la produccin
continua. La figura siguiente permite una visin simplificada en las tres situaciones.



LAS CUATRO FASES DE PCP

Para poder funcionar satisfactoriamente, la PeP exige un enorme volumen de informaciones.
En realidad, la PeP recoge datos y produce informaciones incesantemente. Es un centro de
informaciones para la produccin. En este sentido, la PCP pasa cuatro fases principales:

1. Proyecto de produccin
2. Recoleccin de informacin
3. Planeacin de la produccin
4. Control de la produccin

Estas cuatro fases pueden ser representadas as.

PROYECTO DE PRODUCCIN

Constituye la primera fase de la PCP. El proyecto de produccin tambin se denomina
preproduccin o planeacin de operaciones. En esta primera fase, se busca definir cmo
funciona el sistema de produccin y cules son sus dimensiones para establecer los
armetros de la PCP. El proyecto de produccin es relativamente permanente y sufre
pocos cambios en el tiempo, a no ser que el sistema de produccin sea alterado por la
adquisicin de nuevas mquinas, ms personal, nuevas tecnologas, etctera, ya cada vez
que ocurren tales cambios se altera el proyecto de produccin. El proyecto de produccin
constituye un esquema bsico que se fundamenta en los siguientes aspectos del sistema de
produccin de la empresa:

1. Cantidad y caractersticas de las mquinas y equipos y de las bateras de
mquinas en cada departamento o seccin para conocer la capacidad de produccin
de las mquinas de cada departamento o seccin de la empresa. Esos datos se
extraen del Inventario de mquinas por seccin, que es una estadstica de las
mquinas y equipos existentes y disponibles en cada seccin y de su capacidad de
produccin.
2. Cantidad de personal disponible, o sea el nmero efectivo de empleados y cargos
ocupados en cada departamento o seccin, para conocer la capacidad del trabajo
de cada departamento o seccin. Esos datos se obtienen mediante el Inventario del
efectivo por seccin, que es una estadstica de los funcionarios existentes en cada
seccin y los respectivos cargos ocupados, para proporcionar una idea de la fuerza
de trabajo existente en cada seccin.
3. Volumen de existencias y tipos de materias primas, as como procedimientos de
requisicin de materiales a la bodega, para conocer la disponibilidad de Insumos de
produccin. Esos datos se obtienen del inventario de existencias de materias primas,
que es una estadstica de las materias primas disponibles y de las necesidades de
compra a corto y mediano plazo para garantizar la produccin.
4. Mtodos y procedimiento de trabajo, as como clculos de los tiempos de
ejecucin de las tareas de los informes de operacin (I.Q.), para conocer cmo debe
ser realizado el trabajo y cul es su duracin.

Todos esos aspectos del sistema de produccin forman el esqueleto del proyecto de
produccin sobre el cual deber basarse la PCP.



El proyecto de produccin procura ofrecer un cuadro general de todo el conjunto del
sistema de produccin de la empresa y de todas sus posibilidades. En el fondo, el proyecto
de produccin es una visin esttica e inerte. Es como si fuese un contenedor sin su
contenido, o una calle sin trnsito.
El contenido del contenedor, as como el trfico de la calle, constituyen la segunda fase de
la PCP.

RECOLECCIN DE INFORMACIONES

Es la segunda fase de la PCP y se resume en la recoleccin de informacin para que el
esquema del proyecto de produccin pueda ser debidamente montado, cuantificado y
dinamizado. En el fondo, la recoleccin de Informacin constituye el detallamiento de la
primera fase, esto es, del proyecto de produccin. La recoleccin de Informacin, que tiene
por finalidad proveer elementos para formular el plan de produccin, engloba los
siguientes factores:

1. Capacidad de cada mquina, batera, o grupo de mquinas, y factores de eficiencia
y demora de cada mquina. Esta informacin proporciona una idea de la capacidad
de produccin de cada mquina, de cada batera de mquinas y de cada seccin
productiva de la empresa.
2. Secuencia del proceso de produccin, o sea, el movimiento de las materias primas
a lo largo del proceso productivo y sus embotellamientos o puntos de demora. Esta
informacin permite una visin de todo el flujo de produccin, o sea de toda la
cadencia y secuencia del proceso productivo de la empresa.
3. Mtodos de trabajo de cada operario y tiempo estndar de cada rarea ejecutada.
Esta informacin permite saber cuntos operarios se necesitan en cada mquina, en
cada batera de mquinas yen cada seccin productiva de la empresa.
4. Horario de trabajo y esquema de incentivos de produccin. Esta Informacin
permite conocer cul es la carga normal de trabajo que se atribuir a cada seccin
productiva de la empresa y cul es la carga adicional que se podra atribuir
mediante la adopcin de Incentivos de produccin (premios por produccin).
5. Volumen de experiencias de cada artculo de materia prima y control de
existencias. Esta informacin permite saber cul es el volumen de existencias de
materia prima que se necesita para abastecer al proceso productivo durante
determinado periodo.

La recoleccin de informacin nos adentra en minucias y detalles de la primera fase, como
en la figura siguiente:



Despus de la elaboracin de la primera fase (proyecto de produccin) y el detallamiento de
la segunda fase (recoleccin de informaciones) se puede dar inicio a la tercera fase, que es
la planeacin de la produccin.


PLANFACIN DE LA PRODUCCIN

La planeacin de la produccin (PP) constituye la tercera fase de la PCP. La PP tiene como
fin establecer a priori lo que la empresa deber producir en un determinado periodo,
teniendo en cuenta, por un lado, su capacidad de produccin y, por otro, la previsin de
ventas que debe satisfacerse. La PP tiene como fin compatibilizar la eficacia (alcance de los
objetivos de venta) y la eficiencia (utilizacin rentable de los recursos disponibles). La PP
procura coordinar e integrar mquinas, personas, materias primas, materiales en
procesamiento y procesos productivos en un todo armnico y sistmico.



La PP se asienta en la primera y segunda fase de la PCP, esto es, en el proyecto de
produccin y en la recoleccin de informacin sobre el proceso productivo. La PP se efecta
en tres etapas:


1. Elaboracin del plan de produccin.
2. Puesta en prctica del plan de produccin a travs de la programacin de la
produccin.
3. Ejecucin del plan de produccin mediante emisin de rdenes.

A continuacin explicaremos detalladamente cada una de estas etapas del plan de
produccin.
Elaboracin del plan de produccin
El plan de produccf6n o plan maestro representa aquello que la empresa pretende
producir en un
determinado ejercicio o periodo. Generalmente esos ejercicios o periodos son de un ao,
cuando se
trata de produccin continua y por lotes. Cuando se trata de produccf6n por encargo y
productos de
gran tamao (como construccin de naves, edificios o fbricas, por ejemplo), el plan de
produccin
cubre el tiempo necesario para la ejecucin del producto. La elaboracin del plan de
produccin
depende del sistema de produccin utilizado por la empresa.
Si la empresa usa el sistema de produccin por encargo, el propio pedido del cliente es el
que va
a definir el plan de produccin. SI la empresa utiliza el sistema de produccin por lotes o
produccin
continua, la previsin de ventas es transformada en plan de 'produccin.
En el sistema de produccin por lotes y en la de produccin continua, el plan de
produccin est
en funcin de la previsin de ventas. SI hay' existencias de productos acabados en el
depsito de PA
al Inicio del periodo, esto representa una produccin ya ejecutada en el periodo anterior. La
previsin
de ventas es la estimacin del volumen de ventas que la empresa pretende alcanzar en un
periodo
determinado, capacidad de produccin, como ya vimos en el captulo anterior, representa
el
potencial de produccin que la empresa puede desarrollar.
El plan de produccin -cualquiera que sea el sistema de produccin que utiliza la empresa-
debe
medir la carga de trabajo que aproveche Integralmente la capacidad de produccin de la
empresa.
Carga de trabajo es el clculo de volumen de trabajo que ser atribuido a cada seccin o
mquina,
en un periodo determinado, para cumplir con el plan de produccin. La medicin de la
carga de
trabajo no puede ser ni excesiva ni Insuficiente. En el primer caso, puede provocar
sobrecarga, que
es la atribucin de carga superior a la capacidad de produccin. En el segundo caso, cuando
la
medicin es menor a la capacidad de produccin, provoca capacidad ociosa. Capacidad
ociosa es
la capacidad de produccin no aprovechada y que permanece sin utilizar.
2. Puesta en prctica del plan de produccin mediante el programa de produccin
Luego de formular el plan de produccin, la PCP se ocupa del programa de produccin.
Programar la produccin es detallar el plan de produccin para que pueda ser ejecutado
de manera
integral y coordinada por los diversos organismos productivos y de asesoramiento.
Programar la produccin es determinar cundo debern realizarse las tareas y operaciones.
En
realidad, programar la produccin es establecer una agenda de compromisos para las
diversas
secciones Involucradas en el proceso productivo.
La programacin de la produccin detalla y fragmenta el plan de produccin --que es
amplio y
general- para que pueda ser ejecutado cotidianamente en la empresa. Por lo tanto, la
programacin
de la produccin establece el guin (secuencia del proceso productivo) y la cronologa
(establecimiento de fechas de inicio y fin de cada actividad).
La programacin de la produccin utiliza dos variables para detallar el plan de produccin:
el
tiempo (definido en das, semanas o meses) y la produccin (definida en cantidad de
unidades,
kilos, metros, etctera). En resumen, la programacin de la produccin trata de establecer
cronogramas detallados de la ejecucin del plan de produccin. As, las tcnicas de
programacin
de la produccin se resumen en cronogramas, como la grfica de Gantt, de la cual damos
un
ejemplo a continuacin.
Cuando la programacin de la produccin involucra casos de montaje, se puede utilizar la
grfica
de montaje, tal como se muestra a continuacin.
En casos ms complicados de programacin de la produccin, cuando hay mucha
interdependencia en el proceso productivo, se pueden usar tcnicas de programacin ms
complejas, como el PERT (Program Evaluauon Revieui Technlque), denominado tambin
Tcnica
de evaluacin y revisin de programas, o CPM (Crltlcal Path Method), llamado Mtodo de
camino
crtico.
Hecho el guin y la cronologa mediante cronogramas, la programacin de la produccin
se
ocupa de la emisin de rdenes para los organismos involucrados directa o indirectamente
en el
proceso productivo.
3. Ejecucin del plan de produccin mediante la emisin de
rdenes
Programada la produccin, los diversos organismos involucrados directa o indirectamente
en el
proceso productivo deben ejecutarla de manera integrada y coordinada. Para que eso
pueda
suceder, la programacin de la produccin transforma el plan de produccin en una
infinidad de
rdenes que sern ejecutadas por los diversos organismos de la empresa, como:
Produccin,
Compras, Bodega, Depsito, Control de Calidad, Costos, Contabilidad, Personal, etctera.
Para esto
existen varios tipos de rdenes:
a) Orden de produccin (OP); es la comunicacin para producir, que se enva a la seccin
productiva, autorizndola a ejecutar determinado volumen de produccin.
b) Orden de montaje (OM): corresponde a una OP destinada a los organismos productivos
de
montaje o de acabado.
c) Orden de compra (OC): es la comunicacin para comprar materia prima (MP) o material
que
se enva al organismo de compras.
d) Orden de servicio (OS): es la comunicacin sobre prestacin interna de servicios, como
servicio de inspeccin de calidad, servicio de reparaciones o mantenimiento de mquinas,
etctera.
e) Requisicin de materiales (RM): es la comunicaci6n que solicita materia prima o material
de la
bodega para alguna secci6n productiva.
Estas rdenes involucran un gran nmero de formularios distrados a los diversos
organismos
involucrados en el proceso productivo para que cada uno de ellos sepa exactamente qu
hacer. As,
se produce un flujo de comunicaciones que es coordinado por la programaci6n de la
produccin para
integrar todo el proceso productivo.
Con las emisiones de las diversas rdenes todos los organismos involucrados directa o
indirectamente en el proceso productivo comienzan a trabajar en conjunto. En el fondo, las
rdenes
representan las decisiones que cada organismo deber ejecutar para que todo el proceso
productivo
se desarrolle de la mejor manera posible. Esto significa coordinacin y, sobre todo sinergia,
para que
la actividad productiva logre eficiencia y eficacia.
CONTROL DE lA PRODUCCIN
El control de la produccin (CP) constituye la cuarta y ltima fase de la PCP. La finalidad
del CP es
acompaar, evaluar y regular las actividades productivas, para mantenerlas dentro de lo que
fue
planeado y asegurar que alcancen los objetivos pretendidos.
El CP ser tratado en el Capitulo 7, totalmente dedicado a los controles de la produccin.
Estrategias de operaciones orientadas a la ventaja competitiva
Westlake Hardware es una empresa de servicio, una cadena de ferreteras con tiendas
en siete estados del medio oeste de EVA. Hemos crecido desde la condicin de tienda
familiar fundada en 1905, hasta comprender 10 establecimientos en 1975 y 49 en 1988.
Nuestro reciente ritmo de expansin nos ha obligado a fijar objetivos para la empresa
con el fin de asegurar que todos los segmentos de nuestro negocio estn integrados y
se esfuercen para alcanzar las mismas meta'). Con 49 establecimientos, 1,000
empleados dispersos en una extensa rea geogrfica y sirviendo a diversos mercados,
es fundamental que nuestros gerentes de operaciones comprendan los objetivos
generales de nuestra empresa, sus estrategias y planes, y no obstante que tengan
libertad de adecuar stos a las condiciones especficas de su localidad, La planeacin
descentralizada es imprescindible si se quiere tener una capacidad de respuesta
adecuada a las condiciones del mercado local. En el comercie al menudeo contar con
gerentes de operaciones competentes es esencial tanto para una planeacin eficaz
como para la ejecucin subsecuente de estos planes en mercados nicos y dinmicos.
Scott Westlake Presidente
Westlake Hardware, Inc, Lenexa, Kansas.
Que mejor conoce. Sin embargo, sabemos que esta prspera empresa privada ha hecho
hincapi en un crecimiento ventajoso: un crecimiento con calidad de servicio al cliente.
Operaciones productivas. y un desarrollo metdico de gerentes y empleados de operaciones
capaces.
En este captulo presentamos la planeacin estratgica para la produccin y las
operaciones. E identificarnos luego varios tipos de presin competitiva y que los directivos
triunfadores. Como el seor Westlake, logran transformar en ventajas operativas para sus
empresas.